Date post: | 05-Apr-2015 |
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Friedrich Stratmann
Kennzahlen von Verwaltungsleistungen
im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
22
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
3. Kennzahlenorientierte Evaluierungvon Verwaltungsbereichen
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
33
Problemstellungen – AnlässeProblemstellungen – Anlässe
Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden – quantitativ und/oder qualitativ -
Legitimationsdruck: „Was macht eigentlich die Verwaltung?? Müssen die nicht auch einsparen?
Problemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen; Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden
Effizienzdruck: „Produkte“ der Verwaltung sind im Vergleich mit anderen Hochschulen zu „teuer“
Effektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat; Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
44
Unterschiedliche ErwartungenUnterschiedliche Erwartungenund Sichtweisen und Sichtweisen
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
55
Kennzahlenorientiert / quantitativ:
Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)
Aufwandsschätzung Leistungsparameter
Interpretation der Ergebnisse
Folgerungen: Wo stehe ich? „Rote-Lampe-Funktion“
Prozessorientiert / qualitativ
Vergleich von Prozessen
Visualisierung, Prozessbewertung
ergänzt durch Aufwandsschätzung und Kennzahlenbildung
Maßnahmen zur Prozess-Optimierung ableiten
Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlen
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
66
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
3. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Personalverwaltung
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
77
Verfahren der Evaluierung Verfahren der Evaluierung
3. Erhebung und 3. Erhebung und Aufbereitung der Daten/Aufbereitung der Daten/InformationenInformationen
5. Planung 5. Planung von Maßnahmenvon Maßnahmen
1. Klärung von Grundsatzfragen1. Klärung von GrundsatzfragenFestlegen von Zielen und Objekten Festlegen von Zielen und Objekten
2. Auswahl von Aufgaben, 2. Auswahl von Aufgaben, Prozessen und Kriterien Prozessen und Kriterien 6. Evaluierung der 6. Evaluierung der
MaßnahmenMaßnahmen
4. Bewertung der Daten/Ergebnisse 4. Bewertung der Daten/Ergebnisse Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern) Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern)
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
88
Quantitative kennzahlenorientierteQuantitative kennzahlenorientierteEvaluierung Evaluierung
Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ)
oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt)
Output:Leistungen (Basiszahlen)
Kennzahlen für Effizienz (Produktivität)Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen
(Basiszahl) für das Produkt bzw. den Produktbereich
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
99
Prozessmodell HochschuleProzessmodell Hochschule
InputRessourcen
PersonalFinanzenTechnologieInfrastrukturQualifikation
ProjektanzahlEinstellungenBuchungenPrüfungenZulassungen
OutputLeistunge
n
OutcomeWirkungen
„erfolgreiche“ AbsolventenNobelpreiseRankingplatz Nr. 1KundenorientierungRechtmäßigkeit
Organisation
Arbeitsprozess ArbeitsorganisationOrganisationsstrukturOrganisationskulturMikropolitik
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1010
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
3. Kennzahlenorientierte Evaluierungvon Verwaltungsbereichen
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1111
Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Personalverwaltung Haushalts-(Finanz-)verwaltung Bau- und Gebäudemanagement Forschungsverwaltung IT-Management der Verwaltung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Sonstige Hochschulverwaltung
Identifikation und Abgrenzung Identifikation und Abgrenzung der Verwaltungsbereiche der Verwaltungsbereiche
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1212
KennzahlenorientiertesKennzahlenorientiertes Benchmarking: Benchmarking: Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)
Organisationsstruktur
Aufgabenfelder (nach HIS)
Abt. Haus-halt
Abt. Perso-
nal
Abt. Studie-rende
Abt. Bau / GM
AAARechts-
stelle
Büro des
Rektors
Presse-stelle
Tech.-Trans.
