HERMES 5 und die projektorientierte Organsiation – ein ... · Projektorganisation dominiert...

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HERMES 5 und die projektorientierte Organisation – ein Traumpaar?

Dr. Peter Duwe, CSP, HERMES-de-Suisse 4. Juli 2017

2für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx

Wer bin ich?

Dr. Peter DuweSenior Berater / Projektleiter bei CSP AG in St. GallenJahrgang 1966, verheiratet, 3 KinderDipl.-Phys. (Univ.), Dr. rer. Nat.Projektmanagement-Profi seit 1995,zertifizierter Projektleiter IPMA Level Bund Hermes 5 AdvancedOrganisations- & Informatikprojektein öffentlicher Verwaltung und IndustriePM-Ausbildungen in Unternehmen und an HochschulenHobbies: Familie, Aikido & Iaido, Bergsport, Fahrradreisen

http://www.csp-ag.ch/

http://www.aikidospeicher.ch/


CSP über uns

Aktiengesellschaft seit 1998

24 Beratende / Projektleitende

Standorte St. Gallen, Bern und Zürich

Über 250 Personal-Jahre Projekterfahrung

Hohes Ausbildungsniveau

Interne Branchenteams mit Innovationsaufträgen

Zahlreiche Mitgliedschaften u.a.


Unsere Dienstleistungen

Wir unterstützen unsere Kunden von den ersten strategischen Ideen bis zur erfolgreichen Umsetzung im operativen Geschäft mit wirkungsvoller Beratung und zielorientierter Projektleitung.

PerformanceProjektmanagementÖffentliche Beschaffungen & Requirements-EngineeringResilienz & Sicherheit

AlignmentStrategie- & Projekt-ControllingProjektportfolio- & Programm-ManagementService-Management & Sourcing

Business TransformationStrategieInnovationDigitalisierung


Projektorientierte Organisationen nutzen Projekte dann, wenn sie am besten geeignet sind!

Die projektorientierte Organisation entwickelt und liefert den größten Teil ihrer aktuellen oder zukünftigen Wertschöpfung in einer temporären Organisationsform „Projekt“ oder „Programm“.

Kennzeichen und Merkmale projektorientierter Unternehmen: Management by Projects als angemessene Wahl der Organisationsform zur Durchführung von Geschäftsprozessen ist strategische Vorgabetraditionelle Linienorganisation sehr schwach ausgeprägt Projektorganisation dominiert Umsatz kann sehr starken Schwankungen unterliegen. Extrembeispiel Werften.Keine vorgezeichneten (Linien-) Karrierewege für die AngestelltenRessourcenpools oder interne Dienstleister statt Unternehmens-abteilungen oder Business Units.Unternehmen sind sehr klein oder sehr gross, mit weitgehend selbstständig arbeitenden Organisationseinheiten. Zusammenarbeit findet projektbezogen statt.

www.projektmagazin.de

Gemünden & Lehner, 2015


Welchen Beitrag kann HERMES 5 zur Projektorientierung leisten?

Strategie

Kultur

Projekt-orientierte

Organisation

Struktur


Struktur von HERMES 5.1

Quelle: HERMES 5.1 Referenzhandbuch


Sichten auf das Projekt machen den «Fremd-körper Projekt» in der Organisation handhabbar

Sicht des zeitlichen AblaufsWas wird wann erarbeitetWelche Entscheide liegen wann anWann ist das Projekt abge-schlossen

Sicht der PartnerWelcher Partner besetzt typisch welche RollenFür welche Aufgaben verant-wortlichAn welchen Ergebnissen beteiligt

Sicht der HierarchieWelche Entscheide sind auf welcher Ebene angesiedeltWelche Ergebnisse fallen auf welcher Ebene anWelcher Ebene sind die Rollen zugeordnet


Management by Projects muss mit geeigneten Strukturen und einer passenden Kultur einhergehen

Projekt-orientierte

Organisation

Strategie: Management byProjects als angemessene

Wahl der Organisationsformzur Durchführung vonGeschäftsprozessen

Kultur: Projektorientierte Kultur mit passenden Werten (Umgang mit Unsicherheit,

Machtdistanz, …)

Struktur: Temporäre Projekte ergänzen permanente

Strukturen; PPM als zentraler Führungsprozess

Nach Gareis, 2006, und Huemann, 2015


Strategie: Management by Projects ist darauf aus-gerichtet, andere Führungsmodelle zu ergänzen

Anwendung systematischen Projektmanagements mit unternehmensweiten Standardsflache Hierarchien mit wechselnden (!) Rollendefinierte Laufbahn für ProjektleiterErgebnisorientierung mit quantitativer Überprüfung (Management by Results)Kundenorientierung (Total Customer Orientation)interdisziplinäre Zusammenarbeitprojektorientierte Buchhaltung

Spezifische Organisationseinheiten im MbP gemäss ICB:ProgrammleitungLenkungsausschusszentrales ControllingProjektbüro, Direktion für ProjekteKonferenz der Projektmanager

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Befund: HERMES unterstütztdies teilweise

Zu den Wesensmerkmalen des Managements by Projects zählen:


Struktur: «Duales Betriebssystem» als Struktur einer projektorientierten Organisation

John P. Kotter: Accelerate

Permanente Strukturen,«Linie» Sicherheit

Temporäre Strukturen,Projekte & Programme Flexibilität

HERMES eignet sich, um in einer starken Linie mit klaren Hierarchien Raum für temporäre Strukturen zu schaffen und diese für die Linie verständlich und «steuerbar» zu machen.

