K&c white paper social collaboration mit in touch

Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com

Social Collaboration mit inTouchSteuern Sie gemeinsam mit Ihren Kunden, Partnern und Mitarbei-tern Ihre kooperativen Abläufe gezielt und nachhaltig. Setzen SieSocial Business Plattformen ein, um an den Erfahrungen aller zupartizipieren und klare Verantwortlichkeiten sowie Verbindlichkei-ten herzustellen. Informieren Sie alle Beteiligten über Ihren Pro-jekt- oder Geschäftsfortschritt, reagieren Sie flexibel auf neue An-forderungen und erschließen Sie unentdeckte Kreativpotentiale, umdamit geplant Mehrwert zu schaffen. Nutzen Sie die Möglichkeitendes mobilen Netzes, um schneller zu sein.

AusgangsbasisDie e-mail-Flut schwillt immer weiter an. Gerade bei Entscheidern,und bei Unternehmen, die einen hohen internen Kooperationsgradaufweisen - also genau dort, wo es darauf ankommt - hat es dasMaß des sinnvoll Verarbeitbaren längst überschritten.

Die Suche nach sinnvollen Lösungen ist schon seit vielen Jahren imGange, aber in der Praxis durchgesetzt hat sich davon bis jetztwenig.

Viele dieser neuen Lösungen bringen eher das Gegenteil und fügenzur e-mail-Flut die Chat- oder die Facebook-Style-News-Schwemme hinzu.

Ursache ist der Paradigm Shift der Knowledge-Revolution, weg vonder industriellen zur Wissensgesellschaft.1

1 siehe Knowledge Revolution http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Revolution

Eric Horvitz hat beiMicrosoft untersucht,wie lange Angestelltebrauchen, bis sie sichnach einer Mail, einemAnruf oder einer Chat-Nachricht wieder aufihre ursprüngliche Auf-gabe konzentrierenkönnen. Im Durch-schnitt dauert das 15Minuten. Wer alsomehrere E-Mails, Anru-fe, Chat-Nachrichtenpro Stunde liest, istzeitraubenden Ablen-kungen ausgesetzt.


Enterprise 1.0Der Informationsfluss in Unternehmen ist nicht mehr geprägt vonder Herstellung von Produkten und dadurch resultierend mit star-ren Abläufen, sondern von der Schaffung von Wissen.

Industrielle Abläufe sind geprägt von festen Abläufen

Solche festen Abläufen lassen sich idealerweise mit Geschäftspro-zessen modellieren und mit Workflow-Management-Systemen(WfMS) unterstützen.

Allerdings lassen sich viele Geschäftsprozesse de-facto nicht ein-fach modellieren, da sie zu komplex sind, zu viele Organisations-einheiten zur Abstimmung benötigen und sie zu starr sind, um fle-xibel sich auf ändernde Antworten anzupassen.

Konsequenz: das WfMS erlaubt nicht meinen aktuellen, notwendi-gen Austausch von Informationen, also schicke ich eine e-mail.

Fallbeispiel: Globaler Einstellungsprozess

Eine international operierende Stabsfunktion in einem großen DAX-Konzern muss jedes Land mit relativ wenigen Stellen besetzen. Derübergreifende Ablauf ist länderübergreifend gleich, allerdings gibtes pro Land gesetzlich vorgeschriebene oder kulturell bedingte Ab-weichungen. Bei kleinen Ländern wie Malta oder Zypern lässt sichdies nicht geschäftlich sinnvoll mit dem WfMS von SAP umsetzen.

Konsequenz: der gesamte Workflow wird per e-mail und Excel ab-gewickelt, ist sehr aufwändig und intransparent für das Manage-ment.

Der Dienstleister ATOShat in einer Studie he-rausgefunden, dass dieHälfte seiner Mitarbei-ter mit mehr als zweiStunden am Tag mit e-mails beschäftigt ist.Und 70 Prozent diesere-mails waren Spam.


Zusammenarbeit im Social Web - ZeitalterAls Antwort zur e-mail-Flut werden heutzutage sogenannte SocialIntranets propagiert. Mit den beliebten Funktionen bekannterNetzwerke wie Facebook ausgestattet, werden Neuigkeiten ausProjekten und Abteilungen gepostet, können einfach ad-hoc Nach-richten über Chat ausgetauscht werden. Termine werden über Ka-lenderfunktionen anderen Teilnehmern eingestellt.

unkoordinierter Austausch

„Shit storms“

Konkurrenz hört mit

kein Ziel

keine Verbindlichkeit

Zusammenarbeit im Social Web - Zeitalter

Falsch eingesetzt verschärft diese neue Welt allerdings die Proble-me erheblich:

► Zu der Ablenkung durch e-mails kommt die wesentliche höhe-re Ablenkung durch Chats, da sie eine ad-hoc-Anwort erwarten

► Die aus Facebook bekannte News-Schwemme hält auch in Un-ternehmensnetzwerken Einzug. Neuigkeiten und Nachrichtennehmen erheblich zu.

