Das Entgeltabrechnungsprogrammvon Stollfuß Medien

Handbuch Stotax Gehalt und Lohn

2018 Januar

Programmbeschreibung� Leistungsumfang � Übersicht� Bedienung

Version 2018 Windows PC-Berechnungsprogramm auf CD-ROM

Stollfuß Medien Postfach 242853014 Bonn

© Stollfuß Medien GmbH & Co. KG, 2017. Printed in Germany.Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche Genehmigung ist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus zu vervielf ältigen oder auf Datenträger aufzuzeichnen.

Inhaltsverzeichnis_BEGINNOINDEX_

35n) Berufsgenossenschaftsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34m) Lohnkonto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34l) Weitere Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34k) Datenträgeraustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34j) Auszahlungslisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34i) Lohnjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34h) Monatsübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34g) Arbeitnehmer-Meldemanager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34f) Beitragsliste/-abrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33e) Beitragsnachweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33d) Lohnsteueranmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33c) Arbeitgeberbelastung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33b) Lohn-/Gehaltsabrechnung (Verdienstnachweis) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33a) Stammdatendruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333. Dritter Schritt: Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32e) Monatswechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32d) Ermittlungslauf Arbeitnehmer-Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31c) Korrekturabrechnungen / Aufrollung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30b) Reihenabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30a) Einzelne Arbeitnehmerabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302. Zweiter Schritt: Erstellen der Arbeitnehmerabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . .23d) Arbeitnehmer-Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18c) Arbeitgeber-Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15b) Krankenkassen-Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13a) Banken-Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131. Erster Schritt: Anlegen der Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13IV. Entgeltabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

126. Speichern, Öffnen und Druck der Einzelauskunft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115. Liste gespeicherter Entgeltbestandteile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114. Anlegen eines neuen Entgeltbestandteils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83. Entgeltbestandteile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62. Hauptmaske Einzelauskunft/Abrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51. Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5III. Einzelauskünfte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3II. Installationsbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23. Informationen im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12. Leistungsumfang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11. Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1I. Allgemeine Angaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

384. Benutzerliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373. Auskünfte-Rechner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372. GDPdU-Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371. Daten sichern und zurücklesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37V. Weitere Programmfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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I. Allgemeine Angaben

1. EinleitungMit STOTAX GEHALT UND LOHN können Sie komfortabel Löhne und Gehälter abrechnen. Esermittelt zuverlässig die Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag sowie dieArbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Die Berechnungsergebnissestehen für alle wichtigen Auswertungen zur Verfügung.

Das Programm ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen ebenso wie Steuerberaternund Lohnbüros eine zeitsparende und effiziente Entgeltabrechnung. Durch die übersichtlicheund einfache Bedienung können auch Kleinbetriebe die eigene Lohnabrechnung selbstdurchführen, während Lohnbüros durch die ablaufoptimierte Programmgestaltung kosten-günstig abrechnen können.

STOTAX GEHALT UND LOHN ist in so übersichtlicher Form aufgebaut, dass dieses Programm-handbuch kurz gehalten ist und nur eine Übersicht über die Stammdatenanlage und denAbrechnungsablauf enthält. Zu Schwerpunktthemen finden Sie im Programm im Menü HilfeAnleitungs-Leitfäden mit Schritt-für-Schritt-Erläuterungen. Zur Detailinformation gibt es zunahezu jeder Eingabemaske im Programm eine Hilfe-Schaltfläche mit Detailerläuterungen zuden Eingabefeldern, die auch in einer rechten Hilfespalte anzeigbar sind.

Die Hinweise, an welcher Stelle im Menü Sie Programmpunkte finden, beziehen sich indiesem Handbuch immer auf das klassische Hauptmenü unterhalb der Programm-Titelzeile.Die linke Navigationsleiste und das Ribbonbar-Menü sind allerdings sehr ähnlich aufgebaut.

2. LeistungsumfangMit STOTAX GEHALT UND LOHN steht Ihnen ein umfangreiches Entgeltabrechnungsprogrammmit GKV-Systemzulassung zur Verfügung, das die Standards der Entgeltabrechnung zuverläs-sig beherrscht.

Die Eckpunkte des Funktionsumfangs sind: � Lohnsteuer- und Sozialversicherungsberechnung von 2004 bis 2018� Monatliche Lohnabrechnung inklusive Teillohnzahlungszeiträume� Arbeitskammerbeitrag für Bremen und Saarland� Alle Arten von Zukunftssicherungsleistungen� Nettolohnberechnungen für laufende, sonstige und mehrjährige Bezüge� Sachbezugswerte und Rabattfreibetragsregelungen� Kurzarbeit, Altersteilzeit und Flexi II� Entgeltabrechnung behinderter Menschen � Fehlzeitenverwaltung� Elektronische SV-Meldungen und Beitragsnachweise� Maschinelles Zahlstellen-Meldeverfahren inklusive Zahlstellen-Beitragsnachweisen � Sofortmeldungen� AAG-Erstattungsanträge� Elektronische Entgeltbescheinigungen im EEL-Verfahren� BEA-Arbeitsbescheinigungen� Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) � Versicherungsnummernabfrage (DSVV)� SV-Kommunikationsserver-Verfahren und vollmaschinelle Rückmeldeverarbeitung� Berufsständische Versorgungskassen inklusive Beitragserhebungen� Umfangreiche Auswertungen mit AWV-Bescheinigungswesen� ELSTER-Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen

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Allgemeine Angaben

� ELStAM-Verfahren � Zusätzliche Auskunftsrechner z.B. für Einkommensteuer und Steuerklassenwahl� Zentrale Verwaltung von Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Krankenkassen und Banken� Umfangreiche Programmhilfen und Schwerpunkt-Leitfäden

Die Detailaufstellung der Programmfunktionen finden Sie unter: www.stollfuss.de/gelos

Hinweis:Diese Version von GEHALT UND LOHN berücksichtigt den Rechtsstand vom 1. Januar 2018. Der Redaktionsschluss war am 17.11.2017.

3. Informationen im Internet Aktuelle Informationen und Service-Packs zu STOTAX GEHALT UND LOHN finden Sie im Inter-net unter www.stollfuss.de/gelos.

Auf unserer Internet-Seite erfahren Sie auch die Kontaktmöglichkeiten und Entgelte unsererkostenpflichtigen Hotline-Dienste.

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Allgemeine Angaben

II. Installationsbeschreibung

Bei eingeschaltetem Computer und laufendem Windows-Betriebssystem gehen Sie wie folgtvor:1. Legen Sie die CD-ROM in Ihr Laufwerk ein.2. Sofern die Installation nicht automatisch gestartet wird, klicken Sie auf »Start« und

»Ausführen«.3. Wählen Sie Ihr CD-ROM-Laufwerk aus. Im Regelfall wird dies das Laufwerk D: sein.

Geben Sie anschließend in die Befehlszeile »setup.exe« ein. Danach bestätigen Sie IhreEingabe.

4. Auf die weiteren Schritte werden Sie durch Dialogboxen aufmerksam gemacht, so dasseine einfache und zutreffende Installation erfolgen kann.

5. Während der Installation werden Sie nach den Verzeichnissen für das Programm bzw.die Daten gefragt. Hier können Sie die Verzeichnisse Ihrer Wahl angeben oder dieStandardeinstellungen übernehmen. Sofern Sie bereits mit STOTAX GEHALT UND LOHN

gearbeitet haben, sollten Sie als Datenverzeichnis das bereits bestehende Datenverzeich-nis auswählen, damit Sie weiterhin mit den bereits erfassten Daten arbeiten können.Vorhandene Daten werden dabei nicht überschrieben.

6. Wenn Sie bei allen Dialogboxen mit »Weiter« bestätigt haben, finden Sie in derProgrammgruppe ein Programmverzeichnis »Stollfuss Medien - Stotax Arbeitshilfen.Wenn Sie dieses Verzeichnis mit einem Mausklick öffnen, wird ein Icon für STOTAX

GEHALT UND LOHN angezeigt. Durch Mausklick auf dieses Icon wird STOTAX GEHALT UND

LOHN gestartet.

Installation im Netzwerk

Bei der einfachsten Netzwerkinstallation installieren Sie STOTAX GEHALT UND LOHN auf jedemArbeitsplatzrechner. Lediglich die Daten werden im Netzwerk zentral abgelegt. Hierzuführen Sie einfach auf jedem Arbeitsplatzrechner eine Standardinstallation durch. Bei derFrage nach dem Programmpfad geben Sie einen Pfad auf der lokalen Festplatte an, bei derFrage nach dem Datenverzeichnis ein Verzeichnis im Netzwerk.

Weitergehende Informationen z.B. zur Installation auf Windows Terminalservern erhaltenSie von unserer technischen Hotline.

Installationsbeschreibung

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III. Einzelauskünfte

1. EinleitungMit STOTAX GEHALT UND LOHN können Sie sowohl die vollständige Lohnabrechnung durchfüh-ren als auch lediglich Einzelauskünfte berechnen lassen.

Im Rahmen einer Einzelauskunft können Sie sich schnell und unkompliziert über diesteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge bei Gehalts- und Lohnzahlungen ineinem bestimmten Lohnzahlungszeitraum informieren. Es ist nicht erforderlich, dass Siezuvor einen Arbeitgeber, einen Arbeitnehmer oder eine Krankenkasse in den Stammdatenangelegt haben.

Bei einer Einzelauskunft können Sie die zusätzlichen Werte, die für eine korrekte Berech-nung der Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge erforderlich sind (wie z.B. dervoraussichtliche Jahresarbeitslohn oder die Anzahl der sozialversicherungsrechtlichen Tage),manuell eingegeben. Auf der Grundlage einer Einzelauskunft sind keine Auswertungen (wiez.B. Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweis) möglich, sondern das Ergebnis einer Einzel-auskunft kann lediglich ausgedruckt werden.

