Handbuch SB2011

Handbuch SB2010Grundsätzlich lässt sich dass Programm auf verschiedene Arten verwenden:

VAR 1 Import Elektronisch Bestellungen alle Elektronisch Nachbestelungen/Retouren Elektronisch

VAR 2 Import Elektronisch Bestellungen Manuell / MLO Elektronisch Nachbestelungen/Retouren Elektronisch

VAR 3 Import Elektronisch Bestellungen Manuell / MLO Elektronisch Nachbestelungen/Retouren Manuell

VAR 4 Import Manuell Bestellungen Manuell Nachbestelungen/Retouren Manuell

Weiter Varianten auf Anfrage

1

In der unlizensierten Version können Sie nur Bestellungen der MLO tätigen. Alle anderen Verlage/Auslieferungen können nicht bestellt werden.

Weiters sind folgende Funktionen deaktiviert:

Ausdrucke von BestellungenVerlags-Übernahme listenunterstütztVerlags-Rückstände Drucken / Rekl.EmailSBNR SucheSchul-Rückstände Speichern Schul-Übersicht

2

๏ Variante 1 (Empfohlen - keine Fehler da das Onlineportal gespiegelt wird.)

Das Programm kann die Daten die Sie von der Schulbuchplattform www.schulbuchaktion.at erhalten verarbeiten. Bei dieser Programmverwendung ist darauf zu Achten, dass alle Ihre Schulen die Bestellungen im Internet richtig geändert und vor allem Bekanntgegeben haben.Sollten Schulen Zahlen geändert haben und nicht neu bekanntgegeben haben erhalten Sie die Bestellungen jener Schulbuchnummern nicht bei denen die Menge nicht bekanntgegeben worden ist und somit die Stückzahl unbestimmt ist.

Sie können die Bevorratung und die Nachbestellungen inkl. Retouren komplett elektronisch verarbeiten.

Sie brauchen dafür nur in regelmäßigen Abständen (Schulbeginn täglich - dann nur mehr...) die koebu.csv vom Onlineportal downloaden und das Schulbuchprogramm starten.

Nachbestellungen ausdrucken (wenn gewünscht) Retouren ausdrucken (wenn gewünscht)

Verlagsbestellungen erzeugen - Elektronisch - alle Verlage - Daten senden

Die Retouren werden dann unter dem Menü vom Zwischenlager,(Retourgemeldete Titel) nach Erhalt ins Eigenlager gebucht.

Somit erhalten Sie immer eine korrekte Übersicht aller gemeldeten Retouren.

http://www.schulbuchaktion.at


3

๏ Variante 2

Sie machen die Bevorratung - import der koebu.csv - eletronisch, und bestellen anschließend bzw. per Mail oder per Ausdruck (Fax/Post)! MLO elektronisch !

Nachbestellungen: Sie brauchen dafür nur in regelmäßigen Abständen (Schulbeginn täglich - dann nur mehr...) die koebu.csv vom Onlineportal downloaden und das Schulbuchprogramm starten.

Nachbestellungen ausdrucken (wenn gewünscht) Retouren ausdrucken (wenn gewünscht)Bestellungen erzeugen - Elektronisch alle Senden

Die Retouren werden dann unter dem Menü „schulbuchaktion.at Retouren“ vom Zwischenlager, (Retourgemeldete Titel) nach Erhalt ins Eigenlager gebucht.

Somit erhalten Sie immer eine korrekte Übersicht aller gemeldeten Retouren.

4

๏ Variante 3

Sie machen die Bevorratung - import der koebu.csv - eletronisch, und bestellen anschließend bzw. per Mail oder per Ausdruck (Fax/Post)! MLO elektronisch !

Nachbestellungen: Sie geben unter dem Menüpunkt „Bestellungen verwalten“ die Schulbücher, welche Ihnen von der Schule telefonisch/Fax/Mail mitgeteilt wurden, manuell ein. Zur Überprüfung Ihrer Eingabe können Sie anschl. in der Bestellverwaltung einen Ausdruck der Eingaben erzeugen.

Retouren: Die Retouren, nach Erhalt, werden im Menüpunkt „Retournahme manuell“ eingetragen. Unter „Ausdruck“ erhalten sie alle eingetragenen Retouren.

Bestellungen erzeugen:... wie bei der Bevorratung (bzw. elektronisch)

Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden - ist kein erneuter Datenimport einer koebu.csv möglich!

ACHTUNG ! Bei dieser Variante gibt es keinen SUPPORT ! Wir übernehmen auch keine Garantie, da hier manuell eingegriffen worden ist!

5

๏ Variante 4

Sie können das Programm so verwenden, dass Sie die Eingaben händisch durchführen. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden legen Sie zuerst die Schulen, und wenn Sie eine Klassen- oder Schulstufensystematik benötigen, auch diese in der Schulverwaltung an. Als nächsten Schritt geben Sie unter „Bestellung verwalten“ die entsprechenden Stückzahlen ein.

ACHTUNG ! Bei dieser Variante gibt es keinen SUPPORT ! Wir übernehmen auch keine Garantie, da hier manuell eingegriffen worden ist!

pdf-Zusatz von Microsoft ist zu installieren.

Access 2000 / XP / 2003 Access 2007 / 2010

!!! inkl. Service Pack 3 (SP3) !!! inkl. Service Pack 2 (SP2)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=de

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=de

6

ACHTUNG: Windows VISTA / Windows 7 als Betriebssystem: Falls nach dem Update der Menüpunkt ‚Zurücknehmen’ sich nicht öffnen lässt liegt dies an einer Sicherheitseinstellung von Vista. Gehen Sie auf ‚Start’ ‚Systemsteuerung’ und Benutzerkonten und schalten Sie die Benutzerkontensteuerung ab.

IE 7 Achtung: Um die Datei "koebu.csv" in gewohnter Weise downloaden zu können ist folgende Einstellung notwendig:1.) unter dem Menüpunkt "Extras / Internetoptionen" ist der Kartenreiter "Sicherheit" auszuwählen.2.) dann auf den Button "Stufe anpassen" klicken.3.) in den Einstellungen unter "Download / Automatische Eingabeaufforderung für „Dateidownloads" den Radiobutton "Aktivieren" auswählen und mit "OK"" bestätigen.4.) Das Fenster "Internetoptionen" mit "OK" schließen.

Damit sollte der Download wie gewohnt funktionieren.

Allgemeines zu SB2010

Das Programm wurde in Microsoft Access XP geschrieben und hat Schnittstellen zu den Office XP Programmen Word und Excel.

Im Programm können Sie die Bestell- und Lieferscheine nur dann bearbeiten, wenn Sie auf Ihrem Rechner WinWord installiert haben, wobei es egal ist, welche Version vorliegt.

Sollten Sie kein Word installiert haben, können Sie die Bestellungen nur ansehen, wenn Sie den Snapshot-Viewer von Microsoft installiert haben.

Unter Windows 98 sollten Sie den Snapshot-Viewer auf alle Fälle installieren.

Weiters sollten Sie als Bildschirmauflösung mindestens 800x600 Pixel haben.

Das Programm lässt sich nicht unter Windows 95 installieren!

(Microsoft hat die Entwicklung und den Support bereits eingestellt, weiters können wir nicht garantieren, dass die Installation unter NT4 funktioniert.) Benutzer von NT4 müssen auf dem Rechner mindestens Service Pack 6 installiert haben und es muss mindestens Internet Explorer 4.01 mit Service Pack 1 vorhanden sein (besser IE 5.1 oder höher).

7

Installation Das Hauptmenü Eigene Firmendaten Programm Registrieren weitere Programmeinstellungen KÖBU/IBU Einstellungen Lieferscheintexte Emailtexte Datenübernahmehistorie Datenimport händisch Daten von einer SB21010 importieren PROGRAMMUPDATE Filialdaten für Lieferscheine Löschen aller Daten Verlagszuordnung aktualisieren Stammdaten vom Vorjahr übernehmenBestell-Schein-ÜberschriftenLieferanschriftenLieferorderZahlungsartenVerlagsverwaltungEigenlagerÜbername der Daten aus dem OnlinesystemErster DatenimportBestellungen aktualisieren (Nachbestellungen/Retouren)Verlagsverwaltung nach Import !SchulverwaltungSchul-ÜberweisungSchulübersichtBestellungen verwalten

Gehen Sie bitte Punkt für Punkt genau durch! Folgen sie den Seiten!Klicken Sie auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis und Sie gelangen zu diesem.Drucken Sie das Handbuch aus, so haben Sie es immer griffbereit.

9 111213141516171819202122232425, 2625, 2725, 2825, 2930 - 323334 - 4041 - 43444546474849, 50

8

BESTELLEN Eigenlagerzuordnung - automatisch Eigenlagerzuordnung - manuell MLO Bevorratungsbestellungen

Ausdruck - Alle Verlage bestellen Ausdruck - Einzelnen Verlag bestellen Ausdruck - Schulweise bestellen

Elektronisch - Alle Verlage bestellen Elektronisch - Einzelnen Verlag bestellen Elektronisch - Schulweise bestellen

Bestellungen ansehenÜbernahmelisten vor Lieferung ausdrucken

Lieferung übernehmenVerlags-Übernahme Listenunterstützt

Lieferscheine klassenweiseLieferscheine schulweiseLieferscheine ansehen

Verlags-Rückständenach SBNR suchenKlassen-RückständeSchul-Rückstände

schulbuchaktion.at RetourenRetournahme manuellSB-RemissionRemissionen ansehen

51 - 745253

55 - 58

5960, 6162 - 64

65 - 6768 - 7071 - 74

7576, 77

78 - 8384, 85

86 - 8889 - 9192, 93

94959697

98 - 100101 - 103104105

Installation

9

➡ Stellen Sie sicher dass Sie alle firmenbezogenen Daten zur Hand haben. Diese Daten sind im Einzelnen: Firmenwortlaut, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und Emailadresse österreichische Verkehrsnummer und wenn Sie Bestellungen elektronisch versenden möchten: Clearingpasswort

➡ Stellen Sei sicher dass Sie die richtigen Zugangsdaten und Passwörter für den Internetzugang zu www.schulbuchaktion.at haben.

