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Individuelle Datenbanken mit FileMaker Pro 8.5 FileMaker-Bildungsoffensive | 1
Individuelle Datenbanken mit FileMaker Pro 8.5
FileMaker-Bildungsoffensive | 1
(c) 1984-2006 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbe-
halten. FileMaker und das Ordnerlogo sind in
den USA und anderen Ländern eingetragene
Warenzeichen von FileMaker, Inc. Mac ist ein in
den USA und anderen Ländern eingetragenes
Warenzeichen von Apple Computer, Inc. Microsoft,
Windows, XP, Excel und das Windows-Logo sind
eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen
der Microsoft Corporation. Adobe ist ein in den
USA und/oder anderen Ländern eingetragenes
Warenzeichen von Adobe Systems Inc. Die in den
Beispielen genannten Unternehmen, Organisa-
tionen, Produkte, Domainnamen, E-Mail-Adressen,
Logos, Kontakte, Orte und Veranstaltungen sind
fiktiv. Ähnlichkeiten sind rein zufällig.
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INHALT 3
Layout-Bereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Vorhandene Layouts erweitern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Feld hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Zusätzliche Felder hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Interaktive Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Schaltflächenobjekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Objekte duplizieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Weitere interaktive Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Mit Funktionen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Layoutgestaltung mit Bildern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Seitenansicht und Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Datenbanken weitergeben/exportieren . . . . . . . . . . . . . . . 58
Zusammenfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
FileMaker-Ressourcen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
FileMaker Pro 8.5 starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Definieren der Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Daten eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Neuer Datensatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Navigieren (Blättern-Modus) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Suche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Erweiterte Suche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Als Liste anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Als Tabelle anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Mit Layouts arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Layout duplizieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Objekte skalieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Objekte löschen – Textobjekte editieren . . . . . . . . . . . . . . 28
Herzlich willkommen...
EINLEITUNG4
... und viel Spaß mit unserer Anleitung. Sie soll Ihnen helfen, Ihre erste FileMaker Pro 8.5-Datenbank
zu erzeugen und damit produktiv zu arbeiten. FileMaker Pro 8.5 läuft sowohl mit Windows- als auch mit
Macintosh-Betriebssystemen. Wir haben diese Anleitung zwar mit einem Windows-Betriebssystem er-
stellt, die meisten Befehle und Aktionen gelten jedoch auch, wenn Sie Macintosh-Betriebssysteme ein-
setzen. Bitte beachten Sie die folgenden Symbole, die Ihnen in dieser Anleitung immer wieder
begegnen werden und Sie auf bestimmte Besonderheiten hinweisen:
Mit dem Windows-Symbol haben wir die Befehle und Aktionen gekennzeichnet, die Sie auf
Windows-Rechnern verwenden.
Mit dem Mac-Symbol haben wir die Befehle und Aktionen gekennzeichnet, die Sie auf
Macintosh-Rechnern verwenden.
Dieses Symbol weist Sie darauf hin, einen Befehl oder eine Aktion durchzuführen.
Hier haben wir besondere Tipps und Hinweise für Sie zusammengestellt, die Ihnen beim Aufbau,
der Gestaltung und der Nutzung Ihrer Datenbank helfen.
FILEMAKER PRO 8.5 STARTEN 5
FileMaker Pro 8.5 startenStarten Sie FileMaker.
Es wird der nebenstehende Dialog angezeigt. Sollte
dies nicht automatisch geschehen, klicken Sie im
geöffneten FileMaker Pro 8.5-Anwendungsfenster auf
das Symbol „Neu“ .
Wählen Sie im Dialogfenster „Neue Datenbank“ die
Option „Eine neue leere Datei erstellen“.
In der Praxis werden Sie wahrscheinlich sehr oft vorhan-
dene Vorlagen nutzen und diese vor der Verwendung
möglicherweise anpassen. Darauf gehen wir nachfolgend
aber nicht ein. Wir beschreiben, wie Sie eine Datenbank
komplett neu aufbauen. Nur so lernen Sie die hierfür not-
wendigen, wichtigen Elemente kennen.
Klicken Sie auf „OK“.
Definieren der Datenbank
DEFINIEREN DER DATENBANK6
Sie sehen jetzt den Speichern-Dialog. Mit dessen Hilfe legen Sie die neue Datenbankdatei an und
speichern sie auf Ihrem Rechner ab.
Wählen Sie im Speichern-Dialog ein Verzeichnis aus, und vergeben Sie einen Namen für die Datenbankdatei.
In unserem Beispiel erstellen wir eine Datenbank, die Daten über mehrere Schüler enthalten soll.
Nennen Sie die Datenbank „Meine Schüler“, und klicken Sie auf „Speichern“.
Nennen Sie die Datenbank „Meine Schüler“, und klicken Sie auf „Sichern“.
Der nebenstehende Dialog wird angezeigt. Definieren Sie hier die „Felder“ Ihrer Datenbank und deren Eigenschaften.
Geben Sie in das Feld „Feldname“ den Namen des ersten Felds ein, das Sie erstellen möchten.
DEFINIEREN DER DATENBANK 7
In unserer Schülerdatenbank geben
wir vorerst die Felder „Name“,
„Adresse“, „Telefonnummer“, „E-Mail“
und „Klasse“ ein, mit denen wir später
die Informationen aller Schüler
erfassen werden.
Geben Sie als Feldnamen „Name“
ein, und klicken Sie auf „Erstellen“.
Oder beenden Sie die Eingabe mit der
<Return>-Taste.
Es wird das erste Datenbankfeld,
„Name“, angelegt.
DEFINIEREN DER DATENBANK8
Den für das Feld im vorherigen Schritt vergebenen Namen sehen Sie im Feld „Feldname“. Er ist bereits ausgewählt.
Wenn Sie möchten, können Sie an dieser Stelle einen neuen Namen eingeben, der den vorhandenen überschreibt.
Geben Sie jetzt als Name des zweiten Felds „Vorname“ ein, und beenden Sie die Eingabe durch Drücken der <Return>-Taste.
Wiederholen Sie dies mit allen anderen Feldnamen, und geben Sie nach und nach die Felder „Postleitzahl“, „Ort“, „Straße“,
„Telefon“, „EMail“ und „Klasse“ ein.
Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, zeigt Ihnen FileMaker Pro 8.5 alle Felder an:
DEFINIEREN DER DATENBANK 9
Sie haben jetzt die für Ihre Datenbank notwendigen Felder definiert. Selbstverständlich können Sie später jederzeit
auf die gleiche Art und Weise weitere Felder anlegen sowie vorhandene Felder löschen oder editieren.
Klicken Sie auf „OK“.
Sie beenden damit die Felddefinition, und das Dialogfenster schließt sich.
Definieren Sie Felder für Postleitzahlen und Telefonnummern als Text-Felder, damit auch die führenden Nullen,
wie beispielsweise bei der Telefonvorwahl 089, mit angezeigt werden.
Daten eingeben
DATEN EINGEBEN10
Nach dem Beenden des Definieren-Dialogs sehen Sie die untenstehende Bedieneroberfläche.
FileMaker Pro 8.5 zeigt alle Felder automatisch untereinander an und hat automatisch einen ersten
Datensatz erzeugt. Jetzt können Sie Ihre Daten eingeben.
Falls Ihnen die Darstellung
der Felder zu klein sein sollte,
wählen Sie im Menü „Ansicht“ den
Punkt „Vergrößern“.
Falls Ihnen die Darstellung der
Felder zu klein sein sollte, wählen Sie
im Menü „Ansicht“ den Punkt „Zoom...“.
Klicken Sie in das erste Feld „Name“.
Es wird als ausgewählt angezeigt, und der Mauszeiger blinkt. Beginnen Sie mit diesem Feld, und tragen Sie die Daten
des ersten Schülers ein.
DATEN EINGEBEN 11
Geben Sie den Namen des ersten Schülers („Müller“) ein, und drücken Sie die <Tabulator>-Taste.
Der Mauszeiger springt in das nächste Feld. Setzen Sie die Eingabe fort.
