Das Management- Magazin des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) für Office Professionals Flexibler arbeiten Teilzeit, Jobsharing, Selbst- ständigkeit – wie Office Managerinnen mit ihren Unternehmen nach Lösungen suchen „Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“ Work-Life-Balance Typgerecht kommunizieren Coaching Nr. 4 | Juli & August 2012 | Einzelpreis 5,50 € SANDRA REIHS, SEKRETÄRIN DES JAHRES, SEITE 7 • ERLEBNISTAG IN WOLFSBURG • TOP-REDNER IN BERLIN • CHEMNITZ GEHT ONLINE bSb intern
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Das Management-Magazin des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) für Office Professionals
Flexibler arbeitenTeilzeit, Jobsharing, Selbstständigkeit – wie OfficeManagerinnen mit ihren Unternehmen nach Lösungen suchen
So erreichen Sie den bSb: www.bSb-office.de | [email protected] | www.facebook.com/bsb.office
wir wissen, wie wichtig die Auswahl der richtigen Location und passender Referenten für eine Eventveranstaltung ist. Gerade im Veranstaltungsbereich ist das Angebot vielschichtig. Deshalb haben wir mit der Entscheidung, den 3. bSb-Erlebnistag in der Autostadt Wolfsburg stattfinden zu lassen, die richtige Wahl getroffen. Die große Teilnehmerzahl und die Reaktionen bestätigen dieses. Span-nende Impulsvorträge, ein vielschichtiger Ausstellermarktplatz mit Produkt-News und interessanten Dienstleistungen sowie eine breite Netzwerkplattform ließen die Veranstaltung zu einem echten Erlebnis werden. Machen Sie sich am besten selbst ein Bild und lesen Sie den Bericht auf den Seiten 23 und 24. Das Abendpro-gramm mit der Besichtigung der VW-Arena und dem anschließenden stilvollen Get-together im The Ritz-Carlton Hotel rundeten den Tag ab. Teilnehmer und Aussteller freuen sich bereits heute auf den nächsten Erlebnistag am 26. Oktober 2012 in Dresden.
Längst sind die Zeiten vorbei, dass „Frau“ sich zwischen den drei „Fs“ – Familie, Firma, Freizeit – entscheiden musste. Sie haben bewiesen, dass mit einem guten Zeitmanagement, neuen Jobmodellen wie Teilzeitjobs und Jobsharing alles gut
unter einen Hut zu bringen ist – auch wenn es nicht immer einfach ist. In unserem Report auf den Seiten 13 bis 15 berichten Kolleginnen, wie flexibel es sich in deutschen Chef-Vorzimmern arbeiten lässt. Eine von ihnen hat sogar das Glück, bei einem Arbeitgeber gelandet zu sein, der die Auszeichnung „Deutschlands familienfreundlichstes Unternehmen“ erhielt.
Tag für Tag schreiben wir Geschäftspost, Reports, Glückwunschschreiben usw. Und wie oft stellen wir fest, dass die Tü-cke im Detail liegt. Als kleine Unterstüt-zung berichten wir in einer neuen Serie mit Dr. Steffen Walter über die „korrekte Korrespondenz“ (siehe Seite 33).
Ich wünsche Ihnen einen erholsamen Urlaub und alles Gute für eine schöne Sommerzeit. Nutzen Sie sie für Muße und Gelassenheit. Denn „nur so gelingt Inspiration“, sagt die Philosophin Dr. Svenja Flaßpöhler, mit der wir über das Thema Work-Life-Balance gesprochen haben (Interview Seite 44). Im Oktober sehen wir uns in Dresden. Ich freue mich darauf.Ihre
Monika Gunkel, Herausgeberin und erste Vorsitzende des Bundesverban-des Sekretariat und Büromanage-ment e.V. (bSb)
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bSb intern22 3. bSb ErlEbniStag Top-Redner, Branchen-Neuheiten und Networking in Wolfsburg
24 typgErEcht kommuniziErEn Business-Coach Peter Kitzki zu Gast bei der Regionalgruppe Ruhrgebiet
25 mEin officE Mareike Bode aus der bSb-Ge- schäftsstelle über ihren Arbeitsplatz
25 SiggiS liEb-linkS Interessante Websites, empfohlen von bSb-Vorstandsmitglied Siggi Weide
26 auS dEn rEgionalgruppEn Boys’ Day, Business-Hexen, neu im Amt und „Chemnitz geht online“
28 ralph goldSchmidt in bErlin After-Work-Event mit dem Experten für Leistung und Lebensqualität
29 nEuE partnEr bSb-Kooperationen mit weiteren sieben Unternehmen
Flurfunk6 mEinE mEinung Brauchen wir eine Frauenquote? Pro & Contra von Business-Damen
7 EinE von unS Neues bSb-Mitglied mit Promi- Faktor: Sandra Reihs, „Beste Sekretärin 2012“
8 umStrittEnE autorin Fragen an Petra Balzer alias Katharina Münk zu ihrem Enthüllungs buch über Chefs und ihre Assistentinnen
8 nEwS Wie Firmen Mitarbeiter halten; Emotion-Award „Frauen für die Zukunft“
9 günstiger lernen Warum die ASB Bildungsgruppe Heidelberg ihre Seminarpreise senkt
10 kolumnE „Wengis Kriterien“ aus Martin Suters „Geschichten aus der Businessclass“
11 „mEin chEf & ich“ Ute Barten und Dietrich Turck von der ESCHA Bauelemente GmbH in Halver
Coaching16 wEitErbildung Neue bSb-Akademie bietet Seminare am Puls der Zeit
17 mEin nEuEr Job Von Secretary Plus vermittelt: Susanne Brunner
18 dr. SvEn SEbaStian Bloß nicht provozieren lassen!
19 tEmpra-aktion: „mEntorin für SiE“ Ulrike Dalldorf stellt sich potenziellen Mentees vor
20 buSinESS-EngliSh Die Regeln für Daten, Nummern und Adressen
Mehr vom Leben: flexible Jobmodelle Schutz gegen die schlechte Laune andererWas ein gutes Team ausmacht
Was erfrischt und ist trotzdem gesund?
Gelungener Quereinstieg: von Secretary Plus vermittelt
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Specials39 modErnE poStbEarbEitung Frama bietet intelligente Frankier- maschinen und mehr
41 brauchE ich EigEntlich... Cloud-Computing?
42 SichEr mailEn Andreas Heines über Dateianhänge und fragwürdige Disclaimer
43 datEnSchutz Hubit-Inhaber Haye Hösel weiß, worauf es ankommt
Organisation30 outlook-profi Otmar Witzgall hilft, die Software effektiver zu nutzen
33 korrEktE korrESpondEnz Neue Serie mit dem Sprachwissen- schaftler Dr. Steffen Walter
34 Edith Stork Die Aufräum-Expertin erklärt die „Clear Desk Methode“
35 app für aSSiStEntinnEn Secretary Plus stellt PIPA® vor
36 trEndproduktE Neue Büro-Helfer mit verblüffenden Fähigkeiten
Work & Life44 gESpräch mit EinEr philoSophin „Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“
45 tEmpra-chEck Erfrischungen im Test
46 liEblingSStückE Der Sommer ist bunt...
47 wEgE zum wohlbEfindEn Vitaltipps von Katja Sterzenbach
48 bESSEr SEhEn Optiker helfen mit neuer Vermessungs-Technik
49 buchtippS Drei Bücher, die sich lohnen
Standards3 Editorial
49 imprESSum
38 wir Sind dabEi Die bSb-Premium-Partner 50 fEiErabEnd Im Porträt: „Zieglerfilm“-Sekretär Markus Olpp
Erlebnisreich: bSb-Tag in Wolfsburg Welcher Typ braucht welchen Ton? Karrierekick dank Mentoring
Einfach mal reinklicken:
Siggi Weides aktuelle
„Lieb-Links“
Schärfer sehen–neue Hightech macht's möglich
–Der bSb auf Facebook: www.facebook.com/bsb.office
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6 tempra365 Juli & August 2012
Brauchen wir eine Frauenquote, um endlich mehr weibliche Führungskräfte zu bekommen? Ein Thema, das nach wie vor heiß diskutiert wird. Auch
die aktuelle tempra365-Umfrage ergab Pro & Contra
Eva Baumann, 48, ist Marketing Service Managerin bei tesa in Ham-burg. Die kaufmännische Angestellte arbeitet seit zehn Jahren für den Technologiekonzern.
Claudia Twelsiek, 46, macht seit fast 20 Jahren Medien- und Pressearbeit. 2003 stieg sie als PR-Beraterin bei der Hamburger Kommunikationsagen-tur Menyesch Public Relations ein.
Meine Meinung
Eva BaumannIch bin eindeutig für die Frau-enquote – Deutschland ist da im internationalen Vergleich etwas rückständig. Allerdings muss auch die Politik die nötigen Rahmenbedingungen schaffen und die Möglich-keiten zur Kinderbetreuung – Kitas, Schule, Hort! – ver-bessern. Denn letztendlich sind es ja immer noch überwiegend die Frauen, die den Spagat zwischen Familie und Karriere hinbekommen müssen. Das sollte ausgewogen gesetzlich geregelt sein und auch von Seiten der Arbeitgeber gestützt werden. Bei „tesa“ erlebe ich viel Flexibilität und eine hohe Bereitschaft, auch individuelle Lösungen zu finden, um Beruf und Familie zu verbinden.
Karin Dicke, 63, Geschäftsführerin.Sie gründete 1972 die Dicke & Part-ner GmbH in Dortmund. Die Firma mit 30 Mitarbeitern vertreibt Werbe- und Merchandising-Artikel.
Karin DickeDer Staat hat hoheitliche Aufgaben zu erfüllen – die Frauenquote gehört für mich nicht dazu. Sie wäre außerdem ein Eingriff in die Unterneh-mensautonomie. Richtig ist, ein Umdenken anzustoßen und unter anderem bewusst zu machen, dass gemischt besetzte Führungsteams erfolgreicher sind. Wenn wir über eine Quote sprechen, meinen wir allerdings in erster Linie Frau-en in den DAX-Unternehmen oder Aufsichtsräten und damit eine winzige Gruppe. Schlim-mer ist, dass es kaum möglich ist, Familie und Karriere in Einklang zu bringen. Solange hier die Rahmenbedingungen nicht stimmen, werden Frauen immer die Verlierer sein.
Claudia TwelsiekAuch wenn ich kein Freund von „Zwangsmaßnahmen“ bin – die Frauenquote halte ich für notwendig! Nur so haben Frauen eine echte Chance, in den Führungsetagen anzukom-men. Die Medienbranche, in der ich tätig bin, bietet Frauen mittlerweile gute Aufstiegs-möglichkeiten. Engagierte Verlegerinnen und Chefre-dakteurinnen haben mutige neue Projekte auf den Weg gebracht. Auch bei der RTL Mediengruppe steht eine Frau an der Spitze. Und in etlichen Unternehmen leiten mittler-weile Frauen die Öffentlich-keitsarbeit. Mit Erfolg, denn die Wirtschaft profitiert von der weiblichen Dialog- und Kommunikationsstärke.
Romana MeinhardtWenn das Potenzial der Viel-falt erkannt wird, brauchen wir keine Quote. Sie macht sich gut in Hochglanzbroschüren, hilft aber weder bei der Umset-zung guter Ideen noch fördert sie die Wertschätzung der (Quoten-)Frauen. Ziel müssen Arbeitsbedingungen sein, die die Rollenvielfalt von „Multi-tasking-Frauen“ unterstützen. Die Softskill-Schublade ist uns zu eng; wir können viel mehr. Da uns aber die Sache wichti-ger ist als Macht, wird das zu wenig sichtbar. Netzwerken ersetzt nicht die strategische Positionierung in einer von Seilschaften und stereotypen Frauenbildern geprägten Män-nerwelt. Nur Frauen können das ändern, nicht Quoten!
Romana Meinhardt, 49, Dipl.-Kauf-frau aus Essen, arbeitet seit 20 Jah-ren als Management-Coach: zuerst bei Siemens, seit 2005 selbstständig mit ihrer Firma „chance2change“.
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„Sekretärin Global After Sales“. Dass der Wechsel zurück ins klassische Sekretariat von Kollegen oder Freunden verwundert als „Abstieg“ beurteilt wird, nimmt Sandra Reihs gelassen. Sie fühlt sich dort rich-tig und weiß, was sie will: „Irgendwann einen Job als Vorstandssekretärin.“ Das Warten lohnt sich – Anfang 2012 sucht der Finanz vorstand eine neue Assistentin. Sandra Reihs, die Auszubildende von da-mals, ist oben angekommen und stellt fest: „Der Druck ist viel größer, selbst kleinste Fehler sind hier nicht drin.“ Schließlich gehe es jetzt häufig um Korrespondenz mit hoch karätigen Leuten. Kürzlich sei zum Beispiel eine Einladung vom Ministerprä-sidenten gekommen. Die Herausforderung bringt ihr offenbar Spaß; sie ist sowieso eine, die „immer versucht, alles noch effi-zienter und besser zu machen“ – sogar das Kaffeeservieren, das nach wie vor zu ihren Aufgaben gehört. „Damit trage ich dazu bei, dass ein gutes Klima bei Verhandlun-gen herrscht. Ich betrachte mich auch als Gastgeberin.“ Der Job erfordert lange Arbeitszeiten, von wegen „Nine-to-five-Job“! Was an Freizeit bleibt, ist bisher ihrem Ehe-mann vorbehalten – und dem Musikverein ihres Heimatdorfes, in dem sie nicht nur Saxophon spielt, sondern auch 1. Vorstand ist. Bleibt für den bSb zu hoffen, dass noch ein bisschen Zeit für den Verband übrig bleibt. Denn Sandra Reihs hat für ihren Sieg beim Leitz-Wettbewerb eine Mit gliedschaft gewonnen. Herzlich willkommen!
Es gab Blumen und Champag-ner und sogar eine Einladung zum Essen vom Chef. Doch das war nur ein Teil der Ehre, die Sandra Reihs nach
ihrem Sieg beim Leitz-Wettbewerb „Beste Sekretärin 2012“ zuteil wurde. An den Tagen danach war vor lauter Medien-rummel kaum an Arbeiten zu denken. „So viele Fotos wurden nicht mal von mir gemacht, als ich Vorstand wurde“, staunte ihr Chef augenzwinkernd. Sie selbst fühlte sich „ziemlich überrannt“ von der großen Aufmerksamkeit – und blieb trotzdem auf dem Teppich. Selbst nach einem Fernseh-interview, das sie mehr selbstkritisch als stolz kommentierte: „Ich wusste gar nicht, dass ich so einen starken schwäbischen Dialekt habe!“ Folgerichtig freute sie sich über einen Glückwunsch aus dem Kollegenkreis beson-ders: „Endlich eine, der man es gönnt, weil sie nicht abhebt.“ Froh war Sandra Reihs auch, als wieder Ruhe an ihrem Arbeitsplatz einkehrte. Denn so sehr sie es genoss, für ihren beruflichen Erfolg gefeiert zu werden, zählte für San-dra Reihs vor allem: „Dass ich durch den Sieg die Chance bekomme, meinen Beruf aufzuwerten“, sagt sie und spielt auf das „falsche Bild der Sekretärin“ an, das allzu oft gezeichnet werde. „Warum sollen wir uns ,Personal Assistant‘ oder ,Backoffice Managerin‘ nennen, weil das nach mehr als Kaffeekochen klingt?“, ärgert sie sich
und fügt hinzu: „Ich bin gern Sekretärin!“Mit ihrer Ausbildung, die sie nach dem Abitur wählt, hat sie also den richtigen Riecher: Kauffrau für Bürokommunikation mit Zusatzqualifikation Fremdsprachenas-sistentin. Den Ausbildungsplatz bekommt sie bei der MTU Friedrichshafen, einem der weltweit führenden Hersteller von Großdieselmotoren – und dem Unter-nehmen, dem sie treu bleiben wird. Der Grundstein dafür ist zunächst ein Glücks-fall: Eine Sekretärin im Kundendienst geht in den Mutterschutz, als Sandra Reihs gerade mit der Ausbildung fertig ist. Sie bekommt die Stelle, die damals unter den Azubis sehr begehrt ist. Doch ausgelernt hat sie noch lange nicht. Drei Jahre lang
drückt sie weiterhin die Schul-bank, um den Abschluss „staat-lich geprüfte Betriebswirtin“ zu machen. „Das war happig – nur die Hälfte schaffte es“, erinnert sie sich. Die Weiterbildung bewirkt nicht nur, dass Sandra Reihs jetzt die Unternehmens-zusammenhänge besser ver-
steht, sondern verhilft ihr auch zum Kar-rieresprung. Sie wechselt als Assistentin in die Abteilung Montage, ist dort zuständig für Sonderaufgaben, vor allem Kostencon-trolling. „Ohne BWL-Kenntnisse wäre das undenkbar gewesen.“ Viele beglückwün-schen sie zu dem Schritt. Doch für Sandra Reihs ist es nicht die Traumstelle. Sie ver-misst das Kommunikative, die Fremdspra-chen. Und bewirbt sich nach vier Jahren 2009 firmenintern auf die freie Stelle als
Eine von unsDer bSb hat ein neues, prominentes Mitglied: Sandra Reihs, „Beste Sekre-tärin 2012“. tempra365 erzählte sie von den ersten Wochen nach dem Sieg und den Jahren ihres Aufstiegs ins Vorstandsbüro eines Konzerns Text: Nicole Ehlert
Schulterklopfen statt Neid: Sandra Reihs gönnt man den Erfolg, weil sie nicht abhebt
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8 tempra365 Juli & August 2012
Petra Balzer alias Katharina Münk schreibt
auch aus eige-ner Erfahrung
als Office Managerin
www.kmesc.de
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Meine Sekretärin – die große Unbekannte „Denn sie wissen nicht, was wir tun. Was Chefs über ihre Sekretärinnen erfahren sollten“ erschien jetzt auch als Taschenbuch: ein humor volles und entlarvendes Werk voller couragierter Tipps. Wir sprachen mit der Autorin Petra Balzer alias Katharina Münk
Interview: Sibylle Royal
tempra365: Für wen haben Sie ihr Buch geschrieben?Petra Balzer: Eigentlich sollte es ein Managementbuch für Chefs werden – Sekretärinnen dürfen es nach der Lektüre also gerne an ihre Chefs weiterrei-chen. Vor allem, wenn sie sich so vorkommen wie die Frau auf dem Cover des Buches. ... auf dem die Sekretärin Wasser aus dem Boot schöpft, während der Vorgesetzte ent-spannt telefoniert?Er denkt jedenfalls, man säße in einem Boot, rudere gemein-sam. Aber letztlich war ich in meinen 25 Berufsjahren als Sekretärin oft ordentlich am Wasser schöpfen, während die Chefs wie Einzeller agierten.
Was ist die schlimmste Eigen-schaft von Chefs?Unwissen! Werdegang und Nettogehalt der eigenen Assis-tentin nicht zu kennen, nicht ungefähr sagen zu können, was sie eigentlich gerade alles auf dem Schreibtisch liegen hat.Was wünschen Sie sich?Mehr Achtsamkeit! Führung heißt auch Mitarbeiterfüh-rung – und die Assistentin ist die engste Mitarbeiterin. Sie spiegelt eins zu eins sein Führungsvermögen.Was sagen eigentlich Ihre Ex-Chefs zu Ihren Büchern – das erste heißt „Und morgen bringe ich ihn um“?Morddrohungen habe ich kei-ne bekommen. Gerade Männer
haben die humorige Seite des Buches erkannt. Etwas zu wa-gen und damit erfolgreich zu sein, sind wohl eher männliche Werte, die auf Wohlwollen trafen. Manche Leser fühlten sich aber in ihrer Berufsehre angegriffen. Für die bin ich das schwarze Schaf der Branche.Läuft es denn wirklich so schlimm in den Büros?Es gibt viele gute Vorgesetzte, und Assistentinnen arbeiten heute viel selbstständiger und mehr sach- als personenorien-tiert. Trotzdem: Dass moderne Chefs mehr mailen und telefo-nieren als persönlich mit ihren Assistentinnen zu sprechen, macht die Chemie zwischen ihnen nicht besser. Gerade
BuCh-TiPP: Katharina Münk: „Denn sie wissen nicht, was wir tun. Was Chefs über ihre Sekretärinnen erfahren sollten“, 224 Seiten, dtv, 8,90 Euro
junge Vorgesetzte emanzipie-ren sich vom Sekretariat, sind ichbezogener als ältere.Kein Licht am Horizont?Doch, ich arbeite inzwischen als Personal Coach und erlebe großartige Frauen, die sowohl die positiven Seiten dieses Jobs als auch dessen Missstände sehr wohl erkennen und sehr souverän damit umgehen!
der Mitarbeiter in Deutschland, die einen Job-wechsel planen, lassen sich durch ein besseres Gegenangebot ihres Arbeitgebers zum Bleiben bewegen. Unternehmen nutzen das Instrument mittlerweile verstärkt zur Personalbindung, allen voran Arbeitgeber in Frankreich. Zu diesen Er-gebnissen kam der aktuelle „Workplace Survey“ des Personaldienstleisters Robert Half, eine Studie, die unter 1870 Personalmanagern in 17 Ländern weltweit durchgeführt wurde.
