KOSTEN RUNTER – PERFORMANCE HOCH

WARUM SICH ONLINE-IT FÜR STARTUPS LOHNT

03 Sparen Sie Geld, Nerven und Zeit mit Cloud-Diensten

05 Digitale Tools über die Cloud fördern Kollaboration

07 Cloud-Services beschleunigen Digitale Transformation

10 Die wichtigsten SaaS-Anbieter für Startups

13 Sage One: Die Cloud-Buchhaltung für Startups

14 Fazit: Die Cloud bringt Startups mehr Flexibilität und Agilität

15 Impressum

2 | Kosten runter – Performance hoch Inhaltsangabe

Als Gründer eines Startups sind Sie ein Tausendsassa: Sie sind nicht nur Chef oder Teilhaber; Sie sind auch IT-Leiter, Finanzvorstand, Marketing- und Vertriebsmanager und vieles andere mehr (in Personalunion). Sie kochen für sich und Ihr Team sogar den Kaffee, verhandeln mit der Hausverwaltung – alles völlig normal. Ein Startup ist eben kein Ponyhof und irgendwer muss die Arbeit schließlich machen. Und Aufgaben haben Sie als Gründer mehr als Ihnen lieb ist. Ständig sind Sie als Multiplayer gefragt und müssen für alle Fachbereiche Ihres Unternehmens die Richtung vorgeben. Parallel haben Sie in der Regel ein enges Budget; es fehlen noch qualifizierte Mitarbeiter. Auch wenn Sie bei Ihrem Businessplan an alles gedacht haben, müssen Sie in den ersten Jahren vielfach improvisieren. Meistens geht es aber um weitreichende Entscheidungen, die Sie treffen müssen und die deshalb gut durchdacht werden

wollen. Vor allem bei IT und Buchhaltung müssen Sie zudem Strukturen schaffen, die idealerweise mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten können.

Der ideale Wachstumspartner für Startups: Cloud-Dienste!

Was genau ist “Cloud Computing” aber eigentlich noch mal? Zum Einstieg hier eine grundsätzliche Definition. Was bildhaft als “Cloud-Lösung” bezeichnet wird und manchmal vielleicht immer noch recht abstrakt erscheint, ist nichts anderes als die Bereitstellung von IT-Infrastruktur oder IT-Leistungen wie beispielsweise Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Service über das Internet.

Das Internet wird dabei gern als Wolke dargestellt. Somit sind Cloud-Dienste

schlicht Anwendungen im Internet - Online-Lösungen also, ähnlich wie das schon selbstverständliche Online-Banking. Diese Online-Anwendungen entbinden den Nutzer von der kostenintensiven Bereitstellung, Installation sowie Betreuung und Wartung eigener Rechensysteme oder installierter Softwarelösungen. Gerade für Startups ist dieser finanzielle Vorteil ein wesentlicher Faktor, den es gründlich zu bedenken gilt. Denn die Alternative – also die Bereitstellung von Hard- und Software für das eigene Unternehmen – geht schneller ins Geld als so mancher denkt.

IT-Hard- und Software für ein Startup mit 20 Arbeitsplätzen kosten je nach Geschäftsmodell schnell einen mittleren fünfstelligen Eurobetrag. Für solche Anfangsinvestitionen müssen Sie erstmal eine Finanzierung auf die Beine stellen. Zudem müssen eigene Server,

Kapitel 1Sparen Sie Geld, Nerven und Zeit mit Cloud-Diensten

die Clients in den Büros sowie die On-Premise-Software installiert und gewartet werden. Hier bieten Cloud-Dienste in den Bereichen Storage, Archivierung, Webseiten-Performance, Marketplaces, Büro- und kaufmännischer Software sowie Kundenverwaltung (Customer Relation Management, CRM) und Marketing-Automation kostengünstige Alternativen. Vor allem sind solche Dienste ideale Wachstumspartner: Denn die Preismodelle sind flexibel und abhängig von der Nutzung. So ist es auch kaum verwunderlich, dass die Studie „IT für Startups – Trends 2015“ des sicherlich interessengeleiteten Cloud-Anbieters LeaseWeb zu dem Befund kam, dass die Mehrheit der befragten Gründer und IT-Experten Startup-Unternehmen zu Cloud-Diensten raten. Damals sah die Wirklichkeit aber noch anders aus. In derselben Befragung kam heraus, dass nur zwölf Prozent der Startups den Weg der externen IT über

3 | Kosten runter – Performance hoch Sparen Sie Geld, Nerven und Zeit mit Cloud-Diensten

Cloud-Dienste von Anfang an gehen. Langsam dürfte sich das Blatt wenden. Denn die Vorteile – nicht nur bei den Kosten, sondern auch bei Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit – sind nicht mehr von der Hand zu weisen. Das IT-Marktforschungsunternehmen IDC geht in seiner Studie „Cloud Computing in Deutschland 2017“ sogar noch einen Schritt weiter:

„Deutsche Unternehmen ziehen immer stärkeren Nutzen aus der digitalen Transformation. Dabei zeigt sich, dass eine erfolgreiche Cloud-Strategie eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung im Unternehmen ist. Die rasche Verbreitung von Cloud Services innerhalb der letzten 12 Monate hat viele Marktteilnehmer in Deutschland überrascht. Und in der Tat sind immer mehr Unternehmen bereit, in Cloud Services und Cloud Technologie zu investieren, um sich einen Vorsprung im Wettbewerb zu sichern. IDC prognostiziert für die Investitionen in Public Cloud Services ein jährliches Wachstum von gut 23 % (CAGR 2015/2020). Dabei zeigt sich

deutlich: Immer häufiger setzen sich Cloud Services gegenüber on-premise Angeboten durch. Und das mit gutem Grund: Digitale Initiativen erreichten erst mit der Cloud ihr volles Potenzial. Bis Ende 2019 werden im globalen Maßstab die meisten Unternehmen mit einer überwiegend auf Clouds basierenden IT-Umgebung arbeiten.“

Ob diese Prognose so eintritt, wird sich zeigen. Fest steht: Unabhängig von der Tatsache, dass sich die meisten Startups bereits an den Rahmenbedingungen der Digitalen Transformation ausrichten, hat sich auch in der Art der Arbeitsorganisation bereits viel geändert. Vor allem die heute notwendige Flexibilität der Leistungserbringung in Projekt- und Workflow- orientierten Arbeitsprozessen lässt sich mit online Tools optimal unterstützen.

In diesem E-Book haben wir für Sie die wichtigsten Aspekte rund um Cloud-Dienste für Startup-Unternehmen zusammengestellt. Wir geben Ihnen einen Einblick über die wichtigsten Dienste und die führenden Anbieter.

Sparen Sie Geld, Nerven und Zeit mit Cloud-Diensten4 | Kosten runter – Performance hoch

Zur Grundausstattung eines Startups sowie seiner Management-Kollegen gehören Smartphone, Tablet oder Laptop. Gründer und ihre Teams sind ständig unterwegs und müssen auf Reisen arbeiten. Auch Social Media wie Facebook, Twitter, SMS oder Instagram, Business Plattformen wie XING oder LinkedIn, Videokonferenzen oder IP- Telefonie und erst recht E-Mails sind heute Standards, um mit Kooperationspartnern, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern den Kontakt zu halten. Mittels Notebook, Tablet oder Mobiltelefon arbeiten agile Gründer und ihr Top-Personal überall auf der Welt effizient über das Internet. So stellen sie problemlos und rund um die Uhr Verbindung zum

Firmennetzwerk her, laden online Dateien aus der Dropbox herunter, teilen oder bearbeiten sie. Videokonferenzen haben sich ebenfalls etabliert. Mitarbeiter, Kunden und auch Freelancer vernetzen sich heute selbstverständlich und ad hoc zu schnellen Absprachen und Entscheidungen. Eine Befragung des IT-und Videokonferenz-Dienstleisters Citrix unter 1.900 IT-Verantwortlichen aus 19 Ländern zeigte vor zwei Jahren, dass bis zum Jahr 2020 weltweit 94 Prozent der Firmen ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten ermöglichen wollen. Bei Startups ist das heute bereits der Standard, zumindest für die Gründer und ihre ersten Top-Manager. Sie arbeiten bereits in dezentralen Projektteams, deren Mitglieder häufig auch noch an

verschiedenen Orten sitzen. Zusammen mit Kunden und Lieferanten oder Partnern entwickeln sie über ihre Netzwerke gemeinsam Projekte.

Mitarbeiter unterwegs: Daten reisen verschlüsselt in Echtzeit hinterher

Cloud-Dienste haben für die Kollaboration dezentral verteilter Teams den unschlagbaren Vorteil, dass die Anwendungen und die darin verarbeiteten Daten in Echtzeit synchronisiert vorliegen – und zwar für alle Mitglieder. Zeit- und ortsunabhängig können sich Projektmitarbeiter gegenseitig auf dem Laufenden halten, ohne beispielsweise auf Zeitverschiebung

Kapitel 2Digitale Tools über die Cloud fördern Kollaboration

Digitale Tools über die Cloud fördern Kollaboration5 | Kosten runter – Performance hoch

oder Feiertage Rücksicht nehmen zu müssen. Wichtig ist neben einer schnellen Breitbandverbindung und leistungsfähiger Hardware auch eine sichere und effektive Verschlüsselungslösung. Denn meistens geht es um sensible Daten, die nicht nur über das Firmennetzwerk sondern auch über andere, häufig ungesicherte Hotelnetze oder Hotspots reisen. Darin liegen auch die Hauptsorgen vieler Gründer und IT-Manager, die das Sicherheitsrisiko für sensible Unternehmensdaten scheuen, die mit mobilen Arbeitsformen einhergehen. Diese Lektion haben mittlerweile aber alle Online-Dienste gelernt. Dank ausgeklügelter Datenverschlüsselungssysteme ist die Angst vor Datenklau und Spionage-Angriffen auf Firmendaten obsolet

geworden. Den technischen Standard mit einer 256-Bit-Verschlüsselung können auch Hacker mit leistungsfähigen Rechenzentren ohne den Public Key (noch) nicht entschlüsseln.