➡ Sie sollten über einen Internet Explorer ab Version 5.1 mit den aktuellen Updates verfügen.

➡ Überprüfen ob Sie die Programme Access, Word und Excel von Microsoft auf dem Rechner installiert haben. Es ist von Vorteil, weil Sie dann z.B. Bestellungen und Lieferscheine händisch ändern können.

➡Weiters ist es von Vorteil das Programm Snapview von Microsoft auf dem Rechner installiert zu haben da alle Ausdrucke als Originalkopie in diesem Format abgespeichert werden.

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Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils die richtige Version, passend zu Ihrer Access-Version herunterladen.

Die Information über welche Version Sie verfügen finden Sie, nach dem Sie ihre Access Version gestartet haben im Programmmenü unter �‚‚?�’ und �‚‚Info�’.

Nach dem Sie die Datei SB2010.EXE downgeloadet haben starten Sie bitte die Datei.

Das Installationsverzeichnis C:\SB2010 wird vorgeschlagen.

Klicken Sie hier bitte nun auf <Extrahieren> und nach der erfolgreichen Installations-Meldung �‚‚5 Dateien erfolgreich mit Unzip entpackt�’ auf <OK>.

Um das Installationsprogramm zu beenden klicken Sie auf <Schließen>.

Das Programm finden Sie nun auf C:\SB2010. Am besten Sie legen nun einen Link vom Desktop auf das Programm

Ordnerstruktur:DB-Archiv (erscheint erst nach der ersten Datensicherung)Dokumente (hier werden alle Drucksorten abgelegt)

BestellungenEigenlagerzuordnungenLSRemissionen

Download (hier kommt die koebu.csv hinein - bitte keine anderen Dateien in diesem Ordner abspeichern)Senden (hier erden die Sendefiles abgelegt)

(Auf dem Desktop in einen freien Bereich mit der rechten Maustaste klicken und im folgenden Menü auf 'Neu' und 'Verknüpfung' klicken (linke Maustaste).Hier nun unter „Geben Sie den Speicherort des Elements an:“: 'C:\SB2010\SB2010.mde' eintragen. Danach auf Weiter klicken. Im nächsten Fester können Sie einen beliebigen Programmnamen eintragen, z.B. SB2010 und auf weiter klicken.)

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Das Hauptmenü

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Bitte starten Sie nun das Programm und Sie gelangen ins Hauptmenü. Von hier aus steuern Sie Ihre komplette Schulbuchaktion. Links oben finden Sie die Programmversionsnummer. (wichtig für Updates)Sie erhalten automatisch alle wichtigen Benachrichtigungen von Updates durch Ihre Registrierung bei der Anmeldung und auf www.koebu.at


http://www.koebu.at

http://www.koebu.at

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Als ersten Schritt geben Sie bitte Ihre Firmendaten ein: Klicken Sie hier nun auf <Eigene Firmendaten>Geben Sie hier bitte Ihre Firmenbezeichnung, Anschrift, Tel. und Fax-Nummer ein, diese Eintragungen werden auf allen Formularen, Bestellungen und Lieferscheinen verwendet.Wichtig ist vor allem, dass Sie das Bundesland-Kürzel setzen, da so die richtigen Auslieferungen gesetzt werden. (Das Bundeslandkürzel bezieht sich immer auf die Auslieferungen der katholischen Schulbücher, sprich, geben Sie an zu welcher Diözese Ihr Gebiet gehört; bitte das Bundesland-Kürzel immer setzten, wenn es bereits eingetragen ist einfach auf ein anderes Bundesland setzen und dann das Ihre wählen.)

Fernwartung starten

Datenbank sichern


Hier geben Sie bitte den Freischaltcode ein um das Programm verwenden zu können.

Wählen Sie hier Ihren Programmpreis

Der Programmpreis richtet Sich nach der Umsatzstaffel

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Freischaltcode beantragen: Gehen Sie bitte in den Firmeneinstellungen auf„Programm registrieren“.Es öffnet sich Ihr MS Outlook (andere Mailprogramme werde nicht unterstützt) und es wird ein Registrierungsmail an uns gesendet.

Sie erhalten dann von uns den Freischaltcode.

Sollte es zu einem Fehler bei der Registrierung kommen folgen Sie bitte den Anweisungen.


In der unlizensierten Version können Sie nur Bestellungen der MLO tätigen. Alle anderen Verlage/Auslieferungen können nicht bestellt werden.

Weiters sind folgende Funktionen deaktiviert:

Ausdrucke von BestellungenVerlags-Übernahme listenunterstütztVerlags-Rückstände Drucken / Rekl.EmailSBNR SucheSchul-Rückstände Speichern Total / Speichern KlassenweiseSchul-Übersicht


händische Buchung von Retournahmen aktivieren.

Wenn Sie sich für die Varianten 3 & 4 entschieden haben, müssen Sie hier das Häkchen setzen.

ACHTUNG ! Bei dieser Variante gibt es keinen Support ! Wir übernehmen auch keine Garantie, da hier manuell eingegriffen wird!

Eigenlager löschen - alle Positionen entfernen.

hier werden alle „0“ Postionen i. d. Bestelltabelle gelöscht.

Beim nächsten Import sind diese wieder sichtbar.

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Bitte geben Sie Ihre Verkehrsnummer und Clearingpasswort ein.

Möchten Sie die Bestellungen auf elektronischen Weg absetzten klicken Sie auf <KÖBU / IBU Einstellungen> und geben Sie Ihre österreichische Verkehrsnummer und Ihr Clearingpasswort an.Um Bestellungen elektronisch Versenden zu können benötigen Sie nur einen Internetzugang, da die Bestellübertragung per FTP erfolgt. Die restlichen Einstellungen sind gesperrt und sind für alle Teilnehmer gleich.Um wieder ins Hauptmenü zurückzukehren klicken Sie 2x auf <OK>.


16

Bitte passen Sie die einzelnen Felder Ihrer Bedürfnisse an.


17

Bitte passen Sie die einzelnen Felder Ihrer Bedürfnisse an.


18

Im folgenden Fenster sehen Sie eine Liste mit allen übernommenen koebu.csv Dateien.

Diese sind nach Datum chronologisch sortiert. Um eine Original Übernahme- Datei anzusehen müssen Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste auswählen in dem Sie diesen doppelt anklicken. Voraussetzung für das Betrachten dieser Excel Datei ist eine auf dem Rechner installierte Excel Version.


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Hier öffnet sich ein Dateidialogfenster zur Auswahl der „koebu.csv“ Datei. Wählen Sie hier Ihr entsprechendes Verzeichnis in das Sie diese Datei gespeichert haben und wählen Sie es durch einen Doppelklick aus. (Sie können auch einmal auf die Datei klicken und dann auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken.)

Nach der Übernahme werden die Daten wie gewohnt eingelesen und verarbeitet. Die Originaldatei finden Sie nach der Datenübernahme unter „Datenübernahmehistorie“.


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Unter diesem Menüpunkt werden die Daten von einer bereits vorhandenen SB2010 Version komplett übernommen. Dieser Menüpunkt ist wichtig wenn eine neue Version vorliegt, um mit Ihrem Datenbestand weiterarbeiten zu können. Es werden bei der Übernahme keine Veränderungen an den Daten vorgenommen, sondern nur die neue Version eingelesen.

Um nun die Daten zu übernehmen wählen Sie die entsprechende Version (SB2010.mde, SB2010V1.mde, SB2010V2.mde, SB2010V3.mde, SB2010V5.mde oder SB2010V6.mde bzw. SB2010xx.accde) aus und klicken doppelt darauf. (Sie können auch einmal auf die Datei klicken und dann auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken. Nach der Übernahe der Daten bitte unbedingt das Bundesland erneut auswählen. Siehe Eigene Firmendaten!Je nach Stand des Programms sollten Sie nun den Link des Programmaufrufs entsprechend abändern (Auf das Starticon mit der rechten Mausetaste klicken und den Zielpfad auf die entsprechend neue Version abändern)

Die zweite Möglichkeit besteht darin vorab die alte Datei zu sichern und nach der Datenübernahme die Datei SB2010V1.mde in SB2010.mde umzubenennen. Durch diese Umbenennung sparen Sie sich den Programmaufruf umzuändern, was besondern beim RunTime-Modul vorzuziehen ist.


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Filialnetz? Lieferschein mit Filialadresse.Hinterlegen Sie hier ihre Filialadressen - diese können dann beim Lieferscheindruck berücksichtigt werden.


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Hier stellen Sie das Programm zurück !ES WIRD ALLES GELÖSCHT!