► Der Austausch bleibt unkoordiniert. Wer auf welchen Aufgabenarbeitet und bis wann Ergebnisse liefert, bleibt weiterhin un-klar. Für das Management - und noch viel schlimmer - auchfür die Zuständigen.

Vom Social Web zum Business WebNotwendig ist daher ein Konzept, welches die die neuen Möglich-keiten des Social Web zielführend in die Unternehmenswelt um-setzt.


BusinessMit Social Web Mehrwert schaffen

Die neuen Möglichkeiten des Social Web zielführend im Un-ternehmen nutzen

Die Lösung ist also die Kombination der Zielgerichtetheit klassi-scher Workflows mit der Flexibilität vom Social Web.

Basis sind Collaborative Workflows, die unter Einsatz von SocialWeb-Technologien wie Wiki, Diskussionen, Event-Management,stets das Geschäftsziel der Kommunikation verfolgt.

„Was haltet Ihr vondem Bewerber Herrn

Schmitz ?“„Welches sind die drei

wichtigstenFeatures?“

„Gehen wir zumGriechen oder zum

Italiener?“

Gehen wir um 12:00zum Griechen oderzum Italiener?

? Grieche? Italiener„Da sitzt man so nettdraußen.“

? Grieche? Italiener„Finde ich auch besser.“

Ergebnis0 Grieche3 Italiener

Typische Fragen Darstellung Web/Mobil

Collaborative Workflows sind überall.

Dabei unterstützen sie den Nutzer bei folgenden Fragen auf intuiti-ve Weise:

► Mit Wem will ich kommunizieren ? Bestimmte Person, Gruppeoder ein Vertreter einer Gruppe ?

► Was will ich erreichen ?

► Welche Informationen werden gesendet ? In welcher Form(Text, Dokumente, Termine, Daten...)

► Bis wann soll die Aufgabe gelöst sein. Wann ist sie gelöst?

Collaborative Work-flows nutzen die Ele-mente des Social Webzum Erreichen der ge-schäftlichen Ziele.


Collaborative Workflow = Collaboration + Workflow

kreativ

Gruppenprozesse

Vorgabe des Ziels

Nachverfolgung des Fortschritts

nur ausgewählte Teilnehmer

klare Zuständigkeit

Gemeinsam im Team Aufgaben lösen. Collaborative Work-flows kombinieren die Zielgerichtetheit klassischer Workflowsmit der Flexibilität vom Social Web.

Collaborative Workflows strukturieren also den Einsatz von Colla-boration-Elementen wie Chat oder Kalender. Ein klassischer, einfa-cher Collaborative-Workflow zur Vorbereitung eines Meetings ist:

1. Versenden der Agenda und Terminvorschlag an alle Teil-nehmer mit einer Frist zur Rückmeldung.

2. Teilnehmer sehen die Anforderung und den Termin zur Be-antwortung auf ihrem Dashboard.

3. Teilnehmer prüfen Agenda+Termin, machen Änderungsvor-schläge über ein Gruppen-Chat, die von allen Beteiligtengesehen und diskutiert werden können.

4. Sobald ein Konsens besteht (manuelle Entscheidung desEinladenden), erfolgt die „offizielle“ Einladung. Diese wirdautomatisch mit dem Smartphone und dem Kalender syn-chronisiert.

Milestone A Milestone B Milestone C

Poll

Discussion

Information

...

Poll

Discussion

Information

...


Reality Check: Um einen Termin+Agenda zwischen 7 Teilnehmernabzustimmen, kann ein Teilnehmer leicht bis zu 40 e-mails erhal-ten. 1 Einladung + 6 Rückkopplung aller Teilnehmer + 6x5 Antwor-ten auf die Rückkopplung + finale Bestätigung.

Praxis: Ad-hoc Collaborative WorkflowsViele Einsatzgebiete in der Zusammenarbeit lassen sich im Vorausnicht planen. Dennoch soll die Kooperation nicht unkoordiniert er-folgen.

