GemeinschaftsprojektMittelstufe

Klassea302

Seminarschulung zum Thema

Zeitmanagement

Einleitung

Jeden Morgen wacht ein Löwe auf. Er weiß, er muss schneller sein als die

langsamste Gazelle, oder er würde verhungern.

„Jeden Morgen wacht in Afrika eine Gazelle auf. Sie weiß, sie

muss schneller laufen als der schnellste Löwe, um

nicht gefressen zu werden.

Es ist egal, ob man ein Löwe oder eine Gazelle ist: Wenn die Sonne aufgeht,

musst du rennen.“

- Was ist Zeitmanagement?- Was kann Zeitmanagement bei

mir verbessern?- Was hält mich von einer effektiven

Arbeit ab?- Wie organisiere ich mich selbst

besser?- Wie lerne ich „nein“ zu sagen?- Entspannungsübungen gegen

Stress

Was erwartet Sie in diesem Seminar?

Was istZeitmanagement?

Definition

1

Aufgabe des Zeitmanagements ist es, die zu erledigenden Aufgaben, Termine und

Verpflichtungen innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraumes zu

bewältigen ohne in Stress und Zeitnot zu verfallen

Zeitmanagement bedeutet systematisches Planen der eigenen Zeit

um mehr zeit für Vorhaben zu schaffen die einem wichtig sind

Was ist Zeitmanagement?

Aussderdem hilft Zeitmanagement mir dabei, Zeitfresser zu erkennen,

gezielt zu eliminieren und meine Energiebilanz zu verbessern

Zeitmanagement hilft mir zu

Lernen meine Zeit besser zu planen und zu wissen wo ich im Alltag

Prioritäten setzen muss

Was nützt mir Zeitmanagement?

•Den Anfang zu machen fällt vielen Menschen schwer.

•Ohne Planung, leichte Ablenkung!•Anhäufung von zu erledigender Arbeit

•Ohne Zeitmanagement werden Aufgaben gerne aufgeschoben.

•Falsches Zeitgefühl kann zu Zeitdruck führen.

Was sind die Folgen von schlechtem Zeitmanagement?

•langfristig körperliche und psychische Probleme (wie z.B. Schlafstörungen oder mangelndes Selbstbewusstsein)

•Überstunden nötig

•schlechtes Gewissen und Überforderung

•Setzen falscher Ziele

•Verlust des Überblicks

Was sind die Folgen von schlechtem Zeitmanagement?

•Erscheint die zur Verfügung stehende Zeit als zu kurz, entsteht oft das Gefühl, keine Kontrolle mehr über die Situation zu haben und es ensteht Zeitdruck.

•Arbeiten unter Zeitdruck gehört zu den Stresssituationen, die wesentlich zur Entstehung von arbeitsbedingtem Stress beitragen.

Wie entsteht eigentlich Zeitdruck?

Fragen zum Überlegen:

• Wie ist Ihr Verhältnis zur Zeit?• Wie viel Zeit verschwenden Sie sinnlos?• Welches sind Ihre „Zeitfresser“?

Erstellen Sie eine Liste!

Zeitfresser ?? Minuten

ZeitManche Menschen scheinen immer Zeit zu haben,

andere leiden dauernd unter Stress

• Das Gefühl für Zeit ist subjektiv

• Maßgebend ist die persönliche Einstellung zur Zeit

• Jede für eine Tätigkeit eingeplante Stunde kann viel oder wenig sein

„Haben wir das Gefühl, keine Zeit zu haben, so werden wir bestimmt nie genügend Zeit haben .“

ZeitWenn man die verschiedenen Antworten vergleicht,

stellen wir fest:

Welcher Stresstyp sind Sie?

Zeitmanagement

1

Wie reagieren Sie körperlich auf Stress?

A) Mir schlägt Stress auf den Magen. Manchmal kann ich aus Stress kaum etwas essen, oder ich bekomme Bauchschmerzen.

