Dezernat Forschungsförderung & Transfer

Leitfaden

Informationen zur Durchführung von Forschungs-, Entwicklungs- und

Transferprojekten in der Universität Bielefeld

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Sehr geehrte Damen und Herren, Drittmittel sind ein wichtiger Indikator für die Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule. Nicht nur Forschung, sondern auch Lehre werden inzwischen über eingeworbene Drittmittel mitfinanziert. Mit dem vorliegenden Leitfaden werden Ihnen Informationen zur Durchführung von Forschungs-, Entwicklungs- und Transferprojekten gegeben, die Sie als Wissenschaftlerin und Wissenschaftler für ein spezifisches Vorhaben einwerden. Bei der Durchführung von drittmittelgeförderten Projekten - von der Einwerbung bis zur Abwicklung - werden sie administrativ unterstützt und begleitet. Ansprechpartner haben Sie zentral im Dezernat Forschungsförderung & Transfer, in den weiteren Fachdezernaten sowie dezentral in den Fakultätsverwaltungen. Die eingeworbenen Drittmittel unterliegen dabei nicht nur den Bewillungsbedingungen des Drittmittelgebers bzw. den für Haushaltsmittel der Hochschule einschlägigen rechtlichen Rahmenbedingungen für ihre Bewirtschaftung, sondern es gibt zahlreiche weitere Sonderbestimmungen. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen für die Durchführung drittmittelgeförderter Forschungs- und Transferprojekte haben in den vorausgegangenen Jahres z.T. grundlegende Änderung erfahren: - Änderung des Hochschulgesetzes (HG) durch das Hochschulfreiheitsgesetz

(HFG) - Einführung der Hochschulwirtschaftsordnung (HWFVO) und der dazugehörigen

Verwaltungsvorschriften - Änderung des Arbeitnehmererfindungsgesetzes Begleitend sind aber auch arbeits-, steuer- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften ständigen Änderungen unterworfen – und nicht ohne Einfluss auf die Durchführung und Abwicklung von Forschungs-, Lehr- und Transferprojekten. In den folgenden Informationen sind zum einen auch in graphischen Darstellungen die Bedingungen für Einwerbung und Annahme, Dienstaufgabe und Nebentätigkeit, Finanzierung und Overhead graphisch dargestellt. Sie enthalten zudem aber auch eine aktuelle, umfassende Beschreibung unter Bezug auf die rechtlichen Rahmenbedingungen. In der Universität Bielefeld ist seit Jahren eine Informations- und Beratungskompetenz aufgebaut worden, die Ihnen jederzeit Auskunft über die aktuellen Rahmenbedingungen und rechtlichen Entwicklungen geben kann. Interne Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen werden auf diese Rahmenbedingungen hin angepasst und insbesondere in der Hochschulverwaltung

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unter dem Gesichtspunkt der Information und Beratung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern verbessert. Die vielfältigen Bedingungen und Änderungen sind hier nochmals neu zusammengestellt worden, um allen am Forschungsprojektprozess Beteiligten einen umfassenden, gleichzeitig aber auch einen schnell zugänglichen Überblick zu geben. Der Leitfaden gliedert sich in die Teile I. Fallkonstellationen II. Durchführen und Abwicklung eines Standardprojektes III. Abgrenzungen und Sonderfälle IV. Bewirtschaftung von Personal- und Sachmitteln V. Drittmittel von A bis Z VI. Anhang – Vordrucke, Verfügungen, Rechtsgrundlagen, Richtlinien (nur in der

elektronischen Fassung) Der vorliegende Leitfaden informiert ergänzend zu der persönlichen Beratung durch die in den Verwaltungen tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und soll ihnen die Möglichkeit eröffnen, sich noch einmal spezifisch zu informieren und die Klippen in Annahme und Durchführung von Forschungsvorhaben zu erkennen. Hierfür ist insbesondere der Teil „Drittmittel von A – Z“ gedacht. Der Leitfaden wird zunächst in einer broschürten Fassung aufgelegt, zeitnah wird er im Internet interaktiv verfügbar sein. Bereits jetzt sind im Leitfaden Web-Links benannt - für weitere detaillierte Informationen, sowie den Abruf der erforderlichen Formulare - da eine vollständige Zusammenfassung aller Informationen den Rahmen dieser Broschüre sprengen würde. Soweit möglich werden Änderungen (z. B. durch die Einführung der kaufm. Buchführung) zeitnah eingearbeitet. Ich bitte um Verständnis, falls es hierbei zu Verzögerungen kommt. Ich gehe davon aus, dass Ihnen als Wissenschaftlerin und Wissenschaftler diese Broschüre und Informationen eine weitere Hilfestellung sein werden. Grundsätzlich stehen Ihnen wie bisher die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Dezernat FFT und den weiteren einschlägigen Verwaltungsstellen sowie aus Ihrer Fakultät für Fragen zur Verfügung. Ihre Anregungen und Kommentare nehme ich gern entgegen. Hans Jürgen Simm Kanzler

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Gliederung Teil I Fallkonstellationen Fallkonstellationen - Schaubild I.1 Entscheidung: Hauptamt oder Nebentätigkeit I.2 Entscheidung: Haushaltsmittel oder Drittmittel I.2.1 Haushaltsmittel I.2.2 Drittmittel I.2.3 Sonderfall Sponsoring/ Spende I.3 Entscheidung: Wo werden die Drittmittel verwaltet

Teil II Ablauf eines Standardprojektes Ablaufschema - Schaubild

Teil III Anregungen und Problemfelder III.1 Wann unterliegt ein Vorhaben der Steuerpflichtigkeit III.2 Wettbewerbsrecht und seine Auswirkungen auf die Universität

III.2.1 Wettbewerbsrecht III.2.2 EU-Gemeinschaftsrahmen für Forschung, Entwicklung,

und Innovation III.2.3 Korruption III.3 Erfindungen

Teil IV Bewirtschaftung von Personal- und Sachmitteln IV.1 Allgemeines IV.2 Verwendung von Personalmitteln IV.2.1 Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern IV.2.2 Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte IV.2.3 Lehraufträge und Gastvorträge IV.3 Verwendung von Sachmitteln IV.3.1 Vorbemerkung IV.3.2 Verbrauchsmaterialien, Geräte

IV.3.3 Bewirtungskosten, Veranstaltungen IV.3.4 Veröffentlichungen, Druck, Publikationen IV.3.5 Werkverträge, Unteraufträge, Aufträge an Dritte IV.3.6 Reisekosten

Teil V Drittmittel von A bis Z

Teil VI Anhang – Vordrucke, Verfügungen, Rechtsgrundlagen, Richtlinien (nur in der elektronischen Fassung)

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Teil I

– Fallkonstellationen – Fallkonstellationen – Schaubild I.1 Entscheidung: Hauptamt oder Nebentätigkeit I.2 Entscheidung: Haushaltsmittel oder Drittmittel I.2.1 Haushaltsmittel I.2.2 Drittmittel I.2.3 Sonderfall Sponsoring/ Spende I.3 Entscheidung: Wo werden die Drittmittel verwaltet

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I.1 Entscheidung: Soll die Forschung im Hauptamt oder als Nebentätigkeit erfolgen? Forschung als Sammelbegriff umfasst hier alle Aktivitäten: seien es Forschungs- und Entwicklungs-, und Transferaktivitäten, wissenschaftliche Gutachten, wissenschaftlichen Evaluation, wissenschaftsbezogene Forschungsaufträge, Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse (wie wissenschaftliche Dienstleistungen), für die zusätzlich zum regulären Hochschulhaushalt von öffentlichen oder privaten Stellen Mittel eingeworben werden.

Grundsätzlich sind Hochschulmitglieder gemäß § 71 Abs. 1 HG NRW berechtigt, Forschung aus Drittmitteln im Hauptamt als Dienstaufgabe durchzuführen. Es besteht allerdings keine Pflicht hierzu, so dass auch eine Ausübung als Nebentätigkeit möglich ist (Wahlrecht). Nebentätigkeit ist eine Forschungstätigkeit in der Regel immer dann, wenn Sie persönlich beauftragt werden und Ihnen für die Durchführung des Auftrags eine Vergütung oder ein Honorar gewährt wird. In diesem Fall sind die Einnahmen von Ihnen zu verwalten und die Verantwortung für die Ausführung von Ihnen zu tragen. Wichtig ist es, eine Nebentätigkeit klar von den Dienstaufgaben zu trennen. So dürfen Sie z.B. bei der Nebentätigkeit nicht unter dem Namen der Hochschule firmieren. Das sogenannte Splittingverbot ist ebenfalls von Bedeutung: So dürfen Sie nicht innerhalb eines Drittmittelvorhabens im Hauptamt, das über die Hochschule verwaltet wird, gleichzeitig persönlich in diesem in Nebentätigkeit fungieren. Eine Besonderheit innerhalb der Universität Bielefeld stellt die Durchführung von F&E Projekten in der IIT GmbH dar. Grundsätzlich ist die Aufnahme von Arbeitsbereichen bzw. Geschäftsbereichen in der IIT GmbH für klar umgrenzte Aufgaben und Aufträge derzeit nur in Nebentätigkeit, d.h. unter Vorlage einer entsprechenden Nebentätigkeitsgenehmigung, möglich. Gerade bei Projekten in der IIT GmbH ist auf das o.g. Splittingverbot zu achten. Werden bei der Durchführung von Projekten in der IIT GmbH Ressourcen der Hochschule in Anspruch genommen, ist ein angemessenes Nutzungsentgelt zu entrichten. Der Kooperationsrahmen ist in einem Vertrag zwischen IIT GmbH und der Universität Bielefeld festgelegt.

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Weiteres zu „Nebentätigkeiten“ finden Sie im Teil 5 (A bis Z).

Für Auskünfte steht Ihnen das Dezernat III (Personalangelegenheiten) zur

Verfügung. Antragsformulare für die Genehmigung von Nebentätigkeiten finden Sie

auf der Homepage von Dezernat III.

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I.2 Entscheidung: Wie sollen die Forschungsarbeiten finanziert werden? Durch Drittmittel oder Haushaltsmittel? I.2.1 Haushaltsmittel Haushaltsmittel sind eigene Mittel der Hochschule und werden über sog. „Haushaltszuweisungen“ den Einrichtungen oder Hochschullehrern/-innen zur Verfügung gestellt. Sie können, soweit sie nicht anderweitig gebunden sind, ebenfalls für Forschungszwecke verwendet werden. Eine Anzeige oder eine Genehmigung ist hierfür nicht erforderlich, außer für den Fall, dass Folgekosten entstehen, die durch den Ihnen zur Verfügung stehenden Etat nicht gedeckt sind. Im Einzelfall kann es notwendig sein, vorab Genehmigungen einzuholen (z.B. der oder des Datenschutzbeauftragten, der Ethikkommission bei Versuchen an Menschen oder Tieren). Zuständigkeit: Dezernat F I.2.2 Drittmittel Drittmittel sind Geldzuwendungen, Sachleistungen und Gegenleistungen aus Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile für Zwecke von Forschung und Lehre, die zusätzlich zu den Haushaltsmitteln der Universität Bielefeld von öffentlicher oder privater Seite zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gehören insbesondere - Zuwendungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft, des Bundes, der EU, von

Stiftungen und anderen öffentlichen Einrichtungen und Institutionen, die die Hochschule in der Erfüllung ihrer Aufgaben nach § 3 HG NRW unterstützen

- Entgelte aus Forschungs- und Entwicklungsverträgen oder Kooperationsverträgen

- Geldspenden - Einnahmen aus dem Technologietransfer - Einnahmen aus der Weiterbildung - Kosten- und Förderbeiträge Nicht um Drittmittel handelt es sich bei - Einnahmen ohne Forschungsbezug, d.h. Dienstleistungen, die von den

Hochschulen ohne besondere Erkenntnisse für die Forschung durchgeführt werden

- Zuwendungen, die in Verfolgung unternehmensbezogener Ziele der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit gegeben werden (Sponsoring, siehe auch I.2.3)

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I.2.3 Sonderfall Sponsoring/Spende Die Bereitstellung finanzieller Mittel, Produkte oder Dienstleistungen durch Private, um unternehmensbezogene Ziele der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit zu verfolgen, ist nur auf der Basis einer vertraglichen Vereinbarung zulässig. Die Leistungen des Sponsors und die Gegenleistung der Universität sind in dem Vertrag eindeutig zu bestimmen. Weiteres können Sie den Regeln zum Sponsoring vom 02.10.2001 entnehmen. Spenden sind Zuwendungen an die Hochschule, die wissenschaftliche oder als besonders förderungswürdig anerkannte gemeinnützige Zwecke fördern. Zuständigkeit: Dezernat F

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I.3 Entscheidung: Wer soll die eingeworbenen Mittel verwalten? Hochschule/ Privatkontenverfahren I.3.1 Verwaltung durch die Hochschule Drittmittel sollen grundsätzlich von der Hochschule vereinnahmt und nach den Bestimmungen des Drittmittelgebers verwaltet und bewirtschaftet werden. I.3.2 Privatkontenverfahren (Verwaltung der Mittel außerhalb der Hochschule) In Ausnahmefällen können auf begründeten Antrag Drittmittel durch ein Hochschulmitglied selbst oder durch einen Förderverein (z.B. Gesellschaft zur Förderung des Technologietransfers e.V.) verwaltet werden (Sonderkontenverfahren). Der Antrag und die Begründung wird mit der Anzeige des Drittmittelprojekts gestellt. Hierzu ist folgendes zu beachten: � Der Drittmittelgeber und der Kanzler müssen diesem Verfahren zustimmen.

� Die Mittel können in keinem Fall über die Konten der Universität abgerechnet

oder verbucht werden und sind damit für den/die Hochschullehrer/-in und damit in der Folge auch für die Hochschule nicht drittmittelrelevant.

� Die ausschließliche Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwaltung der

Drittmittel, insbesondere aber auch die vertrags-, steuerrechtliche und sonstige Prüfungen sowie die sich daraus ergebenden Konsequenzen liegt beim Hochschulmitglied.

� Hinsichtlich der Gerätebeschaffung sind die Vorgaben des Mittelgebers zu

beachten. Die Eigentumsverhältnisse an den erworbenen Gegenständen sind zu klären. Soweit diese in die Universität eingebracht werden, ist ggfs. eine Versicherung abzuschließen.

� Die im Zusammenhang mit der Abwicklung stehenden Unterlagen sind

aufzubewahren und für Zwecke der Prüfung bereitzuhalten; notwendige Auskünfte sind zu erteilen.

Projekte in der Gesellschaft zur Förderung des Technologietransfers (GFT e.V.) werden ausschließlich im Rahmen des Hauptamtes durchgeführt. Auch Forschung mit Mitteln Dritter, die im Privatkontenverfahren verwaltet werden, ist Dienstaufgabe und gehört somit zum Hauptamt. Für die Zusammenarbeit mit der GFT e.V. sind der Kooperationsvertrag zwischen Universität und der GFT e.V. sowie die Hinweise für die Mitglieder der GFT e.V. vom 25.5.2000 zu berücksichtigen. Tritt der Dritte oder der Förderverein als

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Drittmittelgeber auf, sind die eingehenden Drittmittel wie sonstige Mittel Dritter zu verwalten. Hinweis: Jedes Vorhaben ist in Bezug auf Aufgabenstellung, Kooperationspartner/Auftraggeber, Finanzumfang und Laufzeit zu konkretisieren unter Verwendung des Formblattes „Anzeige eines Drittmittelvorhabens in der GFT

gemäß § 71 Abs. 3 HG“ vor Projektbeginn anzuzeigen. Zuständigkeit: Dezernat FFT

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Teil II - Ablauf eines

Standardprojekts -

Ablaufschema - Schaubild

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Wissenschaftler/in stellt den Bedarf zur

Durchführung eines Drittmittelprojektes fest und eruiert mögliche Mittelgeber

Wissenschaftler/in führt Projektplanung durch

und erstellt Drittmittelantrag

bedeutet: Erstellung Projektskizze /-antrag und Kostenplan

Auf Wunsch Unterstützung seitens Dez. FFT.

