FIRST SOLUTIONS Katalog

Systemlösungen, die Ihnen passen

Vitamine für Ihr BusinessWerden Sie Zeitsparer durch eine Systemlösung, die Ihnen schmeckt!

Veranstaltungen Teilnehmer Mitarbeiter Events Kongresse

Besucher Incentives Ausstellungen Messen Seminare Gäste


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Inhalt

FIRST SOLUTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Und auch das sind First Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

BASIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

PERSONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

KONGRESS-TO-WEB . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

KONGRESS+MESSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

EREIGNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

AGENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

LOCATION & RAUM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

ROADSHOW & KAMPAGNE . . . . . . . . . . . . . 26

DELEGATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Sonderlösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

EVENT BASIS / PLUS . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

KONGRESS BASIS / PLUS . . . . . . . . . . . . . . 37

INTERNE FORTBILDUNG . . . . . . . . . . . . . . . 40

AUSSTELLUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

MESSEEINLADUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

BESUCHER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Sonderlösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

BASIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 WEBSERVICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

BASIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 Sonderlösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

BASIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 Sonderlösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Bitte beachten Sie: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in der Regel die männliche Schreibweise verwendet . Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sowohl die männliche als auch die weibliche Schreibweise für die entsprechenden Texte gemeint ist .


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Auf Lösungen von FIRST SOLUTIONS können Sie sich verlassen

Seit mehr als 20 Jahren entwickeln wir flexible und zeitsparende Systemlösungen für die unterschiedlichsten Anforderungen . Wir unterstützen unsere Kunden in den Themenwelten Messe-, Aus stellungs-, Kongress-, Event-, Gäste- und Teilnehmer-management sowie bei der Informationssteuerung, der Adress-verwaltung und der Personaldisposition .

Schnell und zuverlässig liefern wir Ihnen out-of-the-box eine unserer 21 Standardlösungen . Oder wir stellen Ihnen kompetent und zuverlässig aus unseren vielfältigen und bewährten Einzel-modulen eine für Sie passende Lösung zusammen . Aufgrund un seres Know-hows sind wir in der Lage, Ihre Bedürfnisse zu er-kennen und auf Sie einzugehen – Erfahrungen aus den letzten zwei Jahrzehnten fließen in die Anpassungen Ihrer individuellen Module ein .

So erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren Bedürf-nissen gerecht wird, die sich nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse in-te griert und die über unsere bewährten Schnittstellen problemlos an Ihre bestehenden Produkte andockt .

Wir sind ein seriöser, fairer und innovativer Partner . Wir sind offen für Ihre Ideen . Und für Ihre Anforderungen . Vertrauen und Offenheit prägen das partnerschaftliche Miteinander, das wir mit unseren Kunden pflegen . Deshalb sind wir ein verantwortungsvoller Lösungs-anbieter – oft ein Leben lang .

• Bewährte Einzelmodule werden zu Ihrer individuellen Lösung kombiniert

• Die Anwendung unserer Lösungen ist selbsterklärend und einfach

• Unsere Produkte sind browserbasiert und damit plattform-unabhängig

• Alle Produkte sind als effizientes Lizenzmodell erhältlich• Alternativ können alle Produkte über eine attraktive Flatrate

gemietet werden – gerne auch projektbezogen

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Kunden von FIRST SOLUTIONS sind Mitglieder im Club der ZeitsparerZu den Kunden von First Solutions gehören die „One-Woman“-Event agentur gleichermaßen wie verschiedene Abteilungen einer inter nationalen Messegesellschaft und eines Automobilkonzerns, ebenso eine Non-Profit-Organisation, diverse Veranstaltungsstätten, Kongress organisationen, Filmproduktionen oder öffentliche Einrich-tungen und Verbände jeder Art . Alles in allem eine illustre Gesell-schaft, die einen gemeinsamen Nenner hat: Jeder wendet mindes-tens eine Lösung von FIRST SOLUTIONS an und ist dadurch Mit glied im Club der Zeitsparer!

Überall dort, wo Events und Veranstaltungen organisiert werden müssen, unterstützen unsere Produkte Sie . Die Vielzahl von Infor-mationen und Daten, die hier auftreten, werden übersichtlich kombi-niert dargestellt, verarbeitet und ausgewertet . Dabei haben wir stets das Zeitmanagement im Blick und achten darauf, die zur Bedienung unserer Systeme erforderlichen Mausklicks und Benutzeraktionen hinsichtlich Anzahl und Aufwand möglichst gering zu halten .

Unsere Lösung? Ihre Lösung!Wir stellen Ihnen mit dieser Broschüre unsere Systemlösungen vor . Sie entdecken ganze Lösungen oder Module, die Ihnen weiterhelfen . Bei Bedarf stellen wir aus unseren Standardlösungen und individu-ellen Funktionen Ihre Lösung zusammen, denn wir hören genau zu und schauen genau hin . Deshalb verstehen wir die Prozesse in Ihrem Unternehmen .

Dank unserer langjährigen Erfahrung können wir dabei auf viele be-währte Elemente zurückgreifen und mit Hilfe dieser Bausteine und den von Ihnen gewünschten Anpassungen in kürzester Zeit Ihre First Solution liefern . Unser Firmenname ist dabei Programm und Anspruch zugleich: Erst wenn wir die bestmögliche Lösung für Sie gefunden haben, sind wir zufrieden . Das Ergebnis sind passgenaue Systemlösungen, die diesen Namen auch zu Recht verdienen . Denn unsere browserbasierten Lösungen passen sich Ihren beste-henden Abläufen an . Und nicht umgekehrt . Sie sind selbsterklärend und kinderleicht anzuwenden . Sie ersparen Ihnen die vielen unnöti-gen Tasten- und Mausklicks gängiger Office-Programme .

FIRST SOLUTIONSEs wird immer eine Lösung sein


3

Wir lassen Sie nicht allein . Sollten sich Ihre Aufgaben verändern oder neue Anwendungsfelder dazukommen, passen wir unsere Lösung schnell und problemlos an Ihre neuen Anforderungen an . Unsere Berater stehen Ihnen mit Rat und Tat, Service, Trainings oder System -erweiterungen, Upgrades etc . zur Seite .

12%

52%36%

64%

14%

22%

Automatisch

Mausklicks

Tastendrucke

Tastendrucke

Automatisch

Mausklicks

Ohne First Solutions

Mit First Solutions

. . . und auch das sind First Solutions:

• Event Services• Workshops• Consulting• Training• Support• Event Quality Reporter• Technik, Miete,

Server, usw .

mehr dazu SEITE 70

Beispielhafter Durchschnittswert mit ausgesuchten FIRST SOLUTIONS

Projekten und Systeme im Vergleich zur klassischen Datenverarbeitung

mit Tabellen

4

Immer vernetzbar, in einzelnen Funktionenoder als vollständiges Element mit allen Funktionen.

Organisation von Veranstaltungenund Anlässen jeder Art

Informieren undDokumentieren

Organisieren und Verbinden

Zeitsparen = weniger Klicks

Nichts suchen –alles hat seinen Platz

Leichtathletik-Event Workshop

Produktschau Verkaufsausstellung

Gewerbeschau Konzert Roadshow

Aktionärsversammlung Kultur Gala

Seminar Jubiläumsveranstaltung

Neujahrsempfang Vorstandssitzung

Vertriebstagung Mitarbeiterfest

Museumseröffnung Vernissage Sport

Industrie Kunst Tanzveranstaltung

Kongress Messe Presse-Konferenz

Tagung Kampagnen Foren

Podiumsdiskussion Markt

Tag der offenen Tür Eröffnung Incentive

Basis Personal Kongress-to-Web

Kongress+Messe Ereignis Agent

Location & Raum Delegation

Roadshow & Kampagne Fragentool

Projektkalender Raumbuchung

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK.www .fisolb .de/indok

INDOK – Das Multi-Multi Talent in der Organisation, macht jeden zum Zeitsparer

INDOK bietet für die Welt der Veranstaltungen vielfältige browserbasierte Lösungen für sämt-liche Anforderungen im Event-, Veranstaltungs-, Termin- und Ressourcenmanagement .

Mit INDOK sind alle Abläufe detailliert plan- und steuerbar . Die komplette Organisation wird mit INDOK unterstützt . Vielseitige und sehr flexible Module leisten die maximale Unterstützung in jedem Projekt .

Das sind beispielsweise die Erstellung von Zeit-plänen, das Buchen von Eventpersonal, der Be-legung von Räumen, Flächen oder Ressourcen, das Erstellen von Abrechnungen oder die Aus-gabe von vollständigen Veranstaltungsprogram-men ins Web . Das ist nur ein kleiner Teil von dem was INDOK kann .

Auf den Folgeseiten können Sie Ihre individuelle INDOK-Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt, auswählen .

MEHR ERFAHREN

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Organisation von Veranstaltungenund Anlässen jeder Art

Informieren undDokumentieren

Organisieren und Verbinden



Leichtathletik-Event Workshop

Produktschau Verkaufsausstellung

Gewerbeschau Konzert Roadshow

Aktionärsversammlung Kultur Gala

Seminar Jubiläumsveranstaltung

Neujahrsempfang Vorstandssitzung

Vertriebstagung Mitarbeiterfest

Museumseröffnung Vernissage Sport

Industrie Kunst Tanzveranstaltung

Kongress Messe Presse-Konferenz

Tagung Kampagnen Foren

Podiumsdiskussion Markt

Tag der offenen Tür Eröffnung Incentive

Basis Personal Kongress-to-Web

Kongress+Messe Ereignis Agent

Location & Raum Delegation

Roadshow & Kampagne Fragentool

Projektkalender Raumbuchung

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK.www .fisolb .de/indok

Projekte

Termine

Mitarbeiter

Teilnehmer

Budgets

AufgabenRäume

Flächen

Ressourcen

Rechnungen

Dokumente

Statistiken

Buchungen

Jobs

Angebote

6

INDOK BASISOrganisation und Informationssteuerung aus einer Hand

Mit INDOK BASIS wird der Aufwand für die Organisation von Ver-anstaltungen aller Art überschaubar. Projektbeteiligte werden online live vernetzt. Dadurch sind sämtliche Ereignisse übersichtlich und aktuell für jeden jederzeit abrufbar. Die Systemlösung für alle, die Informationen und Projekte steuern bzw. organisieren.

INDOK BASIS ist für eine breite Zielgruppe interessant . Ein Kleintier-züchterverein lädt einmal im Jahr zur Mitgliederversammlung ein . Einladung und Tagesordnung sind fristgerecht an alle Mitglieder zu verschicken . Einer internationalen Forschungsinitiative gehören 12 Projektpartner an, die sich auf insgesamt vier Teilprojekte verteilen und dennoch zentral gesteuert werden . Auf jährlichen Tagungen informieren sich die Projektpartner gegenseitig über ihre jeweiligen Ergebnisse .

Wo bisher viele Kräfte gebunden waren und Arbeit liegen blieb, wird durch INDOK BASIS keine Zeit mehr vergeudet . Dadurch, dass alle Informationen in einer Übersicht parat sind, gehören Suchen, Hinterhertelefonieren und umständliche Terminabstimmungen der Vergangenheit an . Zusätzlich werden Informationen bereitgestellt, möglicherweise mit individuellen Zugriffsrechten versehen . An jedes Terminereignis können Informationen angehängt werden, wie zum Beispiel Kommentare und Dokumentationen aus verschiedenen Quellen .

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK BASIS.www.indok.de/basis

Sie finden Ihre Lösung nicht?

Wir kombinieren auf Wunsch alle unsere Module individuell zu Ihrer First Solution

(07141) 299 22 - 0

7

Mit INDOK BASIS können Anlässe aller Art schnell und einfach orga-nisiert werden . Regie- und Zeitpläne werden online und unter Betei-ligung aller mit dem Projekt befassten Personen, Einrichtungen und Institutionen erstellt . Sämtliche Informationen sind genau da, wo sie gebraucht werden . 24 Std . täglich, 7 Tage die Woche .

Für jedes Projekt wird ein spezieller INDOK-Kalender erzeugt . Mittels der übergeordneten MYINDOK Plattform, kann dieser permanent in einer Oberfläche gemeinsam mit mehreren anderen Projekten bear-beitet werden .

User: Carola Wüst | eingelogged seit: 08:30 UhrIhre Adressen: 25 | Kontakte seit Login: 0

NEWS-COCKPIT

Basis Zeitplan Aufgaben Deadlines Pinnwand Projekt-Infos Kontaktdaten Downloads DOK-Report Druckauswahl Personal

VERANSTALTUNG EREIGNISSE AUFGABEN DEADLINES RESSOURCEN RÄUME ADRESSEN GUESTOFFICE ANGEBOTE DRUCKAUSWAHL FAKTURA

Projektkalender

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01.11.2011

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21:00

22:00

23:00

TagAnsicht

alle EinträgeAuswahl

Aufgaben

20:36

Okt 2011

Mo Di Mi Do Fr Sa So26 27 28 29 30 1 23 4 5 6 7 8 910 11 12 13 14 15 1617 18 19 20 21 22 2324 25 26 27 28 29 3031 1 2 3 4 5 6

Kontakt

Indok-Support

Ihr Feedback

Besprechung Messe in Frankfurt

Vortrag Herr Dr. Maier INDOK BASIS beinhaltet

einen ONLINE Terminkalender,

verschiedene Ansichten

und Rechterollen erlauben

maximale Flexibilität

Kalender / Regieplan

Ereignisse

Dokumente

Informationen

8

Funktionen:• Verbindung und Synchronisation aller

wesentlichen Elemente des Workflows (Dokumente, Kontakte, Projekte, Budget, Termine, Aufga ben, Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und Informationen)

• Alle Neuigkeiten, Aufgaben und Informa-tionen sofort in einer Übersicht . Individuell für jeden Benutzer .

