Handbuch HARMONIA eco - kothke.de · Handbuch HARMONIA eco 2 Vorbemerkung Liebe Leserin, lieber...

HARMONIA eco Software für Buch- und Musikverlage

Benutzerhandbuch

Version 9.0.0 – Stand 30.08.2019

Ingo Kothke Software-Entwicklung Kiefernring 40

21337 Lüneburg

Allgemeine Informationen: www.kothke.de Hilfe: [email protected]

http://www.kothke.de/

mailto:[email protected]

Handbuch HARMONIA eco

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Vorbemerkung

Liebe Leserin, lieber Leser, Zum Lesen dieses Handbuchs am Bildschirm mit dem Acrobat Reader empfehle ich Ihnen, die „Lesezeichen“ einzublenden, dann haben Sie immer das Inhaltsverzeichnis im Blick. In diesem Handbuch finden Sie allgemeine Informationen und für jeden Menüpunkt von HARMONIA eco ein Kapitel. Das nächste Kapitel Programmbedienung – allgemeine Hinweise sollten Sie mindestens überfliegen. Dort finden Sie Beschreibungen von Funktionen, die Sie in fast allen Programmen finden. Es soll Ihnen helfen, das Konzept der schnellen Bedienung der Software – möglichst per Tastatur – zu erlernen. Wer lange am PC arbeitet und dabei viel die Maus benutzt, läuft Gefahr, sich einen „Mausarm“ (Repetitive Strain Injury Syndrom) zuzuziehen, deshalb habe ich mir bei der Gestaltung der Programme Wert darauf gelegt, die häufig verwendeten Funktionen über die Tastatur steuern zu können. Die Beschreibung der einzelnen Menüpunkte des Programms ist hauptsächlich als Nachschlagemöglichkeit gedacht. Wenn Sie also während des Ausprobierens eines Programms (z.B. der Kundenverwaltung) eine Funktion vermissen oder nicht verstehen, was eine Funktion bewirken soll, schauen Sie bitte in das entsprechende Kapitel in diesem Handbuch. In den letzten Kapiteln finden Sie wieder allgemeine Informationen, wenn Sie tiefer einsteigen möchten. Die Suchfunktionen sind so angelegt, dass Sie mit möglichst wenig Eingaben (per Tastatur!) das Gesuchte finden. Im Kapitel Allgemeine Hinweise zu Suchfunktionen wird dieses Konzept näher beschrieben. Im Kapitel Allgemeine Hinweise zum Drucken finden Sie Beschreibungen der Möglichkeiten, die über das in Windows übliche Steuern von Druckfunktionen hinaus gehen, wie z.B. das dauerhafte Festlegen eines Zieldruckers/Einzugsschachts für ein bestimmtes Formular oder den Versand einer PDF-Datei per Mail aus der Druckvorschau heraus. Die meisten Daten (Kundenadressen, Artikel, div. Statistiken etc.) können Sie mit den Druckprogrammen „nebenbei“ als Text- oder DBase-Dateien exportieren und mit einer Tabellenkalkulation zur weiteren Bearbeitung öffnen. Wie das geht, steht im Kapitel Öffnen einer CSV-Datei mit Excel.

Vertrieb: Verkauf von Büchern, Noten und Tonträgern Für den Einstieg finden Sie im Menü Hilfe/Info die Anleitung Schritt für Schritt zum ersten Auftrag. Wenn Sie dieser ausführlichen Anleitung einmal folgen, können Sie in Harmonia bestimmt schon ganz gut zurecht finden.

Lizenzen: Vergabe von Abdruckgenehmigungen, Aufführungsrechten etc. Seit Version 3.1.0 können Musikverlage mit Harmonia eco auch Lizenzrechnungen erstellen und separate Tantieme Abrechnungen für diesen Bereich erstellen. Eine entsprechende Anleitung Schritt für Schritt zum ersten Lizenz-Auftrag finden Sie ebenfalls im Hilfe/Info-Menü. Wenn Sie Fehler in diesem Handbuch oder in den Programmen finden oder Verbesserungsvorschläge haben, würde ich mich sehr freuen, wenn Sie mir diese per Mail an [email protected] mitteilen. Ich bin natürlich bemüht, Fehler so schnell wie möglich zu beseitigen und das System immer weiter zu verbessern.

Ingo Kothke, August 2019



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Inhalt

Vorbemerkung ................................................................................................................................................... 2 Programmbedienung – allgemeine Hinweise .................................................................................................... 6

Maus oder Tastatur ........................................................................................................................................ 6 Tastaturfunktionen ......................................................................................................................................... 6 Häufig vorkommende Programm-Elemente (Buttons etc.) ............................................................................ 7

Hinweiszeile ................................................................................................................................................ 7 Die Suchfunktion, Öffnen und Neuanlage .................................................................................................. 7 Datensatz-Navigation ................................................................................................................................. 8

Die Ampel ....................................................................................................................................................... 8 Arbeiten mit Textbausteinen .......................................................................................................................... 8 Einstellung Fenster- und Schriftgröße ......................................................................................................... 10

Menü Datei - Grundeinstellungen .................................................................................................................... 11 Menü Datei - Lizenzschlüssel eingeben .......................................................................................................... 11 Menü Datei - Terminkalender .......................................................................................................................... 12 Menü Datei – erneut anmelden ....................................................................................................................... 12 Menü Datei – Mitarbeiterverwaltung ................................................................................................................ 12 Menü Datei – Mitarbeiter-Rechte ..................................................................................................................... 13 Menü Datei – Schnellstartbuttons einrichten ................................................................................................... 14 Menü Stammdaten – Artikelstamm ................................................................................................................. 16

Informationen zum ausgewählten Artikel ..................................................................................................... 19 Funktionen für alle Artikel............................................................................................................................. 20

Menü Stammdaten – Rabattstamm ................................................................................................................. 21 Menü Stammdaten – Beteiligten-/Lieferantenstamm ...................................................................................... 22

Kartenreiter Allgemein.................................................................................................................................. 23 Kartenreiter Abrechnungsdaten ................................................................................................................... 23 Kartenreiter Pseudonyme ............................................................................................................................ 24 Kartenreiter Auslandsbankverbindung ......................................................................................................... 24 Funktionen für das ausgewählte Konto........................................................................................................ 24 Serienbrief- und Listendruck ........................................................................................................................ 26

Menü Stammdaten – Kundenstamm ............................................................................................................... 27 Kartenreiter Bank/BAG................................................................................................................................. 29 Kartenreiter Vertrieb/WKZ ............................................................................................................................ 29 Funktionen für das ausgewählte Konto........................................................................................................ 30 Specials ........................................................................................................................................................ 31

Menü Stammdaten – Kunden-/Beteiligten-Arten ............................................................................................. 32 Menü Stammdaten – Standardtexte ................................................................................................................ 32 Menü Stammdaten – Standard-MEMOs ......................................................................................................... 33 Menü Stammdaten – Länderstamm ................................................................................................................ 33 Menü Stammdaten – Hauswährungen ............................................................................................................ 34 Menü Vertrieb – Auftragsbearbeitung .............................................................................................................. 35

Individueller Zusatztext für Rechnung/Lieferschein ..................................................................................... 37 Positionen .................................................................................................................................................... 37 Manuelle Vormerkerfaktura .......................................................................................................................... 39 Formulardruck .............................................................................................................................................. 40 Positionen bei Gutschriften .......................................................................................................................... 42 Rechnungsbetrag in Fremdwährung ............................................................................................................ 44 Berechnung der Mehrwertsteuer ................................................................................................................. 44 Kommissionsaufträge ................................................................................................................................... 44

Menü Vertrieb – Formulardruck ....................................................................................................................... 45 Menü Vertrieb – Vormerker ............................................................................................................................. 45

Vormerker-Listen .......................................................................................................................................... 46 Vormerker löschen / Bestellmenge ändern .................................................................................................. 46 Vormerker automatisch fakturieren .............................................................................................................. 47

Menü Vertrieb – NOVA .................................................................................................................................... 47 NOVA automatisch fakturieren .................................................................................................................... 48

Menü Vertrieb – Lagerbuchungen ................................................................................................................... 49 Menü Vertrieb – Liste Kommissionsbestände ................................................................................................. 51 Menü Vertrieb – Inventur ................................................................................................................................. 51 Menü Vertrieb – Werbung Aufkleber-/Listendruck .......................................................................................... 52 Menü FIBU – Rechnungsausgangsjournal ...................................................................................................... 54


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Menü FIBU – Druck Liste offener Posten ........................................................................................................ 54 Menü FIBU – Mahnwesen ............................................................................................................................... 55 Menü FIBU – Druck KK-/Bankeinzugsjournal.................................................................................................. 57 Menü FIBU – Buchen Rechnungen (DATEV) ................................................................................................. 57

Buchungsdateien erneut exportieren ........................................................................................................... 59 Menü FIBU – BAG Abrechnung ................................................................................................................... 60

Menü FIBU – Zahlungseingang buchen .......................................................................................................... 61 Menü FIBU – Vertreterabrechnung ................................................................................................................. 62

Korrektur Vertreterbeteiligungen .................................................................................................................. 63 Druck Vertereterabrechnung ........................................................................................................................ 63

Menü FIBU – Druck Abrechnungsjournal ........................................................................................................ 63 Menü Statistiken (Vertrieb) .............................................................................................................................. 63

Menü Statistiken – Kundenstatistik .............................................................................................................. 64 Menü Statistiken – Kundenstatistik Hitliste .................................................................................................. 64 Menü Statistiken – Artikelstatistik Hitliste ..................................................................................................... 65 Menü Statistiken – Artikel-Kundenstatistik ................................................................................................... 65 Menü Statistiken – Reorganisation Jahresstatistik ...................................................................................... 65 Menü Statistiken – Artikel- (Jahres-) Statistik .............................................................................................. 65 Menü Statistik – Einnahmen-/Ausgabenübersicht ....................................................................................... 67 Menü Statistik – Umsätze nach Ländern ..................................................................................................... 67

Menü Abrechnung (Vertrieb) ........................................................................................................................... 68 Abrechungsperioden und –Sätze ................................................................................................................. 68 Listendruck ................................................................................................................................................... 69 „Globale“ Funktionen .................................................................................................................................... 70 Bearbeitung Beteiligungssätze .................................................................................................................... 70 Druck einer einzelnen Abrechnung .............................................................................................................. 75

Menü Abrechnung – Druck Abrechnungen ..................................................................................................... 76 Menü Lizenzen – Für Musikverlage ................................................................................................................. 78 Menü Lizenzen - Werkstamm ......................................................................................................................... 78

Werkstamm – Unterfenster .......................................................................................................................... 79 Angaben zu beteiligten Komponisten (und deren Anteilen) ......................................................................... 82 Beteiligungstabellen ..................................................................................................................................... 82 Bearbeiter, Textdichter, Original- und Subverlage ....................................................................................... 83

Menü Lizenzen – Auftragsbearbeitung ............................................................................................................ 84 Aufführungen ................................................................................................................................................ 85 Erfassung der Rechnungspositionen ........................................................................................................... 86 Zahlungsart und -Ziel ................................................................................................................................... 89 Endgültiger Rechnungsdruck ....................................................................................................................... 90 Rechnung stornieren .................................................................................................................................... 90 Teilgutschrift zu einer Rechnung ................................................................................................................. 90

Menü Lizenzen – Buchen Agenturzahlungen .................................................................................................. 92 Import Abrechnung von der VG Musikedition .............................................................................................. 97 Sonderfunktion und Abschluss einer Abrechnung ....................................................................................... 99

Menü Lizenzen – Abrechungsperioden und –Sätze ...................................................................................... 102 Listendruck ................................................................................................................................................. 103 „Globale“ Funktionen .................................................................................................................................. 104 Bearbeitung Beteiligungssätze .................................................................................................................. 105 Druck einer einzelnen Abrechnung ............................................................................................................ 107

Menü Lizenzen – Druck Abrechnungen ........................................................................................................ 107 Menü Lizenzen – Einnahmen/Ausgaben Übersicht ...................................................................................... 109 Menü Lizenzen – Listgenerator Statistik........................................................................................................ 110 Menü Lizenzen – Korrektur Abrechnungsdaten ............................................................................................ 111

Abrechnungsstichtag .................................................................................................................................. 112 Abrechnung sperren ................................................................................................................................... 113 Einnahmen einem anderen Werk zuordnen .............................................................................................. 113 Informationen für die Abrechnung ändern/ergänzen ................................................................................. 113 Verminderung der Abrechnungsbasis (Abzug von Gebühren) .................................................................. 113 Abrechnungsart ändern.............................................................................................................................. 114 Splitting von Einnahmen ............................................................................................................................ 114

Menü Hilfsprogramme – Erbschaftsprogramm (Vertrieb) .............................................................................. 118 Menü Hilfsprogramme – Extrafenster für Zwischenablage ........................................................................... 119 Allgemeine Hinweise zu Suchfunktionen....................................................................................................... 120

Volltext-Suche ............................................................................................................................................ 122


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SQL-Abfrage .............................................................................................................................................. 122 Der SQL-Button .......................................................................................................................................... 123 „Automatische“ Suche (Eingabefelder Kundennummer, Beteiligtennummer) ........................................... 124

Allgemeine Hinweise zum Drucken ............................................................................................................... 124 Voreinstellung des Zieldruckers für ein bestimmtes Formular ................................................................... 125 Testdruck und Druckvorschau ................................................................................................................... 126 Änderung der Voreinstellungen für Formulartyp und –Anzahl (Auftragsbearbeitung) .............................. 127 Anpassung von Formularen ....................................................................................................................... 128 Änderung eines Formularnamen ............................................................................................................... 131 Zusätzliche Formulare definieren ............................................................................................................... 132

Namenskonventionen ............................................................................................................................... 132 Klarnamen für Formulare ........................................................................................................................... 133

Öffnen einer CSV-Datei mit Excel ................................................................................................................. 133


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Programmbedienung – allgemeine Hinweise

Maus oder Tastatur

Sie können (fast) alle Funktionen entweder mit der Maus oder der Tastatur aufrufen. Auf den Buttons mit denen Sie Aktionen starten, ist i.d.R. ein Buchstabe unterstrichen dargestellt, z.B. Speichern. Der Unterstrich weist darauf hin, dass Sie die jeweilige Funktion auch durch drücken der Tastenkombination [Alt] und den unterstrichenen Buchstaben auslösen können, also in diesem Fall [Alt] und [S]. Das selbe gilt für das Programm-Menü, allerdings erscheint die Unterstreichung erst beim drücken der [Alt]-Taste. Häufiges Umgreifen zwischen Maus und Tastatur wird von vielen Menschen als unbequem empfunden, daher gibt es die Möglichkeit die Benutzung der Maus über die Tastaturkürzel zu vermeiden. Bei Funktionen, die selten gebraucht werden, wie z.B. dem Start eines Listendrucks wurde die Möglichkeit nicht eingerichtet. Wenn Ihnen bei der täglichen Arbeit auffällt, dass ein weiteres Tastaturkürzel wünschenswert wäre, melden Sie sich bitte.

Tastaturfunktionen

Wechsel zwischen Eingabefeldern Wie unter Windows üblich, können Sie die [TAB]-Taste zum 'springen' in das jeweils nächste Eingabefeld nutzen. [Alt] und [TAB] bewirkt den Rücksprung zum vorherigen Eingabefeld. Zusätzlich stehen Ihnen folgende Tasten zum Navigieren zur Verfügung: [Enter] und [Cursor nach unten] haben den selben Effekt wie [TAB] [Cursor nach oben] hat den selben Effekt wie [Alt] und [TAB]. Empfehlung: Benutzen Sie die [Enter]-Taste um ein Eingabefeld zu verlassen und die [Cursor nach oben]-Taste um zum vorherigen Eingabefeld zurück zu springen. Die [Esc]-Taste Die [Esc]-Taste wird zum Schließen eines Fensters genutzt. Wenn Sie in dem Fenster Daten verändert haben, 'fragt' das Programm nach, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Ist nur das Harmonia- Hauptfenster geöffnet, wird Harmonia beendet. Wechsel zwischen Fenstern im Harmonia-Hauptfenster Die Tastenkombination [Strg]+[F4] schaltet zwischen den geöffneten Fenstern um. Die Tastenkombination [Shift]+[F4] öffnet ein Auswahlfenster, in dem Sie aus den geöffneten Fenstern eines auswählen können.


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Häufig vorkommende Programm-Elemente (Buttons etc.)

Hinweiszeile

Am unteren rechten Rand jedes Fensters erscheinen Hinweise zu Funktionen und Eingabefeldern. Wenn das Eingabefeld „Kontonummer“ aktiv wird (wie im Beispiel oben) erscheint hier der Hinweis, dass Sie ein neues Konto durch drücken der F2-Taste anlegen können und dass die F3-Taste die Suchfunktion öffnet. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Button setzen (ohne diesem anzuklicken) erscheint i.d.R. ein Hinweis zu der Funktion, die Sie über einen Klick auf den Button auslösen können. (Der Text „Suche nach Kundenkonten“ wird angezeigt, wenn Sie den Maus-Cursor auf den Button mit dem Fernglas setzen.)

Die Suchfunktion, Öffnen und Neuanlage

Diesen Button finden Sie häufig in den Programmen; durch einen Klick darauf öffnen Sie ein „Browser-Fenster“ mit den bereits angelegten Daten. (Im Beispiel des Kundenstamms, öffnet sich eine Liste der angelegten Kundenkonten und Sie können das gewünschte Kundenkonto zum Bearbeiten auswählen.)

Neuanlage: Klicken Sie auf diesen Button um einen neuen Datensatz (hier: Kundenkonto) anzulegen.

Öffnen/Bearbeiten: Um einen Datensatz zu ändern, müssen Sie in den „Bearbeitungsmodus“ wechseln. Wenn Sie auf diesen Button klicken, können Sie das Konto bearbeiten:


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Die Eingabefelder, die Sie ändern können, sind nun nicht mehr grau unterlegt, dafür aber die Kontonummer. Daran können Sie immer erkennen, was Sie ändern „dürfen“. Durch den Wechsel in den Bearbeitungsmodus haben sich auch die Buttons verändert. Im oberen Bereich des Fensters sind die Buttons „Neu“, „Bearbeiten“ usw. jetzt deaktiviert (grau), die Buttons „Speichern“ und „Rückgängig“ aktiv, also „anklickbar“.

Rückgängig: verwirft Änderungen und beendet den Bearbeitungsmodus.

Speichern: speichert die Änderungen und beendet den Bearbeitungsmodus.

Datensatz-Navigation

Die Buttons mit den Pfeilen bewirken den Sprung auf den ersten, vorigen, nächsten bzw. letzten Datensatz in der ausgewählten Sortierung.

Anzeige Trefferliste SQL-/Volltextsuche. Klicken Sie auf diesen Button um das Ergebnis der letzten SQL-Abfrage bzw. Volltextsuche anzusehen. Diese Liste kann auch direkt nach Excel exportiert werden.

Die Ampel

In der Ecke rechts unten im Harmonia-Hauptfenster finden Sie eine Rot/Grün-Ampel. Wenn die Ampel grün zeigt, wartet das Programm auf eine Eingabe. Zeigt sie rot, ist das Programm beschäftigt. I.d.R. weist ein knapper Text darauf hin, womit sich das Programm gerade beschäftigt.

Arbeiten mit Textbausteinen

(Fast) immer, wenn Sie zu Fließtexte eingeben (als Ergänzung zu Standard-Formularen oder z.B. Informationen zu Kundenkonten) besteht die Möglichkeit Textbausteine zu laden. Solche Textbausteine können Sie in die Datenbank unter einem, je nach Anwendung unterschiedlichem Schlüssel hinterlegen. Im folgenden Beispiel erkennen Sie, dass Sie solche Textbausteine unter dem Schlüssel ‚VFT‘ eintragen können:


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Über den Button „Standard“ öffnen Sie bei der Bearbeitung des Textes eine Liste mit allen vorbereiteten Textbausteinen:

Angezeigt wird unter „Bezeichnung“ der von Ihnen vergebene Name des Bausteins und unter „MEMO-Inhalt“ der Anfang des hinterlegten Textes. Wählen Sie den gesuchten Baustein aus: Der Text wird dann in die Windows-Zwischenablage übertragen. Setzen Sie dann den Cursor an die Stelle des Textes, an der der Baustein eingefügt werden soll und drücken Sie [Strg]+V (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste an die Stelle) um den Text einzufügen.


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Einstellung Fenster- und Schriftgröße

Die Schriftgröße können Sie in Harmonia unabhängig von den Windows-Einstellungen verändern. Sie finden das Programm im Menü Datei:

Standardschriftgröße Hier geben Sie die Größe der Standardschrift (Arial) in Punkten an. Erhöhen Sie den Wert, wenn die Schrift zu klein ist bzw. verringern Sie ihn, wenn die Schrift zu groß ist. Standardschrift -Breite Sollte der Testtext (siehe unten: Feld Test-1) nicht komplett im Eingabefeld angezeigt werden, erhöhen Sie bitte diesen Wert. (Er gibt an, wie viele Bildpunkte für ein Zeichen in der Standardschrift auf dem Bildschirm reserviert werden.) Fixe Schrift Hier geben Sie die Größe der Schrift mit fester Breite (Courier) in Punkten an. In den Programmen wird die Schrift zur Darstellung von Zahlen, Kontonummern und Datumsangaben verwendet. Erhöhen Sie den Wert, wenn die Schrift zu klein ist bzw. verringern Sie ihn, wenn die Schrift zu groß ist. Fixe Schrift -Breite Sollte der Testtext (Feld Test-2) nicht komplett im Eingabefeld angezeigt werden, erhöhen Sie bitte diesen Wert. (Er gibt an, wie viele Bildpunkte für ein Zeichen in der fixen Schrift auf dem Bildschirm reserviert werden.) Skalierungsfaktor Dieser Wert (i.d.R. liegt er zwischen 1 und 2) gibt an um welchen Faktor alle Elemente auf dem Bildschirm vergrößert werden sollen. Ausgangswert ist eine Größe, die bei der minimalen Auflösung (640 x 480 Punkte) passen sollte. Typische Werte sind: 1,2 für eine Auflösung von 800 x 600 Punkten 1,7 bei größeren Auflösungen Fenstererhöhung Hier geben Sie eine Punktzahl an, um die jedes Fenster (innerhalb des Harmonia-Hauptfensters) in der Höhe gestreckt werden soll. Erhöhen Sie diesen Wert, wenn zwischen dem oberen Rahmen und den im Fenster angezeigten Daten kein oder ein sehr kleiner Zwischenraum ist. Über den Button Laden können Sie aus einer Liste geeigente Voreinstellungen wählen. Der Button Testen zeigt ein Fenster, in dem Sie sehen können, ob die gewählte Schriftgröße geeigent ist:


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Menü Datei - Grundeinstellungen

Im Menü Datei finden Sie das Programm „Grundeinstellungen“. Hier tragen Sie z.B. den Namen Ihres Verlages ein, legen fest, wie lang die Erlöskontonummern für die DATEV-Schnittstelle sind und hinterlegen weitere Firmenstammdaten. Die ausführliche Beschreibung finden Sie im Menü Hilfe im PDF-Format, außerdem wird das Dokument beim ersten Start der Software automatisch geöffnet.

Menü Datei - Lizenzschlüssel eingeben

Wenn Sie von uns einen Lizenzschlüssel erhalten haben, tragen Sie diesen bitte hier ein. Der Schlüssel wird dann gespeichert und gilt für die jeweilige Hauptversion von Harmonia und die erworbenen Zusatzmodule (DATEV/BAG.) Jedes Jahr gibt es eine neue Hauptversion, für die Sie einen neuen Lizenzschlüssel erhalten. Bitte installieren Sie eine neue Hauptversion erst, wenn Sie diesen Schlüssel erhalten haben!


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Menü Datei - Terminkalender

Sie können den Terminkalender nutzen, um sich von Harmonia erinnern zu lassen. Die Liste der nächsten 10 Termine ab Tagesdatum wird im Harmonia-Hauptfenster angezeigt; auf vergangene Termine wird hingewiesen. Der Terminkalender wird von Harmonia genutzt um Sie automatisch an die monatlich fällige „Reorganisation“ der Statistik zu erinnern:

Der Terminkalender kann durchsucht und gedruckt werden – ist im Vergleich zu speziellen Terminplanern aber mit geringem Funktionsumfang ausgestattet.

Menü Datei – erneut anmelden

Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern mit Harmonia arbeiten, sollten Sie für jeden Mitarbeiter ein Kürzel und ein Passwort vergeben – näheres siehe unten. Über diesen Programmpunkt können Sie sich mit Ihrem Kürzel anmelden. Auf ausgehenden Formularen wird dann Ihr Name unter „Unser Zeichen“ ausgedruckt.

Menü Datei – Mitarbeiterverwaltung

Bei der Installation ist der Benutzer Administrator mit dem Passwort admin angelegt und der Zugriff auf alle Programme ist für jeden angelegten Mitarbeiter frei geschaltet. Außerdem sind die Zugriffsrechte so eingestellt, dass kein Passwort beim Start des Programms verlangt wird.

Sie sollten ein Kürzel für jeden Benutzer des Systems, seinen Namen hinterlegen und ein Passwort vergeben. Das Administrator-Passwort sollten Sie ändern – jedenfalls wenn Dritte Zugriff auf Ihren PC haben. Sie können einstellen, dass beim Start des Programms immer ein Passwort verlangt wird – siehe unten „Mitarbeiter-Rechte“.


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Administrator-Passwort ändern: Wählen Sie das Kürzel ADM aus der Liste aus (Klick auf das Fernglas oder F3 drücken) und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können dann das Passwort ändern. Um Tippfehler zu vermeiden, müssen Sie das Passwort 2x verdeckt eingeben. Um einen neuen Mitarbeiter (bzw. Ihr eigenes Kürzel) einzutragen, tragen Sie bitte zunächst das neue Kürzel in das Eingabefeld ein und klicken Sie dann auf Neu (oder drücken Sie F2.) Tragen Sie dann noch den/Ihren Namen ein und vergeben Sie ein Passwort. Bei der Passwortprüfung wird nicht zwischen großen und kleinen Buchstaben unterschieden. Sie können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwenden.

Menü Datei – Mitarbeiter-Rechte

Wenn Sie mit eingeschränkten Zugriffsrechten arbeiten möchten, müssen Sie zunächst das Programm für die Verwaltung der Zugriffsrechte so einrichten, dass nur Sie Änderungen vornehmen können.

- Wählen Sie über den Suchen-Button die Programm-ID „Allgemein Mitarbeiter-Rechte“ aus - klicken Sie auf Bearbeiten - aktivieren Sie die Checkbox „ausgewählte Mitarbeiter“ - klicken Sie aus Auswahl - doppelklicken Sie im rechten Fenster auf Ihren Namen und anschließend auf OK:

...das Fenster wird daraufhin geschlossen und Sie sehen wieder dieses Fenster:

Speichern Sie diese Einstellung. Für die meisten Programme (z.B. Statistiken) können Sie entsprechend festlegen, welche Mitarbeiter Zugang zu diesen erhalten sollen.


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Wenn Sie möchten, dass beim Start des Hauptprogramms immer ein Passwort abgefragt werden soll, wählen Sie bitte die Programm-ID „Vertrieb – Hauptprogramm“ und aktivieren Sie die Checkbox „bei Start immer Passwort verlangen“. Achtung: Sie können sich durch unlogische Rechtevergabe selbst aussperren, indem Sie den Benutzer löschen der als Einziger Zugriff auf die Rechtevergabe hat! Wenn das geschehen ist, wenden Sie sich bitte an [email protected]

Menü Datei – Schnellstartbuttons einrichten

Im Hauptfenster des Programms sehen Sie bereits große Buttons, die Sie nach Belieben mit Programmen verknüpfen können, die Sie häufig benötigen. Die Standardeinstellung ist, dass Buttons für den Terminkalender, den Artikel- und Kundenstamm und die Auftragserfassung angezeigt werden.

Wenn Sie selbst festlegen möchten, dass Sie ein bestimmtes Programm per Schnellstartbutton starten möchten, aktivieren Sie zunächst die Checkbox „Buttons und Motive selbst festlegen“. Klicken Sie anschließend auf den Button „Standard-Buttons übernehmen“. Wählen Sie die Position für den individuellen Schnellstart-Button, indem Sie auf einen der Buttons klicken auf dem „(frei)“ steht.


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Über die Drop-Down-Box „Programm-Modul“ wählen Sie nun das Programm aus, dass Sie mit dem gewählten Schnellstartbutton starten möchten, danach suchen Sie sich ein Motiv für den Button und speichern Sie die Auswahl. Beim nächsten Start des Programms finden Sie den ausgewählten Button auf dem Harmonia-Desktop.


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Menü Stammdaten – Artikelstamm

Im Artikelstamm können Sie neue Artikel anlegen und Angaben zu bereits erfassten Artikeln ändern. Eine kurze Anleitung zur Neuanlage eines Artikels finden Sie im Menü Hilfe – Schritt für Schritt zum ersten Auftrag. Hier finden Sie Beschreibungen der Bedeutungen der einzelnen Eingabefelder und zu Funktionen wie Katalogdruck und aktivieren der neuen Preise.

Artikelnummer Jeder Artikel muss eine eindeutige Nummer für die interne Verwaltung bekommen, die maximal 10stellig ist und aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen kann. Bei der Vergabe von Artikelnummern sollten Sie sich vorab überlegen, wie die Nummer aufgebaut ist. Wenn Sie mit numerisch fortlaufenden Nummern arbeiten möchten, empfiehlt es sich diese mit führenden Nullen anzulegen. Dadurch vermeiden Sie spätere Irritationen bei der Suche nach Artikelnummern. Geben Sie die Artikelnummer ein, die Sie bearbeiten möchten, oder wählen Sie diese per F3/Suchen aus. Zum Bearbeiten des Artikels klicken Sie auf Bearbeiten.

Tipp: Nutzen Sie die Express-Volltextsuche per F12! Über die F3/Fernglas-Suchfunktion können Sie u.a. die Volltextsuche starten. Noch schneller geht’s, wenn Sie die zu suchende Zeichenfolge im Feld Artikelnummer eintragen und dann F12 drücken.

Tipp: Sie können die Artikelnummer auch zum Bearbeiten auswählen, indem Sie die Nummer eingeben und 2x Enter drücken. Das erste Enter bewirkt, dass die Daten zum Artikel angezeigt werden und der Button Bearbeiten (links oben) wird „aktiv“. Das Erkennen Sie daran, dass in dem Button eine gepunktete Linie erscheint:

Wenn ein Button „Aktiv“ ist, können Sie den Button statt durch einen Mausklick durch drücken der Enter- (oder Leer-) Taste auslösen. Dadurch sparen Sie sich manchen Griff zur Maus.

Edition Die Editionsnummer ist die nach außen bekannte „Artikelnummer“ eines Artikels, die Ihre Kunden für Bestellungen (wie die ISMN oder ISBN) benutzen können. Diese Nummer muss im Gegensatz zur Artikelnummer nicht eindeutig sein. So können Sie die selbe Editionsnummer für mehrere Auflagen einer Ausgabe benutzen, wenn es nötig sein sollte.


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Titel Für den Titel, der vor Allem auf Rechnungen und Lieferscheinen ausgegeben wird, können Sie 50 Zeichen verwenden.

Der Button mit dem (blauen) i neben dem Eingabefeld öffnet ein Fenster, indem Sie beliebige Infos für die

interne Verwendung hinterlegen können. Die Checkbox „Anzeige bei Faktura“ aktivieren Sie bitte, wenn Sie möchten, dass der interne Hinweis bei der Auftragsbearbeitung angezeigt wird, sobald der Artikel fakturiert wird. Das könnte z.B. sinnvoll sein, wenn Sie bei der Auftragserfassung an angwöhnliche Rabattregelungen erinnert werden möchten, die vom per Rabattstamm definierten Rabatt abweichen.

Tipp: Tragen Sie als Titel „DIVERSE“ ein, wenn Sie verschiedene Artikel vertreiben, für die es sich nicht lohnt einen eigenen Artikelstammsatz anzulegen. In der Auftragserfassung können Sie dann jeweils einen freien Text als Artikelbezeichnung pro Rechnungsposition eintragen, der dann auf Rechnungen und Lieferscheinen ausgedruckt wird.