Dagegen wird die Lohnabrechnung im Rahmen einer Arbeitnehmerabrechnung anhandder in den Stammdaten gespeicherten Angaben durchgeführt. Die Verwendung von STOTAX

GEHALT UND LOHN als Abrechnungsprogramm wird im nächsten Kapitel erläutert.

STOTAX GEHALT UND LOHN kann über die Anzeige- und Einstellungsoptionen im Menü »Hilfs-mittel« jederzeit auf jede der beiden Benutzungsarten eingestellt werden. Um Ihnen nachder Installation die Einrichtung zu erleichtern, können Sie sie direkt im Willkommens-Dialogvornehmen:

Im Folgenden werden zunächst die Arbeitsschritte erläutert, die für eine Einzelauskunfterforderlich sind. Anschließend werden die Arbeitsschritte für eine Arbeitnehmerabrech-nung anhand eines Beispiels beschrieben.

Einzelauskünfte

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2. Hauptmaske Einzelauskunft/AbrechnungEine neue Einzelauskunft erhalten Sie über den Menüpunkt »Abrechnungen - Neue Einzel-auskunft« oder durch Mausklick auf die Schaltfläche .

Nach dem Aufruf erscheint folgende Maske:

Auf der linken Maskenhälfte können Sie die steuerlich und sozialversicherungsrechtlichrelevanten Daten eingeben. Auf der rechten Maskenhälfte wird wahlweise die Ermittlungdes Auszahlungsbetrags an den Arbeitnehmer oder die Gesamtbelastung des Arbeitgebersin der einzelnen Abrechnung angezeigt.

Bei den einzelnen Eingabefeldern gehen Sie bitte wie folgt vor:

� AbrechnungsmonatWählen Sie den Monat aus, für den die Berechnung durchgeführt werden soll.

� LohnzahlungszeitraumGeben Sie den Zeitraum ein, für den die Lohnzahlung erfolgen soll. Zur Auswahl stehen dieZeiträume »Tag«, »Woche«, »Monat« und »Jahr«.Wenn Sie die Zeiträume »Tag« oder »Woche« auswählen, geben Sie weiterhin derenAnzahl an.

� Bundesland AGWählen Sie das Bundesland der Betriebsstätte aus, in der der Arbeitnehmer tätig ist.

� Tabelle (Tarif)Wählen Sie aus, welcher Lohnsteuertarif auf den Arbeitnehmer anzuwenden ist. ZurAuswahl stehen der Allgemeine Lohnsteuertarif für Arbeitnehmer, die sozialversicherungs-pflichtig sind, und der Besondere Lohnsteuertarif für Arbeitnehmer, die nicht sozialversiche-rungspflichtig sind.

� Kammerbeitrag (nur Bremen und Saarland)In den Bundesländern Bremen und Saarland hat der Arbeitgeber sog. Kammerbeiträge andie Arbeitskammern zu entrichten, die als Pflichtzusammenschlüsse der Arbeitnehmer undals Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert sind. Beitragspflichtig sind bestimmte, indiesen Bundesländern tätige Arbeitnehmer. Die Beiträge sind vom Arbeitgeber

Einzelauskünfte

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einzubehalten und mit den Steuerabzugsbeträgen an das zuständige Betriebsstättenfinanzamtabzuführen.

� SteuerklasseWählen Sie die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers aus. Maßgeblich ist die auf derLohnsteuerkarte eingetragene Steuerklasse. Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, sollten Sie dieSteuerklasse VI wählen.

� KinderWählen Sie aus, welcher Kinderfreibetrag dem Arbeitnehmer zusteht.

� FreibetragGeben Sie den auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Freibetrag des Arbeitnehmers ein,der für den ausgewählten Lohnzahlungszeitraum zu berücksichtigen ist.

� HinzurechnungsbetragGeben Sie den auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Hinzurechnungsbetrag des Arbeit-nehmers ein, der für den ausgewählten Lohnzahlungszeitraum zu berücksichtigen ist.

� Faktor-VerfahrenWählen Sie aus, ob auf der Lohnsteuerkarte ein Faktor bei Steuerklasse IV eingetragen istund geben Sie ggf. die Höhe des Faktors ein.

� Versorgungs-FBWählen Sie aus, ob auf Bezüge des Arbeitnehmers der Versorgungsfreibetrag anzuwendenist.

� Altersentl.-BetragWählen Sie aus, ob auf die Bezüge des Arbeitnehmers der Altersentlastungsbetraganzuwenden ist.

� KirchensteuerGeben Sie ein, ob der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist. Die Höhe des Kirchensteu-ersatzes ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich und kann den Bundesländer-Stammdaten entnommen werden.

� KappungIn einigen Bundesländern besteht die Möglichkeit, die Kirchensteuer bei höheren Einkom-men zu kappen. Dies bedeutet, dass die Kirchensteuer auf einen bestimmten Prozentsatzdes Einkommens begrenzt wird.Wenn bei dem Arbeitnehmer für die Lohnsteuer-Berechnung eine Kappung der Kirchen-steuer berücksichtigt werden soll, geben Sie die Höhe des gekappten Kirchensteuersatzesein.

� KV-ArtWählen Sie aus, ob und in welcher Weise der Arbeitnehmer krankenversichert ist.

� PV-ArtWählen Sie aus, ob und in welcher Weise der Arbeitnehmer pflegeversichert ist.

� KrankenkassenbezeichnungWählen Sie die Krankenkasse aus, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Siekönnen beliebig viele Krankenkassen unter dem Menü-Eintrag »Stammdaten - Krankenkas-sen« anlegen. Diese stehen Ihnen dann hier zur Auswahl.

� KV-Beitrag (gesetzlich)Geben Sie den vollständigen Beitragssatz zur Krankenversicherung (in Prozent) ein. STOTAX

GEHALT UND LOHN ermittelt den Beitrag automatisch unter Berücksichtigung der Beitragsbe-messungsgrenze und teilt ihn zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer auf. Für

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den Arbeitnehmer wird im Zeitraum zwischen dem 1.7.2005 und dem 31.12.2008 einZusatzbeitrag ermittelt. Zuvor gab es noch keinen Zusatzbeitrag, ab dem 1.1.2009 ist er imeinheitlichen Beitragssatz integriert. Für Zeiträume ab dem 1.1.2015 geben Sie den Gesamt-beitragssatz inklusive des Arbeitnehmer-Zusatzbeitrags ein.

� PV-Beitrag (gesetzlich)STOTAX GEHALT UND LOHN weist den gesetzlichen Beitragssatz zur Pflegeversicherungautomatisch aus. Der Beitrag wird unter Berücksichtigung der Beitragsbemessungsgrenzeermittelt und hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für kinderloseArbeitnehmer wird seit dem 1.1.2005 ein Zusatzbeitrag ermittelt.

� KV-Beitrag (privat und freiwillig)Geben Sie den vollständigen Beitrag zur Krankenversicherung ein.

� AG-Zuschuss (privat und freiwillig)Geben Sie den Arbeitgeber-Zuschuss zur Krankenversicherung ein.

� RentenversicherungGeben Sie ein, ob die Bezüge des Arbeitnehmers der Rentenversicherungspflicht unterlie-gen bzw. ob er als Selbstzahler bei einer Versorgungskasse versichert ist. STOTAX GEHALT

UND LOHN ermittelt den Beitrag automatisch unter Berücksichtigung der Beitragsbemes-sungsgrenze. Bei der Auswahl »ja« wird der Beitrag hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmeraufgeteilt. Bei der Auswahl »nur AG« wird nur der hälftige Arbeitgeberanteil berücksichtigt.

� ArbeitslosenversicherungGeben Sie ein, ob die Bezüge des Arbeitnehmers der Arbeitslosenversicherungspflichtunterliegen. STOTAX GEHALT UND LOHN ermittelt den Beitrag automatisch unter Berücksichti-gung der Beitragsbemessungsgrenze.Bei der Auswahl »ja« wird der Beitrag hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmeraufgeteilt. Bei der Auswahl »nur AG« wird nur der hälftige Arbeitgeberanteil berücksichtigt.

� GleitzoneWählen Sie aus, ob das Programm beim Vorliegen eines Arbeitsentgelts innerhalb der Gleit-zone eine Gleitzonenberechnung vornehmen soll. Die sozialversicherungsrechtlichen Erläu-terungen zur Gleitzone finden Sie im Kompendium zur Lohnsteuer, das STOTAX GEHALT UND

LOHN beiliegt.

� Schnelleingabe Bruttogehalt/NettogehaltGeben Sie das regelmäßige Brutto- bzw. Nettogehalt des Arbeitnehmers ein.

� EntgeltbestandteileKlicken Sie mit der Maus die Schaltfläche »Entgeltbestandteile bearbeiten« an, wenn Sieweitere Be- oder Abzüge des Arbeitnehmers eingeben wollen.

3. EntgeltbestandteileNach dem Mausklick auf die Schaltfläche »Entgeltbestandteile bearbeiten« erscheint eineweitere Maske, in der Sie zusätzliche Entgeltbestandteile eingeben können.