Ad-Hoc-Workflows unterstützen diese flexible Teamkooperation:Sie klammern einzelne Aktivitäten, wie Terminabstimmung, Re-view, Nachrichtenaustausch zu einem Vorgang. Jeder Teilnehmerkann - rechte-gesteuert - die relevanten Daten sehen, der Projekt-leiter sieht sämtliche Informationen und ist stets im Bild über denStatus.

Fallbeispiel: Forschung

Die Forschungsabteilung eines großen Pharmaunternehmens willden Forschungsprozess besser managen. Klassische Projektmana-gement-Werkzeuge scheitern hier, da per-se nicht im Voraus be-kannt ist, welche Forschungsaktivität erfolgsversprechend ist. Den-noch soll stets der Status der einzelnen Aktivitäten bekannt sein.

Dazu wird das Forschungsprojekt über Ad-hoc Collaborative Work-flows gesteuert. Zu einer bestimmten Forschungsaktivität werdenweitere Aufträge gestartet, Vorhaben zur Genehmigung vorgelegt,Wissen und Dokumente ausgetauscht. Andere Teilnehmer könnendiesen Prozess verfolgen und vom Wissen partizipieren.

Das inTouch-PrinzipK&C inTouch® ist eine Enterprise 2.0-Plattform, die effektiv auf diespezifischen Anforderungen im Geschäftsleben angepasst werdenkann.

Basis von inTouch sind

► Community-Management als Social Web-Sicht auf die Organi-sationsstruktur des Unternehmens, der Kunden und Partner-firmen

► Multimediale Collaboration-Bausteine wie Chat, Diskussion,Kalender, News, Dokumentenablage

► Collaboration-Workflows, die alles zusammenführen

I

inTouch ist Facebook +Dropbox + Whatsappverbundenen mit Col-laborative Workflowszum zielgerichtetetenEinsatz.


Dashboard. Der Tag startet mit dem inTouch Dashboard. Auf ei-nem Blick werden die Firmen-Neuigkeiten, eine Übersicht der an-stehenden Aufgaben und andere aktuelle Aktivitäten angezeigt.

Knowledge-System. Mitarbeiter profitieren vom gesammeltenKnow-how aller Mitarbeiter. Dokumente und Wissen stehen überSuchmaschinen auffindbar zur Verfügung.

Team-Kalender. Erstellen, verwalten und durchsuchen Sie Grup-penereignisse im gemeinsamen Kalender. Lassen Sie sich viaEmail, Direktnachrichten oder SMS erinnern.

Ressource-Management. Finden Sie den Mitarbeiter mit denpassenden Skills für die Aufgabe. Dabei können Mitarbeiter sichdurch qualifizierte Beiträge und Pflege Ihres Profils aktiv im Unter-nehmen selbst promoten.

Zentrales Dokumenten-Management. Dokumente werden di-rekt aus Social Office heraus geöffnet und unter Microsoft Office®

bearbeitet. K&C inTouch kümmert sich um die jeweils richtige Ver-sion und steuert das Ein- und Auschecken. Die Benutzer könnenBemerkungen, Bewertungen und Kennzeichnungen hinzufügen.

Externe Partner. Integration externer Mitarbeiter, Partnerunter-nehmen und Kunden. Ein mächtiges Rollen-/Rechte-System kon-trolliert den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten.

Collaborative Workflow. Steuerung der Teamarbeit gemäß denUnternehmensprozessen. Natürlich plattformübergreifend (Webund App).

BenutzersichtIntuitives Nutzen, eine hohe User-Experience beim Erleben einesunmittelbaren geschäftlichen Nutzens sind Basis für den Erfolg ei-nes Enterprise 2.0-Systems.

Daher ist inTouch konsequent plattformunabhängig und lässt sichauf dem Browser auf dem PC oder Tablet, oder per App auf demSmartphone verwenden.

Collaborative EmotionsK&C inTouch zu nutzen macht einfach Spaß. Ein Dashboard mitden wichtigsten Informationen lädt die Mitarbeiter zum regelmäßi-gen Vorbeischauen ein. Über unser Gamification-Werkzeug spor-nen Sie den Ehrgeiz Ihrer Mitarbeiter noch zusätzlich an, etwa:Wer hat die besten Beiträge veröffentlicht?

Neues Wissen: Basie-rend auf den Inhalten,die gerade angeschautoder durchsucht wer-den zeigt Social OfficeIhnen automatisch alleverwandten Dokumen-te, Forum-Threads,Blog- und Wikieinträgeund Benutzer dazu an.

Teams finden sich ad-hoc zusammen. MitinTouch bleibt dieserProzess steuerbar.


