Makro in Access

Microsoft Access ProgrammierungFormulare / Berichte und Makros

Access - Einfhrung in die Programmierung, 29.02.12 Seite 2

Beispiel fr die Nutzung von Makros

Ein Klick auf die Schaltflche startet ein Makro.Das Makro ffnet das Formular.


Benutzeroberflchenmakros ...

automatisieren Arbeitsschritte. fassen Aktionen zusammen. knnen an Schaltflchen oder Ereignisse gebunden werden. knnen in ein Formular eingebettet werden oder nicht. knnen beliebig oft aufgerufen werden. werden intern als V(isual) B(asic for) A(pplication) gespeichert.


Vorteile

Programmierung mit vorgefertigten Aktionen. Starteinstellungen fr die Datenbank sind mit Hilfe von Makros

mglich. Einsatz in webbasierten Datenbank.


Nachteile

Keine automatische Wiederholung von Arbeitsschritten. Ein Makro startet immer mit den gleichen Argumenten. Falls

diese nicht vorhanden sind, wird ein Fehler angezeigt. Sehr eingeschrnkter Befehlsumfang.


Beispiele fr Aufgaben in Access

Formulare in Abhngigkeit von Kriterien ffnen. Daten filtern und aktualisieren. Daten exportieren. Datenfelder auf Null setzen. Problem: Beim Schlieen des

Formulars wird ein leere Datensatz gespeichert.


lsen eine Sicherheitswarnung aus


Sicherheitswarnung ...

wird beim ffnen einer unsicheren Datenbank angezeigt. wird als gelbes Dialogfenster unterhalb des Menbandes

angezeigt. kann mit Hilfe der Schaltflche Inhalt aktivieren eine unsichere

Datenbank in eine sichere Datenbank verwandeln.


Einstellungen in den Optionen

Menband Datei; Befehl Optionen in der Backstage-Ansicht; Befehl Sicherheitscenter in den Access-Optionen.

Schaltflche Einstellungen fr das Sicherheitscenter. Der Befehl Vertrauenswrdige Herausgeber ermglicht die

Identifizierung von Entwicklern mit Hilfe von Zertifikaten. Der Befehl Vertrauenswrdige Speicherorte legt Ordner zur

Identifizierung einer sicheren Datenbank fest. Der Befehl Vertrauenswrdige Dokumente bezieht sich auf die

aktuelle Datenbank. Einstellungen fr Makros verifiziert das Verhalten von Makros.


Vertrauenswrdiger Herausgeber


Vertrauenswrdige Speicherorte


Vertrauenswrdiges Dokument


Einstellungen fr Makros


Eingebettete Benutzeroberflchenmakros ...

sind an ein Formular, Bericht oder Steuerelement gebunden. werden nicht im Navigationsbereich angezeigt. werden auf der Registerkarte Ereignis eines Access-Objekts

angezeigt. werden mit dem Objekt, in dem sie eingebettet sind, kopiert.


bei Schaltflchen

Schaltflchen, die mit dem Assistenten erstellt werden, besitzen ein eingebettetes Makro.

Bei einem Mausklick auf die Schaltflche wird das eingebettete Makro gestartet.


Schaltflchen mit Hilfe des Assistenten erstellen

Das Formular wird in der Layoutansicht oder in der Entwurfsansicht angezeigt

Das Menband Entwurf des Formulars ist aktiv. Falls ein Formularfu nicht vorhanden ist, wird dieser

eingeblendet. Der Befehl Steuerelement-Assistent verwenden in der Liste

aller Steuerelemente ist aktiv. Mausklick auf das Steuerelement Schaltflche. Der Mauszeiger wird ber den Formularfu gezogen. Durch ein

Mausklick auf eine freie Flche im Fu wird die Schaltflche eingefgt und der Assistent geffnet.


1. Schritt des Assistenten

In der linken Liste werden verschiedene Kategorien von Aktionen angezeigt.

In der rechten Liste werden die, zur gewhlten Kategorie, gehrenden Aktionen angezeigt.

In Abhngigkeit der gewhlten Aktion werden die nachfolgenden Schritte eingeblendet.