Fester Büroarbeitsplatz ist überflüssig geworden

Einige Unternehmen wie Microsoft oder Google bieten ihren Mitarbeitern heute schon keinen festen PC-Arbeitsplatz mehr. Üblich sind in flexiblen Unternehmen und Startups meist nur ein eigener Laptop und der Zugang zum Firmennetzwerk und den Cloud-Diensten. So können Mitarbeiter jederzeit mobil arbeiten – egal ob im Office, im Home-Office, beim Kunden und in Cafés oder auf Reisen im Zug, im Flugzeug und im Auto. Der Vorteil

dieser Arbeitsmodelle liegt neben der erhöhten Flexibilität vor allem auch in der Kostensenkung, denn die digitale Art der Leistungserbringung macht physische Arbeitsplätze zunehmend obsolet. Dadurch lassen sich die Ausgaben für Miete und Arbeitsplatzinfrastruktur erheblich reduzieren. Und wenn doch einmal ein fester Arbeitsplatz für mehrere Wochen oder Monate gebraucht wird, bieten heute Coworking Spaces die flexible Ergänzung. Längst haben sich in den großen Städten Anbieter solch flexibel anmietbarer Cowork Spaces etabliert. Sie stellen die Infrastruktur für Arbeitsplätze auf Zeit zur Verfügung, inklusive der Bürotechnik wie Telefone, Beamer sowie Teeküche und Besprechungszimmer.

Digitale Tools über die Cloud fördern Kollaboration6 | Kosten runter – Performance hoch

Cloud-Dienste wie „Software as a Service“ (SaaS) und „Infrastructure as a Service“ (IaaS) stehen heute auf der Wunschliste vieler Fachabteilungen. Einerseits stellen immer mehr Software-Dienstleister ihre On-Premise-Produkte auf die Cloud um. Andererseits profitieren die Kunden von stets aktuellsten Versionen und müssen nur noch das Client-System warten. Aus Kundensicht ergeben sich folgende technischen und daraus wiederum finanziellen Vorteile:

- Cloud-Dienste sind kostengünstiger: Betrieb und Wartung notwendiger IT-Infrastrukturen entfallen fast gänzlich.

- Ausbau- und Ersatzinvestitionen für Hardware erübrigen sich.

- Lediglich die Clients (Laptops, mobile Endgeräte) sind für Authentifizierung und Verschlüsselung auszurüsten.

- Cloud-Dienste fordern weniger Rechenleistung und Speicherkapazitäten in der eigenen IT-Infrastruktur.

- Cloud-Dienste wachsen mit einem Startup mit.

- Sie sind unendlich skalierbar.

- Kosten fallen nur auf Basis der Nutzerzahlen und des Speicherbedarfs an.

- Cloud-Dienste bieten eine zeitgemäße und sichere Verschlüsselung der Daten.

- Professionelles Management durch den Cloud-Provider bietet zusätzliche Sicherheit.

- Hacker-Angriffe, Viren- oder Schadsoftware haben dadurch kaum eine Chance.

- Automatische System-Updates auf Basis der Service-Level-Agreements mit dem Provider garantieren stets ein Arbeiten auf dem aktuellen Technikniveau.

Für Young Professionals ist online selbstverständlich

Fast jeder nutzt heute Cloud-Lösungen. Manchmal geschieht diese Nutzung ohne das Wissen der IT. Die Gründe für diese Entwicklungen liegen auf der Hand. Nicht nur für jüngere Mitarbeiter in Unternehmen gehören Cloud-Dienste auch privat zum Alltag. Fotos (Instagram) und Musik (Spotify) speichert, „streamt“ oder nutzt die ‚Generation Y‘ heute wie selbstverständlich aus der Cloud. Auch Dateien lagert sie in die Apple iCloud, GoogleDrive oder Microsoft OneDrive aus oder tauscht sie mit Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern über Private

Kapitel 3Cloud-Services beschleunigen Digitale Transformation

Clouds. Viele Internet-Provider bieten ebenfalls Storage- und Cloud-Dienste an. So ist es auch kein Wunder, dass vor allem junge und gut ausgebildete Mitarbeiter von ihren Arbeitgebern erwarten, dass sie ein modernes Arbeitsumfeld mit den führenden Applikationen zur Verfügung stellen.

