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Workshopunterlagen „Integriertes Management – Kosten-/Nutzencheck“

Kapitel 12

Internes Audit – Management ReviewAnforderungen – Vorgangsweise –Tipps – Gruppenarbeit – Checklisten internes Audit, Management Review wurden erstellt von:Mag. Hermine Dimitroff-Regatschnig, eco4ward, Dr. Christian Plas, Denkstatt, Dr. Elsbeth Huber, Zentralarbeitsinspektion, BMWA

Kapitel 12: Internes Audit – Management Review

AUVA – BMVIT – Lebensministerium – WIFI Österreich

Internes Audit

Betriebsinternes Instrument, um festzustellen, ob das Managementsystem wie geplant funktioniert und die Ziele erreicht wurden (Kontrollinstrument)Damit wird aber auch festgelegt, was zu tun ist, um festgestellte Mängel zu beseitigen und weitere Verbesserungen zu erzielen (Steuerungsinstrument)

Es wird überprüft, ob das Managementsystem den Anforderungen der gewählten Norm(en) entspricht (Normenkonformität)

Interne Audits werden von qualifizierten internen oder externen Personen durchgeführt



Externes Audit

Externe Audits durch Kunden, die sich selbst von der Qualität des Managementsystems ihres Lieferanten überzeugen wollen

EMAS-Begutachtung, Zertifizierungen nach ISO Normen, etc durch externe zugelassene Gutachter bzw. akkreditierte Zertifizierungsorganisationen

Begutachtung und Zertifizierung stellen die häufigsten externen Audits dar. Bei externen Audits werden im Vergleich zu internen andere Schwerpunkte gesetzt.

Ebenso sind die Qualifikationsanforderungen an die Auditoren umfassender



Internes Audit:Bereich Sicherheit/Gesundheit

Anforderungen nach OHSAS 18001:Überprüfung, ob Anforderungen der OHSAS 18001 erfüllt sindVerbesserungen des Sicherheits- und Gesundheitsmanagements ermittelnAufzeigen von Stärken und Schwächen des SGMAudit wird von internen oder externen Personen durchgeführt, die kompetent /unabhängig sein müssen

Anforderungen nach SCC:keine Regelungen in der SCC-Checkliste über zeitliche und inhaltliche Durchführung der internen Audits



Internes Audit: Bereich Umwelt

Anforderungen nach EMAS-VO/ISO 14001:Prüfung, ob das UMS wie geplant funktioniertPrüfung, ob die Umweltziele erreicht wurdenFeststellung, was zu tun ist, um die festgestellten Mängel zu beseitigen und weitere Verbesserungen zu erzielenPrüfung, ob das UMS den Anforderungen der gewählten Normen (EMAS-VO, ISO 14001) entsprichtUnabhängige, objektive und qualifizierte Auditoren



Anforderungen an Auditoren (EMAS-VO/ISO 14001)

unabhängigobjektivqualifiziertDas heißt, die Auditoren müssen von den Tätigkeiten, die sie kontrollieren, ausreichend unabhängig sein, damit eine objektive und neutrale Bewertung garantiert ist

Zusätzlich werden von den Auditoren Kenntnisse in folgenden Bereichen verlangt:UmweltmanagementUmweltrechtUmwelttechnikUmweltauswirkungenAuditverfahrenPrüftechniken



Üblicherweise arbeiten Betriebe mit einem Stab an internen Auditoren und setzen externe Auditoren ein, wenn die eigene Organisation noch nicht über ausreichend qualifizierte Auditoren verfügt, oder die Unabhängigkeit von internen Auditoren nicht gewährleistet ist.