Es war eine festliche Gala mit bewegenden Momenten. Über 300 Gäste applaudierten in Hamburg den Siegerinnen der Initiative „Frauen für die Zukunft“. Verliehen wird der Award vom Frauenmagazin Emotion, das im selben Verlag erscheint wie tempra365. Eine Jury hatte aus über 100 Kan-didatinnen ausgewählt. Von links: Christina Claßen gewann in der Kategorie „Frauen in Führung“, weil sie mutig ein kleines Unternehmen gegründet hat, Yvonne Trübger („Family Business“) übernahm das Pianohaus ihres Vaters und Monika Schulte-Rentrop („Neue Werte“) rief das Integrationspro-jekt mitSprache e.V. ins Leben. Zu den prominenten Laudatoren gehör-ten Starköchin Sarah Wiener und Modedesignerin Gab-riele Strehle (strenesse).
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Fortbildung ist meist keine Frage der Motivation, sondern der Kosten
Gute Nachricht für Sekretärinnen: Die ASB Bil-dungsgruppe Heidelberg hat die Preise für ihre Fortbildungsangebote gesenkt. Die Seminare für Sekretärinnen und Assistentinnen bietet der gemeinnützige Weiterbildungsverein ab sofort
um 15 Prozent preiswerter an. Für Mitglieder gibt es zusätzliche Vergünstigungen. Grund für die reduzierten Seminargebühren ist das Feedback von Seminarteilnehmern und Vereinsmitgliedern: „Sekretärinnen berichteten uns, dass sie immer häufiger um ihre Fortbildungen kämpfen müssen“, sagt Prof. Dr. Jürgen Abend-schein, Geschäftsführer der ASB Bildungsgruppe. Zu teuer, zu zeitaufwändig – so die Hauptargumente vieler Chefs, wenn sie Weiterbildungswünsche ihrer Assis-tentinnen ablehnen. „Dabei sind die Assistentinnen die engsten Mitstreiter ihrer Vorgesetzten, bringen mit ihrem Wissen und ihrer Kompetenz ein Unternehmen voran“, so Abendschein. Ihre Weiterbildung sollte daher nicht an engen Budgets scheitern. „Berufliche Fortbildung darf nicht zu einem Privileg werden.“ Daher startet die ASB Bildungsgruppe Heidelberg e.V. die „Bildungsoffensive“ speziell für Assistentin-nen und Sekretärinnen. Eine zweitägige Fortbildung, etwa zu dem Thema „Professionelle Assistenz in Abwesenheit des Chefs“, kostet nun 1.190 Euro statt bislang 1.390 Euro. Da die ASB Bil-dungsgruppe als gemeinnütziger Verein firmiert, fällt zudem keine Mehrwertsteuer an.
MiTgliEDER SPaREn ZuSäTZliChNoch stärker profitieren die registrierten ASB-Mitglieder: Zahlten sie bislang schon den reduzierten Mitgliedspreis von 1.290 Euro für ein zweitägiges Sekretariatsseminar, fallen nun nur noch 950 Euro pro Veranstaltungsbesuch an. „Dieser Preis, der bis Ende 2012 gilt, ist einer der günstigsten für Sekretariatsseminare im ganzen Bundesgebiet“, versichert Geschäftsführer Prof. Dr. Jürgen Abendschein.
ASB Bildungsgruppe senkt Preise fürSekretariats-AngebotZu oft lehnen Arbeitgeber den Wunsch ihrer Assistentinnen nach Weiterbildung als „zu teuer“ ab. Darauf reagiert jetzt der Heidelberger Anbieter und reduziert die Teilnahmegebühr für seine Seminare um 15 Prozent
WaS DiE aSB-BilDungSgRuPPEBiETETRund 40 Sekretariats-fortbildungen veranstaltet das Heidelberger Unter-nehmen jährlich, jeweils an zwei oder drei unter-schiedlichen Terminen und Orten, auf Wunsch auch innerbetrieblich. Zu den meistbesuchten gehören die Themen „Zwei Sekre-tärinnen – ein Chef“ sowie die Seminare „Profes-sionelle Chefassistenz“ und „Fit fürs Sekretariat“. Neu im Programm ist die Veranstaltung „Ein kühler Kopf“, in der Sekretärin-nen lernen sollen, auch unter Zeitdruck gelassen und souverän zu han-deln. Zudem bietet der Weiterbildungsanbieter die „Herbst Office“ und die „Heidelberger Office Tage“ an.http://www.asb-hd.de/sekretae-rinnen-seminare/
WaRuM MiTgliEDER PROFiTiEREnDie ASB BildungsgruppeHeidelberg e.V. ist einer der ältesten und – mit 400
Veranstaltungsterminen jährlich – auch einer der größten Fortbildungs-vereine Deutschlands. Rund 100 Unternehmen und Personen sind in dem Verein als Mitglieder organisiert, darunter die Allianz SE, die Deutsche Telekom, Merck und die Stadtwerke Heidelberg.Mitglieder registrieren sich einmalig bei der Bildungs-gruppe, zahlen einen Jah-resbeitrag von 130 Euro (Einzelpersonen) oder 200 Euro (Unternehmens-pauschale) und können anschließend günstigere Buchungskonditionen in Anspruch nehmen. Dazu zählen vor allem niedri-gere Seminargebühren und flexiblere Stornobe-dingungen.
Kölbli ißt mit Roux in einem Gartenlokal einen Grill-spieß mit Kartoffelsalat. Es ist ein schwüler Sommer-abend, und statt zu zahlen
nehmen sie noch einen halben Gespritz-ten. Ihre Familien sind in den Ferien, und im Büro geht es dieser Tage gemächlicher zu, als sie ihren Frauen gegenüber zuge-ben. Wenn es morgen etwas später wird, bricht der Laden nicht zusammen.Sie sprechen über dieses und jenes und landen bald, wie immer, wenn zwei von Elpiag zusammensitzen, bei Wengi, ihrem und ihrer aller Chef.Wer bei der Elpiag Karriere machen will, muß sich mit Wengi gutstellen. Die Frage, wie man das macht, ist Gegen-stand der meisten informellen Kaderge-spräche. Einig ist man sich nur darin, daß es nichts mit der persönlichen Leistung zu tun haben kann. Die Liste derer, die es sonst nicht so weit gebracht hätten, ist zu lang. Ein paar Kriterien gelten als gesichert. Zum Beispiel das mit den Schuhen. Wengi achtet auf die Schuhe. Nicht so sehr auf die Machart als auf den Zustand. Abgelatschte Absätze beweisen, daß der Schuhträger Probleme nicht rechtzeitig in Angriff nimmt. Daß er einen kleinen Aufwand scheut und dafür einen größe-ren in Kauf nimmt. Diese Information stammt von einer inzwischen pensionier-ten Sekretärin von Wengi, die behauptet, sie aus seinem Mund gehört zu haben.
Ob sie tatsächlich stimmt, wird wohl nie festzustellen sein. Dazu ist die Absatzbar gleich um die Ecke neben der Elpiag zu gut ausgelastet.Ein anderes Kriterium, das als unbestrit-ten gilt, ist die Ordnung im Wagen. Die gleiche Sekretärin im Ruhestand hat bei gleicher Gelegenheit (der Verlängerung ihres Abschiedsapéros in der ‚Gloria-Bar‘) enthüllt, daß Wengi manchmal in der Tiefgarage herumschleicht und durch die Scheiben der Autos seiner Mitarbei-ter linst. Werbebeilagen der Tageszeitung auf dem Beifahrersitz, Kinderspielsachen und angebrochene Biskuitrollen auf dem Rücksitz, Kleenexboxen auf der Hutabla-ge gelten ihm als Beweis für eine latente Schlampigkeit, die sich früher oder später auch im Geschäftlichen manifestieren würde.Kölbi und Roux sind schon ein paar Jahre dabei und halten sich nicht mehr mit Wengis als gesichert geltenden Beurtei-lungskriterien auf. Ihre Spekulationen drehen sich um neue Erkenntnisse. Um den entscheidenden Wissensvorsprung vor ihren Mitbewerbern.Roux behauptet an diesem Abend, über Hinweise zu verfügen, daß Wengi den doppelten Windsorknoten als Beweis für einen Hang zur Zeitverschwendung betrachtet. Sie lassen im Geiste ihre gefährlichsten Karrierekonkurrenten vorbeiziehen und versuchen sich deren Krawattenknoten in Erinnerung zu rufen. Sie tun das, bis das Lokal schließt.
Die Nacht ist immer noch warm, die Familie immer noch in den Ferien, und beide können sich nicht erinnern, wann sie das letzte Mal in einem Nachtlokal gewesen sind. Sie nehmen ein allerletztes Glas im ‚Voodoo‘.In der Plüschnische nahe bei ihrem Tisch sitzt ein Herr. Zwei mandeläugige Tänzerinnen flößen ihm Champagner ein, weil er keine Hand frei hat. Als er zu ihnen herübersieht, erkennen sie Wengi. Erschrocken nicken sie ihm zu. Seither gilt als absolut gesichert, daß Wengi eher einen mit abgelatschten Absätzen befördert als zwei, die ihm in Nachtlokalen zunicken.
BuSinESS ClaSS. gESChiChTEn auS DER WElT DES ManagEMEnTSvon Martin Suter, 240 Seiten, Diogenes (Taschenbuch), 9,90 Euro
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Vom Werbetexter zum Bestseller-Autor: Martin Suter
Martin Suters „Business-Class“-Kolumnen spielen auf dem glatten Parkett der Chefetagen und entlarven Riten, Eitelkeiten, Intrigen und Ängste einer gestressten Zunft. Messerscharf und amüsant. Dritte Kostprobe: Wengis Kriterien
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Wir sind ein gutes Team ...... weil wir eine vertrauensvolle und sich gegenseitig unterstützende Zusammenar-beit aufgebaut haben. Das Ergebnis ist, dass wir gemeinsam unsere Stärken durch Offenheit und gegenseitigen Respekt entfalten. Die gemeinsamen Projekte sind eine große Herausforderung, da nur das Ziel vorgegeben ist und nicht der Weg im Detail. Eine regelmäßige Abstimmung ist notwendig, um ein ausgewogenes Maß an Kreativität bei gleichzeitiger Ordnung und Kontinuität beizubehalten.
DER ChEF üBER SEinE PROjEKTlEiTERin
Ihre Stärken sind ......zuverlässig methodisch zu arbeiten. Ihre vielseitigen Berufserfahrungen in unserem Unternehmen bieten dafür die Grundlage.
Sie übernimmt Verantwortung, so dass sie alle Projekte ohne Detailangaben zu
meiner vollen Zufriedenheit erledigt.Ihre Schwäche ist ...
... dass es ihr manchmal schwer fällt, neue oder ausgefallene Wege zu finden, die von den bisher bekannten Methoden und Ver-fahren abweichen. An diesem Punkt sind
unsere Gespräche sehr hilfreich, um ihr die Möglichkeiten aufzuzeigen.
ute Barten, 44, Projektleitung Unternehmensorganisation bei
der ESCHA Bauelemente GmbH in Halver,seit 1991 im Unternehmen
Kommunikation und Respekt – zwei wesentliche Faktoren,
die die gute Zusammenarbeit von Dietrich Turck und
Ute Barten ausmachen
Mein Chef & ich
Jetzt mal ehrlich: Wie kommen Sie miteinander aus?
Und Sie? Wir wollen mehr Chef-Assistentinnen-Paare kennenlernen! Schreiben Sie uns:
Seine Stärken sind ...... Kommunikation und Kreativität. Er ver-mittelt seine Ideen offen, detailliert – und damit immer verständlich. Für Fachhin-weise ist er sehr dankbar. Er erkennt das Potenzial seiner Mitarbeiter und fördert es kreativ und sinnvoll.Seine Schwäche ist ...... dass er viele Projekte gleichzeitig reali-siert haben will. Das kann schon mal zu Verzögerungen oder Prioritätenänderun-gen führen. Durch die Vielzahl ist es für ihn schwierig, den Überblick zu bewahren und das ärgert ihn ab und zu schon sehr.
dietrich turck, 51,seit Januar 2000 GeschäftsführerESCHA Bauelemente GmbH in Halver
„Wir im Einkauf halten viele Bälle gleichzeitig in der Luft:
Die eine Bestellung ist noch nicht abgeschlossen, da werden schon die Infos für die nächste eingeholt. Ich kann es mir nicht leisten, den Überblick zu verlieren.
Deshalb nutze ich unseren Organisationshefter.
Mit Hilfe der verschiedenen Fächer kann ich die einzelnen Stepps von der Anfrage über das Angebot bis hin zur Bestellung klar und über-sichtlich beschriften und abheften.“
Jolanta Warzecha, Assistentin der Einkaufsleitung bei DURABLE, behält mit den Organisationsheftern immer die Übersicht.
Profi tieren Sie vom Experten. Wie Sie in Ihrem Unter-nehmen die Übersicht behalten, erfahren Sie unter www.durable.de
Weniger Stunden – geht das? Mit Kreativität und Offenheit finden sich Lösungen, von denen alle profitieren
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Titelthema
Warum suchst du dir keinen Job in der Nähe? Unzählige Male musste sich Monica Rein-feld schon diese Frage anhören. Denn die 34- jährige Assistentin sitzt jeden Tag 70 Kilometer im Auto, um zwischen Arbeitgeber
Ergo und ihrem Zuhause zu pendeln. Trotzdem ist sie dem Versi-cherungskonzern seit über zwölf Jahren treu. Ihre Antwort zeigt, dass es weitaus gewichtigere Argumente für eine Stelle gibt als kurze Wege: „Ich habe einen super Chef und einen Arbeitgeber, für den familienfreundliche Arbeitsbedingungen selbstverständlich sind. Dafür nehme ich gerne die aufwändigen Fahrten in Kauf.“Seit drei Jahren konzentriert sich die Sekretärin bis 14 Uhr voll auf den Job. Die Zeit danach gehört ihrer kleinen Tochter Giulia (siehe Interview rechts). Damit zählt sie zu den über 9,3 Millionen Frauen in Deutschland, die in Teilzeit arbeiten. Mehr als die Hälfte von ihnen wählen diesen Weg, um Job und Familie zu vereinbaren. Auch Marit Zenk, Deutschlands 1. Secre-tary Coach®, weiß aus ihrer Beratungspraxis, dass Teilzeit gerade für Wiedereinsteigerinnen „sehr attraktiv“ sei. Ihre Erfahrung: „Vorgesetzte, die sich ohnehin recht selbstständig organisieren, sind meist offen für den Wunsch ihrer Office Managerin nach
Arbeitszeitreduzierung.“ Ein beliebtes Modell ist auch das Jobsharing, wie es Stefanie Hönig-Sarda bei der Wirtschaftsprüfungsgesell-schaft PWC in Darmstadt praktiziert (siehe Interview Seite 15). Die erste Wochen-hälfte managt die 37-Jährige
den Alltag ihrer beiden Chefs, die zweite Wochenhälfte sitzt ihre Kollegin, ebenfalls Mutter, auf dem gleichen Vorzimmerstuhl. „Bei einem Doppelsekretariat erkennen Vorgesetzte ihren Vor-teil: Sie haben jederzeit Zugriff auf eine Assistenz“, erklärt Marit Zenk. Doppelsekretariate und auch Assistentinnen-Pools sind wieder im Kommen. „Bei beiden Modellen wird oft in Schichten bzw. zeitversetzt gearbeitet. Dann sind die Chefs leichter von Teilzeitmodellen zu überzeugen, weil für sie dennoch von morgens bis abends gesorgt ist“, sagt der Coach. Eine weitere Möglichkeit, flexiblere Arbeitszeiten zu erreichen, ist die Selbstständigkeit. Manche übernehmen Urlaubsvertretungen, andere eröffnen reine Schreibbüros oder bieten einen Telefonservice, meist für Kleinun-ternehmer. Die Expertin warnt, dass die Rechnung häufig nicht aufgeht, wenn man sich dadurch mehr Aufmerksamkeit für das Familienleben verspricht. „Ein Büroservice auf Selbstständigen-basis bedeutet meist weniger Freizeit und mehr Verantwortung!
Ihr Jobmodell: im Rahmen der Elternzeit 25 Stunden/Woche von Montag bis Donnerstag
Ihre Tochter ist jetzt viereinhalb Jahre alt. Wann sind Sie wieder in den Beruf eingestiegen?Die ersten Monate nach der Geburt habe ich mich nur um sie gekümmert. Aber nach einem Jahr hatte ich genug davon, mit anderen Muttis über Windeln zu sprechen. Ich wollte wieder in die Jobwelt! Vorher war ich acht Jahre bei Ergo tätig gewesen, und mir fehlte die Bestätigung aus dem Berufs-leben. Auch mein Chef wollte mich unbedingt zurück, und so arbeite ich seit 2008 mit 80 Prozent auf der alten Stelle.Wie glücklich sind Sie mit der Lösung?Sehr! Meiner Tochter geht es gut in der Kita, ich kann bis 14 Uhr konzentriert arbeiten – und nachmittags bleibt trotzdem
Erfolgreich reduzieren Teilzeit-Jobs sind angesagt wie nie,
gerade in typischen Frauenberufen. Doch wie flexibel lässt es sich eigent-lich in deutschen Chef-Vorzimmern arbeiten? tempra365 hat nachgehakt
Text: Sibylle Royal
genug gemeinsame Zeit für den Spielplatz. Das Gute ist: Bei Ergo kann man die Elternzeit auf bis zu sechs Jahre ausdehnen. Ich dürfte etwa zur Einschulung von Giulia erneut eine Zeit lang zuhause bleiben, könnte das Modell zweimal verändern. Das zu wissen, gibt einem Sicher-heit.Was sind die Herausforderun-gen bei Ihrem Teilzeitmodell?Der Arbeitstag ist durchgetak-tet. Das kurze Schwätzchen in der Kaffeeküche gibt es nicht mehr. Und man muss sich häu-figer absprechen: Etwa mit der Kollegin, die nachmittags meine Telefonate annimmt. Mein Chef bekommt für die Stunden ohne mich eine Mappe mit genau-en Angaben, welche Termine anstehen und wo die erforderli-chen Unterlagen dazu liegen.Ganz schön viel Organisation!Ja, aber es funktioniert. Ich habe auch einen super Chef. Er gibt mir die Freiheit, meine Zeiten selbst zu gestalten, weil er weiß, dass er sich auf mich verlassen kann. Auch wenn es mühsam ist, täglich 35 Kilometer pro Strecke zur Arbeit zu pendeln: Für diese Firma mache ich das gerne. Weil Ergo familienbewusst ist und der Ge-danke von Geben und Nehmen herrscht.
52,1 % der weiblichen
Beschäftigten arbeiten in Teilzeit (1991: 30,7 %)
„Der ArbeItstAg IstDurchgetAktet“
Monica reinfeld, 34, Sekretärin eines Bereichs-leiters bei ITERGO in Düsseldorf, dem IT-Dienst-leister der ERGO Versicherungsgruppe AG
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14 tempra365 Juli & August 2012
„Ich wollte enDlIch eIn buch schreIben“
Jobmodell: 30 Wochenstunden in Gleitzeit, Freitag frei
broschüren & berAtung „teilzeit – alles, was recht ist“ vom Bundesministerium für Arbeit und
Soziales. Kostenlos über www.bmas.de. „teilzeit-netto-rechner 2012“ vom Bundesministerium für Arbeit und
Soziales: zur Orientierung, wie hoch das künftige Einkommen ausfallen wird, wenn man Arbeitszeit reduzieren möchte: www.bmas.de/DE/Themen/ Arbeitsrecht/Teilzeit-Netto-Rechner/teilzeit-netto-rechner.html.
Für Fragen: Kostenloses Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales: Mo bis Do von 8.00-20.00 Uhr unter 01805-67 67 14.