B) Ich fühle mich gefordert und mein Puls steigt an.

C) Mir geht es so elend, dass ich morgens kaum aus dem Bett komme und unter Kopfschmerzen leide.

Welcher Stresstyp sind Sie?

Was entspricht Ihrer Einstellung am ehesten?

A) „Das ist zu viel, das schaffe ich nicht. Das lasse ich lieber.“

B) „Ich sollte schneller arbeiten!“

C) „Ich habe das Gefühl von meiner Arbeit erdrückt zu werden! Ich komme nicht mehr hinterher!“

Welcher Stresstyp sind Sie?

Der Schreibtisch läuft über vor unerledigten Aufgaben, eine Präsentation muss noch für den nächsten Tag fertiggestellt werden und es wird kurzfristig ein Meeting angekündigt, welches Sie organisieren sollen. Was tuen Sie?

A) Das schaffe ich nicht, also gebe ich mir nur halbherzig Mühe um mein Gewissen zu beruhigen, es wenigstens versucht zu haben.

B) Ich stürze mich sofort in die Arbeit und erledige alle Aufgaben bis spät in Nacht.

C) Ich sitze vor einem Berg voll Arbeit und habe keine Ahnung wo ich überhaupt anfangen soll…

Welcher Stresstyp sind Sie?

Ihre Freundinnen und Freunde beklagen sich, dass Sie überhaupt keine Zeit mehr haben. Was tuen Sie?

A) Ich habe keine Lust auf Diskussionen und flüchte mich in Ausreden.

B) Ich reagiere wütend. Sehen meine Freunde denn nicht wie viel ich zu tun habe?

C) Ich habe das Gefühl es niemanden Recht machen zu können.

Welcher Stresstyp sind Sie?

Was trifft am ehesten auf Sie zu?

A) Es ist mir zu aufwendig etwas gegen Stress zu unternehmen.

B) Ich habe einfach keine Zeit für einen Stressausgleich.

C) Das bringt mir ohnehin nichts, weil die Arbeit dadurch nicht weniger wird.

Welcher Stresstyp sind Sie?

• Wenn Sie die meisten Fragen mit b) beantwortet haben, sind Sie ein Kämpfertyp.

• Wenn Sie die meisten Fragen mit a) beantwortet haben, sind Sie eher der Fluchttyp.

• Wenn Sie die meisten Fragen mit c) beantwortet haben, dann sind Sie ein Passiver Stresstyp.

Auswertung welcher Stresstyp sind Sie?

Kämpfertyp: Sie gehen den Stress aktiv und kämpferisch an. Dabei stecken Sie sich selbst aber auch sehr hohe Ziele und lassen des Öfteren Ihre persönlichen Bedürfnisse und sozialen Kontakte zu kurz kommen. Achten Sie darauf Pausen einzulegen, sich Tage fest einzuplanen an denen Sie sich mit Ihren Freunden treffen oder einfach nur etwas für sich tuen und legen Sie sich einen Stressausgleich zu (z.B. Ausdauersport oder Joggen)

Fluchttyp: Sie neigen dazu vor Stresssituationen und schwierigen Aufgaben zu fliehen und unterschätzen sich dabei oft selbst. Aus Unsicherheit versuchen Sie meist gar nicht erst nervenaufreibende Aufgaben zu bewältigen, sondern bekommen Angst bei Ansicht des immer größer werdenden Stapels an Dingen die Sie zu erledigen haben. Ausdauersport, Selbstmotivation und Autogenes Training können Ihnen zu mehr Selbstvertrauen verhelfen.

Passiver Typ: Sie sind schwer zu motivieren. Je mehr Aufgaben Sie zu erledigen haben, desto eher widmen Sie sich anderen Dingen. Sie sollten sich Ihre Aufgaben in kleine Einheiten einteilen und sich ein Tagesziel setzen. Aber nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor, denn sonst verlierst du schnell wieder die Motivation.