Anzeige des Drittmittelantrages gegenüber dem Rektorat über die Dekanin oder den Dekan gemäß

§ 71 Abs. 3 HG NRW

Auf Wunsch Unterstützung seitens Dez. FFT hinsichtlich Sondierung möglicher Drittmittel- geber.

Versand des Drittmittelantrages entsprechend Vorgaben des Drittmittelgebers

bedeutet: nach Prüfung der formalen Richtigkeit durch Dez. FFT oder direkter Versand durch den

Wissenschaftler

Antragsprüfung durch Mittelgeber und ggf. Bewilligung.

Versand des „Bewilligungsbescheides“ durch

Mittelgeber an die Universität / die Wissenschaftlerin bzw. den Wissenschaftler

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-

Prüfung des Bewilligungsbescheides innerhalb der Universität und zur Einrichtung des Drittmittel-

projektes Erstellung einer Projektverfügung Versand der Projektverfügung an die Wissenschaftlerin/ den Wissenschaftler bedeutet: Projekt ist kassentechnisch eingerichtet

Dieser Verfahrensschritt erfolgt bei DFG-

Standard-Sachbeihilfen durch die Fakultäts-

verwaltung, ansonsten durch Dez. FFT.

Personelle und räumliche Projekteinrichtung bzw. -ausstattung durch die Wissenschaftlerin /

den Wissenschaftler mit Unterstützung der Fakultätsverwaltung

bedeutet: Projekt ist personell und räumlich eingerichtet

Durchführung des Projektes durch die

Wissenschaftlerin / den Wissenschaftler mit verwaltungstechnischer Unterstützung seitens der Fakultätsverwaltung und Dez. FFT im Hinblick

auf Bewirtschaftung und Nachweisführung

Verwaltungstechnische Unterstützung erfolgt

beispielsweise bzgl. Mittelabrufe beim Dritt-

mittelgeber oder der Erstellung von Verwen-

dungsnachweisen, die i. d. R. jährlich zu erstellen

sind.

Ablauf der Projektförderdauer und Beendigung des Projektes

verwaltungstechnische Unter-stützung seitens der Fakultätsver-waltung und Dez. FFT beim Ab-schluss des Projektes

Verwaltungstechnische Unterstützung erfolgt

beispielsweise bei der Erstellung des

Schlussverwendungsnachweises für den

Mittelgeber und der Schließung des Projektkontos

nach Anerkennung des Ver-wendungsnachweises.

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Teil III

- Anregungen und Problemfelder -

III.1 Wann unterliegt ein Vorhaben der Steuerpflichtigkeit

III.2 Wettbewerbsrecht und seine Auswirkungen auf die Universität III.2.1 Wettbewerbsrecht III.2.2 EU-Gemeinschaftsrahmen für Forschung, Entwicklung,

und Innovation III.2.3 Korruption

III.3 Erfindungen

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III.1 Wann unterliegt ein Projekt der Steuerpflicht und was muss ich in diesem Fall beachten? Seit dem 01.01.2004 unterliegen Projekte mit Dritten, bei denen es zu einem Leistungsaustausch kommt (Auftragsforschung, Anwendung gesicherter Erkenntnisse bei Werk- oder Dienstleistung), der Umsatzsteuerpflicht, d.h. bei der Rechnungslegung ist die Mehrwertsteuer auszuweisen, und die Universität Bielefeld ist vorsteuerabzugsberechtigt. Dies gilt insbesondere, wenn der vertraglich vereinbarte Forschungsinhalt gezielt den Interessen des Auftraggebers entspricht und die Forschungsergebnisse ausschließlich dem Auftraggeber zur Verfügung stehen, anstatt durch Veröffentlichung der Allgemeinheit zugänglich gemacht zu werden.

Folgende Kriterien können herangezogen werden, um die steuerlich irrelevante von der steuerlich relevanten Drittmittelforschung abzugrenzen.

Steuerlich irrelevante Drittmittelforschung:

• Der Drittmittelgeber fördert uneigennützig die Forschung in einem bestimmten Fachgebiet.

• Die Forschungsergebnisse werden durch Veröffentlichung kurzfristig allgemein zugänglich gemacht.

• Im Rahmen der Forschung entstandene Schutz-, Urheber-, Nutzungs- und Verwertungsrechte verbleiben auch bei der Hochschule.

Steuerlich relevante Drittmittelforschung

• Der Auftrag entspricht gezielt den Interessen des Drittmittelgebers.

• Der Auftraggeber erhält die ausschließlichen Rechte an den Forschungsergebnissen.

• Die Forschungstätigkeit kann nach der Art auch von einem privaten Unternehmer ausgeübt werden.

• Anwendung gesicherter Erkenntnisse

Detaillierte Informationen zur Steuerpflicht hat das Dezernat Finanzmanagement erarbeitet,

das Ihnen auch für Fragen gern zur Verfügung steht. Zuständigkeit: Dezernat F / Dezernat FFT

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III.2 In wie weit unterliegt die Universität dem Wettbewerbsrecht und welche Auswirkungen hat dies? III.2.1 Wettbewerbsrecht

Es wird sowohl von außen verstärkt nachgefragt, ob die Hochschule bereit sei, mit externen Partnern Geschäftsbeziehungen einzugehen, wie auch aus der Hochschule heraus vermehrt nach Möglichkeiten gesucht wird, die Einnahmen (z. B. einer Fakultät oder der Bibliothek) durch Abschluss von rentablen Kauf-, Miet- oder Sponsoringverträgen zu steigern. Für die Teilnahme am marktwirtschaftlichen Wettbewerb sind jedoch für Hochschulen Einschränkungen zu beachten. Gemäß § 3 Abs. 1 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) sind unlautere geschäftliche Handlungen unzulässig, wenn sie geeignet sind, die Interessen von Mitbewerbern, Verbrauchern oder sonstigen Marktteilnehmern spürbar zu beeinträchtigen. Daraus folgt,

• dass die Hochschulen ihre z. T. monopolartige Stellung nicht zu Lasten anderer Wettbewerber ausnutzen dürfen. Die Abhängigkeit anderer Gewerbetreibender im Sinne einer solchen Monopolstellung der Hochschulen kann sich daraus ergeben, dass ausreichende und zumutbare Möglichkeiten, auf andere Unternehmen auszuweichen, nicht bestehen (z. B. bei einem bestimmten, auf Hochschulmitglieder und Angehörige zugeschnittenen Warenangebot).

• Soweit die Hochschulen gewerbliche Leistungen anbieten, die nicht im Rahmen ihrer satzungsmäßigen Aufgaben liegen (z. B. Auftragsforschung) und hierfür nicht marktgerechte Entgelte fordern, könnte ein derartiges Verhalten als missbräuchliches Ausnutzen der marktbeherrschenden Stellung eines Unternehmens angesehen werden. Es läge dann ein Verstoß gegen § 19 Abs. 4 Ziffer 1 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) vor, der zu Unterlassungs- und Schadensersatzklagen von Mitbewerbern führen könnte. Die Klassifizierung als Unternehmen mit marktbeherrschender Stellung ergibt sich aus einer im Verhältnis zu Mitbewerbern überragenden Marktstellung aufgrund wettbewerbsunabhängiger Finanzierung (s. § 19 II Nr. 2 GWB).

Daraus folgt auch das Gebot der strikten wettbewerblichen Neutralität der Hochschulen, soweit die Teilnahme am Wettbewerb doch erfolgt. Dann sind Hinweise der Hochschule auf Gewerbepartner unzulässig.

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III.2.2 EU-Gemeinschaftsrahmen für Forschung, Entwicklung und Innovation In 2006 hat die Kommission einen neuen Gemeinschaftsrahmen angenommen, in dem präzisiert wurde, wie die Mitgliedstaaten nicht nur Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, sondern auch Innovationsprojekte am besten durch staatliche Beihilfen fördern können, ohne gegen die Beihilferegeln des EG-Vertrages zu verstoßen. Problematisch ist es, wenn es durch staatliche Beihilfen zu wettbewerbs- oder handelsverzerrenden Folgen kommt. Die Leistungen der Hochschule müssen daher zu marktüblichen Preisen angeboten werden oder, falls es für die angebotene Leistung keinen Markt gibt, zu Selbstkostenpreisen zuzüglich einem Gewinnaufschlag in Höhe von 4%. Da die Ermittlung von Gemeinkostensätzen mittels der Kosten- und Leistungsrechnung erst im Laufe des Jahres 2010 erfolgen kann, sollte zunächst mit einer Gemeinkostenpauschale von 25% auf die direkt ermittelbaren Kosten gerechnet werden. Seitens der Hochschule ist ein Kalkulationsschema „Preisermittlung zu F&E-Vorhaben auf Selbstkostenbasis“ vorgegeben, welches vom Dezernat FFT zur Verfügung gestellt wird. III.2.3 Korruption Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Korruption vom 13. August 1997 sind die strafrechtlichen Bestimmungen zur Vorteilsannahme (§ 331 Strafgesetzbuch) und zur Bestechlichkeit (§ 332 Strafgesetzbuch) geändert worden. Die Erlasse des Ministeriums für Schule, Wissenschaft und Forschung NRW vom 22. September 2000 und 16. April 2003 geben Hinweise, was bei der Einwerbung von Drittmitteln, der Vertragsgestaltung und der Durchführung von Beschaffungen zu beachten ist. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Rundschreiben zur Korruptionsbekämpfung/Drittmittelforschung; Annahme von Geschenken und Belohnungen vom 5. September 2003. Zusammenfassend sind folgende Prinzipien zu beachten: � Trennungsprinzip Zuwendungen an die Hochschule dürfen nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften erfolgen. Sie dürfen insbesondere nicht gewährt werden, um Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen zu nehmen. � Transparenzprinzip Die rechtlichen und tatsächlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempfänger müssen der Hochschule gegenüber offen gelegt werden. � Dokumentationsprinzip

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Sämtliche Leistungen an die Hochschule sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung bestehender gesetzlicher Fristen aufzubewahren. Diese Grundsätze gelten in gleicher Weise bei Zuwendungen, die Hochschulmitglieder im Rahmen von Nebentätigkeiten erhalten. III.3 Ich habe eine Erfindung gemacht. Was ist zu tun? Wie geht es weiter?

Das Arbeitnehmererfinderrecht hat im Hochschulbereich seit dem 07.02.2002 durch die Änderung des § 42 ArbNErfG (Arbeitnehmererfindungsgesetz), der Abschaffung des sog. „Hochschullehrerprinzip“, eine grundlegende Änderung erfahren.

Erfindungen aller Hochschulbeschäftigten, sowohl aus hauptamtlicher Tätigkeit (einschließlich Drittmittelprojekte) als auch aus Nebentätigkeit sind nunmehr dem Dienstherrn unter Nutzung des Formulars zur Meldung einer Erfindung unverzüglich zu melden. Dies gilt auch für Erfindungen, die im Rahmen von Projekten der IIT GmbH oder des GFT e.V. entstanden sind. Grundsätzlich besteht gemäß §§ 18 und 19 ArbNErfG auch für freie Erfindungen eine Mitteilungs- und Anbietungspflicht.

Im Regelfall kann die Hochschule daraufhin binnen einer Frist von vier Monaten diese Erfindung in Anspruch nehmen mit der Folge, dass alle kommerziellen Verwertungsrechte auf sie übergehen.

Nach der Neuregelung muss jede Publikation, die patentfähige Erfindungen enthalten kann, dem Dienstherrn rechtzeitig, in der Regel zwei Monate vorher der Veröffentlichung angezeigt werden. Damit hat die Hochschule die Möglichkeit, bei aus ihrer Sicht wirtschaftlich interessanten Ergebnissen eine Patentanmeldung vorzunehmen. Erst nach Ablauf dieser Zwei-Monats-Frist kann die geplante Publikation erscheinen. Die Hochschule hat jedoch keinesfalls das Recht, die wissenschaftliche Veröffentlichung zu untersagen; auch bedarf es keiner Genehmigung für die Veröffentlichung, da dies mit dem Grundrecht der Wissenschaftsfreiheit unvereinbar wäre. Ausreichend ist vielmehr, dass die oben genannte Zwei-Monats-Frist beachtet wurde. Macht eine Hochschulwissenschaftlerin/ein Hochschulwissenschaftler von ihrem/seinem verfassungsgemäßen Recht auf Geheimhaltung seiner Forschungsergebnisse Gebrauch, wird sie/er von der Meldepflicht befreit („negatives Publikationsrecht“). Die Meldepflicht lebt wieder auf, wenn sie/er die Erfindung zu einem späteren Zeitpunkt doch offenbaren oder veröffentlichen will. Das gilt auch, nach dem Ausscheiden aus dem aktiven Dienstverhältnis, sofern die Erfindung selbst im Rahmen des Dienstverhältnisses entstanden ist.

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Auch in den Fällen der Inanspruchnahme der Erfindung durch die Hochschule behalten die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler das Recht zur Nutzung der Forschungsergebnisse im Rahmen ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit.

Dieses neue Recht gilt nicht nur für Professorinnen und Professoren sondern für alle Personen, die in einem Beschäftigungsverhältnis der Hochschule stehen. Bei Erfindungen im Rahmen von Kooperationen oder Auftragsforschung sind die bestehenden Kooperationsverträge zu beachten. Wenden Sie sich bitte in diesem Fall rechtzeitig an das Dezernat FFT.

Das entsprechende Formular zur Meldung einer Erfindung finden Sie auf der Homepage des Dezernats FFT. Die Hochschule arbeitet bezüglich der Bewertung und der Verwertung von Erfindungen mit der Provendis GmbH zusammen.

Hinweis: Eine Erfindung, die vor Inkrafttreten des neuen Gesetzes (07.02.2002)

fertiggestellt worden ist, unterliegt auf Dauer dem alten Recht.

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Teil IV

- Bewirtschaftung von Personal- und Sachmitteln -

IV.1 Allgemeines IV.2 Verwendung von Personalmitteln

IV.2.1 Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern IV.2.2 Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte IV.2.3 Lehraufträge und Gastvorträge

IV.3 Verwendung von Sachmitteln IV.3.1 Vorbemerkung IV.3.2 Verbrauchsmaterialien, Geräte

IV.3.3 Bewirtungskosten, Veranstaltungen IV.3.4 Veröffentlichungen, Druck, Publikationen IV.3.5 Werkverträge, Unteraufträge, Aufträge an Dritte IV.3.6 Reisekosten

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IV.1 Allgemeines Mittel Dritter dürfen nur für Zwecke von Forschung und Lehre und zur Förderung der sonstigen der Universität Bielefeld obliegenden Aufgaben gemäß § 3 HG NRW verwendet werden. In diesem Rahmen sind die Drittmittel nach dem vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck zu verwenden und nach dessen Bedingungen zu bewirtschaften. Gesetzliche oder tarifliche Regelungen dürfen nicht entgegenstehen. Treffen die Bedingungen des Drittmittelgebers keine Regelungen, so gelten grundsätzlich die Bestimmungen des Landes NRW (insbesondere arbeitsrechtliche Regelungen zur Einstellung von Drittmittelpersonal, Regelungen zur Vergütung und Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften, Regelungen des Landesreisekostengesetzes, Beschaffungsgrundsätze sowie Vorschriften des BGB und SGB zum Abschluss von Werkverträgen). Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Angemessenheit sind zu berücksichtigen. IV.2 Verwendung von Personalmitteln (wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, studentische Hilfskräfte, wissenschaftliche Hilfskräfte, Lehraufträge) Die Personalmittel können nach Maßgabe der vorliegenden Bewilligung für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für Lehraufträge und für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte verwendet werden, hingegen nicht für Honorarzahlungen an die Projektleiterin oder den Projektleiter persönlich, da deren Tätigkeit im Rahmen der Projektarbeit zur Erfüllung ihrer/seiner Dienstaufgaben im Hauptamt erfolgt (§ 71 HG NRW). Seit kurzem besteht die Möglichkeit, aus Mitteln privater Dritter eine Forschungs- und Lehrzulage gem. § 14 LBesG NRW zu gewähren. Voraussetzung ist, dass der Mittelgeber hierfür ausdrücklich Mittel zur Verfügung stellt. Bei entsprechender Dimensionierung der Mittelzuwendung ist auch die Einrichtung einer Stiftungsprofessur denkbar. Hierzu können im Bedarfsfall nähere Einzelheiten im Personaldezernat – Abteilung III.1 - erfragt werden. IV.2.1 Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aus Forschungsmitteln können wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (WMA) entweder befristet neu eingestellt werden oder die Arbeitszeit von vorhandenen teilzeitbeschäftigten WMA kann befristet aufgestockt werden. Bei befristeten Arbeitszeitaufstockungen ist die regelmäßige Wochenarbeitszeit von z. Z. 39 Stunden 50 Minuten (39,83 Stunden) pro Woche für Vollzeitbeschäftigte zu beachten. Im übrigen kann die regelmäßige Wochenarbeitszeit bedarfsgemäß