IT SUMME
Haushalt 11,20 0,50 11,70 10,1%
Forschung 1,40 0,20 1,50 3,10 2,7%
Personal 1,00 7,00 0,20 8,20 7,1%
Studierende 7,70 0,40 8,10 7,0%
Prüfung 8,80 0,80 9,60 8,3%
Akademisches Auslandsamt 3,75 3,75 3,2%
Bau- und Gebäudemanagement 1,00 53,40 0,50 54,90 47,3%
Übrige Verwaltungsbereiche 2,90 0,00 0,20 0,00 0,00 2,00 7,85 1,30 0,50 2,00 16,75 14,4%
davon Hochschulplanung und Statistik 1,50 0,20 0,50 0,20 2,40 2,1%
davon Controlling und Recht 0,40 2,00 2,40 2,1%
davon Akademische Angelegenheiten 1,00 0,65 1,65 1,4%
davon Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 1,30 0,30 1,60 1,4%
davon IT (ohne Verwaltungs-DV) 2,00 2,00 1,7%
davon Rektoratsverwaltung 6,70 6,70 5,8%
SUMME 17,50 7,00 16,90 53,40 3,75 2,00 7,85 1,30 2,00 4,40 116,10
15,1% 6,0% 14,6% 46,0% 3,2% 1,7% 6,8% 1,1% 1,7% 3,8%
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1313
Identifikation von Aufgaben und ProduktenIdentifikation von Aufgaben und Produktenin einem Verwaltungsbereich in einem Verwaltungsbereich
0
Produkt-übergreifende
Aufgaben
Personal-sachbearbeitung
Personal-wirtschaft
Abrechnungs-verfahren
Bezügestelle
Sonstige Aufgaben der
Personalverwaltung
LeitungEinstellungen
Verlängerungen
Stellenplan, Stellenrahmen, Mittelplanung,
Stellenbewertung, Stellenfreigabe
DV (Administration/Pflege des
Dokumentenmanagements
Sekretariatarbeitszeit- und
vergütungswirksame Änderungen
Statistik
arbeitsvertrags-wirksame
Änderungen
familienstands-bezogene
Leistungen
Dienstreisen, Umzugskosten, Trennungsgeld
Beendigung vonArbeits- und
Dienstverhältnissen
Widerspruchs- und Prozessmanagement
studentische Hilfskräfte
Personal-entwicklung
SonstigePersonal-
sachbearbeitung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1414
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandsschätzung - LeistungsparameterAufwandsschätzung - Leistungsparameter
Input – Ressourcen des VB „Personal“
Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ für die Produktbereiche
Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung, Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung,
familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren, Sonstige Aufgaben
Output – Leistungsparameter (Basiszahlen) Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle) Dienstreisen Personalakten
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1515
.
Gesamt in % Gesamt in %
Produktübergreifende Aufgaben 4,50 13,0 6,03 15,0
PB Personalentwicklung 2,00 5,8 0,80 2,0
PB Personalwirtschaft 2,00 5,8 1,27 3,2
PB Personalsachbearbeitung 19,80 57,4 11,42 28,5
Sonstige Standardaufgaben in der PV 2,50 7,2 6,54 16,3
davon für Dienstreiseabwicklung 1,00 2,10 5,2
SUMME Personalverwaltung-1 30,80 89,3 26,06 65,0
PB Bezügestelle/familienstandsbez. Lei. 12,94 32,3
Ortsspezifische Sonderaufgaben der PV 3,70 10,7 1,10 2,7
SUMME Personalverwaltung-2 34,50 100,0 40,10 100,0
HS 1 HS2
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung im Vergleich Aufwandschätzung im Vergleich
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1616
.