Befehl Formular ffnen (1. Schritt)


Befehl Formular ffnen (2. Schritt)


Befehl In Abhngigkeit von Kriterien ffnen


Text oder Bild auf der Schaltflche?


Name fr die Schaltflche vergeben


Eigenschaften fr eine Schaltflche

Das Formular wird in der Layoutansicht oder in der Entwurfsansicht angezeigt

Mausklick auf die zu verndernde Schaltflche. Das Menband Entwurf des Formulars ist aktiv. Der Befehl Eigenschaftenblatt in dem Bereich Tools ist aktiv.


Layout einer Schaltflche

Beschriftung enthlt den Text auf der Schaltflche.

Mit Hilfe von Anordnung der Bildbeschriftung kann dieser Text mit einem Bild gemeinsam auf der Schaltflche angezeigt werden.

Bild enthlt den Pfad zu dem gewhlten Symbol.

Die Farbe der Schaltflche sowie des Textes kann sich in Abhngigkeit des Status (gedrckt, darauf zeigen) der Schaltflche verndern.


Standard- und Abbrechen-Schaltflche

In jedem Formular kann eine Standard- und eine Abbrechen-Schaltflche vorhanden sein.

Die Aktion der Standard-Schaltflche kann mit Mausklick oder der -Taste gestartet werden.

Die Aktion der Abbrechen-Schaltflche kann mit Mausklick oder der -Taste gestartet werden.


Anbindung des Makros

Sobald auf die Schaltflche geklickt wird, wird ein Makro gestartet.

Ein eingebettetes Makros wird an das Ereignis Beim Klicken der Schaltflche angehngt.


Ereignisse

sind fr Formulare, Berichte und die verschiedenen Steuerelemente vorhanden.

werden auf der Registerkarte Ereignis im Eigenschaftenblatt angezeigt.

werden durch die Maus, die Tastatur oder einem Zeitgeber ausgelst.


auslsen

Ereignis

Maus

VBA-Prozedur Makro

REAGIEREN

LSEN AUS

Tastatur nach einer Zeit x


Beispiele von Ereignis-GruppenEreignisse in Bezug auf ...die Daten Beim Eingeben, Lschen oder ndern von

Datenstzen in Formularen und Steuerelementen. Ein neuer Datensatz wird angezeigt.

das Fenster Beim ffnen oder Schlieen eines Formulars eines Berichts.

den Mausklick Einfachklick oder Doppelklick der linken Maustaste kann abgefangen werden.

den Fokus eines Objekts Makros knnen auf den Fokuserhalt oder -verlust eines Elements reagieren.

ein Tastendruck berprfung auf Korrektheit der Eingabe.die Maus Drcken oder Niederhalten der Maustaste.

Mausbewegung ber ein Objekt.


Makro in der Entwurfsansicht anzeigen

Die Registerkarte Ereignis des Eigenschaftenblattes des gewnschten Objekts (in diesem Beispiel Schaltflche) ist eingeblendet.

Klick auf die Schaltflche mit den drei Punkten am rechten Rand des Ereignisses (in diesem Beispiel Beim Klicken).

Die Entwurfsansicht des Makros wird geffnet.


Entwurfsansicht des Makros


Aufbau

Die Makrotools werden als Menband eingeblendet. Der Aufgabenbereich zeigt die verschiedenen Aktionen des

Makros auf Registerkarten an. Der Aktionskatalog am rechten Rand zeigt alle, in einem Makro

mglichen Aktionen an.


Makrotools

Makros knnen ausgefhrt werden. Der Aktionskatalog wird angezeigt. Unsichere Aktionen werden in dem Katalog angezeigt (Alle

Aktionen anzeigen). Makros knnen gespeichert und geschlossen werden.


Aktionskatalog ...

enthlt alle Befehle, die in einem Makro genutzt werden knnen.

zeigt Ordner an, die die verschiedenen Befehle in Abhngigkeit von Kategorien zusammenfassen.

zeigt am unteren Rand eine Hilfe zu dem markierten Element an.