Einzelauskünfte

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Zur besseren Übersicht wurden die Bestandteile entsprechend ihrer systematischenZugehörigkeit in Verzeichnisse eingeordnet:

Standard-Bezüge� Stundenlohn� Festgehalt� Geringfügige Beschäftigung� Zulagen� Sonstige Beihilfen/Zuschläge/Zuschüsse� Zuschläge für Sonn-/Feiertags-/Nachtarbeit/Überstunden� Versorgungsbezüge

Sachbezüge� Sachbezug anlässlich einer Betriebsveranstaltung� Aufmerksamkeiten� Dienstwagen� Freiflüge� Kundenbindungsprogramm� Unterkunft� Vermögensbeteiligung� Verpflegung� Waren/Dienstleistung� Wohnung� Zinsersparnisse

Freiwillige Zukunftssicherungsleistungen� Direktversicherung� Pensionskasse/-zusage� Unfallversicherung� Unterstützungskassen� Vermögenswirksame Leistungen� Pensionsfonds

Einzelauskünfte

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Einmalbezüge� Abfindung� Barzuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung� Auslagenersatz� Durchlaufende Gelder� Entschädigung� Erfindervergütung� Geburtsbeihilfe� Gratifikation� Heiratsbeihilfe� Jubiläumszuwendung� Nachzahlung/Vorauszahlung� Prämie� Reisekostenerstattung� Schadensersatzleistungen� Sterbegeld� Tantieme� Umzugskosten� Urlaubsgeld� Weihnachtsgeld� Werkzeuggeld/Kleidergeld� Sonstige Einmalbezüge

Weitere laufende Bezüge� Ausbildungsvergütung� Ausländischer Arbeitslohn� Erholungsbeihilfe� Erstattung von Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte� Kontoführungsgebühren� Kindergeld� Mutterschaftsgeld-Zuschuss� Mutterschutzlohn� Pauschalierungen §§ 37b, 40 EStG

� Sonstige Bezüge in einer größeren Anzahl von Fällen� Sonstige LSt-Pauschalierung

� Trinkgeld� Übergangsgeld/-beihilfen

Besondere Abrechnungsfälle� Altersteilzeit� AAG / Entgeltfortzahlung� Baulohn� Durchschnitte� Statistik � KoRe und Konten� Kurzarbeitergeld� SV-Angaben Vorjahr� Wertguthaben� Zeitverwaltung

Netto Be-/Abzüge� Ab-/Bezüge� AG-Darlehen� Pfändung

Einzelauskünfte

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� Überweisung

Weitere EinkünfteVoraussichtlicher JahresarbeitslohnWeitere Angaben

Über die Baumstruktur auf der linken Seite der Maske können Sie einzelne Entgeltbestand-teile des Arbeitnehmers mit einem Mausklick auswählen.

In der Fußleiste der Maske befindet sich folgende Schaltfläche:Durch Mausklick auf diese Schaltfläche wird die Bearbeitung der Entgel-tebestandteile geschlossen.Wurden neue oder geänderte Daten vorher nicht gespeichert, erscheintzusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Sie können den Speichervorgang mitMausklick auf die Schaltfläche »ja« bestätigen. Wenn Sie dies nichtmöchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »nein«.Darüber hinaus erscheint ein Warnhinweis, wenn die Eingaben nichtvollständig durchgeführt wurden.

4. Anlegen eines neuen EntgeltbestandteilsWenn ein neuer Entgeltbestandteil eingegeben werden soll, wird die entsprechende Einga-bemaske auf der rechten Seite angezeigt. In dieser Maske können Sie dann weiterarbeiten.

In der Fußzeile der Maske sind zusätzlich folgende Schaltflächen aktiviert:

Die bereits eingegebenen Werte werden gelöscht. Es erfolgt keineSpeicherung. Nach jedem Löschen erscheint zusätzlich eine Sicherheits-abfrage. Sie können den Löschvorgang mit Mausklick auf die Schaltfläche»OK« bestätigen. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie auf dieSchaltfläche »abbrechen«.

Es wird die Direkt-Hilfe zu der aktuellen Maske aufgerufen. Sie findendort eine Beschreibung der in den einzelnen Feldern einzugebendenWerte.

Die Maske wird geschlossen, ohne dass Ihre Eingaben gespeichertwerden. Nach jedem Abbruch erscheint zusätzlich eine Sicherheitsabfra-ge. Sie können den Abbruch mit Mausklick auf die Schaltfläche »OK«bestätigen. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche»abbrechen«.

Ihre Eingaben werden gespeichert. Wurden nicht alle erforderlichenEingaben gemacht, erscheint ein entsprechender Warnhinweis.

5. Liste gespeicherter EntgeltbestandteileWurden bereits entsprechende Entgeltbestandteile eingegeben, werden diese auf derrechten Seite der Maske aufgelistet.

Einzelauskünfte

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In der Fußzeile der Maske sind zusätzlich folgende Schaltflächen aktiviert:

Wählen Sie zunächst durch Mausklick einen in der Liste aufgeführtenDatensatz aus. Durch den Mausklick auf die Schaltfläche werden dieausgewählten Daten geöffnet. Anschließend können Sie Ihre Eingabenändern und erneut speichern.

Es wird eine neue Maske erzeugt, in der Sie Ihre Eingaben machenkönnen. Diese Funktion hat keine Auswirkungen auf bereits gespeicherteDaten.

Wählen Sie zunächst durch Mausklick einen in der Liste aufgeführtenDatensatz aus. Durch einen erneuten Mausklick auf diese Schaltflächewerden die ausgewählten Daten gelöscht. Sie stehen dem Programmanschließend nicht mehr zur Verfügung. Vor jedem Löschen erscheintzusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Sie können den Löschvorgang mitMausklick auf die Schaltfläche »OK« bestätigen. Wenn Sie dies nichtmöchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »abbrechen«.

6. Speichern, Öffnen und Druck der EinzelauskunftSie können die Einzelauskunft speichern, öffnen und ausdrucken.Der Druck erfolgt durch Mausklick auf die Schaltfläche ; durch Mausklick auf die Schaltflä-che können Sie sich eine Druckvorschau anzeigen lassen.Die Speicherung erfolgt über den Befehl in der Menüzeile »Abrechnung« und die anschlie-ßende Auswahl »Speichern« oder durch Mausklick auf die Schaltfläche . Geben Sie in deranschließend erscheinenden Maske den Dateinamen und das Verzeichnis ein, in das Sie dieEinzelauskunft speichern wollen.Das Öffnen einer gespeicherten Einzelauskunft erfolgt über den Befehl in der Menüzeile»Datei« und die anschließende Auswahl »Öffnen - Einzelauskunft« oder durch Mausklick aufdie Schaltfläche .

Einzelauskünfte

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IV. EntgeltabrechnungenDie Erstellung einer Entgeltabrechnung setzt zunächst voraus, dass die� Banken-,� Krankenkassen-,� Arbeitgeber- und � Arbeitnehmer-Stammdaten angelegt worden sind.

Auf der Grundlage dieser Stammdaten können Sie dann für jeden Monat die Löhne undGehälter Ihrer Arbeitnehmer abrechnen und gegebenenfalls noch Änderungen durchführen.Wenn Sie alle Abrechnungen erstellt haben, können Sie sämtliche Unterlagen ausdruckenbzw. über das Internet versenden, die Sie für Ihre Lohnbuchhaltung benötigen,insbesondere:� Arbeitnehmer-Abrechnung� Lohnsteueranmeldung� Beitragsnachweis� SV-Meldungen� Lohnjournal� Lohnsteuerbescheinigung� Auszahlungslisten

Zur Verdeutlichung der Vorgehensweise werden im Folgenden die einzelnen Arbeitsschritteanhand eines Beispiels beschrieben:

1. Erster Schritt: Anlegen der Stammdaten

a) Banken-Stammdaten

Zunächst müssen die Banken-Stammdaten angelegt werden. Dies erfolgt über den Menü-punkt »Stammdaten - Banken« oder durch Mausklick auf die Schaltfläche .

Um eine neue Bank einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche »neue Bank«. Die Bankaus-wahl auf der linken Seite verschwindet nun, und Sie können auf der rechten Seite dengewünschten Änderungszeitpunkt eingeben, ab dem die Bankstammdaten gelten sollen. AlleStammdaten werden zeitabhängig gespeichert. Dies ermöglicht es, auch zeitlich

Entgeltabrechnungen

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zurückliegende Sachverhalte neu zu erfassen bzw. zu korrigieren. Weitere Informationen zuden Änderungszeitpunkten finden Sie in unserem FAQ-Teil am Ende des Handbuchs.

Wenn Sie das Datum eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche »Bank öffnen«.Anschließend erscheint folgende Maske:

Geben Sie hier die Bezeichnung, die Adresse, die Bankleitzahl sowie die BIC der Bank einund speichern Sie die Daten durch Mausklick auf die Schaltfläche »speichern« .Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, wechseln Sie zur Bankübersicht mit Hilfe der Schalt-fläche »Bank wechseln«. In der daraufhin erscheinenden Maske wird Ihnen der erfassteDatensatz angezeigt.

Wiederholen Sie nun die Eingabe für alle erforderlichen Banken in der vorstehend beschrie-benen Weise durch Mausklick auf die Schaltfläche »neue Bank«.

Sie können die Stammdaten der Banken jederzeit löschen oder ändern. Hierfür müssen Siezunächst den betreffenden Datensatz durch einen einfachen Mausklick in der Tabellemarkieren.

Entgeltabrechnungen

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Um die so ausgewählte Bank zu löschen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche »Banklöschen«. Vor jedem Löschen erscheint zusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Sie können denLöschvorgang mit Mausklick auf die Schaltfläche »ja« bestätigen. Wenn Sie dies nichtmöchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »nein«.