Gesamt in % Gesamt in %
Einstellungen 4,00 20,2 2,80 24,5
Arbeitszeit- u. vergütungswirksame Änderungen 2,63 13,3 1,85 16,2
Arbeitsvertragsrelevante Änderungen 3,37 17,0 1,21 10,6
Beendigung von Arbeits- u.Dienstverhältnissen 1,25 6,3 0,42 3,7
SUMME Personalsachbearbeitung-1 11,25 56,8 6,28 55,0
Angelegenheiten stud. Hilfskräfte 2,00 10,1 1,04 9,1
Sonstige Personalsachbearbeitung 6,55 33,1 4,10 35,9
SUMME Personalsachbearbeitung-2 19,80 100,0 11,42 100,0
HS1 HS2
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1717
Basisjahr: 2003 HS1 HS2
Einstellungen, wiss. + nicht-wiss. Personal 1.088 2.760
Beendigungen, wiss. + nicht-wiss. Personal 669 620
Einstellungen, studentische Hilfskräfte 2.078 3.130
Beschäftigte (Stand:31.12.2003) 3.454 3.471
Studentische Hilfskräfte (Stand: 31.12.2003) 1.808 1.070
Dienstreisen 2.380 6.836
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Leistungsparameter im Vergleich Leistungsparameter im Vergleich
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1818
Basisjahr: 2003 HS1 HS2
(1) VZÄ Produktübergreifend zu VZÄ Personalverwaltung 0,130 0,150
(2) Beschäftigte zu VZÄ Personalverwaltung-1 110 133
(4) Beschäftigte zu Personalsachbearbeitung-1 307 553
(5) Stud. Hilfskräfte zu VZÄ für Bearbeitung stud. Hilfskräfte 904 1.029
(6) Einstellg. + Verlängerg. - Personal (Anzahl) zu VZÄ Einstellungen 272 986
(7) Beendigungen-Personal (Anzahl) zu VZÄ Beendigungen 535 1.476
(8) Einstellg. + Verlängerg - Hilfskräfte (Anzahl) zu VZÄ für Bearbeitung Hilfskräfte
1.039 3.010
(9) Dienstreisen (Anzahl) zu VZÄ Dienstreiseabwicklung (zentral) 2.380 3.255
(10) Einstellungen Personal (Fälle) je 100 Beschäftigte 31 80
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Kennzahlen im Vergleich Kennzahlen im Vergleich
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
1919
Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben
„Sonstige Aufgaben“
„Verschätzungen“ beim Aufwand in kleinen Einrichtungen haben große Auswirkungen
Spannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten „Einstellungen“ u. „Beendigungen“ erheblich!
Anteil der Personalsachbearbeitung an Personalverwaltung sehr unterschiedlich
„Normen“ des Rechnungshofs werden nicht erreicht
Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Ergebnisse Ergebnisse
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2020
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
3. Kennzahlenorientierte Evaluierungder Verwaltungsbereiche
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2121
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierungallgemein + Personalverwaltung
3. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
4. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Forschungsverwaltung
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2222
Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in
Standardprozess in jeder Hochschule
Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung
Stand der Automatisierung
Stand der Dezentralisierung
Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r)
Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben)
Ressourcenaufwändiger Prozess
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Standardprozess EinstellungsverfahrenStandardprozess Einstellungsverfahren
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2323
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Visualisierung Einstellungsverfahren: Visualisierung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2424
Teilprozesse U1 U2
Vorabberatungunverbindliche Beratung zu gewünschgten Einstellungen der dezentralen Einrichtungen
Vorabberatung zu Stellenanfragen
Antragsprüfung und Stellenreservierung
Stellenfreigabe erforderlich keine Antragsprüfung und Stellenfreigabe (dezentrale Verantwortlichkeiten)
Bewerbungsverfahrendezentrale Aufgabenwahrnehmung Untersützung bei der Bewerberauswahl durch
PersAbt. (Stellenausschreibung)
Einstellungs-antragsprüfung
Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen, Auswahlverfahren, bevorz. Personenkreis, arbeitsrechtl. Grundlagen, Drittmittelfinanzierung)Stellenfreigabevermerk einholen
Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen, Finanzierbarkeit [Stelle, Mittel, Drittmittel])Einstellungsvoraussetzungen gegeben
ArbeitsplatzbewertungTätigkeitsbeschreibung prüfenEingruppierung festlegen
Eingruppierung festlegen
Mitbestimmungs-verfahren
Beteiligungsverfahren mit PR durchführen kein Mitbestimmungsverfahren
Einstellungsverfahren
Einstellungsunterlagen mit DV erstellenVollständigkeit der Unterlagen prüfenNeuen Beschäftigten informierenPersonalakte anlegenGelöbnis undförmliche Verpflichtung zentral durchführenBezügeanweisung veranlassen
Personalakte anlegenDaten eingebenArbeitsvertrag erstellenEinstellungsschreiben erstellenUnterlagen in UnterschriftengangVertrag unterschreiben lassenGelöbnis und förmliche Verpflichtung dezentral durchführenPersonalakte auf Vollst. prüfenBezügeanweisung veranlassen
AbschlussarbeitenDienstantritt der PersAbt. anzeigenPersonalakte vervollständigen und ablegen
Dienstantritt der PersAbt. anzeigenPersonalakte vervollständigen und ablegen
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2525
Einstellung eines wiss. Mitarbeiters
Teilprozesse
HS 1 HS 2
in VZÄ in %
KennzahlAufwand/
Einstell+Verläng.