Füllen Sie so alle Felder aus. Ihr erster Datensatz sollte so aussehen wie im untenstehenden Bild gezeigt.
Im Gegensatz zu vielen gängigen Programmen ist das explizite Speichern Ihrer Eingaben entweder per Klick auf ein
Symbol oder per Ausführen eines Befehls mit FileMaker Pro 8.5 nicht nötig. Denn standardmäßig speichert FileMaker Pro 8.5
alle Ihre Datenbankeingaben sofort während der Eingabe beziehungsweise dann, wenn Sie die Eingabeansicht ändern.
Neuer Datensatz
NEUER DATENSATZ12
Im nächsten Schritt legen wir einen zweiten und weitere Datensätze an. Hierfür stehen uns mehrere Möglichkeiten offen:
Wählen Sie aus dem Menü „Datensätze“ den ersten Punkt „Neuer Datensatz“.
oder
Drücken Sie die Tastenkombination < Strg + N> beziehungsweise <Apfel + N>.
oder
Klicken Sie in der Standardleiste auf das Symbol .
Das Ergebnis ist immer gleich: Die Datenbankfelder werden leer angezeigt, und Sie können neue Werte eingeben.
NEUER DATENSATZ 13
Sie befinden sich in einem neuen Datensatz und haben nicht etwa die Werte des ersten
Datensatzes gelöscht. Sie sehen das links im Dialogfenster, in dem FileMaker Pro 8.5 die Nummer
des aktuell gewählten Datensatzes anzeigt.
Geben Sie die Daten für den zweiten Datensatz ein. Wiederholen Sie diese Prozedur für alle weiteren Datensätze,
die Sie anlegen möchten.
Beenden Sie die Eingabe, wenn Sie mindestens fünf bis sechs Beispieldatensätze angelegt haben.
Damit Sie später die Filter- und Suchfunktionen optimal ausprobieren können, sollten Sie einige Werte der Datensätze
wiederholt eingeben. In der Praxis passiert so etwas öfter, wenn etwa mehrere Schüler in der gleichen Stadt wohnen,
und entweder den gleichen Vor- und Nachnamen haben oder sich bei gleichem Nachnamen nur durch ihre Vornamen
unterscheiden. In unserem Beispiel wohnen alle Schüler außer einem in der gleichen Stadt, es gibt zwei Schüler mit
identischen Nachnamen, und alle bis auf zwei Schüler sind in der gleichen Klasse.
Navigieren (Blättern-Modus)
NAVIGIEREN (BLÄTTERN-MODUS)14
Ihre Datenbank liegt damit in einer bereits verwendbaren Form vor. Wenn Sie auf die linke Seite der FileMaker-Oberfläche
schauen, sehen Sie dort, in welchem „Modus“ Sie sich befinden: Momentan, weil voreingestellt, ist dies der Blättern-Modus.
Um entsprechend diesem Modus durch Ihre Datenbank zu blättern, klicken Sie auf das aufgeschlagene Buch – mit der
linken Seite blättern Sie einen Datensatz zurück, mit der rechten Seite einen Datensatz vor.
Um sich schneller in der Datenbank
zu bewegen, können Sie stattdessen
auch den Schieberegler direkt darun-
ter verwenden. Außerdem können
Sie mit einem Klick ins Feld „Daten-
satz“ und der Eingabe einer Zahl
direkt zur entsprechenden Datensatz-
nummer schalten. Außerdem wird,
falls vorhanden, das Scrollrad der
Maus unterstützt, um durch die Daten-
sätze zu scrollen.
SORTIEREN 15
SortierenWenn Sie in den Datensätzen blättern, sehen Sie, dass die Daten unsortiert sind und in der Reihenfolge angezeigt werden,
in der Sie sie eingegeben haben.
Sortieren Sie die Daten, indem Sie im Menü „Datensätze | Datensätze sortieren“ wählen und auf das Symbol klicken.
oder
Verwenden Sie das Tastaturkürzel <Strg + S> beziehungsweise <Apfel + S>.
FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen daraufhin das nachfolgende Dialogfenster an.
Markieren Sie per Mausklick den
Feldnamen des Felds, das Sie als
Sortierkriterium verwenden möchten.
In unserem Beispiel wählen Sie bitte
das Feld „Name“.
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
„Kopieren“. Der „Name“ wird im Fenster
„Sortierfolge“ übernommen.
SORTIEREN16
Diese Sortierung bringt Ihnen aber nur dann brauchbare Ergebnisse, wenn ein Name nur ein einziges Mal in Ihrer Datenbank
vorkommt. Sobald eine weitere Person den gleichen Nachnamen hat, empfiehlt es sich, ein zweites Suchkriterium festzulegen:
Wählen Sie den Feldnamen
„Vorname“ aus, und kopieren Sie ihn
in das Fenster „Sortierfolge“.
FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen jetzt beide
Sortierkriterien im rechten Fenster an.
Damit haben Sie festgelegt, wie die Datensätze sortiert werden: zuerst nach dem Namen, dann nach dem Vornamen.
Sollte es nötig sein, können Sie natürlich weitere Feldnamen als Sortierkriterien hinzufügen.
Klicken Sie abschließend auf „Sortieren“.
Wenn Sie jetzt in Ihren Datensätzen blättern, werden sie in der neu definierten Reihenfolge angezeigt.
Die Sortierung wird immer nur für den aktuellen Inhalt einer Datenbank durchgeführt. Dass FileMaker Pro 8.5 die
gesamte Datenbank sortiert, sehen Sie links am Status „Sortiert“. Sobald Sie weitere Datensätze hinzufügen, ändert sich der
Status auf „Teilsortiert“. Dabei liegen die ursprünglichen Datensätze nach wie vor sortiert vor, alle neu hinzugekommenen
jedoch nicht. Um die komplette Datenbank zu sortieren, führen Sie die Sortier-Funktion erneut aus.
SUCHE 17
SucheIn einer sortierten Datenbank finden Sie sich schneller zurecht als in einer unsortierten Datenbank. Allerdings ersetzt die
Sortier-Funktion nicht die gezielte Suche nach bestimmten Informationen.
Dafür stellt Ihnen FileMaker Pro 8.5 die Such-Funktion zur Verfügung.
Klicken Sie in der Modul-Leiste auf das Lupe-Symbol.
Die FileMaker Pro 8.5-Datenbank wechselt in den Suchen-Modus, und die Anzeige ändert sich.
Sie sehen jetzt leere Felder, die so ähnlich aussehen wie bei der Eingabe eines neuen Datensatzes.
Allerdings geht es jetzt darum, einen oder mehrere Suchbegriffe einzugeben.
Geben Sie in das obere Feld „Name“ einen Namen ein, der in Ihrer Datenbank vorkommt.
Schließen Sie die Eingabe durch Drücken der <Return>-Taste ab.
SUCHE18
FileMaker Pro 8.5 wechselt zurück in den Blättern-Modus und zeigt Ihnen das Suchergebnis beziehungsweise den ersten
gefundenen Datensatz an. Wenn Sie so in Ihrer Datenbank mehr als einen Datensatz gefunden haben, können Sie wie
gewohnt durch die Suchergebnisse blättern.
Klicken Sie erneut auf das Lupe-Symbol.
Sie gelangen so zurück in den Suchen-Modus. Geben Sie dort erneut einen Suchbegriff ein, diesmal jedoch in einem
anderen Feld – in unserem Beispiel haben wir uns für den „Ort“ entschieden.
Drücken Sie die <Return>-Taste, und lassen Sie sich das neue Suchergebnis anzeigen. Sie sehen als Ergebnis alle Schüler,
die in der von Ihnen gewählten Stadt wohnen.
Ihre Suche können Sie mit verschiedenen Kriterien wiederholen. Selbstverständlich auch mit mehreren Suchkriterien wie
etwa einem Namen und einem Ort.
ERWEITERTE SUCHE 19
Erweiterte SucheIn unseren vorigen Beispielen haben wir immer nur komplette Feldeinträge – einen vollständigen Namen oder die
exakte Bezeichnung einer Stadt – als Suchkriterien genutzt. Sie können natürlich auch unvollständige Begriffe für Ihre Suche
verwenden. Detaillierte Informationen darüber finden Sie in der FileMaker Pro 8.5-Hilfe, wenn Sie dort „Definieren einer
Suchabfrage“ eingeben. Nachfolgend beschreiben wir in aller Kürze, wie Sie einen solchen Suchvorgang durchführen.