Ausnahme Firmendaten


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Wie wir alle wissen, kommt es immer wieder (bedauerlicher weise) zu Auslieferungswechsel.

Ein Klick auf diesen Button - (Achtung ! Internet muss funktionieren) und alle Verlags und Auslieferungsdaten werden aktualisiert.

Sie sind damit immer aktuell und es kann keine Bestellung zu einer falschen Auslieferung weitergeleitet werden.

Bitte danach das Bundesland in den eigenen Firmendaten neu setzen!


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Sie haben schon letztes Jahr mit unserem Programm gearbeitet - übernehmen Sie alle Einstellungen per Klick.Um nun die Daten zu übernehmen wählen Sie den Ordner SB2009 (SB2009.mde, SB2009V1.mde, SB2009V2.mde) aus und klicken doppelt darauf. (Sie können auch einmal auf die Datei klicken und dann auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken.

Nach der Übernahe der Daten bitte unbedingt das Bundesland erneut auswählen. Siehe Eigene Firmendaten!


25

Unter dem Menüpunkt ‚Bestell-Schein Überschriften’ können Sie noch weitere Überschriften für die Bestellscheine an die Auslieferungen und Verlage eingeben. Sie werden bei jedem Bestellvorgang noch erneut danach gefragt und können diese dann auswählen.

Unter dem Menüpunkt ‚Lieferanschriften’ können Sie noch weitere Anschriften für die Anlieferung der Schulbücher eingeben. Sie werden bei jedem Bestellvorgang noch erneut danach gefragt und können diese dann auswählen.

Ebenso können Sie unter dem Menüpunkt ‚Lieferorder’ noch eigne Lieferwege eintragen, wie zum Beispiel ein exaktes Lieferdatum oder eine eigene Spedition.

Unter dem Menüpunkt ‚Zahlungsarten’ können Sie Ihre Zahlungskonditionen hinterlegen.


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Unter dem Menüpunkt „Bestell-Schein Überschriften“ können Sie noch weitere Überschriften für die Bestellscheine an die Auslieferungen und Verlage eingeben. Sie werden bei jedem Bestellvorgang noch erneut danach gefragt und können diese dann auswählen.

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten möchten klicken Sie auf den jeweiligen Eintag aus, und dieser erscheint daraufhin im Bearbeitungsfeld darunter. Hier können Sie den Eintag verändern. Die aktuelle Eingabe wird automatisch beim Verlassen des Feldes eingetragen. Neue Einträge erstellen Sie durch einen Klick auf den Schalter <NEU>. Es erscheint eine neue Nummer und im Eingabefeld darunter können Sie die entsprechende Benennung eintragen.Die Grundeinstellungen 1-4 können nicht gelöscht, sondern nur umbenannt werden. Diese Standardbriefköpfe haben für den elektronischen Bestellvorgang keine Relevanz.


27

Unter dem Menüpunkt „Lieferanschriften“ können Sie noch weitere Anschriften für die Anlieferung der Schulbücher eingeben. Sie werden bei jedem Bestellvorgang noch erneut danach gefragt und können diese dann auswählen.

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten möchten klicken Sie auf den jeweiligen Eintag aus, und dieser erscheint daraufhin im Bearbeitungsfeld darunter. Hier können Sie den Eintag verändern. Die aktuelle Eingabe wird automatisch beim Verlassen des Feldes eingetragen. Neue Einträge erstellen Sie durch einen Klick auf den Schalter <NEU>. Es erscheint eine neue Nummer und im Eingabefeld darunter können Sie die entsprechende Benennung eintragen. Die Grundeinstellungen 1-3 können nicht gelöscht, sondern nur umbenannt werden.

Hier können Sie die Firmenstammdaten als Lieferanschrift übernehmen.


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Ebenso können Sie unter dem Menüpunkt ‚Lieferorder’ noch eigne Lieferwege eintragen, wie zum Beispiel ein exaktes Lieferdatum oder eine eigene Spedition.

Zustellung oder Abholung!


29

Unter dem Menüpunkt ‚Zahlungsarten’ können Sie Ihre Zahlungskonditionen hinterlegen.


30

In der Verlagsverwaltung können Sie die Stammdaten der Verlage nach Ihren Vorstellungen ändern. In der Verlagsverwaltung sind alle Adressen aller teilnehmenden Verlage und Auslieferungen gespeichert.Die an der Schulbuchaktion teilnehmenden Verlage sind mit der jeweiligen Verlagsnummer und dem jeweiligen Verlagskürzel hinterlegt. Diese können nicht verändert werden. Die Adressen der jeweiligen Verlage stammen von der Wirtschaftskammer und werden von uns jedes Jahr durch eine Briefaussendung im März erneut überprüft. Verlagsauslieferungen die keine Verlagsnummer besitzen werden mit ihrer österreichischen Verkehrsnummer eingetragen.

Im oberen Teil des Fensters können Sie die Verlagsliste gezielt durch eine Eingabe in den Feldern ✴ Kürzel✴ Verlag✴ PLZ✴ Ortdie Listenausgabe einschränken und so einen Verlag leichter finden. Um die Auswahleinschränkung dieser Felder wieder zu löschen und so die komplette Liste wieder angezeigt zu bekommen klicken Sie auf den Schalter „Neue Suche“.


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In der Liste werden die Verlage und Auslieferungen geordnet nach dem Verlagskürzel sortiert angezeigt. Um die Standard-Lieferorder und IBU-Lieferorder schneller eintragen zu können werden diese links unten angezeigt.Um die Adressdaten eines Verlags ändern zu können klicken Sie auf den jeweiligen Verlag in der Liste und klicken danach auf den Schalter �‚‚bearbeiten�’ rechts unten. Ein Doppelklick auf den Eintrag in der Liste hat dieselbe Wirkung.

Oben rechts, können Sie das Feld „nur Verlage mit Bestellungen anzeigen“ auswählen und sehen dann nur noch die Verlage, bei denen auch bestellt wird.(Erst nach dem Datenimport!)

Sie können auch Ihre

Verlage als Excel Liste

ausgeben, bzw. eine

Verlagsliste drucken.


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Kundenummer !

Hier können Sie jetztIhre Kundennummerund die breites getätigten Bestell-Schein ÜberschriftenLieferanschriften undLieferorder verknüpfen,Zahlungskonditionen hinterlegen undAnmerkungen notieren.

In dem Verlagsfenster „Verlag-Detail“ können Sie nun die Stammdaten des Verlags oder Verlagsauslieferung ändern.Wichtig ist vor allen dass Sie hier, wenn Sie keine Verkehsnummer (siehe Firmenstammdaten) eingetragen haben und die Bestellungen per Fax oder Brief an die Auslieferungen und Verlage senden Ihre verlagsbezogene Kundennummer pro Verlag eintragen.Eine Änderung des Verlagskürzels und der Verlagsnummer ist nicht möglich, da sonst die Auslieferungsrelationen pro Bundesland unter Umständen nicht mehr korrekt wären.Die Anpassung der Auslieferungszuordnung stellen Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Eigene Firmendaten“ her.


33

Am besten Sie arbeiten bei der Eingabe der Daten nur mit der Tastatur. Setzen Sie den Cursor in das Feld ‚Schulbuch Nummer:’ und geben Sie die SB-Nummer ein, drücken auf ‚Enter’. Gibt es den Titel in der heurigen Schulbuchaktion noch, dann wird dieser rechts im Fenster angezeigt. Springen Sie zurück ins Feld ‚Schulbuch Nummer’ da ist dieser Titel heuer nicht mehr in der Schulbuchaktion. Wenn Sie sich vertippt haben sollten geben Sie bei der Menge einfach 0 bzw. eine negative Zahl ein. Sie springen danach sofort wieder auf das Feld ‚Schulbuch Nummer’. Sie befinden sich nun im Feld ‚Menge’. Hier geben Sie nun die Menge ein, wie viel Stück Sie noch auf Lager haben und gehen nun ebenfalls auf ‚Enter’. Danach erscheinen der Titel und die Lager-Menge in der Liste darunter.

Das Fenster ‚Eigenlager Verwaltung’ verlassen Sie durch einen klick auf <OK> rechts unten.

Als nächstes sollten Sie Ihre Titel von der letzten Schulbuchaktion ins Eigenlager eintragen.

Titel die im Eigenlager stehen werden beim Bestellvorgang automatisch berücksichtigt und abgezogen.

Klicken Sie bitte im Hauptmenü auf <Eigenlager> und geben Sie nun Ihre Titel mit der Schulbuchnummer und Menge ein.


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Nach dem Sie die Grundeinstellungen des Programms vorgenommen haben,können Sie nun das Programm beenden.

Nun werden wird die Schulbuchdaten von www.schulbuchaktion.at einspielen. koebu .csv


http://www.schulbuchaktion.at/

http://www.schulbuchaktion.at/

IMPORT von www.schulbuchaktion.at

35

Übernahme der Schulbuchdaten von www.schulbuchaktion.at ins SB2010. Starten Sie Ihren Internetexplorer und gehen Sie auf die Internetseite www.schulbuchaktion.at und melden Sie sich an. Gehen Sie nun in der Menüleiste auf ‚Durchführung’ und danach auf ‚KÖBU-Data’.

Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein und melden Sie sich an









36

Gehen Sie weiter zum Menüpunkt „Durchführung“





37

Gehen Sie weiter zum Menüpunkt „KÖBU-DATA“





38

Im nun erscheinenden Fenster brauchen Sie nur mehr auf das klicken, alle restlichen Einstellungen sind bereits richtig eingestellt.

Nach kurzer Zeit, die abhängig von Ihrer Schulanzahl und Titelmenge ist, sollte nun ein Dialog zum Abspeichern einer Datei erscheinen. Achten Sie hier nun darauf, dass der Dateiname ‚koebu.csv’ lautet. Sollte ein anderer Dateiname erscheinen beginnen Sie erneut von vorne. (am besten mit Logout)





39

Im nun erscheinenden Fenster brauchen Sie nur mehr auf das klicken, alle restlichen Einstellungen sind bereits richtig eingestellt.






40


Erscheint beim Dateinamen koebu.csv können Sie nun auf Speichern klicken.

Die Datei enthält alle Bestellungen aller Schulen die bei Ihnen Schulbücher beziehen. Eine genaue Satzbeschreibung erhalten Sie unter www.koebu.net im Bereich Download.

Nach dem Sie auf ‚Speichern’ geklickt haben werden Sie gefragt wohin Sie die Datei Speichern möchten. Gegen Sie hier nun das Verzeichnis C:\SB2010\Download\ an.

Sollten Sie das Programm in ein anderes Verzeichnis installiert haben wählen Sie bitte das entsprechende Verzeichnis und den Unterordner \Download.

Im folgenden Dialogfenster klicken Sie nun auf „Schließen“.

Weiters können Sie nun alle Internetexplorer-Fenster schließen und das SB Programm starten.




http://www.koebu.net

http://www.koebu.net

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Nach dem Starten wird die Datei „koebu.csv“ automatisch erkannt und die Bestellungen eingelesen. Gleichzeitig werden die Schulen und Klassen angelegt.Bei Filialimport bitte die koebu.csv wie folgt abspeichern! koebu.csv; koebu1.scv; koebu2.csv usw...Beim Import werden Sie gefragt, ob sie die folgenden *.csv auch importiern wollen (JA)

WICHTIG !Beim ERSTEN Download können Sie festlegen ob Schulen nur Schulweise übernommen werden sollen, oder ob die Klassenstruktur erhalten bleiben soll. Wenn Sie die Daten Schulweise übernehmen können Sie keine Klassenweise Zuordnung mehr bei den Lieferscheinen und Übersichten ausdrucken.

ERSTER IMPORT


42

Weiters sollten Sie die Schulnamen und Kurznamen Ihren Vorstellungen entsprechend abändern. Beachten Sie jedoch dass der Kurzname eindeutig sein muss und Sie keine Sonderzeichen verwenden. (empf. 4-stellig)

Es darf kein Kurzname ident sein!!

Wenn Sie alles geändert haben „ Übergeben“

Wir fragen Sicherheitshalber noch einmal

ERSTER IMPORT


43

Im nächsten Fenster entscheiden Sie, ob Sie Daten von einer Klasse oder Schule jetzt nicht übernehmen möchten. Dies ist sinnvoll wenn Sie die Schuldaten händisch verändert haben und diese bei einem erneuten Download nicht verändert haben möchten.

bzw. bei abweichenden Filialbestellungen

... den Import abbrechen

oder weiter in der Datenübernahme

Möchten Sie die Liste der Nachbestellungen ausdrucken?

Diese Liste zeigt alle Nachbestellungen an - nach jedem Import

Somit haben Sie eine sofortige Übersicht Ihrer Nachbestellungen

Möchten Sie die Liste der Rückgaben ausdrucken?

Diese Liste zeigt alle Retouren an - nach jedem Import

Titel welche die Schulen zurückgeben wollen.

ERSTER IMPORT


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Nachbestellungen / Retouren elektronisch einspielen - Schulbuchdaten aktualisieren. (ab September)Beenden Sie bitte das Schulbuchprogramm, sofern dieses geöffnet ist.

Laden sie bitte die koebu.csv von www.schulbuchaktion.at ins SB2010 Programm Unterverzeichnis/Download

Starten Sie das Schulbuchprogramm - der Datenimport beginnt.

Im nächsten Fenster entscheiden Sie, ob Sie Daten von einer Klasse oder Schule jetzt nicht übernehmen möchten. Dies ist sinnvoll wenn Sie die Schuldaten händisch verändert haben und diese bei einem erneuten Download nicht verändert haben möchten.

bzw. bei abweichenden Filialbestellungen

... den Import abbrechen

oder weiter in der Datenübernahme

Möchten Sie die Liste der Nachbestellungen ausdrucken?Diese Liste zeigt alle Nachbestellungen an - nach jedem Import Somit haben Sie eine sofortige Übersicht Ihrer Nachbestellungen

Möchten Sie die Liste der Rückgaben ausdrucken?Diese Liste zeigt alle Retouren an - nach jedem Import Titel welche die Schulen zurückgeben wollen.

Bestellungen aktualisieren


Anschließend auf „Verlagsbestellungen erzeugen“Evtl. Eigenlager berücksichtigen -Elektronisch Bestellen - Alle Verlage - Daten senden -

..... das war die Nachbestellung

Bitte werfen Sie auch einen Blick auf die schulbuchaktion.at Retouren



45

Oben rechts, können Sie das Feld „nur Verlage mit Bestellungen anzeigen“ auswählen und sehen dann nur noch die Verlage, bei denen auch bestellt wird.

Markieren Sie einen Verlag und gehen auf <Bearbeiten>.Hier können Sie jetzt Ihre Daten aktualisieren. Bestell-Schein Überschriften ; Lieferanschriften und Lieferorder verknüpfen; Zahlungskonditionen hinterlegen und Anmerkungen notieren.

Kundenummer !

Wechseln Sie nun nach dem ersten Datenimport wieder in die Verlagsverwaltung und aktualisieren Sie ggf. die Verlagsdaten


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Nachdem der Import erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie nun unter <Schulverwaltung> überprüfen ob alle Schulen angelegt worden sind und gegebenenfalls jeder Schule einen Schulbuchreferenten, Telefonnummer und ein Lieferdatum zuordnen.

Wenn Sie Auftragsbestätigungen per Mail versenden wollen, muss die Emailadresse „allen Klassen zuteilen“ gedrückt werden.

Gibt es mehrere Email Adressen, so können Sie diese mit ; erweitern.zB.:[email protected]; [email protected]; usw


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Schul Überweisungen

Dieser Teil wird beim nächsten UPDATE berücksichtigt,da wir noch nicht wissen wie das BRZ uns dieser Jahr

die Daten zur Verfügung stellen wird.

Sie werden automatisch per Mail (Registrierung vorausgesetzt) verständigt.


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zu liefern (zu liefern)zu bestellenbeim Verlag bestelltvom Verlag geliefertan Schule geliefertSchule RetourTOTAL

In der Schulübersicht haben Sie alle Daten zusammengefasst.Im oberen Fenster haben Sie ihre Schulen aufgelistet. Markieren Sie die gewünschte Schule. Im unterem Fenster werden nun alle Detail angezeigt. (siehe Farben).

Umsätze drucken - Sie erhalten einen Ausdruck mit allen Schulen inkl. ÜbersichtsummenUmsätze in Excel anzeigen - zur Weiterverarbeitung in ExcelKontroll-Liste schulweise - Komplette Bestellliste inkl. Retouren (BRZ)Speichern - ExportDrucken - Druckt eine komplette Übersichtsliste der markierten Schule.


Dieser Menüpunkt ist erst nach der Registrierung aktiv!

49

Unter dem Menüpunkt <Bestellungen verwalten> können Sie nun von jeder Klasse bzw. Schule die Bestellungen ansehen und ebenfalls ändern. Um Mengen zu erhöhen geben Sie die Schulbuchnummer ein und die Menge. Jede Eingabe schließen Sie mit <Enter> ab.Wenn Sie Mengen verringern möchten geben Sie einen Minusbetrag ein. ( Siehe Beispiel )


ist nur bei der lizensierten Version aktiv!

50

Hier haben Sie auch die Möglichkeit Auftragsbestätigungen zu drucken. „Auftragsbestätigung drucken“oder diese gleich per Mail zu versenden.( Mailprogramm Vorausgesetzt )

Dafür gibt es mehrere Optionen: --> siehe rechts

Empfehlung: Wird die Schule Klassenweise verwaltet = „Auftragsbestätigung Mailen Schule, klassenweise“Wird die Schule Schulweise verwaltet =„Auftragsbestätigung Mailen Schule, summiert“

Der Menüpunkt „ Ausdruck aller offenen Bestellungen“ druckt Ihnen eine Liste von den Bestellungen aus.

Nach dem Sendevorgang und erneutem einspielen der csv-Datei werden nur die „neuen“ Bestellungen ausgedruckt.

Unter „Stornos“ können Sie, wie bereits beim Import, die Liste der Total Stornos einsehen.

Das Feld _ mit Preis gibt an, ob Sie auf den Ausdrucken den Preis angezeigt haben wollen oder nicht.

Wollen Sie eine Schule/Klasse jetzt nicht bestellen, so klicken Sie bitte auf „Menge dieser Klasse auf 0 stellen“.Beim nächsten Import sind die Daten wieder vorhanden!


ist nur bei der lizensierten Version aktiv!