Der Verwaltungsaufwand ist hoch, die Einkünfte unregelmäßig und obendrein muss man sich selbst für den Krankheitsfall und eine Berufsunfähigkeit absichern.“ Der Wunsch nach mehr Zeit für die Familie – immer häufiger wird der in Zukunft auch über Generationen hinweg gelten: Die Zahl der Pflegebedürftigen steigt! „Seit Jahresbeginn gibt es des-halb die Option, Familienpflegezeit für bis zu zwei Jahre zu nehmen“, sagt die Kölner Rechtsanwältin Bettina Gerber-Trojan (siehe Seite 15). Je höher die Assistentin angesiedelt ist, desto schwerer sei der Wunsch nach Teilzeit allerdings zu realisieren, hat Coach Marit Zenk festgestellt: „Der Beruf einer Sekretärin hat eben einen starken Dienstleistungscharakter.“ Dabei bringen flexible Arbeitszeiten auch für die Firmen selbst Vorteile: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital!“ sagt etwa Dr. Ulf Main-zer, Personalvorstand der Ergo Versicherungsgrup-pe. Um qualifizierte Kräfte zu gewinnen und langfristig zu binden, ermöglicht Ergo zum Beispiel eine betriebliche Elternzeit von bis zu sechs Jahren oder die Umwandlung von Weihnachts- und Urlaubsgeld in Freizeit. Auch Marius Möller, Personalvorstand der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC erklärt: „In einem Beratungsunternehmen wie PwC kommt es vor allem auf die Mitarbeiter an. Deshalb haben wir die Arbeitszeit und den Ar-beitsort weitgehend flexibilisiert und bieten individuelle Teilzeitre-gelungen.“ Die in Mainz ansässige Aareon AG wurde im Mai als Deutschlands familienfreundlichstes Unternehmen ausgezeichnet. Durch verschiedene Teilzeitmodelle, Eltern-Kind-Büros, Kin-dertagesstättenplätze, Ferienprogramme und auch einen externen Familienservice-Dienstleister unterstützt das Unternehmen seine Beschäftigten schon seit Jahren bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. „Dadurch stärken wir die Bindung der Mitarbeiter an Aareon und erhöhen deren Motivation“, so Dr. Manfred Alflen, Vorstandsvorsitzender der Aareon AG. Coach Marit Zenk stellte obendrein fest, dass eine Aufhebung fester Arbeitszeiten auch ei-
ner Betriebsblindheit entgegen wirkt: „Die Assistentinnen müssen sich viel mehr abstimmen, das bringt frische Sichtweisen.“ Beste Argumente, um den Chef zu überzeugen! Erster Ansprechpartner beim Wunsch nach einem veränderten Arbeitszeitmodell ist die Personalabteilung: Welche betrieblichen Vereinbarungen gibt es neben den gesetzlichen? Marit Zenk: „Im
zweiten Schritt sollte man seine Wünsche mit dem Vorgesetzten besprechen – und dabei den Nutzen für die Firma formulieren.“ Wer eine längere Abwesen-heit plant (z.B. Elternzeit, Sabbatical), sollte Kontakt halten. Zenk rät: „Versuchen Sie, an Weiterbildungs-maßnahmen der Firma teilzunehmen. So zeigen Sie Interesse und erleichtern sich den Wiedereinstieg.“ Manchmal birgt ein neues Jobmodell überraschende Nebenwirkungen: Die 56-jährige Petra Körver redu-zierte vor vier Jahren ihre Vollzeitstelle auf 30 Wo-chenstunden, weil sie mehr Zeit für sich haben woll-te (siehe Interview unten). Das erste selbst verfasste
Buch ist jetzt gedruckt. Doch Neuland betrat die Dortmunderin auch im Job. Für das veränderte Arbeitszeitmodell musste sie die Abteilung wechseln: „Ich fand das großartig! Weil ich ohne das Risiko eines Firmenwechsels nochmals eine neue Herausforderung annehmen konnte!“
Es störte Sie auch nicht, dass Sie für das neue Jobmodell in eine andere Abteilung wechseln mussten?Nein, im Gegenteil: Ich empfand es als große Chance, nochmals eine neue Herausforderung annehmen zu können – ohne gleich die Firma wechseln zu müssen. Denn das hätte ja auch die Unsicherheit einer Probezeit mit sich gebracht.Sie sind heute rundum zufrieden?Ja! Mein erstes Buch* ist gerade erschienen! Der freie Freitag ist wie ein Festtag für mich und schenkt auch neue Kraft für den Job. Au-ßerdem habe ich mehr Zeit, mein Enkelkind aufwachsen zu sehen.
*„Purpurroter Cousinot: Eine außergewöhnli-che Lebensgeschichte“, Kindle Edition
immer ein Buch schreiben, aber mir fehlte die Zeit. Als unsere Tochter 2008 ihr Studium abschloss, fiel eine finanzielle Belastung weg. Ich wusste, ich würde auch mit weni-ger Gehalt klarkommen. So einfach war das?Na ja, ich war schon gespannt, was mein Chef sagen würde. Aber bei Aareon möchte man das Know-how guter Mitarbeiter halten. Hier gibt es zum Beispiel ein Spielzim-mer für Kinder, wenn die Betreuung mal kurzfristig zusammenbricht.Und was sagte nun Ihr Chef?Er brauchte eine Vollzeit-Kraft. Aber die Personalabteilung bot mir in einer anderen Abteilung meine heutige 30-Stunden-Stelle an.
Titelthema
Über 9,3 Millionen Frauen
in Deutschland sind teilzeitbe-
schäftigt (Männer: 3,2 Millionen)
Warum haben Sie reduziert?Das Buch „Jetzt oder nie!“ von Karol A. Jackowski hat mich dazu angeregt, über meine Sehnsüchte nachzudenken. Ich wollte schon
Petra körver, 56, Assistentin des Bereichsleiters Entwicklung und support bei der Aa-reon Wodis gmbH in Dortmund
–Flexible Arbeitszeiten – erzählen Sie von Ihren Erfahrungen: www.facebook.com/bsb.office
„JobshArIng bIetet PerFekte bAlAnce“
Jobmodell: 2,5 Tage/Woche im Jobsharing mit einer Kollegin
Sie teilen sich die Stelle mit einer Kollegin. Das funktioniert?Reibungslos! Wir sind beide gut organisiert, teamorientiert und haben einen ähnlichen Ordnungs-sinn – wichtige Voraussetzungen für ein Jobsharing-Modell. Montag und Dienstag bin ich in Vollzeit bei PwC, Mittwoch machen meine Kollegin und ich zur Mittagszeit die Übergabe, und den Rest der Woche bin ich Vollzeit-Mutti.Wer betreut Ihre zwei Kinder nach der Schule?Meine Mutter holt sie an meinen langen Arbeitstagen ab. Nach der Elternzeit war ich zunächst mit einer halben Stelle, verteilt auf fünf Tage, wieder eingestiegen. Dann ging mein Mann beruflich für ein halbes Jahr nach Brasilien – und die ganze Familie konnte mit: PwC
ArbeItszeItMoDelle: DAs sInD Ihre rechte!
Die Rechtsanwältin bettina gerber-trojan aus Köln hält Seminare zum Thema Eltern- bzw. Teilzeit und berät per-sönlich wie telefonisch (Infos: www.elternzeit-elterngeld.de; www.koelner-anwaltskanzlei.de). Für tempra365 erläutert sie die wichtigsten Fakten:
reDuzIerung. Mit dem Teilzeitbefristungsgesetz von 2001 hat jeder das Recht bekommen, die Arbeitsstunden zu verringern – egal aus wel-chem Grund. Voraussetzung ist allerdings, dass man mindes-tens seit sechs Monaten in der Firma angestellt ist und diese mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt – Auszubildende nicht mitgezählt.FrIsten. Spätestens drei Monate vor Beginn der reduzierten Arbeitszeit muss man einen schriftlichen Antrag beim Arbeitgeber eingereicht haben. Innerhalb von vier Wochen muss die Firma darauf reagieren. Tut sie es nicht, gilt das rechtlich als Einverständ-nis. Falls betriebliche Gründe dagegen sprechen, kann die Firma auch Nein sagen, also etwa wenn die betrieblichen Abläufe mit einer Teilzeittätig-keit nicht zu vereinbaren sind. elternzeIt. Wer nach der Geburt von Kindern weniger arbeiten möchte, sollte dies bereits innerhalb der Elternzeit tun – auch wenn man länger-fristig reduzieren möchte! Denn in dieser Phase ist es rechtlich sehr viel schwieriger für den Arbeitgeber, den Antrag abzulehnen, und es gilt zudem ein Sonderkündigungsrecht. Erlaubt sind übrigens bis zu 30 Wochenstunden während der Elternzeit. Damit der Arbeit-geber planen kann, sollte man den Wunsch am besten gleich mit der Elternzeit anmelden. Falls Sie das nicht geschafft haben: Laut Gesetz hat man bis spätestens sieben Wochen vor Beginn der Teilzeittätigkeit dafür Zeit.
VorbereItung. Es ist ratsam, sich vorher gut zu überlegen, wer einen Teil der früheren Aufgaben übernehmen könnte. Man sollte auch anmelden, wie man seine Stunden verteilen möchte.Ablehnung. Falls tatsäch-lich dringende betriebliche Gründe dagegen sprechen, darf der Arbeitgeber den An-trag ablehnen. Zum Beispiel, wenn mehrere Kolleginnen nur vormittags arbeiten möchten. Dann bleibt nur der Weg vors Arbeitsgericht – mit offenem Ausgang.AuFstocken. Wer inner-halb der Elternzeit reduziert hatte, bei dem lebt der alte Vollzeitvertrag nach Ende der Elternzeit automatisch wieder auf. Ansonsten ist es nicht so einfach, wieder mehr Stunden zu bekommen. Zumal selten Stellen mit 70 oder 80 Pro-zent ausgeschrieben werden. Und es besteht kein Recht auf Rückkehr in die Vollzeit! Es gibt nur den Anspruch, dass der Arbeitgeber einen bei Stellenausschreibungen gegenüber Externen bevor-zugen muss. Aber auch nur, solange die Qualifikationen identisch sind. Es ist deshalb ratsam, eine Arbeitszeitre-duzierung von vornherein zeitlich zu befristen und den Vertrag mit anwaltlichem Rat auszuhandeln.PFlege. Seit dem 1.1.2012 kann man seine Arbeitszeit für bis zu zwei Jahre auf bis zu 15 Wochenstunden reduzie-ren, wenn ein naher Angehöri-ger nachgewiesen Unterstüt-zung braucht. Das Gehalt läuft dann beispielsweise halbiert weiter, bis das Gehaltskonto nach anschließender Vollzeit bei ebenfalls halbiertem Gehalt wieder ausgeglichen ist. Ein Anrecht auf diese Regelung hat man nicht. Der Arbeitgeber sollte es laut Gesetz jedoch ermöglichen.
ermöglichte mir ein sechsmonati-ges Sabbatical!Warum sind Sie danach auf Job-sharing umgestiegen?Die Personalabteilung kam auf die Idee, weil zum Zeitpunkt unserer Rückkehr aus Brasilien auch die Elternzeit meiner Kollegin endete. Diese Lösung bietet die perfekte Balance: Die erste Wochenhälfte tauche ich voll ins Jobleben ein, die zweite Hälfte gehört der Familie. Es bleibt nichts liegen in der Firma, deshalb bin ich gedanklich ab Mitt-woch Nachmittag komplett raus. Ein Modell zum Weiterempfehlen?Auf jeden Fall! Unsere Vorgesetz-ten wissen, dass sie jederzeit eine Assistenz zur Seite haben. Und ich habe jetzt auch mal ein paar Stun-den vormittags zu Hause nur für mich. Die Rennerei beim Arbeiten an fünf halben Tagen fand ich viel stressiger. Aber das Wichtigste ist: Mein Know-how bleibt nicht auf der Strecke, weil mir ein Weg geboten wurde, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen.
stefanie hönig-sarda, 37, Assistentin zweier Chefs bei der Wirt-schaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC in Frankfurt
–Flexible Arbeitszeiten – erzählen Sie von Ihren Erfahrungen: www.facebook.com/bsb.office
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16 tempra365 Juli & August 2012
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tempra365: Welche Gründungsidee steckt hinter der bSb-Akademie?Andrea van Harten: Insbesondere unsere erste Vorsitzende Monika Gunkel hatte schon lange den Wunsch, das enorme Potenzial an Wissen, das durch Mitglie-der und Partner im bSb steckt, optimal zu nutzen. Wir haben ja eine Reihe von hervorragenden Trainern, Beratern und Mentorinnen in den eigenen Reihen. Eini-ge bilden unseren Referenten-Pool.Braucht der Verband zusätzlich zu seinem großen Weiterbildungsangebot noch eine bSb-Akademie?Oh ja! Denn die Akademie ist anders mo-tiviert und aufgestellt als unsere Institute. Diese bieten zertifizierte Aus- und Weiter-bildungen – wir decken den ein- und zwei-tägigen Seminarbereich in Form von in-tensiven Workshops ab und verstehen uns auch als Brücke: Für die Assistentin, die genau spürt, dass es eine Lücke zwischen dem Anforderungsprofil ihres Vorgesetz-ten und ihrer Leistung gibt, die kurzfristig geschlossen werden muss, damit sie weiter motiviert ihren Arbeitsalltag bewältigt.
Was genau bietet die bSb-Akademie inhaltlich?Nicht nur reines Fachwissen wie Pro-jekt- oder Veranstaltungsmanagement. Der Schwerpunkt liegt sogar etwas stärker auf den „Soft Skills“, also auf den Themen rund um Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung. Je höher eine Assistentin im Management tätig ist, desto schärfer sollte ihr Profil sein. Das heißt, sie muss sich gut verkaufen können. Die Akademie soll ein weiterer Baustein auf dem Weg sein, die Karrierechancen der Assistentin zu erhöhen und ihre Reputation im Markt zu stärken. Dabei haben wir den großen Vorteil der Flexibilität: Wir können kurzfristig agieren und so auf Trends und aktuelle Bedürfnisse der Ziel-gruppe reagieren. Das Seminarprogramm, mit dem wir starten, entstand auf Basis einer Umfrage unter bSb-Mitgliedern. Sie hat uns zum Beispiel gezeigt, dass das Thema Konfliktmanagement sehr gut ankommt und viele sich auch Seminare aus dem Bereich Arbeitsrecht wünschen.
An welche Zielgruppe richtet sich die Akademie konkret? Jede engagierte Assistentin profitiert davon. Wir denken besonders an die, die aus der Teamassistenz heraus in die zweite Führungsebene und von dort sogar in die erste aufsteigen will. Tragen die Teilnehmerinnen die Seminar-gebühren selbst?Es wäre natürlich wünschenswert, dass
sich die Arbeitgeber zumin-dest an den Kosten beteili-gen oder – noch viel besser – sie als wertvolle Investition in ihre Mitarbeiterin sehen und ganz übernehmen. Unser Ziel ist es, von den
Unternehmen als etablierte und renom-mierte Einrichtung zur permanenten Weiterqualifizierung ihrer Assisteninnen anerkannt zu werden. Für diese sollte es wiederum selbstverständlich sein, diese Weiterbildungstage nicht als Bonbon, son-dern als notwendige Regelveranstaltung buchen zu können.Nähere Infos & Beratung beim bSb: www.bSb-office.de
Coaching
Leiterin der AkademieAndrea van Harten: „Kom-petenz und Persönlicheit als Karriereaktivator“ Die Personalberaterin setzt auf langjährige Erfahrung als Vorstandssekretärin und ihre Ausbildung zum European Business Coach. Sie ist Expertin für die Entwicklung individueller Erfolgsstrategien. www.avh-consulting.de
Marc-Oliver Schlichtmann: „Aus der Praxis für die Praxis“ Der Hamburger arbeitet nicht nur als zertifizierter Trainer und Teamentwickler, sondern seit fast 15 Jahren als Managementassistent. Er vermittelt Strategien für den Umgang mit ständig neuen Anforderungen an den Beruf. www.talentmanufaktur.com
Sebastian Stockebrand: „Neue Aufgaben und Projekte meistern“ Aus langjähriger Erfahrung als Projektmanager und Führungskraft kennt der Berater und European Busi-ness Coach alle Herausfor-derungen der Projekt-arbeit. Sie ist Thema seiner Seminare. www.stockebrand-bc.de
Rosemarie Rehbein:„Lassen Sie uns gemein-sam etwas bewegen“Die Freude am „Traumjob Assistentin“ wiederentde-cken – dazu möchte die Trainerin ihren Seminar-teilnehmern verhelfen. Mehr Effizienz und bessere Kommunikation sind zwei Mittel dazu. www.rehbein-coaching.de
Ins Gespräch vertieft: Andrea van Harten (rechts) und Nicole Ehlert
Ab September bietet die neue bSb-Akademie karrierebewussten und engagierten Assistentinnen Seminare am Puls der Zeit. tempra365 sprach mit Andrea van Harten, die als bSb-Vorstandsmitglied das Projekt leitet
Noch mehr Weiterbildung
„WiR HeLfeN
PROfiLe zu
ScHäRfeN“
eRfAHRuNg & KNOW-HOW: DieSe RefeReNteN MAcHeN Sie fit
Interview: Nicole Ehlert
Doris Strozny: „gemeinsam ihren erfolg beflügeln“ Sicher durch Krisen und Konflikte führen – das ist ihre Hauptkompetenz. Die ausge-bildete Mediatorin, Coach und psychotherapeutische Heil-praktikerin hilft, Potenziale zu fördern und neue Lösungen zu erarbeiten.www.doris-strozny.de
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Text: Merle Knudsen
Vom Lehrerzimmer ins Büro
Gelungener Quereinstieg: Der
Job als Lehrerin gefiel Susanne
Brunner nicht. Sie entschied sich für
einen Neustart und wurde von dem
Personaldienstleis-ter „Secretary Plus“ erfolgreich vermit-telt. Ihre Geschichte - und Profi-Tipps,
damit es auch bei Ihnen klappt!
Susanne Brunner, 30, arbeitet seit Juli 2011 bei der Gimv in München
„Termine planen, Reisen buchen und allgemeine Büro-verwaltung – das ist nur ein Teil der Aufgaben in meinem jetzigen Job bei Gimv. Seit Juli 2011 bin ich bei dem belgischen Investor als Management Assistant angestellt und neben den klassischen Sekretariatsaufgaben für das Erfassen eingehender Businesspläne in unserem System zuständig. Das ist sehr spannend, da ich neue Firmen immer aus erster Hand kennenlerne. Knappe vier Monate habe ich mir Zeit gelassen, um eine Firma zu finden, bei der alles stimmt. Am Ende kam es zu einem regelrechten Kopf-an-Kopf-Rennen zwischen Gimv und einem Consulting-Unternehmen. Schließlich bin ich nach meinem Bauchgefühl gegangen und kann heute sagen: Es war die richtige Entscheidung! Von Anfang an habe ich mit der Hilfe von Personalvermittlun-gen gesucht, mit Secretary Plus hat es schließlich geklappt. Mein damaliger Job in einem kleinen Softwareunternehmen hat mich nicht mehr erfüllt, da es kaum Entwicklungsmög-lichkeiten gab. Zum Berufsstart war das Unternehmen für mich als Quereinsteiger dennoch ideal, denn dort wurde mir ein umfassender Einblick in alle Unternehmensprozesse vermittelt. Eigentlich komme ich nämlich aus einem ganz anderen Berufsfeld: Nach dem Studium der Fächer Musik und Italienisch auf Lehramt absolvierte ich ein zweijähriges Referendariat am Gymnasium. Doch mir wurde schnell klar, dass das nicht mein Traumjob ist. Ich hatte das Gefühl, dass in dem Beruf Leistung nicht honoriert wird. Bei Gimv ist das zum Glück anders. Ich bin sehr froh, ein Teil dieses fantastischen Teams zu sein.“
Der erste Schritt ist getan. Die Bewerbung ist auf Interesse gesto-ßen und Sie sind Ihrem Traumjob ein ganzes Stück näher. Harriet Aans, Geschäftsführerin von „Secretary Plus“, gibt Tipps, wie Sie die nächste Hürde erfolgreich meistern: das VORstElluNgs-gEsPRÄCH.Eine optimale Vorbereitung ist das A & O. Dazu gehört, sich die Homepage der Firma anzuse-hen, um viele Details über den möglichen zukünftigen Arbeitgeber zu erfahren – zum Beispiel das Gründungsjahr und die Anzahl der Mitarbeiter. Recherchieren Sie außerdem im Internet nach aktuellen Pressemitteilungen des Unternehmens. Neben der fachlichen Vorbereitung muss natürlich auch der Anfahrts-weg gut geplant sein. Denn zu spät zu kommen, ist ein absolutes No-Go.Behalten Sie die Ruhe und bleiben Sie authentisch. Nur so kommen Sie im Gespräch souverän rüber. Hilfreich ist, Kleidung zu tragen, in der man sich wohlfühlt. Optimal sind eine klassische Stoffhose und Bluse. Je nach Branche kann auch ein Anzug angemessen sein. Achten Sie im Gespräch auf Ihre Körperhaltung. Wer es sich zu be-quem macht, hinterlässt bei seinem Gegenüber keinen guten Eindruck.Klingelt das Handy plötzlich, muss man nicht in Panik geraten. Den Anruf aber auf keinen Fall anneh-men, sondern wegdrücken.Ein bis zwei Fragen zwischendurch zeigen Interesse. Mehr sollten es aber nicht sein. Wer im Gespräch ständig dazwischenredet und seinen Gesprächspartner nicht ausreden lässt, sammelt keine Pluspunkte.Bleiben Sie bei unangenehmen Lü-cken im Lebenslauf bei der Wahr-heit. Ansonsten geraten Sie schnell in Erklärungsnot und bringen sich selbst aus der Ruhe.Wird das weitere Verfahren nicht erklärt, ist Nachfragen erlaubt. Der Bewerber zeigt Interesse am Job und das kommt bei den Personal-chefs gut an.