Wechseln Sie erneut in den Suchen-Modus, geben Sie als „Name“ lediglich ein „M“ ein, und drücken Sie die <Return>-Taste.
Als Suchergebnis zeigt Ihnen FileMaker Pro 8.5 alle Schüler an, deren Name mit M beginnt. Dabei gilt für jeden Suchvorgang,
dass immer alle Datensätze gefunden und angezeigt werden, die mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen.
Folglich würde bei einem eingegebenen Suchkriterium wie „Meier“ – also einem vermeintlich kompletten Feldinhalt – auch
der Name „Meierlein“ als Suchergebnis angezeigt.
Wenn Sie das nicht möchten, ändern Sie Ihr Suchkriterium wie folgt:
Geben Sie vor dem Suchbegriff ein <=> (Gleichheitszeichen) ein.
FileMaker Pro 8.5 sucht so nur noch diejenigen Datensätze, in denen der Suchbegriff als ganzes Wort vorkommt.
(Um bei dem Beispiel oben zu bleiben, würden Sie so „Meier“ finden, nicht aber „Meierlein“.)
ERWEITERTE SUCHE20
Möchten Sie, dass FileMaker Pro 8.5 Ergebnisse anzeigt, die exakt mit dem eingegebenen Suchkriterium übereinstimmen,
müssen Sie vor dem Suchbegriff zwei Gleichheitszeichen (==) eingeben.
Das wohl wichtigste Zeichen für eine Suche ist sicherlich der Joker, den Sie auf Ihrer Tastatur als Stern <*> finden.
Den Joker verwenden Sie so:
Wechseln Sie in den Suchen-Modus, und geben Sie als Suchkriterium unter „Name“ *eier – oder eine beliebige
Zeichenfolge eines in Ihrer Datenbank vorkommenden Namens – ein.
Nur wenn ein Name mit genau dieser Zeichenfolge endet, wird er als Ergebnis angezeigt. Sie werden so zwar „Meier“
finden, „Meierlein“ jedoch nicht – weil bei dem letzten Namen weitere Zeichen folgen.
Wenn Sie mit einer beliebigen Zeichenfolge innerhalb eines Feldinhalts suchen möchten, müssen Sie vor und hinter
der gewünschten Zeichenfolge den Stern als Jokerzeichen einfügen (*eier*). Dann finden Sie auch „Meierlein“.
Jedes Mal, wenn Sie einen Suchvorgang starten, wird Ihre komplette Datenbank berücksichtigt und nicht etwa vom
Suchergebnis ausgegangen. FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen ohne erneute Suche wieder alle Datensätze an, wenn Sie
auf das Symbol in der Standardsymbolleiste klicken.
ALS LISTE ANZEIGEN 21
Als Liste anzeigenVielleicht haben Sie sich beim Durchblättern der Suchergebnisse gefragt, ob FileMaker Pro 8.5 wirklich immer nur einen
Datensatz anzeigen kann. Die Antwort ist einfach: Nein. FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen auf Wunsch natürlich auch alle
Suchergebnisse an. Das geht so:
Das Menü „Ansicht“ enthält drei Ansichtsoptionen, die Sie in dem nebenstehenden
Bild sehen. Wählen Sie statt der aktiv eingestellten Ansicht „Als Formular anzeigen“
die Ansicht „Als Liste anzeigen“. Sie erkennen die jeweils aktive Einstellung an dem
vorangestellten Punkt.
Die Ansicht der Datenbank ändert sich: Sie sehen jetzt alle Datensätze in einer Liste untereinander dargestellt.
Wie viele Datensätze FileMaker Pro 8.5 gleichzeitig in Ihrem Anwendungsfenster anzeigt, hängt von dessen Größe
und der eingestellten Vergrößerung ab.
Scrollen Sie mit Hilfe der Scrollleiste durch die angezeigten Datensätze.
Diese Ansicht erzeugt lediglich eine andere Darstellung Ihrer Daten, sie beeinflusst nicht die darauf anwendbaren
Funktionen. Das heißt, dass Sie auch in dieser Ansicht alle bereits in der Formularansicht beschriebenen Aktionen wie
Daten eingeben oder löschen, Datensätze im Blättern-Modus erzeugen, Suchen im Suchen-Modus und vieles mehr
durchführen können.
Als Tabelle anzeigen
ALS TABELLE ANZEIGEN22
Bereits die Listenansicht ist sehr viel übersichtlicher als die Formularansicht. FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen aber mit der
Tabellenansicht Ihre Datensätze noch kompakter an.
Wählen Sie im Menü „Ansicht“ aus den drei bereits erwähnten
Ansichtsoptionen „Als Tabelle anzeigen“.
Sie sehen jetzt Ihre Datenbank in einer Form, die Sie möglicherweise von gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen
her kennen: als Tabelle.
Auch hier gilt: Diese Ansicht wirkt sich nur auf die Darstellung, nicht auf die anwendbaren Funktionen aus. Das heißt, dass Ihnen
auch in dieser Ansicht alle Funktionen, die wir Ihnen zuvor in der Formularansicht beschrieben haben, zur Verfügung stehen.
MIT LAYOUTS ARBEITEN 23
Mit Layouts arbeitenFileMaker Pro 8.5 erzeugt automatisch ein Standardlayout,
sobald Sie die wichtigsten Bereiche Ihrer neuen Datenbank
definiert haben. Es ist klar gegliedert und eignet sich für die
meisten Anwendungsfälle. Darüber hinaus haben Sie aber
auch die Möglichkeit, die Anzeige der einzelnen Daten-
sätze – also das Layout – völlig frei individuell zu gestalten.
Klicken Sie in der
Modus-Leiste auf
das dritte Symbol
von links, das Lineal.
Sie gelangen in den Layout-Modus,
und FileMaker Pro 8.5 wechselt in die
nebenstehende Ansicht.
Layout duplizieren
LAYOUT DUPLIZIEREN24
Werfen Sie zuerst einen Blick auf die linke Seite des Anwendungsfensters.
Sie sehen dort unter „Layout“ ein Eingabefeld und eine Schaltfläche.
Klicken Sie auf die Schaltfläche.
FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen den Namen Ihres aktuell verwendeten Layouts an. In unserem Beispiel gibt es nur ein einziges
Layout, das FileMaker Pro 8.5 automatisch erzeugt hat. Es trägt den gleichen Namen wie die Datenbank.
Mit diesem vorhandenen Layout als Grundlage werden wir jetzt ein neues Layout erzeugen. Damit wir immer wieder auf
das ursprüngliche Aussehen zurückgreifen können, werden wir das Ursprungslayout duplizieren und erst dieses Duplikat
unseren Wünschen entsprechend ändern.
Wählen Sie im Menü „Layouts“ den Befehl „Layout duplizieren“.
Scheinbar ist erst mal gar nichts passiert. Tatsächlich aber nutzen wir jetzt nicht
mehr das Originallayout, sondern eine Kopie davon. Sie können das relativ leicht
überprüfen, indem Sie erneut auf die Dreieck-Schaltfläche klicken.
Einen Layoutnamen ändern Sie im Menü „Layouts | Layouteinstellung“ und dem dadurch aufgerufenen Dialog.
Sie können jederzeit zwischen allen verfügbaren Layouts wechseln.
OBJEKTE SKALIEREN UND VERSCHIEBEN 25
Objekte skalieren und verschiebenIn den im Layout-Modus angezeigten Feldern sehen Sie die Feldnamen und eine Grundlinie für den Text.
Zusätzlich stehen Ihnen die drei Schaltflächen „Kopfbereich“, „Datenbereich“ und „Fußbereich“ zur Verfügung.
Wir beginnen mit dem „Datenbereich“ und den Feldern.
Klicken Sie eines der Felder an.
