Zukunft Wissensbewahrung -mit Innovation und Tradition

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Wissen muss frei sein!

- Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing –Vortrag auf der i-KNOW am 08.09.2011

Erbe

Hinter-lassen-schaften

NachfolgerExperte

i-Know 2011Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

3. Die Methode Expert Debriefing und die

Wissen muss frei sein!

3. Die Methode Expert Debriefing und die Erfahrungen bei Schaeffler

4. Ausblick

5. Fragen und Diskussion

Zukunft Wissensbewahrung Seite 2

Annette Hußnetter

� Studium der Betriebswirtschaftslehre (FH), Schwerpunkt Personal/ Logistik

� in 2006 Berufseinstieg in die Schaeffler Gruppe

� 4 Jahre Tätigkeit in der Personalentwicklung der Schaeffler Gruppe (hier u.a. verantwortlich für die Themen: Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch, Vorgesetzten-Beurteilung, Trainingsorganisation)

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Vorgesetzten-Beurteilung, Trainingsorganisation)

� seit ca. 1 Jahr im Wissensmanagement der Schaeffler Gruppe tätig und hier zuständig für die Methode Expert Debriefing (Prozessverantwortung, Betreuung der deutschen Standorte)

www.xing.com/profile/Annette_Hussnetter

Zukunft Wissensbewahrung Seite 3

Globale Kundennähe bei Schaeffler Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte

Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2010) 180 Standorteweltweit: ca. 70.000 weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern

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Werke Vertrieb

FAG

INA

LuK

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Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur

Schaeffler Automotive

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Aerospace

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Wissen muss frei sein!

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Superprecision

Kupplungs-systeme

Getriebe-Technologien

Ersatzteile und

Services fürWerkstättenund Handel

Motoren-elemente

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Ketten-triebe

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Regionen/Länder

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Bahn

Kugellager

Nadellager

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Pendellager

Zylinderrollen-lager

Linear-technologie

Ersatzteile

Service

Über-wachungs-konzepte

Aufbereitung

Fahrwerk-anwen-dungen

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Schaeffler Automotive (INA, FAG, LuK)Produktpalette

Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 6

Schaeffler Industrie (INA, FAG)Umfassendes Produktprogramm

Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 7

Marc Nitschke

� Wirtschaftsinformatiker und Biologe

� Systemischer Organisationsberater

� seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung

� zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen Funktionen und Führungspositionen tätig(zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate Executive Development bei der METRO AG)

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https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil)

http://twitter.com/MoNitschke (Tweet)

http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog)

Executive Development bei der METRO AG)

� Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM)

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Cogneon – Mission, Team, Standorte

�Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender Organisation

� Team

� Simon Dückert

�Marc Nitschke

�Marc Holfelder

� Benedikt Scheerer

� Karlheinz Pape

� Katharina Kley

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�Marc Holfelder

� Jochen Frühauf

� Standorte

�Nürnberg (Zukunftszentrum Wissensmanagement)

�Düsseldorf

� Erlangen

Unsere Firmengeschichte:http://www.cogneon.de/node/2559

� Katharina Kley (Praktikantin)

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i-Know 2011Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

Wissen muss frei sein!

Methode Expert Debriefing

3. Die Methode Expert Debriefing und die Erfahrungen bei Schaeffler

4. Ausblick

5. Fragen und Diskussion

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Megatrend Wissensgesellschaft –Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt

Knowledge worker

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Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008), für Deutschland bestätigt durch BIBB

Blue collar worker

White collar worker

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Einflussfaktor 1: Demografischer Wandel

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Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)

DemografischePyramideÖsterreich 2050

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Quelle: http://www.freiraum-europa.org/index.php?menuid=86 abgerufen am 07.09.2011

Einflussfaktor 2: Fachkräftemangel

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Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)

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Einflussfaktor 3: Fluktuation

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Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)

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Kurze Geschichte des Expert Debriefings

� 1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus Wissensdokumentation bei der Audi AG

� Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing Prozesses“ für Einzelexperten

� 2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises Wissensmanager des Jahres)

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Wissensmanager des Jahres)

� 2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung mit Wiki und Wissensgemeinschaften

� Ausblick ab 2011

� Expert Debriefing Benchmark Gruppe (am 29.06.2011 gestartet)

� Ergänzung um Methoden des persönlichen Wissensmanagements

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Kontext des Expert Debriefings

Aufgaben und Hilfsmittel

Moderator

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Wissen muss frei sein!

Hinterlassenschaften

NachfolgerExperte

Müll oder Erbe?

