Date post: | 06-Apr-2015 |
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Kapitel 5
Der Projektmanagement-Prozess (2)
IT-ProjektmanagementSS 2013Prof. Dr. Herrad Schmidt
IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013
Prof. Dr. Herrad SchmidtSS 13
Kapitel 5Folie 2
5.2 Projektkontrolle und –steuerung
Projektkontrolle und –steuerung als Regelkreis
Planung Steuerung
Kontrolle Durchführung
Soll-Werte
Ist-Werte Maßnahmen
Ist-Werte
Entscheidungen
Entscheidungen
Soll-Werte
Störungen (aus Projektablauf):- sachliche Änderungen- Terminüberschreitungen- Kapazitätsprobleme- Mitarbeiterprobleme- sonstige
Soll-Werte (gemäß/Projektauftrag):- sachliches Ergebnis- Zwischen- und Endtermine- zur Verfügung stehende Mitarbeiter-freigegebenes Budget
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Kapitel 5Folie 3
Die Planwerte sind als Sollvorgabe für die Durchführungsphase zu verstehen. Sie müssen mit den im Projektablauf zu messenden Istwerten (Projektfortschrittsdaten als Ergebnis eines Rück-meldewesens) verglichen und Planabweichungen aufgedeckt werden. Diese bedingen Reaktionen.
Die Kontrolle bezieht sich sowohl auf das Projektergebnis als auch auf den Projektverlauf (Termine und Kosten).
Ziele des Controllings:
Früherkennung von Planabweichungen
Ableitung von Maßnahmen zur Gegensteuerung
Datenbereitstellung für Projektberichte und Statusmeldungen
Sammlung von Daten zur Verbesserung von Schätzungen
Erkennen von Schwachstellen im Entwicklungsprozess
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Kapitel 5Folie 4
Es ist festzulegen, wer für welche Kontrolle zuständig ist: Projektleiter, Auftraggeber, Benutzer, Gremien, ...
Die Kontrolle hat in angemessenen Zeitabständen zu erfolgen. Ein frühzeitiges Erkennen ist die Voraussetzung für eine wirkungsvolle Projektsteuerung. Die Zeitpunkte der Kontrolle sind die Meilen-steintermine mit einem definierten, überprüfbarem Ergebnis. Außerdem dienen regelmäßige Meetings der Kontrolle.
Das Rückmeldewesen muss organisiert werden, d.h. es ist zu regeln,- wer wem meldet,- in welchen Zeitabständen zu melden ist,- in welcher Form die Rückmeldung zu erfolgen hat,- wie die Daten aufzubereiten sind.
Die Projektkontrolle setzt eine Projektdokumentation voraus.
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Kapitel 5Folie 5
Der Kontrollprozesses besteht aus 3 Aufgaben:
Messung und Bereitstellung der Istdaten
Soll-/Ist-Vergleich (Abweichungsanalyse)
Bewertung und Ableitung von Maßnahmen
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Kapitel 5Folie 6
Mögliche Ursachen für Abweichungen von Planwerten:
Unrealistische Planung
Unvorhersehbare Änderungen im Projektverlauf
Fehler in der Arbeitsausführung
Externe Faktoren
Eine Planabweichung muss entweder zu einer Änderung von
Planwerten oder zu Korrekturmaßnahmen beim Projektverlaufführen.
Kontrollbereiche:
Sachfortschrittskontrolle
Terminkontrolle
Aufwands- und Kostenkontrolle
Qualitätsprüfungskontrolle
Dokumentationskontrolle
Informationskontrolle
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Kapitel 5Folie 7
Sachfortschrittskontrolle
Das Ziel der Sachfortschrittskontrolle ist die Feststellung objektiv überprüfbarer Ergebnisse. Es ist also eine inhaltliche Kontrolle.
Es gibt allerdings i.d.R. keine oder nur wenige geeigneten Messgrößen.
