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06. Juni 2002 Wissensmanagement 1
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Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement
Einführung:1. Theorie Sozio-technischer Systeme – 18.4.
Kooperationsunterstützung – Systeme, Methoden und Theorie2. Workflow – 25.4.
3. Modellierung von Systemen und Partizipative Groupware-Entwicklung: – 16.5.
4. Joint-Editing – 2.5.
Wissensmanagement und Collaborative Learning 5. Wissensmanagement: – 23.5.
6. Collaborative Learning: – 6.6.
7. sozio-technisches Kommunikationsmodell: 13.6.
8. Wissensintegration – 20.6.
Koordinationsunterstützung – Systeme, Methoden und theoretische Einordnung9. Awareness: 27.6.
10. Rating; Voting: 4.7.
11. Groupwaresysteme evaluieren: - 11.7
Schlussbetrachtung12. Defizite der Theorie sozio-technischer Systeme – 18.7.
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Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme
Woher wissen die am joint editing Beteiligten, dass sie gemeinsam editieren?
Wer oder was gehört zum Joint-Editing dazu, wo fängt es an und wann endet es?
Was müssen Groupware-Systeme für joint editing leisten, damit die Beteiligten ein System bilden können – welche Rolle spielt der Unterschied zwischen synchron und asynchron?
Wie wird ein Joint-Editing Prozess „am Leben“ erhalten? Was verbindet verschiedene Joint-Editing-Prozesse Muss Joint-Editing innerhalb eines sozialen Systems anders
unterstützt werden als zwischen sozialen Systemen
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Selbst-Konstitution = Anschlussfähigkeit
Eine Kommunikation ermöglicht die nächste
UND jede Kommunikation lässt sich als eine durch andere Kommunikationen ermöglichte verstehen
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Wissensmanagement
VorlesungSozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement
06. Juni 2002
Dr. Marc Diefenbruch
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Übersicht
Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in
Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement
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Thesen zum Wissensmanagement
Intranet wird als „Internet im Unternehmen“ missverstanden
Die Inhalte der meisten Intranets haben geringe Informationsqualität
E-Mail wird als WM-System missbraucht und entwickelt sich zur gewaltigen „Informationsschleuder“
Konzeption und Einführung entscheiden über den Erfolg der richtigen Technik
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„Nur das relevante Wissen zählt!“
Wissen ist Fähigkeit, zu handeln und Entscheidungen zu treffen
Nur Wissen das konkrete Arbeitsabläufeunterstützt, erzeugt Nutzen für eine Organisation
Dieses qualifizierte Wissen ist das „Erfolgswissen“
Prozessorientiertes Wissensmanagementschafft die Voraussetzungen
Erfolgswissen muss situationsgerecht, d.h. zur passenden Zeit am richtigen Ort bereit gestellt werden.
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Gestaltungselemente des WM
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
WissensarbeiterWissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Wissens-arbeiter
Communitys
Wissens-prozesse
Prozesse
Arbeits-schritt 1
Arbeits-schritt 1
Arbeits-schritt 2
Arbeits-schritt 2 ...... ...... Arbeits-
schritt n-1
Arbeits-schritt n-1
Arbeits-schritt n
Arbeits-schritt n
Arbeits-schritt 1
Arbeits-schritt 1
Arbeits-schritt 2
Arbeits-schritt 2 ...... ...... Arbeits-
schritt n-1
Arbeits-schritt n-1
Arbeits-schritt n
Arbeits-schritt n
Wissensbasis
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Geschäfts-prozesse
Wissen suchen und finden
Wissenstrukturieren
Wissen darstellenWissen verteilen und
kommunizieren
Wissen gewinnen und explizieren
Geschäftsprozesse und Wissensprozesse koppeln
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WM – Komplementäre Ansätze
„Präsentationsplattform“ unidirektionale
Informationsverteilung Zentrale Steuerung Hohe Ansprüche an Qualität und
