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Projektrealisierung:Benutzerkonten und BerechtigungenSAP Business One Release 9.0

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Lernziele: Benutzerkonten festlegen Allgemeine Berechtigungen für Funktionen und Menüs in SAP

Business One gewähren Allgemeine Berechtigungen für mehrere Benutzer kopieren Zugriff auf Belege über Berechtigungen für Dateneigentum erlauben

oder verweigern

Lernziele

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DG Industries verfügt im Vertrieb über 15 Benutzer. Diese Benutzer greifen alle auf dieselben Funktionen und Berichte in SAP Business One zu.

Bei der Verarbeitung von Verkaufsbelegen müssen die Benutzer dieselben Formulareinstellungen zur Verfügung haben.

Der Vertriebsleiter benötigt ebenfalls Zugriff auf dieselben Funktionen und Berichte, muss aber zudem auf zusätzliche Verkaufsberichte und Umsatzanalyse-Dashboards zugreifen können.

Lösung: Richten Sie einen Benutzer mit dem Basisprofil für Formulareinstellungen ein. Kopieren Sie die Formulareinstellungen anschließend auf die anderen Benutzer. Richten Sie allgemeine Berechtigungen für einen Vertriebsbenutzer ein und kopieren diese anschließend auf die anderen Vertriebsbenutzer. Führen Sie für den Vertriebsleiter eine Feinabstimmung der allgemeinen Berechtigungen durch.

Unternehmensszenario

Agenda Benutzerkonten Allgemeine Berechtigungen

Dateneigentum und Berechtigungen

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Benutzerkonten

Sie können Benutzerkonten wie folgt anlegen:

Administration Definition Allgemein BenutzerAssistent zur Expresskonfiguration

Benutzer Benutzer Haben standardmäßig keine Berechtigungen

Unter „Allgemeine Berechtigungen“ und „Berechtigungen für Dateneigentum“ festgelegte Berechtigungen

SuperuserSuperuser

Haben standardmäßig alle Berechtigungen

Benötigen eine Professional-Lizenz

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Benutzereinstellungen

Administration > Definition > Allgemein > Benutzereinstellungen

Zu den Standardwerten gehören:Zu den Standardwerten gehören: Allgemein (Adress- und Allgemein (Adress- und

Kommunikationsdaten)Kommunikationsdaten)

StandardlagerStandardlager

Sachkonten für Bargeld und SchecksSachkonten für Bargeld und Schecks

DruckeinstellungenDruckeinstellungen

KreditkartenkontenKreditkartenkonten

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Formulareinstellungen kopieren

Formulareinstellungen für einen Benutzer festlegen

Formulareinstellungen für andere Benutzer kopieren

Agenda Benutzerkonten

Allgemeine Berechtigungen Dateneigentum und Berechtigungen

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Berechtigungen – Überblick

Benutzerkonto

Lizenz-art

Allgemeine Berech-tigungen

SAP Business OneFunktionen

Der Zugriff auf Funktionen wird über Lizenzen und allgemeine Berechtigungen gesteuert

Alle neu angelegten Benutzer, die nicht Superuser sind, haben keinerlei Berechtigungen auf Funktionen in SAP Business One

Für Nicht-Superuser müssen allgemeine Berechtigungen festgelegt werden

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Allgemeine Berechtigungen

Berechtigungsobjekte Berechtigungsobjekte

Gewählter BenutzerGewählter Benutzer

Vollzugriff, Zugriff mit Leseberech-tigung oder keinen Zugriff auf eine Funktion oder ein Menü zuweisen

Administration Systeminitialisierung Berechtigungen Allgemeine Berechtigungen

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Berechtigungen und Rollen

Drag & Drop

Gewählter BenutzerGewählter Benutzer

Berechtigungen nach Rolle für einen repräsentativen Benutzer festlegen, diese anschließend für andere Benutzer kopieren

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Berechtigungsbericht

Bericht mit Berechtigungen für gewählte Benutzer drucken

Liste mit Berechtigungen in Microsoft Excel exportieren

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Änderungen verfolgen

Änderungen an Berechtigungen werden im Änderungsprotokoll protokolliert

Extras > Historie anzeigen

Agenda Benutzerkonten

Allgemeine Berechtigungen

Dateneigentum und Berechtigungen

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Eigentum für Belege

Ein Beleg kann optional mit einem festgelegten Vertriebs- oder Einkaufsmitarbeiter verknüpft werden