Die Sachfortschrittskontrolle wird in die Kontrollbereiche Produktfortschritt und Projektfortschritt unterschieden.
Mit der Produktfortschrittskontrolle wird der Grad der Zielerreichung ermittelt. Anhand der Detailziele und Aufgabendefinitionen werden die schon erreichten Leistungsmerkmale funktional überprüft. Dabei ist auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu achten.
Bei der Projektfortschritts-Kontrolle steht die Frage nach dem Fertigstellungsgrad im Vordergrund. Dieser wird beim Leistungserbringer erfragt. In der Praxis begegnet man häufig dem in der folgenden Folie verdeutlichten Problematik.
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Kapitel 5Folie 8
ZuWAS Die Zukunft bestehen – Wirtschaft, Arbeitswelt, Schule
Projektmanagement Stand 2002 III - 20
Abweichungen
Der Fertigstellungsgrad eines Software-Projektes wird während der Hälfte der Projektlaufzeit mit größer als 95% eingeschätzt !
Subjektive Ein-schätzung der Fertigstellung
20
40
60
80
100 100
10
30
50
75
9095 95 9898 98 99
Quelle:http://w4.siemens.de/knowledge-zone/de/images/aktionen/zuwas/word_pdf/projektmanagement.pptFolie 20 (Seite existiert nicht mehr)
„Gefühlter Fertigstellungsgrad“:
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Kapitel 5Folie 9
Gründe für Fehleinschätzungen:
Der Aufwand für die noch zu leistenden Arbeiten wird unterschätzt.
Änderungsanforderungen wurden noch nicht berücksichtigt.
Der Anteil der erbrachten Leistung am Gesamtvolumen der Aufgaben wird unterschätzt.
Der Termindruck „verführt“ zur realitätsfernen Einschätzung.
Bereits eingetretene Verzögerungen werden ignoriert oder als aufholbar eingeschätzt.
Die eigene Effizienz wird falsch beurteilt.
Noch ungelöste Probleme werden übersehen.
uvm.
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Kapitel 5Folie 10
Um diesem Phänomen zu begegnen, wird neben der Befragung nach dem Fertigstellungsgrad eine Restschätzung bezüglich Aufwand und Zeit ermittelt. Damit kann die Aussage möglicherweise objektiviert werden.
Der Fokus sollte auf den fertigen Ergebnissen liegen. In vielen Fällen unterliegen diese zunächst einem Freigabeprozess mit QS-Prüfung.
Beispiel:
http://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/flughafen-berlin-brandenburg-auszuege-aus-dem-controllingbericht-nr--1.1367541
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Kapitel 5Folie 11
Terminkontrolle
Der jeweilige Stichtag wird im Balkendiagramm eingetragen.
Voraussetzung für die Terminkontrolle ist ein regelmäßiges Rückmelden der aktuellen Termine.
Der Abschluss fertiggestellter Arbeitspakete ist terminlich festzuhalten. Für nicht abgeschlossene Arbeitspakete muss in regelmäßigen Abständen festgestellt werden, ob der Termin gehalten werden kann oder nicht.
Quelle: http://www.innovationsmanagement.de/projektmanagement/controlling.html
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Kapitel 5Folie 12
Meilensteintrendanalyse:
Quelle: http://www.imn.htwk-leipzig.de/~weicker/pmwiki/pmwiki.php/Main/Meilensteintrendanalyse
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Kapitel 5Folie 13
Die Meilensteintrendanalyse dient der Terminüberwachung auf der Grundlage der Terminplanung und der Meilensteine.
Im Projektverlauf werden zu festen Terminen alle Plantermine für Meilensteine neu eingeschätzt.
Der neue Schätztermin wird im Diagramm vermerkt und die Punkte verbunden, so dass ein Polygonzug entsteht.
Ein waagerechter Verlauf symbolisiert Termineinhaltung, ein steigender Terminüberschreitung, ein sinkender Terminunterschreitung.