Die drei Stresstypen

2 Was hält Sie von Ihrer Arbeit ab?

Zeitdiebe ermitteln

• Ich stehe meistens unter Anspannung und Zeitdruck.• Ja – Nein• Normalerweise mache ich mehrere Sachen gleichzeitig.• Ja – Nein• Häufig falle ich anderen ins Wort und beende deren Sätze.• Ja – Nein• Ich fahre meistens mit hohem Tempo und wechsle immer wieder die Fahrspur.• Ja – Nein• Ich tendiere dazu mein Essen hinunter zu schlingen• Ja – Nein• Ich habe oft das Gefühl, wegen dem hohem Zeitdruck das alles nicht mehr zu

schaffen.• Ja – Nein• Ohne Armbanduhr fühle ich mich hilflos und nervös.• Ja – Nein• Ich habe viel zu wenig Zeit für soziale Kontakte.• Ja – Nein

Übung sind Sie vom allgegenwärtigen Tempowahn und Zeitdruck infiziert?

• Wenn Sie mehr als viermal mit “Ja” geantwortet haben, tendieren auch Sie dazu, Opfer des allgemeinen Tempowahns und Zeitdrucks zu werden.

Übung bin ich vom allgegenwärtigen Tempowahn und Zeitdruck infiziert?

3 Stress durch hohe Belastungen und

Zeitmangel

Wie entsteht Stress?

Leistung

• Der heutige Leistungs- und daraus resultierende Zeitdruck führt zu einer steigenden Stressbelastung.

• Stress über einen längeren Zeitraum führt nicht nur zu einer psychischen Belastung, sondern hat auch negative körperliche Folgen.

• Viele Menschen fühlen sich ausgebrannt und geraten dadurch aus der Balance.

Ursachen für Stress

• Die Zeit, die wir brauchen um eine Aufgabe zu erledigen,

variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wie viel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit.

Parkinsons Gesetz

Was kann Zeitmanagement bei mir verbessern?

Das ParetoPrinzip

Ein italienischer Nationalökonom fand heraus, dass sich im 19. Jahrhundert 80% des Besitzes in der Hand von 20% der Bevölkerung befanden.

Das Prinzip lässt sich auch in andere Lebensbereiche übertragen:

• 20% der Fußballspieler einer Mannschafterzielen 80% der Tore.

• 20% der Schüler einer Klasse leisten 80% der mündlichen Beiträge einer Stunde.

Das ParetoPrinzip

Das Pareto Prinzip kann auch auf das Zeitmanagement übertragen werden:

• 20% der richtig eingesetzten Zeit bringt bereits 80% des Ergebnisses.

ALPEN

achkontrolle

ntscheidungen treffen

ufferzeiten einplanen

änge schätzen

ufgaben notieren

Die lpen Methode

Mit Zeitmanagement zu mehr Lebensqualität

Ein effektives Zeitmanagement ist nicht nur förderlich für den beruflichen Erfolg, es trägt auch wesentlich zu einem ausgeglichenen Leben bei.

… Aber wie lernt man, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu

nutzen ?

Ursachen für Stress

Prioritäten setzen

Die enorme Informationsflut macht es immer schwieriger unwichtige Informationen von wichtigen zu trennen. Immer mehr wird Zeit zu einer der wertvollsten Ressourcen mit der wir sorgsam umgehen sollten

KALTES BUFFETLiebe Seminarteilnehmer,

für Ihr leibliches Wohl ist natürlich bestens gesorgt.

Übung

Übung Münzen

• Zeit: 10 Minuten• Material: 6 Münzen pro Team• Aufgabe: 6 Münzen in zwei Reihen mit je 4 Münzen legen• Die Teilnehmer bilden Gruppen. Jede Gruppe bekommt 6

Münzen. Die Gruppen haben 10Minuten für die Lösung des Problems.

Übung

Übung Münzen

Lösung: Man legt zwei Dreierreihen über Eck. Die (gemeinsame) Ecke besteht aus zwei aufeinander liegenden Münzen.

