Ilmenau, 30. April 2013 REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET · 20% 30% 40% 50% 60% 70% unzufrieden...

Web: www.tu-ilmenau.de/4548

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Datum: 13.08.13

REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET Einbindung von Dokumenten im neuen Intranet der TU Ilmenau

Ilmenau, 30. April 2013


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Datum: 13.08.13

Agenda

1.  Warum ein neues Intranet? 2.  Informa6onen im neuen Intranet 3.  Erstellen von PDF-‐Formularen 4.  Benennen von Dateien 5.  Ordnerstruktur & Dokumente: Hochladen und Einbinden von

Dokumenten im TYPO3 (+ Ersetzen von Dokumenten) 6.  Erstellen der Quick Links 7.  Einbinden von Fotos in den Mediabereich


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Datum: 13.08.13

WARUM EIN NEUES INTRANET? Mitarbeiterbefragung 2011


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Geringe Zufriedenheit mit dem bisherigen Intranet

33%

53%

14% 11%

59%

31%

13%

57%

30%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

unzufrieden teils/teils zufrieden

Wissenschaftliche Tätigkeit

Verwaltungstätigkeit

Technische Tätigkeit

Geringe Zufriedenheit mit dem bisherigen Intranet

2%

12%

26%

22%

56%

22%

Befragung ‚Interne Kommunikation an der TU Ilmenau‘ (2011), n= 376

Wie zufrieden sind Sie mit den Informationen, die über das Intranet bereitgestellt werden?

Handlungsbedarf!!!


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Datum: 13.08.13

2%

12%

Besonders wichtig: Information & Suche

Befragung ‚Interne Kommunikation an der TU Ilmenau‘ (2011), n=mind. 419

Wie wichtig finden die Befragten die genannten Features/Eigenschaften?

26%

14%

13%

8%

7%

70%

82%

86%

90%

91%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Tipps & Hinweise

Verständliche Begriffe

Suchfunktion & Links

Ansprechpartner & Verantwortlichkeiten suchen

Prozessbezogene Informationsdarstellung

unwichtig

teils/teils

wichtig


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INFORMATIONEN IM NEUEN INTRANET


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Allgemeines

•  Mitarbeiterbereich auf der TU-‐Website untergliedert sich in öffentliche und passwortgeschützte Bereiche (d.h. nicht alle Seiten sind zugriffsgeschützt)

•  Zugriff auf die geschützten Seiten haben in erster Linie Mitarbeiter und HiWis nachdem sie sich eingeloggt haben (Studierende bei Bedarf möglich, biè teilen Sie uns dies einfach mit)

•  Mehr zum Thema Zugriffsschutz: h`p://www.tu-‐ilmenau.de/en/typo3hilfe/funk6onen/zugriffsschutz/ Öffentlich: www.tu-ilmenau.de/mitarbeiter

Hier geht es zum passwortgeschützten Bereich (Log-in)


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Intranet: neu & alt

Unter dieser URL gelangen Sie momentan ins Intranet


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Nützliche Tipps & Hinweise

•  Fragen Sie uns, wenn Sie einmal nicht weiter kommen! •  Vorlage für Prozess-‐Seiten im Browser als Lesezeichen

abspeichern, URL: –  h`p://www.tu-‐ilmenau.de/typo3hilfe/intranet/uniservice/vorlage/


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Struktur der Verfahrens-‐ bzw. Prozess-‐Seiten I

Siehe hinzu auch in der TYPO3-Hilfe der TU Ilmenau: http://www.tu-ilmenau.de/en/typo3hilfe/intranet/

1.  Mediabereich 2.  Kontaktdaten des Hauptverantwortlichen

für den Kontaktbereich oben 3.  Überschrift für den Prozess und (falls der

Name zu lang ist) eine Abkürzung für das Menü

4.  Kurzbeschreibung (oberster Kasten Mittelspalte)

5.  Einzelne Prozessschritte als Akkordeon (der Bereich zum Ausklappen, Mittelspalte Mitte) mit FAQ (Frequently Asked Questions, letzter Punkt im Akkordeon)

6.  Unterlagen (Mittelspalte unten) 7.  Schnellzugriff (rechte Seitenspalte oben) 8.  Ansprechpartner/innen (rechte

Seitenspalte Mitte) 9.  Weitere Informationen (rechte

Seitenspalte unten)


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Struktur der Verfahrens-‐ bzw. Prozess-‐Seiten II Allg. Ansprechpartner (Dezernent)

Spezieller Ansprechpartner/Verantwortlicher

Häufig benötigte Formulare/ Dokumente

Kurzbeschreibung des Prozesses

Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten

Alle Formulare, Mitteilungen etc.