Drohende Terminabweichungen werden frühzeitig erkannt.
Kommt es zu Terminabweichungen, ist zu beurteilen, ob dadurch der Endtermin des Projektes gefährdet ist und wer evtl. notwendige Terminverschiebungen zu verantworten hat.
Eventuell ist eine erneute Risikoanalyse vorzunehmen.
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Kapitel 5Folie 14
Gründe für Terminabweichungen:Probleme in der Personalkapazitätzusätzliche Leistungsanforderungenunrealistische PlanzeitenProbleme bei der LösungsfindungLieferengpässemangelnde Qualifikation, uvm.
Steuernde Maßnahmen:Verringerung des LeistungsumfangsErhöhung der ArbeitszeitZusätzlicher Personaleinsatz (aber: siehe Brooks (The Mythical Man-Month): „Adding manpower to a late software project makes it later.“, s. z.B. http://search.barnesandnoble.com/The-Mythical-Man-Month/Frederick-P-Brooks/e/9780201835953?r=1,%201)
verbesserter MethodeneinsatzVerbesserung der ArbeitsprozesseVerbesserung der RahmenbedingungenFremdvergabe, uvm.
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Kapitel 5Folie 15
Kostenkontrolle
Die Erfassung des Personalaufwands erfolgt über die Stundenkontierung, die vollständig und korrekt erfolgen muss.Die aufgewendeten Stunden werden mit den Stundenverrech-nungssätzen gemäß Qualifikation bewertet.
Die Erfassung muss verursachungsgerecht erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass keine Fremdleistungen (z.B. zwischenzeitliche Dienstleistungen für andere) oder „Linienaufgaben“ verrechnet werden.
Die Erfassung aller Kosten sollte möglichst auf der Ebene der Arbeitspakete erfolgen.
Es ist anzustreben, die Istkosten möglichst schnell und regelmäßig zu erfassen, um Abweichungen zu den Planzahlen aufzudecken und rasch zu reagieren. Die Kostenkontrolle muss sich allerdings nach den Zeitintervallen des betrieblichen Rechnungswesens richten (ungleichmäßiger Verlauf des Kostenanfalls, ausstehende Rechnung,…)
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Kapitel 5Folie 16
Beim Vergleich zwischen Plan- und Istkosten muß im Falle der Verspätung des Projekts der Verzug auf der Zeitachse berücksichtigt werden.
Quelle: Litke [1995], S. 164
Kosten
Zeit
Berichts-termin
geplant 70%
erledigt 60%Verspätung
P2
P1
Kosten-überschreitung
Soll
Ist
P1 und P2 beinhalten gleiche erledigte Tätigkeiten
Graphische Darstellung
zur Überwachung
von Termin- und
Kostenabweichungen
eines Teilprojektes
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Kapitel 5Folie 17
Gründe für Kostenabweichungen:
unklare Projektdefinition oder Projektabgrenzung
höhere Aufwendungen, die durch Verspätungen bedingt sind
unrealistische Schätzungen
Änderungen der Anforderungen
uvm.
Steuernde Maßnahmen:
Budgeterhöhung
Änderung der Planwerte
Anpassung des Leistungsumfangs
Verbesserung der Rahmenbedingungen
etc.
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Kapitel 5Folie 18
Qualitätssicherung
Die Sicherung der Produktqualität über den ganzen Entwicklungs-prozess hinweg ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanage-ments.
Der Projektleiter muss vor allem die vorgegebenen Qualitätsverfahren kontrollieren (weniger die Qualität des Produkts).
Zur Kontrolle des Qualitätssicherungssystems gehören folgende Untersuchungsgegenstände:
Qualitätskonzept und dessen Einsatz
Werkzeuge
Einsatz von Normen und Richtlinien
Organisatorische Regelungen zur Qualitätsplanung und-prüfung
Dokumentation und Bericht