Das 1 Mal 1 des Zeitmanagements

• Tipp 1: Analysieren Sie Ihren Umgang mit der Zeit - Wie gehen Sie persönlich mit Stresssituationen um?

• Tipp 2: Aufgaben visualisieren – Erstellen Sie beispielsweise eine Mindmap mit Hilfe von Bildern

• Tipp 3: Erstellen Sie eine Post-It-To-Do-List – Erfassen Sie alles auf einen Blick & ordnen Sie Ihre Aufgaben mithilfe von kleinen Zetteln, die Sie je nach Situation auch umstrukturieren können – Werden Sie Ihr starres Denken los !

• Tipp 4: Beschriften Sie mit Symbolen - greifen Sie zu bunten Farben und beschriften mit Symbolen, um die Reihenfolge und Priorität der Aufgaben sichtbar zu machen. Auch das regt Ihr visuelles Denken,- und Ihre Kreativität an, ohne an Wirkung zu verlieren.

• Tipp 5: Gönnen Sie sich ziellose, entspannte Momente - Eine zu straffe Aufgabenplanung kann einem das Gefühl geben, eingesperrt zu sein, keinen Freiraum mehr zu haben. Um das zu vermeiden planen Sie rechtzeitig entspannte Momente ein, in denen Sie abschalten & neue Energie für weitere Aufgaben tanken können.

So ordnen Sie

1. regelmäßig entspannen = Gedanken ordnen

2. Wichtiges von Unwichtigem trennen

3. eine Arbeit nach der anderen

4. nicht unterbrechen lassen; wichtige Arbeiten bis zu Ende führen (oder zumindest Teil-Aufgaben)

5. Wichtiges von Dringendem unterscheiden; auch Platz reservieren für Wichtiges!

6. ablehnen, Unwichtiges zu tun, Mut zum NEIN!

7. Nicht in eine ungeordnete Flut von Arbeiten hineinspringen!

So arbeiten Sie

Das 1 Mal 1 des Zeitmanagements

Erklärung:

•Es gilt, unter schwierigen Umständen viele Entscheidungen zu treffen. Die Zeit ist knapp und vor Ihnen steht ein überfüllter Postkorb, in ihm 15 bis 20 Briefe mit mehr oder weniger eiligen Anliegen. Ihre Aufgabe ist es nun, Prioritäten zu setzen.

Übung Postkorb

Übung Postkorb

Wichtige Punkte zur Übung:

• Was ist wirklich wichtig und muss sofort erledigt werden?

• Was können Sie delegieren, und was kann warten?

• Die Zeit ist vorgegeben, Rückfragen sind nicht gestattet.

• Zu Beginn bekommen Sie eine Situationsbeschreibung.

• Rechnen Sie auch mit Schikanen: Eine Meldung wird nachgereicht, das Telefon klingelt oder ein wichtiges Meeting kommt dazwischen.

• Diese Übung soll etwas über Ihre Entscheidungsfreude, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein aussagen.

• Ziel ist es, die analytischen Fähigkeiten, die Delegationsbereitschaft, die Fähigkeiten im Umgang mit komplexen Sachverhalten und Ihre emotionale Stärke unter starkem Zeitdruck zu testen.

Übung Postkorb

Übung Postkorb

2. Aufgaben auswählen

• Vorfälle festlegen, die Sie selbst bearbeiten müssen• Termine, die einzuhalten sind, besonders hervorheben• Konsequenzen bedenken, wenn Fristen nicht eingehalten werden• Planungsschema aufstellen (was, wann, wo, von wem, wie lange

erledigt wird)

3. Delegieren

Delegieren Sie Aufgaben, die auch von anderen erledigt werden können.

Warum werden gerade diese Aufgaben delegiert? Begründung parat haben. Könnte bei Beobachtern der Eindruck entstehen, dass Sie sich vor Entscheidungen drücken wollen?