• Zentrales Dokumentenmanagement• Zentraler (Termin-, Aufgaben-) Kalender –

natürlich auch online• Unterstützung bei der projektbasierten

Bud getierung

• Projektübersicht der bereits erreichten Mile-stones und der nun notwendigen nächsten Schritte

• Sämtliche Informationen (Regiepläne, Status berichte, etc .) sind permanent und aktuell online abrufbar

• Erzeugen von Regieplänen und Informationen zu einem Projekt mit einem Klick als PDF oder zum direkten Verteilen per E-Mail

• Informationsfelder (Location Information, Projektinformation, Team Unterkünfte, Flächen belegung, Parkplätze, etc .)

• Kontaktmenü – welche Kontakte bestehen rund um das Projekt?

• Import und Export in Tabellen oder im CSV Format

• Zentrales Rechtemanagement mit Proto-kollierung

• Sortieren und Auswerten sämtlicher Daten via 1-Klick-Filter

• Dokumentations- und Kommentarfunktion zum Erfassen von Feedbacks

Optional: • Versand aller relevanten Dokumente per

E-Mail mit nur einem Klick• Komfortable Synchronisation mit Apple

iPhone und MS Outlook• Zentrale Steuerung der kompletten Kommu-

nikation, egal ob per Telefon, E-Mail oder Brief

Ihre Vorteile:• Alle Informationen in einer Oberfläche,

in einem Werkzeug – alles live und in Realtime

• Transparenz – bei Änderung des Regie-plans werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert

• Schnelligkeit – Mit nur einem Klick wird ein neues Ereignis sofort für alle Beteiligten sichtbar

• Zugriff auf Informationen: jederzeit und überall

• Zeitersparnis – Mausklicks und Tasten-drucke werden reduziert

• Qualität – bessere Informationen dank Zugriff auf alle beteiligten Ressourcen

• Übersichtlichkeit – jede Information hat ihren Platz

• Vertretungen werden leicht gemacht• Ereigniskarten / Checklisten

INDOK BASIS

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INDOK PERSONALImmer die richtige Besetzung

Mit INDOK PERSONAL ist die Planung, Koordination und Disposi-tion von Mitarbeitern einfach und umfassend zu steuern. Die Sys-temlösung verwaltet sämtliche Mitarbeiterdaten und findet so mit wenigen Klicks die richtige Besetzung für Projekte oder Aufträge. INDOK PERSONAL fragt rund um die Uhr die Verfügbarkeit ab und stellt vom Briefing über den tatsächlichen Einsatz bis hin zur Ab-rechnung alles in einer Prozesskette auf dem Bildschirm dar.

Bei vielen Veranstaltungen besteht Bedarf an externem Personal . Auf Messen zum Beispiel kommen oftmals Hostessen der jeweiligen Messegesellschaft bei Ausstellern zum Einsatz . Bekommt die Mes-segesellschaft eine solche Anfrage, kann sie mit Hilfe von INDOK PERSONAL aus ihrem Personal-Pool die richtigen Mitarbeiter für den Einsatz aussuchen . Die Erstellung des Arbeitsvertrages mit einer Auflistung aller zu erledigenden Aufgaben, die Zeiterfassung und die Abrechnung nach Veranstaltungsende – alles wird mit INDOK PERSONAL gesteuert und organisiert . Der komplette Workflow aus einer Hand . Dank den durchdachten und automatisierten Prozessen von INDOK PERSONAL wird im Handumdrehen die richtige Beset-zung gefunden und alle Beteiligten kennen sofort alle für sie rele-vanten Eckdaten .

INDOK PERSONAL basiert auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Organisation und Informationssteuerung . Mit INDOK PERSONAL wird die komplette Planung und Koordination von flexiblen Mit-arbeiter-Pools (Hostessen und Hosts, Promoterinnen und Promoter, Eventpersonal, etc .) gesteuert . Kurzfristige Einsätze sind kein Pro-blem: Mit INDOK PERSONAL können Sie 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche die Verfügbarkeit von passenden Mitarbeitern abfragen . Und diese können direkt zu- bzw . absagen, was zu einer signifikan-ten Senkung der Bearbeitungszeiten führt . Informationen zu den Mitarbeitern (Lebensläufe, Qualifikationen, Zeitvorlieben, Fremdspra-chen, etc .) können ebenso umfassend hinterlegt werden, wie die Anforderungen des Einsatzes und die Rahmenbedingungen (Klei-dung, Equipment) . Bei der Budgetplanung werden automatisch die voraussichtlichen Personaleinsatzkosten mit berücksichtigt . Bis zur Zeiterfassung, Abrechnung und Einsatzbewertung unterstützt INDOK PERSONAL alle notwendigen Arbeitsbereiche .

enthält:

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Funktionen:• Zentrales Datenmanagement zu allen

wesentlichen Bereichen• Integriertes Online-Formular für Ihre

Recruiting-Aktionen übermittelt die Daten der Bewerber direkt in einen INDOK Bewerber-Datencontainer

• Persönliches Mitarbeiter-Cockpit für alle Termine, Informationen und Dokumente

• Zentraler (Termin-, Aufgaben-) Kalender – natürlich auch online

• Alle Informationen / Aufgaben gesammelt in einer Übersicht

• Verwaltung von Mitarbeiter-Stammdaten und individuellen Qualifizierungen

• Budgetplanung und -überwachung bzw . Budgetliste mit automatischer Prognose für die voraussichtlichen Personalkosten

• Automatische Kontakt- und Buchungs-historie

• Flexible Vorlagenverwaltung• Versand oder Druck aller notwendigen

Do ku mente per E-Mail mit nur einem Klick (An schreiben, Namensschilder, Stundenzettel, Projektinformationen, etc .)

• Integriertes SMS-Tool• Automatische Erstellung von Arbeitsverträ-

gen, Termin- oder Auftragsbestätigungen• Integrierte Zuordnung von Kleidern und Equip-

ment

• Individuelle Rollenverwaltung• Informationsfelder (Location, Information,

Projektinformation, Team, Unterkünfte, Park-plätze, etc .)

• Verschiedene integrierte Ereignistypen (Event / Einsatz / Schulung / Briefing)

• Verbindung und Synchronisation aller we-sentlichen Elemente des Workflows (Kontakte, Projekte, Budget, Termine, Aufgaben, Mitarbei-ter, Ressourcen, Kosten und Informationen)

• Anlegen von Projekten, Aufträgen, Einsatz-orten mit Arbeitsstellen, Einsatzbereichen und deren Qualifizierungen

• Alle Neuigkeiten, Aufgaben und Informationen sofort in einer Übersicht; individuell für jeden Benutzer

• Die Projektübersicht zeigt den bisherigen Fortschritt und die nun folgenden Schritte

• Zentrale Steuerung der kompletten Kommuni-kation - ob per Telefon, E-Mail oder Brief



• Kontaktmenü – welche Kontakte bestehen rund um das Projekt?

• (Schnelles) Sortieren und Auswerten sämt-licher Daten via 1-Klick-Filter


Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK PERSONAL.www.indok.de/personal

INDOK PERSONAL

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• 24/7 Personaldisposition – Reduzierung der telefonischen Disposition und Verfüg-barkeitsabfragen



• Transparenz – Bei Änderung des Personal-plans werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert

• Steigerung der Effizienz in allen Arbeits-schritten rund um die anlassbezogene Personaldienstleistung

• Zugriff auf Informationen – jederzeit und überall



Optional: • Komfortable Synchronisation mit Apple

iPhone und MS Outlook . Manueller Outlook Import / Export .

INDOK PERSONAL bietet mit dem

Mitarbeiter-Cockpit die Möglich-

keit, dass an 7 Tagen pro Woche

und das 24 Std . täglich, Ihre

Mit arbeiter sich selbständig auf

in Frage kommende Jobs buchen

können

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INDOK KONGRESS-TO-WEBOrganisation und Planung mit System

Mit INDOK KONGRESS-TO-WEB werden sämtliche Informationen und Termine für Aussteller, Teilnehmer und Besucher durch eine Systemlösung steuerbar.

Im Umfeld einer internationalen Fachmesse für Gewerbeimmobilien und Investitionen finden jedes Jahr diverse Foren, Diskussionsrunden und Vorträge statt . Dafür sind Teilnehmer und Referenten zu akquirie-ren und sämtliche Termine zu koordinieren . Die Organisation, sowie das Transportieren aller Informationen dieses komplexen Bereiches wird von INDOK KONGRESS-TO-WEB unterstützt .

INDOK KONGRESS-TO-WEB hilft zunächst dem Organisator . Mode-ratoren und andere Protagonisten sind zu akquirieren, alle relevan-ten Informationen sind ins Web zu transportieren . Dann hilft es den Ausstellern, ihre Termine zu koordinieren und zu veröffentlichen: Die beteiligten Aussteller können verschiedene Termintypen (Pressekon-ferenz, Podiumsdiskussion, usw .) sowie deren Teilnehmer über ein geschütztes Formular direkt selbstständig eintragen . Im Backend werden diese Eingaben automatisch eingetragen und dann im Web mit einem Klick veröffentlicht . Anschließend hilft KONGRESS-TO-WEB dem Organisator, sämtliche Daten und Informationen allen Be-teiligten live und online zur Verfügung zu stellen oder zu versenden . Termine, Themen, Titel, Teilnehmer, Lebensläufe, Fotos oder Foren werden direkt in die Website der jeweiligen Messe übernommen und lassen sich so auch beispielsweise in eine App einbinden . Abschlie-ßend ermöglicht es KONGRESS-TO-WEB den Besuchern, sich online ihren eigenen Terminplan zusammenzustellen und in einen Kalender einzutragen . KONGRESS-TO-WEB basiert auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Organisation und Informationssteuerung .

enthält:

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK KONGRESS-TO-WEB.www.indok.de/kongress-to-web

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Funktionen:• Anlegen von Projekten, Terminen, Themen,

Dachthemen, Kontakten bzw . Adressen in verschiedenen Rollen

• Vernetztes Arbeiten mit allen Adressen und Kontakten bei der Akquise von Moderatoren, Sprechern, Referenten und Podiumsdiskus-sionsteilnehmern für bestimmte Termine und Themen

• Automatische, komplette Ausgabe aller Termin informationen ins Web

• Verbindung und Synchronisation aller we-sentlichen Elemente des Workflows (Dokumen-te, Referenten, Termine und Informationen)

• Zentrales Dokumentenmanagement• Versand aller notwendigen Dokumente per

E-Mail mit nur einem Klick• Zentraler Termin-Kalender - natürlich online • Import und Export in Tabellen oder CSV

Format, Statistikfunktionen• Zentrales Rechtemanagement mit Proto-

kollierung• Sortieren und Auswerten sämtlicher Daten

via 1-Klick-Filter• Dokumentations- und Kommentarfunktion

zum Erfassen von Feedbacks

Optional: • Do-it-yourself-Buchung von Terminen und

gewünschten Konferenzräumen• Raumverwaltung zur Vermietung von Räumen,

inkl . Do-it-yourself-Buchung von Terminen und gewünschten Konferenzräumen, Ausfertigung von Verträgen, anschließendes Ausfertigen von Mietverträgen im Backoffice inkl . E-Mail-Versand als PDF

• Vollständiges automatisches Prozedere bei genehmigungspflichtigen Anlässen (vom Formular für den Aussteller, über die Ausfer-tigung der Genehmigung, der Information von beteiligten Gewerken, bis hin zur Übersicht an den Sicherheitsdienst)

• Facebook-Verbindungen• Zentrale Steuerung der kompletten Kommu-

nikation, egal ob per Telefon, E-Mail oder Brief• Komfortable Synchronisation mit Apple

iPhone und MS Outlook

Zentrale Informations- und Datensteuerung mit hoher

Effizienz und maximaler Klick-Ersparnis

OrganisatorenWebseite

oder CMS

INDOK

KONGRESS-

TO-WEB

Teilnehmer

sonstige

Prozesse

14

Ihre Vorteile:• Zeit und hohe Aufwendungen im Bereich des

Datenmanagements sparen, umfangrei-ches Hin- und Hersenden von Listen entfällt

• Das manuelle Eintragen von Informationen zu einem Termin oder Teilnehmer findet nur einmal statt

• Alle Informationen in einer Oberfläche, in einem Werkzeug – alles live und in Realtime






• Übersicht – jede Information hat ihren Platz

INDOK KONGRESS-TO-WEB

Oben:

Themen, Informations-

und Terminübersicht

Mitte:

Adress- und Teilnehmer bereich

unterstützt durch ADPRO

Unten:

Ansicht eines Teilnehmercockpits

15

INDOK KONGRESS+MESSEUnd alles hat seinen Platz

Kongressagenturen und Abteilungen in Unternehmen, die mit der Planung und Organisation mehrerer Kongresse und Messen befasst sind, führen mit diesem Tool die komplette Organisation für mehrere Projekte und verschiedene Auftraggeber gleichzeitig durch.

Mit INDOK KONGRESS+MESSE können sämtliche Informationen zu Terminen, Teilnehmern, Ausstellern und Referenten gesteuert wer-den . Diese Systemlösung ermöglicht das Vernetzen verschiedenster Bereiche mit der direkten Ausgabe ins Web .

Dieses INDOK wird mit der integrierten Adressdatenbank ADPRO SEITE 58 und der ebenfalls integrierten Systemlösung GUESTOFFICE KONGRESS SEITE 37 vollständig zu einer First Solution: ADPRO ver-waltet die Adressen aller am Kongress oder der begleitenden Messe in irgendeiner Form Beteiligten – die kompletten Buchungsprozesse werden von GUESTOFFICE KONGRESS übernommen .

Das Buchen unterschiedlichster Ressourcen wie Mobiliar, Strom, Hostessen, Reinigung, Werbeflächen, Catering oder Technik ist eben-falls einfach und schnell zu organisieren: Das integrierte Ressourcen-tool bildet alle Informationen zu unterschiedlichsten Ressourcen ab und steuert deren Buchung und Bestellung beim Lieferanten, bis hin zum gewünschten Liefertermin, inkl . automatischer Vormerkung im INDOK Terminkalender .

Die automatische Statistik erfasst alle Einnahmen, erstellt live einen Forecast und übermittelt, auf Wunsch, per E-Mail hiervon einen Report pünktlich immer zur gewünschten Zeit .

