Handbuch - btsoft-online.debtsoft-online.de/index_htm_files/Dokumentation.pdf · Das vorliegende...

Professionelle Softwarefür

Betreuungen und Pflegschaften

Handbuch

Stand: Januar 2016Änderungen vorbehalten

BtSoft

EDV-Service Wolfgang L. Hoffmann

Am Forst 25g, 26197 GroßenknetenMail: [email protected]

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung............................................................................................................................7

2. Aufbau des Handbuchs......................................................................................................7

3. Download und Installation..................................................................................................9

4. Der erste Programmstart..................................................................................................11

4.1 Nutzerangaben...........................................................................................................11

4.2 Vorbereitungen zur Anlage des ersten Klienten........................................................13

5. Den ersten Klienten anlegen............................................................................................15

6. Allgemeine Nutzungshinweise.........................................................................................19

6.1 Terminologie...............................................................................................................19

6.2 Dateneingabe.............................................................................................................20

6.3 Navigation/Funktionen...............................................................................................20

6.4 TAB oder Enter?........................................................................................................21

6.5 Aufbau der Formulare................................................................................................22

6.6 Telefonische Unterstützung.......................................................................................23

7. Nutzer-Einstellungen .......................................................................................................25

7.1 Allgemeines................................................................................................................25

7.2 Brief-Standard............................................................................................................267.2.1 Einfügen der Unterschrift..................................................................................277.2.2 Briefeinstellungen Briefkopf/-fuß......................................................................28

7.3 Brief-Individuell..........................................................................................................287.3.1 Formatiertes Textfeld .......................................................................................287.3.2 Grafik................................................................................................................29

7.4 Brief-Druckeinstellungen............................................................................................317.4.1 Allgemeines......................................................................................................317.4.2 Verbindung zu Ihrem Mailprogramm herstellen................................................32

7.5 Programm-/Nutzer-Einstellungen..............................................................................34

7.6. Abrechnungs-Einstellungen......................................................................................35

8. Kontaktverwaltung............................................................................................................37

8.1 Einen neuen Kontakt anlegen...................................................................................37

8.2 Ansprechpartner........................................................................................................40

8.3 Einen Kontakt finden..................................................................................................42

9. Klient-Daten ....................................................................................................................45

9.1 Das Klient-Hauptformular..........................................................................................45

9.2 Bestallung hinterlegen...............................................................................................51

9.3 Dokumente hinterlegen..............................................................................................53

9.4 Checkliste..................................................................................................................56

9.5 Betreuungsbericht......................................................................................................57

10. Beziehungspflege...........................................................................................................61

11. Schriftverkehr.................................................................................................................67

11.1 Einführung................................................................................................................67

11.2 Einfaches Verfassen eines Standard-Briefes..........................................................67

11.3 Das Arbeiten mit Brief-Vorgaben.............................................................................7011.3.1 Die Standard-Briefvorgabe.............................................................................7011.3.2 Briefvorgabe 'Info über Betreuung'.................................................................7211.3.3 Weitere Briefvorgaben....................................................................................73

11.4 Weitere Funktionen im Brieffenster..........................................................................74

11.5 Formatierungen im Textfeld.....................................................................................77

11.6 Das Arbeiten mit Textbausteinen.............................................................................7711.6.1 Klientenbezogene Textbausteine....................................................................7811.6.2 Arbeiten mit Platzhaltern.................................................................................79

11.7 Die Seriendruckfunktion...........................................................................................79

11.8. Die Schnellbrieffunktion..........................................................................................81

12. Vermögensverwaltung...................................................................................................85

12.1 Allgemeines..............................................................................................................85

12.2 Konten bearbeiten...................................................................................................86

12.3 Regelmäßige Zahlungen erfassen..........................................................................87

12.4 Erstellen des Vermögens-/Nachlassverzeichnisses................................................89

12.5 Funktionen bei der Kontobearbeitung.....................................................................91

12.6 Buchungen zur Wertanpassung der Konten...........................................................9312.6.1 Einführung......................................................................................................9312.6.2 Standardbuchung...........................................................................................9412.6.3 Gegenbuchung ..............................................................................................9512.6.4 Weitere Funktion ............................................................................................9612.6.5 Datenimport aus Starmoney...........................................................................9712.6.6 Import aus der Sparkassen-Webseite............................................................99

12.7 Rechnungslegung..................................................................................................100

13. Info-Pool, die universelle Informationssammlung........................................................103

14. Terminverwaltung/Wiedervorlage.................................................................................107

15. Leistungserfassung......................................................................................................111

15.1 Einen neuen Leistungseintrag anlegen.................................................................112

15.2 Leistungsstamm.....................................................................................................11415.2.1 Einen neuen Eintrag anlegen.......................................................................115

15.3 Tätigkeiten direkt aus dem Leistungsformular heraus...........................................116

15.4 Weitere Funktionen im Leistungsformular.............................................................11815.4.1 Leistungseinträge filtern................................................................................11815.4.2 Datumsauswahl............................................................................................11915.4.3 Neue Wiedervorlage.....................................................................................11915.4.4 Neuer Info-Eintrag.........................................................................................11915.4.5 Schnellvorschau der Leistungseinträge.......................................................12015.4.6 Leistungseinträge drucken...........................................................................121

15.4.7 Weitere Funktionen.......................................................................................122

16. Der 'Arbeitsplatz'..........................................................................................................123

17. Vergütung.....................................................................................................................125

17.1 Vergütungsantrag nach dem VBVG......................................................................12517.1.1 Einen neuen Antrag erstellen.......................................................................12517.1.2 Änderungen im Antragsentwurf....................................................................12617.1.3 Erstelloptionen..............................................................................................12617.1.4 Storno...........................................................................................................126

17.2 Stammdaten zur Vergütung nach dem VBVG.......................................................128

17.3 Vergütungsanträge Einzelabrechnung..................................................................129

16.4 Vergütungskonten..................................................................................................130

18. Die Druckerei...............................................................................................................133

19. Die Menüleiste.............................................................................................................135

19.1 Allgemeines...........................................................................................................135

19.2 Stammdaten..........................................................................................................135

19.3 Tabellen..................................................................................................................135

19.4 Sonderfunktionen...................................................................................................13619.4.1 Rückwärtssuche Telefon oder Begriff ..........................................................13619.4.2 Serienbrief....................................................................................................13619.4.3 Universeller IBAN-Konverter........................................................................13619.4.4 Erklärung gem. § 10 VBVB...........................................................................13719.4.5 Entlastung der Leistungsdaten.....................................................................13819.4.6 Weitere Funktionen.......................................................................................138

19.5 Spezialfunktionen extern.......................................................................................13919.5.1 Komprimierung der Datendatei.....................................................................13919.5.2 Datensicherung.............................................................................................13919.5.3 Update-Modul...............................................................................................14019.5.4 Archivierung..................................................................................................14019.5.5 Software-Reset.............................................................................................140

19.6 Hilfe/Sonstiges.......................................................................................................141

20. Arbeiten im Netzwerk...................................................................................................143

20.1 BtSoft freigeben:....................................................................................................143

20.2 Netzlaufwerk verbinden:........................................................................................145

20.3 BtSoft an das Netzlaufwerk binden.......................................................................146

20.4 BtSoft in der Bürogemeinschaft.............................................................................14720.4.1 Grundsätzliche Gedanken............................................................................14720.4.2 Umsetzung im Netzwerk ..............................................................................148

21. Datensicherung............................................................................................................149

21.1 Grundlagen............................................................................................................149

21.2 Das BtSoft-Datensicherungsmodul.......................................................................149

21.3 Datensicherung:.....................................................................................................150

21.4 Datenexport...........................................................................................................151

21.5 Datenimport, Datenrückspielung...........................................................................152

21.5.1 Datenimport..................................................................................................15221.5.2 Datenwiederherstellung................................................................................152

21.6 Weitere Methoden.................................................................................................153

22. Programmupdate.........................................................................................................155

22.1 Update aus BtSoft heraus.....................................................................................155

22.2 Manuelles Update über die BtSoft-Webseite........................................................156

23. Tipps und Tricks...........................................................................................................159

23.1 Datensätze beliebig sortieren................................................................................159

23.2 Autokorrektur.........................................................................................................160

23.3 Windows-Zwischenablage, Tastaturbefehle..........................................................162

23.4 BtSoft an Taskleiste anheften................................................................................162

24. Vertragliches................................................................................................................165

24.1 BtSoft-Lizenzvertrag..............................................................................................165

24.2 BtSoft-Mietvertrag..................................................................................................169

1. Einleitung

Vielen Dank, dass Sie sich für BtSoft entschieden haben, um Ihre Betreuungstätigkeitund/oder Ihre Pflegschaften mit höchstmöglicher Effizienz auf EDV-Ebene durchzuführen.Bereits nach kurzer Einarbeitungszeit werden Sie auf diese hochprofessionelleArbeitsumgebung nicht wieder verzichten wollen.

Diese Dokumentation ermöglicht Ihnen, BtSoft mit allen – oftmals im Hintergrundarbeitenden – Unterstützungen bestmöglich zu nutzen. Bitte nehmen Sie sich beiGelegenheit die Zeit für ein ausführliches Studium. Sie entwickeln dadurch ein besseresVerständnis für die Funktionsweise von BtSoft und können Ihre eigene Arbeitsweise zumErreichen eines optimalen Ergebnis’ anpassen.

Wir lassen mit uns reden. Berichten Sie uns Ihre Erfahrungen, äußern Sie Wünsche, machen Sie Verbesserungsvorschläge, üben Sie Kritik.

Schreiben Sie an [email protected].

2. Aufbau des Handbuchs

Das vorliegende Handbuch beginnt mit der Beschreibung der ersten Schritte, angefangenvom Download und der Installation, dem ersten Programmstart mit den wichtigstenNutzereinstellungen bis hin zur Anlage Ihres ersten Klienten. Diese Kurzanleitungbeschränkt sich auf das Notwendigste.

Bitte beachten Sie die anschließenden allgemeinen Nutzungshinweise. Sie sind vongrundsätzlicher Natur. Sie beschreiben auf übergreifende Weise die einzelnenFensterelemente und deren Arbeitsweise, und Sie erhalten Tipps für die Steigerung IhrerArbeitseffektivität. Es lohnt sich, auch später noch einen Blick in dieses Kapitel zu werfen.

Erst danach beginnen die betreuungs- und bürorelevanten Kapitel. Sie gehen detailliertauf die einzelnen Funktionen und Möglichkeiten ein. Lesen Sie diese am günstigsten,wenn Sie mit den jeweiligen Vorgängen befasst sind.

Alle Grafiken wurden wurden über das Betriebssystem Windows 10 erstellt. Insbesonderebei Systemgrafiken – etwa dem Windows-Explorer oder Netzwerkeinstellungen – könnendiese von denen anderer Windows-Versionen abweichen. Inhaltlich jedoch sollte es in denmeisten Fällen ähnlich funktionieren.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass aufgrund der besseren Lesbarkeit nur diemännliche Form verwendet wird.

BtSoft-Handbuch Seite 7


3. Download und Installation

Besuchen Sie die Internetseite von BtSoft. Geben Sie als Adresse folgendes ein:

www.btsoft-online.de

Fahren Sie mit der Maus über die Schaltfläche Download, danach auf die SchaltflächeVollversion 6.

Auf der dann sichtbaren Seite erhalten Sie die Möglichkeit des Downloads über dieSchaltfläche in der Mitte sowie die Anleitung zur Installation.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird der Download gestartet. Nach Beendigung öffnenSie Ihren Download-Ordner. Sie finden dort die Zip-Datei BtSoft6-Setup. Mit einemDoppelklick öffnen Sie diese und sehen die folgenden Einträge:

Ein weiterer Doppelklick auf die Datei Setup.exe startet den Installationsvorgang.

Unter Umständen findet die Installation nicht statt und Sie erhalten eine Fehlermeldung.Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Datei BtSoft6-Setup.zip und wählenAlle extrahieren. Folgen Sie den Anweisungen und lassen sich danach den Ordneranzeigen. Wenn Sie jetzt auf Setup.exe doppelklicken wird die Installation durchgeführt.

Diese unterscheidet sich kaum von der anderer Programme. Folgende Schritte findenstatt:

- Zunächst müssen Sie die Installation (Veränderung am Computer) zulassen. - Es erscheint die Willkommenseite, Klick auf weiter- Als Nächstes stimmen Sie dem Lizenzvertrag zu- Bei den Kundeninformationen müssen Sie nichts eintragen.- Beachten Sie anschließend, dass die Installation zwingend im Standard-Verfahren erfolgen muss. Klicken Sie auf die eingekreiste Schaltfläche.

- Im nachfolgenden Fenster klicken Sie auf Installieren.

- Dann wird Microsoft Access Runtime installiert.


- Wenn Sie dieses Fenster sehen klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Sie erhalten die Meldung, dass BtSoft-Setup erfolgreich abgeschlossen wurde.

Jetzt ist es erforderlich, den BtSoft-Hauptordner zu den vertrauenswürdigen Orten hinzuzufügen:

- Öffnen Sie dazu den Windows-Explorer und suchen im Laufwerk c: den Ordner BtSoft.

- Öffnen Sie den Ordner mit einem Doppelklick. Sie sehen nebenstehende Dateien.

- Mit einem Doppelklick auf die Datei AddPath2010.exe wird der vertrauenswürdige Ort hinzugefügt.

Die Installation ist damit abgeschlossen!

Zu diesem Thema gibt es auf der BtSoft-Internetseite auchein Video-Tutorial! Besuchen Sie btsoft-online.de, darunterTutorials/Hilfe.

Problemanzeige:

Selten kommt es - je nach Rechnerkonfiguration - vor, dass sich die Installation nicht sofort aus derentzippten Datei heraus mit einem Doppelklick auf Setup.exe starten lässt.

Kopieren Sie die drei Dateien dann an einen beliebigen Ort Ihres Rechners und doppelklickenerneut auf die (dann kopierte) Setup.exe-Datei.


4. Der erste Programmstart

Zu diesem Thema gibt es auf der BtSoft-Internetseite auch ein Video-Tutorial! BesuchenSie btsoft-online.de, darunter Tutorials/Hilfe.

4.1 Nutzerangaben

Nach der Installation sehen nebenstehendes Symbol auf Ihrem Desktop.Starten Sie BtSoft mit einem Doppelklick darauf, oder mit einem Klick auf denBtSoft-Eintrag im Startmenü / Alle Apps. Sie sehen nachstehendes Fenster.

Geben Sie als Anmeldename 'woho' und als Kennwort 'soft' ein. Anschließend werden Siesofort auf die Nutzer-Seite gelenkt, um grundlegende Eingaben zu machen.

Alle Felder sind zunächst leer. Bitte geben Sie hier Ihre Daten ein. Die Felder Bezeichnung1 und Bezeichnung 2 müssen nicht ausgefüllt werden. Sie dienen zur Aufnahme vonBerufsbezeichnung oder Ähnlichem.


Ändern Sie den Anmeldename entsprechende Ihrer Bedürfnisse. Empfehlung: VerwendenSie Ihre Initialen. Der Name dient allein zur Identifizierung des Nutzers bei der Anmeldung.

Die Felder für die Bankverbindung und die Steuerdaten können Sie jetzt auch schonausfüllen. Sie werden jedoch erst bei den Vergütungsabrechnungen benötigt.

Ändern Sie jetzt noch Ihr Kennwort, indem Sie auf die Schaltflächeklicken. Geben Sie in das grün hinterlegte Feld zunächst dasbisherige Kennwort ein. Es lautet bei Auslieferung 'soft'. Bestätigen

Sie die Eingabe mit Enter.

Anschließend sehen Sie dieses Fenster. Geben Sie hier zweimal Ihr neues Kennwort undbestätigen Sie die Eingabe ebenfalls mit Enter. Das neue Passwort ist nun gespeichert.

Klicken Sie nun auf den Reiter Brief-Standard. Hier werden die ersten Einstellungen fürIhren – zunächst noch standardisierten – Schriftverkehr vorgenommen.

Auch hier sind Felder zunächst leer. Mit einem Klick auf die eingekreiste Schaltflächeerzeugt BtSoft die Absenderzeile für das Brieffenster. Sie können Sie bei Bedarfanpassen.

In die Tabelle zu den Erreichbarkeiten tragen Sie Telefonnummer, Fax, Mail etc. ein. Meine


Eintragungen dienen als Orientierung.

Sie haben jetzt die wichtigsten Anfangseingaben gemacht. Weiteres könnenSie im späteren Verlauf in dem Kapitel Stammdaten/Nutzer nachlesen undeinstellen. Verlassen Sie die Nutzerangaben durch einen Klick auf die untenrechts liegende Schaltfläche mit dem Tür-Symbol. Sie werden auf die Klient-Seite gelenkt.

4.2 Vorbereitungen zur Anlage des ersten Klienten

Diese bestehen darin, diejenigen Amtsgericht als Kontakt zu erfassen, bei denen Sie IhreBetreuungen führen. Klicken Sie in der oberen Reiterleiste auf die Schaltfläche Kontakte.Besser noch: Sie gewöhnen sich gleich daran, die Kontakte mit der Funktionstaste F12 zuöffnen. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um sich mit dem Formular vertraut zu machen.

In der Titelleiste finden das Suchfeld für die Kontakte. Mit einem Mausklick auf die rechteSchaltfläche des Suchfeldes öffnen Sie die Liste. Es werden die bisher vorhandenenKontakte angezeigt. Sie sehen die Amtsgerichte, die im Suchfeld mit den Buchstaben AGbeginnen und dann entsprechend der Ortsangabe alphabetisch sortiert sind. Wenn Sieeinen dieser Einträge anklicken wird er angezeigt.

Falls die für Sie zuständigen Amtsgerichte nicht dabei sind gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie auf das grün-gelbe Plus-Zeichen am unteren Fensterrand, damit wirdein neuer, zunächst leerer Kontakt erzeugt. - Geben Sie die Daten so ein, wie auf der nächsten Seite beispielhaft beschrieben- Wählen Sie als Name für das Suchfeld AG Musterstadt (bzw. AG Ihr Ort)- Geben Sie als Kategorie unbedingt Gericht ein!


Das Speichern der Einträge istübrigens nicht erforderlich. Es erfolgtautomatisch, wenn Sie das Feldverlassen.

Erläuterungen zu den Vorgaben inBezug auf die Kategorie können Siedem Kapitel Kontakte weiter hintenentnehmen.

Sofern BtSoft die Felder für dieBriefanschrift nicht bereits ausgefüllthat können Sie dies komfortabel miteinem Klick auf die eingekreisteSchaltfläche mit dem Bleistift-Symbolvornehmen.

Sofern Ihnen Richter oderRechtspfleger dieses Gerichtes bereitsbekannt sind tragen Sie diese alsAnsprechpartner ein. In jedem Fallempfiehlt es sich jedoch, einenuniversellen Ansprechpartner namensBetreuungsgericht zu erstellen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

- Setzen Sie das Häkchen, um den Kontakt als juristische Person zu markieren. Ansprech- partner können nur für juristische Personen angelegt werden.- Klicken Sie auf diese Schaltfläche am oberen rechten Fensterrand. Da dies der erste Ansprechpartner ist sind die Felder zunächst leer.- Füllen Sie die Felder so aus, wie auf der Grafik beschrieben.

Dieser Eintrag ermöglicht es Ihnen, alsAnsprechpartner für den Schriftverkehrdas Betreuungsgericht allgemeinanzuschreiben.

Verlassen Sie dasFormular durch einen Klickauf die Schaltfläche mit

der Tür. Auf gleiche Weise schließenSie auch das Kontakte-Formular. Jetztwird Ihnen wieder die Klient-Seiteangezeigt.


5. Den ersten Klienten anlegen

Machen Sie sich ein wenig mit dem Formular vertraut:

Bitte beachten Sie folgenden, wichtigen Effizienzhinweis. Er gilt für alle Formular, in dieEintragungen vornehmen.

Nutzen Sie die TAB-Taste, um bei den Eintragungen von einem Feld zumanderen zu springen. Sie hat auf der Tastatur dieses oder ein ähnlichesSymbol und befindet sich am linken Tastaturrand oberhalb derUmschalttasten. Jeder Griff zur Maus kostet vergleichsweise viel Zeit!

Die Felder, die bei diesem erstenKlienten bereits ausgefüllt sind,überschreiben Sie mit den richtigenDaten. Zur Anlage weiterer Klientenklicken Sie dann auf die Schaltflächemit dem grün-gelben Plus-Zeichen(neuen Datensatz hinzufügen).

Hinweis: beim ersten Klienten werdenSie einige Eingaben vollständig neumachen müssen. Im Laufe der weiterenNutzung merkt sich BtSoft die Einträgeund schlägt sie zur automatischenErgänzung vor. Dies betrifft z. B. dieAnrede, den Wohnort, die Kategorie,die Aufgabenkreise.

Klicken Sie also zunächst in die


Anrede, geben diese ein, mit der Tab-Taste weiter zum Vornamen, dann zum Nachnamenusw. Nach der Eingabe der Stadt erscheint ein Unterformular (siehe vorige Seite), mit demSie die Postanschrift des Klienten und die Anrede genauer fassen können. Beispiel: in dasleere Feld kann ein c/o für ein Heim eingetragen werden, die Anrede kann persönlichergehalten werden, oder es kann eine ganz andere Anschrift eingetragen werden, falls ersich etwa in einem Krankenhaus befindet. Wenn alles stimmt klicken Sie auf OK, dieAngaben werden in das Hauptformular übernommen.

Kategorie: Für alle Betreuungen, die nach dem VBVG vergütet werden, soll hier derBegriff 'Betreuung' stehen. Geben Sie für Pflegschaften den vollständigen Begriff ein:Verfahrenspflegschaft, Nachlasspflegschaft.

Mit der TAB-Taste arbeiten Sie sich durch das Formular, bis Sie an das Feld Amtsgerichtkommen. Hier geben Sie nur die ersten Buchstaben ein, die Sie im Namenssuchfeld desKontaktes eingetragen habe,: z. B. 'AG M' für Amtsgericht Musterstadt. Der Rest wirdautomatisch vorgeschlagen.

Betreuungsbeginn: Tragen Sie hier das Datum ein, zu Sie rechtswirksam die Betreuungübernommen haben.. Anschließend öffnet sich das unten abgebildete Unterformular:

Hier können Sie noch einmal alleEinträge überprüfen, bevor BtSoftgleich automatische Einträge vornimmt.So können Sie z. B. das Datum für dieRechnungslegung an den Erhalt desBetreuungsbeschlusses anpassen.Klicken Sie auf Fertigstellen undwarten, bis Sie die nebenstehendeBestätigung sehen.

Schließen Sie dieses Formular undbetrachten Sie die Eintragungen für diepersönlichen Kontakte auf dernächsten Seite.


Vielerorts gibt es mehr oder weniger verpflichtende Vorgaben, wie oft Sie Ihre Klientenpersönlich treffen sollen. Je nach Notwendigkeit tragen Sie hier z. B. folgende Zahlen ein:

Eigene Wohnung: Anstehend: 25 Tage, Überfällig: 40 TageHeimbewohner: Anstehend: 80 Tage, Überfällig 100 Tage.

Genaueres hierzu später bei den Erläuterungen zum Klient-Hauptformular. Tragen Siejetzt die Aufgabenkreise ein:

Die Einträge, die Sie jetzt vornehmen, werden Ihnen beim nächsten Mal nach den erstenBuchstaben vorgeschlagen. Wenn Sie eine Zeile löschen möchten klicken Sie in dieseZeile und anschließend auf die orange eingekreiste Schaltfläche. Die Einträge sind nur fürSie bestimmt. Entscheiden Sie, ob Sie die Angaben des Beschlusses übernehmen oderEntsprechungen nach Ihren Vorstellen (Sorge für die Gesundheit – Gesundheitsfürsorge).

Mit einem Häkchen markieren Sie einen Einwilligungsvorbehalt.

Nehmen Sie jetzt noch die vergütungsrelevanten Einträge vor.

Erstmalige Einrichtung der Betreuungunterscheidet sich vom Betreuungsbeginn,wenn Sie die Betreuung von einem anderenBetreuer übernehmen.

Beschluss erhalten und sofortige Wirk-samkeit definieren Ihren Vergütungsbeginn.

Den Stundensatz passen Sie bei Bedarf an.Für die nächsten Betreuungen nehmen Sieggf. eine Grundeinstellung in denNutzerangaben vor.

Betreuungen sind seit 01.07.2013umsatzsteuerfrei, Sie werden hier keineÄnderungen vornehmen müssen.

Mit den Eintragungen für Mittellosigkeit und Heim schließen die Eingaben für Ihren erstenKlienten ab.

Bitte löschen Sie noch den Auslieferungseintrag im Notizfeld.




6. Allgemeine Nutzungshinweise

6.1 Terminologie

Was Sie von dem Programm sehen sind Formulare mit Eingabefeldern undSchaltflächen. Die Eingabefelder sind je nach Zweck Textfelder, Datumsfelder,Währungsfelder etc. Die Schaltflächen führen Befehle aus.

Im unteren Bereich der Hauptformulare befinden sich die Navigationsschaltflächen: Mitdiesen lösen Sie Funktionen für die Datensätze aus (siehe Tabelle weiter unten).

Ihr Datenbestand ist in Tabellen abgespeichert. Diese werden für die Nutzung desProgramms normalerweise nicht benötigt, können aber in besonderen Situationen unterdem Menüpunkt Tabellen eingesehen werden.

Im Weiteren sind mit Tabellen jedoch auch die in den einzelnen Formulareneingearbeiteten Übersichtstabellen gemeint.

Der Datensatz bezeichnet alle zu einem bestimmten Vorgang gehörenden Einträge. BeiKlienten sind dies z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Betreuungsbeginn und mehr. Beieinem Konto ist dies der Kontoname, Kontonummer, Bankleitzahl, Eröffnungsdatum etc.

Die in manchen Übersichtstabellen sichtbaren silbernen Kästchen am linken Rand heißenDatensatzmarkierer. Wenn sie markiert sind, kann der entsprechende Datensatz mit der'Entf.'-Taste gelöscht werden.

Was Sie über Ihren Drucker zu Papier bringen wollen sind Ausdrucke, die Sie vorherauch als Vorschau betrachten können.

Funktionstasten sind die mit F1 bis F12 bezeichneten Tasten Ihrer Tastatur.

Strg- bzw. Ctrl-Taste befindet sich links unten auf Ihrer Tastatur. Sie wird in der weiterenBeschreibung und in Hinweisen im Programm mit 'Strg' bezeichnet. Die ESC-Tastebefindet sich links oben. Die TAB-Taste befindet sich ebenfalls links und ist mit zweiPfeilen gekennzeichnet.

Der Nummernblock bezeichnet die auf Ihrer Tastatur rechts befindlichen, separatenZahlentasten.


6.2 Dateneingabe

Geschieht in den Eingabefeldern oder direkt in den Feldern der Übersichtstabellen.

Datumsfelder: Am schnellsten wird ein Datum über den Nummernblock nach folgendemSchema eingegeben:

Zahl des Tages – Komma – Zahl des Monats – Enter/TAB. Beispiele:

15 Komma 8 Enter ergibt 15.08.2016, wobei stets das aktuelle Jahr eingesetzt wird.

24 Komma 11 Komma 3 ergibt 24.11.2003. Mit einem Doppelklick wird i. d. R. dasaktuelle Datum eingefügt.

Eine weitere Möglichkeit, ein Datum einzutragen, kann überein integriertes Kalenderelement erfolgen. Sobald der Cursorin das Datumsfeld eintritt wird rechts neben diesem Feld einkleines Kalendersymbol eingeblendet. Mit einem Klick aufdieses Symbol öffnet sich der Kalender. Nach dem Klick aufein Datum wird dieses in das Feld übernommen. Der Eintragmuss noch mit Enter bestätigt werden.

Uhrzeiten: Es werden die vier Ziffern der Stunden undMinuten eingegeben und mit Enter oder TAB bestätigt. 1104ergibt 11:04, 2130 ergibt 21:30.

Rollbalken: Auswahlfelder, aus denen vorhandene Einträgeausgewählt werden können. Beim Beschreiben werden automatisch Ergänzungenvorgenommen. Sie brauchen nur so viel zu schreiben, bis BtSoft den Eintrag eindeutigidentifizieren kann.

Bei allen Rollbalken gilt: um ihn ohne Griff zur Maus zu öffnen betätigen Sie dieFunktionstaste F4 oder die Tastenkombination 'Alt' und '↓', um ihn zu öffnen. Sie könnenanschließend auch mit den Pfeiltasten den Suchbegriff einstellen.

Kontrollkästchen: Sind einfache Erfassungselemente für den Wert Ja/Nein, wobeidas Häkchen stets 'Ja' bedeutet. Wenn Sie mit der TAB-Taste auf dieses Feld kommenkönnen Sie auch mit der Leertaste den Eintrag verändern.

Je nach Nutzung der Textfelder kann man mit 'Enter' das Feld verlassen oder innerhalbdes Feldes einen neuen Absatz erzeugen. Bei Schaltflächen wird mit der 'Enter'-Taste derSchaltvorgang ausgelöst. Es ist daher besonders sinnvoll, die Bewegung zu denEingabefeldern mit der TAB-Taste vorzunehmen. Nach kurzer Zeit haben Sie sich darangewöhnt und können 'Enter' für besondere Funktionen verwenden.

6.3 Navigation/Funktionen

Für die Navigation innerhalb des Programms nutzen Sie am Besten die Tastaturbefehle.Über sie können Sie Formulare aufrufen, Funktionen steuern und vieles mehr. BetrachtenSie beispielsweise die Leiste am oberen Fensterrand.

Über die Funktionstasten rufen Sie die wichtigsten Formulare auf schnellste Weise auf.

Weitere Tastaturbefehle werden in den Zusatzinformationen beschrieben, wenn Sie dieMaus über den Schaltflächen stehen lassen.

Eine weitere Möglichkeit erhalten Sie bei genauer Betrachtung einzelner Schaltflächen.Wenn Sie einen unterstrichenen Buchstaben sehen wird die Funktion mit der


Tastenkombination Alt und dieser Buchstabe ausgeführt.

Probieren Sie es an einzelnen Stellen aus. Wenn Sie sicher sind versuchen sie es beieiner weiteren Funktion oder Navigation, die sie häufig ausführen.

Schließlich können Sie Funktionen, die über Schaltflächen ausgelöstwerden, auch mit der Enter-Taste durchführen, nachdem sie über die Tab-Taste angesteuert wurden und – wie hier die Taste 'Brief an Bez.' - mit denPunkte-Linien markiert sind.

Eine Stelle, an der Sie diese Funktion täglich einsetzen können, ist dieProgrammstartauswertung der anstehenden Termine. Nach Eingabe von Anmeldenameund Kennwort wird sie angezeigt. Dabei ist sofort die Schaltfläche mit dem Tür-Symbolmarkiert. Sie können also sofort die Enter-Taste betätigen, um dieses Formular zuverlassen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die verwendeten Navigationsschaltflächenund ihre Tastaturbefehle.

Symbol BeschreibungTastenbefehl-kombination

Neuen Datensatz anlegen. Ist vor jederNeueingabe erforderlich, da sonst bestehendeDaten überschrieben werden.

'Strg' und '+'

Gehe zum vorherigen Datensatz 'Alt' und '-'

Gehe zum nächsten Datensatz 'Alt' und '+'

Datensatz duplizieren (nicht überall vorhanden) 'Alt' und 'D'

Datensatz löschen (bei Klienten nicht möglich) ./.

Formular verlassen 'Strg' und 'W'

6.4 TAB oder Enter?

Aufgrund der besonderen Bedeutung ist dies hier in einem gesonderten Absatz nocheinmal thematisiert.

Wenn es sich um reine Eingabefelder handelt können Sie sowohl mit der TAB- als auchmit der Enter-Taste weiterspringen. Sollten Sie jedoch an eine Schaltfläche kommen wirdmit der Enter-Taste die Funktion dieser Schaltfläche ausgelöst.

Daher die Empfehlung: steuern Sie mit der TAB-Taste die Felder an und nutzen die Enter-Taste nur, um eine Funktion auszulösen!

Der Übungsaufwand ist sicher nur anfänglich nötig. Dafür sind Sie in jedem Fall auf dersicheren Seite. Es können keine unbeabsichtigten Funktionen ausgelöst werden.


6.5 Aufbau der Formulare

Soll am Beispiel der 'Klient-Daten' erläutert werden:

Titelleiste: Ist zur besseren Orientierung mit verschiedenen Farben hinterlegt. Darinbefinden sich die Schaltflächenleiste zum Aufruf der wichtigsten Formulare (jeweils mitF2 bis F12 als Tastenbefehl beschrieben), der Titel des Formulars und Anzeige desaktuellen Klienten

Suchfeld: für Name des Klienten. Kann überall mit F3angesteuert werden. Weitere Such- und Sortierfelder je nach Erfordernis.

Ganz links oben befindet sich eine Schaltfläche, mit der Sie eigene Anmerkungen zurNutzung der jeweiligen Formulare hinterlegen können.

Eingabefelder: Bevorzugt zur Dateneingabe zu verwenden.

Befehlsschaltflächen: Mit einem Klick darauf werden programmierteFunktionen ausgeführt, etwa Ausdrucke oder –wie in diesem Beispiel – dieDokumente des Betreuten aufgerufen. Erläuterungen erhalten Sie auch, wenn Mauszeigerlängere Zeit auf der Schaltfläche steht. Die Funktion wird auch ausgeführt, wenn die dieAlt-Taste und den unterstrichenen Buchstaben drücken.