Sicherheit in der Cloud

Ein großes Thema bei der Zusammenarbeit mit einem Cloud-Anbieter, sei es SaaS oder IaaS, ist die Daten- und Ausfallsicherheit. Unternehmer sind darauf angewiesen, eine rechtssichere Anwendung und Datenhaltung einzusetzen, die neben den gesetzlichen Anforderungen auch die Performance der Daten in der Anwendung garantieren kann. Als sicher können Cloud-Anbieter gelten, die sich

7 | Kosten runter – Performance hoch Cloud-Services beschleunigen Digitale Transformation

den weitreichenden deutschen und europäischen Datenschutzstandards unterstellen. Stand der Technik ist bei etablierten IaaS- und SaaS-Providern die Ausstattung mit einer Next-Generation Firewall. Diese schützt nicht nur Daten sondern auch die Anwendungen vor Manipulationen und Zugriff durch Dritte. Zudem sind die Rechenzentren, die überwiegend in der Nähe schneller Netzknoten stehen, mit der neuesten Generation von Sicherheits-Soft- und Hardware-Komponenten zur Betrugsprävention durch Hacker, Viren- oder Schadprogramme ausgestattet. Sie schützen die Anwendungen und die Daten besser, als dies die bisherigen Standards in vielen IT-Abteilungen schafften. Immerhin: Fast jedes zweite Unternehmen wurde bereits Zielscheibe von Hackern. Viren und Malware stellen sogar für jedes Unternehmen ein Problem dar. Eine von SentinelOne veröffentlichte Studie Ende 2016 ergab: 48 Prozent der befragten Unternehmen aus Deutschland, Frankreich, den USA und Großbritannien wurden demnach im zurückliegenden Jahr Opfer eines Ransomware-Angriffs; in Deutschland waren es gar 51 Prozent. Die meisten Unternehmen waren dabei gleich mehrfach betroffen. Bei einem Cloud-Anbieter arbeiten ganze Abteilungen von Sicherheitsexperten am Schutz der Daten ihrer Kunden. Bei den großen Cloud-Anbietern wie Amazon, Salesforce, Microsoft oder Google wehren sie vermutlich täglich tausende Cyber-Attacken ab.

Zugriffskontrollen mit Berechtigungen und Authentifizierung

Datenschutz und Sicherheit des Cloud-Computing haben die Anbieter weitgehend im Griff. Vor allem nach den Angriffen auf die iCloud von Apple haben die großen Anbieter ihre Sicherheitsarchitektur weiter verstärkt. Auch die Prävention missbräuchlicher Zugriffe ist weitgehend erfolgreich. Standard ist, dass die Kunden von Cloud-Anwendungen jedem ihrer internen und externen Nutzer klare Zugriffsrechte einräumen, und das auf einer sehr granularen Ebene. So kann der Cloud-Nutzer für jeden Mitarbeiter selektieren, welche Daten dieser nur lesen und welche er auch ändern darf. Jeder Mitarbeiter hat so seinen eng definierten Bereich an Rechten, mit denen er in einer Cloud-Anwendung arbeiten kann. Geregelt wird dies mit der Authentifizierung, die jeder Sitzung vorausgeht. Hier gibt es sicherlich noch Unterschiede. Während andere Anbieter lediglich mit Benutzername und Passwort authentifizieren, wird bei manchen Cloud-Diensten jeder Nutzer mit dem jeweiligen Endgerät einzeln authentifiziert. So kann ein Missbrauch durch Dritte weitgehend verhindert werden, allerdings nur, wenn die Nutzer ihre Zugangsdaten Dritten nicht zugänglich machen oder fahrlässig damit umgehen.

Ständig up to date: Updates ohne Wartungspausen

Genauso wie On-Premise-Software unterliegen Cloud basierte Anwendungen ständiger Überarbeitung. Während erstere einen hohen internen Wartungsaufwand mit sich bringen, entfällt dieser bei Online-Diensten komplett. Je nach Level Agreement und Preismodell erhalten die Kunden automatisch Updates oder neue Funktionen. Vor allem bei Tools zur Vernetzung und für die Zusammenarbeit in Projektgruppen ist dies ein unschätzbarer Vorteil. Insbesondere bei kaufmännischen Anwendungen profitieren die Nutzer zudem von gesetzlichen Änderungen, die bei Cloud-Diensten innerhalb kürzester Zeit aktualisiert werden. Mit Cloud-Diensten bleiben die Nutzer und die Unternehmen somit immer an der Spitze der technologischen und rechtlichen Entwicklung – ein unschätzbarer Vorteil für die Einhaltung von Compliance-Regeln.