Dokumenten-ManagementBasis für das gesammelte Wissen ist das Dokumenten-Management. inTouch stellt sicher, dass die Informationen revisi-onssicher, rechte-gesteuert gespeichert und auch wieder auffind-bar sind.

Zentrale Dokumentenbibliothek

ExchangeSharepoint

Mobile DevicesDesktop Server

Revisionssicher Globale Suche

Historie geschützt durchRechte-System

Tags

synced à la Dropbox

Dokumente sind nicht mehr auf dem PC versteckt, sondern werdenautomatisch mit dem Server synchronisiert. Weitere Dokumenten-Systeme wie Sharepoint können einfach ein(?)gebunden werden.

Über eine globale Suche steht dann - rechte-gesteuert - das ge-samte Wissen zur Verfügung.

Knowledge-ManagementKnowledge-Management erweitert das Dokumenten-Managementund stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt.

Sie ist das Mittel, damit die Social Web-Plattform aus einer reinenAblage ein aktives Werkzeug zur Zusammenarbeit wird.

Wer stellt die besten Beiträge zur Verfügung ? Wer hat ähnlicheErfahrungen bei einem Problem gesammelt ? Wer sind meine Kol-legen in einem Großprojekt ? Welche Aufgaben haben sie ?

inTouch bietet“Dropbox®”: IhreDaten bleiben dabeisicher in Ihrem Un-ternehmen.

Finden Sie Ihre wahrenExperten: Wer veröf-fentlich die besten Bei-träge? Wird am meis-ten referenziert und„geliked“ ?


Andere Mitarbeiter bewertenDokumentenbibliothekGamificationÜber Ehrgeizmotivieren:die besten Beiträge /Poster erscheinen inden Top10

Relevant Assets / ExpertsFinden von relevanten Inhalten und Experten

Mitarbeiter erstellt im Rahmen seinerProjektarbeit Ergebnisse, News,Verbesserungsvorschläge etc.

Das Knowledge-System von inTouch macht den Experten hin-ter den Dokumenten sichtbar.

Zugriff auf relevante InformationenBei einem konsequenten Einsatz von inTouch wird die Informati-onsdichte schnell stark zunehmen. Nach der Aggregation filtert in-Touch daher die relevanten Informationen für den Mitarbeiter undunterstützt ihm bei der Priorisierung der Aufgaben.

Zentrale Unternehmens-nachrichten

ProjektergebnisseBest Practises

Personal-abteilung

Mitarbeiter

Aggregation aller zugeordnetenInformationen

Filtern der relevantenInformationen Fokussierung!Dok

umen

te

Forumsb

eiträge

Ereign

isse

Nachri

chten

Aufgab

en

Bei erfolgreichem Einsatz stehen bald sehr viele Informatio-nen zur Verfügung. Die individuellen Filterfunktionen machensie handhabbar.


Gemeinsam Aufgaben lösenNeue Kommunikationsformen von sozialen Netzwerken vereinfa-chen zwar den Austausch, lassen aber die Nachrichtenflut nochweiter anschwellen.

Death of e-mail - Kommunikation muss wieder zielgerichtetwerdeninTouch kombiniert daher die Vorteile von Business Workflows mitCollaborative Funktionen: Zu jedem Zeitpunkt ist festgelegt, weran welcher Diskussion und Entscheidung beteiligt ist, und bis wannein Ergebnis zu liefern ist.

Beispiel: Eine Bewerbung wird intern geprüft. Neben formaler Prü-fung durch die Personalabteilung erfolgen auch Diskussionen durchAbteilungsleiter und Experten über die Qualifikationen des Bewer-bers. Die Entscheidung erfolgt anschließend im Management.

Bewerber Bewerbung Personalabteilung

Manager entscheidet

Experten diskutieren

vorgegebener Workflowgemeinsame Dokumente

Bewerber Entscheidung Personalabteilung

BewerbungRückfragen an BewerberInformieren über Stand

Collaborative Workflows unterstützen das Lösen von Aufgaben vonTeams

Death of phone call - so einfach wie ein AnrufinTouch instant geht einen Schritt weiter: die einfache Nutzbarkeitper Mobile App. Einfach überall zu verwenden, können Sie im si-cheren Umfeld schnell und effektiv kommunizieren.

Beispiel Personalvermittlung: Sie wollen einen Termin mit einemBewerber und Ihrem Kunden koordinieren? Mit inTouch instant er-fahren Sie unmittelbar, wann er Ihre Nachricht gelesen hat, und

inTouch bietet“Workflow + Face-book®” die neuen Möglich-keiten des Social Webfür Ihr Unternehmennutzen und Ergebnisseliefern.