Ergänzung Klicken Sie auf den Button mit den 3 Punkten neben dem (immer deaktivierten) Eingabefeld um einen beliebig langen Text für die externe Nutzung zu hinterlegen. Dieser Text kann z.B. auf Listen/Katalogen ausgedruckt werden und weitere Angaben zu dem Artikel (Vorwort, Herausgeber, Illustration etc.) enthalten. Status Über den Status eines Artikels können Sie steuern, wie dieser bei der Auftragsbearbeitung behandelt wird. Mögliche Kennzeichen sind: Artikel gesperrt für Faktura: der Artikel darf nicht verwendet werden ist vorgemerkt: Der Artikel wird auf Rechnungen/Lieferscheinen ausgewiesen, aber nicht berechnet und mit dem Hinweis versehen, dass eine Nachlieferung erfolgt. Achtung: Dieser Status greift erst, wenn der Bestand nicht mehr ausreicht! neue Editionsnummer: sollte nur in Kombination mit dem Eintrag einer Artikelnummer im Feld „Folgeartikel“ verwendet werden. Bei der Auftragserfassung wird automatisch der „Folgeartikel“ ausgewählt. Sonstige: Hinweis auf nicht (mehr) lieferbare Artikel. Artikelgruppe Sie können beliebige Artikelgruppen definieren (Standardtexte, Kennzeichen-Art VAG.) Diese Gruppen sind für statistische Auswertungen von Bedeutung. Alle Statistiken können auf bestimmte Artikelgruppen eingeschränkt werden. Rabattgruppe Sie können beliebige Artikelgruppen definieren (Standardtexte, Kennzeichen-Art VRG.) Siehe auch Rabattstamm: Sie können für jede mögliche Kombination Artikel-Rabattgruppe / Kundenrabattgruppe Rabattsätze festlegen. Diese Rabatte werden bei der AUfragserfassung automatisch vorgeschlagen. Verlag Hier wird automatisch das von Ihnen in den Grundeinstellungen eingetragene Verlagskennzeichen eingetragen. Partieexemplare Tragen Sie hier eine Anzahl von Freiexemplaren ein, die Sie als Naturalrabatt zu einer bestimmten Anzahl zu berechnender Exemplare abgeben, z.B. 1 Ex. je 10 verkaufte Exemplare. Bei der Auftragserfassung wird die Anzahl der Freiexemplare in Abhängigkeit von der Bestellmenge automatisch berechnet. Gewicht Das Gewicht wird für die Berechnung des Nettogewichts einer Sendung benötigt. Schlagwort Sie können hier ein Schlagwort eintragen, nach dem Sie bei der Artikelsuche suchen können. ISMN Tragen Sie hier ggf. die International Standard Music Number des Artikels ein. Wenn Sie noch keine Nummer für diesen Artikel vergeben haben, können Sie sich vom Programm bei der Berechnung der Prüfziffer helfen lassen: Die ISMN setzt sich aus dem Präfix 9790, der Verlagsnummer (die Sie in den Grundeinstellungen eingetragen habe), der Titelnummer und der Prüfziffer zusammen.


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Klicken Sie auf den Button mit dem grünen Pfeil neben dem Eingabefeld und geben Sie dann nur die Titelnummer ein. Das Programm berechnet dann die Prüfziffer, setzt die ISMN zusammen und trägt sie in die Maske ein. Sollte die Nummer bereits für einen anderen Artikel vergeben sein, erscheint ein entsprechender Hinweis. ISBN Tragen Sie hier ggf. die International Standard Book Number des Artikels ein. Wenn Sie noch keine Nummer für diesen Artikel vergeben haben, können Sie sich vom Programm bei der Berechnung der Prüfziffer helfen lassen: Die ISMN setzt sich aus dem Präfix 9783, der Verlagsnummer (die Sie in den Grundeinstellungen eingetragen habe), der Titelnummer und der Prüfziffer zusammen. Klicken Sie auf den Button mit dem grünen Pfeil neben dem Eingabefeld und geben Sie dann nur die Titelnummer ein. Das Programm berechnet dann die Prüfziffer, setzt die ISBN zusammen und trägt sie in die Maske ein. Sollte die Nummer bereits für einen anderen Artikel vergeben sein, erscheint ein entsprechender Hinweis. Erscheinungsmonat Tragen Sie den Monat und das Jahr der Erscheinung des Artikels ein. Folgeartikel Wenn Sie z.B. eine neue Auflage einer Ausgabe unter einer anderen Artikelnummer verwalten möchten, können Sie hier beim „alten“ Artikel die neue Artikelnummer eintragen. (Ändern Sie dann bitte auch den Status in „neue Editionsnummer“.) Das kann z.B. nötig sein, wenn sich die Urheberanteile bei einer neuen Auflage eines Artikel ändern – weil ein Titel in der neuen Auflage hinzugekommen oder gestrichen wurde. Ladenpreis Dies ist der (gebundene) Ladenpreis des Artikels, der aktuell gültig ist. neuer Preis Das ist der zukünftige Preis des Artikels, der über die Funktion „Neue Preise aktivieren“ aktiviert wird. MwSt-Kennzeichen Wählen Sie hier ggf. den MwSt-Satz aus – vorgeschlagen wird bei Neuanlage immer der ermäßigte Satz für Bücher/Noten. Ek-Preis Dieser Preis wird bei der Inventurbewertung und der Einnahmen-/Ausgabenübersicht für die Berechnung des Inventurwerts bzw. der Kostenermittlung (excl. Urheberanteile) verwendet. Er sollte also den tatsächlichen Einkaufs-/Herstellungskosten je Exemplar entsprechen. Mindestbestand Tragen Sie hier die Anzahl ein, die mindestens vorrätig sein sollte. Sie haben über den Listendruck (s.u.) die Möglichkeit eine „Verknappungsliste“ zu drucken. Diese enthält alle Artikel, deren Lagerbestand (ggf. abzüglich Vormerkern) den Mindestbestand unterschreitet. Checkbox Sperre Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie verhindern möchten, dass ein Artikel fakturiert wird. Die Checkbox wird auch automatisch gesetzt, wenn Sie einen entsprechenden Status für den Artikel setzen. Checkbox „Anzeige bei Faktura“ Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie möchten, dass der eingetragene interne Infotext (der über den

nebenstehenden i-Button bearbeitet werden kann) bei der Auftragsbearbeitung angezeigt werden soll. Der

Button ist rot, wenn ein Text eingetragen ist, sonst blau. Button Kataloge – Zuordnung eines Artikels zu einem Katalog Sie können in den Standardtexten (Kennzeichen-Art VKK) beliebig viele Katalog-Kennzeichen anlegen. Jedem Artikel können Sie wiederum beliebig viele Katalog-Kennzeichen zuordnen. Die Mehrfachzuordnung ist sinnvoll, wenn Sie z.B. möchten, dass eine Note sowohl im Katalog „Blockflöte“ als auch „Pommersche Kinderlieder“ erscheint.


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Kataloge können Sie wiederum aus beliebig vielen Katalogkennzeichen (und weiteren Einschränkungsmöglichkeiten wie Artikelgruppe) zusammenstellen – so dass der selbe Artikel dann auch mehrfach im Katalog erscheint.

Informationen zum ausgewählten Artikel

Button Kommission Zeigt eine Liste mit den Kommissionsbeständen je Kunde (Siehe Kapitel Menü Vertrieb – Auftragsbearbeitung – Kommissionsaufträge) Button Löschen Sie können einen Artikel löschen, solange mit diesem noch nichts „passiert“ ist. Es dürfen noch keine Lagerbuchungen erfolgt sein und keine Beteiligungen am Artikel angelegt sein. Button Ändern Mit dieser Funktion können Sie die Artikelnummer ändern. Button Vormerker Zeigt eine Liste aller Kunden, die den Artikel vorbestellt haben. Button Statistik Sie können sich anzeigen lassen, wie häufig ein Artikel verkauft wurde:

Geben Sie den Zeitraum (idealerweise 1 Jahr) an, für den Sie den Absatz ansehen möchten und klicken Sie dann auf „Berechnen“. Der Absatz des letzten Monats des ausgewälten Zeitraums, der gesamte Zeitraum und der Vorjahreszeitraum wird unterteilt nach Inland/Ausland und den „Kundengruppen“ Privat/Handel/Grossist berechnet und angezeigt. Über den Button mit dem $-Zeichen können Sie die Preisentwicklung ansehen. Button Beteiligte Sie können sich anzeigen lassen, welche Urheber/Partnerverlage mit welchen Anteilen am Absatz beteiligt sind. (Die Bearbeitung der Beteiligungen finden Sie im Menü Abrechnung – Abrechnungsperioden und –Sätze) Button Verkäufe Sie können sich anzeigen lassen, wer wann, wie viele Exemplare zu welchem Preis gekauft hat. Kommissionslieferungen sind in der letzten Spalte der Anzeige mit einem „X“ gekennzeichnet:


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Funktionen für alle Artikel

Button Listendruck Sie können Listen nach diversen Kriterien eingeschränkt in unterschiedlichen Sortierungen drucken und in CSV-Dateien exportieren:

Es sind verschieden Listentypen vorbereitet, insbesondere diese könnten für Sie interessant sein: Verknappungsliste In der Liste werden nur die Artikel ausgegeben, bei denen der eingetragene Mindestbestand höher ist, als der aktuelle Bestand zzgl. der vorgemerkten Exemplare. Liste Neue Preise Zusammen mit der Einschränkung „Nur Artikel mit eingetragenem neuen Preis“ bekommen Sie eine Gegenüberstellung der aktuellen und zukünftigen Preise.

Button „Neue Preise aktivieren“ Diese Funktion aktiviert die hinterlegten „neuen Preise“. Dabei wird der aktuelle Preis durch den neuen Preis ersetzt und der „neue“ Preis wieder auf Null gesetzt. Die neuen Preise können Sie in beliebig langer Vorbereitungszeit nach und nach im Artikelstamm eintragen, Listen zur Kontrolle (siehe oben) drucken und dann zum Stichtag „scharf“ schalten. Bitte beachten Sie dabei bitte, dass der Preis, der für die Urheberabrechnung zu Grunde gelegt wird pro Kalendermonat gespeichert wird. (Siehe dazu auch Reorganisation der Statistik.) Sie sollten deshalb neue Preise immer vor dem Schreiben der ersten Rechnung eines Monats aktivieren und zwar nachdem Sie Statistik für den Vormat reorganisiert haben. Vor dem Start der Funktion erhalten Sie auch immer einen ausführlichen Hinweis dazu.


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Button Katalog – Druck eines Katalogs / Export nach Excel

Nach dem Klick auf den Button „Katalog“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen müssen, welcher Katalog gedruckt werden soll (Auswahl Katalogkennzeichen.) Sie können auch mehrere Katalogkennzeichen auswählen. Sie können den „Katalog“ auf bestimmte Artikelgruppen und/oder Status-Kennzeichen einschränken. Sinnvoll wäre hier z.B. Artikel mit dem Status „nicht lieferbar“ auszuschließen. Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, können Sie noch das Ausgabeformat auswählen, es ist eine kurze und eine ausführliche Fassung vorbereitet. In der „langen“ Version sind die Titelergänzungen (extern, s.o.) enthalten. Sie können die Ausgabe der Liste zusätzlich zum Ausdruck als CSV-Datei erzeugen. Das ist eine Datei, die Sie mit jeder Tabellenkalkulation öffnen können.

Menü Stammdaten – Rabattstamm

In diesem Programm können Sie festlegen, welche Rabatte Kunden gewährt werden. Die Kunden können Sie Kundenrabattgruppen (Standardtexte Kennzeichen-Art KGR) und die Artikel können Sie Artikelrabattgruppen (Standardtexte Kennzeichen-Art VRG) zuordnen. Wenn Sie einen Auftrag bearbeiten prüft das Programm immer, ob für die aktuelle Kombination Artikel-/Kundenrabattgruppe ein Rabattsatz hinterlegt ist und schlägt diesen vor. Wenn Sie hier für die Kombination Artikel/Kundenrabattgruppe einen Rabatt eintragen, hat dieser Vorrang.

Über die Buttons mit den grünen Pfeilen, können Sie sich die Liste der bereits eingetragenen Rabatte anzeigen lassen und zum Bearbeiten auswählen. Ein klick auf das Fernglas bietet jeweils die gesamt angelegten Rabatt- bzw. Kundengruppen zur Auswahl an. Die Spalte „Reiserabatt“ ist in der Version Harmonia eco ohne Bedeutung.


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Menü Stammdaten – Beteiligten-/Lieferantenstamm

In diesem Programm verwalten Sie Anschriften und Bankverbindungen von - Urhebern - Rechtsnachfolgern von Urhebern - Vertretern, die für Sie reisen - das Konto 5000001 (zum hinterlegen der Anschrift Ihres Verlages)

Im Folgenden sind die Eingabefelder und Funktionen beschrieben, die sich nicht selbst erklären (wie z.B. „Straße“ oder „Telefon“.) Suchbegriff Der Suchbegriff ist in Harmonia der schnellste Weg um ein Konto zu finden. In allen Eingabefeldern, in denen eine Kontonummer eingetragen werden muss, können Sie statt der Kontonummer die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eines Kontos eingeben. Dadurch öffnen Sie automatisch eine Liste der angelegten Konten in der Sortierung nach Suchbegriff, beginnend mit den eingegebenen Zeichen.

Tipp: Legen Sie den Suchbegriff für ein Konto sorgfältig fest um das Konto über diesen schnell und direkt zu finden! Z.B. ist es sinnvoller, den Suchbegriff „Wortsalat, Hannover“ zu wählen, als „Kinderbuchverlag Wortsalat“. Bei der Eingabe einer Kontonummer tragen Sie dann nur „WORT“ in das Eingabefeld ein und finden das gewünschte Konto sehr schnell.

Der Suchbegriff wird in Harmonia auch immer verwendet um eine Kontonummer zu „beschreiben“. Der Suchbegriff wird immer neben einem Eingabefeld einer Kontonummer angezeigt und auf diversen Listen ausgedruckt. Land/KFZ Tragen Sie hier das KFZ-Kennzeichen der Adresse ein. Das Land ist wichtig für den korrekten Aufbau der Adresse (z.B. die Position der Postleitzahl, die je nach Land vor oder hinter dem Ortsnamen ausgegeben werden muss.) Für deutsche Anschriften lassen Sie das Feld bitte leer! Die Liste der KFZ-Kennzeichen, den korrekten Adressaufbau, die Zugehörigkeit zur EU und ISO-Codes (für die DATEV-Schnittstelle) können Sie im Programm Stammdaten – Länderstamm bearbeiten. Anschrift Für die Anschrift stehen Ihnen vier Zeilen zu je 40 Zeichen und je eine Zeile für Straße, Postleitzahl und Ort zur Verfügung. Bei deutschen Adressen wird der Ortsname automatisch vorgeschlagen, wenn Sie die Postleitzahl eingegeben haben.

Automatische Wahl der Telefonnummer Wenn Ihr PC an eine TAPI-fähige Telefonanlage angeschlossen ist, können Sie die eingetragene Telefonnummer über den Button wählen.

Prüfung einer eingetragenen Umsatzsteuer-ID Voraussetzung: Sie haben selbst eine gültige Umsatzsteuer-ID, diese ist in den Grundeinstellungen eingetragen und Ihr PC verfügt über eine Internetverbindung. Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland stellen oder einen Betrag an einen Urheber / Verlag auszahlen, ist relevant, ob dieser eine Umsatzsteuer-ID hat. Sie sind verpflichtet diese zu prüfen. Wenn Sie und Ihr Geschäftspartner eine Ust-ID zugeteilt bekommen haben, wird bei der gegenseitigen Rechnungsstellung keine MwSt berechnet. Wenn einer der beiden Geschäftspartner keine USt-ID zugeteilt bekommen hat, muss MwSt berechnet werden. Sie können über den Prüfungsbutton eine eingetragene USt-ID online prüfen und – wenn Sie es ganz genau nehmen - eine schriftliche Bestätigung anfordern:


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Wenn die Prüfung erfolgreich war, wird dies im Konto vermerkt und im Fenster angezeigt:

Wenn Sie die Checkbox „Schriftliche Bestätigung anfordern“ aktivieren, erhalten Sie nach kurzer Zeit tatsächlich eine solche. (Ihre USt-ID wird bei der Abfrage übertragen, damit geben Sie auch Ihre Anschrift bekannt.) Bitte wundern Sie sich nicht über Fehlermeldungen: Es kommt recht häufig vor, dass die Prüfung nicht funktioniert, weil Server nicht zur Verfügung stehen. Diese Störungen sind oft, aber nicht immer angekündigt unter:

evatr.bff-online.de

Beteiligtenart (Kundenart) Durch die Zuweisung einer Beteiligtenart ordnen Sie ein Konto einer Kategorie zu. Sinnvolle Kategorien sind z.B. Autor, Komponist, Rechtsnachfolger, Vertreter, Verlag (für Beteiligte) und Privatkunde, Händler, Autor, Grossist (für Kunden.) Wenn Sie relativ viele Konten verwalten, ist diese Einteilung von Vorteil, wenn Sie z.B. Listen oder Serienbriefe an bestimmte Teilgruppen versenden möchten oder einfach nur nach einer Anschrift suchen: Wenn Sie nach einem Konto eines Herrn Müller in einem Datenbestand von mehreren zehntausend Datensätzen suchen, finden Sie den „Richtigen“ sicher schneller, wenn Sie wissen, dass es sich bei diesem um den Rechtsnachfolger eines Autoren handelt. Die Beteiligten-/Kundenarten können Sie frei definieren (siehe Menü Stammdaten - Kundenarten.) Für die Datenverarbeitung ist die Zuordnung nicht relevant.

Kartenreiter Allgemein

Anrede Die Anrede wird beim Einzel- und Serienbriefdruck verwendet. Über den Suchen-Button (mit dem Fernglas) können Sie aus einer Liste von automatisch erzeugten Vorschlägen einen auswählen und anpassen. (Die Vorschläge werden aus Standards „Sehr geehrter Herr“ usw. und den Einträgen der ersten beiden Adresszeilen generiert.) DATEV-Konto Die DATEV-Kontonummer wird bei Neuanlage eines Kontos automatisch nach der Einstellung in den Grundeinstellungen vergeben.

Kartenreiter Abrechnungsdaten

Formular-Name Der Formular-Name wird beim Ausdruck von Tantieme Abrechnungen im Kopf jeder Seite der Anlagen zur Abrechnung ausgedruckt.


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Steuernummer Hier tragen Sie bitte bei deutschen Empfängern von Tantieme Abrechnungen deren Steuernummer ein. Sie muss angegeben werden, wenn auf den Abrechnungen keine MwSt ausgewiesen wird. Bankverbindung (Inland) Für den Abrechnungsdruck: Sie können im Programm Abrechnungsperioden und –Sätze (Menü Abrechnung) eine Zahlungsart auswählen, durch die die Abrechnung automatisch um einen Zusatz „Wir überweisen auf Ihr Konto...“ ergänzt wird.

Kartenreiter Pseudonyme

Pseudonyme Sie können max. 99 Pseudonyme für einen Autoren hinterlegen. Über die Suchfunktion nach Konten können Sie auch nach Pseudonymen suchen.

Kartenreiter Auslandsbankverbindung

Für den Abrechnungsdruck: Sie können im Programm Abrechnungsperioden und –Sätze (Menü Abrechnung) eine Zahlungsart auswählen, durch die die Abrechnung automatisch um einen Zusatz „Wir überweisen auf Ihr Auslands-Konto...“ ergänzt wird.

Funktionen für das ausgewählte Konto

Druck Kurzbrief / Aufkleber Klicken Sie auf das Druckersymbol rechts neben dem Eingabefeld „Konto“:

Es öffnet sich ein Fenster, über das Sie den Druck von Aufklebern, Kontenstamm-Blättern und Briefen steuern können. Für den Aufkleber- und Briefdruck können Sie eine zusätzliche Adresszeile angeben, die nach den Namenszeilen und vor der Straße in den Adresstext eingesetzt wird.


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Betreffzeile und Zusatztext werden nur für den Briefdruck verwendet. Wenn Sie den Zusatztext über einen Klick auf den Button mit den 3 Punkten öffnen, können Sie vorbereitete Textbausteine für den Briefdruck verwenden. (Die Texbausteine können Sie in den Standard-MEMOs unter der kennzeichen-Art „XZT“ bearbeiten.) Ansprechpartner Für jedes Konto können Sie maximal 10 Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse eintragen. Falls Ihr PC an eine TAPI-fähige Telefonanlage angeschlossen ist, können Sie über den Button mit dem Telefonhöhrer die Nummer wählen lassen. Der Button mit dem Brief öffnet Ihr Mailprogramm mit einer neuen Mail an die eingetragene Adresse. Wenn der Button zum Öffnen der Ansprechpartner-Liste grün (wie in der Abbildung) dargestellt wird, ist mindestens ein Ansprechpartner eingetragen.

Dokumente zum Konto hinterlegen

Sie können maximal 999 Dokumente für jedes Konto hinterlegen. Wenn das Blatt Papier auf dem Button rot ist, ist mindestens ein Dokument hinterlegt.


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Die Dokumente können beliebige Windows-Dateien sein (PDF, TXT, MP3, JPG usw.) die Sie auch im Windows-Explorer durch einen Doppelklick öffnen können. Nicht zulässig sind ausführbare Dateien. Sie sollten die angehängten Dokumente mitndestens mit einer sinnvollen Kurzinfo versehen – diese wird Ihnen beim Suchen nach Dokumenten angezeigt. Mit einem Klick auf den Button „Dokument öffnen“ wird das Dokument angezeigt/abgespielt. Wenn Sie ein Dokument an des Konto „heften“ wird eine Kopie des Originals im Harmonia-Verzeichnis erstellt. Das Dokument bleibt also auch erhalten, wenn das Original gelöscht oder verschoben wird.

Serienbrief- und Listendruck

Klicken Sie auf das Druckersymbol um den Druck zu starten:

Sie können die Liste nach den angezeigten Kriterien filtern und die Sortierung festlegen. Über den CSV-Export können Sie parallel zum Druck eine Datei erstellen, die Sie mit Excel öffnen können. Die Buttons mit dem List&Label-Logo starten den Formulardesigner für Listen/Serienbriefe.


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Menü Stammdaten – Kundenstamm

In diesem Programm verwalten Sie Anschriften und Bankverbindungen von - Kunden - Urhebern (sofern Sie Artikel an diese ausliefern, legen Sie bitte zusätzlich zum Beteiligtenkonto auch

ein Kundenkonto für diese an.) Im Folgenden sind die Eingabefelder und Funktionen beschrieben, die sich nicht selbst erklären (wie z.B. „Straße“ oder „Telefon“.) Schauen Sie sich bitte auch die Beschreibung des Beteiligtenstamm an. Diese Eingebfelder/Funktionen sind dort beschrieben und identisch mit denen im Kundenstamm:

• Umsatzsteuer-ID

• Ansprechpartner

• Dokumentenablage

• Aufkleber-/Briefdruck

• Listen-/Serienbriefdruck Kunden-Art Die Kundenart dient der Kategorisierung (siehe Beteiligtenstamm) der Konten. Im Kundenstamm hat die Kundenart eine weitere technische Bedeutung: Jede Kundenart ist zwangsläufig einer der Kategorien Privat / Handel / Grossist zugeordnet. Über dieses Merkmal wird ein Umsatz des Kunden der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Sie sehen das im Artikelstamm unter „Statistik“ und in der Artikel-Jahresstatistik. Zahlungsart Hier hinterlegen Sie eine Standard-Zahlungsart für den Kunden. Bei der Erfassung eines Auftrags wird die Standard-Zahlungsart automatisch vorgeschlagen. Die Zahlungsarten veralten Sie im Programm Grundeinstellungen. Sie können eine eingerichtete Standard-Zahlungsart auswählen, oder eine individuelle Zahlungsfrist für den Kunden hinterlegen. In diesem Fall lassen Sie das Eingabefeld „Zahlung“ bitte leer und tragen Sie die Zahlungsfrist in Tagen (ggf. eine Frist für die Berechtigung zum Skontoabzug) in die entsprechenden Felder ein.


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Kartenreiter Allgemein

Anrede, eMail, Info und Homepage Die Anrede kann auf Serienbriefen verwendet werden. Im Info-Feld können Sie beliebige Notizen zum Kunden eintragen. Über die Buttons neben der eMail- und Homepage-Adresse können Sie Ihr installiertes Mail-Programm bzw. Ihren Webbrowser mit der eingetragenen Adresse starten. Anonymisieren / Anonymisierungssperre Siehe Kapitel „Specials“ zu Ihrer Verpflichtung Kundendaten zu löschen (Stichwort DSGVO Datenschutz-Grundverordnung.) Um den DSGVO-Vorschriften gerecht zu werden, können Sie die Anonymisierungsfunktion in Harmonia eco nutzen. Auf dem Reiter „Allgemein“ sehen Sie unten rechts einen Button „Anonymisieren“ und eine Checkbox „Anonymisierungs-Sperre“. Sie können damit gezielt ein Konto anonymisieren (Button anklicken) oder die Anonymisierung der Daten des aktiven Kontos dauerhaft verhindern, wenn Sie die Checkbox aktivieren. Die Anonymisierung zu verhindern kann z.B. bei Anschriften sinnvoll und zulässig sein, wenn Sie im Kundenstamm Anschriften von Menschen oder Firmen eintragen, die zwar keine Kunden sind, auf deren Kontaktdaten Sie aber trotzdem komfortabel zugreifen möchten – sei es die Telefonnummer und E-Mail Adresse ihres Lieblingsrestaurants im Ort.


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Kartenreiter Bank/BAG

Wenn Sie Bank-, Kreditkarten- oder Bankeinzug für den Kunden nutzen möchten, tragen Sie bitte die entsprechenden Daten ein. Die Kreditkartennummer wird verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Um sie zu bearbeiten klicken Sie bitte auf den Botton mit dem Schloss. Über das Programm Mitarbeiter-Rechte können Sie optional festlegen, dass nur bestimmten Mitarbeitern der Zugang zu der Kreditkartennummer gestattet ist. Durch die Verschlüsselung ist gewährleistet, dass ein Dritter, der unbefugt in den Besitz Ihrer Datenbank gelangt keinen Zugriff auf die Nummern bekommt. (Jedenfalls ist der Aufwand den Schlüssel zu „knacken“ erheblich höher, als das Auslesen unverschlüsselter Daten.) Nach Eingabe von BLZ und Kontonummer berechnet das Programm ggf. automatisch die IBAN. Ab 2014 gelten für Bankeinzüge neue Vorschriften. Sie benötigen dann SEPA-Lastschriftmandate um Bankeinzüge beauftragen zu können. Nähere Informationen finden Sie im Internet und bei Ihrer Bank.

Kartenreiter Vertrieb/WKZ

Lieferanschrift Hier können Sie die Kontonummer eines anderen Kundenkontos eintragen. Dieses Konto wird in der Auftragsbearbeitung als „abweichende Lieferanschrift“ standardmässig vorgeschlagen. Sollten Sie einen Kunden haben, der grundsätzlich eine andere Rechnungsanschrift als die Lieferanschrift vorgibt, legen Sie für diesen bitte 2 Konten an. Bei dem Konto, das die Rechnungsanschrift enthält tragen Sie dann das Konto mit der lieferanschrift in dieses Feld ein. Versandart Die hier eingetragene Versandart wird bei der Auftragserfassung Standardmässig vorgeschlagen. Kunden-Rabattgruppe Sie können jedem Kunden eine Rabattgruppe zuordnen. Bei der Auftragserfassung wird der Rabatt automatisch anhand der Kunden- und der Artikel-Rabattgruppe ermittelt und vorgeschlagen. (Siehe auch Artikelstamm und Rabattstamm.) Vertreter


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Hier können Sie das Kennzeichen eines Vertreters und dessen Anteil am Netto-Umsatz in Prozent eintragen, der den Kunden besucht. In der Auftragserfassung können Sie das Vertreterkennzeichen auswählen, wenn der Vertrtere für den Auftrag Provision erhält. Werbekennzeichen Sie können ein Konto beliebig vielen Werbekennzeichen zuordnen. Sinnvolle Kennzeichen könnten z.B. sein: „Buchhandel Norddeutschland“, „Musikalienhandel Klavier“ oder „Fachbuchhandlung Physik“. Siehe hierzu Werbung Aufkleber-/Listendruck: Für beliebig kombinierbare Werbekennzeichenkombinationen können Sie Aufkleber, Serienbriefe und Listen drucken und die Anschriften/Mail-Adressen für die Verarbeitung mit anderen Programmen exportieren. (Serienbriefdruck mit anderen Textverarbeitungen, Übernahme in Tabellenkalkulationen, Massenmailings etc.) Der Vorteil des Programms besteht darin, dass eine Adresse nur 1x verwendet wird, auch wenn die Adresse mehreren ausgewählten Werbekennzeichen zugeordnet ist. Kunde mit Kommissionslager Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn der Kunde (auch) ein Kommissionslager mit Ihren Artikeln hat. (Siehe Kapitel Menü Vertrieb – Auftragsbearbeitung – Kommissionsaufträge) Der Button mit dem blauen „i“ rechts neben dem Eingabefeld öffnet eine Liste mit den aktuellen Artikelbeständen, die bei dem Kunden lagern. Provision Gilt für den Bereich Lizenzen: Wenn der Kunde ein „Vermittler“ ist, über den Lizenzaufträge abgewickelt werden und er erhält eine Provision, tragen Sie hier bitte den Provisionssatz ein. Dieser Provisionssatz wird in der Auftragsbearbeitung automatisch vorgeschlagen.

Funktionen für das ausgewählte Konto

Button Statistik Öffnet wahlweise eine Listenansicht der Aufträge des Kunden mit Rechnungsbetrag je Auftrag aus dem Bereich Vertrieb oder Lizenzen. Anzeige Vertriebsaufträge: Wählen Sie einen Auftrag aus, um sich die gelieferten Artikel anzeigen zu lassen. In der Kopfzeile des Fensters wird die Summe des Vorjahresumsatzes excl. Versandkosten angezeigt. (s.u.: Kundenstamm Specials) Button Umsätze Startet ein Druckprogramm, das die Umsätze des Kunden für 12 Monate als Balkendiagramm oder Liste anzeigt oder au den Drucker ausgibt. Es werden jeweils die Anzahl der verkauften und Freiexemplare sowie der Nettoumsatz (excl. Versandkosten) ausgewiesen. Button Übersicht Rechnungen / optionale PDF-Ansicht

Der Button mit dem Acrobat-PDF-Symbol neben dem Button „Umsätze“ öffnet ein Auswahlfenster, das die Rechnungen des Kunden auflistet:


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Achtung: Beim Öffnen der Auswahl werden immer die letzten 6 Rechnungen angezeigt. Um ältere Rechnungen anzusehen, bewegen Sie den gelben Balken mit der Taste „Cursor nach oben“ oder dem Scrollrad Ihrer Maus nach oben. Diese Rechnungen sind im internen Harmonia-Rechnungsarchiv als PDF-Dateien abgelegt. Sie können die PDF-Datei anzeigen, indem Sie einen Doppelklick auf die Rechnung machen oder aus „Auswählen“ klicken. Dabei wird das Auswahlfenster geschlossen. Wenn Sie auf den Button „Anzeige“ klicken, wird die PDF-Datei ebenfalls geöffnet, das Fenster zur Auswahl der Rechnungen wird allerdings direkt im Anschluss automatisch wieder geöffnet, wobei die ausgewählte Rechnung in der ersten Zeile des Fensters erscheint.

Specials

Harmonia erinnert Sie im Januar eines Jahres daran, die Umsätze des Vorjahres berechnen zu lassen. Diese Funktion finden Sie, wenn Sie auf den Button „Specials“ klicken. Der Umsatz des Vorjahres wird in der Summe (Netto excl. Versandkosten) angezeigt, wenn Sie die oben beschriebene Anzeige „Aufträge“ aufrufen.

Anonymisierung von Kundenkonten

Nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) hat ein Kunde das Recht, dass seine persönlichen Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Im Geschäftsleben ist das der Fall, wenn die Nachweispflicht zu Geschäftsvorfällen nicht mehr besteht, also nach 10 Jahren. So lange sind Sie verpflichtet Geschäftsvorfälle nachzuweisen. Dazu gehört dann auch mindestens die Anschrift eines Kunden, dem Sie ein Produkt verkauft haben. Wenn Sie ein Kundenkonto angelegt haben, ohne dass es zu einem zu dokumentierenden Geschäftsvorfall gekommen ist, sind Sie nicht berechtigt diese Daten gespeichert vorzuhalten.