Wenn Sie die Daten ändern möchten, bestimmen Sie zunächst auf der rechten Seite denÄnderungszeitpunkt. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Änderungen gültig sein sollen.Wenn der gewünschte Zeitpunkt bereits existiert, wählen Sie ihn einfach aus, ansonstenklicken Sie auf »neu«, um ihn anschließend in »Änderungen gültig ab« eingeben zu können.Zuletzt klicken Sie auf »Bank öffnen«, damit sich die Bankstammdaten zum gewünschtenÄnderungszeitpunkt zum Bearbeiten öffnen.

b) Krankenkassen-Stammdaten

Nach den Banken sollten die Krankenkassen-Stammdaten angelegt werden. Dies erfolgtüber den Menüpunkt »Stammdaten - Krankenkassen« oder durch Mausklick auf die Schalt-fläche .

Wie Sie sehen können, ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See - die»Bundesknappschaft« - mit ihrer Krankenkassen-Betriebsnummer 98000006 immerexistent. STOTAX GEHALT UND LOHN legt diese Kasse selbständig an, weil sie für die geringfügigBeschäftigten eine besondere Bedeutung daher besondere Eigenschaften hat.

Um eine neue Krankenkasse einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche »neue KK«. DieKrankenkassenauswahl auf der linken Seite verschwindet nun, und Sie können auf derrechten Seite den gewünschten Änderungszeitpunkt eingeben, ab dem die Krankenkassen-daten gelten sollen. Alle Stammdaten werden zeitabhängig gespeichert. Dies ermöglicht es,auch zeitlich zurückliegende Sachverhalte neu zu erfassen bzw. zu korrigieren. WeitereInformationen zu den Änderungszeitpunkten finden Sie in unserem FAQ-Teil am Ende desHandbuchs. Wir empfehlen bei der Neuanlage von Krankenkassen immer den 01.01. desAbrechnungsjahrs zu verwenden.

Wenn Sie das Datum eingeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche »KK öffnen«. Anschlie-ßend erscheint die Krankenkassen-Eingabemaske »Identität«.

Entgeltabrechnungen

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� Identität

Es erscheint die Maske »Identität«, in der Sie die Bezeichnung und Adresse der Kranken-kasse eingeben können. Über die Schaltfläche »Auswahl der Krankenkasse« können Sie dieBetriebsnummer, Kassenart und die Kontaktadresse der Hauptverwaltung der einzugeben-den Krankenkasse aus einer Liste aller gesetzlichen Krankenkassen auswählen. Die Betriebs-nummer und die Kassenart werden für das elektronische Übermittlungsverfahren benötigt.

Die Liste der Krankenkassen-Betriebsnummern ist zunächst auf dem Stand des Redaktions-schlusses. Mit den Service Packs von STOTAX GEHALT UND LOHN wird auch die Betriebsnum-mernliste mitaktualisiert.

� Beiträge

Wenn Sie auf der linken Seite auf »Beiträge« klicken, können Sie die Beiträge der Kranken-kasse eingeben oder die automatische Pflege durch die Beitragssatzliste aktivieren. Bittebeachten Sie, dass Stollfuß Medien GmbH & Co. KG keine Haftung für die Korrektheit derBeitragssatzdatei übernehmen kann und die aktuelle Beitragssatzdatei regelmäßig über dieInternet-Aktualisierung eingelesen werden muss.

Entgeltabrechnungen

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Für das Umlageverfahren U1 (Lohnfortzahlung bei Krankheit) und U2 (Lohnfortzahlung beiMutterschaft) können Sie pro Krankenkasse drei Umlagesätze und die dazu gehörendenErstattungssätze auswählen bzw. eingeben. Die Prozentsätze werden in STOTAX GEHALT UND

LOHN unter den Bezeichnungen »normal«, »erniedrigt« und »erhöht« geführt und sindspäter unter diesen Namen auswählbar.

� Besonderheiten

Wenn Sie später eine Krankenkasse nicht mehr benötigen, können Sie durch die Eingabeeines Datums in das Feld »Krankenkasse ausblenden ab« bestimmen, dass die Kasse in denSchnellauswahlboxen nicht mehr angezeigt wird. Das Löschen einer Krankenkasse, die füreine Abrechnung verwendet wurde, ist wegen der notwendigen Datenintegrität prinzipiellnicht mehr möglich.

Wenn Sie nach einer Krankenkassenfusion die Arbeitnehmer-Krankenkasse in den Arbeit-nehmer-Stammdaten ändern, würde STOTAX GEHALT UND LOHN eine Ab- und Anmeldungwegen Krankenkassenwechsel erzeugen. Wenn Sie aber zum gleichen Stichtag die Angabenzu der Krankenkassenfusion hinterlegt haben, erfolgen - wie von den meisten Krankenkas-sen erwünscht - keine Meldungen.

� Bankverbindung

Wählen Sie das Geldinstitut aus und geben Sie die Kontonummer der Krankenkasse ein, aufdie die Sozialversicherungsbeiträge überwiesen werden sollen. Über das Auswahlfeld»Zahlungsweg« können Sie bestimmen, auf welche Weise die Beiträge abgeführt werdensollen.

Wenn Sie unter »Zahlungsweg« die Alternative »Zahlungsdatei SEPA« auswählen, werdendie Sozialversicherungsbeiträge beim Erstellen einer SEPA-Zahlungsdatei berücksichtigt.Dieses Verfahren wird weiter unten in einem gesonderten Abschnit t näher erläutert.

Für einige Krankenkassen steht ab 2014 auch eine automatische Pflege der Bankverbindungüber die erweiterte Beitragssatzdatei zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass StollfußMedien GmbH & Co. KG keine Haftung für die Korrektheit der Beitragssatzdatei überneh-men kann und sie regelmäßig über die Internet-Aktualisierung eingelesen werden muss.

Falls Sie z.B. als Steuerberater mehrere Arbeitgeber abrechnen, die nicht alle für dieangelegte Krankenkasse den gleichen Zahlungsweg benutzen möchten, können Sie über die

Entgeltabrechnungen

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Reiterkarte »abweichende Zahlungswege« für einzelne Arbeitgeber einen gesondertenZahlungsweg angeben.

� Speichern, Löschen und Ändern der StammdatenWenn Sie alle Eingaben getätigt haben, speichern Sie die Daten durch Mausklick auf dieSchaltfläche »speichern« und wechseln Sie in das Krankenkassen-Auswahlfenster durcheinen Klick auf »KK wechseln«. Dort sehen Sie die erfassten Datensätze.

Sie können die Stammdaten der Krankenkassen jederzeit löschen oder ändern. Hierfürmüssen Sie zunächst den betreffenden Datensatz durch einen einfachen Mausklick in derTabelle markieren.

Um die so ausgewählte Krankenkasse zu löschen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltflä-che »KK löschen«. Vor jedem Löschen erscheint zusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Siekönnen den Löschvorgang mit Mausklick auf die Schaltfläche »ja« bestätigen. Wenn Sie diesnicht möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »nein«.

Wenn Sie die Daten ändern möchten, bestimmen Sie zunächst auf der rechten Seite denÄnderungszeitpunkt. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Änderungen gültig sein sollen.Wenn der gewünschte Zeitpunkt bereits existiert, wählen Sie ihn einfach aus, ansonstenklicken Sie auf »neu«, um ihn anschließend in »Änderungen gültig ab« eingeben zu können.Zuletzt klicken Sie auf »KK öffnen«, damit sich die Krankenkassenstammdaten zumgewünschten Änderungszeitpunkt zum Bearbeiten öffnen.

c) Arbeitgeber-Stammdaten

Als nächstes legen Sie die Arbeitgeber-Stammdaten an. Dies erfolgt über den Menüpunkt»Stammdaten - Arbeitgeber« oder durch Mausklick auf die Scha ltfläche .

Beim erstmaligen Aufruf erscheint folgende Maske:

Um einen neuen Arbeitgeber einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche »neuer AG«. DieArbeitgeberauswahl auf der linken Seite verschwindet nun, und Sie können auf der rechtenSeite den gewünschten Änderungszeitpunkt eingeben, ab dem die Arbeitgeberdaten geltensollen. Alle Stammdaten werden zeitabhängig gespeichert. Dies ermöglicht es, auch zeitlichzurückliegende Sachverhalte neu zu erfassen bzw. zu korrigieren. Weitere Informationen zuden Änderungszeitpunkten finden Sie in unserem FAQ-Teil am Ende des Handbuchs.

Entgeltabrechnungen

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Wenn Sie das Datum eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche »AG öffnen«.Anschließend erscheint die Arbeitgeber-Eingabemaske »Identität«.

� Identität

Geben Sie den Namen, das Bundesland der Hauptbetriebsstätte und die Kontaktdaten desArbeitgebers ein.

� Abrechnungsvorgaben

Legen Sie beim ersten Abrechnungsmonat fest, ab welchem Monat Sie mit STOTAX GEHALT

UND LOHN abrechnen möchten. Abrechnungen vor diesem Datum sind nicht möglich. DasDatum kann nur beim Anlegen des Arbeitgebers eingegeben werden, später ist es unverän-derbar.

Die Rückrechnungstiefe bestimmt, welche Abrechnung die früheste korrigierbare Abrech-nung sein soll. Die maximale Rückrechnungstiefe in STOTAX GEHALT UND LOHN ist der April2004, ein sinnvoller Wert ist immer der April des Vorjahres. Zunächst ist die Rückrech-nungstiefe gleich dem ersten Abrechnungsmonat, da sie nicht vor diesem liegen kann.

Entgeltabrechnungen

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Das Feld »aktueller Abrechnungsmonat« wird zunächst auf den ersten Abrechnungsmonatgesetzt. Später schalten Sie über Monatsabschlüsse den aktuellen Abrechnungsmonat jeweilseinen Monat vor.