Faktisch gibt es überallCollaborative Work-flows, wie es die Flutvon e-mails mit vielenVerteilern und unklarenZuständigkeiten zeigt.

inTouch bietet“Workflow +Whatsapp®” erhalten Sie unmit-telbar Feedback fürzeitkritische Aufgaben


wann er Zeit für ein Interview hat. Aufwändige Versuche nur umden Telefonverbindung zu erhalten, sind nicht mehr nötig.

Flexibel im Alltag dank ad-hoc Workflows

Klassische Workflows sind statisch, komplex - und sie entsprechensehr selten den Anforderungen der Praxis. Tatsächlich dauert dieEinführung eines Workflow-Management-Systems viele Monate,wenn nicht Jahre, da versucht wird, die Zukunft vorwegzunehmenund alle Eventualitäten abzubilden. Ein sehr ambitioniertes Vorge-hen.

inTouch unterstützt daher konsequent ad-hoc-Workflows. Abhängigvon der Situation entscheidet der Verantwortliche über das ange-messe Vorgehen. Die Vorteile bleiben erhalten: der Status desVorgangs ist stets bekannt, die Verantwortung definiert und sämt-liche Kommunikation ist in einem Vorgang abgelegt.

Durch Einsatz vordefinierter Workflow-Bausteine (Termin abstim-men, Agenda abstimmen, Review durchführen, Genehmigung etc.)lässt sich inTouch in kürzester Zeit einführen.

Komplexere Workflows werden dann schrittweise definiert.

Reality Check: Einführung OpenInnovation mit inTouchDer Begriff Open Innovation bzw. offene Innovation bezeichnet dieÖffnung des Innovationsprozesses von Organisationen und damitdie aktive strategische Nutzung der Außenwelt zur Vergrößerungdes Innovationspotenzials. Das Open-Innovation-Konzept be-schreibt die zweckmäßige Nutzung von in das Unternehmen ein-und ausdringendem Wissen, unter Anwendung interner und exter-ner Vermarktungswege, um Innovationen zu generieren.[Wikipedia]

Klassische Social Web-Plattformen wie Facebook eignen sich zurUmsetzung einer Open Innovation-Plattform nur bedingt: die Kon-kurrenz kann die Ideen mitnutzen, den Austausch stören, Shit-Storms können eine Diskussion in eine völlig falsche Richtung füh-ren.

inTouch lässt sich inkürzester Zeit einfüh-ren und dann konse-quent während des Be-triebs den Bedürfnissenanpassen.


Industriell

Rückkopplung durchKunden erst nachAuslieferung oder durchaufwändigeMarktforschung

Wissen der Kunden wirdnicht genutzt

Social Network

Konkurrenz lauscht mit, dakeine geschlosseneCommunity

Feedback nichtkontrollierbar, gerade beineuen Produkten häufignicht erwünscht

Ein Business Web mit Collaborative Workflows unterstützt das Lösenvon Aufgaben von Teams

Die Konzeption eines Business Webs erfolgt in 2 Schritten:

1. Identifizierung Stakeholder

2. Design Collaborative Workflows

1. Stakeholder


Im ersten Schritt werden die Stakeholder identifiziert.

► Innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?

► Welche Ziele verfolgen sie ?

► Welche Rechte haben sie ?

► Zu welcher Persona2 gehört sie ?

Beispiele für den Bereich Open Innovation sind:

Gruppe Produkt-mage-ment

Entwick-lung

Vertrieb Eingela-deneKunde

Ziel Feedbacküber Fea-tures früh-zeitig ein-holen

Feedbacküber Quali-tät erhalten

Kundenkon-takt verbes-sern

Featureserhalten,die manwirklichbraucht

Rechte Umfrageninitieren

Freigabevon Kun-denbeiträ-gen

Moderationvon Foren

Direktkon-takt Nutzer

An Umfra-gen teil-nehmen

Vorschlägefür neueFeatures

2 Eine Persona (lat. Maske) ist ein Modell aus dem Bereich der Mensch-Computer-Interaktion.Die Persona stellt einen Prototyp für eine Gruppe vonNutzern dar, mit konkret ausgeprägten Eigenschaften und einem konkretenNutzungsverhalten. Personas werden im Anforderungsmanagement von Com-puteranwendungen verwendet.[Wikipedia]

Wertvolle Daten ver-schwinden nicht im e-mail-Postfach. Mit in-Touch sind sämtlicheInformationen zu ei-nem Vorgang revisi-onssicher auffindbar.


