KUNDENINFORMATION: PRODUKTIONSGESTÜTZE ABRECHNUNG
DHL Paket
2
Unsere Rechnungsstellung wird transparenter und flexibler
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
Mehr Transparenz und Flexibilität im Rahmen der Rechnungs-
Stellung
Vereinfachte Rechnungsprüfung durch neue, zusätzliche
Informationen
Flexible Darstellung aller Sendungen: einzelsendungsbezogen
oder summarisch
Wir erweitern unser Angebot an Rechnungsinformationen. Für Sie als Kunde ergeben sich daraus eine
Reihe attraktiver Vorteile, die Ihnen die Rechnungsprüfung erleichtern:
Auf den folgenden Seiten informieren wir Sie über unsere Neuerungen.
3
Die neue „produktionsgestützte Abrechnung“
Die neue produktionsgestützte Abrechnung ist eine weiterentwickelte
EDI-basierte Abrechnung.
Die Sendungsinformationen aus den von Ihnen übermittelten EDI-Daten
(„Soll-Daten“) bilden die Abrechnungsgrundlage.
In unseren Paketzentren erfassen wir die entsprechenden Paketsendungs-
daten („Ist-Daten“).
„Soll-Daten“ und „Ist-Daten“ gleichen wir miteinander ab.
Im Rahmen dieses „Soll-Ist-Abgleichs“ festgestellte Differenzen weisen
wir separat in der Rechnung aus („Festgestellte Abweichungen“).
+
Wenn Sie heute bereits Ihre Aufträge zur Sendungsbeförderung an Deutsche Post DHL elektronisch per
EDI übertragen oder diese Möglichkeit in Zukunft nutzen möchten, werden Ihre Pakete künftig nicht nur
auf Basis der übermittelten EDI-Daten abgerechnet, sondern zusätzlich mit den von Deutsche Post DHL
erfassten Sendungsdaten abgeglichen und produktionsgestützt abgerechnet.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
4
Rechnungs-
Gruppierung
Abrechnung verschiedener nationaler Produkte jeweils in einer
gemeinsamen Rechnung
Abrechnung pro Produkt oder pro Abrechnungsnummer
Sendungs-
Darstellung
Einzelsendungs-Darstellung in der Rechnung
Summarische Darstellung (Zusammenfassung aller Sendungen gleicher
Gewichtsstufen pro Tag)
Zusatz-
Informationen
Elektronischer Einzelsendungsnachweis als Detaillierung zur Rechnung
Erweiterte elektronische Rechnung
Rechnungs-
Informationen
Darstellung „nicht eingelieferter Sendungen“
Darstellung „festgestellter Abweichungen“ zu Sendungsangaben (Soll-
Ist-Abgleich)
Erweitertes Angebot an Rechnungsinformationen
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
5
Rechnungsgruppierung
Auf Wunsch können verschiedene Produkte auf derselben Rechnung dargestellt werden.
DHL PAKET und DHL RETOURE können in derselben Rechnung
dargestellt werden. DHL INFOPOST und DHL RETOURE mit
Abholung und Label kommen zu einem späteren Zeitpunkt hinzu.
Weiterhin möglich ist die Abrechnung „pro Abrechnungsnummer“
(= „pro Verfahren und Teilnahme“) sowie die Abrechnung „pro
Produkt“ (= „pro Verfahren“).
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
6
Sendungsdarstellung: einzelsendungsbezogen
Bei dieser Darstellungsart führen wir jede Sendung in der EINZELÜBERSICHT der Papier-
Rechnung einzeln auf inklusive der Angabe des Sendungsempfängers1.
1 Voraussetzung hierfür ist, dass der Empfänger in der EDI-Nachricht angegeben war.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
7
Sendungsdarstellung: summarisch
Bei summarischer Darstellung werden alle Sendungen pro Einlieferungstag zusammengefasst, die
in die gleichen Gewichtsstufen fallen.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
8
Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (1/2)
Wurden Sendungen in der EDI-Nachricht nicht angekündigt, aber in unseren Paketzentren fest-
gestellt, sprechen wir von sogenannten „Nicht angekündigten Sendungen“.
Wird für eine Sendung, zu der Einlieferungsinformationen aus unseren Paketzentren vorliegen, nicht
innerhalb von 10 Tagen eine EDI-Nachricht übermittelt, wird die Sendung produktionsgestützt
abgerechnet.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
9
Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (2/2)
Nicht angekündigte Sendungen erkennen Sie in der EINZELÜBERSICHT an der Blattnummer „000“.
Im Falle eines vertraglich vereinbarten Staffelpreises berechnen wir für solche Sendungen den Preis
der höchsten Gewichtsstaffel, in folgendem Beispiel „31,5 kg“.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
10
Per EDI angekündigte, aber nicht eingelieferte Sendungen werden auf der Rechnung ausgewiesen in
der Rubrik „Nicht eingelieferte Sendungen“.