Den ersten Abrechnungsmonat können Sie nach dem ersten Speichern nicht mehr ändern.Überlegen Sie sich die Eingabe daher gut, da Sie keine Abrechnungen vor diesem Monaterstellen können.

Zudem können Sie auswählen, welches Abrechnungsformular Sie verwenden möchten. Siekönnen auch später beim Erstellen der ersten Arbeitnehmer-Abrechnung beide Formulareantesten und sich für eines entscheiden.

Die PDF-Funktionalitäten sind in eigenen Leitfaden erläutert, die Sie im Menü »Hilfe - Anlei-tungen« aufrufen können.

� Lohnsteuer/Finanzamt

Geben Sie hier die Daten zum Finanzamt ein. Gehen Sie bei der Eingabe der Steuernummerund der Finanzamtsnummer sorgfältig vor, da von ihnen die korrekte Übertragung derLohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen mit ELSTER abhängen.

Wenn Sie bei der Bankverbindung des Finanzamts als Zahlungsweg die Alternative»Zahlungsdatei SEPA« auswählen, werden die laut Lohnsteueranmeldungen abzuführendenSteuerbeträge bei der Erzeugung einer SEPA-Zahlungsdatei berücksichtigt. Dieses Verfahrenwird weiter unten in einem gesonderten Abschnitt näher erläutert.

Unter Abrechnung/Auswertungen können Sie den internen Lohnsteuer-Jahresausgleich(gemäß § 42b EStG) aktivieren sowie Besonderheiten für die Meldeverfahren Lohnsteueran-meldung, Lohnsteuerbescheinigung und ELStAM auswählen.

Auf der Reiterkarte Kirchensteuer wählen Sie in der Zeile »Kirchensteuersatz« aus, obauf pauschalversteuerte Bezüge der pauschale Kirchensteuersatz bei allen Arbeitnehmern(Alternative: »Vereinfachtes Verfahren (Pauschalsteuersatz)«) oder der Regelsteuersatz beiden kirchensteuerpflichtigen Arbeitnehmern (Alternative: »Nachweisverfahren (regulärerSatz)«) anzuwenden ist.

Entgeltabrechnungen

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� Sozialversicherung

Geben Sie nach einem Mausklick auf »Sozialversicherung« die Angaben zur Sozialversiche-rung ein.

Die - gegenüber allen Krankenkassen geltende - Arbeitgeber-Betriebsnummer wird zurIdentifikation in den elektronischen SV-Meldeverfahren benötigt. Falls eine Krankenkassenoch Beitragskonten führt, können Sie diese im Rahmen der »Beitragskonten« eintragen.

Die Umlage 2 ist automatisch aktiviert. Wenn Ihr Betrieb auch in der Umlage 1 umlage-pflichtig ist, können Sie die U1-Berechnung einschalten. Die Auswahl der Basis-Umlagekas-sen und des Basissatzes des Arbeitgebers wird derzeit regelmäßig durch die Krankenkassenin den Arbeitnehmer-Stammdaten übersteuert, existiert aber noch für Rückrechnungen infrühere Zeiträume. Die Angaben beim Arbeitgeber dienen also nur als Basiseinstellung,insbesondere für die notwendige Rückwärtskompatibilität zu Abrechnungszeiträumen vordem Januar 2006 sowie ab November 2010 als Angabe der Empfängerkasse für den Daten-satz Betriebsdatenpflege.

Für die freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung können Sie zudem wählen, ob derBeitragszuschuss abweichend vom Normalfall der Höchstbeitrag-Berechnung nach demtatsächlichen Entgelt erfolgen soll.

Für die Beitragsnachweise können Sie wählen, ob Sie Beitragsnachweise durch Beitrags-schätzungen ermitteln wollen und dabei eine automatische Verrechnung der Vormonats-schätzung mit den tatsächlichen Abrechnungen vom Vormonat benötigen. Falls Sie bereitszur Monatsmitte die endgültigen Abrechnungswerte haben, stehen Ihnen alternativ die einfa-cheren Normalbeitragsnachweise zur Verfügung, die (ggf. neben Rückrechnungen) nur dieBeiträge im aktuellen Monat berücksichtigen.

Im Falle von Schätzungsbeitragsnachweisen können Sie vorbelegen, ob die Schätzung gemäßdem Vormonats-Beitragsnachweis oder den bereits vorhandenen Abrechnungen erfolgensoll. Im letzteren Fall werden auch die vorläufigen Abrechnungen zur Ermittlung derBeiträge herangezogen. Wir empfehlen die Schätzung nach Abrechnungen, da sie insbeson-dere in Fällen von Krankenkassenwechseln oder Ein- und Austritten automatisch vielexaktere Werte liefert.

Entgeltabrechnungen

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� BerufsgenossenschaftGeben Sie hier die notwendigen Daten zur Berufsgenossenschaft ein, die im Rahmen desSV-Meldewesens seit dem 1.1.2009 in jeder Entgeltmeldung mitzumelden sind. Wählen Siedazu die Berufsgenossenschaft aus, die für den Betrieb zuständig ist, und geben Sie dieMitgliedsnummer des Betriebs ein. Zudem sollten die dem Betrieb zugeordneten Gefahrta-rifstellen vorausgewählt werden, so dass bei den Arbeitnehmer nur noch die richtigenGefahrtarifstellen auswählbar sind.

� Bankverbindungen

Insgesamt können Sie bis zu drei Konten anlegen. Von diesen Konten können Sie imRahmen des Datenträgeraustauschs die Überweisungen an das Finanzamt, die Krankenkas-sen und die Arbeitnehmer vornehmen.

� Arbeitsamt Wenn Sie Daten zum zuständigen Arbeitsamt (mit der Kurzarbeit-Stammnummer) hinterle-gen möchten, können Sie dies hier tun.

� Weitere BetriebsstättenWenn Sie weitere Betriebsstätten haben, können Sie sie hier eingeben. Anderenfallsüberspringen Sie diese Eingabemasken.

� Datenübermittlung Sie finden hier die Aktivierung für den elektronischen Versand von lohnsteuerlichen undsozialversicherungsrechtlichen Auswertungen. Derzeit werden Lohnsteueranmeldungen,Lohnsteuerbescheinigungen, ELStAM-Arbeitgebermeldungen, SV-Meldungen und Beitrags-nachweise im Arbeitgeber- und Zahlstellenverfahren, AAG-Erstattungsanträge, EEL-Beschei-nigungen, Beitragserhebungen an die berufsständischen Versorgungswerke, Sofort-meldungen, BEA-Arbeitsbescheinigungen und die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung(euBP) abgedeckt.

Bitte lesen Sie vor der Aktivierung die ausführlichen Anleitungen zum jeweiligen elektroni-schen Versandweg, die Sie im Hilfe-Menü und unter www.stollfuss.de/gelos finden.

� Konten und KostenZur Bedienung der Kontenverwaltung der Kostenrechnung gibt es eine eigene, ausführlicheAnleitung, die Sie im Menü unter »Hilfe - Anleitungen - Konten und Kosten« finden.

Entgeltabrechnungen

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� Speichern, Löschen und Ändern der StammdatenWenn Sie alle Eingaben getätigt haben, speichern Sie die Daten durch Mausklick auf dieSchaltfläche »speichern« und wechseln Sie in das Arbeitgeber-Auswahlfenster durch einenKlick auf »AG wechseln«. Dort sehen Sie die erfassten Datensätze.

Sie können die Stammdaten der Arbeitgeber jederzeit löschen oder ändern. Hierfür müssenSie zunächst den betreffenden Datensatz durch einen einfachen Mausklick in der Tabellemarkieren.

Um den so ausgewählten Arbeitgeber zu löschen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltflä-che »AG löschen«. Vor jedem Löschen erscheint zusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Siekönnen den Löschvorgang mit Mausklick auf die Schaltfläche »ja« bestätigen. Wenn Sie diesnicht möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »nein«.

Wenn Sie die Daten ändern möchten, bestimmen Sie zunächst auf der rechten Seite denÄnderungszeitpunkt. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Änderungen gültig sein sollen.Wenn der gewünschte Zeitpunkt bereits existiert, wählen Sie ihn einfach aus, ansonstenklicken Sie auf »neu«, um ihn anschließend in »Änderungen gültig ab« eingeben zu können.Zuletzt klicken Sie auf »AG öffnen«, damit sich die Arbeitgeberstammdaten zum gewünsch-ten Änderungszeitpunkt zum Bearbeiten öffnen.

d) Arbeitnehmer-Stammdaten

Schließlich werden die Stammdaten der Arbeitnehmer angelegt. Dies erfolgt über denMenüpunkt »Stammdaten - Arbeitnehmer« oder durch Mausklick auf die Schaltfläche .

Beim erstmaligen Aufruf erscheint die folgende Maske.

Um einen neuen Arbeitnehmer einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche »neuer AN«. DieArbeitnehmerauswahl auf der linken Seite verschwindet nun, und Sie können auf derrechten Seite den gewünschten Änderungszeitpunkt eingeben, ab dem die Arbeitnehmerda-ten gelten sollen. Alle Stammdaten werden zeitabhängig gespeichert. Dies ermöglicht es,auch zeitlich zurückliegende Sachverhalte neu zu erfassen bzw. zu korrigieren. WeitereInformationen zu den Änderungszeitpunkten finden Sie in unserem FAQ-Teil am Ende desHandbuchs.

Wenn Sie das Datum eingeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche »AN öffnen«.Anschließend erscheint die Arbeitnehmer-Eingabemaske Personalien.