Projekte anlegen, Terminpläne machen, Preise vorgeben, Ressour-cen buchen, Bestätigungen versenden, Verträge passgenau aus-fertigen, Rechnungen oder Gutschriften erzeugen, Briefe schreiben, Mailings versenden, Namensschilder drucken, Check-In Vouchers als PDF automatisch erzeugen, alle Informationen zu einem Kontakt genau da ablegen, wo sie benötigt werden – das ist INDOK KON-GRESS+MESSE .

enthält:

Kongress

Informationen

Messe

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Funktionen:• Management von Adressen und Kontakten• Vermieten / Verkaufen von Flächen oder

Räumen für eine den Kongress begleitende Ausstellung

• Buchen unterschiedlichster Ressourcen wie Mobiliar, Strom, Reinigung, Hostessen, Werbeflächen, Personal, Konferenztechnik, Catering, usw .

• Integriertes Ressourcentool bildet alle Infor-mationen zu unterschiedlichsten Ressourcen ab und steuert deren Buchung und Bestel-lung beim Lieferanten

• Verträge, Bestätigungen, Korrespondenzen per Brief oder E-Mail werden direkt aus dem System erzeugt

• Erzeugen von Rechnungen, Gutschriften und gegebenenfalls Mahnungen

• Vernetzung von Kongressbuchung, Teilneh-mern, Referenten, Adressen, Bestellungen und Faktura mit der direkten Ausgabe ins Web

• In Verbindung mit GUESTOFFICE KONGRESS werden alle Daten wie Adressen, Faktura oder Statistik direkt verbunden

Optional: • Externe Do-it-yourself-Buchung von

Flächen, Räumen und Ressourcen via Aus steller-Cockpit oder Webformular

• Einbindung von E-Payment Methoden








• Übersicht – jede Information hat ihren Platz

INDOK KONGRESS+MESSE

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Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK KONGRESS+MESSE.www.indok.de/kongress-messe

Oben:

Übersicht aller angelegten

Buchungen

Unten:

Ausgewählte Buchung im Detail

mit allen relevanten Informationen

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INDOK EREIGNISDas Organisationstalent für Veranstaltungen

Schnelles, übersichtliches und transparentes Planen und Organi-sieren von Ereignissen aller Art.

Eine mittelständische Eventagentur stemmt durchschnittlich fünf Projekte pro Quartal . Mit dem Versenden von Unterlagen an Partner, Lieferanten und Dienstleister beschäftigt sie sich über vier Stunden pro Woche . Dank INDOK EREIGNIS wird der zeitliche Aufwand für den Versand von Regieplänen, Informationsübersichten und Status-berichten auf unter 40 Minuten pro Woche reduziert .

INDOK EREIGNIS ist die Lösung für sämtliche Anforderungen im Ereignis-, Event- und Veranstaltungsmanagement . Für Agenturen, aber auch für Abteilungen in Unternehmen . Sie basiert auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Organisation und Informationssteue-rung . Sämtliche Abläufe sind detailliert plan- und steuerbar . In jeder Projekt phase können live und online Statusberichte abgerufen wer-den . Alle erbrachten Leistungen werden übersichtlich, schnell und live er-fasst . Die integrierte Adressdatenbank ADPRO SEITE 58 ermöglicht es Ihnen, die komplette Kommunikation – vom Lead, über den Kontakt, zum Kunden – über dieses Tool abzuwickeln und zu steuern .

enthält:

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK EREIGNIS.www.indok.de/ereignis

Ansicht der zentralen

Ereignisübersicht

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wesentlichen Elemente des Workflows (Zeit-erfassung, Dokumente, Referenten, Projekte, Budget, Termine, Aufgaben, Mitarbeiter, Ressourcen, Kosten und Informationen)

• SMS-Erinnerungsfunktion für Ereignisse oder Termine

• Auto-Reporter – ermöglicht das automatisier-te Versenden von Reports jeder Art

• Alle Neuigkeiten, Aufgaben und Informationen sofort in einer Übersicht . Individuell für jeden Benutzer .

• Zentrale Zeiterfassung• Zentrales Dokumentenmanagement • Versand aller relevanten Dokumente per

E-Mail mit nur einem Klick• Zentraler (Termin-, Aufgaben-) Kalender –

natürlich auch online• Projektbasierte Budgetplanung und

-überwachung• Projektübersicht der bereits erreichten Mile-

stones und der nun notwendigen nächsten Schritte

• Erzeugen von Informationen zu einem Projekt mit einem Klick als PDF oder zum direkten Verteilen per E-Mail

• Informationsfelder (Location, Information, Projektinformation, Team Unterkünfte, Flächen belegung, Parkplätze, etc .)

• Kontaktmenü – welche Kontakte bestehen rund um das Projekt

• Zentrale Steuerung der kompletten Kommu-nikation, egal ob per Telefon, E-Mail oder Brief




• Dokumentations- und Kommentarfunktion zum Erfassen von Feedback


iPhone und MS Outlook• Integrierte Faktura-Lösung ermöglicht das

direkte Erzeugen von Rechnungsbelegen• Individuelle Änderungsprotokolle zu aus-

gewählten Bereichen integrierbar









• Vertretungen werden leicht gemacht

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INDOK AGENTUnd alles geht seinen geregelten Gang

Sämtliche Prozesse rund um das Thema Management von Künst-lern, Moderatoren, Sprechern und Referenten sind übersichtlich und effizient mit dieser IT-Lösung zu organisieren: Von der Anfrage über das Angebot, den Vertrag mit Buchung, der Erfassung von Feedbacks, Dokumenten und Informationen bis hin zu allen finanzi-ellen Transaktionen rund um den Auftritt bzw. den Termin.

Die größte Herausforderung für ein Management ist die Menge an Informationen, Anfragen, Engagements und letztlich Mandanten, die gleichzeitig koordiniert werden müssen . Mit Hilfe von INDOK AGENT lassen sich sämtliche Informationen zu einem Mandanten speichern und Termine auf den Punkt genau festlegen . Dank INDOK AGENT sehen Sie auf einen Blick, welcher Mandant gebucht wurde – und zwar wann, wo, durch wen und für welche Art von Veranstaltung . Gleichzeitig wissen Sie, wie die Bestuhlung des Veranstaltungssaales aussieht, welche Medien informiert werden sollten und in welchem Hotel Ihr Schützling übernachten möchte .

Mit INDOK AGENT, das auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Or-ganisation und Informationssteuerung, basiert, können anhand von sieben Ereigniskarten alle Punkte rund um das Management wie bei einer Checkliste abgehakt werden: Termine für Gastspiele und Galas, Text-Termine für Kolumnen, Termine für TV-Auftritte, sowie Interview-Termine in Radio und Print bzw . „einfache“ Termine .

Auf den Ereigniskarten finden sich weitergehende Informationen wie Kontakte, Gästelisten und finanzielle Vereinbarungen, die direkt in den Finanzbereich weitergeleitet werden können . Die Integration und Vernetzung von ADPRO SEITE 58 bildet Kontakthistorien ab: So wird zum Beispiel eine Spielstätte mit den in Frage kommenden Hotels und den relevanten Medien verknüpft . Ist das Lieblingshotel eines Mandanten mit einer bestimmten Location verbunden, wird es bei der nächsten Buchung sofort in der Auswahl angeboten .

enthält:

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Funktionen:• Zentraler (Termin-, Aufgaben-) Kalender –

natürlich auch online sowie zusätzlich Solo-kalender für den jeweiligen Künstler

• Alle Informationen (Anfragen, Engagements, Buchungen, Statusberichte, Programminfor-mationen, Technische Vorgaben, Bühnen-anweisungen, etc .) sofort und immer aktuell in einer Übersicht online abrufbar

• Erstellen von Angeboten• Integrierte Black List verhindert Auswahl nicht

gewünschter Optionen (Hotels, Restaurants, Fahrservice, etc .)

• Zentrale Dokumentenverwaltung• Versand aller relevanten Dokumente per

E-Mail mit nur einem Klick• Integriertes Vertragsmodul• Integriertes Rechnungsmodul inklusive

Provisionssteuerung und Verteilung• Projektbasierte Budgetplanung und -über-

wachung• Basierend auf Ereigniskarten (Termine für

Gastspiele und Galas, Text-Termine für Kolumnen, Termine für TV-Auftritte, sowie Interview-Termine Radio und Print und „ein-fache“ Termine)

• Verbindung aller wesentlichen Elemente des Workflows (Dokumente, Budget, Termine, Auf-gaben, Ressourcen, Kosten und Informationen)

• Alle Neuigkeiten, Aufgaben und Informatio-nen sofort in einem Newscockpit . Individuell für jeden INDOK-Benutzer .




• Integrierte SMS-Benachrichtigungen sowie Erinnerungs-SMS (Veranstalter, Künstler)


• Volle Integration von ADPRO bildet Kontakt-historien ab



Ihre Vorteile:• Alle Informationen in einer Oberfläche, in

einem Werkzeug – alles live und Realtime• Transparenz – bei Änderung von Terminen

werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert






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Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK AGENT.www.indok.de/agent

INDOK AGENT

Die zentrale Termin- und

Buchungs übersicht beinhaltet

als Standard sieben sogenannte

Ereigniskarten für jeden Typ

eines Termins oder einer Buchung

INDOK

AGENT

Daten

Termine

BuchungenInformationen

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INDOK LOCATION UND RAUMVeranstaltungsorte zielgerichtet verwalten

Für alle, deren Erfolg eine übersichtliche Belegung und Buchung von Räumen voraussetzt. Durch das Raumbelegungsmenü kann auf einen Blick das Kontingent an buchbaren Räumen mit allen notwen-digen Informationen (Preisen, Beschreibungen, Fotos, Fachinforma-tionen, etc.) von allen Beteiligten live und online abgefragt werden.

Zu einem großen Veranstaltungszentrum gehören ein Kongresszen-trum, mehrere Tagungsräume sowie zwei Theatersäle . Wenn dort eine Messe stattfindet, sind sämtliche Räume belegt: In den großen Sälen zeigen die Aussteller ihre Objekte, in den Tagungsräumen finden Meetings und Pressekonferenzen statt – oftmals schon vor dem eigentlichen Beginn der Messe . Dank INDOK LOCATION UND RAUM ist die Planung und Buchung der einzelnen Räume zu unter-schiedlichen Terminen und mit ganz individuellen Anforderungen kein Problem .

Mit dem Mini INDOK Projektkalender dieser Systemlösung haben Sie den optimalen Überblick über jede Buchung und deren jeweilige Be-sonderheiten . Sämtliche Belegungspläne und Abläufe sind jederzeit für alle am Projekt Beteiligten sichtbar . Alle neuen Ereignisse können sofort eingetragen werden . Der zu jeder Buchung automatisch inte-grierte Projektkalender ermöglicht es Ihnen, alle Informationen rund um Ihre Veranstaltung direkt auf Ihre Website zu übertragen . Links zu Youtube oder zu anderen Websites werden geschaltet, der Weblink „Ticketverkauf“ wird zeitgesteuert veröffentlicht .

INDOK LOCATION UND RAUM verbindet das Organisationstalent und die Informationssteuerung von INDOK BASIS SEITE 6 mit der Ad-ressdatenbank ADPRO SEITE 58 . Vom Erstkontakt über die Buchung bis zur Leistungserfassung und Faktura können alle Abläufe in einer übersichtlichen Prozesskette abgebildet werden . Das integrierte ADPRO enthält die Lieferantendaten ebenso wie die Daten von Kun-den und Interessenten . Hier können neben den Kontaktproto kollen mit wenigen Mausklicks direkt Angebote oder Buchungsreservierun-gen für Räume erstellt werden .

enthält:

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Funktionen:• Alle Neuigkeiten, Buchungen, Optionen und

Informationen sofort in einer Übersicht . Individuell für jeden Benutzer .

• Flexible Raumverwaltung, Abbilden von mehreren Standorten und individuellen Raum-varianten sind möglich

• Ressourcenmanagement direkt in der Raumbuchung – ganz gleich ob die Bestellung von Beamern, Catering, Aufbauhelfern oder Blumendekorationen erfolgen muss

• Automatisiertes Erstellen von Lieferanten-Anforderungen, Buchungsbestätigungen, Verträgen oder Reservierungsoptionen

• Zentraler (Termin-, Aufgaben-) Kalender – natürlich auch online

• Zentrales Dokumentenmanagement

• Verbindung und Synchronisation aller wesentlichen Elemente des Workflows (Kontakte, Buchungen, Projekte, Termine, Auf gaben, Räume, Ressourcen, Kosten und Informationen)

• Projektübersicht der bereits erreichten Mi-lestones und der nun notwendigen nächsten Schritte


• Versand aller relevanten Dokumente per E-Mail mit nur einem Klick

• Sämtliche Informationen (Belegungspläne, Statusberichte, etc .) sind permanent und aktuell online abrufbar


• Rechtemanagement• Kontaktmenü – welche Kontakte bestehen

rund um das Projekt• Dokumentations- und Kommentarfunktion

zum Erfassen von Feedbacks


iPhone und MS Outlook• Integriertes GUESTOFFICE zum Abarbeiten

von Einladungen beispielsweise bei Premieren sowie die Eingabe von weiteren Informatio-nen (An- und Abreisedaten, Übernachtungs-wünsche, etc .)



• Transparenz – bei Änderung des Bele-gungsplans werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert






INDOK LOCATION UND RAUM

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Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK LOCATION UND RAUM.www.indok.de/location-raum

Der zentrale Belegungskalender

ist eines der Herzstücke von

INDOK LOCATION UND RAUM

Oben:

Buchungsübersicht

Unten:

Belegungskalender

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INDOK ROADSHOW UND KAMPAGNEKampagnen en gros und im Detail

Die Systemlösung zur Unterstützung und Umsetzung von Kampagnen.

Für die bundesweite Händlerkampagne eines großen Automobil-herstellers sollten 550 teilnehmende Händler, neun Regionenma-nager, eine Organisationsleitung, drei unterschiedliche Veranstal-tungstypen, sieben beteiligte Zulieferer und Logistiker und ca . zwanzig buchbare Ressourcen-Elemente vom Fahrzeug bis zur Hostess koordiniert, geplant und letztendlich gebucht werden .