Bei der Auswahl auf Sicherheitszertifikate achten

Mittlerweile gibt es weltweit wohl über 16.000 Cloud-Anbieter. Bei der Auswahl eines Cloud-Providers empfiehlt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf Sicherheitszertifikate zu achten. Eines der bekanntesten ist das der ISO 27001. Dieses Zertifikat bestätigt einem Cloud-Provider, dass er die IT-Grundschutzanforderungen des

Cloud-Services beschleunigen Digitale Transformation8 | Kosten runter – Performance hoch

BSI sowie die Anforderungen des Bundesdeutschen Datenschutzgesetzes (BDSG) erfüllt. Solche Zertifikate müssen die Anbieter regelmäßig erneuern.

Datensicherheit bei US-Cloud-Anbietern weiter in der Kritik

Ähnlich wie bei Microsoft liegen die Dokumente bei Google Drive in weltweit verteilten Rechenzentren. Deshalb kritisieren deutsche Datenschützer, dass nach dem Save Harbour-Entscheid des Europäischen Gerichtshofes (EuGH 2015) sowie nach dem amerikanischen Patriot Act die europäischen Datenschutzanforderungen nicht garantiert seien. Sowohl Google als auch Microsoft haben erklärt, für ihre europäischen Kunden an sicheren Rechenzentren und Lösungen zu arbeiten, die die hiesigen Gesetze erfüllen. Nach dem amerikanischen Patriot Act haben amerikanische Behörden aber immer Zugriffsrecht auf europäische Daten, wenn die Muttergesellschaft eines Cloud-

Anbieters in den USA ihren Hauptsitz hat. Auch bei Steuerermittlungen und Wirtschaftskriminalität können US-Gerichte anordnen, Daten zu beschlagnahmen. Und nach dem Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA) können ebenso der US-Generalstaatsanwalt und der Direktor eines amerikanischen Geheimdienstes auf Daten aus Europa zugreifen, wenn sie die nationale Sicherheit der USA gefährdet sehen.

Bitkom-Studie: Cloud Monitor 2016

Seit 2011 befragt die Bitkom Research GmbH im Auftrag der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG Führungskräfte aus IT und Geschäftsführung deutscher Unternehmen nach dem Stand der Cloud-Nutzung sowie der Zufriedenheit mit den Services. Gegenüber dem Vorjahr verzeichneten die Marktforscher einen Zuwachs in der Cloud-Nutzung um 10 Prozent auf nunmehr 54 Prozent der Unternehmen. Damit haben

nun erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen eine Cloud-Anwendung im Einsatz. Überdurchschnittlich setzen die Branchen IT- und Telekommunikation (74 Prozent), Banken (71 Prozent), Automotive (71 Prozent), Verkehr & Logistik (67 Prozent), Maschinen- und Anlagenbau (65 Prozent) sowie Pharma und Chemie (63 Prozent) Cloud-Dienste ein. Für die aktuelle Ausgabe antworteten 457 Personen aus Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Die wichtigsten Fakten im Überblick:

1. 54 Prozent der Unternehmen setzen bereits Cloud-Computing ein, 18 Prozent planen die Einführung.

2. 76 Prozent erwarten von ihrem Cloud-Anbieter, dass die Rechenzentren in Deutschland stehen.

3. 74 Prozent geben an, dass die Cloud-Anwendung zu einer besseren Verfügbarkeit und Performance der IT-Leistung geführt habe. Keiner berichtet von einer Verschlechterung.

4. 26 Prozent der Teilnehmenden setzen Public Cloud-Dienste ein. Das entspricht einer Steigerung gegenüber 2015 um 10 Prozent.

5. 62 Prozent der Befragten haben Sorgen, dass Cloud-Computing die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gefährdet.

6. 53 Prozent der Cloud-Anwender nehmen ihr Kontroll- und Weisungsrecht gegenüber dem Anbieter wahr.

7. 15 Prozent haben bereits Vorfälle bei der Datensicherheit festgestellt, 20 Prozent haben einen Verdacht.

8. 73 Prozent der Public Cloud-Nutzer und 65 Prozent der Private Cloud-Nutzer bewerten ihre Erfahrungen positiv.

2015

2014

2013

2012

Cloud-Computing

Cloud-Services beschleunigen Digitale Transformation

Inwieweit nutzt Ihr Unternehmen bereits Cloud-Computing bzw. plant oder diskutiert seinen Einsatz?

Anteil (gewichtet) in Prozent der Unternehmen; n= 457/458/403/436

Nutzer Planer Ist kein Thema

von 100 abweichende Werte ergeben sich aus Rundungsdifferenzen.

Quelle: KPMG, 2016

28 18 54

32 24 44

31 29 40

34 29 37

9 | Kosten runter – Performance hoch

Für praktisch alle kaufmännischen, administrativen, kommunikativen, analy-tischen und prozessorganisierenden An-wendungsfälle gibt es heute maßgesch-neiderte Cloud-Dienste. Selbst die komplette IT lässt sich in die Cloud auslagern, genannt „Infrastructure as a Service“ (IaaS). Ebenso gibt es Dienste für die Anwendungsentwicklung, die sich als „Plattform as a Service“ (PaaS) bezeichnen. Am weitesten verbreitet sind Cloud-Dienste mit „Software as a Service“ (SaaS), die vor allem für Start-ups interessant sind. Auf die wichtigsten Anbieter gehen wir nachfolgend näher ein.