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Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, können Sie die Anonymisierungsfunktion in Harmonia eco nutzen. Unter „Specials“ finden Sie eine Funktion zur Anonymisierung von Konten:

Wenn Sie das Programm nutzen, sollten Sie unbedingt zuerst einen Prüflauf machen, um sich einen Überblick zu verschaffen, welche Konten das Programm anonymisiert um keine böse Überraschung zu erleben. Aktivieren Sie dazu die Checkbox „Nur Prüfung…“. Das Programm erzeugt dann eine Liste aller Konten, die gelöscht werden, wenn Sie die endgültige Anonymisierung starten. Wenn Sie feststellen, dass auch Konten anonymisiert würden, die Sie aber behalten möchten (obwohl z.B. kein Geschäftsvorfall mit einem Konto verbunden ist), haben Sie die Möglichkeit diese Konten vor der Anonymisierung zu schützen. (Siehe Checkbox „Anonymisierungs-Sperre“ auf dem Kartenreiter „Allgemein“.) Bei der Anonymisierung werden sämtliche Daten die im Kundenkonto eingetragen sind unwiederbringlich gelöscht! Alle Einträge werden gelöscht und im Suchbegriff wird der Text „!ANONYMISIERT (Datum)“ eingetragen. Erhalten bleibt nur das Länderkennzeichen und ggf. ein Platzhalter für eine eingetragenen Umsatzsteuer-ID. Diese Daten sind nötig, damit alte Geschäftsvorfälle noch korrekt abgebildet werden, z.B. Statistiken nach Ländern und damit die verwendeten Erlöskonten korrekt sind.

Menü Stammdaten – Kunden-/Beteiligten-Arten

Sie können beliebig viele Kunden- / Beteiligtenarten anlegen. Jedes Kennzeichen muss einer der Kategorien Privat / Handel / Grossist zugeordnet werden. Die Umsätze der Kunden werden nach dieser Zuordnung statistisch ausgewertet. Bei Beteiligten-Arten ist dies zwar unlogisch: Es können schließlich keine Rechnungen für Beteiligte gestellt werden. Die Zuordnung einer reinen Beteiligten-Art (z.B. „Autor“) ist daher zwar sinnlos, das Programm verlangt aber trotzdem eine Zuordnung. Hier ist es egal, welcher Kategorie Sie das jeweilige Kennzeichen zuordnen.

Menü Stammdaten – Standardtexte

Hier werden diverse Parameter verwaltet. Für die meisten davon gibt es Extra-Programme (z.B. Kundenarten, Zahlungsarten etc.), andere werden automatisch verwaltet. Kennzeichen die Sie bearbeiten können: LFW Versandarten VBN NOVA-Kennzeichen VKK Katalogkennzeichen VRG (Artikel-) Rabattgruppen VSK (Artikel-) Statuskennzeichen WKZ Werbekennzeichen XB0 Formularnamen Allgemein XBA Formularnamen Abrechnung XBV Formularnamen Vertrieb


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Achtung: Sie können den mit einem Kennzeichen verbunden Text jederzeit ändern, aber nicht wieder löschen! (Diese Dokumentation wird ergänzt, sobald sich Bedarf nach Erklärungen abzeichnet.)

Menü Stammdaten – Standard-MEMOs

Mit diesem Programm bearbeiten Sie: Textbausteine, die Sie bei der Bearbeitung von MEMOs (beliebig langen Textfeldern) verwenden können und Programmparameter. PAR Parameter Der Texteintrag unter dem Kennzeichen VFR steuert die automatischen Vorschläge für die Formulartypen und die Anzahl der Ausdrucke/Kopien je nach Auftragsart. Eine Beschreibung finden Sie am Anfang des Textes. Achtung: Bitte sichern Sie den kompletten Text des „Memos“ bevor Sie Änderungen vornehmen um den ursprünglichen Zustand wieder herstellen zu können. STD Standardtexte Rechnungen/Lieferscheine D/E/F Texte, die Sie hier hinterlegen, werden automatisch auf allen ausgehenden Lieferscheinen und Rechnungen (Deutsch, Englisch, optional: Französisch) am Ende des Formulars ausgedruckt. Nutzen Sie diese Texte z.B. für vorübergehend auszudruckende Hinweise auf kommende Betriebsferien, Sonderaktionen oder Ihren Messe-Stand. Wenn Sie den Text nicht mehr auf den Formularen haben möchten, löschen Sie den Text bitte aus dem Textfeld. (Löschen Sie nicht den gesamten Eintrag!) Die Kennzeichen sind fest vorgeschrieben: RGD/RGE/RGF für Rechnungen Deutsch/Englisch/Französisch LSD/LSE/LSF für Lieferscheine Deutsch/Englisch/Französisch Unter diesen Kennzeichen-Arten können Sie Textbausteine anlegen/bearbeiten: VAT Artikelstamm-Info VAU Abrechnungsperioden und –Sätze (Abrechnungserläuterung) VAZ Abrechnungsperioden und –Sätze (Zahlungsart-Hinweise) VFT Zusatztexte zu Rechnungen/Lieferscheinen XVS Kundenstamm-Info XZT Briefdruck Kunden-/Beteiligtenstamm Für die Neuanlage müssen Sie sich ein 3-stelliges Kürzel für den Textbaustein überlegen. Bitte beachten Sie, dass die alphabetische Reihenfolge der Kürzel die Reihenfolge der Anzeige steuert. Es empfiehlt sich daher die häufiger verwendeten Bausteine unter Kürzeln einzutragen, die „vorne“ stehen (z.B. A00 bis A99) die seltener benötigten sollten „hinten“ stehen (z.B. Z00 bis Z99). Um ein neues Kürzel anzulegen, tragen Sie das Kürzel bitte in das Eingabefeld „Kennzeichen“ ein und drücken Sie danach die F2-Taste (oder klicken Sie auf den Button „Neu“ mit dem Symbol „leeres Blatt“. (Diese Dokumentation wird ergänzt, sobald sich Bedarf nach Erklärungen abzeichnet.)

Menü Stammdaten – Länderstamm

Mit diesem Programm können Sie neue Länder anlegen und bestimmen, wie die Adresse im Ausdruck auf Aufklebern und in Briefköpfen ausgegeben werden soll.


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Land Der Name des Landes. Der Landesname wird grundsätzlich in Großbuchstaben als letzte Adresszeile ausgedruckt, so wie die Deutsche Post es vorschreibt (Checkbox „Land drucken“) Checkbox „EG-Mitgliedsland“ Die Checkbox muss bei EU-Ländern aktiviert sein. Dieser Eintrag steuert die Umsatzsteuer-Logik in der Auftragsbearbeitung und ermöglicht die Prüfung der Umsatzsteuer-ID im Kunden- und Beteiligtenstamm. PLZ/-Position Hier wird beschrieben, wo die PLZ in der Adresse ausgegeben wird. ISO-Code / Ausfuhrschlüssel (In der Version Harmonia eco ohne Bedeutung DATEV-Kennzeichen Wenn Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen müssen hier die von der DATEV vorgeschriebenen, gültigen Kennzeichen eingetragen sein.

Menü Stammdaten – Hauswährungen

In der Auftragsbearbeitung gibt es eine Funktion, die den Rechnungsbetrag in beliebige Fremdwährungen umrechnet – falls Sie bestimmten Kunden ermöglichen in Fremdwährung zu zahlen. Mit diesem Programm bearbeiten Sie die Umrechnungskurse:


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Menü Vertrieb – Auftragsbearbeitung

Um einen neuen Auftrag anzulegen drücken Sie bitte die F2-Taste, wenn der Cursor (nach Programmstart) im Feld Auftragsnummer steht. (Oder klicken Sie auf den „Neu“-Button.) Das Auftragsdatum, die Auftragsart „Rechnung“, der Text im Bestellkennzeichen und der Name des angemeldeten Mitarbeiters werden automatisch vorgeschlagen.

Auftragsdatum Das Datum ist das Datum der Auftragserfassung und sollte nicht geändert werden. Auftrags-Art Sie können aus den vorbereiteten Auftragsarten Rechnung, Gutschrift, Frei-Lieferschein und Ersatzlieferung (Schwund) auswählen. Die anderen Auftragsarten werden ausschließlich automatisch verwendet. Die Auftragsart „Gutschrift“ verwenden Sie, wenn Sie einzelne Positionen bereits geschriebener Rechnungen gutschreiben möchten. In der Positionsbearbeitung können Sie dann entscheiden, ob die gutgeschriebenen Exemplare dem Lager wieder zugebucht werden sollen (Standard) oder ob sie in den „Schwund“ gebucht werden sollen (die zurückgegebenen Exemplare sind beschädigt und nicht mehr verkäuflich oder überhaupt nicht zurück gekommen.) Verwenden Sie die Auftragsart „Frei-Lieferschein“, wenn Sie die zu versendenden Exemplare kostenlos abgeben (als Muster, Belegexemplare o.ä.) Die Aufragsart „Ersatzlieferung (Schwund)“ sollten Sie verwenden, wenn Sie bereits berechnete oder kostenlos versendete Exemplare erneut versenden möchten. Die Artikel vermindern dann den Bestand werden aber nicht in der Verkaufsstatistik berücksichtigt. Das wäre z.B. sinnvoll, wenn eine Lieferung verloren gegangen ist und Sie aus Kulanz erneut liefern. Kurzinfo Die Kurzinfo wird immer bei der Suche nach Aufträgen angezeigt. Wenn Sie hier nichts eintragen, übernimmt das Programm automatisch nach dem Verlassen des Eingabefelds „Bestell-Kz.“ den Eintrag in dieses Feld. Rechnungsempfänger Hier erwartet das Programm die Eingabe der Kontonummer des Rechnungsempfängers.


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Tipp: Geben Sie im Feld „Rechnungsempfänger“ statt einer Kontonummer den Anfang des Suchbegriffs des Kundenkontos ein. Das Programm startet dann automatisch die Suchfunktion nach Suchbegriff alphabetisch beginnend mit den eingegebenen Zeichen. Wenn Sie die Kontonummer des Kunden kennen, geben Sie bitte diese ohne die führenden „10..“ an, also „105“ statt „1000105“ – das Programm ergänzt die Kontonummer automatisch.

Funktionen zur Kontonummer Rechnungsempfänger / Lieferungsempfänger Der Button mit dem Fernglas (Tastatur: F3) öffnet die Suchfunktion.

Der Button mit dem blauen i zeigt eine Konto-Kurzübersicht mit Anschrift (zum Vergleich, ob die Anschrift

noch aktuell ist) Umsatzsteuer-ID und Telefon, Kunden-Info usw. Der Button mit dem „Ordner öffnen“-Symbol öffnet den Kundenstamm – ggf. mit der bereits eingetragenen Kontonummer um das Konto zu korrigieren. Auf diesem Weg können Sie auch am schnellsten zur Neuanlage eines Kontos gelangen, wenn der Kunde erstmals bei Ihnen bestellt. Achtung: Wenn Sie diese Funktion benutzen, müssen Sie das Kundenstamm-Fenster schließen um die Bearbeitung des Auftrags fortzusetzen! Der Button mit dem blauen Z öffnet ein Fenster, in dem Sie die Anschrift um eine weitere Zeile ergänzen können. Diese Möglichkeit wurde eingerichtet um eine Sendung z.B. direkt an einen bestimmten Mitarbeiter der Empfängerfirma zu adressieren. Wenn Sie bei dem aktiven Kundenkonto Ansprechpartner hinterlegt haben, scheint neben der zusätzlichen Adress-Zeile ein Fernglas über das Sie die aus den Namen der Ansprechpartner einen auswählen können:

Nach Eingabe der Kontonummer des Rechnungsempfängers, erscheint automatisch ein Fenster mit dem Info-Text der bei dem Konto eingetragen ist. Das Fenster können Sie mit <ESC> schließen. In dieses Info-Feld können Sie also Hinweise eintragen, an die Sie bei der Bearbeitung eines Auftrags erinnert werden möchten. Versandart Das Programm übernimmt automatisch die im Kundenstamm hinterlegte Versandart. Sie können die Versandart beliebig ändern. Zahlungsart Das Programm übernimmt automatisch die im Kundenstamm hinterlegte Zahlungsart. Sie können die Zahlungsart beliebig ändern. Das Programm prüft beim Speichern der Angaben in diesem Fenster ob die Zahlungsart plausibel ist und weist bei Widersprüchen darauf hin (z.B.: Kreditkarteneinzug gewählt und im Kundenstamm ist keine Kreditkarten-Nummer eingetragen, oder Gutschrifts-Zahlungsart bei einer Rechnung ausgewählt.) Wenn Sie einem Kunden ein „ungewöhnliches“ Zahlungsziel einräumen möchten, leeren Sie bitte das Eingabefeld „Zahlung“ und bestimmen Sie das Zahlungsziel direkt. Sie können dann entweder das Ziel durch Eingabe der „Tage“ bestimmen oder durch die Eingabe eines Fälligkeits-Termins.


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Sonderrabatt Tragen Sie hier ggf. einen Rabattsatz ein, der zusätzlich zum automatisch ermittelten / manuell eingetragenen Rabatt berechnet wird. Wenn Sie ier einen Prozentsatz eintragen erfolgt die Berechnung wie folgt: Zunächst wird der in der Positionenerfassung berechnete/eingetragene Rabatt vom Netto-Ladenpreis abgezogen, anschließend wird der Sonderrabatt von diesem Preis abgezogen. Provision Wenn Ihr Vertreter an dem Auftrag beteiligt ist, tragen Sie bitte den Prozentsatz und das Kennzeichen des Vertreters ein. Klicken Sie auf den Button mit dem Prozent-Zeichen um den im Kundenstamm hinterlegten Prozentsatz und das Vertreter-Kennzeichen zu übernehmen. Die Provision wird auf Basis des Nettowertes des Auftrags ohne Versandkosten berechnet. (Die Vertreter-Kennzeichen können Sie in den Grundeinstellungen bearbeiten. Vorher müssen Sie ein Konto für den Vertreter im Beteiligtenstamm anlegen.)

Individueller Zusatztext für Rechnung/Lieferschein

Über den Button mit dem T (neben dem Eingabefeld „Kurzinfo“) können Sie einen beliebig langen Text bearbeiten, der auf Lieferschein und Rechnung unter den Positionen ausgedruckt wird. In dieses „Memo“ können Sie auch vorbereitete Textbausteine über die Zwischenablage einkopieren. (Siehe auch Arbeiten mit Textbausteinen.) Speichern Sie den „Auftragskopf“ wenn alle Felder korrekt gefüllt sind. Achtung: Nachdem Sie Positionen erfasst haben, können Sie den Rechnungsempfänger und die Auftragsart nicht mehr ändern! Es folgt die Bearbeitung der Positionen des Auftrags: Klicken Sie auf den Button „Positionen“ (oder drücken Sie die Tastenkombination <Alt> und <1>.)

Positionen

Geben Sie die Artikelnummer ein (oder wählen Sie den Artikel über die Suchfunktion) den Sie liefern möchten. Wenn Sie eine gültige Artikelnummer eingegeben haben, werden Titelei und Bestand angezeigt.


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Anzahl Geben Sie die Anzahl der zu liefernden Artikel ein. Sofern im Artikelstamm eine Pariemenge eingetragen ist, wird diese automatisch berechnet und vorgeschlagen.

Tipp: Normalerweise sind nach Eingabe der Bestellmenge alle weiteren Daten automatisch korrekt vorbelegt (Preis, Rabatt, Positionsart.) Wenn Sie die Anzahl oder Partie mit der Plus-Taste bestätigen, wird die Position sofort gespeichert und eine neue Position angelegt. Das Programm wartet dann auf die Eingabe der nächsten Artikelnummer.

Positionsart Je nach Auftragsart, stehen bestimmte Positionsarten zur Auswahl. Bei Rechnungen wird automatisch die Positionsart „Rechnung“ vorgeschlagen. D.h. der Artikel wird berechnet. Alternativ können Sie die Positionsart „Freiexemplar“ wählen – dann wird der Artikel zwar geliefert aber nicht berechnet. Bei Frei-Lieferscheinen steht nur die Positionsart „Freiexemplar“ zur Verfügung. Bei Ersatzlieferung (Schwund) steht nur die Positionsart „Freiexemplar (Schwund)“ zur Verfügung. Auftrags- und Positinsart steuern zusammen, welche Lagerbuchungen mit der Position verbunden sind, wie die statistische Bewertung vorzunehmen ist und damit auch, ob eine Beteiligung der Urheber daraus resultiert. (An verkauften Exemplaren sind die Urheber beteiligt, an Freiexemplaren nicht.) Status Der Status leitet sich aus dem Eintrag im Artikelstamm und der tatsächlichen Lieferbarkeit eines Artikels ab. Ist z.B. im Artikelstamm der Status „vorgemerkt“ eingetragen, der Artikel ist aber lieferbar, erlaubt das Programm die Auslieferung. Ist die Bestellmenge höher als der Lagerbestand verhindert das Programm die Auslieferung und verlangt die Eingabe eines Status-Kennzeichens das „wird nicht ausgeliefert“ bedeutet. Vk-Preis (Ladenpreis incl. MwSt) Der Preis wird aus dem Artikelstamm übernommen und ist die Basis für die Berechnung des Rabatts. Sie können den Preis manuell verändern, das sollte aber nur bei „Diverse“-Artikeln nötig sein (siehe Artikelstamm/Titel.) Rabatt Der Rabatt wird auf Basis der Kunden- und Artikel-Rabattgruppe automatisch vorgeschlagen (siehe Rabattstamm) und kann manuell verädnert werden. Hinweis Dieser kurze Text wird i.d.R. automatisch belegt. Wenn ein Artikel nicht lieferbar ist, wird der Grund bzw. der Hinweis auf eine Vormerkung auf Basis des „Status“ eingetragen. Wenn Sie einen Vormerker manuell fakturieren, wird das Datum der ursprünglichen Bestellung eingetragen. Sie können das Feld aber auch bei lieferbaren Artikeln manuell beliebig ausfüllen. Für Nachrichten an den Empfänger der Rechnung / des Lieferscheins die sich allgemein auf den Auftrag beziehen verwenden Sie bitte den „Auftragstext“, den Sie über den Button „Zusatztext“ bearbeiten können. Dieser Text wird nach der Liste der Positionen auf der letzten Seite des Formulars ausgegeben. Die Checkbox „Bestellung vormerken“ wird in Abhängigkeit des Status-Kennzeichens automatisch belegt. Eine manuelle Änderung des MwSt-Satzes ist ebenfalls nicht möglich.


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Manuelle Vormerkerfaktura

Wenn Sie Positionen erfassen, erscheint auf dem dritten Button neben dem Eingabefeld „Artikelnummer“ ein roter Pfeil, wenn ein vorgemerkter Artikel aktuell lieferbar ist. Klicken Sie auf den Button um sich die Liste der lieferbaren Vormerkeranzeigen zu lassen (siehe Screenshot.) Wählen Sie die Artikel aus, die mit dem aktuellen Auftrag versendet werden sollen. Nach dem Speichern einer Position sind die Lagerbestände automatisch aktualisiert. Sie können jede Position so lange verändern, bis entweder Rechnung oder Lieferschein gedruckt wurden. Sie können jedoch Artikelnummer, Positionsart und Status nicht mehr ändern. Sollte das nötig sein, müssen Sie die betreffende Position erneut zur Bearbeitung öffnen, die Position löschen und anschließend neu erfassen. Nachträglich ändern können Sie also nur Liefermenge, Preis, Rabatt und Hinweis-Text. Wenn Sie alle Positionen erfasst haben, schließen Sie bitte das Fenster (durch drücken der <Esc>-Taste oder durch einen Klick auf das Kreuz rechts oben im Fenster. Bei Rechnungen/Gutschriften öffnet sich dann automatisch das Fenster zur Erfassung der Versandkosten:


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Tragen Sie hier ggf. die zu berechnenden Versandkosten (excl. MwSt!) ein. Sie können an dieser Stelle auch die Versandart korrigieren. Auf die Versandkosten wird ggf. MwSt aufgeschlagen und zwar der Satz, zu dem im Auftrag der größere Betrag berechnet wird. Nach dem Speichern öffnet sich automatisch das Fenster „Formulare“, das Sie später auch jederzeit über den Button „Formulare“ öffnen können, wenn der Auftrag im Hauptfenster der Auftragsbearbeitung aktiviert ist:

Formulardruck

Anhand der Auftragsart schlägt das Programm automatisch vor, dass je ein Aufkeber und eine Rechnung zu drucken ist. Sie haben jetzt die Möglichkeit... ....Aufkleber und Rechnung einzeln zu drucken (klicken Sie auf den Aufkleber- oder Rechnungs-Button) ...Aufkleber und Rechnung „gemeinsam“ zu drucken (Button „Alle drucken“) ...die Formulare für den späteren „Massendruck“ bereit zu stellen (Button „Bereit stellen“) Oder Sie lassen sich die Rechnung erst einmal „unverbindlich“ anzeigen. Für diesen Zweck gibt es den sogenannten Rimpl-Button mit der Lupe neben dem Rechnungsbutton. Dabei wird eine „vorläufige“ Druckvorschau angezeigt. Das sollten Sie zumindest in der ersten Zeit der Programmnutzung machen um zu vermeiden, dass Sie eine echte Rechnung drucken, die noch fehlerhaft ist. Nach dem „endgültigen“ Druck einer Rechnung können Sie keine Änderungen mehr vornehmen und Sie müssten die Rechnung dann komplett stornieren und neu erfassen. Hier haben Sie auch noch einmal die Möglichkeit den individuellen Zusatztext zu Rechnung und Lieferschein zu bearbeiten, wenn Sie auf den Button mit dem (blauen) „T“ klicken. Wenn bereits ein Text eingetragen wurde, ist das „T“ rot unterlegt. Zum schnellen Arbeiten mit der Auftragsbearbeitung sind Vorbereitungen nötig, die den Druck betreffen. Sie können / sollten für jedes Formular einmalig dauerhaft einen Zieldrucker vorgeben. Das bedeutet, dass Sie jedes Formular (mit einem beliebigen Auftrag) einmal (in die Vorschau) drucken müssen und vorher den Zieldrucker und ggf. den Einzugsschacht festlegen müssen. Standardmässig würde der Druck immer auf den unter Windows eingerichteten Standarddrucker gesendet werden. In jedem Fall ist also die Einstellung für den Aufkleberdruck nötig, da Sie sicher einen speziellen Labeldrucker dafür verwenden. Dauerhaftes Festlegen des Zieldruckers für den Standard-Versandaufkleber: Klicken Sie auf den Button „Aufkleber“:


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Darauf hin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen, welches Formular gedruckt werden soll und auf welchem Drucker der Ausdruck erfolgen soll. Der Drucker, auf den die Ausgabe erfolgen würde, wenn Sie nichts verändern, wird angezeigt (roter Pfeil.) Aktivieren Sie jetzt die Checkboxen „Drucker auswählen“ und „Druck mit Voransicht“ und klicken Sie anschließend auf „Druck Start“. Es erscheint der Druckerauswahl-Dialog:

Klicken Sie auf den Button „Ändern“ um den Standard-Druckerauswahl-Dialog zu öffnen, den Sie in ähnlicher Form von allen Windows-Programmen kennen. Wählen Sie hier den gewünschten Drucker und ggf. den „richtigen“ Einzugsschacht aus. Nach dem Speichern gelangen Sie wieder zuück in das Ausgangsfenster:


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Der ausgewählte Drucker wird angezeigt. Aktivieren Sie hier nun die Checkbox „Einstellungen permanent speichern“ un klicken Sie auf „Starten“. Jetzt merkt sich das System, dass Sie den ausgewählten Aufkleber (mit dem Namen „Aufkleber_Std.lbl“) grundsätzlich auf dem angebenen Drucker ausdrucken möchten. Die Vorgehensweise ist für alle Formulartypen identisch. Wiederholen Sie den beschriebenen Vorgang bitte für jedes Formular, das nicht auf dem unter Windows eingestellten Standarddrucker ausgedruckt werden soll. Bitte beachten Sie, dass es z.B. bei Rechnungen mehrere Formulare gibt, so dass Sie die Einstellung mehrfach vornehmen müssen:

• Rechnung (Deutsch)

• Rechnung (Englisch)

• Gutschrift (Deutsch)

• Gutschrift (Englisch)

• Stornorechnung (Deutsch)

• Stornorechnung (Englisch)

Positionen bei Gutschriften

Bei der Bearbeitung von Gutschriften gibt es ein paar Unterschiede zur Bearbeitung von Rechnungen. Das Programm prüft nach Eingabe der Artikelnummer, ob der Artikel in der Vergangenheit an den Kunden ausgeliefert wurde und zeigt automatisch eine Liste der Auslieferungen an:


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Wählen Sie bitte die Position aus, zu der Sie eine Gutschrift erstellen möchten. Dadurch ist gewährleistet, dass dem Kunden die Artikel auch zum ursprünglichen Preis wieder gutgeschrieben wird – auch wenn der Artikel inzwischen einen anderen Ladenpreis haben sollte. Sollte das Programm keinen früheren Verkauf ermitteln, weist es darauf hin. Das sollte nur möglich sein, wenn der Verkauf aus der Zeit vor dem Einsatz von Harmonia eco stattfand. Das Programm weist sie ebenfalls darauf hin, falls Sie mehr Exemplare gutschreiben, als berechnet wurden. Behandlung des Lagerbestands bei Gutschriften Über die Positionsart bestimmen Sie, ob das gutgeschriebene Exemplar wieder dem Bestand zugeschlagen wird oder nicht. Klicken Sie auf den Button „Suchen“ (mit dem Fernglas) neben dem Eingabefeld „Positionsart“:

Der Standardvorschlag ist die Positionsart „Gutschrift/Storno (Lager-Zugang)“ bei der die gutgeschriebenen Exemplare dem Lagerbestand wieder zugeschlagen werden. Außerdem haben Sie folgende Möglichkeiten: Gutschrift (ohne Bestandsveränderung) Diese Auftragsart ist dafür gedacht, wenn Sie einem Kunden nachträglich einen höheren Rabatt gewähren möchten – weil Ihnen bei der Rechnungsstellung ein Fehler unterlaufen ist. Um zu vermeiden, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren und eine neue mit dem korrekten Rabatt zu schreiben, können Sie diese Positionsart verwenden. Diese Art der Gutschrift hat damit keine Auswirkung auf Tantieme Abrechnungen. Gutschrift (Schwund) Verwenden Sie diese Positionsart, wenn Sie die ursprünglich verkauften Exemplare nicht oder in einem schlechten Zustand zurück erhalten haben, so dass sie jedenfalls nicht erneut in den Verkauf gebracht werden können. Statistisch wird die Anzahl der verkauften Exemplare durch die Gutschrift vermindert und der Lagerbestand bleibt gleich. Diese Art der Gutschrift wirkt sich auf Tantieme Abrechnungen aus, da die die Anzahl der verkauften Exemplare vermindert wird. Storno-Freiexemplar Falls der Artikel in der ursprünglichen Rechnung als Freiexemplar ausgeliefert wurde, wählen Sie bitte diese Positionsart. Die Exemplare werden dem Lager zugeschlagen. Da es sich hier um Freiexemplare handelt, hat die Gutschrift keine Auswirkung auf Tantieme Abrechnungen. Auftragsbearbeitung: Stornieren einer Rechnung Um eine Rechnung zu stornieren, rufen Sie bitte den ursprünglichen Auftrag auf, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und dann auch „Storno“. Ergänzen Sie bei Bedarf den automatisch erzeugten Kurzinfo-Text und speichern Sie den Auftrag. Sie können bei einer Stornorechnung nur den Zusatztext ändern, Positionen und Beträge müssen bei einem Storno mit der Ursprungsrechnung identisch sein.

Vergessen Sie bitte nicht, die Stornorechnung auszudrucken! Erst nach dem Ausdruck kommen die Werte in Buchhaltung und Statistik, die für die Tantieme Abrechnung relevant ist.

Es ist nur möglich Rechnungen und Lieferscheine zu stornieren, Gutschriften und Stornos können nicht storniert werden.


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Rechnungsbetrag in Fremdwährung

Jede Rechnung/Gutschrift wird intern in Euro berechnet und gebucht. Sie können den Endbetrag in jede beliebige Fremdwährung umrechnen lassen und den Betrag als Zusatztext mit Umrechnungskurs auf der Rechnung ausdrucken lassen. Beispiel:

Rechnungsbetrag USD 434,01 Kurs: EUR 78,3668 = USD 100,0000

Klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf den Button „Fremdwährung“ und wählen Sie die gewünschte Zielwährung aus. Das Programm erzeugt den oben angegeben Text (ggf. in Englisch) der auf der Rechnung ausgedruckt wird. Achtung: Das Programm akzeptiert den angegebenen Umrechnungskurs nur, wenn er nicht älter als 7 Tage ist! Währungen und Kurse bearbeiten Sie im Programm Hauswährungen im Menü Stammdaten.

Berechnung der Mehrwertsteuer

Das Programm entscheidet automatisch anhand der Datenlage, ob MwSt in Rechnung gestellt wird. Dabei werden folgende Regeln angewendet: Rechnungsempfänger im Inland Es wird grundsätzlich MwSt berechnet und ausgewiesen. Rechnungsempfänger im EU-Ausland Rechnungsempfänger mit Umsatzsteuer-ID: keine MwSt-Berechnung. Rechnungsempfänger ohne Umsatzsteuer-ID: MwSt wird berechnet und ausgewiesen. Rechnungsempfänger im sonstigen Ausland Keine MwSt-Berechnung. Achtung: Die MwSt wird grundsätzlich herausgerechnet, sofern sie ausgewiesen wird! Der Endbetrag bleibt also immer der selbe, unabhängig davon, ob die MwSt ausgewiesen wird oder nicht. Wenn man es genau betrachtet, entsteht dem Kunden im Ausland, der nicht MwSt-Pflichtig ist, kein Preisvorteil. Sollte ein Kunde im Ausland sich – mit Recht – darüber beklagen, dass er durch dieses Verfahren eigentlich ein höheren Preis für die Ware zahlt als ein Abnehmer im Inland (der ja i.d.R. die Vorsteuer abziehen kann) können Sie diesem einen Sonderrabatt anbieten, der diesen Nachteil ausgleicht. Nach bisherigen Erfahrungen tritt dieser Fall äußerst selten ein, so dass eine (optionale) Umstellung auf Netto-Berechnung für ausgewählte Kunden im Ausland nicht nötig war. Sollte sich herausstellen, dass die Schaffung der Option sinnvoll ist, wird das Programm kurzfristig nachgerüstet – bitte wenden Sie sich ggf. an [email protected].

Kommissionsaufträge

Sie können spezielle Kommissionsaufträge erzeugen, die folgende Besonderheiten aufweisen: Kommissionslieferungen (Auftragsart 131) Das Programm erstellt einen Lieferschein. Die Exemplare werden allerdings vom eigenen Bestandslager auf das Kommissionslager des Kunden umgebucht. (Beim ‚normalen‘ Lieferschein wird auch der Bestand des eigenen Lagers vermindert, aber die Exemplare werden statistisch als Freiexemplare geführt.) Kommissionsrechnung (Auftragsart 101) Das Programm erstellt eine Rechnung. Die Exemplare werden allerdings vom Kommissionslager des Kunden abgebucht statt vom eigenen Lager bei der ‚normalen‘ Rechnung. Zu den beiden Auftragsarten gibt es jeweils die zugehörige Storno-Auftragsart (Storno-Kommissionslieferung 132 und Storno-Kommissionsrechnung 121) die Sie wie andere Aufträge auch



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nur per Automatik verwenden können. (Rufen Sie dazu den ursprünglichen „fehlerhaften“ Auftrag aus, klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Storno.) Mit diesen Auftragsarten behalten Sie leicht den Überblick über Kommissionsbestände bei Ihren Kommissionskunden und können einfach „Büchertische“ bei Veranstaltungen (Lesungen, Messen) verwalten. Beispiel: Wenn Sie Bücher/Noten/Tonträger zu einer Messe mitnehmen (oder jemand für den Büchertisch bei einer Lesung mitgeben), erstellen Sie einen

(1) Kommissionslieferschein mit allen Exemplaren, die Sie mitnehmen. Wenn Sie zurück sind, erstellen Sie für die verkauften Exemplare eine

(2) Kommissionsrechnung. Die Exemplare, die nicht verkauft wurden, buchen Sie anschließend per

(3) Kommissionslieferschein (mit negativer Anzahl!) wieder an das eigene Lager zurück. …damit sind die Bestände und Verkaufszahlen mit geringem Aufwand in Ordnung – nachvollziehbar und ohne Zettelwirtschaft. Mit Ihren Kunden, die Ihre Ausgaben in einem eigenen Kommissionslager vorhalten, verfahren Sie genau so, nur dass der letzte Schritt entfällt. Einen Überblick über die Bestände in den Kommissionslagern Ihrer Kunden erhalten Sie über das Programm Liste Kommissionsbestände im Menü Vertrieb.