FileMaker Pro 8.5 markiert jedes ausgewählte Feld mit kleinen Quadraten, den so genannten Aktivpunkten, in jeder Ecke.
Felder und alle weiteren Elemente heißen im Layout-Modus Objekte.
Bewegen Sie die Maus über einen der Aktivpunkte. Drücken und halten Sie die (linke) Maustaste, und bewegen Sie die Maus.
Der Objektrahmen bewegt sich mit der Maus. Sie können so ein Feld beliebig skalieren.
Lassen Sie die Maustaste los, wenn Ihnen der skalierte Objektrahmen gefällt.
OBJEKTE SKALIEREN UND VERSCHIEBEN26
Standardmäßig ist bei FileMaker Pro 8.5 ein Raster mit festen Abständen aktiviert, an dem sich die Ausrichtung des Feld-
rahmens orientiert. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Raster im Menü „Anordnen | Objektraster“. Wir empfehlen Ihnen,
das Raster zu nutzen, weil Sie damit alle Ihre Objekte gleichmäßig und einheitlich skalieren und verschieben können.
Passen Sie die Feldbreite an die Anforderungen an. Kürzen Sie insbesondere das zu breite Feld „Postleitzahl“ so, dass
genau fünf Zahlen hineinpassen.
Prüfen Sie zwischendurch immer wieder, wie sich die veränderten Felder auf den Datenbankinhalt auswirken – wechseln
Sie dafür in den Blättern-Modus und zurück.
Verschieben Sie ein Objekt, indem Sie die (linke) Maustaste über diesem Objekt drücken und gedrückt halten.
FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen daraufhin die Grundlinie über das Objekt hinaus an.
Bewegen Sie die Maus, und lassen Sie die Maustaste dann los, wenn sich das Objekt am gewünschten Platz befindet.
Auch hierbei hilft Ihnen das zuvor beschriebene Raster, das Objekt exakt auszurichten. Probieren Sie selbst, wie einfach
Sie Objekte verschieben können:
Verschieben Sie die Objekte „Postleitzahl“ und „Ort“ in eine Zeile.
OBJEKTE SKALIEREN UND VERSCHIEBEN 27
Schauen Sie sich das Ergebnis an: Das Objekt „Ort“ ist zu viel, und der Text „Postleitzahl“ ist zu lang für das gleichnamige
Objekt. Das werden wir nachfolgend ändern.
Objekte löschen – Textobjekte editieren
OBJEKTE LÖSCHEN – TEXTOBJEKTE EDITIEREN28
Klicken Sie auf den Text, nicht auf das Feld „Ort“.
Das Objekt wird mit den Aktivpunkten angezeigt.
Drücken Sie die <Entf>-Taste, und löschen Sie das Objekt.
Ändern Sie jetzt den Text „Postleitzahl“ in „PLZ und Ort“.
Klicken Sie doppelt auf das Objekt.
FileMaker Pro 8.5 versieht es mit einem Rahmen, und der Mauszeiger blinkt in dem Objekt. Bearbeiten Sie den Text.
Löschen Sie den vorhandenen Text, und geben Sie stattdessen „PLZ und Ort“ ein.
Klicken Sie mit der Maus außerhalb des Objekts, damit Sie den Editier-Modus beenden.
Das Textobjekt wird immer passend skaliert. Es vergrößert sich jedoch nur nach links, der rechte Rand bleibt unverändert.
OBJEKTE LÖSCHEN – TEXTOBJEKTE EDITIEREN 29
Der Grund dafür ist, dass in der Textformatierungsleiste die Textausrichtung „rechtsbündig“ eingestellt ist. Mit der Textformatie-
rungsleiste können Sie übrigens viele weitere Texteinstellungen für das ausgewählte Objekt vornehmen. Das gilt nicht nur für das
Textobjekt, sondern auch für Datenfelder, denen Sie damit unter anderem neue Schriftattribute oder Farben zuweisen können.
In unserem Beispiel stört jetzt noch der Abstand zwischen „PLZ/Ort“ und der nächsten Zeile. Ihn werden wir verringern.
Drücken und halten Sie die (linke) Maustaste rechts unterhalb des unteren
Felds, und bewegen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste nach links oben,
bis in dem aufgezogenen Rahmen alle gewünschten Objekte enthalten sind.
Lassen Sie die Maustaste los und die umrahmten Felder sind ausgewählt.
Sie können auch mehrere Objekte auswählen, indem Sie das erste Objekt anklicken, die <Umschalt>-Taste gedrückt halten
und die weiteren gewünschten Objekte nacheinander anklicken.
Drücken Sie die Maustaste innerhalb eines der ausgewählten Objekte, halten Sie sie gedrückt, und verschieben Sie die
Objekte so weit nach oben, bis sie an die oberen Zeilen anschließen.
Ihr Layout sieht nach dieser Aktion wieder aus wie zuvor, enthält aber alle Ihre Änderungen.
Layout-Bereiche
LAYOUT-BEREICHE30
Wir haben bisher den mittleren der drei Layout-Bereiche – den Datenbereich – oft genutzt. Prinzipiell ist es so, dass alles, was
Sie hier platzieren, bei der Darstellung mit jedem Datensatz wiederholt wird. Sie sehen das besonders gut in der Listenansicht.
Probieren Sie das einfach mal aus, indem Sie ein grafisches Element hinzufügen:
Wählen Sie das Rechteckobjekt im Werkzeugblock per Mausklick.
Der Mauszeiger verwandelt sich in ein
Fadenkreuz. Wenn Sie damit einen
Rahmen aufziehen, erstellen Sie in Ihrem
Layout ein Rechteckobjekt.
Erstellen Sie rechts von den Feldern
ein rechteckiges Objekt.
Damit Sie es sehen, sollten Sie eine Füllfarbe für dieses Objekt festlegen.
Klicken Sie den Farbkreis unterhalb des Symbols „Farbeimer“ an, und wählen Sie aus der angezeigten
Standardpalette eine Farbe aus.
LAYOUT-BEREICHE 31
Fügen Sie auf die gleiche Weise zwei weitere, jedoch andersfarbige
Rechtecke im Kopf- und im Fußbereich hinzu.
Wechseln Sie in den Blättern-Modus und, falls noch nicht aktiv, in die
Listenansicht.
Sie sehen, wie sich Ihre Änderungen auswirken und sich Kopf-, Fuß- und
Datenbereich unterscheiden lassen. Den Kopfbereich finden Sie oberhalb,
den Fußbereich unterhalb des Datenbereichs.
Dabei wird alles, was sich im Datenbereich befindet, inklusive grafischer
und anderer Objekte, mit jedem Datensatz wiederholt.
Die Höhe der drei Bereiche – Kopf-, Daten- und Fußbereich – können
Sie beliebig ändern, indem Sie die schaltflächenähnliche Beschriftung mit
der Maus auf die gewünschte Höhe ziehen.
Genau so, wie wir in unserem Beispiel Rechteckobjekte erstellt und
verändert haben, arbeiten Sie mit allen weiteren verfügbaren Objekttypen.
Vorhandene Layouts erweitern
VORHANDENE LAYOUTS ERWEITERN32
Skalieren, formatieren und platzieren
Sie die vorhandenen Felder so in
Ihrem Layout, dass die Ansicht über-
sichtlich ist.
Nicht alle Layouts müssen alle in
Ihrer Datenbank vorhandenen Felder
enthalten. Löschen Sie nicht benötigte
Layouts. Sollten Sie ein gelöschtes
Layout später dennoch benötigen,
können Sie es mit der Schaltfläche
„Felder“ jederzeit erneut einfügen.
Wählen Sie im Menü „Layouts“ den
Befehl „Layout duplizieren“.
VORHANDENE LAYOUTS ERWEITERN 33
Erzeugen Sie so ein Layout, in dem
alle Felder übersichtlich, das heißt
großzügig und mit grafischen Elemen-
ten, gestaltet sind. Die Übersichtlichkeit
lässt sich noch steigern, wenn Sie dem
Datenbereich auch eine ansprechende
Größe zumessen, die sich vor allem für
die Formularansicht gut eignet.
Denkbar wäre etwa ein Layout wie
in nebenstehendem Bild. Dort sind
die Felder platzsparend in einem
relativ schmalen Datenbereich arran-
giert. Dabei könnten Sie auch weni-
ger wichtige Felder ganz weglassen.
Dieses Layout eignet sich bestens
für eine Listenansicht, wenn Sie mög-
lichst viele Datensätze gleichzeitig
anzeigen möchten.
Feld hinzufügen
FELD HINZUFÜGEN34
In der Praxis ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie gleich zu Beginn alle Datenbankfelder bestimmen und festlegen.
Oft ist es nötig, nachträglich mehrmals Felder hinzuzufügen.
Wählen Sie im Menü „Datei | Definieren | Datenbank“.
Wählen Sie „Ablage | Definieren | Datenbank“.
Sie gelangen in den Dialog „Definieren“. Wie Sie weitere Textfelder hinzufügen, haben wir ja weiter vorne schon beschrieben.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen weiteren und sehr attraktiven Feldtyp vorstellen: „Medien“.
Wählen Sie im Definieren-Dialog aus der Liste den Typ „Medien“.
Das weitere Vorgehen ist Ihnen bereits bekannt:
Geben Sie den Feldnamen („Bild“) ein, und drücken Sie die <Return>-Taste.
Damit haben Sie ein neues Feld definiert, das im Layout-Modus als Rechteck mit den
zuletzt gewählten Einstellungen dargestellt wird.
Um ein Medium in dieses Feld einzugeben, schalten Sie in den Blättern-Modus zurück.
FELD HINZUFÜGEN 35
Dort sehen Sie den aktuellen Datensatz, der als Medium
allerdings nur das Rechteck anzeigt. Fügen Sie hier jetzt
ein Bild ein.
Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an,
um das Kontextmenü aufzurufen.
Halten Sie die <Apfel>-Taste gedrückt, und klicken
Sie das Objekt mit der Maus an, um das Kontextmenü
aufzurufen.
Im Kontextmenü wählen Sie das Medienformat aus, das Sie in Ihrem Objekt ablegen möchten.
Die Funktion „Einfügen Bild (JPEG)“ fügt ein Bild aus der Zwischenablage Ihres Computers
ein. In der Klammer sehen Sie, um welches Format es sich dabei jeweils handelt. Mit „Bild ein-
fügen...“ rufen Sie ein weiteres Auswahlfenster auf, in dem Sie eine Bilddatei wählen können.
Klicken Sie auf „Bild einfügen...“ und wählen Sie eine Bilddatei aus.
FELD HINZUFÜGEN36
Bitte beachten Sie, dass FileMaker Pro 8.5 die Bilddatei automatisch an die Rahmengröße des Medienobjekts anpasst.
Dabei wird aber immer das Originalbild in Ihrer Datenbank abgelegt. Wenn Sie viele Bilder oder Mediendateien mit Ihrer
Datenbank verwenden, vergrößert sich Ihre Datenbank möglicherweise sehr schnell. Das vermeiden Sie, indem Sie Bilder
beispielsweise nur dann speichern, wenn Sie das Auswahlkästchen „Nur als Verweis speichern“ aktivieren. Ihre Datenbank
enthält dann lediglich einen Hinweis auf die Stelle Ihrer Festplatte, wo Sie das Originalbild gespeichert haben.
Klicken Sie auf „Öffnen“.
Die Bilddatei wird unter Beibehaltung des Seitenverhält-
nisses passend in das Medienfeld eingefügt.
Sie haben das Bild in seiner Originalgröße direkt in Ihrer
Datenbank gespeichert und in Ihre Lösung integriert.
Daher sind Sie künftig vollkommen unabhängig und
können es immer wieder verwenden; übrigens auch dann,
wenn das Originalbild nicht mehr an seinem ursprüng-
lichen Speicherplatz vorhanden sein sollte.
FELD HINZUFÜGEN 37
Bitte beachten Sie, dass weder das Seitenverhältnis des Medienobjekts noch dessen Platzierung optimal ist.
Das erreichen Sie mit den folgenden Anpassungen:
Wechseln Sie in den Layout-Modus.
Löschen Sie im Datenbereich das Rechteck.
Verschieben Sie das Bild nach rechts, neben die Textfelder.
Löschen Sie das Textobjekt „Bild“.
Passen Sie die Größe und das Seitenverhältnis des Medienobjekts beliebig an. Das richtige Seitenverhältnis ergibt sich,
wenn die verwendeten Bilder mit derselben Digitalkamera fotografiert wurden oder im Passbildformat vorhanden sind.
In unserem Beispiel ist das Bildverhältnis 1:1,33. Um dieses exakt einzustellen, benötigen Sie jedoch die genaue
Größe des Objekts.
Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Objektgröße“.
FELD HINZUFÜGEN38
Sie sehen das nebenstehende Dialogfenster. Stellen Sie dort die genaue Position ein, und wählen Sie
die Größe, die dem exakten Seitenverhältnis entspricht.
Generieren Sie einen „Allround-Rahmen“ für Bilder, der sich für beliebige Bilder gleich gut eignet und
den Sie immer wieder verwenden können. Das geht so:
Geben Sie für Breite und Höhe den gleichen Wert ein.
Alternativ können Sie das Objekt auch mit der Maus skalieren, indem Sie die <Strg-Taste> beziehungsweise
die <Apfel-Taste> gedrückt halten.
Sie haben ein quadratisches Objekt erstellt. Dessen Fläche wird mit Farbe ausgefüllt, die überall dort sichtbar ist, wo die
Fläche nicht durch ein Objekt abgedeckt wird. Damit der Objektrahmen unsichtbar wird, empfehlen wir Ihnen, als Füllfarbe
die Hintergrundfarbe zu verwenden und keinen Rahmen – oder einen Rahmen in der gleichen Farbe – zu definieren.
Klicken Sie das Medienobjekt an, danach den Farbkreis unterhalb des Farbeimers, und wählen Sie eine passende Farbe aus.
FELD HINZUFÜGEN 39
Da alle Elemente – Hintergrund, Objektfläche und Rahmen – die gleiche Farbe erhalten, erscheinen Sie „unsichtbar“.
Natürlich können Sie dem Objekt, wenn Sie das möchten, einen Rahmen zuweisen.
Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben dem Farbkreis,
und wählen Sie eine der angezeigten Optionen.
Passen Sie jetzt noch Ihr Layout an, indem Sie alle Objekte im Datenbereich horizontal in der Bereichsmitte platzieren.
Ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen um alle Objekte, und verschieben Sie sie an die gewünschte Position.
Immer dann, wenn Sie dem Datenbereich ein Medienobjekt hinzufügen, passt sich automatisch seine Größe an.
In unserem Fall ist er höher geworden. Diese Höhe benötigen wir aber nicht mehr, weil wir das Bild rechts neben
den Textfeldern platziert haben.
Drücken und halten Sie die Maustaste über dem Element „Datenbereich“, und ziehen Sie es nach oben, bis Sie die
gewünschte Höhe erreicht haben.
FELD HINZUFÜGEN40
Wechseln Sie in den Blättern-Modus, wenn Ihnen das geänderte Layout gefällt.
Unsere Beispieldatenbank sieht jetzt
wie nebenstehend aus – das Medien-
objekt hat einen weißen Hintergrund
und keinen Rahmen.
Wechseln Sie zum vorherigen oder zum nächsten Datensatz.
Fügen Sie ein weiteres Bild ein, diesmal allerdings nicht im Hoch-, sondern im Querformat. Weil wir zuvor eine quadratische
Grundform für das Medienobjekt definiert haben, eignet es sich für beide Bildformate gleich gut.
Ergänzen Sie die restlichen Datensätze mit allen vorhandenen Bildern.
ZUSÄTZLICHE FELDER HINZUFÜGEN 41
Zusätzliche Felder hinzufügen
Wählen Sie im Menü „Datei | definieren“
den Befehl „Datenbank“.
Wählen Sie im Menü „Ablage | definie-
ren“ den Befehl „Datenbank“.