Layout Eindeutige Rollenverteilung
(Autor, Content-Manager, Leser)
„Arbeitsplattform“ Freie, individuelle
Informationsverteilung Dezentrale Steuerung Schnelligkeit, Aktualität,
Zielgenauigkeit Wechsel zwischen Autor- und
Leserrolle
Wissensbasisz.B. Internet
AutorContent-Manager
Leser
Collaboration-Ansatz
Wissensbasisz.B. Intranet
Wissensarbeiter
Publishing-Ansatz
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Übersicht
Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in
Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement
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Verfügbare Technologien (1)
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) – zentrale Speicherung und koordinierter Zugriff auf schwach
strukturierte Informationen– Metainformationen zur Klassifizierung der Dokumente– Zugriffskontrolle (Rechteverwaltung, Check-In / Check-Out)
Content-Management-Systeme (CMS)– qualitätsgesicherte Erstellung und Publikation von Dokumenten– Inhalt und Layout der Dokumente werden getrennt verwaltet– Publikationen werden erst bei der Veröffentlichung aus den
einzelnen Teilen dynamisch zusammengesetzt– strikte Rollenteilung zwischen den Produzenten (Autoren) und
den Konsumenten (Nutzern) von Inhalten
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Verfügbare Technologien (2)
Collaboration- & Groupware-Systeme (GW)– Mechanismen für die Kommunikation, Koordination, und
Kooperation von Mitarbeitern in Arbeitsgruppen– Werkzeuge wie E-Mail oder elektronische Kontakte-
Verwaltung– spezifischen Anwendungen wie Gruppenkalender,
gemeinsamen Bookmarks und Diskussionsforen Such- & Klassifikations-Systeme (SR)
– intelligente Algorithmen oder linguistische Konzepte, um Informationen zu suchen, zu organisieren, zu filtern, zu verdichten und zu visualisieren
– (automatische) Zuordnung von Dokumenten zu definierten Kategorien
– Aufbau von semantischen Netzwerke und Wissenslandkarten
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Verfügbare Technologien (3)
Workflow-Management-Systeme (WfMS)– Entwurf, Ausführung und Kontrolle von standardisierbaren
Prozessen– formale Prozessbeschreibung um Informationen,
Dokumente, und Ergebnisse von einer Aktivität zur nächsten Aktivität und von einem Mitarbeiter zum nächsten zu leiten
Agenten & Benachrichtigungs-Systeme (AB)– Informationen oder Hinweise werden den Mitarbeitern aktiv
zugespielt, ohne dass sie regelmäßig danach suchen müssen (Push-Prinzip)
– ereignisgesteuerte oder regelbasierte Benachrichtigungen– Zustellformen und -zeiten können i.d.R. frei festgelegt
werden.– „Awareness-Dienste“ machen den Mitarbeiter auf
Handlungsoptionen und Nutzenpotenziale aufmerksam
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Technologie-Einsatz im WM (1)Wissen
gewinnen und explizieren
Wissenstrukturieren
Wissen verteilen
Wissen darstellen
Wissen suchen
und finden
Dokumenten-Management-
Systeme
Content-Management-
Systeme
Workflow-Management-
Systeme
Collaboration- & Groupware-Systeme
Such- & Klassifikations-
Systeme
Agenten & Benachrichtigungs-
Systeme
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Funktionen• Autorenwerkzeuge• gemeinsame Arbeitsbereiche• automatisches Vergleichen und Verschlagworten
• Bewertungsfunktionen • Data-Mining-Systeme Funktionen
• Ordnerstrukturen• Metadaten • Hyperlinks • Ontologien und Thesauri
Funktionen • Wissenslandkarten• Personalisierung• Portale• Konvertierung undAggregation (z.B. XML)
• Multimedia / WebDesign
Funktionen• Volltextretrieval • Semantische Suche• Datenbanktechnologien• Agenten
Geschäfts-prozesse
Wissen suchen und finden
Wissenstrukturieren
Wissen darstellenWissen verteilen und
kommunizieren
Wissen gewinnen und explizieren
Funktionen • Shared Workspaces • Diskussionsforen & Chat-Rooms
• Change Agents• Workflow
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Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in
Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement
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Einführung von Wissensmanagement (1)
Intranet Dokumentenmanagement Collaboration Skill-Management Wissenslandkarten
UnternehmenszieleErfolgsfaktoren,
Kernkompetenzen
Geschäftsprozesse
Quick Wins
Wissensziele
Wissensmanagement-Strategie
Wissensmanagement-Projekte
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Einführung vonWissensmanagement (2)
strategischeEbene
Wissensmanagement planen
operativeEbene
Wissensmanagement umsetzen
Wissensarbeitausüben
Wissensarbeitanalysieren
Wissensarbeitgestalten
Wissensarbeitkontinuierlichfördern undunterstützen
Wissenszieleevaluieren
Wissenszieledefinieren
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Einführung vonWissensmanagement (3)
Wissensarbeitausüben
Wissensarbeitanalysieren
Wissensarbeitgestalten
Konzeption von"Wissensarbeit
kontinuierl. fördern& unterstützen"
Konzeption von"Wissensziele
evaluieren"
Wissenszieledefinieren
Unternehmensziele,Unternehmensstrategie
Wissensziele,Wissensmanagement-
Strategie, Schwer-punkte, Pilotbereiche
Anforderungen zurGestaltung derWissensarbeit
Konzepte zurGestaltung derWissensarbeit
Konzept zurErfolgsmessung
Konzepte zurFörderung und
Unterstützung derWissensarbeit
Unternehmenszieleund -strategie
definieren
Einführungsprojekt
Umsetzung
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Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in
Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement
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Erfolgsfaktoren (1)
Wissensmanagement auf Unternehmensziele ausrichten– Auswahl des passenden Ansatzes (Collaboration oder Publishing)
– Auswahl der zugehörigen Technologien
– prozessorientiertes Vorgehen
Wissensarbeit in die Arbeitsabläufe integrieren– „Wissensarbeit“ als Teil der täglichen Arbeit gestalten
– Geschäftsprozesse und Wissensprozesse möglich eng verzahnen
– Arbeitssituation und Informationsbedarf anderer Mitarbeiter transparent machen
„Betriebskonzept“ für Wissensmanagement vereinbaren– Zuständigkeiten & Verbindlichkeiten deutlich machen
– Anstoß und Fortführung von Diskussionen durch Moderatoren
– Support von Wissensarbeitern organisieren
– Standardtätigkeiten automatisieren
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Erfolgsfaktoren (2)
Vermittlung von Metawissen an die Mitarbeiter– Transparenz der Wissensprozesse
– Benutzung der Wissensmanagement-Technologie (aus Nutzersicht)
– Organisationsprinzipien des Wissensmanagements
– Wissen über die Qualität, Aktualität und Relevanz der Inhalte für die eigene Arbeit
– Wissen über die Bedeutung des eigenen Wissens für das Unternehmen und die Kollegen (z.B. durch Feedback, Rating, oder Annotationen)
Flexible Vergabe von Zugriffsrechten– Einfache Einschränkung ( Vertrauensschutz) oder Erweiterung (
Transparenz) der Empfängergruppe von Informationen
– Transparenz über die Zugriffsrechte selbst (Transparenz der Transparenz)
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Fazit: Wissensmanagement brauchtsozio-technische Lösungen !
• Geschäftsprozesse• Handlungen• Entscheidungen• Wissensbedarfe
• Erfahrungen / Erwartungen• Fähigkeiten / Kenntnisse• Anreize• Hemmnisse
• Intranet, Portale• Groupware, Workflow• Dokumentenmanagement• Suche und Navigation
• Visionen, Ziele• Strategien• Kultur / Leitbild• Aufbau / Struktur
Techno-logien
Techno-logien
Organi-sation
Organi-sation ProzesseProzesse
MitarbeiterMitarbeiter
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Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme - Fragen -
Überlegen Sie am Beispiel eines Wissensmanagements Systems zur Prüfungserfahrungen:
Wer gehört zu dem sozio-technischen Wissensmangement-System dazu, wer nicht (wie war das bei Joint-Editing)?
Wieso ist das System selbst-referentiell? Wie pflegt es seine Identität? Wie macht es sich ständig selbst neu? Wodurch entsteht im Wissensmanagement System
Anschlussfähigkeit? Machen sich die Träger des Wissens nicht selbst überflüssig, indem
sie zu dem System beitragen?