Internes Audit: Bereich Qualität

Anforderungen ISO 9001:2000:Geprüft wird - Normenkonformität

- Wirksamkeit des Managementsystems

- Ob MitarbeiterInnen mit dem System vertraut sind

- Zielkonformität (produktbezogen)

Einsatz von qualifizierten/unabhängigen Auditoren

Auditplanung und AuditvorbereitungSetzen Sie bewährte Checklisten ein - Verstehen Sie das interne Audit als Dienstleistung



Internes Audit: Kosten-/Nutzencheck

Durch das interne Audit wird regelmäßig überprüft, ob die im Managementprogramm festgelegten Ziele und Maßnahmenzur Erzielung von Einsparungspotenzialenzur Integration der Kosten- und Nutzenaspekte umgesetzt wurden und ob die vorgesehenen Abläufe ausreichend und effizient sind



Internes Audit: IM (1)

Anforderungen:Überprüfung der Normenkonformität (OHSAS 18001, SCC, ISO 14001, EMAS-VO, ISO 9001:2000)Überprüfung, ob existierende Regelungen und Vorgaben eingehalten werdenÜberprüfung der Wirksamkeit des Management-systems (Stärken/Schwächen aufzeigen)Überprüfung der Erreichung der ZieleErmittlung von Verbesserungsmöglichkeiten



Interne Audits: IM (2)

Qualifizierte, unabhängige, interne oder externe AuditorenAuditzyklus festlegenPlanung aller durchzuführenden Audits (Gesamt-Auditplanung)AuditdetailplanungVerfahren zur Durchführung der internen Audits festlegen (Einführungsgespräch, Audit gem. Auditplan, Betriebsbegehung, Abschlussgespräche, Auditbericht)



Planungsebenen für interne Audits

2. Detailplanung jedes einzelnen internen AuditsVorbereitungDurchführungNachbereitung

1. Gesamtplanung der internes AuditsGesamtzieleKorrekturen, BerichtManagement ReviewUmfang, Zyklus, Ressourcen

AUDITPLAN IMS 2004 - Umwelt/Abfallwirtschaft, Qualität, Sicherheit/Gesundheit, Hygiene

Prozesse

Umw elt Qualität Sicherheit/Gesundheit Hygiene

QW/Labor

Verpackungsentwicklung

Zylinderrepro

Druckvorstufe

Einkauf

Zylinderherstellung

Logistik

IMS

MaiJänner Februar März AprilKW7 KW8 KW9

Betriebsleitung

Controlling/Finanzen

Verkauf Tobacco

Human Resources

IT

Technischer Support

Stanzformenbau

Verkauf GenPack

Verkauf Fremdzylinder

Bogenoffsetdruck

Rollentiefdruck Graz

Instandhaltung

KW10 KW17 KW18 KW19 KW20

Rollentiefdruck Dresden

KW11 KW12 KW13 KW14 KW15 KW16 KW21 KW22 KW23

KW5 KW6 KW7 KW8 KW9 KW10 KW11 KW12

KW1 KW2 KW3 KW4

KW1 KW2 KW3 KW4 KW13 KW14 KW15 KW16 KW17 KW18 KW19 KW20 KW21 KW22 KW23

KW5 KW6

BDA

Svitavy

Krakau

Moskau

Crimmitschau

Zerti

fizie

rung

saud

i



Detailplanung der internen Audits

1. VorbereitungAuswahl des Bereiches aus der GesamtplanungAuditschwerpunkte festlegenAuditorenteam für den BereichDokumentenliste, -prüfungErstellung eines AuditleitfadensAblaufplanungAuditverständigung

2. DurchführungEröffnungsrundeSammlung von PrüfbeweisenAbweichungen, Korrekturmaßnahmen, HinweiseAbschlussgespräch

3. NachbereitungAuditberichtÜberprüfung der Korrekturmaßnahmen (Nachaudit)



Detailauditplanung am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (1)

AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 04.41 Datum 10.05.2002

Vers. 1

Vorbereitung des Umwelt-Audits Regelungen/Abläufe Verantwortlich 1. Auswahl des auditierten Bereiches “Gesamtes Unternehmen”: Weberei und Verwaltung Hr. Kobler und Frau Vieböck

2. Festlegung der Auditschwerpunkte • Umweltberichte • Umweltbetriebsprüfung • Umstellung des Managementsystems • Abfallmanagement • Dokumentationen

Frau Vieböck

3. Auditorenteam für diesen Bereich, Anforderungen an die Auditoren

• Herr Kobler (UM-Beauftragter) • Frau Fölser • Mag. Beyer (externer Berater)