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Struktur der Verfahrens-‐ bzw. Prozess-‐Seiten III

Box für weitere allg. Infos (z.B. Öffnungszeiten

Spezieller Ansprechpartner/Verantwortlicher

Häufig benötigte Formulare/ Dokumente

Kurzbeschreibung des Prozesses

Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten

Alle Formulare, Mitteilungen, Ordnungen...


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ERSTELLEN VON PDF-FORMULAREN


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Datum: 13.08.13

Überarbeitung von Formularen •  „Ausmisten“: Biè schauen Sie beim Umzug der alten Seiten,

was Sie wirklich noch benö6gen •  Nutzen Sie außerdem die Gelegenheit, Ihre Formulare zu

überarbeiten (S6chwort: ausfüllbare Felder, Tab-‐Taste – z.B. Adobe Acrobat Professional Formular-‐Assistent)

•  Ein gescanntes Dokument kann nicht ohne Weiteres durchsucht werden – Biè versuchen Sie deshalb immer PDFs direkt aus Word-‐Dokumenten zu erstellen

•  Biè stellen Sie bei Ordnungen immer die Lesefassung ein •  Bei externen Dokumenten (wie z.B. Gesetzestexten) am besten

auf die offiziellen Seiten verlinken


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Es gibt verschiedene Wege...

•  Formular aus Scan –  Datei scannen –  Texterkennung durchführen (Werkzeuge -‐> Texterkennung; OCR) –  Formularassistent (Sor6er-‐ und Tab-‐Reihenfolge beachten)

•  Formular aus PDF •  Formular ohne Vorlage


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Bsp. Formular aus Scan


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Bsp. Formular aus Scan


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Probieren Sie...


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BENENNEN VON DATEIEN


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Benennung von Dateien (Mièilungen)

•  Dokumente sind generell im PDF-‐Format einzustellen (kein Word!)

•  Biè stellen Sie keine gescannten Dokumente ein bzw. nutzen Sie bei gescannten Dokumenten die Schrirerkennungsfunk6on von Adobe Acrobat Professionell (Dokument -‐> OCR-‐Texterkennung oder Anzeige -‐> Werkzeuge -‐> Texterkennung)


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Benennung von Dateien (Mièilungen)

•  Aussagekrärige & einheitliche Benennung von pdf-‐Dokumenten •  Kein Datum bei Formularen, aber Beschrirung der Dateien wann

letzte Aktualisierung erfolgte (wird im jeweiligen Seitenelement, z.B. ‚automa6sche Liste‘ im Reiter ‚Dateilinks‘ im Feld ‚Beschreibungen‘ eingetragen)

Bsp. •  Rektoratsmièilung_2012-‐nummer_6tel •  Dezernatsmièilung_DPH_2012-‐01_6tel •  UniRZ-‐Mièilung_6tel •  Dienstvereinbarung_6tel


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Bsp. Mièilungen (Frontendansicht)


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Bsp. Mièilungen (Backendansicht)


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Benennung von Dateien (Ordnungen)

•  Biè versuchen Sie immer die Lesefassung der Ordnung einzustellen •  Ordnungen sowie Anlagen und Änderungen biè nach folgendem

Schema benennen: –  Ordnung_[Bezug]_[Jahr des Inkrartretens] _[(Kurz-‐)Titel]-‐[event. Zusatz].pdf

•  Biè achten Sie darauf keine Umlaute zu verwenden bzw. diese anzupassen (Ä=Ae; Ü=Ue; Ö=Oe)

•  In den Seiteneinstellungen im Reiter „Dateilinks“ können Sie zusätzlich eine Beschreibung angeben

Bsp. •  Ordnung_Parken_2007_Parkordnung.pdf •  Ordnung_Parken_2010_Parkordnung-‐Anlage_3.pdf •  Ordnung_Parken_2012_Parkordnung-‐Erste_Aenderung.pdf