Entgeltabrechnungen

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� Personalien

Geben Sie nun die persönlichen Angaben des Arbeitnehmers, wie den Namen, dieAnschrift, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit, ein.

� Beschäftigung I

Geben Sie nach einem Mausklick auf »Beschäftigung I« Angaben zur Beschäftigung ein.

Die Eingabe des Eintrittsdatums ist für die Erstellung der Arbeitnehmerabrechnungenund für die Anmeldungen in den elektronischen Meldeverfahren von Bedeutung. Noch nichteingetretene bzw. bereits ausgetretene Arbeitnehmer werden in dem jeweiligen Lohnzah-lungszeitraum selbstverständlich nicht berücksichtigt.

Wenn Sie von einem anderen Abrechnungsprogramm zu STOTAX GEHALT UND LOHN

wechseln, dann geben Sie hier bitte den Abrechnungseintritt in STOTAX GEHALT UND LOHN

an. Das ursprüngliche Eintrittsdatum können Sie unter »Vortragswerte - Eigener Betrieb«eingeben.

Entgeltabrechnungen

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� Beschäftigung II Hier können Sie eine abweichende Betriebsstätte auswählen und die Abteilung angeben.

� Lohnsteuer

Seit dem Jahr 2013 werden die lohnsteuerlichen Angaben, die bislang auf der Lohnsteuer-karte standen, elektronisch über das ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuer-Abzugs-merkmale) übermittelt. Um den Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren zu identifizieren, wirddie steuerliche Identifikationsnummer benötigt. Als zusätzliches Identifikationsmerkmalsollte zudem die eTIN erzeugt werden.

Für die ELStAM-Anmeldung wird zudem die Information benötigt, ob das Beschäftigungs-verhältnis das Hauptarbeitsverhältnis (Lohnsteuerklassen I bis V) oder ein Nebenarbeits-verhältnis (Lohnsteuerklasse VI) ist. Mehrere Hauptarbeitsverhältnisse nebeneinander sindnicht möglich, eine weitere Anmeldung als Hauptarbeitsverhältnis würde den Arbeitnehmerbeim bisherigen Hauptarbeitgeber automatisch abmelden. Sofern der Arbeitnehmer eingeringfügig Beschäftigter mit Pauschalversteuerung ist, ist das ELStAM-Meldeverfahrenabzuwählen.

Die Dialogmaske zeigt im Weiteren den ELStAM-Status und die aktuell gültigenLohnsteuer-Abzugsmerkmale an. Über die weiteren Optionen können Sie sich dieELStAM-Historie ansehen und eine manuelle ELStAM-Vorgabe anlegen.

Unter der Reiterkarte Weitere LSt-Angaben finden Sie den Schalter, um beim Arbeit-nehmer den internen Lohnsteuerjahresausgleich zu aktivieren, und die Möglichkeit, aufder Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben »F« zu erzeugen.

Entgeltabrechnungen

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� Sozialversicherung I

Wenn Sie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht kennen oder nochkeine vergeben wurde, können Sie nachfolgend in der Eingabemaske »Sozialversicherung II«den Geburtsnamen, den Geburtsort und das Geburtsland erfassen.

Für die Umlage geben Sie an, ob die Arbeitnehmerbezüge in die Bemessungsgrundlage derUmlage 1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) und Umlage 2 (Lohnfortzahlungbei Mutterschaft) einzubeziehen sind. Sie übersteuern mit der Einstellung in den Arbeit-nehmer-Stammdaten alle Basisangaben in den Arbeitgeber-Stammdaten. Die Basisaktivie-rung muss in den Arbeitgeber-Stammdaten immer erfolgt sein.

Sie können im Feld »Umlagekasse U1« direkt die vom Programm anzuwendende Umlage-kasse auswählen. Wenn Sie dies nicht tun, wird das Programm die Krankenkasse desArbeitgebers und ggf. subsidiär die Umlagekasse des Arbeitgebers zur Umlagenberechnungheranziehen.

Im Feld »Prozentsatz U1« können Sie den Prozentsatz der gewählten oder subsidiär überdie Krankenkassen ermittelten Umlagekasse sehen. Die Höhe des Satzes wird nicht in denArbeitnehmer-Stammdaten gespeichert. Das Programm greift stattdessen bei jeder Abrech-nung direkt auf die Umlagesätze in den Krankenkassen-Stammdaten zu.

� Sozialversicherung IIWählen Sie hier, wann die Beiträge des Arbeitnehmers in der Sozialversicherung fällig sind,und geben Sie bei einem Arbeitnehmer, der noch keine Sozialversicherungsnummer hat, dienotwendigen Geburtsinformationen für die SV-Meldungen ein.

� BerufsgenossenschaftSeit Januar 2009 fügt STOTAX GEHALT UND LOHN bei jeder SV-Entgeltmeldung einen Daten-block für die gesetzliche Unfallversicherung ein. Wählen Sie hier aus, ab welchem Monatwelche Gefahrentarifstelle für den Arbeitnehmer gilt und wie die Stunden ermittelt werdensollen. Die Werte können auch nachträglich geändert werden.

� BankverbindungGeben Sie hier die Bankverbindung des Arbeitnehmers ein, auf die der Auszahlungsbetragüberwiesen werden soll.

Entgeltabrechnungen

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� Zeitverwaltung - Urlaub

Hier können Sie die Urlaubstage des Arbeitnehmers verwalten. Die verbleibenden Urlaubs-tage werden automatisch im Verdienstnachweis angezeigt.

� Zeitverwaltung - Fehlzeiten

Über diese Maske können Sie die Fehlzeiten des Arbeitnehmers verwalten. Über dieFehlzeiten werden verminderte Steuer- und SV-Tage automatisch berechnet.

� Zeitverwaltung - Zeitmodelle Die Ergänzung der Zeitmodelle um arbeitnehmerabhängige Werte steht Ihnen nur mitaktivierten Expertenfunktionen zur Verfügung.

� Vorverdienste - FremdbetriebGeben Sie hier den Bruttolohn sowie die Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge ein,die der Arbeitnehmer bei einem anderen Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bezogenbzw. abgeführt hat. Die Daten werden automatisch bei der Ermittlung des voraussichtlichenJahresarbeitslohns sowie bei der Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichsberücksichtigt.

� Vorverdienste - Eigener BetriebHier können Sie Vorverdienste des Arbeitnehmers im eigenen Betrieb speichern. Diesewerden automatisch dem letzten Monat vor dem Eintrittsdatum des Arbeitnehmerszugeordnet.

� BesonderheitenGeben Sie hier zusätzliche Angaben ein, wenn der Arbeitnehmer in Ausbildung, Kurzarbeitoder Altersteilzeit ist oder Flexi-Wertguthaben führt. Auch die Angaben zur Kostenrech-nung können Sie hier vornehmen.

� FormbriefeSie finden hier Vorschläge für Formbriefe für den Arbeitnehmer.

� MemoIn dieser Maske können Sie beliebige Daten zu dem Arbeitnehmer speichern. Die Notizenerscheinen nur in dem Ausdruck Arbeitnehmer-Stammdatenblatt, nicht aber auf demVerdienstnachweis.

Entgeltabrechnungen

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� Vorbelegung der EinkommensbestandteileDurch Mausklick auf den Eintrag »Einkommen« öffnet sich die Maske mit der Übersichtüber die Entgeltbestandteile.

In dieser Maske können Sie die Entgeltbestandteile des Arbeitnehmers voreinstellen. DieseBestandteile werden bei jeder Neuanlage einer Arbeitnehmerabrechnung in die Lohnbe-rechnung einbezogen.

Die Maske können Sie in derselben Weise bearbeiten wie eine Einzelauskunft. Daherwird auf die dort beschriebenen Ausführungen (S. 8 ff.) verwiesen.

Da die hier erfassten Bestandteile für jede neu angelegte Arbeitnehmerabrechnungübernommen werden, empfiehlt es sich, nur regelmäßig wiederkehrende Bezüge inden Stammdaten zu erfassen. Unregelmäßig gezahlte Gehaltsbestandteile wie z.B. Urlaubs-und Weihnachtsgeld sollten Sie in dem betreffenden Monat bei Erstellung der Abrechnun-gen individuell eingeben.

Die Ermittlung des voraussichtlichen Jahreseinkommens ist für die korrekte Berech-nung der Lohnsteuer auf einen sonstigen Bezug erforderlich. STOTAX GEHALT UND LOHN

berechnet das voraussichtliche Jahreseinkommen prinzipiell maschinell. Es kann dabei abernur solche Einkünfte auswerten, die für den jeweiligen Arbeitnehmer gespeichert wurden.Eine manuelle Eingabe empfiehlt sich, wenn nicht alle Einkünfte des Arbeitnehmers imlaufenden Kalenderjahr mit STOTAX GEHALT UND LOHN erfasst und gespeichert wurden.

� Speichern, Löschen und Ändern der StammdatenWenn Sie alle Eingaben getätigt haben, speichern Sie die Daten durch Mausklick auf dieSchaltfläche »speichern« und wechseln Sie in das Arbeitnehmer-Auswahlfenster durch einenKlick auf »AN wechseln«. Dort sehen Sie die erfassten Datensätze.

Sie können die Stammdaten der Arbeitnehmer jederzeit löschen oder ändern. Hierfürmüssen Sie zunächst den betreffenden Datensatz durch einen einfachen Mausklick in derTabelle markieren.