in VZÄ in %
KennzahlAufwand/
Einstell+Verläng.
1 2 3 4 5 6 7
Vorabberatung 0,50 14,3 0,050 0,30 15,0 0,038
Antragsprüfung Stellenreservierung
0,20 5,7 0,020
Bewerbungsverfahren
Einstellungantragsprüfung 0,70 20,0 0,070 0,20 10,0 0,025
Arbeitsplatzbewertung 0,05 1,4 0,005 0,05 2,5 0,006
Mitbestimmungsverfahren 0,90 25,7 0,090
Einstellungs-, Verlängerungsverfahren
1,00 28,6 0,100 1,20 60,0 0,150
Abschlussarbeiten 0,15 4,3 0,015 0,25 12,5 0,031
SUMME 3,50 100,0 0,350 2,00 100,0 0,250
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: RessourceneinsatzEinstellungsverfahren: Ressourceneinsatz
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2626
Qualitative Evaluierung der PersonalverwaltungQualitative Evaluierung der PersonalverwaltungEinstellungsverfahren: ProzessbewertungEinstellungsverfahren: Prozessbewertung
Rahmen- bedingungen
BAT, HRG, LandesHSchG, TzBfG, SGB IX, Haushaltsgesetz mit Durchführungsbestimmungen, LandesPVG, LandesgleichstellungsG, Ausländerrecht, Vorschriften zur PA-Führung, Beschlüsse der Hochschulleitung
Prozess- charakteristika
Komplexe, teilweise routinemäßige Einzelfallbearbeitung mit Kundenkontakt, Feuerwehrarbeiten., Handeln auf Eigeninitiative
Schnittstellen Bewerber, Lehrstuhl, Dekan, (Fachbereich, Institut) Personalabteilung, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r), Bezügestelle, Ausländerbehörde, Arbeitsagentur
Arbeits-(Hilfs)mittel Internet, Software (z.B. SAP-HR, HISSVA , MS-Office, etc.), Telefon, Mail, Formulare, Checklisten/Kompendium
Qualifikation der Beschäftigten
gehobener und mittlerer Dienst (Angestellte, Beamte)
"Weiche Faktoren"
Zusammenarbeit mit/durch Personalvertretung, hohe Belastung durch Arbeitsspitzen (z.B. Semester-, Quartalsbeginn); ständig sich wandelnde Anforderungen durch umfangreiche Rechtsänderungen; "Eigenheiten" der verschiedenen Lehrstuhlinhaber/Dekane, DV-Abhängigkeit bei ausgewiesenem Dokumentenmanagement
Bewertungs-Kriterien
Ausprägungen im Prozess "Einstellungt eines/ einer wiss. Mitarbeiters/ in
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2727
Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: ErgebnisseEinstellungsverfahren: Ergebnisse
Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards („Arbeits- und Tarifrecht“) zu garantieren
Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe, Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses)
Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst, Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand
Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen)
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2828
Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche)
Berufungsverfahren ist nur z. T. in der „Zuständigkeit“ der Hochschulverwaltung angesiedelt
Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen
Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind
oder zu sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen
Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
2929
Dezentral (FB, BA)
Hoch-schul-
verwaltung
Hoch-schul-leitung
GremienSenat, HS-Rat
Sonst.Betei-
teiligteMin
Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung
Auswahlverfahren
Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung
Berufungsverhandlungen
Verfahren nach Rufannahme
Prozess-Schritte
Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien
Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: StrukturierungstableauBerufungsverfahren: Strukturierungstableau
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3030
Prozess-Schritte Operative Aufgaben im Berufungsverfahren
Profil-, Strukturprüfung