Menü Vertrieb – Formulardruck

Harmonia eco bietet die Möglichkeit alle anstehenden Druckaufträge über einen beliebig langen Zeitraum zu sammeln und alle fälligen Formulare „in einem Rutsch“ auszudrucken. Sie können also z.B. erst alle Bestellungen eines Tages erfassen und anschließend die Aufkleber, Lieferschein und Rechnungen ausdrucken. Die Programme „automatische Auftragserzeugung“ für Vormerker und „NOVA“ arbeiten außerdem so, dass die Aufträge erzeugt werden und die zu druckenden Formulare automatisch für den Druck bereit gestellt werden. Wenn Sie das Programm starten wird angezeigt wie viele Formulare jeden Typs zu drucken sind. Sie können über das deaktivieren der Checkboxen „Aufkleber“, „Lieferscheine“ und „Rechnungen“ entscheiden, welche Formulartypen gedruckt werden sollen und ggf. auswählen, dass statt des tatsächlichen Drucks eine Vorschaudatei (je Formulartyp) erzeugt wird. Den Druck starten Sie über den „Drucken-Button“.

Menü Vertrieb – Vormerker

In diesem Programm können Sie:

• Listen vorgemerkter Artikel nach unterschiedlichen Kriterien erstellen


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• Vormerker löschen (wenn der Kunde die bestellten Artikel doch nicht mehr haben möchte)

• für Vormerker automatisch Aufträge erzeugen

Vormerker-Listen

Klicken Sie auf das Druckersymbol im Vormerker-Fenster um die Kriterien für die Liste festzulegen. Die Ausgabe kann nach Artikelnummer, Kundennummer oder Auftragsnummern sortiert werden, auf einen bestimmten Zeitraum und ausgewählte Artikelgruppen beschränkt werden. Im Beispiel ist die Ausgabe durch Auswahl der Sortierung nach Kundennummer und Auswahl des Anfangs- und Endpunkts der Liste auf einen Kunden beschränkt. Auf diese Weise können Sie Ihrem Kunden, der sich nach offenen Bestellungen erkundigt, schnell eine Liste erzeugen, diese in die Vorschau „drucken“ und direkt aus der Vorschau heraus als PDF per Mail zusenden. Wenn es wegen großer Datenmengen unübersichtlich wird, können Sie Sie parallel zum Ausdruck eine CSV-Datei erzeugen, die sich mit Tabellenkalkulationen öffnen lässt.

Vormerker löschen / Bestellmenge ändern

Wählen Sie über die Suchfunktion den Vormerker aus, der Sie löschen möchten und klicken Sie anschließend auf den Button „Löschen“. Um die Anzahl zu ändern, klicken Sie auf den Button mit dem roten Pfeil neben der angezeigten Bestellmenge.


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Vormerker automatisch fakturieren

Klicken Sie auf „Vormerker fakturieren:

Sie können entscheiden, ob Sie alle inzwischen lieferbaren Artikel ausliefern möchten, oder nur einen bestimmten Artikel. Außerdem müssen Sie entscheiden, ob der aktuelle Preis oder der Preis berechnet werden soll, der zum Zeitpunkt der Bestellung gültig war. Die automatisch erzeugten Aufträge bekommen immer die selbe Auftragsart wie der ursprüngliche Auftrag. Es kann also vorkommen, dass für einen Kunden mehrere Aufträge erzeugt werden (Rechnung und Lieferschein.) Versandkosten werden grundsätzlich nicht berechnet. Sie haben aber die Möglichkeit, die automatisch erzeugten Aufträge in der Auftragsbearbeitung nachzubearbeiten, dem Auftrag weitere Artikel hinzuzufügen und Versandkosten zu berechnen. Klicken Sie anschileßend auf „Start“. Nach der automatischen Auftragserzeugung sollten Sie eine Liste der erzeugten Aufträge drucken und diese prüfen. Die Aufkleber, Lieferscheine und Rechnungen können Sie entweder einzeln drucken, indem Sie die Aufträge nacheinander in der Auftragsbearbeitung aufrufen, ggf. nachbearbeiten und über die Funktion „Formulare“ den Druck starten, oder Sie verwenden das Programm „Formulardruck“ und drucken alle fälligen Formulare „in einem Rutsch“.

Menü Vertrieb – NOVA

Mit diesem Programm steuern Sie eine Art Abonnements für z.B. Neuerscheinungen. Die NOVA-Art „Neuerscheinungen“ ist bereits angelegt, da er der häufigsten Verwendung des Programms entspricht. Dabei wird davon ausgegangen, dass es eine Anzahl Kunden gibt, die mit Ihnen eine Abmachung haben, eine bestimmte Anzahl von jeder neu erschienenen Ausgabe zu kaufen oder Sie möchten eine (andere) Gruppe von Kunden mit kostenlosen Musterexemplaren versorgen.

Tipp: richten Sie weitere „NOVA-Arten“ für bestimmte Interessengruppen unter Ihren Kunden ein, z.B. „Fachbuch Physik“ oder „Noten für Klavier/vierhändig“

Sie können jedem Kunden beliebig viele NOVA-Arten zuordnen und festlegen, wie viele Exemplare der jeweiligen Art ihm berechnet oder kostenlos zugesendet werden sollen.


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Im Beispiel erhält die Buchhandlung „Das Buch“ von jeder Neuerscheinung 3 Exemplare mit 10% Sonderrabatt und keine Freiexemplare. Klicken Sie auf den Button mit dem grünen Pfeil neben dem Eingabefeld „NOVA-Art“ um sich eine Liste aller angelegten „Abos“ anzeigen zu lassen. Um ein neues „NOVA-Abo“ anzulegen, wählen Sie bitte zunächst das Rechnungs- und Lieferempfängerkonto und die NOVA-Art aus. Klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“. Das Programm „fragt“ dann nach, ob Sie das „Abo“ anlegen möchten. Klicken Sie auf das Druckersymbol oben im Fenster um Listen nach unterschiedlichen Kriterien zu drucken oder nach Excel zu exportieren.

NOVA automatisch fakturieren

Klicken Sie auf „Aufträge erzeugen“ um automatisch Aufträge für bestimmte NOVA-Arten zu erzeugen.


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Um unnötige Versandkosten zu vermeiden, können Sie vor Beginn der Auftragserzeugung alle per NOVA-Dienst zu versendenden Artikel zusammenstellen. Für jeden Kunden wird dann nur ein Auftrag erzeugt, unabhängig davon, wie viele unterschiedliche Artikel er auf Grund seiner „Abos“ erhält. Wählen Sie bitte erst die „Abo-Art“ und dann den zu versendenden Artikel. Klicken Sie anschließend auf „Auswählen“. Oben links im Fenster wird angezeigt, wie viele Artikel Sie für die Fakturierung ausgewählt haben. Klicken Sie auf den Button mit dem grünen Pfeil neben dem Eingabefeld „Abo-Art“ um sich die ausgewählten Kombinationen „Abo-Art“/Artikel anzeigen zu lassen. Um eine bereits ausgewählte Kombination „Abo-Art“/ Artikel wieder zu löschen, wählen Sie diese bitte über die Suchfunktion (grüner Pfeil) aus und klicken Sie anschließend auf „Löschen“. Druckdatum Für das eingetragene Datum werden die Formulare (Aufkleber, Lieferscheine und Rechnungen) für den Druck bereit gestellt. (Siehe Formulardruck im Menü Vertrieb.) Sortierung Hier können Sie auswählen in welcher Reihenfolge die Aufträge erzeugt werden sollen. Gemeint ist immer die Adresse des Empfängers der Lieferung. Zahlungsziel Sie können entscheiden, ob bei Rechnungen das Zahlungsziel verwendet werden soll, das im Kundenstamm hinterlegt ist, oder ein Besonderes (längeres als üblich) ausgedruckt/gebucht werden soll. Zusatztext für NOVA-Rechnungen/Lieferscheine Bei der Erzeugung der Aufträge wird – sofern hinterlegt – automatisch ein Zusatztext in den Auftrag geschrieben, der auf den Lieferscheinen und Rechnungen ausgedruckt wird. Zur Kontrolle klicken Sie bitte auf den Button „Parameter-Info“. In den Standard-MEMOs unter der Kennzeichen-Art „STD“ können Sie diese Textbausteine bearbeiten. Hier können Sie Informationen zu den (neuen) Artikeln oder besonderen Konditionen (z.B. verlängertes Rückgaberecht) eintragen. Aufträge erzeugen Wenn Sie alle Kombinationen „NOVA-Art“ / Artikel eingegeben und die Parameter überprüft haben, klicken Sie bitte auf „Start“. Nach Abschluss der Auftragserzeugung sehen Sie im unteren Bereich des Fensters, wie viele Aufträge erzeugt worden sind. Lassen Sie sich dann das Protokoll anzeigen. Darin finden Sie u.a. Fehler-Informationen. Fehler können auftreten, wenn z.B. der Lagerbestand nicht ausreichend für die Belieferung ist oder wenn für einen im Kundenstamm gesperrten Kunden kein Auftrag erzeugt wurde. Zur Kontrolle sollten Sie sich abschließend die Liste der erzeugten Aufträge ansehen. Sie können die erzeugten Aufträge in der Auftragsbearbeitung noch nachbearbeiten um Rabatte zu ändern, dem Auftrag weitere Artikel hinzufügen oder Versandkosten berechnen. Der letzte Schritt ist dann der Ausdruck aller erzeugten Formulare mit dem Programm Formulardruck im Menü Vertrieb.

Menü Vertrieb – Lagerbuchungen

Jede Lagerbewegung muss dokumentiert sein. Lagerabgänge erfolgen i.d.R. über die Auftragsbearbeitung und die Automatik-Programme Vormerker und NOVA, Zugänge und Bestandskorrekturen werden manuell mit diesem Programm gebucht. Sie können jederzeit ein Lagerbuchungsjournal drucken. Klicken Sie auf das Druckersymbol oben im Fenster. Sie können den Journaldruck nach diversen Kriterien einschränken, z.B. auf einen bestimmten Artikel (um Unstimmigkeiten im Bestand zu klären,) einen bestimmten Zeitraum oder auf bestimmte „Bewegungs-Arten“ (Bestellung/Lieferung/Umbuchung.) Im Journal erscheinen nur manuelle Buchungen! Um alle Bewegungen zu analysieren brauchen Sie zusätzlich eine Statistik über die Bewegungen, die durch die Auftragsbearbeitung erfolgen.


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Wählen Sie zunächst die Artikelnummer aus und tragen Sie die „Bewegungs-„Menge ein. Dann entscheiden Sie, ob es sich bei der Lagerbewegung um eine Bestellung, eine Lieferung oder eine Umbuchung handelt. Bestellung Wenn Sie z.B. bei einer Druckerei eine (neue) Auflage eines Artikel drucken lassen oder die Herstellung im Hause planen, können Sie diesen Auftrag als Bestellung erfassen. Der Vorteil ist, dass diese Bestellung im Artikelstamm sichtbar ist. Sie erkennen dann sofort, dass bereits für „Nachschub“ gesorgt wurde wenn der Bestand knapp wird. Lieferung Jeder Zugang zum Lager muss hier eingetragen werden. Ist für den Artikel vorher eine Bestellung erfasst worden, „fragt“ das Programm nach, ob es sich eine (Teil-) Lieferung zu einer Bestellung handelt und vermerkt die Lieferung in der Bestellung. Umbuchung Über Umbuchungen können Sie Bestandskorrekturen vornehmen: Angenommen Sie verlieren durch einen Wasserschaden 500 Exemplare eines Artikels. In diesem Fall aktivieren Sie unter „Abgang“ die Checkbox Lager-1 und unter „Zugang“ die Checkbox „Schwund“. (Das entspricht genau einer Korrekturbuchung, die automatisch durch die Inventur erzeugt wird, wenn der gezählte Bestand geringer ist, als der Buchbestand.) Sollte der Lagerbestand höher sein, als der Buchbestand erfolgt die Buchung umgekehrt: Abgang im Schwund und Zugang im Lager-1. Buchung stornieren Wenn Sie sich „verbucht“ haben, wählen Sie bitte die betreffende Buchung über die Suchfunktion (Fernglas neben dem Eingabefeld „Buchungsnummer“) aus und klicken Sie dann auf „Stornieren“. Wenn Sie einen Lagerzugang stornieren möchten und der Bestand ist niedriger als die gebuchte Zugangsmenge, ist das Stornieren nicht möglich. In dem Fall muss ein logischer Fehler vorliegen, den Sie ggf. durch eine Umbuchung korrigieren müssen. Umbuchung auf „Werbung“ Angenommen, Sie nehmen eine Anzahl Artikel mit zu einer Messe um sie kostenlos abzugeben, können Sie die Exemplare durch Umbuchung vom Lager-1 auf „Werbung“ dem Bestand entnehmen. Diese Exemplare werden statistisch (und abrechnungstechnisch) als Freiexemplare behandelt. In der Statistik werden diese Exemplare gesondert ausgewiesen. Exemplare, die Sie von der Messe wieder zurücknehmen, können Sie dann als umgekehrte Umbuchung dem Lager zuschlagen. Alternativ können Sie über die Auftragserfassung auch einen Frei-Lieferschein schreiben.


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Menü Vertrieb – Liste Kommissionsbestände

Falls Sie Ihren Kunden Artikel als Kommissionsartikel zur Verfügung stellen, können Sie sich jederzeit eine Liste mit den Beständen erstellen – als Ausdruck, PDF-Datei oder Excel-Tabelle. Das ist z.B. besonders sinnvoll, wenn Sie die Bestände Ihrer Ausgaben bei einem Kunden überprüfen lassen möchten. Dafür können Sie die Ausgabe auf diesen einen Kunden beschränken:

Die DBF-Datei, die Sie parallel zum Ausdruck (bzw. zur Vorschaudatei) erzeugen, können Sie über den Excel-Button direkt öffnen.

Menü Vertrieb – Inventur

Sie können zu jedem beliebigen Stichtag eine Inventur beginnen. Bitte lesen Sie ausführlichen Hinweise zur

Inventur in dem PDF-Dokument, das Sie durch einen Klick auf das rote i im Programm öffnen können.

Dort finden Sie insbesondere Hinweise dazu, wenn Sie während der Inventur Rechnungen schreiben möchten.

Falls Sie mit Kommissionslagern arbeiten: Die Kommissionslagerbestände werden zum Zeitpunkt des Inventurstarts festgehalten, können nicht verändert werden und gehen in die Inventurbewertung ein.


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Menü Vertrieb – Werbung Aufkleber-/Listendruck

Mit diesem Modul können Sie für beliebige Kombinationen von Werbekennzeichen, denen Sie Kunden zugeordnet haben:

- Aufkleber/Serienbriefe und Listen drucken - Anschriften für Microsoft Excel (oder andere Tabellenkalkulationen) exportieren - Anschriften für die Serienbrieffunktion von Microsoft Word (oder andere Textverarbeitungen)

exportieren - E-Mail-Adressen für Massenmailings exportieren - Kombinationen von Werbekennzeichen speichern und später wieder verwenden

Auswahl der Werbekennzeichen Klicken Sie auf den Button „Auswählen“:


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Auf der linken Seite stehen die ausgewählten Kennzeichen, auf der rechten die nicht ausgewählten. Durch einen Doppelklick auf ein Kennzeichen verschieben Sie es auf die jeweils andere Seite. Speichern Sie die Zusammenstellung durch einen Klick auf den OK-Button. Wenn Sie eine Auswahl später wieder verwenden möchten, können Sie sie durch einen Klick auf das Disketten-Symbol unter einem beliebigen Namen speichern. Der Button mit dem „Ordner öffnen“-Symbol lädt eine gespeicherte Liste wieder. In der Hardcopy oben sehen Sie die 4 Werbekennzeichen, die bei Installation des Systems vorbelegt sind. Sie können beliebig viele Werbekennzeichen mit eigenen Kriterien im Programm „Standardtexte“ unter der Kennzeichen-Art „WKZ“ anlegen. (Das Löschen von Werbekennzeichen ist nicht möglich.) Serienbriefdatei Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie eine Datei mit den Anschriften erzeugen möchten um mit einer Textverarbeitung einen Serienbrief zu erstellen. (Wie das funktioniert, erfahren Sie über die Hilfe/das Handbuch Ihrer Textverarbeitung mit Serienbrieffunktion.) Wählen Sie dafür bitte den Dateityp TXT oder CSV. Excel Tabelle Wenn Sie die Anschriften/E-Mail-Adressen für welche Zwecke auch immer in einer Tabellenkalkulation benötigen aktivieren Sie bitte die Checkbox „Excel Tabelle“. Nach dem Sortieren können Sie über den Button mit dem Excel-Symbol direkt (ohne Importieren) eine Excel Datei öffnen. Diese Funktion steht allerdings nur zur Verfügung, wenn auf Ihrem PC Microsoft Excel installiert ist. Wenn Sie ein anderes Programm verwenden, müssen Sie die erzeugte DBF-Datei über die Import-Funktion des Programms öffnen. Adressen sortieren Klicken Sie auf den Button, um die gewählten Dateien (Serienbrief- und Excel Tabelle) sowie eine intern verwendete Tabelle zu erzeugen. Die intern verwendete Tabelle wird in jedem Fall erzeugt und als Basis für den Aufkleber-, Serienbrief- und Listendruck verwendet. Nach dem Sortieren (in der gewählten Sortierfolge) können Sie die Adressen für die Druckaufgaben verwenden. Adressen werden als „fehlerhaft“ in eine Extratabelle geschrieben, wenn das Länderkennzeichen oder die (deutsche) Postleitzahl ungültig ist. Diese Liste können Sie ausdrucken um die Anschriften zu korrigieren.


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Menü FIBU – Rechnungsausgangsjournal

Das Rechnungsjournal dient in erster Linie der Kontrolle der zuletzt gedruckten Rechnungen. (Frei-Lieferscheine erscheinen nicht im Journal.) Das Programm schlägt beim Start automatisch den Zeitraum vor, für den das Journal noch nicht gedruckt wurde.

Wenn Sie das Journal für einen bereits vergangenen Zeitraum (z.B. den letzten Monat) erneut drucken möchten, aktivieren Sie bitte die Checkbox „Druckwiederholung“ und wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Der Druck des Journals ist nötig, wenn Sie BAG- oder Vertreterabrechnungen erstellen möchten. Die entsprechenden Daten werden beim Druck des Journals generiert. Wenn Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen, müssen Sie immer das Journal drucken, bevor Sie die Rechnungen buchen. (Das Buchungsprogramm ist so eingerichtet, dass nur Rechnungen gebucht werden, für die das Journal gedruckt worden ist.) Sie können das Rechnungsjournal auch als Zahlungsjournal nutzen. Aktivieren Sie in dem Fall bitte die Checkbox „Ausgabe Zahlungseingang“. Das Datum des Zahlungseingangs und der gezahlte Betrag werden in dem Fall in einer separaten Zeile ausgewiesen. Die aktivierte Checkbox „.dbf-Export“ bewirkt, dass parallel zum Ausdruck eine DBF-Datei erstellt wird. Diese Dateien können Sie mit einer Tabellenkalkulation öffnen und für weitere Bearbeitungen nutzen. Falls Sie Excel auf Ihrem PC installiert haben, können Sie die erzeugte DBF-Datei durch einen Klick auf den Button mit dem Excel-Symbol öffnen. Die Tabelle wird dann automatisch „gut“ formatiert.

Menü FIBU – Druck Liste offener Posten

Tipp: Dieses Modul benötigen Sie nur, wenn Sie die offenen Posten / das Mahnwesen nicht mit einer Standard-Buchhaltung verwalten!

Mit diesem Modul können Sie jederzeit eine Liste der nicht (komplett) bezahlten Rechnungen und offenen Gutschriften drucken. Der „Zeitraum“ bezieht sich auf das Datum des Rechnungsdrucks.


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Menü FIBU – Mahnwesen


Mit dem „Mahnwesen“ können Sie: - Listen der überfälligen Zahlungen erstellen - alle fälligen Mahnungen (vorläufig oder endgültig) drucken - den Druck von Mahnungen wiederholen Beim endgültigen Druck werden die Mahnstufen automatisch hochgesetzt und das eingetragene Druckdatum in der Rechnung vermerkt.

Tipp: Bevor Sie den endgültigen Druck der Mahnungen starten, sollten Sie einen Testdruck in die „Vorschau“ starten und sich die Mahnungen einmal anschauen. Wenn Sie einzelne Rechnungen aus dem Mahnungsdruck herausnehmen möchten, können Sie die Mahnung für einzelne Rechnungen sperren. (Siehe „Zahlungseingang buchen“)

Druckdatum Dieses Datum wird als Druckdatum auf der Mahnung angegeben. Sie können die Mahnungen also auch vor- und rückdatieren. Stichtag Auf den Mahnungen wird angegeben bis zu welchem Tag Zahlungseingänge berücksichtigt wurden – das ist der „Stichtag“. 1. Mahnung fällig – Tage nach Rechnungsfälligkeit Wenn Sie den Vorschlag „7 Tage“ übernehmen, wird eine Mahnung erst erstellt, wenn die Zahlung 7 Tage überfällig ist, ausgehend vom Druckdatum. Beispiel: Das Zahlungsziel einer Rechnung ist der 10.04.2012. Sie drucken Mahnungen per Druckdatum 15.04.2012 und haben 7 Tage für die Fälligkeit der ersten Mahnung eingetragen. Es wird keine Mahnung gedruckt! Wenn Sie den Druck per Druckdatum 18.04.2012 starten, wird die Rechnung gemahnt. 2. Mahnung fällig – Tage nach Rechnungsfälligkeit Siehe oben: die zweite Mahnung wird im o.g. Beispiel frühestens per Druckdatum 25.04.2012 (10.04.2012 + 14 Tage) gedruckt. (Die erste Mahnung muss bereits gedruckt worden sein, sonst wird natürlich erst die 1. Mahnung gedruckt.)


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3. Mahnung fällig – Tage nach Rechnungsfälligkeit Siehe oben: die dritte Mahnung wird im o.g. Beispiel frühestens per Druckdatum 09.05.2012 (10.04.2012 + 28 Tage) gedruckt. (Die erste und zweite Mahnung müssen bereits gedruckt worden sein, sonst wird natürlich erst die 1. bzw. 2. Mahnung gedruckt.) Mindestabstand – zur letzten Mahnung Gibt den minimalen Zeitraum zwischen 2 Mahnungen an. Druck Mahnungen/Liste der fälligen Mahnungen Hier entscheiden Sie ob Sie zunächst eine Liste der fälligen Mahnungen (entsprechend den vorstehenden Eingaben) oder die Mahnungen drucken möchten. Nach dieser Auswahl entscheidet sich, welche weiteren Eingaben Sie vornehmen können. Mahnungen: Testdruck / endgültig / Wiederholungsdruck Diese Auswahl ist nur aktiv, wenn Sie den Mahnungsdruck ausgewählt haben . Testdruck Das Programm erzeugt alle fälligen Mahnungen, setzt aber nicht die Mahnstufen hoch. Endgültiger Druck Das Programm erzeugt alle fälligen Mahnungen, setzt die Mahnstufen hoch und vermerkt das Druckdatum in der Rechnung. (Siehe „Zahlungseigang buchen“.) Wiederholungsdruck Hier ist das eingetragene Druckdatum entscheidend. Es werden alle Mahnungen (mit der letzten Mahnstufe) erneut gedruckt, die beim letzten Mahnungsdruck mit dem eingetragenen Druckdatum gedruckt wurden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Mahnungen erneut drucken möchten, haben Sie dazu die Möglichkeit im Programm „Zahlungseingang buchen“

Listendruck: Einschränkung auf bestimmte Mahnstufen Durch diese optionale Einschränkung können Sie z.B. „Problemfälle“ für eine Liste auswählen. Sinnvoll sind Extra-Listen für alle gesperrten Mahnungen oder alle bereits 3x gemahnten Rechnungen. Die gesperrten Mahnungen haben Sie vorher – aus welchen Gründen auch immer – manuell für das automatische Mahnwesen ausgeschlossen. Die 3x gemahnten Rechnungen werden automatisch nicht mehr gemahnt. Diese Fälle müssen Sie auf anderem Wege behandeln (Inkasso oder stornieren.)


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Menü FIBU – Druck KK-/Bankeinzugsjournal

Mit diesem Programm können Sie eine Liste der Rechnungen drucken, die per Bank- oder Kreditkarten-Einzug abgerechnet werden.

Mit „Zeitraum“ ist hier der Fälligkeitszeitraum gemeint. Anhand der Liste können Sie also steuern, wann Sie manuell die Einzugsaufträge erstellen müssen. Mit einem Klick auf das rote Kreuz rechts unten können Sie „alte“ Einzugsaufträge aus der Liste löschen.

Menü FIBU – Buchen Rechnungen (DATEV)

Sie können zu beliebigen Zeitpunkten (täglich, wöchentlich, monatlich...) die Übergabedateien für Ihre DATEV-kompatible Buchhaltungssoftware (bzw. Ihren Steuerberater) erstellen.

Bitte drucken Sie immer vor dem Buchen das Rechnungsjournal, da nur Rechnungen gebucht werden können, für die das Journal bereits gedruckt worden ist. (Das Buchungsprogramm weist Sie beim Verlassen des Programms ggf. darauf hin, dass noch Rechnungen im System sind, für die noch kein Journal gedruckt wurde.) Beim Buchen werden zwei Übergabedateien im DATEV-Format erzeugt, die immer zusammen weitergegeben werden müssen. Eine Datei enthält die Buchungen und die andere die neuen/geänderten Debitorenkonten. Zur Einstellung der Parameter (Berater, Mandant, Ansprechpartner etc.) siehe Programm Grundeinstellungen bzw. PDF-Info Grundeinstellungen, das Sie über das Menü Hilfe öffnen können.


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Das Programm erzeugt Buchungen jeweils nur für Rechnungen aus einem Monat und schlägt automatisch den „ältesten“ Buchungszeitraum vor, für den Buchungen erzeugt werden können. Es ist also möglich, dass Sie das Programm mehrmals hintereinander ausführen müssen um alle Buchungen zu erstellen. Im unteren Bereich des Fensters wird angezeigt, wie viele Buchungssätze resultierend aus dem eingegebenen Zeitraum erstellt werden sollen. Klicken Sie auf „Buchen“ um die Buchungsdateien zu erzeugen. Anschließend auf den Button „Dateiexport“:

Der Dateiname (nur die interne Verwaltung) setzt sich aus einem „F“, der der Jahreszahl und dem Buchungstag (des Jahres) zusammen; die Ergänzung ist die laufende Nummer der Buchungsdatei die an dem Tag erstellt wurde, beginnend mit Null. In der Spalte „Übergabedatum“ ist ein Datum eingetragen, wenn Sie die betreffende Datei bereits exportiert haben – von den Dateien im angezeigten Beispiel wurde also nur die letzte noch nicht exportiert. Unter Bemerkung erkennen Sie, dass alle Dateien auch Kundenkonten enthalten. Wählen Sie nun die zu exportierende Datei aus:

Das Programm „fragt“ dann nach, wohin die Buchungsdateien exportiert werden sollen. Als „Standard“ wird das Verzeichnis vorgeschlagen, das in den Grundeinstellungen hinterlegt wurde, Sie können aber auch jedes beliebige andere Verzeichnis auswählen, wenn Sie auf „anderes Ziel“ klicken. Nach erfolgreichem Export erhalten Sie die Meldung:


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Die Weiterverarbeitung der Daten liegt nun bei Ihnen. Sie können die Dateien mit Ihrer Finanzbuchhaltung direkt verarbeiten oder Ihrem Steuerberater übergeben.

Tipp: Wenn Sie die Daten per E-Mail an Ihren Steuerberater versenden, sollten Sie die Dateien in einer ZIP-Datei (oder ähnlich – sprechen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab!) „einpacken“ und als Anlage der Mail versenden. Manche Mail-Programme haben die Angewohnheit „aus Versehen“ Dateien zu verändern. Das Format der DATEV-Buchungsdateien ist so ungewöhnlich, dass es viele Programme „verwirrt“, so dass die Daten beschädigt werden.

Tipp: Nachdem Sie die Daten versandt oder verarbeitet haben, sollten Sie sie aus dem Exportverzeichnis löschen. Dann erscheint die folgende Abfrage nicht.

Wenn Sie beim Dateiexport diese Meldung sehen:

...ist die zuletzt erzeugte Buchungsdatei noch im Exportverzeichnis enthalten. Bitte stellen Sie sicher, dass die Buchungen korrekt verarbeitet – und nicht etwa vergessen – wurden, bevor Sie bestätigen dass die Datei ersetzt werden kann! Beim beenden des Buchungsprogramms erhalten Sie ggf. einen Hinweis, wenn noch nicht alle Rechnungen gebucht wurden, die bereits endgültig gedruckt worden sind. Das kann daran liegen, dass für diese Rechnungen noch kein Journal gedruckt worden ist, oder das Rechnungsdatum liegt außerhalb des vorgegebenen Buchungszeitraums.

Buchungsdateien erneut exportieren

Wenn eine Buchungsdatei verloren gegangen ist, können Sie sie erneut exportieren. Harmonia bewahrt immer die letzten 10 erzeugten Buchungsdateien auf. Starten Sie das Buchungsprogramm und klicken Sie auf „Dateiexport“. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und exportieren Sie Sie erneut.


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Menü FIBU – BAG Abrechnung

Zu den Grundeinstellungen für die BAG-Schnittstelle siehe Programm Grundeinstellungen bzw. PDF-Info Grundeinstellungen, das Sie über das Menü Hilfe öffnen können. Sie können zu jedem beliebigen Zeitpunkt BAG-Dateien erstellen, die alle Rechnungen und Gutschriften enthalten, die seit der letzten Datenübergabe an BAG-Kunden gestellt wurden (wenn auch die Zahlungsart eine BAG-Zahlungsart war.)

Über den Button mit dem blauen i (rechts oben) können Sie die Grundeinstellungen (Ihre BAG-Nummer

u.a.) einsehen. Im mittleren Teil des Fensters sehen Sie, wie viele Einzugsaufträge und Gutschriften zur Übergabe bereit stehen. Sie können die Einzugsaufträge/Gutschriften ggf. manuell nachbearbeiten, die Beträge, das Zahlungsziel und den Skontosatz ändern. Wählen Sie den betreffenden Beleg über das Fernglas neben dem Eingabefeld „Beleg Nr.“ aus.Sie können einen Einzugsauftrag auch komplett löschen. Des Weiteren haben Sie 3 Optionen:

• Einen Testdruck der Abrechnung (erster überbreiter Button oben) erstellen.

• Eine endgültige Abrechnung in Papierform erstellen.

• Eine Abrechnungsdatei erstellen, die Sie anschließend per FTP auf einen Server übertragen müssen.

Einen Testausdruck sollten Sie in jedem Fall erstellen und sicherheitshalber zu Ihren Buchungsunterlegen nehmen, bevor Sie die zweite oder dritte Möglichkeit nutzen. Der „endgültige“ Druck der Einzugsliste ist nicht wirklich empfehlenswert, da der Ausdruck an die BAG geschickt werden müsste und dort manuell verarbeitet würde. Sicherlich ist das mit höheren Gebühren verbunden als die Übertragung der Abrechnungsdatei. Klicken Sie auf „BAG-Datei erzeugen (endgültig) um die Abrechnungsdatei zu erstellen. Die BAG-Abrechnungsdatei wird in dem in den Grundeinstellungen vorgegebenen Verzeichnis abgelegt und muss per FTP Transfer auf den BAG-Server übertragen werden.