Anforderungen an die Auditoren: • Kenntnis Weberei • Kenntnisse über die rechtlichen, technischen und

sicherheitsaspekte im Bereich Weben • Erfahrung bei Prüftätigkeiten • Objektivität und Unabhängigkeit

By

© Leinen-Weberei Vieböck




AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 04.41 Datum 10.05.2002

Vers. 1

Vorbereitungsarbeiten Regelungen/Abläufe Verantwortlich4. erforderliche Dokumente und

Dokumentenprüfung • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen • Schulungen, Unterweisungen • Abfallwirtschaftskonzept • Input/Outputdaten Die Dokumente werden vorweg und beim Audit von den Auditoren geprüft.

GF

5. Auditleitfaden für diesen Bereich Der Auditleitfaden ist so strukturiert, daß er als Leitfaden, als auch als Vorlage für den Audit-Bericht verwendet wird.

By

6. Ablauf- und Zeitplanung KW 23/2003

Zeit Thema Gesprächspartner Auditor 9:00-9:10 Begrüßung und

allgemeine Einführung Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner

By, Kobler, Fölsner

9:10-9:20 allgemeine Themen, Managementsystem

Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner

By Kobler, Fölsner

ca. 9:20-12:00 Audit mittels “Fragenkatalog” Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner

By Kobler, Fölsner

13:00-14:30 Audit mittels “Fragenkatalog individuell nach Themengebiet ca.14:30-14:45 Zusammenfassung, Abschlußge-

spräch, Festlegung weiterer Termine, etc.

Fr. Vieböck, Fr. Brunner, Fr. Atzmüller, Fr. Lehner

By Kobler, Fölsner


erstellt Beyer/10/05/2002 geprüft Beyer/20/05/2002 freigegeben Vieböck/20/05.2002




AUDIT-DETAILPLANUNG - Vorbereitung Dok.Nr. 10.01 Vers. 0 Auditoren: Kobler, Beyer,

Bereich „Gesamtbetrieb

Datum

Umwelt-Auditverständigung Lfd. Nr.: Interne Mitteilung

Betreff: Audit – Gesamtbetrieb

Termin: KW 23/2003, 9.00 Uhr

Dauer: ganztägig

Ort: Helfenberg

Erforderliche Unterlagen und Verantwortliche: • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen • Schulungen, Unterweisungen

• Abfallwirtschaftskonzept • Input/Outputdaten

Die vor Ort erforderlichen Unterlagen sind bereitzuhalten.

Beyer

Verteiler: Kobler zur Information der Mitarbeiter






AUDITBERICHT Dok.Nr. 10.xx Vers. 0

Datum

Auditoren: Beyer, Kobler

Bereich Gesamtunternehmen

Nr.

Frage/Anforderung (Auszug)

Beurteilung /Anmerkung (A=Abweichung; H=Hinweise; NR nicht relevant)

Korrekturvorschlag VA = Verantwortlich

Korrektur durchgeführt

Maßnahme VA Frist Datum Unter-schrift

1 Wie wird den Verpflichtungen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Anwendung des “Stand der Technik” nachgekommen?

2 Integrierte Anweisungen 3 Input/Outputdaten: Welche Änderungen ergaben sich

gegenüber dem Vorjahr? Kosten/Nutzen in den Bereichen Q-S-U

4 Werden Schulungen durchgeführt? Welche und in welchem Zeitraum? Sind die Schulungen ausreichend? Gibt es einen Schulungsplan? Wie wird sichergestellt, daß alle Mitarbeiter mit relevanten Aufgaben die nötige Kompetenz, Ausbildung, Qualifikation haben?