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Jetzt wird bestellt

0

25,00

50,00

75,00

100,00

2007 20082009

2010


52

Nehmen Sie sich für die folgenden Punkte - ZEIT!Unter dem Menüpunkt <Verlagsbestellungen erzeugen> können Sie Ihre Bestellungen ausdrucken oder auch elektronisch (EMail / IBU) übermitteln.

Wenn Sie Titel im Eigenlager haben, werden Sie zuvor gefragt, ob diese berücksichtigt werden sollen.

Sie können die Titel automatisch durchführen lassen und anschl. eine Zuordnungsliste ausdrucken.

Sie können auch bestimmte Lagertitel einer Wunschschule zuordnen.

... oder das Eigenlager nicht berücksichtigen - <Abbrechen>

Sind keine Schulbücher im Eigenlager vorhanden, wird dieser Schritt nicht eingeblendet.


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Unter dem Menüpunkt <Verlagsbestellungen erzeugen> können Sie Ihre Bestellungen ausdrucken oder auch elektronisch (EMail / IBU) übermitteln.

Bei der händischen Zuordnung, können Sie die Eigenlagertitel einzelnen Schulen zuordnen.

Im oberen Fenster sehen Sie Ihre Eigenlagereinträge

unten welche Schulen diesen Titel benötigen.

Ordnen Sie nun die Eigenlagertitel den Bestellungen zu und bestätigen diese mit „Zuteilung eintragen“.

Wenn alle Titel zugeordnet wurden, können Sie die „Zuteilungsliste ausdrucken“ - danach „abbrechen & schließen“.


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Unter dem Menüpunkt <Verlagsbestellungen erzeugen> können Sie Ihre Bestellungen ausdrucken oder auch elektronisch (EMail / IBU) übermitteln.

Als Optionen haben Sie jeweils:

MLO - Bevorratungsbestellungen

[Ausdruck / Elektronisch Bestellen]

Diese Menüpunkte sind erst nach der Registrierung aktiv!

<Alle Verlage bestellen> - oder - <Einzelnen Verlag bestellen>.

Unter dem Menüpunkt <Schulweise bestellen> können Sie auf Basis Ihrer Schulauswahl jeweils Verlagsweise Bestellen. Möchten Sie Ihre Schulbuchbestellungen tranchenweise an die Auslieferungen / Verlage schicken ist dieser Menüpunkt dafür vorgesehen.In dem jeweiligen Fenster werden Sie noch aufgefordert Ihre Lieferkonditionen anzugeben. Bitte überprüfen Sie auf jeden Fall diese Einstellungen. ( im Hauptmenü unter – Lieferanschrift – Lieferorder usw)


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Alle Schulen bestellen

kontrollieren, bzw. ergänzen Sie die unteren Felder, welche sie bereits in der Verlagsverwaltung hinterlegt haben.

LieferorderLieferadresseL-Konditionen (Zahlung)

Weiter ....

Überschrift


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Schulauswahl bestellen

wählen Sie bitte die zu sendenden Schulen aus = Trachenbestellung.

kontrollieren, bzw. ergänzen Sie die unteren Felder, welche sie bereits in der Verlagsverwaltung hinterlegt haben.

LieferorderLieferadresseL-Konditionen (Zahlung)

Weiter ....

Überschrift

hier gelangen Sie zu einer Übersichtlicheren Schulauswahl


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Eine letzte Kontrolle der Eingabefelder!

Sie können diese jetzt noch vervollständigen und Zusatztexte eingeben.

Jeder Eintrag wird der MLO mitgeteilt. Bitte vergessen Sie nicht das Abhol-/Lieferdatum! -> Daten senden


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Im Dokumentenordner\Bestellungen finden sie dann das Sendefile welches der MLO übermittelt wurde.

Best_BVx_MLO

Von der MLO werden Sie in den nächsten Tagen eine separate Auftragsbestätigung bekommen.


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Alle Verlage bestellen:

Überprüfen Sie bitte alle Einstellungen!Bestellköpfe, Lieferorder ,Lieferadresse und Zahlungskonditionen bei jedem Verlag.Danach auf „Bestellungen drucken“.

Es werden nun alle Bestellformular ausgedruckt.Zurück zum Inhaltsverzeichnis


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Einzelnen Verlag bestellen:

Hier treffen wir nun die Auswahl, welcher Verlag bestellt werden soll und bestätigen mit „Übergeben“



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Im nächsten Fenster überprüfen Sie bitte alle Einstellungen!Bestellkopf, Lieferorder, Lieferadresse und Zahlungskonditionen.Danach auf „Bestellungen drucken“.Es wird nun das Bestellformular ausgedruckt.Diesen Vorgang wiederholen, bis das Bestellbuch leer ist.


NEU: Ihre Bestellungen können auch per Mail gesendet werden.

EinfachBestellung mailen anklicken.

ACHTUNG!Ihr Mailprogramm muss geöffnet sein!

Bitte Ihrem Mailprogramm den Zugriff gewähren!

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Schulweise bestellen:

Wählen Sie die zu bestellenden Schulen aus und „Übergeben“



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NEU: Ihre Bestellungen können auch per Mail gesendet werden.

EinfachBestellung mailen anklicken.

ACHTUNG!Ihr Mailprogramm muss geöffnet sein!

Bitte Ihrem Mailprogramm den Zugriff gewähren!


Im nächsten Fenster überprüfen Sie bitte alle Einstellungen!Bestellkopf, Lieferorder, Lieferadresse und Zahlungskonditionen.Danach auf „Bestellungen drucken“.Es wird nun das Bestellformular ausgedruckt.Diesen Vorgang wiederholen, bis das Bestellbuch leer ist.

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ELEKTRONISCH:

Bei den elektronischen Bestellung ist folgendes zu Beachten:Bevorratungen haben in den meisten Fällen eine Liefertermin und eine abweichende Lieferanschrift. Dieses ist den Verlagen/Auslieferungen im Vorfeld mitzuteilen!! (sonst bekommen sie Ihre Bestellungen prompt in die Buchhandlung! Auch die gesonderten Zahlungskonditionen für Bevorratungen verfallen!)

Die Nachbestellungen können Sie dann ganz bequem übermitteln, da diese zu 99% an die Rechnungsadresse( Buchhandlung) geliefert werden.

!!! Bitte mit den Verlagen/Auslieferungen Rücksprache halten. !!!



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Alle Verlage bestellen:

Hier treffen wir nun die Auswahl, welcher Verlag bestellt werden soll.Sie können entscheiden ob die Daten „Summenweise“ oder „Klassenweise“ übermittelt werden sollen.

Bevorratungsbestellung empfehlen wir „Schulweise“!

Bei den Nachbestellungen können Sie selber entscheiden.

-> Daten senden



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Fehler:# Bei der Übermittlung ist ein Fehler aufgetreten - „Möchten Sie Ihre Bestellung per Mail versenden? „JA“

Wir leiten Ihre Bestellung weiter!

Bitte überprüfen Sie vor dem Absender der Mail ihre Internetverbindung.


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Einzelnen Verlag bestellen:




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Sie können entscheiden ob die Daten „Summenweise“ oder „Klassenweise“ übermittelt werden sollen.

Bevorratungsbestellung empfehlen wir „Schulweise“!Bei den Nachbestellungen können Sie selber entscheiden. -> Daten senden

Diesen Vorgang wiederholen, bis das Bestellbuch leer ist.



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Schulweise bestellen:

Wählen Sie die zu bestellenden Schulen aus und „Übergeben“



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Sie können entscheiden ob die Daten „Summenweise“ oder „Klassenweise“ übermittelt werden sollen.

Bevorratungsbestellung empfehlen wir „Schulweise“!Bei den Nachbestellungen können Sie selber entscheiden. -> Bestellungen senden

Diesen Vorgang wiederholen, bis das Bestellbuch leer ist.Zurück zum Inhaltsverzeichnis


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Jetzt haben Sie alle Bestellungen erfolgreich gesendet!

Unter dem Menüpunkt können Sie Ihre Bestellungen einsehen.


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Die Bestellungen werden geliefert - wir kommen nun zu den Auslegelisten.

Hier können Sie die Auslegeliste / Übernahmelisten Klassen- oder Schulweise ausdrucken.

Wenn Sie eine Übernahmeliste für eine einzelne Klasse oder Schule benötigen, verwenden Sie die Menüpunkt„Klassen- Rückstände“ und „Schul-Rückstände“.

Übernahme ausdrucken für einen Lieferanten - klassenweise -> „Drucken“

Übernahme ausdrucken für einen Lieferanten - schulweise -> „Drucken“

Bei Übernahme ausdrucken für alle Lieferanten klassenweise & schulweise - beginnt der Ausdruck sofort!

Entscheiden Sie selbst welche Liste Ihnen besser gefällt.


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Übernahmelisten ausdrucken nach SBNR und Klassen

Auslieferung/Verlag auswählen

Sie haben nun die Möglichkeit sich für jedes Schulbuch eine Liste ausdrucken zu lassen.

Klassenweise - mit KlassenzuordnungSchulweise - mit Schulzuordnung

-> hier wird zuerst eine Vorschau geöffnet!


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In vergangen Jahren hat sich gezeigt dass es sicherer und genauer ist wenn die Schulbücher erneut anhand des Lieferscheine eingetragen werden.Es ist wichtig dass Sie sich genau an die gelieferten Mengen halten und Fehlmengen noch nicht einbuchen. Nur so stimmen Ihre Lieferscheine und die Rückstandsverwaltung bleibt korrekt.