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vereinbart werden. Geringfügige Beschäftigungen (sog. 400,- Euro-Jobs) sind jedoch zu vermeiden. Möglich ist auch die befristete Höhergruppierung vorhandener WMA aus Drittmitteln. Weiterhin ist bei Beschäftigungen von WMA das Tarifrecht des Landes zu beachten. Aufgrund der Komplexität des Tarifrechts, insbesondere bei Fragen der Eingruppierung nach dem TV-L, ist eine Beratung in Einzelfragen erforderlich. Hierzu steht Ihnen die Abteilung III.2 zur Verfügung. In dieser Beratung können auch Fragen zur Notwendigkeit bzw. Entbehrlichkeit einer Ausschreibung geklärt werden. Entsprechend den Erfordernissen im Einzelfall kann Ihnen der zeitliche und organisatorische Ablauf bis zur Einstellung/Vertragsvereinbarung mit einem WMA erläutert werden. Befristete Arbeitsverträge sind von Werkverträgen abzugrenzen, die aus Sachmitteln finanziert werden (siehe 4.3). Beachten Sie bitte, dass eine Einstellung bzw. eine Vertragsvereinbarung nach Abstimmung mit Ihnen ausschließlich vom Personaldezernat vorgenommen werden kann. Selbstverständlich können Sie in der Planungsphase eines Projektes interessierte Bewerberinnen und Bewerbern ansprechen. Verbindliche Einstellungszusagen können jedoch nicht abgegeben werden. Bei der Verwendung von Personalmitteln ist darauf hinzuweisen, dass § 40 TV-L als Sonderregelungen für Beschäftigte an Hochschulen und Forschungseinrichtungen unter Nr. 6 zu § 18 Abs. 6 TV-L - Leistungsentgelt - regelt: „Beschäftigte im Drittmittelbereich können vom Arbeitgeber eine Sonderzahlung

erhalten. Voraussetzung ist, dass nach Deckung der Einzel- und Gemeinkosten des

Drittmittelvorhabens entsprechende Erträge aus Mitteln privater Dritter verbleiben.

Die Beschäftigten müssen zudem durch besondere Leistungen bei der Einwerbung

der Mittel oder der Erstellung einer für die eingeworbenen Mittel zu erbringenden

beziehungsweise erbrachten Leistung beigetragen haben. Die Sonderzahlung kann

bis zu 10 v.H. ihres Jahrestabellenentgelts betragen. Sie ist nicht

zusatzversorgungspflichtig.“ IV.2.2 Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte Studentische Hilfskräfte können mit max. 19 Stunden in der Woche beschäftigt werden. Man rechnet mit Kosten in Höhe von ca. 11,- Euro pro Stunde. Studentische Hilfskräfte können auch schon im 1. Semester beschäftigt werden, als Tutoren müssen sie mind. 3 Semester studiert haben.

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Wissenschaftliche Hilfskräfte müssen im Gegensatz zu studentischen Hilfskräften über ein abgeschlossenes Studium verfügen und können zur Erbringung von Dienst-leistungen in Forschung und Lehre (z. B. Tutorin oder Tutor) sowie hiermit zusammenhängenden Verwaltungstätigkeiten in den Fakultäten, wissenschaftlichen Ein-richtungen oder Betriebseinheiten eingesetzt werden. Sie üben ihre Tätigkeit unter der Verantwortung einer Professorin oder eines Professors, einer Lehrkraft für besondere Aufgaben oder einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin oder eines wissenschaftlichen Mitarbeiters aus. Sie können ebenfalls maximal 19 Stunden pro Woche beschäftigt werden. Für eine wissenschaftliche Hilfskraft liegen die Kosten ca. zwischen 13,- bis 17,- Euro. Weitere Hinweise und auch eine Vergütungsübersicht finden Sie in der Hilfskraftrichtlinie. Bei Fragen hilft Ihnen gern die Abteilung III.4 des Personaldezernats weiter. IV.2.3 Lehraufträge und Gastvorträge Mit Drittmitteln können auch Lehraufträge oder Gastvorträge finanziert werden. Die Vergütung für Lehrbeauftragte beträgt je nach Vorbildung und Einsatz zwischen 25,00 Euro und 50,00 Euro; für Gastvorträge i. d. R. bis 100,- Euro; für Reisekosten kann Aufwendungsersatz nach dem Landesreisekostenrecht geleistet werden. IV.3 Verwendung von Sachmitteln IV.3.1 Vorbemerkung Da Drittmittelprojekte, die über die Hochschule verwaltet werden, zu den Dienstaufgaben der Hochschulmitgliedes gehören, geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Drittmittel den landesrechtlichen Bestimmungen unterliegen, wenn seitens des Drittmittelgebers keine besonderen Regelungen getroffen werden. Aus diesem Grund müssen auch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der dezentralen als auch der zentralen Verwaltung die entsprechenden Bestimmungen anwenden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass jeder Ermessenspielraum weitestmöglich ausgeübt wird. Im Drittmittelbereich gelten - je nach Mittelgeber – weiterhin die einschlägigen Vorschriften des Landes. Dies bedeutet, dass Ausschreibungen durchzuführen sind. Als Sachmittel gelten: Verbrauchsmaterialien, Geräte Bewirtungskosten, Veranstaltungen etc.

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Dienstleistungen Veröffentlichungen/Drucke/Publikationen Werkverträge/Unteraufträge Reisekosten Im nachfolgenden sind nur die wesentlichen Regelungen zu diesen Punkten aufgeführt. Detaillierte Informationen erhalten Sie bei dem jeweiligen Fachdezernat oder von Ihrer Fakultätsverwaltung. Soweit sich durch die Einführung von SAP Änderungen der im folgenden dargestellten Verfahren ergeben, werden diese zeitnah aktualisiert. IV.3.2 Verbrauchsmaterialien, Geräte Das Verfahren für Beschaffungen richtet sich nach der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Darunter fallen Geschäftsbedarf, Verbrauchsmittel, Geräte, Ausrüstungsgegenstände, Literatur, Druckarbeiten, Fotoarbeiten usw. Wichtig ist, bestimmte Wertgrenzen zu beachten: Von den Verwendern können nur Aufträge im Rahmen der sog. Sofortbeschaffung erteilt werden. Dies bedeutet, dass die Beschaffungsabteilung mit einigen Unternehmen Rahmenvereinbarungen hat, zu denen die einzelnen Einrichtungen direkt bestellen können. Alle anderen Beschaffungen werden über das Dezernat Z, Abteilung Z.2 (Beschaffungsabteilung) abgewickelt. Der Verwender stellt einen Beschaffungsantrag bzw. erstellt eine Leistungsbeschreibung. Der Einkäufer prüft und entscheidet dann über die Vergabeart. (z.B. freihändige Vergabe, Angebotseinholung, beschränkte, öffentliche oder europaweite Ausschreibung.) Eine freihändige Vergabe ist auch zulässig, wenn das Gerät nur von einem Hersteller zu erhalten ist oder die Zusatzgeräte kompatibel zu einem vorhandenen sein müssen. Was sonst noch zu beachten ist: � Bezugs- und Rahmenverträge der Hochschule gelten auch für

Drittmittelbeschaffungen � Aufträge dürfen nur von dem Kanzler oder von ihm beauftragten Personen

vergeben werden.

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IV.3.3 Finanzierung von Bewirtungskosten, Veranstaltungen etc. Bewirtungskosten • Bewirtungskosten Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen aus geschäftlichem Anlass verköstigt werden. Dabei kann es sich um externe Bewirtungskosten (Restaurantbesuche) handeln oder um Veranstaltungen mit Bewirtung in der Hochschule. Die Bewirtung von Gastwissenschaftlern/-innen, auswärtigen Besuchern/-innen oder Geschäftspartnern/-innen gehört inzwischen auch im wissenschaftlichen Alltag zur Kultur. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn die Bewirtung dem Zweck der Aufgabenerfüllung der Hochschule dient und sind in einem angemessenen Umfang zu halten Nach § 3 Abs. 2 HG NRW nehmen die Hochschulen im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Forschungs- und Entwicklungsaufgaben, künstlerisch-gestalterische Aufgaben sowie Aufgaben des Wissenstransfers (insbesondere wissenschaftliche Weiterbildung, Technologietransfer) wahr. Zur Aufgabenerfüllung gehören auch Maßnahmen zur Internationalisierung, Qualitätssicherung und Öffentlichkeitsarbeit sowie Marketingmaßnahmen. Keine Bewirtung liegt vor bei der Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang – wie Kaffee, Tee, Gebäck, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Auch diese Kosten können in angemessenen Umfang aus Hochschulmitteln gezahlt werden, wenn sie der Erledigung von originären Aufgaben der Hochschule dienen. • Übernahme von Bewirtungskosten aus Drittmitteln Die Übernahme von Bewirtungskosten ist aus Drittmitteln immer dann unproblematisch, wenn die Zuwendungsbedingungen des Drittmittelgebers dies ausdrücklich zulassen. Bei öffentlichen Drittmittelgebern ist i.d.R. nie von einer entsprechenden Erlaubnis auszugehen. Bei Forschungsdrittmitteln ohne Erfordernis von Einzelverwendungsnachweisen (z.B. aus FuE-Verträgen mit privaten Mittelgebern) ist eine Erstattung von Bewirtungskosten in der Regel nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Notwendig ist hier jeweils eine Einzelfallprüfung, ob die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen eine Erstattung von Bewirtungskosten dem Grunde nach zulassen. In Zweifelsfällen stimmen Sie sich bitte hierzu vorab mit dem Dezernat FFT ab. In der Regel nicht möglich ist die Bewirtung aus Spendenmitteln, für die eine Spendenquittung erteilt

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wurde, da diese Mittel ausschließlich für Zwecke von Lehre und Forschung zu verwenden sind. Unter Berücksichtigung der Angemessenheit der Kosten können Bewirtungskosten abgerechnet werden bei:

- Treffen mit den Kooperationspartnern und Drittmittelgebern zu Projektbesprechungen

- Pflege von Industriekontakten zur Förderung von Technologietransfers und der Einwerbung von Drittmittelprojekten und Kooperationen.

- Ausübung von Funktionsämtern wie z.B. Koordination im Rahmen der Durchführung von F&E-Projekten Die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Angemessenheit sind hierbei zu beachten. • Übernahme von Bewirtungskosten aus allgemeinen Haushaltsmitteln Die Übernahme von Bewirtungskosten aus allgemeinen Haushaltsmitteln kann u.a. gegeben sein bei:

- Besprechungen zur Vergabe externer Diplomarbeiten und Praxissemester, - Darstellung des Fachbereichs nach außen (Öffentlichkeitsarbeit), - Akkreditierungs- und Auditverfahren, - Akademischen Ehrungen (Senatsempfänge, Hochschultage etc.), - Pflege der Auslandskontakte, - Ausübung von Funktionsaufgaben /-ämtern wie z.B. Vorsitz in

Arbeitsgruppen - soweit diese nicht durch Dritte finanziert werden. • Verfahren Bei Bewirtungen sollte sich die Anzahl der Hochschulbediensteten in einem vernünftigen Verhältnis zur Anzahl der Gäste bewegen. Ein Essen ausschließlich mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen oder/und Studierenden erfüllt diese Maßstäbe nicht. Eine Übernahme der Bewirtung ist u.a. in folgenden Fällen nicht möglich: - Interne Betriebsfeiern (Weihnachten, Geburtstage), - Verabschiedungen von Kollegen/innen und - Interne Besprechungen zwischen Kollegen/innen. • Abrechnung von Bewirtungskosten Folgende formale Voraussetzungen sind bei der Abrechnung von Bewirtungskosten je nach Mittelherkunft gegenüber dem Dezernat Forschungsförderung, Transfer oder dem Dezernat Finanzen - zu erfüllen:

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- der Zweck und die dienstliche Notwendigkeit der Veranstaltung ist ausführlich darzulegen (z.B. Durchführung von Workshops, Konferenzen, Arbeitsessen), - Ort und Datum der Bewirtung, - der Teilnehmerkreis ist namentlich anzugeben und - die Art und Höhe der Kosten sind zu erläutern und durch Rechnungen zu belegen In besonderer Weise ist der Verzehr alkoholischer Getränke angemessen zu begrenzen. Bitte beachten Sie außerdem, dass Trinkgelder grundsätzlich nicht erstattungsfähig sind und sofern Bewirtungen im Rahmen einer Dienstreise stattfinden, die eigenen Bewirtungsaufwendungen des/der Dienstreisenden aus dem sog. Tagegeld zu bestreiten sind oder auf die Zahlung des Tagegeldes verzichtet wird. Eine Abrechnung von Bewirtungskosten im Rahmen von drittmittelfinanzierten Tagungen ist, wenn Bewirtungsmittel vom Mittelgeber nicht ausdrücklich vorgesehen sind, wie bisher nur möglich, wenn die Teilnehmer auf die Auszahlung der Tagegelder verzichten. Mit der Abrechnung der Bewirtungskosten ist dann eine Vergleichsberechnung einzureichen, aus der die Summe einbehaltenen Tagegelder ersichtlich ist. Die Summe der einbehaltenen Tagegelder muss die Bewirtungskosten decken.

• Studienabschlussfeiern Studienabschlussfeiern können nicht aus zweckgebundenen Drittmitteln übernommen/finanziert werden, da die Bewirtungskosten i.d.R. nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Drittmittelprojekt stehen – und daher keine Betriebsausgaben für das Projekt darstellen. Die Inanspruchnahme von Drittmitteln zu diesem Zwecke ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass die Veranstaltung einen Öffentlichkeitsaspekt berücksichtigt. Dieser ist z. B. dann gegeben, wenn an der Veranstaltung Dritte (Industrie/Firmen) teilnehmen, bei denen die Diplomanden die Diplomarbeit gefertigt haben, oder die mögliche Kooperationspartner für die Zukunft sein könnten. Sofern die Veranstaltung von einem Dritten (Industrie/Firma) speziell zu diesem Anlass mit einer zweckgebundenen Spende/Sponsoring finanziert wird, ist ebenfalls eine Übernahme der Kosten möglich. Allerdings können Studienabschlussfeiern aus „allgemeinen Haushaltsmitteln“ finanziert werden, da diese inzwischen – auch international üblich - traditionell zum Abschluss eines Studiums gehören. Als Maßstab ist ein Maximalbetrag von 50,00 € pro Absolvent/in zu berücksichtigen. Mit diesem Betrag sind die Kosten der gesamten Veranstaltung (Bewirtung - auch der anderen Teilnehmer -, Saalmiete, Musikanlage etc.) abzudecken. 4.3.4 Veröffentlichungen/Drucke/Publikationen Es gelten auch hier die gleichen Vergabebedingungen wie unter Verwendung von Sachmitteln beschrieben.

