PRAXISORGANISATION KOMPAKT Management-Ratgeber für niedergelassene Ärzte, Praxisübernehmer, Praxisgründer Sofort umsetzbare Werkzeuge in der Arztpraxis o Abrechnungsorganisation o Ausgaben-Controlling o Checklisten o Guidelines o Optimierung Arbeitsabläufe o Patientenorganisation o Personalführung o Praxis-Controlling o Selbstmanagement o Selbstorganisation o Systematisches Wording o Zeitmanagement Autor Dr. med. Wolfgang Goldmann ISBN 978-3-936715-64-4 (E-Book-Ausgabe) ISBN 978-3-936715-42-2 (Printausgabe) MedienCompany GmbH | Medizin-Medienverlag Aschau i.Chiemgau MMV E-Book
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PRAXISORGANISATION KOMPAKT
Management-Ratgeber für niedergelassene Ärzte, Praxisübernehmer, Praxisgründer
Sofort umsetzbare Werkzeuge in der Arztpraxis
o Abrechnungsorganisation
o Ausgaben-Controlling
o Checklisten
o Guidelines
o Optimierung Arbeitsabläufe
o Patientenorganisation
o Personalführung
o Praxis-Controlling
o Selbstmanagement
o Selbstorganisation
o Systematisches Wording
o Zeitmanagement
AutorDr. med. Wolfgang Goldmann
ISBN 978-3-936715-64-4 (E-Book-Ausgabe)ISBN 978-3-936715-42-2 (Printausgabe)
Dr. med. Wolfgang Goldmann arbeitet seit 1978 in eigener Praxis. Als Fachautor schreibt er u. a. für die Zeitschrift „Arzt & Wirtschaft“ zum Thema „Rationelle Abrechnung (EBM/GOÄ/UV-GOÄ)“. SeineSpezialgebiete sind Expertensysteme für die Gebührenordnungen EBM und GOÄ sowie Themen derPraxisorganisation. Zu diesen Themen hat er bereits viele Fachbücher im Medizin-Medienverlag der MedienCompany GmbH veröffentlicht. Außerdem verfügt er über jahrelange Erfahrung als Referent vonÄrzteschulungen zu den Themen EBM und GOÄ. Er ist weiterhin Mitglied der ICD-10-Arbeitsgruppebeim Zentralinstitut für die Kassenärztlichen Versorgung (ZI), Berlin.
Praxisorganisation Kompakt für alle niedergelassenen Ärzte, Praxisübernehmer, PraxisgründerAutor: Dr. med. Wolfgang GoldmannVerlagsredaktion und Lektorat: M. A. Peter
1. Auflage 2016
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb derengen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar.Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherungund Verarbeitung in elektronischen Systemen (z. B. Internet/CD-ROM/E-Books). Alle Rechte vorbehalten.Nachdruck auch auszugsweise verboten.Geschützte Warennamen und Warenzeichen werden nicht immer kenntlich gemacht. Fehlende Kenn-zeichnung bedeutet nicht, dass es sich um einen freien Namen handelt.
