Projektführung mit gesundem Menschenverstand

11. Februar 2015

Wozu dient Projektmanagement

Ziel eines jedes Unternehmens ist es repetitive, gut planbare, führ- und steuerbare Prozesse zu haben.

Projekt

ProjektProjekt

Projekt

Projekt

Projekt

Projektmanagement zielt darauf ab, die Individualität eines Vorhabens, welches einzigartig ist, zu standardisieren, in dem die Abwicklung standardisiert wird.

Projektmanagement

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Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

• Konkrete und realistische Ziele

• Gute und effektive Kommunikation

• Aktive Involvierung der Kunden/ Endbenutzer

• Unterstützung des Senior Management

• Geeignetes Personal mit den nötigen Skills

• Realistische Terminplanung

• Top Management Support

• Laufende Aktualisierung der detaillierten Planung

• Effektive PM-Können und Methoden, ein guter Projekt Manager

• Effektives Change- / Configuration Management

Auszug: Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement (Nasir & Sahlbuddin, 2011)

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Projekt Portfolio ManagementProjekt Portfolio Management

Einsteuerung Steuerung Review

Antrag Bewertung Selektion Portfolio Steuerung Erfolgskontrolle

PPM BasisprozesseProjektantrag

prüfenStatus laufender Projekte erhebenAbweichungen

analysieren

Zielüberprüfung

Massnahmenbeantragen

Projektauftrag/BCprüfen

Priorisierungvornehmen

Projektabschluss-bericht prüfen

Abweichungsanalysedurchführen

Zielerreichungüberprüfen

Sicherung derErfahrung (LL)

Projekt selektieren

Projektportfoliofestlegen

Ressourcenallokation festlegen

Projektkategoriebestimmen

Projekt bewerten

Projektabhängigkeiten prüfen

Szenarioplanungerstellen

Projekt Management BasisprozesseProjektantrag

erstellen Projekt führen

Statusberichterstellen

Business Case (BC)erstellen

Reservierte Resourcen einsetzen Projekt abschliessen

Projekt startenProjektauftrag erstellen

PPM-Statusrapportieren

Projekt ManagementBeantragung und Start Projektführung Abschluss

Projektportfolioplanen

"Die richtigen Dinge tun"

Einzelprojekte führen und umsetzen

"Die Dinge richtig tun"

Projektportfoliosteuern

"Die richtigen Dinge richtig tun"

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Projekt Einsteuerung – was ist zu beachten

• Kundenprojekte – wie organisiere ich mich, dass ich möglichst alle erbringen kann. Planbarkeit der Kundenprojekte ist das Wichtigste!

• Interne Projekte - welche sind wirklich nötig? Ressourcen und deren Zeit sind das höchste Gut!

• Der „Triple Constraint“ – das Business entscheidet was wichtig ist -Zeit, Qualität oder Kosten/ Ressourcen

• Ein einfacher standardisierter Projektauftrag und Projekt Status Report schafft Verbindlichkeit

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5Initialisieren Realisieren Einführen AbschliessenKonzipieren

Abwicklungsmodelle z.B. HERMES

Führungsmethodik

Führen AbschliessenInitialisieren

AuftragPlanungMeilensteineLieferobjekte….….

Abnahme/ ÜbergabeLessons learnedAbschlussberichtRetablierung….

3 Phasen der Vorhabensführung

Projekt Setup - der Start entscheidet über den Erfolg

Auftrag

Führung

Planung

Organisation

Auftrag, Ziele, Umfang Lieferobjekte

Steuerung Kernteam Projektteam

Detailplanung

Mittelplan

Meilensteine

Risiken

Qualitätsplan

Fortschritts-, Risiko,- Changemanagement, Controlling und Kommunikation, Stakeholder Mgmt

Kick

off

Abhängigkeiten

Sponsor

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FührungsmethodikGezielt und wirksam führen

1. Fortschritt überwachen

2. Probleme und Risiken beurteilen

3. Massnahmen einleiten

4. Anträge stellen, Entscheide fällen

Führen AbschliessenInitialisieren

5. Stakeholder Mgmt und Kommunikation

Auftrag

Projektführung und Steuerung –Kontinuität und Verbindlichkeit ist wichtig

wöchentlich, Montag

Progress Meeting wöchentlich

Di

Reporting

Fr Fr Fr Fr FrFr Fr Fr Fr

Di Di Di Di

Di Di

Di

Di

Management Meeting, QuartalManagement Meeting

Mi Mi

Progress Report versenden

Steuerungsausschuss Meeting, mtl.

Do Do Do Do

wöchentlich, Freitag

Steuerungsausschuss

Projektleitung

Reporting

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Fazit – Projektmanagement mit gesundem Menschenverstand

• Mit PM soll die Individualität eines Projektes bzgl. Vorgehen standardisiert werden um so Umsetzungsrisiken für das Unternehmen zu reduzieren

• Die Einsteuerung und Initialisierung ist bereits sehr entscheidend für den Erfolg eines Projektes

• Aktive Projektsteuerung und -führung auf regelmässiger Basis ist erfolgskritisch

• Ohne „Buy-in“ des Senior Management wird die Umsetzung schwierig

• Verbindlichkeit wird nur über Schriftlichkeit erreicht – minimal ist ein Projektauftrag, regelmässiger Statusbericht und dokumentierte Entscheide und Pendenzen

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Fazit - wieviel PM braucht ein KMU

1. Durchführung auf Teamstufe, intuitiv, Steuerung AL

2. Geleitet durch Fachleute, einfache methodische Vorgaben, Steuerung AL

3. Geleitet durch externe Projektleiter, methodische Vorgaben und Unterstützung durch Zentrale, Steuerung durch GL

4. Ausgebildetes Personal, definierte Prozesse, Methode mit Unterstützung durch Zentrale, Steuerung durch GLAnzahl Projekte

Kritischfür Unternehmen

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Herzlichen Dank