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Menü FIBU – Zahlungseingang buchen


Mit diesem Modul können Sie:

- Zahlungseingänge erfassen / korrigieren - Das Zahlungsziel einer Rechnung verändern - Die Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung verändern - Eine einzelne Mahnung erneut drucken

Um eine Rechnung zu bearbeiten, geben Sie bitte die Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Sie können über einen Klick auf den Button mit dem Fernglas die Rechnungsnummer auch aus der Liste der Rechnungen auswählen.

Der Button mit dem blauen i öffnet ein Protokollfenster. Hier können Sie nachsehen, was für Änderungen

am Zahlungsbetrag wann und von wem vorgenommen wurden.


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Erfassen einer (Teil-) Zahlung Geben Sie das Datum des Zahlungseingangs (ggf. des letzten, wenn der Kunde Teilbeträge zahlt) und den Betrag (ggf. den gesamten gezahlten Betrag) der für die Rechnung gezahlt wurde ein. Über die Buttons mit dem grünen Pfeil / dem Euro-Symbol können Sie das Tagesdatum / den Rechnungsbetrag in die Eingabefelder übernehmen. Achtung Skonto: Wenn Sie dem Kunden Skonto gewährt haben und er zahlt einen verminderten Betrag, tragen Sie bitte trotzdem den gesamten Rechnungsbetrag als gezahlt ein. Anderenfalls würde der Offene Posten für das System weiter bestehen bleiben! Änderung des Zahlungsziels Klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf den Button „Zahl-Ziel“ und ändern Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Die Änderung wirkt sich entsprechend auf das Mahnwesen aus. Mahnungsdruck wiederholen Klicken Sie auf den Button „Mahnung“ um den Druck einer einzelnen Mahnung zu wiederholen. Falls auf der Mahnung mehrere Rechnungen gemahnt wurden, werden die „anderen“ Rechnungen auf der Mahnung ebenfalls ausgewiesen. (Bedingung ist, dass die Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung bei den „anderen“ Rechnungen identisch sind. Ändern Sie manuell bei einer der Rechnungen die Mahnstufe oder das –Datum, erscheint sie bei der „Wiederholung“ nicht auf der Mahnung!)

Im „Zusatztext“ können Sie bei Bedarf einen Text eintragen, der auf der Mahnung direkt unter der gemahnten Rechnung ausgedruckt wird.

Menü FIBU – Vertreterabrechnung

Mit diesem Programm können Sie die noch nicht abgerechneten Vertreteraufträge nachbearbeiten und Abrechnungen drucken.

Tipp: Sie steuern über die Einträge Provisionssatz und Vertreterkennzeichen in der Auftragsbearbeitung, ob und wie viel Provision an welchen Vertreter gezahlt werden soll.


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Korrektur Vertreterbeteiligungen

Über die Suchfunktion (Fernglas neben dem Eingabefeld „Beleg Nr.“ können Sie alle Rechnungen einsehen und zur Bearbeitung auswählen, die zur Abrechnung anstehen. Sie können den Vertreter und den Provisionssatz korrigieren und eine Rechnung auch komplett für die Vertreterabrechnung löschen.

Druck Vertereterabrechnung

Das Programm schlägt als Abrechnungsperiode immer den Kalendermonat vor, für den für den ausgewählten Vertreter etwas zur Abrechnung ansteht. Sie können die Periode manuell verändern. Sie sollten, jedenfalls bei den ersten Abrechnungen, zunächst einen Testdruck in die Vorschau starten um zu überprüfen, ob die Abrechnung sachlich richtig ist:

- wird die MwSt korrekt ausgewiesen - stimmt die hinterlegte Anschrift des Vertreters

Korrekturen nehmen Sie bitte in den Grundeinstellungen (MwSt-Satz) bzw. im Konto des Vertreters im Beteiligtenstamm (Kreditoren) vor. Die Kontonummer des Vertreters finden Sie über die Grundeinstellungen oder durch einen Klick auf das blaue i neben dem Eingabefeld Vertreterkennzeichen. Nach dem Klick auf den Button „Drucken“ können Sie noch das Format des Ausdrucks auswählen. Es sind 2 Formulare vorbereitet, eins in Briefform mit dem hinterlegten Briefkopf und ein anderes in Listenform. Drucken Sie die Abrechnung endgültig, indem Sie die Checkbox „endgültiger Druck“ aktivieren, bevor Sie den Druck starten.

Menü FIBU – Druck Abrechnungsjournal

Siehe unter Rechnungsausgangsjournal: das Programm wird genau so bedient.

Menü Statistiken (Vertrieb)

Unter Statistiken finden Sie diverse Möglichkeiten die Umsätze nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Grundsätzlich kann man 2 Arten der Auswertung unterscheiden, entweder betrachten Sie die Umsätze nach Kunden oder Artikeln. Wenn Sie einzelne Verkäufe prüfen möchten, wählen Sie bitte die Kundenstatistik (Verkäufe sortiert nach Kunden) oder die Artikel-Kundenstatistik (Verkäufe sortiert nach Artikeln.) Zusammengefasste Umsätze je Kunde/Jahr erhalten Sie über das Programm Kundenstatistik Hitliste – eine Übersicht der Umsätze je Kunde sortiert nach Umsatzhöhe mit Vergleich der letzten 5 Jahre. Die Umsätze je Artikel, sortiert nach Artikelgruppen pro Monat für maximal 1 Jahr liefert das Programm Artikel-Jahres-Statistik. Außerdem gibt es die Möglichkeit mit der Einnahmen-/Ausgabenübersicht eine Gegenüberstellung der Nettoerlöse und der Kosten (Einkaufs- bzw. Herstellungskosten und Anteile der Autoren/Partnerverlage) zu erstellen.


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Menü Statistiken – Kundenstatistik

Legen Sie eine Sortierung der Kunden und einen Start- und Endpunkt für die Liste fest. So können Sie die Umsatzaufstellung z.B. auf Umsätze der Kunden im PLZ-Bereich 2 erzeugen, indem Sie die Sortierung auf Land/PLZ setzten, unter „Anfang“ den ersten Kunden mit der PLZ größer 20000 und unter „Ende“ den letzten Kunden mit der PLZ kleiner 30000 auswählen. Die weiteren Einschränkungen sprechen für sich: Sie können die zu betrachtenden Umsätze auf einen Zeitraum, bestimmte Kundenrabattgruppen, Länder usw. einschränken. Mit diesem Programm können Sie sich sehr schnell eine Liste / Excel-Tabelle für alle Kommissionslieferungen oder alle Kommissionslieferungen an einen Kunden erstellen – falls es einmal Differenzen zwischen dem theoretischen und dem realen Bestand bei einem Kommissionskunden gibt. Die Ausgabe können Sie zusätzlich in eine DBF-Datei schreiben lassen, die sie mit einer Tabellenkalkulation (Excel, Open Office Calc o.ä.) öffnen können. Der Button mit dem Excel-Symbol neben dem Eingabefeld „Ziel“ dient dem direkten Öffnen der Datei mit MS Excel, wobei sie automatisch „schön“ formatiert wird.

Menü Statistiken – Kundenstatistik Hitliste


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Bevor Sie diese Statistik nutzen können, müssen Sie die Umsätze berechnen lassen – jeweils am Anfang eines Jahres (oder auch später) für das abgelaufene Jahr. Klicken Sie dazu auf den markierten Button. Das Programm erzeugt eine Liste (optional die Ausgabe einer Textdatei für Excel) für das gewählte Jahr und den vier Vorjahren und dem jeweiligen Rang des Kunden.

Menü Statistiken – Artikelstatistik Hitliste

Diese Statistik ermittelt die Verkaufszahlen (Umsatz netto und Stückzahlen) für einen ausgewählten Zeitraum (max. 12 Monate) und erstellt eine Rangfolge mach der Vorgabe der Berechnungsbasis (Umsatz netto oder Stückzahlen.) Der Rangfolge werden die Umsätze/Stückzahlen von maximal 5 Vorjahren übersichtlich gegenüber gestellt. Der „Rang“ der Vorperioden wird ebenfalls berechnet und ausgewiesen. Die Ausgabe erfolgt wahlweise zusätzlich in eine DBF-Datei. Nach dem Druck / Ausgabe der Vorschau können Sie diese mit Excel über den Button mit dem Excel-Symbol öffnen - vorausgesetzt auf Ihrem PC ist Excel installiert. Wenn Sie eine andere Tabellenkalkulation nutzen (z.B. Open Office) können Sie die DBF-Datei mit dieser öffnen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie die Statistik regelmäßig reorganisieren (s. Reorganisation Jahresstatistik.) In der Maske oben können Sie erkennen, dass die Statistik bis 05/2015 reorganisiert ist, die Auswertung aber für den Zeitraum 10/2015 bis 08/2015 erfolgen soll. Die Umsätze aus den Monaten 06/2015 – 08/2015 können in der Ausgabe nicht berücksichtigt werden!

Menü Statistiken – Artikel-Kundenstatistik

Siehe Erläuterungen zur Kundenstatistik. Das Programm arbeitet genauso – nur ist die Ausgabe sortiert nach Artikeln statt nach Kunden.

Menü Statistiken – Reorganisation Jahresstatistik

In der Harmonia-Datenbank gibt es eine Statistiktabelle, in der die Verkaufszahlen pro Artikel und Monat verdichtet abgelegt werden. Die Artikel-Jahresstatistik, die Einnahmen-/Ausgabenübersicht, die Anzeige der Umsätze (Artikelstamm Button Statistik) und die Tantieme Abrechnungen basieren auf den Verkaufszahlen je Monat. Bitte starten Sie das Programm jeweils am Anfang eines Monats für den abgelaufenen Monat. Der Harmonia Terminkalender erinnert Sie automatisch am 05. eines Monats daran. (Wenn Sie es einmal vergessen macht das nichts – beim Druck der Abrechnungen werden Sie spätestens daran erinnert, das Programm für den abzurechnenden Zeitraum zu starten.

Menü Statistiken – Artikel- (Jahres-) Statistik

Erzeugt eine Liste / Textdatei für Tabellenkalkulationen je Artikel / Umsatz pro Monat. Außerdem gibt es ein paar grafisch aufbereitete Ausgaben:


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...hier ein Beispiel für ein Tortendiagramm der Umsatzaufteilung nach Artikelgruppen. Wählen Sie bitte zunächst aus, welchen Zeitraum / Artikelgruppen Sie betrachten möchten und wählen Sie nach klick auf „Weiter“ das gewünschte Formular für die Ausgabe. Durch eine Einschränkung der Ausgabe auf Artikel einer Artikelgruppe (z.B. Tonträger) und der Auswahl des Formulars „Tortendiagramm Artikel“ erhalten Sie ein Diagramm, in dem alle Tonträgerverkäufe für den betrachteten Zeitraum grafisch dargestellt werden.


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Menü Statistik – Einnahmen-/Ausgabenübersicht

Das Programm erstellt eine Liste von Artikeln (die Sie wie bei den anderen Statistiken auf Artikel mit bestimmten Merkmalen einschränken können) und stellt die Verkaufserlöse den Kosten (Einkaufspreis und Tantiemen) gegenüber. Die Anteile der Beteiligten Urheber/Partnerverlage werden detailliert ausgewiesen:

Menü Statistik – Umsätze nach Ländern

Dieses „Schmankerl“ erzeugt eine Liste, ein Balken- oder Tortendiagramm in der/denen die Umsätze eines bestimmten Zeitraums nach Verkaufsländern gegenübergestellt wird.


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Menü Abrechnung (Vertrieb)

Abrechungsperioden und –Sätze

Mit diesem Programm steuern Sie die Auszahlung der Beteiligungen an Verkäufen an Urheber / Partnerverlage. Für jeden Tantieme Empfänger müssen Sie zunächst ein Konto im Beteiligtenstamm (Kreditoren) anlegen. Anschließend wählen Sie das Konto in diesem Programm aus und klicken auf „Bearbeiten“. Das Programm „fragt“ dann nach, ob Sie für den gewählten Empfänger Abrechnungsdaten anlegen möchten. Bestätigen Sie dies.

Tragen Sie hier bitte ein, ob MwSt berechnet werden soll, wenn ja: wird die MwSt aus dem berechneten Betrag herausgerechnet oder auf den Betrag aufgeschlagen. Legen Sie fest, ob der Empfänger Einkommensteuerpflichtig ist, wenn ja, welcher Satz vom berechneten Betrag abgezogen werden soll. Tragen Sie ggf. den Prozentsatz des Solidaritätszuschlags ein, der auf die berechnete Einkommensteuer aufgeschlagen wird. Bitte beachten Sie diese Regel: Wenn der Empfänger MwSt-pflichtig ist, müssen Sie seine Steuernummer im Beteiligtenstamm eintragen. Checkbox KSV-pflichtig Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Empfänger der Abrechnung abgabepflichtig bei der Künstlersozialversicherung ist. Auf die Berechnung der Anteile des Empfängers hat der Eintrag keinen Einfluss. Auf dem Deckblatt der Abrechnung wird lediglich das Kürzel „KSV“ ausgedruckt, als Hinweis für Sie bzw. Ihren Steuerberater, dass mit der Abrechnung KSV-Beiträge fällig werden. Abzug vor Steuern Der hier eingetragene Prozentsatz vermindert die Auszahlungssumme vor Berechnung der Steuern. Saldo (netto/brutto) Die hier eingetragenen Beträge werden mit der berechneten Anteilssumme verrechnet und zwar vor (netto) oder nach (brutto) der Berechnung der MwSt/Einkommensteuer. Beispiele für die Anwendung: Angenommen Sie haben irrtümlich in der letzten Abrechnung 100,00 € netto zu viel gezahlt (falscher Anteilssatz o.ä.) Tragen Sie dann in den Netto-Saldo Minus 100,00 € ein. In der Abrechnung wird der Betrag


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dann abgezogen, bevor MwSt/Einkommensteuer berechnet wird. (Die MwSt/EkSt wurde demnach in der letzten Abrechnung auch zu viel abgerechnet, in der folgenden gleicht der Fehler sich aus.) Wenn Sie Ihrem Autoren einen Vorschuss von 1.500,00 € gezahlt haben, tragen Sie diesen als Brutto-Saldo ein. Dieser mindert direkt den Auszahlungsbetrag. Da Sie beim Vorschuss keine Steuer abgeführt haben, erfolgt die Versteuerung mit dieser Abrechnung. Mindestbetrag Sie können festlegen, dass der Beteiligte erst ab einer gewissen Summe tatsächlich eine Abrechnung erhält. Damit können Sie vermeiden, dass eine Auszahlung erfolgt, die z.B. die Höher der Überweisungskosten ins Ausland übersteigt. Beim Abrechnungsdruck können Sie dann steuern, wie mit diesen Fällen umgegangen werden soll. Standardmäßig wird der Auszahlungshinweis durch einen Text ersetzt, der darauf hinweist, dass der ermittelte Auszahlungsbetrag den Mindestbetrag unterschreitet und deshalb für die nächste Abrechnung fortgeschrieben wird. Sie können den Abrechnungsdruck auch durch die Option „Verlängerung des Abrechnungszeitraums bei Unterschreitung des Mindestbetrages“ auch verhindern. Dann wird die Abrechnungsperiode automatisch um die gewählte Periode (3/6/12 Monate) maximal jedoch um 12 Monate verlängert. Zahlung Hier können Sie Textbausteine auswählen, der Angaben zur Auszahlung enthält. Der Text erscheint am Ende des Abrechnungsdeckblatts und kann Platzhalter für die Bankverbindung enthalten. Es sind Textbausteine für die Überweisung auf ein Inlandskonto (Deutsch) oder eine Auslandskonto (Englisch) vorbereitet. Verlag Es werden nur Ausgaben abgerechnet, die unter dem angegeben Verlag laufen. Diese Angabe ist in HARMONIA eco bedeutungslos, da nur ein Verlag verwaltet werden kann. Sperre Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Empfänger (vorübergehend) keine Abrechnung erhalten soll. In der nebenstehenden Dropdown-Box können Sie einen Grund für die Sperre auswählen. Dieser Eintrag dient Ihrer Information und Sie können auch Listen drucken – in denen z.B. nur Tantieme Empfänger aufgelistet werden sollen, deren Abrechnung z.B. auf Grund unklarer Rechtsnachfolge nicht gedruckt werden soll.

Listendruck

Klicken Sie auf den Button mit dem Druckersymbol neben dem Button „Global“.

Druckt eine Liste und erzeugt optional eine DBF-Datei (die mit Tabellenkalkulationen geöffnet werden kann) nach den vorgegebenen Kriterien.


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Anhand der Liste können Sie z.B. jederzeit prüfen, welche Tantiemen Sie noch zu zahlen haben. Durch aktivieren der Checkbox „Berechnung der fälligen Tantiemen“ wird die noch auszuzahlende Summe an Tantiemen je Empfänger berechnet, die noch nicht abgerechnet wurden.

„Globale“ Funktionen

Über den Button „Global“ können Sie Veränderungen an allen Stammdaten der Beteiligten vornehmen. Nutzen Sie diese Funktionen um einen Einkommensteuersatz oder den Mindestbetrag für die Auszahlung von Tantiemen für alle Zahlungsempfänger zu ändern.

Um den Mindestbetrag für eine Auszahlung für alle Empfänger im EU-Ausland festzulegen, tragen Sie den Betrag ein und klicken Sie auf Speichern neben dem eingetragenen Betrag.

Bearbeitung Beteiligungssätze

Klicken Sie auf den Button „Artikel“ um die Beteiligungen des Empfängers zu bearbeiten. Dieses Fenster öffnet sich:


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Geben Sie Artikelnummer ein, an dessen Verkäufen, der Empfänger beteiligt ist. Über den Button mit dem Fernglas können Sie die Artikelsuche starten, der Button rechts daneben mit dem grünen Pfeil öffnet eine Liste der Artikel, an dem der Empfänger bereits beteiligt ist. In das Feld „Autor“ tragen Sie bitte die Kontonummer des ursprünglichen Urhebers ein – falls es sich bei dem Zahlungsempfänger um einen Rechtsnachfolger handelt. Ist der Zahlungsempfänger selbst der Urheber, übernehmen Sie dessen Kontonummer auch in dieses Feld.

Nach der Auswahl des Artikels und dem Eintrag der Kontonummer des ggf. abweichenden Urhebers klicken Sie bitte auf „Bearbeiten“. Wenn die Beteiligung noch nicht angelegt ist, erscheint die abgebildete Nachfrage. Saldo Hier eingetragene Beträge werden mit den Anteilen des Empfängers verrechnet (negativer Saldo) bzw. zusätzlich ausgeschüttet (positiver Saldo.) Sie sollten einen Saldo ggf. erläutern – siehe unten „Erläuterungen zu Einzelsummen (Saldo)“. Wie werden Salden verrechnet? Ein eingetragener positiver Saldo wird zusätzlich zum errechneten Anteil des Empfängers ausgeschüttet:

Salden werden immer nach der Berechnung des Anteils unter der Überschrift „Vorkosten dieser Periode“ ausgewiesen. Im Beispiel oben wird ein positiver Saldo durch den manuell eingetragenen Text „Erläuterungstext...“ erklärt und der fortzuschreibende Saldo berechnet. Negative Salden werden nur mit dem Anteil des Empfängers verrechnet. Übersteigt der Saldo den Anteil des Empfängers, wird der Restbetrag für die nächste Abrechnung fortgeschrieben.


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Im Beispiel oben sind 2 Erläuterungen eingetragen. Diese werden einmalig auf der jeweils nächsten Abrechnung ausgedruckt und nach dem endgültigen Druck gelöscht. In der folgenden Abrechnung erscheint der fortgeschriebene Saldo als „Saldo aus letzter Abrechnung“:

Hinweistexte vor/nach den Positionen Sie können Erläuterungen zur Abrechnung vor und nach der Anteilsberechnung platzieren – siehe Beispiel oben (rote Pfeile.) Diese Texte bleiben erhalten und erscheinen auf jeder Abrechnung. Abrechnungsbasis Die Berechnung des Anteiles des Zahlungsempfängers erfolgt entweder auf Basis des Netto-Ladenpreises (Ladenpreis abzüglich MwSt-Anteil) oder als Fixbetrag je verkauftem Exemplar. Abzug vom NLP Sie haben die Möglichkeit den Netto-Ladenpreis als Abrechnungsbasis um einen Fixbetrag zu vermindern, wenn der Empfänger nur an einem Teil des Produkts beteiligt ist. Das kann z.B. der Fall bei einem Lehrbuch mit beigelegter DVD (mit einem Lehrfilm) der Fall sein: Der Autor ist nur an der Druckausgabe beteiligt, nicht an der DVD. Angenommen, der wertmäßige Anteil der DVD am Gesamtartikel beträgt 7,00 € netto, dann tragen Sie den Betrag in dieses Feld ein. In diesem Beispiel ist die Berechnung zusätzlich erläutert:

Staffel für Beteiligungssätze Sie können eine Mengenstaffel für die Berechnung der Anteile angeben, z.B. wenn Sie mit dem Bezugsberechtigten vereinbaren, dass eine bestimmte Anzahl verkaufter Exemplare beteiligungsfrei bleibt, weil dadurch der Anteil des Autoren an den Herstellungskosten abgegolten wird. Im Beispiel sind die ersten 100 Exemplare beteiligungsfrei, für das 101ste bis zum 200sten verkauften Exemplar bekommt der Autor 20% am Nettoladenpreis (abzüglich 7 €) ab dem 201sten Exemplar beträgt sein Anteil 25%.


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Diese Staffel führt bei einem Verkauf von 250 Exemplaren zum Preis von 29,80 € (01/2011 bis 11/2011) und 6 Exemplaren zum Preis von 33,90 € (12/2011) zu folgender Anteilsberechnung:

6 Exemplare wurden in der vorigen Abrechnung bereits abgerechnet, deshalb werden noch 94 Exemplare als Beteiligungsfrei und 100 Ex. mit 20% abgerechnet. Bis dahin sind dann insgesamt 200 abgerechnet. Ab dem 201sten Exemplar gilt der Beteiligungssatz von 25%. Zu diesem Satz werden noch 56 Exemplare mit dem Ladenpreis 29,80 € abgerechnet. In 12/2011 wurden noch 6 Exemplare zum neuen Preis (33,90 €) verkauft und ebenfalls mit 25% abgerechnet. Erläuterungen zum Saldo Um den Autoren z.B. anteilig an Herstellungskosten belasten, tragen Sie bitte die Gesamtsumme, in das Feld Saldo ein:

Im Beispiel oben wurde ein Saldo von -350,00 € eingetragen.


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Außerdem (im unteren Teil „Erläuterungen zu Einzelsummen“) wurden 2 Einzelbeträge aufgeführt, die in der Summe 350 € ergeben. Die Berechnung der Summe erfolgt nicht automatisch, da in dem Feld Saldo ggf. ein fortgeschriebener Saldo aus der letzten Abrechnung gespeichert ist. In den jeweils aktuellen Saldenerläuterungen sind nur die seit der letzten Abrechnung hinzugekommenen Beträge aufgeführt. (Die Differenz zwischen der Summe der Saldenerläuterungen und dem aktuellen Saldo – im Beispiel Null – wird auf der Abrechnung als „Saldo aus letzter Abrechnung“ ausgedruckt.) Im Beispiel oben ist die Übersicht der Saldoerläuterungen eingeblendet, die Sie durch einen Klick auf den

Button mit dem blauen i (unten) angezeigt werden kann.

Um eine Saldoerläuterung einzutragen, klicken Sie bitte auf den Button mit dem leeren Blatt (ganz links im unteren Bereich des Fensters. Der erläuternde Text kann beliebig lang sein. Klicken Sie auf den Button, der hier mit dem roten Pfeil markiert ist um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie den Text bearbeiten können:

Speichern Sie den Betrag und Text durch klicken auf das Diskettensymbol. Ein Klick auf das rote Kreuz löscht die Erläuterung. Die oben beschriebenen Einträge für Saldo und Saldoerläuterungen führen zu diesem Ausdruck in der Abrechnung:

Für das folgende Beispiel ist der Saldo ohne Veränderung der Erläuterungen auf -450 € erhöht worden. Die Differenz zwischen Saldo und erläuterten Einzelsummen beträgt -100 €, die als „Saldo aus letzter Abrechnung“ ausgewiesen werden:


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Im letzten Beispiel wurden die Saldoerläuterungen gelöscht. Die Differenz zwischen Saldo und erläuterten Einzelsummen (Null) beträgt -450 €, die als „Saldo aus letzter Abrechnung“ ausgewiesen werden:

Druck einer einzelnen Abrechnung

Sie können jederzeit eine vorläufige Abrechnung für einzelne (oder alle) Empfänger drucken.

Wählen Sie das Konto des Empfängers aus und klicken Sie auf den markierten Button Abrechnung. (Siehe Menü Abrechnung – Druck Abrechnungen)


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Menü Abrechnung – Druck Abrechnungen

Das Programm schlägt automatisch das erste und letzte angelegte Konto mit angelegten Abrechnungsdaten für den Druck vor. (Beim Start aus dem Programm Abrechnungsperioden und –Sätze heraus wird das aktive Konto für von/bis Konto vorgeschlagen.) Druckdatum Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, Sie können den Druck aber auch auf ein zukünftiges Daten setzen. Endgültiger Druck Wenn diese Checkbox nicht aktiviert ist, wird ein Testausdruck erstellt. Der Ausdruck ist mit dem endgültigen Ausdruck identisch, nur dass keine Abrechnungsnummer vergeben wird und statt der Abrechnungsnummer „Testdruck“ an der entsprechenden Stelle erscheint. Sie sollten immer vor dem endgültigen Druck einen Testdruck (in die Vorschau / eine PDF-Datei) erzeugen und die Abrechnungen überprüfen. Vielleicht haben Sie vergessen einen Saldo zu erläutern oder ähnlich – nach dem endgültigen Druck ist keine Korrektur mehr möglich. Option „automatische Verlängerung des Abrechnungszeitraums...“ Im Programm Abrechnungsperioden und Sätze können Sie für jeden Empfänger festlegen, ob ein Mindestbetrag erreicht werden muss um eine Abrechnung zu drucken. Mit dieser Option können Sie (nur beim endgültigen Druck) die Abrechnungsperiode um eine weitere Periode verlängern, maximal um 12 Monate; die maximale Abrechnungsperiode ist auf 5 Jahre beschränkt. Beispiel: Wegen der hohen Nebenkosten für internationale Überweisungen tragen Sie bei einem Empfänger in den USA 50 € als Mindestbetrag ein. Die Tantiemen des Empfängers im ersten Halbjahr 2012 betragen 20 €, die Abrechnungsperiode ist mit 6 Monaten eingetragen. Normalerweise wird eine Abrechnung gedruckt, an deren Ende ein Hinweis steht, dass der Betrag wegen Unterschreitung des Mindestbetrages für die nächste Abrechnung fortgeschrieben wird. Wenn Sie diese Option wählen wird die Abrechnungsperiode automatisch auf 12 Monate verlängert. Option „Artikel drucken, auch wenn keine Tantieme gezahlt wird“ Diese Option ist deaktiviert, d.h. es werden alle Artikel ausgewiesen, an denen der Empfänger beteiligt ist – auch wenn im Abrechnungszeitraum keine Exemplare verkauft wurden. Option „Briefkopf auf End Blatt hinterlegen“ In den Grundeinstellungen haben Sie eine Grafikdatei mit Ihrem Briefbogen hinterlegt? Dann können Sie hier entscheiden, ob auf dem Endblatt der Abrechnung dieser Briefbogen hinterlegt wird oder nicht. Sie können also auch vorgedruckte Briefbögen verwenden. Wenn Sie vorgedruckte Briefbögen verwenden, müssen Sie den Druck der einzelnen Seiten der Abrechnungen manuell steuern. Drucken Sie in diesem Fall die Abrechnungen bitte in die Vorschau. Die Anlagen mit der Aufstellung der Absatz- und Beteiligungszahlen drucken Sie dann über die Einzelseiten-Druckfunktion des List&Label-Vorschau-Betrachters:


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Der rote Pfeil zeigt auf die beiden Druckersymbole. Ein Klick auf das linke Druckersymbol druckt eine einzelne Seite – die jeweils im rechten Teil des Fensters angezeigt wird. Ein Klick auf das rechte Druckersymbol druckt alle Seiten. Bei beiden folgenden Dialogfenstern können Sie aber auch einen bestimmten Seitenbereich festlegen der gedruckt werden soll und den Zieldrucker / -Einzugsschacht festlegen.

Tipp: Alle Dokumente die Sie sich in der Druckvorschau anzeigen lassen, können Sie direkt von hier aus auch u.a. als PDF-Datei (auch verschlüsselt) speichern oder per E-Mail versenden. Siehe auch Allgemeine Hinweise zum Drucken.

Option „DBF-Export“ in Zieldatei Beim endgültigen Druck wird die Option automatisch gesetzt. In der angegebenen Datei im „DBase“-Format wird je gedruckter Abrechnung ein Datensatz eingefügt, der buchungsrelevante Informationen enthält. Sie können die Datei mit Excel (und anderen Tabellenkalkulationen) öffnen:

Leider fragt Excel nicht nach dem Zeichensatz (ANSI,) so dass die Umlaute nicht korrekt dargestellt werden. Die Tabelle enthält alle Informationen, die Sie / Ihr Steuerberater zum Buchen benötigen, mit Ausnahme der Aufwandskonten.

Tipp: Eine bereits existierende DBF-Datei wird ggf. beim Start des Ausdrucks mit aktivierter Option „DBF-Export“ ohne Nachfrage überschrieben! Sie sollten die Datei nach dem Abrechnungsdruck gleich öffnen und unter einem anderen Namen abspeichern. (Es sei denn, Sie benötigen die Datei nicht zum Buchen der Abrechnungen.)

Ausgabe Vorschau / Drucker Vorgeschlagen wird immer die Ausgabe einer Vorschaudatei, die alle ausgewählten Abrechnungen enthält. Sie sollten diesen Vorschlag grundsätzlich übernehmen, insbesondere beim endgültigen Druck. Wenn die Ausgabe direkt an einen Drucker gesendet wird, kann es zu Problemen kommen, wenn der Drucker aus irgendeinem Grund „versagt – durch eine Trennung der Verbindung des PC mit dem Drucker beispielsweise. Dabei können im Extremfall Daten verloren gehen, die Sie selbst nur rekonstruieren können, wenn Sie über eine Datensicherung auf dem Stand vor dem Druckstart verfügen.


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Menü Lizenzen – Für Musikverlage

Die Lizenz-Module sind für Musikverlage eingerichtet. Hier können Sie Werke verwalten, Lizenzrechnungen für Abdruckgenehmigungen und Aufführungen sowie Abrechnungen für die Urheber erstellen. Der Bereich Lizenzen ist vom Vertrieb komplett abgekoppelt, lediglich die Kunden- und Beteiligtenkonten werden von beiden Bereichen gemeinsam genutzt. Bitte beachten Sie auch die Anleitung „Schritt für Schritt zum ersten Auftrag (Lizenzen)“, die Sie über das Menü „Hilfe“ aufrufen können.

Menü Lizenzen - Werkstamm

Im Werkstamm können Sie neue Werke anlegen und Angaben zu bereits erfassten Werken ändern. Im Unterschied zum Artikel beziehen sich die Angaben zu einem Werk auf ein eigenständiges Werk. Eine Druckausgabe bzw. ein Tonträger kann beliebig viele Werke enthalten. An einem Werk können beliebig viele Komponisten, (Haupt-) Bearbeiter, Textdichter, Übersetzer („Sub-Textdichter“) sowie „andere“ Originalverlage beteiligt sein. (Die Unterscheidung zwischen Bearbeitern und Hauptbearbeitern entspricht der Lesart der GEMA.)

