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Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand
Rudolf X. RuterArthur AndersenPublic Sector
Telefon 0711 - 6149 - [email protected]
Public Sector
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Geschäftsführung
LandtagGemeinderat
Kreistag
Gesellschafter
WirtschaftsprüferBeteiligungs-management
Rechnungshöfe
Aufsichtsrat
Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der öffentlichen Hand
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1. Rechtliche Grundlagen
2. Neuerungen durch das KonTraG
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
4. Überwachung und Haftung
5. Überwachung nach § 53 HGrG
6. Berichtspflicht
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
UmfangreicheAnlagen+
Siehe auch:• IDW Prüfungsstandard EPS 340 vom 22.09.1998:
Die Prüfung des Risiko-Früherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB• IDW Prüfungsstandard PS 350 vom 26.06.1998:
Prüfung des Lageberichts• IDW Prüfungsstandard PS 550 vom 18.08.1998:
Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen• IDW Prüfungsstandard EPS 720 vom 14.02.2000:
Fragenkatalog zur Prüfung nach § 53 HGrG• Neufassung der Stellungnahme KFA 1/1990:
Entwurf vom März 2000 Prüfungsbericht über die Prüfung kommunaler Wirtschaftsbetriebe• IDW Prüfungsstandard PS 450 vom 24.6.99
Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen
Inhalt des Seminars
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Anlagen-Verzeichnis
1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer
effektiven Corporate Governance?
von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele
2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang
von Rüdiger Birkental und Axel Sitt
3. Gesetzestexte in Auszügen
von Dr. iur. Christian Ziche
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Formen wirtschaftlicher Betätigung
der öffentlichen Hand
PrivatrechtlicheOrganisationsformen
Regie-betrieb
1. Rechtliche Grundlagen
e.V. Stiftung GmbH AG
Öffentlich-rechtlicheOrganisationsformen
Anstaltöffent-lichenRechts
Eigen-betrieb
Zweck-verband
GmbH &
Co KG
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Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen
1. Rechtliche Grundlagen
Vorstandunabhängige und grundsätzlichweisungsfreie Leitung der AG
Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit
des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder
Feststellung des Jahresabschlusses
Hauptversammlung
(oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/ in Ausnahmen Feststellung des
Jahresabschlusses)
Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH
Aufsichtsrat - siehe LHO, GemO, etc.
- nur soweit in der Satzung festgelegt - MitbestimmungsG (2000 AN) - BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN)
Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des
Geschäfts-führers
Gesellschafterversammlung - Grundlangenentscheidungen - Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung
bei Einzelentscheidungen
Aktiengesellschaft GmbH
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Anwendbare Gesetze
“Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.:– Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte)– Geschäftsführungsvertrag– Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung
1. Rechtliche Grundlagen
Aktiengesellschaft GmbH
Aktiengesetz
MitbestimmungsG 1976(2000 Arbeitnehmer)
BetriebsverfassungsG 1952(500 Arbeitnehmer)
MontanmitbestimmungsG
GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz
Mitbestimmungsgesetz 1976 (2000 Arbeitnehmer)
Betriebsverfassungsgesetz 1952 (500 Arbeitnehmer)
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Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats
1. Rechtliche Grundlagen
Beendigung des AR-MandatsAmtszeitBestellung
• Wahl durch die Hauptversamm-lung der Aktiengesellschaft bzw.der Gesellschafterversammlungder GmbH
• Ausnahmen u.a.- Entsendung von Aktionärs- vertretern kraft Satzungsbe-
stimmung- MitbestG, BetrVG 1952:
Wahl durch Arbeitnehmer
• Beginn: gemäß Bestellungsbe-schluss und Annahme der Be-stellung
• Dauer: höchstens fünf Jahre- Satzung/Bestellungsbeschluss
u.U. kürzer- anders u.U. in der GmbH
• Wiederwahl
• Wegfall der persönlichen Voraus-setzungen (Inkompatibilität, Anzahlder AR-Mandate)
• Amtsniederlegung
• Ablauf des Bestellungszeitraums
• Abberufung- durch die HV bzw. Gesellschafter-
Versammlung, mit 3/4-Mehrheit,jederzeit und ohne Vorliegen
eineswichtigen Grundes möglich
- durch den Entsendenden- durch das Amtsgericht des Sitzes
der Gesellschaft (u.U. auch beiGmbH)
- bei Arbeitnehmer-VertreternAbwahl durch Belegschaft
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Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit
Verschwiegenheitspflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über Angaben und Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Aufsichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegenheitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein(vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG).