Ordner auf der ersten Ebene

Programmablauf sammelt Befehle, die Aktionen zusammenfassen oder den Programmablauf beeinflussen.

Aktionen bietet in Unterordnern verschiedene Makro-Befehle an, die die angezeigten Daten oder Access-Objekte beeinflussen.

In dieser Datenbank listet alle Formulare / Berichte auf, in die ein Makro eingebettet ist.


Aktionen ...

beschreiben einen Arbeitsschritt. sind Befehle in einem Makro. sind vordefinierte Funktionen in VBA. werden zeilenweise im Aufgabenbereich angezeigt. werden zeilenweise von oben nach unten abgearbeitet.


Nicht sichere Aktionen ...

importieren und exportieren Daten. verndern die gespeicherten Daten. lschen Objekte aus der Access-Datenbank. werden durch den Befehl Alle Aktionen einblenden in der

Kategorie Einblenden / Ausblenden des Menbandes Entwurf ein- oder ausgeblendet.

werden durch ein Warndreieck gekennzeichnet.


Aufgabenbereich ...

zeigt das Makro in der Entwurfsansicht auf einer Registerkarte an.

zeigt Aktionen und deren Argumente an.

bietet eine Liste Neue Aktion einfgen. In dieser Liste werden alle in Access vorhandenen Befehle alphabetisch aufgelistet.


Auf dem Reiter der Registerkarte wird ...

fr eingebettete Makros folgende Information angezeigt: [Name des Formulars] : [Auslser der Aktion] : [Ereignis].

der Name des nicht eingebetteten Makros angezeigt.


Informationen zu Aktionen

Der Aktionsname wird in Fettschritt dargestellt.

Standardmig werden unterhalb des Aktionsnamens die Argumente des Befehls und deren Werte zeilenweise angezeigt.

Mit einem Klick auf das schwarze Kreuz am rechten Rand wird die Aktion aus der Entwurfsansicht entfernt.


Argumente ...

werden durch die Definition der Aktion vorgegeben. beeinflussen die Ausfhrung des Befehls. legen das Verhalten der Aktion fest. haben einen Wert, der von der Aktion verarbeitet wird. werden in einer bestimmten Reihenfolge dem Befehl

bergeben. haben teilweise Standardwerte. knnen optional sein.


Argumentenbereich ein- und ausblenden

Der Mauszeiger befindet sich ber den Aktionsnamen.

Klick auf das Minuszeichen: Der Argumentenbereich wird ausgeblendet. Es wird der Name der Aktion und in Klammern die Argumentwerte angezeigt.

Klick auf das Pluszeichen: Der Argumentenbereich wird eingeblendet. Die Argumente und deren Werte werden unterhalb des Aktionsnamens angezeigt.


Aktion und deren Argumentliste

Dem Argumentnamen in Fettschrift folgt eine Liste von Argumenten.

Die Liste beginnt und endet mit den runden Klammern.

Die Elemente werden durch ein Semikolon getrennt. Das Semikolon wird auch fr Argumente ohne Wertangabe gesetzt.


Bearbeitungsmodus

Der Argumentenbereich ist eingeblendet.

Mausklick auf eines der Argumente oder dem Aktionsnamen: Der Bearbeitungsmodus wird aktiviert.

Die Argumente werden zeilenweise angezeigt. Die Werte werden in ein Textfeld eingegeben oder aus ein Kombinationsfeld ausgewhlt.


Werte fr die Argumente ...

mit Hilfe der Tastatur in das links vom Argument stehende Textfeld eingeben.

mit Hilfe einer Liste auswhlen. Die Liste zu einem Kombinationsfeld wird durch ein Klick auf den schwarzen Pfeil geffnet. Der gewhlte Wert wird im Textfeld angezeigt.

mit Hilfe des Ausdrucksgenerators auswhlen. Durch ein Klick auf die Schaltflche am rechten Rand wird der Generator geffnet.