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Grundsätzlich ist zu beachten, dass Broschüren, Publikationen und Druckerzeugnisse – außer bei wissenschaftlichen Veröffentlichungen über Verlage etc. - dem Corporate Design der Universität Bielefeld entsprechen sollen. Dieser Grundsatz wurde vom Rektorat entschieden. Zuständig: Referat für Kommunikation / Dezernat Z 4.3.5 Werkverträge und Unteraufträge/Aufträge an Dritte � Werkverträge Werkverträge gelten entsprechend den §§ 631 ff BGB als Sachmittel, da eine Person zur Herstellung einer Sache oder Herbeiführung eines Erfolges verpflichtet wird. Im Rahmen der allgemeinen Unsicherheit über die Besteuerung von 400,- Euro-Jobs und der Diskussion über Scheinselbständigkeit, wurden eingehende Prüfungen dieser Verträge notwendig. Kriterien für einen Werkvertrag sind:

- Wirtschaftliche Selbständigkeit des Unternehmers. - Die Universität Bielefeld ist nicht ausschließlicher Geldgeber für das

Einkommen des Unternehmers. - Es wird ein eindeutig zu definierendes Werk erstellt. - Eigene Verantwortung der/des Werkvertragsnehmers/-nehmerin und Einsatz

eigener Arbeitsmittel bzw. Fachkenntnisse. - Tragen des Unternehmerrisikos für das Gelingen des geschuldeten

Arbeitsergebnisses. Vom Werkvertrag abzugrenzen ist der Dienstvertrag. Kennzeichnend für das Vorliegen eines Dienstvertrages ist das Weisungsrecht des Auftraggebers/der Auftraggeberin. Bevor Sie mit einer/m möglichen Auftragnehmer/in Verhandlungen über den Abschluss eines Werkvertrages führen, informieren Sie sich bitte über die Bedingungen und aktuelle Entwicklungen auf den Internetserviceseiten des Dezernat F. Hier können Sie auch die notwendigen Formulare zum Abschluss eines Werkvertrages ausdrucken. Zuständig für den Abschluss von Werkverträgen ist bei Verträgen die aus Haushaltsmitteln gezahlt werden sollen das Dezernat F, bei Verträgen die aus Drittmitteln finanziert werden das Dezernat FFT. � Unteraufträge

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Für die Erfüllung von Forschungsaufgaben kann es notwendig sein, Unteraufträge an Dritte zu vergeben, die als „Erfüllungsgehilfe“ z. B. Teilaufträge übernehmen. Wenn dies nicht in Form eines Werkvertrages geschehen kann, besteht noch die Möglichkeit eines Unterauftrages in Form eines Kooperationsvertrages (z. B. mit einer anderen Hochschule oder Behörde). In diesen Verträgen sollten die Rechte und Pflichten des jeweiligen Vertragspartners detailliert beschrieben sein, insbesondere sollten die Bedingungen, die seitens des eigentlichen Auftraggebers an den Projektinhaber festgelegt wurden, auch in diesen Unteraufträgen benannt werden. Der Kooperationspartner sollte nicht mit dem Drittmittelgeber in Verbindung stehen. Es sollte exakt festgelegt werden, welches Ergebnis der Auftragnehmer liefern muss, um entweder eine Raten- oder Endzahlung zu erhalten. Sofern er nur an der Forschung beteiligt ist, und kein greifbares Ergebnis liefern muss, sollten auch hier die Rahmenbedingungen für eine Zahlung festgeschrieben werden. IV.3.6 Reisekosten Auch Reisen aus Drittmitteln unterliegen grundsätzlich den Regelungen des Landesreisekostenrechts. Der Drittmittelgeber kann Abweichungen von der Anwendung der üblichen Regelungen zulassen und eigene Erstattungsregelungen bestimmen. Diese können nur dann Anwendung finden, wenn sie schriftlich über den Bewilligungsbescheid oder den Forschungs- und Entwicklungsvertrag vereinbart wurden. Werden dabei die Sätze nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 Einkommenssteuergesetz für Tagegelder überschritten, besteht hierfür grundsätzlich Einkommensteuerpflicht. Bitte prüfen Sie, welches Verfahren für die Genehmigung von Dienstreisen in Ihrer Fakultät gilt. Weitere Informationen und Formulare für Reisekosten finden Sie auf den Internetseiten des Dezernat III. Zuständig: Dezernat III

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Teil V

Drittmittel - Von A bis Z -

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Angehöriger der Hochschule Dez. III

siehe unter „Hochschulmitglieder“

Antragstellung Dez. FFT

Jedes in der Forschung tätige Hochschulmitglied ist grundsätzlich im Rahmen seiner dienstlichen Aufgaben berechtigt, Forschungsvorhaben, die aus Mitteln Dritter finanziert werden, durchzuführen (§ 71 HG NRW). "Hochschulangehörige" sind dagegen nicht berechtigt, Drittmittelprojekte durchzuführen. Informationen über Forschungsprogramme und Projektförderung sowie zur Antragstellung erhalten Sie beim Dezernat Zentrale Forschungsförderung, Transfer. Viele Drittmittelgeber haben darüber hinaus eigene umfassende Informationsangebote im Internet. Eine Linkliste finden Sie über die Internetseiten des Dezernats FFT.

Bei der Antragstellung bzw. bei Vertragsverhandlungen beachten Sie bitte folgende Hinweise:

1. Machen Sie (bei öffentlichen Mittelgebern wie DFG oder BMBF in der Regel nicht) einen Gemeinkostenanteil (Overhead) in Höhe von 25% auf die direkten Projektkosten geltend. Das sind die Kosten, die durch die Beanspruchung der Grundausstattungs-Infrastruktur der Universität entstehen. (s. auch Wettbewerbsrecht)

2. Bedenken Sie bitte bei der Kalkulation der Personalkosten, dass zusätzlich zu den monatlichen Vergütungen ggf. eine Sonderzahlung gem. § 20 TV-L und ein Leistungsentgelt gem. § 18 TV-L anfallen kann. Berücksichtigen Sie bitte ggfs. spezifische Personalkostensätze des jeweiligen Drittmittelgebers. Als Berechnungsgrundlage können die Pauschalsätze der DFG oder des BMBF angesetzt werden.

3. Informationen zu Personalkosten erhalten Sie bei dem Dezernat III - Abteilung III.4.

4. Bitte beachten Sie, dass bei einigen Drittmittelgebern nicht der/die einzelne Wissenschaftler/in, sondern die Universität als Antragstellerin auftreten muss (z.B. BMBF, EU). Dafür ist die Unterschrift des Kanzlers der Universität auf dem Antrag erforderlich. Wenden Sie sich in diesen Fällen an den/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in im Dezernat FFT.

5. Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in im Dezernat FFT

6. Für den Abschluss von Forschungs- und Entwicklungsverträgen beachten Sie bitte die unter diesem Stichwort gegebenen weiteren Hinweise!

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Auftragsforschung

Als Auftragsforschung wird das Forschen im konkreten Auftrag eines Mittelgebers bezeichnet, wenn das Ziel des Forschungsauftrags vom Mittelgeber vorgegeben wird und die Rechte an den Forschungsergebnissen auf den Mittelgeber übertragen werden.

Projekte im Bereich der Auftragsforschung sind umsatzsteuerpflichtig.

Ausscheiden aus der Universität Bielefeld Dez. III

Wenn Sie aus Altersgründen oder sonstigen Gründen (z.B. Wechsel zu einer anderen Forschungseinrichtung) aus der Universität Bielefeld ausscheiden, so sollte im Interesse des Projektes und zur Vermeidung von Regressansprüchen an die Universität das Projekt rechtzeitig auf einen anderen Projektleiter/eine andere Projektleiterin übertragen werden, sofern der Drittmittelgeber mit diesem Verfahren einverstanden ist. (siehe auch: Wechsel an eine andere Universität).

1. Bitte klären Sie im Kreise Ihrer Kolleginnen und Kollegen, ob eine Übertragung des Projektes auf eine andere Person möglich ist.

2. Holen Sie ggf. das Einverständnis des Drittmittelgebers ein und leiten die erforderlichen weiteren Schritte ein.

3. Ist bereits bei der Antragstellung Ihr Ausscheiden aus der Universität sicher, muss bereits zu diesem frühen Zeitpunkt der Nachfolger benannt und einbezogen werden.

Bankverbindung Dez. F

WestLB Giro Düsseldorf BLZ: 300 500 00 Konto: 6 10 36

IBAN DE46 3005 0000 0000 0610 36

SWIFT WELADEDD

Baumaßnahmen Dez. FM

Soweit im Rahmen von Forschungsprojekten Umbaumaßnahmen notwendig sind, so sind diese rechtzeitig im vorhinein mit dem Dezernat FM abzustimmen.

Beschaffung von Geräten und Verbrauchsmaterialien Dez. Z

Die Beschaffung von Geräten und Verbrauchsmaterialien sowie Dienstleistungsaufträge an Firmen aus Drittmitteln unterliegen den gleichen Regeln wie die Beschaffung aus Haushaltsmitteln. Für diese Beschaffungen ist die Beschaffungsabteilung zuständig: Es wird empfohlen, die Dienste der

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Beschaffungsabteilung rechtzeitig vor der evtl. Einholung von Angeboten in Anspruch zu nehmen.

Betrieb gewerblicher Art Dez. F

Die Universität Bielefeld ist als juristische Person des öffentlichen Rechts (Rechtsform der Hochschule ist die Körperschaft des öffentlichen Rechts) unbeschränkt körperschaft- und umsatzsteuerpflichtig, soweit sie einen Betrieb gewerblicher Art unterhält. Ein Betrieb gewerblicher Art der juristischen Person des öffentlichen Rechts ist jede Einrichtung der Hochschule, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dient und sich innerhalb der juristischen Person des öffentlichen Rechts wirtschaftlich heraushebt. Die Universität Bielefeld hat einen Betrieb gewerblicher Art für die Projekte der Auftragsforschung, Dienstleistungen gegen Entgelt, der Personalgestellung und das gewerbliche Sponsoring begründet.

Bewilligung eines Projektes Dez. FFT

Nach Erhalt eines Bewilligungsbescheides oder zum Abschluss eines FuE-Vertrages sind verschiedene administrative Schritte.

1. Bitte übergeben Sie das Bewilligungsschreiben (einschließlich aller erforderlichen Anlagen) bzw. den ggf. vom Auftraggeber vorgelegten FuE-Vertrag an Dezernat FFT.

2. Nur bei Bundesprojekten: Erklären Sie auf der Kopie der Empfangsbestätigung Ihr Einverständnis mit den Bedingungen des Bescheids. Das Original wird vom Dezernat FFT unterzeichnet und weitergeleitet. Sofern der Bescheid direkt dort eingegangen ist, wird Ihnen eine Kopie mit Anlagen übersandt.

3. Füllen Sie - spätestens jetzt - bitte die Drittmittelanzeige aus und senden Sie diese über den Dekan an das Rektorat – Der Kanzler, Dezernat FFT. Diese gilt im Fall eines DFG Vorhabens zugleich als Information für den DFG Vertrauensdozenten.

4. Bei Vorliegen aller Unterlagen erhalten Sie von Dezernat FFT eine achtstellige Projektkennziffer (PKZ), unter der Ihr Projekt bearbeitet wird und die gleichzeitig als hausinterne „Kontonummer“ des Projektes verwendet wird. Bitte benutzen Sie zur Kennzeichnung des Projektes dann stets diese Projektkennziffer (s. Haushaltssystematik).

Bewirtungskosten Dez. F / FFT

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Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen aus geschäftlichem Anlass verköstigt werden. Dabei kann es sich um externe Bewirtungskosten (Restaurantbesuche) handeln oder um Veranstaltungen mit Bewirtung in der Hochschule. Die Bewirtung von Gastwissenschaftlern/innen, auswärtigen Besuchern/innen oder Geschäftspartnern/innen gehört inzwischen auch im wissenschaftlichen Alltag zur Kultur. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn die Bewirtung dem Zweck der Aufgabenerfüllung der Hochschule dient und sind in einem angemessenen Umfang zu halten. Die Übernahme von Bewirtungskosten ist aus Drittmitteln immer dann unproblematisch, wenn die Zuwendungsbedingungen des Drittmittelgebers dies ausdrücklich zulassen. Bei öffentlichen Drittmittelgebern ist i.d.R. nie von einer entsprechenden Erlaubnis auszugehen.

Bei Forschungsdrittmitteln ohne Erfordernis von Einzelverwendungsnachweisen (z.B. aus FuE-Verträgen mit privaten Mittelgebern) ist eine Erstattung von Bewirtungskosten in der Regel nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Notwendig ist hier jeweils eine Einzelfallprüfung, ob die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen eine Erstattung von Bewirtungskosten dem Grunde nach zulassen. In Zweifelsfällen stimmen Sie sich bitte hierzu vorab mit dem Dezernat FFT ab.

Datenschutz Dez. II

Bei der Durchführung von Forschungsprojekten sind auch die Regelungen des Datenschutzes, insbesondere die allgemeine Forschungsklausel des § 28 Datenschutzgesetz NRW oder spezialgesetzliche Regelungen, zu beachten. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von der Datenschutzbeauftragten der Universität.

Drittmittel Dez. FFT

Drittmittel sind solche Gelder, die der Universität von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Das können Firmen, Stiftungen, Privatleute oder die öffentliche Hand sein. Aus gebundenen Drittmitteln dürfen nur Ausgaben getätigt werden, die - z.B. durch Bewilligung oder vertragliche Vereinbarung - vom Mittelgeber genehmigt worden sind. Deshalb können die zur Verfügung gestellten Gelder nicht zur Deckung von Finanzierungslücken in anderen Projekten eingesetzt werden. Aus „freien“ Drittmitteln (z.B. Spenden, Einnahmen aus Technologietransfer) können alle Ausgaben für Lehre und Forschung getätigt werden. Es gelten hierbei die landesrechtlichen Bestimmungen sowie einschränkende Bestimmungen bei Spenden, über die Sie im Schreiben zur Einrichtung Ihres Projektkontos informiert werden.

Drittmittelanzeige gem. § 71 Abs. 3 HG (Stellungnahme Fakultät) Dez. FFT + II

Mit Beantragung (spätestens jedoch vor Annahme eines Forschungsprojektes durch die Universität) ist es erforderlich, eine sog. Drittmittelanzeige einzureichen (§ 71 Abs. 3 HG NRW, Forschung mit Mitteln Dritter). Bitte füllen Sie die Drittmittelanzeige

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vollständig aus und senden Sie diese über den Dekan oder die Dekanin an das Rektorat – Der Kanzler, Dezernat FFT.

Drittmittel-Ausgabeart (AA) Dez. FFT + F

Die Ermittlung des Finanzierungsbedarfs eines Forschungsvorhabens beruht auf einer soliden Kostenkalkulation mit Plankosten in verschiedenen Ausgabenkategorien.

Viele Drittmittelgeber bewilligen Finanzierungsmittel hieraufhin oft zweckgebunden. So werden Teilmittel in bestimmter Höhe für Personalausgaben, für Investitionen, für Reisen etc. zur Verfügung gestellt. Die Ausgaben müssen daher in entsprechenden "Unterkonten" geführt werden, um dem Mittelgeber die bewilligungskonforme Verwendung der Mittel nachweisen zu können und um nicht unbeabsichtigt in einer Ausgabeart zu viel zu verausgaben.

In jedem Ihrer Projekte werden daher – entweder auf Grund projektbedingter Kostenaufteilung und/oder entsprechend den Vorgaben des Mittelgebers bzw. aus verwaltungstechnischen Notwendigkeiten (z. B. Vorgaben der Landeshaushaltsordnung/ automatische Buchung von Personalkosten) - die notwendigen Ausgabearten (AA) eingerichtet. Diese sind mit einer zweistelligen Zahl gekennzeichnet.

Die für ihr Projekt eingerichteten Ausgabearten werden Ihnen bei Einrichtung des Projektes mitgeteilt. Die wichtigsten Drittmittel-Ausgabearten sind:

10 - Personalkosten Angestellte

20 - Personalkosten Hilfskräfte

30 - Verbrauchsmaterial

40 - Literatur

50 - Werkverträge

60 - Reisekosten

70 - Geschäftsbedarf

80 – Sonstiges

85 - Overhead

90 - Geräte/Gegenstände bis 5.000 EUR

95 - Geräte/Gegenstände über 5.000 EUR

Drittmittelsachbearbeiter Dez. FFT

Die Betreuung Ihres Drittmittelprojektes erfolgt sowohl dezentral durch die Fakultäts- bzw. Einrichtungsverwaltung als auch zentral durch Dezernat FFT.