Dank INDOK ROADSHOW UND KAMPAGNE konnten alle Informa-tionen zwischen den Beteiligten in der Vor-Ort-Umsetzung dieser Kampagne zentral gesteuert werden – ganz einfach und von nur einer Person . Durch die übersichtliche und zentrale Datenhaltung und die vielen komfortablen Detaillösungen werden auch komplexe Kampag-nen mit wenig Zeitaufwand abgewickelt .

INDOK ROADSHOW UND KAMPAGNE basiert auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Organisation und Informationssteuerung . Über das einfache Ausfüllen eines Formulars (PDF oder Webformular) kön-nen Händler Veranstaltungen für ihr Haus buchen . Die verschiedenen Elemente der Veranstaltung können nach Regionen strukturiert und zentral koordiniert werden . Es gibt eine Organisationsleitung, Regio-nenmanager und verschiedene, für die jeweiligen Ressourcen verant-wortliche Zulieferer und Ansprechpartner . Durch einen Klick werden aus Anfragen resultierende Fragen direkt an die Zulieferer gestellt und zum Beispiel die Machbarkeit im Detail oder einzelne Termine geklärt . Mit einem weiteren Klick erfolgen dann die Bestellungen sowie ein konkreter Kostenplan . Diese werden sofort elektronisch übermittelt und die Informationen entsprechend für alle Beteiligten aktualisiert, damit sie jederzeit und online einsehbar sind .

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK ROADSHOW UND KAMPAGNE. www.indok.de/roadshow-kampagne



(07141) 299 22 - 0

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wesentlichen Elemente des Workflows (Doku-mente, Kontakte, Termine, Aufgaben, Lieferan-ten, Ressourcen, Kosten und Informationen)



• Zentraler Terminkalender – natürlich auch online


• Dokumentation der kompletten Kommunika-tion, egal ob per Telefon, E-Mail oder Brief









• Transparenz – bei Änderung der Buchun-gen zur Kampagne werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert

• Schnelligkeit – Mit nur einem Klick wird eine neue Frage zu einem Veranstaltungs-termin sofort für alle Beteiligten sichtbar





Alle Informationen in einem Menü

und zu einem Vorgang in einer

Buchungskarte . Flexibel und nach

Bedarf online

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INDOK DELEGATIONEinfach gut geplant

Die Systemlösung für die Organisation und Durchführung von Delegationsreisen.

Die Reisestelle eines mittelgroßen deutschen Ministeriums organi-siert im Durchschnitt ca . 180 Dienstreisen pro Monat . Das sind größ-tenteils Delegationsreisen mit bis zu 20 Teilnehmern, die Ziele auf der ganzen Welt ansteuern .

Die Verbindung von Reiseteilnehmern mit Terminen, Flugdaten, Transfers und sonstigen Programmpunkten stellt immer eine große logistische Herausforderung dar . INDOK DELEGATION bietet Ihnen alles, was Sie sich von einer Systemlösung für die Organisation von Delegationsreisen wünschen: Komfortable, einfache Funktionen, eine zentrale Datenverwaltung und die komplette Vernetzung aller Beteiligten während der gesamten Planung und Abwicklung . INDOK DELEGATION stellt sämtliche Daten zentral und live zur Verfügung . Das ist wichtig, denn oft arbeiten verschiedene Teams in mehreren Ländern an der Reiseplanung . Jeder Reiseteilnehmer erhält seinen persönlichen Plan mit nur einem Klick . Als PDF per E-Mail .

Die Lösung basiert auf INDOK BASIS SEITE 6, dem Tool für Organi-sation und Informationssteuerung . Neben den genauen Reisedaten können weitere Informationen zu den Zielen und Teilnehmern hinter-legt werden . Vorlieben der Teilnehmer (Sitzplatzwünsche, Lieblings-hotels etc .), aber auch Abrechnungsdaten . Das Backoffice von INDOK DELEGATION ist zweisprachig .

enthält:

Persönlicher

ReiseplanTeilnehmer

Termine

Hotelinfo

Flug

Transfer

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Funktionen:• Online Ereignis- und Checklisten-Boxen,

die jeden Aufgabenbereich individuell unter-stützen (Flug, Transfer, Hotel, Termin)

• Verbindung und Synchronisation aller wesentlichen Elemente des Workflows (Teil-nehmerdaten, Reiseziele, Locations, Abrech-nungsdaten, Dokumente, Kontakte, Budget, Aufgaben, Reisepläne und Detailinformationen)

• 1-Klick-Reise- und Terminplan für jeden Teilnehmer


• Sämtliche Informationen (Reisepläne, Termi-nübersichten, Transfers, Regiepläne, Status-berichte, etc .) sind permanent und aktuell online abrufbar



• Kontaktmenü – welche Kontakte bestehen rund um das Projekt









• Automatisches Zusammenfügen aller relevanten Informationen eines Teilnehmers in der Gesamtübersicht – und in dessen individuellen Reise- und Terminplan

• Transparenz – bei Änderungen im Reise-plan werden alle Beteiligten, auf Wunsch, sofort informiert






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Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu INDOK DELEGATION.www.indok.de/delegation

INDOK DELEGATION

Oben:

Detaildaten zu einem Hotel

Mitte:

Bearbeitung einer Zimmer buchung

zu einem Teil nehmer im Backoffice

Unten:

Newscockpit

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INDOKSonderlösungen

Mit und rund um unsere Produktfamilie INDOK realisieren und reali-sierten wir für die individuellsten Anwendungsfälle zahlreiche Sonder-lösungen, die unterschiedlichste Prozesse und Bereiche miteinander vernetzen .

Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, beschreiben wir im Folgen-den drei Sonderlösungen – um Sie von unserer Leistungsfähigkeit zu überzeugen, sollten wir uns gemeinsam über Ihre Anforderungen unterhalten .

INDOK KLEINE RAUMBUCHUNGEine Raumbuchungslösung auf Basis des in INDOK KONGRESS-TO-WEB SEITE 12 integrierten Menüs . Einfache Rauminformationen, Web buchungsformular, übersichtlicher Kalender und dazu automa-tische Vertrags- und Anschreibenerstellung sowie der Export in eine Tabellenkalkulation für die Rechnungsstellung .

INDOK SONDERPROJEKTKALENDERDer INDOK SONDERPROJEKTKALENDER ist eine Plattform der Zusammenarbeit für temporäre Projekte . Beispielsweise dient er der Steuerung von Aufgaben, die bei einem Eventprojekt zunächst in der Machbarkeitsphase entstehen .

Die Sichtbarkeit von Informationen wird über selbstdefinierte Grup-pen oder User gesteuert . Ereigniskarten und Informationsfelder sind einfach zu erstellen . Ein Projekt- und Aufgabenkalender wird webba-siert bereitgestellt .

INDOK FRAGENTOOLDas INDOK FRAGENTOOL ist ein einfaches Werkzeug, um über ein integriertes Webformular Fragen zu erhalten . Diese werden dann in einem zugehörenden Backoffice sortiert, kategorisiert und beantwortet .

Nutzbar zum Beispiel bei Vertriebsveranstaltungen, bei denen der Vertriebschef im Vorfeld Fragen abholen möchte, die er dann im Rahmen der Veranstaltung beantworten wird . Im Backoffice werden die Fragen bearbeitet und in frei definierbare Kategorien eingeordnet . Die Antworten werden verfasst und entsprechende Redekarten per PDF ausgegeben .



(07141) 299 22 - 0

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Einladen, Teilnehmen,Organisieren, Informieren


Einladen, Informieren,Buchen, Teilnehmen



Probefahrt Kundenpräsentation

Produktschau Seminar Workshop

Eröffnung Hausmesse Roadshow

Aktionärsversammlung Gala

Jubiläumsveranstaltung Vernissage

Podiumsdiskussion Kampagne

Marketing-Konferenz Vertriebstagung

Mitarbeiterfest Messe Kongress

Konferenz Tagung Forum Incentive

Mitarbeiterfortbildung Schulung

Workshop Neujahrsempfang

Event Basis Event Plus

Kongress Basis Kongress Plus

Interne Fortbildung Ausstellung

Messeeinladung Besucher

Gutschein Präsentation

Sonderschau Kinderfreizeit

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE.www .guestoffice .de

GUESTOFFICEDas Profi-Tool für das Gäste- und Teilnehmermanagement

Mit einer GUESTOFFICE Lösung finden Sie die Unterstützung beim Einladen zu einer Gala, dem Buchen eines Teilnehmers zu einem Kongress, der Teilnahme von Mitarbeitern bei einer Fortbil-dung oder beispielsweise der Organisation von Probefahrten . Das ist nur ein kleiner Teil von den Möglichkeiten, die eine GUESTOFFICE-Lösung bietet .

Mit wenigen Mausklicks finden und steuern Sie alle relevanten Informationen . Die modularen und browserbasierten Module sind für die unter-schiedlichsten Anlässe und Zielgruppen geeig net . Es bieten sich für das Gäste und Teilnehmer-management facettenreiche und vielfältige browser basierte Lösungen zu sämtlichen An for-derungen, die sich Ihnen stellen .

Auf den Folgeseiten können Sie Ihre individuelle GUESTOFFICE-Lösung, die zu Ihren Anforderun-gen passt, auswählen .

MEHR ERFAHREN

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Einladen, Teilnehmen,Organisieren, Informieren


Einladen, Informieren,Buchen, Teilnehmen



Probefahrt Kundenpräsentation

Produktschau Seminar Workshop

Eröffnung Hausmesse Roadshow

Aktionärsversammlung Gala

Jubiläumsveranstaltung Vernissage

Podiumsdiskussion Kampagne

Marketing-Konferenz Vertriebstagung

Mitarbeiterfest Messe Kongress

Konferenz Tagung Forum Incentive

Mitarbeiterfortbildung Schulung

Workshop Neujahrsempfang

Event Basis Event Plus

Kongress Basis Kongress Plus

Interne Fortbildung Ausstellung

Messeeinladung Besucher

Gutschein Präsentation

Sonderschau Kinderfreizeit

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Projekte

An- und Abreisen

Adressen

Referenten

Seminare

Hotels

BudgetsTeilnehmer

Ressourcen

Begleitungen

Check-In

Rechnungen

Rollen

Namensschilder

Online-Buchung

Kategorien

Platzierung

Dokumente

Statistiken

Programm-to-Web

Erinnerungen

Micro-Website

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GUESTOFFICE EVENT BASISGästemanagement und -organisation aus einer Hand

Die Systemlösung für das Management beliebig vieler Gäste bei Veranstaltungen aller Art. GUESTOFFICE EVENT BASIS ist das Tool für die Organisation und das Management von Gästen ver-schiedenster Anlässe wie Galas, Jubiläen, Incentives, Firmenfeiern, Messen, Pressekonferenzen, Produktpräsentationen und anderen Events.

Zur Einführung eines neuen Fahrzeugmodells hatten die Händler einer britischen Traditionsmarke in ganz Deutschland ihre Kunden zu einer großen Produkteinführungs-Veranstaltung eingeladen . Eine Veranstaltung dieser Art kann sehr aufwändig in der Organisation sein, da die Bandbreite der Gästeinteressen sehr groß ist . Da gibt es die absoluten VIP-Kunden, die jedes Jahr das neueste Modell kaufen – aber auch die potentiellen Neukunden, die möglicherweise aktuell die Marke wechseln wollen .

Im Gästemanagement macht das aber natürlich einen gewaltigen Unterschied: Die erstgenannte Kategorie von Gästen wird zum Beispiel mit der Einladung gefragt, ob sie zur Veranstaltung abgeholt werden möchte und ob sie an der Exklusiv-Probefahrt teilnehmen wird . Die anderen Eingeladenen werden schlicht gebeten, eine Zu- bzw . Absage zu schicken .

Mit GUESTOFFICE EVENT BASIS ist die Unterteilung der Gäste in verschiedene Kategorien kein Problem . So können Sie auf jeden Ihrer Gäste eingehen – komfortabel und dennoch zeitsparend . GUESTOFFICE EVENT BASIS besteht aus einem Backoffice und einem Gäste-Frontend, das heißt einer kompakt gestalteten Mini-Website, die den Gästen zur Anmeldung zur Verfügung steht . Diese können per E-Mail, per Brief oder durch Eingabe eines Pin Codes direkt online antworten . Das Frontend ist, sowohl im Backoffice für die Organisatoren als auch für die Gäste, unkompliziert und intuitiv zu bedienen . Das vereinfacht einen reibungslosen Ablauf noch weiter . In einer so genannten Post-Event-Website können im Anschluss an die Veranstaltung aktuelle Bilder, sowie weitere Informationen für die Gäste und Teilnehmer direkt aus dem GUESTOFFICE Backend bereitgestellt werden .

enthält:

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Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE EVENT BASIS.www.guestoffice.de/event-basis

Funktionen:• Zusammenfassung von unterschiedlichsten

Aktionen im Backoffice bei Anmeldung eines Gastes (Hotels reservieren, Fragen stellen, Kartenverkauf, individuelle Zusatz-Events buchen, Parkplätze bereit halten und vieles mehr)

• Automatischer Abgleich der Anmeldungen mit dem Check-In vor Ort

• SMS-Benachrichtigung über besondere Gäste

• Editierbarkeit des Anmeldeformulars• Druck von Platzierungslisten und Namens-

schildern• Organisation der Gäste-Transfers von und

zum Hotel / Flughafen / Event• Statistiken

Optional: • Bereitstellung einer „Post-Event-Website“

mit Fotos, Filmen, Feedbacks und weiteren Informationen

Ihre Vorteile:• Eventbezogene, temporäre Bereitstellung• Alternativ dauerhafte Unternehmens-

lösung• Integriertes Content Management

System• Verschiedene Projekte, Veranstalter

und Auftraggeber über ein Backend in GUESTOFFICE EVENT PLUS

• Schnelligkeit, Transparenz, Übersicht-lichkeit


• Höhere Qualität der Informationen

GUESTOFFICE

Micro-Website

für Ihre Gäste

Post-Event-

Website

Externe

Zugriffe

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GUESTOFFICE EVENT BASIS – die Multi-Event-LösungDie hier beschriebene Variante kann eventbezogen, das heißt tempo-rär bereitgestellt oder als Unternehmenslösung dauerhaft in Ihrem Gäste- oder Teilnehmerhandling verankert werden . Im Rahmen der Dauerlösung legen Sie selbstständig Events an, laden Grafiken für die Anmeldungswebsites hoch und liefern Informationen mittels eines Content Management Systems (CMS), welches in GUESTOFFICE EVENT BASIS bereits integriert ist .