Effizienz- und Erfolgskontrolle bedenken

Übung Postkorb

4. Entscheidungen treffen

Alle verfügbaren Informationen berücksichtigen

Alternativen abwägen

Zeitplan und Planungsschema kombinieren

Konsequenzen einzelner Entscheidungen bedenken

Übung Postkorb

Fazit

• Das Leben ist ohne geregelten Ablauf (Zeitmanagement) nur schwer zu organisieren.

• Es besteht die Gefahr von Burnout und erheblichen familiären, beruflichen und privaten Problemen.

• Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg!

4 Entspannungsübungen

Entspannungsübungen

Wenn du schnell ans Ziel kommen willst, geh langsam!

ein paar Entspannungstipps für den Alltagsstress

Entspannung

Entspannung

Der Entspannungs-Punkt

Pressen Sie mit leichtem Druck die Fingerspitzen gegen Ihre Schläfen. Nach dem Prinzip der Akupressur wirkt diese Massage schmerzlindernd und entspannt auch die Nackenmuskulatur.

Entspannung

Heilendes Wasser

Lassen Sie warmes Wasser über Ihre Hände und Unterarme laufen. Dadurch wird die Blutzirkulation angeregt, und Ihr Körper fühlt sich wohler und entspannter. Wenn Sie Zeit haben: Nehmen Sie ein warmes Vollbad, und legen Sie sich anschließend hin.

Entspannung

Füße hoch!

Legen Sie sich mit dem Rücken auf den Boden, und lagern Sie dabei Ihre Füße auf einem Stuhl. Das entlastet den unteren Rücken. Wenn Ihr Nacken verspannt ist, stecken Sie sich ein zusammengerolltes Handtuch unters Genick, direkt unter die Schädelkante. Ein leichter Druck darf zu spüren sein. Wenn Ihnen dabei aber schwindlig wird, brechen Sie die Übung ab.

Entspannung

Mund auf!

Kiefer lockern. Dabei den Unterkiefer leicht hin- und herschieben. Oder die Zunge fest hinter den vorderen Schneidezähnen an den Gaumen pressen, dann loslassen. Entspannt die Kiefernmuskulatur.

Entspannung

Zähne zeigen! Lächeln Sie. Spannen Sie zuerst Ihre Gesichtsmuskulatur durch Grimassenschneiden an, lockern Sie sie dann und lassen die Übung in ein freundliches Lächeln münden. Mehrmals wiederholen.

Entspannung

Weit blicken

Lassen Sie Ihren Blick in die Ferne schweifen. Stehen Sie am besten dazu auf, gehen Sie zum Fenster, und sehen Sie ein paar Minuten hinaus. Schauen Sie in die Weite des Himmels, stellen Sie Ihre Augen auf "unendlich". Sagen Sie dabei nichts.

Rollenspiel

Auswertung

» Wie haben Sie sich während des Rollenspiels gefühlt?

» Haben Sie etwas neues erfahren?

» Konnten Sie etwas aus dem Vortrag mitnehmen?

» Hat Ihnen der Vortrag gefallen/ nicht gefallen?

Fragen?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

- Lothar J. Seiwert: Zeitmanagement für Kids- Bernd Weidenmann : Handbuch Active

Training: Die besten Methoden für lebendige Seminare

- http://www.pm-schluessel.com: Selbstorganisation und Zeitmanagement

- http://www.stresstipps.de/tag/zeitdruck/:Zeitdruck, Stresstipps

- Unfallkasse Post und Telekom: Thema // Zeitdruck und Arbeitsverdichtung

- http://www.rhetorik.ch/Zeitmanagement/Zeitmanagement.html: Zeitmanagement

- Hans-Peter Zimmermanns: Internet-Kompakt-Seminar Zeit-Management

- http://www.studis-online.de: ac_loesung_postkorb_pure_organics.pdf und ac_uebung_postkorb_pure_organics2

- http://de.wikipedia.org/wiki/Paretoprinzip: Paretoprinzip

Quellenangaben