18 tempra365 Juli & August 2012
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tempra365: Sind Launen wirklich ansteckend?Dr. Sven Sebastian: Ja, im Team verbrei-ten sie sich wie ein Lauffeuer. Dafür gibt es sogar eine wissenschaftliche Erklä-rung: Schuld sind die Spiegelneuronen in uns. Sie ermöglichen, Handlungen und Stimmungen anderer wahrzunehmen und nachzuempfinden – eine grundlegende Voraussetzung für das Zusammenleben, im guten wie im schlechten Sinne. Von negativen Gefühlen lassen wir uns leider besonders leicht anstecken.Warum? Zum einen, weil sie wie ein Alarmsignal auf uns wirken. Ein anderer hat Angst – also kann auch für mich Gefahr drohen. Abgesehen von diesem evolutionären Aspekt ,erzieht‘ uns auch die Gesellschaft zu einer Fokussierung aufs Negative, Feh-lerhafte. Nach dem Motto: Wer Fehler vermeidet, hat im Büro-Überlebenskampf die Nase vorn.Mit welcher Art von mieser Stimmung können sich Kollegen untereinander besonders schaden?Zunächst schadet sich der schlecht Ge-launte selbst. Denn die entsprechenden Gefühle lösen organische Prozesse aus: Man fühlt sich unwohl, geradezu krank. Parallel werden im Gehirn die positi-ven Botenstoffe blockiert. Unter diesem Einfluss nehmen Leistungsfähigkeit und Kreativität ab. Das Gehirn beginnt, nach Gründen für die schlechte Laune zu suchen und kommt leicht zu dem Schluss, der Job sei schuld oder gar ein Kollege. Dann kann es passieren, dass der Betrof-
fene sich persönlich gegen Teamkollegen richtet und ihnen direkt die Stimmung vermiest.Sollte man den Kollegen oder die Kolle-gin auf ihre schlechte Laune ansprechen? Grundsätzlich rate ich, sich so wenig wie möglich mit der schlechten Laune anderer zu befassen. So vermeidet man, mit in den Sog zu geraten. Nur wenn ein freundschaftliches Verhältnis auf glei-cher beruflicher Ebene besteht, kann es sinnvoll sein, die schlechte Stimmung zu thematisieren. Dann eine ruhige Minute unter vier Augen wählen und geschickt formulieren, das heißt: Nicht anklagend fragen, etwa „Hast du heute schlechte Laune?“, sondern lieber: „Ich merke, du bist nicht gut drauf – willst du darüber re-den?“ In anderen Fällen ist innere Distanz der bessere Weg. Schützen kann man sich letztlich nur durch seine eigene Einstel-lung (siehe Tipps rechts).
Dr. Sven Sebastian nimmt regelmäßig in tempra365 zu einem speziellen Thema aus dem Büroalltag Stellung. Dieses Mal erklärt er, wie man sich vor der schlechten Laune anderer schützen kann
Bloß nicht provozieren lassen!
Dr. Sven Sebastian, 45, studierte Chemie und war danach international in Wissen schaft und Phar-maindustrie tätig. Später spezialisierte er sich auf Hirnforschung und Kogni-tionswissenschaften. Seit 2009 arbeitet er als Coach
und Trainer für Neurokognitives Stress-, Leis-tungs- und Gesundheits management. Mehr Info: www.dr-sven-sebastian.de; www.proventika.de
ScHLecHte LAuNe – NA uND?! Besonders belastend ist es, wenn es sich bei demjenigen, der seine schlechte Laune an uns auslässt, um den Chef oder die Chefin handelt. So gehen Sie damit um:
Machen Sie sich klar: Ok, er oder sie hat schlechte Laune, aber es hat nichts direkt mit mir zu tun und daher auch beruflich keine Folgen (Entlas-sung!) für mich.
Bleiben Sie bei sich und Ihren Fähigkeiten, konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit!
Nutzen Sie Möglichkeiten, räumli-che Distanz zu schaffen (Botengänge, vorgezogene Mittagspause etc.).
Evtl. schaffen Sie es danach, den Chef indirekt von seiner schlechten Laune abzulenken – etwa durch einen Kaffee oder eine positive Nachricht.
Auf keinen Fall denjenigen auf seine Verfassung ansprechen. Er fühlt sich sonst ertappt und wird noch unangenehmer werden!
Er benutzt Sie im Gespräch als Blitzableiter? Versuchen Sie, nicht nervös zu werden, kommunizieren Sie positiv: „Ja, ich habe Sie verstanden, lassen Sie uns eine Lösung finden.“
Bringen Sie ihn immer wieder durch entsprechende Fragen und Feststellungen zurück auf eine rein sachliche Ebene. Fragen Sie konkret nach („Wie meinen Sie das?“), um ihn auf das Fachliche zu reduzieren.
Lassen Sie sich nicht provozieren! Dabei hilft es, das Gegenüber nicht zu direkt anzuschauen, sonst überträgt sich die negative Stimmung auf Sie („Spiegelneuronen“-Effekt!). Fühlen Sie sich wiederholt provoziert, dürfen Sie intervenieren: „Entschuldigen Sie, aber das wird mir zu persönlich.“ Das kann den anderen wachrütteln.
Nach einer direkten Konfrontation: Machen Sie sich eine Notiz darüber, wie die Begegnung verlief, was Sie geärgert hat. Das hilft erstens, die Sa-che abzuschließen, und kann zweitens in einem Personalgespräch nützlich werden. Dann tun Sie alles, um wieder in einen Normalmodus zu kommen: Muskeln entkrampfen, die Sinne mit etwas Positivem ablenken (Foto, Kaffee, Schokolade). Und machen Sie sich während der Arbeit jeden noch so kleinen Erfolg bewusst!
Vorsicht, Verbalattacke: da hilft nur Distanz – räumlich und innerlich Inteview: Nicole Ehlert
–Schlecht gelaunter Chef – was tun Sie? Schreiben Sie uns auf www.facebook.com/bsb.office
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„auf einer Wellenlänge“ fühlte. „In alle Unternehmensabläufe involviert zu sein, hat mir sehr gefallen“, erinnert sie sich. Der Job war perfekt für eine wie sie: gut ausgebildet, diszipliniert, organisiert und durchsetzungsstark – so beschreibt sie sich selbst. Und betont dabei, dass es in ihrem Beruf nicht nur aufs Fachliche, sondern auch auf Fingerspitzengefühl ankomme. „Man steht ja zwischen Chef und Mit-arbeitern, muss loyal in beide Richtun-gen sein.“ Und man müsse damit klar kommen, dass aufgrund der Nähe zum Vorgesetzen „keine Verbrüderungen mit Kollegen möglich sind“. Als Ulrike Dalldorf 40 war, zeichnete sich ab, dass sich ihr Chef bald aus der Sozi-etät zurückziehen würde. Das bedeutete für sie: Jobsuche wider Willen, denn es konnte eigentlich nur schlechter werden. Ulrike Dalldorf nahm nacheinander zwei Sekretariatsstellen in Unternehmen der Automationsindustrie an, hielt aber stets Ausschau nach einem Weg zurück in die Dienstleistungsbranche. Der öffnete sich schließlich nach fünf Jahren mit dem Stellengesuch von „Dodenhof“. „Ich war nie arbeitslos“, stellt Ulrike Dall-dorf zufrieden fest. Was nicht heißt, dass sie stets frei von Fragen und Zweifeln war: „In einer älteren bSb-Kollegin hatte ich eine Art Mentorin, die ich immer anrufen konnte“, erzählt sie. Um selbst beraten zu können, machte sie die bSb-Mentorinnen-Ausbildung und freut sich, wenn die Men-tee das gemeinsam definierte Ziel erreicht. „Dieses große Vertrauen, das sie mir entge-genbringen, empfinde ich als Geschenk.“
bsb-MENtORiNg-PROgRAMM
Von Profis lernenLassen Sie sich von erfahrenen Kolleginnen auf Ihrem Berufsweg unterstützen:
Seit Jahren vermittelt der bSb Mentorinnen -tempra365 stellt regelmäßig eine vor. Dieses Mal:
Ulrike Dalldorf, Assistentin der Geschäftsführung bei „Dodenhof“
Text: Nicole Ehlert
Fristlos gekündigt? Ulrike Dalldorf schwieg – und blieb! Ihre Strategie, die cholerischen Anfälle ihres Chefs auszusit-zen oder mit einem gefassten „können wir jetzt weitermachen?“ zu kommentieren, haben sich bewährt. „Ich bin mit unter-schiedlichen Cheftypen klar gekommen, ohne mich unterbuttern zu lassen“, erzählt die 55-Jährige. Heute, mit mehr als drei Jahrzehnten Büro-Erfahrung, findet sie: „Choleriker haben durchaus Vorteile. Sie sind schnell aufbrausend, aber man weiß immer, woran man ist.“ Sie ist trotz-dem froh, dass die Zeiten hitziger Chefs Vergangenheit sind. Beim Shoppingcenter „Dodenhof“ im niedersächsischen Post-hausen – einem Familienbetrieb in vierter Generation – herrsche „Wohlfühlatmo-sphäre“. Da würden „Werte gelebt“, sagt sie. Deshalb hat Ulrike Dalldorf auch nach zehn Jahren im Dienste der Inhaberfamilie keinerlei Wechsel-Ambitionen. Eine leidenschaftliche Job-Hopperin war sie ohnehin nie. Nach Abitur und kauf-männischer Ausbildung blieb sie ihrem ersten Arbeitsplatz bei einer Speditions-firma neun Jahre lang als Sachbearbeiterin treu. Obwohl Speditionskauffrau nicht ihr Traumjob war. „Ich habe gern dort gear-beitet, aber die Bezahlung war auf jeden Fall zu schlecht.“ Eigentlich hätte Ulrike Dalldorf lieber Be-triebswirtschaftslehre studiert, aber dieses Fach sei in den späteren 70ern total über-laufen gewesen. Als sie dann die Stellenan-zeige einer Wirtschaftsprüfungs-Sozietät in der Zeitung sah, wusste sie: Das ist das Richtige! „Die Arbeit im Sekretariat hat mich schon als Schülerin gereizt“, sagt die Bremerin. Sie bekam den Job im Vorzim-mer eines der Partner. Über den bSb erfuhr sie von der Möglichkeit, ein eineinhalbjäh-riges Fernstudium zur „Direktionsassisten-tin“ zu absolvieren – eine Fortbildung, die viel BWL enthält und sie mit wertvollem Hintergrundwissen ausstattete. Neun Jahre lang arbeitete Ulrike Dalldorf an der Seite des Wirtschaftsprüfers, mit dem sie sich
ulrike Dalldorf trat 1989 in den bSb ein, engagierte sich in verschiedenen Projekten und leitete von 2010 bis 2011 die Regional-gruppe Bremen. Das Mentoring-Programm unterstützte sie von Beginn an und ließ sich 2003 selbst ausbilden.
–Sie interessieren sich für Ulrike Dalldorf als Mentorin? In der Regel läuft die Begleitung ein halbes Jahr lang. Mentorin und Mentee tauschen sich in persönli-chen Treffen und per Telefon aus. Kosten: 450 Euro.
–Schlecht gelaunter Chef – was tun Sie? Schreiben Sie uns auf www.facebook.com/bsb.office
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Sind Ihre Sprachkennt-nisse noch up to date? tempra365 und die Würzburger Dolmet-scherschule helfen beim Auffrischen. Folge 3: Die Regeln für Daten, Nummern und Adressen
BusinessEnglish
As top-assistants have to correspond with other companies around the world it is very important to write letters as the rules require it. That is not as easy as it sounds because of the small but fine differences in writing dates, flight numbers, phone numbers etc. In the next two pages we will give you a short overview of the most important differences.
Wer das Datum oder die Uhrzeit direkt aus dem Deutschen ins Englische übersetzt, wird zwar meist verstanden. Besser kommt allerdings die perfekte Formulierung an. Und beim Telefonieren führt garan-tiert nur die korrekte Ziffernfolge zum Ziel
Special circumstances: If you are staying in the US you have to
dial 011- to dial out of the country (011 44 – to call Britain e.g.)
Furthermore, you should pay attention to how you dictate or repeat telephone numbers. In Germany it is normal to say fünf-und-vierzig for forty-five, in English speaking countries no one does this! It is important to say every single digit in-dividually except when the same number appears twice (33) or three times (333), in this case it is possible to say double three or three threes or just three-three or three-three-three.
ADDReSSeS:The writing of addresses is not the same in America as it is in Germany. The street name is mentioned after the name of the recipient. Instead of writing the street name before the house number you do it vice-versa in America. There you write the house number and after this the name of your street. In the next line comes the city, the abbreviation of the state and the zip code in one line. The postal code (British) or zip code (American) consists of five to nine numbers. e.g. Mrs. Miller 465 Hollywood Blvd. Beaver Dam, WI 53196 – 2206 United States of America
The two British ways of writing a date are both spoken the same way: “The first of January 2012.” The Americans do it differently: “January the first 2012.“ It depends on with whom you want to write, an American or a British person. Make sure you do some research before writing a business letter.
DAteS:
PHONe NuMBeRS:
Germany:
01.01.2012
01. Januar 2012
Germany:
+49-89-1234567 (Germany – Munich)
Britain:
01 January 2012
1st January 2012
Britain:
+44-207-1234567 (Britain – London)
USA
January 01, 2012
USA
+1-212-1234567 (New York Brooklyn –USA)
The area code is the number for an individual city. In our examples 089 stands for Munich and 0207 for London. Keep in mind that when your foreign guests arrive in Germany that you remind them to add a zero to the area code. The same is true the other way around, if you dial the country code (e.g. 0049) then you do not add the 0 to the area code.
Mark sollte seine neue Marketing-Strategie vorstellen. Mark schickte seine Assistentin.
Hinter jedem exzellenten Manager steht eine exzellente Assistenz. Und
hinter jeder exzellenten Assistenz stehen wir, Secretary Plus. Wir wissen,
dass ehrgeizige Manager mehr brauchen als bloß eine Assistenz. Und dass
ehrgeizige Assistenten (m/w) mehr verlangen als bloß einen Job. Wenn
Sie mehr erwarten. www.pipa-app.com www.secretary-plus.de Expect more.
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Konzeption und umsetzung: Lea Nuschler,
Matthias Feyh und Meike Grösch
Jennie Spiller, eine junge Texanerin, ist seit 2008 Dozentin an der Würzburger Dolmetscher-schule (www.dolmetscher-schule.de). Sie bringt dort den Fremd-sprachenkorrespondenten und Europa-Sekretärinnen englische Handelskorrespondenz bei, vermit-telt allgemeine Sprachgrundlagen in den Klassen für Euro-Manage-ment-Assistenten und ist Dozentin für Landeskunde USA bei den Übersetzern/Dolmetschern.
5. b), 6. 011-44-20-123456, 7. c) , 8. b), 9. both, 10. b)
WORKSHeet1. How should you correctly write the date in a British/German letter? a) day, month, year b) month, day, year c) year, month, day
2. Which of these dates could be British? a) August 12, 2012 b) 12. August 2012 c) 12 August 2012
3. Rewrite this date as an American would: day: 4, month: 2, year: 1998
4. What is the British international code? a) +34 b) +43 c) +44
5. What is the American international code? a) +110 b) +1 c) +11 6. What do you have to dial when you are in the US and you want to call to Britain? + _____- _____ - 20 - 123456
7. How do you say “Halb Eins” in English? a) half-after one b) thirty-past twelve c) half-past twelve
8. How do you say “Viertel vor Eins” in English? a) quarter past one b) quarter to one c) quarter one
9. How do you say “Zwölf Uhr” in English? a) twelve b) twelve o’clock
10. How many numbers does the American zip code consist of? a) 4-6 b) 5-9 c) 9-12 up.
–Was hat Ihnen in Wolfsburg am besten gefallen? Berichten Sie auf www.facebook.com/bsb.office
Glücklich, wer dabei war ...Schon die Location - ein Highlight! Der 3. bSb Erlebnistag fand im Werkforum / Pressezentrum und ConferencingCinema der Volkswagen AG Wolfsburg statt - mit einer Agenda der Superlative: Profi-Vorträge, Branchen-Neuheiten und ein erstklassiges Rahmenprogramm
Es geht dem bSb-Team ein biss-chen wie der deutschen Fußball-Nationalmannschaft: Beide bereiten sich monatelang unter Hochdruck auf ein Großereig-
nis vor. Und am 8. Juni ist es dann endlich soweit: Stunden bevor am Abend in Warschau das Eröffnungsspiel der „Euro 2012“ angepfiffen wird, öffnet der bSb um 08.30 Uhr im Werkfo-rum/Pressezentrum und im ConferencingCinema des Volkswagen-Werkes Wolfsburg seine Pforten. Der bSb-Vorstand und das engagierte Organisationsteam der bSb-Regionalgruppe Gifhorn begrüßen an diesem Tag 150 Teilnehmer aus der gan-zen Republik. 19 Aussteller präsentieren dem Publikum auf dem breit gefächerten Marktplatz ihre vielfältigen Dienstleistungen, Angebote und neuesten Produkte. Es wird begeistert gefachsim-pelt, diskutiert, ausprobiert und Material in Empfang genommen. Kaum zu glauben, dass direkt neben der Veranstaltung im angren-zenden Teil des Gebäudes Autos produziert werden! Die plötz-liche Öffnung der Stahltüren im Empfangsbereich ermöglicht einen schnellen Blick auf eine faszinierende Produktionsstraße und erinnert daran, auf welch’ einem hoch technisierten Gelände der 3. bSb-Erlebnistag stattfindet.In dem modernen und auf technisch höchstem Niveau aus-gestatteten ConferencingCinema eröffnet Monika Gunkel, 1. Vorsitzende des bSb, gemeinsam mit ihren geschäftsführenden
Vorstandskolleginnen Anne Hauck und Christel Volk die Fachtagung. Nach der kurzen Vorstellung der Aussteller überbringen Bärbel Weist, Bürgermeisterin der Stadt Wolfsburg, Thomas Röttgermann und sein Kollege Christian Seifert von der VfL Wolfsburg Fußball GmbH ihre Grüße an das Publikum. An-
schließend entführt Edgar Itt die Gäste in die span-nende Olympia-Welt.
In seinem leidenschaftlichen Vortrag „Olympia steckt in jedem –
über Hürden zum Erfolg“ lässt Edgar Itt, der Mental Coach der deutschen Leichtathletik-Olympiaauswahl 2012 in London, die Zuhörer an seinen Erfahrungen aus zahlrei-chen Wettbewerben teilhaben. Er motiviert die Teilnehmer, das eigene Olympia anzunehmen, die auf der Laufbahn des Lebens stehenden Hürden durch eine richtige Einstellung und engagiertes Training zu überwinden, um schließlich als Sieger ganz oben zu stehen. Als Finalist der Olym-pischen Spiele 1988 in Seoul und Gewinner der Bronze-Medaille mit der 4 x 400 Meter-Staffel weiß er, wovon er spricht. Edgar Itt lässt die Zuhörer an seiner persönlichen Entwicklung teilhaben und zeigt, wie alle Ziele zu erreichen sind, wenn man es nur will.
„Der Erlebnis-tag ist eine tolle Plattform
zum persönlichen Netzwerken. Dazu die erstklassigen Vorträge der
Referenten und eine sehr interessante Fachausstellung mit einem guten Mix an
Informationen und Neuigkeiten rund um das Office: Das alles zusammen hat den Tag zu
einem erfolg reichen Ereignis gemacht, das Impulse für neue Ideen gibt!“
Christina Brenning, Leiterin der bSb-Regionalgruppe
Hamburg
„Eine durchweg gelungene
Veranstaltung mit hervorra-genden Kontaktmöglichkeiten, inter-
essanten Gästen und spannenden Panels, alles bestens organisiert - Kompliment vom Kongresshotel Potsdam und dem Filmpark Babelsberg an das Team des bSb! Ein sehr intensiver Tag - wir sehen uns sicherlich
bald in Potsdam wieder!“ Ute Doering, Kongresshotel Potsdam & Thomas Mulack,
Filmpark Babelsberg
(von links) Ute Doering (Kongresshotel Potsdam) und Thomas Mulack (Filmpark Babelsberg)
Text: Angelika Bartschat
Hürden-Meister: Ex-Spitzensportler Edgar Itt
Marlene Merget und Brigitte Bißmann
Edgar Itt im Kreis des Vorstands:Christel Volk, Anne Hauck, Monika Gunkel
Friedrich Eisenhuth und Holger Schubert (Jakob Maul) mit Angelika Bartschat
Netzwerken wird großgeschrieben...Aussteller-marktplatz und Mittagsimbiss
Sophie Grund und Nina Becker (Just Book) im Gespräch
Reinhard Rübner präsentiert Avery Produkte
Blick in den Ausstellerraum
47tempra365 5 / 2011www.bSb-offi ce.de
Rubrik
www.bSb-offi ce.de
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bSb intern
Bitte vormerken: Diese erfolgreiche Veranstaltungsreihe setzt der bSb am 26. Oktober 2012 im MARITIM Hotel und Congress Centrum Dresden fort. Dort erwartet die Teilnehmer wieder ein spannendes Programm rund um die Bereiche Bildung, Netzwerk, Leben. Die Fachvorträge mit Sebas-tian Stockebrand und Matthias Hatzak behandeln die Themenfelder Projektmanagement und WEB 2.0. Torsten Will präsentiert sein 91-Tage-Experiment „Freude trainieren“. Den detaillierten Ablauf finden Sie auf der bSb-Webseite www.bSb-office.de.