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Benennung von Dateien (Ordnungen)

Achten Sie bitte auf eine aussagekräftige Benennung, wenn Sie Beschriftungen einfügen

Backend-Ansicht

Frontend-Ansicht

Hinweis: •  Weitere Informationen zur Verwendung von Dateiverweisen unter:

http://www.tu-ilmenau.de/typo3hilfe/inhaltselemente/downloads/


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ORDNERSTRUKTUR & DOKUMENTE Hochladen und Einbinden von Dokumenten im TYPO3


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Ordnerstruktur

•  Inhalte des Intranets (geschützt) liegen im Ordner „Secure“ im Backend (z.B. Verwaltungsmièilungen, Formulare etc.)

•  Die Ordnerstruktur folgt Ihrer Seitenstruktur (biè unbedingt beim Anlegen neuer Ordner und Befüllen beachten!)

FE* BE* Legende: •  FE = Frontend (Ansicht der eigentlichen Website im Browser für Besucher, keine

Bearbeitung der Inhalte möglich) •  BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und

Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)


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Neuen Ordner (Verzeichnis) anlegen

Hinweis: •  Zuvor den richtigen übergeordneten Ordner festlegen!


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Hinzufügen von Unterlagen (Backend Ordnerstruktur) Media-Ordner � bleibt leer!

Public-Ordner = öffentlich � Vorsicht!

Secure-Ordner = geschützt � hier kommen sämtliche Inhalte hinein


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Hinzufügen von Unterlagen (Backend Detail Ordnerstruktur) Liste der bereits vorhandenen Dokumente im Ordner „Parken“

Klicken Sie in der Dateiansicht unter Medien zunächst auf den gewünschten Ordner (hier: Parken)


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Hinzufügen von Unterlagen (Backend Dateien hochladen) Klicken Sie den Reiter „Hochladen“ an, um neue Dateien hinzuzufügen


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Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess-‐Seite) Um nun eine hochgeladene Datei einzubinden, gehen Sie wieder auf die Seiten-Ansicht unter Web. Wenn Sie beispielsweise Formulare unter den Quick-Links einbinden möchten, dann gehen Sie bitte so vor: •  Gehen Sie auf Ihre Prozess-Seite (z.B. Parken)


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Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess-‐Seite) •  Klicken Sie auf Ihrer Prozess-Seite im rechten Fenster unter „Rechter

Inhalt“ bitte „Quick Downloads“ an (den kleinen Stift)


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Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess-‐Seite) •  Dann erhalten Sie die Ansicht links •  Bitte klicken Sie auf den Reiter „Text“, um zur Ansicht rechts zu kommen


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Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess-‐Seite)

•  Hier können Sie nun wie gewohnt, Ihre Dateien als Links (manuell) einbinden


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Hinzufügen von Unterlagen (Einbinden auf Prozess-‐Seite) WICHTIG: Bitte binden Sie die Dateien nur in Textelementen manuell ein, NIEMALS im Element Dateilinks, da sonst kein Zugriffsschutz gewährleistet ist!

Vorsicht: FALSCH RICHTIG (manuelle Liste) RICHTIG (automatische Liste)


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Datum: 13.08.13

Hinzufügen von Unterlagen (Backendansicht) •  Bei den Formularen und Unterlagen ist es ähnlich: entweder Sie erstellen

wie eben eine manuelle Download-Liste oder eine automatische Liste (siehe Screenshot)

•  Weitere Informationen hierzu unter: http://www.tu-ilmenau.de/typo3hilfe/inhaltselemente/downloads/

Hier kann zusätzlich eine Beschreibung eingegeben werden – „Enter“ drücken, um die nächste Beschreibung einzugeben


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Datum: 13.08.13

Hinzufügen von Unterlagen (Frontendansicht)

Reiter bzw. Tabs

Datei-Links zu Formularen

Oder so (mit zusätzlichen Infos):


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Datum: 13.08.13

Datei-‐Listen

•  Im Idealfall: automa6sche Liste aus dem jeweiligen Ordner (pro Unterseite = 1 Ordner; eventuell Unterordner für die verschiedenen Tabs anlegen) – siehe: Automa6sche Dateiliste erstellen

•  Oder: Dateien manuell verlinken •  Bei externen Dokumenten (wie z.B. Gesetzestexten) am besten

auf die offiziellen Seiten verlinken


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Datum: 13.08.13

Datei-‐Listen

•  Hinweis: Verwaltungsmièilungen müssen nur in den rich6gen Ordner geladen werden


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Datum: 13.08.13

Ersetzen von Dateien

•  Hin und wieder kann es vorkommen, dass Dokumente, wie z.B. Formulare, Dienstanweisungen o.ä. ihre Gül6gkeit verlieren und durch ein neues Dokument ersetzt werden müssen.