Die Neuanlage von Werken unterscheidet sich kaum von der Neuanlage von Artikeln oder Konten, deshalb wird hier nicht detailliert darauf eingegangen. Stattdessen finden Sie hier Beschreibungen der Eingabefelder und deren Bedeutungen. Werk-Nummer Jedes Werk wird unter einer eindeutigen Nummer für die interne Verwaltung geführt. Diese Nummer wird automatisch fortlaufend vom System vergeben und beginnt mit 1000001. Verlag Das Verlagskennzeichen Ihres Verlages (siehe Grundeinstellungen) wird automatisch vorgeschlagen und sollte nicht verändert werden. Komponist, Titel, Untertitel, Opus, Bearbeiter, Textdichter, Spieldauer Tragen Sie in diese Felder die entsprechenden Daten in der Form ein, in der sie auf Formularen (Rechnungen, Statistiken etc.) erscheinen sollen. Die Felder Bearbeiter und Textdichter sind „Memos“, beliebig lange Textblöcke. Zur Bearbeitung klicken Sie bitte auf die nebenstehenden Buttons mit den 3 Punkten. Einen Zeilenumbruch innerhalb eines Memos


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erzeugen Sie durch drücken der <Enter>-Taste. Die so erzeugten Absätze werden genau so auch auf den Formularen ausgedruckt. Abr.-Hinweis Hier können Sie einen Hinweis eintragen, der intern – bei der Bearbeitung von Aufträgen – angezeigt wird. Das ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Versionen eines Werkes verwalten, z.B. weil es nötig ist zu unterscheiden, ob die deutsche oder englische Fassung eines Werkes verwendet wird. Die Titelei unterscheidet sich dann ggf. nicht, die Einnahmen für die unterschiedlichen Fassungen müssen aber mit unterschiedlichen Verteilungsschlüsseln abgerechnet werden. (An der englischen Version ist z.B. der englische Übersetzer beteiligt und die Anteile der anderen Urheber sind deshalb gemindert.) Aus Werk Handelt es sich bei dem Werk um den Teile eines größeren Ganzen, sollten Sie hier den Titel des Gesamtwerkes eintragen. Gattung Sie können in den Standardtexten unter der Kennzeichen-Art „GAT“ beliebig viele Kennzeichen anlegen, nach denen Sie Werke unterscheiden möchten – z.B. für den Katalog-/Listendruck. Besetzung Die Beschreibung der Besetzung kann auf Listen/Katalogen ausgegeben werden. Info Hier können Sie beliebige Notizen zum Werk unterbringen. Der Ausdruck auf Listen ist möglich. Copyright Wird aktuell für den Listendruck verwendet.

Werkstamm – Unterfenster

Über die Buttons im rechten Fensterbereich können Sie dem Werk untergeordnete Fenster öffnen um weitere Daten zu bearbeiten und diverse Funktionen aufrufen.

Button Spezial Öffnet dieses Fenster:

Vertragsende Läuft der Vertrag für ein Werk aus, können Sie über die Funktion „Vertragsende“ das Ablaufdatum für alle eingetragenen Beteiligte (Urheber und Verlage) auf das eingetragene Datum setzen. Tragen Sie das Ablaufdatum in das Eingabefeld ein und klicken Sie anschließend auf den Button „Vertragsende“. Werk kopieren Diese Funktion erleichtert die Neuanlage von Werken erheblich. Wenn Sie ein neues Werk eines Komponisten anlegen möchten und es gibt bereits ein anderes Werk des Komponisten, rufen Sie das bereits existierende Werk auf und wählen die Funktion „Kopieren“. Es wird eine exakte Kopie des Werkes mit allen untergeordneten Daten erzeugt. In den meisten Fällen, brauchen Sie dann nur noch den Titel des Werkes und ggf. abweichende Vertragsdaten zu bearbeiten. Werk-Nummer (VG Musikedition) Falls Sie Abrechnungen der VG Musikedition importieren möchten, tragen Sie hier bitte die Werknummer ein, unter der das Werk bei der VG Musikedition registriert ist.


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Der Eintrag erfolgt automatisch, wenn Sie das erste Mal eine Zahlung der VG Musikedition einem Werk zuordnen. (Siehe auch Menü Lizenzen – Buchen Agenturzahlungen.)

Button Drucken Über diesen Button starten Sie den Druck einer „Werke-Karte“, die alle relevanten Informationen zum Werk incl. Verteilung der Einnahmen enthält.

Button Statistik Zeigt eine kurze Übersicht als unformatierten Text über alle Aufträge, die für das aktuelle Werk erstellt wurden. Die „jüngsten“ Aufträge erscheine am Anfang der Aufstellung.

Button Beteiligte Öfnnet ein Fenster mit einer Übersicht aller angelegten Beteiligten. Zum Bearbeiten können Sie hier den gewünschten Beteiligten auswählen, das spart ein paar Klicks gegenüber dem „normalen“ Weg (Klick auf z.B. „Komponisten“ und Auswahl des gewünschten Komponisten.)

Button Check Erstellt eine Übersicht über alle hinterlegten Anteile geordnet nach Einnahme-Arten. Der ingesamt auszuschüttende Anteil wird je Einnahme-Art angezeigt. Sie sollten diese Funktion nutzen um nach Eintrag aller Beteiligten und deren Anteile zu prüfen, ob die Eingaben korrekt sind.


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Button Sätze Wenn ein Werk aus mehreren Sätzen besteht, können Sie die Satztitel und Spieldauern der einzelnen Sätze eintragen. Nach den Satztiteln können Sie suchen (Button mit dem Fernglas neben dem Eingabefeld „Werk Nr.“)

Button Textanfang Um Werke besser finden zu können, haben Sie die Möglichkeit Textanfänge und beliebige andere Stichworte zum Werk zu speichern. (Die Suche erfolgt wie nach Sätzen, Button mit dem Fernglas neben dem Eingabefeld „Werk Nr.“)


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Angaben zu beteiligten Komponisten (und deren Anteilen)

Button Komponisten Zu jedem Werk können Sie beliebig viele Komponisten eintragen. Geben Sie die Kontonummer des tatsächlichen Komponisten im Feld „Komponist“ ein. Im Feld „Zahlungsempfänger“ können Sie ggf. ein anderes Konto eintragen, z.B. das des Rechtsnachfolgers eines bereits verstorbenen Komponisten. Wenn Sie beide Kontonummern eingetragen haben, klicken Sie auf „Bearbeiten“. Falls die Beteiligung noch nicht angelegt ist, „fragt“ das Programm nach, ob die Beteiligung angelegt werden soll.

Datum Vertrag / Vertragsende Tragen Sie hier bitte - soweit bekannt - das Datum des Vertrages zwischen Ihrem Verlag und dem Komponisten ein. Sofern der Vertrag eine Befristung hat oder zu einem bestimmten Tag ausläuft, tragen Sie bitte auch das Ende-Datum ein. Abrechnen von/bis Datum Hier können Sie festlegen, in welchem Zeitraum die Einnahmen für das Werk für den Komponisten abgerechnet werden sollen. Normalerweise können Sie diese Felder leer lassen, das bedeutet dann, dass es keine zeitliche Einschränkung für die Abrechnung gibt. Sie können hier steuern, dass die Abrechnung der Einnahmen ab einem bestimmten Zeitpunkt an eine andere Person / Institution abgerechnet werden soll. Angenommen der Komponist ist im Jahr 2005 gestorben und die Einnahmen werden ab dem 01.01.2005 an einen Rechtsnachfolger abgerechnet, tragen Sie bitte in der Beteiligung des Komponisten unter „Abrechnen bis“ den 31.12.2004 ein und in der neu angelegten Beteiligung des Rechtsnachfolgers unter „Abrechnen vom“ den 01.01.2005. Button „Art ändern“ Falls Sie einen Beteiligten einmal falsch kategorisiert haben, können Sie hier die Art der Beteiligung ändern. Angenommen Sie haben einen Textdichter oder Bearbeiter als Komponisten eingetragen, rufen Sie dessen Beteiligung (unter Komponisten) auf und rufen dann diese Funktion auf um aus dem „Komponisten“ einen „Textdichter“ bzw. „Bearbeiter“ zu machen.

Beteiligungstabellen

Sie können für das Werk eine Beteiligungstabelle für den Komponisten hinterlegen, die allgemeine Gültigkeit hat, oder nur für das jeweilige Werk gültig ist. Die einfache Regel lautet: Wenn eine werkbezogene Tabelle angelegt ist, gilt diese, anderenfalls die „Allgemeine“. Wenn keine Tabelle angelegt ist, werden auch keine Anteile an den Einnahmen an den Komponisten ausgeschüttet. Hinter dem Eingabefeld „Vertragsende“ ist jeweils in rot ausgewiesen, ob eine Tabelle hinterlegt ist und wenn ja, welche gilt. Wenn die Checkbox „Sperre“ aktiviert ist, werden die Einnahmen nicht an den Komponisten abgerechnet.


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Eine einfache Liste von Einnahme-Arten ist schon hinterlegt. Sollten Sie eine differenziertere Liste von „Einnahme-Arten“ benötigen, wenden Sie sich bitte an [email protected]. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.

In der voreingestellten Tabelle gibt es diese Einnahme-Arten: Gebühren In dieser Kategorie berechnete Beträge werden im Beispiel nicht an den Komponisten abgerechnet. So haben Sie die Möglichkeit z.B. eine pauschale Gebühr für Ihren Aufwand in Rechnung zu stellen. Lizenzen In dieser Kategorie können Sie z.B. Abdruckgebühren in Rechnung stellen. Der Komponist erhält im Beispiel 33,33% von 100 (also der gesamten Einnahme für Lizenzen.) Aufführungstantieme In dieser und bei Bedarf weiteren Kategorien können Sie Einnahmen berechnen (und an den Komponisten abrechnen) die abweichenden Anteilen gemäß Ihrem Vertrag mit dem Komponisten unterliegen. Sie benötigen also ggf. für jede „Einnahme-Art“, die mit einem anderen Prozentsatz an Ihre Komponisten abgerechnet wird einen eigenen Abrechnungsschlüssel (bzw. Einnahme-Art.) Checkbox Sv – Saldenverrechnung Sie haben die Möglichkeit werkbezogene Salden mit den Einnahmen für das jeweilige Werk zu verrechnen. Das kann z.B. nötig sein, wenn Sie mit einem Komponisten vertraglich vereinbart haben, dass er sich an den Herstellungskosten für Aufführungsmaterialien beteiligt, diese aber ausschließlich mit den Einnahmen für das jeweilige Werk verrechnet werden dürfen. Wenn die Checkbox für eine Einnahme-Art nicht aktiviert ist, erfolgt auch keine automatische Verrechnung solcher Salden mit den Einnahmen dieser Einnahme-Art. Weitere Informationen zur Saldenverrechnung finden Sie im Kapitel „Abrechnungsperioden und –Sätze“

Bearbeiter, Textdichter, Original- und Subverlage

Die Erfassung weiterer Beteiligter Urheber und ggf. Originalverlage erfolgt analog. Die Beteiligten werden lediglich unter der entsprechenden Kategorie eingetragen (Textdichter, Originalverlag etc.) Der eigene Verlag sollte ebenfalls immer in der „richtigen“ Kategorie eingetragen werden und für die Abrechnung gesperrt werden. Durch die Abrechnungssperre stellen Sie sicher, dass die Verteilung der Anteile immer korrekt dargestellt wird. Es wird immer der nicht ausgeschüttete Anteil an den Einnahmen als „Verlagsanteil“ ausgewiesen. Wenn der „eigene“ Verlag ausschließlich als Originalverlag agiert, können Sie darauf verzichten den eigenen Verlag immer als „Beteiligten“ einzutragen, weil die Sachlage klar ist. Wenn Sie aber als auch Subverlag agieren, sollten Sie bei den betreffenden Werken den Originalverlag erfassen – mit seinen Beteiligungssätzen genau wie Komponisten. Die Abrechnung an die Originalverlage erfolgt in Harmonia genau so wie die Abrechnungen an die Urheber. Der eigene Verlag sollte dann als Subverlag eingetragen werden um den Sachverhalt eindeutig darzustellen. Wenn Ihr Verlag Originalverlag eines Werkes ist und Sie Subverlagsverträge mit anderen Verlagen geschlossen haben, können Sie den Subverlag als solchen erfassen und ebenfalls für die Abrechnung sperren. Dieser Eintrag dient dann ausschließlich der Information und ist abrechnungstechnisch bedeutungslos. Da i.d.R. Generalverträge mit Subverlagen geschlossen werden, ist die Pflege dieser Verträge innerhalb von Harmonia allerdings nicht unbedingt empfehlenswert. (Es ist aufwändig die Daten aktuell zu halten und abrechnungstechnisch sind sie irrelevant.)


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Menü Lizenzen – Auftragsbearbeitung

Um einen neuen Auftrag anzulegen drücken Sie bitte die F2-Taste, wenn der Cursor (nach Programmstart) im Feld Auftragsnummer steht. (Oder klicken Sie auf den „Neu“-Button.) Das Auftragsdatum, die Auftragsart „Abdruck“ und der Name des angemeldeten Mitarbeiters werden automatisch vorgeschlagen.

Auftragsdatum Das Datum ist das Datum der Auftragserfassung und sollte nicht geändert werden. Auftrags-Art Sie können aus den vorbereiteten Auftragsarten Abdruck, Aufführungstantieme und „Sonstiges“ wählen. Die anderen Auftragsarten werden ausschließlich automatisch verwendet. (Sollten Sie weitere Auftragsarten benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support.) Über die Aufragsart steuert das Programm den Vorschlag für die Einnahme-Art der eine Rechnungsposition zugeordnet wird. Kurzinfo Die Kurzinfo wird immer bei der Suche nach Aufträgen angezeigt. Bitte tragen Sie immer einen kurzen und trotzdem aussagekräftigen Hinweis ein. Rechnungsempfänger Hier erwartet das Programm die Eingabe der Kontonummer des Rechnungsempfängers.

Tipp: Geben Sie im Feld „Rechnungsempfänger“ statt einer Kontonummer den Anfang des Suchbegriffs des Kundenkontos ein. Das Programm startet dann automatisch die Suchfunktion nach Suchbegriff alphabetisch beginnend mit den eingegebenen Zeichen. Wenn Sie die Kontonummer des Kunden kennen, geben Sie bitte diese ohne die führenden „10..“ an, also „105“ statt „1000105“ – das Programm ergänzt die Kontonummer automatisch.

Funktionen zur Kontonummer Rechnungsempfänger / Lieferungsempfänger Der Button mit dem Fernglas (Tastatur: F3) öffnet die Suchfunktion.


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Der Button mit dem blauen i zeigt eine Konto-Kurzübersicht mit Anschrift (zum Vergleich, ob die Anschrift

noch aktuell ist) Umsatzsteuer-ID und Telefon, Kunden-Info usw. Der Button mit dem „Ordner öffnen“-Symbol öffnet den Kundenstamm – ggf. mit der bereits eingetragenen Kontonummer um das Konto zu korrigieren. Auf diesem Weg können Sie auch am schnellsten zur Neuanlage eines Kontos gelangen, wenn der Kunde erstmals bei Ihnen bestellt. Achtung: Wenn Sie diese Funktion benutzen, müssen Sie das Kundenstamm-Fenster schließen um die Bearbeitung des Auftrags fortzusetzen! Der Button mit dem blauen Z öffnet ein Fenster, in dem Sie die Anschrift um eine weitere Zeile ergänzen können. Diese Möglichkeit wurde eingerichtet um eine Sendung z.B. direkt an einen bestimmten Mitarbeiter der Empfängerfirma zu adressieren. Wenn Sie bei dem aktiven Kundenkonto Ansprechpartner hinterlegt haben, scheint neben der zusätzlichen Adress-Zeile ein Fernglas über das Sie die aus den Namen der Ansprechpartner einen auswählen können:

Nach Eingabe der Kontonummer des Rechnungsempfängers, erscheint automatisch ein Fenster mit dem Info-Text der bei dem Konto eingetragen ist. Das Fenster können Sie mit <ESC> schließen. In dieses Info-Feld können Sie also Hinweise eintragen, an die Sie bei der Bearbeitung eines Auftrags erinnert werden möchten. Bestell-Kz Tragen Sie hier eine Referenz Ihres Kunden ein – falls bekannt. Sinnvoll wäre auch der Name des Mitarbeiters, der die Lizenz beantragt hat o.ä. Das Bestellkennzeichen erscheint auf der Rechnung. Button Aufführungstitel Falls das Werk / die Werke, für das/die Sie eine Lizenz gewähren im Rahmen einer Produktion / Aufführung verwendet wird / werden, die unter einem eigenständigen Titel läuft (z.B. Ballett) tragen Sie bitte diesen Titel ein. Er erscheint auf der Rechnung, Statistiken und Urheber-/Verlagsabrechnungen.

Aufführungen

Falls Sie Aufführungen lizenzieren, tragen Sie bitte die Aufführungstermine, soweit vorhanden Angaben zu Aufführenden und ggf. Sendungsinformationen ein. Diese Angaben erscheinen auf der Rechnung, in Statistiken und auf den Urheber-Abrechnungen.


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Erfassung der Rechnungspositionen

Hinweis: Eine Schritt-für-Schritt- Anleitung für den ersten Auftrag finden Sie im Menü Hilfe. Bitte sehen Sie sich die Beschreibung an. An dieser Stelle wird nicht mehr detailliert auf alle Einzelheiten der Auftragsbearbeitung eingegangen.

Klicken Sie auf den Button „Rechnung“ um die Rechnungsdatenmaske zu öffnen:

Im oberen Teil der Maske tragen Sie zunächst bitte das (erste) Werk ein, für das Sie eine Rechnung erstellen möchten. Die Buttons „Bearbeiten“, „Speichern“ und „Löschen“ im oberen Bereich beziehen sich


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auf das jeweils angezeigte Werk. Im unteren Bereich bearbeiten Sie die einzelnen Rechnungspositionen zum oben angezeigten Werk. Die erste (leere) Positionszeile zum Werk wird bereits automatisch angelegt sobald Sie ein Werk ausgewählt haben und der Cursor steht im Eingabefeld „Positionsnummer“. Klicken Sie bitte auf Bearbeiten.

Tragen Sie hier die einzelnen Zeilen und Beträge ein, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Sie können über einen Klick auf das Fernglas neben „Zeilentext“ vorbereitete Textzeilen aus einer Liste übernehmen die bereits mit der „richtigen“ Einnahme-Art gekoppelt sind. (Diese Liste können Sie selbst in den Standardtexten unter der Kennzeichen-Art „EIT“ nach Ihrem Bedarf ergänzen.) Wenn Sie alle Positionen zum Werk erfasst haben, klicken Sie bitte auf Speichern (im oberen Bereich.)


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Im Beispiel sehen Sie 2 erfasste Positionen mit der Gesamtsumme 270 € netto. Die Rabatt-Basis wird mit 250 € ausgewiesen, weil im System hinterlegt ist, dass auf Gebühren kein Rabatt gewährt wird. Der hier ggf. eingetragene Rabattsatz wird auf die „Rabatt-Basis“ berechnet und auf der Rechnung ausgewiesen. Dass MwSt berechnet wird erkennt das Programm automatisch anhand des Rechnungsempfängers. Bei Inländern und EU-Ausländern ohne Umsatzsteuer-ID ist grundsätzlich MwSt zu berechnen, bei allen anderen wird keine MwSt berechnet. Wenn Sie Beträge für ein weiteres Werk in Rechnung stellen möchten, tragen Sie bitte die Werknummer ein und wiederholen das Vorgehen wie oben beschrieben.

Wenn in einem Auftrag mehrere Werke abgerechnet werden, erkennen Sie das an den „anklickbaren“ Buttons – siehe Pfeil. Mit diesen Buttons können Sie zum vorigen oder nächsten Werk des Auftrags springen. Eine „rohe“ Übersicht über die bereits erfassten Positionen können Sie sich über den Button mit dem blauen „i“ rechts oben anzeigen lassen, eine Voransicht der Rechnung durch einen Klick auf den Button mit dem

weißen Blatt und der Lupe links daneben. (Der Button mit „LL“ dazwischen öffnet den Formulardesigner.)


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Weitere Rechnungstexte Sie haben die Möglichkeit, einen Text einzutragen, der die gesamte Rechnung betrifft und je einen Text, der sich auf das jeweilige Werk bezieht:

Klicken Sie auf den Button im oberen Bereich des Fensters um einen Text zu erfassen, der für die gesamte Rechnung gilt. Im unteren Bereich können Sie einen zusätzlichen Text erfassen, der für das jeweils aktuell angezeigte Werk gelten soll.

Button Fremdwährung Falls Sie eine Rechnung in einer Fremdwährung ausstellen müssen, klicken Sie bitte auf den Button. Wählen Sie dann die Währung aus. Das Programm erzeugt dann einen Zusatztext für die Rechnung, der den Endbetrag in Fremdwährung enthält und den Umrechnungskurs ausweist. Achtung: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Umrechnungskurs aktuell ist (siehe Menü Stammdaten – Hauswährungen.) Wenn Sie die Umrechnungsfunktion genutzt haben, können Sie anschließend die Rechnungspositionen nicht mehr bearbeiten. Falls Sie Beträge ändern, würde die Umrechnung nicht mehr korrekt sein. Wenn Sie noch Korrekturen vor dem endgültigen Druck vornehmen müssen, bearbeiten Sie den Rechnungszusatztext bitte zunächst. Löschen Sie den Umrechnungshinweis heraus, korrigieren Sie die Positionen und starten Sie die Umrechnung anschließend erneut.

Zahlungsart und -Ziel

Die Zahlungsart wir automatisch aus dem Kundenstamm übernommen und in der Rechnungsdaten-Maske oben rechts angezeigt. Wenn Sie für die Rechnung ein abweichendes Zahlungsziel und/oder eine andere Zahlungsart verwenden möchten klicken Sie bitte vor dem Druck der endgültigen Rechnung in der Hauptmaske auf den Button „Zahlungsart“. Hier können Sie Zahlungsart und –Ziel beliebig ändern.


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Endgültiger Rechnungsdruck

Um die endgültige Rechnung zu drucken, klicken Sie in der Rechnungsdatenmaske auf den Button „Drucken“. Es öffnet sich ein Fenster…

…in dem Sie festlegen können welches Formular verwendet werden soll, wie viele Kopien gedruckt werden sollen und ob – falls hinterlegt – der Briefkopf mitgedruckt werden soll. Um den endgültigen Druck zu starten, klicken Sie auf „Druck Start“. Für die Druckausgabe wird der in Windows eingerichtete Standarddrucker vorgeschlagen. Wenn Sie Rechnungen grundsätzlich auf einen anderen Drucker ausgeben möchten, lesen Sie bitte das Kapitel „Allgemeine Hinweis zum Drucken.“

Rechnung stornieren

Um eine Rechnung zu stornieren, rufen Sie bitte den ursprünglichen Auftrag auf, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und dann auf „Stornieren“. Bitte drucken Sie auf jeden Fall die Stornorechnung aus! Erst danach ist die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auch storniert. Außerdem brauchen Sie den Beleg für Ihre Ablage.

Teilgutschrift zu einer Rechnung

Um für einen Teil einer Rechnung eine Gutschrift zu erstellen, rufen Sie bitte den ursprünglichen Auftrag auf, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und dann auf „Gutschrift“. Das Programm erzeugt daraufhin einen neuen Auftrag mit den selben Beträgen wie die ursprüngliche Rechnung aber mit negativem Vorzeichen. Klicken Sie nun auf den Button „Rechnung“ um die Positionen zu bearbeiten:


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Bearbeiten Sie die Rechnungspositionen nun wie gewohnt, achten Sie aber bitte darauf, dass die Beträge hier negativ eingetragen werden! Sie können die automatisch erzeugten Positionen nachbearbeiten, indem Sie einzelne Positionen löschen oder die Beträge verändern. Das Hinzufügen von Positionen ist nicht möglich! Das Löschen aller Positionen zu einem Werk ist auch möglich. (Klicken Sie im oberen Bereich auf „Bearbeiten“ dann auf „Löschen“. Wenn Sie aus Versehen zu viel gelöscht haben, können Sie über den Button „Komplettgutschrift wiederherstellen“ den Ausgangszustand wiederherstellen. Bitte prüfen Sie die Gutschrift vor dem endgültigen Druck durch die Voransicht! Sollte es nötig sein, zu einer Rechnung eine zweite Gutschrift zu erstellen, müssen Sie bitte einen neuen Auftrag erzeugen und Beträge mit negativen Vorzeichen berechnen.


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Menü Lizenzen – Buchen Agenturzahlungen

Mit diesem Programm können Sie Abrechnungen von Partnerverlagen, Agenturen und Verwertungsgesellschaften erfassen. Das sind alle Zahlungen, die Sie erhalten ohne dass eine Rechnung erstellt wurde und die in die Finanzbuchhaltung und Tantieme Abrechnungen einfließen müssen. Legen Sie zunächst eine neue Abrechnung an, indem Sie im Programm durch einen Klick auf den Button „Neue Abrechnung“ (Button mit einem leeren Blatt links oben) erzeugen.

Geben Sie anschließend das Datum der Abrechnung und die Kontonummer des Zahlers ein. Der MwSt-Satz wird in Abhängigkeit vom Kundenkonto automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie den MwSt-Satz bestätigt haben, wird automatisch der Speichern-Button aktiv, so dass Sie mit <Enter> den „Abrechnungs-Kopf“ speichern können. (Sie können natürlich auch mit der Maus auf den Button klicken:

Nach dem Speichern wird die erste Position direkt zum Bearbeiten geöffnet.

Hinweis: Die Nummerierung der Abrechnungen und Positionen ist am Anfang etwas verwirrend. Die erste Positionsnummer ist gleichzeitig die Abrechnungsnummer. Weitere Positionen bekommen die jeweils nächste freie Nummer zugewiesen. Im Beispiel ist die Abrechnungsnummer 0000389 vergeben worden. Wenn die Abrechnung aus insgesamt 3 Positionen besteht, beinhaltet die Abrechnung die Positionsnummern 0000398, 0000399 und 0000400.


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Auftragsart, Stichtag (für die Urheberabrechnung) und „Veranstalter“-Konto werden automatisch vorgeschlagen. Auftragsart Die Auftragsart steuert den automatischen Vorschlag für die Einnahme-Art (über die die Verteilung der Einnahme an die im Werkstamm eingetragenen Beteiligten gesteuert wird.) Werknummer Tragen Sie die Werknummer ein oder suchen Sie das Werk über den Button mit dem Fernglas neben dem Eingabefeld.


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Zahlung / netto Sie können den gezahlten Betrag für das eingegebene Werk brutto (incl. MwSt) oder netto (excl. MwSt) eintragen. Je nachdem, in welches Eingabefeld Sie einen Betrag eingeben, berechnet das Programm automatisch den jeweils anderen Wert. Der Button mit dem EURO-Zeichen neben dem Eingabefeld „Zahlung“ stellt eine Funktion zur Umrechnung eines Betrages aus einer beliebigen Fremd- oder Hilfswährung um. Diese Funktion können Sie nutzen um einzelne Beträge umzurechnen, falls Sie eine Abrechnung aus dem Ausland in Fremdwährung erhalten haben. Voraussetzung ist die Anlage eines (aktuellen) Umrechnungssatzes im Programm „Hauswährungen“.

Im Beispiel sind laut Abrechnung 425,00 US$ ausgezahlt worden. Sie wollen aber nur 70% des Betrages in EUR einbuchen, weil der Zahler sich am Ende der Abrechnung von der Gesamtsumme 30% Kommission abzieht. Das Programm errechnet nun auf Basis des in den Hauswährungen eingetragenen Kurses für US$, dass dies 266,74 € entspricht. Der berechnete Betrag wird durch einen Klick auf „Übernehmen“ übernommen und ein (interner) Hinweis zum angewendeten Umrechnungssatz und Ausgangsbetrag wird gespeichert.

Der zweite Button mit dem „i“ neben der Abrechnungs-Info kann für interne Notizen zur Zahlung verwendet werden. Der Button ist rot, wenn ein Hinweis eingetragen ist. Nach der Umrechnung steht darin: [Brutto: USD 425,00 Anteil: 70,00 % Kurs: EUR 0,8966 = USD 1,0000]

Tipp: Falls Sie eine Abrechnung in Fremdwährung erhalten und für die Gesamtsumme ein einheitlicher (oder kein) Kommissionssatz angezogen wird, erfassen Sie bitte die komplette Abrechnung zunächst in der Fremdwährung. Anschließend können Sie die Funktion „Umrechnen“ anwenden. Hier geben Sie die erhaltene Summe in EUR (brutto) für die gesamte Abrechnung ein. Das Programm berechnet dann die Einzelbeträge in €, die auf die einzelnen Positionen entfallen.

Abzug Normalerweise ist der gezahlte Netto-Betrag die Abrechnungsbasis für die Beteiligten. Falls für eine Zahlung Gebühren einer Art angefallen sind, die Sie anteilig an die Beteiligten weitergeben, können Sie diesen Betrag hier eintragen. Die Abrechnungsbasis wird dann um diesen Betrag vermindert. Abr.-Info Hier tragen Sie bitte einen Kurzen Hinweis ein, der auf der Abrechnung der Beteiligten erscheinen soll. Standardmäßig werden alle Informationen die Informationen zum Werk und eingetragene Aufführungs-Informationen ausgegeben. Sie haben außer diesem kurzen Hinweistext die Möglichkeit einen beliebig langen Informationstext für die Abrechnung zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den ersten „i“-Button neben dem Eingabefeld „Abr.-Info“.


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Ein.-Art Die Einnahme-Art steuert die Verteilung der Einnahme für die im Werkstamm hinterlegten Beteiligten. Der Vorschlag erfolgt automatisch und ist von der Auftragsart abhängig. Sie können die vorgeschlagene Einnahme-Art aber durch eine beliebige andere (gültige) Einnahme-Art ersetzen. Erlöskonto Das Erlöskonto ist nur relevant, wenn Sie Buchungsdaten aus Harmonia in die DATEV-Schnittstelle exportieren. Das Programm verlangt aber in jedem Fall ein gültiges Erlöskonto. Veranst. Hier können Sie das Kunden-Konto des Veranstalters (im Falle einer Aufführung) eintragen. Der Eintrag wird für die Statistik verwendet. Stichtag Der Abrechnungsstichtag für die Urheberabrechnungen. Abr.Kz. Das Abrechnungskennzeichen kann den Status „wartet“, „gesperrt“ oder „abgerechnet“ haben. Durch das manuelle Setzen auf „gesperrt“ können Sie verhindern, dass die Einnahme an die im Werkstamm eingetragenen Beteiligten abgerechnet wird. (Auf diese Weise können Sie z.B. verhindern, dass eine strittige Zahlung abgerechnet wird, bevor endgültig geklärt ist, dass und wie die Abrechnung erfolgen muss. Über die Programme Einnahmen/Ausgaben Übersicht und die Statistik können Sie sich gesperrte Einnahmen jederzeit anschauen.) Wenn Sie alle relevanten Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf Speichern. Sie können die Positionen so lange korrigieren, bis Sie die Abrechnung „gebucht“ haben. Weitere Informationen zum „Buchen“ finden Sie unten.

Im Beispiel sehen Sie, dass die Netto-Einnahme (249,29 €) um den Abzug (15,00 €) vermindert die Abrechnungsbasis (234,29 €) ergibt. Nach dem Speichern steht der Cursor im Feld „Position“. Drücken Sie F2 (oder klicken Sie den Button „Neu“) um eine weitere Position der Abrechnung zu erfassen. Die zuletzt verwendete Auftragsart und der Abrechnungs-Kurzhinweis werden als Vorschlag übernommen.


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Button Verteilung Klicken Sie auf diesen Button um sich anzeigen zu lassen, wie die Einnahme abgerechnet wird:

Button Aufführungen Wenn Aufführungstantiemen abgerechnet werden, können Sie die Informationen zur Zahlung um Aufführungs- und ggf. Sende-Informationen ergänzen. Diese Informationen erscheinen auf den Urheber- Abrechnungen und sind in der Statistik auswertbar.

Tipp: Über die Buttons mit den grünen Pfeilen können Sie die Aufführungsdaten in eine Art Zwischenablage speichern und wieder importieren. Der Button rechts unten mit den beiden Blättern kopiert die Aufführungstermine in die Windows-Zwischenablage.


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Import Abrechnung von der VG Musikedition

Sie können Abrechnungen von der VG Musikedition, die Sie auch als Textdatei erhalten können, direkt importieren. Dabei werden die Werke automatisch erkannt, falls im Werkstamm die Werknummer unter der ein Werk bei der VG Musikedition registriert ist, eingetragen ist. (Siehe auch Menü Lizenzen – Werkstamm – Unterfenster.) Die Informationen zu einer Zahlung, die die VG Musikedition liefert werden gespeichert und erscheinen auf der Urheberabrechnung. Um eine Abrechnung zu importieren, legen Sie bitte zunächst eine neue Abrechnung an:

Klicken Sie anschließend auf den „Import-Button“ mit dem grünen Pfeil. Es öffnet sich ein neues Fenster:

Wählen Sie über den Button mit dem Fernglas-Symbol die zu importierende Datei aus.