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� Dezentral (Fakultäts- bzw. Einrichtungsverwaltung):

Dezentral werden alle haushaltstechnischen Arbeiten während der gesamten Laufzeit des Drittmittelvorhabens wahrgenommen, u.a.

- Kalkulation des verfügbaren Budgets / ggf. Führen einer Belegliste

- Kalkulation des aktuellen Mittelbedarfs / Vorbereitung der Mittelanforderungen

- Vorbereitung der Verwendungsnachweise

- Anordnung von Buchungen

- DFG-Sachbeihilfen, sowie Förderungen seitens der VW-Stiftung werden vollständig innerhalb der Fakultät durchgeführt („dezentrales Verfahren“).

� Zentral (Dezernat FFT):

Die Drittmittelsachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter in Dezernat FFT führen u.a. folgende Arbeiten aus:

- Information und Beratung bei der Antragstellung und im Projektverlauf

- Entgegennahme und Prüfung von Bewilligungen und FuE-Verträgen

- Einrichten von Drittmittelkonten

- Prüfung der Verwendungsnachweise

- Kommunikation in administrativen Fragen mit dem Mittelgeber

� Sonderfall International Office:

Für bestimmte, insbesondere Bildungs- und Mobilitätsprogramme, wie bspw. ERASMUS, ERASMUS-Mundus; im Bereich des Personenaustausches, AvH-Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftler, ist das International Office (früher Akademisches Auslandsamt) zuständig.

Eigenanteil

Abhängig vom Mittelgeber und den spezifischen Förderlinien ist ggf. durch die Universität ein Eigenanteil im Projekt zu erbringen. Dieser Eigenanteil wird üblicherweise durch den anteiligen Einsatz von Stammpersonal, d.h. unbefristet tätigem Personal, aus dem Bereich des Projektleiters/der Projektleiterin erbracht. In einigen Fällen sind aber tatsächlich entstandene, zusätzliche Ausgaben nachzuweisen.

Ein Klärung, wie ein Eigenanteil erbracht werden kann, ist zwingend vor Antragsstellung notwendig. Ansprechpartner sind Ihre Fakultät/Einrichtung und Dezernat FFT.

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Einstellung von Personal Dez. III

Die Behandlung aller arbeitsrechtlichen Fragen bei der Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln würde den Rahmen dieser Information sprengen. Bitte informieren Sie sich zu diesem Fragenkomplex bei Ihrer Fakultätsverwaltung. Bei speziellen Fragestellungen hilft Ihnen auch die jeweilige Fachabteilung des Personaldezernats weiter.

Erfindungen Dez. FFT+II/J

Durch die Änderung des § 42 Arbeitnehmererfindungsgesetz sind Erfindungen aller Hochschulbeschäftigten sowohl aus hauptamtlicher Tätigkeit (einschließlich Drittmittelprojekte) als auch aus Nebentätigkeit dem Dienstherrn unter Nutzung des Formulars zur Meldung einer Erfindung zu melden. Dies gilt auch für Erfindungen, die im Rahmen von Projekten der IIT GmbH oder des GFT e.V. entstanden sind. Grundsätzlich besteht gemäß §§ 18,19 Arbeitnehmererfindergesetz auch für freie Erfindungen eine Mitteilungs- und Anbietungspflicht.

Im Regelfall kann die Hochschule daraufhin binnen einer Frist von längstens vier Monaten ab Eingang einer ordnungsgemäßen Erfindungsmeldung diese Erfindung in Anspruch nehmen mit der Folge, dass alle kommerziellen Verwertungsrechte auf sie übergehen.

Jede Publikation, die patentfähige Erfindungen enthalten kann, muss dem Dienstherrn rechtzeitig, in der Regel zwei Monate vorher angezeigt werden. Damit hat die Hochschule die Möglichkeit, bei aus ihrer Sicht wirtschaftlich interessanten Ergebnissen eine Patentanmeldung vorzunehmen. Erst nach Ablauf dieser Zwei-Monats-Frist kann die geplante Publikation erscheinen. Die Hochschule hat jedoch keinesfalls das Recht, die wissenschaftliche Veröffentlichung zu untersagen; auch bedarf es keiner Genehmigung für die Veröffentlichung, da dies mit dem Grundrecht der Wissenschaftsfreiheit unvereinbar wäre. Ausreichend ist vielmehr, dass die oben genannte Zwei-Monats-Frist beachtet wurde. Macht eine Hochschulwissenschaftler/ein Hochschulwissenschaftler von ihrem/seinem verfassungsgemäßen Recht auf Geheimhaltung seiner Forschungsergebnisse Gebrauch, wird sie/er von der Meldepflicht befreit („negatives Publikationsrecht“). Diese lebt wieder auf, wenn sie/er die Erfindung zu einem späteren Zeitpunkt doch offenbaren oder veröffentlichen will. Das gilt auch, nach dem Ausscheiden aus dem aktiven Dienstverhältnis, sofern die Erfindung selbst im Rahmen des Dienstverhältnisses entstanden ist.

Auch in den Fällen der Inanspruchnahme der Erfindung durch die Hochschule behalten die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler das Recht zur Nutzung der Forschungsergebnisse im Rahmen ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit.

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Die Hochschule arbeitet bezüglich der Bewertung und der Verwertung von Erfindungen mit der Provendis GmbH zusammen. Das entsprechende Formular zur Meldung einer Erfindung finden Sie auf der Homepage des Dezernats FFT.

Hinweis: Eine Erfindung, die vor Inkrafttreten des neuen Arbeitnehmererfindungsgesetzes am 07.02.2002 fertiggestellt worden ist, unterliegt auf Dauer dem alten Recht.

Erfindervergütung Dez. FFT

Im Falle der Inanspruchnahme der Erfindung durch die Hochschule hat die Erfinderin oder

der Erfinder einen Anspruch auf 30% der durch die Verwertung erzielten Einnahmen; ein

Abzug für die der Hochschule entstandenen Kosten der Vermarktung ist hierbei nicht

zulässig. Die Arbeitnehmererfindervergütung unterliegt als Gehaltsbestandteil der

Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht und wird zusammen mit der monatlichen

Grundvergütung über das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) ausgezahlt.

Erstattung von verauslagten Kosten Dez. FFT + F

Dienstlich verauslagte Beträge für Kosten (z. B. Kopien, Büromaterial) können nur unter den folgenden Voraussetzungen erstattet werden.

1. Fertigen Sie einen Erstattungsantrag (Erstattung einer Barvorlage), aus dem die private Anschrift, der Betrag und die Bankverbindung hervorgehen, und fügen Sie die mit den notwendigen Vermerken versehene Rechnung bei. Reichen Sie diese Unterlagen bei der Fakultätsverwaltung ein. Der verauslagte Betrag wird Ihnen überwiesen.

2. Alle Ausgaben sind mit Originalrechnungen zu belegen. Weiterhin ist im einzelnen zu beachten:

Büromaterial: Aus der Rechnung muss hervorgehen, um welche Artikel es sich handelt. Die Bezeichnung „Büromaterial“ ist nicht ausreichend.

Mahngebühren der Bibliothek werden nicht erstattet, auch wenn das Buch im dienstlichen Interesse ausgeliehen wurde.

Porto: Das Frankieren der Ausgangspost muss generell über die Poststelle der Universität erfolgen.

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Ethikkommission Dez. FFT

Übergreifendes Ziel ist die Beurteilung von Forschungsvorhaben, die an Lebewesen durchgeführt werden, aus ethischer, rechtlicher und sozialer Sicht sowie der Schutz des Individuums vor den Folgen der (klinischen) Forschung am Lebewesen. Die Ethikkommission hat dabei die Aufgabe, auf Antrag medizinische Forschung am Menschen und epidemiologische Forschung mit personenbezogenen Daten ethisch und rechtlich zu beurteilen. In diesem Rahmen berät sie kammerangehörige Ärzte und Fakultätsmitglieder in berufsethischen und berufsrechtlichen Fragestellungen. Sie kann auch nichtärztliche Forscher in ethischen Fragen der Forschung am Menschen beraten. Die Universität Bielefeld hat keine eigene Ethikkommission. Die meisten Erfahrungen liegen mit der Ethikkommission mit Sitz an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster vor. Eine weitere hat ihren Sitz an der Med. Hochschule Hannover.

Finanzierungslücken im Finanzierungsplan auf Grund noch nicht bereitgestellter Haushaltsmittel Dez. FFT

Sofern der Drittmittelgeber in seinem Bescheid die zeitgerechte Bereitstellung der Mittel nur in Aussicht stellt, ist für eine erforderliche Vorfinanzierung folgendes zu beachten:

Mittel der Hochschule dürfen nach Maßgabe der landesrechtlichen Bestimmungen erst dann zur Vorfinanzierung herangezogen werden, wenn das Drittmittelprojekt rechtlich verbindlich bewilligt ist (der Vertrag ist beiderseitig unterschrieben oder der Bewilligungsbescheid liegt vor). Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Dezernat FFT auf.

Finanzierungslücken auf Grund nicht geplanter Ausgaben Dez. FFT

1. Sie können einen Aufstockungsantrag an den Drittmittelgeber stellen, sofern keine Deckung durch Einsparungen im Finanzierungsplan möglich sind.

2. Sollten bei vorhandenen Ausgabepositionen unvorhersehbare Mehrkosten anfallen, sind oft Mittelumwindungen notwendig. Beachten Sie dabei bitte die in den Bewilligungsbedingungen des jeweiligen Mittelgebers genannten Vorgaben.

3. Beachten Sie auch die konkreten Bewilligungsbedingungen für die Begründung einer neuen Position, die bisher nicht im Finanzierungsplan vorgesehen war. Sofern die Mittel hierfür an anderer Stelle eingespart werden können, bestehen oft keine Einwände des Drittmittelgebers. Sicherheitshalber ist hierzu aber vorab die Zustimmung des Drittmittelgebers einzuholen.

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4. Ggf. besteht auch die Möglichkeit, einen Antrag an andere Drittmittelgeber zu stellen. Wenden Sie sich an das Dezernat FFT, wenn Sie hierzu beraten werden möchten.

5. Sofern Finanzierungslücken nicht durch Drittmittel abgedeckt werden können, müssen Sie durch andere Ihnen zur Verfügung stehende Mittel gedeckt werden.

Finanzierungsplan Dez. FFT + F

Grundsätzlich sind die Kosten eines geplanten Drittmittelvorhabens vor Einreichen eines Antrages oder der Aufnahme von Verhandlungen aufzustellen. Je nachdem, ob es sich um wirtschaftliche oder nicht-wirtschaftliche Forschung handelt, gibt es hierzu verschiedene Kalkulationschemata. s. auch Kalkulation

Folgekosten Dez. FFT

Folgekosten sind Lasten, die sich aus einem Drittmittelvorhaben ergeben und über die zu erbringende Grundausstattung hinausgehen. Sie können vor, während oder nach einem Projekt auftreten. Grundsätzlich sind diese durch den Projektverantwortlichen zu tragen. (s. auch Finanzierungslücken) Hierzu können im Einzelfall abweichende Regelungen getroffen werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an das Dezernat FFT.

Forschungsförderung Dez. FFT

Hinweise (Information und Beratung) auf Quellen zur Finanzierung von wissenschaftlichen Aktivitäten. (website in Überarbeitung)

Forschungs- und Entwicklungsverträge (FuE-Verträge) Dez. FFT + II/J

Sofern ein Drittmittelgeber nicht durch einen Bescheid handeln kann oder will, ist der Abschluss eines sog. Forschungs- und Entwicklungsvertrages erforderlich. FuE-Verträge werden grundsätzlich zwischen der Universität (der Kanzler) im Einvernehmen mit dem Dekan/der Dekanin und dem wissenschaftlichen Leiter/der wissenschaftlichen Leiterin und dem Drittmittelgeber geschlossen.

Fakultäten, Institute, Arbeitsgruppen, Hochschulmitglieder u.ä. können nicht eigenständig als Vertragspartner auftreten.

Das Dezernat FFT hat Standardbeispiele für den Abschluss von FuE-Verträgen, die dem Auftraggeber/Partner vorhabenspezifisch zugeleitet werden können. Dort steht auch - für den internen Dienstgebrauch - ein kommentierter FuE-Vertrag zur Verfügung.

Bitte prüfen Sie, inwieweit das Muster für Ihre Zwecke verwandt werden kann.

Nach erfolgter Abstimmung des Vertragstextes zwischen Ihnen, dem Mittelgeber und der Universitätsverwaltung lassen Sie bitte drei Exemplare vom Vertragsnehmer/von

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der Vertragsnehmerin unterzeichnen und geben diese dann an das Dezernat FFT weiter.

Fremdleistungen Dez. FFT + III

Sofern die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen dies zulassen, können Leistungen im Rahmen der für Fremdleistungen bewilligten Mittel durch Dritte erbracht werden. Zu beachten ist dabei, dass diese Ausgaben nicht als Personalaufwendungen, sondern nur als Sachausgaben gegenüber dem Drittmittelgeber beantragt und abgerechnet werden können.

Fremdleistungen sind z.B.:

• FuE-Unterverträge an Unternehmen oder Institute. Hier besteht die eingekaufte Fremdleistung meist aus ganzen Arbeitspaketen im Rahmen des FuE-Vorhabens.

• Werkverträge

Verträge zu o.ä. Dienstleistungen werden durch den Kanzler bzw. Dezernat FFT rechtsverbindlich für die Universität unterzeichnet.

Gastvorträge Dez. III

Gastvorträge können zur Ergänzung des Lehrangebotes an Personen, die nicht Mitglieder der Universität Bielefeld sind, vergeben werden. Wenn der Mittelgeber dies vorsieht, können für das Honorar auch Drittmittel genutzt werden. Eventuell größere Aufwendungen, die z.B. durch hohe Reisekosten entstehen, können nur in begründeten Fällen unter Vorlage der entsprechenden Belege über die Fahrkosten erstattet werden. Personen, die bereits einen Lehrauftrag an der Universität haben, dürfen zusätzlich keine Gastvorträge halten.

Gastwissenschaftler / Gastwissenschaftlerin Dez. III + Dez. II/IO

Auf Antrag einer wissenschaftlichen Einrichtung können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zur Mitwirkung an Forschungs- und Entwicklungsprojekten eingeladen werden. Ihnen dürfen keine Dienstleistungen übertragen werden.

Vor der Aufnahme einer Tätigkeit als Gastwissenschaftler/Gastwissenschaftlerin (auch ohne Vergütung) ist mit der Wissenschaftlerin/dem Wissenschaftler eine schriftliche Vereinbarung zu treffen, die seitens der Universität vom Personaldezernat zu unterzeichnen ist.

Gemeinkostenpauschale Dez. FFT + F

s. Overhead

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Gemeinschaftsrahmen für staatl. Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation

In 2006 hat die Kommission einen neuen Gemeinschaftsrahmen angenommen, in dem präzisiert wurde, wie die Mitgliedstaaten nicht nur Forschungs- und Entwicklungsvorhaben sondern auch Innovationsprojekte am besten durch staatliche Beihilfen fördern können, ohne gegen die Beihilferegeln des EG-Vertrages zu verstoßen. Problematisch ist es, wenn es durch staatliche Beihilfen zu wettbewerbs- oder handelsverzerrenden Folgen kommt. Die Leistungen der Hochschule müssen daher zu marktüblichen Preisen angeboten werden oder, falls es für die angebotene Leistung keinen Markt gibt, zum Selbstkostenpreis zuzüglich einer Gemeinkostenpauschale von 25% und einem Gewinnaufschlag in Höhe von 4%.

Gerätekauf / Geräteleasing Dez. Z

Geräte können aus Drittmitteln finanziert werden, wenn dies im Bewilligungsbescheid vorgesehen ist oder der Drittmittelgeber keine Zweckbindung vorgesehen hat. Dies gilt ebenso für Geräteleasing.

Bei Abschluss des Projektes erfolgt die Rückgabe oder Übernahme des Gerätes entsprechend den Bedingungen des Drittmittelgebers.

1. Die Beschaffung muss über die Beschaffungsabteilung erfolgen. Damit ist gewährleistet, dass die vergaberechtlichen Bestimmungen bei der Beschaffung von Geräten beachtet werden und ggf. Sonderkonditionen genutzt werden können. Drittmittelgeber setzen in der Regel voraus, dass die Geräte über die Universität beschafft werden.

