Papierloser Einkauf, Workfl owBelegservice, Archiv• Schnell • Transparent • Papierlos • Rechtskonform

[ ]Media DigitalBridging the Technology Gap

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Inhalt

Elektronische Prozesse 3

Digitaler Postbote 4

Datenverfügbarkeit 5

Transparente Prozesse 6

Dokumente in der Cloud 7

Globale Vernetzung 8

Datenverwaltung 9 Online-Portal 10

Service 11

Leistungsspektrum 12

Systemverwaltung 13

Vernetzungskonzept 14

Elektronische Prozesse

Der Elektronische Beschaffungs-/BelegService (eBS) ist

eine nachhaltige und effektive Lösung, um im Unterneh-

men Prozesse zu optimieren und einen aktiven Beitrag für

den Umweltschutz zu leisten. eBs ist ein plattformunab-

hängiges, webbasiertes Workfl ow-System, für strukturier-

te und unstrukturierte Daten, zur revisionssicheren, elekt-

ronischen Verwaltung, Steuerung und Archivierung.

Gleichgültig ob Sie zukünftig Dokumente als Papier oder

in den unterschiedlichsten elektronischen Dateiformaten

in Ihrem Unternehmen im Umlauf haben, eBS verarbeitet

alle Formate. Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten

werden Sie und Ihre Mitarbeiter begeistern.

eBS entspricht den gesetzlichen Anforderungen und be-

rücksichtigt die nationalen und europäischen Gesetzge-

bungen.

Komfort, Sicherheit und Flexibilität steht an erster Stelle

und die Lösung ist an Einfachheit der Bedienung und Ad-

ministration kaum zu übertreffen. eBS hilft Ihnen bei der

Optimierung von Geschäftsprozessen und unterstützt Sie

bei der Zusammenarbeit in Projektgruppen, egal ob diese

im Unternehmen sind oder ob es sich hierbei um einen oder

mehrere externe Partner handelt.

Workfl ow• Einfache Bedienung• Automatisierte Prozesse• Aktuelle, immer verfügbare DateneBS stellt eine wesentliche Erleichterung für die Abwicklung von dokumenten-basierten Unternehmensprozessen zur Verfügung und kann so Routinetätigkeiten im Hintergrund automatisieren.Die Effi zienz erhöht sich bei den internenAbläufen um ein Vielfaches, Dokumente gehen weder verloren, noch müssen Sie diese manuell kopieren und

zuordnen.

Dokumentenhandling• Webbasierte Genehmigungen• Automatisierte Prozesse• Vollständiger Verzicht auf PapiereBS stellt Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verwaltung aller internen und externen Dokumente zur Verfügung. Alle Prozesse können automatisiert gestartet und abgear-beitet werden.

Scanlösung• OCR-Erkennung nach Vorgabe• Volltextsuche• RevisionssicherheitMit unserer Scanlösung erfüllen Sie dierechtlichen Anforderungen einer revi-sionssicheren Archivierung von Doku-menten. Stapelscan und automatischer Duplexscan sparen Zeit. VerwaltenSie vollständig automatisiert ihre Akten und fi nden Sie alle Dokumente dank Voll-textindizierung einfach und schnell.

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Digitaler Postpote

• Digitalisierung aller unternehmensrelevanten Daten

• Einfache Archivierung von Dokumenten u.v.m.

• Enorme Prozesskostenersparnis für Ihr Unternehmen

eBS wird zum digitalen Postboten in Ihrem Unternehmen.

Unabhängig von der Art des Dokuments wird dieses nur noch

digital im Unternehmen verteilt. Vom einfachen Geschäfts-

brief bis hin zum kompletten Projekt (z.B. Bestellanforde-

rung bis Rechnung), eBS stellt alles zielgerecht und zeitecht

zur Verfügung. Mit den entsprechend defi nierten Vorlagen

funktioniert das alles auch noch vollautomatisch. Das Wie-

derauffi nden von unternehmensrelevanten Daten wird so ein

Leichtes. Eine umfangreiche und intuitive Such-Funktion über

die gesamte Datenbank unterstützt Sie beim Finden von wich-

tigen Dokumenten. Egal ob sich diese gerade in einem Prozess

oder bereits im Langzeitarchiv befi nden.

eBS ist Ihre Lösung sowohl zur Digitalisierung aller Dokumen-

te als auch zur Unterstützung effi zienter Unternehmenspro-

zesse. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven bei der Bearbeitung,

Suche und Archivierung Ihrer Daten.