GUESTOFFICE EVENT PLUS – die Multi-Projekt-Multi-Event-LösungGUESTOFFICE EVENT PLUS ist die sinnvolle Ergänzung zu GUEST-OFFICE EVENT BASIS, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Pro-jekte mit unterschiedlichen Veranstaltern und Auftraggebern parallel zu planen, zu organisieren und durchzuführen .

Mit GUESTOFFICE EVENT PLUS sind Sie beispielsweise in der Lage, zehn und mehr individuelle Frontends für verschiedene Einladungs-Projekte zu erstellen . Von der Pressekonferenz bis zur Gala verschi-cken Sie individuell verschiedene E-Mails – alle über ein GUEST-OFFICE Backend .

GUESTOFFICE EVENT BASIS

Die zentrale Gästeübersicht

mit GUESTOFFICE Event

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GUESTOFFICE KONGRESS BASISAnbieten, Buchen, Steuern

GUESTOFFICE KONGRESS BASIS ist das Tool für die kompletten Buchungsprozesse rund um einen Kongress. Mit verschiedenen Terminen, Referenten, Seminaren, Workshops und weiteren zusätz-lichen buchbaren Angeboten, wie Abendveranstaltungen, Kinderbe-treuung, Stadtrundfahrten, Büchern zum Thema und ähnliches.

Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines großen Kongresses nimmt sehr viel Zeit in Anspruch: Termine abstimmen, Referenten buchen, die Anmeldungen sowie alle dazugehörigen Informationen im Blick behalten, das Rahmenprogramm organisieren – all diese Aufgaben gilt es zu bewältigen . Und wenn es anschlie-ßend an die Abrechnung geht, müssen oft unzählige Tabellen mit-einander abgeglichen werden: Wer hat den Workshop storniert? Wer hat die Zusatzangebote genutzt? Mit GUESTOFFICE KONGRESS BASIS können Sie die gesamte Organisation der benötigten Termine, Seminare, Workshops, Tickets, etc . einfach und zeitsparend über ein System steuern – eine Rundumlösung für die Abwicklung von Kon-gressen . Und die Statistik sowie die Abrechnung erledigt das System schon parallel zur Buchung .

In GUESTOFFICE KONGRESS BASIS werden alle relevanten Infor-mationen zu Referenten, Seminaren (auch alternativ buchbaren Seminaren), Veranstaltungen und Räumen im Buchungsshop ver-öffentlicht . Von der Buchung bis zum Check-In ist alles mit einem Tool steuerbar .

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE KONGRESS BASIS. www.guestoffice.de/kongress-basis



(07141) 299 22 - 0

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Funktionen:• Alle Informationen sind für alle Mitarbeiter

in der Organisation im Backoffice des GUEST OFFICE KONGRESS BASIS‚ über das Newscockpit inklusive Statistik jederzeit live und online abrufbar

• Teilnehmer können ihre Tickets und Semi-nare selbst buchen, die Daten werden auto-matisch aus dem webbasierten Buchungs-modul an das GUESTOFFICE Backoffice übermittelt

• Rechnungen an die Teilnehmer werden auto-matisch erstellt

• Gutschriften erzeugen im Falle von Stor-nierungen

• Das Work-Desk hilft Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit . Telefonische Anmeldungen von Teilnehmern, weitere Buchungen bzw . Stor-nierungen, Drucke von Namensschildern und die Aktualisierungen von Übersichten über alle Teilnehmer werden erleichtert .

• Anmeldung vor Ort? Kein Problem . Alles mit Schritt-für-Schritt-Erklärungen und Ablaufplan für die Hostess am Empfang

• Bereitstellung von Informationen für die Teilnehmer

• Integrierter E-Mail- und Brief-Editor für die Herstellung und den Versand von Teilnehmer- oder Referentenunterlagen

• Integriertes Vor-Ort Barcode-Check-In- System für die gebuchten Teilnehmer inkl . „Wer-ist-und-wer-war-da“-Report

Ihre Vorteile:• Kongressbezogene, temporäre Bereit-

stellung• Alternativ dauerhafte Unternehmens-

lösung • Integriertes Content Management

System• Verschiedene Projekte, Veranstalter

und Auftraggeber über ein Backend in GUESTOFFICE KONGRESS PLUS

• Schnelligkeit, Transparenz, Übersicht-lichkeit


• Höhere Qualität der Informationen• Effektive Organisationsprozesse

GUESTOFFICE KONGRESS BASIS

Alle Details zum Kongress -

angebot werden mit Hilfe von

GUEST OFFICE KONGRESS

BASIS aus einer Benutzer-

Oberfläche organisiert

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GUESTOFFICE KONGRESS BASIS – die Multi-Kongress-Lösung:Die hier beschriebene Variante kann kongressbezogen, das heißt temporär, bereitgestellt oder als Unternehmenslösung dauerhaft in Ihrem Gäste- und Kongresshandling verankert werden . Im Rah-men der Dauerlösung legen Sie selbstständig Kongresse an, laden Grafiken für die Anmeldungswebsites hoch und liefern Informationen mittels eines Content Management Systems (CMS), welches in GUESTOFFICE KONGRESS BASIS bereits integriert ist .

GUESTOFFICE KONGRESS PLUS – die Multi-Projekt-Multi-Kongress-LösungGUESTOFFICE KONGRESS PLUS ist die sinnvolle Ergänzung zu GUESTOFFICE KONGRESS BASIS, die es Ihnen ermöglicht, ver-schiedene Projekte mit unterschiedlichen Veranstaltern und Auftrag-gebern parallel zu planen, zu organisieren und durchzuführen . Völlig losgelöst voneinander können verschiedenste Auftraggeber individuell abgebildet und dennoch in einer Oberfläche, in einem Backend zeitgleich bearbeitet werden . Rechnungen und Bestäti-gungen werden vom System im jeweiligen Corporate Design des Auftrag geber erstellt und an dessen Adressen versendet .

Ansicht eines beispielhaften

GUESTOFFICE KONGRESS

Online Buchungsshops

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GUESTOFFICE INTERNE FORTBILDUNGWeiterbildung buchen leicht gemacht

Mit GUESTOFFICE INTERNE FORTBILDUNG werden Seminare und Fortbildungen für Mitarbeiter selbst buchbar gemacht und zeit-sparend durchgeführt: Von der Anmeldung und Registrierung über die Tischkarte und das Mittagessen bis hin zur Zertifizierung und Abrechnung.

Die Organisation von Mitarbeiterschulungen und Seminaren ist in Unternehmen inzwischen ein wichtiger Bereich . Die Anforderungen werden größer und es wird viel Wert auf regelmäßige Fortbildungs-angebote gelegt . Und darauf, dass alle Mitarbeiter diese auch nutzen . GUESTOFFICE INTERNE FORTBILDUNG ist ein unverzichtbares Tool, um bei der Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen Zeit zu sparen . Mitarbeiter können zum Beispiel Seminare, für die sie sich interessieren, ganz einfach selbstständig über ein browserbasiertes Frontend buchen .

Der Anbieter von Mitarbeiterschulungen legt sämtliche Seminar-details fest . Zielgruppen, Inhalte, Abläufe und Zeitrahmen, Preise, maximale Teilnehmerzahlen sowie Orte, Referenten und Art des Zertifikates . Ebenso entscheidet er, welche Informationen auf der Teilnehmerseite zu sehen sind, ob also zum Beispiel alle die kom-plette Teilnehmer- bzw . Warteliste und sämtliche Zusatzangebote sehen sollen .

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE INTERNE FORTBILDUNG. www.guestoffice.de/interne-fortbildung



(07141) 299 22 - 0

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Funktionen:• Sich wiederholende Veranstaltungen können

mit allen Detailinformationen erneut ein-gestellt werden

• Tischkarten werden ebenso über dieses Tool erstellt, wie die Mittagessens-Listen direkt an die Kantine übermittelt werden

• Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate werden direkt aus dem System druckfertig ausgegeben

• Export aller abrechnungsrelevanten Daten, zum Beispiel in eine Tabelle

• GUESTOFFICE INTERNE FORTBILDUNG ist auf der Buchungsseite zweisprachig (Deutsch / Englisch)

• Komplett automatische Ausgabe in eine eigene Website, die individuell und je nach Anlass mit den jeweils abzufragenden Feldern eingerichtet werden kann – integrierte Formulare inklusive . Dazu benötigt der Nutzer nur wenige Mausklicks .

Ihre Vorteile:• Ihre Mitarbeiter buchen ihre Seminare

selbst• Mit GUESTOFFICE INTERNE FORT-

BILDUNG sind Informationen rund um die Fortbildung auf dem aktuellen Stand und an der richtigen Stelle

Oben:

Die zentrale Teilnehmer übersicht

Unten:

Eine beispielhafte Ansicht der inte-

grierten und auto matischen Seminar-

angebots- und Buchungsübersicht

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GUESTOFFICE AUSSTELLUNGBesucher, Aussteller, Tickets und Informationen

Mit GUESTOFFICE AUSSTELLUNG kann nicht nur die komplette Registrierung und das Ticketing von Gästen sowie Messebesuchern gesteuert, es können auch Kundenanfragen und Besuche direkt und ohne Zeitverlust bearbeitet werden .

Kundenanfragen, die auf Messen gestellt werden, haben im Normal-fall eine Laufzeit von mindestens einem Tag bis sie zum jeweiligen Händler bzw . Hersteller gelangen . Anders mit GUESTOFFICE AUS-STELLUNG – das Tempo lässt keine Wünsche mehr offen .

Ein Beispiel: Ein Verband organisiert Messen in mehreren Städten . Aussteller sind Hersteller, die auf der Messe ihre Produkte zeigen . Die Händler, die die Produkte der Hersteller vertreiben, laden ihre Kunden zur Messe mit GUESTOFFICE AUSSTELLUNG ein . Beim Barcode Check-In am Eingang erhalten Sie optional direkt ein Na-mensschild . Und diese haben nun die Möglichkeit direkt am Messe-stand ein Angebot einzufordern . Der Aussteller gibt die Anfrage des End-Kunden in die GUESTOFFICE-Lösung direkt auf seinem Messe-stand ein . Der Händler erhält die Anfrage sofort per E-Mail und kann dem Kunden umgehend sein Angebot übermitteln .

GUESTOFFICE AUSSTELLUNG ist die durchdachte Systemlösung, die sowohl Ihr Gäste- und Besuchermanagement auf Messen, als auch die zeitnahe Erstellung Ihrer Angebote zur Zufriedenheit aller Beteiligten regelt .

enthält:

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE AUSSTELLUNG. www.guestoffice.de/ausstellung

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Funktionen:• Zuordnung von Händlern zu Veranstaltungen,

sowie deren Kontingente an Freikarten und Tagesgästen

• Barcode-Check-In und integrierter individu eller Gäste Voucher E-Mail-Versand

• Integrierte Fakturierung mit Debitoren-verwaltung

• SMS-Benachrichtigung bei Ankunft bestimmter Kunden

Ihre Vorteile:• Alle Benutzer des GUESTOFFICE AUS-

STELLUNG sind je nach individueller Rech te einstellung, jederzeit aktuell über alle wichtigen Vorgänge informiert . Zum Beispiel: Wer wurde durch welchen Händler eingeladen? Wer hat für welchen Veranstal-tungsort zugesagt?

• Während der Veranstaltung liefert GUEST-OFFICE AUSSTELLUNG durch die An-wesenheitsübersicht sowohl dem Ver-anstalter, als auch dem Aussteller, die Information, welcher seiner Besucher eingecheckt hat .

• Mit GUESTOFFICE AUSSTELLUNG entfällt das mühsame Prüfen langer Listen, keine Position geht verloren, alle Informationen sind zentral in einer Übersicht zu finden . Abrechungen, zum Beispiel für die Nutzung von Freikarten, können einfach mit einem Klick initiiert werden .

Oben:

Das Aussteller-Cockpit für

Eintrittskarten und Einladungen

Unten:

Das Backoffice steuert alle

Informationen

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GUESTOFFICE MESSEEINLADUNGDie moderne Art Gäste einzuladen

Mit GUESTOFFICE MESSEEINLADUNG können Aussteller einer Messe oder Veranstalter eines Events, ihren Gästen die Möglichkeit anbieten, mit einem selbst ausgedruckten Ticket direkt einzu-checken . Das lästige Umtauschen eines Gutscheins gegen ein Ticket an der Kasse entfällt .

Voraussetzung für das Einchecken mit dem selbst gedruckten Ticket ist, dass die Messe-Gesellschaft, die ein Code-System hat, diese Codes an den Nutzer von GUESTOFFICE MESSEEINLADUNG übergibt – und so die externe Einbindung und Verarbeitung dieser Zugangscodes erlaubt .

Dann geht es nicht einfacher: Im Corporate Design des Ausstellers wird eine PDF-Datei erstellt . Zum Selbstausdrucken oder zur Anzeige auf einem Smartphone . Damit checkt der Messebesucher direkt ein . Es entstehen weder Portokosten noch Terminschwierigkeiten durch einen verzögerten Versand .

In der Systemlösung GUESTOFFICE MESSEEINLADUNG ist eine Anmelde-Website im Corporate Design des jeweiligen Ausstellers oder Veranstalters hinterlegt, zu der jeder Gast seinen persönlichen PIN-Code erhält . Hier gibt der Gast an, ob und wann er zu der Messe kommt, ob ein Stellvertreter die Messe besucht, ob er vorab Infor-mationsmaterial bekommen möchte, usw . Der gewünschte Besuchs-termin wird gewählt und die personalisierte Eintrittskarte kann vom Gast selbst ausgedruckt oder auf sein Smartphone geladen werden . Mit dieser Eintrittskarte kann der Gast zum Beispiel auch das Cate-ring in der Lounge nutzen .