Tipp: Legen Sie am besten einen Ordner im Stammverzeichnis eines Laufwerks an, den Sie ausschließlich für die Verarbeitung der Abrechnungen nutzen. Der gesamte Dateiname incl. Verzeichnisnamen darf maximal 150 Zeichen lang sein!

Tragen Sie in das Feld „Abr.-Info“ einen Hinweis ein, der zu jeder Zahlung auf den Urheberabrechnungen erscheinen soll. Klicken Sie anschließend auf „Prüfen“. Das Programm prüft die Datei auf das gültige Format und erstellt ein ausführliches Protokoll, das Sie sich nach der Prüfung ansehen sollten.


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Wenn das Format der Datei korrekt ist und die Summe (netto) mit der Papierabrechnung übereinstimmt klicken Sie anschließend auf Importieren.

Nach dem Import der Abrechnung müssen Sie die Positionen, die nicht automatisch einem Werk aus dem Werkstamm zugeordnet werden konnten manuell zuordnen.

Wenn das Werk nicht zugeordnet wurde, werden Titel und Urheber in der Maske angezeigt, wie sie von der VG Musikedition geführt werden. Klicken Sie in dem Fall „Bearbeiten“ und wählen Sie die Suchfunktion nach Werken (Fernglas neben dem Feld Werknummer.) Sobald Sie das Werk zugeordnet haben, wird die VG Musikedition – Werknummer automatisch im Werkstamm nachgetragen und alle Positionen der Abrechnung in der Zahlungen für das selbe Werk eingegangen sind, werden aktualisiert. Das Ergebnis wird angezeigt:


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Um die Bearbeitung zu vereinfachen, können Sie die Funktion Sprung auf die vorige/nächste Position ohne zugeordnetes Werk nutzen. Die Buttons mit den roten Pfeilen nach links bzw. rechts rufen Siese Funktion auf. Per Tastatur geht’s noch schneller: <Alt>+<Cursor nach oben> bzw. <Alt>+<Cursor nach unten>. Wenn Sie alle Positionen ohne gültige Werknummer nachbearbeitet haben, können Sie die Abrechnung wie unten beschrieben abschließen („Buchen“.)

Sonderfunktion und Abschluss einer Abrechnung

Button Umrechnen Die Umrechnungsfunktion ist für die einfachere Umrechnung von Abrechnungen in Fremdwährungen gedacht. Angenommen Sie erhalten eine Abrechnung in der die Einzelpositionen in einer beliebigen Fremdwährung und am Ende der Aufstellung wird möglicherweise noch eine Provision des Zahlers abgezogen. Über die Gesamtsumme erhalten Sie einen EURO-Betrag ggf. nach Abzug von Bankgebühren auf Ihrem Konto gutgeschrieben. Erfassen Sie zunächst die Positionen mit dem Betrag je Position in Fremdwährung. Die Summe der Positionen ergibt z.B. 445,11 US$. Der Zahlungseingang auf Ihrem Konto beträgt nach Abzug von Provision und Bankgebühren 185,70 EUR. Den erhaltenen Betrag gilt es nun anteilig auf die erfassten Positionen zu verteilen. Klicken Sie auf den Button Umrechnen…

…und tragen Sie den erhaltenen Betrag ein.


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Das Programm kalkuliert nun alle Positionen neu und rundet die Einzelbeträge so, dass der „Auftragswert“ dem tatsächlichen Erlös entspricht. Abschluss einer Abrechnung Wenn Sie alle Beträge erfasst haben und die Summe mit der erhaltenen Abrechnung übereinstimmt, müssen Sie die Bearbeitung der Abrechnung noch abschließen. Dabei wird ein Buchungsbeleg gedruckt und automatisch archiviert und die Abrechnung wird für den Druck des Rechnungsjournals bereitgestellt. Danach können Sie die Abrechnung nicht mehr bearbeiten. Korrekturen, die die Abrechnung betreffen können Sie allerdings später immer noch mit dem Programm Korrektur Abrechnungsdaten vornehmen. Zur Kontrolle können Sie sich einen vorläufigen Buchungsbeleg anzeigen lassen und ausdrucken. Klicken Sie bitte auf den Button mit dem Druckersymbol. Klicken Sie zum Abschließen der Abrechnung auf den Button Buchen.

Das Programm fragt nun noch nach, ob die Zahlung bereits eingegangen ist. Wenn Sie auf Nein klicken, müssen Sie den Zahlungseingang später noch buchen – wie den Zahlungseingang für eine beliebige andere erstellte Rechnung. Klicken Sie auf „Ja“, wird das Buchen des Zahlungseingangs automatisch erledigt.


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Erst nach dem Buchen des vollständigen Zahlungseingangs wird die Abrechnung für die Urheberabrechnung bereitgestellt! Direkt im Anschluss an das „Buchen“ erfolgt der Druck des Buchungsbelegs. Diesen Beleg archivieren Sie bitte genauso wie die gedruckten Rechnungen in Ihrer Finanzbuchhaltung.


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Menü Lizenzen – Abrechungsperioden und –Sätze

Mit diesem Programm steuern Sie die Auszahlung der Beteiligungen an Lizenzen an Urheber / Partnerverlage. Für jeden Tantieme Empfänger müssen Sie zunächst ein Konto im Beteiligtenstamm (Kreditoren) anlegen. Anschließend wählen Sie das Konto in diesem Programm aus und klicken auf „Bearbeiten“. Das Programm „fragt“ dann nach, ob Sie für den gewählten Empfänger Abrechnungsdaten anlegen möchten. Bestätigen Sie dies.

Tragen Sie hier bitte ein, ob MwSt berechnet werden soll, wenn ja: wird die MwSt aus dem berechneten Betrag herausgerechnet oder auf den Betrag aufgeschlagen. Legen Sie fest, ob der Empfänger Einkommensteuerpflichtig ist, wenn ja, welcher Satz vom berechneten Betrag abgezogen werden soll. Tragen Sie ggf. den Prozentsatz des Solidaritätszuschlags ein, der auf die berechnete Einkommensteuer aufgeschlagen wird. Bitte beachten Sie diese Regel: Wenn der Empfänger MwSt-pflichtig ist, müssen Sie seine Steuernummer im Beteiligtenstamm eintragen. Checkbox KSV-pflichtig Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Empfänger der Abrechnung abgabepflichtig bei der Künstlersozialversicherung ist. Auf die Berechnung der Anteile des Empfängers hat der Eintrag keinen Einfluss. Auf dem Deckblatt der Abrechnung wird lediglich das Kürzel „KSV“ ausgedruckt, als Hinweis für Sie bzw. Ihren Steuerberater, dass mit der Abrechnung KSV-Beiträge fällig werden. Abzug vor Steuern Der hier eingetragene Prozentsatz vermindert die Auszahlungssumme vor Berechnung der Steuern. Saldo (netto/brutto) Die hier eingetragenen Beträge werden mit der berechneten Anteilssumme verrechnet und zwar vor (netto) oder nach (brutto) der Berechnung der MwSt/Einkommensteuer. Beispiele für die Anwendung: Angenommen Sie haben irrtümlich in der letzten Abrechnung 100,00 € netto zu viel gezahlt (falscher Anteilssatz o.ä.) Tragen Sie dann in den Netto-Saldo Minus 100,00 € ein. In der Abrechnung wird der Betrag dann abgezogen, bevor MwSt/Einkommensteuer berechnet wird. (Die MwSt/EkSt wurde demnach in der letzten Abrechnung auch zu viel abgerechnet, in der folgenden gleicht der Fehler sich aus.) Wenn Sie Ihrem Autoren einen Vorschuss von 200,00 € gezahlt haben, tragen Sie diesen als Brutto-Saldo ein. Dieser mindert direkt den Auszahlungsbetrag. Da Sie beim Vorschuss keine Steuer abgeführt haben, erfolgt die Versteuerung mit dieser Abrechnung.


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Mindestbetrag Sie können festlegen, dass der Beteiligte erst ab einer gewissen Summe tatsächlich eine Abrechnung erhält. Damit können Sie vermeiden, dass eine Auszahlung erfolgt, die z.B. die Höher der Überweisungskosten ins Ausland übersteigt. Beim Abrechnungsdruck können Sie dann steuern, wie mit diesen Fällen umgegangen werden soll. Standardmäßig wird der Auszahlungshinweis durch einen Text ersetzt, der darauf hinweist, dass der ermittelte Auszahlungsbetrag den Mindestbetrag unterschreitet und deshalb für die nächste Abrechnung fortgeschrieben wird. Sie können den Abrechnungsdruck auch durch die Option „Verlängerung des Abrechnungszeitraums bei Unterschreitung des Mindestbetrages“ auch verhindern. Dann wird die Abrechnungsperiode automatisch um die gewählte Periode (3/6/12 Monate) maximal jedoch um 12 Monate verlängert. Zahlung Hier können Sie Textbausteine auswählen, der Angaben zur Auszahlung enthält. Der Text erscheint am Ende des Abrechnungsdeckblatts und kann Platzhalter für die Bankverbindung enthalten. Es sind Textbausteine für die Überweisung auf ein Inlandskonto (Deutsch) oder eine Auslandskonto (Englisch) vorbereitet. Verlag Es werden nur Ausgaben abgerechnet, die unter dem angegeben Verlag laufen. Diese Angabe ist in HARMONIA eco bedeutungslos, da nur ein Verlag verwaltet werden kann. Sperre Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Empfänger (vorübergehend) keine Abrechnung erhalten soll. In der nebenstehenden Dropdown-Box können Sie einen Grund für die Sperre auswählen. Dieser Eintrag dient Ihrer Information und Sie können auch Listen drucken – in denen z.B. nur Tantieme Empfänger aufgelistet werden sollen, deren Abrechnung z.B. auf Grund unklarer Rechtsnachfolge nicht gedruckt werden soll.

Listendruck

Klicken Sie auf den Button mit dem Druckersymbol neben dem Button „Global“.

Druckt eine Liste und erzeugt optional eine DBF-Datei (die mit Tabellenkalkulationen geöffnet werden kann) nach den vorgegebenen Kriterien. Anhand der Liste können Sie z.B. jederzeit prüfen, welche Tantiemen Sie noch zu zahlen haben. Durch aktivieren der Checkbox „Berechnung der fälligen Tantiemen“ wird die noch auszuzahlende Summe an Tantiemen je Empfänger berechnet, die noch nicht abgerechnet wurden.


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„Globale“ Funktionen

Über den Button „Global“ können Sie Veränderungen an allen Stammdaten der Beteiligten vornehmen. Nutzen Sie diese Funktionen um einen Einkommensteuersatz oder den Mindestbetrag für die Auszahlung von Tantiemen für alle Zahlungsempfänger zu ändern.

Um den Mindestbetrag für eine Auszahlung z.B. für alle Empfänger im EU-Ausland festzulegen, tragen Sie den Betrag ein und klicken Sie auf den Speichern-Button neben dem eingetragenen Betrag. Die Funktion „Text (löschen):“ ist eine Hilfsfunktion zum Löschen von Text-Absätzen im Abrechnungshinweis aller Tantieme-Empfänger. Die Benutzung ist nur sinnvoll, wenn Sie das Hilfsprogramm „Berechnung Sonderausschüttung VG Musikedition“ in einer vorangegangenen Abrechnungsperiode verwendet haben. (Siehe Kapitel „Menü Hilfsprogramme“.) Diese Sonderfunktion hat Ausschüttungsbeträge für alle Empfänger von Zahlungen der VG Musikedition nach deren Anteilen einer bestimmten Periode berechnet und einen entsprechenden Hinweistext in das Textfeld „Abrechnungshinweis“ zu der jeweiligen Zahlung erzeugt. Da die Abrechnungshinweise für die jeweils folgende Abrechnung ihre Bedeutung verloren haben, kann man mit dieser Funktion diese alten Texte aus allen Abrechnungen löschen. Beispiel: Es wurde für die letzte Abrechnungsperiode ein automatischer Text generiert: „VG Musikedition Anteil Ausschüttung 2017 [Anteil_EUR] €“ Um alle diese Texte zu löschen, tragen Sie „AUSSCHÜTTUNG 2017“ in das Eingabefeld ein. (Groß-Kleinschreibung wird hier nicht berücksichtigt!) Klicken Sie dann auf den „Prüfen-Button“. Es wird Ihnen eine Liste aller Änderungen angezeigt, die Sie anschließend durchführen können. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie die Funktion dann noch abbrechen!


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Bearbeitung Beteiligungssätze

Klicken Sie auf den Button „Werke“ um die Beteiligungen des Empfängers zu bearbeiten. Dieses Fenster öffnet sich:

Geben Sie Werknummer ein, an dessen Lizenzeinnahmen, der Empfänger beteiligt ist. Über den Button mit dem Fernglas können Sie die Werksuche starten, der Button rechts daneben mit dem grünen Pfeil öffnet eine Liste der Werke, an denen der Empfänger beteiligt ist. Die Beteiligung muss im Werkstamm eingerichtet sein. Hier können Sie nur die Beteiligungstabelle und Salden bearbeiten. Saldo Hier eingetragene Beträge werden mit den Anteilen des Empfängers verrechnet (negativer Saldo) bzw. zusätzlich ausgeschüttet (positiver Saldo.) Sie sollten einen Saldo ggf. erläutern – siehe unten „Erläuterungen zu Einzelsummen (Saldo)“. Wie werden Salden verrechnet? Ein eingetragener positiver Saldo wird zusätzlich zum errechneten Anteil des Empfängers ausgeschüttet, ein negativer Saldo wird von dem errechneten Anteil abgezogen, aber nur wenn… …der Anteil des Empfängers dadurch nicht negativ wird. …laut Beteiligung Salden mit Einnahmen der jeweiligen Einnahmeart verrechnet werden dürfen.


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Erläuterungen zum Saldo Im Beispiel ist ein Saldo von 80,- € (also ein Guthaben) eingetragen. Dieses Guthaben wird in der nächsten dem berechneten Anteil zugeschlagen. Der Betrag setzt sich aus 2 Einzelsummen zusammen und wird entsprechend erläutert:


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Druck einer einzelnen Abrechnung

Sie können jederzeit eine vorläufige Abrechnung für einzelne (oder alle ) Empfänger drucken.

Wählen Sie das Konto des Empfängers aus und klicken Sie auf den markierten Button Abrechnung. (Siehe Menü Lizenzen – Druck Abrechnungen)

Menü Lizenzen – Druck Abrechnungen

Das Programm schlägt automatisch das erste und letzte angelegte Konto mit angelegten Abrechnungsdaten für den Druck vor. (Beim Start aus dem Programm Abrechnungsperioden und –Sätze heraus wird das aktive Konto für von/bis Konto vorgeschlagen.) Druckdatum Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, Sie können den Druck aber auch auf ein zukünftiges Daten setzen.


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Endgültiger Druck Wenn diese Checkbox nicht aktiviert ist, wird ein Testausdruck erstellt. Der Ausdruck ist mit dem endgültigen Ausdruck identisch, nur dass keine Abrechnungsnummer vergeben wird und statt der Abrechnungsnummer „Testdruck“ an der entsprechenden Stelle erscheint. Sie sollten immer vor dem endgültigen Druck einen Testdruck (in die Vorschau / eine PDF-Datei) erzeugen und die Abrechnungen überprüfen. Vielleicht haben Sie vergessen einen Saldo zu erläutern oder ähnlich – nach dem endgültigen Druck ist keine Korrektur mehr möglich. Option „automatische Verlängerung des Abrechnungszeitraums...“ Im Programm Abrechnungsperioden und Sätze können Sie für jeden Empfänger festlegen, ob ein Mindestbetrag erreicht werden muss um eine Abrechnung zu drucken. Mit dieser Option können Sie (nur beim endgültigen Druck) die Abrechnungsperiode um eine weitere Periode verlängern, maximal jedoch um 12 Monate. Beispiel: Wegen der hohen Nebenkosten für internationale Überweisungen tragen Sie bei einem Empfänger in den USA 50 € als Mindestbetrag ein. Die Tantiemen des Empfängers im ersten Halbjahr 2014 betragen 20 €, die Abrechnungsperiode ist mit 6 Monaten eingetragen. Normalerweise wird eine Abrechnung gedruckt, an deren Ende ein Hinweis steht, dass der Betrag wegen Unterschreitung des Mindestbetrages für die nächste Abrechnung fortgeschrieben wird. Wenn Sie diese Option wählen wird die Abrechnungsperiode automatisch auf 12 Monate verlängert. Option „Briefkopf auf End Blatt hinterlegen“ In den Grundeinstellungen haben Sie eine Grafikdatei mit Ihrem Briefbogen hinterlegt? Dann können Sie hier entscheiden, ob auf dem Endblatt der Abrechnung dieser Briefbogen hinterlegt wird oder nicht. Sie können also auch vorgedruckte Briefbögen verwenden. Wenn Sie vorgedruckte Briefbögen verwenden, müssen Sie den Druck der einzelnen Seiten der Abrechnungen manuell steuern. Drucken Sie in diesem Fall die Abrechnungen bitte in die Vorschau. Die Anlagen mit der Aufstellung der Absatz- und Beteiligungszahlen drucken Sie dann über die Einzelseiten-Druckfunktion des List&Label-Vorschau-Betrachters. Option „Formular (Sprache) manuell auswählen Diese Option gilt nur für den Einzeldruck. Das Programm wählt automatisch das deutsche Formular für Empfänger in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Alle Anderen erhalten eine englische Abrechnung. Wenn Sie dies in Einzelfällen ändern möchten, aktivieren Sie die Checkbox. Vor dem Druck öffnet sich dann noch ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Formular auswählen können.

Option „DBF-Export“ in Zieldatei Beim endgültigen Druck wird die Option automatisch gesetzt. In der angegebenen Datei im „DBase“-Format wird je gedruckter Abrechnung ein Datensatz eingefügt, der buchungsrelevante Informationen enthält. Sie können die Datei mit Excel (und anderen Tabellenkalkulationen) öffnen. Wenn auf Ihrem PC Excel installiert ist, klicken Sie dazu einfach auf den Button mit dem Excelsymbol (nach dem Ausdruck!)

Tipp: Eine bereits existierende DBF-Datei wird ggf. beim Start des Ausdrucks mit aktivierter Option „DBF-Export“ ohne Nachfrage überschrieben! Sie sollten die Datei nach dem Abrechnungsdruck gleich öffnen und unter einem anderen Namen abspeichern. (Es sei denn, Sie benötigen die Datei nicht zum Buchen der Abrechnungen.)

Ausgabe Vorschau / Drucker Vorgeschlagen wird immer die Ausgabe einer Vorschaudatei, die alle ausgewählten Abrechnungen enthält. Sie sollten diesen Vorschlag grundsätzlich übernehmen, insbesondere beim endgültigen Druck. Wenn die Ausgabe direkt an einen Drucker gesendet wird, kann es zu Problemen kommen, wenn der Drucker aus irgendeinem Grund „versagt – durch eine Trennung der Verbindung des PC mit dem Drucker beispielsweise. Dabei können im Extremfall Daten verloren gehen, die Sie selbst nur rekonstruieren können, wenn Sie über eine Datensicherung auf dem Stand vor dem Druckstart verfügen.


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Menü Lizenzen – Einnahmen/Ausgaben Übersicht

Mit diesem Programm können Sie Listen und Tabellen erstellen, anhand derer Sie prüfen können, ob die Verteilung der einzelnen im Laufe des Abrechnungszeitraums zur Abrechnung bereit gestellten Einnahmen korrekt ist. Sie sollten diese Listen für den anstehenden Abrechnungszeitraum erstellen und vor dem Abrechnungsdruck überprüfen. Einnahmen die gesperrt sind oder die „ungewöhnlich“ verteilt werden, finden Sie besonders mit Unterstützung einer Tabellenkalkulation (z.B. Microsoft Excel oder Open Office Calc) sehr schnell.

Vorschlag für die Kontrolle vor dem Druck der Abrechnungen für das Jahr 2014: Schränken Sie die auszuwertenden Zahlungen auf die ein, deren Abrechnungsstichtag im Jahr 2014 liegt und lassen Sie das Programm eine DBF-Datei erstellen. Schauen Sie sich zunächst das Endblatt der Vorschaudatei an:

Hier sehen Sie auf den ersten Blick, ob die Summen (Einnahmen, Auszahlungen, Verlagsanteil) grundsätzlich richtig sein können. In der Liste der Anteilsempfänger fällt hier auf, dass für das Konto 5000003 zwar Anteile auszuzahlen sind, es wurden aber noch keine Abrechnungsstammdaten im Programm Abrechnungsperioden und –Sätze angelegt. Deshalb kann für den Empfänger keine Abrechnung erstellt werden. Im ersten Teil der Liste sehen Sie eine Aufstellung aller Positionen, die zur Abrechnung im gewählten Zeitraum anstehen, jeweils mit der Summe der Einnahme, der Auszahlung und den einzelnen Zahlungsempfängern. Wenn die Liste sehr lang ist und eine manuelle Prüfung der einzelnen Positionen zu aufwändig ist, sollten Sie die erzeugte DBF-Datei mit einer Tabellenkalkulation öffnen. Das Vorgehen ist im Folgenden für Microsoft Excel beschrieben.


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Öffnen der DBF-Datei mit Microsoft Excel Wenn Sie Microsoft Excel installiert haben, klicken Sie bitte nach der Erstellung der Vorschau / des Ausdrucks auf den Button hinter dem Zieldatei-Namen mit dem Excel-Symbol. Die Datei wird automatisch geöffnet und formatiert. Das Ergebnis sieht dann in etwa so aus:

Besonders interessant sind die Spalten 8 bis 11. Über den Autofilter können Sie sich anschauen, wie hoch die Summe der Auszahlungsanteile (Spalte 10 „AUS_PROZ“) ist. Sie wissen am Besten, welche Prozentsätze realistisch sind und welche geprüft werden müssten. Bei Auszahlungen über 100% ist mit Sicherheit etwas falsch, bei 0% Auszahlung kann man davon ausgehen, dass vergessen wurde bei der Anlage des Werkes die Urheberanteile zu erfassen usw. Öffnen der DBF-Datei mit einer beliebigen Tabellenkalkulation Wenn Sie mit einer anderen Textverarbeitung (z.B. Open Office) arbeiten, gehen Sie (sinngemäß) bitte so vor: Starten Sie die Tabellenkalkulation und wählen Sie die Funktion „Datei öffnen“ und wählen Sie das angegebene Zielverzeichnis aus. Falls Sie die Datei (im o.g. Beispiel C:\Harmonia\Temp\TA_EinAzs.dbf) nicht auswählen können, weil sie nicht angezeigt wird: Wählen Sie als Datei-Typ bitte „Alle Dateien“:

Doppelklicken Sie die erzeugte Datei (Im Beispiel TA_EinAus bzw. TA_EinAus.dbf)

Menü Lizenzen – Listgenerator Statistik

Das Programm erzeugt Listen und CSV-Dateien, die Sie mit Excel (oder anderen Tabellen-Kalkulationen) bearbeiten können.


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Über die Einschränkungen (z.B. für ein bestimmtes Werk, Alle Werke eines Komponisten, Aufführungen in einem bestimmten Zeitraum etc.) können Sie detailliert festlegen, welche Umsätze Sie interessieren. Zur Bearbeitung der Ausgabe mit Excel siehe auch das Kapitel Öffnen einer CSV-Datei mit Excel.

Menü Lizenzen – Korrektur Abrechnungsdaten

Mit diesem Programm können Sie Einfluss auf die Abrechnung von Einnahmen nehmen, nachdem die Rechnungen endgültig gedruckt bzw. die Agenturabrechnungen abgeschlossen wurden. Nach dem endgültigen Druck / Abschluss können Sie die Daten in den jeweiligen Programmen nicht mehr verändern. Nach dem Druck des Rechnungsjournals (und ggf. der Übergabe der Buchungen in die DATEV-Schnittstelle) können Sie mit diesem Programm… …den Stichtag für die Abrechnung einer Einnahme verändern …Einnahmen für die Abrechnung sperren …Einnahmen einer anderen Abrechnungsart zuweisen (z.B. Gebühren statt Lizenzen) …Einnahmen anders auf verschiedene Einnahmearten verteilen als ursprünglich berechnet …die Einnahme einem anderen Werk zuweisen (weil in der Rechnung eine falsche Fassung gewählt wurde) …die Abrechnungsbasis um angefallene Gebühren reduzieren …Aufführungsinformationen korrigieren …ergänzende Hinweise eintragen, die auf den Abrechnungen erscheinen sollen …interne Hinweise bearbeiten, die nicht auf den Abrechnungen erscheinen sollen Ein paar Erläuterungen vorab zu Auftragsnummern Jede Zahlung zu einem Werk ist einer Auftragsnummer zugeordnet, die aus unterschiedlichen Nummernkreisen stammen kann. Die Nummerierung ist auf den ersten Blick etwas verwirrend, da es Unterschiede zwischen Lizenzaufträgen und „Agentur“-Abrechnungen gibt. Die Lizenzaufträge bestehen aus einer Hauptauftragsnummer (beginnend mit R0000001) und einem eigenen Nummernkreis von Auftragsnummern (ebenfalls beginnend mit R0000001.) Diese beiden Nummernkreise „entfernen“ sich immer weiter voneinander. Zur Verdeutlichung ein Beispiel für die möglichen ersten vergebenen Auftragsnummern: Der 1. Auftrag im System bekommt die Hauptauftragsnummer R0000001 und besteht aus Positionen für 4 Werke. Der 2. Auftrag im System bekommt die Hauptauftragsnummer R0000002 und besteht aus Positionen für 1 Werk. Der 3. Auftrag im System bekommt die Hauptauftragsnummer R0000003 und besteht aus Positionen für 3 Werke. Daraus ergeben sich diese Auftragsnummern: Hauptauftrag Auftragsnummern

R0000001 R0000001, R0000002, R0000003, R0000004


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R0000002 R0000005 R0000003 R0000006, R0000007, R0000008

Im Programm Korrektur Abrechnungsdaten stellt sich dies so dar: Die Auftragsnummer R0000007 (links oben gelb unterlegt) ist dem Hauptauftrag R0000003 zugeordnet (im Fenster rechts oben angegeben.) Außerdem sehen Sie, dass die beiden roten Pfeile am oberen Bildschirmrand aktivierbar sind. Das bedeutet, es gibt zum Hauptauftrag R0000003 weitere Auftragsnummern. Der rote Pfeil nach links springt zur nächsten kleineren Auftragsnummer R0000006, der rechte zur nächsten höheren Auftragsnummer R0000008. (Wäre die angezeigte Auftragsnummer R0000007 die höchste Auftragsnummer zu Hauptauftrag R0000003, wäre der rote Pfeil nach rechts inaktiv (also nicht anklickbar.) Bei den Auftragsnummern für Agenturabrechnungen werden die Auftragsnummern anders verwaltet. Es gibt nur einen Nummernkreis und die erste Auftragsnummer einer Abrechnung wird als Abrechnungsnummer bezeichnet. Das sinngemäß gleiche Beispiel für Agenturabrechnungen führt zu folgender Nummernvergabe: Abrechnung Auftragsnummern

N0000001 N0000001, N0000002, N0000003, N0000004 N0000005 N0000005 N0000006 N0000006, N0000007, N0000008 Die Abrechnungsbasis …errechnet sich aus der Netto-Rechnungssumme abzüglich der ggf. berechneten Versandkosten und eines ggf. manuell eingetragenen „Abzugs“ (z.B. für Bankgebühren, die die Beteiligten anteilig mittragen sollen.)

Abrechnungsstichtag

Der Stichtag entscheidet darüber in welcher Abrechnungsperiode die Anteile der Beteiligten ausgeschüttet werden. Beim Buchen des (vollständigen) Zahlungseingangs (bzw. beim Abschluss einer Agenturabrechnung) wird der Stichtag automatisch auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt. Den Abrechnungsstichtag können Sie hier manuell ändern. Das könnte z.B. nötig sein, wenn Sie einen Zahlungseingang erst buchen, nachdem schon Abrechnungen für den Zeitraum erstellt wurden, in dem der Zahlungseingang erfolgt ist. Beispiel:


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Die Abrechnungen für das Jahr 2013 wurden gedruckt. Sie stellen verspätet fest, dass eine Rechnung bereits im Dezember 2013 bezahlt wurde. Zum Zeitpunkt des Drucks der Abrechnungen wurde die Einnahme also nicht berücksichtigt, weil die Zahlung nicht gebucht wurde. Beim Buchen des Zahlungseingangs mit dem richtigen Datum 29.12.2013 wird der Abrechnungsstichtag auf den 29.12.2013 gesetzt. Die Einnahme würde nun nie abgerechnet werden. Setzten Sie in diesem Fall des Abrechnungsstichtag auf ein Datum, für das noch keine Abrechnungen gedruckt wurden, z.B. 01.01.2014. (Sie sollten sich in dem internen Info zu der Zahlung einen entsprechenden Vermerk machen, um später bei einer Kontrolle nachvollziehen zu können, wie es zu dem abweichenden Stichtag gekommen ist.)

Abrechnung sperren

Wenn Sie die Abrechnung für eine bestimmte Einnahme verhindern möchten (z.B. weil Sie davon ausgehen, dass die Zahlung erstattet werden muss) können Sie die Abrechnung verhindern. Setzen Sie dazu das Abrechnungskennzeichen auf „S“ für Sperre (oder wählen Sie den gewünschte Kennzeichen durch Auswahl per Klick auf das Fernglas neben dem Kennzeichen. Sie sollten auch in diesem Fall einen internen Vermerk eintragen um später nachvollziehen zu können, warum die Abrechnung gesperrt wurde. In der Einnahmen/Ausgaben Übersicht erscheinen gesperrte Einnahmen hervorgehoben. Sie können damit auch jederzeit gezielt Listen gesperrter Einnahmen zu Prüfungszwecken erstellen.

Einnahmen einem anderen Werk zuordnen

Falls bei der Rechnungserstellung ein Fehler bei der Werkauswahl erfolgte, auf ein Storno und erstellen einer neuen Rechnung aber verzichtet werden konnte, kann es nötig sein, das Werk zu verändern. Die Verteilung der Einnahmen kann z.B. bei unterschiedlichen Fassungen eines Werkes abweichen. Ändern Sie in diesem Fall bitte einfach die eingetragene Werknummer. Die geänderte Verteilung können Sie über den Button Verteilung direkt überprüfen.

Informationen für die Abrechnung ändern/ergänzen

Die Informationen die auf den Urheberabrechnungen erscheinen, setzen sich aus 4 Teilen zusammen: (1) Titelei (2) Abrechnungs-Kurzinfo (3) Abrechnungsinfo (beliebig lang) (4) Aufführungsinformationen

Die „Titelei“ wird aus dem Werkstamm übernommen. Informationen zu Aufführungen werden aus der Auftragsinformation übernommen (Sie können diese über den Button Aufführungen kontrollieren und bei Bedarf ergänzen.)

Die Kurzinfo können Sie direkt bearbeiten (im Beispiel „Hinweis für die Abrechnungen“) Neben diesem Eingabefeld finden Sie 2 Buttons mit einem „i“. Der erste (im Ausschnitt rote) Button öffnet ein Fenster um den „beliebig langen“ Hinweis für die Abrechnung zu bearbeiten. Der zweite (im Ausschnitt blaue) Button öffnet ein Fenster um einen internen Hinweis zur Einnahme/Abrechnung zu bearbeiten. Diese Buttons ändern ihre Farbe je nachdem, ob ein Text eingetragen ist oder nicht. Der Button ist rot, wenn ein Text hinterlegt wurde, blau, wenn nicht.

Verminderung der Abrechnungsbasis (Abzug von Gebühren)

Angenommen, Sie wurden mit z.B. Bankgebühren belastet, die Ihrem Erlös schmälern und möchten die Urheber an diesem Kosten beteiligen, können Sie die Abrechnungsbasis einer Einnahme manuell vermindern. Tragen Sie den Betrag in das Feld „Abzug“ ein. Falls die Einnahme gesplittet ist müssen Sie noch entscheiden, bei welcher Einnahme-Art der Abzug „greifen“ soll. (Siehe unten: Splitting von Einnahmen.)