2. Collaborative Workflows definierenZur Erreichung der Ziele sind Kooperationen notwendig, die vonden Stakeholdern durchgeführt werden.

Task Manager für agile ProzessePräsentation Firmen- und Projektstrategie (News)

Experten-Datenbank Self-Branding Intranet+Extranet

Projektordner Projektkalender, Forum Forum Blogs

Global Search Best Practises Projekt-Controlling Gamification Integration in Unternehmenswelt

Mit Open Innovation vom Wissen Ihrer Kunden profitieren

Für Open Innovation heißt das: Das Ziel der Entwicklung neuerFeatures, die wirklich benötigt werden, ist ein gemeinsames vonProduktmanagement, Entwicklung und den Kunden. Dieser Work-flow ist dabei nicht starr, aber auch nicht beliebig. Er könnte fol-gendermaßen aussehen:

1. Produktmanagement startet Umfrage über neues Feature.Dieses wird multimedial beschrieben.

2. Die Umfrage wird vor Freischaltung von der Entwicklunggeprüft. Etwaige Änderungen werden zurückgekoppelt.

3. Produktmanagement schaltet dann die Umfrage frei. Einge-ladene Kunden (in der Regel Power-User) werden befragt.Sie können abstimmen, aber auch Meinungen hinterlegen.

4. Produktmanagement moderiert den Prozess, die Entwick-lungsabteilung verfolgt ihn und gewinnt so wertvolle Infor-mationen über die Nutzung des Systems.

5. Am Ende der Umfrage wird das Ergebnis allen Beteiligtenzur Verfügung gestellt.

Mit inTouch lässt sich ein solcher Workflow rasch definieren. Dabeiwerden klassische Elemente die Diskussion, Umfrage oder Na-chrichtenfluss in einem Workflow kombiniert.

Mit Open Innovationvom Wissen Ihrer Kun-den profitieren.


AnzeigeDer Anwender wird bei Einsatz der Collaborative Workflows intuitivgeführt und bei seinen konkreten Fragestellungen abgeholt.

Intuitive Nutzung der inTouch-Workflows

Dies sind etwa Ad-hoc-Workflows

► Termin mit Agenda abstimmen

► Rückfrage mit Termin

► Genehmigung durch Vorgesetzten

oder komplexere Workflows

► Bewerbungsprozess mit Prüfung durch einer Gruppe von Fach-beratern auf Eignung, Bestätigung durch das Management

► Reviewprozess eines Lastenheftes durch die Fachabteilung,weitere Abteilung wie Revision und durch das Management

Somit ist sichergestellt, dass alle betrieblich vorgegebenen Schrittewie die Bestätigung des Vorgesetzten durchgeführt werden.

inTouch ist einfach undholt Ihre Nutzer beiihren konkreten Aufga-benstelllungen im All-tag ab.


Instant CollaborationSchnelle und verbindliche Kommunikation, etwa zeitnahe Abstim-mungen über Termine oder Entscheidungen über das weitere Vor-gehen werden auch heute noch in der Regel nicht per e-mail, son-dern per Telefon oder im Meeting durchgeführt.

- Vermeidbare - Telefonanrufe sind aber noch störender als e-mails, da der Angerufene die Priorität des Anrufs nicht kennt unddaher abheben muss, und er damit sofort aus der Arbeit herausge-rissen wird.

Und doch gibt es zum Telefonanruf keine Alternative: muss sicher-gestellt werden, dass der Empfänger die Nachricht zeitnah erhält,und muss dies der Sender wissen, dann ist dies über e-mail nichtmöglich: es ist unklar, ob der Adressat die Nachricht tatsächlichgelesen hat.

Daher basiert das Geschäftsmodell in vielen Bereichen auf dem Te-lefon, mit dem verbundenen Nachteilen und Kosten, etwa in fol-genden Einsatzgebieten

► Personalvermittler stehen im dauernden Kontakt mit Bewer-bern und Kunden. Ihr Hauptauftrag ist es, den passenden Be-werber zum passenden Kunden zu vermitteln. Dieser Prozessist zeitkritisch und wird daher in der Regel per Telefon abgewi-ckelt.

► Eine ähnliche Problemstellung gilt für Immobilienmakler, dieinteressante Objekte schnell an ihre Mandanten vermittelnmüssen.

► Eine hohe Erreichbarkeit und der direkte Kundenkontakt ist imCustomer Care - Bereich entscheidend. Der Kunde erwartetschnell eine Antwort auf sein Problem und will nicht lange ineiner Warteschleife warten.