Experton: Sages erste Adresse für KMU im Segment ERP

Die Experton Group AG aus Ismaningen veröffentlicht regelmäßig die Cloud Vendor Benchmarks. Darin bewertet das

Research-, Advisory- und Consulting-Haus für mittelständische und große Unternehmen die wichtigsten Cloud-Anbieter im deutschen Markt. Für 2015 berechnete das Beratungsunternehmen einen Gesamtumsatz für den deutschen Cloud-Markt in Höhe von 9,2 Milliarden Euro. Gegenüber dem Vorjahr war das eine Steigerung um 37 Prozent. In der aktuellen Studie wurden 490 Cloud-Anbieter für den deutschen Markt identifiziert. 160 Anbieter bewerteten die Forscher als relevant und wählten sie für ihre Analyse aus, 2009 lag die Zahl der relevanten Anbieter bei lediglich elf. Daran erkennen Sie, wie dynamisch sich der Cloud-Markt in den letzten Jahren entwickelte. Für 2019 schätzen die Experton-Analysten, dass der klassische Software-Markt durch SaaS überrollt werden wird. Im Marktsegment SaaS Enterprise Resource Planing (ERP) für kleine und mittlere Unternehmen

(KMU) gehört für die Forscher Sage zu den ersten Adressen im Markt, gefolgt von SAP, die den ERP-Markt für große Unternehmen bereits seit den siebziger Jahren dominieren.

Spezielle Cloud-Programme für Startups

Microsoft, Google und Amazon bieten speziell für Startups in der frühen Gründungsphase attraktive Cloud-Pakete im Wert von bis zu 100.000 Dollar an. Die Pakete beinhalten Rechen- und Storage-Kapazitäten, Datenbankfunktionen, Serverfunktionen für Webseiten sowie weitere Iaas und SaaS-Services. Die Cloud-Anbieter werben damit, dass sie den Gründern auch technischen Support, Trainingsangebote sowie Zugang zu Communities zum gegenseitigen Erfahrungsaustausch gewähren.

Kapitel 4Die wichtigsten SaaS-Anbieter für Startups

Natürlich sind solche Programme keine selbstlosen Angebote. Microsoft, Amazon und Google setzen darauf, die Nutzer langfristig zu binden. Denn der Aufwand, alle Applikationen nach der kostenlosen Entwicklungsphase wieder in andere Systeme zu migrieren, ist enorm. Deshalb sollten Sie als interessierter Gründer sehr genau prüfen, welches Programm Sie nutzen. Darüber hinaus ist es ratsam, im Businessplan zu kalkulieren, welche Kosten nach der ersten kostenfreien Phase später dauerhaft auf Ihr Unternehmen zukommen.

Büro- und Collaboration-Anwendungen

Die Büroanwendungen von Microsoft stellen seit über 30 Jahren den Standard in vielen Unternehmen. Die ebenso leistungsstarken wie erschwinglichen Produkte Word, Excel, PowerPoint und das E-Mail-Programm Outlook sind nun mit weiteren Tools in Office 365 als Cloud-Dienst vereint. Die moderne Arbeitsplattform unterstützt praktisch alle im Arbeitsalltag und bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Kooperationspartnern und externen Stakeholdern notwendigen Arbeitsprozesse. Die Nutzer arbeiten nach Belieben vom Standort ihrer Wahl. Mit der automatischen Synchronisierung sind wichtige Daten

Die wichtigsten SaaS-Anbieter für Startups10 | Kosten runter – Performance hoch

selbst dann verfügbar, wenn keine Internetverbindung besteht. Office 365 unterstützt das gemeinsame Arbeiten in Echtzeit. Für Online-Meetings (Skype for Business) stehen Werkzeuge wie OneNote zur Protokoll- und Notizerstellung bereit. Je nach Lizenz gehören ebenso das Datenprogramm Access sowie der Publisher dazu. Jede Nutzerlizenz enthält zudem bis zu ein Terrabyte Storage-Kapazität in OneDrive. Die Microsoft Cloud ist damit ein umfassendes „Ökosystem“, in dem sich praktisch die gesamte Bürokommunikation abspielen kann.