Datenverfügbarkeit

eBS bietet Ihnen eine permanente Datenverfügbarkeit der

neuen Generation. Ihre Dokumente können jederzeit von

den berechtigten Personen eingesehen und / oder bearbei-

tet werden.

Mit den zu konfi gurierenden Workfl ows werden Dokumen-

te sofort an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Ebenso

bilden parallele Workfl ows die Grundlage für ein effi zientes

Arbeiten im Team. So kann ein digitales Dokument, ohne

physische Kopie, bei mehreren Personen zur Bearbeitung

vorliegen um es zum Beispiel durch ein Vier-Augen-Prinzip

zu genehmigen.

Durch die browserbasierte Bedienung von eBS stehen Ih-

nen die Dokumente überall und jederzeit zur Verfügung.

Egal ob am Rechner im Büro, unterwegs auf Ihrem Handy

oder zu Hause im Wohnzimmer am Tablet-PC. Nutzen Sie

alle Vorteile von eBS orts- und zeitunabhängig um die

Verarbeitung Ihrer Dokumente nach Ihren Wünschen zu

gestalten.

• Immer und überall verfügbare Dokumente – 24/7/365

• Automatische Verteilung im Unternehmen

• Ziel- und zeitgerechte Zustellung unternehmensrelevanter Daten

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Tr ansparente Prozesse

• Regelbasierte Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse

• Durchgehende Prozesstransparenz

• Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte

Mittels der konfi gurierbaren Workfl ows ist es Ihnen möglich,

Ihre Geschäftsprozesse in eBS abzubilden. Im Lieferumfang

von eBS sind bereits verschiedenste Standardprozesse ent-

halten, welche out-of-the-box sofort anwendbar sind.

Auf Wunsch können diese aber auch angepasst werden. Mit-

tels dieser Prozessschritte wird jede relevante Information

zum Dokument revisionssicher archiviert. Eine Information via

eBS-Nachricht oder E-Mail über anstehende Aufgaben sowie

Eskalationsstufen bei Nichterledigung sind eine weitere Opti-

on innerhalb der Workfl ows.

Erledigte Dokumente werden automatisch archiviert und sind

jederzeit wieder auffi ndbar.

Dokumente in der Cloud

eBS bietet Ihnen nicht nur unternehmensintern eine effi zi-

ente Dokumentenbearbeitung.

Ebenso leicht können Partner, Lieferanten und Kunden in je-

den Prozessschritt eingebunden werden. Ob es die Einliefe-

rung von Dokumenten über eine bestimmte E-Mail-Adresse

oder der eigene Benutzer für Ihren Steuerberater ist. eBS bie-

tet auch hier alle Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung.

Dritte können auf diese Weise papierlos mit Ihnen kom-

munizieren und z.B. Rechnungen versenden und empfan-

gen oder Lieferscheine einliefern, genehmigen oder digital

unterschreiben. Durch die Kompatibilität mit allen gängi-

gen Browsern können Sie oder Ihre Geschäftspartner eBS

auch mobil auf Ihrem Handy oder Tablet verwenden. Ob Sie

Rechnungen auf Firmenreisen freigeben oder den aktuellen

Lieferstatus einer Bestellung abfragen – all das ist mittels

eBS überall und jederzeit möglich.

• Verwendung mit allen gängigen Browsern

• Anbindung von Partnern und Drittfi rmen

• Mobile Verwendung mit Smartphones, iPads und Co.

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Globale Vernetzung

• Bestehende Integrationen an führende ERP-Anbieter

• Webservice-Schnittstelle für individuelle Anbindungen

• Erleichterungen für Ihre Arbeitsschritte im ERP

Mit den bestehenden Anbindungen von eBS an ERP-Anbie-

ter, ist ein weiterer Schritt zur unternehmensweiten papier-

losen Lösung gesetzt.