1. Rechtliche Grundlagen
Weisungsrecht: Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So istz.B. die Formulierung in den Gemeindeordnungen, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, lediglich eine Empfehlung. Gesellschaftsschaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundesrecht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO).
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§ 394 AktG Berichte der AufsichtsratsmitgliederAufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in denAufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich derBerichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwie-genheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihreKenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist.
§ 395 AktG Verschwiegenheitspflicht(1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaftzu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigungder Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassungder Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zuprüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach§ 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr.
(2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche An-gaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäfts-geheimnisse, nicht veröffentlicht werden.
1. Rechtliche Grundlagen
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Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht
Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulicher Angaben/Geheimnisse
Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktGBei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften(soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig)
Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement)
NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag, eigene Fraktion (!)
Diesen gegenüber gilt stets Verschwiegenheitspflicht
1. Rechtliche Grundlagen
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Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit
Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung):
Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweitaus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann,greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige) ein. Soweit eine Interessen-kollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitgliedeines Aufsichtsrats als “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und imGemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt dieGemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nicht-befassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden An-schein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unter-halb der Befangenheit führt eine Nichtbefassung nicht zu einem Ab-stimmungsfehler oder zu einer Gefährdung entsprechender Aufsichtsrats-oder Gemeinderatsbeschlüsse.
1. Rechtliche Grundlagen
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I. Grundgedanke: Aufsichtsrat als Herr der UnternehmensüberwachungEffektive Unternehmensüberwachung durch
Stärkung des AufsichtsratesPersönliche Verantwortung des Aufsichtsrates
II. Elemente: und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung
als arbeitsteiliger Prozess(Kommunikation als Grundlage)
Wirtschaftsprüfer als „Erfüllungsgehilfe“ des Aufsichtsrates(nicht der Geschäftsführung)
Aufsichtsrat Dialog Wirtschaftsprüfer
2. KonTraG
Corporate Governance nach dem KonTraGDefinition:
Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden.
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Reform der Aufsichtsratstätigkeit
Unternehmer überwachenUnternehmer
§ 111 Abs. 1 AktG
Beschränkung der Höchstzahl vonAufsichtsratsmandaten
(§ 100 Abs. 2 AktG)Mitteilung des ausgeübtenBerufs und der Mitglied-
schaft in Gremien§ 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG
Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen
wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG
Erweiterung der Prüfungs-pflichten durch den
Aufsichtsrat,§ 171 Abs. 1
§ 337 Abs. 1 AktG
Erhöhung der Sitzungsfrequenz,§ 110 Abs. 3 AktG
Rechenschaftsbericht überdie Aufsichtsratstätigkeit,
§ 171 Abs. 2 AktG
2. KonTraG
Corporate Governance nach dem KonTraG
III.Einzelheiten der „neuen“ Corporate Governance:
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Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer
Intensivierung der Kommunikation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer
Auftragserteilung durch Aufsichtsrat
§ 111 Abs. 2 Satz 3 AktG§ 318 Abs. 1 Satz 4 HGB
Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung
§ 171 Abs. 1 AktG
Aushändigung des Prüfungsberichts
§ 170 Abs. 3 AktG§ 318 Abs. 7 HGB
Intensivierung derAbschlussprüfung
§ 317 HGB
2. KonTraG
III. Einzelheiten der Corporate Governance:
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Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer
Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich
Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)
2. KonTraG
Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat
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Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats
Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen
Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen
Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsratsbei der Überwachungstätigkeit
2. KonTraG
Intensivierung der Abschlussprüfung
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Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer
Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats
Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung
2. KonTraG
Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat
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Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen
Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion)
Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit
2. KonTraG
Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfersan/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates
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Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich
Realisierung Abt
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Formulierung bundes-, (landes-), kommunal-politischer Ziele P
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Ableitung und Formulierungeines Unternehmenszwecks G
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Ableitung strategischer Ziele
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Ableitung taktischer Ziele
Auf
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Ableitung operativer Ziele
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3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
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Öffentlich gebundeneAufgabenübertragung
Verstärkte Aufgaben-verfolgung
Schnelle und umfassendeVeräußerung
Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung
hoch
niedrig
Langfristiger öffentlicherLeistungsbedarf
niedrig hoch Erfordernis öffentl.Leistungserstellung
Portfolio Analyse
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
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3. Strategische Unternehmensplanung
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. Sie dient dadurch letztlich dem Schutz der Interessen von Gesellschaftern, Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen.
Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates,
Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis
1. Corporate Governance
2. Personalentscheidungen Top-Management
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1. Corporate Governance
Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für:
die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) die Analyse von Abweichungen (Interpretation) das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen
Das persönliche Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich:
Rechtmäßigkeit
Zweckmäßigkeit
Wirtschaftlichkeit
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
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Grenzen der Controllingfunktion
Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt.
Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates, neue Produkte zuentwickeln. Aber der Aufsichtsrat ist dafür verantwortlich, dassdie Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Management geplant und durchgeführt und darüber regelmäßig berichtet wird.
Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein,
diese Grenzen zu kennen (Gesetz und Satzung bzw. GV-Protokolle)
auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Beispiel:
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2. Personalentscheidungen TOP-Management
Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft
Auswahl und Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter
Erarbeitung eines Anforderungsprofils
Regelmäßige Überprüfung des Anforderungsprofils (keine automatischen Vertragsverlängerungen)
Abberufung der Geschäftsführung
Empfehlung: Ausschuss für “human resources management”
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
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Festlegung der Unternehmensziele
Entwickeln von Strategien
Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien
Empfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)
3. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management
3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
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§ 111 Abs. 1 AktG:
“Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen”
Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht.
Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.
4. Überwachung und Haftung
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Zustimmungsvorbehalte
Richtlinienkompetenz
Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates
Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab
Kontrolle
Kompetenzen
Pflichten
4. Überwachung und Haftung
Ordnungsmäßigkeitskontrolle
Wirtschaftlichkeitskontrolle
Zweckmäßigkeitskontrolle
Informationsrechte
Verschwiegenheitspflicht
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1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)
2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren(§ 111 Abs. 2)
3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)
4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3)
5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)
6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112)
7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84)
8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)
9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)
Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz
4. Überwachung und Haftung
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1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)
2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2)
3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)4. Einberufung der Gesellschafterversammlung 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber den Geschäftsführern7. Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171)
Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäfts-führung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesell-schafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.
Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz(§ 52 GmbHG verweist auf das AktG)
4. Überwachung und Haftung
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Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung
Vorstand AufsichtsratSchriftliche und mündliche Berichte
§ 90 Abs. 1 Satz 1 AktG
VorstandAufsichtsrats-vorsitzender§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG
Berichte aus wichtigen Anlässen
VorstandAufsichtsrat
Aufsichtsratsmitglied§ 90 Abs. 3 AktG
Anforderung besonderer Berichte
Bücher, UnterlagenGesellschaftskasseWaren, Wertpapiere
Aufsichtsrat§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG
Einsichtnahme zur Überprüfung
4. Überwachung und Haftung
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Dreifach abgestufte Überwachungspflicht
III. In der Krise “Führende Überwachung”
II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung“
I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”
4. Überwachung und Haftung
Dreifach abgestufte Überwachungspflicht
III. In der Krise “Führende Überwachung”
II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung“
I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”
Dreifach abgestufte Überwachungspflicht
III. In der Krise “Führende Überwachung”
II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung“
I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”
Dreifach abgestufte Überwachungspflicht
III. In der Krise “Führende Überwachung”
II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung“
I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”
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Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit
Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG.
Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG).
Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf-sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied.
Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögens-gegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG.
Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf- gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem.
§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG).
wenn die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen wurde: Dabei mussnicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich
Beanstandungen ergeben haben.
4. Überwachung und Haftung
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Angaben zum Umfang der Prüfung
Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung:
“Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.
Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.)
Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11)
4. Überwachung und Haftung
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Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen
Zivilrechtliche Verantwortung
- überstimmte Aufsichtsratsmitglieder
- Sorgfaltsmaßstab
- Verjährung
Strafrechtliche Sanktionen
- Allgemeine Straftatbestände
- Geheimnisverrat
4. Überwachung und Haftung
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Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung
Fazit: Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über-
bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten
keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in
empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt
offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines
bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt.
Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch
Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen
zählt man technische Vorgänge.
4. Überwachung und Haftung
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Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane
Ein Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglieder gem. § 116 AktG
hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden.
Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem gesamten Vermögen.
Die Haftung wird auch auf bei leichter Fahrlässigkeit ausgelöst.
Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalteines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.
4. Überwachung und Haftung
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Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen)
Grundprinzipien
Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit
Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit
Grundprinzipien
Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit
Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit
Allgemeine Grundsätze
• Personelle Anforderungen
- Grundsatz der Unabhängigkeit
- Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit
- Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit
- Grundsatz der Verschwiegenheit
- Grundsatz der Vergütung und Entlastung • Institutionelle Anforderungen
Grundsatz der Planung und Kontrolle
Allgemeine Grundsätze
• Personelle Anforderungen
- Grundsatz der Unabhängigkeit
- Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit
- Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit
- Grundsatz der Verschwiegenheit
- Grundsatz der Vergütung und Entlastung • Institutionelle Anforderungen
Grundsatz der Planung und Kontrolle
Besondere Grundsätze
“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”• Bücher und Schriften• Berichtserstattungspflicht des Vorstandes • Jahresabschluss• Abschlussprüferbericht• steuerlicher Außenprüfungsbericht• etc.
Besondere Grundsätze
“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”• Bücher und Schriften• Berichtserstattungspflicht des Vorstandes • Jahresabschluss• Abschlussprüferbericht• steuerlicher Außenprüfungsbericht• etc.
4. Überwachung und Haftung
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Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand
Unternehmenstätigkeit
Aufsichtsrat
Risikomanagementsystem
Beteiligungsmanagementder Gebietskörperschaft
Abschlussprüfungnach HGB und HGrG
Betätigungsprüfung derGPA / Rechnungshöfe
• Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS• Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung• Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der GPA/Rechnungshöfe
5. § 53 HGrG
Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance
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Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG
Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs-
tätigkeit
Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums
Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-
organisation
Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfungvon Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist.
Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit
Erleichtert die Überwachungstätigkeit
Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer
5. § 53 HGrG
Überwachung der Geschäftsführung
= Prüfung der
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Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet:
nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern
wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt?
ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde einenach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?
5. § 53 HGrG
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Überwachungs- und Prüfungsbereich I
Prüfungslemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten
Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-
organisation
Übereinstimmung dertatsächlichen Geschäfts-
führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und
Gesellschaftsvertrag
Firmeninterne Regelungenfür die
Geschäftsführung
Zusammensetzung undTätigkeit der
Geschäftsführung
Zweckmäßigkeit der Regelung imHinblick auf die Erfordernisse einer
effizienten und flexiblenUnternehmensführung
5. § 53 HGrG
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Überwachungs- und Prüfungsbereich II
Prüfungselemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten Aufbau- und ablauf-
organisatorischeGrundlagen
Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums
Rechnungswesen Informationssystem
Risikomanagement-system
PlanungswesenVersicherungsschutz
Interne Revision
5. § 53 HGrG
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Überwachungs- und Prüfungsbereich III
Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-
tätigkeit
Investitions-entscheidungen
Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und
Maßnahmen mit Gesetz,Satzung, Geschäftsordnung
und bindenden Beschlüssen des
Überwachungsorgans
AuftragsvergabeLieferverpflichtungen
EntgeltregelungenZustimmungsbedürftigeRechtsgeschäfte und
Maßnahmen
Berichterstattung an dasÜberwachungsorgan
5. § 53 HGrG
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Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG.
Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit
Angaben zum Umfang der Prüfung
6. Berichtspflicht
Kernstück der Berichtspflicht
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6. Berichtspflicht
Berichtspflichten
vom Geschäftsführer Aufsichtsrat
vom Aufsichtsrat Gesellschafter
Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht
Geschäftsführer Gesellschafter
an den
an den
*
* sofern kein Gesellschaftsversammlungs-Beschluss vorliegt
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Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen
1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers
des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang)
des Lageberichts des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)
6. Berichtspflicht
Gesetzliche Grundlagen
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2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2).
3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften
(§ 171 Abs. 2).
4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet(§ 171 Abs. 2 Satz 3)
5. sein abschließendes Ergebnis
eventuelle Einwendungen
Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses
(§ 171 Abs. 2 Satz 4)
6. Berichtspflicht
Gesetzliche Grundlagen
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6. Berichtspflicht
Z
E
I T
Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. Sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB) durch Vorstand
Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB)
Prüfung des Jahresabschlusses/ Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. Vier Wochen Bestätigungsvermerk
Übergabe des Prüfungsberichts anGeschäftsführung
Übergabe des Jahresabschlusses unverzügliche Weitergabe an denplus Prüfungsberichts an Aufsichtsrat Aufsichtsrat
Übergabe des Aufsichtsrats-Berichtsan Geschäftsführung
Einberufung der Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche vorher(§51 GmbHG)
max. vier Wochen (§ 171 Abs. 3) plusvier Wochen Kulanz
Prüfung durch Aufsichtsrat
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6. Berichtspflicht
Problemfelder bei der Berichterstattung durch den Aufsichtsrat
Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schriftlichkeit undVollständigkeit
Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretischmöglich
Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats-Ausschuss
Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat
Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch dasProtokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung
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Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer
— Ausgangspunkt: §§ 316 ff HGB bzw. Satzung
— Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens
— Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG)
— Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
— Aufbau eines Prüfungsberichtes
— Bestätigungsvermerk
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
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Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Identifizier-ung möglicherPrüfungs-risiken
Erarbeitung einesPrüfungs- undZeitplans
Tests von EDV-und sonstigenKontrollen
Erneute Überprüfung unseresPrüfungs-plans
Zusammen-fassung und Beurteilungunserer Prüfungs-ergebnisse
Erteilung des Bestätigungsvermerksund Abgabe des Prüfungs-berichts
Überprüfung des Einflusses wesentlicher erkannter Prüfungs-risiken
Untersuchung desManagement-Kontroll-Umfelds
Durchsicht derBilanzier-ungsrund-sätze
Identifizier-ung undDoku-mentation der wesent-lichen Ver-fahren und der internen Kontrolle
SubstantivePrüfungs-schritte bzgl. der Jahres-endsalden
analytischeDurchsicht desJahresab-schlusses
Beratung bei der endgül-tigen Ab-schlusser-stellung
Erstellung einesManagementLetters
Planungs- und Analysephase Vorprüfung Schlussprüfung und Berichtphase
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Interne Produkte
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der öffentlichen Unternehmen
Allgemeine Risikoanalyse unterDarstellung von Industrie- und Marktverhältnissen
Zusammenfassung speziellerPrüfungsrisiken
Zusammenfassung von EDV-RisikenBeurteilung des allgemeinen Kon-trollumfeldes
Flowcharts zu den Verfahren
Verabschiedung des Zeitplans
Erstellung der Arbeitsprogramme
Prüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse
Zusammenfassungkritischer Sachverhalte
Vorschlag zum Prüfungs-ablauf und Zeitplan
Zusammenfassung derVorprüfungsergebnisse
Anregungen für Bilanz-politik