Beispiel Anwendung schlieen

Die Aktion BeendenAccess schliet die Anwendung. Mit Hilfe des Arguments Optionen wird die Anwendung

ohne Nachfrage beendet. Nicht gespeicherte Daten / nderungen gehen verloren.

auf Nachfrage beendet. beendet, aber Daten / nderungen gespeichert.


Beispiel Formular ffnen

Die Aktion ffnenFormular ffnet das, im Argument Formularname angegebene Formular.

Das Formular wird standardmig in der Formularansicht (Ansicht) geffnet. Die Fenstergre (Fenstermodus) selber wird nicht verndert.

Der Argument Datenmodus regelt den Zugriff auf die angezeigten Daten. Die Daten knnen mit einem Schreibschutz versehen werden.


Beispiel Bedingung zum ffnen eines Formulars

Die Aktion ffnenFormular ffnet das, im Argument Formularname angegebene Formular.

Mit Hilfe der Bedingung wird die Anzeige der Datenstze eingeschrnkt.

In diesem Beispiel wird der Wert eines Textfeldes ([txtFakultaet]) mit dem Wert des Fremd- schlssel ([Fakultaet]) aus der Datenquelle des zu ffnenden Formulars verglichen.

Eine vorhandene Abfrage kannals Filter genutzt werden (Filtername).


Beispiel Gehe zu Datensatz

Das Marko besteht aus mehreren Aktionen.

Die Aktion BeiFehler wird nur ausgefhrt, wenn ein Laufzeitfehler auftritt.

GeheZuDatensatz springt zu dem angegebenen Datensatz.

Falls ein Fehler auftritt, wird die Beschreibung in einem Meldungsfeld ausgegeben.


Aktion Gehe zu Datensatz

Wenn kein Objekttyp und Objektname angegeben wird, wird der Befehl auf die Daten im aktuell geffneten Formular angewandt.

Das Argument Datensatz beschreibt den Wechsel zwischen dem aktuellen und dem darauffolgenden Datensatz.

Das Argument Offset gibt die Verschiebung um x Datenstze an.


Fehler in einem Makro abfangen

BeiFehler. Welche Aktionen werden bei einem Fehler ausgefhrt? In diesem Beispiel wird zu der nachfolgenden Aktion gesprungen.

Die Aktion Wenn Dann beeinflusst den Programm-ablauf. Wenn ein Fehler ([MacroError]) aufgetreten ist, gibt mit Hilfe der Aktion Meldungsfeld eine Beschreibung des Fehlers ([MarcoError].[Beschreibung]) heraus.


Objekte ...

sind Gegenstnde in Access. sind zum Beispiel in Access Formulare, Berichte und

Steuerelemente. werden zum Teil im Navigationsbereich angezeigt. haben Eigenschaften. sind hierarchisch in Access aufgebaut.


Objekthierarchie

Application (Access)

Forms (Formulare)

Reports(Bericht)

DoCmd(Marko-Aktion)

MacroError(Laufzeitfehler)

Controls(Steuerelemente)

Controls(Steuerelemente)


Eigenschaften von Objekten ...

werden im Eigenschaftblatt von Formularen, Berichten und Steuerelementen angezeigt.

werden wie der Objektname in einem Makro durch eckige Klammern begrenzt.

werden durch einen Punkt mit dem dazugehrigen Objekt in einem Makro verbunden. Beispiel: [Beschreibung] ist eine Eigenschaft des Objekts [MacroError].


Nicht eingebettete Makros ...

werden im Navigationsbereich angezeigt. beeinflussen keine Eigenschaften eines bestimmten Access-

Objekts. knnen von verschiedenen Formularen, Berichten oder

Steuerelementen aufgerufen werden. knnen an verschiedene Ereignisse gebunden werden. mit dem Namen Autoexec wird direkt beim Start der Datenbank

aufgerufen. knnen in VBA-Code konvertiert werden.


im Navigationsbereich

Start des Makros: Doppelklick. Markieren des Makros: Einfachklick. Falls die Startbedingungen fr das

Makro fehlerbehaftet sind, wird eine Meldung ausgegeben. Zum Beispiel: Sprung zu einem bestimmten Datensatz in einem Formular. Aber das Formular ist nicht geffnet.


erstellen

Das Menband Erstellen in der Datenbank ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Makro im Bereich Makro und Code. Die leere Entwurfsansicht des Makros wird geffnet.