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Abrechnungsart ändern

Wenn die gesamte Einnahme nur einer Einnahme-Art zugeordnet ist, wird diese angezeigt:

Anderenfalls steht dort statt wie im Beispiel „Aufführungstantieme“ der Text „Einnahme ist gesplittet. Nicht gesplittete Einnahme-Arten können Sie direkt ändern, indem Sie per Suchfunktion (Fernglas) die korrekte Einnahme-Art auswählen. Welche Änderungen der Verteilung an die Urheber das zur Folge hat, können Sie direkt über den Button Verteilung überprüfen.

Splitting von Einnahmen

Einnahmen werden bei der Auftragsbearbeitung ggf. automatisch „gesplittet“, wenn Sie zu einem Werk z.B. Lizenzen und Gebühren in Rechnung stellen. Der Nettobetrag (ggf. abzüglich Versandkosten und manueller Abzug) verteilt sich dann auf unterschiedliche Einnahme-Arten. Zur Verdeutlichung ein komplexeres Beispiel. So sah die ursprüngliche Rechnung aus:

Berechnet wurden Lizenzgebühren (250 €), Bearbeitungsgebühren (20 €) und Versandkosten (20€.) Die Abrechnungsbasis beträgt hier 270 € (Nettowert abzüglich Versandkosten.)


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Im Programm Korrektur Abrechnungsdaten stellt sich dieser Auftrag so dar:

Die Pfeile weisen auf die relevanten Angaben hin. Der Hinweis „Einnahme ist gesplittet“ deutet darauf hin, dass die Abrechnungsbasis sich aus mehreren Einzelbeträgen zusammen setzt, die unterschiedlichen Einnahme-Arten zugeordnet sind. Die Einzelbeträge können Sie über den Button „Split“ einsehen und korrigieren. Das wäre z.B. nötig, wenn Sie einen zusätzlichen Betrag (Bankgebühren) in Abzug bringen möchten. Bei gesplitteten Einnahmen, müssen Sie dann manuell entscheiden von welcher Einnahme-Art der Betrag in welcher Höhe abgezogen werden soll. (Siehe Abzug von Gebühren bei gesplitteten Einnahmen.) Ein Klick auf den Button „Verteilung“ gibt Auskunft darüber, wie die Einnahme abgerechnet wird: Abrechnungsart GEB Betrag: 20,00 EUR

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5000002 RICHTER, HANS HERRMA Keine Beteiligung in Tabelle...Komponist

01.01.2014 - 31.12.2014

5000003 VAN GERWEN, JOOS Keine Beteiligung in Tabelle...Textdichter

Keine Abrechnungsperiode eingetragen!

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Verlagsanteil: 20,00 EUR 100,00 %

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Abrechnungsart LIZ Betrag: 250,00 EUR

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5000002 RICHTER, HANS HERRMA 83,33 EUR 33,33 % Komponist

01.01.2014 - 31.12.2014

5000003 VAN GERWEN, JOOS 41,68 EUR 16,67 % Textdichter


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================================================================================

Abrechnungsart VS Betrag: 20,00 EUR

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5000002 RICHTER, HANS HERRMA Keine Beteiligung in Tabelle...Komponist

01.01.2014 - 31.12.2014

5000003 VAN GERWEN, JOOS Keine Beteiligung in Tabelle...Textdichter


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Von den Versandkosten wird grundsätzlich nichts weiter verrechnet und bei den „Gebühren“ sind in den Beteiligungstabellen keine Anteile eingetragen – diese Einnahmen verbleiben also zu 100% im Verlag. Als Beispiel finden Sie hier die Beschreibung was nötig ist um angefallene Bankgebühren (10 €) so als Abzug einzutragen, dass die Empfänger anteilig diese Kosten mittragen. Das Vorgehen:

(1) Eintrag von 10 € als Abzug (2) Speichern

Sie sehen, dass die Abrechnungsbasis nicht automatisch vermindert wurde. Der Betrag wird aber rot angezeigt, was auf einen Fehler hinweist. Da die Einnahme gesplittet ist, muss das „Splitting“ verändert werden. Ein Klick auf den Button Split öffnet ein neues Fenster:


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Nach Reduzierung der Abrechnungsbasis sind noch 260 € zu „verteilen“. Der Rest von -10 € wird oben rechts im Fenster angezeigt. Nach Änderung des Betrages für Lizenzen auf 240 € und speichern sieht es so aus:

Die Abrechnungsbasis ist jetzt korrekt und die Verteilung hat sich wie folgt verändert: Abrechnungsart LIZ Betrag: 240,00 EUR

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5000002 RICHTER, HANS HERRMA 79,99 EUR 33,33 % Komponist

01.01.2014 - 31.12.2014

5000003 VAN GERWEN, JOOS 40,01 EUR 16,67 % Textdichter


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Menü Hilfsprogramme – Erbschaftsprogramm (Vertrieb)

Das Programm können Sie benutzen, um Erbschaftsanteile automatisch von einem verstorbenen Zahlungsempfänger an dessen Rechtsnachfolger zu „vererben“.

Angenommen der Autor Hans Herrmann Richter ist verstorben und hat 2 Erben: Chantal Richter-Maas (erbt 66,67% der Ansprüche) Fred Richter (erbt 33,33% der Ansprüche) Bitte richten Sie zunächst im Programm Abrechnungsperioden und –Sätze für die Erben je einen Stammsatz ein, der in der nächsten anzurechnenden Periode mit der nächsten Abrechnungsperiode des verstorbenen identisch sein muss. Dann starten Sie das „Erbschaftsprogramm“ und füllen die Maske entsprechend aus. Bitte beachten Sie, dass oben korrekt angegeben ist, dass der (neue) Autor erhalten bleibt, nur die Zahlungsempfänger-Konten mit den neu angelegten Konten der Erben gefüllt werden. Dadurch bleibt in den Beteiligungen auch zukünftig die Information erhalten, wer der tatsächliche Urheber des Werkes ist. Wenn Sie auf „Start“ klicken, prüft das Programm zunächst, ob die „Datenlage“ eine Vererbung zulässt. Fehlermöglichkeiten sind:

- die Abrechnungsstammdaten eines Erben sind nicht angelegt, oder weichen von der nächsten Abrechnungsperiode des verstorbenen ab.

- Es gibt bereits eine „identische“ Beteiligung, die neu angelegt werden soll. (Das sollte sachlich unmöglich sein, es sein denn, der verstorbene hat schon zu Lebzeiten einen Teil seiner Einkünfte an einen der Erben abgetreten.)

Menü Hilfsprogramme – Sonderausschüttung VG Musikedition

Mit diesem Programm können Sie eine pauschale Sonderausschüttung der VG Musikedition an Urheber verteilen. Da die pauschale Ausschüttung nicht einzelnen Titeln zugeordnet werden kann, berechnet das Programm die Auszahlungen für alle Urheber in einem bestimmten Zeitraum und berechnet auf dieser Basis die Anteile der einzelnen Urheber an der Sonderausschüttung.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in dem Programm selbst, wenn Sie auf den Button mit dem blauen „i“ klicken.


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Menü Hilfsprogramme – Extrafenster für Zwischenablage

Dieses Programm ist ein kleines „Helferlein“, das Sie zum Zwischenspeichern von Texten verwenden Wenn Sie einen „kleinen“ Bildschirm verwenden (15 Zoll mit 1024 x 768 Punkten) ist die Verwendung nicht sinnvoll. Eine mögliche Anwendung ist z.B., wenn Sie die Adresse eines neuen Kunden per E-Mail erhalten haben: Kopieren Sie die Adresse aus der E-Mail in die Windows-Zwischenablage und öffnen Sie anschließend das Hilfsfenster im HARMONIA-Hauptfenster. Die Adresse steht dann automatisch in dem neu geöffneten Fenster. Das Fenster erscheint immer als „oberstes“ Fenster und lässt sich nicht minimieren; nur Verschieben und Schließen ist möglich. In das geöffnete Fenster können Sie natürlich auch manuell per <Strg>+V (oder Rechtsklick mit der Maus) Texte aus der Zwischenablage einfügen.

Weitere Funktionen für dieses Fenster: Speichern Der Text in dem Fenster wird in einer Datei abgelegt. Button mit dem grünen Pfeil (neben Speichern) Ein früher gespeicherter Text wird wieder „geladen“ Schließen Schließt das Fenster wieder (auch Klick auf das Kreuz rechts oben) Button mit dem roten Kreuz (neben Schließen) Löscht einen gespeicherten Notizzettel.


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Allgemeine Hinweise zu Suchfunktionen

Neben allen Eingabefeldern, in denen Sie Artikel-, Kunden- oder sonstige –Nummern oder Schlüssel für z.B. Kundenarten eingeben können, finden Sie einen Button mit dem Fernglas. Wenn Sie auf diesen Button klicken, oder <F3> drücken, wenn das zugehörige Eingabefeld aktiv ist, öffnet sich entweder direkt ein Auswahlfenster mit den gültigen Schlüsseln, oder ein neues Fenster, in dem Sie entscheiden könne, nach welchen Kriterien Sie nach dem gewünschten Schlüssel / der gewünschten Nummer suchen können. Im Prinzip funktioniert die Suchfunktion immer gleich, wird hier die Suche am Beispiel des Kundenstamms erläutert. Das Suchfenster öffnet sich:

Die Sortierung nach „Suchbegriff“ wird vorgeschlagen, weil im Kundenstammfenster die Sortierung nach Suchbegriff voreingestellt ist:

(Die voreingestellte Sortierung können Sie bei Bedarf natürlich ändern.) Je nachdem welche Sortierung Sie wählen, ändert sich die Eingabemöglichkeit für den Beginn der Suche:


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Im oben gezeigten Beispiel können Sie erneut per Klick auf das Fernglas ein KFZ-Kennzeichen suchen. Ein Klick auf „Start Suche“ (Tastatur <Alt>+S, oder so oft Enter drücken, bis der Button „Start Suche“ aktiv wird und dann noch einmal Enter) öffnet ein neues Fenster mit den Kundenkonten in der gewählten Sortierung beginnend mit der ausgewählten „Suche ab“.

In dem Fenster ist immer ein Kunde gelb unterlegt. Auswahl einer Adresse:

- <Enter> aktiviert das gelb unterlegte Kundenkonto - Ein Doppelklick aktiviert das angeklickte Konto - Ein Klick auf den Button „Auswählen“ aktiviert das gelb unterlegte Konto

Für das „Navigieren“ in der Datenbank stehen Ihnen die Buttons mit den Pfeilen zur Verfügung; für jeden Button gibt es aber auch einen Tastaturbefehl:

Springt an den Datei-Anfang (Tastatur: <Strg> + <Bild nach oben/PageUp>)

Eine Seite zurück blättern (Tastatur: <Bild nach oben/PageUp> )


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Eine Zeile zurück blättern (Tastatur: <Cursor nach oben> )

Eine Zeile vorwärts blättern (Tastatur: <Cursor nach unten> )

Eine Seite vorwärts blättern (Tastatur: <Bild nach unten/PageDown> )

Springt an das Datei-Ende (Tastatur: <Strg> + <Bild nach unten/PageDown>) Zum Scrollen können Sie auch das Mausrad benutzen. In den meisten Fenstern finden Sie diese Buttons auch am oberen Rand. Hier haben diese die selbe Funktion zum navigieren; die „Bewegung“ in der Datenbank erfolgt dann immer nach der bereits erwähnten voreingestellten Sortierung.

Volltext-Suche

Es werden alle Text-Einträge im Kundenstamm nach der eingegebenen Zeichenfolge durchsucht. Bitte lesen Sie auch die Hinweise zur Volltextsuche zur Verwendung der „Wildcard“ Sternchen! Bei der Volltext-Suche (und der SQL-Abfrage) können Sie festlegen, wie viele Treffer maximal angezeigt werden sollen. Vorgeschlagen werden jeweils 100 Treffer, da eine größere Trefferanzahl i.d.R. nicht sinnvoll ausgewertet werden kann. Die „gefundenen“ Konten der jeweils letzten Volltext-Suche oder SQL-Abfrage werden übrigens gespeichert und Sie können sich die Liste wieder anzeigen lassen, oder erneut die Suchfunktion auszurufen. (Siehe unter „Der SQL-Button“.)

SQL-Abfrage

Die SQL-Abfrage arbeitet so ähnlich wie die Volltext-Suche, Sie legen aber detaillierter fest, wonach gesucht werden soll und die Abfrage ist dementsprechend schneller.

Die Suche nach „*CHAUSSEE*“ im Feld „Straße“ listet alle Kunden auf, in deren Anschrift die Zeichenfolge „CHAUSSEE“ in irgendeiner Form eingetragen ist, also egal, ob „CHAUSSEE“ am Anfang, in der Mitte oder am Ende des Straßennamens eingetragen wurde. „*CHAUSSEE“ würde die Straße „Elbchaussee“ finden, nicht aber „Chausseeallee“.


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Der SQL-Button

Der SQL-Button ermöglicht den Zugriff auf die jeweils letzte Trefferliste einer Volltext-Suche oder einer SQL-Abfrage und startet die Anzeige ggf. mit dem aktuell angezeigten Konto:

Bei der Anzeige einer Trefferliste steht Ihnen eine Sonderfunktion zur Verfügung – jedenfalls dann, wenn auf Ihrem PC Microsoft Excel installiert ist. Wenn Sie auf den „Excel-Button“ klicken erscheint ein neues Fenster:

Über den Button „Felder auswählen“ können Sie bestimmen, welche Tabellenfelder (hier des Kundenstamms) Sie in eine Excel-Tabelle übernehmen möchten. Die Feldbezeichnungen sind hoffentlich „sprechend“ genug – probieren Sie ggf. aus, wenn Sie nicht sicher sind, was eine Feldbezeichnung bedeuten soll.


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„Automatische“ Suche (Eingabefelder Kundennummer, Beteiligtennummer)

Überall dort, wo Sie eine Kunden- oder Beteiligtennummer eingeben sollen, können Sie die „automatische“ Suchfunktion verwenden.

Beispiel: In der Auftragsbearbeitung müssen Sie für den Rechnungsempfänger dessen Kontonummer eintragen. Tragen Sie in das Eingabefeld den Anfang des Suchbegriffs des Kunden ein und drücken Sie <Enter>. Die Liste der Kunden wird dann automatisch geöffnet und zeigt die Kunden in der Sortierung nach Suchbegriff beginnend mit dem eingegebenen Suchbegriff.

Tipp: Von manchen Kunden, die häufiger bestellen, prägt sich unweigerlich die Kontonummer ein. Im Beispiel hat der gesuchte Kunde die Kontonummer 1000007. Wenn Sie die Nummer kennen, können Sie nur die „7“ eingeben und <Enter> drücken. Das Programm ergänzt die Kontonummer automatisch um die führende „1“ und die Nullen zwischen der „1“ und der eingegebenen Zahl.

Allgemeine Hinweise zum Drucken

Wenn Sie einen Druckauftrag starten, können Sie festlegen auf welchen Drucker und welchem Einzugsschacht das Papier gezogen werden soll oder ob Sie eine Druckvorschau angezeigt bekommen möchten. Im folgenden Beispiel sehen Sie die Formularauswahl für den Rechnungsdruck aus der Auftragserfassung heraus:


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In der Formular- „Drop-Down-Auswahlbox“ können Sie das zu druckende Formular auswählen. Für eine Standard-Rechnung wird das Formular „Rechnung (Englisch)“ vorgeschlagen, wenn der Rechnungsempfänger eine Anschrift außerhalb des deutschsprachigen Raums (Deutschland, Österreich, Schweiz) hat. Sie können aber durch manuelle Auswahl des Formulars „Rechnung Standard (Deutsch)“ auch z.B. für einen Rechnungsempfänger in den USA eine deutsche Rechnung ausdrucken.

Voreinstellung des Zieldruckers für ein bestimmtes Formular

Unter Windows ist ein Drucker als Standarddrucker eingestellt (siehe Windows-Systemsteuerung.) Für jedes Formular ist dieser Standarddrucker der voreingestellte Zieldrucker. Wenn Sie möchten, dass ein bestimmtes Formular grundsätzlich auf einem anderen Drucker ausgegeben werden soll, gehen Sie bitte vor wie im Folgenden beschrieben. Den Zieldrucker für den Aufkleberdruck aus der Auftragsbearbeitung heraus müssen Sie vermutlich sowieso selbst festlegen, da die Nutzung eines „Labeldruckers“ für diesen Zweck sinnvoll ist. Klicken Sie in der Auftragsbearbeitung auf den Button „Formulare“ um das Fenster für die Formularsteuerung zu öffnen:

Klicken Sie anschließend auf den Button „Aufkleber“.


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Aktivieren Sie die Checkbox „Drucker auswählen“ und klicken Sei auf „Druck Start“. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie den Zieldrucker auswählen können (Button „Ändern“.)

Wenn Sie den Drucker ausgewählt haben, aktivieren Sie die Checkbox „Einstellungen permanent speichern“ und klicken anschließend auf „Starten“. Damit gilt zukünftig für das gewählte Formular (Aufkleber_Std.lbl), dass automatisch der gewählte Zieldrucker angesteuert wird – es sei denn, Sie ändern den Zieldrucker manuell.

Tipp: Sie müssen die Einstellung für jedes Formular vornehmen, nicht für jeden Formulartyp. Bei Rechnungen führen Sie die beschriebene Prozedur also bitte für die deutsche Rechnung, die englische Rechnung usw. durch!

Testdruck und Druckvorschau

Bei manchen Formularen gibt es im dem Druck vorgeschalteten Fenster die Option „Testdruck“, wie z.B. bei Rechnungen. Diese Option gibt dann, wenn die Änderung an den zugehörigen Daten nach dem „endgültigen“ Druck nicht mehr zulässig ist. Der Testdruck ermöglicht die Kontrolle, ob auf dem Beleg alles so aussieht, wie Sie es möchten; nach einem Testdruck können Sie noch Änderungen an den Rechnungspositionen vornehmen, nach dem „endgültigen“ Druck ist die Bearbeitung des Auftrags gesperrt.


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Tipp: Bitte verwechseln Sie nicht die Druckvorschau mit einem Testdruck! Für das System ist entscheidend, ob Sie beim Druckstart auf „Testdruck“ oder „Druck Start“ klicken, egal, ob die Ausgabe in die Druckvorschau oder auf einen Drucker erfolgt. Der Druck in eine Vorschaudatei ist also ein „endgültiger“ Druck, auch wenn Sie „nur“ eine Vorschau erhalten!

Änderung der Voreinstellungen für Formulartyp und –Anzahl (Auftragsbearbeitung)

In der Datenbank ist hinterlegt, wie viele und welche Formulare für den Druck in Abhängigkeit von der Auftragsart vorgeschlagen werden. Zum Beispiel wird bei Gutschriften kein Aufkleber, sondern nur eine „Rechnung“ gedruckt und bei Frei-Lieferungen ein Lieferschein und ein Aufkleber, aber keine Rechnung. Die Voreinstellungen finden Sie im Menü Stammdaten im Programm Standard-MEMOs.

Wenn Sie die Voreinstellungen ändern möchten, wählen Sie bitte die Kennzeichen-Art „PAR“ / Parameter und das Kennzeichen „VFR“ / Formulare Vertrieb aus. Klicken Sie auf den Button „Ordner öffnen“ und anschließend auf den Button mit den 3 Punkten neben dem „MEMO“. Am Anfang des eingetragenen Textes finden Sie eine Gebrauchsanweisung wie Sie Änderungen in dieser Datei vornehmen können.

Tipp: Bitte speichern Sie sich den gesamten Text bevor Sie Änderungen daran vornehmen, indem Sie den gesamten Text markieren und per <Strg>+C (oder linken Mausklick – kopieren) in die Zwischenablage kopieren und in ein Textdokument einfügen und speichern. Wenn beim Ändern etwas schief gelaufen ist, können Sie mit dem gespeicherten Text den ursprünglichen Zustand wieder herstellen.

Beispiele – bitte lesen zunächst die o.g. „Gebrauchsanweisung! Beispiel 1: Sie möchten, dass grundsätzlich keine Aufkleber gedruckt werden. Original-Abschnitt der Definition:


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DEFAULT – Formulare

------------------------------------------------------------

XXX-AK-X=Std/ANZ=1<

XXX-LS-D=Std_D/SPERRE<

XXX-RG-D=Std_D/ANZ=1<

XXX-PR-X=XXXXXXXX/SPERRE<

XXX-LS-E=Std_E/SPERRE<

XXX-RG-E=Std_E/ANZ=1<

Dieser Abschnitt nach der Änderung:

DEFAULT – Formulare

------------------------------------------------------------

XXX-AK-X=Std/SPERRE <

XXX-LS-D=Std_D/SPERRE<

XXX-RG-D=Std_D/ANZ=1<

XXX-PR-X=XXXXXXXX/SPERRE<

XXX-LS-E=Std_E/SPERRE<

XXX-RG-E=Std_E/ANZ=1<

Achtung: Zeilen, die mit „XXX-„ anfangen sind die Default-Einstellungen, gelten also für alle Auftragsarten, für die der entsprechende Formulartyp nicht extra definiert ist (wie im nächsten Beispiel.) Beispiel 2: Sie möchten, dass bei Gutschriften der Auftragsart 011 grundsätzlich 3 Rechnungen gedruckt werden. Original-Abschnitt der Definition:

Auftragsart 011 (Gutschrift)

------------------------------------------------------------

011-AK-X=XXXXXXXX/SPERRE<

011-LS-D=XXXXXXXX/SPERRE<

011-RG-D=Guts_D/ANZ=2<

011-RG-E=Guts_E/ANZ=2<

Dieser Abschnitt nach der Änderung:

Auftragsart 011 (Gutschrift)

------------------------------------------------------------

011-AK-X=XXXXXXXX/SPERRE<

011-LS-D=XXXXXXXX/SPERRE<

011-RG-D=Guts_D/ANZ=3<

011-RG-E=Guts_E/ANZ=3<

Anpassung von Formularen

Die Formulare sind (hoffentlich) so eingerichtet, dass Sie keine Änderungen vornehmen müssen. Allerdings müssen Sie wahrscheinlich an dem Aufkleber, der aus der Auftragsbearbeitung heraus gedruckt wird Korrekturen vornehmen. Das Formular ist für einen Brother QL-500 mit dem Aufkleberformat 38x90mm (DK-11208) voreingestellt. Es gibt 2 Möglichkeiten, wie Sie den Formulardesigner für ein bestimmtes Formular starten. Möglichkeit 1: Designer-Aufruf aus dem Fenster, das den Druck startet Beispiel Brief- und Aufkleberdruck aus dem Kundenstamm heraus. In dem Fenster sind links oben 2 Buttons mit dem List&Label-Logo zu sehen. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen der Buttons halten, sehen Sie links unten im Fenster für welchen Formulartyp der Designer gestartet wird (Aufkleber bzw. Brief.)


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Möglichkeit 2: Menü Formular-Designer Gibt es in dem Fenster, aus dem heraus ein Druck gestartet wird, indem keinen „List&Label-Button“ zum Aufruf des Designers, finden Sie den Designer über das Menü Formular-Designer. Die Änderung des Formulars für den Versandaufkleber wird hier genauer beschrieben, da Sie dieses Formular vermutlich anpassen müssen. Starten Sie den Formulardesigner über das Menü Formular-Designer – Auftragsformulare – Aufkleber.

Windows öffnet ein zumindest ähnliches Fenster wie das oben abgebildete für die Auswahl einer Datei, deren Name mit „Aufkleber“ anfängt und vom Typ „lbl“ ist. Das Verzeichnis muss für Aufkleber das Verzeichnis C:\Harmonia\_VTS_ROOT\ABTVERT\FRM\XBASE\Auftrag heißen. (Nur in diesem Verzeichnis „sucht“ das Programm nach Aufkleber-Formularen.) Wählen Sie die Datei „Aufkleber_Std.lbl“ zur Bearbeitung durch einen Doppelklick aus.


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Im Menü des Designers finden Sie über den Menüpunkt „?“ das Hilfesystem von List&Label. Vieles ist für erfahrene Windows-Anwender selbsterklärend und mit Ausprobieren kommen Sie vermutlich auch zum Ziel. Im Folgenden sind die Schritte beschrieben, die Sie vermutlich ausführen müssen um das Formular an Ihren Drucker und das Aufkleberformat anzupassen. Auswahl des Druckers Klicken Sie im Menü Projekt auf Layoutbereiche.

Klicken Sie im dargestellten Fenster auf die weiße Fläche, die mit dem roten Pfeil markiert ist. Daraufhin öffnet sich eine Auswahlbox, in der Sie bitte Ihren Labeldrucker auswählen.


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Daraufhin übernimmt das Programm das eingestellte Papierformat des Druckers für das „Projekt“. Je nachdem, ob das Format größer oder kleiner als das ursprüngliche Format ist, müssen Sie nun Korrekturen an der Platzierung des Absendertextes oder des Adressblocks vornehmen und evtl. die Schriftart und –größe anpassen. Sie können über das Menü jederzeit einen Testdruck erzeugen und die Einstellungen kontrollieren. Abschließend speichern Sie das „Projekt“ – das war‘s.

Änderung eines Formularnamen

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass im vorangegangenen Beispiel der Name der Projektdatei Aufkleber_Std.lbl lautet, dass der Aufkleber bei der Auswahl des Formulardrucks in der Auftragsbearbeitung aber mit Versandaufkleber (Brother DK-11208 38x90mm) angegeben ist. Angenommen, Sie haben den Versandaufkleber inzwischen so geändert, dass er korrekt auf Ihrem Labeldrucker ausgeworfen wird, in der Auswahl steht aber immer noch der falsche Name (s.o.) Sie können den „Klarnamen“ des Aufklebers ändern: Starten Sie bitte das Programm Standardtexte im Menü Stammdaten.

Wählen Sie die Kennzeichen-Art „XBV“ / XBase: Formularnamen Vertrieb und das Kennzeichen „AA1“ / Aufkleber_Std.lbl aus. Klicken Sie auf den Button „Ordner öffnen“ und ändern Sie den Klarnamen des


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Formulars. Ab sofort wird in dem Fenster, in dem Sie die Druckoptionen festlegen, der „richtige“ Name angezeigt.

Zusätzliche Formulare definieren

Für jeden Formulartyp (Rechnung, Aufkleber, Vormerkerliste etc.) können Sie eigene zusätzliche Formulare mit dem Designer erstellen und ihnen einen Klarnamen geben. Nerds werden anhand der „Zeichen“ herausfinden, welche Regeln für die Vergabe von Projektnamen (List&Label) und den Eintrag des Klarnamens einzuhalten sind, damit die Formulare in der Druckvorbereitung zur Auswahl angeboten werden.

Tipps für Nerds:

Namenskonventionen

Der Name der Projektdatei darf incl. Dateityp (LBL für Labels bzw. LST für Listen= maximal 30 Zeichen lang sein – mehr Platz ist in dem Feld für die Verschlüsselung des Klarnamens nicht vorhanden - s.o.) Die Projektdateien/Formulare müssen in einem vorgeschriebenen Verzeichnis abgelegt sein. Das vorgeschriebene Verzeichnis für einen Formulartyp sehen Sie in dem Formularauswahl-Fenster in der „Message-Zeile“ am unteren Bildschirmrand, wenn Sie in der Drop-Down-Liste einen Formularnamen ausgewählt haben:

Das Verzeichnis für Listen der Standardtext-Kennzeichen lautet also: C:\Harmonia\_VTS_ROOT\ALLGEM\FRM\XBASE\STEXTE\ Das Verzeichnis wird aber auch automatisch geöffnet, wenn Sie den Formulardesigner für den jeweiligen Formulartyp öffnen. Da in einem Verzeichnis auch mehrere Formulartypen beheimatet sein können, gibt es auch Vorschriften für den „Projektnamen“.

http://de.wikipedia.org/wiki/Nerd


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Wenn Sie den Designer öffnen, erkennen Sie die Namenskonvention im Eingabefeld „Dateiname“ – im Beispiel „Kennzeichen_*.lst“.

Klarnamen für Formulare

Klarnamen für Formulare werden grundsätzlich in den Standardtexten hinterlegt, die meisten unter der Kennzeichen-Art „XBV“ (siehe Beispiel Änderung eines Formularnamen.) Einige müssen in abweichenden Kennzeichen-Arten hinterlegt werden. Das „richtige“ Kennzeichen erkennen Sie in dem Fenster, dass dem Druck vorgeschaltet ist in der Kopfzeile. Siehe Beispiel oben: „Druck Standardtexte [XB0]“ ist der Hinweis darauf, dass die Kennzeichen-Art XB0 den Klarnamen für diesen Formulartyp enthalten muss. Neue Namen für Formulare können Sie unter beliebigen Kennzeichen erfassen. Empfehlenswert sind Kennzeichen, die mit einem „Z“ beginnen – also z.B. „Z00“ bis „ZZZ“. Wir werden darauf achten, dass dieser Bereich nicht für zukünftige Standardformulare verwendet wird um Konflikte zu vermeiden.

Tipp: Um ein neues Kennzeichen in den Standardtexten anzulegen, wählen Sie bitte zunächst die gewünschte Kennzeichen-Art aus, dann geben Sie das neu anzulegende Kennzeichen ein und drücken direkt die F2-Taste oder klicken auf den Button mit dem weißen Blatt.

Wenn Sie – als „Nicht – Nerd“ Interesse daran haben Formulare selbst zu gestalten, melden Sie sich bitte per Mail an [email protected]. Sollte signifikantes Interesse an genaueren Erläuterungen zu dem Thema bestehen, wird dieses Handbuch um ein entsprechendes Kapitel erweitert.

Öffnen einer CSV-Datei mit Excel

In vielen Druckprogrammen gibt es die Option des CSV- oder DBF-Exports zusätzlich zur Druckausgabe. Diese Dateien können Sie mit Microsoft Excel (und anderen Tabellenverarbeitungsprogrammen) öffnen. Das Vorgehen wird hier am Beispiel des Listendrucks aus dem Kundenstamm heraus beschrieben:

Aktivieren Sie die Checkbox „.csv-Export“ um zusätzlich zum Druck (die Vorschau genügt!) eine CSV-Datei zu erzeugen und starten Sie den „Druck“ wie üblich. Den Namen der Zieldatei können Sie manuell eingeben oder über die Suchfunktion (Fernglas) auswählen.



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Beim CSV-Export sollten Sie die Datei-Endung „TXT“ verwenden, da dieses Format am besten für den Import in eine Excel-Tabelle geeignet ist. (Wenn das Programm den Export in eine DBF-Datei vorschlägt wird eine DBase-Tabelle erzeugt, die sich mit Excel leichter öffnen lässt – das Format hat aber den Nachteil, dass keine Mehrzeiligen „Zellen“ enthalten sein dürfen.) Wenn der „Druck“ ausgeführt wurde, starten Sie bitte Excel und wählen Sie die Funktion „Datei öffnen“.

Im Datei-Öffnen-Dialog müssen Sie den Dateityp auf „Alle Dateien *.*“ setzen – sonst wird die erzeugte Datei (vermutlich) nicht angezeigt! Tipp: am schnellsten finden Sie die Datei, wenn Sie die Sortierung (wie im Beispiel) auf „Änderungsdatum“ setzen. (Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.) Wählen Sie die erzeugte Datei durch einen Doppelklick aus. Nun verlangt Excel noch ein paar Informationen zur Datei (nur bei TEXT-Dateien):


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...bestätigen Sie „Getrennt“, Dateiursprung „Windows ANSI“ und klicken Sie auf „Weiter“

Bestätigen Sie „Tabstopp“ und klicken Sie auf „Weiter“

Hier empfiehlt es sich alle Spalten, die Text enthalten zu markieren und (links oben) den „Radio-Button“ Text zu aktivieren. (Excel neigt sonst dazu manche Einträge als Zahlen zu interpretieren und das führt z.B. bei Datumsfelder häufig zu nicht nachvollziehbaren Formatierungen. Klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“. Abschließend sollten Sie die Tabelle noch im Excel-Format speichern (Menü „Speichern unter“) und damit machen, was immer sie machen möchten: Serienbriefe mit WORD gestalten und mit der Excel-Tabelle verbinden, Daten mit anderen Systemen austauschen... alles, was man mit Excel Tabellen eben anstellen kann.

Date post:	16-Oct-2019
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