Im ERP erstellte Dokumente können archiviert und eingehen-

de Dokumente sofort in eBS gescannt und mit automatischer

Verschlagwortung ins ERP weitergeleitet werden. Mittels der

verfügbaren Prozesse sind Freigabe zur Buchung oder Zah-

lung ein Leichtes, die Rechnungen werden noch im eBS mit

Kontodaten versehen und stehen im ERP zur sofortigen Wei-

terverarbeitung bereit.

eBS verfügt über eine umfangreiche aber leicht anzusprechen-

de Webservice-Schnittstelle, mit welcher alle notwendigen

Schritte auch in Ihr System integriert werden können.

Von der einfachen Archivanbindung bis hin zur synchronen

Komplettintegration bietet Ihnen eBS jegliche Möglichkeiten

welche Sie selbst oder wir auch gerne für Sie entwickeln.

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Datenverwaltung

Die moderne und nachhaltige Bauweise von eBS verfügt

über eine Model-View-Control-Architektur, welche die Da-

tenbankebene von der Steuerung und dem Benutzerinter-

face trennt. Somit sind alle Funktionen transparent.

Die gesamte Konfi guration der technischen Einstellun-

gen bis hin zur Benutzer-, Template-, Sicherheitsklassen-,

Workfl ow- und E-Mail-Verwaltung sowie viele weiteren Ein-

stellungen erfolgt im Administrationsmenü und kann jeder-

zeit von einem geschulten Administrator geändert werden.

Die Architektur von eBS bietet ein hohes Maß an Sicherheit

vor unberechtigtem Datenzugriff. Für die Benutzer-Authen-

tifi zierung wird standardmäßig Account, Passwort verwen-

det. Egal ob Einzelplatz oder Unternehmensinstallation,

mit eBS können Sie stets alle Funktionen nutzen und ihre

Organisation abbilden. Die Administration bleibt einfach

und übersichtlich auch wenn das System auf immer mehr

Abteilungen und Standorte erweitert wird.

Die eBS-Cloud-Lösung ist auf die hohe Transaktionsver-

arbeitung ausgelegt. Damit werden die Zugriffszeiten auf

Ihre Daten niedrig gehalten.

• Model-View-Control-Architektur

• Maximale Sicherheit und höchste Skalierbarkeit

• Hoher Dokumentenschutz

Da s online-Portal

• Keine Installation vor Ort durch webbasierte Lösung

• Hochverfügbarkeit und Datensicherheit durch zertifi zierte Rechenzentren

• Verschiedene Abrechnungs-Modelle verfügbar

Mit eBS alle Vorteile und Nutzen sofort online testen und losle-

gen. Mit eBS erhalten Sie eine monatsgenaue Abrechnung

nach Anzahl der Transaktionen aller Dokumente zur Verarbei-

tung und revisionssicheren Archivierung. Sie erhalten diese

Abrechnung nach Mandanten und/oder Betrieben getrennt und

können somit entstandene Kosten an Konzerntöchter nach tat-

sächlichem Aufwand abrechnen bzw. weiterverrechnen.

Eine Anbindung an ihr ERP-System oder die Anbindung Ihres

Steuerberaters zur automatischen Datenübernahmen in das

Buchhaltungssytem (z.B. DATEV, etc.) sind jederzeit aktivier-

bar und können bei Bedarf konfi guriert werden. Bei sehr ge-

ringen Investitionskosten und Wartungsgebühren, zahlen Sie

nur was Sie nutzen und benutzt haben. eBS liefert Ihnen, für

Ihre Branche abgestimmt, die entsprechenden Auswertungen

und die damit verbundenen Standardprozesse. Individuelle

Anpassungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich!

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Service

Gemeinsam erarbeiten wir die zu realisierenden Prozesse

und bringen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Ihre individuali-

sierte papierlose Lösung näher. Ein erfahrener Projektleiter

betreut Sie in allen Projektphasen und sorgt mit unserem

Projekt-Controlling dafür, dass die gemeinsamen Ziele

umgesetzt werden und so ein äußerst kurzfristiger ROI er-

reicht wird.