Voller Inspiration und Motivation entlässt er das Publikum zum Netzwerken in die Mittagspause.In ihrem engagierten Vortrag „Hurra, ein Problem… – Kreative Lösungen im Team“ bietet die zweite Referentin des Tages, Carola Marx, originelle Lösungen für effiziente Teamarbeit an. Sie legt dar, wie man kritische Situationen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen mit Begeisterung annimmt und sie professionell und ein-fallsreich meistert. Sie ist überzeugt davon, dass jeder Mensch kre-ativ ist und die Fähigkeit hat, sinnvolle Lösungen zu entwickeln. Häufig würden diese gerade aus Engpässen und Schwierigkeiten heraus entstehen. Ihre Denkanstöße werden gern und interessiert vom Publikum aufgenommen.Der Nachmittag steht im Zeichen der Kommunikation: Wie gelingt wertschätzende Kommunikation? Wie kann ich durch richtige Kommunikation Menschen am besten einschätzen? Ge-nau diese Fragen klärt der Ex-Geheimagent Leo Martin in seinem mitreißenden Impulsvortrag „Geheimwaffen der Kommunikati-on – sanfte Strategien mit durchschlagender Wirkung“. Er zeigt auf, wie unterbewusst ablaufende Denk- und Handlungsmuster entlarvt werden und wie Kommunikation geschickt, fair und wert-schätzend eingesetzt werden kann. Mit spannenden Fallbeispielen und der aktiven Einbeziehung der Anwesenden zieht Leo Martin die Teilnehmer in seinen Bann. Seinem Buchtitel „Ich krieg Dich“ wird er dabei vollends gerecht. Der studierte Kriminalwissen-schaftler bildet den gelungenen Abschluss eines erlebnisreichen Veranstaltungstages.
„Neben Tagung, Referenten
und Ausstellermarkt war es auch schön, viele bekannte Gesichter
wieder zu sehen. Und die Stadtführung hat Wolfsburg von einer anderen Seite
gezeigt, als ein kurzer Spaziergang durch die Fußgängerzone vermuten lässt. Ihre Reize zeigt die Stadt erst auf
den zweiten Blick.“ Birgit Weidmann, bSb
Saarbrücken
Leo Martin mit weiblichen Fans: Karin Brinkhöfer, Leiterin RG Ruhr-gebiet (links), und die 1. bSb-Vorsitzende Monika Gunkel
Teilnehmer Erlebnistag im Conferencing Cinema
Carola Marx in ihrem ElementMitglieder im
Gespräch mit Katharina Rybkowski (QGD)
Katharina Peters mit Kolleginnen von VW
reger Besuch auch am Stand von Liane Hartstock, Gess+Partner
Christoph Stoiber (Leb-kuchen Schmidt) über-gibt ein Dankeschön an Katharina Peters (2. v. r.) und Christel Volk (rechts).
Brigitte Bißmann, Karin Brinkhöfer und Marlene Merget genießen Produkte von Lebkuchen Schmidt
Finalistinnen des Leitz Wettbe-werbs: Anita Heß und Susann Förster
Die Ausstel-ler präsen-tieren sich
Der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. (bSb) bedankt sich bei seinen Partnern und Sponsoren für die Unterstützung.
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24 tempra365 Juli & August 2012
Typgerecht kommunizierenVon welchem Emotionssystem ist Ihr Chef, Ihre Kollegin gesteuert? Wer’s weiß,kann Gespräche erfolgreicher führen, sagt Business-Coach Peter Kitzki. Seine Kommunikationsmethode stellte er auf einer Veranstaltung in Essen vor, die Karin Brinkhöfer, Leiterin der bSb-Gruppe Ruhrgebiet, organisiert hatte
Peter Kitzki ist als Business- und Management-Coach Experte für ange-wandte Vertriebsstrategien. Die von ihm entwickelte ValueMatch®-Methode kombi-niert Vertriebs-Know-how mit den neuesten Erkenntnissen der Hirnforschung.
Jeden Tag kommuniziert die Office-Mitarbeiterin mit den unterschiedlichsten Menschen. Da ist zunächst einmal die Chefin oder der Chef. Führungskräfte sind nicht immer, jedoch meistens dominant veranlagt: Wichtig sind ihnen Ergebnisse und Macht, sie wollen andere aktiv führen, selbst
an der Spitze stehen, andere hinter sich lassen. Klar ist, dass die Office-Mitarbeiterin mit einem dominanten Menschen anders kommunizieren sollte als mit dem Kollegen, für den die Beziehungen zu anderen Menschen sowie Werte wie Gebor-genheit und menschliche Wärme bedeutsam sind. Und dann ist da noch der Kollege, dem Zahlen, Daten und belegbare Fakten über alles gehen und der sehr sicherheitsorientiert agiert.
Wer unangenehme anWeisungen Weitergibt, sollte Wissen, Was den anderen motiviert Wenn die Office-Mitarbeiterin als Schaltzentrale zwischen Chef und Mitarbeitern – eine nicht immer angenehme Sandwichpo-sition – auch einmal unangenehme Anweisungen aus der Füh-rungsetage an die Kollegen kommunizieren muss, ist das Wissen von Vorteil, wie der einzelne Mensch am besten angesprochen und motiviert werden sollte. Konkretes Beispiel: Die gesamte EDV im Büro soll umgestellt werden, die Office-Mitarbeiterin begleitet den Veränderungsprozess federführend. Beim Dominanz-Typ un-ter den Mitarbeitern betont sie die Chancen, die in der Verände-rung liegen. Das hat Auswirkungen bis in die Sprache hinein: „So bleibt unser Unternehmen konkurrenzfähig, und wenn Sie sich in das System einarbeiten, hilft Ihnen das vielleicht sogar auf Ihrem Karriereweg.“ Beim sogenannten Stimulanz-Typ, der das Neue, Unbekannte und Innovative liebt, verweist sie auf die fantastischen Möglichkeiten, die durch die Veränderung gewiss entstehen.Und beim beziehungsorientierten Balance-Unterstützer-Typ betont sie, dass es doch eine tolle Gemeinschaftsaufgabe für das gesamte Team ist, das neue System einzuführen. Während sie den Zahlen-Daten-Fakten-Kollegen motiviert, indem sie ihm schwarz auf weiß die Vorteile und den Nutzen des erprobten und zuverläs-sigen EDV-Systems darlegt.
in der hirnforschung Werden vier emotionssysteme unterschiedenDie typgerechte Kommunikation basiert auf Erkenntnissen der Hirnforschung. Demnach treffen Menschen zum Beispiel Ent-scheidungen so gut wie immer emotional, nämlich zu 80 Prozent.
Diese Entscheidungen werden – so die Hirnforscher – im lim-bischen System unseres Denkapparates gefällt, und dort ist das jeweilige Emotionssystem beheimatet, das eine Person bevorzugt. So gibt es das Dominanz-, das Stimulanz-, das Balance-Unter-stützer- und das Balance-Bewahrer-Emotionssystem – natürlich nie in „Reinkultur“. Trotzdem: Meistens dominiert bei einem Menschen eines der Emotionssysteme.Welche praktischen Konsequenzen hat dies für die Office-Mitar-beiterin? Muss sie nun limbische Literatur wälzen oder Chef und Kollegen in den Magnetresonanztomographen schieben, um deren Hirnströme zu messen? Nein – aber sie sollte auf jeden Fall fest-stellen, zu welchem Typus sie selbst gehört. Dann weiß sie, wie sie auf andere wirkt und kann einordnen, warum die Menschen auf sie so und nicht anders reagieren.Hinzu kommt: Die Office-Mitarbeiterin spricht jeden Tag mit ihrer Führungskraft und ihren Kollegen. Da sollte die Einschät-zung des jeweiligen dominanten Emotionssystems mit ein wenig Hintergrundwissen und Übung möglich sein. Und dann kann sie – wie im EDV-Beispiel oben dargelegt – ihre Kommunikation typgerecht und individuell ausrichten und ihre Gesprächsführung der jeweiligen Situation und Person anpassen.
Dominanz-Typ
Stimulanz-Typ
Balance-Unterstützer-
Typ
Balance-Bewahrer-
Typ
bSb intern
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Office
Wir schauen bSb-Mitgliedern auf den Schreib-tisch! Dieses Mal schickte uns Mareike Bode aus der bSb-Bundesgeschäftsstelle in Bremen Fotos. Sie ist seit August 2011 dort angestellt und für Finanzen, Controlling und die Betreuung der Regionalgruppen zuständig
Mein Schreibtisch verrät über mich ……wenig Persönliches. Ich verstehe den Begriff „Arbeitsplatz“ wörtlich, denn zum Arbeiten benötige ich eine gewisse Menge an Platz auf dem Schreibtisch, um Com-puter, Telefon sowie Bürohilfsmittel wie Locher und Hefter griffbereit zu haben.
Beim Blick aus dem Fenster ……sehe ich in einen Innenhof und auf ein Büro- und Geschäftsgebäude. Dahinter ragen die Spitzen des Doms hervor. Das erinnert mich immer daran, wie nah unser Büro am schönen Bremer Marktplatz liegt.Wenn ich etwas an meinem Büro ver-ändern könnte ……hätte ich gerne einen Beistelltisch mit zwei Stühlen, damit ich Gesprächspart-nern einen angenehmen Platz bieten könnte. Momentan setzen sich diese an die Ecke meines Schreibtisches, was sich für alle Beteiligten nicht so gut anfühlt.
Rings um den PC herrscht Ordnung auf dem Schreib-tisch von Mareike Bode im Bremer bSb-Büro
Die wichtigsten Utensilien sind …… der PC, der Taschenrechner und Schreibutensilien. Da in der Finanzbuch-haltung die Erfassung der Geschäftsvorfäl-le ausschließlich unter Zuhilfenahme einer Software vorgenommen wird, ist der PC für mich das wichtigste Arbeitsmittel.Ordnung auf dem Schreibtisch ……ist für mich sehr wichtig. Je weniger beim Arbeiten im eigenen Blickfeld liegt, desto weniger werde ich abgelenkt. Ich lege mir auch nur die Unterlagen zu den Aufgaben auf den Tisch, die ich vorhabe an dem Tag zu erledigen.
Surfing für den bSb: Siggi Weide, Vorstandsmitglied und Leiterin des Online-Teams, hält regelmäßig für tempra365 Ausschau
im Internet - nach Seiten, die Sie garantiert nicht mehr missen wollen
Siggis Lieb-Links
lebenGenuss und Sinn als Einheit – das ist Teil der „Pomp“-Philosophie, die auch für Nachhaltigkeit steht. 1779 begannen die Vorfahren der Familie Höhl in Hoch-stadt bei Frankfurt, Wein aus Äpfeln zu keltern. Diesen genoss man in illustren Kreisen mit Sekt aus dem nahen Rhein-gau als „Herrschafts-Gespritzten“.„Apfel verführt Traube“ – ein Thema, das neu interpretiert werden wollte: 2002 komponierte Dr. Johanna Höhl ihre eigene Linie „Pomp“ – eine Mariage aus Champagner-Reinette und Rheingauer Rieslingsekt, charaktervoll und pompös. Als exquisites Geschenk verpackt, kann es auch einfach online bestellt werden. www.pomp-hoehl.de
bildungIm Institut für Kommunikation in sozialen Medien (=ikosom) arbeiten Experten für digitale Kommunikation und beschäf-tigen sich mit Themen wie Community Management, Digitales Fundraising, Government 2.0, ePartizipation und Urheberrecht. ikosom berichtet über ak-tuelle Studien und führt eigene Studien durch, es berät und begleitet Unterneh-men, Organisationen und Projekte bei der Analyse von Trends und Kommuni-kationsverhalten sowie der Entwicklung von Kommunikations- und Positionie-rungsstrategien. Es werden branchen-übergreifend Schulungen angeboten, in denen Theorie und Praxis vermittelt wird. www.ikosom.de
netzWerKAlle deutschen Theater auf einem Internetportal: Mit theaterverzeichnis.de – einem Angebot der Deutschland24.de GmbH – lassen sich Theaterbesuche bundesweit optimal planen. Die Daten-bank umfasst mehr als 2.000 Einträge aus 713 Städten und bildet die deut-sche Theaterlandschaft fast vollständig ab. Lexikon, Buchtipps, Ticketservice, Kulturnachrichten machen das aktuelle Angebot komplett. Wer gut informiert ist, kann gleich per eCard seine (Business-)Kontakte einladen oder überraschen: Bei jedem Eintrag sind die Einladungskarten hinterlegt. Und Sie können online ihre Sitzplatzkarten buchen.www.theaterverzeichnis.de
Mit Klick und Köpfchen: Siggi Weide
weiß das Internet für alle
Lebenslagen zu nutzen
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26 tempra365 Juli & August 2012
Dies & Das aus dem bSbMännliche Team-Verstärkung, neue Frau an der Spitze, Rituale der Geschlechter: Viel Spannendes haben die Regionalgruppen zu berichten
bsb-geschäftsstelle
„Geprüfter Office Ma-
nager bSb“: Julius Lürig mit Maggie
Riebe (links), Mareike Bode
(rechts)
Boys' DAy Beim bsb in Bremen Am 26. April 2012 fand in Nieder-sachsen wieder der Zukunftstag statt, der jungen Heran-wachsenden einen kleinen Einblick in geschlechteruntypi-sche Berufe bringen soll. Die Bundes-geschäftsstelle des bSb war auch in diesem Jahr wieder dabei. Unsere Geschäftsstellen-leiterin Angelika
Bartschat wurde an diesem Tag von ihrem 12-jährigen Neffen Julius Lürig begleitet. Julius bekam einen Eindruck von den vielfältigen Aufgaben und Dienstleistungen,
die in der Geschäftsstelle täglich von den vier Mitarbeiterinnen gemeistert werden. Mit großer Begeisterung probierte er die zahlreichen techni-schen Arbeitsmittel wie das Multifunktionsgerät, den Aktenvernichter und den Visitenkartenscanner aus. Mit den modernen Labelgeräten erstellte er engagiert Etiketten für den Versand der umfangreichen Post und nahm weitere Beschriftungen damit vor. Fasziniert hat er an den höhenverstell-baren Schreibtischen verschiedene Sitz- und Stehpositionen probiert und außerdem versucht, mit dem Stifttablett den Cursor über den Bildschirm zu steuern. Das Konfektionieren von Interessenten-Paketen sowie auch die Erstellung der Bildungsflyer entfachte zwar nicht seine größte Begeisterung. Hier lernte er jedoch schnell, dass es Aufgaben im Office gibt, die nicht seinen Neigungen entsprechen, aber dennoch mit der gleichen Sorgfalt erledigt werden müssen. Das Team war an dieser Stelle unnachgiebig. Die Bedienung der Telefonanlage lernte er ebenfalls schnell und setzte sein Wissen direkt für die Bestellung eines gemeinsamen Mittagessens ein.Am Ende des schnell vergangenen Tages erhielt Julius eine Auszeich-nung als „Geprüfter Office-Manager bSb“ und ein Zeugnis für seine Leistungen im bSb. Das zum Abschied überreichte Materialpaket mit verschiedenen Office-Materialien und Zeitschriften rundete einen für alle Beteiligten eindrucksvollen Tag ab. Seine strahlenden Augen spra-chen Bände. Und er hat schon angefragt, ob er im nächsten Jahr den Zukunftstag erneut im Kreis des bSb-Teams verbringen darf. Auch für uns, das Team, war der Tag lehrreich und hat viel Spaß gemacht. Wir sind sicher auch 2013 wieder mit dabei!
regionalgruPPe münchen
regionalgruPPe Köln
neu im AmtDie bSb-Regionalgruppe München hat eine neue Leiterin: Karin Ger-stacker. Die 54-Jährige ist seit 2009 Mitglied im Verband. Nach ihrer Aus-bildung zur Industriekauffrau arbeite-te sie als Sekretärin in verschiedenen Firmen, machte sich 1994 mit einem eigenen Büroservice selbstständig. Karin Gerstacker ist verheiratet und hat einen 17-jährigen Sohn.
Karin Gerstacker leitet jetzt die Münchener bSb-Gruppe
erFolgsrituAle FÜr Business-HeXenWas für ein Highlight! Die Buchautorin und Management-Beraterin Silke Foth aus Bayern besuchte unsere Regio-nalgruppe. Thema des Abends war der Titel ihres Buches: „Erfolgsrituale für Business-Hexen“. Silke Foth behauptet zu Recht: „Frauen sind klug, schön und kompetent – doch über Erfolg in Business und Beruf entscheiden Rituale.“ Wie sehr sich diese unterscheiden, machte sie uns an unterhaltsamen Beispielen klar. Allein schon in der Art, wie Männer und Frauen sich begrüßen, liegt ein himmelweiter Unterschied. Wenn Männer sich die Hand geben, kommt diese fast immer von oben – Frauen achten dagegen darauf, dass die beiden Daumen parallel zueinander liegen. Der Mann gibt zu verstehen: „Ich bin das Alpha-Tier!“ Die Frau dagegen signalisiert (unbewusst): „Wir sind gleichbe-rechtigt!“ Fazit aus diesen und weiteren Beispielen: Nicht die bösen Männer bremsen Frauen aus. Es ist schlim-mer: Berufstätige Frauen werden auf dem Altar uralter Business-Rituale geopfert und um verdiente Anerkennung oder gleiches Gehalt betrogen. Würden Frauen die Rituale durchschauen, hätten sie es einfacher, sich im Beruf zu behaupten. Sich sichtbar zu machen, erspart beispielsweise eine Menge harte Arbeit, um das gleiche Ziel zu erreichen. Silke Foth riet: „Männer wissen, dass Frauen-Feedback ehrlich ist. Also haben Sie Mut und geben Sie auch Ihrem Chef einmal ein ehrli-ches Feedback. Zum Beispiel im nächsten Mitarbeitergespräch.“ Danke an sie, die uns auf neue Gedanken im Umgang mit männlichen Kollegen und Chefs gebracht hat!(Henrike Feltges)
Symbolträchtige Begrüßung: Sabine Hoff (links) und Silke Foth
bSb intern
TEAM-WOCHENUnser Tagungs-Special im Sommer 2012
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ein ABenD FÜr sociAl meDiA-tecHnik-lADy kristin Witoss-eck BericHtet In den Büros muss man täglich mit dem Internet umgehen, um seine Aufgaben zu bearbeiten und up to date zu bleiben. Durch diese rasante Entwicklung kommt man um die Nutzung der so genannten sozialen Netzwerke wie Xing und Facebook nicht herum. Aus diesem Grund sind die Mitglieder der bSb-Regionalgruppe Chemnitz mit der Bitte auf mich als „Technik-Lady“ zugekommen, ob ich ihnen diese „Phänomene“ nicht näher bringen könnte.
Die Veranstaltung dafür fand am 18. April 2012 in unserem ständigen Tagungshotel Mercure Kongress im Herzen von Chemnitz statt. Den Einstieg in den Abend bot die bSb-Website (www.bSb-office.de), die ich vorstellte, um auf das Potenzial hinzu-weisen, das dieses Portal mit sich bringt, um uns bei der täglichen Arbeit im Office zu unterstützen. Anschließend folgte ein Überblick über die zur Zeit beliebtesten sozialen Netzwerke. Ich erläuterte daraufhin Xing und Facebook näher, um den Damen ihre Berührungsängste zu nehmen und die wichtigsten Funktionen mit den damit verbundenen Vorteilen aufzuzeigen. Zum Abschluss der Veranstaltung stellte ich die Mitglieder und die Arbeit des bSb-Online-Teams einmal näher vor, um den Ladies der RG Chemnitz zu beschreiben, wer dahinter steckt und wie die Abläufe funktionieren, damit sich der Bundesverband online präsentieren kann.
Das Feedback der zahlreichen Teilnehmerinnen nach der Veranstaltung war aus-schließlich positiv. Einige haben mir zugesichert, dass sie sich jetzt intensiver mit den Themen beschäftigen werden, da sie festgestellt haben, welchen enormen Nutzen man daraus ziehen kann. Sicherlich ist es schwierig, sich insbesondere mit den sozialen Netzwerken zu beschäftigen, wenn man Angst vor dem Ausmaß hat, das diese Nutzung annehmen kann. Jeder von Ihnen hat von den Partys gehört, zu denen Menschen aufgerufen haben - und die schließlich aufgrund der enormen Teilnehmerzahlen nur von der Polizei aufgelöst werden konnten. Doch wenn man sich gewissenhaft damit auseinandersetzt und weiß, dass jeder selbst dafür ver-antwortlich ist, welche Informationen er von sich preisgibt, bieten eben diese Netz-werke ungeahnte Möglichkeiten, um beruflich weiterzukommen oder sich einfach privat mit Freunden in der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen.
Ich möchte hiermit auch gern die Chance nutzen, allen Regionalgruppen einmal den Tipp zu geben, das Potenzial zu nutzen, welches in ihren Mitgliedern steckt. Finden Sie heraus, wer von Ihnen zu einem bestimmten Thema referieren kann, um die Mitglieder mit diesem Wissen weiterzubringen. Bedanken möchte ich mich insbesondere noch beim bSb-Vorstandsmitglied Siggi Weide für die tolle Unterstützung in Vorbereitung dieser Veranstaltung und bei Gabriele Welsch, unserer Regionalleiterin, die mir die ‚Bühne‘ für diese Veranstaltung gegeben hat.