Mit Google Docs bietet der Alphabet-Konzern ein ähnlich leistungsfähiges Cloud-Tool für Büroanwendungen, mit dem die Nutzer Texte, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen können. Im Google Chrome-Browser sowie mit Android und iOS können Sie es auch ähnlich wie Office365 offline nutzen. Online funktioniert es auf allen aktuellen Browsern und Betriebssystemen. Zusammen mit weiteren, allerdings

nur online nutzbaren Werkzeugen wie Google Forms (Formulare), Google Drawings und Google Tables sowie Google-Mail oder auch G-Mail hat es einen vergleichbaren Nutzwert wie Office 365. Für kollaborative Arbeitsprozesse speichert der Dienst alle Dokumente auf Google-Servern (Google Drive) und versioniert sie mit einem Bearbeitungslog. Über eine Chat-Leiste in den Dokumenten können dezentral verteilte Teams sich über die simultan allen sichtbaren Änderungen direkt austauschen.

CRM-Anwendungen vom Marktführer Salesforce

Das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relation Management, CRM) gehört für Startups ab dem ersten Tag ins Pflichtenheft. Vor allem für Unternehmen mit einem Onlineshop sowie mit einer kleinteiligen B2C-Kundenstruktur ist es wichtig, die Kundenhistorie dabei so weit wie möglich automatisch, vor allem aber lückenlos, zu dokumentieren.

Die wichtigsten SaaS-Anbieter für Startups11 | Kosten runter – Performance hoch

Sicherlich kann man 100 Kunden auch weiterhin mit Bordmitteln wie Excel oder einem Notizheft managen. Aber schon bei der doppelten Anzahl kann sich keiner mehr an die bisherigen Kundenkontakte erinnern. CRM-Tools begleiten den Vertrieb und Verkauf bei ihren Aktivitäten und helfen dabei, die Workflows zu optimieren. Zu den klassischen Funktionen der Kundenstammdaten und -ansprechpartner gehören Notizen, Kalenderfunktionen für die Planung von Aufgaben und Wiedervorlagen. E-Mails, Anrufe und Meetings sowie die Dokumentation aller Kundenkontakte, kurz: alle Informationen über einen Kunden werden automatisch in deren Accounts dokumentiert, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter einen Kontakt hatte. Alle relevanten Daten werden automatisch verknüpft. So entsteht über den gesamten Kunden-Life-Cycle ein lückenloser Kommunikationsverlauf, in den alle Kaufprozesse einfließen und übersichtlich dargestellt werden können. Zudem hilft ein gutes CRM-Programm, über die Kundenhistorie gezielt Verkaufschancen zu ermitteln.

Mit Hilfe von Datenbanktools lassen sich grafische Auswertungen mit sogenannten Dashboards darstellen, die über Branchen, Kundensegmente, Produkte und Vertriebskanäle sowie deren Potenziale Auskunft geben.

Einer der größten Anbieter im cloudbasierten CRM-Markt ist Salesforce, der bereits seit 1999 besteht. Die Cloud-Dienste nutzen sowohl Konzerne als auch der Mittelstand. Speziell für kleine Unternehmen und Startups existieren kostengünstige und skalierbare Einsteigerpakete. Der Zugriff auf das Salesforce-Konto erfolgt über mobile Endgeräte oder einen Browser. Ganze Vertriebsabteilungen können gemeinsam ihre Aufgaben über Salesforce organisieren. Eine Synchronisierungsfunktion ermöglicht den Austausch mit Desktop-Anwendungen wie Outlook. Die Funktion „Chatter“ erleichtert die schnelle Koordination und den Austausch mit Kollegen.

Eigene Apps im Salesforce-System realisierbar

Mit der Plattform Salesforce1 ™ können Unternehmen mittlerweile auch eigene mobile Anwendungen entwickeln und für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und externe Stakeholder bereitstellen. Dieses PaaS-System (Platform as a Service) ermöglicht die Anwendungsentwickelung inklusive Testumgebung auf einer einheitlichen Infrastruktur. Der Vorteil dabei ist, dass alle bisherigen und neuen Anwendungen auf einer einheitlichen Datenhaltung basieren. Dies erleichtert die Integration zwischen den unternehmenseigenen und Salesforce-Anwendungen und ist darüber hinaus schneller und kostengünstiger zu realisieren, als jede Anwendung gesondert mit Daten füttern zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass für die Anwendungsentwicklung auf dieser Cloud-Plattform keine eigene Hard- oder Software vorhanden sein muss. In der Salesforce-Plattform können also weltweit alle Unternehmen ihre SaaS-Anwendungen realisieren. Mittlerweile stehen tausende Business-Apps auf der Plattform zur Verfügung.