Zuerst wählen Sie den Lieferanten aus von dem Sie eine Lieferung übernehmen möchten. Das hat jenen Vorteil dass Tippfehler bei der Schulbuchnummer fast ausgeschlossen werden, da eine Übernahme einer SBNR eines anderen Verlags nicht möglich ist.

Es werden nur jene Verlage oder Auslieferungenangezeigt bei denen Sie Bestellungen durchgeführt haben und noch Titel offen sind. Wurden von einem Verlag alle bestellten Titel geliefert, scheint auch der Verlag in dieser Liste nicht mehr auf.


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Da Sie ja die Übernahme vom Lieferschein weg durchführen sollten haben Sie nun alle Verlagsrelevanten Daten vor sich. Hat sich eine Änderung ergeben oder fehlt Ihnen noch die Kundennummer können Sie hier einfach auf <Verlagsdaten bearbeiten> klicken und die Änderungen durchführen.

Um in die Schulbuch Übernahme zu kommen klicken Sie entweder auf einen Eintrag doppelt oder klicken einmal auf den Eintrag und danach auf <Übergeben>.

Weiters könnten Sie auch den Verlag / die Auslieferung über die Eingabefelder ✴ Kürzel✴ Verlag✴ PLZ✴ Orteinschränken und so leichter finden.


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So tragen Sie einen Schulbuchtitel als geliefert einIn der Abbildung darunter sehen Sie das Fenster der „Schulbuch Übernahme“. Rechts oben im Fenster sehen Sie den Verlag / die Auslieferung von dem / die Sie die Lieferung übernehmen (grüner Kreis in der Abbildung unten)

Geben Sie im Feld „Schulbuch Nummer“ die Buchnummer ein. (roter Kreis in der Abbildung) Danach drücken Sie <ENTER>. Wenn die Schulbuchnummer von diesem Verlag ist und noch Titel zum Übernehmen vorhanden sind hüpft der Cursor auf das Feld „Menge“. Zur Kontrolle unter den Feldern SBNR und Menge der Titel, Preis, Anhang/SBX und der Lieferant aus den Stammdaten angezeigt. (Abbildung blauer Kreis)

Neben dem Feld „Menge“ wird automatisch die noch vorhandene zu übernehmende Menge angezeigt. (Abbildung rechts, gelber Kreis)Diese Menge ist die absolut einzugebende Menge. Wenn Sie eine höhere Menge eintragen erscheint eine Fehlermeldung und nach Bestätigung dieser wird die Menge auf diese Menge gesetzt.Zugleich erscheinen in der Liste darunter die Liefermengen der einzelnen Klassen oder Schulen. (Spalte „bestellt:“ in der Abbildung)


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Geben Sie nun die Menge der gelieferten Schulbücher ein und bestätigen Sie mit der <ENTER> Taste. Es wird nun ein Vorschlag der Zuteilung der gelieferten Schulbücher eingetragen. (diesen sehen Sie in der Abbildung rechts, im roten Kreis)Gleichzeitig wird der Focus auf den Schaltkopf „Eintragen“ gesetzt.Wenn Sie mit der Mengenzuteilung einverstanden sind drücken Sie einfach erneut <Enter> und die Schulbücher werden als „vom Verlag geliefert“ im Programm hinterlegt.Sollten Sie jedoch mit der automatischen Zuteilung nicht einverstanden sein drücken Sie NICHT<ENTER> sondern klicken mit der Maus auf den Schalter „Übernahme-Menge händisch zuordnen“.

Hier können Sie sich eine Auslegezettel Klassenweise oder Schulweise ausdrucken lassen.


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Übernahme-Menge händisch zuordnenIn diesem Fenster können Sie nun die Klassen- / Schulzuordnung händisch vornehmen. Zu beachten ist lediglich dass die Summe der „zugeteilte Menge“ (Abbildung unten, gelbes Feld) genau der eingetragenen Menge entspricht. Sollte die Menge eine Differenz aufweisen können Sie das Fensternicht schließen und erhalten stattdessen eine Fehlermeldung („Die von Ihnen eingetragene Menge ist kleiner als die gelieferte !“)

Nach dem Sie die Mengen Ihren Wünschen entsprechend angepasst haben können Sie das Fenster nach einem Klick auf <OK> verlassen.

Der Focus wird nun automatisch auf den Schalter <Eintragen> gesetzt durch drücken der <ENTER> Taste oder durch erneutes Klicken auf <Eintragen> werden nun die Mengen nach Ihren Änderungen und wie in der Liste „vom Verlag geliefert“ im Programm richtig eingetragen.


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Fehlerhafte Eingaben in der Schulbuchübernahme

Den Verlag / die Auslieferung von dem / der Sie Bestellungen übernehmen möchten werden im Fenster rechts oben angezeigt (Abbildung 2 Seiten vorher, grüner Kreis)Sollten Sie nun eine SBNR fehlerhaft eingeben und diese Nummer nicht von diesem Verlag geliefert werden passiert folgendes:

1.Existiert die SBNR nicht springt der Cursor sofort wieder in das Feld SBNR zurück und löscht die letzte Eingabe automatisch.

2.Existiert die SBNR werden die Titeldaten in den Feldern darunter angezeigt, ist jedoch die Auslieferung nicht korrekt, springt sofort wieder der Cursor in das Feld SBNR zurück und löscht die letzte Eingabe automatisch.

3.Existiert die SBNR und ist sie auch vom richtigen Verlag, nur liegen keine offenen Bestellungen vor erscheint unter der Bestellmenge 0 und es werden keine Zeilen in der Liste darunter angezeigt. Sollten Sie hier nun eine Menge eintragen und <ENTER> drücken erhalten Sie die Fehlermeldung „Keine Bestellungen vorhanden“.

Möchten Sie, obwohl Sie bereits eine Schulbuchnummer eingegeben haben keine Bücher als geliefert eintragen geben Sie bei der Menge einfach 0 ein. Der Cursor springt wieder auf das Feld SBNR. Es wird so keine Übernahme gebucht. Das Programm erwartet eine neue Eingabe einer SBNR.


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Da es etwas mühsam ist alle Schulbuchnummern einzel einzutippen - wenn eine komplette Lieferung stattgefunden hat - gibt es auch noch die „Verlags-Übernahme listenunterstützt“.

Wählen Sie den gewünschten Verlag aus und klicken <Übergeben>



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Hier können Sie jetzt mehrere KOMPLETT GELIEFERTE Titel als geliefert markieren.

Mit einem Doppelklick werden die Titel hin und her verschoben. (funktioniert in beide Richtungen)Wurden alle Titel in der linken Spalte geliefert, so können Sie den Button links unten (blau) drücken und alle Titel werden in die rechte Spalte verschoben.Haben Sie sich geirrt - wieder zurück.(gelb)

Haben Sie alle Titel verschoben, können Sie nun die Lieferung eintragen.



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Nach erfolgreicher Übernahme der gelieferten Titel werden Sie nun Lieferscheine benötigen um die Schulbücher an die Schulen zu liefern.

Es stehen ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung Lieferscheine (LS) auszudrucken, und zwar klassen- und schulweise.

Im Hauptmenü gelangen Sie in das jeweilige Fenster über die Schaltflächen.

Beachten Sie bitte, dass wenn Sie einen LS ausgedruckt haben, die jeweils vorhanden Schulbücher im Programm auf „geliefert“ gesetzt werden. Auf einem nachträglich ausgedruckten LS scheinen diese Stückzahlen dann nicht mehr auf.

Weiters werden auf jedem Schul-Lieferschein die Retournahmen ausgedruckt. Auf Klassen-LS ist dies nicht möglich, da die Zuordnung der Retournahmen nur auf Schulbasis eingetragen werden.

Alle Lieferscheine werden sowohl als *.doc (Word) als auch *.snp (Snapshot) im Unterverzeichnis \Dokumente abgespeichert. Access 2007 mit pdf-Zusatz - auch als *.pdf

Diese stehen Ihnen über das Menü und „Lieferschiene ansehen“ zur weiteren Bearbeitung bereit.


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Um einen LS für eine Klasse auszudrucken, wählen Sie die entsprechende Klasse in der „Schulauswahl“. Nach erfolgter Auswahl werden die entsprechenden Titel dieser Klasse in der Liste darunter angezeigt. Diese Liste hat am Beginn zwei Spalten. In der ersten unter der Bezeichnung „Lagernd“ (Abbildung gelber Kreis) finden Sie jene Stückanzahl die Sie bereits übernommen haben und an die Schule liefern können. In der zweiten Spalte mit der Bezeichnung „Rückstand“ (Abbildung grüner Kreis) finden Sie jene Menge die noch im Rückstand sind und noch nicht geliefert werden können.

Durch ein Klicken auf den Schalter <LS drucken> (Abbildung roter Kreis) wird der Lieferschein dieser Klasse ausgedruckt.

Sollten Sie auf dem LS die Preise und Summen benötigen setzen Sie vor dem Ausdruck das Häkchen bei „Preis mitdrucken“ (Abbildung blauer Kreis)

Lieferscheine klassenweise

Hier kann der LS-Kopf ausgewählt werden.


