Date post: | 05-Dec-2014 |
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Leadership & Management |
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Die 15 Führungstools, die wirklich funktionieren
Führung kompakt
Matthias K. Hettl
BusinessVillage
praxis kompakt
Matthias K. Hettl, seit 1995 Geschäftsführer von Hettl Consult, ist Berater der DAX 100, einer der besten deutschen Führungstrainer und mehrfach ausgezeichneter ›Excellent Speaker‹.
Leseprobe
Die 15 Führungstools, die wirklich funktionieren
Führung kompakt
Matthias K. Hettl
BusinessVillage
Matthias K. Hettl Führung kompaktDie 15 Führungstools, die wirklich funktionieren1. Auflage 2014 © BusinessVillage GmbH, Göttingen
BestellnummernISBN 978-3-86980-258-9 (Druckausgabe)ISBN 978-3-86980-259-6 (E-Book, PDF)
Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/944
Bezugs- und VerlagsanschriftBusinessVillage GmbH Reinhäuser Landstraße 22 37083 GöttingenTelefon: +49 (0)5 51 20 99-1 00 Fax: +49 (0)5 51 20 99-1 05E–Mail: [email protected] Web: www.businessvillage.de
Layout und SatzSabine Kempke
Druck und Bindungwww.booksfactory.de
CopyrightvermerkDas Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwer-tung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar.Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Ein-speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
Inhalt | 5
Inhalt
Prolog: Werkzeuge der Führung – die große Unbekannte ...................... 7
1. Führungswerkzeuge: Führungsstile, Mitarbeitergespräche, 2. Machtfaktoren ............................................................................. 17
1.1 Unterschiedliche Führungsstile ............................................... 201.2 Reifegrad des Mitarbeiters ist entscheidend ............................. 241.3 Erkennen von Fähigkeit und Willigkeit ..................................... 321.4 Mitarbeitergespräche richtig führen......................................... 521.5 Verhaltens- und Leistungsprobleme unterscheiden ..................... 561.6 Kritikgespräche richtig führen ................................................ 591.7 Macht einsetzen ................................................................... 671.8 Sieben Machtfaktoren ........................................................... 70
2. Kommunikationswerkzeuge: Meetings, Präsentationen 2. und Berichte ............................................................................... 77
2.1 Meetings erfolgreich durchführen ............................................ 802.2 Wirkungsvoll präsentieren ...................................................... 902.3 Aussagefähige Berichte verfassen ........................................... 96
3. Motivationswerkzeuge: Motivation, Anerkennung und 2. Leistungsbeurteilung .................................................................. 103
3.1 Unterschiedliche Motive der Mitarbeiter erkennen ................... 1063.2 Pyramide der Bedürfnisse ................................................... 1093.3 Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ................................... 1153.4 Anerkennung richtig aussprechen.......................................... 1183.5 Feedback zu Ergebnissen ..................................................... 1243.6 Vorgehen bei der Ergebnisbeurteilung .................................... 126
4. Selbstmanagementwerkzeuge: Zeitmanagement, 2. Arbeitsmethodik und Beseitigung von Ballast ............................... 133
4.1 Basics zum Zeitmanagement ................................................ 1364.2 Eisenhower-Matrix .............................................................. 1414.3 Bessere Arbeitsmethodik – mehr Produktivität ........................ 1484.4 Kommandozentrale Schreibtisch ........................................... 1504.5 Telefonate effektiv führen ................................................... 154
6 | Inhalt
4.6 Effektives Lesen ................................................................. 1614.7 Schriftstücke erstellen ........................................................ 1654.8 Störungen und Unterbrechungen vermeiden ............................ 1674.9 Nutzloses eliminieren ......................................................... 171
5. Organisationswerkzeuge: Budgetierung, Stellenbeschreibung 5. und Mitarbeiterauswahl .............................................................. 177
5.1 Budgets planen .................................................................. 1805.2 Erfolgsfaktoren bei der Stellenbeschreibung ........................... 1875.3 Etablieren von Stellenbeschreibungen ................................... 1915.4 Der Ablauf des Einstellungsprozesses .................................... 196
Epilog ........................................................................................... 211
Der Autor ...................................................................................... 213
Literaturverzeichnis ....................................................................... 215
Prolog: Werkzeuge der Führung – die große Unbekannte
8 | Prolog
»Warten Sie nicht. Es wird nie der richtige Zeitpunkt sein. Fangen Sie
an, wo Sie sich gerade befinden, mit den Werkzeugen, die Ihnen zur
Verfügung stehen, und es werden sich bessere Werkzeuge entlang Ihres
Weges finden.«
Napoleon Hill (1883 –1970)
Auch als routinierte Führungskraft wird es immer wieder Situationen ge-
ben, in denen Sie sich fragen, ob Sie Ihre Mitarbeiter wirklich optimal
führen. Gelingt es Ihnen, den Leistungslevel in Ihrem Unternehmen,
Ihrem Bereich oder in Ihrer Abteilung zu halten und sich zu verbessern?