2. Nach erfolgter Lieferung und Abnahme ist es erforderlich, das Gerät zu inventarisieren. Die Inventarisierung erfolgt durch das Dezernat Z.

Geräteleihgaben Dez. Z

Einige Drittmittelgeber (z.B. DFG) stellen für die Dauer des Projektes Geräte als Leihgaben zur Verfügung, die ebenfalls grundsätzlich durch Dezernat Z verwaltet werden.

1. Der Drittmittelgeber informiert Sie, wie die Universität in den Besitz des Gerätes gelangen.

2. Bitte beachten Sie, dass auch Leihgaben inventarisiert werden müssen.

3. Sind Leihgaben nicht in dem FuE-Vertrag vereinbart, müssen Leih- bzw. Leasingverträge mit der Hochschule abgeschlossen werden (Unterschrift durch den Kanzler).

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4. Bei Abschluss des Projektes erfolgt entweder eine Rückgabe an den Drittmittelgeber, oder dieser bietet der Universität die Übernahme des Gerätes an.

5. Überlässt der Drittmittelgeber der Universität das Gerät, ist in der Regel eine schriftliche Erklärung über die weitere Nutzung des Gerätes nach Beendigung der Förderung erforderlich.

Gesellschaft zur Förderung des Technologietransfers (GFT e.V.) Dez. FFT

Mit Datum vom 19.06.1992 ist zwischen der Universität und dem GFT e.V. ein Vertrag geschlossen worden. Ziel dieses Kooperationsvertrages ist die dauerhafte Zusammenarbeit zur gemeinsamen Förderung des Wissens- und Technologietransfers. Dazu beabsichtigen die Partner die Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten auf dem Gebiet der anwendungsbezogenen Forschung, die Förderung des Austausches wissenschaftlicher Erkenntnisse zwischen Wissenschaftlern der Universität Bielefeld und der außeruniversitären Praxis sowie die wechselseitige Nutzung vorhandener Einrichtungen der Kooperationspartner. Der GFT e.V. tritt nach außen als selbständige Vertragspartnerin sowie Drittmittelnehmerin auf und stellt der Universität gemäß § 2 des Kooperationsvertrages zur Durchführung von Projekten als Drittmittelgeber – ggf. im Rahmen einzelner Projektverträge – Personal, Sachleistungen und Finanzmittel im notwendigen Umfang zur Verfügung. Sofern Finanzmittel zur Einstellung von Mitarbeitern und zum Abschluss von Werkverträgen zur Verfügung gestellt werden, erfolgt deren Verwaltung durch die Universität. Projekte in der GFT gemäß dieser Kooperationsvereinbarung werden ausschließlich im Rahmen des Hauptamtes durchgeführt. Die einzelnen Projekte sind dem Rektorat mittels der „Anzeige zur Durchführung eines Drittmittelvorhabens in der GFT gem. § 71 Abs. 3“ vor Projektbeginn anzuzeigen. Die Zahlung eines zusätzlichen Honorars an Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ist bei Durchführung von Projekten in der GFT im Hauptamt nicht zulässig. Auch bei Projekten der GFT ist das „Splittingverbot“ zu beachten. Bei der Kalkulation von Projekten, die über den GFT e.V. durchgeführt werden, sind ebenfalls ein Gemeinkostenanteil (Overhead) i.H.v. 25 % und ein Gewinnaufschlag in Höhe von 4% auf die direkten Kosten anzusetzen. Erfindung im Rahmen von Projekten des GFT e.V. sind der Hochschule zu melden. Die Hinweise für Mitglieder des GFT e.V. vom 25.5.2000 sind von den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zur Kenntnis zu nehmen und zu unterzeichnen.

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Als Ansprechpartner steht das Dezernat FFT zur Verfügung.==

Hauptamt Dez. III

Beim Hauptamt handelt es sich um die im Rahmen des Dienstverhältnisses übertragenen und wahrzunehmenden Aufgaben.

Gleichstellung

Die Universität Bielefeld hat sich zur Einhaltung der forschungsorientierten Gleichstellungsstandards der DFG verpflichtet und in einer Stellungnahme die entsprechend getroffenen Maßnahmen zusammengefasst.

Die Gleichstellungsstandards sind bei der Personalauswahl in Drittmittelprojekten zu berücksichtigen.

Haushaltssystematik Dez. FFT + F

Drittmittel werden über Projektkonten im Haushalt der Universität gesondert verwaltet.

Eigenständige Projektkonten müssen grundsätzlich eingerichtet werden, wenn der Drittmittelgeber nach Projektende einen Verwendungsnachweis verlangt. In Ausnahmefällen – z.B. bei mehreren Spenden für den gleichen Verwendungszweck – kann die Mittelverwaltung über ein Projektkonto erfolgen.

Honorare Dez. III

Beachten Sie insbesondere, dass bei der Vergabe von Werk- und Honorarverträgen die Universität im Rahmen des Gesetzes zur sog. "Scheinselbständigkeit“ verpflichtet ist, die Selbständigkeit der Auftragnehmer zu prüfen. Der/die Auftragnehmer/in erbringt die Leistung auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko, und es darf sich nicht um ein „arbeitnehmerähnliches Beschäftigungsverhältnis“ handeln (Fremdleistungen).

Hochschulmitglied /Hochschulangehöriger Dez. FFT + III

Das Hochschulgesetz NRW definiert in § 71, wer Forschung mit Mitteln Dritter an einer Hochschule in Nordrhein-Westfalen durchführen darf. Hier heißt es im ersten Satz "Die in der Forschung tätigen Hochschulmitglieder sind berechtigt, im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben auch solche Forschungsvorhaben durchzuführen, die nicht aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln, sondern aus Mitteln Dritter finanziert werden". Eine weitere im Gesetz und der Grundordnung

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der Universität definierte Gruppe sind die "Hochschulangehörigen", die in der Regel nicht berechtigt sind, Drittmittelprojekte in der Universität durchzuführen (s.u.).

§ 9 HG NRW definiert die Gruppen der Hochschulmitglieder und Hochschulangehörigen:

„(1) Mitglieder der Hochschule sind die Mitglieder des Präsidiums und des Hochschulrates, die Dekaninnen oder die Dekane, das an ihr nicht nur vorübergehend oder gastweise hauptberuflich tätige Hochschulpersonal und die eingeschriebenen Studierenden.

(2) Einer Person, die die Einstellungsvoraussetzungen einer Professorin oder eines Professors nach § 36 erfüllt, kann die Hochschule die mitgliedschaftliche Rechtsstellung einer Professorin oder eines Professors einräumen, wenn sie Aufgaben der Hochschule in Forschung und Lehre selbständig wahrnimmt. Ist diese Person außerhalb der Hochschule tätig, wird hierdurch kein Dienstverhältnis begründet.

(3) Professorenvertreterinnen oder Professorenvertreter (§ 39 Abs. 2) und Professorinnen oder Professoren, die an der Hochschule Lehrveranstaltungen mit einem Anteil ihrer Lehrverpflichtungen gemäß § 35 Abs. 2 Satz 4 abhalten, nehmen die mit der Aufgabe verbundenen Rechte und Pflichten eines Mitglieds wahr. Sie nehmen an Wahlen nicht teil.

(4) Ohne Mitglieder zu sein, gehören der Hochschule die nebenberuflichen Professorinnen und Professoren, die entpflichteten oder in den Ruhestand versetzten Professorinnen und Professoren, die außerplanmäßigen Professorinnen und Professoren, die Honorarprofessorinnen und Professoren, die nebenberuflich, vorübergehend oder gastweise an der Hochschule Tätigen, die Privatodozentinnen und Privatdozenten und wissenschaftlichen Hilfskräfte, sofern sie nicht Mitglieder nach den Absätzen 1 oder 2 sind, die Ehrenbürgerinnen und Ehrenbürger, Ehrensenatorinnen und Ehrensenatoren sowie die Zweithörerinnen und Zweithörer und Gasthörerinnen und Gasthörer an. Sie nehmen an Wahlen nicht teil. Die Grundordnung kann weitere Personen, insbesondere ehemalige Studierende, zu Angehörigen bestimmen.“

Institut für Innovationstransfer (IIT GmbH) Dez. FFT

Die Universität arbeitet zur Förderung des Forschungs- und Technologietransfers mit der IIT GmbH auf der Grundlage eines Kooperationsvertrages zusammen. Ziel der Kooperation ist neben der Durchführung und Entwicklung gemeinsamer Forschungs- und Entwicklungsprojekte die wirtschaftliche Verwertung von Ergebnissen und Erfindungen sowie die Unterstützung von Weiterbildungsmaßnahmen.

Für Forschungs- und Entwicklungsprojekte in der IIT GmbH im Rahmen hierfür eingerichteter Arbeitsbereiche ist die Genehmigung einer Nebentätigkeit erforderlich.

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Über die Einrichtung derartiger Arbeitsbereiche in der IIT GmbH entscheidet der Beirat der IIT GmbH. Sofern ein Vorhaben in der IIT GmbH in Nebentätigkeit durchgeführt wird, ist darauf zu achten, dass die Tätigkeit nicht gleichzeitig im Rahmen des Hauptamtes durchgeführt wird. Dienstaufgaben und Nebentätigkeit sind klar voneinander zu trennen.

Forschungs- und Entwicklungsprojekte in sowie Dienstleistungen der IIT GmbH sind kostendeckend und zu marktüblichen Preisen zu kalkulieren bzw. anzubieten.

Werden bei der Durchführung von Projekten in der IIT GmbH Ressourcen der Hochschule in Anspruch genommen, ist ein angemessenes Nutzungsentgelt zu entrichten. Auch Erfindungen im Rahmen einer Nebentätigkeit sind der Hochschule zu melden.

Kalkulation von Projektkosten Dez. FFT

s. Overhead

Kontoauszug Dez. FFT + F

Es besteht die Möglichkeit für einzelne Projekte „Kontoauszüge“ auszudrucken. Bitte wenden Sie sich hierzu an die Verwaltung Ihrer Fakultät oder Einrichtung.

Korruption Dez. FFT + II

Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Korruption vom 13. August 1997 sind die strafrechtlichen Bestimmungen zur Vorteilannahme (§ 331 Strafgesetzbuch) und zur Bestechlichkeit (§ 332 Strafgesetzbuch) geändert worden. Die Erlasse des Ministeriums für Schule, Wissenschaft und Forschung NRW vom 22. September 2000 und 16. April 2003 geben Hinweise, was bei der Einwerbung von Drittmitteln, der Vertragsgestaltung und der Durchführung von Beschaffungen zu beachten ist. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Rundschreiben zur Korruptionsbekämpfung/Drittmittelforschung; Annahme von Geschenken und Belohnungen vom 5. September 2003.

Lehraufträge Dez. III

Sollen aus Drittmitteln Lehraufträge vergeben werden, unterliegen diese den gleichen Bedingungen wie die übrigen Lehraufträge.

Bitte wenden Sie sich zur Vergabe an das Personaldezernat.

Marktüblicher Preis Dez. FFT + II

s. Preis, marktüblicher

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Mieten Dez. FFT+ F + FM

Sollen aus Drittmitteln Räumlichkeiten angemietet werden, sprechen Sie bitte zunächst mit dem zuständigen Drittmittelsachbearbeiter in Dezernat FFT, der die Zulässigkeit prüfen und ggf. eine eigene Ausgabeart einrichten wird.

Der Mietvertrag muss von Dezernat FM abgeschlossen werden.

Mitglied der Hochschule Dez. FFT

s. Hochschulmitglied/Hochschulangehöriger

Mitnahme eines Projektes bei Wechsel des Wissenschaftlers/der Wissenschaftlerin zu einer anderen Hochschule/Forschungseinrichtung Dez. FFT

Im Grundsatz gilt „Money follows research“ – daher ist die Mitnahme von Projekten, die mit öffentlichen Mitteln gefördert werden (DFG/BMBF/EU) bei Wechsel des Arbeitgebers grundsätzlich möglich. Ein entsprechender Antrag muss vom Projektleiter über das Dezernat FFT beim jeweiligen Mittelgeber gestellt werden.

Die Mitnahme von anderen Projekten ist möglich, wenn zwischen den Vertragsparteien (Mittelgeber-Projektleiter-Universität) Einigung erzielt wird.

Die Mitnahme von Spenden oder sonstigen Einnahmen (z.B. Transfer) ist grundsätzlich nicht möglich. Bei EU-Projekten ist bereits im Vorfeld der Antragstellung sicherzustellen, dass für den Fall des Verbleibs des Drittmittelprojektes ein Nachfolger bereit ist, das Projekt zu übernehmen.

Mittelanforderung Dez. FFT

In den Bewilligungs-/Vertragsbedingungen des Drittmittelgebers sind meist verbindliche Ausführungen über die Anforderung von Mitteln enthalten. Oftmals liegen entsprechende Vordrucke bei.

Die Kalkulation der benötigten Mittel erfolgt, soweit keine festen Raten zu bestimmten Zahlterminen vereinbart sind, durch den Projektleiter und die Fakultätsverwaltung. Anschließend wird die erstellte Mittelanforderung dem Dezernat FFT zur Unterschrift und zum Versand vorgelegt.

Für die Kalkulation der anzufordernden Mittel ergibt sich:

� FuE-Verträge: Die Mittel sind entsprechend dem Zahlungsplan durch die Projektleitung anzufordern.

� Zuwendungen des Bundes und Landes NRW: Die Mittel sind für zwei Monate im Voraus mit den zur Verfügung gestellten Vordrucken anzufordern. Mit der Mittelanforderung werden gleichzeitig die Ausgaben für den vorherigen Zeitraum

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abgerechnet. Die Angaben hierin müssen mit den gebuchten Beträgen übereinstimmen. Zuwendungen des Bundes und es Landes NRW unterliegen der Haushaltsjährlichkeit: Mittel verfallen daher am Endes des Haushaltsjahres, soweit sie nicht abgerufen oder auf Antrag der Universität (über Dezernat FFT) in das Folgejahr verschoben wurden.

Wird dagegen ein zu hoher Mittelbetrag angefordert, ergibt sich ein positiver

Kassenbestand, für den ggf. Zinsen gezahlt werden müssen. Für solche Zinsbeträge haftet der Projektleiter; es können zur Begleichung keine Projektmittel eingesetzt werden.

Es ist daher insgesamt erforderlich, den Mittelbedarf sehr sorgfältig und frühzeitig zu planen.

� DFG: Grundsätzlich werden die DFG-Mittel seit dem 01.01.09 für alle Sachbeihilfen global von der Universität angefordert (Globalverfahren). Einzelmittelabrufe sind hier nicht mehr erforderlich. In DFG-Projekten, die nicht innerhalb des Globalverfahrens abgewickelt werden (Bestandsprojekte und Sonderprogramme), erfolgt die Mittelanforderung mit DFG-Vordrucken jeweils für den Zeitraum der nächsten drei Monate. Hinweis: Soweit eine Programmpauschale gewährt wird, ist diese in voller Höhe von 20% der sonstigen Kosten mit anzufordern. Die Gutschrift erfolgt jedoch nicht ins Projektkonto.

� EU-Projekte: Die Mittel werden für die Partnerinstitution vom jeweiligen Koordinator nach Bereitstellung durch die Europäische Kommission - ohne spezifische Anforderung - entsprechend den Regelungen im Grant Agreement gezahlt. Üblicherweise sind eine Abschlagszahlung nach Projektbeginn und weitere Teilzahlungen nach Vorlage und Anerkennung der Zwischenberichte vorgesehen. Durch diese Auszahlungsbedingungen kommt es im Projektverlauf fast immer zu einem negativen Projektkontostand. Der tatsächlich noch verfügbare Betrag ist als „verfügbare Bewilligung“ auf dem Kontoauszug angegeben.

Mittelbuchungssystem Dez. FFT + F

Die Projektmittel werden derzeit mit Hilfe des Mittelbewirtschaftungssystems HIS-FSV GX verwaltet. Für jedes Projekt wird in diesem ein separates Projektkonto mit einer gesonderten Projektkennziffer eingerichtet, über welches sämtlicher projektbezogener Zahlungsverkehr erfolgen muss.