Widmung, Stellenfreigabe,
Funktionsbeschreibung,
Ausschreibung
Prüfung der Antragsunterlagen aus FB/Fakultät
(Ausstattung, Funktionsbeschreibung, Ausschreibungstext);
Anfertigung des Vorlageschreibens an die Hochschulleitung;
Gestaltung und Realisierung der Ausschreibung
Auswahl verfahrenoperative Begleitung des Bewerbungsverfahrens
(Bewerbungsunterlagen, Verfahrensorganisation)
Beschlussfassung über
Berufungsliste; Ruferteilung
operative Begleitung des Verfahrens bei Hochschulleitung
(und ggf. Senat); Prüfung und K ommentierung des
Berufungsberichts für die Hochschulleitung
Berufungsverhandlung;
Rufannahme
Prüfung der sachlichen und baulichen Anforderungen an
die Ausstattung; Vorschlag für persönliche Bezüge;
Protokollführung (Berufungsverhandlungen, -vereinbarungen)
Verfahren nach Rufannahme Erstellung des Dienstvertrags; Unterlagen an
Bezügestelle (falls notwendig)
Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Aufgaben der VerwaltungBerufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3131
BerufungsrechtÜbertragung des Berufungsrechts an die Hochschulleitung
Berufungsbeauftragter:Bestellung eines Hochschullehrers als Berufungsbeauftragten
Ausschreibung (Anforderungen)Kriterien der BK ersichtlichinternational ausgeschriebenkein auf eine Person zugeschnittenes Fachprofil
Zusammensetzung der Berufungskommission(u.a.. Beteiligung von stimmberechtigten Frauen)Beteiligung externer Experten
Berufungen im Kontext von Struktur- und Entwicklungsplanung
Qualitätskontrolle beim Workflow
Betreuung und Information der BewerberInnen
Verfahrenstransparenz für die BewerberInnen
Verfahrensdauer und Organisation
Rolle der Hochschulverwaltung
Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: BewertungskriterienBerufungsverfahren: Bewertungskriterien
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3232
HS 1
HS 2
HS 3
HS 4
Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text)Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo.
Verfahrensregeln: Bereitstellung im InternetProzessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement
Verfahrensregeln: webbasiert im InternetDokumentenmanagement: webbasiert im InternetVerfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo.
Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow
Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: QualitätsmanagementBerufungsverfahren: Qualitätsmanagement
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3333
1. Grundlagen - Evaluierung
2. Kennzahlenorientierte Evaluierung
4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren
3. Kennzahlenorientierte Evaluierungder Verwaltungsbereiche
5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3434
Formen der Bewerbungen (online/postalisch)
Formen der Zulassung (mit/ohne HAV, EFV)
Formen der Einschreibung (postalisch/persönlich)
Aufgabenzuordnung (Bildungsinländer/ Bildungsausländer)
Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Exmatrikulation
Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Studierendenverwaltung
wichtige Produkte und ihre Spezifikawichtige Produkte und ihre Spezifika
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3535
Uni 1 Uni 2 Uni 3 Uni 4
VZÄ VZÄ VZÄ VZÄ
Produktbereiche Produkte
Abs. in % Abs. in % Abs. in % Abs. in %
Leitung 0,21 10,9 0,09 6,4 0,4 5,7 0,35 5,3
Bewerbungen 0,25 13,0 0,06 4,4 1,22 17,5 1,69 25,5
Zulassungen*) 0,18 9,3 0,36 25,1 1,59 22,7 2,29 34,5
Einschreibungen 0,32 16,6 0,28 19,6 0,88 12,5 0,94 14,2
Rückmeldung 0,20 10,3 0,25 17,7 0,30 4,3 0,28 4,1
Beurlaubung 0,16 8,3 0,09 6,8 0,30 4,3 0,08 1,2
Exmatrikulation 0,18 9,3 0,09 6,8 0,36 5,1 0,17 2,6
Beratung ... ...