Übersichtstabellen: Dienen in vielen Formularen dazu, neben den ausführlichenAngaben zu dem jeweiligen Datensatz einen Überblick über andere Datensätze zuerhalten.

Mit einem Doppelklick in die Felder der Tabelle werden weitere Informationen aufgerufen.Informationen hierzu zumeist unter der Tabelle oder als Erläuterung im Mauszeiger-Info.

Doppelklick: Dient zur besonders schnellen Navigationdurch die Formulare und ist in allen Felder vorhanden,


die auf der linken Seite eine feine rote Linie haben. Sie können diese Funktionen ohneGefahr ausprobieren. So öffnet z. B. ein Doppelklick auf den Eintrag des Amtsgerichts aufder Klient-Seite den entsprechenden Kontakt.

Selbstlernende Rollbalken: Bei bestimmten Eingabefeldern findenSie am rechten Rand einen Pfeil, mit dem sich eine Liste aufklappen lässt, aus der herausSie einen Eintrag auswählen können. Bei den Klienten oder den Kontakten beispielsweisesind dies fest vorgegebene Einträge, die Sie zuvor angelegt haben.

Die selbstlernenden Rollbalken dagegen können beliebig beschrieben werden. Sieübernehmen Ihre Vorschläge aus den bisherigen Eingaben und bieten diese zurErgänzung an. Wird in BtSoft z. B. für Kategorien, Ortsnamen, Anreden, Familienstand,Konfession etc. verwendet. Diese Funktion wird angekündigt, wenn Sie die Maus einigeSekunden über dem jeweiligen Feld stehen lassen.

Infos: Mit einem Klick auf dieses Symbol werden in verschiedenen FormularenInformationen aufgerufen, die im Zusammenhang mit den jeweiligen Eingabefeldern oderzur Nutzung des Programms stehen.

6.6 Telefonische Unterstützung

Im Menü Hilfe/Infos - Über BtSoft finden Sie Telefonnummern, über die Sie im BedarfsfallUnterstützung erhalten können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass derTelefonsupport nur in besonderen Fällen gewährt werden kann.



7. Nutzer-Einstellungen

Im Folgenden erhalten Sie eine vollständige Dokumentation der Einstellungen, die Sie alsNutzer vornehmen können. Sie erreichen dieses Formular über den Eintrag 'Stammdaten'am oberen Fensterrand.

Die Erläuterungen und Einstellungen sind u. U. nur von fortgeschrittenen Nutzernumzusetzen. Sie werden hier jedoch vollständig erläutert, damit sie bei Bedarf genutztwerden können. Die hier gemachten Angaben dienen z. T. auch dem besserenVerständnis der Arbeitsweise von BtSoft.

7.1 Allgemeines

Über den Reiter Allgemein gelangen Sie zu diesem Formular.

Sie kennen es bereits aus den Beschreibungen zum ersten Programmstart. Die orangemarkierten Felder mit den persönlichen Daten sind die Basis für die Berechnung derFreischaltnummer. Wenn Sie Änderungen in diesen Feldern vornehmen müssen Sie eineneue Freischaltnummer beantragen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche'Freischaltnummer beantragen' und übersenden Sie den Ausdruck entweder an die daraufangegebene Faxnummer, oder per Mail an [email protected].

Ohne die Freischaltnummer können Sie BtSoft zwar vollständig am Bildschirm nutzen,aber nichts mehr ausdrucken. Dies dient dem Schutz vor Lizenzverletzungen. DieNummer ist jeweils für ein Jahr gültig. Nach der Eingabe der Nummer erhalten Sie eineBestätigung.


Kennwort ändern: Mindestens beim ersten Programmstart sollten Sie die das Kennwortändern. Klicken Sie hierzu auf diese Schaltfläche. Es erscheint untenstehendes Formular.Geben Sie in das grün hinterlegte Feld zunächst das bisherige Kennwort ein. BestätigenSie die Eingabe mit Enter.

Anschließend sehen Sie dieses Fenster. Geben Sie hier zweimal Ihr neues Kennwort einund bestätigen Sie die Eingabe ebenfalls mit Enter. Das neue Passwort ist nungespeichert.

Die Bankverbindungsdaten werden für die Vergütungsanträge benötigt und automatischdort eingesetzt.

7.2 Brief-Standard

Nach einem Klick auf diesen Reiter sehen Sie folgendes Formular. Es dient dengrundsätzlichen Einstellungen für Ihren standardisierten Schriftverkehr.


Die Absenderzeile ist so, wie sie hier geschrieben ist, am oberen Rand des Brieffensterssichtbar. Mit einem Klick auf das orange eingekreiste Bleistift-Symbol füllt BtSoft diesesFeld aus. Sie können es nach eigenen Vorstellungen anpassen.

Gleiches gilt für den Brieffuß. mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol werden hier IhreBankdaten eingetragen. Sie können auch dieses Feld frei anpassen, etwa mit IhrenSprechzeiten oder Informationen zu Ihrer Bürogemeinschaft. Oder Sie lassen es einfachleer.

Die Tabelle der Erreichbarkeiten erfasst Telefon, Fax, Mail. Sollten Sie eine Zeile löschenwollen setzen Sie den Cursor in diese Zeile und klicken auf die orange eingekreisteSchaltfläche mit dem Löschen-Symbol.

Ihr Briefkopf sieht jetzt wie folgt aus:

7.2.1 Einfügen der Unterschrift

Bitte beachten Sie: das Einscannen Ihrer Unterschrift bietet allen Personen, die mit IhrerBtSoft-Datenbank arbeiten, auch eine Missbrauchsmöglichkeit! Die Nutzung dieserFunktion geschieht ausschließlich in Ihrer Verantwortung.

Hier wird Ihre eingescannte Unterschrift als Datei benötigt. Folgende Dateiformate sindmöglich: .gif, .bmp oder .jpg. Der Vorgang wird mit dem Programm 'Paint' beschrieben, daes Bestandteil aller Windows-Versionen ist. Sie finden es im Startmenü unter AlleProgramme / Alle Apps – Windows-Zubehör.

Öffnen Sie also Ihre eingescannte Unterschrift mit Paint. Ihre Unterschrift wird nur einenTeile der eingescannten Fläche ausmachen. Klicken Sie auf die orange eingekreisteSchaltfläche Auswählen und ziehen einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschriftherum. Anschließend klicken Sie auf Zuschneiden, das finden Sie direkt neben demeingekreisten Symbol und ist dann aktiviert.

Anschließend sollte Ihre Unterschrift das vollständige Bild ausfüllen.

Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen 'Alle auswählen'. Miteinem erneuten Rechtsklick wählen Sie jetzt die Funktion 'Kopieren'.

Kehren Sie zurück zu BtSoft, machen einen Rechtsklick in das Feld Unterschrifthinterlegen und wählen 'Einfügen'. Ihre Unterschrift ist nun in BtSoft gespeichert.


BtSoft bietet die Option, die hinterlegte Unterschrift standardmäßig einzusetzen. DieEmpfehlung hierzu: nutzen Sie diese Funktion nicht. Sie können in jedem einzelnen Briefmit einem Mausklick die Unterschrift an- oder ausschalten.

7.2.2 Briefeinstellungen Briefkopf/-fuß

BtSoft bietet neben dem Standardbriefkopf folgende weiteren Möglichkeiten:

- Die Nutzung vorgedruckten Briefpapiers: In diesem Fall können Sie sich eine Warnunganzeigen lassen, wenn bei Ausdrucken leeres Papier benötigt wird. Dies ist z. B. bei Listenoder den Vergütungsanträgen der Fall.

- Die Nutzung eines individuellen Briefkopfes. Die Erstellung dieses Briefkopfes wird imnächsten Kapitel beschrieben.

Klicken Sie für Ihre Auswahl in den entsprechenden Kreis des Optionsfeldes.

7.3 Brief-Individuell

Mit einem Klick auf diesen Reiter sehen Sie die zwei leere Felder, die Sie auf zweiverschiedene Weisen bearbeiten können.

7.3.1 Formatiertes Textfeld

Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche 'Formatiertes Textfeld' am rechten oberenFensterrand, um diese Option zu aktivieren.

Sie können einen beliebigen Text in dieses Feld hineinschreiben und anschließendformatieren. Markieren Sie hierzu die Elemente mit gedrückter Maustaste. Nach demLoslassen der Maustaste deutet sich oberhalb des markierten Textes dasFormatierungswerkzeug an. Führen Sie den Mauszeiger über das Feld und nehmen diegewünschten Einstellungen vor.


Die Markierung 'Abs' am linken Feldrand dient als Orientierung für die Position derAbsenderzeile des Brieffensters.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Seitenvorschau' können Sie sich einen Eindruck vomErgebnis verschaffen. In diesem Beispiel sieht der Briefkopf dann wie folgt aus:

Die Seitenvorschau schließen Sie mit einem rechten Mausklick und wählen Schließen.

Den Brieffuß können Sie auf die gleiche Weise erstellen.

7.3.2 Grafik

Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche 'Grafik' am rechten oberen Fensterrand, umdiese Option zu aktivieren.

Erstellen Sie eine 17cm breite Grafik mit allen Text- und Grafikelementen mit einembeliebigen Grafikprogramm. Für die Beispielgrafik wurde OpenOffice Draw genutzt. DieGrafik kann in folgenden Formaten vorliegen: .bmp, .gif oder .jpg.

Die Grafik kann auch höher als das Feld sein. Beachten Sie dabei, dass es keineÜberschneidungen mit den Briefinhalten gibt.

Hinsichtlich der Position der Absenderzeile im Brieffenster bedarf es ggf. auch einerleichten Änderung. Probieren Sie es aus.


Öffnen Sie Ihre erstellte Grafik mit dem Programm Paint. Klicken Sie jetzt mit der rechtenMaustaste in die Grafik und wählen 'Alle auswählen'. Mit einem erneuten Rechtsklickwählen Sie jetzt die Funktion 'Kopieren'.

Kehren Sie zurück zu BtSoft, machen einen Rechtsklick in das Briefkopf-Feld und wählen'Einfügen'. Ihre Grafik ist nun in BtSoft gespeichert.

In der Seitenvorschau sieht dieser Briefkopf jetzt so aus:

Diese Form des Briefkopfes ist für natürlich nicht für einen seriösen Schriftverkehrgeeignet. Das Beispiel soll Ihnen nur die Möglichkeiten aufzeigen.

Den Brieffuß können Sie auf gleiche Weise gestalten.


7.4 Brief-Druckeinstellungen

7.4.1 Allgemeines

Nehmen Sie hier Veränderungen nur vor, wenn Sie schon Briefe geschrieben haben undmit den Funktionen der Druckschaltflächen im Brieffenster vertraut sind.

Im Briefformular stehen Ihnen die links abgebildeten Schaltflächen zurVerfügung, die Sie hier mit unterschiedlichen Funktionen belegenkönnen. Die ersten beiden Spalten betreffen den Briefversand per Mail,die anderen vier den normalen Ausdruck.

Die Einstellmöglichkeiten im Einzelnen:

Button-Text: geben Sie den Text ein, der auf denSchaltflächen des Brief-Formulars stehen soll. Er

dient als Erkennungsmerkmal für die Funktion.

Beschreibung: Geben Sie hier ein, was angezeigt werden soll, wenndie Maus über dieser Schaltfläche steht. Eine genauereBeschreibung ist möglich.

Leistungseintrag: Nach Abschluss des Druckvorgangs werden Sieauf die Leistungsseite geführt. Geben Sie hier ein, welcherLeistungseintrag automatisiert vorgenommen werden soll. Er kannimmer nachgearbeitet werden.

Anzahl Ausdrucke: Betrifft die Anzahl der Papierausdrucke. BeimMailversand kann Null eingestellt werden, es sei denn, sie möchteneine Kopie für Ihre Akten. Beim Faxversand ist die Einstellung einssinnvoll, da Sie das Original ja behalten.

PDF-Speichern aufrufen: Sofern Sie die entsprechende Einstellungim Beziehungsfenster vorgenommen haben erstellt BtSoft aufWunsch eine PDF-Kopie des Briefes in dem eingestellten Ordner. Setzen Sie hierfür dasHäkchen.

Bestallung drucken: Bei gesetztem Häkchen wird gleichzeitig mit dem Brief auch eineKopie des Betreuerausweises oder einer anderen Bestallung ausgedruckt. Voraussetzungist dabei, dass in den Klient-Daten die Bestallung hinterlegt wurde.


In TAB-Reihenfolge: Nachdem Sie einen Brief fertig geschrieben haben gelangen Sie mitder TAB-Taste zu den Druckschaltflächen. Sie können hier einstellen, ob dieseSchaltfläche mit der TAB-Taste angesteuert werden soll. Nehmen Sie bei wenig genutztenFunktionen das Häkchen weg, um mit weniger TABs an die viel genutzten Schaltflächenzu gelangen. Das könnte z. B. die Funktion 'Email mit Bestallung' betreffen. Sie könnendie Schaltflächen im Briefformular jederzeit auch per Maus anklicken.

Warnhinweis Papier: Dies betrifft nur diejenigen Nutzer, die mit vorgedrucktem Briefpapierarbeiten. Für den Ausdruck der Bestallung wird jedoch leeres Papier benötigt. Hieraktivieren Sie den Warnhinweis.

7.4.2 Verbindung zu Ihrem Mailprogramm herstellen

BtSoft kann Ihre Briefe automatisch an Ihr Mailprogramm übermitteln. Der Vorteil: Siehaben den Brief in Ihrer BtSoft-Datenbank gespeichert und können ihn dort nachlesenoder die Informationen zum Versand entnehmen.

Für diese Funktion sind einige Einstellungen erforderlich, damit BtSoft weiß, welchesProgramm Sie verwenden. Nehmen Sie keine Einstellungen vor wird das Standard-Mailprogramm von Windows angesteuert. Allerdings sind dann bestimmte Funktionennicht möglich, beispielsweise der automatische Anhang der Bestallung oder der PDF-Kopie des Briefes.

Klicken Sie zunächst auf diese Schaltfläche. Es öffnet sichfolgendes Unterformular.

Standardmäßig ist 'Ein anderesProgramm' eingestellt. Ändern Sie dieEinstellung entsprechend Ihrer Software.BtSoft unterstützt Mozilla Thunderbirdund Microsoft Outlook.

Verbindung zu Thunderbird herstellen:

Wählen Sie aus dem Rollbalkenzunächst den Eintrag MozillaThunderbird aus. Anschließend wird dasuntenstehende Feld aktiviert.

Öffnen Sie den Rollbalken und wählenSie den Installationspfad. Sofern Sie dieStandard-Installation vorgenommenhaben wählen Sie diese aus. Der Eintragfür Windows 7 gilt auch für dienachfolgenden Windows-Versionen 8und 10.

Klicken Sie auf 'Änderungen vornehmen', um den Vorgang abzuschließen.


Sollten Sie einen anderen Installationspfad gewählt haben und diesen nicht mehr kennen,gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Windows-Explorer, markieren Sie das Laufwerk C:\ und geben in dasSuchfeld den Begriff thunderbird.exe ein.

Rechtsklicken Sie auf das Suchergebnis und wählen den Eintrag 'Eigenschaften'. Dieserist i. d. Regel ganz unten im Kontextmenü. Im Eigenschaftenfenster wählen Sie den Reiter'Sicherheit'. Dort wird im oberen Fensterteil der Installationspfad vollständig angezeigt.Markieren Sie den Pfad und wählen mit einem Rechtsklick den Eintrag Kopieren.

Kehren Sie jetzt zu BtSoft zurück, löschen Sie die Einträge im Feld für denInstallationspfad, rechtsklicken Sie in das Feld und wählen Einfügen. Anschließend nochdie Schaltfläche Änderungen vornehmen anklicken.

Verbindung zu Outlook herstellen:

Wählen Sie zunächst aus dem oberen Rollbalken 'Microsoft Outlook' aus.

Leider hat Outlook keinen Standard-Installationspfad, sodass Sie in jedem Fall denInstallationspfad suchen sollten. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, geben jedoch in


das Explorer-Suchfeld outlook.exe ein.

Die weiteren Schritte sind identisch.

7.5 Programm-/Nutzer-Einstellungen

Nach einem Klick auf diesen Reiter sehen Sie folgendes Formular:

Linke Spalte:

Grundsätzlich ist BtSoft mehrbenutzerfähig. So können auch zwei Betreuer mit dergleichen Datenbank und je einem Nutzer-Konto arbeiten, etwa in einer Bürogemeinschaft.Dies hat sich in Praxis jedoch als nicht hilfreich herausgestellt. Daher ist die Funktion'Neuer Nutzer' derzeit ohne Funktion. Gleiches gilt für die Einstellungen darunter.

BtSoft bietet jedoch hervorragende Möglichkeiten der gemeinschaftlichen Nutzung. Siehehierzu das Kapitel 'BtSoft im Netzwerk'.

Programm-Icon auswählen: mit einem Klick auf das entsprechende Symbol wird diesesIhrer Programmversion zugeordnet. Insbesondere im Netzwerk, wenn Sie aufDatenbanken anderer Rechner zugreifen, dient dies zur Identifizierung in der Taskleiste.Auch dies wird im Kapitel 'BtSoft im Netzwerk' genauer beschrieben.

Die Einstellungen zum E-Mail-Programm wurden bereits im Kapitel 'Brief-Druckeinstellungen' beschrieben.

Mittlere Spalte:

Programmstart: Wählen Sie aus, welches Formular angezeigt werden soll, wenn SieBtSoft starten.

Nutzungsschwerpunkt: Stellen Sie ein, welche Arbeiten Sie überwiegend mit BtSoftvornehmen. Es erleichtert die erforderlichen Einstellungen bei der Neuanlage vonKlienten.

Klienten-Stammblatt: Stellen Sie ein, welche der Stammblätter Ihnen am geeignetstenerscheint. Dieses wird im Klient-Hauptformular dann standardmäßig angezeigt. Dieanderen Stammblätter können aber auch vor jedem Ausdruck eingestellt werden.

Klientenkontakt: Stellen Sie die Anzahl an Tagen ein, die BtSoft bei der Neuanlage einesKlienten eintragen soll. BtSoft erfasst die persönlichen Kontakte zu Ihren Klienten underinnert Sie nach Ablauf der eingetragenen Frist an den anstehenden oder überfälligen


persönlichen Kontakt.

Programmgruppe erstellen: Mit einem Klick darauf wird im Startmenü eineProgrammgruppe erzeugt, in der alle BtSoft-Module zusammengefasst sind. Künftig wirddiese automatisch beim ersten Programmstart erzeugt.

Rechte Spalte:

Kontaktauswahl aktivieren: Diese Einstellung betrifft das u.a. Leistungsformular. Dortwerden bei der Erfassung der Tätigkeiten auch die Kontakte eingetragen. Bereits nachkurzer Zeit werden Ihre Kontakte eine Anzahl erreicht haben, die die Auswahl mühsammacht oder gar fehlerhaft. Mit gesetztem Häkchen werden zur Auswahl nur die Kontakteangeboten, zu denen der Klient eine eingetragene Beziehung hat. Im Bedarfsfall kanndiese Funktion auch im Leistungsformular ein- oder ausgeschaltet werden. Empfehlung:aktivieren.

Eigene Belegnummern: BtSoft vergibt bei der Erfassung von Kontoumsätzen automatischfortlaufende Belegnummern. Sofern Sie eigene Belegnummern vergeben wollen setzenSie hier ein Häkchen. Die eigene Vergabe von Belegnummern ist i. d. R. nicht erforderlichund verursacht zusätzliche Arbeit. Daher die Empfehlung: nicht aktivieren.

IBAN-Service nutzen: ist eine Funktion in der Umstellungsphase von Kontonummer/Bankleitzahl auf IBAN. Inzwischen weitgehend ohne Bedeutung. Empfehlung: nichtaktivieren.

Auto-Datensicherung einstellen: mit gesetztem Häkchen wird beim Verlassen von BtSoftautomatisch das Datensicherungsmodul gestartet. Je nach Arbeitsweise ist dies sinnvolloder auch nicht. Falls Sie beispielsweise vor dem Verlassen des Büros Ihre Daten auf einNotebook überspielen ist eine weitere Datensicherung nicht erforderlich.

Meldungsfenster in Druckerei aktiv: Für die verschiedenen Funktionen in der Druckereiwerden bei gesetztem Häkchen Info-Meldungen angezeigt und die erforderlichenEingabefelder aktiviert. Nach einer Zeit werden Sie die Funktionen kennen und können Sieabstellen. Für den Anfang sollten sie aktiviert sein.

Anzahl der Zeilen, die beim Öffnen eines Rollbalkens angezeigt werden: Ist noch in derErprobungsphase (2016). Hier muss zunächst nichts geändert werden.

7.6. Abrechnungs-Einstellungen

Nach einem Klick auf den Reiter sehen Sie folgendes Formular:


Die Einträge dürften sich im Wesentlichen selbst erklären. Die Führung von Betreuungenist seit 01.07.2013 umsatzsteuerbefreit. In den Vergütungsanträgen wird bei gesetztemHäkchen der eingetragene Text übernommen.

Der Anhang an die Rechnungsnummer ist sinnvoll, wenn zwei Betreuer mit dieserDatenbank arbeiten. Die Rechnungsnummern können so um die Initialen erweitertwerden.

In der Regel werden Sie die Vergütungsanträge ganz allgemein an das Betreuungsgerichtschicken. Mit einem Häkchen wird der Ansprechpartner in die Anschrift eingepflegt, der beider Beziehung zum Betreuungsgericht hinterlegt ist. Diese Einstellung ist nur inAusnahmefällen sinnvoll.

Die Führung von Pflegschaften ist grundsätzlich nicht von der Umsatzsteuer befreit. Siekönnen sich jedoch als Kleinunternehmer davon befreien lassen und bei denVergütungsabrechnungen den erläuternden Text einsetzen.


8. Kontaktverwaltung

Sie werden an vielen Stellen des Programms auf die Kontaktdaten zugreifen. Bereits vorder Erfassung des ersten Klienten muss beispielsweise das zuständige Amtsgericht alsKontakt angelegt sein. Die Kontakte stellen unser Gegenüber in nahezu allen Belangender Betreuertätigkeit dar. Deshalb befindet sich dieses Kapitel noch vor denen derKlientendaten.

Sie erreichen das Kontaktformular über die Funktionstaste F12 oder durch einen Klick aufdie Schaltfläche in der Reiterleiste am oberen Formularrand.

In der Titelleiste sehen das Suchfeld für die Kontakte. Mit einem Mausklick auf die rechteSchaltfläche des Suchfeldes öffnen Sie die Liste. Es werden die bisher vorhandenenKontakte in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie einen dieser Einträgeanklicken wird er angezeigt.

Auf der linken Seite sowie mittig oben befinden sich die Eingabefelder für dieKontaktdaten. Unten rechts sehen Sie zwei Übersichtstabellen. In der oberen sind dieAnsprechpartner aufgeführt, darunter diejenigen Klienten, die eine aktuelle Beziehung zudiesem Kontakt haben. Die weiteren Elemente und Funktionen werden im Laufe diesesKapitels genauer behandelt.

8.1 Einen neuen Kontakt anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem grün-gelben Plus-Symbol. Es wird einneuer, leerer Datensatz erzeugt. Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination'Strg' und '+'. Gehen Sie mit der TAB-Taste der Reihe nach durch die Eingabefelder.

In diesem Beispiel soll ein Arzt eingegeben werden.


Die Eingabefelder im Einzelnen:

Anrede: ist ein selbstlernenderRollbalken. Nur für den erstenmännlichen Kontakt muss die AnredeHerr eingegeben werden. Danach reichtdie Eingabe des Anfangsbuchstabens.

Titel: Auch dies ist ein selbstlernenderRollbalken. Bei der Eingabe des Titelswird dieser Ihnen künftig nach denersten Buchstaben vorgeschlagen.

Namensfelder: Geben Sie zuerst denNachnamen ein, im 2. Namensfeld denVornamen.

Name für Suchfeld: Dieser ist vonbesonderer Bedeutung und sollausführlich erläutert werden. Überdiesen Namen werden Sie den Kontaktan anderen Stellen des Programmsvielfach aufrufen.

Nach der Eingabe des 2. Namens wirdIhnen von BtSoft ein Eintrag vorgeschlagen. In diesem Beispiel einer natürlichen Personist es recht eindeutig: erst der Nachname, dann der Vorname. Ergänzen Sie denSuchfeldnamen in diesem Fall noch um den Titel 'Dr.', damit Sie ihn später im Suchfeld alsArzt erkennen können. Ähnliche Ergänzungen sind z. B. bei Rechtsanwälten sinnvoll (RA).

Bei der Eingabe einer juristischen Person lassen Sie sich von folgenden Überlegungenleiten. Die Auswahl des Kontakts wird später immer durch die Eingabe der erstenBuchstaben des Namens geschehen. Stellen Sie sich vor, dass Sie in Kürze eine Vielzahlvon Amtsgerichten eingegeben haben werden. Um das richtige auszuwählen müssten Siedann erst vollständig den Namen Amtsgericht schreiben, bevor Sie mit dem Ort diegenaue Auswahl treffen. Daher ist die Empfehlung, alle Amtsgerichte im Namenssuchfeldmit 'AG' zu beginnen. In unserem Fall wurde bereits das AG Musterstadt eingegeben,ohne dass dies im richtigen Namen oder gar in der Briefanschrift sichtbar wird.

Die gleichen Grundgedanken können Sie sich bei Banken, Gemeinden, Finanzämtern etc.machen. Hier sind einige Empfehlungen für die ersten Buchstaben der Suchfeldnamen:

AA – Agentur für Arbeit / ArbeitsamtAG – AmtsgerichtFA – FinanzamtGem. - (Kommunal-)GemeindeKgm. - KirchengemeindeLG – LandgerichtLk – LandkreisPB - PostbankVR – Volksbank/Raiffeisenbank

Diese Liste ist keineswegs vollständig. Wichtig ist, dass Sie Ihre eigene Methodeentwickeln und einhalten!


Kategorie: Auch hier bedarf es wichtiger Erläuterung. Wählen Sie als Kategorie möglichstumfassende Begriffe wie Bank, Behörde, Gericht, Person, Arzt, Versicherung, Einrichtung,Rechtsanwalt. Eine genauere Spezifizierung nehmen Sie später über die Merkmale vor.

Wichtig: Banken müssen immer als Bank kategorisiert werden, Gerichte als Gericht!

Juristische Person: setzen Sie das Häkchen bei juristischen Personen, damit dieBriefanschrift korrekt ausgefüllt wird und Sie Ansprechpartner eingeben können.

Postleitzahl/Ort: Wie bei allen 'Selbstlernenden Rollbalken' wird auch beim Ort auf diebisherigen Eingaben zurückgegriffen. Sofern Sie Postleitzahl und Ort bereits an andererStelle eingegeben haben können Sie aus zwei Varianten verwenden:

1. Sie geben zunächst die Postleitzahl ein, der Ort wird dann aus den bisherigen Datenentnommen und automatisch eingefügt. Dies ist sinnvoll für Orte, die über mehrerePostleitzahlen verfügen.

2. Sie überspringen mit der TAB-Taste das Feld PLZ und geben direkt den Ort ein. DiePostleitzahl wird automatisch eingesetzt. Dies ist sinnvoll z. B. bei Gemeinden, in denenmehrere Orte unter einer Postleitzahl geführt werden

Auf alle Fälle sparen Sie eine Eingabe!

Bei der Eingabe der Postleitzahl und/oder des Ortes wird Ihnen auch ein Vorschlag für dieVorwahlnummer gemacht. Er wird in Telefon 1 angezeigt. Voraussetzung ist, dass Sie ananderer Stelle für den eingetragenen Ort bereits eine Telefonnummer mit Vorwahlhinterlegt haben. Sollten Sie eine Mobilfunknummer angegeben haben besteht die Gefahr,dass diese vorgeschlagen wird. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, in Telefon 1 eineFestnetznummer anzugeben, die zu dem Ort passt.

Die Telefonvorwahl wird nur vorgeschlagen, wenn im Feld Telefon 1 nicht mehr als 5Zeichen eintragen sind! Somit ist sichergestellt, dass vollständige Rufnummern nichtüberschrieben werden.

Nach fertiger Eingabe der Telefon1-Nummer wird diese als Faxnummer vorgeschlagen.Sie muss dann nur noch entsprechend angepasst oder gelöscht werden.

Telefon1: Bitte geben Sie keine Mobilfunk- oder Sonderrufnummern ein, da BtSoft dieVorwahlen als Vorschlag für neue Kontakte in diesem Ort einfügt.

Weitere Erreichbarkeiten: Hier bedarf es keiner weiteren Erläuterungen. Die Schaltflächenneben der Mail- und Internetanschrift rufen Ihre Standardprogramme für Mail und Internetauf und setzen die Adressen gleich ein.

Tipp: Sie können die Bezeichnungen der Telefonfelder überschreiben, etwa mit privat,dienstlich o. ä. Markieren Sie dazu die Bezeichnung und überschreiben diese.

Briefanschrift: Sofern diese von BtSoft noch nicht ausgefüllt wurde klicken Sie auf dasBleistift-Symbol. Passen Sie die Anschrift ggf. an. Beachten Sie dabei, dass dieAnschriftenzeile 3 zum Einsetzen eventueller Ansprechpartner genutzt wird.

Wichtiger Hinweis: ohne die ausgefüllte Briefanschrift werden Briefe nicht korrektausgedruckt!

Bankverbindung: geben Sie bei Bedarf dieDaten ein, die Sie kennen. Mit einem Klick aufdie IBAN-BIC-Schaltfläche rufen Sie einenKonverter auf, die die fehlenden Angaben (nurfür deutsche!) Banken ermittelt und einträgt.


Geburtstag: Sie können neben dem eigentlichen Feld noch ein Häkchen setzen. In diesemFall wird der Geburtstag beim Programmstart in die Geburtstagsliste des Arbeitsplatzesübernommen!

Merkmale: Hier können Sie den Kontakt im Detail näherbeschreiben. Es handelt sich wieder um selbstlernende Rollbalken,sodass Sie bei den nächsten Eingaben schon Vorschläge erhaltenwerden. Sie sind vollkommen frei in der Benennung.

Unser Beispiel Dr. Großgeist wurde als Arzt kategorisiert. AlsMerkmal werden jetzt seine Fachrichtungen eingetragen. DerNutzen dieser Herangehensweise wird im übernächsten Kapitel

genauer erläutert.

Neben den fachlichen Einträgen kann Dr. Großgeist auch Mitglied im Betreuungsvereinsein. Sollten Sie zusammen mit ihm in einem Sportverein sein kann das hier auch einenEintrag wert sein.

Sie können die Kontaktdatenbank auch für private Einträge nutzen und das Merkmalprivat vergeben. Weitere Merkmale könnten sein: Familie, Sportverein, Nachbar …

Kontakt duplizieren: Es kommt vor, dass mehrere Personen unter einer Anschrift leben,etwa die Eltern eines Klienten. Erfassen Sie zunächst ein Elternteil mit allen Datenund klicken dann auf die Schaltfläche Duplizieren. Passen Sie danach noch denNamen und den Namen für das Suchfeld an.

8.2 Ansprechpartner

Sofern es sich bei diesem Kontakt um eine juristische Person handelt könnenAnsprechpartner hinterlegt werden. Nutzen Sie hierfür die Tastenkombination 'Alt' und 'a'(erkennbar am unterstrichenen 'A') oder klicken auf die Schaltfläche rechts imFormularkopf. Es öffnet sich folgendes Formular.


In dem Beispiel des Amtsgerichts Musterstadt wurde bereits das Betreuungsgericht alsallgemeiner Ansprechpartner eingerichtet. Jetzt soll ein Rechtspfleger eingetragen werden.

Mit der Tastenkombination 'Strg' und '+' oder durch einen Klick auf das grün-gelbe Plus-Symbol erzeugen Sie einen neuen, leeren Datensatz. Dabei werden Telefon-/Faxnummerund Mailanschrift gleich aus dem Kontaktformular übernommen und müssen nur nochangepasst werden.

Die wesentlichen Einträge müssen nicht näher erläutert werden. BtSoft schlägt denEintrag für die Briefanschrift vor. Auch dieser kann bei Bedarf angepasst werden.

Sollte der Rechtspfleger nicht im Hauptgebäude, sondern in einem Nebengebäude seinBüro haben können Sie die gesonderte Postanschrift verwenden. Setzen Sie hierzu dasHäkchen. Es werden alle Anschriftenfelder aktiviert, die zunächst mit den Daten derKontaktseite gefüllt sind. Dies können Sie nach Bedarf ändern. Künftige Briefe an denRechtspfleger werden jetzt an diese Anschrift versandt.

Aktiver Ansprechpartner: Sie werden erleben, dass die Ansprechpartner in denInstitutionen wechseln. Sollten Sie nicht mehr dort tätig sein entfernen Sie das Häkchen andieser Stelle. Bei Bedarf können Sie ihn erneut aufrufen, indem Sie im Formularkopf dasHäkchen setzen.


Bitte beachten Sie: Inaktive Ansprechpartner nicht löschen oder überschreiben! Dadurchwerden bisherige Eintragungen verfälscht!

Tipp: nach dem Beispiel dieses Gerichts legen Sie für alle Gerichte, bei denen SieBetreuungen führen, einen Ansprechpartner 'Betreuungsgericht' an. Dann können Sieauch ohne konkrete Namensnennung den Schriftverkehr führen.