Sind seit dem in der EDI-Nachricht angegebenen Einlieferungsdatum für eine Sendung mehr als
10 Tage vergangen ohne dass die Sendung eingeliefert wurde, wird sie in unserem Auftragsbestand
storniert. Sie müssen uns diese also zukünftig nicht mehr separat zur Stornierung mitteilen.
Rechnungsinformationen: Nicht eingelieferte Sendungen
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
11
Rechnungsinformationen: Zeitpunkt der Abrechnung
Die Einlieferung von Sendungen und die Voranmeldung der entsprechenden EDI-Daten erfolgen nicht
immer zwingend am gleichen Tag. Daher haben wir für nicht eingelieferte bzw. nicht angekündigte
Sendungen systemische Wartefristen vorgesehen, nach deren Ablauf wir Sendungen abrechnen bzw. in
unserem Auftragsbestand stornieren.
Bei zeitversetzter Einlieferung kann sich somit der Zeitpunkt der Abrechnung in die nächste
Abrechnungsperiode verschieben. Das heißt, diese Sendungen werden erst auf der nächsten Rechnung
aufgeführt.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
12
Elektronische Zusatzinformationen
Einzelsendungsnachweis (ESN):
Zusammen mit der Rechnung erstellte Übersicht über die fakturierten
Sendungen (mit Rechnungsinformationen)
Elektronische Rechnung:
Unsere elektronischen Rechnungen haben wir um zusätzliche Felder zur
Abbildung der Neuerungen der produktionsgestützten Abrechnung
erweitert (z.B. für die Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen).
Damit Sie auch weiterhin unsere elektronischen Rechnungsdateien
verarbeiten können, unterstützt Sie unserer technischer Kundenservice
gerne bei den notwendigen Anpassungen.
Die angepassten Spezifikationen zu den gängigen Rechnungsformaten
3D-FLATFILE, 3D-EDIFACT sowie INVLST2 stellen wir Ihnen im DHL
Entwicklerportal unter https://entwickler.dhl.de zur Verfügung.
Auf Wunsch erhalten Sie ergänzende Informationen als elektronische Datei/en:
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
13
Überblick der Änderungen
Merkmale Neue produktions-
gestützte
Abrechnung
Altes
Abrechnungsverfahren
Sollabrechnung X X
Elektronische Rechnung X X
Elektronische Rechnung auf EKP-Basis X X
Elektronischer ESN (Einzelsendungsnachweis) X X
Soll- / Istabrechnung
Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung
Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich)
Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich
Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer
Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene
Keine Notwendigkeit Stornierung von Sendungen durch den Kunden
Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts
Einzelsendungsübersicht der Retouren
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
14
Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 1/3
Sollabrechnung:
Alle per EDI und OCR gelieferten Sendungsmengen werden für die Abrechnung herangezogen.
Abrechnung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabrechnung):
Alle EDI-Auftragsdaten werden mit dem Produktionseingang abgeglichen. Die Abweichungen zwischen
EDI- und Produktionsdaten werden abgerechnet.
Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung:
Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelübersicht auf der Papierrechnung
aufgeführt, inklusive der Angabe des Sendungsempfängers.
Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich):
Die in der Produktion festgestellten Abweichungen zu den vom Kunden gemeldeten Mengen werden in
der Rechnung aufgeführt.
Elektronische Rechnung:
Die elektronische Rechnung kann sowohl über das neue System als auch über das alte System
angeboten werden. Für das neue System wurden neue Formate eingeführt.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
15
Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 2/3
Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich:
Analog zu der Darstellung der festgestellten Abweichungen, wird bei dem Soll- / Istabgleich in der
elektronischen Rechnung, die in der Produktion festgestellte Abweichung in einem der neuen
Rechnungsformate summarisch dargestellt.
Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer:
Bei dem neuen Abrechnungssystem lässt sich die elektronische Rechnung auch auf Ebene einer
Abrechnungsnummer einrichten. Dies ist bei dem alten System nicht möglich ist.
Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene:
Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelsendungsübersicht auf der Rechnung
aufgeführt.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
16
Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 3/3
Keine Stornierung von Sendungen durch den Kunden:
Sendungen die der Kunde angekündigt aber tatsächlich nicht eingeliefert hat, werden vom neuen System
erkannt und nicht abgerechnet. Der Kunde muss diese Sendungen nicht mehr aktiv stornieren.
Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts:
Beim neuen Abrechnungssystem wird das Leitcodierentgelt im Einzelsendungsnachweis und bei der
elektronischen Rechnung mit der jeweiligen Sendungsnummer aufgeführt. Dies ist beim alten
Abrechnungssystem nicht möglich.
Einzelsendungsübersicht der Retouren:
Retouren werden in einer Einzelsendungsübersicht dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn
17
Rückfragen
Mit dieser Präsentation haben wir Ihnen unsere Neuerungen im Rahmen der Rechnungsstellung
vorgestellt.
Für gegebenenfalls auftretende Rückfragen steht Ihnen die Sie betreuende Abrechnungsstelle gerne
persönlich zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihr Unterstützung.
Ihre DHL Paket GmbH
Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn