Implementierung PDMS mehr als nur ein plugin!

Mathies Andreas

Angst Daniel

Agenda: • Warum ein PDMS?

• Einführung/Vorgehensweise

Ressourcen/Projektorganisation

Teilprojekte

Zeitlicher Ablauf

• Stolpersteine

Infrastruktur (LAN, W-Lan usw.)

Entwicklungsphase

Schnittstellen

Entscheidungswege

Externe Einflüsse

Redundanzen

Backup

Printscreen St.Gallen

Printscreen Chur

Warum ein PDMS?

• Erfüllung der lückenlosen Dokumentationspflicht

• Umfassende Leistungserfassung

• Optimierung der Patientenbehandlung und Erhöhung der

Behandlungssicherheit

• Bereitstellung der Daten für Qualitätskontrolle, Trendanalyse, Forschung,

Leistungsnachweise und andere statistische Auswertungen

• Effizienter Einsatz der personellen Ressourcen

• Langfristige Datensicherung

• Digitalisierung, Ablösung der Papierform

Einführung/Vorgehensweise KSSG/KSGR

Ressourcen/Projektorganisation

Hatte eine Schlüsselrolle. Ohne Backoffice und externen Projektbegleiter

hätte der Projektleiter noch mehr Aufgaben gehabt

Backoffice

Aufgaben des Backoffice

• Terminkoordination

• Schnittstelle IT Lieferant

• Offerte einholen

• Rechnungskontrolle

• KSGR zusätzlich externer Experte für ICT → Vorteil: 1 Ansprechpartner

Klinik - ICT

Beispiel Einführung/Vorgehensweise St.Gallen

Zeitlicher Ablauf (St.Gallen)

Beispiel Einführung/Vorgehensweise Chur

Zeitlicher Ablauf (Chur)

Beispiel Einführung/Vorgehensweise St.Gallen

Projektorganisation

Stellen im Projekt Es müssen Mitarbeiter aus dem täglichen Betrieb

„freigestellt“ sein um diese Funktion zu übernehmen

Stellen im Betrieb müssen langfristig bestehen

Beispiel Einführung/Vorgehensweise St.Gallen

Teilprojekte

Aufgabe Fortschritt

Projektablaufplanung Gesamtprojekt ACPDMS 36 37 38 39 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

TP 1 Betriebsorganisation 90%

TP 2 Verträge 100%

TP 3 Anästhesie-Arbeitsplatz 100%

TP 4 IPS-Arbeitsplatz 100%

TP 5 Medizintechnik 100%

TP 6 Anästhesie (ohne Schulung/Rollout) 85%

TP 7 CHIPS/MIPS (ohne Schulung/Rollout) 85%

TP 8 Aufwachraum (ohne Schulung/Rollout) 100%

TP 9 Leistungserfassung/-verrechnung 90%

TP 10 Auswertung 50%

TP 11 Schulung 100%

TP 12 Schnittstellen 85%

TP 13 Infrastruktur SSC-IT 100%

TP 14 Rollen- und Berechtigungskonzept 80%

TP 15 Infrastruktur Gebäude 100%

TP 16 Kabellose Geräteanbindung 60%

…

…

…

…

Mrz 16

…

…

…

Sep 14 …

…

…

…

…

…

…

…

En

dab

nah

me

Nov 15 Dez 15 Jan 16 Feb 16Mai 15 Jun 15 Jul 15 Aug 15 Sep 15 Okt 15

…

Beispiel Einführung/Vorgehensweise Chur

Projektplan (Auszug)

Stolpersteine

Infrastruktur

• LAN versus W-Lan

• FAT-Clients versus THIN-Clients

• Leistungsfähige PC

• Medical-PC versus normaler PC

• Platzierung der PC

• Alles was im nachhinein gemacht werden muss, wird sehr teuer.

• Stichwort Raumklasse Kupfer versus Glasfaser

• Genügend Netzwerksteckdosen

Kantonsspital St.Gallen

• W-Lan

• THIN-Clients

• Leistungsfähige PC, SSD/RAM

• Medical-PC im OP

• Normaler PC im Aufwachraum

• Platzierung der PC mobile Wägen

• Stichwort Raumklasse: • Kupfer versus Glasfaser

• Genügend Netzwerksteckdosen

Kantonsspital Graubünden

• LAN und W-Lan

• Stationäre medical THIN-Clients in

VB/OP/AWR

• Pflegewagen für SR / weisse Zone

Unterschiede zwischen den Häusern

Raumkategorien

Ab 2015 gilt die neue Norm NIN 2015

Wird im Bestand erweitert, so muss der gesamte Raum nach den neuen

Richtlinien ausgestattet werden.

Beispiel: Wird eine Netzwerkdose mehr benötigt, so müssen auch alle alten

nach den neuen Richtlinien ersetzt werden. Kostentreiber!!

Raumkategorien

Raumkategorien

Stolpersteine

Schnittstellen

Äußerst wichtiges Thema, sehr zeitintensiv

Ohne Schnittstellen funktioniert gar nichts mehr

Stolpersteine

Schnittstellen-Synopsis (Auszug)

Stolpersteine

Vorbereitungsphase

• Bestehende Prozesse und Abläufe werden oft zu wenig

analysiert und abgebildet System an Prozesse anpassen nicht umgekehrt

• Vorhandene Installationen in anderen Institutionen mit der gleichen

Grösse werden zu wenig genau hospitiert

• Es gibt diese Installation in der Form noch nicht in der CH

• Anforderungskatalog/Lastenheft bis ins Detail beschreiben

- Musskriterien mit Bedacht definieren (kann entscheidend sein)

- Geräteanbindung: Alle Geräte und alle Werte angeben und definieren

Z.B. Unterschiedliche Qualität der Schnittstellen

Angaben auf dem Display, aber nicht in der Schnittstelle enthalten

- Prüfen der Usability

- Wichtig ist die genaue Spezifizierung der einzelnen Anforderungen

Stolpersteine

Interne Einflüsse

• Entscheidungswege teilweise sehr lange

• Grosses Unternehmen, viele Entscheidungsträger

• Der Ressourcenbedarf wird unterschätzt

• Erwartungshaltung der Mitarbeiter ist sehr hoch

Stolpersteine

Externe Einflüsse

• Know how Verluste bei Stellenwechsel des Teams

• Verordnungen und deren Übergabe an andere Systeme (Schnittstellen)

• Prozess-Abläufe (z.B. Übergaberapport)

• Teilweise extrem lange Lieferfristen für EDV (insbesondere Hardware) usw.

• unvorhersehbare Hindernisse (v.a. bei Schnittstellen)

Stolpersteine

Redundanz

• Was passiert beim Ausfall der Servers bzw. des Programms?

• Werden die Daten trotzdem dokumentiert

• Welche Funktionen stehen in welchem Fall zur Verfügung? St.Gallen und Chur wird alles weiterdokumentiert.

Es kann kein neues Protokoll erstellt werden und keine laufenden abgeschlossen

Stolpersteine

Backup

• Papier, Papier, Papier

• Es muss die Möglichkeit bestehen solche Papierprotokolle im

nachhinein ins PDMS zu erfassen.

• KSGR:

• 1. Instanz WOC (Web-offline-Client)

→ separater Server mit redundanter Abspeicherung

2. Instanz Papier Abrechnung

Archivierung

Summary

• Kompetentes Projektteam zusammenstellen

• Genügend Ressourcen bereitstellen

• Prozesse, Abläufe und Patientenwege vorgängig genau abbilden

• Das Team frühzeitig einbinden (Wünsche, Vorstellungen etc.)

• Ausreichend Zeit für das Testing einplanen

• Intensive Schulung der Keyuser und des ganzen Teams

• Kompetenter Support vor Ort während der GoLive-Phase sowie

Post-GoLive