I Einleitung ................................................................................................................... 71 Definition der Organisation....................................................................................... 72 Arbeitsmittel der erfolgreichen Praxisorganisation.............................................. 82.1 Checklisten ................................................................................................................... 82.2 Guidelines ..................................................................................................................... 92.3 Systematisches Wording........................................................................................... 16
II Optimierung von Arbeitsabläufen.................................................................... 211 Räumliche Voraussetzungen ................................................................................... 212 Arbeitsabläufe an der Anmeldung ......................................................................... 313 Arbeitsabläufe im Labor ........................................................................................... 444 Arbeitsabläufe in den Behandlungsräumen ........................................................ 445 Arbeitsabläufe im Sprechzimmer ........................................................................... 45
III Zeitmanagement...................................................................................................... 511 Auflistung von Arbeitsabläufen ............................................................................... 512 Auflistung des Zeitbedarfs ....................................................................................... 563 Zuordnung der Arbeitsabläufe nach EBM und GOÄ ........................................ 574 Vergütung der Arbeitsabläufe ................................................................................. 665 Transparenter Vergleich der Arbeitsabläufe ......................................................... 726 Kosten der Mitarbeiter(innen) ................................................................................. 77
IV Organisation der eigenen Arbeitskraft........................................................... 811 Die Ziele des Praxisinhabers .................................................................................... 812 Die Motivation zur Organisation ............................................................................. 833 Die Arbeitsweise des Praxisinhabers .................................................................... 894 Stärken und Schwächen des Arztes ..................................................................... 925 Die Organisation der Erholungsphasen ................................................................ 96
V Input: Die Organisation der Abrechnung .................................................... 1011 Die Zusammensetzung des Umsatzes ............................................................... 1042 Die KV-Abrechnung ................................................................................................. 1073 Die Analyse der KV-Abrechnung .......................................................................... 1124 Beschäftigung mit der KV-Abrechnung (EBM) und der
VI Output: Ausgabencontrolling ........................................................................... 1191 Die Betriebsausgaben ............................................................................................. 1192 Die Privatausgaben .................................................................................................. 1223 Variable Ausgaben in der Arztpraxis ................................................................... 1224 Das Verhältnis zu den Ausgaben ......................................................................... 126
VII Organisation der Personalführung ................................................................. 1311 Analyse des Ist-Zustandes ..................................................................................... 1312 Analyse des Soll-Zustandes .................................................................................. 1313 Wie wird der Chef vom Personal gesehen? ...................................................... 1354 Die Delegierbarkeit von Arbeiten ......................................................................... 1355 Entlassungen ............................................................................................................. 139
VIII Die Organisation von Patienten...................................................................... 1431 Maßnahmen zur Organisation von Patienten .................................................... 1432 Werbung in der Arztpraxis ..................................................................................... 1473 Umgangsformen mit Patienten ............................................................................. 147
IX Schlusswort ............................................................................................................ 152
Index ................................................................................................................................... 155
4 ■ Praxisorganisation Kompakt
Inhalt
Erfolgsstrategien für niedergelassene Ärzte
Die niedergelassene Arztpraxis ist heutzutage ein Dienstleistungsunternehmen mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen und Erfordernissen. Die langfristige Sicherung des wirtschaftlichen Erfolges muss dabei im Vordergrund stehen. Ent schei dende Voraussetzung für den Erfolg ist ein qualitativ hochwertiges medizini-sches Therapieangebot, welches jedoch alleine nicht mehr genügt. Vom Praxisin -haber wird zusätzlich professionelles unternehmerisches Handeln erwartet.
Das vorliegende Buch gibt dem niedergelassenen Arzt, Praxis übernehmern undPraxisgründern einen schnellen Überblick über die Möglichkeiten der Organisationseiner Praxis. Unabhängig von der Facharztgruppe. Zusätzlich enthält es vieleChecklisten, Guide lines und systematische Wordings mit sofort umsetzbaren Anlei-tungen und Arbeitshilfen, die dem Leser übersichtliche Hilfen bei seiner Praxisor -ganisation geben.
Das Buch zeigt Möglichkeiten einer effizienten, kosten- und zeitsparenden Organi-sation auf. Der Leser muss aber die Vorschläge dann ganz individuell auf seine persönlichen Bedürfnisse und seine besonderen Praxisgegebenheiten abstimmen.
Schon jetzt bringen diverse Aufgaben wie Abrechnung, Per so nal führung und Pa-tientenbetreuung viele Praxisinhaber der Überforderung nahe. So können die Vor-schläge dieses Buches für die Überprüfung der Praxisorganisation dem Arzt wiedermehr Zeit für seine eigentliche ärztliche Tätigkeit ermöglichen. Entdeckt der Arzt indiesem Buch auch nur einen Vorschlag zur Verbesserung, der für ihn gewinnbrin-gend ist, so ist der Zweck dieses Buches schon erfüllt.
Der Arzt sollte sich daher die Zeit nehmen, dieses Buch in aller Ruhe zu lesen, sichdie Vorschläge hinsichtlich seiner eigenen Praxis gut überlegen und schließlichechte Verbesserungen in seiner Praxis auch wirklich durchführen.
Dabei ist zu bedenken: Praxisorganisation bedeutet auch Arbeit für den Arzt. Undohne Fleiß kein Preis.
Ihr
Dr. med. Wolfgang GoldmannFacharzt
Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird teilweise auf die gleichzeitige Verwendung männli-cher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßenfür beiderlei Geschlecht.
Praxisorganisation Kompakt ■ 5
Vorwort
6 ■ Praxisorganisation Kompakt
Praxisorganisation Kompakt ■ 7
1 Definition der Organisation
„Organisation“ ist ein vieldeutiger Begriff, der einer genaue-ren Definition bedarf, besonders wenn er auf die Arztpraxisangewendet werden soll. Es ist wenig hilfreich, in verschie-denen Konversationslexika unter dem Stichwort „Organisati-on“ nachzuschlagen, denn die Verschiedenartigkeit der De-finitionen hilft dem Arzt hier nicht weiter. Welche Kriteriensind nun wichtig, damit der Begriff auf die Arztpraxis ange-wendet werden kann?
Unter dem Gesichtspunkt der Nützlichkeit könnte eine Be-griffserklärung folgenden Wortlaut haben:
Organisation ist ein Werkzeug zur Strukturierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen in der Arztpraxis.
Da diese Definition „Organisation“ noch nicht umfassendbeschreibt, sollten dem einige Punkte angefügt werden:
Die strukturierten Aufgaben und Arbeitsabläufe in der Arzt-praxis müssen auf ein bestimmtes Ziel gerichtet sein. Des-halb gilt:
Organisation ist ein Werkzeug zur Strukturierung der Zielbeschreibung.
Da es nicht gleichgültig ist, ob heute Organisation betriebenwird und morgen nicht, ist ein weiteres Kriterium wichtig: diePermanenz.
Nützlichkeit
Zielrichtung
Permanenz
I Einleitung
8 ■ Praxisorganisation Kompakt
Soll Organisation auf Dauer wirklich zum Erfolg führen, dann ist ein kontinuierliches Durchhalten
dieser Organisation unerlässlich.
Ob die Organisation dann tatsächlich zum Erfolg geführt hat,bedarf einer strukturierten Kontrolle. Also muss die Definiti-on um folgenden Zusatz erweitert werden:
Organisation ist auch ein Werkzeug zur Kontrolle aller genannten Strukturierungen.
Diese Definition ist in ihrer Gesamtheit zugegebenermaßenetwas komplex, jedoch enthält sie alle nützlichen Kriterien,mit denen man in einer Arztpraxis erfolgreich arbeiten kann.
2 Arbeitsmittel der erfolgreichen Praxisorganisation
In diesem Buch werden vorwiegend Checklisten, Guidelinesund systematisches Wording verwendet, da sie folgendenützliche Eigenschaften aufweisen:
• Übersichtlichkeit
• vollständige Erfassung
• Kontrollmöglichkeit
Checklisten, Guidelines und systematisches Wording sindgewissermaßen die Arbeitsmittel (tools), mit denen eine er-folgreiche Organisation in der Arztpraxis erreicht wird.
2.1 Checklisten
Die Checkliste ist ein Werkzeug, das aus unserer hochentwi-ckelten Gesellschaft nicht mehr wegzudenken ist. Listensind ein gutes Mittel, um in einem bestimmten Bereich einevollständige Erfassung aller Aspekte zu erreichen, ohne dasGedächtnis allzusehr zu strapazieren.
Eigenschaften
Kontrolle
Praxisorganisation Kompakt ■ 9
Welche Voraussetzungen muss eine Checkliste erfüllen?
1. Die Checkliste darf nur ein begrenztes Gebiet behandeln.
2. Die Checkliste soll nicht zu viele Punkte (dann lieber eineneue Checkliste) enthalten.
3. Die Checkliste soll innerhalb eines begrenzten Gebietesvollständig sein.
4. Die Checkliste muss Relevanz für die eigene Praxis haben.
5. Die Checkliste muss für die eigene Praxis aktuell sein.
6. Die Checkliste muss eindeutig formuliert sein.
7. Die Checkliste muss zur Verringerung von Fehlerquellenbeitragen.
Der Leser erkennt unschwer, dass für die Charakterisierungder Checkliste wiederum eine Checkliste verwendet wurde.Das Buch liefert dem Benutzer nicht nur fertige Checklisten,sondern soll ihm auch Anregungen und Anleitungen geben,um selbst Checklisten zu entwickeln.
Checkliste Nr. 1 hilft Ihnen dabei, die Schwachpunkte IhrerPraxisorganisation zu entdecken. Sie ist als grobe Übersichtein Arbeitsmittel zur überschlagsmäßigen Erfassung und Lo-kalisierung von Mängeln. Werden Mängel festgestellt undkönnen diese genau formuliert werden, lässt sich der Sach-verhalt auch in einem Guideline transparent machen.
2.2 Guidelines
Das zweite Arbeitsmittel für eine erfolgreiche Organisation inder Arztpraxis ist das Guideline. Ein Guideline ist ein Ent-scheidungsbaum, der dem Leser ausgehend von der An-fangsthese viele unterschiedliche Wege und Entscheidungs -möglichkeiten eröffnet. In den angelsächsischen Ländernwird das Guideline in allen Bereichen der Wirtschaft undWissenschaft verwendet, nicht nur in der Medizin. Das Guideline vermittelt eine schnelle Übersicht über verschie-dene Entscheidungsmöglichkeiten.
Voraus-setzungen
Entscheidungs-baum
1. In den Praxisräumen ☐ ☐
2. Bei den Arbeitsabläufen
a) Empfang ☐ ☐
b) Wartezimmer ☐ ☐
c) Behandlungsräume ☐ ☐
d) Sprechzimmer ☐ ☐
3. Beim Zeitmanagement ☐ ☐
4. Bei der Personalführung ☐ ☐
5. Bei meiner eigenen Person ☐ ☐
6. Bei der Abrechnung ☐ ☐
7. Bei den Ausgaben ☐ ☐
8. Bei der Werbung ☐ ☐
9. Bei der Patientenführung ☐ ☐
Checkliste Nr. 1
Wo kann ich Mängel in meiner Praxis feststellen?
ja nein
✗ ✗
10 ■ Praxisorganisation Kompakt
Checklisten helfen
Analyseder Praxis-organisation
Der Vorteil eines solchen Guidelines besteht darin, dass esgewissermaßen zweidimensional gelesen werden kann. Siewählen sich einen Weg aus, der Ihrer persönlichen Situationbzw. Ihrer Praxis entspricht. Guidelines sind weiterhin durchwenig Text gekennzeichnet, um ein schnelles Auffinden desgewünschten Weges zu gewährleisten.
Guideline Nr. 1 (Seiten 12/13) stellt ein erstes Beispiel für einen solchen Entscheidungsbaum dar. Die Anfangsthesedieses Guide lines lautet: „Meine derzeitige Organisation istrichtig“. Wenn Sie diese These mit „absolut richtig“ beant-worten können, dürfen Sie an dieser Stelle das Buch schonwieder zuklappen. Es besteht dann kein weiterer Hand-lungsbedarf. Dies dürfte jedoch in den wenigsten Arztpra-xen der Fall sein.