Ein Beleg kann einen festgelegten Eigentümer aufweisen, der sich vom Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer oder von der Kontaktperson des Geschäftspartners unterscheiden kann

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Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer

Administration > Definition >Allgemein > Vertriebsmitarbeiter/Käufer

Die Standardwerte für Vertriebsmitarbeiter/ Einkäufer werden aus den Geschäftspartner-Stamm-daten übernommen1.Vertriebsmitarbeiter und Einkäufer im System festlegen2.Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer den Geschäfts-partner-Stammdaten zuweisen3.Gewählte Vertriebs-mitarbeiter oder Einkäufer in Belegen für den Geschäftspartner

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Belegeigentümer

Der Eigentümer ist in der Regel der Benutzer, der den Beleg anlegt

Wenn es jedoch einen festgelegten Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer für einen Beleg gibt und der Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer mit einem Mitarbeiter-Stammdatensatz verknüpft ist, wird der Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer zum Eigentümer des Belegs

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Berechtigungen für Dateneigentum

Wer sonst soll einen Beleg oder Belegzeilen anzeigen oder ändern können?

Welche Beziehung hat die Person zum Belegeigentümer?

Berech-tigungen für Daten-eigentum

Belege

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Berechtigungen für Dateneigentum – Beispiel

Marc ManagerGeschäftsführer

Marc VerkäuferAccount Manager

Georg ProfitVertriebsleiter

Fred EinkäuferVertriebsmitarbeiter

Maria SkontoVertriebsmitarbeiterin

Manager

Unterstellter

Gleichgestellter

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Mitarbeiterstammdaten

Personal > Mitarbeiterstammdaten Sie können die Berichtsstruktur

der Organisation anhand der Mitarbeiterstammdaten modellieren

Felder wie Filiale und Abteilung gelten gleichermaßen für die Mitarbeiterstammdaten und das Benutzerkonto

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Berechtigungen für Dateneigentum aktivieren

Administration > Systeminitialisierung > Berechtigungen > Ausnahmen für Dateneigentum

Dateneigentum systemweit aktivieren/deaktivieren

Nach der Festlegung haben Benutzer eingeschränkten Zugriff auf Belege und Opportunities und sogar auf Belegzeilen. Der Zugriff basiert auf einer definierten Beziehung zum Belegeigentümer

Sie können die Beschränkung für einzelne Belege durch einen Filter umgehen

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Berechtigungen für Dateneigentum zuweisen

Administration Systeminitialisierung Berechtigungen Berechtigungen für Dateneigentum

Beleg Gleich-gestellter Manager Unterstellter Abteilung Filiale Team

Kunden-auftrag

Voll-ständig

Keine Keine Nur Lesezugriff

Keine Voll-ständig

Ausgangs-rechnung

Bestellung

. . .

Benutzer:

Fred Einkäufer

Der nächste Schritt nach dem Aktivieren von Filtern für Dateneigentum besteht im Festlegen der Berechtigungen für jeden Benutzer für jede Beziehung nach Beleg

Fred Einkäufer kann Kundenaufträge nach Gleichgestellten und Teamkollegen anzeigen (und optional aktualisieren).

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Die wichtigsten Punkte

Die wichtigsten Punkte dieser Lektion:

Es gibt zwei Arten von Benutzerkonten: Ein Superuser hat standardmäßig die volle Zugriffsberechtigung auf jede

Funktion und benötigt eine Professional-Lizenz Nicht-Superuser haben keine Berechtigung für Funktionen, und Sie

müssen jedem Benutzer allgemeine Berechtigungen gewähren

Die einfachste Möglichkeit zum Gewähren von Berechtigungen erfolgt nach Rolle. Sie können dann die Berechtigungen von einem Benutzer auf andere Benutzer kopieren

Sie können Benutzer als Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer benennen und einen Standardvertriebsmitarbeiter oder -einkäufer für einen Geschäftspartner zuweisen

Mit den Mitarbeiterstammdaten können Sie eine Organisationsstruktur mit Berichtszeilen festlegen. Die Mitarbeiterstammdaten sind für Berechtigungen für Dateneigentum erforderlich

Wenn der Geschäftspartner einen ernannten Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer aufweist, der mit Mitarbeiterstammdaten verknüpft ist, ist dieser der Eigentümer der für den Geschäftspartner angelegten Belege.