•  Damit die Menge an Dokumenten im Backend überschaubar bleibt, ist es sinnvoll, alte Dokumente zu ersetzen. Außerdem ersparen Sie sich damit, dass Sie (oder andere Redakteure, die dieses Dokument eingebunden haben) die Dokumente neu verlinken müssen.

•  Biè prüfen Sie also vorher, ob es nö6g ist, ein Dokument zusätzlich zu den bereits vorhandenen hochzuladen oder ob durch das neue Dokument ein altes ungül6g wird.

•  Biè benennen Sie das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekrärig (Folie 24), da der Dateiname komple` überschrieben wird.

•  Auf der nächsten Seite ist beschrieben, wie Sie vorgehen müssen, um Dokumente zu ersetzen.


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Datum: 13.08.13

Ersetzen von Dateien

Wechseln Sie im Backend zuerst in den Mediabereich


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Datum: 13.08.13

Ersetzen von Dateien •  Suchen Sie dort den Ordner, in dem Sie die zu ersetzende („alte“) Datei abgelegt

haben (die Ordnerstruktur im Mediabereich folgt generell der Seitenstruktur) •  Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie dort auf das „Datei ersetzen“-

Symbol.


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Datum: 13.08.13

Ersetzen von Dateien •  Anschließend öffnet sich dieses Fenster. •  Klicken Sie auf „Durchsuchen...“ und wählen Sie die neue Datei auf Ihrem Rechner

aus. •  Als letztes müssen Sie nur noch den „Hochladen“-Button betätigen.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekräftig zu benennen! è Folie 24


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Datum: 13.08.13

ERSTELLEN DER QUICK LINKS


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Datum: 13.08.13

Quick Links (Frontendansicht)

•  Zweck & Funk6onsweise (siehe TYPO3-‐Hilfe -‐ URL: h`p://www.tu-‐ilmenau.de/en/typo3hilfe/inhaltselemente/quicklinks/)

•  List mit Schlagworten für Ihre Prozesse erarbeiten


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Quick Links (Backendansicht)


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Datum: 13.08.13

EINBINDEN VON FOTOS IN DEN MEDIABEREICH


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Fotos im Intranet


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Fotos im Intranet


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Fotos im Intranet

•  Biè Bildideen zuarbeiten (Tabelle, s. Bsp.) oder eigene Fotos (Rechte beachten)

•  Biè berücksich6gen Sie dabei das Format •  (Größe: 381 x 131 px) •  Sie müssen die Bilder nicht selbst einbauen, wir übernehmen

das! •  Weitere Informa6onen finden Sie in der TYPO3-‐Hilfe:

h`p://www.tu-‐ilmenau.de/typo3hilfe/gestaltung/


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Datum: 13.08.13

Bsp. Tabelle mit Bildideen


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Datum: 13.08.13

Wo finde ich die Seiten-‐ID? (Frontend)

Hier Klicken


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Datum: 13.08.13

Wo finde ich die Seiten-‐ID? (Frontend)


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To Do‘s

•  Eigene Dokumente durchschauen und „ausmisten“ bzw. Fehlendes hinzufügen

•  Formulare überarbeiten •  Ordnungen in Leseversion einstellen •  Tabelle mit Bildideen für Ihre Intranet-‐Seiten •  Liste mit Quick Links


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Datum: 13.08.13

Bei Fragen wenden Sie sich an:

VIELEN DANK FÜR IHRE

AUFMERKSAMKEIT!!

Technische Fragen: •  Petra Neumann (Mail:

[email protected] | Tel. 2643) oder:

Inhaltliche Fragen/Beratung: •  Marie-Luise Recknagel (Mail:

[email protected] | Tel: 4698)

Date post:	25-Oct-2019
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