Neben e-mail sind -vermeidbare - Telefon-anrufe die zweite großeQuelle von Störungen.


inTouch Web

InformierenDiskutierenDelegieren

Death of e-mail Death of phone call

inTouch App

Verbindliche+sichereKommunikation mitInstant Workflow App

Kommunikation mit klarem Ergebnis. inTouch instant unter-stützt die Teamarbeit konsequent überall und jederzeit.

inTouch instant automatisiert diese zeitkritische Kommunikationund steuert automatisiert die Folgeverarbeitung. Über eine Appsteht der Nutzer im ständigen Kontakt. Per Collaborative Workflowwerden etwa Anfragen und Terminabstimmungen gesendet. DerEmpfänger wird unaufdringlich über ein Symbol in der Statuszeileund per Vibration informiert, und kann entscheiden, wann er esbearbeitet. Dies geschieht sehr einfach - „U-Bahn-tauglich“ überein intuitives, aber zielgerichetes User Interface.

BewerberPersonalvermittler

Informiert überneues Projekt.

a) Interessiert?b) Verfügbar?

TerminvorschlägeInterview

a) Bestätigungb) Verlegung

Informiert überStatus Recruiting

Informiert StatusVerfügbarkeit

Der Ablauf im Bewerbungsprozess ist gekennzeichnet durcheinen hohen Interaktionsgrad mit aufwändigen Telefonaten.

Mit inTouch instantstehen sie 24/7 mitIhren Kunden im Kon-takt.


Messen der AktivitätenDie erfolgreiche Einsatz einer Enterprise 2.0-Plattform erfordert einregelmäßiges Monitoren der Tätigkeiten. Dies ermöglicht es, nochbrachliegende Nutzungspotentiale zu nutzen.

Über Gamification-Aktionen (etwa Top10 der am meisten aktivenNutzer) kann die Teilnahme einfach gefördert werden.

Denn nur ein tatsächlich genutzes Enterprise 2.0 ist sinnvoll.

Aktivität der Nutzer im Netzwerk, Grad der Vernetzungunter den Mitarbeitern, Influencer (hohe Vernetzung/hoheAktivität), Topical Leader, Anzahl der Updates derStatusmeldungen, Grad der Profilvollständigkeit …

In wie vielen Gruppen sind Mitarbeiter aktiv, zu welchenZeiten sind Mitarbeiter aktiv, Microblogging/Chat-Konversationen, abgeschlossene Workflows/Projekte(erfolgreich), Relevanz (Wie oft werden Inhalte, Apps,Gruppen oder Dokumente genutzt?), geschlosseneTickets? …

Menge an Wissen, Kritik und Feedback, Anzahl derVerbesserungsvorschläge, Suchergebnisse (Treffer),Anzahl der Tags, Links und Bookmarks …

Arbeit mit dem Intranet wird messbar und steuerbar, etwadurch Regeln oder durch Gamification.

Rechtliche RahmenbedingungenRechtzeitige Einbeziehung aller Beteiligten in einem offen und si-cheren rechtlichen Umfeld ist erforderlich für die erfolgreiche Ein-führung.

Datenschutz: Auskunftsrechte der betroffenden Personen,Informationspflicht über die Verwendung der Daten

Bestätigung und Protokollierung der personenbezogenenVerwendung der Daten

Zustimmungspflicht des Betriebsrates und Festlegen derNutzung in einer Betriebsvereinbarung

Messen und Steuernsie die Aktivitäten imEnterprise 2.0

Beim Social Web stehtder Mensch im Mittel-punkt - auch und gera-de bei der Einführung.


Technische ArchitekturinTouch erweitert die etablierten Open Source-Produkte Web 2.0-Plattform Liferay und Business-Process-Management-System Activ-iti um die spezifischen Anforderungen von Enterprise 2.0.

Der modulare Aufbau ermöglicht eine einfache Integration in diebestehende Systemlandschaft. Das Schichtenmodell erlaubt sogareinen Austausch der Plattformen, etwa durch IBM SmartCloud oderJBOSS.

Vordefinierte Szenarien wie inTouch innovate für Open Innovation2.0, inTouch team für Intranet 2.0 oder inTouch recruit für Recruit-ing 2.0 stehen zur Verfügung.

Business Web Platform

Social Web Platform(auch IBM SmartCloud...)

Angepasstes User-Szenarioetwa Open Innovation

Hohe Time-To-Market-Fähigkeit durch Customizing bewährterPlattformen

Activiti? Wo gehört das hin?