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE MESSEEINLADUNG. www.guestoffice.de/messeeinladung



(07141) 299 22 - 0

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Funktionen:• Aus dem System können direkt Einladungen

an Ihre Gäste versendet werden• Kontingente können passgenau gesteuert

werden• Mittels Barcode erfolgt eine genaue Zuord-

nung des Besuchers (zum Beispiel Gast, Händler oder Mitarbeiter)

• Komplette Übersicht für den Organisator: Wie viele Einladungen wurden verschickt? Wie viele Zusagen gab es? Wie viele Absagen? Wer hat noch gar nicht reagiert?

• Mehrfach Nutzung des Barcodes möglich, zum Beispiel für den Check-In an Ihrer Catering- oder VIP-Lounge mit SMS Alert beim Eintreffen besonderer Gäste

• Mit einem Klick können sämtliche Gästedaten gedruckt oder exportiert werden

• GUESTOFFICE MESSEEINLADUNG über-nimmt sogar die Einteilung Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel für das Catering

Ihre Vorteile:• Komfortabler Zugang zu Messen und

Veranstaltungen für Ihren Kunden• Keine Portokosten, keine Terminschwie-

rigkeiten durch verzögerten Versand• Schnelligkeit, Transparenz, Übersicht-

lichkeit • Zeitersparnis – Mausklicks und Tasten-

drucke werden reduziert• Höhere Qualität der Informationen

Oben:

Beispielhafte Ansicht zur Statistik

Einladungen, Zusagen, Absagen,

Teilgenommen oder ohne Reaktion

Unten:

Beispiel für die Online-Anmeldung

für einen Gast zu einer Messe

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GUESTOFFICE BESUCHERZugang wem Zugang gebührt

Die Systemlösung für das Besuchermanagement in Unternehmen und Einrichtungen.

Mit GUESTOFFICE BESUCHER können sich Besucher online rund um die Uhr bei Ihrem Unternehmen anmelden – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche . Der schnelle, unkomplizierte und sichere Zugang ist mit dieser Systemlösung kein Problem . Und Sie haben jederzeit eine aktuelle Übersicht über die An- und Abwesenheit der Besucher auf Ihrem Werksgelände .

Besucher, aber auch Mitarbeiter von Fremdfirmen, werden vor Ort via Check-In-System angemeldet und erhalten auf sich zugeschnittene Ausweise inklusive Barcode, falls gewünscht auch mit Foto . Mit die-sem Ausweis erhält der Gast dann Zutritt zu bestimmten Bereichen . Auch die Übergabe von besonderen Sicherheits- oder Arbeitsschutz-vorgaben sind im System vollständig integriert und somit dokumen-tiert .

Das integrierte Mitarbeiterausweis-Management erlaubt nicht nur das Erstellen von Mitarbeiterausweisen – die Funktionen in GUESTOFFICE BESUCHER ermöglichen damit eine explizite Zeit- und Anwesenheitserfassung, live und in Realtime .

Folgen Sie dem QR-Code auf unsere Webseite.Dort finden Sie weitere Informationen zu GUESTOFFICE BESUCHER.www.guestoffice.de/besucher



(07141) 299 22 - 0

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Funktionen:• Automatischer Torpass-Versand für Besu-

cher und Zulieferer• Direkte Übermittlung von aktuellen Besu-

cher- oder Zulieferer-Tages- oder Wochen-übersichten an den Empfang bzw . die Pforte

• Besucher können sich vorab online anmelden – und zwar 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche . Nach Bearbeitung, Freigabe oder Ablehnung durch einen Backend-Benutzer erhalten Besucher, falls gewünscht, eine auto-matische Antwort-E-Mail .

• Zeiterfassung und individuelle Auswertungs- sowie Datenexporte zur Weiterverarbeitung zum Beispiel in der Lohnabrechnung

• Mitarbeiterausweis-Management• SMS-Benachrichtigung bei Ankunft Ihres

Besuchers, z .B . an der Pforte• Individuelle Rechtesteuerung für die

Benutzer im Backend des GUESTOFFICE BESUCHER

• In GUESTOFFICE BESUCHER integriert ist die Option „Schließdienst“: Mitarbeiter Ihres Unternehmens können zur Begleitung bzw . Beaufsichtigung von Besuchern während deren Aufenthalts disponiert werden und die Zeitdaten dazu direkt zur Berechnung über-mittelt werden

Ihre Vorteile:• Mit GUESTOFFICE BESUCHER ist jederzeit

eine aktuelle Übersicht aller angemeldeten, anwesenden, abgesagten oder bereits wie-der abgereisten Personen via Newscockpit gewährleistet .

• Durch die bei der Anmeldung angegebenen Kontaktdaten entsteht eine Adressdaten-bank zur weiteren Nutzung

Anwesenheitsübersicht im

GUEST OFFICE BESUCHER –

Wer ist noch im Haus

oder auf dem Areal?

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GUESTOFFICESonderlösungen

Mit unserer und rund um unsere Produktfamilie GUESTOFFICE realisieren und realisierten wir zahlreiche Sonderlösungen für die individuellsten Anwendungsfälle .

Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, beschreiben wir im Folgen-den drei Sonderlösungen . Um Sie jedoch von unserer Leistungs-fähigkeit zu überzeugen, sollten wir uns gemeinsam mit Ihnen über Ihre Anforderungen unterhalten .

GUESTOFFICE GUTSCHEINEin Messeveranstalter händigt an seine Aussteller Eintrittsgutscheine in Form von Barcodes aus . Diese Barcodes werden vom Aussteller in des-sen eigene Messekommunikation eingebettet . Das Corporate Design wird gewahrt, ein eigenständiges Messekonzept nicht aufgebrochen .

Die Zuordnung der einzelnen Barcodes erfolgt vorab in einem GUEST-OFFICE Backend . Bei der Veranstaltung werden die Barcodes dann mittels eines integrierten Check-In-Tools innerhalb des GUEST-OFFICE GUTSCHEIN via Scanner erfasst und sind somit genau ein mal nutzbar . Sie werden dem einladenden Aussteller sofort zuge-ordnet, ein entsprechender Bericht kann sofort aus dem System ausgegeben werden – ganz gleich, ob als Anwesenheitsnachweis oder als Grundlage für eine Abrechnung .

Durch diese GUESTOFFICE Lösung wird ein heute gängiges Proze-dere ersetzt . Bisher sind Veranstalter dazu gezwungen, beispiels-weise 40 .000 Gutscheine für Aussteller drucken und verteilen zu lassen . Diese Gutscheine werden zum Einlass verwendet, müssen dann aber nach der Einlösung manuell jedem einzelnen Aussteller zugeordnet werden . In einem Kundenfall waren Besucher von 800 Ausstellern manuell in einer Excelliste erfasst .

Mit der beschriebenen GUESTOFFICE Lösung, die es als Miet- oder Kauflösung gibt, ist der Aufwand auf wenige Klicks zu reduzieren .

GUESTOFFICE SONDERSCHAUEin Unternehmen lädt zum „PROTOTYPE VIEWING“ ein . An drei aufeinander folgenden Tagen werden ausgesuchte Partner und Mit-arbeiter erwartet – man rechnet mit etwa 10 .000 Teilnehmern .



(07141) 299 22 - 0

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Diese Teilnehmer werden durch 30-50 Abteilungen eingeladen, denen im Vorfeld bestimmte Zeiträume und Kapazitäten zugeteilt wor-den sind . Die Abteilungen buchen sich im System in einem ei genen Loginbereich zu . Dort ist übersichtlich aufgeführt, dass zum Beispiel Gruppe A am Tag 1 von 10-14 Uhr ihren Slot hat, Ihren Startpunkt am Tor 1 hat und als Zwischenstation im Gebäude F 14 das Mittagessen einnimmt, bevor sie dann zum Zielpunkt am Tor 8 an kommt . Dort er-wartet die Gruppe ein Omnibus, der sie zum Start punkt zurückbringt, an dem z .B . die eigenen Fahrzeuge geparkt wurden .

GUESTOFFICE SONDERSCHAU löst Führungen, Kapazitäten, Abläu-fe, Teilnehmerlisten usw . in einem Backend . Die Organisationsleitung hat jederzeit den zentralen Überblick über alles . Einladende Abtei-lungen erhalten nur für sie relevante Informationen – die Datenmenge wird auf ein Minimum reduziert .

GUESTOFFICE PRÄSENTATION Ein Automobilhersteller startet eine Präsentationskampagne eines neu-en Modells . An unterschiedlichen Orten werden Präsentationstermine organisiert . Die verschiedenen Orte werden in den bestehenden Regio-nen bzw . PLZ-Gebieten Vertriebspartner, Händlern oder direkt Kunden zugeordnet . Ein GUESTOFFICE stellt im Backoffice alle Funktionen zum Organisieren der Termine und zum Strukturieren der Gebiete und deren Kapazitäten bereit . Ein Händler erhält zum Beispiel eine Anzahl Plätze zugewiesen und kann diese in einem eigenen Login-Bereich seinen Kun-den zuweisen . Per E-Mail oder Brief kann der eingeladene Kunde über eine Website mit einem Login seine Teilnahme bestätigen . Er wird dann im weiteren Verlauf automatisch mit seinem persönlichen Programm für seinen Termin versorgt . Er erhält per E-Mail oder Download alle Informa-tionen zu Programm, Anreise oder Vouchers für alle Aktivitäten .

Der Händler kann auch seine Kundenbetreuer abbilden . Die Gebiets-manager sind über die Auslastungen zentral und live informiert . Eine automatische Statistik-Funktion berichtet per E-Mail mit angehäng-tem PDF z .B . täglich oder wöchentlich über aktuelle Zahlen . Eine Alertfunktion warnt vor Terminen, die nicht vollständig belegt sind . Vor Ort können Teilnehmerbadges gedruckt werden, elektronischer Check-In, Teamlisten, usw . werden live aus dem System gezogen . Ein integriertes Rechtemanagement steuert unterschiedliche Benut-zer-Rollen für alle Systembereiche . Flexibel und individuell .

GUESTOFFICE bietet intuitiv

bedienbare Oberflächen und

wird auf Wunsch in Ihrer CI / CD

bereitgestellt

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Anlassbezogene Personaleinsätzeorganisieren, quali�zieren undabrechnen


Planen, Organisieren,Informieren



Veranstaltungsdienst

Cateringservice Hostessen-Agentur

Bewachungsservice

Reinigungsunternehmen Helfer-Agentur

Eventservice Promotion-Service

P�egedienst Chauffeurservice

Dienstleistungsunternehmen

EPOS Basis EPOS Web

Sonderlösungen

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen zu EPOS.www .epos-online .de

EPOSDie Lösung für projektbezogene Personaldisposition

Mit EPOS wird nicht nur das Disponieren von Per-sonal für projektbezogene Einsätze und Anlässe leicht gemacht . Die verwalteten Stamm daten Ihrer Mitarbeiter und deren individuelle Qualifikation werden automatisch mit den Zeitangaben und Informationen aus dem Projekt- und Objekt-management verbunden . Mit EPOS können Sie sich für Ihre Projekte mit nur 2 Mausklicks das passende und zeitlich verfügbare Personal an zei-gen lassen und direkt disponieren . Eine inte grierte Arbeitszeiterfassung und Fak tu ra-Funktion ist selbst verständlich .

Auf den Folgeseiten können Sie Ihre individuelle EPOS-Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt, auswählen .

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Anlassbezogene Personaleinsätzeorganisieren, quali�zieren undabrechnen


Planen, Organisieren,Informieren



Veranstaltungsdienst

Cateringservice Hostessen-Agentur

Bewachungsservice

Reinigungsunternehmen Helfer-Agentur

Eventservice Promotion-Service

P�egedienst Chauffeurservice

Dienstleistungsunternehmen

EPOS Basis EPOS Web

Sonderlösungen

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Projekte

Kunden

Preisvereinbarungen

Briefe

Zeiterfassung

Dokumente

Abrechnung

Qualifikationen

Statistik

Check-In TicketsObjekte

Soll- Ist Abgleich

Benutzer

Einsatzberichte

Benutzerrechte

Kontakthistorien

Lohnkonto

Personaldaten

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EPOS BASISPersonal individuell organisieren

EPOS BASIS ist ein Planungs- und Organisationssystem für die Personalverwaltung und -disposition. Es ist ideal für (Dienstleis-tungs-) Unternehmen, die überwiegend geringfügig beschäftigte Mitarbeiter, Minijobber oder Rechnungsteller beschäftigen und an wechselnden Einsatzorten oder bei projektbezogenen Aufträgen einsetzen.

Ein Personaldienstleister im Eventbereich mit knapp 300 Kunden und 500 eigenen Mitarbeitern muss sein Personal für den Kunden zuverlässig und flexibel organisieren . Die Kunden verlassen sich auf eine wöchentlich gleichbleibend hohe Qualität . Auch Aufträge außer der Reihe, wie zum Beispiel ein unvorhergesehener Großeinsatz oder auch die plötzliche Vertretung eines Kollegen, müssen professionell bewältigt werden .

EPOS BASIS ist eine Systemlösung für anlassbezogene Dienstleis-tungen . Feste oder flexible Einsatzorte und Arbeitsstellen lassen sich problemlos individuell organisieren . Die Systemlösung verwaltet vollständige Mitarbeiterdaten und Profile . Komplette Arbeitsplatz-beschreibungen und alle relevanten Informationen können zu jedem „Job“ eingetragen werden . Zudem kann für jeden Mitarbeiter ein eigenes Qualifikationsprofil erstellt werden, das heißt das Unterneh-men sortiert ihm bestimmte Merkmale und Qualifikationen (Sprachen, Führerscheinklassen, etc .) zu . Es können Gruppen oder Teams ge-bildet werden, die über eine Such- und Sortierfunktion ausgewählt werden können .



(07141) 299 22 - 0

Kunde Zeiterfassung

Disposition

Mitarbeiter

Auftrag Abrechnung

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Funktionen:• Individuelles Qualifikationsprofil für jeden

Mitarbeiter• Mitarbeitergruppen oder -teams können

ge bildet werden, die mit einer Such,- bzw . Sortier funktion gefunden und ausgewählt werden

• Jobanfrage für jeden einzelnen Mitarbeiter . Disposition unter automatischer Berücksich-tigung der Verfügbarkeit des Mitarbeiters (Urlaub, Krankmeldung, anderer Auftrag, aber auch Verdienst- oder Arbeitszeitengrenze)

• Brief-, E-Mail- oder SMS-Versand mit nur zwei Mausklicks

• Dienstpläne, Dienstausweise und Setcards können ausgedruckt oder alternativ als PDF ausgegeben werden

• Einzelne Aufträge, Einsätze oder Jobs werden angelegt und mit den bereits vorhandenen Kundendaten verknüpft

• Auswahl und Disposition des entsprechend qualifizierten Mitarbeiters mit nur einem Klick

• Hinterlegen von Verlinkungen, Fotos, Infor-mationen und Details in einer Disposition

• Direkte Druckfunktion z .B . für Einsatzlisten, Personallisten, Telefon- und Kleiderlisten, Namensschilder, Stundenberichte und Kunden-rapporte

• Das Check-In-Modul ermöglicht es disponierte Mitarbeiter am Einsatzort elektronisch und minutengenau ein- und auszuchecken

• Schnelle Mitarbeiter- und Kundenabrech-nung – Alle relevanten Abrechnungsfaktoren liegen im System vor

Optional:• 24/7 Web-Buchung für die Mitarbeiter mittels

EPOS Webservice

Ihre Vorteile:• Export aller Daten (Mitarbeiter, Kunden,

Dispo bzw . Aufträge)• Verwaltung aller notwendigen Kunden-

daten (z .B . Firmierung, diverse Ansprech-partner, Vergütungsvereinbarungen, usw .)

• Unterschiedliche Rechtegruppen und Strukturen können erstellt werden, damit bei Themen wie Personal, Lohn, Arbeits-zeiten, usw . entsprechende Zugangs- und Bearbeitungsrechte an Backoffice-Mit-arbeiter vergeben werden können

• Alle Daten werden innerhalb eines Systems verwaltet, organisiert und verarbeitet . Keine Dateninsel .

• Zeitersparnis durch ineinander verknüpfte Daten, keine aufwändigen Suchen, kein Wechsel zwischen einzelnen Listen und Programmen

• Suchabfragen verarbeiten bereits im Hinter-grund alle relevanten Daten . So werden Doppelbuchungen ausgeschlossen .

• SMS und E-Mail-Funktion zur direkten und zeitsparenden Mitarbeiteransprache

• Möglichkeit der 1-Klick-Telefonie aus den Mitarbeiter- und Kundendaten heraus

• Einsatzhäufigkeits- und Zuverlässigkeits-Statistik für jeden einzelnen Mitarbeiter abrufbar

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EPOS BASIS

Oben:

Ansicht der Personaldisposition

in einem einzelnen Projekt

Unten:

Mitarbeiterauswahl für die

tele fonische Disposition

zu einem Projekt

55

EPOS WEBSERVICEPersonal individuell organisieren

Nur wer EPOS BASIS SEITE 52 nutzt, kann auch auf EPOS WEB-SERVICE setzen – und das sollte er. Das webbasierte Informations- und Buchungssystem, das für die Personaldisposition von Mit-arbeitern, Minijobbern und Rechnungstellern selbst verwendet wird, ist DER Zeitsparer schlechthin. Die Systemlösung ist das ideale Tool für (Dienstleistungs-) Unternehmen, die überwiegend flexible Mitarbeiter an wechselnden Einsatzorten und bei projektbezogenen Aufträgen einsetzen.

In EPOS BASIS werden bei den Mitarbeitern, die den EPOS WEB-SERVICE nutzen sollen, entsprechende Zugangsdaten eingetragen . Die Felder hierfür sind in EPOS BASIS bereits voreingestellt . Sobald der Mitarbeiter seine Zugangsdaten erhalten hat, kann er sich jeder-zeit bequem und von überall einloggen, wenn ihm ein Internetzugang zur Verfügung steht .

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EPOS BASISEPOS

WEBSERVICE

24/7

Personal-

disposition

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Funktionen:• Nach dem Einloggen sieht ein Mitarbeiter

sofort auf seiner Startseite alle für ihn aktuell zur Verfügung stehenden Jobangebote

• Im Mitarbeiterprofil vergebene oder in der Dis-position erfasste notwendige Qualifikationen und Merkmale, aber auch zeitliche Kapa-zi täten oder Abwesenheitszeiten werden automatisch abgeglichen

• Mitarbeiter buchen sich für angebotene Jobs / Aufträge selber ein . Ein Informationsfeld liefert alle für einen Einsatz relevanten Daten (Kleiderordnung, Treffpunkt, Dienstbeginn und -ende, Ansprechpartner vor Ort, usw .) .

• Verneint ein Mitarbeiter einen angebotenen Termin, wird er aufgefordert, einen Verhin-derungsgrund anzugeben . Das erleichtert das sonst mühevolle Nachfassen durch das Backoffice-Team .

• Der Mitarbeiter sieht auf einen Blick seine persönlichen Einsatztermine und alle rele-vanten Einsatz-Informationen

Ihre Vorteile:• Zeit- und Kostenersparnis, weil Mitarbei-

ter eigenverantwortlich in die Disposition einbezogen werden und alle entsprechen-den Informationen online abrufen können

• Das in EPOS integrierte Qualifikations-werkzeug stellt sicher, dass Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen die dazu passenden Jobangebote erhalten

• Personaldisponenten bzw . Backoffice-Mitarbeiter müssen nicht mehr für zeit-intensive telefonische Personalplanun-gen abgestellt werden

• Personaldisponenten sind jederzeit auf dem aktuellen Planungsstand, weil jede Einbuchung eines Mitarbeiters in Echtzeit im Backoffice von EPOS BASIS zu sehen ist

• Jeder Mitarbeiter sieht sofort, wenn an den Stammdaten im Backoffice etwas ver ändert wird, sich z .B . Dienstzeit oder Treffpunkt verändern

EPOS WEBSERVICE

BackofficeEPOS BASIS

Interne Mitarbeiter(Disposition u .a .)

Externe Mitarbeiter(Personal-Pool)

www 24/7EPOS WEBSERVICE

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Oben:

Jobangebote für einen Mitarbeiter

in EPOS WEBSERVICE

Mitte:

Details zu einem Jobangebot

Unten:

Gebuchte Termine eines Mitarbei-

ters in seinem Mitarbeiter-Cockpit

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Adressen in �exiblen Aufgaben-stellungen effektiv organisieren


Adressen p�egen,Kontakt halten



Akquise Kunden Gäste

Einkauf Kongressbesucher Verkauf

Partner Mitarbeiter

Hostessen Promoter Referenten

Teilnehmer Lieferanten

Interessenten Zulieferer Vertrieb

Grusskarten-Empfänger

VIP‘s Newsletter-Abonnenten

ADPRO Basis

ADPRO Sonderlösungen

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ADPRODie Lösung zum effektiven Kontakt halten

Adressen pflegen, Kontakte halten, das ist die Aufgabe von ADPRO . Diese Lösung ermöglicht Ihnen ein schnelles und übersichtliches Arbeiten mit Ihren gesamten Adressdaten . Ob im Akquise- und Leadmanagement oder integriert als reine Adress-Datenbank – ADPRO ist das ideale Tool für die professionelle Pflege großer und kleiner Kontaktdatenstämme .

Im Vertrieb organisieren Sie mit ADPRO alle neuen Leads, im Gästemanagement alle Details zu Ihren Gästen oder als Kunden- und Lieferantenverzeich-nis mit allen relevanten Projektinformationen . ADPRO ist ein universelles Werkzeug für Zeit-sparer!

Auf den Folgeseiten können Sie Ihre individuelle ADPRO-Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt, auswählen .

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Adressen in �exiblen Aufgaben-stellungen effektiv organisieren


Adressen p�egen,Kontakt halten



Akquise Kunden Gäste

Einkauf Kongressbesucher Verkauf

Partner Mitarbeiter

Hostessen Promoter Referenten

Teilnehmer Lieferanten

Interessenten Zulieferer Vertrieb

Grusskarten-Empfänger

VIP‘s Newsletter-Abonnenten

ADPRO Basis

ADPRO Sonderlösungen

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To-Do‘s

Benutzer-Rollen

Betreuerzuordnung

Geburtstagserinnerung

Kontakte

Serien-E-Mails

Dokumente

Serienbrief

Newscockpit

Wiedervorlagen

Zuordnungen

Änderungsprotokoll

Benutzerrechte

Checklisten

Excel-Export

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ADPRO BASISJede Adresse zählt

Mit ADPRO BASIS werden Adressbestände organisiert. ADPRO BASIS hilft beim Kontaktmanagement, bei der Kundenbetreuung, der Telefon-Akquise oder der Angebotsverfolgung.

Ein hervorragendes Kontaktmanagement ist das A und O für die erfolgreiche Arbeit einer Vertriebsorganisation . Mailings, Newsletter, Angebote und Rundschreiben müssen an die richtigen Adressaten in den passenden Abteilungen verschickt werden . Die Ansprech-partner müssen jederzeit schnell und einfach aktualisiert, Filter zum Zusammenstellen von Verteilern müssen komfortabel gesetzt werden können . Mit wenigen Klicks müssen Informationen zu Kontakten hinterlegt werden können .

Serienbriefe und E-Mails werden mit zwei Klicks versandt: Die Vor-lagen erstellen Sie selbst, hinterlegen Ihr persönliches Briefpapier oder laden gegebenenfalls Dateien als Anhang hoch . Adressdaten-sätze können in der Übersicht nach individuell definierten Kategorien und Zuordnungen gefiltert werden . Neben den üblichen Kontakt-daten notieren Sie sich Erreichbarkeit, Hobbys und Vorlieben . Und Sie laden ein Bild Ihres Kontakts in den Datensatz . Sie ordnen die Adresse innerhalb einer Baum-Struktur zu . Sie können einem Kon-takt mehrere Adressen zuweisen, wenn Sie diese Person zum Bei-spiel als Abteilungsleiter einer Firma und gleichzeitig als Vorsitzenden eines Verbandes kennen .

Im Kontakt-Protokoll wird ein Gespräch vermerkt . Dort ist die Notiz direkt abrufbar, genauso wie alle anderen Kontakte, E-Mails, Briefe, Telefonate, Werbemittelsendungen, To-Dos und die Projektbeteili-gung (z .B . Lieferant bei Messe mit Datum und Status) . Briefe werden mit einem Klick direkt im Protokoll zur Ansicht geöffnet . Alle Informa-tionen sind mit ADPRO BASIS am richtigen Platz – Veränderungen werden sofort für jeden Nutzer im Newscockpit sichtbar .



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Funktionen:• Integriertes Newscockpit für alle anstehen-

den Aktionen rund um jeden Kontakt• Umfangreiche Such- und Filterfunktionen

erleichtern die Auswahl der gewünschten Datensätze . Kategorien (z .B . Kunde und / oder Akquisition aktiv), Zuordnungen (z .B . Märkte, Verbände, Branchen, Benchmarks), Keywords sowie die Zuweisung von (evtl . mehreren) Betreuern werden vom Benutzer individuell definiert .

• Verträge oder Angebote werden direkt in den Kontakt gespeichert und sind dort abrufbar

• Mit einem Klick entscheiden Sie, ob es sinn-voll ist, den Kontakt in den Verteiler für Ihre Mailings und / oder Newsletter aufzunehmen

• Mit einem Klick wird ein Kontakt für den Grußkarten-Verteiler vorgemerkt

• Integrierter E-Mail- und Briefeditor für 1-Klick-Vorlagen

• Sie haben die Möglichkeit, im Adressdaten - satz direkt weitere Kontakte zur selben Firma zu finden

• Änderungsverfolgung jedes Kontaktes mit Datum, Benutzer und Angabe der geänder-ten Daten . Nichts geht verloren, Änderungen werden übernommen, der alte Eintrag bleibt notiert .

• Ansicht von Briefen, E-Mails und Telefon-notizen jedes Kontaktes

• Import und Export der Adressdaten in Tabellen oder im CSV-Format

• Export der Kontaktdaten als vCard (z .B . Outlook)

• Export von Aufgaben mittels vCalendar• Protokolle über Kontakte jeder Art

Optional:• Newsletter-Tool Integration oder Anbindung• Automatische Smartphone-Schnittstelle

mit Live-Server• Automatische Outlook-Synchronisation• Einbindung von Kontaktformularen, die

Adressen oder Anfragen direkt aus einer Kampagnen oder Kundenwebsite in ADPRO transportieren

Ihre Vorteile:• Professioneller Umgang mit Adressdaten

im Kunden- und Kontaktmanagement• Vielfältige Filtermöglichkeiten, um

Adressen zuzuordnen und zu bearbeiten• Serienbriefe und -E-Mails werden mit

zwei Klicks versandt: Adressdatensätze markieren, Vorlage auswählen, fertig

• Gelöschte Adressen können bei Bedarf reaktiviert werden

• Informationen sind direkt im Datensatz abrufbar und protokolliert

• Keine Suche nach Unterlagen . Sofortige Übersicht über die gesamte Kommuni-kation, egal ob per Brief, E-Mail, Telefonat oder persönlichen Gespräch . Übersichtlich, umfangreich, hilfreich .

62

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ADPRO BASIS

Oben:

Zentrale Adressenübersicht

Mitte:

Newscockpit eines

ADPRO Benutzers

Unten:

Die Detailansicht zu einer Adresse

63

Mit ADPRO lassen sich individuelle Sonderlösungen für das Kontakt- und Leadmanagement kreieren . Nicht nur die Implementierung in GUESTOFFICE SEITE 32, PROJECTWATCH SEITE 64 oder INDOK SEITE 4 gehören hier dazu, sondern auch vielfältige Ergänzungen und Erweiterungen, mit denen sich ADPRO in unterschiedlichste Prozes-se und Anforderungs szenarien integrieren lässt .