Sind Ihre Mitarbeiter nachhaltig motiviert und stehen sie loyal zum
Unternehmen und Ihnen? Entwickeln sie ihre Fähigkeiten weiter?
Sicherlich haben Sie schon einige Führungserfahrung gesammelt, be-
stimmt auch schon diverse Seminare besucht oder Bücher zum Thema
Führung gelesen, und natürlich hat Ihnen in verschiedenen Situationen
auch Ihre Erfahrung und Intuition geholfen, ganz natürlich das Rich-
tige zu sagen oder zu tun. Überwiegend haben Sie Ihren Führungs-
alltag ganz gut im Griff. Doch es gibt immer wieder Tage, an denen
Sie stark gefordert sind, alle Mitarbeiter auf einmal etwas von Ihnen
haben wollen, an denen zehn Entscheidungen in kurzer Zeitfolge gefällt
werden müssen, ein herausforderndes Kundenmeeting ansteht und Sie
außerdem die Leistung Ihrer Abteilung oder Ihres Teams Ihrem Chef
gegenüber vertreten müssen. Solche Situationen werden Sie nicht ver-
meiden können – sie ergeben sich immer wieder. Was Sie tun können,
ist, darauf so gut wie möglich vorbereitet zu sein, sich darauf einzustel-
len und Reaktionsmuster zu entwickeln, in denen Sie praktikable Werk-
zeuge einsetzen, die Ihnen dabei helfen, diesen wirksam und souverän
zu begegnen.
Prolog | 9
Dieses Buch gibt Ihnen die Antworten darauf, welches die zentralen Ins-
trumente sind, die Ihnen dabei helfen, wirksam und erfolgreich in der
Mitarbeiterführung zu sein. In über zwanzig Jahren als Hochschulleh-
rer für Management und Führung, Unternehmensberater, selbstständiger
Unternehmer und Executive Coach konnte ich Tausende von Führungs-
kräften praktisch jeden Alters und Hierarchie und aus vielen Kulturkrei-
sen kennenlernen, mit ihnen diskutieren, sie beobachten und vor allem
mit ihnen an den unterschiedlichsten Problemen in den verschieden-
artigsten Führungssituationen arbeiten. Aus dieser Arbeit und der immer
wieder aufgeworfenen Frage nach den zentralen Führungswerkzeugen,
nach einem Werkzeugkasten für Führungskräfte, sind die fünfzehn Werk-
zeuge der Führung entstanden. Sorgsam destilliert aus einer Vielzahl
von möglichen Instrumente, den Blick immer gerichtet auf die Wirksam-
keit in der Mitarbeiterführung, die Praktikabilität in der Anwendung und
den erfolgreichen Einsatz in der Führungspraxis. Diese fünfzehn Füh-
rungswerkzeuge bilden den Kern zur Erfüllung Ihrer Führungsaufgabe.
Natürlich gibt es wesentlich mehr Ansätze, die in der täglichen Führung
hilfreich sein können. Begonnen bei Führungstheorien über die Psy-
chologie und Soziologie bis hin zur Biologie und Philosophie, um nur
wenige Fachgebiete zu nennen. Konkret zählen hierzu beispielsweise
die Ansätze des Transformationalen Führens, die Transaktionsanalyse,
das Konzept der neurolinguistischen Programmierung, der INSIGHTS-
Ansatz, die Steven-Reiss-Profile oder das Konzept der systemischen
Führung. Ich darf empfehlen, die Vielzahl der Ansätze für spezielle Fra-
gen und partielle Anwendungsbereiche zu nutzen, wenn dies als zweck-
mäßig erscheint, denn meist werden die Fragestellungen durch einige
Ansätze nur unnötig verkompliziert, ohne dass diese in der Führungs-
praxis konkret unterstützen.