Bitte beachten Sie, dass FileMaker Pro 8.5
Ihre neu definierten Felder nur in das aktuelle
Layout übernimmt. Um diese Objekte in
anderen Layouts zu verwenden, müssen Sie sie
kopieren, in das jeweilige Layout wechseln
und dort einfügen.
ZUSÄTZLICHE FELDER HINZUFÜGEN42
Im Bild links sehen sie, dass Sie auch
mehrzeilige Felder definieren können,
in denen längere Texte sichtbar sind.
In FileMaker Pro 8.5 gibt es keine
vordefinierte maximale Anzahl von
Zeichen pro Feld, die Sie nicht über-
schreiten dürfen. Rein theoretisch ist
es möglich, dass Sie unendlich viele
Zeichen pro Feld verwenden. Beden-
ken Sie aber, dass die Unübersicht-
lichkeit mit der Zeichenzahl steigt.
INTERAKTIVE OBJEKTE 43
Interaktive ObjekteKlicken Sie auf das Symbol „Neue Datenbank“.
Wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen aus.
Sie enthalten vorgefertigte Layouts, die FileMaker mit den gleichen Werkzeugen erstellt hat, die Sie bisher
kennengelernt haben.
Zusätzlich stellen Ihnen diese Layouts „aktive“ Elemente im Daten-, Kopf- und Fußbereich zur Verfügung.
Mit ihnen können Sie wichtige Datenbankfunktionen direkt aufrufen, ohne dass Sie die entsprechenden
Elemente des Programms nutzen müssen. Fast jede Vorlage enthält beispielsweise eine Schaltfläche „Suchen“,
mit der Sie in Ihrer Datenbank Informationen schneller finden. Fügen Sie unserem Beispiel ebenfalls ein
aktives Element hinzu.
Wechseln Sie zurück in den Layout-Modus.
Entfernen Sie im Kopfbereich das Rechteckobjekt.
Platzieren oder skalieren Sie es so, dass weitere Elemente dort Platz haben.
Wir platzieren das gewünschte „Suchen“-Element im Kopfbereich, damit es für alle Datensätze gilt.
Schaltflächenobjekt
SCHALTFLÄCHENOBJEKT44
Klicken Sie bei den Werkzeugen auf das Symbol zum Erzeugen einer Schaltfläche.
Der Mauszeiger erscheint als Fadenkreuz.
Ziehen Sie mit der Maus, genau wie beim Definieren der Rechtecke, einen Objektrahmen auf.
Lassen Sie die Maustaste los, um das Objekt zu erzeugen. FileMaker Pro 8.5
zeigt Ihnen das Dialogfenster „Tasteneinstellung“ an, das Sie im Bild links sehen.
Definieren Sie dort, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, sobald das
soeben erstellte Objekt vom Anwender im Blättern- oder Suchen-Modus ange-
klickt wird. Links in der Liste sehen Sie einen Auszug der Aktionen, die Ihnen
FileMaker Pro 8.5 standardmäßig für die Verwendung mit aktiven Elementen
anbietet. Nachfolgend verwenden Sie bitte den zweiten Bereich „Navigation“.
Klicken Sie auf „Suchen-Modus aktivieren“, und wählen Sie im rechten Fenster
aus, ob sie eine eckige oder eine abgerundete Schaltfläche erzeugen möchten.
Verlassen Sie den Dialog mit einem Mausklick auf „OK“.
SCHALTFLÄCHENOBJEKT 45
Daraufhin wird die neu definierte Schaltfläche im Kopfbereich angezeigt, und der Mauszeiger blinkt innerhalb des Objekts.
Geben Sie „Suchen“ als Beschriftung der Schaltfläche ein. Verlassen Sie den Editier-Modus, indem Sie auf eine
beliebige Stelle außerhalb klicken.
Passen Sie die Farbe, den Rahmen und weitere Effekte der Schaltfläche genau so an, wie wir das zuvor bei einem Rechteck-
objekt gemacht haben. Verwenden Sie die Farbe des Rechtecks, also Hintergrund und Rahmen jeweils in Hellblau, und
deaktivieren Sie das für die Schaltfläche voreingestellte Effekt-Relief.
Der neu gestaltete Kopfbereich sieht
danach so aus:
Rechteck und Schaltfläche erscheinen einheitlich. Jetzt sollten wir aber noch zwei Korrekturen durchführen:
Denn zum Ersten ist die Schrift nicht gut lesbar, und zum Zweiten ist die Schaltfläche zu breit.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, und ziehen Sie einen der Aktivpunkte mit der Maus schmaler.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Schaltfläche zusammenziehen, wird der Text automatisch zweizeilig umbrochen,
sobald er nicht mehr hineinpasst. Die Schaltfläche wird dann doppelt so hoch dargestellt.
SCHALTFLÄCHENOBJEKT46
Klicken Sie jetzt in der Leiste „Textformatierung“ auf das Symbol , und wählen Sie als Textfarbe „Weiß“ aus.
Der Kopfbereich zeigt sich im
geänderten Layout:
Zum Abschluss werden wir die Funktion der eingefügten aktiven Schaltfläche prüfen:
Wechseln Sie in den Blättern-Modus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
FileMaker Pro 8.5 führt die gleiche Aktion aus, die auch ein Klick auf das Suchen-Symbol in der Modus-Leiste
starten würde. Nehmen Sie daher oft benötigte Funktionen direkt in Ihr Layout auf – damit die Anwender schneller
darauf zugreifen können.
OBJEKTE DUPLIZIEREN 47
Objekte duplizierenNachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie ein existierendes Objekt duplizieren, anpassen und mehrmals wiederverwenden können.
Wechseln Sie zurück in den Layout-Modus.
Wählen Sie das Objekt „Schaltfläche“ aus.
Drücken Sie die Tastenkombination <Strg + D> beziehungsweise <Apfel + D>.
oder
Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ den Befehl „Duplizieren“.
FileMaker Pro 8.5 erstellt ein Duplikat der Schaltfläche und zeigt es versetzt zum Original an.
Verschieben Sie das Duplikat neben das Original.
Klicken Sie die duplizierte Schaltfläche doppelt an.
FileMaker Pro 8.5 öffnet das Dialogfenster „Tasteneinstellung“, in dem Sie das Dublikat anpassen können.
Klicken Sie auf den Eintrag „Blättern | Modus aktivieren“.
Schließen Sie das Dialogfenster.
OBJEKTE DUPLIZIEREN48
So beschriften Sie die Schaltfläche neu:
Wählen Sie das Tastenobjekt per Mausklick aus.
Klicken Sie auf das Symbol des Textwerkzeugs .
FileMaker Pro 8.5 wechselt in den Editier-Modus.
Markieren Sie den vorhandenen Text mit einem Doppelklick.
Geben Sie den Text „Blättern“ ein.
Die Breite des Objekts passt sich automatisch an längere Texte an. Wenn Sie jedoch Zeichen eingeben und anschließend
löschen, verringert sich die Objektbreite nicht automatisch. Sie müssen die Breite der Schaltfläche manuell reduzieren.
Der Kopfbereich sieht jetzt so aus:
Auf gleiche Weise fügen Sie dem Kopf-, Fuß- und Datenbereich weitere Elemente hinzu. Sie funktionieren zwar immer gleich,
werden allerdings, wenn sie dem Datenbereich zugeordnet sind, in der Listenansicht mit jedem einzelnen Datensatz erneut
angezeigt. Wir haben in unserem Beispiel das Rechteckobjekt dupliziert und das Duplikat im Fußbereich platziert.
OBJEKTE DUPLIZIEREN 49
In der Formularansicht sieht das dann wie
nebenstehend aus.
Während die Darstellung in der Listenansicht
so aussieht.
Weitere interaktive Objekte
WEITERE INTERAKTIVE OBJEKTE50
Funktionen können Sie nicht nur speziellen Objekten wie einer Schaltfläche zuweisen, sondern
auch allen anderen Objekten, wie etwa Bildern.
Wechseln Sie in den Layout-Modus.
Klicken Sie ein beliebiges Objekt, wie ein Bild, mit der rechten Maustaste an.
FileMaker Pro 8.5 zeigt Ihnen das Kontextmenü mit der Option „Tasteneinstellung“ an.