Hier können Sie eine klassenweise Ausgabeliste drucken

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Klassenweiser Lieferschein im Detail

1. Name und Anschrift Ihrer Buchhandlung. Diese Daten können Sie im Hauptmenü unter Eigene Firmendaten eintragen.2. Anschrift der Schule. Wenn Sie einen Schulbuchreferenten in den Schulstammdaten (siehe Schulverwaltung) dann wird in der zweiten Zeile „z.Hd.� und

der Name erschienen. 3. Erste Zeile: Ort der Buchhandlungen (Abhängig von den Einstellungen unter Eigene Firmendaten) und das aktuelle Tagesdatum (sollte das Datum nicht

stimmen sollten Sie es auf Ihrem PC richtig einstellen, denn das Programm greift auf die Rechneruhrzeit und Datum zurück) Zweite Zeile: Kurzname der Klasse (Zwecks Einstellung siehe Schulverwaltung) Dritte Zeile: offizielle Schulnummer Vierte Zeile: Lieferscheinnummer (das Programm nummeriert die LS automatisch durch)

4. Anzahl der gelieferten Titel 5. Schulbuchnummer des Schulbuches 6. Rückstandsmenge 7. Autor und Kurztitel des Schulbuches 8. Verlags oder Auslieferungskürzel 9. Wenn noch Rückstände vorhanden sind erscheint folgender Standardtext: „Rückstände folgen nach Erscheinen vom Verlag.“ Wenn keine Rückstände

mehr vorhanden sind erscheint hier „Somit wäre diese Klasse / Schule komplett !“. Diese Einstellung können Sie unter Lieferscheintexte nach Ihren Vorstellungen abändern.

10.Der Text „Wir danken für Ihren Auftrag!“ erscheint auf jeden Lieferschein. Sie können ihn ebenfalls unter Lieferscheintexte nach Ihren Vorstellungen abändern.


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Hier können Sie Lieferscheine an Ihre Schulen ausdrucken und zwar alle Klassen summiert. Sie erhalten auf dem Lieferschein nur mehr die Summen pro Schulbuchnummer und keine Klassenmengen mehr. (siehe Abbildung gelber Kreis)Wenn Sie jedoch einen Lieferschein mit der Klassenbezeichnung benötigen, dann wählen Sie „LS klassenweise drucken“.

Um einen LS für eine Schule auszudrucken, wählen Sie die entsprechende Schule aus


Lieferscheine Schulweise

Beachten Sie bitte, dass wenn Sie einen LS ausgedruckt haben, die jeweils vorhanden Schulbücher im Programm auf „geliefert“ gesetzt werden.

Auf einem nachträglich ausgedruckten LS scheinen diese Stückzahlen dann nicht mehr auf.


Hier können Sie eine die Retouren & Preise mit drucken.

nachträglicher LS komplettAusgabeliste - Schulweise

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Nach erfolgter Auswahl werden die kompletten summierten Titel dieser Schule in der Liste darunter angezeigt. Diese Liste hat am Beginn zwei Spalten. In der ersten unter der Bezeichnung „Lagernd“ (Abbildung gelber Kreis) finden Sie jene Stückanzahl die Sie bereits übernommen haben und an die Schule liefern können. In der zweiten Spalte mit der Bezeichnung „Rückstand“ (Abbildung blauer Kreis) finden Sie jene Menge die noch im Rückstand sind und noch nicht geliefert werden können.

Lieferscheine Schulweise

Durch ein Klicken auf den Schalter <LS drucken> (Abbildung roter Kreis) wird der Lieferschein dieser Schule ausgedruckt.

Sollten Sie auf dem LS die Preise und Summen benötigen setzen Sie vor dem Ausdruck das Häkchen bei „Preis mitdrucken“ (Abbildung blauer Kreis)

Selbiges für Retouren.


nachträglicher LS komplett


Ausgabeliste - Schulweise

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Schulweiserweiser Lieferschein im Detail

1. Name und Anschrift Ihrer Buchhandlung. Diese Daten können Sie im Hauptmenü unter Eigene Firmendaten eintragen.2. Anschrift der Schule. Wenn Sie einen Schulbuchreferenten in den Schulstammdaten (siehe Schulverwaltung) dann wird in der zweiten Zeile „z.Hd.� und

der Name erschienen. 3. Erste Zeile: Ort der Buchhandlungen (Abhängig von den Einstellungen unter Eigene Firmendaten) und das aktuelle Tagesdatum (sollte das Datum nicht

stimmen sollten Sie es auf Ihrem PC richtig einstellen, denn das Programm greift auf die Rechneruhrzeit und Datum zurück) Zweite Zeile: Kurzname der Klasse (Zwecks Einstellung siehe Schulverwaltung) Dritte Zeile: offizielle Schulnummer Vierte Zeile: Lieferscheinnummer (das Programm nummeriert die LS automatisch durch)

4. Anzahl der gelieferten Titel 5. Schulbuchnummer des Schulbuches 6. Rückstandsmenge 7. Autor und Kurztitel des Schulbuches 8. Einzelpreis des Schulbuches 9. Anzahl der gelieferten Titel * Einzelpreis ergibt diese Summe (Zeilenprodukt)10.Verlags oder Auslieferungskürzel (Spalte Lieferant)11.Summe der Zeilenprodukte, entspricht dem Warenwert der Lieferung (VK)12.Wenn noch Rückstände vorhanden sind erscheint folgender Standardtext: „Rückstände folgen nach Erscheinen vom Verlag.“ Wenn keine Rückstände

mehr vorhanden sind erscheint hier „Somit wäre diese Klasse / Schule komplett!“. Diese Einstellung können Sie unter Eigene Firmendaten und Lieferscheintexte nach Ihren Vorstellungen abändern.

13.Der Text „Wir danken für Ihren Auftrag!“ erscheint auf jeden Lieferschein. Sie können ihn ebenfalls unter Eigene Firmendaten und Lieferscheintexte nach Ihren Vorstellungen abändern.

14.Die grauen Zeilenstreifen können Sie auch ausschalten, und zwar im Hauptmenü unter Eigene Firmendaten und Zeilen-Streifen auf den Ausdrucken einschalten (optisch sind die Zeilen besser zu erkennen)


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Lieferscheine ansehen

Nach dem Sie bereits Lieferscheine ausgedruckt haben, können Sie diese entweder als Word (doc �– Datei) oder als Snapshot (snp �– Datei) erneut ansehen. In der Access 2007 Version mit pdf-Zusatz auch als *.pdf

Word Dateien haben den Vorteil gegenüber snp-Dateien dass Sie diese bearbeiten können. Snp Dateien hingegen sind reine Garphik Dateien und können nur geöffnet, gedruckt oder als Mail verschickt werden. Snp Dateien sind nur 1:1 Kopien des Ausdrucks.

Sie erreichen diesen Menüpunkt über das Hauptmenü und Lieferscheine ansehen. Nach klicken auf die Schaltfläche erscheint das rechte Dialogfenster. Hier haben Sie nun die Auswahl die Lieferscheinkopien entweder als Word-Datei (rtf) oder als SNP Datei zu betrachten. Die Standardeinstellung ist Word Datei.


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Wenn Sie nun eine Wahl für ein Format getroffen haben erscheint als nächstes das Auswahlfenster für die entsprechende Datei.Hier wählen Sie bitte den entsprechenden Lieferschein aus. Die Lieferscheine wurden mit „LiefNr“ beginnend und der Lieferscheinnummer abgespeichert. Weiters folgt der Klassen- oder Schulkurzname um die Suche zu vereinfachen.

Wenn Sie mit der Ansicht der Dateien nicht zufrieden sind könne Sie die Ansicht durch einen Klick auf das Ordnersymbol rechts oben ändern (Abbildung grüner Kreis) Meine Beispieleinstellung ist „Liste“. Das Aussehen des Dialogfensters hängt von der jeweiligen Windows Version ab und ist doch zum Teil sehr unterschiedlich. (dieses Beispiel ist von der Windows Version XP - Design Windows klassisch )

Im Grünen Kreis sehen Sie die vorhanden Lieferscheine die sich im Unterverzeichnis \Dokumente/LS befinden. Sie haben hier nun zwei Möglichkeiten einen Lieferschein auszuwählen. Entweder Sie klicken doppelt auf eine Datei (im gelben Kreis) oder Sie klicken einmal darauf, dann wird die Datei blau hinterlegt und Sie klicken dann auf die Schaltfläche <Öffnen> (blauer Kreis)

Wenn Sie nun kein Word oder den SNP-Viewer nicht installiert haben erhalten Sie eine Fehlermeldung. Andernfalls wird der ausgewählte Lieferschein dargestellt.


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Verlags-Rückstände

Verlags-Rückstände:

Hier erhalten Sie eine kplt. Übersicht noch offener Schulbuchbestellungen.Markieren Sie im oberen Fenster einen Verlag - darunter werden Ihnen die offenen Posten angezeigt.(Voraussetzung: eine ordentliche, Lieferübernahme)

Unter „Rekl. Email“ (roter Kreis) wird ein Email mit Anhang erstellt. Dieses können Sie dann zum Verlag - zur Auslieferung senden.

Unter „Ausdruck“ (blauer Kreis) können Sie ein Protokoll drucken.


Diese Menüpunkte sind erst nach der Registrierung für alle Verlage/Auslieferungen aktiv!

Diese Menüpunktist erst nach der Registrierung aktiv!