Zur Zuordnung der Kosten zu dem Projekt ist diese Projektkennziffer stets anzugeben. Bezüglich der einzelnen Ausgabeverfahren („Wie kommen z.B. meine Personalausgaben oder Reisekosten auf das Konto?“) berät Sie der/die dezentrale Drittmittelsachbearbeiter/in.

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Gedruckte Kontoauszüge können Ihnen von der Fakultätsverwaltung auf Einzelanfrage zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis: Zum 01.01.2010 wird die Universität auf ein kaufmännisches Rechnungswesen umstellen und in diesem Zuge auch ein neues Mittelbewirtschaftungssystem einführen.

Mittelverwaltung Dez. FFT + F

Ihre Drittmittel werden durch das Dezernat FFT und die jeweilige Fakultätsverwaltung arbeitsteilig verwaltet. Die konkreten Zuständigkeiten („Wer macht was?“) für die einzelnen Arbeitsschritte finden Sie unter Drittmittelsachbearbeiter.

Besonderheiten zur haushaltstechnischen Abwicklung finden Sie unter dem Punkt Haushaltssystematik.

Nebenbestimmungen Dez. FFT

In der Regel fügt der Drittmittelgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei. Diese Richtlinien sind die Grundlage für die Bereitstellung der Drittmittel und daher genauestens zu beachten.

Sollten diese Richtlinien Hochschulbestimmungen widersprechen, so wird die Hochschulverwaltung sich mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.

Nebentätigkeit Dez. III

Forschung mit Hilfe von Drittmitteln kann entweder als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit durchgeführt werden. Eine Mischform ist rechtlich nicht möglich. Bei den Nebentätigkeiten von Beamtinnen und Beamten wird zwischen

- genehmigungspflichtigen, - allgemein genehmigten, - anzeigepflichtigen und - genehmigungsfreien

unterschieden. Zu den genehmigungsfreien Nebentätigkeiten gehören wissenschaftliche Tätigkeiten, d. h. selbstständige forschende und/oder lehrende Tätigkeiten. Demgegenüber sind Forschungstätigkeiten im Rahmen von Drittmitteln letztlich fremdbestimmt und daher genehmigungspflichtig, wenn sie in Nebentätigkeit ausgeübt werden. Allgemein genehmigt sind sie nur dann, wenn es sich um Auftraggeber aus dem Bereich des Grundgesetzes handelt und die Ergebnisse öffentlich zugänglich sein sollen. Eine alleinige Berechtigung zur Veröffentlichung reicht an dieser Stelle nicht aus. Da eine Veröffentlichungspflicht bei Drittmittelprojekten eher unüblich ist, handelt es sich bei diesen Forschungstätigkeiten in der Regel um im Einzelfall genehmigungspflichtige

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Nebentätigkeiten. Dies gilt insbesondere auch bei Projekten, die in der IIT GmbH im Rahmen einer Nebentätigkeit durchgeführt werden.

1. Vor Beginn des Projektes stellen Sie bitte einen Antrag auf Genehmigung der Nebentätigkeit bei dem Personaldezernat oder zeigen die Nebentätigkeit an. Um eine Nebentätigkeit handelt es sich in jedem Fall, wenn

- der Projektleiter/die Projektleiterin ein persönliches Honorar oder einen sonstigen geldwerten Vorteil erhält,

- die Veröffentlichung der Forschungsergebnisse auf Dauer ausgeschlossen ist oder - die Thematik des Forschungsvorhabens in keinerlei Zusammenhang mit dem vom dem/der Projektleiter/-in vertretenen Fachgebiet steht.

2. Die Vertragsgestaltung sowie die Projektbearbeitung und -abrechnung ist von Ihnen eigenverantwortlich durchzuführen.

3. Es werden keine Drittmittelkonten im Haushalt der Universität angelegt.

4. Die Inanspruchnahme von Einrichtungen der Universität bei der Ausübung der Nebentätigkeit bedarf ebenfalls der vorherigen Genehmigung. In der Regel ist hierfür ein Nutzungsentgelt zu entrichten.

5. Erfindungen im Rahmen einer Nebentätigkeit sind der Universität anzuzeigen.

Formulare für die Anzeige und Genehmigung von Nebentätigkeiten finden Sie auf der Homepage von Dezernat III.

Overhead Dez. FFT

Wenn es die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen des jeweiligen Drittmittelgebers zulassen, sollen bei der Veranschlagung der Kosten für ein Forschungsprojekt nach Möglichkeit ein Overhead (Gemeinkosten) mit einbezogen sein, um die Inanspruchnahme von Infrastrukturleistungen der Universität finanziell abzugelten (Raum- und Gerätenutzung, Strom, Heizung, Wasser, Verwaltungsaufgaben u.a.). Manche Mittelgeber wie z.B. die EU bewilligen einen Overhead standardmäßig.

� EU

Nach den Bewilligungsbedingungen der EU können derzeit für Verbundprojekte im 7. FRP für Anträge bis Ende 2009 60 % der tatsächlichen erstattungsfähigen Kosten als Overheadkosten geltend gemacht werden, von denen jedoch wiederum im Research and Technology Development (RTD)-Bereich nur 75 % erstattungsfähig sind. Die indirekten Kosten können bei anderen Förderinstrumenten je nach Ausschreibungslinie unterschiedlich sein. Im Gegensatz zu allen anderen Ausgabearten der EU sind die indirekten Kosten derzeit in der Übergangsphase der Umstellung auf die Vollkostenrechnung nicht nachweispflichtig. Gemäß

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Rektoratsbeschluss vom 20.07.2004 wird gemäß § 71 Abs. 3 HG NRW an der Universität Bielefeld ein Entgelt in Höhe von 5% der direkten Kosten des Overheads zur Stärkung des Dienstleistungsangebots “Vorbereitung und Durchführung von EU-Forschungsprojekten” im Dezernat FFT erhoben.

Der Anteil wird bei FP 7 Projekten in der Höhe voraussichtlich an den Anteil der FP 6 Projekte angepasst.

� DFG-Programmpauschale

Der am 14. Juni 2007 unterzeichnete Hochschulpakt 2020 ermöglicht der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) die Zahlung von Programmpauschalen für bewilligte Projekte. Bei der Programmpauschale handelt es sich um einen pauschalen Zuschlag an die Hochschule zur Deckung indirekten Ausgaben der Universität (beispielsweise Raum-, Wartungs-, Software- oder Energiekosten, aber auch für die Mitarbeit von Personen, die nicht als Projektpersonal abgerechnet werden). Diese Pauschale beträgt 20 % der abrechenbaren direkten Projektausgaben und wird rückwirkend im Zuge der Anerkennung eines Verwendungsnachweises durch die DFG festgesetzt. Das Rektorat hat am 04. Dezember 2007 zur Programmpauschale ein Verteilungsmodell beschlossen, demzufolge von den 20% grundsätzlich jeweils 10% der Projektleitung sowie der Fakultät und jeweils 40% dem Rektorat für innovative sowie infrastrukturelle Maßnahmen zur Verfügung gestellt werden. Ferner können SFBs und GRKs aus dem 40%-Rektoratstopf für innovative Maßnahmen 75% der durch sie auf diesen Fond eingeworbenen Mittel zur Verfügung gestellt bekommen. Um bereits vor Festsetzung der Programmpauschale durch die DFG eine Verwendung von Mitteln aus der Pauschale seitens der Projektleitungen, der Fakultäten bzw. Einrichtungen sowie des Rektorates zu möglichen, werden zunächst 80% der jeweils maximal zu erwartenden anteiligen Pauschale als Bewilligung auf für diesen Kreis eingerichteten Sammelkonten zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung und geldmäßige Ausstattung dieser Sammelkonten erfolgt zur gegebenen Zeit, in der Regel im I. Quartal des Folgejahres. � Auftragsforschung/Dienstleistung (wirtschaftliche Tätigkeit)

Soweit die Hochschule wirtschaftlich tätig wird, ist grundsätzlich ein marktüblicher Preis zu erheben. Sollte ein marktüblicher Preis nicht zu ermitteln sein, muss ein Selbstkostenpreisen zuzüglich einer Gemeinkostenpauschale von 25% und ein Gewinn in Höhe von 4% kalkuliert werden. Das Dezernat FFT hat ein Kalkulationsschema zur „Preisermittlung zu F&E-Vorhaben auf Selbstkostenbasis“ entworfen. Dieses ist verbindlich vor Abschluss eines F&E-Vorhabens zu erstellen und mit der Rektoratsanzeige gem. § 71 Abs. 3 HG NRW einzureichen.

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Patente und Patentierung Dez. FFT

An der Hochschule wird in vielen Bereichen Forschung auf internationalem Niveau mit interessanten Ergebnissen betrieben. Trotzdem sind die Patentanmeldungen aus Hochschulen ausgesprochen gering, nur 3,9% aller Anmeldungen beim Deutschen Patent- und Markenamt sind Erfindungen aus Hochschulen.

Durch die Änderung des Arbeitnehmererfinderrechts sind die Hochschulen nunmehr in der Lage, Erfindungen in Anspruch zu nehmen, zum Schutzrecht anzumelden und zu verwerten.

Personalkostenberechnung Dez. FFT + III

Für die möglichst genaue Berechnung von Personalkosten wenden Sie sich bitte über Ihre Fakultätsverwaltung an das Personaldezenat .

Für die Beantragung von DFG-Projekten kann die Tabelle der DFG mit pauschalierten Standardsätzen genutzt werden. Auch seitens des BMBF und des BMWi existieren Personal-Obergrenzen für nicht namentlich benanntes Personal, die verbindlich in Ansatz gebracht werden müssen. Falls die konkrete Person für die Stelle schon bekannt ist, kann eine konkrete Personalkostenkalkulation durch die Personalabteilung erfolgen.

Personalkostenbuchung Dez. FFT + III

Die tatsächlich in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Personalkosten werden in der Regel erst mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung in Ihrem Projektkonto nachvollzogen. Sie können also ggfs. im Mittelbuchungssystem nicht immer die aktuellen für Personalausgaben zur Verfügung stehenden Mittel überprüfen.

Für Fragen im Zusammenhang mit Personalkostenbuchungen aus Drittmittelprojekten wenden Sie sich bitte an das Dezernat F - Abteilung F.2.

Preis, marktüblicher Dez. FFT + II

Ein marktüblicher Preis ist gegeben, wenn es sich um eine marktgängige Leistung handelt, für die ein allgemeiner oder besonderer – z.B. anlässlich einer öffentlichen Ausschreibung - Markt besteht. Da für diese marktgängigen Leistungen im Regelfall kein objektiver Marktpreis besteht (z, B. Buchpreisbindung), ist auf den subjektiven Marktpreis abzustellen, also den Preis, der für die gleiche Leistung/den gleichen Gegenstand auf dem Markt erzielt werden kann. Dieser muss auch gewährte Vorteile wie Skonti und Rabatte berücksichtigen.

Kann die Marktgängigkeit oder ein verkehrsüblicher Preis nicht festgestellt werden, so ist ein Selbstkostenpreis zzgl. Gemeinkosten- und Gewinnpauschale zu kalkulieren.

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Privatkontenverfahren Dez. FFT

In Ausnahmefällen können auf begründeten Antrag Drittmittel durch ein Hochschulmitglied selbst oder durch einen Förderverein (z.B. GFT e.V.) verwaltet werden (Sonderkontenverfahren). Der Antrag und die Begründung wird mit der Anzeige des Drittmittelprojekts gestellt. Hierzu ist folgendes zu beachten: � Der Drittmittelgeber und der Kanzler müssen diesem Verfahren zustimmen.

� Die Mittel können in keinem Fall über die Konten der Universität abgerechnet

oder verbucht werden und sind damit für den/die Hochschullehrer/-in und damit in der Folge auch für die Hochschule nicht drittmittelrelevant.

� Die ausschließliche Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwaltung der

Drittmittel, insbesondere aber auch die vertrags-, steuerrechtliche und sonstige Prüfungen sowie die sich daraus ergebenden Konsequenzen liegt beim Hochschulmitglied.

� Hinsichtlich der Gerätebeschaffung sind die Vorgaben des Mittelgebers zu

beachten. Die Eigentumsverhältnisse an den erworbenen Gegenständen sind zu klären. Soweit diese in die Universität eingebracht werden, ist ggfs. eine Versicherung abzuschließen.

� Die im Zusammenhang mit der Abwicklung stehenden Unterlagen sind

aufzubewahren und für Zwecke der Prüfung bereitzuhalten; notwendige Auskünfte sind zu erteilen.

Projektbeginn Dez. FFT

Mit der Projektbearbeitung kann erst dann begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag (rechtsverbindliche Unterschrift aller Vertrags-Parteien) bzw. ein Bewilligungs- und /oder Zuwendungsbescheid vorliegt. In der Regel sehen diese auch eine konkrete Laufzeit vor.

Die Mehrzahl der Mittelgeber erkennt keine Ausgaben an, die vor dem offiziellen Projektbeginn entstanden sind. Im Bereich von Bundes- und Landeszuwendungen dürfen auch keine Ausgaben bereits vor Projektbeginn begründet worden sein (damit ist bsp. eine Bestellung vor Projektbeginn nicht möglich).

Eine rückwirkende Einstellung von Personal zum Projektbeginn ist nicht möglich. Informieren Sie sich hierzu im Personaldezernat.

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Projektleiter /-in Dez. FFT

Der Projektleiter ist zuständig für die ordnungsgemäße Durchführung des Drittmittelvorhabens. Er zeichnet sachlich richtig für die anfallenden Zahlungen im Projekt.

Projektende Dez. FFT

Das Projektende ist in aller Regel durch den Bewilligungsbescheid oder den FuE-Vertrag bestimmt.

1. Jede Änderung der Projektlaufzeit teilen Sie bitte Ihrer Fakultätsverwaltung und/ oder dem Dezernat FFT umgehend mit.

2. Bei bevorstehendem Projektende bearbeiten Sie bitte ausstehende Rechnungen vorrangig und leiten diese an Ihre Fakultätsverwaltung weiter.

3. Bitte prüfen und beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Drittmittelgeber. Den von der Projektleiterin/dem Projektleiter unterzeichnete Verwendungsnachweise legen Sie bitte in zweifacher Ausfertigung Ihrer Fakultätsverwaltung zur Prüfung vor.

4. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihgeräten oder ggf. die Übernahme von Geräten in das Eigentum der Universität. Sie erfolgt entsprechend den Bedingungen des Drittmittelgebers.

Projektkennziffer (PKZ) Dez. FFT + F

Bei Vorliegen aller Unterlagen erhalten Sie von Dezernat FFT eine achtstellige Projektkennziffer (PKZ), unter der Ihr Projekt bearbeitet wird und die gleichzeitig als hausinterne „Kontonummer“ des Projektes verwendet wird. Bitte benutzen Sie zur Kennzeichnung des Projektes dann stets diese Projektkennziffer.

Projektkosten Dez. FFT

Bei den Projektkosten handelt es sich um die Kosten, die durch die zusätzliche Durchführung eines Projektes an der Hochschule entstehen. Während bei öffentlichen Zuwendungen und privaten Förderungen ohne Gegenleistung nur die direkten, zusätzlichen Kosten zu veranschlagen sind, ist bei wirtschaftlicher Tätigkeit (Auftragsforschung, Dienstleistung) ein marktüblicher Preis zu veranschlagen. Falls ein marktüblicher Preis nicht zu ermitteln ist, sind die Projektkosten auf Selbstkostenpreisbasis zu kalkulieren und mit einer Gemeinkostenpauschale von 25% und einem Gewinnaufschlag in Höhe von 4% zu versehen. Für die Kalkulation der Projektkosten hat das Dezernat FFT ein Kalkulationsschema entworfen, welches weitere Hinweise zur Kostenermittlung enthält.

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Projektkontenstand Dez. FFT + F

Die laufenden Kontobewegungen kann die Verwaltung Ihrer Fakultät oder Einrichtung im Mittelbuchungssystem einsehen.