Damit weisen Sie dem Objekt unabhängig von seinem Typ Funktionen zu, die dann ausgeführt
werden, wenn ein Anwender das Objekt doppelt anklickt.
MIT FUNKTIONEN ARBEITEN 51
Mit Funktionen arbeitenSie haben bereits weiter vorne gesehen, wie Sie beliebigen Objekten Funktionen zuweisen und dabei die in FileMaker Pro 8.5
enthaltenen Vorlagen als Anschauungsmaterial nutzen. Mit Funktionen realisieren Sie selbst komplexe Funktionsabläufe,
indem Sie etwa vorhandene oder selbst geschriebene Scripts einsetzen.
Wir fügen im Kopfbereich unserer Beispieldatenbank
eine weitere Schaltfläche „5c“ hinzu. Wenn ein Anwender
sie anklickt, soll ihm die FileMaker Pro 8.5-Datenbank
ausschließlich die Schüler der Klasse 5c anzeigen – in
Wirklichkeit wird durch den Klick eine Suche ausgeführt,
bei der als Ergebnis alle 5c-Schüler erscheinen.
Wählen Sie im Menü „Tasteneinstellung“ den Befehl
„Ergebnismenge suchen“, und weisen Sie im Dialog
„Suchabfrage“ dem Feld „Klasse“ das Kriterium „5c“ zu.
Layoutgestaltung mit Bildern
LAYOUTGESTALTUNG MIT BILDERN52
Gestalten Sie Ihr Layout mit Bildern und Grafiken.
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nicht um Bilder handelt, die zu einem Feld eines einzelnen Datensatzes gehören.
Bearbeiten Sie das gewünschte Bild zuerst in einem Bildbearbeitungsprogramm: Skalieren Sie es, und schneiden Sie es
auf die gewünschte Größe zurecht.
Kopieren Sie das Bild in die Zwischenablage.
Wechseln Sie in der FileMaker Pro 8.5-Oberfläche in den Layout-Modus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine neutrale Stelle.
Halten Sie die <CTRL>-Taste gedrückt, und klicken Sie mit der Maus auf eine neutrale Stelle.
Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Einfügen Bild“.
Das Bild wird im Layout angezeigt, und Sie können es als Layoutelement wie alle
anderen Objekte verwenden und bearbeiten.
SEITENANSICHT UND DRUCKEN 53
Seitenansicht und DruckenDen fünften FileMaker Pro 8.5-Modus benötigen Sie zum Ausdrucken. Wie FileMaker Pro 8.5 die Datenbank in der
„Seitenansicht“ darstellt, hängt davon ab, was Sie unter „Anzeigen als...“ gewählt haben.
Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Anzeigen als Formular“.
Klicken Sie in der Modus-Leiste auf „Seitenansicht“.
Sie sehen daraufhin nicht, wie Sie es möglicherweise vermutet hätten, ein einzelnes Formular, sondern eine Darstellung als
Liste. Das ist deswegen so, weil die Seitenansicht immer als Druckvorschau einen Datensatz nach dem anderen – und nicht
etwa nur einen Datensatz pro Seite – anzeigt. Für die Seitenansicht selbst spielt es daher keine Rolle, ob Sie „Anzeigen als
Formular“ oder „Anzeigen als Liste“ gewählt haben.
Die „Seitenansicht“ stellt eine 1:1-Vorschau des Druckergebnisses dar, bei der FileMaker Pro 8.5 die Datensätze nach
Druckseiten getrennt anzeigt.
Klicken Sie auf die Buchseiten.
oder
Verwenden Sie den Schieberegler.
oder
Geben Sie direkt eine Seitenzahl ein.
SEITENANSICHT UND DRUCKEN54
Bitte beachten Sie, dass sich diese Auswahl auf die entsprechende Seitennummer des Ausdrucks bezieht, nicht auf
den Datensatz mit der gleichen Nummer.
In diesem Modus „Seitenansicht“ sind keine Layout-Änderungen möglich. Wenn Sie den Ausdruck Ihrer Datenbank
optimieren möchten, empfiehlt es sich, hierfür ein spezielles Layout zu entwerfen und zu verwenden.
Wechseln Sie zurück in den Blättern-Modus.
Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Anzeigen als Tabelle“.
Wechseln Sie zurück in den Modus „Seitenansicht“.
Die Datenbank wird jetzt in der
Tabellenform angezeigt. Wenn Sie
Ihre Datenbanken so ausdrucken
möchten, stehen Sie oftmals vor
dem Problem, dass nicht alle Felder
auf die Seitenbreite passen.
SEITENANSICHT UND DRUCKEN 55
Wählen Sie im Menü „Datei“
den Menüpunkt „Drucker einrichten“,
und klicken Sie im Dialogfenster die
Option „Querformat“ an.
Wählen Sie im Menü „Ablage“
den Befehl „Papierformat“, und ändern
Sie das Seitenformat.
Klicken Sie auf „OK“.
SEITENANSICHT UND DRUCKEN56
Danach sehen Sie sofort, wie sich die Auswahl auf die „Seitenansicht“ auswirkt.
In unserem Beispiel reichen diese Änderungen aber noch nicht aus, weil einige Datenbankfelder unnötig breit sind.
Wechseln Sie in den Blättern-Modus.
Wechseln Sie nicht in den Layout-Modus, auch wenn die nachfolgenden Änderungen das Layout beeinflussen.
Verringern Sie die Feldbreite so weit wie möglich.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die senkrechte Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften.
Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Links-Rechts-Doppelpfeil.
SEITENANSICHT UND DRUCKEN 57
Ziehen Sie die Trennlinie zwischen den beiden Feldern bei gedrückter Maustaste so weit wie möglich nach links.
Achten Sie dabei darauf, dass die Feldinhalte nach wie vor angezeigt werden.
Wenn Sie die Feldbreiten
optimiert haben, sollte
die komplette Tabelle
unseres Beispiels für den
Ausdruck auf eine Seite
passen.
Passt Ihre Tabelle danach immer noch nicht auf eine Seite, sollten Sie ein spezielles, neues Layout für den Ausdruck
anlegen. Duplizieren Sie hierfür ein vorhandenes Layout, und verringern Sie dort die Schriftgröße für die Feldeinträge
und/oder lassen Sie einzelne Felder weg.
Klicken Sie im Menü „Datei“ auf „Drucken“.
Klicken Sie im Menü „Ablage“ auf den Befehl „Drucken“.
Datenbanken weitergeben/exportieren
DATENBANKEN WEITERGEBEN/EXPORTIEREN58
Wenn Sie eine Datenbank an einen Freund oder Arbeitskollegen weitergeben möchten, muss dieser natürlich auch über
eine gültige FileMaker-Lizenz verfügen, mit der er Ihre Datenbankdatei öffnen und bearbeiten kann.
Damit Ihre Datenbank nicht von Unbefugten geöffnet wird, sollten Sie grundsätzlich jede Ihrer Datenbankdateien vor
der Weitergabe mit einem Passwort schützen.
Wählen Sie im Menü „Datei“ unter „Dateioptionen | Datei“ den Befehl „Passwort ändern...“, und folgen Sie den Anweisungen.
Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Befehl „Passwort ändern...“.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der FileMaker-Hilfe, wenn Sie den Suchbegriff „Passwort“ eingeben.
Wenn der Empfänger Ihrer Datenbank diese nur ansehen und nicht verändern darf, empfiehlt es sich, ihm die Datenbank-
datei im PDF-Format zuzusenden.
Wechseln Sie in die gewünschte Anzeige „Liste“ oder „Tabelle“.
Wählen Sie im Menü „Datei | Datensätze speichern/senden“ den Befehl „PDF....“.
Wählen Sie im Menü „Ablage | Datensätze speichern/senden“ den Befehl „PDF...“.
DATENBANKEN WEITERGEBEN/EXPORTIEREN 59
FileMaker Pro 8.5 erzeugt eine PDF-Datei mit der gewählten Ansicht Ihrer Datenbank.