Access-Objekte mit Hilfe des Makros ffnen

Im Navigationsbereich ist eine Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht markiert.

Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste wird der Name des, im Navigationsbereich markierten Objekts in die Entwurfsansicht des aktiven Makros gezogen.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird eine Aktion zum ffnen des angegebenen Objekttyps automatisch eingefgt.

Die verschiedenen Argument der Aktion werden anschlieend angepasst.


Arbeiten mit dem Aktionskatalog

Ordner fassen Befehle zu einem bestimmten Begriff zusammen. Ordner knnen Unterordner besitzen.

Befehle knnen in einem Makro genutzt werden. Alle, in Access vorhandenen Befehle sind diesem Katalog mit Hilfe von Ordnern zusammengefasst.


Ordner ffnen oder schlieen

Mausklick auf das Pluszeichen vor einem Ordner: Der Ordner wird geffnet. Alle Unterordner und Befehle in dem geffneten Ordner werden angezeigt.

Mausklick auf das Minuszeichen vor einem Ordner: Der Ordner wird geschlossen.


Befehle in einem Makro beeinflussen ...

ein Access-Objekt wie zum Beispiel Formulare. die angezeigten Daten oder verndern diese. die Anwendung oder das aktive Fenster. den Programmablauf.


Kommentar ...

fgt ein Textfeld ein, in dem ein Kommentar eingetragen wird.

beschreibt, warum ein Befehl an dieser Position ausgefhrt wird.

wird beim Ablauf berlesen. ist eine Hilfe fr den Entwickler. bezieht sich meist auf die

nachfolgenden Aktionen.


Befehle gruppieren

Zusammengehrige Befehle werden gruppiert.

In das erste Textfeld wird der Gruppenname eingegeben.

Zwischen dem Text Gruppe und Ende Gruppe werden die dazugehrigen Befehle eingefgt.

Eine Gruppe von Befehlen kann gemeinsam ein- und ausgeblendet werden.


Untermakros ...

sind Makros in einem Container. fassen Befehle zu einem

Objekt, aber mit verschiedenen Arbeiten zusammen.

haben eine eindeutige Bezeichnung.

knnen aus einem Makro heraus gestartet werden.

knnen mit Hilfe von [Makro].[Untermakro] an ein Ereignis gebunden werden.


Wenn...Dann-Anweisung

Wenn die angegebenen Bedingung erfllt ist, werden alle dazugehrigen Befehle ausgefhrt.

Sonst gruppiert Befehle, die ausgefhrt werden, wenn die Bedingung nicht erfllt ist.

Sonst Wenn ermglicht das Testen einer weiteren Bedingung.


Elemente auswhlen

Mausklick auf ein Ordner, Programmelement oder Aktion.

Im grauen Kstchen am unteren Rand des Katalogs wird ein Hilfetext passend zu dem gewhlten Element angezeigt.


Elemente in den Arbeitsbereich einfgen.

Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste wird der markierte Befehl aus dem Katalog in den Arbeitsbereich gezogen.

Nach dem Loslassen der Maustaste wird der Befehl an der gewnschten Position eingefgt.

Die Argumente des eingefgten Befehls werden angepasst.


Befehle aus der Liste im Arbeitsbereich whlen

Alle Befehle werden alphabetisch in der Liste aufgefhrt.

Mit Hilfe des Pfeils nach unten am rechten Rand wird die Liste geffnet.

Mit einem Mausklick auf ein Element wird dieses am Ende aller Befehle im Arbeitsbereich eingefgt.


Reihenfolge im Arbeitsbereich verndern

Mit Hilfe der grnen Pfeile kann ein Befehl eine Position nach oben oder unten verschoben werden.

Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste kann ein Befehl verschoben werden. Die neuePosition wird durch einen farbigen Strich gekennzeichnet.Sobald die Maustaste losge-lassen wird, wird die Aktionautomatisch an der gekenn-zeichneten Position eingefgt.


speichern

+. Falls das Makro erstmalig gespeichert wird, wird das Dialogfenster Speichern unter eingeblendet.