Unsere Entwicklungsabteilung setzt Ihre kundenspezifi -

schen Wünsche sowie die eBS-Integration innerhalb eines

gemeinsamen Projektes um. Unsere Support-Mitarbeiter

sind nur einen Klick von Ihnen entfernt, und stehen Ihnen

online unterstützend zur Seite.

Nach erfolgter Anpassung ist ein sofortiger Beginn mög-

lich. Selbst bei Internetunterbrechung ist ein Verlust der

Daten durch intelligente Sicherungsmechanismen ausge-

schlossen.

In unserer globalisierten Welt ist es selbstverständlich, dass

unsere Lösung multi-lingual arbeitet und bei Bedarf eine

nicht vorhandene Sprache schnell implemtiert werden kann.

Gerade auch für die Anforderungen im Bereich Beschaf-

fung/Einkauf (eProcurement) ist unsere Lösung modular

skalierbar und für höhere Ansprüche ausgelegt. Es können

auch z.B. Auktionen oder andere Belegarten/Formulare in

das Freigabeverfahren des Workfl ows integriert werden.

• Customizing vor Ort – Anpassung an vorhandene Komponenten

• Mit eProcurement-Modul erweiterbar

• Garantie eines kurzfrisitgen ROI

Leistungsspek trum

Externe Tools• PublicGate Scan Client

• PublicGate SignaturTransferClient

Belegverarbeitung• Belege erfassen

• Belege aus Bestellung/en erzeugen

• Belege aus Lieferschein/e erzeugen

• Belege Klärfall bearbeiten

• Belege prüfen/freigeben

Rechnungsworkfl ow• Sachlich richtig zeichnen

• Extern sachlich richtig zeichnen

• Kontieren, Splittbuchungen

• Zahlungsfreigabe

• Storno-Workfl ow

• Weiterbelastung

• WaWi-Artikel erzeugen

• Lagerzugang aus Rechnungseingang

• Leergutlager, Leergutzu -/abgang aus Rechnungseingang

• Vorgangs Workfl ow anzeigen

• Standard Kontierung erzeugen

• Fremdwährungen

• Ampelfunktion bei Preisabweichung

• Artikel Einkaufshistorie auf Positionsebene

• Dokumente

• Offenene Posten Info

• Liquiditätsplanung

• Rechnung Archiv

• Täglicher Währungsabgleich mit der EZB

Zahlungsvorschlag / Clearing• Zahlungsvorschlag erstellen

• Zahlungsvorschlag bearbeiten / freigeben

• Länderspezifi sche DTA erzeugen

Externe Schnittstellen• Filosof II Import / Export

• Datev Export

User Management• Mandantenverwaltung

• Systemuserverwaltung

• Support Anfragen

Statistiken• Lieferanten Statistiken

• Lieferanten Artikel Statistiken

• Filialen Statistiken

• Sachkonten Statistiken

• Kostenstellen Statistiken

• Kostenträger Statistiken

• Sach-, Produktgruppen Statistiken

• Projekt Statistiken

Stammdaten• Lieferantenstamm

• Kundenstamm

• Projektverwaltung

• Nummernkreise

• Email Konten

• Kontenrahmen mandantenbezogen, fi lialenbezogen

• Steuerklassen

• Skontokonditionen

• Kostenstellen / Kostenträger

• Kreditorengruppen

• Banken

• Buchungsperioden

• Standard Kontierungen

• Währungssorten

• Bankleitzahlen

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MaterialwirtschaftProduktdaten intern

• Sach-/Produkt-/Artikelgruppen

• WaWi Artikel verwalten

• WaWi -/Lieferanten Artikel Mapping

• Lagerartikel erzeugen

• Reports

Produktdaten extern• Sach-/Produkt-/Artikelgruppen

• Lieferanten Artikel verwalten

• Einkaufsrabattmatrix verwalten

• Reports

Lagerwirtschaft• Lagerorte / Lagerplätze

• Lagerzugang buchen

• Bestandskorrekturen / umlagern

• Lagerbewegungspool

• Dispositionsparameter

• Leergutverwaltung

• Reports

Inventur• Inventur Vorbereitung

• Inventur Erfassung, Prüfung, Bewertung

• Lagerbestand mit Zählbestand abgleichen

• Reports

Einkauf (eProcerment)• Bestellvorlagen, Favoritenlisten

• Bestellvorschlag

• Bestellanforderung, Freigabe

• Bestellung ausführen

• Reports

DMS Archivsystem• Gescannte Dokumente laden, Verschlagwortung

• DMS Info

• Revisionsverwaltung

Administration• Mandanten

• Filialen / Betrieb

• Systemuser

• Rollen / Rechte

• Formulare

• Parametrierung

Systemverwaltung

Vernetzungskonzept

• Filialorientierte Unternehmen, Zentralregulierer, Einkaufsgemeinschaften, Unternehmensgruppen

• Eigenständige Mitgliedsfi rmen (Mandanten)

• Kosteneinssparungen durch automatisierte Arbeitsabläufe

1. Gemeinsamkeiten (Meta-Daten)• Lieferanten und Ansprechpartner

• Standorte der Lieferanten

• Produkte, Waren, Preisgruppen

• Artikeldaten mit Standardpreisen

• Bestelleinheiten

• EAN-Code

• Beschaffungszeiten

• Verfallsartikel

• Gefahrenklassen

u.v.m

2. Optimierung durch Meta-Daten• Bessere Bedarfsplanung

• Aufbau Lagerwirtschaft / Inventur

• Verbesserte Rahmenverträge

• Beschaffungs-, Eink.-Optimierung

• Preisoptimierung (Mengenstatistik)

• Suchen via Volltextarchivsystem

• Best-Preis-Abfrage (aller Mandanten)

• Optimierte Liquiditätsplanung

• Transparenz / rechtskonform

• Revisionssicheres Archiv

u.v.m

eBS bietet nicht nur Vorteile bei Einzelfi rmen, gerade im Firmenverbund können die vielfältigen Prozesse optimal aufeinander

abgestimmt werden.

3. Optimierung pro Mandant• Prozessoptimierung (Kosten)

• Rollen- u. Rechtevergabe

• Internationale Ausrichtung

• Elektron. RG-Aus-/-Eingang

• Autom. Verbuchung bis zu 90%

• Portalzugriff – sofortige Kontrolle

• Reklamation online

• Artikelgenaue Auswertung

• Preisüberwachung offl ine

• Volltextsuche

• Statistische Auswertungen

Rechnungswesen

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Vernetzung

1. Vorteile für den Einkauf• Entlastung des Einkaufs

• Genaue Defi nition von Freigabe- und

Bestellstrukturen

• Bestellung durch Bedarfsträger

• Schnelle Bereitstellung der Ware

• Gezielte Lieferantenentwicklung

• Konzentration auf die Kernkompetenz

• Vorverhandeltes Katalogsortiment

• Standardisierter Ablauf der Lieferantenauswahl

2. Kosten-Argumente• Reduktion der Prozess- und administrativen Kosten

• Geringe Investitionskosten

• Integrierbar oder als Stand alone Lösung nutzbar

• Vermeidung von Budgetüberschreitungen

• Budget-Verwaltung: Kontierungsobjekt-Hinterlegung

• Papierloses arbeiten

• Zeitersparnis durch Reporting

3. Standard-Features• Schnellsuche

• Favoriten

• Sichten (Kataloge)

• Bestellstatus

• Preiskontrolle

• Reporting

• Kostenstellen

• Rollen und Rechteverwaltung

• Genehmigung

• Warengruppe

• Sachkonto

4. Zusatz-Features• Konfi guratoren (Stücklisten, Sets)

• Schwarze Listen (Gefahrstoffe)

• Vorzugsartikel, Aktionen

• Substitutionsartikel

• Freitext-Bestellanforderungen

• Spontanankäufe (Spot-Buy)

• Travelmanagement (Reisen, Auto)

• Singl-Sign-On-Integration (Masterpasswort)

• Nachverfolgungssystem

• Attachement-Handling

Beschaffungswesen

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