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Aufgaben und Aufwände des Moderators

VorgesprächPersönliche Wissens- Maßnahmen Feedback Maßnahmen Reflektion

Persönliche Wissenslandkarte

(pWLK) Maßnahmenplan

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Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN)

Zeit

Vorgesprächführen

Wissens-landkarteaufbauen

Maßnahmenableiten

Feedbackeinholen

Maßnahmenbegleiten

Reflektionmoderieren

+

Normalfall: ca. 3-6 Monate

2h 3-4h 3h 1,5h+ 0-56h 2h

Werkzeugkasten

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Version 2.1

Die pWLK ist die Basis für die Wissenstransfer-maßnahmen

Arbeitshistoire

Rollen/ Aufgaben

Maßnahmenplan

Wissen muss frei sein!

Rollen/ Aufgaben

Wissensgebiete

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Werkzeugkasten für Expert Debriefing

� Dialog

� moderiertes Übergabegespräch

� Persönliches Wiki

� Soziales Netzwerk Diagramm

� Flipcast

� Podcast� Ansprechpartnerbesuch

� Kooperatives Arbeiten

Wissen muss frei sein!

� Podcast

� Screencast

� Wissensfloater

� Wissenslandkarte

� Schulungen

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� Kooperatives Arbeiten

� Aufgabenbeschreibung

� Dokumentenbibliothek

� Erfahrungsgeschichte

� Frequently Asked Questions

Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren –Beziehungskapital sichern

Die Visualisierung interner und externer Netzwerke sichert das Beziehungs-kapital des Experten.

Die Einarbeitungszeit

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Die Einarbeitungszeit verkürzt sich durch die visuelle Unterstützung.

Max Muster

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Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn …

� der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll.

� der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen.

� keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist.

� Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen.

� Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen.

� es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt.

Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 21

Expert Debriefing funktioniert, wenn …

� der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird.� der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des Auftrags-

gebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden kann.� Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden.� der Experte durch Wertschätzung motiviert wird.� mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen

werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird.� die Selbstorganisation der Transfertandems über einen

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� die Selbstorganisation der Transfertandems über einen „kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen Reviews unterliegt.

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i-Know 2011Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

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Methode Expert Debriefing

3. Die Methode Expert Debriefing und die Erfahrungen bei Schaeffler

4. Ausblick

5. Fragen und Diskussion

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Expert Debriefing bei SchaefflerDer Wert der Berufserfahrung

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13 425 Berufsjahre bei FAG

Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf 50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer.

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Expert Debriefing bei SchaefflerÜberblick über die Methode

Zielsetzung: Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die- in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt)- aus dem Unternehmen austreten - intern die Stelle wechseln - vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen)

Methode: - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n)- Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs, Daumenregelsammlungen und Videos

Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem

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Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem Wissen

- von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet- Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus

Dauer: - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre)- auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.:� die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel� die Wissensmenge� die Aufgabenbreite

Status: - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings- seit 2007 laufender Prozess

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laufender Prozess

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Expert Debriefing bei SchaefflerGenereller Ablauf/ Schritte

360°-Gespräche führen

Vorgesprächführen

Jobmapaufbauen

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1 2 3 4 5 6 … n

Wissensbewahrungs-Maßnahmen durchführen

FeedbackWissensbasis

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Expert Debriefing bei SchaefflerErfahrungen aus 6 Jahren Anwendung

1. Identifizierung von Experten� Mögliche Erkennungsmerkmale eines Experten

� Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten (Einbindung der Methode in Personalstrukturen und -prozesse)

2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings� Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt

� Erfolgsfaktoren:

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� Erfolgsfaktoren:

- Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers (� erhöht Effektivität durch den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten Wissensinhalte)

- Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens

- Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten (� Sicherung der Rahmenbedingungen)

- Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings (� Strukturierung)

- Durchführung der 360°-Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig: Benennung der Ansprechpartner durch den Experten)

- keine interne Verrechnung der Dienstleistung

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Expert Debriefing bei SchaefflerMögliche Erkennungsmerkmale eines Experten

� Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger).

� Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die "richtigen Entscheidungen".

� Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc) oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des Unternehmens).

� Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet

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� Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet genannt.

� Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus, d.h. er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang undnicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann.

� Allgemein: Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder Generalist sein.