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nur Titel mit Bestellungen anzeigen

SBNR Suche:Folgende Suchfelder stehen zur Verfügung:

✴ Schulbuch Nummer Sie müssen die SBNR nicht komplett eingeben - „Suche beginnt mit“

✴ Titel oder Autor & ISBN 978-3- ISBN Suche ist leider noch lückenhaft, da nicht alle Verlage die ISBN gemeldet haben.

✴ Auslieferung

Im oberen Feld werden die Suchtreffer angezeigt. Nach markieren des gewünschten Eintrages erscheinen im unterem Felddie Schulbestellungen. So können Sie nachschauen welche Schule die gewünschte SBNR bestellt hat inkl. Status.

In der SB-Datenbank sind auch alle therap. Unterrichtsmittel der SBAktion verzeichnet.

Diese können jedoch nicht bestellt werden!


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Hier haben Sie ein komplette Übersicht der Klassenrückstände


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Hier haben Sie ein komplette Übersicht der Schulrückstände



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Diese Art der Retournahmen ist nur für die Variante 1 & 2 gültig!

Im „Zwischenlager“ finden Sie jene Titel die von der Schule storniert worden sind, abervon IHnen bereits beim Verlag/Auslieferung bestellt worden sind, oder an die Schule geliefert wurden.Da der Bestimmungsort des Buches noch unbestimmt ist (meist liegt der Titel noch in der Schule) können diese Titel nicht automatisch ins Eigenlager gebucht werden. Buchen Sie diese Titel, nach Erhalt von der Schule ans Eigenlager. Gleichzeitig wird der Titel bei der Schule als retourgenommen gebucht.


Schulauswahl ggf. „Kürzel*“

Die Spalten • SBNR• Autor - Titel• Auslieferung• Klasse/Schulelassen sich mit einem klick sortieren

mit Häkchen werden bereits gebuchte sichtbar.

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Variante 1 & 2

Nach Erhalt der Retouren von der Schule, sortieren Sie die Spalte Klasse/Schule und markieren anschl. den retournierten Titel.

Oder wählen mittels Dropdown die gewünschte Schule/Klasse und markieren anschl. den retournierten Titel.

Danach klicken Sie auf „Titel aus Zwischenlager ins Eigenlager buchen“Im neuem Fenster geben Sie bitte die erhaltene Menge ein und bestätigen mit <OK>

Wenn Sie nicht die gemeldete Stückzahl erhalten, geben Sie trotzdem nur die Erhaltenen Stück ein! So behalten Sie den Überblick welche Titeln Sie von der Schule noch erhalten müssen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Titel gebucht wurden.

Beenden Sie die Eingabe mit <OK>


Sollten Sie diverse Postionen LÖSCHEN, werden diese nach dem nächsten Import wieder aufscheinen da diese noch nicht als Retoure gebucht worden sind!

Diverse Ausdruckvarianten

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Variante 1 & 2

Um nicht jeden Titel einzeln anklicken zu müssen, können Sie auch die Funktion „Listenbuchen“ verwenden.

Wählen Sie mittels Dropdown die gewünschte Schule/Klasse und danach den Button

Bei Klassenweiser Verwaltung können nur die einzelnen Klassen aufgerufen werden.

Mit einem Doppelklick werden die Titel hin und her verschoben. (funktioniert in beide Richtungen)Haben Sie alle Titel der linken Spalte erhalten, so können Sie den Button links unten (blau) drücken und alle Titel werden in die rechte Spalte verschoben.Haben Sie sich geirrt - wieder zurück.(gelb)

Mit dieser Menüleiste können Sie Teillieferungen eintragen.

zB.: Es wurden 5 Stk. gemeldet und sie haben aber nur 3 Stk. erhalten, so klicken Sie 2x auf „Menge -“


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Unter dem Menüpunkt „Retournamen manuell“ können Sie Schulbücher eintragen die Sie von der Schule retour bekommen. Sinnvollerweise werden die Retournahmen pro Schule eingetragen und nicht auf Klassenbasis. (Sie werden kaum wissen, wenn Sie Schulbücher retour bekommen aus welcher Klasse dieser Titel stammt.) Führen Sie die Retournahen gewissenhaft durch, da sonst die Abrechnung nicht stimmen kann!

Diese Art der Retournahmen ist nur für die Variante 3 & 4 gültig!

Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden - ist kein erneuter Datenimport einer koebu.csv möglich!ACHTUNG ! Bei dieser Variante gibt es keinen SUPPORT ! Wir übernehmen auch keine Garantie, da hier manuell eingegriffen wird bzw. worden ist!

Im oberen Teil des Fensters können Sie die Schulliste gezielt durch eine Eingabe in den Feldern „Kurzname“,“Schule“,“PLZ“ und “Ort“ die Listenausgabe einschränken und so eine Schule leichter finden. Um die Auswahleinschränkung dieser Felder wieder zu löschen und so die komplette Liste wieder angezeigt zu bekommen klicken Sie auf den Schalter „Neue Suche“ (Abbildung blauer Kreis). Als erstes wählen Sie die Schule aus, von der Sie Titel retour nehmen. Klicken Sie entweder auf die Schule doppelt in der Liste (Abbildung grüner Kreis) oder klicken Sie einmal auf den Eintrag und klicken Sie danach auf „Übergeben“ (Abbildung roter Kreis).


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Sie sehen in der Liste die summierten Titel dieser Schule (alle Klassenbestellungen wurden aufsummiert). In der Spalte „bestellt“ (Abbildung blauer Kreis) steht die jeweilige Summe des Titels. Diese Anzahl setzt sich aus den Mengen „noch nicht bestellt“,“beim Verlag bestellt“,“vom Verlag geliefert“ und „an Schule ausgeliefert“ zusammen. Sie können nur maximal diese Summe retour nehmen!

Um nun einen Titel als Retourgenommen eintragen zu können geben Sie im Feld „Schulbuch Nummer“ (Abbildung links, roter Kreis) die entsprechende Nummer ein und drücken die <ENTER> Taste. Wenn die SBNR in der Liste enthalten ist wird darunter der Titeleintrag angezeigt und die Liste springt auf den entsprechenden Titel und hinterlegt ihn schwarz.

Wird die SBNR nicht in dieser Liste gefunden springt das Programm automatisch wieder in das Feld „Schulbuch Nummer“ retour. Sollte die SBNR existieren wird diese in den Feldern darunter angezeigt. Weiters wird die Maximalstückzahl die Sie retour nehmen können im Feld „Max Retour“ angezeigt. (Abbildung links, grüner Kreis)ausschalten

Variante 3 & 4


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Sie sollten sich nun im Feld „Retourmenge „ (Abbildung oben, oranger Kreis) befinden. Geben Sie hier die Stückzahl ein und bestätigen Sie die Eingabe mit <ENTER>. Es werden nur positive Mengen die größer als Null sind akzeptiert. Falls Sie einen Fehler bei der Stückzahl eingetragen haben setzten Sie mit der Mouse den Cursor erneut in das Fenster „Retourmenge“ und ändern die Menge. Wenn die Stückzahl akzeptiert wird, wird der Focus nun auf die Schaltfläche <Eintragen> (braune Schaltfläche) gesetzt. Um die Retourmenge nun zu buchen drücken Sie erneut die <ENTER> Taste. Erst jetzt erscheint die Retourmenge in der Schulbuchliste und der Cursor wird erneut in das Feld Schulbuchnummer gesetzt und wartet auf eine erneute Eingabe.

Eine weitere Möglichkeit die Retourenmenge im Nachhinein zu ändern ist, Doppelklick auf die SBNR - ein popup ffnet sich und Sie können die Retour Menge ändern.

Standardmäßig werden die retour genommen Schulbücher auf das Eigenlager gebucht. Wenn Sie diese Automatik ausschalten möchten entfernen Sie das Häkchen bei „automatisch ins Eigenlager eintragen“ (Abbildung oben, brauner Pfeil).

Wenn Sie eine Ausdruck aller zurückgenommen Titel dieser Schule haben möchten klicken Sie auf <Ausdruck> (blaue Schaltfläche).Sie beenden die Eingabe der Retourmengen in dem Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken (grüne Schaltfläche).

Sollten Sie eine Fehler eingetragen haben können Sie nicht wir in vielen anderen Fenstern einfach eine negative Menge (zB: -1) eintragen. Sie haben nur die Möglichkeit dies händisch zu ändern und zwar im Hauptmenü unter „Eigene Firmendaten“ - „weitere Programmeinstellungen“ - „Bestellungen händisch ändern“ .

Variante 3 & 4


SB - Remission

Dieser Teil wird beim nächsten UPDATE berücksichtigt,da wir die unterschiedlichen Richtlinien der Auslieferungen

noch nicht umgesetzt haben.



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Remissionen ansehen

Dieser Teil wird beim nächsten UPDATE berücksichtigt,da wir die unterschiedlichen Richtlinien der Auslieferungen

noch nicht umgesetzt haben.



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Anhang

Alle Daten die Sie im Programm sehen, basieren auf einem Testdatenbestand der mir vom Bundesrechenzentrum Anfang Mai zur Verfüg gestellt wurde. Sollte Sie eine Ihrer Schulen in den Beispielen wieder finden, können wir Ihnen versichern dass diese Daten aus den Testdaten entstammen und keinesfalls Echtdaten darstellen.

Andreas Gruber KÖBU-DATA GmbH Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Programm beenden

Die Datensicherungen werden im Ordner DB-Archiv abgelegt

Date post:	12-Mar-2016
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Handbuch SB2011

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