Die wichtigsten SaaS-Anbieter für Startups12 | Kosten runter – Performance hoch

Für ein Startup in der ersten Phase sind kaufmännische Verwaltungsstrukturen wichtig, auch wenn sie anfangs als Backoffice-Funktionen mehr notwendiges Übel und daher eher lästig sind. Vor allem wenn der oder die Gründer keine ausgewiesene Expertise darin haben, sind Rechnungsstellung, Ausgaben- und Einnahmeverwaltung sowie die automatische Verbuchung und die Lohnbuchhaltung unternehmenswichtige Funktionen. Diese sollten Sie nicht schleifen lassen sondern vom ersten Tag an professionell einrichten. Einige Unternehmen lagern diese Funktionen an einen externen Dienstleister aus. Der kostet aber Geld. Um hier Zeit und Kosten einzusparen lohnt es sich, eine Online-Anwendung wie Sage One einzusetzen. Sage One ist die cloudbasierte Online Buchhaltung für Startups und kleine Unternehmen, die alle wichtigen Funktionen für die Buchhaltung und Lohnabrechnung jederzeit und dezentral bereitstellt - inklusive der

Steuerberechnung und pünktlichen Zahlung.

Kassenbuch, Aufgaben, Steuern und Cashflow per Klick

Sage One unterstützt alle Ihre Verwaltungsprozesse, die sie Sie als Gründer oder Geschäftsführer täglich zu erledigen haben. Sie legen Ihre Stammdaten für Kunden und Produkte oder Dienstleistungen an. Sie erstellen Angebote, die Sie bei Beauftragung automatisch in Rechnungen umwandeln. Selbstverständlich können Sie alle Dokumentenvorlagen nach Ihrer CI gestalten. Durch eine Schnittstelle zu Ihrer Bank sehen Sie jeden Zahlungseingang. Mit wenigen Klicks verbuchen Sie Einnahmen und Ausgaben und erhalten ein stets aktuelles Kassenbuch. Auch Ihre Steuer erledigen Sie mit nur wenigen Mausklicks. Denn alle steuerrelevanten Informationen wie Umsatzsteuer und Vorsteuer fasst Sage One automatisch

für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung zusammen. Durch eine Schnittstelle zum obligatorischen Steuerprogramm Elster Online gelingt die Anmeldung im Handumdrehen.

Auf dem Übersichtlichen Dashboard von Sage One sehen Sie Ihre Außenstände. So behalten Sie Ihren Cashflow immer im grünen Bereich.

Kapitel 5Sage One: Die Cloud-Buchhaltung für Startups

Sage One: Die Cloud-Buchhaltung für Startups 13 | Kosten runter – Performance hoch

Lohn & Gehalt in drei einfachen Schritten

Die wohl unbeliebteste Arbeit bei Gründern sind die monatlichen Lohnabrechnungen. Da müssen die Zeiten erfasst, Brutto- und Nettolöhne berechnet, Meldungen an die Steuerbehörden und Sozialkassen gesendet werden. Mit den Assistentenfunktionen in Sage One gelingt die Lohnabrechnung in wenigen Minuten. Selbst ohne große Vorkenntnisse führt Sie Sage One durch alle relevanten Schritte und sorgt dafür, dass Sie keine Fehler bei der Berechnung der Lohnsteuer sowie der rechtzeitigen Abführung der Sozialbeiträge machen. Selbstverständlich erzeugt das Programm nach der Abrechnung alle Notwendigen Bescheinigungen und Meldungen und sendet sie aus dem System direkt per E-Mail an die zuständigen Empfänger und Behörden.

Fazit: Die Cloud bringt Startups mehr Flexibilität und Agilität

Cloud-Dienste wie Salesforce und Sage One bieten Startups viele Vorteile, die weit über Kostenaspekte hinausreichen. Schon in der frühen Gründungsphase

erhalten Startups stabile und hoch-performante Business-Anwendungen, die ihre Prozesse optimal begleiten. Auch ohne Vorkenntnisse werden komplexe und oftmals gesetzlich vorgegebene Verwaltungsaufgaben rechtlich sauber organisiert. Gerade bei Steuern und Löhnen sind zahlreiche Gesetze zu beachten, die Sie als Gründer ohne einen BWL-Abschluss nicht kennen. Hier sind sie mit einer Cloud-Lösung wie Sage One immer auf der richtigen Seiten, weil sie stets an Meldepflichten, Zahlungsfristen erinnert werden. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie nicht auch noch zusätzlichen Ärger mit Behörden ausfechten müssen.

Sage One und die anderen Produkte von Sage wachsen flexibel mit Ihrem Unternehmen, bleiben stets aktuell und fördern die Zusammenarbeit von Teams. Mit Sage One profitieren Sie stets von den aktuellen Buchhaltungsgesetzen und Steuerrichtlinien und stärken so gleichzeitig die Compliance (Regeltreue) Ihres Unternehmens. Und wenn Sie in die nächste Wachstumsphase kommen, mehr Kunden, Aufträge und Mitarbeiter verwalten müssen, wechseln Sie einfach zu Sage Live, dem cloudbasierten ERP-System für Unternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern.

Sage One: Die Cloud-Buchhaltung für Startups

Der Assistent führt Sie sicher durch die Lohnabrechnung und erinnert Sie als Meldepflichten und Zahlungsfristen.

14 | Kosten runter – Performance hoch

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