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Expert Debriefing bei SchaefflerÜberblick integrierte Personalentwicklung

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FührungslaufbahnFührungslaufbahnAusbildungAusbildung

DirekteinstiegDirekteinstieg

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ProjektlaufbahnProjektlaufbahn

FachlaufbahnFachlaufbahn

M a n a g e m

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Mitarbeiterentwicklung

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Coaching

Führungsbarometer

Talentmanagement

Vorgesetzten-Konferenz

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Personal-auswahl

Expert Debriefing

Expert Debriefing

DirekteinstiegDirekteinstieg

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Einarbeitung und MitarbeiterentwicklungManagement- und Nachwuchskräfteentwicklung

Einarbeitung und MitarbeiterentwicklungManagement- und Nachwuchskräfteentwicklung

Talente Pools

Teamentwicklung

Talente Pools

Teamentwicklung

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Expert Debriefing bei SchaefflerAuswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR

Geschäftsleitung Personal:

regelmäßige Rücksprachen

Austausch

Einbettung der Methode in den integrierten

Personalentwicklungs-prozess

Vorgesetzte in den Fachbereichen

Die Vorgesetzten melden an Ihren zuständigen Personalreferenten und/ oder das Wissensmanagement, wenn es Experten/ Wissensträger

Operatives Personalmanagement

Die Personalreferenten sind für die Fachbereiche die Ansprechpartner bzgl. Personalthemen. Sie melden, in

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Rückmeldung von Mitarbeitern für

Expert Debriefings

regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht+

bei akutem Bedarf

wenn es Experten/ Wissensträger unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in absehbarer Zeit austreten werden.

Versenden einer Informationsmail 1x jährlich (vor der MEG-Phase) an alle Vorgesetzten in Deutschland, um sie für die Thematik zu sensibilisieren.

Austausch

Absprache mit den Vorgesetzten, die für ein Expert Debriefing einzuplanenden Mitarbeiter.

WissensmanagementEinplanung der einzelnen Experten im Expert Debriefing Kalender und Durchführung der Methode nach Dringlichkeit/ Priorität.

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i-Know 2011Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

Wissen muss frei sein!

Methode Expert Debriefing

3. Die Methode Expert Debriefing und die Erfahrungen bei Schaeffler

4. Ausblick

5. Fragen und Diskussion

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Expert Debriefing bei SchaefflerAusblick

a. Zunehmend hohe Nachfrage in Deutschland � zeigt Relevanz der Wissenssicherung für das Unternehmen auf

� verdeutlicht den vorhandenen Bedarf für eine Unterstützung der Vorgesetzten zum Thema Wissenssicherung

b. Verstärkte Anfrage bei ausländischen Mitarbeitern� mit Durchführung in Deutschland

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� mit Durchführung in Deutschland

c. Einführung der Methode in den ausländischen Standorten (in Abhängigkeit der jeweiligen Altersstrukturen)� Einführung in den USA vor 3 Jahren

� Einführung in mindestens einem weiteren Land geplant

Zukunft Wissensbewahrung Seite 32

Die pWLK kann in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus eingebunden werdenund unterstützt dabei die Optimierung der Geschäftsprozesse.

Persönliche Wissenslandkarte (pWLK) im Mitarbeiterlebenszyklus

Beginn

Erstellung des Einarbeitungs-plans und Festlegung der Übernahmekriterien

Know-How Darstellung und Festlegung von Weiterbildungs-maßnahmen

Strukturierte Übergabe des Wissens, wenn Wissens-träger die Stelle oder das Unternehmen verlassen.

Einsatz /Auswahl Probezeit Arbeitsunter-

Wissen muss frei sein!

Ende

Erstellung der Stellen-ausschreibung und Festlegung der Auswahl-kriterien

Beginn

Festlegung von Aufgabenfeldern und Unterstützung von Kompetenzbeurteilungen in Mitarbeitergesprächen

Minimierung des Wissensverlust-risikos bei temporären oder unvorhergesehenen Arbeitsunter-brechungen (z.B. Elternzeit, Krankheit, Tod)

Staffing*

Performance Management*

Training andDevelopment*

Communication & Coordination*

* Referenziert auf das People-CMM Level 2 – Managed

Einsatz /Beurteilung

Auswahl Probezeit Entwicklung Arbeitsunter-brechung

Trennung/Verrentung

Zukunft Wissensbewahrung Seite 33

Wissen muss frei sein!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Haben Sie Fragen?

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Kontakt

Annette HußnetterSchaeffler Technologies GmbH & Co.KGZentrales WissensmanagementAnnette.Hussnetter@schaeffler.com+49 9132 82-6084

Wissen muss frei sein!

Marc NitschkeCogneon GmbHmarc.nitschke@cogneon.de+49 2152 555 6624

Zukunft Wissensbewahrung Seite 35