Top-Redner Ralph Goldschmidt ist Experte für Leistung und Lebensqualität. Wie der Balanceakt gelingt, verriet er den Besuchern eines After-Work-Events, das die bSb-Regionalgruppe Berlin mit Unterstützung der Agentur „be five communications“ organisiert hatte
Karriere, Liebe, Lebensart
B uchautor, Coach und Top-Redner Ralph Goldschmidt kam am 7. Mai ins Mercure Hotel Berlin Tempelhof Air-port, um über die besten und
wichtigsten Zutaten für den individuellen Lebenscocktail zu sprechen. Goldschmidt ist Experte für Balanceakte: zwischen beruflicher Leistungsoptimierung und privater Lebensqualität, Höchstleistungen und Wohlbefin-den, Arbeitskraft und Lebens-lust. Bei seinen Auftritten gibt er erste Antwor-ten auf Fragen wie: Arbeit oder Leben, Karriere oder Familie? Wie kann man den An- und Überforderungen gerecht werden? Wie schafft man es, sich dabei den Spaß am Leben zu bewahren?Bereits 2011, beim 7. bSb-Erlebnistag in Hamburg, hatten sich der Geschäftsführer der Goldschmidt & Friends GmbH aus Köln und Siggi Weide, bSb-Vorstandsmit-glied und Leiterin des bSb-Online-Teams aus Berlin, getroffen. Schon zu dieser Zeit wurden Ideen ausgetauscht, wie es gelingen könnte, mehr Menschen für Europas größten Berufsverband für Office Professionals zu begeistern und sie zu motivieren, sich aktiver am Verbandsleben zu beteiligen und eine bSb-Mitgliedschaft abzuschließen.„Hilfst Du mir, helfe ich Dir“, ein altbe-kannter und darum nicht weniger sinn-hafter Spruch, der die beiden Netzwerker verbindet und der sie schnell einig werden ließ. Weide, die diese Lebensphilosophie beruflich und privat beherzigt, sagt: „Im
WWW-Zeitalter mag das etwas moderner klingen, meint aber dasselbe: ‚Sharing is caring‘.“Der Deal kam zustande und sah so aus: Ralph Goldschmidt betrachtet seinen Auftritt in der Hauptstadt als „Sozialtag“ für den guten Zweck. Die hochkarätige Veranstaltung wird mit Hilfe digitaler Kommunikation vermarktet, was für Goldschmidt den
zusätzlichen Vorteil hat, praktische Erfahrungen im Umgang mit den beiden Online-Communities „facebook“ und „XING“ zu sammeln (teilen und kommen-tieren!). Und noch ein Grund zur Freude: Dr. Johanna Höhl,
hessische „Äppelwoi“-Ikone und Erfin-derin des preisgekrönten „Herrschafts-Gespritzten“ namens „Pomp“ (Gewinner des „Innovation Awards“ 2010) ließ Ralph Goldschmidt ein Genuss-Paket aus eige-ner Kelterei überreichen. So konnten schließlich über 70 Gäste eine hochprozentige Mischung aus wertvollen Informationen und inspirierendem Aus-tausch erleben.Auf dem Programm stand zunächst das einstündige „Come together“, das es den Teilnehmern ermöglichen sollte erst einmal in Ruhe am Veranstaltungs-ort zu „landen“ und nach einem anspruchsvollen Arbeitstag im Büro etwas runterzukommen, bevor zu fortgeschrittener Stunde der Topact mit seinem Impulsvortrag „Shake your life - der richtige Mix aus
Karriere, Liebe und Lebensart“, die Bühne betrat. Mit freundlicher Unterstützung des Hoteldirektors, Münür
Sakaoglu, der seine Bar gern zur Ver-fügung stellte und den Begrüßungsdrink sponserte, gelang es dem engagierten und kreativen Organisationsteam schon von Beginn an, für Wohlfühlatmosphä-re zu sorgen. Das ebenfalls gut gelaunte und sehr freundliche Barkeeper-Team schüttelte und rührte ausgewählte Cock-tails aus Goldschmidts Buch „Shake your life“ und schaffte so ein passendes und stilvolles Ambiente.In ihrer Begrüßungsrede stellten die beiden Leiterinnen Ulrike Fiedler und Adrienne Manteufel gemeinsam mit dem Geschäftsführer von „be five communi-cations“, Andreas Winkler, dem Publikum den Berufsverband und die Vorteile einer bSb-Mitgliedschaft vor und berichteten detailliert über die regelmäßigen Treffen und die gemeinsamen Aktivitäten. Dabei machten sie deutlich: Wer Mitglied im bSb ist, ist Teil eines lebendigen Netz-werks und einer starken Gemeinschaft.Nach dem unterhaltsam präsentierten Im-pulsvortrag des diplomierten Volkswirtes und Sportwissenschaftlers fand im ener-giegeladenen Flair der Hotelbar noch länger ein fachlich und persönlich inspi-rierender Austausch unter den Besuchern statt. Ein toller Abend, der seinem Motto „Shake your life“ gänzlich gerecht wurde.
Ein starkes Team (von links nach rechts): Siggi Weide, Adrienne Manteufel, Ulrike Fiedler und Ralph Goldschmidt
Vortrag in der Bar: Ralph Goldschmidt beim Event der Regional-gruppe Berlin
Text: Siggi Weide / Ulrike Fiedler
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28 tempra365 Juli & August 2012
bSb intern
Herzlich willkommen!Sie sind jetzt auch dabei: Folgende sieben Unternehmen begrüßen wir als neue bSb-Partner. In einem Kurzportrait stellen sich die Neulinge vor
Staunen, entdecken und sich wohl fühlen! Das erwartet Sie im Courtyard by Marriott Bremen. Erleben Sie Tradition und Moderne auf perfekte Weise vereint und freuen Sie sich auf das außergewöhnliche Ambiente im restaurierten historischen Gebäude des Norddeutschen Lloyd von 1913. In 152 Zimmern und 3 Suiten sowie den 7 Tagungsräumen können Sie nicht nur wunderbar schlafen oder tagen, sondern auch ein Stück Bremens Geschichte entdecken.
Das Unternehmen Mercuri Urval wurde vor über 40 Jahren in Schweden gegründet.Es zählt zu den global führenden Unternehmen in der Personalberatung - mit 700 Mitarbeitern und 75 Büros, davon 6 in Deutschland, in 25 Ländern berät Mercuri Urval jährlich über 3.000 Kunden. Mercuri bietet eine umfangreiche Bandbreite an Dienstleistungen, mit denen die Kunden die Leistungsfähigkeit ihres Unterneh-mens und der Mitarbeiter verbessern können.
Sebastian Stockebrand ist mit seinem Unter-nehmen Stockebrand Business Coaching seit 2007 tätig. Das Unternehmen hilft besonders bei der Beantwortung einer wichtigen Frage: Wie können Führungskräfte, die eine neue Position antreten, einen erfolgreichen Start si-cherstellen? Onboarding – die Begleitung einer Führungskraft in der Startphase durch einen Coach - ist die Kernkompetenz von Stocke-brand Business Coaching.
Mit einer Bekanntheit von 98 Prozent und einem Sympathiewert von 76 Prozent (International Research) gehört tesa in seinem Heimatmarkt Deutschland zu den stärksten Marken. Sogar den Weg in den Duden hat der Name geschafft. Doch tesa ist mehr als der berühmte klassische Klebefilm: Als europäische Aktiengesellschaft und 100-prozentige Tochtergesellschaft der Beiersdorf AG (u. a. NIVEA, Eucerin, la prairie) sorgen wir mit über 7.000 Produkt- und Systemlösungen beispielsweise dafür, dass moderne Elektronikgeräte immer kleiner, leichter und multifunktionaler werden. tesa beschleunigt den fliegenden Rollenwechsel im Zeitungsdruck, ist für diverse Anwendungen Partner der Automobilindustrie, optimiert die Energieeffizienz von privaten Haushalten, beugt Produktpiraterie mit ausgeklügelten Sicherheits-konzepten vor oder entwickelt arzneimittelhalti-ge Pflasterprodukte für die Pharmaindustrie.
Das Courtyard by Marriott am Maschsee in Hannover ist wohl schon dank des wunder-vollen Blicks auf den See eines der schönsten Tagungshotels der Messestadt Hannover.Im Courtyard by Marriott Hannover Maschsee stehen Ihnen und Ihren Gästen 149 Zimmer und Suiten wahlweise mit Sicht auf die AWD Arena oder den Maschsee zur Verfügung. Das Restaurant „Julian’s bar and restaurant“ sorgt für das leibliche Wohl unserer Gäste.
Die BLACKSTAR Gruppe ist seit über fünf Jahren im Bereich des Chauffeur- & Limousinenservices tätig. Neben Privatper-sonen zählen intern. Unternehmen aus allen Bereichen der Industrie, Wirtschaft, Politik sowie Reiseunternehmen zu den Kunden. Angeboten werden europaweite Transfers zu allen Destinationen Ihrer Wahl, wie z.B. zwi-schen Flughafen und der City, dem Bahnhof und Hotels für Sie und Ihrer Gäste.
HSM GmbH + Co. KG, der Frickinger Herstel-ler von Aktenvernichtern, Schneidemaschinen und Ballenpressen, wurde 1971 von Hermann Schwelling als Ein-Mann-Unternehmen gegrün-det. Im Laufe der Jahre hat sich HSM Schritt für Schritt vergrößert und zu einem Unternehmen entwickelt, das weltweit agiert, sich aber nach wie vor klar zum Standort Deutschland bekennt. Die HSM Bürotechnik bietet eine große Familie verschiedener Aktenvernichter.
Besser arbeiten mit Outlook Das Microsoft-Programm bietet unzählige Möglichkei-ten, sich die Arbeit zu erleichtern. Otmar Witzgall kennt sie alle und erklärt im dritten Teil der tempra365-Serie, wie man mit dem digitalen „Knoten im Taschentuch“ seine Wiedervorlage optimal organisiert
Sie erhalten eine E-Mail, die eine Aufgabe für die nächste Woche beinhaltet. Oder: Es fällt Ihnen ein, dass Sie einen Kunden übermorgen wegen einer Terminanfrage anrufen möchten. Wie gehen Sie jetzt vor?Wenn Sie mit Aufgaben arbeiten, wandeln Sie per Drag & Drop den Kontakt oder die E-Mail in eine Aufgabe um. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihr Handy die Outlook-Aufgaben synchronisiert und Sie viel außer Haus sind.Wenn Sie vorwiegend am Computer arbeiten, dann setzen Sie den digita-len „Knoten im Taschentuch“ ein. Das bedeutet: Sie wandeln eine E-Mail oder einen Kontakt nicht in eine Aufgabe um, sondern kennzeichnen diese direkt mit einer Nachverfolgung. Dies gilt für Kontakte und E-Mails. Da eine Aufgabe diese Kennzeichnung – sprich Erinne-rungsfunktion – sowieso hat, können Sie sich alle „Aufgaben“ in Outlook 2007 und Outlook 2010 in der Aufgabenansicht un-ter Vorgangsliste anzeigen lassen. Die mit dem „Knoten im Taschentuch“ versehenen Kontakte und E-Mails werden zusammen mit Terminen und Aufgaben auch im Er-innerungsfenster angezeigt (Abbildung 1).
Wenn Sie eine E-Mail mit einer Wie-dervorlage / Nachverfolgung versehen möchten,
dann öffnen Sie mit der Tasten- kombination Strg+Umsch+G das Fenster Zur Nachverfogung kennzeichnen.
Bei Kennzeichnung wählen Sie einen Text aus oder schreiben über den markierten Text Zur Nachfolge eine aussagefähige Notiz.
Die anderen Felder füllen Sie nach Belieben aus und bestätigen mit OK (Abbildung 2)
30 tempra365 Juli & August 2012
Abbildung 2: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ (Outlook 2003)
Abbildung 1: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ im Erinnerungsfenster (Outlook 2003)
Otmar Witzgall ist Diplomsoziologe, Geschäftsführungsassistent e-commerce und Outlook-Trainer 2.0. Er schöpft aus 30-jähriger Erfahrung als Schulungs- und Seminarleiter
Sie können auch eine andere Vorgehens-weise wählen,
indem Sie mit der rechten Maus auf die Flagge in der äußerst rechten Spalte Ihres Posteingangs mit Namen Kennzeichnungsstatus klicken und
im Kontextmenü Ihre Kennzeichnung vornehmen oder das Bearbeitungs- fenster mit Erinnerung hinzufügen (Outlook 2003) oder Benutzerdefiniert (Outlook 2007 und 2010) aufrufen.
Organisation
Abbildung 3: Digitaler „Knoten im Taschentuch“ durch Schnellklicken (Outlook 2010)
Haben Sie eine Standardkennzeichnung gesetzt (Outlook 2003) oder Schnellklicken festgelegt (Outlook 2007 und Outlook 2010),
dann kennzeichnen Sie die markierte E-Mail mit einem Klick auf das Flaggensymbol.
Mit einem weiteren Klick markieren Sie die E-Mail als erledigt.
Sie legen das Standardkennzeichen bzw. das Schnellklicken über das Kontext- menü fest (Abbildung 3).
VOrteil für den digitalen „KnOten im taschentuch“1. Sie brauchen Kontakte und E-Mails nicht in Aufgaben umzuwandeln – Sie sparen Zeit.2. Sie sehen die Wiedervorlage zusammen mit Terminen und Aufgaben im Erinne-rungsfenster – Sie gewinnen Übersicht.
nachteil für den digitalen „KnOten im taschentuch“Die Wiedervorlage wird nicht in den Apps bei Handys wiedergegeben – das heißt: Wenn Sie viel unterwegs sind und Ihre Aufgaben mit Outlook synchronisieren, werden nur die Aufgaben angezeigt.
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3 Astrid Posner 14.08.12 01.11.12 14.05.12 06.11.12
4 René Borbonus 16.10.12 03.05.12 25.06.12 12.07.12
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Wie schreib' ich's richtig? Groß oder klein? Mit oder ohne Komma? Bei der Korrespondenz liegen die Tücken im Detail. Dr. Steffen Walter erläutert ab jetzt die Entwicklungstrends. Folge 1: Akademische Zusätze zum Namen
Organisation
„Bloß nicht ins Fettnäpfchen treten!“ – diesen Gedanken kennt jede Office Managerin, wenn es um die korrekten Schreibweisen von Namen und Titeln geht. Die Fragen sind:• Welche akademischen Zusätze gehören eigentlich zum Namen?• Was muss man unbedingt angeben – was ist fakultativ?• Wie formuliert man im Anschriftenfeld bzw. in der Anrede?
nOtWendige ZusätZeZum Namen gehören der Doktor und der Professor. Der Doktor-titel basiert auf einer erfolgreichen Verteidigung einer Doktor-arbeit. Der Professortitel wird verliehen, wenn eine Person einen Lehrstuhl in der Lehre und in der Forschung leitet. Darüber hinaus gibt es Doktortitel und Professorentitel, die eh-renhalber – für außergewöhnliche Leistungen – verliehen werden. Die DIN 5008 macht daraus heute im Anschriftenfeld und in der Anrede keinen Unterschied mehr.
Beispiele für Doktor unD professor im AnschriftenfelD unD in Der AnreDe
Herrn Dr. Max Muster sehr geehrter herr Dr. muster,oder Guten tag, herr Dr. muster,
Der Doktortitel steht abgekürzt vor dem Nachnamen.
Frau Prof. Dr. Sabine Muster sehr geehrte frau professorin muster,oder Guten tag, frau professorin muster,
Der Professorentitel wird als kleines Zeichen der Ehrerbietung in der Anrede ausgeschrieben. Der Doktortitel entfällt in diesen Fällen.
tipp: Diese Angaben sollten in Firmen korrekterweise in Adress-dateien hinterlegt sein.
faKultatiVe angabenDarüber hinaus gibt es weitere Angaben, die in der Adresse keine Pflicht und in der Anrede unüblich sind. Sie erfordern aber Fin-gerspitzengefühl. Gerade in Beschwerdesituationen ist es besser, die Angaben aufzuführen, die der andere uns mitgeteilt hat. Was würde passieren, wenn Sie einen Namenszusatz weglassen? Wahr-scheinlich würde der Empfänger gereizt reagieren.
Beispiele für fAkultAtive AnGABen:
herrnprof. Dr. med. max muster sehr geehrter herr professor muster,
herrnDipl.-ing. max muster Guten tag, herr muster,
frau sabine muster m. A. Guten tag, frau muster,
Letztes Beispiel ist auch als Form in der aktuellen DIN 5008 aufgeführt. Immer mehr Menschen mit einem Bachelor-Abschluss bzw. einem Master-Abschluss sind in der betrieblichen Praxis angekommen. Beobachten Sie die aktuelle Korrespondenz, ob sich diese Formen erfolgreich etablieren oder doch eher weggelassen werden. Im Zweifel entscheiden Sie sich für den Empfänger. Geben Sie im Anschriftenfeld eher mehr Zusätze an als notwendig.Bei der Anrede ändert sich nichts. Akademische Namenszusätze (außer Doktor und Professor) spielen hier keine Rolle.
ZusammenfassungAuch wenn die akademischen Zusätze in letzter Zeit durch die Unehrlichkeit einiger Personen in Misskredit gekommen sind, stellt die Verwendung dieser Formen nach wie vor ein wichtiges Element der Etikette dar. Der Doktortitel und der Professorentitel gehören zum Namen und sollten nicht weggelassen werden. Da-rüber hinaus richten Sie Ihre Schreiben vor allem am Empfänger aus: Welche Zusätze sind für ihn wichtig?
dr. steffen Walter ist Diplomlehrer für Deutsche Sprache und promovierter Sprach-wissenschaftler. Er arbeitet seit 1993 als Trainer und Berater mit dem Schwerpunkt schriftsprachliche Kommunikation. In seinen Seminaren geht es rund ums zeitgemäße, korrekte Formulieren.
–In der nächsten tempra365: Amts- und Berufsbezeichnungen
Organisation
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Keine Aktenberge, keine Zettel, kein Krimskrams – ein Traum von einem Arbeitsplatz! Er lässt sich mit der „Clear Desk Methode“ verwirklichen, verspricht Aufräum-Profi Edith Stork. Lesen Sie, wie’s geht!
Schreibtisch ohne Stapel
Auf einem teamfähigen Schreibtisch à la Edith Stork findet sich neben dem PC nichts außer: Zwei Pultordner mit den Unterteilungen A-Z bzw. 1-31. Außer-dem drei Ablagekörbe, jeweils beschriftet mit „A“ (für Administration), „P“ (für Projekt bzw. Produkt) und „DOK“ (für Dokumentation). Diese Hilfsmittel die-nen dazu, den Posteingang täglich sinnvoll nach folgendem Prinzip wegzusortieren:
edith stork aus Oberursel erhielt für A-P-DOK® den Strategie-preis 2010
buch-tipp: „Logistik im Büro. Unordnung kostet Geld“, 7. Auflage, Beltz, 132 S., 24,90 Euro
erledigte Reisekostenabrechnung Ihres Chefs in den A-Korb; einen Infobrief zum Internetprojekt der Firma in den P-Korb; den Artikel, den Sie gelesen haben, aber trotzdem aufheben wollen, in den DOK-Korb. Wichtig: einmal pro Woche sollte der Inhalt endgültig abgelegt werden – in die entsprechen-den Ordner, Hängeregister oder in den Müll!
extra-tipp: Notiz-Zettel, etwa mit Tele-fonnummern, in einem Klarsichthüllen-Buch (Vario-zipp) aufbewahren!
Text: nicole ehlert
1. der pultOrdner „1-31“ ist ein klassischer Wiedervorlage-Ordner, un-terteilt in die Tage eines Monats. Dort hinein gehören alle Dokumente, die zeitgebunden sind. Nachdem Sie den Termin in Ihren PC-Planer eingetragen haben, legen Sie alle dazugehörigen Schriftstücke in das Fach mit dem ent-sprechenden Datum. Macht natürlich nur Sinn, wenn täglich als erstes ein Blick hineingeworfen wird!
2. der pultOrdner „a-Z“ ordnet Papiere, die unerledigt, aber nicht termingebunden sind, und folgt Ihrem persönlichen Schlagwortsystem. Sie wollen demnächst etwas bestellen? Das Infoblatt zum Produkt legen Sie zum Beispiel unter „B“ ab. Ein Artikel, den Sie noch lesen müssen, sortieren Sie unter „L“. Auch hier gilt: Regelmä-ßig durchschauen, Edith Stork emp-fiehlt jeden Freitag vor Feierabend. Da-bei sollten immer wieder Schriftstücke, die zu lange im „A-Z“ liegen, auf Termin verlegt und erledigt werden.
