Locatech Vertragsmanagement für SharePoint und Office365

LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation

ProduktlösungenLTRS

TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk

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UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 2008Beratungsexperten + Software-Entwicklungs-Knowhow

KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und

Office 365

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Prozess-Kompetenz & -Lösungen

Portfolio - Unternehmensprozesse 2.0

Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com



Vertrags-management- Ziele

Ziele Einführung Vertragsmanagement




Gesetzliche Grundlage

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen(KonTraG 1998)

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG) verpflichtet die Unternehmen zu einem professionellen Risikomanagement. Die wesentliche Risiken sollen durch ein Früherkennungssystem rechtzeitig aufgedeckt und damit die Insolvenzgefahr deutlich gemindert werden. Verantwortlich hierfür sind die Vorstände bzw. die Geschäftsführer der Unternehmen. Die Aufsichtsräte sind verpflichtet sich davon überzeugen, ob das Frühwarnsystem funktioniert, die Wirtschaftsprüfer müssen die Tauglichkeit der Maßnahmen prüfen und testieren.

Analyse &Strategie




Abdeckung des Vertrags-lebenszyklus

Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team

Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen

Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung




Vertrags-prozesse

Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse

Prozesse




Anforderungen Vertrags-verwaltung

Umfassende Vertragsablage und -recherche Beliebige Vertragsarten Konfigurierbar an eigene

Anforderungen/Namenskonventionen Fristenverwaltung / Fristenwahrung Controlling / Bewertung von Risiken Benachrichtigungen Dokumentenmanagement Individualisierte Vertragsformulare Suche / Filterung von Verträge Auswertungen / persönliche Reports Vier-Augen-Prinzip - Genehmigungsworkflow

Informations-transparenz




MetadatenVerwaltete Vertrags-informationen

Vertragsobjekte Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte




Vertrags-objekte

Eigene Objektverwaltung Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen Beliebig viele Verträge zu einem Objekt




Vertrags-partner

Eigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP




Einzelverträge/Rahmen-verträge

Vertragsarten, Fristen, Kosten, Dokumente…




Vertrags-dokumente

• Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version

• Korrespondenz z.B. per E-Mail • Änderungen durch Vertragspartner• (durchsuchbar + ggf. Vorlage für neue Verträge) • Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint


http://www.locatech-it.com/tag/e-mail/



Laufzeiten und Kündigungs-fristen

Konfigurierbare Wiedervorlagelisten Erinnerungs-Emails zu Vertragsfristen

Prozesse




Risiko-managementBeschreibung und Bewertung von Vertragsrisiken

• Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser• Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien • Plan B aufstellen

Risiko-management




Risiko-managementÜbersicht der Vertragsrisiken




Controlling/ Vertragskosten

Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche

Controlling


Benach-richtigungen

• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert

Prozesse




Organisation & Zugriffsrechte

Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren

Dokumentversionen

Organisation





- Ansichten - Suchfunktion

• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar

• Anstehende Kündigungstermine• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen





Vertragssuche

Volltextsuche (auch Inhalt von Vertragsdokumenten) Suchverfeinerung




Vertrags-reporting

Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel




Integration/ Schnittstellen

Vertrags-management

Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-

Konnektor




Integration/ Schnittstellen- Datenbanken

Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter




Integration / Schnittstellen- Excel/CSV- SAP

Übernahme relevanter vertragsrelevanter Daten aus führenden DV-Systemen




Archivierung

Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform

Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung




Zusammen-fassung

Zentrales Management-Informations-System aller Verträge

Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Vier-Augen-Prinzip durch Genehmigungsworkflow

Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten

Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragsarten z.B. Mietverträge,

Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden

Vertragsdokumente

Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem




Vertrags-management- Methodik

Vielen Dank!Dirk Löhn –

[email protected] Rudolf Vehring –

[email protected]


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Weitere Informationen

http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/

http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/ Vielen Dank!

Dirk Löhn – [email protected]

Rudolf Vehring – [email protected]







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Date post:	13-Feb-2017
Category:	Software
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