Häufiger wird die Antwort „richtig, aber verbesserungsfähig“ausfallen. Falls Sie von hier aus den Weg zu „Mängel nichtbekannt“ wählen, gelangen Sie zur systematischen Mängel-analyse. Diese ist für eine systematische Praxisorganisationaußerordentlich wichtig. Es reicht nicht aus, nur ein unbe-stimmtes Gefühl zu haben, dass „irgendetwas“ nicht stimmt.
Für diese Mängelanalyse eignen sich Checklisten. Sie müs-sen für sämtliche Praxisabläufe eine oder mehrere Checklis-ten zu Rate ziehen, um eine vollständige Erfassung der ver-besserungswürdigen Abläufe zu erhalten.
In Guideline Nr. 2 (Seiten 14/15) ist der grobe Ablauf des Patientenbesuchs in der Arztpraxis dargestellt. An der An-meldung entscheidet sich, ob und in welchem Umfang derPatient vom Arzt behandelt wird. Nach einer kürzeren oderlängeren Untersuchung verlässt der Patient, z. B. mit einemRezept bzw. einer Krankmeldung, wieder die Praxis.
Es muss dabei betont werden, dass die Abläufe, die in die-sem Guideline dargestellt sind, keineswegs für jede Arzt -praxis zutreffen müssen. Jeder Arzt kann sich seine Praxis-abläufe selbst konstruieren. Es kommt immer nur auf dieNützlichkeit an. Der Vorteil eines Guidelines besteht unteranderem darin, dass man ungünstige oder fehlerhafte Ab-läufe in der Arztpraxis besser erkennen und korrigieren kann.
Praxisorganisation Kompakt ■ 11
12 ■ Praxisorganisation Kompakt
Die Praxisorganisation
absolut richtig
weiterarbeitenwie bisher
erneuteÜberprüfungin einem Jahr
richtig, aberverbesserungsfähig
Mängel bekannt
gezielte Ver-besserungen
Mängelnicht
bekannt
Mängelanalysemit Checkliste
Nr. 1
Mängelentdeckt
Mängelnicht
entdeckt
Guideline 1
Ein Guideline istein Entscheidungs-baum, der dem Leser ausgehendvon der Anfangs-these viele unter-schiedliche Wegeund Entscheidungs-möglichkeiten er-öffnet.
Guideline Nr. 1zeigt Ihnen, ob SieIhre Praxisorganisa-tion verbessernsollten. Gehen Siedazu die Wege ab,die auf Ihre derzei-tige Situation zu-treffen.
Praxisorganisation Kompakt ■ 13
Meine derzeitige Praxisorganisation
ist richtig
alte, unbrauchbareThese, durch neue
These ersetzen
brauchbare These
gefunden
Organisation muss dringend verbessert
werden
alle Mängel bekannt
detaillierte Mängelliste entwerfen
Fachmann befragen
Anfangsthese ist falsch oder unbrauchbar
formuliert
brauchbare These muss mit
systematischemWording gefunden
werden
will nurWiederholungs-
rezept
Patienten(in) geht in die Wartezone
will kurze Unter-suchung (RR, BZ)
und Rezept
große Unter-
suchung
Arzt unter-schreibt und wertet Be-fund aus
Rezept schonfertig
Guideline 2
In Guideline Nr. 2ist der grobe Ablaufdes Patientenbesu-ches in der Arzt -praxis dargestellt.
An der Anmeldungentscheidet sich,ob und in welchemUmfang der Patientvom Arzt behandeltwird.
Nach einer kürzerenoder längeren Un-tersuchung verlässtder Patient, z. B.mit einem Rezeptbzw. einer Krank-meldung, wiederdie Praxis.
Es muss dabei be-tont werden, dassdie Abläufe, die indiesem Guidelinedargestellt sind, keineswegs für jedeArztpraxis zutreffenmüssen.