10 | Prolog
Mehr Wissen allein bringt (leider!) noch keine besseren Ergebnisse. Für
effektives Führen brauchen Sie vor allem Klarheit darüber, was Ihnen
wirklich hilft. Also mehr Fokus und wenige aber wirksame Werkzeuge.
Sie benötigen ein Toolset, das Sie befähigt, in den herausfordernden
Führungssituationen erfolgreich zu bestehen. Genau das leisten die
Führungswerkzeuge in diesem Buch. Wenden Sie sie an, und Sie werden
sehr bald sichtbare Ergebnisse zu verbuchen haben. Sie werden Ihre
Führungsaufgabe als angenehmer empfinden und viel gelassener auch
schwierige Herausforderungen meistern. Es gelingt Ihnen durch die An-
wendung dieser Werkzeuge auch deutlich besser, die eine oder andere
Reaktionsweise, die bei Ihnen unbewusst durch bestimmte Mitarbeiter
oder deren Verhaltensweisen hervorgerufen werden, in positive Bahnen
zu lenken.
Ich stelle Ihnen also lange nicht alle Werkzeuge vor, die es gibt. Viel-
mehr konzentriere ich mich auf die, die Ihnen in den allermeisten Füh-
rungssituationen, die Ihnen – versprochen – immer wieder begegnen
werden, konkret und praktisch helfen werden.
Welche Bedeutung diese fünfzehn Werkzeuge wirksamer Führung für Sie
haben, lässt sich gut am Beispiel eines traditionellen Schuhmachers
darstellen. Als Meister seines Faches kennt er die Materialen und deren
Eigenschaften. Er hat ein Modell vom Schuh im Kopf, das es ihm ermög-
licht, den jeweils geeigneten Schuh zu fertigen. Durch seine handwerk-
liche Fertigkeit ist er in der Lage, das Material passend zu bearbeiten.
Doch ohne den richtigen Einsatz und die Beherrschung seiner Werk-
zeuge, seines Hammers, der Lederschere, Beißzange oder des Schuh-
machereisens entsteht kein Schuh. Genauso kann keine Führungskraft
ohne adäquate Werkzeuge wirksam führen.
Prolog | 11
Über Ihren Erfolg als Führungskraft entscheidet, welche konkreten Füh-
rungswerkzeuge Sie Tag für Tag anwenden. Über sie leisten Sie als Füh-
rungskraft Ihren Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens. Die Werkzeuge
der Führung sind Ihre Instrumente, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen
– Sie müssen sie nur kennen, einsetzen und beherrschen.
»Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen
Nagel.«
Paul Watzlawick (1921 – 2007)
Ziel dieses Buches ist es, Ihnen die fünfzehn wesentlichen Führungswerk-
zeuge darzustellen, die Ihnen wirklich dabei helfen, Ihre Führungsrolle
maximal effektiv wahrzunehmen. Diese müssen Sie wirksam und routi-
niert einsetzen, um Ihr tägliches Arbeitsvolumen zu schaffen und die
Arbeitsergebnisse zu realisieren, die Ihren Erfolg als Führungskraft maß-
geblich beeinflussen. Es sind Ihre Führungswerkzeuge, mit denen Sie Ihre
Mitarbeiter wirksam führen, mit ihnen effektiv kommunizieren, Ihre Mit-
arbeiter nachhaltig motivieren, sich selbst optimal managen und Ihren
Verantwortungsbereich aus organisatorischer Sicht erfolgreich managen.
12 | Prolog
Abbildung 1: Die 15 Werkzeuge wirksamer Führung
Prolog | 13
Acht Ratschläge, wie Sie das meiste aus diesem Buch machen können
1. Jedes Kapitel zweimal lesen
Lesen Sie jedes Kapitel mindestens zweimal, bevor Sie zum nächsten
Kapitel übergehen. So stellen Sie sicher, dass Sie einen Großteil der
Tipps und Anregungen auch verstanden haben.
2. Unterbrechen Sie und denken Sie mit einer Umsetzungsliste
über das Gelesene nach
Unterbrechen Sie die Lektüre und denken Sie über das Gelesene nach,
wie Sie die Anregungen konkret in Ihren Führungsalltag integrieren.