Um den so ausgewählten Arbeitnehmer zu löschen, klicken Sie mit der Maus auf die Schalt-fläche »AN löschen«. Vor jedem Löschen erscheint zusätzlich eine Sicherheitsabfrage. Siekönnen den Löschvorgang mit Mausklick auf die Schaltfläche »ja« bestätigen. Wenn Sie diesnicht möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche »nein«.

Entgeltabrechnungen

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Wenn Sie die Daten ändern möchten, bestimmen Sie zunächst auf der rechten Seite denÄnderungszeitpunkt. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Änderungen gültig sein sollen.Wenn der gewünschte Zeitpunkt bereits existiert, wählen Sie ihn einfach aus, ansonstenklicken Sie auf »neu«, um ihn anschließend in »Änderungen gültig ab« eingeben zu können.Zuletzt klicken Sie auf »AN öffnen«, damit sich die Arbeitnehmer-Stammdaten zumgewünschten Änderungszeitpunkt zum Bearbeiten öffnen.

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2. Zweiter Schritt: Erstellen der ArbeitnehmerabrechnungenNachdem Sie nun alle Stammdaten angelegt haben, können Sie eine Arbeitnehmerabrech-nung erstellen. Dies können Sie für jeden Arbeitnehmer einzeln oder für alle Arbeitnehmereines Arbeitgebers gleichzeitig durchführen.

a) Einzelne Arbeitnehmerabrechnung

Eine Arbeitnehmerabrechnung für einen einzelnen Arbeitnehmer können Sie über denMenüpunkt »Abrechnung - Abrechnung erstellen/ändern« oder durch Mausklick auf dieSchaltfläche erstellen. Es erscheint dann eine Auswahlmaske, in der Sie den Arbeitneh-mer sowie den Monat auswählen können, für den die Abrechnung erstellt werden soll.Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, betätigen Sie die Schaltfläche »Abrechnungerstellen« durch Mausklick. Anschließend zeigt Ihnen STOTAX GEHALT UND LOHN anhand derin den Stammdaten gespeicherten Voreinstellungen eine Abrechnungsdialogmaske an. Siekönnen jetzt Änderungen vornehmen, wie z.B. den Bezug eines Urlaubs- oder Weihnachts-gelds eingeben.

Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben oder die automatisch erzeugte Abrech-nung bestätigen wollen, können Sie sie die Abrechnung durch Mausklick auf die Schaltfläche

speichern. Alternativ gibt es den Menüpunkt »Abrechnung - Abrechnung speichern«;über den Menüpunkt »Abrechnung - vorläufig speichern« besteht die Möglichkeit einervorläufigen Speicherung.

Außerdem können Sie alle gespeicherten Abrechnungen ändern. Öffnen Sie hierfür dieMaske Abrechnungsstand, markieren Sie die betreffende Abrechnung und klicken Sie auf dieSchaltfläche »Abrechnung ändern«. In der neu erzeugten Abrechnungsdialogmaske gebenSie Ihre Änderungen ein und speichern Sie die geänderte Abrechnung ab.

b) Reihenabrechnungen

STOTAX GEHALT UND LOHN bietet Ihnen auch die Möglichkeit, für sämtliche Arbeitnehmereines Arbeitgebers die Abrechnungen in einem Durchlauf zu erstellen. Dies erfolgt über denMenüpunkt »Abrechnung - Reihenabrechnungen« oder durch Mausklick auf die Schaltfläche

.

Entgeltabrechnungen

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In dieser Maske können Sie den Arbeitgeber sowie den Monat angeben, für den die Abrech-nungen erstellt werden sollen. Des Weiteren können Sie auswählen, wie mit bereits gespei-cherten Abrechnungen verfahren werden soll:

� Ergänzen fehlender Abrechnungen:Es werden nur für die Arbeitnehmer feste Abrechnungen erstellt, für die in diesem Monatnoch keine feste Abrechnung vorliegt. Außerdem werden Abrechnungen, die als vorläufiggespeichert wurden, in feste Abrechnungen umgeschrieben.

� Alle neu berechnen:Es wird bei allen Arbeitnehmern die letzte Abrechnung aktualisiert geöffnet und erneutgespeichert. Wenn keine Abrechnung vorliegt, wird mit den vorbelegten Stamm-Entgeltbe-standteilen eine erzeugt.

� Alle mit Stamm-Entgelten überschreiben:Es werden für alle Arbeitnehmer feste Abrechnungen anhand der Stammdaten erstellt,unabhängig davon, ob für diesen Monat bereits eine vorläufige oder feste Abrechnung fürdiesen Arbeitnehmer vorliegt.

� Alle vorläufig abrechnen:Es werden für alle Arbeitnehmer vorläufige Abrechnungen anhand der Stammdaten erstellt,unabhängig davon, ob für diesen Monat bereits eine vorläufige oder feste Abrechnung fürdiesen Arbeitnehmer vorliegt. Bereits bestehende vorläufige Abrechnungen werdenüberschrieben.

� Nur RückrechnungenBenutzen Sie diese Funktion, um nach Änderungen der Stammdaten in bereits abgerechne-ten Monaten alle notwendigen Korrekturabrechnungen durchzuführen. STOTAX GEHALT UND

LOHN wird dabei automatisch prüfen, welche Abrechnungen neu erstellt werden müssenund ausschließlich diese Abrechnungen durchführen.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, betätigen Sie die Schaltfläche »ok« durchMausklick. Anschließend erzeugt STOTAX GEHALT UND LOHN anhand der bereits erstelltenvorläufigen Abrechnungen oder - falls keine vorläufigen Abrechnungen vorhanden sind -anhand der in den Stammdaten gespeicherten Voreinstellungen automatisch eine festeAbrechnung.

c) Korrekturabrechnungen / Aufrollung

Wenn Abrechnungen eines bereits abgeschlossenen Monats geändert werden, entstehenKorrekturabrechnungen. Außerdem werden alle Abrechnungen zwischen einem korrigier-ten Monat und dem aktuellen Abrechnungsmonat erneut berechnet (»aufgerollt«), da insbe-sondere für Einmalzahlungen aufgrund der Vorkorrektur andere Steuern und Beiträge zuzahlen sein können.

Den aktuellen Abrechnungsmonat können Sie in den Arbeitgeber-Stammdaten unter demPunkt »Abrechnungsvorgaben« sehen. Dort können Sie ihn bei der Anlage des Arbeitgeberseingeben und später bei jedem Monatswechsel (im Menü »Abrechnung - Monatswechsel«)um einen Monat weiterschalten.

Die Korrekturabrechnungen können Sie entweder manuell erzeugen, indem Sie eineAbrechnung eines abgeschlossenen Monats wieder aufrufen, oder automatisch durch eineÄnderung von abrechnungsrelevanten Stammdaten für bereits abgerechnete Zeiträume. Imzweiten Fall merkt sich STOTAX GEHALT UND LOHN diese Änderung und fängt dann mit derPrüfung der Notwendigkeit von Korrekturen an, wenn Sie eine Abrechnung des geänderten

Entgeltabrechnungen

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Arbeitnehmers öffnen oder die Reihenabrechnung mit der Option »nur Rückrechnungen«starten.

Die bei Korrekturen ermittelten Differenzauszahlungsbeträge und -beiträge für den Arbeit-nehmer, die Sozialversicherung und i.d.R. die Lohnsteuer werden automatisch in den aktuel-len Abrechnungsmonat übertragen und dort mit der aktuellen Auswertungen ausgegeben.

d) Ermittlungslauf Arbeitnehmer-Meldungen

Nachdem Sie alle Abrechnungen eines Arbeitgebers in einem Monat erstellt haben, könnenSie sich für diesen Monat die notwendigen Arbeitnehmer-Meldungen (z.B. die SV-Meldungenoder anstehende Lohnsteuerbescheinigungen) erstellen lassen. Wählen Sie dazu den Punkt»Ermittlungslauf Arbeitnehmer-Meldungen« im Menü »Abrechnungen« an und führen Siedort die Ermittlung durch. Alternativ können Sie die Ermittlung auch direkt im Arbeitneh-mer-Meldemanager (Menü Auswertungen) über die Schaltfläche »Meldungen ermitteln«starten. Falls Sie nach dem Durchsehen der Meldungen korrigierende Änderungen z.B. anStammdaten vorgenommen haben, können Sie den Ermittlungslauf so oft wie benötigterneut aufrufen.

Zum elektronischen Versand der SV-Meldungen lesen Sie bitte die ausführliche Anleitungunter »Hilfe - Anleitungen - Elektronische SV-Meldungen und Beitragsnachweise«.

e) Monatswechsel

Nachdem Sie alle Abrechnungen und Auswertungen eines Monats fertiggestellt haben,führen Sie den Monatswechsel durch. Dabei wird der aktuelle Abrechnungsmonat um einenMonat weitergestellt. Nun können Sie alle Abrechnungen dieses Monats durchführen.Beachten Sie, dass der Monatswechsel nicht rückgängig gemacht werden kann und beste-hende Abrechnungen dann nur noch im Korrekturmodus geändert werden können.