Zusammenfassung derPrüfungsergebnisse
Management Letter Testatund Prüfungsberichte
Planung Vorprüfung Schlussprüfung
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Muster-Inhaltsverzeichnis
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Neuer IDW-Prüfungsstandard:(IDW PS 450) vom 24.6.1999
A. PRÜFUNGSAUFTRAGB. GRUNDSÄTZLICHE FESTSTELLUNGEN
I. Lage des Unternehmens1. Stellungnahme zur Lagebeurteilung der gesetzlichen Vertreter2. Entwicklungsbeeinträchtigende oder bestandsgefährdende Tatsachen
II. Unregelmäßigkeiten1. Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung2. Sonstige Unregelmäßigkeiten
C. GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNGD. FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG
I. Buchführung (und weitere geprüfte Unterlagen)
II. Jahresabschluss1. Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses2. Aufgliederung und Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses3. Gesamtaussage des Jahresabschlusses
III. Lagebericht
E. FESTSTELLUNGEN ZUM RISIKOFRÜHERKENNUNGSSYSTEMF. FESTSTELLUNGEN AUS ERWEITERUNGEN DES PRÜFUNGSAUFTRAGESG. BESTÄTIGUNGSVERMERK
ANLAGEN
1. Bilanz
2. Gewinn- und Verlustrechung
3. Anhang
4. Lagebericht
5. Zusätzliche Erläuterungen zumJahresabschluss
6. Rechtliche(, steuerliche (und wirt-schaftliche)) Verhältnisse
7. Allgemeine Auftragsbedingungen (einschließlich Sonderbedingungen)
Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung beiAbschlußprüfungen:
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Wie lese ich eine Bilanz?
Bilanz ist Bestandteil des JahresabschlussesJahresabschluss besteht aus:
7. Wirtschaftsprüfungsbericht
I. Bilanz
II. Gewinn- und Verlustrechnung
III. Anhang
IV. Lagebericht (§ 264 I 1 HGB)
V. Gewinnverwendungsvorschlagund
Bestätigungsvermerk:
(hoffentlich uneingeschränkt undohne Hinweise bzw. Zusätze bzw. Vorbehalte)
“Wir haben den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr vom … bis … geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften (und den ergänzenden Regelungen in der Satzung [im Gesellschaftsvertrag]) liegen in der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben.Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Fest-legung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Gesellschaft sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchhaltung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der gesetzlichen Vertreter sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet.Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt.Nach unserer Überzeugung vermittelt der Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft. Der Lagebericht gibt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gesellschaft und stellt die Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dar.”
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Zusammenfassende Diskussion
Geschäftsführung
LandtagGemeinderat
Kreistag
Gesellschafter
WirtschaftsprüferBeteiligungs-management
Rechnungshöfe
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance
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Zusammenfassende Diskussion
Geschäftsführung
LandtagGemeinderat
Kreistag
Gesellschafter
WirtschaftsprüferBeteiligungs-management
Rechnungshöfe
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance
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Anlagen-Verzeichnis
1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer
effektiven Corporate Governance?
von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele
2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang
von Rüdiger Birkental und Axel Sitt
3. Gesetzestexte in Auszügen
von Dr. iur. Christian Ziche
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Literaturverzeichnis
1. Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer im Lichte des KonTraG- Schlüssel zur Verbesserung der Corporate Governance? von Dietrich Dörner
in: Der Betrieb, Heft 3 vom 21.1.2000, Seite 101-105
2. Zum Rollenverständnis der Aufsichtsrätevon Prof. Dr. Eberhard Scheffler
in: Der Betrieb, Heft 9 vom 3.3.2000, Seite 433-437
3. Aufsichtsräte in Unternehmen der öffentlichen Hand - professionell genug?von Dr. iur. Roderich C. Thümmel
in: Der Betrieb, Heft 37 vom 17.9.1999, Seite 1891-1893
4. Stärkere Kooperation von Aufsichtsrat und Abschlußprüfervon Prof. Dr. oec. Herwarth Westerfelhaus
in: Der Betrieb, Heft 42 vom 16.10.98, Seite 2078-2079
Vgl. auch die ausführlichen Literaturangaben in den beigefügten Artikeln, insbesondere in “Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance?”