Weitere Beispiele hierzu: Legen Sie einen Ansprechpartner 'Sozialamt' oder 'Standesamt'für Stadt- oder Gemeindeverwaltungen an. Für Vereine eine 'Geschäftsführung', fürEinrichtungen eine 'Leitung'.

8.3 Einen Kontakt finden

Mit den wenigen Einträgen in unserer Beispieldatenbank wird es keine Schwierigkeit sein,den gewünschten Kontakt aufzurufen. Anders sieht es aus, wenn Sie einige Jahre mitBtSoft gearbeitet haben und sich u. U. einige tausend Kontakte angesammelt haben.

Namenssuchfeld:

Mit der Funktionstaste F3 gelangen Sie zum Suchfeld. Geben Sie die ersten Buchstabendes Suchfeldnamens ein. Wenn der Kontakt in einer Reihe mehrerer ähnlicher Namensteht klappen Sie mit der Funktionstaste F4 das Rollfeld auf und suchen den Kontakt mitden Pfeiltasten Ihrer Tastatur.

Mit der TAB-Taste gelangen Sie anschließend gleich in das Suchfeld für denAnsprechpartner und können ihn auch sofort aufrufen.

Kategorie/Merkmal:

Oberhalb der Übersichtstabellen befinden sich dienebenstehenden Such- bzw. Filterfelder für Kategorie undMerkmal. Geben Sie beispielsweise den Begriff 'Gericht' ein. Siebemerken, das sich die Übersichtstabellen verändern. Es ist jetztnur noch eine Tabelle zu sehen mit einer Übersicht über alleGerichte, die Sie in Ihre Datenbank eingepflegt haben. Mit einem Doppelklick auf denNamen öffnen Sie genau diesen Kontakt.

Mit einem Klick auf das rot durchkreuzte Filter-Symbol löschen Sie die Suchanfrage,mit einem Klick auf das Druckersymbol erhalten Sie eine Druckvorschau dieses


Suchergebnisses.

Weiteres Beispiel: Geben Sie als Kategorie 'Arzt' ein. Sie erhalten eine Übersicht allerÄrzte in Ihrer Datenbank. Geben Sie zusätzlich noch das Merkmal 'Psychiater' ein, eswerden alle niedergelassenen Psychiater angezeigt. Entfernen Sie die Kategorie werdenauch Kliniken angezeigt, denen Sie das Merkmal Psychiater gegeben haben!

Kurzbeispiele: 'Rechtsanwalt' als Kategorie, 'Familienrecht' als Merkmal, 'Einrichtung' alsKategorie, 'Altenpflege' als Merkmal. Entfernen Sie die Kategorie, werden auchselbständige Altenpfleger angezeigt.

Diese Beispiele verdeutlichen nicht nur das Suchverfahren, sondern geben auch wichtigeHinweise zu den Eingaben, die Sie bei der Anlage eines Kontaktes vornehmen können.

Volltextsuche:

Im Formularkopf finden Sie die rechts abgebildeten Suchfelder. Hierwird die komplette Kontaktdatenbank nach den eingegebenenBegriffen durchsucht. In diesem nicht ganz ernst gemeinstenBeispiel ergibt die Suche folgendes Ergebnis.

Es kommt bei dieser Suche auch vor, dass der Suchbegriffe nicht in der Übersicht zusehen ist, weil er sich vielleicht in der Notiz verbirgt.

Zusammen mit dem zweiten Feld ergibt sich die Möglichkeit einer kombinierten Suche. Siewissen nur den Vornamen Peter und ein Fragment seiner Telefonnummer '2345'? GebenSie beides ein und sehen, ob sich in Ihrer Datenbank etwas findet.

Weitere Beispiele: Rückwärtssuche von Telefonnummern. Wer hat am 24.12. Geburtstag?Wer wohnt sonst noch in der Straße meines Betreuten?

Mit einem Klick auf das rot durchkreuzte Filter-Symbol beenden Sie die Suche.

Hinweis: Diese Suche umfasst nicht die Merkmale!

Auswahltabelle:

Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, sich in der Übersichtstabellealle Kontakte in alphabetischer Reihenfolge anzeigen zu lassen. KlickenSie auf die Schaltfläche und scrollen durch die Tabelle. Die Schaltfläche verändert sichdabei zu 'Übersichtstabelle aus'. Klicken Sie darauf, um die Auswahl zu beenden.



9. Klient-Daten

9.1 Das Klient-Hauptformular

Das zentrale Formular für Ihre Klienten sowie Ausgangspunkt weiterer Formulare undFunktionen. Es kann von jeder Stelle im Programm mit der Funktionstaste F5 oder einemKlick auf die Schaltfläche der Reiterleiste aufgerufen werden.

Die Neuanlage eines Klienten wird durch einen Klick auf den Klick auf das grün-gelbe Plus-Zeichen eingeleitet. oder mit der Tastenkombination 'Strg' und '+'.Anschließend sind alle Felder leer.

Beginnen Sie mit der Anrede undspringen Sie nach dem Ausfüllen mitder TAB-Taste in die nächsten Felder.Nach der Eingabe des Wohnortserscheint ein Pop-Up-Formular, in demSie die Adressdaten noch genauerfassen können.

Beispiel: in das leere Feld kann ein c/ofür ein Heim eingetragen werden, dieAnrede kann persönlicher gehaltenwerden, oder es kann eine ganzandere Anschrift eingetragen werden,falls der Betreute sich länger in einemKrankenhaus befindet. Wenn allesstimmt klicken Sie auf OK, die Angaben


werden in das Hauptformular übernommen.

Kategorie

Für alle Betreuungen, die nach dem VBVG vergütet werden, muss hier der Begriff'Betreuung' stehen. Geben Sie für Pflegschaften den vollständigen Begriff ein:Verfahrenspflegschaft, Nachlasspflegschaft. Diese Eingaben werden an anderer Stelle imProgramm übernommen.

Bei der Kategorie handelt es sich um einen selbstlernenden Rollbalken. Sie können alsoauch Begriffe eingeben, die noch nicht bestehen. Beispiele: Büro, Privat. Nutzen Siediese, wenn Sie Ihr Büro als Klienten anlegen, oder Mitglieder Ihrer Familie.

Amtsgericht:

Mit der TAB-Taste arbeiten Sie sich durch das Formular, bis Sie an das Feld Amtsgerichtkommen. Bitte beachten Sie, dass das Amtsgericht bereits in den Kontakten angelegt seinmuss, bevor es hier eingetragen werden kann. Geben Sie nur die ersten Buchstaben desNamens ein, den Sie im Namenssuchfeld des Kontaktes eingetragen habe,: z. B. 'AG M'für Amtsgericht Musterstadt. Der Rest wird automatisch vorgeschlagen.

Bei genauem Hinsehen erkennen Sie am linken Feldrand eine feine rote Linie. Dies ist dasKennzeichen für ein Feld, das mit einem Doppelklick ein Funktion auslöst. In diesem Fallwird der Kontakt des Amtsgerichts geöffnet.

Betreuungsbeginn

Nach der Geschäftsnummer tragen Sie hier das Datum ein, zu dem Sie rechtswirksamzum Betreuer bestellt wurden. Dabei kann das Beschlussdatum von der faktischenÜbernahme der Betreuung abweichen, je nach Zustellung und beschlossenerWirksamkeit. Dem wird später Rechnung getragen. Anschließend öffnet sich das untenabgebildete Unterformular:

Hier können Sie noch einmal alle Einträge überprüfen, bevor BtSoft gleich automatischeEinträge vornimmt. So können Sie z. B. das Datum für die Rechnungslegung an denErhalt des Betreuungsbeschlusses anpassen. Klicken Sie auf Fertigstellen und warten, bis


Sie diese Bestätigung sehen.

Schließen Sie dieses Formular und betrachten nun die Eintragungen für die persönlichenKontakte.

Persönlicher Kontakt zu den Klienten:

Vielerorts gibt es mehr oder weniger verpflichtende Vorgaben, wie oft Sie Ihre Klientenpersönlich treffen sollen. Je nach Notwendigkeit und Konventionen innerhalb IhresGerichtsbezirks tragen Sie hier z. B. folgende Zahlen ein:

Eigene Wohnung: Anstehend: 25 Tage, Überfällig: 40 TageHeimbewohner: Anstehend: 80 Tage, Überfällig 100 Tage.

BtSoft erfasst die persönlichen Kontakte über eine Markierung in den Leistungseinträgen,etwa bei einem Hausbesuch. Im Formular Arbeitsplatz (siehe Reiterleiste am oberenFensterrand) finden Sie eine Tabelle, die die überfälligen persönlichen Kontakte anzeigt.Über eine Schaltfläche oben rechts im Arbeitsplatz rufen Sie die anstehenden Kontakt auf,um z. B. Ihre Besuche planen zu können.

Bei Klienten, die nicht in den Tabellen erscheinen sollen, weil sie vielleicht längerfristigabwesend sind, tragen Sie hier eine Null ein.

Aufgabenkreise

Bei den Eingabefeldern handelt es sich um selbstlernende Rollbalken. Die Einträge, dieSie einmal vorgenommen haben, werden Ihnen beim nächsten Mal nach den erstenBuchstaben vorgeschlagen. Wenn Sie eine Zeile löschen möchten klicken Sie in dieseZeile und anschließend auf die orange eingekreiste Schaltfläche. Die Einträge sind nur fürSie bestimmt. Entscheiden Sie, ob Sie die Angaben des Beschlusses übernehmen odersie nach Ihren Vorstellungen anpassen (Sorge für die Gesundheit – Gesundheitsfürsorge).

Mit einem Häkchen markieren Sie einen Einwilligungsvorbehalt. Tipp: wenn Sie über dieTAB-Taste zu diesen Feldern gelangen können Sie den Eintrag mit der Leertaste ändern.


Angaben zur Vergütung

Erstmalige Einrichtung der Betreuungunterscheidet sich, wenn Sie die Betreuungvon einem anderen Betreuer übernehmen.

Beschluss erhalten und sofortige Wirk-samkeit definieren Ihren Vergütungsbeginn.

Den Stundensatz passen Sie bei Bedarf an.Falls erforderlich nehmen Sie eine Änderungder Grundeinstellung in den Nutzerangabenvor.

Betreuungen sind seit 01.07.2013umsatzsteuerfrei, Sie werden hier keineÄnderungen vornehmen müssen.

Mit den Eintragungen für Mittellosigkeit undHeim schließen diese Eingaben ab.

Nachdem Sie Vergütungsanträge gestellt haben wird das Ende des Abrechnungs-zeitraums angezeigt. Beachten Sie die feine rote Linie am linken Feldrand, sie weist aufeine Funktion bei einem Doppelklick hin. In diesem Fall wird der letzte Vergütungsantragangezeigt.

Das vergütungsrelevante Betreuungsende wird i. d. R. mit dem Betreuungsendeübereinstimmen. Ausnahme: die Betreuung wird an einen ehrenamtlichen Betreuerübergeben (vergl. hierzu § 5 Abs. 5 VBVG).

Beachten Sie die orange eingekreisteSchaltfläche neben der Überschrift. Mit einemKlick darauf werden die Angaben zumVergütungsbeginn ausgeblendet. Stattdessenerscheinen Einträge, die vorwiegend denBetreuungsabschluss betreffen. DieseVeränderung nimmt BtSoft nach dem erstenVergütungsantrag automatisch vor. Sie kann imBedarfsfall mit einem Klick auf die nun untenbefindliche Schaltfläche (orange markiert) wiederzurückgesetzt werden.

Klient im Namenssuchfeld: Im Laufe Ihrerberuflichen Laufbahn werden Sie so viele Betreuungen führen, dass die Beendeten dasNamenssuchfeld belasten und das schnelle Finden erschweren Entfernen sie dasHäkchen, um diesen Klienten nicht mehr auswählen zu lassen. Falls sie ihn doch nocheinmal aufrufen müssen setzen Sie das Häkchen bei Alle anzeigen neben demNamenssuchfeld.

Klient in Ausdrucken/Listen: Nach Beendigung der Betreuung werden Sie ihn in denmeisten Listen nicht mehr führen wollen, z. B. in der Geburtstagsliste im FormularArbeitsplatz. Entfernen Sie dann das Häkchen.

Von Rechnungslegung befreit: wenn das Häkchen gesetzt ist erhalten Sie beim Ausdruckeiner Rechnungslegung einen Hinweis.


Archiv-Ablageort: Irgendwann nach Beendigung der Betreuung werden Sie die Unterlagenarchivieren. Tragen Sie für mögliche spätere Recherchen ein, wo Sie die Unterlagenbewahren. Beispiel: Ordner-Nr. 56-60, Speicher.

Datei-Pfad

Sinnvollerweise legen Sie für jeden Ihrer Betreuten auf Ihrem Rechner ein Verzeichnis an,in dem Sie außerhalb von BtSoft Dokumente, Bilder, eingescannte Unterlagen(Mietverträge, Gutachten) abspeichern. Sie können dieses Verzeichnis unmittelbar ausBtSoft heraus öffnen. Dazu stellen Sie den Pfad ein, indem Sie zunächst auf dieSchaltfläche 'Pfad' klicken.

Es öffnet sich der Windows-Explorer. Suchen Sie den Ordner dieses Klienten und klickendann auf OK. Der Pfad wird übernommen. Künftig können Sie den Ordner durch einenDoppelklick in das Feld aufrufen (beachten Sie die feine rote Linie am linken Feldrand).

Sollten Sie diesen Ordner außerhalb des Klienten-Hauptformulars aufrufen wollen klickenSie auf das kleine blaue Pfeildreieck rechts neben der Schaltfläche Info-Pool in derReiterleiste am oberen Fensterrand.

Tipp für das Arbeiten im Netzwerk: Sofern Mitarbeiter und Kollegen an anderen Rechnerndiese Funktion nutzen sollen geben Sie das übergeordnete Verzeichnis im Netzwerk frei.Richten Sie ein Netzlaufwerk für diesen Ordner ein und stellen Sie den Pfad über dasNetzlaufwerk ein. Verbinden Sie das gleiche Netzlaufwerk auch auf den anderenRechnern. Der Aufruf des Pfades ist dann auch von anderen Rechnern aus möglich.

Klienten-Stammblatt

Bei der Neuanlage des Klienten wird hier die Auswahl eingetragen, die Sie in den Nutzer-Stammdaten voreingestellt haben. Sollten Sie eine andere Form bevorzugen wählen Siediese aus dem Rollbalken. BtSoft merkt sich die Einstellung dauerhaft.

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche sehen Sie das Stammblatt in derDruckvorschau. Schließen Sie die Druckvorschau mit einem Rechtsklick und der

Auswahl Schließen.

Mit einem Klick auf das Drucksymbol wird das Stammblatt sofort gedruckt.

Notiz

Tragen Sie hier beliebige Informationen ein, die Sie unmittelbar bei Aufruf des Klientensehen möchten. Hilfreich ist dies auch für Ihre Mitarbeiter oder Vertretung.

Beachten Sie die feine rote Linie am linken Feldrand. Mit einem Doppelklick erhalten Sieeine größere Eingabemaske. Diese heißt Zoombox. Bitte beachten Sie, dass diese mit derEnter-Taste sofort geschlossen wird. Für einen Zeilenumbruch innerhalb dieser Box haltenSie die 'Strg'-Taste gedrückt, während Sie die Enter-Taste betätigen.

Die Funktionen der links abgebildeten Schaltflächen werdenin den Kapiteln 8.2 bis 8.5 beschrieben.


Namenssuchfeld im Formularkopf

Über diesen Rollbalken rufen Sie die Klienten auf, indem Sie die ersten Buchstaben desNachnamens eingeben.

Mit einem Häkchen in dem Feld 'alle anzeigen' werden auch die Klienten im Suchfeldangezeigt, die Sie aus der Anzeige im Namenssuchfeld entfernt haben.

Effizienztipp: Steuern Sie das Namenssuchfeld nicht mit der Maus an, sondern mit derFunktionstaste F3. Sollte ein Aufklappen des Rollbalkens erforderlich werden können Siedies mit der Funktionstaste F4 auslösen! Anschließend können Sie mit den PfeiltastenIhrer Tastatur den richtigen Eintrag auswählen.

BtSoft beenden

Um BtSoft zu schließen klicken Sie auf die Schaltfläche 'Feierabend' amunteren Formularrand. Sollten unerledigte Leistungen markiert sein fragtBtSoft Sie, wie Sie damit umgehen wollen. Empfehlung: Bestätigen Sie die

Nachfrage mit JA, indem Sie einfach die Enter-Taste betätigen.

Sofern Sie in den Nutzer-Einstellungen die automatische Datensicherung aktiviert habenöffnet sich anschließend das Datensicherungsmodul. Informationen hierzu entnehmen Siedem Kapitel zur Datensicherung.

Mit einem Klick auf die kleinere, mit einem 'X' gekennzeichnete Schaltfläche schließen SieBtSoft sofort, ohne weitere Hinweise oder Funktionen.

Mandat-Auswahl

Ebenfalls im Formularkopf befindet sich der Rollbalken, mitdem Sie die Klienten-Auswahl einschränken können.

Ohne eine Auswahl werden im Formular alle Mandateangezeigt, im Namenssuchfeld nur diejenigen, die für dieseAnzeige markiert sind.

Nach der Auswahl wird sowohl im Namenssuchfeld als auchim Formular die Auswahl angezeigt. Beobachten Sie hierzu

auch die Änderungen der Datensätze am unteren Fensterrand.

Sonstige Funktionen:

Neben dem Feld für die Geschäftsnummer sehen Sie noch die beiden eingekreistenSchaltflächen. Mit dem roten Pfeildreieck lösen Sie manuell den Vorgang derDatenerstellung zum Betreuungsbeginn aus, etwa die Anlage der Beziehung zumAmtsgericht oder der Konten. Mit dem Plus-Zeichen erstellen Sie eine neue Beziehungzum eingestellten Amtsgericht. Dies wird beim Wechsel des zuständigen Amtsgerichtsnötig.


9.2 Bestallung hinterlegen

Durch das Hinterlegen des Betreuerausweises oder einer anderen Bestallungsurkundekönnen Sie diese mit einem Mausklick an verschiedenen Stellen des Programmsausdrucken, oder gar automatisch an Briefe oder Mails anhängen. Verzichten Sie nicht aufdieses effizienzsteigernde Merkmal.

Voraussetzung: Die Bestallung liegt eingescannt im Format .gif, .bmp oder .jpg vor.

Der Vorgang wird mit dem Programm 'Paint' beschrieben, da es Bestandteil allerWindows-Versionen ist. Sie finden es im Startmenü unter Alle Programme / Alle Apps –Windows-Zubehör.

Öffnen Sie also die eingescannte Urkunde mit Paint. Klicken Sie auf die orangeeingekreiste Schaltfläche Auswählen und ziehen einen Rahmen um den Text der Urkundeherum. Dabei sollte der seitliche Rand etwa in der Mitte zwischen dem tatsächlichen Randund der Schrift liegen. Orientieren Sie sich an obigem Beispiel. Anschließend klicken Sieauf Zuschneiden. Die Urkunde ist jetzt etwas kleiner.

Passen Sie jetzt noch die Größe an, um die Datenbank nicht zu sehr zu belasten. KlickenSie in der Menüleiste von Paint auf den Befehl 'Größe ändern'. Auf dem Pop-Up-Formularwählen Sie zunächst 'Pixel' als Maßeinheit aus, geben dann als horizontale Größe '800'ein und bestätigen alles mit OK. Siehe hierzu die Grafik auf der nächsten Seite.


Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen 'Alle auswählen'. Miteinem erneuten Rechtsklick wählen Sie jetzt die Funktion 'Kopieren'.

Kehren Sie zurück zu BtSoft, öffnen das Klienten-Hauptformular mit der Funktionstaste F5und suchen über das Namenssuchfeld den Klienten, dessen Bestallung Sie einpflegenwollen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bestallung oben rechts im Formular.

Es öffnete sich das auf der nächsten Seite abgebildete Formular. Geben Sie einen Namenfür das Dokument ein, etwa 'Betreuerausweis'. Rechtsklicken Sie in das große FeldDokument und wählen Einfügen. Die Bestallung ist damit hinterlegt.

Bitte beachten Sie, dass die Funktionen Druckvorschau, Ausweis drucken und PDF-Export erst nach erneutem Öffnen des Formulars nutzbar sind.


Verlassen Sie das Formular durch einen Klick die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol. Siekehren zurück zum Klient-Hauptformular.

Betrachten Sie jetzt noch einmal die Schaltfläche, mit derSie das Bestallungsformular aufgerufen haben. Direktdaneben befindet sich eine Schaltfläche mit Druckersymbol.Mit einem Klick darauf wird der Ausweis sofort gedruckt!

9.3 Dokumente hinterlegen

Die soll am Beispiel eines Schwerbehindertenausweises mit Vorder- und Rückseitebeschrieben werden. Nach dem Einscannen haben Sie zwei Dateien, diezusammengeführt werden müssen, um auf einer Seite ausgedruckt zu werden.

Öffnen Sie den ersten Scan wieder mit demMicrosoft-Programm Paint. Je nachScanvorgang liegt Ihnen die Grafik schonzugeschnitten vor, so wie im Beispiel zu sehen.Um Platz für die Bearbeitung zu schaffenfahren Sie mit der Maus über das kleine weißeQuadrat am unteren rechten Ende. Der Cursorändert sich zu einem diagonalen Pfeil, mit demSie die Arbeitsfläche großzügig aufziehen.

Falls das Dokument so groß angezeigt wird,das Sie dafür keinen Platz haben können Siedies mit einem Klick auf Verkleinern amunteren rechten Fensterrand von Paint ändern.


Klicken Sie nun auf Auswählen und zieheneinen Rahmen um das Dokument. Sie könnenes nun mit der Maus weiter in die Bildmittebewegen.

Öffnen Sie nun den Scan der Rückseite, indem Sie die Datei im Windows-Explorersuchen. Rechtsklicken Sie darauf und wählen'Öffnen mit', darunter das Programm Paint.

Sofern das Dokument nach dem Scan nochvon viel weißer Fläche umgeben ist klicken Siewieder auf die Schaltfläche Auswählen undziehen einen engen Rahmen um die Grafik.

Klicken Sie danach auf Zuschneiden, macheneinen Rechtsklick. Wählen Sie Alle auswählen,mit einem weiteren Rechtsklick den BefehlKopieren.

Kehren Sie nun zu der Vorderseite zurück,indem Sie über die Taskleiste dieses Paint-Fenster anklicken. Rechtsklicken Sie in dieFläche und wählen Einfügen. Die Rückseite istjetzt eingefügt und mit einem Rahmenversehen. Sie können diesen mit der Mausbewegen. Positionieren Sie ihn in einemgeeigneten Abstand unter der Vorderseite.

Da es sich bei den neuenSchwerbehindertenausweisen um ein rechtkleines Dokument handelt ziehen Sie nuneinen großzügigen Rahmen um beide Teileund klicken auf Zuschneiden.

Bearbeiten Sie jetzt noch die Größe desDokuments. Hierzu verweise ich auf dieBeschreibung bei der Hinterlegung desBetreuerausweises. Die Breite sollte 800 Pixelnicht übersteigen.

Speichern Sie die Grafik in einem Ordner, denSie für diesen Klienten angelegt haben.

Rechtsklicken Sie erneut in die Grafik undwählen Alle auswählen. Bei einem weiterenRechtsklick wählen Sie Kopieren.

Kehren Sie nun zu BtSoft zurück, rufen dasKlienten-Hauptformular auf und wählen überdas Namenssuchfeld den Klienten aus, für den


Sie das Dokument hinterlegen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumente. Esöffnet sich nachstehendes Formular.

Sofern es sich um das erste Dokument handelt, dass Sie hinterlegen, können Sie gleichden Namen des Dokuments eingeben. Rechtsklicken Sie anschließend in das große FeldDokument und wählen Einfügen.

Bei weiteren Dokumenten klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche mit dem grün-gelbenPlus-Zeichen. Damit wird ein neuer, leerer Datensatz erzeugt, den Sie füllen können.

Beachten Sie, dass die Funktionen Vorschau,Ausdruck und PDF erst nach erneutem Öffnendes Dokumentenformulars zur Verfügungstehen.

Verlassen Sie das Dokumentenformular miteinem Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol.Nach dem erneuten Öffnen sehen Sieim rechten Feld eine verkleinerte Abbildung.

Bei weiteren Dokumenten sehen Sie diese als Übersicht.

Die Schaltflächen bedeuten:Rotes Dreieck nach links: das Dokument wird in das große Feld geladenWeißes Blatt mit Lupe: DruckvorschauDruckersymbol: sofort das Dokument drucken.

Nutzen Sie diese Hinterlegungsfunktion nur für die wichtigsten Dokumente, etwaSchwerbehindertenausweis, Personalausweis, Geburts- oder Sterbeurkunde. Sie ist nichtgeeignet für Bescheide o. ä.


9.4 Checkliste

Dient vor allem bei Betreuungsbeginn als Gedankenstütze zur Erledigung der wichtigstenAufgaben. Sie wird für jeden Betreuten bei der Ersteingabe angelegt und kann individuell

ergänzt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche . Es öffnet sich folgendesFenster:

Sie sehen in der rechten Übersichtstabelle alle Punkte, sortiert nach Kategorien wieBefreiungen, Versicherungen, Dokumente etc. In der Spalte ganz rechts finden Sie denjeweiligen Status. Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnen Sie denEintrag für die Einzelbetrachtung auf der linken Seite. Sie können jetzt in dem Feld Notizweitere Angaben hinterlegen, z. B. den Ort, an dem Dokumente abgelegt sind, von wemSie Informationen erwarten o. ä.

Mit einem Klick auf dieses Symbol bereiten Sie eine neue Eingabe vor. Es werden aufder linken Seite leere Felder angezeigt. Nehmen Sie die Einträge vor, die Sie innerhalbdieser Betreuung abchecken möchten.

Welche Einträge bei der Neuanlage eines Klienten eingetragen werden können Sieentsprechend Ihrer Bedürfnisse selbst vorbereiten. Klicken Sie hierzu in der Menüleisteauf den Eintrag 'Stammdaten', darunter wählen Sie 'Checkliste'.

Sie gelangen auf ein Formular, das ähnlich aussieht wie die Checkliste zu den Betreutenselbst. Die Überschrift lautet aber: 'Vorgaben für die Checkliste'. Sie können alle Einträgeändern, löschen oder neue erstellen. Genau die jetzt in der Liste befindlichen Punktewerden bei den nächsten Betreuungen in die Checkliste übernommen.


9.5 Betreuungsbericht

BtSoft verfolgt den Anspruch, qualifizierte Berichte zu erstellen, die den Rechtspflegerneinen umfassenderen Eindruck der Betreuungssituation ermöglicht. Hierfür gab es seitensvieler Gerichte positiver Rückmeldungen. Die Erstellung ist beim ersten Mal mit etwasAufwand verbunden. Die weiteren Berichte erstellen Sie einfach durch Kopieren desjeweils letzten, der dann nur noch aktualisiert werden muss.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht oder verwenden Siedie Tastenkombination 'Alt' und 'b'. Es öffnet sich ein sehrumfängliches Formular. Es ist das einzige Hauptformularmit einer Bildlaufleiste am rechten Formularrand.

Machen Sie sich zunächst mit den Elementen dieses Formulars vertraut. Die gelbhinterlegten Felder werden ausgefüllt, die am rechten Formularrand befindlichenRollbalken und Schaltflächen rufen verschiedenste Informationen auf, etwa aus dem Info-Pool oder der Leistungserfassung.

Die in den gelb hinterlegten Feldern sichtbaren Eintragungen müssen bei dem erstenBericht in jedem Fall überarbeitet werden. Sie dienen als Orientierung für IhreEintragungen.

Wählen Sie zunächst aus, ob sie den Bericht in der männlichen oder weiblichen Fassungerstellen wollen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit dem roten Pfeildreieck obenrecht.

Gehen Sie dann zum Formularkopf. Mit einem Klick auf das Bleistiftsymbol neben demBerichtszeitraum wird dieser als Vorschlag eingetragen und kann bei Bedarf korrigiertwerden.

Im ersten Bericht tragen Sie als laufende Berichtsnummer die eins ein. Der Aufenthaltsortdes Betreuten wird ebenfalls mit einem Klick auf das Bleistiftsymbol eingetragen.

Weitere Informationen zum Aufenthaltsort können Sie sichhier anzeigen lassen, sofern Sie die Daten im Info-Poolhinterlegt haben, z. B. mit der Kategorie Wohnung.


Wählen Sie diese im Rollbalken ausund klicken auf des rote Pfeildreieck.Sie sehen dann die entsprechendenEinträge und können z. B. dasUmzugsdatum in jetzige Wohnungentnehmen.

Der Eintrag zum Aufenthalt könnte dann etwa folgendermaßen aussehen:

Bei den Angaben zum Gesundheitszustand gehen Sie ähnlich vor. Vorausgesetzt, Siehaben im Info-Pool die Kategorie Diagnose angelegt, stellen Sie diese ein und öffnen denhinterlegten Eintrag:

Gehen Sie mit der TAB-Taste durch dieFelder, bis der Eintrag der Diagnosenmarkiert ist. Rechtsklicken Sie daraufund wählen Kopieren. RechtsklickenSie nun auf das Feld im Bericht undwählen Einfügen. Mit leichtenModifikationen könnte Ihr Eintrag dann folgendermaßen aussehen:

Sie können bei Bedarf mit einem Doppelklick das Eingabefeld vergrößern. Der Text wird inder Zoombox angezeigt. Beachten Sie, dass Sie in dieser Box für einen Zeilenumbruchdie Tastenkombination 'Strg' und 'Enter' anwenden müssen.

Eine weitere Möglichkeit, Informationen für den Berichtzu erhalten, ist der Aufruf der Leistungseinträge, die Sieals gesundheitsrelevant gekennzeichnet haben. KickenSie auf die Schaltfläche 'Leistungseinträge Gesundheit',es öffnet sich ein zusätzliches PopUp-Formular. Es istauf der nächsten Seite abgebildet.

Am unteren Rand dieses Formulars sehen Sie die Anzahlder Eintragungen im Zeitraum ab Berichtsbeginn bis heute.Klicken Sie mit den Pfeiltasten durch die Einträge und entscheiden, welche davon Sie fürden Bericht verwenden möchten.


Behandelnde Ärzte:

In der linken Spalte tragen Sie die Fachrichtung des Arztes ein. Dabei handelt es sich umselbstlernende Rollbalken. Beim nächsten Eintrag der gleichen Fachrichtung müssen Sienur die ersten Buchstaben eingeben, der Rest wird automatisch vorgeschlagen.

In der rechten Spalte werden nur Kontakte angeboten, zu denen der Klient eineeingetragene Beziehung hat. Wählen Sie den Arzt. Im späteren Ausdruck wird er mit denhinterlegten Adressdaten aufgeführt.

Wenn Sie eine Zeile löschen möchten setzen Sie den Cursor in diese Zeile und klickenanschließend auf die kleine Schaltfläche mit dem roten Löschen-Symbol.

Persönliche Betreuung:

BtSoft bietet hier eine außerordentlich hoheDatentransparenz. In der Übersichtstabelle amrechten Formularrand werden alle Leistungseinträgeangezeigt, die Sie als 'persönlichen Kontakt'gekennzeichnet haben, und zwar in absteigenderReihenfolge. Für den Eintrag in das entsprechendeBerichtsfeld ist dies die Datengrundlage.

Ihr Berichtseintrag könnte also so aussehen:


Rechtliche Vertretung:

Dies ist ja das Kerngeschäft der Betreuertätigkeit und wird i. d. R. unterschätzt. Es magzwar hinreichend sein, die Tätigkeiten eines Jahres mit einem Satz zu erläutern, dient abernicht zur Darstellung des oftmals immensen Aufwandes.

Gehen Sie vor wie im Bereich der Gesundheit. Lassen Sie sich alle Leistungseinträgeanzeigen, die Sie als rechtliche Vertretung gekennzeichnet haben. Wählen Sie daraus dieEintragungen für die Spiegelstrichtabelle.

Jede Zeile der Spiegelstrichtabelle kann 255 Zeichen aufnehmen. Mit einem Doppelklicköffnet sich die Zoombox, in der Sie den Eintrag vollständig sehen und bearbeiten können.Zeilenumbrüche in der Zoombox sind nur mit der Tastenkombination 'Strg' und 'Enter'möglich.

An dieser Stelle erneut der Hinweis, dass der Aufwand für die Erstellung des Berichtsmöglicherweise hoch erscheint. Künftig werden Sie ihn nur kopieren und die Änderungeneintragen. So auch bei der rechtlichen Vertretung. Die Befreiungsanträge werden imnächsten Betreuungsjahr noch genauso nötig gewesen sein wie jetzt.

Vermögens- und Einkommensverhältnisse:

In den meisten Fällen wird hier der Satz reichen: „Siehe gesonderte Rechnungslegung“.Erläutern Sie ggf. Besonderheiten, die sich im Berichtszeitraum ergeben haben:Schuldenregulierung, Eröffnung eines weiteren Girokontos als Taschengeldkonto. Oderbegründen Sie hier, falls Sie die Anordnung eines Einwilligungsvorbehalts für erforderlichhalten.

Ausdruck:

Prüfen Sie den Bericht zunächst in der Druckvorschau. U. U. werden am unterenSeitenrand Zeilen nicht korrekt dargestellt. In diesem Fall fügen Sie in eines der vorherigerFelder noch einen Zeilenumbruch ein.