5 Kennen die Mitarbeiter die sicherheits-, qualitäts- und umweltrelevanten Auswirkungen ihrer Tätigkeit?

6 Wie erfolgt die Dokumentation im betrieblichen Alltag?

7 Werden Kontrollen regelmäßig durchgeführt und welche Aufzeichnungen gibt es darüber?

8 Wurden Kennzahlen ermittelt? Wie haben sie sich bewährt?

9 Besteht Rechtskonformität in den Bereichen SG-U?






AUDITBERICHT ZUSAMMENFASSUNG

Dok.Nr. 10.01 Vers. 0 Auditoren: Kobler, Beyer,

Bereich „Gesamtbetrieb

Datum

Auditierter Bereich: Gesamtunternehmen

Datum:

Verantwortliche: Frau Vieböck, Herr Kobler Vorgelegte Dokumente zur Prüfung • Handbuch inkl. mitgeltender Unterlagen • Aufzeichnungen • erfolgte Überprüfungen und Wartungen

• Schulungen, Unterweisungen • Abfallwirtschaftskonzept • Input(Outputdaten •

Ergebnisse: 1. Abweichungen:

2. Hinweise:

Die detaillierte Beschreibung befindet sich im Auditbericht Nachaudit: Bis zum Nachaudit werden alle Abweichen beseitigt. Korrekturen kontrolliert am: Auditor/Unterschrift

Erstellt von: Datum: Unterschrift:





Interne Audits – Tipps (1)

Intensive VorbereitungPrioritäten setzen - Probleme und Schwerpunkte herausgreifenRegeln des guten Auditierens beachtenMitarbeiterInnen nicht langweilen mit irgendwelchen sinnlosen DingenAudit ist besser als sein Ruf



Interne Audits – Tipps (2)

Überprüfen Sie mit der Checkliste „Interne Audits“, ob Sie alles berücksichtigt habenWeitere Informationen und Tipps zum internen Audit aus dem ersten Pilotprojekt finden Sie unter http://www.iman.at/beispiele.asp?obernavid=41



Gruppenarbeit: internes Audit

Konzipieren Sie in der Gruppe eine Audit-Gesamtplanung für einen ausgewählten Betrieb der Gruppe und Präsentieren Sie die Ergebnisse im PlenumKonzipieren Sie die Audit-Detailplanung für ein ausgewähltes Beispiel aus den Präsentationen der Gesamtauditplanung



Management Review

Das Management Review ist ein wichtiges betriebsinternes Instrument, mit dem die Geschäftsleitung prüft, ob das Managementsystem funktioniertEs ist die Gelegenheit des obersten Managements, sich mit den Aktivitäten in den Bereichen Sicherheit/Gesundheit, Umwelt , Qualität und Kosten-/Nutzenaspekten dieser Bereiche auseinander zu setzen



Management Review: Bereich Sicherheit/Gesundheit

Anforderungen OHSAS 18001:Überprüfung der Wirksamkeit des SGS durch die oberste LeitungGesamtbewertung des SGS

Bewertung einzelner Elemente

Ergebnisse des Audits berücksichtigen

interne und externe Faktoren berücksichtigen

Identifizierung von Maßnahmen - Behebung von Defiziten

Vorausschau



Management Review: Bereich Sicherheit/Gesundheit

Anforderungen SCC:Laut Punkt. 1.5.2 der SCC-Checkliste:

Prüfung, ob die Aktionspläne umgesetzt wurden

Prüfung, ob die Ziele erreicht worden sind

Erstellung eines Prüfberichtes

Kriterien für das Management Review: Inhalt des Berichtes, durchgeführte Prüfung, ausführende Stelle/Person (liegt im Verantwortungsbereich des oberen und mittleren Management)



Management Review: Bereich Umwelt

Anforderung EMAS-VO und ISO 14001:Prüfung der Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems durch die oberste Leitung in von ihr festgelegten Abständen

Bewertung der Umweltpolitik und des Umweltmanagementsystems

Verabschiedung des neuen Umweltprogramms mit den Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistungen und den dafür notwendigen Ressourcen



Management Review: Bereich Qualität

Anforderungen ISO 9001:2000:Überprüfung der Übereinstimmung, Angemessenheit und Effizienz des Managementsystems durch die oberste Leitung in festgelegten IntervallenMindestinhalte:

KundenbeschwerdenAuditberichteProzessberichteProduktkonformitäts-AnalysenStatus vorbeugender, korrigierender/ verbessernder Aktionen

Revision der Ziele - Festlegung neuer ZielsetzungenDokumentation der Ergebnisse



Management Review:Kosten-/Nutzen-Check

Mit dem Management Review überprüft die oberste Leitung auch die Umsetzung der Ziele und Maßnahmen der Kosten-/und Nutzenaspekte, da diese als Ziele und Maßnahmen im Managementprogramm aufgenommen und auch beim internen Audit überprüft wurden



Management Review: IM (1)

Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems und der Unternehmenspolitik durch die oberste LeitungÜberprüfung und Bewertung der ZielerreichungRevision der Ziele neue Ziele und Maßnahmen beschließen, einschließlich notwendiger Mittel und RessourcenVerabschiedung des neuen ManagementprogrammsDokumentation der Ergebnisse des Management Reviews



Management Review: IM (2)

Unterlagen für Management Review: UnternehmenspolitikManagementprogramm des letzten JahresAuditberichte (bewertet)Vorschlag für neues Programm



Planung des Management Reviews am Beispiel der Leinen-Weberei Vieböck (1)Management-Review Dok.Nr.10.02 Datum Vers.: Erstellt von: Termin: Dauer: 13:00 – 15:00 Uhr Ort: Helfenberg Teilnehmer: Frau Vieböck, Herr Kobler, Herr/Frau Unterlagen: • Ergebnisse von Audits

• Input/Outputröme • Prozessleistung und Produktkonformität • Status von Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen

• Politik • Ziele und Programme • Empfehlungen für Verbesserungen • AWK

Ziel des Management Reviews: Die oberste Leitung muss das Managementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss die Bewertung von Möglichkeiten für Verbesserungen des und den Änderungsbedarf für das Management-system einschließlich der Politik und der Ziele/Programme enthalten. Aufzeichnungen über die Managementbewertung müssen geführt werden Die Ergebnisse der Managementbewertug müssen Entscheidungen und Maßnahmen zu folgendem enthalten: Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystems und seiner Prozesse, Produktverbesserung in Bezug auf Kundenanforderungen, Bedarf an Ressourcen, erzeugten Emissionen sowie Vorbeugung der Gesundheit der Mitarbeiter. Zusammenfassung des Auditberichts 2003 als Grundlage für das Management Review 2003: Das Audit wurde in KW 23/2003 durchgeführt. Die Bewertung (nach dem Schema: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt) erfolgte durch die Auditoren beim Audit. Die Ergebnisse wurden von Frau/Herrn zusammengefaßt und dienen als Grundlage für das Management Review 2002. Auditziele: • Rechts- und Normenkonformität

• Ist-Standsanalyse • Umweltverbesserungen identifizieren

• Systemkonformität • Mitarbeiterbewußtsein hinterfragen

Auditteam: • Herr Kobler • Frau Fölser • Frau/Herr Auditbereiche: Es wurde die gesamte Firma auditiert. Die Überprüfung erfolgte durch Prüfung der Dokumente, Befragung der Mitarbeiter und

Einsichtnahme in Unterlagen vor Ort. Bewertung:

1 kein Handlungsbedarf, Anregungen 2 Änderungen empfohlen, geringe Mängel 3 Handlungsbedarf gegeben



Tipps (1)

Es wirklich machen!!!Als Managementinstrument verwendenauf grobe Weichenstellungen beschränken (Gesamtorganisation im Blickfeld haben und bewerten)Dinge einigermaßen messbar machenNorm nur als Orientierungshilfe ansehen, da sie zuviel fordertbegrenztes Zeitbudget, daher ist eine gute Vorbereitung des Management Review und eventuelle Vorgespräche mit der für den Bereich verantwortlichen Person aus der Geschäftsleitung besonders wichtig



Tipps (2)

Die Geschäftsleitung muss aufgrund der ihr zur Verfügung gestellten Unterlagen in der Lage sein die Unternehmens-politik / das Managementsystem zu bewerten - das neue Managementprogramm zu genehmigen – kurze prägnante Zusammenfassung der Umweltsituation in Form der bewerteten Auditberichte

Überprüfen Sie mit der Checkliste „Management Review“ob Sie alles berücksichtigt habenWeitere Informationen und Tipps zum Managementsystem aus dem ersten Pilotprojekt finden Sie unter http://www.iman.at/beispiele.asp?overnavid=47

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