HERMES Sichten


Eine projektorientierte Kultur ist teamorientiert, intrinsisch motiviert und offen für Unsicherheit

Kulturdimension nach Hofstede

Projektorientierte Kultur

Linienkultur

Nachgiebigkeit (vs.Beherrschung, IVR)

Hoch Gering bis Mittel

Langfrist-Orientierung Mittel HochMaskulinität (vs. Femininität, MAS)

Mittel bis Hoch Mittel

Unsicherheits-Vermeidung (UAI)

Gering Hoch

Individualismus (IDV) Gering bis Mittel Mittel bis HochMachtdistanz (PDI) Gering bis Mittel Mittel bis Hoch

HERMES kann durch Strukturen und Vorgaben helfen, eine Projektkultur für eine stark hierarchische Linienkultur verträglich zu machen.

Strategie-Ausr.

SichtenVorgaben

SichtenVorgaben


Der APM Guide to Governance postuliert vier Kern-Komponenten für eine projektorientierte Organisation

Portfolio DirektionAusrichtung aller Projekte an denstrategischen Ziele, wirkungsvolleEinbindung PPM in Unternehmens-prozesse

Project SponsorshipProjektsponsoren und Projektleiter sindin der Organisation einflussreich, undsie interagieren wirksam

Project Management CapabilityAlle Projekte professionell und mithoher Erfolgswahrscheinlichkeit auf-gesetzt

Disclosure and ReportingProjekte berichten aussagekräftig; Offene und transparente Kommuni-kation, Vertrauenskultur

Association for Project Management: Directing change. A guide to governance of project management. 2nd ed2011


Die HERMES Definition zur Projekt-Governance bleibt vage

Projekt-Governance ist ein Teil der Unternehmens-Governance. Die Kennzeichen guter Projekt-Governance sind:

funktionsfähige Projektsteuerung und -führung Berücksichtigung der Stakeholder-Interessen Zusammenarbeit von Projektorganisation und Stammorganisation Abstimmung der Projektziele mit Strategien und Zielen der Stammorganisation Transparenz in der Projektkommunikation Nachvollziehbarkeit der Projektdurchführung angemessener Umgang mit Risiken effizienter und nachhaltiger Mitteleinsatz

Aus <http://www.hermes.admin.ch/onlinepublikation/index.xhtml?element=supportingmaterial_hinweis_governance.html>

http://www.hermes.admin.ch/onlinepublikation/index.xhtml?element=supportingmaterial_hinweis_governance.html


Portfolio Direction –Projektportfoliomanagement

Darum geht es:Ausrichtung aller Projekte an der UnternehmensstrategieGezielte Projektauswahl treffenBewusste Steuerung des Port-folios im Rahmen der Möglich-keiten der OrganisationStandards für das Management der Einzelprojekte durchsetzenWirtschaftlicher Ressourcen-einsatz sicherstellenSupport für Projekte

Das bringt HERMES:Rechtfertigung des Projekts durch Studie / Business CaseGenerische Berücksichtigung von Vorgaben der LeitungGenerische Berücksichtigung von Vorgaben eines Kompetenz-zentrums PM / PMOSehr vage Aussage zur Aus-richtung der Projekte an Zielen und Strategie des Unternehmens

HERMES trifft keine Aussagen über das PPM. Die sehr gene-rische Nennung der Vorgabe-stellen verschleiert den immensen Aufwand bei der konkreten Implementierung von HERMES.


Project Sponsorship

Darum geht es:Klar benannte AuftraggeberKlare Rollenbeschreibung mit definierter VerantwortungVereinbarter, wirksamer SteuerungsprozessSicherstellung eines ausreichen-den Management Commitmentund Vertretung des Projekts in der Stammorganisation

Das bringt HERMES:Klar benannter AuftraggeberKlare Rollenbeschreibung mit definierter VerantwortungVereinbarter, wirksamer SteuerungsprozessEinbindung der Stakeholder

Project Sponsorship ist durch HERMES sehr gut abgebildet.


Project Management Capability –Projektmanagement Kompetenzen

Darum geht es:Projektteams sind befähigt, Projektergebnisse zu erreichenWirksame Kontrollpunkte im zeitlichen Ablauf sind definiertAusbildung der PM FachpersonenKontinuierliche Verbesserung der PM FähigkeitenPM, PPM und Governance Rollen klar definiert und mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattetDelegationsprinzip passend angewendet

Das bringt HERMES:Hierarchie-SichtPartner-SichtSicht des zeitlichen Ablaufs Szenarien, Module, Rollen, Aufgaben, Ergebnisse

HERMES befähigt die Akteure zu einem systematischen, standar-disierten PM. Es gibt ihnen jedoch keine konkreten Werk-zeuge und Methoden an die Hand. Die Einbindung in die Stammorganisation ist nur skizziert.


Disclosure and Reporting –Vertraulichkeit und Berichtswesen

Darum geht es:Aussagekräftiges Projekt-reporting unterstützt Entschei-dungsprozesse wirksamOrientierung an kritischen ErfolgsfaktorenKultur der offenen Kommuni-kationUmfassende Information der interessierten ParteienÜbergreifendes Qualitäts- und Risikomanagement für alle Projekte

Das bringt HERMES:Rahmenbedingungen und Vorgaben für Reporting und BerichtswesenTemplatesRolle Qualitäts- und Risiko-manager

HERMES formuliert ein wirk-sames Berichtswesen in der Projektorganisation und benennt den Kommunikationsbedarf in die Stammorganisation. Eine Kultur der offenen Kommuni-kation wird nicht adressiert.


Die Betrachtung der Entwicklungsperspektive zeigt ein ähnliches Bild

=Kultur

Lehner 2018

Strategie


Praxisbeispiel: HERMES kann Organisationen auf dem Weg zur Projektorientierung Richtung geben

Steuerung

Lenkungs-Ausschuss

Stammorganisation

Projektorganisation

Führung

Ausführung

Auftraggeber

Projekt-verantwortung

Teilprojektleitung Führungsfunktion

ExternesControlling

ProjektteamProjektteam

Wasserfall Agil

CEOGeschäftsbereichsleitungen

PMO Personal Einkauf Group Accounting Controlling

xxx xxxMuss-Rolle Kann-Rolle


Fazit: HERMES unterstützt die projektorientierte Organisation - ein Traumpaar sind sie aber nicht

Eine Organisation, die HERMES 5.1 anwendet, ist noch lange nicht projektorientiert – eine Organisation kann projektorientiert sein ohne HERMES zu kennen

HERMES befähigt die Akteure zu einem strukturierten, standardisierten Management von Einzelprojektenist für alle Organisationen hilfreich durch Sichten (insbes. Hierarchie), Rollen, und Ergebnisorientierung ist speziell für stark hierarchische Organisationen hilfreichweist sehr generisch darauf hin, dass es Verbindungen zu Vorgabestellen und Linienstrukturen geben mussmacht jedoch keine Aussagen über Projektportfolio-Management

Beim Aufbau einer projektorientierten Organisation liegt die Arbeit in der Integration der Methode in den Unternehmenskontext. Der Aufwand hierfür wird regelmässig drastisch unterschätzt.


Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dr. Peter Duwe

Direkt +41 71 231 10 [email protected]

CSP AGTeufener Strasse 5CH-9000 St.GallenTel +41 71 231 10 60www.csp-ag.ch


Reserve


Reporting


Überblick über 5 verschiedene Organisationsformen (1/3)

1) Hierarchische Organisation

Kommunikation von oben nach untenInnovation stagniert Kaum ZusammenarbeitFördert den Erhalt des status quoSinnvoll für lineare Arbeit ohne Eigeninitiative und selbständiges Denken

Quelle: Jacob Morgen, The 5 Types of Organizational Structure, in: Forbes Jul 6, 2015

2) Abgeflachte hierarchische Organisation

Weniger Hierarchiestufen als 1)Zweiseitige Kommunikation und KooperationVoraussetzung sind technolog. Anforderungen bzgl. Verfügbarkeit von InformationenWeit verbreitetes ModellErlaubt Skalierung



Sich selbst führende OrganisationMitarbeiter machen in Selbstregie bei Projekten mitGefahr von informellen HierarchienKaum skalierbar, ab einer gewissen Grösse eines Unternehmens wird Struktur unabdingbar

3) Flache Organisation 4) «Flacharchie»

Zwischen hierarchischer und flacher OrganisationAd-hoc Teams flacher oder strukturierter Art Sehr dynamisch Teams als interner Inkubator für InnovationenEignet sich für kleine und grosse Unternehmen




5) Holokratische Organisation

Verteilte Entscheidungs- und HandlungsmachtStarker TeamfokusMitarbeiter arbeiten in ihren StärkenInformation offen zugänglichFür kleinere und mittlere Unternehmen teilweise geeignet



… und 13 Prinzipien


In einer projektorientierten Organisation ist PPM ein zentraler Management-Prozess

Kernprozesse

Management-Prozesse

Unterstützungs-Prozesse

PPMStrategie

Auftrags-Mgmt.

…

Beschaf-fung Faktura

HR

…

… …

Date post:	20-Jul-2020
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