3. die a-p-dOK®-ablage: Hier landen die täglichen Eingänge, die keine Bearbeitung Ihrerseits mehr er-fordern. So legen Sie zum Beispiel eine
„Der Sinn von ,Clear Desk‘ ist die Teamfä-higkeit: Fehlt ein Kollege, soll sich jeder andere aus der Abteilung sofort an dessen Schreibtisch zurecht findenkönnen“ (Edith Stork)
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Secretary Plus stellt vor: PIPA®, der Assistent für AssistentenMobile App macht die Arbeit einfacher und effizienter
Service von Secretary Plus, dem Spezialis-ten für die Überlassung und Vermittlung aller Qualifikationen des Sekretariats und des Management Supports. „Die Erwar-tungshaltung unserer Kunden steigt – an uns als Personaldienstleister bei der Rek-rutierung qualifizierter Bewerber und ge-genüber unseren Mitarbeitern im Kunden-einsatz. PIPA passt zum ‚neuen Arbeiten‘. Und PIPA schafft einen Mehrwert, nicht nur für die Assistenten, sondern auch für die Manager“, meint Aans selbstbewusst.Damit die App möglichst praxisnahe Funktionen bietet, ließ sie Secretary Plus von Assistenten auf Facebook konfigu-rieren. Sie durften angeben, welche Funk-tionalität seiner oder ihrer Meinung nach unentbehrlich ist. Die PIPA-App ist eine Art lebendes Gebilde und wird sukzessive erweitert. Beispielsweise wird auch eine Funktion zur Bewertung von Restaurants integriert. Mit dieser Funktion können Assistentinnen Restaurants bewerten, die sie besucht haben.Da auch viele weitere interessante Ideen zusammengekommen sind, werden auch zukünftig neue Funktionen hinzukommen.
Eine Art lebendes Gebilde: Die PIPA-App weiß, was moderne Assistentinnen brauchen – und lernt ständig dazu
Organisation
36 tempra365 Juli & August 2012
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Der Begriff „Cloud Computing“ bezeichnet ein Modell für die Nutzung von IT-Infrastruktur über das Internet. Dabei werden entweder virtuelle Server, Speicherplatz, Datenbanken, Applikationsplattformen oder Anwen-dungen wie Office-Programme oder Business-Anwendungen als Service bereitgestellt. Vorteile: Investiti-onskosten in Hardware und Softwarelizenzen entfallen, Projekt-Realisierungszeiten verkürzen sich und die Ver-knüpfung (Integration) mit anderen Online-Anwendungen wie Social Media oder E-Business wird vereinfacht.
andreas von gunten ist verleger bei buchundnetz.com und Cloud-anwender der ersten stunde. er hat vor der grün-dung von buch & netz selbst in unzähligen Cloud-Projekten mitgewirkt, vorträge zum thema gehalten und fachartikel ge-schrieben (http://andreasvong-unten.com).
„Jedes Unternehmen, das Software und IT einsetzen will, aber auch Privatleute kön-nen Cloud Computing zum Verwalten von E-Mails oder Speichern von Fotos sinnvoll nutzen. So kann man heute grundsätzlich jede Anwendung und jeden IT-Service wie Server, Back-up und Datenbanken aus der Cloud beziehen. Wichtig ist, dass die Cloud-Infrastruktur eine echte Multi-Tenant-Architektur aufweist. Das bedeu-tet, dass es sich nicht um ein klassisches Hosting handelt, bei dem jeder Kunde seinen eigenen abgeschlossenen Bereich
Text: Merle Knudsen
... Cloud Computing?
oder Server nutzt. Die Daten können jederzeit ohne Eingriff durch den Anbieter exportiert werden. Ebenso ist eine API, eine Schnittstelle für Computer, verfügbar, welche die Verbindung zu anderen Sys-temen und das Austauschen von Daten ermöglicht. Auch in der Cloud bleibt man für seine eigenen Daten verantwortlich. Es ist wichtig, sich zu informieren, wie der Cloud-Anbieter mit dem Thema Sicherheit umgeht und man muss sich wie bei der klassischen IT um Backup und Fallback Szenarien kümmern.“
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50 bis 100 eingehende Mails pro Tag sind keine Seltenheit. Ohne bestimmte organisatorische Vor-kehrungen bei der Verarbeitung kann da schnell Frust aufkommen. Internet-Experte Andreas Heines sagt in Folge 9 unserer Serie, was Office Managerinnen über Dateianhänge, Verschlüsse-lung und rechtlich erforderliche Absenderangaben wissen sollten
Von Anhang bis Abspann: E-Mail-Wissen für Profis
„MIT DER BITTE UM ERGäNZUN-GEN“: VIELE EMPFäNGER –VIELE VERSIONENHäufig kommt es vor, dass Dokumente (Verträge, Briefe, Tabellen, Präsentatio-nen) als Anhänge zu E-Mails an Kunden, Geschäftspartner oder gar an ganze Teams versandt werden. Grundsätzlich sollten Sie mit dem Empfänger der E-Mail abklären, welche Dateiformate dort verarbeitet wer-den können, um technische Probleme aus-zuschließen. So ist z. B. nicht jeder mit der neuesten Version von MS Word oder Ex-cel 2010 ausgestattet und kann daher keine docx-Dateien öffnen. PDF-Dateien lassen sich plattformunabhängig nutzen; daher ist dieses Format für Dokumente ideal, wenn diese nur gelesen werden sollen. Den Ver-sand von offenen Dateiformaten, wie z.B. Word- oder Exceldokumenten, sollten Sie aber auch aus einem anderen Grund ver-meiden. Eine normale E-Mail (und deren Anhänge) ist – wenn sie nicht verschlüsselt wird – auf dem Transportweg so unge-schützt wie eine Postkarte aus dem Urlaub und kann unterwegs und vom Empfänger beliebig verändert werden. So können Zahlen in einem Angebot oder Vertrags-entwurf abgeändert oder der praktischer-weise gleich mit übersandte Briefkopf zu anderen Zwecken missbraucht werden.Wenn Sie die Dokumente dann auch noch vor Fertigstellung zur Durchsicht und mit der Bitte um Ergänzungen versenden, diese von den Empfängern entsprechend
ergänzt und dann erneut rundgesendet werden, kommt es schnell vor, dass viele unterschiedliche Versionen entstehen und niemand mehr weiß, welches eigentlich nun die aktuell gültige Version ist.
AUF DIE GRöSSE KOMMT ES AN!Beim Versand von Anhängen sollten Sie auch auf deren Größe achten. Viele Unternehmen haben von ihren E-Mail-Anbietern eine begrenzte Speichermenge zur Verfügung, so dass viele große An-hänge (oder schon ein einziger zu großer Anhang) das Postfach verstopfen können.
DATEN IN DER CLOUD – FREIGEBEN STATT ANHäNGENStatt große Anhänge per E-Mail zu ver-senden, können Sie diese Dateien auch auf einen (sicheren) Server legen und für den Empfänger „freigeben“. Hierzu versenden Sie dann nur einen Link per E-Mail. Der Empfänger kann die Datei dann ent-weder selbstständig herunterladen oder, noch besser, gleich online daran arbeiten. So werden unterschiedliche Versionen vermieden. Dienste, die das Speichern von Dateien im Rahmen von „Cloud Services“ im Web anbieten, sind z. B. Cloudsafe, Cloudgermany, Visionapp oder Boster (siehe auch S. 41). Diese betreiben ihre Dienste in Deutschland und richten sämt-liche Verträge nach dem deutschen Recht aus. Daneben sind kostenlose Anbieter be-kannt, wie z. B. Dropbox, SkyDrive, Wua-
la, Google Drive oder Box, die allerdings keine Server in Deutschland betreiben und daher datenschutzrechtlichen Bedenken begegnen. Diese sollten ausschließlich verschlüsselt, z.B. mit verschlüsselten Con-tainern von TrueCrypt genutzt werden.
VERSCHLüSSELN – ABER SICHERVertrauliche E-Mails sollten Sie ver-schlüsseln, um den Inhalt möglichst sicher zu übermitteln. Dies ist mit wenigen technischen Handgriffen, etwa mit dem Programm GPG4win, möglich, das vom Bundesamt für Sicherheit in der Infor-mationstechnik empfohlen wird. Damit können E-Mails und Dateien einfach und kostenlos ver- und entschlüsselt, sowie ihre Integrität (Unverändertheit) und Herkunft (Authentizität) mittels digitaler Signaturen abgesichert und überprüft werden.
DER FOOTER – ABSENDERANGA-BEN FüR JEDE BUSINESS-MAIL Bei der geschäftlichen Nutzung von E-Mails ist zu beachten, dass diese Nachrich-ten – wie ihre Pendants aus Papier – vom Gesetzgeber mit der Einführung des § 37a HGB am 1.1.2007 als Geschäftsbriefe im Sinne eines Kaufmanns angesehen werden und mit einer Signatur versehen sein müs-sen. Hier sind alle Angaben zu machen, die auch auf einem Geschäftsbriefkopf enthalten sein müssen, z.B. Angaben über die Rechtsform, gesetzliche Vertreter, Anschrift, Registereinträge etc.
E-Mails: leicht ver-schickt – aber bitte nicht leichtsinnig!
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HUBIT
Special postbearbeitung & Datenschutz
Datenschutz gilt immer - das hat Haye Hösel bereits in tempra365 verdeutlicht. Dieses Mal klärt der Experte darüber auf, welche Rolle die Betriebsgröße dabei spielt
Die magische Zahl Zehn
wAS DAS GESETZ SAGT„Wir sind weniger als zehn Mitarbeiter im Betrieb - gilt für uns auch das Da-tenschutzgesetz?“ So lautet eine häufig gestellte Frage. Es gibt im Bundesda-tenschutzgesetz tatsächlich die magische Zahl von zehn Mitarbeitern. Sie bezieht sich allerdings nicht darauf, ob das Gesetz Anwendung findet, sondern ob ein Beauf-tragter für Datenschutz bestellt werden muss. Konkret: Das Gesetz legt zunächst fest, dass man einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen muss. Im selben Paragra-phen wird diese Aussage etwas relativiert. Dort ist zu lesen, dass Unternehmen, die weniger als zehn Personen beschäftigen, keinen DSB benötigen. Es handelt sich bei der Anzahl der Mitarbeiter auch nicht um die Gesamtzahl der Mitarbeiter, son-dern lediglich um die Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Hier ein kleines Beispiel zur Verdeutli-chung: Ein Unternehmen hat 20 Mit-arbeiter. Wenn davon aber nur die zwei Personalsachbearbeiter, ein Teamleiter und der Geschäftsführer mit personenbezoge-
Haye Hösel, inha-ber HuBit Hösel Der gelernte Kommunikations-
elektroniker machte sich vor zehn Jahren mit einem Computer-Service selbstständig. Über die daten-bankgestützte Programmierung von Webportalen kam er erstmals mit Datenschutz in Berührung. Heute berät er als externer Datenschutzbeauftrag-ter Unternehmen.Kontakt: Telefon 0421 36490577, [email protected], www.hubit.eu
DISCLAIMER IN E-MAILS – EINE HöCHST EINSEITIGE BINDUNGBei Banken und vielen Unternehmern, liest man am Ende von E-Mails oft umfangrei-che Haftungsausschlüsse dieser Art: „Diese E-Mail ist vertraulich und nur für den Empfänger bestimmt. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informie-ren Sie bitte sofort den Absender telefonisch und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System.“ Das Ganze gern auch noch in mehreren Sprachen, was dazu führt, dass der Ausdruck einer kurzen E-Mail mehrseitig werden kann.
wIRKLICH wIRKSAM?Juristisch gesehen stellen Disclaimer höchstens ein Vertragsangebot dar, das der Empfänger annehmen und sich dann wie vertraglich vereinbart verhalten soll, nämlich die E-Mail löschen, an den Absender
zurücksenden oder gleich wieder vergessen. Der falsche Empfänger müsste das „Haf-tungsausschlussangebot“ also vor Empfang oder Lesen der E-Mail angenommen haben, denn nur dann hätte eine vertragliche Ei-nigung darüber erzielt werden können, wie mit falsch zugestellten E-Mails zu verfahren wäre. Der Disclaimer innerhalb der falsch übermittelten E-Mail kommt für diese E-Mail jedenfalls zu spät. Und jedem mögli-chen falschen Empfänger auf der Welt ein Haftungsausschlussangebot zu senden, wäre wohl kaum möglich! So befinden sich in sol-chen Disclaimern nur einseitige Regelungen. Die Aufforderung, die Mail zu löschen oder den Absender zu benachrichtigen, kann der Empfänger daher getrost ignorieren.
AUF DISCLAIMER VERZICHTEN UND VERSCHLüSSELNWer E-Mails mit vertraulichem Inhalt versendet, sollte genau darauf achten, die
Andreas Heines, 43, war als Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Internetrecht tätig, bevor er 2007 Leiter Unternehmens-kooperation im EC-M Bera-tungszentrum Elektronischer Geschäftsverkehr Mittelhessen in Gießen wurde. Er berät kleine und mittlere Unternehmen in allen Fragen der kommerziellen
Internetnutzung. Die Beratung wird vom Bund ge-fördert und ist daher für die Unternehmen kostenlos und herstellerneutral.weiterführende Informationen:http://www.kmu-sicherheit.de http://www.ratgeber.it-sicherheit.de
korrekte Empfängeradresse einzugeben. Noch besser wäre es allerdings, geheim zu haltende Informationen vor dem Zugriff nicht autorisierter Dritter zu bewahren und sie elektronisch zu verschlüsseln. Wer sich nur auf Disclaimer verlässt, ist keinesfalls auf der sicheren Seite.
nen Daten in Kontakt kommen, muss kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.Nun überlegen Sie mal, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen mit personenbezo-genen Daten arbeiten? Chefs, Teamleiter, Personalstelle, Sekretärinnen und Assis-tentinnen, Verkauf – wer noch? Wer führt bei Ihnen Listen zu Betriebsjubiläen? Gibt es Geburtstagslisten? Auch das sind perso-nenbezogene Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Sind es mehr als zehn? Oder doch weniger? Nun haben Sie weniger als zehn Mitarbeiter. Jeder atmet durch und sagt: „Puh, wir brauchen keinen Daten-schutzbeauftragten.“ Wirklich nicht?
wAS EMPFEHLENSwERT ISTNun gibt es immer noch die Pflicht, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Unabhängig davon, ob Sie einen Daten-schutzbeauftragten benötigen oder nicht. Wenn es keinen gibt, dann muss die Unternehmensleitung für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen. Ich ziehe hier gern einen Vergleich zum Steuerberater. Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Steuerberater zu beauf-
tragen. Aber Sie bzw. Ihr Unternehmen ist verpflichtet, die Steuerbestimmungen ein-zuhalten. Da sich keiner mit den Gesetzen auskennt, eine fachliche Ausbildung ar-beitsreich und zeitintensiv ist und ständige Fortbildungen nötig wären, greift man auf den Steuerberater zurück. Genauso ist es mit dem Datenschutz. Beauftragen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten, damit Sie von der Last befreit werden und sich weiter unbesorgt um Ihre Aufgaben kümmern können!
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„Wir müssen uns fragen, was uns glücklich macht“Längst sind die Zeiten vorbei, in denen der Job nur Geld bringen musste. Für viele ist der Beruf heute Erfüllung, macht glücklich, wird zur obersten Lebenspriorität, der sich Familie, Freizeit, Gesundheit unterordnen. Wie kommt es zu dieser Schieflage? Gespräch mit einer Philosophin
Svenja Flaßpöhler ist promovierte Philosophin, Journalistin und Autorin. In ihrem Buch „Wir Genussarbeiter“* geht die Ber-linerin dem Phänomen auf den
Grund, dass sich immer mehr Menschen voller Lust in ihre Arbeit stürzen. Oder ist es eine Sucht? So wie es in unserer Gesell-schaft gerade läuft, kann es jedenfalls nicht weitergehen, sagt die 36-Jährige.
tempra365: Frau Flaßpöhler, wie steht es um Ihre persönliche Work-Life-Balance?Svenja Flaßpöhler: Ich finde diesen Begriff schwierig. Er suggeriert, dass hier Gegensätze miteinander vereinbart werden müssen. Aber ist das so? Arbeit ist doch ein ganz wesentlicher Teil des Lebens. Der Beruf ist heute meist frei gewählt, entspricht den eigenen Neigungen. Wir können uns dort entfalten. Und das ist doch zunächst einmal etwas Gutes.Anders gefragt: Sie haben einen verant-wortungsvollen Job, sind Mutter, Ehefrau, schreiben Bücher. Kommt nichts zu kurz?Doch, natürlich! Der Gedanke, man könne ständig alles harmonisch miteinander ver-einbaren, ist absurd. „Work-Life-Balance“ hört sich für mich zu sehr nach Yoga an. Liegt das Glück denn immer im Gleich-gewicht? Wer sich von diesem Balance-Dogma verabschiedet, nimmt eine Menge Druck aus dem Alltag. Wenn mich gerade etwas brennend interessiert, arbeite ich auch abends und träume nachts davon. Für mich ist das ekstatisches Arbeiten – eine Lust! Ich muss nur aufpassen, dass aus der Ekstase kein Exzess wird. Wenn ich gar nicht mehr loslassen kann, wird es zwang-haft. Und das nehmen mir meine Tochter und mein Mann dann auch zu Recht übel.Für Viele steht der Job unangefochten an erster Stelle. In Ihrem neuen Buch sprechen Sie von „Genussarbeitern“. Was steckt dahinter?
Die Bedeutung der Arbeit hat sich gewan-delt. Seitdem der Beruf neigungsorientiert gewählt werden kann und Maschinen uns körperlich ruinöse Arbeit abnehmen, ist Arbeit nicht mehr nur Mühsal. Heute sitzen wir an schicken Computern auf ergonomischen Stühlen und verwirklichen unsere Ideen – oder versuchen es zumin-dest. So wird die Arbeit zum Genuss und der Genuss umgekehrt zur Arbeit: Wir arbeiten lieber, anstatt müßig zu gehen! Häufig gibt es das in den Kreativberufen. Aber auch eine Ärztin oder ein Lehrer, die sich stark mit ihrer Arbeit identifizieren, können dazu zählen. Meistens sind es gebildete Menschen aus der Mittelschicht.Aber in seinem Job aufzugehen, ist ja nichts SchlechtesNatürlich nicht. Aber jede Lust ist ge-fährlich, weil sie zur Sucht werden kann – warum aufhören, wenn etwas Spaß macht? Die Menschen arbeiten 70 Stunden, im Urlaub, am Wochenende. Viele fühlen ih-ren Selbstwert nur noch, wenn sie leisten, andere halten durch exzessive Dauerbe-schäftigung eine drohende Depression unten. Das geht an die Substanz.Solche Workaholics haben aber ein gutes StandingDas kommt erschwerend hinzu. Ar-beitssucht, anders als Alkoholsucht, ist gesellschaftlich anerkannt, ja gefordert. Workaholics lenken Firmen und Staatsge-schicke, werden für ihre Augenringe wie Helden verehrt. Inmitten dieser Hyperak-tivität vergessen wir, dass der Mensch auch ein passives Wesen ist. Wir brauchen mehr Muße?Ja! Wir brauchen die Passivität, die Ge-lassenheit, das Loslassen. Nur so gelingt Inspiration. Dann wird uns „Geist einge-haucht“, eine Idee geschenkt. Wie soll ich mich denn abgrenzen, wenn Internet und Homeoffices Beruf und Pri-vatleben zusehends verschmelzen lassen?
Es reicht ganz sicher nicht, einfach mal das Smartphone auszuschalten, um für den Chef nicht erreichbar zu sein. es muss einen gesellschaftlichen Wandel geben.Und? Wird der kommen?Auf jeden Fall. Die Prioritäten werden sich verschieben. Noch erscheint uns der Ka-pitalismus zwar als eine Art Naturgesetz. Aber ich bin sicher, dass es ein Umdenken geben wird. Wir werden uns die Frage stellen müssen, ob es Menschen tatsächlich glücklich macht, immer mehr zu arbeiten, um immer mehr konsumieren zu können.Und was kann jeder Einzelne tun?Jeder Wandel beginnt erst einmal mit dem Verstehen. Ich muss mir die Zusammen-hänge klar machen. Warum arbeite ich so viel? Welchen Mangel will ich durch die Anerkennung, die ich im Beruf bekomme, beheben? Was kommt in meinem Leben zu kurz? Und: Was bleibt, wenn das Ar-beitsleben vorbei ist?Solange aber die Devise gilt: „Wer viel arbeitet, ist viel wert“, ist es nicht leicht, gegen den Strom zu schwimmenStimmt, das ist unbequem. Gut wäre aber schon, bewusst umzudenken und diejeni-gen als Vorbilder zu sehen, die eben nicht in diesen Leistungswettkampf einsteigen. Die pünktlich Feierabend machen, um bei der Familie zu sein. Die nicht aus dem Urlaub im Büro anrufen oder ihre Mails checken. Die Glück und Motivation aus dem Beruf ziehen – und aus allen anderen Lebensbereichen.
* Buchtipp: „Wir Genussarbeiter. Über Freiheit und Zwang in der Leistungsgesellschaft“ von Svenja Flaßpöhler. DVA, 204 Seiten, 17,99 Euro.