Entgeltabrechnungen

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3. Dritter Schritt: AuswertungenNachdem Sie die Abrechnungen der Arbeitnehmer erstellt haben, stehen Ihnen alleAuswertungen zur Verfügung, die Sie für Ihre Lohnbuchhaltung benötigen.

a) Stammdatendruck

Der erste Auswertungsbereich betrifft die Stammdaten zu� Arbeitgeber,� Arbeitnehmer,� Krankenkassen, � Banken und� Lohnarten. Diese Auswertungen geben Ihnen Aufschluss über die den einzelnen Abrechnungen zuGrunde gelegten Daten.

b) Lohn-/Gehaltsabrechnung (Verdienstnachweis)

Es wird die Abrechnung angezeigt, die für einen Arbeitnehmer in einem Monat erstelltwurde. Bei einer vorläufigen Abrechnung werden die aktuell ausgewiesenen Werte nicht inden aufgelaufenen Jahressummen berücksichtigt. Wenn Sie eine Arbeitnehmerabrechnung geöffnet haben und dort das Register »Arbeitneh-mer« ausgewählt haben, können Sie den Verdienstnachweis durch Mausklick auf die Schalt-fläche direkt ausdrucken oder sich durch Mausklick auf die Schaltfläche eineDruckvorschau anzeigen lassen.

c) Arbeitgeberbelastung

Über die Arbeitgeberbelastung können Sie sich über die finanziellen Belastungen informie-ren, die der Arbeitgeber durch einen Arbeitnehmer in einem Lohnzahlungszeitraum erfährt.

Wenn Sie eine Arbeitnehmerabrechnung geöffnet haben und dort das Register »Arbeitge-ber« ausgewählt haben, können Sie die Arbeitgeberbelastung durch Mausklick auf die Schalt-fläche direkt ausdrucken oder sich durch Mausklick auf die Schaltfläche eineDruckvorschau anzeigen lassen.

d) Lohnsteueranmeldung

Sie können die Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt per Internet versenden oder zurpostalischen Übersendung ausdrucken. Lesen Sie vor der ersten Internet-Versendung einerLohnsteueranmeldung unbedingt unsere Anleitung mit wichtigen rechtlichen Hinweisendurch; Sie finden sie im Programm unter »Hilfe - Anleitungen - Elektronische Lohnsteuer-anmeldung«.

e) Beitragsnachweis

Der Arbeitgeber muss der Einzugsstelle grundsätzlich für jeden Entgeltabrechnungszeitraumeinen Beitragsnachweis über die von ihm zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträgeeinreichen. Der Beitragsnachweis muss der Einzugstelle rechtzeitig unter Berücksichtigungdes Zahltags vorgelegt werden. Die Anleitung zum Versenden elektronischer Beitragsnachweise finden Sie unter »Hilfe -Anleitungen - Elektronische Übermittlung von Sozialversicherungsdaten«. An gleicher Stellefinden Sie auch eine besondere Anleitung zur Ermittlung von Schätzbeitragsnachweisen.

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f) Beitragsliste/-abrechnung

Die Beitragsabrechnung dient der Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Beträge imBeitragsnachweis.

g) Arbeitnehmer-Meldemanager

Der Arbeitnehmer-Meldemanager beherbergt das arbeitnehmerbezogene Meldewesen inder Sozialversicherung und Lohnsteuer. Er zeigt die durch einen Melde-Ermittlungslaufermittelten arbeitnehmerbezogenen Meldungen (u.a. DEÜV, Beitragserhebungen, ELStAM,Zahlstellen-Verfahren und Lohnsteuerbescheinigungen) an, bietet Versandmöglichkeiten fürdie erstellten Datensätze und beinhaltet die Absender-Stammdaten und Versandeinstellun-gen. Die Anleitung zum Versenden elektronischer SV-Meldungen und Beitragsnachweise findenSie unter »Hilfe - Anleitungen - Elektronische SV-Meldungen und Beitragsnachweise«.

h) Monatsübersicht

Die Monatsübersicht ist eine Zusammenstellung aller Beträge, die üblicherweise für dieBuchhaltung benötigt werden. Sie ist für Unternehmen mit einer Standard-Buchhaltungausgelegt, die den Aufwand einer angepassten und detaillierten Buchungs- und Kostenrech-nungsliste nicht benötigen.

i) Lohnjournal

Hier können Sie für jeden abgerechneten Monat das Lohnjournal ausdrucken.

j) Auszahlungslisten

Es wird eine Liste der Beträge angezeigt, die ein Arbeitgeber in einem Lohnzahlungszeit-raum an das Finanzamt, die Krankenkassen und seine Arbeitnehmer zu zahlen hat. DieZukunftssicherungsleistungen können optional berücksichtigt werden.

k) Datenträgeraustausch

Über diesen Befehl können Sie Zahlungsdateien im europäischen SEPA-Format erstellenlassen, die Sie Ihrer Bank übermitteln oder in Ihr Online-Banking-Programm einlesenkönnen. Die Überweisungen entsprechen insoweit den Angaben der Auszahlungsliste.

l) Weitere Listen

Die Urlaubs- und Fehlzeitenliste zeigt Ihnen für einen Arbeitnehmer die Urlaubs- undFehlzeitentage an. Die Lohn-/Gehaltsliste bietet eine Übersicht über die in den Arbeitneh-mer-Stammdaten hinterlegten Entgeltbestandteile. Die Erstattungslisten KUG und Altersteil-zeit (Alt-Regelung) bieten Ihnen Formulare für die Erstattungsanträge, die Sie je nach einge-gebener Berechnungsart noch ergänzen, aber natürlich immer vor der Abgabe gegenprüfenmüssen.

m) Lohnkonto

Im Lohnkonto werden alle Bezüge sowie gesetzliche und persönliche Abzüge eines Arbeit-nehmers angezeigt, die in einem Jahr abgerechnet wurden. Einzelheiten hierzu können Siedem Ratgeber zur Lohnsteuer entnehmen.

Entgeltabrechnungen

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n) Berufsgenossenschaftsliste

Wenn Sie zuvor die SV-Meldungen mit den UV-Entgelten und UV-Stunden ermittelt haben,können Sie sich auch eine Berufsgenossenschaftsliste ausgeben lassen, die die für die Berufs-genossenschaften notwendige Werte pro Kalenderjahr enthält.

Entgeltabrechnungen

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V. Weitere Programmfunktionen

Neben den bereits erläuterten Einzelauskunfts- und Abrechnungsfunktionen gehören zu STOTAX

GEHALT UND LOHN noch folgende wichtige Bereiche:

1. Daten sichern und zurücklesen� Daten sichern

Über diesen Befehl im Menü »Hilfsmittel« können Sie den Datenbestand von STOTAX GEHALT

UND LOHN auf einem Datenträger Ihrer Wahl sichern.

Hinweis:Wir empfehlen eine regelmäßige, arbeitstägliche Sicherung!

� Daten zurücklesenÜber diesen Befehl im Menü »Hilfsmittel« können Sie die zuvor gesicherten Daten wiedervon dem Datenträger einlesen.

� Datenstruktur prüfenMit der Datenstrukturprüfung können Sie logische Fehler in der Datenbankstrukturbeheben. Sie sollten sie nur dann ausführen, wenn vorher Probleme aufgetreten sind. InZweifelsfragen hilft Ihnen unsere Hotline gerne weiter.

2. GDPdU-ExportMit diesem Menüpunkt im Menü »Hilfsmittel« können Sie die lohnsteuerlich relevantenAbrechnungsdaten für die Prüfung durch die Steuerverwaltung exportieren. Dieser Exportist für das Einlesen mit der Steuerprüfungs-Software »IDEA« ausgelegt.

3. Auskünfte-Rechner Unter diesem Menüeintrag können Sie weitere Berechnungen auswählen und durchführen:

� SteuerklassenwahlHier können Sie die günstigste Steuerklassenkombination der Ehegatten berechnen lassen.

� EinkommensteuerIn dieser Maske können Sie die Einkommensteuer nach Grund- und Splittingtarif berechnenlassen.

� LohnpfändungIn dieser Maske können Sie den pfändbaren Betrag gemäß § 850c ZPO berechnen lassen.

� Prozentuale BelastungDieses Modul berechnet den einkommensteuerlichen Grenzsteuersatz sowie den Durch-schnittssteuersatz.

Der Grenzsteuersatz ist der Steuersatz, mit dem der »letzte Euro« des jeweiligen Einkom-mens besteuert wird.

Der Durchschnittssteuersatz ist die Einkommensteuer in Prozent, die sich auf das gesamtezu versteuernde Einkommen bezieht. Dieser Satz liegt wesentlich unter dem

Weitere Programmfunktionen

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Grenzsteuersatz. Der Durchschnittssteuersatz nähert sich mit zunehmendem Einkommenimmer mehr dem Spitzensteuersatz, ohne ihn je zu erreichen.

4. BenutzerlisteHier können Sie für Ihre Mitarbeiter oder für Prüfer Passwörter vergeben und ihnen unter-schiedliche Zugriffsrechte auf STOTAX GEHALT UND LOHN gewähren.

Im Auswahlfeld »Benutzerrechte« können Sie zwischen »Administrator«, »Bearbeiter«,»Normal« und »Prüfer« wählen.

Einem Administrator stehen sämtliche Funktionen von STOTAX GEHALT UND LOHN zur Verfü-gung. Der Bearbeiter hat ebenfalls Zugriff auf alle Programmfunktionen, allerdings kann erbei der Benutzerverwaltung nur sein eigenes Passwort ändern.

Die »normalen« Benutzerrechte erlauben lediglich die Berechnung einer Einzelauskunft, dieBerechnungen unter dem Menübefehl »Auskunft« sowie die Änderung des eigenenPassworts.

Der Prüfer hat Zugriff auf die für ihn notwendigen Programmteile: Er kann alle Auswertun-gen ansehen, aber weder Stammdaten ändern noch Abrechnungen erstellen.

Hinweis:Wenn Sie die Benutzerverwaltung verwenden, muss immer mindestens ein Administratorangelegt sein. Sollte der Administrator sein Passwort vergessen haben, können Sie sichmit unserer technischen Hotline in Verbindung setzen, um das Programm wieder benutz-bar zu machen.

Weitere Programmfunktionen

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Notizen

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