Für den nächsten Bericht klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den jetzigen Berichtzu kopieren.

Das Berichtsformular verlassen Sie über die Schaltfläche mit dem Türsymbol rechts unten.

10. Beziehungspflege

Über dieses Formular erfassen Sie die Verbindung des Klienten zu den natürlichen undjuristischen Personen, mit denen er in einer Beziehung steht. Zugleich ist dies dasAusgangsformular für Ihren Schriftverkehr. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird dieserjedoch in einem separaten Kapitel behandelt.


Sie erreichen dieses Formular über die entsprechende Schaltfläche am oberenFensterrand oder die Funktionstaste F7.

Zum besseren Verständnis:

Eine Beziehung stellt die Verbindung eines Klienten zu einem Kontakt und ggf. einemdortigen Ansprechpartner her. Diese Beziehung definiert sich zumeist über die Art und eineNummer.

Beispiele:

Die Art der Beziehung zum Vormundschaftsgericht ist 'Betreuungsangelegenheit', dieNummer in diesem Fall die Geschäftsnummer des Amtsgerichtes.

Die Beziehung zu einer Versicherungsgesellschaft ist von der Art her evtl.'Haftpflichtversicherung', die Nummer in diesem Fall die Versicherungsnummer.

Dann gibt es noch die Beziehungen zu Ärzten, Angehörigen, Nachbarn, Geschäftskunden,die Sie hier hoch angepasst einpflegen können.

Gehen Sie dabei sorgfältig vor, um den größtmöglichen Nutzen zu erhalten. Jede Softwareist nur so gut wie der eingepflegte Datenbestand.


Aufteilung des Formulars:

Formularkopf:

Hier sind insbesondere die beiden grün hinterlegten Felder von Bedeutung.

Suche Beziehung:

Gleich beim Öffnen des Beziehungsformulars befindet sich der Cursor in diesem Feld.Geben Sie die ersten Buchstaben des Kontakts ein, zu dem der Klient eine Beziehung hat.Mit der Enter-Taste wird die Beziehung aufgerufen.

Sie können dieses Feld auch mit der Tastenkombination 'Alt' und 's' ansteuern, erkennbaram unterstrichenen Buchstaben.

Wenn eine Beziehung beendet ist und noch einmal aufgerufen werden muss setzen Siedas Häkchen in das Feld darunter.

Klient wechseln:

Um schnellstmöglich die Beziehungen einen anderen Klienten aufzurufen bedarf es nurder Funktionstaste F3. Der Cursor springt in dieses Feld. Geben Sie die erstenBuchstaben des Klienten ein. Nachdem er korrekt angezeigt wird bestätigen Sie dieEingabe mit Enter.

Beziehungsdaten:

Legen Sie eine neue Beziehung an, indem Siedie Tastenkombination 'Strg' und '+' verwenden,oder klicken Sie auf die Schaltfläche mit demgrünen Plus-Symbol. Ein neuer, leererDatensatz wird angezeigt.

Geben Sie zunächst den Kontakt ein.Verwenden Sie dabei den Namen, den Sie indas Suchfeld der Kontakte eingegeben haben.Falls bekannt und sinnvoll geben Sie aucheinen Ansprechpartner ein. Dabei muss derKontakt bereits angelegt sein.

Für die Kategorie verwenden Sie einenmöglichst umfassenden Begriff wie Behörde,Versicherung, Bank, Arzt, Person, Angehöriger.

Wie an diesem Beispiel erkennbar definierensich viele Beziehungen über die Art (hier:

Steuerangelegenheiten) und ein Aktenzeichen, Kundennummer o. ä. Als Anfang derBeziehung wird automatisch das Datum des Eintrags eingetragen, kann aber manuellgeändert werden.

Wenn der Kontakt noch nicht angelegt ist:

Beginnen Sie wie zuvor mit der Erstellung eines neuen, leeren Datensatzes. Geben Sie indas Kontaktfeld den Namen für das Suchfeld ein, den Sie erwarten. Sollte der Kontaktnicht vorhanden sein erhalten Sie folgende Meldung (siehe nächste Seite). Klicken Sie auf'Nein', falls Sie sich nur vertippt haben. Wählen Sie 'Ja', wenn Sie den Kontakt neuanlegen möchten.


Es öffnet sich ein PopUp-Formular, in das Sie sofort die Kontaktdaten eingeben können.

Beginnen Sie im Feld Anrede, geben alle erforderlichen Angaben einschließlich derBriefanschrift ein und klicken anschließend auf 'In Beziehung übernehmen'. Das Formularwird geschlossen, der Eintrag in das Kontaktfeld ist bereits erledigt.

Das Feld 'Betreuung-Info am' wird automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem Sie ausdieser Beziehung heraus einen ersten Brief verfasst haben. Sie können es aber auchmanuell füllen, falls Sie die Information bei einem Behördengang o. ä. bekannt gegebenhaben.

Mit den kleinen 'i'-Schaltflächen können Sie sich weitere Informationen zu dem Kontakt,dem Ansprechpartner oder dem Klienten anzeigen lassen.


Effizienztipp: Nutzen die Möglichkeit der Autokorrektur. Diese rufen Sie auf mit einemKlick auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Kategorie auf. Im Falle der Beziehungenwerden Sie als Art oft Kranken-/Pflegeversicherung eingeben müssen. Stellen Sie dieAutokorrektur so ein, dass sie z. B. kv durch dieses Begrifflichkeit ersetzen lässt. Oder hvsich nach der Eingabe in Haftpflichtversicherung ändert.

Mittlere Spalte:

Dies umfasst vor allem Funktionen für den Schriftverkehr, die ineinem separaten Kapitel erläutert werden. Folgendes könnenSie bereits jetzt eingeben.

Die Briefvorgabe Standard können Sie in den meisten Fällenunverändert lassen.

Mit den Schaltflächen darunter können Sie sich die bisherigenBriefe anzeigen lassen. Je nach Erfordernis wählen Sie dieentsprechende Schaltfläche. Bisherige Briefe zu einerBeziehung öffnen den Schriftverkehr z. B. mit dem Anbieter derHaftpflichtversicherung. Briefe an Kontakt öffnen alle Briefe mitdieser Versicherungsgesellschaft, also auch die in Sachen derKfz-Haftpflicht oder anderer Verträge mit diesem Anbieter.

Aktivieren Sie die PDF-Briefablage, wenn Sie künftigenSchriftverkehr neben den normalen Ausdrucken auchautomatisch digital ablegen möchten. Gehen Sie wie folgt vor:

Setzen Sie zunächst das Häkchen, dadurch werden die weiteren Einstellmöglichkeitenaktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Pfad und stellen den Pfad zu dem Verzeichnis imWindows-Explorer ein, in dem die PDF-Dateien später gespeichert werden sollen.

Empfehlung: Falls Sie für den Klienten bereits ein Verzeichnis angelegt haben erstellenSie darin ein Unterverzeichnis Schriftverkehr.


Die erstellten Briefe werden dann in diesem Verzeichnis sortiert nach Namenssuchfeldhinterlegt, wie in diesem Beispiel zu sehen.

Sofern zutreffend setzen Sie noch die Häkchen für unterhaltspflichtige Angehörigeund/oder den antragsrelevanten Eintrag. Letzteres ist noch in der Entwicklung mit demZiel, alle antragsrelevanten Daten in einem Formular anzeigen und ausdrucken zukönnen.

Übersichtstabelle:

Diese wird bei Ihnen nach kurzer Zeit viel voller sein, als in diesem Beispiel gezeigt. Diegrundsätzlichen Möglichkeiten lassen sich dennoch beschreiben.

Kategoriewahl:

Geben Sie hier eine Kategorie ein, um sich nur die diese Beziehungen anzeigen zulassen. Dies wird häufig benötigt für die Kategorien Arzt oder Angehörige. Wenn Sie denEintrag in diesem Feld löschen werden wieder alle Beziehungen angezeigt.

Doppelklick-Funktionen:

Beachten Sie die feine rote Linie am linken Rand. Diese deutet auf eine Funktion hin, dieüber einen Doppelklick ausgelöst wird.

Doppelklick auf den Kontakt in einer Zeile: öffnet diesen Kontakt im Kontaktformular.

Doppelklick auf Art oder Az in einer Zeile: Ruft die vollständigen Daten dieser Beziehungauf.

Als Hilfestellung ist dies auch am unteren Rand der Tabelle vermerkt.


Ebenfalls am unteren Rand der Tabelle finden Sie die Schaltfläche 'Ausdruck'. mit einenKlick darauf öffnet sich dieses Auswahl-Formular.

Probieren Sie aus, wie sich die Beziehungenübersichtlich ausdrucken lassen und sogar alsAnhang zu Anträgen nutzen lassen. Öffnen Sie dieDruckvorschau über die Schaltfläche mit demweißen Blatt und der Lupe.

Mit einem Klick auf das Druckersymbol wird dieÜbersicht sofort gedruckt.

Schließen Sie das Formular mit einem Klick aufdas 'X' rechts oben.

An dieser Stelle noch einmal der Hinweis, dass die Datenpflege Grundlage jeder effektivenNutzung Ihrer EDV ist!



11. Schriftverkehr

11.1 Einführung

Mit BtSoft erhalten Sie ein außerordentlich mächtiges Schriftverkehrs-Werkzeug, das allIhren Anforderungen gerecht wird. Es ist so vielfältig und umfangreich, dass Sie einige Zeitbenötigen werden, um den Funktionsumfang zu verstehen und anwenden zu können.Lassen Sie sich davon nicht abschrecken und nutzen zunächst das Standardverfahren.

Für den Anfang ist das Beziehungsformular der Ausgangspunkt für Ihren Schriftverkehr.Hier insbesondere die Funktions-Schaltflächen in der mittleren Spalte.

Unter der Überschrift 'Neu' finden Sie verschiedeneSchaltflächen, mit denen Sie einen neuen Brief initiieren.

Brief an Beziehung: erzeugt einen neuen Brief an die imBeziehungsfenster aktive Beziehung.

Brief an Klient: erzeugt einen neuen Brief an den Klienten.

Die Schaltflächen Fax an Bez. und Brief an AG werden hierzwar noch angezeigt, werden jedoch künftig nicht mehrbenötigt und aus dem Formular entfernt.

Brief-Vorgabe: Mit der Einstellung Standard machen Siezunächst einmal nichts falsch, wenngleich Sie hier auchgenauere Anpassungen vornehmen können. Die Brief-Vorgabewird dauerhaft in der jeweiligen Beziehung gespeichert.

Bisherige Briefe: hier können Sie die bisher verfassten Briefenachlesen. Je nach Schaltfläche die in der aktiven Beziehunggeschriebenen, die an den aktiven Kontakt, an den Klienten

oder alle Briefe in der Betreuung.

Die Aktivierung der PDF-Ablage wurde bereits im vorherigen Kapitel beschrieben. DieEmpfehlung geht in jedem Fall dazu, diese Funktion zu aktivieren.

11.2 Einfaches Verfassen eines Standard-Briefes


Dies soll am Beispiel der Beziehung zur AOK dargestellt werden. Rufen Sie hierzuzunächst die Beziehung auf, entweder durch das Feld 'Suche Beziehung' im Formularkopf,oder durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Übersichtstabelle.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Brief an Bez. Schneller und für die künftige Nutzungdeutlich effektiver ist die Verwendung der Tastenkombination 'Alt' und 'b'. Es öffnet sichdas folgende Formular.

Beachten Sie zunächst nur die weißen Felder im mittleren Formularbereich. Oben findenSie fünf Adresszeilen, darunter die formalen Felder für einen Geschäftsbrief. Danachkommen vier Betreffzeilen, anschließend die Anrede, der eigentliche Brieftext sowie dieSchlusseinträge.

Der Brief ist bereits soweit fertig, dass Sie nur noch Ihr Anliegen in die vierte Betreffzeileund dann den eigentlichen Brieftext eintragen müssen. Beispielhaft wird hier dieKurzzeitpflege beantragt.


Der Brief kann jetzt bereits ausgedruckt werden. Klicken Sieauf eine der sechs Druckschaltflächen rechts unten,beispielsweise auf Druck 2x.

Der Brief wird jetzt zweimal ausgedruckt. Es öffnet sich dasLeistungsformular, automatisch wird ein Leistungseintragerzeugt, den Sie bei Bedarf noch anpassen können. Der Briefsieht folgendermaßen aus (mit Standard-Briefkopf):

Bereits hier der Hinweis, dass die Beantragung von Kurzzeitpflege eine Rechtshandlungdarstellt, die Sie als solche im Leistungsfenster markieren können.

Mit dem Ausdruck des ersten Briefes innerhalb einer Beziehung wird dort die Informationüber die Betreuung eingetragen, sofern das Feld noch leer war.


Effizienztipp: Wenn Sie mit der Arbeitsweise von BtSoft etwas vertrauter sind nutzen Siefolgende Tastenkombinationen, um von jeder Stelle des Programms einen Brief zuerstellen: F7, F3, Klient auswählen, Enter, Beziehung auswählen, Enter, Enter.

11.3 Das Arbeiten mit Brief-Vorgaben

Zunächst einige Vorgedanken:

Stellen Sie sich zunächst vor, Sie möchten einen Brief in der Betreuungsangelegenheit andas Amtsgericht schreiben. Sie erwarten von einer professionellen Software natürlich,dass die Betreffzeile alle relevanten Daten sofort ohne nachträgliche Korrekturenbereitstellt. In diesem Fall müsste sie beispielsweise lauten:

BetreuungssacheDieter Mustermann, geb. 01.01.1911, Gesch.-Nr. XVII 4444

Die gleichen Zeilen in einem Schreiben z. B. an das Sozialamt sollten z. B. lauten:

Betrifft(Herrn) Dieter Mustermann, geb. 01.01.1911, Dorfstr. 33, 22222 StadtlandSozialhilfeantrag – Aktenzeichen xy

In einem Anschreiben an die Leitung eines Wohnheimes müsste dort z. B. stehen:

Ihr BewohnerHerr Dieter Mustermann

Derselbe Kontakt muss möglicherweise als Arzt, Vermieter oder Angehöriger mit jeweilsanderen Betreffzeilen angeschrieben werden, je nach dessen Beziehung zum Klienten.

Aus diesen Überlegungen erwächst schnell die Erkenntnis, dass die Einstellung derjeweiligen Form des Briefes nur bei den Beziehungen angesiedelt sein kann!

Speziell für BtSoft wurden daher die in den Beziehungen hinterlegten Briefvorgabenentwickelt, deren Erstellung und Nutzung im Folgenden beschrieben wird.

11.3.1 Die Standard-Briefvorgabe

Die Briefvorgaben erreichen Sie über die Schaltfläche Stammdaten in der Menüleiste,darunter der Eintrag Briefvorgabe.

In dem dann geöffneten Formular sehen Sie oben rechts ein Suchfeld. Geben Sie alsSuchbegriff 'Standard' ein und bestätigen die Eingabe mit Enter.

Viel einfacher gelangen Sie zur Standard-Briefvorgabe, indem Sie im Beziehungsfenster


einen Doppelklick auf das Auswahlfeld machen, das diesen Eintrag aufweist.

Es öffnet sich das folgende Formular.

Sie sehen in den oberen, gelb hinterlegten Feldern sowohl den Namen der Vorlage alsauch eine Kurzbeschreibung. Beides können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen.

Darunter sehen Sie die vorbereiteten Betreffzeilen. Sie sind gekennzeichnet vonPlatzhaltern, die bei der Brieferstellung durch die jeweiligen Daten des Klienten und derBeziehung ersetzt werden.

Vergleichen Sie diese mit dem bereits erstellten Brief an die AOK.

Hier erschließt sich die Arbeitsweise der Platzhalter. Diese können in den Betreffzeilen 2bis 4 und im Brieftext eingesetzt werden.

Rechts unten im Formular sehen Sie eine Tabelle mit den verfügbaren Platzhaltern für Ihreeigenen Briefvorgaben.


11.3.2 Briefvorgabe 'Info über Betreuung'

Rufen Sie über das grün hinterlegte Suchfeld die Vorgabe 'Info über Betreuung' auf.Setzen Sie diese bei der Neuanlage von Beziehungen ein, die Sie gleich danachanschreiben wollen, um sie über die Betreuung zu informieren.

Vergleichen Sie auch hier die Vorgabe mit dem Brief, der daraus entsteht:

Wenn Ihnen der Text nicht zusagt ändern Sie ihn in der Briefvorgabe nach eigenenVorstellungen.

Nachdem Sie diese Information versandt haben stellen Sie im Beziehungsfenster diekünftig sinnvollste Briefvorgabe ein.


11.3.3 Weitere Briefvorgaben

Für den Schriftverkehr mit dem Betreuungsgericht verwenden Sie die im Lieferumfangenthaltene Vorgabe AG-Betreuungssache. Sie wird bei der Neuanlage des Klientenautomatisch eingesetzt. Vergleichen Sie die Vorgabe mit dem Brief.

Gegenüber dem Betreuungsgericht sollte natürlich nicht die Geschäftsnummer als eigenesZeichen eingesetzt werden, deshalb ist das Häkchen hier nicht gesetzt.

Nach dem Ableben Ihres Betreuten ändern Sie für den abschließenden Schriftverkehr dieBriefvorgabe in AG-Betreuungssache nach Ableben.

Entwickeln Sie eigene Briefvorgaben auf der Grundlage dessen, was Sie bisher gelesenhaben. Klicken Sie hierzu auf das grün-gelbe Plus-Symbol. Es wird ein neuer, leererDatensatz erzeugt.

Schreiben Sie Ihre Vorstellungen am Besten mit den Daten in die Vorgabe, die später imBrief erscheinen sollen. Anschließend ersetzen Sie die Variablen durch die jeweiligenPlatzhalter.


11.4 Weitere Funktionen im Brieffenster

Hier werden Ihnen vor allem die Elemente vorgestellt, die sich am rechten Fensterrandbefinden. Außerdem noch einige Sonderfunktionen.

Faxzeile: Klicken Sie auf die orange markierte Schaltfläche, um die Faxzeile ausfüllen zulassen. Voraussetzung ist natürlich, dass bei den Kontaktdaten des Adressaten dieFaxnummer hinterlegt ist.

Der Ausdruck sieht anschließend so aus:

Ändern Sie die Anzahl der Seiten je nach tatsächlichem Umfang Ihres Schreibens.

Nutzen Sie diese Möglichkeit auch für andere Zwecke, etwa dem Vermerk 'Eilt'.

Briefkopfeinstellung: Ist nur relevant bei einer Mehrbenutzer-Umgebung. Hier kann derBriefkopf in einer Vertretungssituation auf einen anderen Nutzer umgestellt werden.

Verfassen i. A.: Sofern Sie einen Mitarbeiter oder Vertretermit dem eigenständigen Schriftverkehr betrauen kann dieserim Ausdruck vor seiner Unterschrift dasKürzel 'i. A.' für Im Auftrag einschalten. Dazureicht ein Klick auf die eingekreisteSchaltfläche. Anschließend sollte noch derName zur Unterschrift angepasst werden.

Notiz: hinterlegen Sie hier bei Bedarf Anmerkungen zu diesem Brief, etwa, wenn Sie ihnzwar verfasst, aber nicht abgeschickt haben. Die Notiz wird beim Ausdruck um dieInformationen zur Druckschaltfläche, die Sie verwendet haben, ergänzt.

Mit einem Doppelklick in das Feld erhalten Sie die Informationen in einem größerenFenster.

E-Mail des Empfängers: Sofern in den Kontaktdaten hinterlegt wird dieser hier bei derBrieferstellung automatisch eingetragen. Sie ist Voraussetzung für die Mailfunktionen.


Zusatzinformationen einfügen:

Am rechten Rand finden Sie vier Felder, die hilfreicheInformationen enthalten, die Sie leicht in Ihren Text einfügenkönnen. Informationen hierzu erhalten Sie auch während desArbeitens durch einen Klick auf das i-Symbol.

Beziehungen: Es werden alle eingetragenen Beziehungendes Betreuten mit Anschrift und Beziehungsdatenangeboten.

Kontakte: Es werden alle Kontakte angezeigt, zu denen derBetreute eine Beziehung hat. Sie können mit Anschrift undTelefonnummer in den Text eingefügt werden.

Konten: Es werden alle Konten angezeigt, bei denen eine Bankleitzahl und eineKontonummer hinterlegt sind. Siehe hierzu das Kapitel 'Vermögen'. Im Text werden alleKontodaten eingetragen (Kto-Nr., BLZ, IBAN, BIC)

Textbausteine: Sie können einen Textbaustein aufrufen, den Sie zuvor entsprechendhinterlegt haben. Verwenden Sie die Tastenkombination 'Alt' und 't' und geben die erstenBuchstaben des Textbaustein-Namens ein. Siehe hierzu den Abschnitt 'Arbeiten mit'Textbausteinen'.

Gehen Sie zum Einfügen der Daten wie folgt vor:

Rufen Sie den entsprechenden Eintrag auf, indem Sie die ersten Buchstaben eingebenoder den Rollbalken öffnen und den Eintrag suchen. Nachdem Sie ihn bestimmt haben,werden die Daten in der Windows-Zwischenablage abgelegt.

Rechtsklicken Sie mit der Maus die Stelle im Brieftext, an der diese Informationeneingefügt werden sollen. Wählen Sie die Option Einfügen. Alternativ nutzen Sie dieTastenkombination 'Strg' und 'V'.

Klicken Sie auf das Symbol , um die Informationen an den bisherigen Textanzuhängen.

Tipp: Da die einzufügenden Angaben in die Windows-Zwischenablage gelegt werdenstehen Sie nach dem Aufruf auch in anderen Anwendungen zur Verfügung!

Drucker auswählen: In diesem Feld wird zunächst derStandarddrucker Ihres Rechners angezeigt. Sie können denDrucker bei Bedarf ändern, wenn Sie beispielsweise einenFaxdrucker zum papierlosen Versand per Fax installiert haben, einen Farbdrucker oderPDF-Drucker ansteuern möchten.

Druckschaltflächen: Sie sehen in der rechten Spalte sechsSchaltflächen für Druckfunktionen. Neben dem eigentlichenDruck wird ein Leistungseintrag für diesen Brief erstellt, derbei Bedarf angepasst werden kann. Die Funktionen dereinzelnen Schaltflächen kann in den Nutzereinstellungenkonfiguriert werden.

Vorschau: Sehen Sie Ihren Brief in der Druckvorschau.Verlassen Sie die Druckvorschau mit einem Rechtsklick undwählen Schließen.

PDF-Export: Ihr Brief wird als PDF-Datei an eine beliebige Stelle Ihres Rechners oderNetzwerkes exportiert.

Bestallung: Druckt sofort eine Kopie der Bestallungsurkunde aus.


Im Namen Bt: Eine besondere Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Briefe im Namen desKlienten zu erstellen. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihren Klienten über unterstützendeBetreuungsführung bei der Abgabe von schriftlichen Erklärungen zu unterstützen. Aufdiese Weise können Sie beispielsweise auch Selbstverfügungserklärungen gegenüberdem Betreuungsgericht erstellen.

Autokorrektur: Öffnet die Autokorrekturoptionen, um hilfreiche Abkürzungen zurVerwendung direkt im Brieftext zu definieren. Siehe hierzu das entsprechende Kapitel beiden Tipps und Tricks am Ende dieses Handbuchs.

Rechtschreibprüfung: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Officepaket vonMicrosoft installiert ist. Es wird der Brieftext überprüft.

Unterschrift: Sofern Sie in den Nutzerstammdateneine Unterschrift hinterlegt haben kann diese durchdas Häkchen in den Brief eingefügt werden.

Funktionen im Formularkopf

Andere Briefvorlage: Sollten Sie nach dem Erstellen des Briefes feststellen, dass einefalsche Briefvorlage eingestellt war, können Sie diese nachträglich ändern. DieseÄnderung wird für künftige Schreiben dauerhaft in den Beziehungen gespeichert.

Kontakt aufrufen: Falls Sie nach der Erstellung des Briefes feststellen, dass dieKontaktdaten fehlerhaft sind, können Sie diese sofort ändern. Doppelklicken Sie auf dasFeld, und der entsprechende Kontakt wird geöffnet.

Ansprechpartner wechseln: Wollen Sie einen Brief an einen anderen als demhinterlegten Ansprechpartner (etwa eines Wohnheims) senden können Sie diesen hiereinstellen. Mit der Funktionstaste F3 springt der Cursor in dieses Auswahlfeld.Anschließend werden die Adressdaten des Briefes entsprechend geändert. DieseEinstellung wird nicht in die Beziehungen übertragen. Mit einem Klick auf das graue Kreuzneben dem Feld erstellen Sie den Brief ohne Ansprechpartner.

Merkpunkt setzen: Oben links im Formularkopf sehen Sie noch diese beidenSchaltflächen. Es handelt sich um ein Pfeildreieck und eine stilisiert Pin-Nadel. Dasrote Pfeildreieck finden Sie in vielen Formularen, die Pin-Nadel nur im Brieffenster, imBetreuungsbericht, in der Leistungserfassung und in den Umsatzbuchungen.

Wenn Sie beim Verfassen eines längeren Briefes gestört werden und das Briefformularverlassen müssen, um andere Angelegenheiten innerhalb von BtSoft zu erledigen, klickenSie auf die Pin-Nadel. Damit wird für genau diesen Brief ein Merkpunkt gesetzt.

Wenn Sie an diesem Brief weiterarbeiten wollen klicken Sie an einer beliebigen Stelleinnerhalb von BtSoft und unabhängig von dem dann gerade aktiven Klienten auf ein rotesPfeildreieck im Formularkopf. Damit werden Sie sofort wieder zu diesem Briefzurückgeführt.


11.5 Formatierungen im Textfeld

Rechts oben am Textfeld sehen Sie die nebenstehende Schaltfläche. Mit einemKlick darauf ändert sich das Schriftbild, und die Schaltfläche wird deaktiviert. Sie

befinden sich im Formatierungsmodus des Brieftextfensters. Sie können damit Textstellenhervorheben.

Nach der Markierung von Textstellen mit der Maus öffnet sich oberhalb davon dasFormatierungswerkzeug. Nehmen Sie jetzt die gewünschten Änderungen vor.

Kontrollieren Sie das Ergebnis in der Vorschau, bevor Sie es ausdrucken.

Mit einem Klick auf die nebenstehende Schaltfläche machen Sie alleFormatierungen rückgängig.

11.6 Das Arbeiten mit Textbausteinen

Sie haben bereits vom Einfügen von Textbausteinen im Brieffenster gehört. Textbausteinewerden aber auch an anderer Stelle im Programm verwendet, etwa bei derVergütungsabrechnung oder der Sofortbrieffunktion, die Sie später kennen lernen werden.

Erstellen Sie Textbausteine wie folgt:

Doppelklicken Sie auf das Auswahlfeld 'Textbausteine' im Brieffenster oder öffnen Sie dasTextbaustein-Formular über das Menü Stammdaten – Textbausteine.

Es erscheint das Formular, das auf der nächsten Seite abgebildet wird. Mit einen Klickauf das grün-gelbe Plus-Symbol bereiten Sie einen neuen Eintrag vor.

Geben Sie dem Textbaustein einen aussagekräftigen Namen und dann den Text ein. DerTextbaustein ist angelegt und kann verwendet werden. Er steht in allen Briefen zurVerfügung!


Bereits vorhandene Textbausteine können Sie mit einem Doppelklick in die entsprechendeZeile der Übersichtstabelle aufrufen und bearbeiten. Kleinere Veränderungen können Sieauch direkt in der Übersichtstabelle vornehmen.

Um die Anzahl der Textbausteine im Briefformular übersichtlich zu halten können Sie dieTextbausteine auch einer bestimmten Kategorie von Empfängern zuordnen. Beispiel: DenTextbaustein für die betreuungsgerichtliche Genehmigung einer Sparbuchauflösungkönnen Sie fest der Empfänger-Kategorie 'Gericht' zuordnen. Er wird in Briefen an andereEmpfänger nicht angeboten.

11.6.1 Klientenbezogene Textbausteine

Folgendes Beispiel erläutert, dass es sinnvoll sein kann, individuell für KlientenTextbausteine zu verfassen.

Dieser Textbaustein wird beispielsweise nach der Information über die Betreuung mitEinwilligungsvorbehalt angefügt. Mit der Zuordnung zu einem Klienten steht er auch nur in


Briefen zu Verfügung, die für diesen Klienten geschrieben werden.

Umgekehrt können Sie auch für andere Klienten einen Textbaustein 'Storno Auftrag'verfassen.

Weiteres Beispiel ist die Erläuterung der konkreten Lebenssituation, etwa gegenüberGläubigern, zur Begründung der Zahlungsunfähigkeit. Nach Beendigung der Betreuunglegen Sie einen Textbaustein mit Informationen über das Betreuungsende und einenRechtsnachfolger an und ordnen ihn diesen Klienten zu.

11.6.2 Arbeiten mit Platzhaltern

Für universelle Mitteilungen, die dennoch Klienten- oder Beziehungsdaten beinhaltensollen, empfiehlt es sich, Textbausteine mit Platzhaltern zu erstellen. Dies wird als Beispielanhand der 'Information über die Betreuung mit Einwilligungsvorbehalt' vorgestellt.

Wenn Sie den Text studieren erkennen Sie die Platzhalter an den begrenzenden #-Zeichen. Eine Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie direkt unterhalb derEingabefelder.

Sobald Sie den Textbaustein in den Brieftext einfügen, werden die Platzhalter durch dierichtigen Angaben ersetzt. Probieren Sie es aus!

11.7 Die Seriendruckfunktion

Sie können mit BtSoft Serienbriefe erstellen und versenden. Diese Funktion wird fürgedruckte Briefe angeboten, nicht für den Mailversand. Sie öffnen das Seriendruck-Formular aus dem Beziehungsfenster heraus. Klicken Sie auf die Schaltfläche an derrechten Seite des Formularkopfes.

Anschließend öffnet sich das nachfolgende Formular, auf dem bereits ein Brief vorbereitetist. Für das Beispiel wurde ein Einladungsschreiben an andere Betreuer des Landkreises


Oldenburg verfasst.

Sie können den Adressatenkreis erstellen, in dem Sie eine Auswahl aus den Kategorienoder Merkmalen treffen. Es werden diejenigen Kontakte angezeigt, denen Sie imKontaktformular die entsprechenden Kategorien oder Merkmale zugewiesen haben, indiesem Fall Berufsbetreuer Lk OL.

Anschließend können Sie noch einzelne Kontakte durch Auswahl aus dem Rollbalkenhinzufügen oder durch Entfernen des Häkchen in der Übersichtstabelle daraus entfernen.

Kontrollieren Sie den Brief in der Druckvorschau. Den Seriendruck starten Sie mit einemKlick auf die Schaltfläche 'Seriendruck'. Die Briefe werden mit dem Briefkopf erstellt, denSie in den Nutzerstammdaten eingestellt haben.

Es liegt in der Natur der Sache, dass diese Briefe keinen Klienten zugeordnet werdenkönnen. Sie werden daher auch nicht für spätere Recherchen gespeichert.


11.8. Die Schnellbrieffunktion

Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktion, die Sie nicht sehr oft benötigen werden.Aber wenn, erstellen Sie in unschlagbar kurzer Zeit eine Vielzahl an Schriftstücken fürverschiedene Klienten und frei wählbaren Adressaten aus den Beziehungen heraus.Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie bereits Erfahrungen mit dem Schriftverkehr und demArbeiten mit Textbausteinen haben.

Mögliche Einsatzsituationen sind etwa Informationen über Ihren Urlaub, Weihnachtsgrüßeoder Einladungen. Nutzen Sie diese Funktion auch, um an die wichtigsten Beziehungeneines Klienten eine Mitteilung über die Beendigung der Betreuung zu übersenden. Kurz:für alle Mehrfachschriftstücke, für es sich nicht lohnt, die Empfänger für einen Serienbriefzu kennzeichnen.

Im Gegensatz zum Serienbrief werden die Schnellbriefe Ihren Klienten zugeordnet undgespeichert. Beim Druck wird ein Leistungseintrag erzeugt, über den Sie später denVersand nachweisen können.

Die Schnellbrieffunktion ist normalerweise nicht sichtbar. Sie befindet sich im linkenunteren Teil des Beziehungsfensters. Um Sie zu aktivieren klicken Sie auf die eingekreisteSchaltfläche im Formularkopf.

Es werden die folgenden Elemente sichtbar. Sie wurden hier bereits beispielhaft für dieInformation über meinen Urlaub vorbereitet.

Gleichzeitig ändert sich die Übersichtstabelle. Anstelle des Aktenzeichens wird dieBriefvorgabe angezeigt. Dies ist von besonderer Bedeutung, da Sie die jeweiligen Briefenicht mehr kontrollieren können.

Voraussetzung für den Schnellbrief ist ein Textbaustein, den Sie für den gesamtenBrieftext erstellen und im Rollbalken auswählen. Setzen Sie in die spätere Betreffzeile 4eine kurze Beschreibung Ihres Briefanliegens. Wählen Sie noch aus, ob Ihre (hinterlegte)Unterschrift ausgedruckt werden soll und wie viele Ausdruck dieses Briefes Sie habenmöchten. Damit sind alle wesentlichen Angaben gemacht. Kontrollieren Sie das Aussehendes Briefes, indem Sie das Häkchen setzen für 'nur Vorschau anzeigen'. Lösen Sie die

Vorschau durch einen Klick auf das Brief-Symbol in der jeweiligen


Zeile der Übersichtstabelle aus. Der Brief an Dr. Schmerzfrei sieht folgendermaßen aus:

Entfernen Sie nun das Häkchen für die Vorschau. Wenn Sie jetzt auf das Brief-Symbol ineiner Zeile der Übersichtstabelle klicken finden folgende Prozesse im Hintergrund statt:

- der Brief wird entsprechend der eingestellten Anzahl gedruckt.- Es wird ein Leistungseintrag entsprechend Ihrer Vorgabe erstellt.

Von all dem sehen Sie auf Ihrem Bildschirm nichts. Sie können sich auf die Auswahl derEmpfänger konzentrieren und das Brief-Symbol in den jeweiligen Zeilen anklicken. Es istklar, dass Sie Behörden, Versicherungen, Banken nicht anschreiben werden, dafür jedochHeime, Pflegedienste, ambulante Dienste, engere Angehörige etc. Es reicht ein einzigerKlick!

Wenn Sie auch den Klienten selbst anschreiben möchten klicken Sie auf dienebenstehende Schaltfläche. Briefe an die Klienten unterscheiden sich in den

Betreffzeilen von denen an andere Adressaten. Für Herrn Mustermann sieht er so aus:

Nachdem Sie für diesen Klienten alle Informationsschreiben gedruckt haben rufen Sieüber den Rollbalken 'Klient wechseln' den nächsten Klienten auf. Die Einstellungen desSchnellbriefes bleiben unverändert sichtbar.


Beenden Sie diese Funktion, indem Sie erneut auf die Schaltfläche 'Schnellbrief' imFormularkopf klicken.



12. Vermögensverwaltung

12.1 Allgemeines

Sie erreichen diese über die Funktionstaste F6 oder einen Klick auf die Schaltfläche in derReiterleiste am oberen Formularrand. Es öffnet sich dieses Formular

Einführende Erläuterungen:

Das Vermögen der Klienten errechnet sich aus der Summe aller Vermögenspositionen.Jede einzelne Vermögensposition ist ein Konto. Das betrifft nicht nur Bank- oderGeldkonten, sondern auch Grundstücke, Fahrzeuge, andere Wertgegenstände etc.

Änderungen im Vermögen werden durch Buchungen zu den einzelnen Konten dargestellt.Dies erschließt sich sofort bei einem Girokonto mit seinen Umsatzbuchungen. Genausowerden auch Änderungen etwa bei Schuldenkonten eingepflegt (Zinsbelastungen),Gegenständen (Abschreibungen) etc.

Gehen Sie entspannt an die Bearbeitung der Konten heran. Viele Funktionen werden Sieerst später nutzen, wenn Sie BtSoft besser kennengelernt haben.

Aufbau des Formulars:

Links befinden sind die Eingabefelder für die jedes Konto. Rechts ist eineÜbersichtstabelle über die bestehenden Konten. Diese ist zunächst leer.

Betrachten Sie den Datensatzzähler am unteren Ende desFormulars. Dort sind 16 Konten ausgewiesen. Dabei handelt

es sich um alle Konten-Kategorien, die Sie im Vermögensverzeichnis ausweisen müssen.

In der Übersicht werden sie sichtbar, wenn Sie ein Häkchen setzen bei 'Null-Kontenanzeigen'. Auch wenn es für den Anfang noch nicht notwendig erscheint werden Sieschnell erkennen, dass Konten mit einem Saldo von Null Euro die Übersichtlichkeit stark


einschränken. Obwohl vorhanden sind sie deshalb ausgeblendet.

12.2 Konten bearbeiten

Folgende Felder stehen für die Beschreibung eines Kontos zur Verfügung:

Für das Vermögensverzeichnis benötigen Sie zunächst nur Einträge in diesen dreiFeldern:

- Kontoname- Kategorie AG- Beschreibung Detail.

Empfohlen wird noch ein Eintrag im Feld Beschreibung kurz. Dieser wird in der Übersichtstabelle angezeigt und lasst die Konten eindeutiger erkennen.

Im Falle des Girokontos könnte die Kurzbeschreibung einfach „Laufendes Konto“ sein, unddie Detailbeschreibung vielleicht folgendermaßen aussehen: „Laufendes Konto, Kto-Nr. 12345 bei der Stadtbank Burgort, BLZ 280 501 00, IBAN ...“


Anschließend geben Sie noch den Wert des Kontos bei Betreuungsbeginnein. Sofern die Eingabemaske hierfür nicht automatisch geöffnet wirdklicken Sie auf das blaue Pfeildreieck.

Den Wert hierfür entnehmen Sie z. B. den Kontoauszügen. Beachten Sie, dass Sie denWert angeben, den das Konto um Null Uhr des Tages hatte, an dem Sie die Betreuungübernommen haben. Bei der Neuanlage eines Klienten wird als Datum für denAnfangswert der 01.01.2000 eingesetzt. Lassen Sie sich dadurch nicht irritieren. Wichtigist nur, dass das Datum vor dem Tag des Vermögensverzeichnisses liegt!

Sofern Sie ein Nachlassverzeichnis erstellen ist hier der Wert zum Sterbedatumeinzusetzen.

Als weiteres Beispiel soll noch die Eintragung für ein Fahrzeug vorgestellt werden.- Kontoname: „VW-Golf“- Beschreibung kurz: „OL-Z 1234“- Beschreibung Detail: „Amtliches Kennzeichen OL-Z 1234, Erstzulassung 5/2005, Wert geschätzt“.

Arbeiten Sie sich auf diese Weise durch alle Vermögenspositionen.

Hinweis: Für jede Konto-Kategorie des Betreuungsgerichts ist ein Konto angelegt. Bitteüberschreiben Sie beim ersten Konto einer Kategorie den Voreintrag. Sollten Sie für eineKategorie ein zweites Konto anlegen wollen klicken Sie auf das grün-gelbe Plus-Symbol.Es wird ein neuer, leerer Datensatz erzeugt, den Sie bearbeiten können.

Nachdem die 'Null-Konten' wieder ausgeblendet wurden sieht Ihre Übersichtstabelle soaus:

12.3 Regelmäßige Zahlungen erfassen

Um alle Voraussetzungen für die Erstellung des Vermögensverzeichnisses zu erhaltensind jetzt noch die regelmäßigen Zahlungen erforderlich. Das hierfür zuständige Formularöffnen Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche oder der Tastenkombination 'Strg' und 'z'.

Es öffnet sich nachstehendes Formular, in das bereits einige Zahlungen eingetragenwurden.


Wie bereits auf der Kontoseite finden Sie die Eingabefelder auf der linken Formularseite.Rechts befindet sich die Übersichtstabelle. Mit einem Doppelklick auf die entsprechendeZeile wird diese Zahlung zur Bearbeitung auf der linken Seite angezeigt. EinfacheÄnderungen können Sie auch direkt in der Tabelle vornehmen.

Bitte beachten Folgendes:- Allen Zahlungen muss eine Kategorie zugewiesen werden. - Ausgaben müssen mit einem negativen Vorzeichen eingegeben werden.

Verlassen Sie das Formular mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol. Siegelangen wieder zum Konto-Formular.


12.4 Erstellen des Vermögens-/Nachlassverzeichnisses

Nach der Erfassung der Konten mit den Anfangsbeständen und den regelmäßigenZahlungen kann auf einfache Weise das Verzeichnis erstellt werden. Wählen Sie aus demRollbalken am unteren Formularrand zunächst aus, welches Verzeichnis Sie erstellenwollen. BtSoft merkt sich diese Einstellung für diesen Klienten.

Das Datum des Verzeichnisse wird je nach Art auf den Betreuungsbeginn oder dasSterbedatum eingestellt.

Die Schaltfläche 'kompakt' ist für das Vermögensverzeichnis nicht geeignet, da es nurKonten mit einem Saldo ungleich Null ausweist. Es kann für Vermögensübersichten zueinem bestimmten Datum anderweitig genutzt werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'komplett' wird das Verzeichnis in der Vorschauangezeigt. Es sieht nach den bisherigen Eintragungen so aus:


Die weiteren Seiten des Verzeichnisses werden angezeigt, wenn Sie auf die Pfeildreieckeam unteren Fensterrand klicken.

Alternativ rechtsklicken Sie auf die angezeigte Vorschau und wählen eine höhereSeitenzahl, die angezeigt werden soll. Um einzelne Stellen genauer zu betrachten setzenSie einen Mausklick darauf, diese Stelle wird vergrößert. Ein weiterer Mausklick verkleinertdie Ansicht auf Normalgröße.

Die regelmäßigen Zahlungen werden so angezeigt:

Ausgedruckt wird das Verzeichnis durch einen Rechtsklick. Eserscheint dieses Kontextmenü.

Schließen Sie die Vorschau durch einen weiteren Rechtsklick unddie Auswahl Schließen.


12.5 Funktionen bei der Kontobearbeitung

Diese werden für den Anfang nicht unbedingt benötigt, sollen dennoch an dieser Stelleumfassend beschrieben werden.

Bankkonten:

Geben Sie hier die Daten für die Bankkonten ein, die Sie kennen. Klicken Sieanschließend auf die Schaltfläche IBAN-BIC. Es öffnete sich das Konvertierungswerkzeug.

Klicken Sie die Funktion an, die Sie benötigen. In diesem Fall die eingekreisteSchaltfläche. IBAN und BIC werden generiert.

Bitte beachten Sie: diese Funktion gilt zunächst nur für Konten bei deutschen Banken!

Mit einem Klick auf das daneben befindliche Speicher-Symbol werden die Bankdaten indie Windows-Zwischenablage übernommen und können an beliebigen anderen Stelleneingefügt werden.

Um das Geldinstitut auszuwählen muss es in in den Kontakten hinterlegt sein. Mit einemDoppelklick auf den leeren Eintrag wird bei den Kontakten ein neuer, leerer Datensatzerzeugt. Bitte weisen Sie Banken unbedingt die Kategorie Bank zu, da sie sonst hier nichtausgewählt werden kann. Geben Sie der Bearbeitung des Bankkontakts auch dieBankleitzahl in das entsprechende Feld ein.

Kontoeröffnung/-schließung: Dient nur zur allgemeinen Information.

Automatisches Ausfüllen: Wenn die Daten für Bankkonten vollständig sind kannBtSoft mit einem Klick auf diese Schaltfläche einen Vorschlag für dieDetailbeschreibung erstellen. Bitte prüfen Sie diesen anschließend und korrigierenihn bei Bedarf.

Abgeglichen bis: Insbesondere bei Girokonten miteiner Vielzahl von Umsatzbuchungen können Sie hierein Datum eingeben, bis zu dem diese Umsätze verifiziert wurden. Sie könnenUmsatzbuchungen vor diesem Datum dann nicht mehr verändern. Mit einem Klick auf dieeingekreiste Schaltfläche wird das Datum der letzten Buchung eingetragen.

Letzte Buchung, Saldo: dient zurInformation, ohne dass dieUmsatzbuchungen geöffnet werden muss:

Nicht mehr in Rechnungslegung: Wenn Konten aufgelöst oder abgewickelt wurden undin einer Rechnungslegung mit Saldo Null dargestellt wurden, können Sie hier das Häkchensetzen. Der Vorteil: das Konto samt aller Umsätze verbleibt in BtSoft. Es wird wiederangezeigt, wenn im Formularkopf das Häkchen setzen bei 'auch abgehakte Kontenanzeigen'.


Nicht relevant für Mittellosigkeit: Je nach Voreinstellungen können Sie sich bei denVergütungsanträgen den aktuellen Vermögensstand ausweisen lassen. Dieser Betrag sollaber nur den tatsächlich verfügbaren Betrag anzeigen. Geschützte Riester-Versicherungen oder Kraftfahrzeuge gehören nicht dazu. Setzen Sie das Häkchen, umeinen korrekten Betrag zu erhalten.

FiBu-Geldkonto: Für BtSoft ist eine kleine Finanzbuchhaltung in Vorbereitung. Diese istaber noch nicht dokumentiert.

Antragsrelevant: Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Kontodaten in die (noch zuentwickelnde) Übersicht aller antragsrelevanten Informationen aufgenommen werden soll.

Hauptkonto: Mit einem Häkchen definieren Sie dieses Konto als Hauptkonto. Es wirdbeim Öffnen des Vermögensformulars dann als erstes angezeigt.

Freistellungsaufträge: Erfassen Sie diese durch einen Klick auf die Schaltfläche undgeben die notwendigen Informationen ein.

Beim nächsten Öffnen der Vermögensseite wird die Summe allerFreistellungsaufträge unterhalb der Schaltfläche angezeigt.

Kontokategorie Nicht-AG Konto: Erstellen Sie ein solches Konto, um Umsätze zuerfassen, die zwar angezeigt werden, aber nicht in der Rechnungslegung auftauchen.Beispiele hierfür sind Heimkosten, Bargeldabhebungen des Klienten.

Wenn Sie dann Buchungen auf dem Girokonto vornehmen können Sie für Zahlungen andas Heim das Gegenkonto Heimkosten einstellen und haben so eine umfassendeAuflistung dieser Zahlungen. Gleiches gilt für Barabhebungen des Betreuten. Sie könnensich zur Rechnungslegung die entsprechende Umsatzübersicht durch den Betreutenbestätigen lassen.

Das Buchungsverfahren und die Einbindung der Gegenkonten werden im nächsten Kapitelbeschrieben.


12.6 Buchungen zur Wertanpassung der Konten

12.6.1 Einführung

Jede Wertänderung eines Kontos geschieht über eine (Umsatz-)Buchung!

Dies ist Ihnen von den Girokonten bekannt, gilt aber für alle anderen Kontengleichermaßen. Die Widerspiegelung der aktuellen Vermögenssituation ist nur möglich,wenn jeder Wertänderung über eine entsprechende Buchung dokumentiert wird.

In der Rechnungslegung werden diese Buchungen addiert und ergeben denWertunterschied über den Zeitraum. Die Buchungen für jedes einzelne Konto werden inder Buchungsliste ausgedruckt, vergleichbar dem Kontoauszug etwa bei Girokonten.

BtSoft bietet Ihnen verschiedenen Möglichkeiten der Wertaktualisierung an, die Ihnen jetztvorgestellt werden.

Öffnen Sie das Buchungsformular, indem Sie auf die Schaltfläche 'Buchungen' imFormularkopf der Vermögensseite klicken, oder verwenden Sie die Tastenkombination'Strg' und 'b'. Alternativ doppelklicken Sie auf der Vermögensseite innerhalb derÜbersichtstabelle auf das Feld 'Beschreibung' bei dem Konto, das Sie durchbuchenmöchten. Es öffnet sich folgendes Formular.

Auch dieses Formular ist geteilt in die Eingabefelder für jede Buchung auf der linken Seiteund eine Übersichtstabelle auf der rechten. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile derTabelle wird dieser Umsatz auf der linken Seite angezeigt.


12.6.2 Standardbuchung

Bisher wurde für dieses Konto nur der der Anfangswert eingetragen. Mit derTastenkombination 'Strg' und '+' wird ein neuer, leerer Datensatz erzeugt. Bitte versuchenSie, sich diese Tastenkombination anzueignen, genauso wie die Nutzung der TAB-Taste,um durch die Felder zu springen.

Bei dem neuen Datensatz springt der Cursor sofort in das Datumsfeld und markiert denInhalt. Überschreiben Sie das Datum mit dem konkreten Buchungsdatum. Nutzen Siedabei den Ziffernblock: geben Sie das Datum mit höchster Effizienz so ein: Tag KommaMonat TAB! Falls die Buchung in einem anderen als dem aktuellen Jahr liegt geben SieTag Komma Monat Komma Jahr TAB ein.

Der Cursor springt in die das Feld Vorschlagsliste. Dieses ist jetzt noch leer. Mit einemweiteren TAB gelangen Sie zum Feld Empf./Absender. Geben Sie ein, woher Einnahmenkommen oder wohin Ausgaben gehen. In diesem Fall geht das Geld an Herrn Mustermannselbst. Anschließend wieder die TAB-Taste bedienen.

Im Feld Verw.-Zweck1 geben Sie den Verwendungszweck so ein, dass er vor allem für dasBetreuungsgericht nachvollziehbar ist. Erneuter TAB.

Nutzen Sie das Feld Vers.-Zweck2 nur in Ausnahmefällen. TAB.

Betrag: Bitte geben Sie – am schnellsten über den Ziffernblock – den Betrag ein.Ausgaben bzw. Wertminderungen werden mit einem negativen Vorzeichen eingegeben.TAB.

Der Cursor springt in das Feld Notiz. Werfen Sie noch einen Blick auf die bisherigenEingaben. Das konkrete Beispiel gehört zu den Umsätzen, die sicherlich häufigervorkommen. Um sie künftig schneller einzugeben setzen Sie das Häkchen zurautomatischen Ergänzung. Die Funktion wird bei einer weiteren, ähnlichen Buchungsichtbar. Nutzen sie diese Funktion für die Grundsicherung, Telefonrechnungen,Energiekostenabschläge etc.

Mit einem weiteren TAB wird sofort ein neuer leerer Datensatz aufgerufen. Nach derEingabe des Datums und TAB springt der Cursor in das grün hinterlegte Vorschlagsfeld.Sie sehen sofort den Eintrag. Geben Sie nur die ersten Buchstaben des Empfängers einund TAB, damit ist die Buchung bereits vollständig ausgeführt. Ändern Sie noch denBetrag, wenn Sie mit der TAB-Taste in diesem Feld angekommen sind.

Für Umsätze mit Belegen schreiben Sie die Belegnummer auf den Beleg und heften ihn zuden Kontounterlagen.


Mit der TAB-Taste können Sie so alle Buchungen für dieses Konto vornehmen.Beobachten Sie, wie die Übersichtstabelle sich füllt.

12.6.3 Gegenbuchung

Gelegentlich werden Umbuchungen innerhalb der Konten Ihrer Klienten vorgenommen.Beispiel: Einzahlung vom Girokonto auf das Sparbuch. In diesem Fall ist es nichterforderlich, dass Sie nach den Buchungen des Girokontos das Sparkonto aufrufen unddie gleiche Buchung dort erneut eingeben.

Gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie zunächst alle Buchungsdaten wie beschrieben ein.Wählen Sie dann im Feld 'Gegenkonto' das Konto aus, auf das der Betrag gegengebuchtwerden soll. Die Buchungsdaten sehen jetzt wie folgt aus (Beispiel):

Mit einem Klick auf das eingekreiste Pfeildreieck wird - nach einem Hinweis - dieGegenbuchung durchgeführt.

Wenn Sie diese Buchung zur automatischen Ergänzung vorschlagen wird gleich auch dasGegenkonto eingetragen und der Cursor landet mit der TAB-Taste auch auf demPfeildreieck. Mit Enter wird dann die Gegenbuchung ausgeführt.

Öffnen Sie das Sparbuchkonto uns sehen denEintrag.


12.6.4 Weitere Funktion

Differenzbuchung: Dient zur Wertanpassung bei Konten, zu denen Sie nur dieSalden erfahren, etwa Schuldenkonten. Wenn Sie eine neue Salden-Mitteilungerhalten und erfassen wollen, müssten Sie von dem neuen Betrag den bisherigen Betragabziehen, um den Betrag für diese Buchung zu ermitteln. Gehen Sie folgendermaßen vor.

Legen Sie eine neue Buchung an. Empfänger ist der Gläubiger, Verwendungszweck isteine Saldenanpassung. Klicken Sie dann auf die Diff.-Schaltfläche. Es öffnet sich diesesPopUp-Formular:

Geben Sie den Betrag ein, den das Konto nach dieser Buchung aufweisen soll unddrücken anschließend die Enter-Taste.

Bitte denken Sie daran, im Falle von Gläubigern den Betrag mit einem negativenVorzeichen zu versehen.

Buchung als regelmäßige Zahlung definieren: Mit einem Klick auf das rote Pfeildreieckwird die aktuelle Buchung als Zahlung aufgenommen. Dabei werden Ausgaben als'Sonstige Ausgaben' und Einnahmen als 'Sonstige Einnahmen' kategorisiert.

Konto abgeglichen bis: Insbesondere bei Girokonten mit einer Vielzahl vonUmsatzbuchungen können Sie hier ein Datum eingeben, bis zu dem diese Umsätzeverifiziert wurden. Sie können Umsatzbuchungen vor diesem Datum dann nicht mehrverändern. Die automatische Berechnung der Salden findet dann nur noch mit Buchungennach diesem Datum statt. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol wird das Datum derletzten Buchung eingetragen.

Berechnung durchführen: BtSoft rechnet nach jeder manuellen Umsatzeingabe alleUmsätze nach. Bei Girokonten mit möglicherweise tausenden von Buchungen kann dieszu Verzögerungen führen. In diesem Fall wählen Sie 'manuell' und führen die Berechnungmit einem Klick auf die Schaltfläche 'Neu berechnen' durch.

Buchungsliste: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche sehen Sie alle Buchungen in derDruckversion. Der Zeitraum hier wird aus der Kontoseite entnommen, wie er dort für dieRechnungslegung eingetragen ist. Mit einem Klick auf das Druckersymbol wird dieBuchungsliste sofort ausgedruckt.

Buchungsimport: Siehe nächstes Kapitel

Vorschlagsliste: Über diese Schaltfläche öffnete sich ein PopUp-Formular, in dem alleBuchungen aufgelistet sind, die für dieses Konto zur automatischen Ergänzungvorgeschlagen sind. Entfernen Sie die Häkchen für die Umsätze, die Sie nicht mehrbenötigen.


Automatischer Leistungseintrag: Neben dem Tür-Symbol, über das Sienormalerweise das Formular verlassen, befindet sich eine weitereSchaltfläche. Wenn Sie nach Abschluss der Buchungen einenLeistungseintrag erstellen wollen klicken Sie darauf. Das Buchungsformularwird geschlossen, der Leistungseintrag erstellt. Darin wird die Dauer markiert, die Sie miteiner Eingabe anpassen können.

Merkpunkt setzen: Oben links im Formularkopf sehen Sie noch diese beidenSchaltflächen. Es handelt sich um ein Pfeildreieck und eine stilisierte Pin-Nadel. Dasrote Pfeildreieck finden Sie in vielen Formularen, die Pin-Nadel nur im Brieffenster, imBerichtsfenster, in der Leistungserfassung und in den Umsatzbuchungen.

Wenn Sie beim Buchen gestört werden und das Buchungsformular verlassen müssen, umandere Angelegenheiten innerhalb von BtSoft zu erledigen, klicken Sie auf die Pin-Nadel.Damit wird für genau diese Buchung ein Merkpunkt gesetzt.

Wenn Sie weiter buchen wollen klicken Sie an einer beliebigen Stelle innerhalb von BtSoftund unabhängig von dem dann gerade aktiven Klienten auf ein rotes Pfeildreieck imFormularkopf. Damit werden Sie sofort wieder zu dieser Buchung zurückgeführt.

Letzte Buchung des Hauptkontos aufrufen: Sowohl von der Klient-Seite als auch vonder Leistungserfassung können Sie sofort zur letztenBuchung des Hauptkontos springen, wenn Sie auf das blauePfeildreieck neben der Schaltfläche Vermögen in der

Reiterleiste klicken.

12.6.5 Datenimport aus Starmoney

Sofern Sie Girokonten mit vielen Buchungen verwalten lohnt es sich, die Daten perInternet einzulesen. BtSoft ist in der Lage, die Daten aus der weit verbreiteten SoftwareStarmoney zu importieren (diese gibt es übrigens in einer verbilligten Spezialedition beiden Sparkassen). Gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie das Programm Starmoney wie gewohnt. Öffnen Siedann das Menü 'Verwaltung' und klicken dann auf 'Datenexport'.Es wird das auf der nächsten Seite abgebildete Fensterangezeigt.

Machen Sie zunächst einen Mausklick in das Feld 'Umsätze vonKonto', damit die oben im Bild befindliche Kontoliste angezeigtwird.

Klicken Sie anschließend auf das Konto, dessen Buchungen Sieimportieren möchten. Es wird in das Feld 'Umsätze von Konto'eingetragen.

Stellen Sie jetzt das Dateiformat ein. Sie können zwischen dendrei markierten Formaten wählen. In diesem Beispiel wird'Starmoney (*.Text) gewählt.


Abschließend geben Sie noch den Datumsbereich ein. Das Datum Von sollte in jedem Fallvor der letzten Buchung liegen, die Sie in BtSoft eingegeben haben. Das Datum Bis darfnur bis einen Tag vor Ausführen der Importfunktion reichen.

Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Exportieren am rechten unterenFensterrand. Sie werden aufgefordert das Exportziel zu bestimmen. Diesesmuss nur beim ersten Mal eingestellt werden. Später werden Sie beim

Exportieren automatisch an diesen Ordner geführt.

Speichern Sie die Exportdatei unter folgendem Pfad: C:\BtSoft\Buchungsexport\Starmoney_Text.txt.

Der Pfad ist auf der nächsten Seite grafisch dargestellt. Diese strikte Pfadangabe isterforderlich, damit BtSoft die zu importierenden Daten findet. Bestätigen Sie, dass Sie die


vorhandene Datei ersetzen wollen.

Wenn Sie andere Exportformate einstellen wählen Sie – ebenfalls im VerzeichnisBuchungsexport als Zieldatei Star_dB.dbf oder Starmoney_CSV.csv.

Kehren Sie jetzt zu BtSoft zurück und klicken im Buchungsformular auf dieSchaltfläche Buchungsimport. Bei korrektem Verlauf erhalten Sie eineBestätigung über den Abschluss und erfolgreichen Saldenvergleich.

12.6.6 Import aus der Sparkassen-Webseite

Es besteht auch die Möglichkeit, direkt von der Webseite der Sparkassen zu exportierenund in BtSoft zu importieren. Loggen Sie sich hierzu ein und rufen die Umsätze einesKontos auf. Zum Export sehen Sie folgende Möglichkeit.

Nach dem Klick auf das eingekreiste Symbol sehen Sie folgende Frage. Wählen Sie dieOption Datei speichern.


Geben Sie den folgenden Pfad ein:C:\BtSoft\Buchungsexport\Sparkasse_CSV-MT940.csv.

Diese strikte Pfadangabe ist erforderlich, damit BtSoft die zu importierenden Daten findet.Bestätigen Sie, dass Sie die vorhandene Datei ersetzen wollen.

Kehren Sie jetzt zu BtSoft zurück und klicken im Buchungsformular auf dieSchaltfläche Buchungsimport. Bei korrektem Verlauf erhalten Sie eineBestätigung über den Abschluss.

Der Export von der Webseite hat gegenüber dem Starmoney-Export den Nachteil, dassdie Salden in der Exportdatei nicht enthalten sind. Ein Saldenvergleich kann von BtSoftdaher nicht durchgeführt werden. Bitte überprüfen Sie den Kontostand manuell.

12.7 Rechnungslegung

Nachdem Sie für den Zeitraum der Rechnungslegung alle Buchungen eingepflegt unddamit die Wertanpassung aller Konten erledigt haben erstellen Sie die Rechnungslegungauf folgende Weise.

Stellen Sie zunächst den Zeitraum der Rechnungslegung ein. In den meisten Fällenwerden die von BtSoft vorgenommenen Einstellungen zutreffend sein. Klicken Sie auf dieSchaltfläche, um das Deckblatt für die Rechnungslegung in der Druckvorschauanzusehen. Hier ist nur die ersten Seite abgebildet, damit Sie einen Eindruck erhalten.



Um die Rechnungslegung auszudrucken rechtsklicken Sie darauf und wählen eine derDruckoptionen. Schließen Sie Vorschau durch einen Rechtsklick und Schließen.

Legen Sie jetzt zu jedem Konto, das im Berichtszeitraum Umsätze hatte, dieBuchungsübersicht und die dazugehörigen Unterlagen bei (Kontoauszüge, Belege).

Mit Ihrer Unterschrift auf der letzten Seite ist die Rechnungslegung abgeschlossen.



13. Info-Pool, die universelle Informationssammlung

Sie erreichen dieses Formular über die Funktionstaste F8 oder einen Klick auf dieSchaltfläche in der Reiterleiste am oberen Fensterrand.

Aufteilung des Formulars:

Links oben sehen Sie einen Rahmen, in dem die Befreiung von den Rundfunkgebührenund die medizinische Zuzahlungsbefreiung erfasst sind. Darunter sind die Eingabefelderfür die einzelnen Einträge, die rechts in der Übersichtstabelle aufgelistet werden.

Befreiungen:

Tragen Sie das Enddatum des Befreiungszeitraums ein. Mit einem Klick auf dieSchaltfläche mit dem Bleistift-Symbol erstellen Sie eine Wiedervorlage für den Ablauf.Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Befreiung nicht erforderlich ist, z. B. als Heimbewohner,oder weil ein Wohnungsmitglied bereits gemeldet ist.

Über das Druckersymbol wird eine Übersicht über die Befreiungen aller Klienten in derVorschau angezeigt.


Eingabefelder:

An dieser Stelle ist eine gewisse Planung der Kategorien erforderlich. Die untenstehendeÜbersicht kann Ihnen eine erste Orientierung geben.

Sollten Ihre Eintragungen umfangreicher geworden sein können Sie die Übersicht auf eineKategorie reduzieren, indem Sie diese aus dem Auswahlfeld heraussuchen.

Weitere Beispiele:

Geben Sie in der Kategorie Familie Beginn und ggf. Ende der Ehe ein, das Todesdatumder Eltern (Datum Bis).

In der Kategorie Betreuung erfassen Sie Änderungen im Aufgabenkreis, Betreuerwechsel,Unterbringungsbeschlüsse.

In der Kategorie Versicherung geben Sie Beginn und Ende einer Haftpflichtversicherungoder anderer Versicherungen ein. Hier kann auch der Wechsel von der Pflicht- zurfreiwilligen Krankenversicherung erfasst werden.

Mit einem Klick auf das Druckersymbol erhalten Sie eine Übersicht in der Druckvorschau.Sofern Sie eine Kategorie ausgewählt haben wird nur diese in der Druckvorschauangezeigt. Schließen Sie die Druckvorschau mit einem Rechtsklick und Schließen.

Beachten Sie die Hinweise am unteren Rand der Übersichtstabelle zu den Doppelklick-Funktionen.


Behinderung:

Im Formularkopf finden befinden sich zwei Schaltflächen, mit der Sie separateInformationen zu Behinderung und Medikation hinterlegen können.

Es öffnet sich nachstehendes Formular.

Medikation:

Dient nur Ihrer Information, ggf. der Einholung ärztlicher Bewertungen. Mit einem Klick aufdie Schaltfläche öffnet sich dieses PopUp-Formular.

Arzt: hier werden alle Kontakte angezeigt. Die Angaben können aber auch frei eingegebenwerden.

Präparat: es handelt sich hier um selbstlernende Rollbalken. Wenn sie einen neuenEintrag vornehmen werden Ihnen die bisherigen Einträge vorgeschlagen.

Sowohl die Informationen zur Behinderung als auch der Medikation können Sie auch vomBetreuungsbericht aus aufrufen.



14. Terminverwaltung/Wiedervorlage

Es handelt sich hierbei nicht um Termine im Kalendersinne, sondern um Wiedervorlagenzu Fristen. Entscheiden Sie selbst, welche Einträge hier für Sie von Bedeutung sind.

Es gibt zwei Möglichkeiten der Terminübersichten: die für jeden Klienten separat oder dieGesamtübersicht. Letztere sehen Sie bei jedem Programmstart. Hier geht es zunächst umdie für den Klienten. Sie erreichen das Formular über die Funktionstaste F9 oder einenKlick auf die Reiterleiste am oberen Formularrand.

Es öffnet sich nachstehendes Formular.

Formularaufbau:

Auf der linken Formularseite befinden sich die beiden Sektionen der Eingabefelder. Obenzum Termin selbst, darunter die zu Bearbeitungsstatus/Erinnerung.

Rechts sind zwei Übersichtstabellen. Die obere für alle Termine des Klienten, die unterefür aktive Erinnerungen.

Neuen Termin / neue Wiedervorlage anlegen

Mit der Tastenkombination 'Strg' und '+'oder einem Klick auf das grün-gelbe Plus-Symbol erzeugen Sie einen neuen, leerenDatensatz. Geben Sie die erforderlichenDaten ein, wie im Beispiel zu sehen.

Datum/Termin: Geben Sie das Datum ein,zu dem die Fristen ablaufen.

Anzeige ab: Geben Sie hier den Termin ein,ab dem Sie den Eintrag in der

Programmstartauswertung angezeigt haben möchten. Beispiele: FolgeantragGrundsicherung – Anzeige 6-8 Wochen vor Termin, Kündigung Mobilfunkvertrag: 4 Monatevor Termin.

Priorität: in der Programmstartauswertung werden die Termine nach Priorität angezeigt.Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die Prioritäten einsetzen müssen, orientieren Sie sich ander Kurzbeschreibung.

Datum/Anzeige verschieben: Neben den Datumsfeldern befinden sich vier Schaltflächen


mit der Beschriftung '+t', '+w', '+m' und '+j'. Mit einem Klick auf diese Schaltflächenverschieben Sie die Einträge in den Datumsfeldern um einen Tag, eine Woche, einenMonat oder ein Jahr nach hinten.

Beispiel: nach der Fertigstellung der Rechnungslegung klicken Sie auf '+j', damit sindsowohl der eigentliche Termin als auch der Anzeigetermin um ein Jahr verschoben, derEintrag befindet sich nicht mehr in der aktuellen Terminauswertung.

Nach der Verschiebung des Termins wird die aktuelle Erinnerung gelöscht, derBearbeitungsstatus auf unbearbeitet gesetzt.

Wenn Sie einen Termin abschließend erledigt haben tragen Sie das Datum entsprechendein, oder doppelklicken in das Feld, um das aktuelle Datum einzutragen. Dieser Terminwird dann nicht mehr angezeigt.

Die Erinnerungsfunktion

Um diese besser zu verstehen wird sieam konkreten Beispiel erläutert.

Der Termin für die Einreichung desVermögensverzeichnisses wurde vonBtSoft bei der Anlage des Klientenangelegt. Sie haben daraufhin bei derBank um die Übersendung derSaldenbestätigung gebeten.

Ändern Sie den Status von 'unbearbeitet'auf 'Unterlagen angefordert', versehenmit einer kurzen Notiz. Die Kennfarbedes Termins ändert sich von rot auf gelb.Die Statusänderung haben Sie am 20.Januar vorgenommen. AlsErinnerungstermin ist der 27. Januareingetragen. In der Gesamtübersichtwird diese Erinnerung nun ab dem 27.Januar wieder angezeigt. Sie können

dann ggf. erinnern. Siehe Beschreibung der Terminauswertung weiter unten.

Für den Bearbeitungsstatus stehen diese fünfEinträge zur Verfügung. Die Kennfarben fürunbearbeitet ist rot, für vollständig bearbeitet ist grün,für die anderen ein dunkles gelb.

Beispiele:

Für die Beantragung ambulanter Eingliederungshilfe fordert das Sozialamt einenBesprechungstermin vor Ort. Stellen Sie hierfür die Erinnerung auf Organisation.

Sie haben den Grundsicherungsantrag gestellt und eingereicht, aber noch keinenBescheid. Stellen Sie den Status auf vollständig bearbeitet. Die grüne Farbe signalisiert,dass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen, höchstens zur Erinnerung an dieÜbersendung des Bescheides.

Terminauswertung

Es handelt sich um das Auswertungsformular,das bei jedem Programmstart angezeigt wird.Sie können es auch aufrufen, indem Sie auf das blaue Pfeildreieck neben der SchaltflächeTermin/Aufg in der Reiterleiste klicken.


Das Auswertungsformular besteht aus drei Übersichtstabellen.

Erstmalige Anzeige: In der Vielzahl der laufenden Termine sehen Sie hier, welchedazukommen, und können bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, etwa Unterlagen anfordern.Diese Termine werden nur einen Tag in dieser Tabelle angezeigt. Danach sind sie in derTabelle Alle Termine aufgeführt.

Erinnerungen: Es ist empfehlenswert, diese Tabelle täglich zu bearbeiten, um sieübersichtlich zu halten. Verschieben Sie den Erinnerungstermin, oder leiten Maßnahmenein, z. B. die Erledigung anzumahnen.

Alle Termine: Enthält eine Übersicht der Termine aller Klienten, die gerade als anzuzeigeneingestellt sind.

Bei der hier anzeigten Auswertung handelt es sich um eine reale Übersicht. Die Namensind daher unkenntlich gemacht.


Termine, die bereits verstrichen sind, werden rot angezeigt, diejenigen in der Zukunftschwarz.

In der Übersicht lassen sich Bearbeitungsstatus und Prioritäten gut erkennen. Die TabelleAlle Termine können Sie umsortieren, indem Sie in dem grün hinterlegten Rollbalken eineandere Auswahl treffen.

Die Tabelle Aktive Erinnerungen kann durch Klicks auf die grauen Pfeildreiecke amrechten Rand vergrößert und wieder verkleinert werden.

Terminbearbeitung

Mit einem Doppelklick in eine Zeile derAuswertungstabellen öffnet sichnebenstehendes PopUp-Formular, indem Termin, Erinnerung undBearbeitungsstatus bearbeitet werdenkönnen. Es enthält die gleichenFunktionen wie das Termin-Formular dereinzelnen Klienten.

Noch ein Hinweis zum Brillen-Symbolneben dem Rollbalken Kontakt. Je nachEinstellung in den Nutzerangabenwerden im Rollbalken nur diejenigenKontakte vorgeschlagen, zu denen derKlient eine eingetragene Beziehung hat.Sollten Sie einen anderen Kontakteingeben wollten klicken Sie darauf.Danach sind alle Kontakte aufrufbar.

Verlassen Sie die Formulare durch einenKlick auf die Schaltflächen mit dem Tür-Symbol.


15. Leistungserfassung


Seit 2005 ist die Erfassung der Leistungen nicht mehr nötig, um Vergütungen abrechnenzu können. Dennoch gibt es eine Vielzahl von Gründen, die erbrachten Leistungen zuerfassen. Beispielhaft sei die Nachvollziehbarkeit Ihres Handelns in einerRechtsfertigungssituation erwähnt, oder der Nachweis Ihres faktischen (Zeit-)Aufwandes.Darüber hinaus erfassen Sie relevante Informationen für Ihren Betreuungsbericht. DieEmpfehlung geht dahin, die Leistungserfassung in den Mittelpunkt Ihres Tuns zu stellen.

Mit BtSoft haben Sie ein Werkzeug, über das Sie nahezu alle Erfordernisse IhresBürohandelns auch von der Erfassungsseite her erledigen können. Sie erreichen dasLeistungsformular über die Funktionstaste F10 oder einen Klick auf die Schaltfläche in derReiterleiste am oberen Formularrand.

Die Namen in dieser Grafik sind unkenntlich gemacht, da es sich für einem besserenEindruck um einen Ausdruck aus der realen Datenbank handelt.

Auch dieses Formular ist so aufgebaut, dass links die Eingabefelder sind und rechts dieÜbersichtstabelle. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie diesen Eintrag zurBearbeitung auf der linken Seite.

Unterhalb der Tabelle sehen Sie Zusammenfassung aller Leistungen dieses Tages.


15.1 Einen neuen Leistungseintrag anlegen

Mit der Tastenkombination 'Strg' und '+'erzeugen Sie einen neuen, leerenDatensatz. Bitte verwenden Sie ausEffizienzgründen die TAB-Taste für dasAnsteuern der Felder.

Klient: Das Feld Klient enthält den geradeaktiven Klient und ist markiert. Damitkönnen Sie den Eintrag sofortüberschreiben. Geben Sie die erstenBuchstaben des Klienten ein, für den Sieden Eintrag erstellen wollen.

Es werden die Klienten angezeigt, beidenen in den Klient-Daten dasHäkchen für die Anzeige imNamenssuchfeld gesetzt ist. Mit einem Klickauf das Brillen-Symbol oder dieTastenkombination 'Alt' und 'm' werden alleKlienten zur Auswahl angeboten.

Jeder neue Eintrag wird mit dem aktuellenDatum und der aktuellen Uhrzeit versehen.Diese Felder werden mit der TAB-Tastenicht angesteuert, können aber bei Bedarfüberschrieben werden.

Sollten Sie viele Einträge zu einemanderen Datum vornehmen wollen klicken Sie auf diese Schaltfläche. Damit werdenauch Datum und Uhrzeit über die TAB-Taste angesteuert.

Kontakt: Je nach Nutzer-Einstellung werden hier die Kontakte angezeigt, zu den derKlient eine eingetragene Beziehung hat, oder alle. Die Empfehlung lautet: Nur diejenigenKontakt aus den Beziehungen anzeigen zu lassen. Damit werden die Kontakte schnelleraufgerufen und es werden Fehleingaben vermieden.

Sollten Sie Leistungseinträge vornehmen wollen, zu denen der Klient keine Beziehung hat,klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Brillen-Symbol oder nutzen Sie dieTastenkombination 'Alt' und 'n'.

Für Leistungen mit dem Klienten selbst wählen Sie den Kontakt selbst. Für Leistungen, zudenen Sie keinen Kontakt eingeben möchten, wählen Sie unbenannt.

Leistung: Hier greifen Sie auf die Einträge zurück, die in den Stammdaten hinterlegt sind.Genaueres hierzu im nächsten Kapitel. Bereits aus den Einträgen im Auslieferungszustanderkennen Sie, dass nach der Auswahl Voreinträge in die Felder vorgenommen werden undje nach Erfordernis Felder aktiviert oder deaktiviert werden. Dies dient dem schnellerenAnsteuern relevanter Felder über die TAB-Taste.

Die weiteren Daten wie Dauer, Telefoneinheiten, Kopien etc. können Sie eintragen, wennSie mit der TAB-Taste angesteuert werden.

Freitext zur Abrechnung: Diese soll nur eine kurze Beschreibung dessen enthalten, wasdiesen Eintrag erforderlich macht, keine Ergebnisse. Bei Vergütungsanträgen - etwa zuPflegschaften – wird dieser Eintrag mit ausgedruckt. Wenn Sie diesen Eintrag mit 'wg.'(wegen) beginnen und um ein oder zwei Begriffe ergänzen liegen Sie richtig.


(Gesprächs-)Notiz: Hier dokumentieren Sie alles, was Ihnen an dem Eintrag wichtig ist.Insbesondere Absprachen und Ergebnisse sollten hier niedergeschrieben werden, damitSie sich im Bedarfsfalls darauf berufen können. Dokumentieren Sie hier auchHausbesuche und deren Ergebnisse, Besprechungen mit Ärzten etc.

Einträge mit Berichtsrelevanz: Setzen Sie hier die Häkchen an den Stellen, die Siespäter im Betreuungsbericht wiederfinden möchten. Bei Bedarf können die Einträge auchso gefiltert werden, dass nur diejenigen eines bestimmten Merkmals angezeigt werden.

Persönlicher Kontakt: Hier werden Ihre persönlichen Kontakte erfasst. Der letzte Kontaktwird im Klient-Hauptformular angezeigt. Dieser Eintrag dient auch zur Berechnung derüberfälligen Kontakte. Schließlich werden sie im Betreuungsbericht angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit, den sonstigen Kontakt einzustellen. Die Bewertung, was einensolchen Kontakt ausmacht, muss dem Nutzer überlassen bleiben. Es können jedochfolgende Erwägungen herangezogen werden.

Der von den Betreuungsgerichten erfragte persönliche Kontakt umfasst nur die reale,unmittelbare Begegnung mit dem Klienten. Je nach Situation findet diese vielleicht nicht sohäufig statt, wie vom Gericht gewünscht. Dafür aber haben Sie einen guten telefonischenKontakt zum Klienten, pflegen den Austausch mit einem vertrauenswürdigen Mitarbeiterder ambulanten Eingliederungshilfe oder eines Familienangehörigen. Erfassen Sie dieseLeistungseinträge als sonstigen Kontakt und belegen damit, dass Sie trotz verringerterBesuchsfrequenz in engem Kontakt mit dem Klienten stehen und die gleichenErkenntnisse gewinnen konnten wie bei einem Hausbesuch.

Gehört zu Projekt: Je nach Betreuungssituation können Sie hier die Leistungen einzelnenVorgängen zuordnen. Es handelt sich um einen selbstlernenden Rollbalken, der dieEinträge jedem Klienten selbst zuordnet. Sofern Sie also erfassen wollen, welcheLeistungen Sie etwa für eine Wohnungsauflösung oder eine Heimplatzsuche erbrachthaben, legen Sie hier ein solches Projekt an.

Delegiert an: Dient dem Nachweis, wer einzelne Leistungen erbracht hat. Der Eintrag istgedacht für Mitarbeiter oder Vertretungen. Voraussetzung: Die Person ist in den Kontaktenerfasst und mit dem Merkmal 'Mitarbeiter' oder 'Personal' versehen. Mit einem Klick auf dienebenstehende Schaltfläche wird die angezeigte Person standardmäßig für allekünftigen Leistungen auf diesem Rechner eingesetzt. Dies gilt bis zum Beenden vonBSoft.

Unvollständig: Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Leistung noch nichtabgeschlossen ist. Beispiel: Sie planen ein Telefonat, und es ist besetzt. Mit dem Häkchenwird dieser Leistungseintrag in der Übersichtstabelle blau markiert und erinnert Sie an diespätere Erledigung. Anderes Beispiel: Sie werden für übermorgen um Rückruf gebeten.Erstellen Sie einen Leistungseintrag für übermorgen und markieren Sie ihn alsunvollständig. Wenn Sie übermorgen das Leistungsformular öffnen sehen Sie diesen blaugekennzeichneten Eintrag.

Wenn Sie BtSoft über die Schaltfläche Feierabend verlassen werden Sie gefragt, wie siemit den unerledigten Leistungen umgehen sollen. Sie können sie an dieser Stelle auchnoch anzeigen lassen und dann entscheiden.

Termineintrag: Setzt eine grüne Markierung in das Datumsfeld, die den Leistungseintragnur als Termin markiert. Dies Funktion ersetzt nicht Ihren Kalender.


Nicht abrechenbar: Leistungseinträge in Pflegschaften, die nicht abrechenbar sind,können hier als solche gekennzeichnet werden. Beispiel: der Vergütungsantrag.

15.2 Leistungsstamm

Die Einträge, die Sie im Feld Leistung abrufen, werden in den Stammdaten vorbereitet.Diese öffnen Sie über die Menüleiste–Stammdaten–Leistungsstamm, oder durch einenDoppelklick auf das Feld Leistung.

Es öffnet sich folgendes Formular.

Der Formularaufbau ähnelt dem bereits bekannter Formulare: links befinden sichEingabefelder, rechts eine Übersichtstabelle, aus der heraus Einträge mit einemDoppelklick auf der linke Seite zur Bearbeitung angezeigt werden können.

Sie sehen eine Reihe von Einträgen, die im Auslieferungszustand bereits vorhanden sind.Fügen Sie neue hinzu, oder modifizieren Sie die bisherigen Einträge nach IhrenVorstellungen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Tätigkeit anders formulieren erhalten auch allebisherigen Einträge diese neue Formulierung! Verwenden Sie daher inhaltlich gleicheBegrifflichkeiten.

Beispiel: 'Anruf auf Anrufbeantworter' kann in 'Anrufbeantworter abgehört' geändertwerden, ohne das inhaltliche Veränderungen stattfinden.


15.2.1 Einen neuen Eintrag anlegen

Mit der Tastenkombination 'Strg' und '+' oder einem Klick auf die Schaltfläche mit demgrün-gelben Plus-Symbol erzeugen Sie einen neuen, leeren Datensatz. Orientieren Siesich beim Ausfüllen an den bereits vorhandenen Einträgen.

Alle Einträge sind Voreinträge und können bei der Leistungserfassung noch geändertwerden!

Tätigkeit: vergeben Sie einen Namen, den Sie im Leistungsformular gut aufrufen könnenund der sowohl Ihren eigenen Vorstellungen entspricht, als auch Dritten gegenüberverständlich ist.

Aufruf Info-Feld: Im nächsten Kapitel werden Sie erfahren, wie hilfreich dieses Infofeld inder Leistungserfassung ist. Es werden alle relevanten Daten zur Verfügung gestellt.Sollten Sie zu der Erkenntnis gelangen, das dieses Infofeld z. B. bei jedem Telefonatangezeigt werden soll, setzen Sie hier ein Häkchen

Dauer: hier setzen Sie ein Zahl ein, von der Sie erwarten, dass der Vorgang in etwadiesen Zeitumfang hat. Sie wird nach Aufruf dieses Stammeintrags in dieLeistungserfassung geschrieben und kann dann angepasst werden.

Telefoneinheiten, Porto etc.: Tragen Sie ein, mit welchen Zahlen Sie hier rechnen. EinSchriftverkehr würde beispielsweise 0.70 € als Voreintrag für Porto bekommen. Wenn Sieerwarten, dass die Felder im Leistungseintrag bearbeitet werden, aktivieren Sie diese miteinem Häkchen. Sie landen dann mit der TAB-Taste in diesem Feld. Felder, die nichtaktiviert sind, werden übersprungen. Sollte in der konkreten Leistungssituation auch fürdeaktivierten Felder ein Eintrag nötig werden können Sie diese auch dort noch aktivieren.

Beispiele: Bei einem Hausbesuch werden Sie weder Porto noch Kopien eintragen. LassenSie diese Felder also deaktiviert. Bei einem Schriftverkehr werden keine Km-Angabengemacht werden müssen.


Vorgabe Freitext: Hier muss nichts eingetragen werden. Jedoch werden Sie bei einemBesuch im Heim auch mit den Mitarbeitern reden. Daher diese Anregung.

Vorgabe (Gesprächs-)/Notiz. hier wird i. d. R. nichts vorzugeben sein, da ja erst dieLeistung selbst den zu dokumentierenden Inhalt erzeugt.

Berichtsrelevante Markierungen: Können hier auch voreingestellt werden. So wird derHausbesuch in der Einrichtung mit einem persönlichen Kontakt verbunden sein. EineAntragsangelegenheit wird mit einer rechtlichen Vertretung einhergehen. Ein Arztbesuchwird gesundheitliche Erkenntnisse liefern.

Bürotätigkeit/Außendienst. Bitte formulieren Sie die Leistungseinträge so, dass Siejeweils genau ein Häkchen setzen können. Der Hintergrund: In den allermeisten Fällenwird die Aktenarbeit von außen an die Betreuer herangetragen und muss erledigt werden,um Haftungsrisiken auszuschließen oder den Anforderungen des Betreuungsgerichtsgerecht zu werden. In der beruflichen Praxis zeigt sich, dass die Aktenarbeit 70 – 80 % dererfassten Arbeitszeit ausmacht und u. U. schon einen höheren Zeitbedarf erfordert, als inder pauschalierten Vergütungssituation bezahlt wird. Hier bieten sich Ihnen Argumente füreine evtl. verringerte Außendienst-/Hausbesuchsfrequenz.

Nachdem Sie alle Eintragungen vorgenommen haben verlassen Sie das Formular miteinem Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol.

15.3 Tätigkeiten direkt aus dem Leistungsformular heraus

Bereits mehrfach wurde darüber geschrieben, wie sinnvoll eine konsequenteLeistungserfassung ist. An dieser Stelle laden wir Sie ein, Ihre Sichtweisen demgrundsätzlich anzupassen. Betrachten Sie die Leistungserfassung nicht als notwendigeÜbel, sondern aus Ausgangspunkt Ihrer Tätigkeiten.

Beispiel 1: Telefonat

Sie rufen in Sachen Mustermann seinen Arzt Dr. Schmerzfrei an, um denKrankentransport zu besprechen. Legen Sie vor dem Telefonat einen Leistungseintrag an.

Nutzen Sie nun die Tastenkombination 'Alt' und 'i', um das Infofeld einzublenden. Alternativklicken Sie auf die Schaltfläche. Es blendet sich das auf der nächsten Seite abgebildeteFormular ein.


Im oberen Teil des Formulars befinden sich links die Adressdaten und Telefonnummern,rechts die Betreuungsdaten sowie Geburtsdatum und -ort des Klienten.

Darunter sehen Sie die Daten des Kontakts. Falls ein Ansprechpartner vorhanden istwerden dessen Daten rechts davon angezeigt.

Schließlich sehen Sie unten eine kleine Übersichtstabelle über die Beziehungen, die HerrMustermann zu dem Kontakt hat. in diesem Fall nur die eine als Patient.

In jedem Fall können Sie aus diesem Formular die Telefonnummer entnehmen undwählen. Sofern der Arzt die persönlichen Daten erfragt haben Sie diese auch gleich parat.

Schließen Sie das Formular mit einem Klick auf das Tür-Symbol und dokumentieren dasTelefonat.

Beispiel 2: Anruf, Schriftverkehr

Sie werden von dem Rechtspfleger Schaugenau angerufen, der noch eine Kopie desSparbuchs benötigt. Dokumentieren Sie den Anruf etwa wie folgt.

Nutzen Sie nun wieder die Tastenkombination 'Alt' und 'i', um das Infofeld aufzurufen. Indiesem Fall hat Herr Mustermann zwei Beziehungen zum Amtsgericht, die in der Tabelleaufgeführt sind. Da Sie aber in der Betreuungsangelegenheit schreiben möchten klickenSie auf das Brief-Symbol in der richtigen Beziehung, hier orange eingekreist.


Es wird ein Brief erstellt, der genauso aussieht, als wäre er aus dem Beziehungsfensterheraus erstellt worden. Mit der richtigen Brief-Vorgabe und dem dort hinterlegtenAnsprechpartner.

Mit dem Ausdruck des Briefes wird automatisch ein neuer Leistungseintrag erzeugt. Sohaben Sie den Nachweis, dass Sie noch am gleichen Tag die Kopie versandt haben.

15.4 Weitere Funktionen im Leistungsformular

15.4.1 Leistungseinträge filtern

Im Formularkopf finden Sie ein Auswahlfeld, mitdem Sie Filter setzen können. Diese Filter wirkennur auf die Übersichtstabelle.

Praxisrelevant sind – neben der empfohlenenAuswahl – die Punkte 4 und 5, mit denen Sie aufschnellste Weise nachprüfen können, wann Sie waserledigt haben, u. U. sogar noch während einesTelefonats.

Am schnellsten stellen Sie den Filter ein, indem Siedie Funktionstaste F3 drücken, und dann die Zahleingeben, in diesem Beispiel 4 oder 5.

Es wird auch die Funktion angeboten, denBetreuerausweis direkt auszudrucken.

Rechts neben dem Auswahlfeld befindet sich die Schaltfläche Filter aus, mit derSie die Grundeinstellung wiederherstellen.

Tipp: Sollte der Klient und/oder der Kontakt für den Filter nicht im Leistungseintragangezeigt werden legen Sie einen neuen Eintrag mit den Filterangaben an: Klient,


Kontakt, und einem Leistungseintrag Aktenarbeit.

15.4.2 Datumsauswahl

Im Formularkopf sehen sie die Datumsauswahl. Mit denroten Pfeildreiecken stellen Sie das Datum um einen Tagvor oder zurück, mit der Schaltfläche heute wieder aufden heutigen Tag zurück.

Alle neuen Leistungseinträge werden mit dem im Datumsfeld angezeigten Datum erstellt.Nutzen Sie dies, wenn Sie Ihre Außendienste vom vorherigen Tag dokumentieren wollen.

Das Datumsfeld im Leistungseintrag ist orange hinterlegt, wenn das Datumnicht dem heutigen Datum entspricht. Dies gilt auch für die Datumsfelder inder Übersichtstabelle.

15.4.3 Neue Wiedervorlage

Sie können direkt aus dem Leistungsfenster eine neue Wiedervorlage erstellen, etwa nachdem Versand eines Briefes. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts im Formularkopf. Esöffnet sich das bereits in der Terminverwaltung vorgestellte PopUp-Formular, in dem Siealle Einträge vornehmen können. Der Klient ist schon angelegt und entspricht dem desgerade angezeigten Leistungseintrags

15.4.4 Neuer Info-Eintrag

Diese Funktion ermöglicht einen unmittelbaren Info-Eintrag, wenn Sie wichtige Leitungenerfasst haben. Betrachten Sie hierzu folgendes Beispiel. Sie erhalten einen Anruf desSohnes:

Dieser Eintrag ist so wichtig, dass er im Info-Pool eingetragen werdensollte. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche rechts im Formularkopf. Esöffnet sich das auf der nächsten Seite abgebildete PopUp-Formular, dassbereits alle Wesentlichen Einträge enthält.

In diesem Fall müssen Sie nur die Kategorie anpassen, indem Sie etwa 'Gesundheit'eintragen.

Dieser Vorgang steht dann auch beim Verfassen Ihres nächsten Betreuungsberichts zurVerfügung. Außerdem wird es im Klienten-Stammblatt aufgeführt.

Mit einem Kick auf das Tür-Symbol schließen Sie das Formular.


15.4.5 Schnellvorschau der Leistungseinträge

Wenden Sie diese Funktion an, wenn Sie eine Vielzahl von Leistungseinträgen nacheinem speziellen Vorgang durchsuchen wollen. Sie wollen zu einem späteren Zeitpunktbeispielsweise nachvollziehen, wann die Information über die Oberschenkelfraktur kam.Hierzu wenden Sie zuerst den Filter an: Alle Tätigkeiten für den Klienten. Anschließendklicken Sie auf die eingekreiste Schaltfläche. Die Fläche unter der Tabelle verändert sichwie folgt.

Die Felder sind zunächst leer. Mit einem einfachen Mausklick in eine Zeile derÜbersichtstabelle werden die Informationen diese Leistungseintrags angezeigt, ohne dassSie ihn mit einem Doppelklick auf die linke Seite ziehen müssen.

Mit einem weiteren Klick auf die nun etwas anders aussehende, eingekreiste Schaltflächeverstecken Sie diese Felder wieder.


15.4.6 Leistungseinträge drucken

Mit einem Klick auf die eingekreiste Schaltfläche am unteren Ende der Übersichtstabelleöffnen Sie ein Formular mit umfassenden Druckeinstellungen.

Es sieht folgendermaßen aus:

Auf der linken Seite werden einige Datumsbereiche als Einstellmöglichkeit angeboten.Natürlich können die Datumsfelder individuell ausgefüllt werden.

Als Klient ist der in der Leistungserfassung gerade aktive Klient eingetragen, auch dieskann geändert werden.

Sofern Sie den Ausdruck der Leistungen mit einem bestimmten Kontakt erstellen möchtengeben Sie diesen hier ein.

Schließlich entscheiden Sie noch, ob Sie die Gesprächs-/Aktennotiz mit ausdruckenmöchten oder nicht.

Klicken Sie nun auf eine der Schaltflächen und sehen die Druckvorschau. Probieren Siedie einzelnen Möglichkeiten aus. Mit einem Rechtsklick auf die Vorschau können Sie dieDruckoption wählen. Ebenfalls mit einem Rechtsklick und der Auswahl Schließenverlassen Sie die Druckvorschau wieder.

Mit der Schaltfläche PDF können Sie den Druck als PDF-Datei exportieren.


15.4.7 Weitere Funktionen

Leistungseintrag duplizieren: Mit der Tastenkombination 'Alt' und 'd' oder dernebenstehenden Schaltfläche duplizieren Sie den gerade angezeigtenLeistungseintrag. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie beispielsweiseBargeldabhebungen für gleich mehrere Betreute vorgenommen haben. Nach demDuplizieren muss nur der Name des Klienten geändert werden.

Aktennotiz drucken: Mit den beiden eingekreisten Schaltflächen druckenSie den aktuellen Leistungseintrag als Aktennotiz aus, entweder in derDruckvorschau oder direkt (mit einem Klick auf das Druckersymbol).

Merkpunkt setzen: Oben links im Formularkopf sehen Sie noch diese beidenSchaltflächen. Es handelt sich um ein Pfeildreieck und eine stilisierte Pin-Nadel. Dasrote Pfeildreieck finden Sie in vielen Formularen, die Pin-Nadel nur im Brieffenster, imBetreuungsbericht, in der Leistungserfassung und in den Umsatzbuchungen.

Wenn Sie beim Verfassen einer längeren Gesprächsnotiz gestört werden und denLeistungseintrag oder gar das Leistungsformular verlassen müssen, um andereAngelegenheiten innerhalb von BtSoft zu erledigen, klicken Sie auf die Pin-Nadel. Damitwird für genau diesen Leistungseintrag ein Merkpunkt gesetzt.

Wenn Sie an diesem Eintrag weiterarbeiten wollen klicken Sie an einer beliebigen Stelleinnerhalb von BtSoft und unabhängig von dem dann gerade aktiven Klienten auf ein rotesPfeildreieck im Formularkopf. Damit werden Sie sofort wieder zu diesem Eintragzurückgeführt.

Schriftverkehr anzeigen: In der Übersichtstabelle finden Sie auch eine Spalte Porto. Beigenauerem Hinsehen entdecken Sie eine feine rote Linie am rechten Rand einiger dieserPorto-Felder.

Mit einem Doppelklick auf das Porto-Feld wird unmittelbar der Brief geöffnet, der diesemEintrag zugrunde liegt.

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der Brief mit einer der Druck-Schaltflächen imBriefformular ausgedruckt bzw. als Mail versandt wurde.


16. Der 'Arbeitsplatz'

Über den Arbeitsplatz bekommen Sie eine Übersicht über anstehende Vergütungsanträge,Geburtstage, überfällige Kontakte, hinterlegte Links und noch eine andere Übersicht überdie anstehenden Termine.

Sie können den Arbeitsplatz in den Nutzereinstellen als Startformular einstellen. Aus demlaufenden Programm heraus öffnen Sie ihn mit mit der Funktionstaste F2 oder einem Klickauf die Schaltfläche der Reiterleiste am oberen Formularrand.

Die Namen sind unkenntlich gemacht, da es sich um die Abbildung einer realen Situationhandelt.

Offene (Vergütungs-)Abrechnungen:

Sie sehen eine Übersicht der Vergütungsanträge, die Siestellen können, da der letzte Antrag mehr als drei Monatezurück liegt. Klicken Sie auf das rote Pfeildreieck. Es öffnetsich das Vergütungsformular und wird gleich fertigausgefüllt. Nach dem Drucken und Fertigstellen kehren Siemit der Funktionstaste F2 hierher zurück und klicken dannauf das Pfeildreieck des nächsten Klienten.

Am unteren Ende dieser Tabelle finden Sie die Berechnungder aktuellen Betreuungen und Vergütungssituation.Letztere kann sich täglich ändern, falls Vergütungsstufengewechselt werden.


Geburtstagsliste:

Es werden die Geburtstage der Klienten angezeigt, für diedie Anzeige in Listen aktiviert ist. Außerdem diejenigenKontakte, deren Geburtstagsanzeige dort aktiviert ist. DieBerechnung findet bei jedem Programmstart statt.

Braunes Datum: Geburtstag ist bereits vergangen.Rotes Datum: Geburtstag ist heuteGrünes Datum: Geburtstag kommt in Kürze.

Über das Drucker-Symbol wird eine Geburtstagsliste in derDruckvorschau geöffnet.

Überfällige Kontakte:

Sie sehen das Datum des letzten persönlichen Kontaktssowie die Zahl der Tage, die er – gemäß der Einstellungenin den Klient-Daten – überfällig ist. In anderer Form könnenSie die Informationen zu anstehenden und überfälligenKontakten aufrufen, indem Sie auf die Schaltflächen rechtsim Formularkopf klicken.

Links:

Geben Sie hier die Links ein, die Ihnen für Ihre Arbeitbesonders wichtig erscheinen. In die linke Spalte schreibenSie einen aussagekräftigen Namen, in die rechte kopierenSie am Besten den Eintrag in der Adresszeile IhresBrowsers. Mit einem Kick auf den Link wird die Webseitegeöffnet.

Sie können auch Adressen zu Ordnern Ihres Rechners oderdes Netzwerks hinterlegen.

Sobald der Link eingetragen ist lässt er sich nicht mehrverändern, den jeder Mausklick in das Feld löst ja gleich dieFunktion aus. In diesem Fall machen Sie einen Rechtsklickin das Feld und wählen Ausschneiden. Das Feld ist dannleer und kann neu beschrieben werden.

Um einen Eintrag vollständig zu löschen setzen Sie denCursor in die Namensspalte und klicken auf die kleine Schaltfläche mit dem Löschen-Symbol am oberen Ende der Tabelle.

Aufgaben:

Hier handelt es sich um eine reduzierte Terminauswertung. Mit einem Doppelklick auf dieZeile öffnet sich das PopUp-Formular zur weiteren Bearbeitung, dass Sie bereits aus derTerminverwaltung kennen.


17. Vergütung

17.1 Vergütungsantrag nach dem VBVG

Sie gelangen zur Vergütungssektion über die Funktionstaste F11 oder einem Klick auf dieSchaltfläche der Reiterleiste am oberen Formularrand. Startseite der Vergütung ist dasFormular, über das Sie Vergütungen nach dem VBVG beantragen.

Auf der linken Seite sind die Elemente angeordnet, die später den Vergütungsantragausmachen. Rechts oben finden Sie Informationen zu den vergütungsrelevanten Datendes Klienten, darunter zusammenfassende Daten zum Antrag. Danach sehen SieBefehlsschaltflächen und den Hinweis zum Bearbeitungsstatus. Schließlich gibt es nochdie Möglichkeit, Erstelloptionen einzustellen und das Notizfeld. Aufgrund der bisherigenErfahrungen ist Standard 2 die Grundeinstellung für die Anträge.

17.1.1 Einen neuen Antrag erstellen

Erstellen Sie einen neuen Vergütungsantrag durch einen Klick auf das grün-gelbe Plus-Symbol. Sie erzeugen neuen neuen, leeren Datensatz.

Wählen Sie anschließend in dem Namenssuchfeld den Klienten. BtSoft erstellt jetzt denEntwurf des Vergütungsantrags. Im Normalfall sollte dieser ohne Änderungen ausgedrucktund eingereicht werden können.

Kontrollieren Sie den Antrag in der Vorschau, schließen Sie die Vorschau durch einenRechtsklick und Schließen.

Wählen Sie eine der Druckoptionen und kontrollieren Sie den Ausdruck. Wenn allesstimmt muss der Antrag durch einen Klick auf die Schaltfläche fertiggestellt werden!Ohne die Fertigstellung wird er bei der nächsten Antragstellung gelöscht und kann nichtmehr aufgerufen werden. Ferner werden die Rechnungsnummern fehlerhaft vergeben.


Das Fertigstellen bewirkt auch, dass dieser Antrag bei den Vergütungskonten eingetragenwird.

Die Antragserstellung ist damit abgeschlossen.

Wenn Sie etwas vertrauter mit den Vergütungsanträgen sind können Sie auch gleich dieSchaltfläche Druck2x/Fertigst. anklicken. Nach einem Hinweis wird dann alles automatischerledigt.

17.1.2 Änderungen im Antragsentwurf

Wenn es sich bei Fehlern um Angaben im Klientenformular handelt rufen Sie das Formularmit der Funktionstaste F5 auf und korrigieren Sie die Daten, z. B. den Betreuungsbeginn,den Vermögens- oder Heimplatzstatus. Rechtsklicken Sie in das Klientenformular undwählen 'Datensatz speichern'. Kehren Sie in das Vergütungsformular zurück und klickenauf 'neu aufbauen'.

Falls Sie den Abrechnungszeitraum ändern, etwa bei der Abrechnung von zwei Quartalen,klicken Sie anschließend ebenfalls auf 'neu aufbauen'.

Änderungen im Brieftext können Sie jederzeit manuell vornehmen, oder grundsätzlich inden Stammdaten ändern. Hierzu später mehr.

17.1.3 Erstelloptionen

Unterschied zwischen Standard 1 und Standard 2:

Diese betreffen Brüche im Abrechnungszeitraum z. B. durch den Wechsel des Heimstatus'oder – bei übernommen Betreuungen innerhalb des ersten Jahres – durch den Wechselder Vergütungsstufe.

Standard 1: Ab Beginn des Abrechnungszeitraums bis zum Statuswechsel werdenvollständige Monate und unmittelbar vor dem Wechsel der anteilige Monat berechnet.Nach dem Statuswechsel werden zunächst volle Monate weiter berechnet, bis am Endedes Abrechnungszeitraums der dann anteilige Restmonat berechnet wird.

Standard 2: Bis zum Statuswechsel ist das Berechnungsverfahren gleich. Danach jedochwird sofort zum normalen Monatszyklus zurückgekehrt, sodass der Abrechnungszeitraummit einem vollen Berechnungsmonat endet.

Beide Verfahren werden von zwei benachbarten Gerichten als die jeweils anzuwendendenschriftlich eingefordert, daher gibt es diese beiden Optionen. In den allermeisten Fällengibt es im Ergebnis keinen Unterschied. In Einzelfällen kommt es zu Rundungsfehlern miteiner Endbetragsdifferenz von 1/10 Stundensatz.

Quartal: Insbesondere bei Betreuungsbeginn zwischen dem 29. und dem 31. einesMonats gibt es Problem, die Detailberechnungen über den Februar zu erstellen. WählenSie in diesem Fall die Option 'Quartal'. In diesem Fall gibt es nur eine Berechnung übergleich alle drei Monate.

Manuell: Je nach Aufforderung durch das Betreuungsgericht können Sie hier dieverrücktesten Detailangaben einstellen. Sie müssen dann aber auch die Berechnungenselbst durchführen.

17.1.4 Storno

Sollten Sie einen Vergütungsantrag mit geänderten Daten neu stellen müssen gehen Siewie folgt vor:

- Rufen Sie den fehlerhaften Vergütungsantrag auf, setzen das Häkchen bei Storno undschreiben in die Notiz die Stornobegründung zu Ihrer Erinnerung.

- Öffnen Sie die Klient-Daten und tragen in das Feld 'Vergütung abrechnet bis' das Datum


ein, dass einen Tag vor Beginn des stornierten Vergütungsantrags liegt. Rechtsklicken Sieund wählen Datensatz speichern.

- Kehren Sie zu den Vergütungsanträgen zurück und erstellen einen neuen Antrag fürdiesen Klienten.

Die Vergütungsanträge sehen gedruckt folgendermaßen aus:

Verlassen Sie das Vergütungsformular mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol.


17.2 Stammdaten zur Vergütung nach dem VBVG

Hier sind die Daten hinterlegt, die der automatischen Erstellung des Vergütungsantragszugrunde liegen. Öffnen Sie die Stammdaten und klicken Sie auf Vergütung/VBVG.

Es öffnet sich folgendes Formular:

Die Stundenkontingente für die jeweiligen Vergütungsstufen und den Wohnstatus sindgesetzlich vorgegeben. Für den Fall einer Gesetzesänderung können Sie hier geändertwerden.

Vor allem aber die Texte können Sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse ändern. Nutzen Siehierzu auch die Platzhalter, die in der der Tabelle Textmakros aufgelistet sind. Bei Ihremnächsten Vergütungsantrag wird dann der geänderte Text eingesetzt.

Schließen Sie das Formular durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol.


17.3 Vergütungsanträge Einzelabrechnung

Zur Vergütungsabrechnung bei Pflegschaften klicken Sie imVergütungsformular auf die Schaltfläche 'Einzelabrechnung'. Es öffnet sichfolgendes Formular:

Im Gegensatz zu den Vergütungen nach VBVG besteht diese Abrechnung aus einemDeckblatt, dem eigentlichen Antrag, und einer Anlage, in der die einzelnen Leistungenaufgeführt sind. Das Formular zeigt auf der linken Seite die Felder, die später den Antragdarstellen.

Einen neuen Vergütungsantrag erstellen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem grün-gelben Plus-Symbol erzeugen Sie einenneuen, leeren Datensatz. Wählen Sie aus dem Namenssuchfeld zunächst den Klientenaus. BtSoft macht einen Vorschlag für den Datumsbereich, der bei Bedarf angepasstwerden kann.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird der Antrag erstellt. Die Textfelder können freiverändert werden. Nutzen Sie ggf. auch die Möglichkeit, Testbausteine zu erstellen undeinzufügen (siehe hierzu Kapitel 11.6)

Kontrollieren Sie den Antragsanschreiben und die Anlage sowohl imFormular als auch in der Vorschau. Diese werden durch einen Klick aufdie Schaltflächen angezeigt. Schließen Sie die Vorschau durch einenRechtsklick und Schließen. Mit einem Klick auf das Drucker-Symbol wirdder Druck sofort ausgeführt.

Anlage neutral: Verwenden Sie diese Form der Anlage, wenn Sie privateAbrechnungen erstellen wollen


Datenblatt Leistung: Hier werden alle Leistungen in Tabellenform angezeigt, die diesemAntrag zugrunde liegen. Seien Sie vorsichtig beim Ändern der Tabellen. Dieser Vorgangkann nicht rückgängig gemacht werden.

Fertigstellen: Nachdem der Antrag ausgedruckt und versandt wurde muss er fertiggestelltwerden. Dabei werden die Leistungseinträge, die diesem Antrag zugrunde liegen, sogekennzeichnet, dass sie nicht ein zweites Mal abgerechnet werden können. Es wird einEintrag in das Vergütungskonto des Klienten vorgenommen, und dieser Antrag für weitereVeränderungen gesperrt. Außerdem wird ein grün hinterlegter Hinweis sichtbar, der auf dieFertigstellung hinweist.

Storno: Sollten Sie den Antrag neu stellen müssen klicken Sie zunächst auf dieSchaltfläche Storno. Die dem Antrag zugrunde liegenden Leistungseinträge werden wiederfür eine Abrechnung freigegeben. Der Antrag kann neu erstellt werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Tür-Symbol verlassen Sie das Formular.

16.4 Vergütungskonten

Um kontrollieren zu können, welche Vergütungsanträge gestellt und bezahlt wurden,werden entsprechende Einträge in die Vergütungskonten vorgenommen.

Klicken Sie im ersten Vergütungsformular auf die Schaltfläche rechts im Formularkopf. Esöffnet sich nachstehendes Formular:

Direkt bei der Neuanlage eines Klienten richtet BtSoft auch ein Vergütungskonto ein. Inder Übersichtstabelle sehen Sie, für welche Klienten noch Zahlungen offen sind oder – wiehier rot gekennzeichnet, für welche es Überzahlungen gegen hat. Die Buchungen zu denVergütungskonten öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche rechts im Formularkopf.


Es öffnet sich nachstehendes Formular, das in seinem Aufbau ähnlich ist wie das bei denUmsatzbuchungen in der Vermögensverwaltung.

Idealerweise sieht der Buchungsverlauf so aus wie in dieser Übersichtstabelle:

Um diese Übersicht aktuell zu erhalten geben Sie jeden Zahlungseingang in Form einerBuchung mit negativem Vorzeichen ein. Orientieren Sie sich an nebenstehendem Beispiel.

Nutzen Sie hierbei die Möglichkeit,diese Buchung zur automatischenErgänzung vorzuschlagen.

Sofern die Übersichtstabelle nichtautomatisch aktualisiert wird klickenSie auf neu berechnen.

Um die Erfassung derVergütungszahlungen einfacher zugestalten beachten Sie nachstehendenEffizienztipp.


Effizienztipp:

Legen Sie Ihr Büro als eigenen Klienten an. Sie können damit Ihren Büroschriftverkehrführen, Ihre eigene Vermögenssituation erfassen, Termine verwalten etc. Dieser Klientwürde etwa so aussehen:

Verwenden Sie für Ihr Büro eine Kategorie, z. B. Büro.

Mit der Anlage dieses Klienten wurde für ihn auch ein Vergütungskonto eingerichtet.Gehen Sie wieder auf das Formular der Vergütungskonten und suchen Sie Ihr Konto in derÜbersichtstabelle. In diesem Fall hat es den Namen Hoffmann, Betreuungsbüro. Mit einemDoppelklick öffnen Sie das Konto zur Bearbeitung, z. B. folgendermaßen.

Ändern Sie den Kontonamen so, dass Sie es gut erkennen können. Mit demvorangestellten 'AA' erreichen Sie, dass Ihr Konto ganz oben in der Übersichtstabelleangezeigt wird.

Kennzeichnen Sie dieses Konto noch als kein Vergütungskonto. Andernfalls fließt es in dieBerechnung der offenen Posten ein.

Nachdem Sie die Buchungsseite geöffnet haben können Sie die Umsätze IhresGeschäftskontos importieren (siehe Kapitel 12.6.5). Arbeiten sie sich durch Ihre Umsätzeund machen für jede Vergütungszahlung eine Gegenbuchung auf das Vergütungskontodes Klienten.

Das Betrachten der Umsätze Ihres Geschäftskontos können Sie mit Klicks auf diePfeiltasten im unteren Formularbereich vornehmen. Effektiver ist die Nutzung derTastenkombinationen 'Alt' und '+' (einen Datensatz nach vorne) oder 'Alt' und '-' (einenDatensatz zurück).


18. Die Druckerei

Darunter befindet sich eine Vielzahl von Ausdrucken. Machen Sie sich ein Bild, indem Siedie Tastenkombination 'Strg' und 'd' verwenden oder durch einen Klick auf die Schaltflächein der Reiterleiste am oberen Formularrand.

Mit den Schaltflächen auf der linken Seite können Sie einige Voreinstellungen einesDatum oder eines Zeitraums in die Datumsfelder einsetzen. In der Mitte sindEingabefelder, die je nach ausgewähltem Druck aktiviert werden. Rechts sind dieSchaltflächen für die verschiedenen Ausdrucke.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie zunächst auf die Info-Schaltfläche neben dem Ausdruck, den Sie erstellenwollen. Es wird ein Meldungsfenster geöffnet, in dem der Ausdruck und die

erforderlichen Eingaben beschrieben werden. Zugleich werden die Felder in der Mitteaktiviert, die ausgefüllt werden müssen/können.

Nehmen Sie die Einträge vor, etwa durch Auswahl des Klienten, einer Klient-Kategorie o.a. Klicken Sie anschließend auf eine Datums- oder Zeitraumauswahl oder geben Sie diesemanuell in die Datumsfelder ein.

Klicken Sie nun auf die große Schaltfläche mit dem Namen des Ausdrucks. Er wird in derDruckvorschau angezeigt und kann ausgedruckt werden. Rechtsklicken Sie auf dieVorschau und wählen Sie die Druckoption. Schließen Sie die Druckvorschau durch einenRechtsklick und Schließen.

Eine PDF-Datei des Ausdrucks erstellen Sie durch die Schaltfläche rechts neben derSchaltfläche mit dem Namen, oder aus der Druckvorschau über einen Rechtsklick.

Wenn Sie sich sicher sind, welche Eingaben für die einzelnen Ausdrucke erforderlich sind,


können Sie das Häkchen an der rechten Seite im Formularkopf entfernen. BtSoft merktsich diese Einstellung. Künftig wird das Meldungsfenster nicht mehr angezeigt.

Wenn Sie noch sicherer im Umgang mit den Ausdrucken geworden sind können Sie miteinem Klick auf die Schaltfläche im Formularkopf auch 'Alles aktivieren'. Füllen Sie dieerforderlichen Felder aus und klicken Sie gleich auf die Schaltfläche des gewünschtenAusdrucks.

Die Schaltflächen für die FiBu-Auswertung sind noch nicht dokumentiert, da dieFinanzbuchhaltung innerhalb von BtSoft sich noch in der Entwicklung befindet.


19. Die Menüleiste

Im Folgenden werden die Funktionen vorgestellt, die über die Menüleiste am oberenFensterrand aufgerufen werden. Sie sind übergreifender Natur, unabhängig von einzelnenKlienten.

19.1 Allgemeines

Hier verstecken sich allgemeine Befehle, die im normalen Gebrauch von BtSoft keinehohe Relevanz haben. Die Funktion Feierabend bietet die Möglichkeit, BtSoft von jederStelle aus zu verlassen.

19.2 Stammdaten

Diese wurden an den relevanten Stellen bereits behandelt.

Fahrzeuge: Die hier zu hinterlegenden Einstellungen waren seinerzeit Bestandteil einesFahrtenbuchs. Dieses hat sich in der Praxis jedoch nicht als hilfreich herausgestellt, da dieKilometerstände im Auto abgelesen werden müssen.

Die Stammdaten für die Finanzbuchhaltung befinden sich noch in der Erprobung undwerden nicht dokumentiert.

19.3 Tabellen

Alle Daten, die BtSoft abspeichert, sind in Tabellen organisiert. Sie erhalten hier dieMöglichkeit des unmittelbaren Zugriffs, um in sehr besonderen Situation eine Handlungs-möglichkeit zu haben. Normalerweise ist das nicht erforderlich und sollte nicht genutztwerden!

Alle Veränderungen, die Sie hier vornehmen, geschehen in eigener Verantwortung!Beachten Sie die in der Grafik rot eingerahmten Hinweise!


19.4 Sonderfunktionen

19.4.1 Rückwärtssuche Telefon oder Begriff

Wer hat gerade angerufen? Von der Telefonnummer kennen Sie nureinige Zahlen! Wann habe ich in Sachen Testament mit jemandemtelefoniert? Diese und ähnliche Fragen lassen sich mit dieser Suchebeantworten. Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich diesesFormular:

Geben Sie den Suchbegriff ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen, wie etwa Bindestrichebei Telefonnummern, ein. Klicken Sie auf Globale Suche, wenn Sie alle Leistungseinträge,Klienten, Kontakte und Ansprechpartner durchsuchen wollen. Oder nehmen Sie die Suchegezielt vor, etwa in den Leistungseinträgen.

Es werden alle Telefonfelder und Notizen durchsucht, in der Leistungserfassung auch derFreitext. Die Anzeige der Ergebnisse erfolgt chronologisch absteigend.

19.4.2 Serienbrief

Es handelt sich um eine weitere Möglichkeit, die Serienbrief-Funktion zu öffnen.Beschrieben ist sie im Kapitel 11.7.

19.4.3 Universeller IBAN-Konverter

Rufen Sie diesen Konverter auf, wenn Sie aus unvollständigen Bankdatendie weiteren Daten ermitteln wollen. Diese Funktion kennen Sie bereitsaus der Vermögensverwaltung oder dem Kontaktformular.

Mit einem Klick auf das Speichern-Symbol rechts neben den Feldern wirdder jeweilige Eintrag in die Windows-Zwischenablage übernommen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion vorerst nur für deutsche Banken geeignet ist.


19.4.4 Erklärung gem. § 10 VBVB

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich nachstehender Formular.

Geben Sie zunächst den Datumsbereich ein und klicken dann auf Ausfüllen.Voraussetzung für die richtige Ermittlung der Daten ist die vollständige undkorrekte Eingabe aller Vergütungszahlungen in die Vergütungskonten derKlienten!

Über die Schaltflächen neben den Zahlen erhalten Sie eine Übersicht zum jeweiligenEintrag, entweder in der Druckvorschau oder direkt ausgedruckt.

Der Ausdruck der Erklärung erfolgt über die Druckvorschau. Dort wählen Sie mit einemRechtsklick die Druckoption.


19.4.5 Entlastung der Leistungsdaten

Wenn sich nach vielen Jahren intensiver Nutzung so viele Leistungseinträgeangesammelt haben, dass die Performance deutlich eingeschränkt ist,können hier Daten ausgegliedert werden.

Bitte beachten Sie dabei, dass dadurch einige Verläufe nicht mehr korrektnachvollzogen werden können, etwa Vergütungsabrechnungen mit Tätigkeitsnachweis.Statistiken, die normalerweise auf diese Daten zugreifen, werden auch verfälscht.

19.4.6 Weitere Funktionen

Diese haben keine keine Relevanz mehr (Stand: Januar 2016). Sie dienten seinerzeit zurKonvertierung aller Kontodaten zu IBAN/BIC oder waren notwendig, als die Umsatzsteuerfür Berufsbetreuer entfiel. Hier wurden für alle Betreuten die Umsatzsteuereintragungengeändert und – um die Umsatzsteuer zurückfordern zu können – eine Serienfunktion fürdie Neuerstellung aller Vergütungsanträge mit geänderten Steuerangaben angeboten.


19.5 Spezialfunktionen extern

Hier wird auf externe Module zurückgegriffen, BtSoft wird dabei geschlossen.

19.5.1 Komprimierung der Datendatei

Es ist eine Eigenheit der Access-Datenbanken, dass Sie durch interneDatentransfers im größer, aufgeblähter werden. Dadurch kann sich diePerformance verschlechtern.

Diese Funktion ist auch hilfreich, falls es Probleme mit der Datenbank gebensollte, etwa nach einem Stromausfall. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet

sich folgendes Fenster.

Für die Durchführung der Datenkomprimierung wird ein zeitliches Intervall von ein bis zweiMonaten empfohlen. Je nach Größe der Datenbank und Leistung des Rechners dauert dieDurchführung nur wenige Sekunden.

Die Komprimierung der Dokumentendatei dauert – je nach Größe – deutlich länger. Da indieser Datenbank aber auch weniger Bewegung zu erwarten ist kann das Intervall größersein.

19.5.2 Datensicherung

Bitte messen Sie diesem Thema die höchste Priorität bei. Bereits nachkurzer Nutzungsdauer stellen Ihre Daten einen außerordentlich hohen Wertdar. Denken Sie an die Zeit, die Sie für die Eingabe der Daten benötigthaben, und den möglichen Aufwand für die Wiederbeschaffung.

Der Datensicherung ist aufgrund ihrer Bedeutung ein eigenes Kapitel (Nr. 21) gewidmet.Dort wird auch das Datensicherungsmodul genauer erläutert, das mit einem Klick aufdiese Schaltfläche geöffnet wird.

Sollte BtSoft sich nicht mehr starten lassen können Sie diese Funktion auch manuellaufrufen. Öffnen Sie den Windows-Explorer und öffnen den Pfad C:\BtSoft\Sonstiges unddoppelklicken Sie auf Komprimierung.accdr.


19.5.3 Update-Modul

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie das Update-Modul. Diesesund die weiteren Update-Möglichkeiten werden im Kapitel 22 genauerbeschrieben.

19.5.4 Archivierung

Die Archivierungsfunktion ist noch in der Entwicklung begriffen und ohneFunktion. Ziel ist es, eine eigenständige Archivdatei zu erstellen, dieunabhängig von BtSoft geöffnet und eingesehen werden kann. Diese Dateikann auf einem digitalen Medium gespeichert und mit den Papierunterlagen

archiviert werden.

19.5.5 Software-Reset

Nach besonderen Ereignissen wie etwa einem Stromausfall kann es zuFehlfunktionen kommen. Über das Software-Reset wird BtSoftwiederhergestellt. Nach dem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sichfolgendes Formular:

Starten Sie das Reset durch einen Klick auf die Schaltfläche.

Sollte BtSoft sich nicht mehr starten lassen können Sie diese Funktion auch manuellaufrufen. Öffnen Sie den Windows-Explorer und öffnen den Pfad C:\BtSoft\Sonstiges unddoppelklicken Sie auf Reset.accdr.


19.6 Hilfe/Sonstiges

Die ersten fünf Felder betreffen Anleitungen, die durch das Verfassen dieserDokumentation erneuert werden. Sie betreffen derzeit noch eine veraltete BtSoft-Version.

BtSoft im Internet führt Sie auf die Webseite btsoft-online.de. Bei Interesse finden Sie hierneben den Download-Möglichkeiten auch einige Video-Tutorials.

Nutzer in der Erprobungsphase können hier den Mietvertrag einsehen. Der Abschlussdieses Vertrages ist erforderlich, um BtSoft danach in vollem Umfang nutzen zu können.

Die Schaltflächen für das Programm-Update werden im Kapitel 22 genauer beschrieben.



20. Arbeiten im Netzwerk

Zu diesem Thema gibt es auf der BtSoft-Internetseite auch zwei Video-Tutorials!Besuchen Sie btsoft-online.de, darunter Tutorials/Hilfe.

BtSoft ist mehrbenutzerfähig! Auf die Datenbank Ihres Rechners kann bei entsprechendenEinstellungen auch von anderen Rechnern Ihres Netzwerkes zugegriffen werden. Sohaben Mitarbeiter und Kollegen einer Bürogemeinschaft die Möglichkeit, Sie von derenRechnern aus zu unterstützen.

20.1 BtSoft freigeben:

Damit von anderen Rechnern auf Ihre Datenbank zugegriffen werden kann muss dasBtSoft-Verzeichnis im Netzwerk freigegeben werden. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Netzwerkeinstellungen:

Öffnen Sie die Systemsteuerung, darunter die Netzwerk- und Freigabeeinstellungen.

Öffnen Sie jetzt die Erweiterten Einstellungen und kontrollieren, ob folgende Einstellungenkorrekt sind:

2. Freigabe des BtSoft-Hauptverzeichnisses:

- Öffnen Sie den Windows-Explorer und öffnen das Laufwerk C:.

- Suchen Sie das Verzeichnis BtSoft

- Rechtsklicken Sie auf das Verzeichnis und wählen 'Freigeben für' dann 'bestimmte


Personen'.

Öffnen Sie das Auswahlfeld, wählen Sie 'Jeder' und klicken auf Hinzufügen.

Abschießend stellen Sie für den neuen Nutzer noch die Berechtigungen aufLesen/Schreiben

Sie erhalten die Bestätigung, dass der Ordner freigegeben wurde.

Klicken Sie abschließend auf Fertig.


20.2 Netzlaufwerk verbinden:

Die folgenden Anweisungen führen Sie auf dem Rechner aus, von dem aus Sie auf dieBtSoft Datenbank zugreifen möchten. Hierzu verbinden Sie ein Netzlaufwerk. Gehen Siewie folgt vor.

Öffnen Sie den Windows-Explorer, rechtsklickenauf 'Netzwerk' und wählen 'Netzlaufwerkverbinden'. Es öffnet sich nachfolgendesFenster.

Wählen Sie einen Laufwerksbuchstabenzwischen V und Z, der noch nicht belegt ist.Durchsuchen Sie das Netzwerk nach demfreigegebenen BtSoft-Ordner auf IhremServer.

Klicken Sie den Ordner an, dann auf OK. DerPfad wird jetzt in das Ordner-Feld auf obigerGrafik übernommen. Mit einem Klick aufFertig stellen ist der Vorgang abgeschlossen.

Werfen Sie noch einen Blick in den Windows-Explorer. Dort ist jetzt ein neuer Eintrag zusehen:

Natürlich werden Sie in Ihrem Netzwerkandere Rechnernamen haben, die Sie dannentsprechend verwenden.


20.3 BtSoft an das Netzlaufwerk binden

Starten Sie BtSoft an dem Nebenarbeitsplatz nur bis zum Anmeldefenster. Klicken Siedann auf die Schaltfläche Netzwerkpfad ändern.

Es öffnet sich ein kleines Formular, in dem Sie den neuen Netzwerkpfad einstellenkönnen. In diesem Beispiel ist es das Netzlaufwerk Z. Wählen Sie es aus und klickenanschließend auf die Schaltfläche 'Änderungen vornehmen'.

Sie erhalten eine Meldung, dass BtSoft geschlossen werden muss. Nach dem Neustart istBtSoft mit dem Server verbunden Sie erkennen es an dem Hinweis auf das Netzlaufwerkim Anmeldefenster.


20.4 BtSoft in der Bürogemeinschaft

20.4.1 Grundsätzliche Gedanken

Grundsätzlich ist BtSoft mehrnutzerfähig, nicht nur für den Zugriff Ihres Mitarbeiters aufIhre Datenbank, sondern auch für mehrere Nutzer in einer Datenbank, mit je einemNutzerkonto.

Dies hat sich in der Praxis als nicht hilfreich herausgestellt. Zwar gibt es den unmittelbarenZugriff auch auf die Klienten des Kollegen, dafür aber auch unterschiedlicheKonventionen, etwa bei der Benennung der Kontakte im Namenssuchfeld, die Erfassungvon Ansprechpartnern etc.

Darüber hinaus ist es nicht möglich, die Datenbank des Büros im Außendienst fürEintragungen zu nutzen und sie dann wieder zurückzuspielen.

Daraus wächst die Erkenntnis, jedem Betreuer seine eigene Datenbank zur Verfügung zustellen und das Netzwerk so zu organisieren, dass dennoch der Zugriff auf alle Datenmöglich ist. Die folgende Grafik soll das veranschaulichen.

Hierbei deuten die roten Pfeile die Zugriffsmöglichkeiten der einzelnen Rechner an. JederBetreuer hat seine eigene Datenbank, kann nach Belieben im Außendienst damit arbeitenund sie anschließend zurück spielen. Der Zugriff auf die Daten der Kollegen erfolgt nur beiBedarf, etwa in einer Vertretungssituation.

Diese Gestaltung kommt allen Bedürfnissen nach individueller Arbeitsweise undDatenzugriff entgegen.


20.4.2 Umsetzung im Netzwerk

Mit BtSoft lässt sich die Form des Datenaustauschs vergleichsweise leicht umsetzen.Gehen Sie wie folgt vor.

Geben Sie zunächst alle BtSoft-Verzeichnisse im Netzwerk frei, auf die zugegriffen werdensoll.

Anschließend verbinden Sie auf allen Rechnern Netzlaufwerke. In obigem Beispiel könntedas so umgesetzt werden:

Rechner des Betreuers 1: Netzlaufwerk Y für BtSoft bei Betreuer 2, Netzlaufwerk Z fürBtSoft bei Betreuer 3



Anschließend richten Sie bei den Nebenarbeitsplätzen so viele Netzlaufwerke ein wieRechner vorhanden sind, auf die von dort aus zugegriffen wird.

Im Folgenden wird das Verfahren so beschrieben, wie es am Rechner des Betreuers1auszuführen ist. BtSoft muss dazu geschlossen sein.

Öffnen Sie den Windows-Explorer, dann mit einem Doppelklick dasBtSoft-Hauptverzeichnis: C:\BtSoft. Neben einigen anderen Dateiensehen Sie auch links abgebildeten. Rechtsklicken Sie auf die DateiBtSoft_prg.accdr. und wählen Kopieren. Rechtsklicken Sie an einefreie Stelle und wählen Einfügen.

Die eingefügte Datei heißt danach BtSoft_prg – Kopie.accdr. Benennen Sie sie um inBtSoft_prg–Betreuer2.accdr.

Das Gleiche machen Sie noch einmal und nennen die neueDatei um in BtSoft_prg–Betreuer3.accdr.

Um einen einfacheren Zugriff zu erhalten rechtsklicken Sieauf die Dateien und wählen Senden an, dann Desktop (Verknüpfung erstellen).

Gehen Sie zum Desktop und Doppelklicken auf die Verknüpfung für Betreuer2. BtSoft wirdgestartet. Im Anmeldefenster stellen Sie nun das Netzlaufwerk für Betreuer 2 ein, indiesem Beispiel Y. Nach einem BtSoft-Neustart haben Sie von dort aus Zugriff auf BtSoftdes Betreuers 2.

Aus optischen Gründen empfiehlt sich die Umbenennung der Verknüpfungen, etwa inBtSoft bei Betreuer 2. Über die Eigenschaften können Sie auch ein anderes Symbolsuchen. Das BtSoft-Symbol finden Sie unter C:\BtSoft\Sonstiges.


21. Datensicherung

Dieser Bereich Ihrer Arbeit verdient allerhöchste Priorität. Bereits nach kurzer Zeit sindIhre Daten von hohem Wert, ihre Nacherstellung zumeist nicht möglich. Bei Pflegschaftenverlieren Sie Ihre Abrechnungsgrundlage, stets jedoch die Zeit Ihrer bisherigenDatenpflege und den Nachweis Ihrer Tätigkeiten.

21.1 Grundlagen

Datensicherung muss geplant werden! Nehmen Sie dabei den schlimmsten aller Fälle an,beispielsweise einen Brand in Ihrem Büro. Ihre Datensicherungsmethode muss imstandesein, auch dies zu kompensieren.

Daraus wird schnell deutlich, dass eine wirksame Datensicherung nur gegeben ist, wennsich Ihre Daten außerhalb des Büros befinden. Denkbar wäre die Sicherung auf einenUSB-Stick, den Sie nach Feierabend in Ihr Auto legen. Das Überspielen der Daten auf einNotebook, das Sie ebenfalls aus dem Büro heraustragen.

Eine weitere Möglichkeit der Datenablage sind Online-Speicherplätze. Diese werdeninzwischen von vielen Stellen für kleines Geld oder gar umsonst angeboten. Bittebeachten Sie dabei Datenschutzkriterien und die Sicherheit der Server. Online-Speicherplätze sollten nicht die einzige Datensicherungsmethode darstellen.

Bei der Datensicherung muss nur eine Datei gesichert werden: BtSoft_dat.accdr!

Sie befindet sich im BtSoft-Hauptverzeichnis unter c:\BtSoft, ist verschlüsselt und enthältalle Daten: Klient-Daten, Leistungsdaten, Schriftverkehr, Vermögensdaten, Kontakte etc.

Die Abspeicherung der Dokumente findet in der Datei BtSoft_dok.accdb statt. Da sichDokumente i. d. R. aber einfacher wiederbeschaffen lassen ist die Sicherung dieser Dateinicht in dem Umfang nötig.

Sichern Sie Ihre Daten täglich! Und sichern Sie mehrere Dateiversionen. Sollte sichherausstellen, dass vor einigen Tagen ein gravierender Fehler geschehen ist kann dies nurbehoben werden, wenn diese Sicherungsdatei noch vorhanden ist und nicht durch eineneuen Sicherung überschrieben wurde.

BtSoft stellt Ihnen hierzu ein Werkzeug zur Verfügung, mit der die Sicherung schnell undsicher durchgeführt werden kann. Es wird im nächsten Kapitel beschrieben.

21.2 Das BtSoft-Datensicherungsmodul

Sie rufen es über die Menüleiste/Spezialfunktionen extern/Datensicherung auf.

In den Nutzer-Stammdaten/Programmeinstellungen können Sie mit einem Häkcheneinstellen, dass das Datensicherungsmodul bei jedem Verlassen über die Schaltfläche'Feierabend' gestartet wird.

Bitte beachten Sie: BtSoft darf bei der Datensicherung nicht geöffnet sein!


Zunächst stellen Sie ein, wo sich Ihre Daten befinden. Sofern Sie nicht an einemNebenarbeitsplatz im Netzwerk arbeiten dürften sie sich im BtSoft-Hauptverzeichnis imLaufwerk C: befinden. Es muss also nichts geändert werden.

21.3 Datensicherung:

Voreingestellt ist das Datensicherungsverzeichnis im BtSoft-Hauptverzeichnis. Mit einemKlick auf die Schaltfläche 'Zielverzeichnis auswählen' öffnet sich der Windows-Explorer.Wählen Sie Ihr Zielverzeichnis aus und bestätigen mit 'OK'.


In diesem Beispiel wurde ein USB-Stick ausgewählt. Der Eintrag des Zielverzeichnis' hatsich geändert.

Klicken Sie auf eine der beiden Schaltflächen. Nach einem Hinweis werden die Datengesichert. Warten Sie, bis Sie die Bestätigungsmeldung erhalten haben.

Mit einem Doppelklick auf den Pfadeintrag öffnet sich dieser und Sie können das Ergebniskontrollieren:

Ihre Daten wurden mit einem Datums- und Uhrzeitstempel versehen. So ist gewährleistet,dass diese Dateien bei der nächsten Sicherung nicht überschrieben werden.

BtSoft merkt sich den Datensicherungspfad. Beim nächsten Öffnen dasDatensicherungsmoduls muss der Pfad nicht mehr neu eingegeben werden.

21.4 Datenexport

Diese Funktion ist gedacht für das Überspielen der Daten ohne Änderung desDateinamens, beispielsweise in das freigegebene BtSoft-Verzeichnis Ihres Notebooks.Auch hierbei muss BtSoft geschlossen sein. Der Pfad könnte dann folgendermaßenaussehen:

Der Eintrag im Datensicherungsmodul sieht dann so aus:


Wählen Sie jetzt eine der Schaltflächen zum Datenexport. Nach einem Hinweis werden dieDaten gesichert. Warten Sie, bis Sie die Bestätigungsmeldung erhalten haben.

BtSoft schützt Sie bei einem Fehler vor ungewolltem Datenverlust. Die im Zielverzeichnisbefindlichen Daten werden in genau diesem Verzeichnis gesichert und mit einem Datums-und Zeitstempel versehen.

Diese Funktion ist bestens geeignet, Ihre Daten mit in den Außendienst zu nehmen, dortbei Bedarf Daten zu erfassen oder Besuche zu protokollieren. Das Rückspielen der Datenerfolgt über den Datenimport.

21.5 Datenimport, Datenrückspielung

21.5.1 Datenimport

Hiermit importieren Sie die Daten, die Sie zuvor beispielsweise auf einem Notebook imAußendienst verwendet haben, wieder auf Ihren Hauptrechner zurück. BtSoft muss dabeigeschlossen sein.

Im Gegensatz zum Export müssen Sie hier nicht nur einen Ordner, sondern die konkreteDatei auswählen. Dann so aussehen:

Der Eintrag zur Herkunftsdatei sieht dann so aus:

Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Als Datendatei importieren'. Nach einer Meldung wird derImport durchgeführt. Zuvor werden die bisherigen Daten Ihres Hauptrechners imVerzeichnis C:\BtSoft\Datensicherung mit dem Datums- und Uhrzeitstempel gesichert.

21.5.2 Datenwiederherstellung

Die Vorgehensweise ist ähnlich. Nur wählen Sie jetzt die Sicherungsdatei aus, die Siewieder als BtSoft-Datendatei nutzen möchten. Im Beispiel die Datei, die zuvor auf demUSB-Stick gesichert wurde.


Der Eintrag zur Herkunftsdatei sieht dann so aus:

Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Als Datendatei importieren'.

Schließen Sie das Datensicherungsmodul durch einen Klick auf die Schaltfläche mit demTür-Symbol. Sie können stattdessen auch gleich wieder BtSoft starten.

21.6 Weitere Methoden

Dadurch, dass sich alle wichtigen Daten in einer einzigen Datei befinden, ist auch diemanuelle Datensicherung recht einfach. Mit eingestecktem USB-Stick können Sie einenRechtsklick auf die Datei C:\BtSoft\BtSoft_dat.accdb machen und wählen Senden an /USB-Stick.

Auch bieten die alten Batch- oder Command-Dateien gute Lösungen für eine schnelleSicherung. Dies soll hier nur als Möglichkeit benannt werden, ohne konkrete Anleitung. BeiInteresse lassen Sie sich diese von Ihrem EDV-Berater in Ihrer Büroumgebung erstellen.Diese Funktionen überschreiben die vorherigen Dateien ohne Warnung. Bitteprogrammieren Sie entsprechende Sicherungen.



22. Programmupdate

22.1 Update aus BtSoft heraus

Zur Prüfung, ob Updates vorliegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Hilfe/Infos, dann aufUpdate-Prüfung.

Sofern Sie mit dem Internet verbunden sind erhalten Sie eine Meldung, ob ein Updateverfügbar ist.

Bevor Sie das Update ausführen ist in jedem Fall eine Datensicherung vorzunehmen!

Mit der Funktion Update-Prüfung plus wird bei verfügbarem Update zugleich der Downloadeingeleitet. Anschließend wird automatisch das Update-Modul gestartet.

Mit einem Klick auf Prüfung/Test werden Ihnen die alten und die neuen Versionsnummernangezeigt. Mit einem anschließenden Klick auf Start Update wird das Update ausgeführt.

Je nach Art und Umfang des Updates erhalten Sie Meldung mit der Bitte um Beachtung.

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen großem und kleinem Update. Das kleineUpdate umfasst nur die Änderung des eigentlichen Programms, das große macht dieÜbernahme Ihrer Daten erforderlich und dauert u. U. recht lange.

Nach vollendetem Update erhalten Sie eineBestätigungsmeldung.

Alternativ öffnen Sie aus der Menüleiste heraus das Update-Modul direkt und führen den Download von dort aus durch.


Problemanzeige:

Je nach Konfiguration Ihres Rechners gibt es bei diesem Verfahren Schwierigkeiten mitFirewall oder Rechten. Führen Sie das Update dann manuell durch.

22.2 Manuelles Update über die BtSoft-Webseite

Besuchen Sie hierfür die BtSoft-Webseite btsoft-online.de. In dem Menü wählen SieDownload, dann Update. Gehen Sie dann wie folgt vor.

Laden Sie hierzu zunächst die Datei BtSoft_Update_Manuell.zip durch einen Klick auf denDownload-Button herunter. Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort, etwa demDownload-Ordner.

Rechtsklicken Sie auf die herunter geladene Datei BtSoft_Update_Manuell.zip undwählen Alle extrahieren.


Im anschließenden Fenster können Sie das angezeigte Verzeichnis belassen und klickenauf die Schaltfläche Extrahieren. Achten Sie darauf, dass das Häkchen zur Anzeige derextrahierten Dateien gesetzt ist.

Anschließend sehen Sie diese extrahierten Dateien.

Mit einem Doppelklick auf die Datei Update.cmd starten Sie den Kopiervorgang für dieUpdate-Dateien. Anschließend wird das Update-Modul geöffnet.

Sollten Sie Warnmeldungen zur Ausführung von Update.cmd erhalten lassen Sie dieAusführung dennoch zu.

Klicken Sie im Update-Modul auf Prüfung/Test, um die Update-Möglichkeit zu prüfen.

Klicken Sie auf Start Update, um das Update auszuführen. Warten Sie die abschließendeBestätigung ab.



23. Tipps und Tricks

23.1 Datensätze beliebig sortieren

Diese Funktion ermöglicht es, die Datensätze nach dem Inhalt in einem der Formularfelderzu sortieren. Sortieren Sie z. B. Ihre Klienten in aufsteigender Reihenfolge desBetreuungsbeginns, um sich Ihre ersten Klienten anzeigen zu lassen. Suchen Sie denUmsatz eines bestimmten Betrages in den Kontobuchungen. Ermitteln Sie die Kontakteaus einer bestimmten Stadt. Diese Bespiele sollen hier in Kürze beschrieben werden.

Aufsteigende Reihenfolge des Betreuungsbeginns:

Öffnen Sie die Klient-Daten und klicken mit der rechten Maustaste in das Feld'Betreuungsbeginn. Wählen Sie aus dem Kontextmenü 'Aufsteigend sortieren'. Wenn Sienun die Schaltfläche 'nächster Datensatz' betätigen sehen Sie die neue Sortierung. ImAlltag werden Sie den Unterschied kaum wahrnehmen, da das Namenssuchfeld von derSuche nicht betroffen ist. Spätestens beim nächsten Programmstart haben Sie wieder dienormale Sortierung entsprechend der Nachnamen. Rechtsklicken Sie auf das Feld'Nachname' und wählen 'Aufsteigend sortieren', um die bisherige Sortierung sofort wiederherzustellen.

Einen bestimmten Umsatz suchen:

Sie haben eine Zahlungserinnerung über bespielsweise 8,14 € erhalten und sind sicher,dass diese Rechnung bereits gezahlt wurde? Öffnen Sie die Buchungsseite, rechtsklickenin die Spalte 'Betrag' und wählen 'Aufsteigende Sortierung'. Suchen Sie nun in dergeänderten Übersicht den Umsatz, indem Sie durch die Tabelle scrollen.


Alle Kontakte aus einem Ort anzeigen:

Rechtsklicken Sie im Kontakt-Formular in das Feld und wählen 'Auswahlfilter'. Es werdennoch die Kontakte angezeigt, die den gleichen Feldinhalt haben. In diesem Fall ist esBremen. Zugleich sehen Sie, wie sich der Datensatzzähler am unteren Formularrandändert. Mit einen Rechtsklick auf 'Filter entfernen' werden wieder alle Kontakte angezeigt.

23.2 Autokorrektur

Die Autokorrektur ist für die komfortable Texteingabe ein schönes, unterstützendesWerkzeug. Dabei geht es in diesem Tipp nicht um die Fehlerkorrektur,sondern um die schnelle Texteingabe durch Abkürzungen. Eine Schaltflächezum Aufruf der entsprechenden Optionen finden Sie im Briefformular, eineweitere im Leistungsformular. Siehe nebenstehende Grafik. Und von jederanderen Stelle im Programm über den Menüpunkt Sonderfunktionen.

Nach dem Öffnen der Autokorrektur-Optionen haben Sie verschiedeneEinstellmöglichkeiten. Für die schnelle Texteingabe ist die Ersetzen-Durch-Funktion vonBedeutung.

Geben Sie links eine kurze Buchstabenfolge ein und rechts den Begriff, der nach derEingabe dieser kleinen Buchstabenfolge im Text erscheinen soll. Mit einem Klick aufHinzufügen wird der Eintrag übernommen. Wenn Sie künftig in Eingabefeldern dieseKürzel anwenden wird durch die Eingabe des Leerzeichens, eines Punktes, Kommas etc.der Ersetzen-Vorgang ausgelöst.

Achten Sie darauf, keine gängigen Wörter in die Ersetzen-Spalte einzufügen. 'da' fürDauerauftrag wäre nicht sinnvoll, weil das Wörtchen 'da' öfter auch in normalen Sätzengebraucht wird und auch dort immer ersetzt würde.

Nach dem Ersetzungsvorgang sehen Sie rechts unterhalb des ersetzten Wortes das


eingekreiste Symbol. Mit einem Klick darauf haben Sie die Möglichkeit, genau dieseFunktion zu bearbeiten.

Sie erhalten hier eine Übersicht der in meinem Büro gebrauchten Autokorrekturen. NutzenSie dies als Anregung für eigene Kürzel.

aub Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lb Leistungsbescheid

bebe Betreuungsbeschluss nka Nebenkostenabrechnung

bege betreuungsgerichtliche Genehmigung pk Pflegekasse

bg Betreuungsgericht pm per Mail

bta Betreuerausweis pv Pflegeversicherung

bur Bitte um Rückruf rab Rechts-, Antrags- und Behördenangelegenheiten

egh Eingliederungshilfe rb Rentenbescheid

ewv Einwilligungsvorbehalt rele Rechnungslegung

fuv Fertigstellung und Versand rg Rechnung

gn 10 XVII (G-Nr. aus Wildeshausen) sba Schwerbehindertenausweis

grusi Grundsicherung sgdh Sehr geehrte Damen und Herren,

gsi Grippeschutzimpfung spe Schweigepflichtentbindung

hökp häusliche Krankenpflege ssa Sachstandsanfrage

hk Heimkosten ssb Sachstandsbesprechung

hkp Heil- und Kostenplan ssi Sachstandsinformation

hpg Hilfeplangespräch ssm Sachstandsmitteilung

hv Haftpflichtversicherung sve Selbstverfügungserklärung

hzp Hilfen zur Pflege ta Terminabsprache

io innerorts tr Telefonrechnung

iu Information über meinen Urlaub tü Terminüberweisung

jb Jahresbericht/Rechnungslegung va Vergütungsantrag

ka Kontoauszüge vb Vergütungsbeschluss

kjk Karl-Jaspers-Klinik vp Verfahrenspflegschaft

kk Krankenkasse vv Vermögensverzeichnis

kv Kranken-/Pflegeversicherung wbl Wohnbereichsleitung

kzp Kurzzeitpflege wga Wohngeldantrag

la Lohnabrechnung zzb Zuzahlungsbefreiung


23.3 Windows-Zwischenablage, Tastaturbefehle

Die Windows-Zwischenablage ist eine universelle Möglichkeit, Elemente jeglicher Art(Texte, Bilder, Dateien) zu kopieren, auszuschneiden oder einzufügen. An einigenStellen in BtSoft wird diese Funktion durch das Speichern-Symbol angedeutet. Damitwerden Eintragungen in diese Zwischenablage übernommen und können irgendwo andersauf Ihrem Rechner eingefügt werden.

Im Büroalltag wird sie wohl hauptsächlich für Texte verwendet werden. Beispiel: Siekopieren die IBAN aus BtSoft, um im Online-Banking eine Überweisung durchzuführen.Dazu markieren Sie die IBAN mit der Maus, rechtsklicken und wählen Kopieren.Anschließend rechtsklicken Sie in das Feld IBAN im Überweisungsformular und wählenEinfügen.

Markierungen von größeren Textpassagen können Sie vornehmen, indem Sie den Cursormit der Maus an den Anfang des Textes setzen, den Sie kopieren wollen. Halten Sie jetztdie Umschalttaste gedrückt und klicken auf das Ende des zu kopierenden Textes. Dieserist nun markiert. Rechtsklicken Sie und wählen Kopieren, rechtsklicken Sie an den Ort, andem der Text eingefügt werden soll und wählen Einfügen. Nutzen Sie diese Funktion,wenn Sie beispielsweise den Inhalt einer Mail in einen Leistungs- oder Info-Eintragübernehmen möchten. Man kann auch aus vielen PDF-Dokumenten heraus Text kopieren.

Für diese Funktionen gibt es auch universelle Tastenkombinationen, die in allenProgrammen funktionieren:

'Strg' und 'a': Alles markieren'Strg' und 'c': Kopieren, 'Strg' und 'x': Ausschneiden (stellen Sie sich bei dem x eine Schere vor)'Strg' und 'v': Einfügen (stellen Sie sich eine Pfeilspitze vor)

Nach dem Einfügen bleibt das Element in der Zwischenablage, bis diese durch einanderes erneut gefüllt wird. Es kann also mehrfach hintereinander eingefügt werden.

23.4 BtSoft an Taskleiste anheften

Diese Einstellungen dienen einfach dem Komfort und vielleicht Ihren bisherigenGewohnheiten beim Öffnen von Programmen.

Ab Windows 7 ist es nicht mehr möglich, durch einfaches Ziehen und Ablegen einebeliebige Verknüpfung auf der Taskleiste zu erstellen. Dies ist nur Exe-Dateienvorbehalten. Die BtSoft zugrunde liegende Exe-Datei ist jedoch Access.exe. Somit wirdauch nur das Access-Icon in der Taskleiste angezeigt. Mit wenig Aufwand und einem Kniffist dies auch für BtSoft möglich. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Rechtsklicken Sie auf eine freie Stelle des Desktops und wählenNeu/Textdokument.

Benennen Sie die Datei um in BtSoft.exe. Achten Sie darauf, auch denSchluss des bisherigen Namens .txt zu überschreiben. Bestätigen Sie dieWarnung mit JA.

Falls Sie diesen nicht sehen sollten nehmen Sie eine Einstellung im Windows-Explorervor. Wählen Sie Ansicht – Ein-/Ausblenden – Dateinamenserweiterung und setzen einHäkchen.


Rechtsklicken Sie auf die nun BtSoft.exe heißende Datei und wählenVerknüpfung erstellen. Diese sehen Sie gleich auf dem Desktop mit demNamen 'BtSoft.exe-Verknüpfung'. Ändern Sie den Namen in 'BtSoft'

Suchen Sie jetzt noch das richtige Symbol aus: Rechte Maustaste auf dieVerknüpfung – Eigenschaften – Anderes Symbol - Durchsuchen. Das BtSoft-Symbolfinden Sie unter C:\BtSoft\Sonstiges.

Rechtsklicken Sie auf die nunmehr so aussehende Verknüpfung und wählen 'AnTaskleiste anheften'. Die Verknüpfung erscheint mit richtigem Namen undrichtigem Symbol in der Taskleiste.

Rechtsklicken Sie jetzt auf das Symbol in der Taskleiste, danach rechtsklicken aufdas gleiche Symbol im dann sichtbaren Menü und wählen Eigenschaften.

In das orange markierte Feld tragen Sie ein: C:\BtSoft\BtSoft_prg.accdr. Das Feld'Ausführen in' leeren Sie.

Bestätigen Sie mit Übernehmen/OK. Ab sofort steht Ihnen auch der BtSoft-Eintrag in derTaskleiste zur Verfügung.

Löschen Sie jetzt noch die beiden Hilfsdateien auf dem Desktop.



24. Vertragliches

24.1 BtSoft-Lizenzvertrag

Bitte sorgfältig lesen! Sie können BtSoft nur nutzen, wenn Sie diesem Vertrag zustimmen!

Dieser Lizenzvertrag ist ein rechtsgültiger Vertrag für das oben genannte Softwareprodukt zwischen Ihnen (entweder als natürlicher oder juristischer Person), im Folgenden "Lizenznehmer" genannt,

und

Wolfgang L. HoffmannEDV-Service - Softwarelösungen

Am Forst 25g26197 Großenkneten

Telefon: 04487-9207909Fax: 04487-9207919

im Folgenden "Hersteller" genannt.

Das Softwareprodukt ist ausschließlich für die Verwendung mit Microsoft®-Betriebssystemen vorgesehen! Indem Sie das Softwareprodukt installieren, kopieren oder anderweitig verwenden, stimmen Sie den Bestimmungen dieses Lizenzvertrages zu. Das Softwareprodukt wird sowohl durch das deutsche Urheberrecht und internationale Urheberrechtsbestimmungen als auch durch andere Gesetze und Vereinbarungen über geistiges Eigentum geschützt.

Das Softwareprodukt wird nicht verkauft, sondern lizenziert, d. h. Sie erhalten ein im Folgenden spezifiziertes Nutzungsrecht an der Software und der dazugehörigen Dokumentation. Alle anderen gegenwärtigen und zukünftigen Rechte an der Software, einschließlich der Anwender-Dokumentation, verbleiben beim Hersteller.

Falls Sie diesen Bestimmungen nicht zustimmen, sind Sie nicht berechtigt die Software zu nutzen, zu kopieren oder anderweitig zu verwenden.

Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die oben genannte Adresse oder senden Sie das komplette Softwarepaket zusammen mit der Dokumentation zurück.

§1 Inkrafttreten des Lizenzvertrages

Mit der Akzeptierung bestätigt der Lizenznehmer die vollständige Kenntnisnahme und Zustimmung zu den nachstehenden Lizenzbedingungen. Diese gelten auch für alle künftigen Programm-Updates, denen keine neuen Lizenzbedingungen zugrunde liegen. Abweichungen von unseren Lizenzbedingungen sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart oder durch den Hersteller schriftlich bestätigt werden. Wenn einem Update ein neuer Lizenzvertrag beiliegt, so erlischt der alte Lizenzvertrag mit der Installation des


Updates. Der neue, dem Update beiliegende Lizenzvertrag tritt in Kraft.

§2 Nutzungsbestimmungen

Der Hersteller räumt dem Lizenznehmer ein jeweils auf ein Kalenderjahr befristetes Recht ein, das oben genannte Softwareprodukt zu installieren und im Rahmen des geltenden Urheberrechts anzuwenden.

Für eine Nutzung auf weiteren Computern sind keine weiteren Lizenzen erforderlich.

Die Lizenz ist an eine Freischaltnummer gebunden, die sich aus den persönlichen Daten und dem Kalenderjahr errechnet. Diese wird dem Lizenznehmer gemäß eines gesondert abgeschlossenen Vertrages zugeteilt.

Ohne Freischaltnummer können später als drei Monate nach der Installation keine Ausdrucke mehr vorgenommen werden. Die Daten können weiterhin gespeichert und bearbeitet werden.

Der Lizenznehmer darf zu eigenen Sicherungszwecken im Rahmen ordnungsgemäßer Nutzung eine Kopie des Softwareprogramms anfertigen. Eine Zurückentwicklung, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software oder von Teilen dieser ist nicht gestattet.

Erweitert der Lizenznehmer mit einem Update eine frühere Softwareversion, so ist er nur berechtigt die neue, erweiterte Version zu nutzen.

Das Softwareprodukt und die dazugehörige Dokumentation dürfen zu Erprobungszweckenan Dritte übergeben werden unter der Bedingung, dass diese Lizenzbedingungen der dritten Person bekannt und von dieser in vollem Umfang anerkannt werden.

Durch den Lizenzierungsvorgang werden Nutzerdaten im Programm gespeichert.

Die Einräumung der vorstehend beschriebenen Nutzungsrechte steht unter der Bedingung, dass der Lizenznehmer die mit dem Hersteller vereinbarte Vergütung vollständig erbringt.

Unbeschadet sonstiger Rechte ist der Hersteller bei Verstößen gegen die Bedingungen und Bestimmungen des Lizenzvertrages berechtigt, diesen zu kündigen.

In diesem Fall erlöschen Ihre Rechte aus dem Lizenzvertrag und Sie sind verpflichtet, das Softwareprodukt von der Festplatte zu löschen und alle Kopien des Softwareprodukts zu vernichten.

§3 Gewährleistung

Das Softwareprodukt wird vom Hersteller weiterentwickelt und auf seine allgemeine Tauglichkeit bei Verwendung von Microsoft®-Betriebssystemprodukten und aktuellen Hardwaresystemen getestet.

Der Hersteller kann keine Gewährleistung dafür übernehmen, dass die Software für einen bestimmten Zweck geeignet ist oder individuellen Ansprüchen genügt.

Ein vom Hersteller zu behebender Fehler an der Software liegt vor, wenn der Wert oder


die Tauglichkeit der Software für den vertraglich vorausgesetzten oder gewöhnlichen Zweck aufgehoben oder nicht unerheblich gemindert ist.

Offensichtliche Mängel oder Falschlieferungen, die dem Kunden ohne weiteres auffallen, sind dem Hersteller binnen eines Monats ab Auslieferung des Softwarepakets schriftlich mitzuteilen. Versteckte Mängel hat der Lizenznehmer innerhalb von 2 Wochen nach ihrer Entdeckung schriftlich zu rügen.

Bei Verletzung dieser Untersuchungs- und Rügepflicht gilt die Software als genehmigt.

Innerhalb der Gewährleistungsfrist von 6 Monaten ab Auslieferung wird mangelhafte Software unter Ausschluss sonstiger Gewährleistungsansprüche kostenlos nachgebessert.Dazu hat der Lizenznehmer alle zur Untersuchung und Behebung des Mangels notwendigen Daten und Informationen dem Hersteller zur Verfügung zu stellen. MehrfacheNachbesserungen sind zulässig.

Erst nach endgültig fehlgeschlagener oder ausbleibender Nachbesserung kann der Lizenznehmer die sonstigen Gewährleistungsansprüche geltend machen.

Falls der Lizenznehmer verlangt, dass Gewährleistungsarbeiten an einem von ihm bestimmten Ort vorgenommen werden, kann der Hersteller diesem Verlangen entsprechen, wobei unter die Gewährleistung fallende Arbeiten nicht berechnet werden, während Reisezeiten und Arbeiten außerhalb der Gewährleistung zu den jeweils aktuellen Preisen an den Hersteller zu bezahlen sind.

Bei Nichtbefolgen der Benutzungsanweisungen des Herstellers und/oder Veränderungen an der Software, die nicht den Originalspezifikationen entsprechen, entfällt in diesem Fall jede Gewährleistung.

Zur Nachbesserung ist der Hersteller nur verpflichtet, wenn der Lizenznehmer seine Vertragsverpflichtungen vollständig erfüllt hat.

§4 Haftung

Jede Verwendung des Softwareprodukts erfolgt auf eigene Gefahr. Sämtliche Beschreibungen und Leistungsdaten der Software stellen keine Zusicherung irgendwelcher Eigenschaften dar, auch wenn sie auf DIN und/oder sonstige Normen Bezug nehmen, sondern dienen lediglich der Kennzeichnung.

Der Hersteller haftet nicht für zufällig entstandene oder im Verantwortungsbereich des Lizenznehmers liegende Schäden. In diesem Zusammenhang wird nochmals auf die regelmäßige und zeitnahe Datensicherung verwiesen, für die allein und ausschließlich der Lizenznehmer zuständig ist.

Der Hersteller kann auf keinen Fall für indirekte Schäden oder Folgeschäden gleich welcher Art (einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Schäden aus entgangenem Gewinn,Geschäftsunterbrechung, Verlust von Informationen oder anderer materieller oder immaterieller Verluste) haftbar gemacht werden, die durch die Verwendung bzw. Unmöglichkeit der Verwendung des Softwareprodukts entstanden sind. Dies gilt auch dann, wenn der Hersteller zuvor auf die Möglichkeit solcher Schäden hingewiesen wurde.

Im Übrigen beschränkt sich die Haftung des Herstellers auf Vorsatz und grobe


Fahrlässigkeit. Für Sach- und Rechtsmängel haftet der Hersteller nur im Fall arglistigen Verschweigens. Vorstehende Haftungsregelung betrifft vertragliche und außervertragliche Ansprüche.

Bei Nichtbefolgung der Benutzungsanweisungen des Herstellers oder Veränderungen an der Software entfällt jede Haftung.

§ 5 Programmpflege

Eine Programmpflege hinsichtlich der Anpassung der Software an nach Auslieferung geänderte gesetzliche und andere Rahmenbedingungen wird vom Hersteller entsprechenddes gesondert abzuschießenden Mietvertrages geschuldet.

§ 6 Schlussbestimmungen

Mündliche oder schriftliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel.

Sollten einzelne Vertragsbestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so bleibt der Lizenzvertrag im Übrigen wirksam. Das Gleiche gilt, falls sich in diesem Vertrag eine Lücke ergibt. Die Lücke ist dann im Wege der ergänzenden Vertragsauslegung zu schließen.

Erfüllungsort für Leistungen aus diesem Vertrag ist Großenkneten.

Gerichtsstand für etwaige sich aus dem Vertragsverhältnis ergebende Streitigkeiten ist dasfür den Sitz des Herstellers zuständige Gericht. Für sämtliche Rechtsbeziehungen der Parteien gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Jeglicher Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zu führen.

§ 7 Eigentumsvorbehalt

Bis zur Erfüllung sämtlicher Zahlungsforderungen verbleiben die Nutzungsrechte an dem Softwareprodukt und der überlassenen Medien und Handbüchern beim Hersteller.

Copyright

Wolfgang L. HoffmannSoftwarelösungen – EDV-Service


Microsoft® ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation.


24.2 BtSoft-Mietvertrag

Software-MietvertragBtSoft – spezialisierte Software für Betreuungen und Pflegschaften

zwischen

Wolfgang L. HoffmannSoftwarelösungen – EDV-Service


in den allgemeinen Vertragsvereinbarungen Hersteller genannt,und

Herrn/Frau

in den allgemeinen Vertragsvereinbarungen Kunde genannt,

wird gemäß beiliegenden Vertragsvereinbarungen folgender Mietvertrag geschlossen:

Nutzung der Betreuungssoftware

BtSoft

Vertragsbeginn:

………………………………………….……………..

Monatlicher Mietpreis: 22,00 €(umsatzsteuerbefreit)

Großenkneten, .........................................................

......................................................................................... ..................................................................................................Wolfgang Hoffmann Unterschrift Kunde

Einzugsermächtigung

Bitte buchen Sie die fälligen Beträge von folgender Bankverbindung ab:

IBAN .............................................................................................

BIC .............................................................................................

Geldinstitut .............................................................................................

Kontoinhaber .............................................................................................

........................................................................................................................Datum/Unterschrift


Vertragsvereinbarungen

zum Mietvertrag für die Betreuungssoftware BtSoft

§ 1 Vertragsgegenstand

Gegenstand des Vertrages ist die Nutzung der Betreuungssoftware BtSoft von WolfgangHoffmann, im weiteren Hersteller genannt, als Mietversion.

Sämtliche geistigen und materiellen Bestandteile der Software verbleiben im Eigentum desHerstellers.

Der vom Hersteller zu erbringende Leistungsumfang ergibt sich aus den § 2 aufgeführtenLeistungen

Der Lizenzvertrag ist Bestandteil dieses Mietvertrages

§ 2 Leistungen

1. Fernmündliche Beratung

Fernmündliche Beratung und Unterstützung wird grundsätzlich nur persönlich für denregistrierten Kunden angeboten. In Ausnahmefällen erfolgt die Beratung auch fürServicepersonal oder Mitarbeiter.

Die telefonische Beratung erfolgt in der Zeit von Montag – Freitag von 8 bis 17 Uhr. Diesofortige Erreichbarkeit im Sinne einer Hotline ist nicht Bestandteil dieses Vertrages.Bei Nicht-Erreichbarkeit des Beraters erfolgt der Rückruf zum nächstmöglichenZeitpunkt.

Die telefonische Beratung ist kostenfrei nach der Teilnahme an zwei ganztägigenNutzerseminaren sowie bei Fehlern, die der Kunde nicht zu vertreten hat.Grundsätzlich wird vorausgesetzt, dass die Dokumentation vorrangig verwendet wird.

Die Rufnummern lauten:Festnetz: 04487-9207909Mobil 0171-2716636Vor Nutzung der Mobilfunknummer ist eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter desFestnetzanschlusses zu hinterlassen.

Der Hersteller behält sich Änderungen der Beratungszeiten und der Rufnummern vor.Anfallende Telefonkosten werden nicht erstattet.

2. Updates / Upgrades

Notwendige Anpassungen der Software bei Änderungen von einschlägigen Gesetzenund/oder gesetzesgleichen Bestimmungen werden durch Hersteller vorgenommen undunaufgefordert zum Download angeboten.

Programmtechnische Mängel werden, soweit mit angemessenem Aufwand behebbar,durch den Hersteller beseitigt. Voraussetzung ist, dass der Nutzer die Mängel somitteilt, dass sie von Hersteller nachvollziehbar sind. Der Nutzer verpflichtet sich,erforderlichenfalls seine Datenbestände zur Fehleranalyse an den Hersteller zuübergeben.

3. Freischaltnummer

Der Hersteller verpflichtet sich, bis zum Ende eines Kalenderjahres die


Freischaltnummer für das kommende Jahr zuzusenden.

§ 3 Leistungsausschlüsse

1. Fehlerbehebungen, die auf Bedienungs- und/oder Hardwarefehler und/oderSoftwarefehler anderer Hersteller zurückzuführen sind.

2. Gleiches gilt für Störungen und Schäden, die durch Fehler in der Stromversorgung,durch Umweltbedingungen, mangelhafte Hardware oder sonstige, vom Hersteller nichtzu vertretende Einwirkungen verursacht werden.

3. Nicht zu den Leistungen dieses Vertrages gehören- Die Schulung und Einweisung in die Bedienung und Anwendung von BtSoft- die telefonische Beratung bei der Nutzung veralteter Programmversionen- die telefonische Beratung von Kunden, die nicht an den Nutzerseminaren

teilgenommen haben und deren Fragen sich auf die dort vermittelten Inhaltebeziehen.

- die Installation der Software- Installation von und Beratung bei der Nutzung von Fremdprogrammen, auch wenn

diese in Zusammenhang mit BtSoft verwendet werden.

§ 4 Kosten

Die Kosten für den Vertrag sind jeweils bis zur Mitte eines Monats auf folgendes Konto zuentrichten:

Kto.-Nr. 2317503 bei der Raiffeisenbank Hatten, BLZ 280 690 92, Inhaber: WolfgangHoffmann.

Alle vom Hersteller außerhalb des Vertrages erbrachten Leistungen werden separatgemäß der geltenden Preisliste abgerechnet.

§ 5 Dauer des Vertrages

Der Vertrag wird jeweils bis zum Ende eines Kalenderjahres geschlossen. Er verlängertsich stillschweigend für das folgende Kalenderjahr, wenn er nicht bis zum 31. Oktobergekündigt wird.

Seitens des Herstellers ist eine Kündigung nur aus wichtigem Grund möglich (etwaZahlungsrückstand der Miete).

§ 6 Datensicherung

Der Kunde ist selbst verpflichtet, eine Mehrgenerationen-Sicherung seiner Gesamtdatentäglich sicherzustellen, z. B. auf CD, ZIP oder gleichwertigen Systemen. Der Herstellerschließt jegliche Verantwortung für die Datensicherung aus.

§ 7 Haftung

Die Haftung ist im Lizenzvertrag geregelt.

§ 8 Verschwiegenheitsverpflichtung

Sämtliche Informationen, personenbezogene Daten und Unterlagen, die dem Herstelleroder seinen Mitarbeitern im Bereich des Kunden oder bei Erhalt der Daten bekannt


werden und Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse bzw. schutzbedürftige Daten darstellen,werden vertraulich behandelt.

Der Hersteller verpflichtet sich, solche Informationen, Daten oder Unterlagen in keinerForm zu nutzen oder zu verwerten. Gleichzeitig hält der Hersteller in diesemZusammenhang sämtliche Verpflichtungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz ein undverpflichtet auch die Mitarbeiter entsprechend. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Ablaufdes Vertrages bestehen.

§ 9 Vertragsende

Der Vertrag endet durch ordentliche Kündigung gem. § 5.

Der Kunde hat ein außerordentliches Kündigungsrecht, wenn schwerwiegende, vomHersteller zu verantwortende Fehler die Nutzung der Software nicht oder nur in erheblicheingeschränktem Umfang ermöglichen und eine Fehlerbehebung nicht in angemessenerZeit möglich ist.

§ 10 Nebenbestimmungen, Rechtswirksamkeit

Nebenabreden oder Vertragsergänzungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Sollte ein Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird hiervon dieWirksamkeit der sonstigen Bestimmungen nicht berührt.

Die unwirksame oder fehlende Bestimmung soll vielmehr durch eine andere ersetztwerden, die nach dem in diesen Vertragsvereinbarungen zum Ausdruck gekommenenWillen der Vertragspartner gerecht wird.

§ 11 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebendenStreitigkeiten ist der Sitz des Herstellers.





EDV-Service Wolfgang Hoffmann

Am Forst 25 g, 26197 GroßenknetenMail: [email protected]


EDV-Service Wolfgang L. Hoffmann

Am Forst 25g, 26197 GroßenknetenMail: [email protected]

Date post:	18-Sep-2018
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