Summe Studierendenverwaltung 1,93 100,0 1,45 100,0 7,00 100,0 6,64 100,0
Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3636
Uni 1 Uni 2 Uni 3 Uni 4
VZÄ VZÄ VZÄ VZÄ
Produktbereiche Produkte
absolut
je 10.000Stud
absolut
je 10.000Stud
absolut
je 10.000Stud
absolut
je 10.000Stud
Leitung 0,21 0,74 0,09 0,23 0,4 0,32 0,35 0,34
Bewerbungen 0,25 0,88 0,06 0,15 1,22 0,97 1,69 1,65
Zulassungen*) 0,18 0,63 0,36 0,88 1,59 1,26 2,29 2,24
Einschreibungen 0,32 1,13 0,28 0,69 0,88 0,69 0,94 0,92
Rückmeldung 0,20 0,70 0,25 0,62 0,30 0,24 0,28 0,27
Beurlaubung 0,16 0,56 0,09 0,24 0,30 0,24 0,08 0,08
Exmatrikulation 0,18 0,63 0,09 0,24 0,36 0,28 0,17 0,17
Beratung ... ...
... ... ...
Summe Stud.verwaltung 1,93 6,79 1,45 3,51 7,00 5,54 6,64 6,50
Anzahl Studierende 2.840 4.143 12.632 10.230
Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung - Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung -
Strukturkennzahlen Strukturkennzahlen
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3737
WS 02/03 SS 03
BewerbungAnzahl der Bewerbungen - insgesamt
Anzahl der Bewerbungen von BildungsausländernAnzahl der Ausgaben von Bewerbungsmaterialien (Immatrikulationsamt bzw. ausgelagerte Stelle)
Zulassung Anzahl der Zulassungen Anzahl der zugelassenen BildungsausländerAnzahl Zulassungen im Rahmen der Nachrückverfahren (einschl. Losverfahren)
Einschreibung Anzahl der Einschreibungen insgesamtAnzahl der Einschreibungen von Bildungsausländern Anzahl der Studiengang-/Fachwechsel
Rückmeldung Anzahl der Rückmeldungen Anzahl der Mahnungen
Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung LeistungsparameterStudierendenverwaltung Leistungsparameter
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3838
Uni 1 Uni 2 Uni 3 Uni 4
Personalaufwand (VZÄ) je 1.000 Zulassungen 0,18 0,28 0,23 0,40
Uni 1 Uni 2 Uni 3 Uni 4
Zulassungen je Einschreibung 2,13 1,46 1,88 1,39
1. Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl
2. Relative Kennzahlen
Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Fallbezogene Studierendenverwaltung Fallbezogene
KennzahlenKennzahlen
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
3939
SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN
Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcen- und Leistungsunterschieden wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und
keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern
Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen
wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein reines Kopieren von Praxis )
Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal
wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten möglich sind
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
4040
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 „Benchmarking von Hochschulverwaltungen“ Information:http://www.his.de/Abt3/Analysen/Infoseite
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
4141
Beteiligung am HIS-VerfahrenBeteiligung am HIS-VerfahrenQuantitatives Benchmarking Quantitatives Benchmarking
Anfordern der HIS-Erhebungsbögen
Finden von zwei – drei Partnerhochschulen
Erhebung der Daten in der Hochschule
Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS
Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS
HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten
Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den Partnerhochschulen und HIS
Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006
4242
Beteiligung am HIS-VerfahrenBeteiligung am HIS-VerfahrenAblauf eines prozessorientierten Benchmarkings Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings
Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein gemeinsames Benchmarking
durchzuführen
Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber
Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang, auszuwählende Prozesse)
Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachen- analyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung
Dokumentation der Ergebnisse durch HIS
Abschlussworkshop