Geschäftsprozessmanagement

in KMU

Problemstellungen und Lösungsansätze

Dr.-Ing. Gerd Arnold, evermind GmbH, Leipzig

Kleine und mittelständische Unternehmen

Die kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland (2009)

ca. 3,2 Mio. Unternehmen

99,7 % aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen

65,8 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten

37,5 % aller Umsätze

83,0 % aller Auszubildenden

4,2 Beschäftigte

Kleine und mittelständische Unternehmen

Geschäftsprozesse in KMU

Die Komplexität von Prozessen ist abhängig von

Anzahl der Prozesse und Aktivitäten

Anzahl und Art der Wechselwirkungen

Anzahl der Akteure

Struktur und Umfang der eingesetzten Ressourcen

Prozesse in KMU können meist von den Akteuren überblickt werden ! ?

hohe Redundanz der Ressourcen

selbstorganisierend

hohe Stabilität

Geschäftsprozesse in KMU

Strukturelle Besonderheiten in KMU

Selbstorganisation

„Universalität“ der Ressourcen

hohe Flexibilität

effiziente Lösung unvorhergesehener Probleme

Prozesswissen wird durch die Akteure getragen

meist ausgeprägte Zielorientierung

hohe Stabilität von Teilprozessen

hohe Flexibiliät durch schrittweise Anpassung der Prozesse

unstrukturierte Prozesse

unstrukturierte Prozesse

Risiken

Die Auftragsabwicklung ist in den meisten KMU ein Projektprozess!

Risiken:

unzureichende Spezifikationen

unzureichende technische Lösung

keine Erfahrungen in der Technologie

Material nicht verfügbar

unklare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten

Missverständnisse zwischen den Projektpartnern und mit dem Kunden

Informationsverluste

fehlerhafte Terminfestlegungen/ unzureichende Terminabstimmungen

keine definierten Prozesse zur Fehlererkennung und -behebung

Fehler werden zu spät bemerkt

Modellierung von Projektprozessen

Teilprozesse, Aufgaben

Akteure

Ressourcen

Prozesslogik

Schnittstellen zu externen Strukturen → Ereignisse

Informationsfluss

Dokumentenlenkung

Softwarewerkzeuge, IT-Struktur

Dauern, Termine, Kosten

Meilensteine

1

2

3

4

Modellierung von Projektprozessen

Process Modeling Notation (BPMN)

grafische Spezifikationssprache

Symbole, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows) modelliert und dokumentiert werden können

XML Process Definition Language (XPDL)

Ausführbare Beschreibungssprache zur Beschreibung von Arbeitsabläufen

alle gängigen BPMN-Modellierungswerkzeuge können XPDL-Dateien exportieren und weitgehend importieren

mit den XPDL-Dateien können mittels Workflowengines Prozessinstanzen erzeugt und ausgeführt werden

Modellierungswerkzeuge

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Prozesse automatisieren

Konzepte

Ausschließliche Integration vorhandener Softwareanwendungen

Ergänzung durch eigene Nutzeroberflächen

Formulargenerator der Workflowsoftware

Native Anwendung

Framework

Webservices• Schnittelle zwischen Workflowengine und Anwendungsprogrammen

• Austausch von XML-Nachrichten über Internetprotokolle

Workflow-engine

Prozesse automatisieren

Integration von Softwaresystemen

Vorhandene Software hat optimierte und bei den Anwendern eingeführte und akzeptierte Nutzeroberflächen!

Für KMU ist die Entwicklung alternativer Nutzeroberflächen nur im Ausnahmefall sinnvoll!

Dokumenten- und Informationsmanagement

Versionsverwaltung ?!

Ressourcen- und Terminplanung

Netzplan

Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten

Berücksichtigung von Zeitdauern, Terminen und Ressourcen

Terminplanung von Projekten

frühester Beginn frühestes Ende

Nr. BezeichnungDauer freier P. ges.Puffer

spätester Beginn spätestes Ende

kritischer Weg

Initialaufwand

Softwarekosten

Kosten für externe Berater (Modellierung)

Kosten für Softwareintegration

Kosten für Schulungen

Aufwand für Datenerfassung, Strukturierung

Aufwand für Einarbeitung

Auswertung der Projektergebnisse

Prüfung der Projektergebnisse

Schwächen und Stärken identifizieren

wiederverwendbares Projektwissen dokumentieren und kommunizieren

Verbesserungspotentiale und Erfolgsmethoden (Best Practices) ableiten

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Qualitätsmanagement