Machen Sie sich eine Umsetzungsliste, in der Sie notieren, was Sie wann
und wie anders machen.
3. Unterstreichen Sie alle wichtigen Stellen
Lesen Sie mit einem Bleistift, Rotstift oder Marker. Wenn Sie an einen
Vorschlag oder einen Tipp kommen, der in Ihrer Situation besonders
wichtig ist, dann markieren Sie diesen. Wenn Sie markieren, macht es
für Sie mehr Spaß, Sie sind aktiver dabei und das wiederholen fällt
Ihnen ebenfalls leichter.
4. Nehmen Sie sich dieses Buch jeden Monat wieder vor
Wenn Sie einen echten dauernden Nutzen aus diesem Buch ziehen wol-
len, dann hilft Ihnen kein flüchtiges Durchblättern. Nachdem Sie es
durchgearbeitet haben, sollten Sie sich jeden Monat einzelne Teile des
Buches wieder vornehmen, um diese zu wiederholen. Lassen Sie das
Buch immer in Ihrer Reichweite liegen, blättern Sie darin und machen
Sie sich klar, dass Sie noch nicht alle Verbesserungsmöglichkeiten und
14 | Prolog
Tipps ausgeschöpft haben. Vergessen Sie nicht, dass Sie die empfohle-
nen Tipps und Anregungen erst dann automatisch und unbewusst an-
wenden, wenn Sie diese oft und lange praktiziert und wiederholt haben.
Es gibt keine andere Methode.
5. Wenden Sie die empfohlenen Grundsätze als praktischen Ratge-
ber bei Ihren täglichen Führungssituationen an
Lernen ist ein aktiver Prozess, wir lernen, indem wir es tun. Wenn Sie
die Werkzeuge in diesem Buch beherrschen wollen, müssen Sie diese
praktizieren. Wenden Sie diese bei jeder sich ergebenen Gelegenheit
an, sonst vergessen sie diese wieder. Nur angewandtes Wissen bleibt
Ihnen im Gedächtnis.
6. Nutzen Sie das Buch als Arbeitsbuch auf Ihrem Schreibtisch und
schlagen Sie nach
Schlagen Sie immer wieder nach und betrachten Sie dieses Buch als
Arbeitsexemplar im Umgang mit Ihren herausfordernden Führungssitu-
ationen. Wenn Sie sich in einer herausfordernden Situation befinden,
dann schlagen Sie im Vorfeld oder im Nachgang die entsprechenden
Seiten zu dieser Thematik nach und lesen Sie die Absätze, die Sie unter-
strichen haben. Probieren Sie die empfohlenen Methoden aus und be-
obachten Sie, wie sich Ihre Situation dadurch verbessert.
7. Füttern Sie Ihre Führungswerkzeug-Spardose – wenn Sie sich
nicht daran halten
Zahlen Sie in Ihre Führungswerkzeug-Spardose immer einen Geldbetrag
ein, wenn Sie sich dabei ertappen, die in dem Buch aufgestellten Re-
geln nicht zu befolgen. So werden Sie sich zähmen und dranbleiben.
Prolog | 15
8. Führen Sie ein Erfolgstagebuch
Führen Sie ein Tagebuch, in dem Sie die Erfolge, die Sie durch die im
Buch empfohlenen Tipps und Anregungen erzielt haben, dokumentie-
ren. Seien Sie dabei präzise und schreiben Sie das Datum, die Betei-
ligten und den Erfolg auf. Die Eintragungen werden Sie zufriedenen
werden lassen und Ihnen noch mehr Motivation geben.
Führungswerkzeuge: Führungsstile,
Mitarbeitergespräche, Machtfaktoren
1
18 | Führungswerkzeuge
Führungswerkzeuge | 19
»Wer führt, darf denen, die er führt, nicht im Wege stehen.«
Laotse (604 – 531 v. Chr.)
Zu Beginn dieses Buchs geht es um Werkzeuge, die übergreifender Natur
sind: Führungsstile, Mitarbeitergespräche und Machtfaktoren.