Basis von inTouch bilden das Community Management mit Integra-tion des Unternehmens-Adressbuchs (über LDAP), multi-medialeDarstellung von Informationen sowie der Collaborative Workflow.

Intranet 2.0

Mitarbeiter

Skill-DatenbankPersonal Branding

Projekte

WissensdatenbankBest Practises

KalenderAufgaben

Zusammenarbeit

Activity StreamVerwandte Dokumente

KalendarGamification

HR

RecruitingOnboardingUrlaub etc.

Karriere

CollaborativeWorkflow

Highly configurablemulti media platform

CommunityManagement

inTouch basiert auf deretablierten Social WebPlattform Liferay.

Das Schichtenmodellerlaubt auch die Nut-zung anderer Plattfor-men.


Etabliertes Web 2.0-Portal-System Liferay

Liferay Portal ist eine lizenzkostenfreie Open-Source-Software, diein Unternehmen als Mitarbeiter- und Prozess-orientiertes Enter-prise Portal eingesetzt wird. Mit Liferay können Informationen,Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungso-berfläche im Browser des Mitarbeiters vereint und personalisiertwerden, um dadurch die Geschäftsprozesse im Unternehmen elek-tronisch zu unterstützen.

Zahlreiche Social Web 2.0 Funktionen wie Kalender, Blogs, Forenetc. stehen zur Verfügung und können leicht den individuellen An-forderungen angepasst werden.

Eine einfache Integration zu Microsoft Sharepoint, Dokumenten-management über Liferay Sync und das Liferay Social Office er-möglichen eine schnelle Einführung und Return-on-Investment.

Liferay wird von der renommierten Gartner Group als eines derführenden Open Source-Plattformen für Enterprise 2.0 genannt.

Business-Process-Management-System ActivitiActiviti ist ein in Java geschriebenes freies Workflow-Management-System, mit dem man Businessprozesse in BPMN 2.0. definierenund ausführen kann.


Collaborative WorkflowsDie inTouch-Workflow-Architektur integriert sich einfach in die be-stehende Systemlandschaft durch konsequenten Einsatz offenerStandards.

LDAP Activiti inTouch instant inTouch team

CollaborativePortlet

Organisation mitRolle/Rechte

Kommunikationüber Workflow-Pattern

Steuerung AufbereitungWeb oder Mobil

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1. Über LDAP erfolgt der Zugriff auf die Organisationsstrukturdes Unternehmens und der damit verbundenen Rol-len/Rechte.

2. In einem Workflow-Management-System werden die Abläu-fe definiert. Der Einsatz von Workflow-Pattern ermöglichtad-hoc-Workflows.

3. Das Collaborative Workflow-Modul inTouch instant bereitetalles (was alles? Vielleicht genauer?) auf, verknüpft es mitden passenden Elementen wie Diskussion, Kalender oderRückkopplung.

4. Im Collaborative Portlet werden diese Informationen ange-zeigt.

Sicherer Betrieb in RechenzentrumK&C inTouch lässt sich einfach in des Unternehmens integrieren,da es auf Standard- und Open-Source-Technologien aufsetzt. Espasst die Bausteine auf die Bedürfnisse eines Intranets für Unter-nehmen an und erweitert sie gezielt. inTouch verfügt über einenWeb-Portal und einen Zugang über Mobile Apps.

Ihre Daten gehörenIhnen. Die Anwendungläuft sicher auf IhrenServer.


Referenzen (Auszug)

Portal bietet Autofahrern um-fangreiche Service-Angebote,wie individualisierte Werkstät-tenangebote, digitales Service-Heft, Tankstellen-Finder, sozialeFunktionen

www.drivelog.de

Portal bietet Speditionen Servi-ce-Angebote von Werkstätten,Unterlagen und weitergehendeInformationen an.

www.Alltrucks.de

Mobile App für Privatfahrer. Die-se können sich vernetzen, In-formationen austauschen, sichbewerten etc.

Launch App Anfang Juni(www.motory.de)

Datenbank und Informations-dienst des DNotI der Bundeno-tarkammer

http://www.dnoti.de


Über unsKrusche & Company realisiert seit 1999erfolgreich IT-Lösungen unter Zuhilfenah-me unseres bewährten Best-Practice-Modells. Neben unserem Hauptsitz in Mün-chen / Deutschland (Consulting) haben wirNiederlassungen in Mannheim (Web Designund Social User Experience), Zürich /Schweiz (Finance), Prag/Tschechien (Em-bedded Systems) und in Kiew/Ukraine (So-cial Web Technologien).

Michael KruscheGeschäftsführer

Date post:	13-Jul-2015
Category:	Internet
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