Menbefehl Datei Objekt speichern als. Im Dialog Speichern unter wird ein Textfeld zur Eingabe eines

Namens angezeigt. Falls der Menbefehl genutzt wurde, wird der Typ Makro in einem Kombinationsfeld angezeigt. Mit der Schaltflche OK wird der Dialog geschlossen.


Bezeichner fr Makros bestehen aus

einer beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen.

Nicht erlaubte Zeichen: ASCII-Zeichen von 0 bis 31. Diese Zeichen sind

Steuerzeichen wie etc. Anfhrungszeichen, Akzentzeichen. Punkt, Ausrufezeichen, eckige Klammern werden in Access

als Trenn- und / oder Begrenzungszeichen und nicht in Bezeichnern genutzt.

Zeichen, die nicht genutzt werden sollten: Leerzeichen. Umlaute wie , , und .


Weitere Regeln

Ein Makroname beginnt mit einem Buchstaben oder dem Unterstrich.

Maximal 64 Zeichen lang. Reservierte Wrter wie zum Beispiel Name, Wert / Value

aus Access oder VBA (Visual Basic for Application) werden nicht genutzt.

Bezeichner sind eindeutig.


Wahl des Namens

Der Name sollte ber die Befehle im Makro Auskunft geben. Gute Namen sind einfach zu lesen, da sie keine

geheimnisvollen Abkrzungen enthalten. Verzicht auf Namen, die keinerlei Beziehung zum Inhalt des

Makros haben.


Konventionen fr zusammengesetzte Namen

In der ungarischen Notation beginnt der Name mit einem kleinen Buchstaben.

Alle Teilnamen beginnen mit einem Grobuchstaben. Beispiel: OpenFormKunde, SetBestellmenge. Andere Mglichkeit: Open_Form_Kunde, Set_Bestellmenge.


Prfixe nutzen

mcr kennzeichnet hufig ein Makro mit beliebig vielen Befehlen.

mgrp wird fr Makros mit Untermakros genutzt. Diese Makros wurden in frheren Version als Makrogruppen bezeichnet.


Fehler ...

entstehen durch die Angabe von falschen Argumenten bei Aktionen.

werden durch fehlende Objekte ausgelst. werden bei falschen Startbedingungen ausgelst.


Makros im Einzelschritt testen

Das Makro wird Schritt fr Schritt durchlaufen. Zu jedem Arbeitsschritt werden die aktuellen Argument

angezeigt.


Einzelschritt-Modus starten

Das Makro ist in der Entwurfsansicht geffnet. Das Menband Makrotools Entwurf ist aktiv. Klicken auf die Schaltflche Einzelschritt im Bereich Tools. Die

Schaltflche ist aktiv und farbig markiert. Der Befehl Ausfhren im Bereich Tools startet das Makro. Das Marko wird Befehl fr Befehl abgearbeitet. Sobald der Test des Makros erfolgreich verlaufen ist, wird mit

einem Klick auf die Schaltflche Einzelschritt im Bereich Tools der Modus deaktiviert.


Informationen zu jedem Schritt

Der Name des Makros und der Aktion wird angezeigt. Zu jeder Aktion werden die passenden Argumente und deren

Werte angezeigt. Mit Schritt wird der angezeigte Befehl gestartet. Falls kein

Fehler aufgetreten ist, wird die nachfolgende Aktion angezeigt.

Weiter arbeitet das Makrovollstndig ab.


Bei Fehler Aktion ...

befindet sich im Ordner Makrobefehle im Aktionskatalog. Das Argument Gehe zu legt das Sprungziel fr ein Makro nach

einem Fehler fest. Nach einem Fehler kann zum nchsten Befehl gesprungen werden. Dieser Befehl

msste den Fehler behandelt werden. ein weiteres Makro aufgerufen werden. Der Name des

Makros wird in das Argument Makroname geschrieben.

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Date post:	22-Sep-2015
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Makro in Access

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