Besonders Ihr Führungsstil und die Machtfaktoren wirken über die ande-
ren Werkzeuge hinweg. Sie beeinflussen jede Führungssituation mit je-
dem Mitarbeiter. Denn welchen Führungsstil Sie praktizieren, wirkt sich
zum Beispiel aus auf Ihre Art, zu kommunizieren und zu motivieren. Sie
werden außerdem weitere Werkzeuge Ihrem Führungsstil entsprechend
auswählen. Wie viel Macht Ihnen die verschiedenen Machtfaktoren ver-
leihen, hat ebenfalls ganz grundsätzlich Folgen für Ihre Beziehung zu
Ihren Mitarbeitern und wirkt sich auf Ihre Führungspraxis aus. Mitarbei-
tergespräche wiederum finden in der verschiedensten Kontexten statt:
Vom kurzen Gespräch zum Stand der Dinge zwischen Tür und Angel über
die Teambesprechung bis zum jährlichen Zielvereinbarungsgespräch,
das eine wichtige Bedeutung hat. Wie diese Gespräche verlaufen, ist
grundlegend dafür, welches Bild Ihre Mitarbeiter von Ihnen haben, wie
sie auf Sie reagieren und letztendlich, wie viel sie bereit sind zu leisten.
Weil sie so umfassende Auswirkungen haben, sind diese drei ersten
Werkzeuge besonders wichtig – sie prägen Ihre Beziehung zu Ihren Mit-
arbeitern und stellen wichtige Weichen im Umgang miteinander.
20 | Führungswerkzeuge
1.1 Unterschiedliche Führungsstile
»Man muss die Menschen kennen, um sie führen zu können.«
Rudolf von Bennigsen-Foerder (1926 –1986)
Richtig und wirksam zu führen bedeutet, dass Sie auf das Verhalten
Ihrer Mitarbeiter Einfluss nehmen. Ihr individueller Führungsstil wird
von Ihren Mitarbeitern jedoch unterschiedlich wahrgenommen. Ob
dieser nun als streng und arrogant charakterisiert oder als nett und
nachsichtig eingeschätzt wird, ist eher von nachrangiger Bedeutung.
Wesentlich wichtiger ist, was Sie tun müssen, um in jeder Ihrer Füh-
rungssituationen richtig und wirksam zu handeln (vgl. Hettl 2002).
Seit Jahrzehnten sind Management-Experten auf der Suche nach dem
besten Führungsstil.
Es gibt keinen Allround-Führungsstil, sondern nur einen zur jeweiligen
Situation passenden Führungsstil. Dieser umfasst die drei Erfolgskom-
ponenten: effektive Zielerreichung der vorgegebenen Aufgabe, optima-
ler Zeiteinsatz und dauerhafte Motivation der Mitarbeiter.
Richtiges und wirksames Führen hat seine Wurzeln im situativen Füh-
rungsansatz, der auf Paul Hersey und Kenneth Blanchard zurückgeht (vgl.
ebenda: 102 ff.). Bei ihrer Suche nach einem erfolgreichen Führungsstil
kristallisierte sich kein dominierender Stil heraus, sondern es zeigte sich
stattdessen eine vielfältige Kombination aus aufgaben- und mitarbeiter-
orientiertem Verhalten von Leadern. Wirksames Führungsverhalten ist
immer eine Kombination aus diesen beiden Dimensionen. Jeder Füh-
rungsstil kann also in der Praxis angebracht sein (vgl. Hettl 2002).
Führungskompetenz ist nach wie vor der Engpassfaktor in Unternehmen. Der bekannte TOP-Trainer Matthias K. Hettl zeigt in seinem neuen Buch die alltäglichen Situationen, an denen Nachwuchsführungskräfte und erfahrene Praktiker immer wieder scheitern, und erklärt, wie man das vermeidet.
Ausgangspunkt ist die persönliche Führungsstilanalyse, mit deren Hilfe Sie Ihren persönlichen Führungsstil reflektieren und prüfen können. In einem guten Überblick über die gängigen Führungskonzepte und -stile verdeutlicht der Autor gleichzeitig die Grenzen der unreflektierten Methodengläubigkeit. Praxisorientiert zeigt er, wie man durch die situative Anwendung der verschiedenen Führungskonzepte – abhängig von Mitarbeiter und Kontext und persönlichem Führungsstil – bessere Ergebnisse erzielt.
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Matthias K. Hettl Richtig führen ist einfachDer Führungskompass zur wirksamen Mitarbeiterführung
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