Projektverlaufsänderungen Dez. FFT

Ergibt sich bei der Projektdurchführung eine notwendige Änderung in der Projektlaufzeit, ist es ggf. erforderlich, einen Antrag auf Verlängerung zu stellen oder die Verlängerung zu vereinbaren.

1. Bitten teilen Sie es dem Dezernat FFT rechtzeitig mit, wenn Sie eine Änderung der Projektlaufzeit planen oder diese durch unsere Projektpartner geändert wurde.

2. Bereiten Sie bitte einen Verlängerungsantrag (Begründung der wissenschaftlichen Notwendigkeit) vor. In der Regel ist keine Aufstockung des Zuwendungsbetrages möglich, die Verlängerung erfolgt lediglich kostenneutral. Der vorbereitete Antrag ist nach Rücksprache mit Dezernat FFT beim Mittelgeber einzureichen.

Raumbedarf Dez. I + FM

Raumbedarf für Drittmittelprojekte ist anzuzeigen und Mehrbedarf zu beantragen. Hierzu ist ein Formblatt auszufüllen und der Drittmittelanzeige beizufügen.

Regeln guter wissenschaftlicher Praxis Dez. II/J

Auf Grund der Empfehlung der DFG hat der Senat der Universität Bielefeld bereits im Jahre 2002 die Grundsätze zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis an der Universität Bielefeld verabschiedet. In der Folge wurde sowohl eine Ombudsperson bestellt als auch eine Untersuchungskommission eingerichtet, an die man sich bei einem Verdacht wissenschaftlichen Fehlverhaltens wenden kann.

Reisen aus Drittmitteln - Abrechnung Dez. III

Für die Genehmigung der Reisen gilt das in Ihrer Fakultät übliche Verfahren.

Die Abrechnung von Reisekosten aus Drittmitteln erfolgt grundsätzlich nach dem nordrhein-westfälischen Reiskostenrecht.

Ausnahmen hiervon sind nur zulässig, wenn der Mittelgeber abweichende Sätze vorgibt. Werden dabei die Sätze nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 Einkommenssteuergesetz für Tagegelder überschritten, besteht hierfür grundsätzlich Einkommensteuerpflicht. Bitte reichen Sie Ihre Reisekostenabrechnung (einschl. eventueller Dienstreisegenehmigung und Originalbelegen) in Dezernat III ein.

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Restmittel Dez. FFT

Verbleiben bei Beendigung eines Projektes noch Mittel, werden diese in der Regel an den Drittmittelgeber zurücküberwiesen.

Sofern eine Rückführung von Restmitteln vom Drittmittelgeber nicht gefordert wird, sollten diese Mittel auf ein Sammelkonto gebucht werden. Hierbei ist allerdings die ursprüngliche Zweckbindung durch den vorherigen Drittmittelgeber weiterhin bei der Verwendung der Gelder zu beachten.

Sachspende Dez. FFT + Z+ F

s. Spende

Schlussbericht Dez. FFT

In der Regel sind nach Beendigung eines Projektes Schluss- oder Sachberichte zu erstellen und an den jeweiligen Mittelgeber zu übersenden. Bitte vergewissern Sie sich, ob dies bei Ihrem Projekt notwendig ist.

Schutzrechte Dez. FFT

s. Erfindungen, Patente und Patentierung

Selbstkostenpreis Dez. FFT

Der sog. Selbstkostenpreis enthält alle einer Leistung zuzurechnenden Kosten zzgl. einer Gemeinkostenpauschale von 25% und einem pauschalen Gewinnaufschlag in Höhe von 4%. Weiteres zur Kalkulation eines Selbstkostenpreises können Sie den Hinweisen zur Projektkostenkalkulation entnehmen, denen auch eine Excel-basierte Kalkulationshilfe beigefügt ist.

Spenden Dez. FFT + F

Spenden sind Zuwendungen an die Hochschule, die wissenschaftliche oder als besonders förderungswürdig anerkannte gemeinnützige Zwecke fördern.

Splittingverbot Dez. FFT + III

Ein Drittmittelprojekt kann nicht in einen gesondert vergüteten Nebentätigkeitsteil und einen unentgeltlichen Hauptamtsteil aufgeteilt werden.

Stipendien Dez. FFT + II

Werden von einem Mittelgeber ausdrücklich Gelder für Stipendien bewilligt, ist eine Stipendienzahlung aus Drittmitteln möglich. Das trifft i.d.R. für Graduiertenkollegs zu; es kann jedoch in Ausnahmefällen auch im Rahmen sonstiger Zuwendungen vorkommen.

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1. Beachten Sie bitte, dass Stipendien ausschließlich der Förderung wissenschaftlicher Qualifikation dienen und ein Arbeits- oder Leistungserfolg nicht verlangt werden darf.

2. Beachten Sie bitte, dass steuerfreie Stipendien nur unter bestimmten Voraussetzungen gezahlt werden dürfen. Hierzu gehören die "Vergabe nach einheitlichen Grundsätzen", eine angemessene Höhe etc.. Wenden Sie sich daher wegen Abschluss eines Stipendienvertrages rechtzeitig an das Dezernat II.

DAAD-Stipendien für ausländische Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler werden über das International Office abgewickelt.

Transferkonto Dez. FFT

Erbringen Sie unter Auswertung Ihrer wissenschaftlichen Erkenntnisse Dienstleistungen ohne Forschungsaufwand, sind diese Einnahmen als "Drittmittel" auf einem so genannten "Transferkonto" einzunehmen.

Häufig handelt es sich hierbei um steuerpflichtige Einnahmen.

Zur Einrichtung eines solchen Kontos lassen Sie sich daher vom Dezernat FFT beraten.

Umsatzsteuer Dez. FFT + F

Seit dem 01.01.2004 unterliegen Projekte mit Dritten, bei denen es zu einem Leistungsaustausch kommt (Auftragsforschung, Werk- oder Dienstleistung), der Umsatzsteuerpflicht, d.h. bei der Rechnungslegung ist die Umsatzsteuer auszuweisen, und die Universität Bielefeld ist vorsteuerabzugsberechtigt. Dies gilt insbesondere, wenn der vertraglich vereinbarte Forschungsinhalt gezielt den Interessen des Auftraggebers entspricht und die Forschungsergebnisse ausschließlich dem Auftraggeber zur Verfügung stehen, anstatt durch Veröffentlichung der Allgemeinheit zugänglich gemacht zu werden.

Umwidmung von Mitteln Dez. FFT

Ergibt sich bei der Projektdurchführung die Notwendigkeit, die Mittel anders einzusetzen, als es in der Bewilligung des Drittmittelgebers vorgesehen ist, sind in erster Linie die Bewilligungs- bzw. Zuwendungsrichtlinien zu beachten. Diese lassen eine Umwidmung von Mitteln ggf. bis zu einer bestimmten Höhe oder nur für bestimmte Zuwendungszwecke zu. Andernfalls wird ein schriftliches Beantragungs- und Bewilligungsverfahren vorausgesetzt.

1. Teilen Sie bitte die von Ihnen im Rahmen der Bewilligung beabsichtigte Mittelumwidmung dem/der Drittmittelsachbearbeiter/in mit.

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2. Seitens Dezernat FFT erfolgt dann der formale Umwidmungsantrag an den Drittmittelgeber.

Veranstaltungen (Symposien, Tagungen, Kongresse u.ä.) Dez. FFT + Z

Wissenschaftliche Veranstaltungen (z.B. Symposien, Kolloquien, Workshops) können dann aus Projektmitteln finanziert werden, wenn der Drittmittelgeber dies in seiner Bewilligung vorgesehen hat..

Wissenschaftliche Veranstaltungen (z.B. internationale Kongresse oder Fachkonferenzen), die nicht in ein Forschungsprojekt einbezogen sind, werden häufig im Rahmen einer sogenannten Mischkalkulation finanziert. In solchen Fällen werden zweckgebundene Drittmittel, Spenden, Haushaltsmittel und Teilnehmergebühren ggf. komplementär eingesetzt.

1. Auf der Grundlage des Gesamtfinanzierungsplanes sollten Sie entweder zu den Drittmittelgebern oder Sponsoren direkt Kontakt aufnehmen oder die Beratung des Dezernats FFT in Anspruch nehmen.

2. Sie finden zur Finanzierung und Organisation von Tagungen ein Informationsangebot im WWW z.B. der DFG, bei Stiftungen und anderen Förderorganisationen. Das Dezernat FFT bietet auch die Recherche geeigneter Fördermöglichkeiten von Tagungen, Symposien und Kongressen.

Bei sog. Mischfinanzierungen sind die Bewilligungsbedingungen der verschiedenen Drittmittelgeber zu beachten.

Vergabe von Aufträgen Dez. FFT+F +III+Z

Siehe "Fremdleistungen"

Veröffentlichung von Forschungsergebnissen Dez. FFT

Die Wissenschaftler sollen Forschungsergebnisse veröffentlichen. Soweit Forschungs- und Entwicklungs-Verträge hierfür besondere Regelungen vorsehen, sind diese zu beachten. Enthalten Forschungsergebnisse Erfindungen, für die Schutzrechte angemeldet werden können, ist die Universität spätestens zwei Monate vor der beabsichtigen Veröffentlichung hierüber zu informieren. Dies bietet der Universität die Möglichkeit, Erfindungen für die Hochschule in Anspruch zu nehmen und hierfür Schutzrechte anzumelden.

Beachten Sie eventuelle Publikationsvorschriften des Mittelgebers. Die namentliche Nennung des Mittelgebers, sowie die Verwendung von vorgegebenen Logos kann Teil der Nebenbestimmungen der Förderung sein.

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Verwendungsnachweise Dez. FFT

Zwischen- und Verwendungsnachweise werden entsprechend dem Zuwendungsbescheid und den Nebenbestimmungen von der Fakultätsverwaltung in Abstimmung mit Ihnen gefertigt, von Ihnen unterschrieben und dann zur Prüfung an dass Dezernat FFT weiter geleitet. Nach Prüfung und Unterzeichnung wird der Verwendungsnachweis dem Drittmittelgeber zugeleitet.

Selbstverständlich ist das Dezernat FFT durch Beratung bei der Erstellung der Nachweise behilflich, sofern dies erforderlich ist. Bitte wenden Sie sich an den/die zuständige(n) Drittmittelsachbearbeiter.

Verwendungsrichtlinien Dez. FFT

s. Nebenbestimmungen

Vorteilsnahme Dez. FFT +III + II

Mit dem Abschluß von FuE-Verträgen können (dienstliche) Vorteile für den Auftragnehmer verbunden sein. Deren Annahme kann unter bestimmten Voraussetzungen den Straftatbestand der Vorteilsnahme erfüllen. Um jegliches Risiko auszuschließen, werden Verträge deshalb nicht mit dem Wissenschaftler/der Wissenschaftlerin, sondern mit der Universität geschlossen. Wird die Annahme des Vorteils von der Universität genehmigt, liegt nach § 331 Abs. 3 StGB keine strafbare Vorteilsnahme vor.

Wechsel an eine andere Universität/Forschungseinrichtung Dez. FFT + III

s. Mitnahme eines Projektes bei Wechsel des Wissenschaftlers/der

Wissenschaftlerin zu einer anderen Hochschule/Forschungseinrichtung

Werkverträge Dez. FFT + F

Sofern die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen dies zulassen, können Teilleistungen durch Dritte über Werkverträge erbracht werden.

Bei einem Werkvertrag werden Teilaufträge wissenschaftlicher, künstlerischer oder ähnlicher Art an einen/eine AuftragnehmerIn übertragen. Auch Dienstleistungsverträge (z.B. Moderationen u.ä.) können im Rahmen eines Werkvertrages an Dritte weitergegeben werden.

Zu beachten ist dabei, dass es sich hierbei nicht um Personalausgaben, sondern um Sachausgaben handelt. Wenn ein Projekt überwiegend im Wege eines Werkvertrages abgewickelt wird, handelt es sich nicht mehr um eine Forschungstätigkeit der Universität, sondern um eine umsatzsteuerpflichtige Projektträgerschaft.

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Alle Werkverträge müssen durch die Verwaltung (Dezernat FFT im Drittmittelbereich, Dezernat F im Haushaltsbereich) abgeschlossen werden.

Beachten Sie insbesondere, dass bei der Vergabe von Werk- und Honorarverträgen die Universität im Rahmen des Gesetzes zur sog. "Scheinselbständigkeit“ verpflichtet ist, die Selbständigkeit der Auftragnehmer/-in zu prüfen. Der/die Auftragnehmer/-in erbringt die Leistung auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko und es darf sich nicht um ein „arbeitnehmerähnliches Beschäftigungsverhältnis handeln .

Zu Fragen der Scheinselbständigkeit, der Steuer- und Versicherungspflicht beachten

Die Universität hat einen Mustervertrag zum Abschluss von Werkverträgen erstellt.

Bei der Vorlage von Werkverträgen beachten Sie bitte das Rundschreiben der Universitätsverwaltung vom 03.09.2003.

Wettbewerbsrecht Dez. FFT + II

Es wird sowohl von außen verstärkt nachgefragt, ob die Hochschule bereit sei, mit externen Partnern Geschäftsbeziehungen einzugehen, wie auch aus der Hochschule heraus vermehrt nach Möglichkeiten gesucht wird, die Einnahmen (z. B. einer Fakultät oder der Bibliothek) durch Abschluss von rentablen Kauf-, Miet- oder Sponsoringverträgen zu steigern. Für die Teilnahme am marktwirtschaftlichen Wettbewerb sind jedoch für Hochschulen Einschränkungen zu beachten.

Gemäß § 3 Abs. 1 UWG sind unlautere geschäftliche Handlungen unzulässig, wenn sie geeignet sind, die Interessen von Mitbewerbern, Verbrauchern oder sonstigen Marktteilnehmern spürbar zu beeinträchtigen. Daraus folgt, dass die Hochschulen ihre z. T. monopolartige Stellung nicht zu Lasten anderer Wettbewerber ausnutzen dürfen. Die Abhängigkeit anderer Gewerbetreibender im Sinne einer solchen Monopolstellung der Hochschulen kann sich daraus ergeben, dass ausreichende und zumutbare Möglichkeiten, auf andere Unternehmen auszuweichen, nicht bestehen (z. B. beim Angebot von bestimmten, auf Hochschulmitglieder und Angehörige zugeschnittenem Warenangebot).

Soweit die Hochschulen gewerbliche Leistungen anbieten, die nicht im Rahmen ihrer satzungsmäßigen Aufgaben liegen (z. B. Auftragsforschung) und hierfür nicht marktgerechte Entgelte fordern, könnte ein derartiges Verhalten als missbräuchliches Ausnutzen der marktbeherrschenden Stellung eines Unternehmens angesehen werden. Es läge dann ein Verstoß gegen § 19 Abs. 4 Ziffer 1 GWB vor, der zu Unterlassungs- und Schadensersatzklagen von Mitbewerbern führen könnte. Die Klassifizierung als Unternehmen mit marktbeherrschender Stellung ergibt sich aus einer im Verhältnis zu Mitbewerbern überragenden Marktstellung aufgrund wettbewerbsunabhängiger Finanzierung (siehe § 19 II Nr. 2 GWB).

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Daraus folgt auch das Gebot der strikten wettbewerblichen Neutralität der Hochschulen, soweit die Teilnahme am Wettbewerb doch erfolgt. Dann sind Hinweise der Hochschule auf Gewerbepartner unzulässig.

Zeichnungsbefugnis Dez. FFT + Z + III

Für ein Drittmittelprojekt ist grundsätzlich der Projektleiter oder die Projektleiterin zeichnungsberechtigt, d.h. nur er/sie darf auf zahlungsbegründenden Unterlagen (Rechnungen usw.) die sachliche Richtigkeit bescheinigen.

Diese Befugnis kann er auf andere Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter übertragen.

Für die Beantragung und Annahme von Projekten, Projektverlängerungen sowie die Unterzeichnung von FuE-Verträgen/ Kooperationsverträgen ist ausschließlich der Kanzler bzw. Dezernat FFT berechtigt.

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VII. Anhang

- Vordrucke, Verfügungen, Rechtsgrundlagen,

Richtlinien -