Interview: Inken Fügmann
–Wie viel Raum darf der Job einnehmen? Diskutieren Sie auf www.facebook.com/bsb.office
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ErfrischungsstäBchEn
Kein Zweifel, lecker sind sie. Mit einer Erfri-schung hat die Süßigkeit allerdings nicht viel zu tun, auch wenn der Name es verspricht. In der Schokolade ist viel Zucker, der für einen raschen Leistungsabfall sorgt und so-mit ein „Müdemacher“ ist. Leider sind auch noch gehärtete Fette (Transfette) enthal-ten, die sich negativ auf den Stoffwechsel auswirken.
hEissgEtränk
Im Sommer warme Getränke meiden? Stimmt nicht ganz, es muss nicht immer eiskalt sein. Der Beweis: Viele Völker in wärmeren Regionen wissen das längst und trinken bei Hitze warme Getränke. In Marokko zum Beispiel, wo fast das ganze Jahr über hohe Temperaturen herrschen, schwören die Menschen auf Minztee.
handgElEnkE kühlEn
Wissenschaftlich belegt ist es zwar nicht, doch die Handgelenke immer mal wieder unter kaltes Wasser zu halten, scheint tatsächlich nicht nur Abkühlung zu verschaf-fen, sondern auch den Kreislauf anzuregen. Ganz frei von Nebenwirkungen!
EiskaffEE
Natürlich spricht nichts dagegen, mit den Kollegen in der Mittagspause einen Eiskaffee zu genießen. Das kühle Gemisch aus Kaffee und Eis schmeckt vor allem bei Wärme besonders gut. Eine effektive Erfrischung ist es allerdings nicht, denn der enthaltene Zucker macht zwar kurzfristig fit, langfristig aber müde – und das schon nach ungefähr 30 Minuten.
MElonE
Greifen Sie bei Hitze lieber zu Obst anstatt zu fettigem Essen. Es ist leicht, sättigt und versorgt uns mit Vitaminen. Eine saftige Melone enthält außerdem jede Menge Wasser – ein idealer Flüssigkeitsspender an heißen Tagen also. Allerdings ist der Zuckeranteil im Obst, die Glucose, nicht zu unterschätzen. Was viele nicht wissen: Zum Abnehmen ist Obst eher ungeeignet.
Ganz cool bleiben
EistEE
Der Eistee ist ein beliebtes Getränk im Som-mer. Leider enthält der Durstlöscher aus dem Handel meist reichlich Zucker. Tipp: Wer dennoch nicht verzichten will, macht den Eistee selbst und verzichtet dabei auf den Zucker. Einfach den Lieblingstee etwas höher dosieren als gewöhnlich, mit Wasser aufbrühen und in eine mit Eiswürfeln gefüllte Glaskaraffe geben.
Nicht alles, was an heißen Tagen Abkühlung verspricht, ist zu empfehlen
diEsEn Monat iM tEMpra-chEck: ErfrischungEn
Work & Life
ist Facharzt für Allgemeinmedizin mit den Zusatzqualifikationen Diabetologie und Ernährungsmedizin. Der 44-Jährige betreibt eine Praxis in schortens und ist häufiger studiogast in gesundheitssendungen in Hörfunk und Fernsehen.
Dr. BUrKHArD JAHn
–Wie viel Raum darf der Job einnehmen? Diskutieren Sie auf www.facebook.com/bsb.office
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Wege zum Wohlbefinden„Körper und Geist sind unzertrennlich“, sagt die Personal Trainerin Katja Sterzenbach*. Wer dies erkennt, kann zu einem erfüllteren und gesunden Leben finden. Das Werkzeug: Fünf Vitalelemente. Die Expertin stellt sie vor
VitalElEMEnt Entspannung„Kümmere Dich um das Jetzt, das Später kommt so oder so.“
Achtsamkeit ist der Schlüssel zum Wohl-befinden und somit die Basis für ein erfüll-tes Leben im Einklang mit den eigenen Wünschen. Doch wie lerne ich Achtsam-keit? Indem ich mich aktiv entspanne.Entspannungstechniken senken Stresshor-mone, welche der Intuition und Kreativität im Weg stehen. Stress kitzelt den Nerv der Erregung, den Sympathikus. Entspannung trainiert den Vagus, den Nerv der Ent-spannung. Zwei Techniken für Anfänger:
BauchatmungLegen Sie Ihre Hände auf den Bauch, so dass die Daumen und Zeigefinger den Nabel umschließen. Atmen Sie tief durch die Nase ein, so dass Sie spüren, wie sich die Bauchdecke nach vorn gegen Ihre Hände wölbt. Atmen Sie so tief und lang ein wie es nur geht. Halten Sie dann für einen kurzen Moment inne und beginnen den Bauch aktiv nach innen in Richtung Wirbelsäule zu ziehen. Gleichzeitig be-ginnt dabei die Ausatmung. Atmen Sie so lange und vor allem langsam aus, wie Sie können. Wenn Sie das Gefühl haben, alle Luft ist draußen, dann halten Sie auch hier wieder für einen Moment inne, um dann wieder mit der Einatmung zu beginnen. Wiederholen Sie die Atemübung fünfmal.
Vierer-atmungStellen Sie sich einen Kurzzeitwecker auf eine Minute. Atmen Sie mit dem Blick auf den Sekundenzeiger viermal ein und aus. Herausfordernder wird es mit geschlos-senen Augen oder wenn Sie die Zeit auf zwei Minuten verlängern, also achtmal innerhalb von zwei Minuten atmen.Integrieren Sie diese Übung in Ihren Tagesablauf, zum Beispiel immer während der Computer hochfährt.
VitalElEMEnt MotiVation„Du möchtest die Welt ändern und achten? Dann achte zuerst Dich selbst.Du willst Dich selbst ändern? Dann ändere Deine Gedanken und Gewohnheiten.“
Warum ist Ihre Situation so wie sie ist? 95 Prozent unserer Gedanken sind unbe-wusst. Nur über Reflexion und Meditation haben wir Zugang zu den Überzeugungen und Glaubenssätzen, die uns fördern oder limitieren, und zu den Träumen, Werten und Wünschen, die vielleicht „verschütt gegangen“ sind. Die Voraussetzung für eine nachhaltige und von innen kommen-de Motivation ist ein Leben im Einklangmit den eigenen Werten.Folgende Fragen sind Diamanten auf dem Weg zu sich selbst: • Waswaren/sindmeineSchlüssel- situationen in meinem Leben?• WannhabeichdenWegineine bestimmte Richtung eingeschlagen und welches Motiv, also welcher Wert, steckte dahinter?• KannicheinMusterinmeinen Entscheidungen erkennen, und wenn ja welches?• WovorhabeichAngst,wasreduziert mein Energielevel?• Wasistmirbesonderswichtigund welche Situationen geben mir Energie?• Wannlebeichmein Leben und nicht das, mit dem ich die Erwartungen anderer erfülle?• WelcheGewohnheitengebenmir Energie, bringen mich meinen Wünschen näher – und welche nicht?tipp: Eröffnen Sie jeden Tag mit einer dieser Fragen und Sie werden die Antwor-ten automatisch erhalten.
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–In der nächsten tempra365: Die Vitalelemen-te Ernährung, Bewegung und mentale Kraft
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Na klar, der Bildschirm ist schuld, wenn man am Abend kaum noch geradeaus schauen kann und komplett erschöpft ist. Kennen ja die meisten. Häufig kommen noch Verspannungen und Konzentrati-onsstörungen dazu. „Böser“ Monitor also? Eher nicht. Viel häufiger sind es unsere Augen, die nicht den perfekten Durch-blick haben. Und zwar oft trotz Brille.
Wann WarEn siE das lEtztE Mal BEiM sEhtEst?63 Prozent aller Erwachsenen sind fehl-sichtig, ermittelte jüngst der Berufsver-band der Augenärzte. „Und bis zu 80 Pro-zent der Brillenträger haben Gläser, die nicht optimal auskorrigiert sind“, schätzt Augenoptikermeister Mike Barthel aus Stadthagen bei Hannover. Der häufigste Grund: Nachlässigkeit. Zum jährlichen Check geht nicht mal jeder Dritte, zeigt eine aktuelle Studie*. Und das, obwohl jeder Vierte Probleme beim Lesen hat und das eigene Sehvermögen maximal als befriedigend einschätzt.
tEst ist nicht glEich tEstDie regelmäßige Überprüfung der Sehkraft ist enorm wichtig, da sie sich bereits innerhalb von zwei Jahren derart verändern kann, dass neue Gläser fällig wären. Allerdings sind herkömmliche Schnelltests oft nicht aussagekräftig. Sie ermitteln zwar, wie scharf das Auge in der Nähe und Ferne sieht. Ob aber die Netzhaut in Ordnung ist, ob räumliches Sehen funktioniert oder eine Hornhaut-verkrümmung vorliegt, bleibt meist unklar. Mit fatalen Folgen – 90 Prozent unserer Wahrnehmung gehen über das Auge, daher ist das Gehirn immer bemüht, eine Fehlsichtigkeit auszugleichen. Dafür braucht es Energie, die an anderer Stelle fehlt. Kopf- und Nackenschmerzen, Mü-digkeit, Konzentrationsstörungen sind die
Augenblick mal!Trotz Brille schmerzen nach einem Tag am PC die Augen und der Kopf brummt? Dann stimmt was nicht. Ab zum Optiker!Text: Inken Fügmann
häufigsten Symptome einer unentdeckten Fehlsichtigkeit.
gEnau hinschauEnWas also tun, wenn trotz Brille Beschwer-den auftreten? „Die Augen genau vermes-sen lassen“, rät Fachmann Mike Barthel. Das allerdings geht nicht in ein paar Minuten, sondern dauert rund anderthalb Stunden. Und es kostet ab ca. 80 Euro. Bei der so genannten „exakten Augenglas-bestimmung“ prüft der Optikermeister die Sehkraft anhand von rund hundert Krite-rien. Dabei werden neben den Werten für die Nähe und Ferne auch das Nacht- und Dämmerungssehen geprüft sowie das Zusammenspiel beider Augen. Ganz neu sind Messgeräte, die alle Daten auch in der Dynamik erfassen. Barthel: „Wenn wir unsere Brille tragen, bewegen wir schließ-lich auch unseren Kopf und schauen nicht starr geradeaus.“ Auch eine „Winkelfehlsichtigkeit“ kann bei der exakten Augenglasbestimmung gemessen werden. Bei diesem oft uner-kannten Sehfehler liegt der Fokus beider Augen nicht zentral, sondern versetzt. Ein Auge „rückt“ immer leicht nach, um die Störung auszugleichen. Das erschwert vor allem das Lesen und ist auf Dauer so an-strengend, dass die Konzentrationsfähig-keit – übrigens auch bei Kindern – enorm leidet. So genannte Prismengläser gleichen den Fehler aus.
WiE findE ich EinEn gutEn optikEr?Bei über 10.000 Optikern in Deutschland ist man auf Empfehlung angewiesen. Zufriedene Brillenträger im Freundes- und Kollegen-kreis sind oft verlässliche Ratgeber. Gut ist außer-dem, wenn der Optiker ausreichend Zeit einplant und Termine vergibt. Vor dem Test sollte eine genaue Anamnese stehen: Welche Beschwerden gibt es beim Sehen? Liegen Erkrankungen vor (z. B. an der Schilddrüse; Diabetes)? Bei welchen Tätigkeiten wird die Brille getragen? Kommt es trotz Brille immer wieder zu Sehpro-blemen, am besten gezielt nach einem Optiker oder Augenarzt suchen, der die exakte Augenglasbestim-mung vornimmt, um z.B. eine Winkelfehlsichtigkeit korrigieren zu können.
Mike Barthel, Augenoptikermeis-ter in Stadthagen bei Hannover, hat sich auf die „exakte Augenglasbestim-mung“ spezialisiert
*Studie im Auftrag von Carl Zeiss Vision unter 5.046 Menschen weltweit, in Deutschland unter 1.022 Befragte über 18 Jahre.
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Lesen lohnt sichBesser verhandeln, erfolgreich bewerben, Konflikte lösen – was braucht man mehr? Drei neue Bücher, mit denen Sie garantiert weiterkommen
praxishandBuch chEfEntlastung, Bd. 2der leitfaden für erfolg-reiche kommunikation, emotionale intelligenz und Motivation im officeVon sibylle May, Jennifer Kullmann, Verlag springer gabler, 280 s., 44,95 €
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das nEuE VErhandElnVom schlachtfeld zum Verhandlungstisch Von Christoph Krüger, Peter Kensok, Business Village Verlag, 228 s., 24,80 €
Verhandeln ist ein hoch emo-tionales Thema: Es geht um Sieg und Niederlage. Doch ein Sieger muss nicht zwingend auch ein Gewinner sein – oft hinterlassen diese martialisch geführten Verhandlungen kaum mehr als verbrannte Erde. Der neue Verhandler hingegen ist selbstbewusst genug, um auf die „harte Tour“ zu verzichten. Anstatt sich aufzureiben, nutzt er genussvoll die Alternative: gemeinsam gewinnen. Die beiden Autoren zeigen, wie mit Stil und Diplomatie die Rückkehr an den Verhand-lungstisch gelingt.
das ErfolgrEichE BE-WErBungsgEsprächdie härtesten fragen – die besten antworten Von Martin John Yate, Cam-pus Verlag, 261 s., 15 €
Ob man sich um den ersten Job bewirbt, wieder ins Berufsleben einsteigen oder eine weitere Stufe auf der Kar-riereleiter erklimmen will – wer seinen potenziellen Arbeit-geber von sich überzeugen möchte, muss auf das Bewer-bungsgespräch vorbereitet sein. Bestsellerautor Martin John Yate zeigt in der Neuaus-gabe seines Erfolgstitels, wie man sich optimal auf alle kniff-ligen Fragen im Bewerbungs-gespräch vorbereitet, souverän auf Stressfragen reagiert und selbst in heiklen Situationen die richtige Antwort parat hat.
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Work & Life
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Feierabend
glamourösen Momente, beispielsweise die umjubelte Vorführung des Kinofilms „Henri 4“ im Museum of Modern Art in New York. Sein absolutes Highlight jedoch ist viel banaler: Er geht jeden Tag mit Freude zur Arbeit. Was also macht ihn zum perfekten Assis-tenten? „Nobody’s perfect“, wiegelt er ab. „Unsere Persönlichkeiten harmonieren einfach gut.“ Seine Chefin weiß genau, was sie will, ist stets professionell und gut gelaunt. Das macht es für ihn leich-ter. Olpp entlastet Regina Ziegler, organisiert, telefoniert, termi-niert. So schafft er ihr den kreativen Freiraum, den sie braucht, um so gute Arbeit zu leisten. Die beiden bilden eine Einheit, in der sie sich gegenseitig entlasten und inspirieren. Seinen schlimmsten Moment erlebte Olpp noch während des Praktikums. „Wir erwarteten Frau Ziegler mit der Concorde aus New York. Dann kam die Meldung von einem Absturz in Paris. Es stellte sich erst später heraus, dass es die startende und nicht die landende Maschine war. Das waren fürchterliche Momente der Ungewissheit“, erzählt er.Das Geheimnis der Harmonie zwischen Regina Ziegler und Mar-kus Olpp scheint ganz einfach zu sein: Die beiden mögen sich. Sie, die Kreative mit dem großen Herz, und er, der Organisierte mit der guten Laune. Das passt. Dass ihr Assistent kein Steno kann, ist der Filmproduzentin herzlich egal. Viel wichtiger ist es, dass sie ihm vertrauen kann. Denn trotz all ihrem Erfolg, ihrer Power und ihrer Stärke hat auch Regina Zieglers Tag nur 24 Stunden. Dank Markus Olpp und dem Rest ihres Teams bekommen diese Stun-den Struktur und sie kann sich ganz ihren vielfach ausgezeich-neten Projekten widmen. Fernsehpreis, Bambi, Grimme-Preis, Bundesverdienstkreuz – und Regina Ziegler ist noch lange nicht am Ende. Viel zu tun für Markus Olpp. „Ein Geschenk“, sagt er.
Es ist trotz Emanzipation und Frauenquote immer noch ein ungewohntes Bild: Die Chefin eine Frau, der Sekretär ein Mann. Verkehrte Welt, oder? „Nein“, findet Markus Olpp. „Wieso denn?“ Der persönliche Assistent von Regina Ziegler, einer der einfluss-
reichsten Filmproduzentinnen Deutschlands, findet es überhaupt nicht merkwürdig, im Vorzimmer einer Frau zu sitzen. Blöde Sprüche musste er sich noch nie anhören. Im Gegenteil: „Ich er-fahre oft große Wertschätzung, schon so lange und immer noch so gut mit der Filmproduzentin zusammenzuarbeiten. Es spielt doch keine Rolle, ob ein Mann für eine Frau arbeitet oder umgekehrt.“ Dabei wollte der 44-Jährige bei Ziegler Film eigentlich ein Produktionspraktikum machen. Er hatte Filmwissenschaften und Publizistik studiert, frisch von der Uni sollte es nun endlich losgehen. Da zögerte er auch nicht lange, als man ihn fragte, ob er das Praktikum auch im Büro von Regina Ziegler absolvieren würde. Wieso auch nicht? Damals hätte Olpp wohl nie erwartet, dass er eine so enge Beziehung zu der berühmten Filmproduzentin aufbauen und so viele Jahre in diesem Büro bleiben würde. Regina Ziegler und Markus Olpp sehen sich oft häufiger als ihre eigenen Partner. „Bei einer solch intensiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit halte ich das für normal“, meint Olpp. Wer sich die beiden wie ein altes Ehepaar vorstellt, irrt allerdings. „Auch wenn mir das keiner glaubt: Es gab noch nie Stress zwischen Regina Ziegler und mir“, erzählt Olpp. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Er steht in der zweiten Reihe, rückt seine Chefin ins Rampenlicht und hält sich selbst stets zurück. Dennoch keine Spur von einem verletzten Männer-Ego. Natürlich genießt der Berliner auch die
Die Kreative und der OrganisierteHinter jeder starken Frau steht ein Mann, der einen Platz in ihrem Lieblingsrestaurant reser-viert. Markus Olpp ist der persönliche Assistent von Regina Ziegler und schafft der Filmpro-duzentin die Freiräume, die sie braucht. Sie gewinnt Grimme- und Fernsehpreis, er liebt seinen Job
Text: Anna BrüningHält ihr den Rücken frei – und sich stets dezent zurück: Markus Olpp, Office Manager der berühmten Filmemacherin Regina Ziegler
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Hotel terme HelvetiaIn zentraler Lage befindet sich das Hotel Terme Helvetia. Ein Team von Spitzenköchen, verwöhnt mit Köstlichkeiten auch Gäste mit anspruchsvol-lem Gaumen. Im geräumigen und gemütlichen Restaurant, raffiniert bis ins kleinste Detail, erfüllt das Personal unter der Leitung des Maître mit viel Liebenswürdigkeit und Professionalität jeden Wunsch. Zusätzlich zu den Thermalkuren bietet das Hotel Helvetia verschiedenste Spezialmassagen an, beispielsweise Antistress-Massagen, Reaktions-massagen, straffende Massagen, Shiatsu, Reiki und die spezielle indische Ayurveda-Massage. Das Ther-malschwimmbad mit einem Außen- und einem In-nenbereich zeigt sich in all seiner Pracht. Der Stolz des Hotels sind die verschiedenen Hydromassagen in den Schwimmbädern: die Nackenschwalldusche, die berühmten Hydromassagebetten im Thermal-wasser, die prächtigen Hydromassagesitzbänke und die Kneipp-Strecke. Die Zimmer und Suiten verfügen alle über Balkon, Bad/Dusche, WC, Tele-fon, Satelliten-TV, Minibar, Safe und Klimaanlage.Halbpension ab € 61,00
Hotel terme romaDas Hotel Terme Roma befindet sich am Anfang der Fußgängerzone mit Blick auf den Platz der Republik. Die liebevoll eingerichteten Zimmer verfügen alle über Bad/Dusche, Telefon, Satelliten-TV, Kühl-schrank mit Bar und Tresor. Im Speisesaal erwartet die Gäste eine fröhliche Atmo-sphäre in einem eleganten Rahmen. Das eigentliche Zentrum des Hotels ist die Ku-rabteilung, wo die Thermalkuren durchge-führt werden. Fangopackungen haben einen therapeutischen Effekt und wirken entzündungshemmend, entgiftend und revitalisierend. Drei wunderschöne Ther-malschwimmbäder stehen ausschließlich den Hotelgästen zur Verfügung: das Hallenbad „Romulus und Remus” ist mit dem im Freien liegenden „Juno”-Bad verbunden, während das „Minerva”-Bad auf dem Dach des vierten Stockwerks ein wunderbares Panorama eröffnet.Halbpension ab € 61,00
Hotel terme Helvetia • Via Marzia, 49 • 35031 – Abano Terme • www.termehelvetia.it • [email protected]
Hotel terme roma • Via Mazzini, 1 • 35031 – Abano Terme • www.termeroma.it • [email protected]
Abano Terme, das älteste Thermalzentrum Europas
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![Berthold Goldschmidt als Opernkomponistdiglib.bis.uni-oldenburg.de/pub/unireden/2001/ur90/pdf/... · 2009. 5. 28. · BERTHOLD GOLDSCHMIDT ALS OPERNKOMPONIST 9 wie ich bin, [als]](https://static.unterlagen.site/doc/80x56/61364a4f0ad5d2067647ed59/berthold-goldschmidt-als-2009-5-28-berthold-goldschmidt-als-opernkomponist.jpg)