Bei der Weitergabe Ihrer Datenbank als PDF-Dokument bleiben alle Layoutelemente der jeweiligen Ansicht erhalten,
auch die interaktiven Elemente. Allerdings sind diese nicht mehr mit den entsprechenden Funktionen hinterlegt.
Im gleichen Untermenü finden Sie zudem eine Option, mit der Sie Ihre Datenbank als Excel-Tabelle weitergeben können.
Dies eignet sich insbesondere dann, wenn der Empfänger keine FileMaker Pro 8.5-Datenbankanwendung einsetzt und er
Ihre Datenbank als Tabelle dennoch weiterbearbeiten soll.
Wechseln Sie in eine beliebige Ansicht – „Liste“ oder „Tabelle“.
DATENBANKEN WEITERGEBEN/EXPORTIEREN60
Wählen Sie im Menü „Datei | Datensätze speichern/senden“ den Befehl „Excel...“.
Wählen Sie im Menü „Ablage | Datensätze speichern/senden“ den Befehl „Excel...“.
FileMaker Pro 8.5 erzeugt eine Excel-Datei, die andere Anwender mit Excel öffnen und bearbeiten können.
Bilder und andere Mediendateien zeigt Excel lediglich mit den Dateinamen an. Wenn Sie solche Daten über die
Zwischenablage eingefügt haben, sehen Sie in der Excel-Tabelle ein Fragezeichen in dem Feld.
DATENBANKEN WEITERGEBEN/EXPORTIEREN 61
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Datenbankdateien weiter-
zugeben, ist die Export-Funktion von FileMaker Pro 8.5.
Wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Datensätze
exportieren“.
Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Befehl „Daten-
sätze exportieren...“.
Weitere Exportmöglichkeiten bietet Ihnen FileMaker Pro 8.5
im Menü „Datei“ mit dem Befehl „Datensätze exportieren...“.
Dort finden Sie verschiedene datenbanktypische sowie
allgemeine Formate, in die Sie Ihre FileMaker Pro 8.5-Daten
exportieren können. Darunter das webtaugliche HTML-
Format. Wenn Sie es verwenden, wird Ihre Datenbank wie
nebenstehend in jedem handelsüblichen Webbrowser
angezeigt.
Zusammenfassung
ZUSAMMENFASSUNG62
Bis hierhin haben Sie zwar alle wesentlichen Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten von FileMaker Pro 8.5
kennengelernt. Aber die von uns erstellte und modifizierte Datenbank ist bezüglich ihres Inhalts, ihrer Struktur und
ihres Aussehens recht einfach gehalten. Mit den bisher gelernten FileMaker Pro 8.5-Möglichkeiten sind Sie jedoch
in der Lage, diese jederzeit schnell und einfach zu erweitern.
Holen Sie sich Anregungen – für professionelle Datenbankentwicklungen mit ansprechenden Layouts ...
... nichts ist leichter als das.
Fügen Sie Funktionen aus vorhandenen Vorlagen hinzu.
Wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Neue Datenbank“ und dann „Neue Datei erstellen mit Vorlage“.
Wählen Sie im Menü „Ablage“ den Befehl „Neue Datenbank“ und dann „Neue Datei erstellen mit Vorlage“.
FileMaker Pro 8.5 bietet Ihnen mehrere Vorlagen zur Auswahl an, darunter teilweise recht komplexe Datenbank-
lösungen. Beginnen Sie Ihre ersten Versuche mit einer „leichten“ Vorlage. Eine Einstufung der Vorlagen sehen Sie,
wenn Sie im Dialogfenster „Neue Datenbank“ den Befehl „Vorlageninfo...“ wählen.
FILEMAKER-RESSOURCEN 63
FileMaker-RessourcenWir hoffen, es hat Ihnen Spaß gemacht, mit unserer Anleitung erfolgreich Ihre erste Datenbank mit FileMaker Pro 8.5 zu er-
stellen. Wenn Sie Lust auf mehr bekommen haben, sollten Sie sich die nachfolgenden Informationen nicht entgehen lassen,
die wir extra für Sie zusammengestellt haben. Sie erleichtern Ihnen den Einstieg in die Welt der FileMaker Pro 8.5-Daten-
banken und helfen Ihnen, Ihr FileMaker Pro-Datenbank-Know-how auszubauen.
FileMaker-Hilfe
Nutzen Sie die FileMaker-Hilfe, wenn Sie Fragen über FileMaker Pro 8.5 haben. Klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche „Hilfe“.
FileMaker-Support
Setzen Sie auf technische Unterstützung direkt vom Hersteller. Wer könnte hierfür besser geeignet sein als unsere Experten,
die allen FileMaker Pro-Kunden umfangreiche Betreuung und wertvollen technischen Support für die gesamte FileMaker-
Produktfamilie bieten.
n http://www.filemaker.de/support/index.html
FileMaker – Technischer Support
Haben Sie Fragen zur Installation und Konfiguration Ihrer FileMaker Pro 8.5-Anwendung? Dann rufen Sie uns an:
Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr. (Halten Sie dabei bitte Ihre Produktregistrierungsnummer bereit.)
n Aus Deutschland unter 01803 000 395.
n Aus Österreich unter 0049 1805 236 423.
n Aus der Schweiz unter 0844 888 992.
FILEMAKER-RESSOURCEN64
Bildungsforum
Im FileMaker-Bildungsforum tauschen Sie sich mit Anwendern und Entwicklern aus Deutschland, der Schweiz und Österreich
aus. Nutzen Sie wertvolle Tipps und Tricks für Ihren Erfolg, oder finden Sie hier eine passende Lösung für Ihre Anforderungen.
Stellen Sie Ihre Fragen ins Forum, und Sie können schon kurz danach mit einer kompetenten Antwort rechnen.
n http://www.filemaker.de/forum
FileMaker-Extraseiten für den Bildungsbereich
Wir sind der Meinung, dass FileMaker-Software gerade im Bildungsbereich bei der Umsetzung neuer
Herausforderungen hilft. Informieren Sie sich jetzt auf unserer Internetseite.
n http://www.filemaker.de/bildung
FileMaker-Webinars
Für FileMaker-Anwender führen wir Web-Seminare mit verschiedenen Datenbankthemen live und interaktiv durch,
so dass Sie noch während der Durchführung Ihre Fragen an die Referenten richten können. Steigen Sie ein in die
Datenbanktheorie, und erfahren Sie, wie Sie intuitiv FileMaker Pro-Anwendungen bedienen.
n http://www.filemaker.de/webinars
FileMaker-Newsletter
Abonnieren Sie unseren monatlichen Newsletter mit aktuellen Produktneuheiten und vielem mehr.
n http://www.filemaker.de/newsletter
Anwenderfreundlich
Lehrende sollen nicht lernen, sondern
lehren. Mehr Zeit dafür verschafft die
intuitive, anwenderfreundliche Bedienung
von FileMaker Pro, weil sich die
Einarbeitung auf ein Minimum reduziert.
Plattformübergreifend
PC oder Mac? Das ist keine Gewissens-
frage mehr, weil FileMaker Pro beide
Systeme miteinander verknüpft. Nutzen
Sie Ihre Datenbanken sowohl in Windows-
als auch in Mac-Umgebungen.
Günstig
Bildungseinrichtungen müssen sparen.
FileMaker schont das Budget mit einem
hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis
und moderaten Folgekosten für
Anpassungen und Weiterentwicklungen.
Leistungsfähig
Schüler, Studenten, Forschungsprojekte,
Noten, Veranstaltungen – es gibt nichts,
was FileMaker Pro nicht verwaltet.
Die integrierenden Datenbanklösungen
lassen sich schnell und flexibel anpassen.
Zuverlässig
FileMaker Pro ist im Bildungsbereich
bestens etabliert und im täglichen Alltag
erprobt. Anwender profitieren von der
sofortigen produktiven Nutzung und einem
langfristigen Investitionsschutz.
FileMaker Pro ist eine der meistverkauften benutzerfreundlichen Datenbanken,die alle Ihre Informationen überlegen organisiert – mit einfach und intuitiv zubedienenden Lösungen. FileMaker Pro bietet Ihnen viele Vorteile:
