Das beste aus beiden Welten:OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365)

Raphael Köllner

MVP Office 365

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Raphael KöllnerWissMit CBH Rechtsanwälte

IT & Jura Trainer und Dozent

E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com

http://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-cloud-computing-

security

Blog | http://www.rakoellner.de und www.rakoellner.com

Microsoft | https://mvp.microsoft.com/en-us/mvp/Raphael%20Koellner-5000185

Podcast | iTunes oder direkt über meinen Blog oder www.mvpkaffeeklatsch.de

Agenda

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Digitales

Arbeiten

OnPrem or

Hybrid or

Cloud?

Q&A +

Diskussion

Cloud first - mobile first world

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Reise nach München

Do & Fr

19:30

Stammtisch

Mo & Di

„Braukrug“

Meeting Webseite

25.02.2015

Schwiegereltern besuchen

SA

Konferenz-Speaker

Mo 07:00

Tennis

jedenMittwoch 16:00 Uhr

http://prinz.de/muenchen/artikel/116636-mein-arbeitsplatz-ist-mir-latte-hauptsache-kaffee/

OnPremise

Vorteile

• Daten in physischer Reichweite

• rechtliche Bestimmungen

• eigene Auditierung

• Kein Internetzugang benötigt/Bandbreite

Nachteile

• Skalierung

• Anschaffungs- und Betriebskosten

• Sicherheitsmanagement

• Teure Zertifizierungen

• Flexibilität

Cloud - Computing

Vorteile

• Skalierung

• Zahlung nach Verbrauch

• Sicherheitsmanagement

• Hacker- und Abwehrteams

• Mehr Zertifizierungen

• Flexibilität

Nachteile

• Verfügbarkeit?

• Ev. Datenschutz-/ Datensicherheitsprobleme

• i.d.R. keine Auditierung möglich

• Transparenz

• Bandbreite/Internet

Mobility (MDM)

Add Security features

Sinnvoll für:

Cloud Bursting

Testumgebungen

Testlabore

Backups

Hybrid Umgebungen

Vorteile

• Daten in Reichweite (fast 100% Zugriff)

• keine Probleme bei Internetausfall

• rechtlich „sauber“

Nachteile

• Bandbreite

• Zugriff per Beschlagnahme einfacher

Sinnvoll für:

• Unternehmensumgebungen

• Disaster Recovery

• Legacy Systems

• Cloud Bursting

Skalierung

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Skalierung

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Backup

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Backup - Szenarien

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gesetzliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

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(Auszug):

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz

2 und Satz 3 HGB)

• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB

geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden

Beispiele:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,

Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen

Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,

Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.

nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)

• Eröffnungsbilanzen

• Abschlüsse

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):

Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar

sein (§ 257 Abs. 3)

Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:

§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB

Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend

im Einzelfall zu bestimmen.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.

6 oder 10 Jahre

10 Jahre: z.B.

• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,

Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB

• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis

erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für

Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB

6 Jahre: z.B.

• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten

Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)

Fristen

Sicherheitsmanagement

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Best Practice

• Einteilung der Daten in1. Standarddaten / öffentliche Daten (grün)

2. interne Daten (gelb)

3. Daten unter Handelsaufbewahrungspflichten, Geheimhaltung, personenbezogene Daten (rot)

Empfehlung: alles ist wichtig!

• Datenfluss-Diagramme

• Welchen Weg gehen meine Daten?

• Wer hat Zugriff?

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Tools einsetzen

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O365 Multifaktor

AuthentifizierungsmöglichkeitenData Loss Prevention (DLP)

Email Verschlüsselung

Client-unabhängig …

ohne Zertifikate / Agent!

RMS Tracking & Secure

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Archivierung/ DataLoss

• DataLossPrevention (Cloud)

• Exchange Archivierung by Office 365

• Archivierung -> GWAVA - Retain

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WINDOWS STORE ENTERPRISE APP STORE

• Modern Apps

• Anmeldung mit MS Account

• Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-Card etc.

• Basiert auf einer MDM-Lösung

• Sideloading von LoB-Apps

• Links zu Apps im Windows Store

App Store für Unternehmen - HEUTE

WINDOWS STORE

• Modern Apps

• Anmeldung mit MS Account

• Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-

Card etc.

WINDOWS STORE + VPP “ENTERPRISE APP STORE”

• Modern Apps

• Unternehmens-Store für LoB-Apps /

favorisierte App aus dem Windows Store

• Anmeldung mit MSA für public apps;

Anmeldung per AAD für Zugriff auf

Unternehmens-Apps

• Zahlungsoptionen: Kreditkarte oder

PO/invoice

• B2B Kauf von Apps und Verteilung

• Verteilen von Modern Apps offline / im

Image

• Modern App Lizenzmanagement

• Sideloading von LoB-Apps

• Verteilen von windows Store Apps, auch

wenn der Zugriff auf den Store für den

Benutzer nicht erlaubt ist.

App Store für Unternehmen – MORGEN

Enterprise Data Protection

• “Enterprise data protection”

• User friendly work-personal separation

• Manage what data is “Enterprise”

• Audit intentional data disclosure

• Azure RMS

• VPN integration

for business

personal

Business

Apps & Data

Managed

Personal Apps

& Data

Unmanaged

Data exchange is blocked or audited

Zusammenfassung

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Jeh nach Szenario und Anwendungsfall!

30

Q&A

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Raphael Köllner

Mail: raphael.koellner@rakoellner.com

Twitter: ra_koellner

Blog: www.rakoellner.de

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