ADPROSonderlösungen

Oben:

ADPRO integriert in

GUEST OFFICE EVENT

Unten:

ADPRO integriert in INDOK

KONGRESS-TO-WEB



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Erfassung und Dokumentation vonStunden und Aufgaben in Projekten


Zeiten erfassen,Stundenbudgets überwachen

Live Soll / Ist jederzeit


Projektgruppen Organisationsbüros

Eventagenturen

Projektmanagement Werbeagentur

Forschungslabor Entwicklungsbüro

Kongressveranstalter Produktionsbüro

Promotion Service

Projectwatch Basis

Projectwatch Sonderlösungen

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PROJECTWATCH – Projekte, Mitarbeiter, Zeiten und Leistungsarten finden einfach zueinander

Mit PROJECTWATCH haben Sie Ihre Projekt-stunden immer genau im Blick . Dieses browser-geführte System ermöglicht Ihnen die zuverlässige Zeit- und Aufwandserfassung aller beteiligten Mitarbeiter und deren Aktivitäten . Modular und universell .

Einfach gedacht und effektiv gemacht . Projekt-bezogene Stundenerfassung live und browser-geführt, was bedeutet jederzeit überall auf Wunsch einsetzbar . Eine schnelle Statistik direkt während des Kundentelefonats starten Sie mit einem Klick direkt auf den Bildschirm . Live und Aktuell!

Auf den Folgeseiten können Sie Ihre individuelle PROJECTWATCH-Lösung, die zu Ihren Anfor-derungen passt, auswählen .

MEHR ERFAHREN

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Erfassung und Dokumentation vonStunden und Aufgaben in Projekten


Zeiten erfassen,Stundenbudgets überwachen

Live Soll / Ist jederzeit


Projektgruppen Organisationsbüros

Eventagenturen

Projektmanagement Werbeagentur

Forschungslabor Entwicklungsbüro

Kongressveranstalter Produktionsbüro

Promotion Service

Projectwatch Basis

Projectwatch Sonderlösungen

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ZeiterfassungExcel-Export

Auslagen

Newscockpit

Aufgaben

Dokumentation

Kunden

Erinnerungen

Mitarbeiter

Ist-Stunden

Statistik

Pausenzeiten

Dokumenten- und Belege Upload

Projekte

Budgets

Benutzer-Rollen

Auswertungen

Rechnungen

Soll-Stunden

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Zeitbudgets, Leistungs-

arten und Preise

Wer, Wann, Was -

Auswertungen

Zeiten, Belege,

Kommentare

Leistungsarten

und Zeiten

PROJECTWATCH BASISZeitbudgets und Leistungsarten im Blick

PROJECTWATCH BASIS ermöglicht Ihnen einen schnellen Über-blick über Ihre Projekte. Eine Übersicht zeigt aktuelle Ist-Kosten, die Mitarbeiterkosten und -stunden, die Leistungsarten und die Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind.

Als Eventagentur organisieren Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Projekte – Stunden und Kosten müssen lückenlos dokumentiert werden . Mit PROJECTWATCH BASIS werden Mitarbeitern Leistungsarten, wie zum Beispiel Reisen oder Office und spezifische Projektbereiche zu-gewiesen . Mitarbeiter können sich dann nur auf die Stundenvolumina und Kontingente buchen, für die sie freigeschaltet worden sind oder zu denen Sie aufgrund ihrer Leistungsart gehören .

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(07141) 299 22 - 0

Mitarbeiter Projekte

Reporting Dokumen-

tation

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Funktionen:• Mitarbeiter und das Stundenvolumen der

Projekte werden mit geringem Aufwand an-gelegt

• Dokumentation von Auslagen für ein Projekt• Schnelle und einfache Erstellung von

Reports und Rechnungen• Einfache Überwachung von Stunden und

Kosten der Mitarbeiter• Komfortable grafische Gegenüberstellung

von Soll- und Ist-Kosten• Im laufenden Projekt neue Mitarbeiter

anlegen, zuordnen und für diverse Bereiche freischalten

• Jedem Mitarbeiter können individuelle Nutzungsrechte zugeteilt werden

Optional:• integrierte Faktura, die aus geleisteten

Projekten mit nur einem Klick einen Rech-nungs beleg erzeugt

• Debitorenverwaltung und Mahnwesen• Export zur Weiterverarbeitung in einem

kaufmännischen Rechensystem bzw . Buch-haltungstool via Schnittstelle

• Funktionsbereich zur Kalkulation und An-gebotserstellung

• Modul zum Abgleich der Mitarbeiterkapa-zitäten mit projektbezogenen Aufgaben nach Kalenderwochen

• Modul zur Auswertung von Mitarbeiter-stunden zu einem oder mehreren Projekten sowie zu individuellen Zeiträumen oder Leistungs bereichen

• Online Urlaubsantrag, Fehlzeitenmanage ment• Zeitstempel Funktionen, Check-In und Check-

Out

Ihre Vorteile:• Überwachung von Zeiterfassung und

Aus lagen der Mitarbeiter• Schnelle, immer aktuelle Übersicht über

Ihr Projekt• Mitarbeiter sehen nur, was sie direkt

betrifft und wofür sie frei geschaltet worden sind . Das macht die Darstellung übersichtlicher und die Bedienung ein-facher und zeitsparender .

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PROJECTWATCH BASIS

Oben:

Übersicht erfasste Zeiten

Unten:

Kurz-Statistik zu einem Projekt

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PROJECTWATCH ermöglicht es zum Beispiel, in der Mitarbeiter-Zeitdisposition Kapazitäten explizit nach Kalenderwochen einem bestimmten Aufgabenbereich zuzuweisen und dort entsprechende Auslastungen direkt einzusteuern .

PROJECTWATCH lässt sich individuell in alle anderen First Solutions integrieren bzw . daran anbinden .

PROJECTWATCHSonderlösungen

Oben:

Aufgaben und Meilensteine

in einem PROJECTWATCH

Sonderkalender

Unten:

Beispiel eines Newscockpits



(07141) 299 22 - 0

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. . . und auch das sind First Solutions

Consulting: Gemeinsam stellen wir uns Ihren Zeit fressernWo drückt Sie der Schuh? Was sind Ihre Herausforderungen? Was bringt Sie um den Schlaf? Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir Schritt für Schritt Ihren tatsächlichen Bedarf . Denn nur dann können wir Ihnen eine wirklich individuelle Lösung bieten .

Unser Credo: „Bedarfsermittlung vor Angebot“.

Neben unseren 21 Standardlösungen liefern wir Ihnen auf Wunsch auch maßgeschneiderte Anwendungen, die auf den bewährten Elementen unserer Lösungsfamilien basieren . Unsere Mission ist es, Sie mit all Ihren Anforderungen, Aufgabenstellungen und Bedürf-nissen wahrzunehmen und inhaltlich abzuholen . Dann können wir Ihnen in den Abläufen und Prozessen Ihrer täglichen Arbeit eine zeitsparende Lösung bieten . Wir begleiten Sie von der Idee bis zur Systemeinführung – und weit darüber hinaus .

Bei Bedarf führen wir einen Workshop mit Ihnen durch und sind schon bei der Lösungsfindung als Berater für Sie aktiv . Wir kennen den Markt . Und wir stehen für pragmatische Ideen .

Projekte dieser Art benötigen eine umfassende Betreuung und Steu-erung . Auch diese bieten wir Ihnen an . Das sichert eine passgenaue Lösung, die im Zeitplan und im Budget bleibt . Unsere Projektsteue-rung stellt sicher, dass Ihre First Solution mit Ihnen ins Ziel kommt .

SupportWir lassen Sie nicht alleine! Wir bieten Ihnen ein kompetentes und schnell reagierendes Team, unterstützt durch modernste Systeme . Unsere individuellen und lösungsorientieren Support-Angebote reichen von Beschreibungen und Tutorials für den Alltag, über Event-lösungen live und direkt vor Ort bis hin zu einem 24/7-Helpdesk, der Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Seite steht .

Training Zur Einführung Ihres neuen Systems bieten wir Trainings in unter-schiedlichen Formen an . Wir setzen dabei auf die Methode „ent-deckendes Erlebnislernen mit Selbsterfahrung“ . Selbstverständlich

Unser Credo lautet: Die Ermittlung Ihres Bedarf-es erfolgt vor unserem Angebot. Nur so finden wir gemein-sam Ihre First Solution.


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bieten wir auch Online Webinare oder den Alltag begleitende Vor-Ort-Trainings an . Wir beantworten alle Fragen Ihrer Mitarbeiter zum neuen System und helfen beim Überwinden von Berührungsängsten . Unser Ziel ist es, dass Sie die Möglichkeiten unserer Systeme erfolg-reich im Alltag nutzen .

Deshalb übernehmen wir die Patenschaft bei der Einführung Ihrer First Solution: Denn es reicht nicht, zu wissen, was man tun muss – man muss es auch anwenden!

QualitätUnser kompetentes Team von Diplom-Ingenieuren, Fachinformatikern und Diplom-Informatikern beherrscht sämtliche Prozesse der Quali-tätssicherung . Wir entwickeln uns ständig weiter . Wir unterziehen unsere Lösungen neuesten Testverfahren . Wir beschäftigen uns mit der systematischen Weiterentwicklung und verlieren den Markt nicht aus den Augen wenn es um Usability, technologische Neuerungen oder ähnliche Themen geht – wir bleiben am Ball! Wir bleiben inno-vativ! Wir bleiben Zeitsparer!

Zeitsparer WorkshopsIhr Team an einem Tisch . Moderation durch einen erfahrenen Maus-klick- und Tastendruckzähler unseres Hauses . Alle Ihre bisherigen Listen und Dateien, die Sie durch eine First Solution ersetzen möch-ten, werden unter die Lupe genommen . Prozesse und Verkettungenwerden analysiert und versteckte Informationen ans Tageslicht ge bracht . Wir sehen dabei das große Ganze . Wir sind Profis bei der Vernetzung und bei der Integration Ihrer bestehenden Lösungen . Das Ergebnis ist eine klare Antwort auf die Frage: „Wozu und wofür FIRST SOLUTIONS?“

Event Services (zum Beispiel Personal)Geschultes Personal . Bis ins kleinste Detail vorbereitet für den Vor-Ort-Einsatz bei Ihrem Projekt, Ihrem Event, Ihrem Kongress . Bundes-weit . Hosts und Hostessen für die Gästebegrüßung und -regis trie-rung, für das Trouble-Desk oder als allgemeine Unterstützer und Helfer zur Aufstockung Ihres bestehenden Teams . Oder technisches Fachpersonal – als IT-Administrator oder einfach nur als technische Helfer . Auch personell bieten wir Ihnen eine First Solution .


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Auch das noch! Technik, Miete, Server, . . .Für den optimalen Betrieb und die Nutzung Ihrer Lösung bieten wir Ihnen die unterschiedlichsten personellen und technischen Kom-ponenten: Supervisor, Administratoren und Hostessen, ebenso wie Netbooks, Scanner, Drucker, UMTS-Sticks oder spezielle Badge-Drucker . Oder einfach das komplette Netzwerk . Aus einer Hand – temporär für ein Projekt oder ein Leben lang .

Dazu versorgen wir Sie gerne mit allen relevanten Verbrauchsmateri-alien . Briefbogen, Einladungskarten, Namensschilder, Lanyards oder auch Tonerkartuschen . Wir unterstützen Sie bei Auswahl, Design, Beschaffung und Herstellung .

Und bei Bedarf kommen Sie und Ihr Projekt in den Genuss unseres „Rund-um-Sorglos“-Services . Ob Einlasstheken, Check-In, Registrie-rung oder Akkreditierung – auch hier gibt es immer eine First Solution . Sprechen Sie mit uns über Ihren Bedarf!

Folgen sie dem QR-Code auf unsere Webseite. Dort finden Sie weitere Informationen.www.fisolb.de/auch-das

First Solutions


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Der Event Quality Reporter (EQR) – ein Mystery Shopper für alle Gelegenheiten. Wie stellen wir sicher, dass die Service-Qualität Ihres Events stimmt? Und stimmt? Und stimmt?

Qualität kann nur verbessert oder gehalten werden, wenn Sie mess-bar ist . Wenn ein Reporting darüber Aufschlüsse gibt, wie gut Planungen umgesetzt werden . Ist ein Kartenkontrolleur bei einem Konzert freundlich? Wie ist der optische Eindruck der Platzanweiser? Ist das Personal einer VIP-Lounge aufmerksam? Sind alle Kleinig-keiten perfekt? Ist der Vorderhausdienst in einem Theater optisch wie gewünscht präsent und in allen Belangen der Örtlichkeit, der Tickets und der Wege für die Gäste bestens informiert? Wie lange sitzen Gala-Gäste vor leeren Gläsern und Tellern?

Ein Reporting via FIRST SOLUTIONS EQR läuft nach Ihren Wünschen und unseren Anregungen ab – mit welchen Fragen beschäftigt sich ein Event Quality Reporter im Detail? Hier drei Beispiele:

An einem Tag der offenen Tür: Ist das Branding okay? Sind die Toilet-ten gereinigt? Verteilt die gebuchte Info-Hostess wie gewünscht Flyer oder schreibt sie lieber private SMS?

Auf einem Messe-Stand: Ist das Personal auf dem Posten und spricht aktiv Besucher an, die sich offensichtlich interessieren? Oder beschäftigt sich die gesamte Gruppe nur mit Smalltalk zum letzten Betriebsausflug?

Bei einer Großveranstaltung: Ist die Beschilderung für alle Themen und Bereiche in Ordnung? Notausgänge, WCs, Busstops, Eingänge, Ausgänge? Sind die Catering-Einrichtungen sauber und ordentlich gekennzeichnet? Ist das Personal freundlich? Wie ist die Müllent-sorgung geregelt? Sind ausreichend Behältnisse vorhanden?

Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen bei FIRST SOLUTIONS Mitarbeiter, die 25 Jahre Erfahrung „auf dem Buckel“ haben – nicht einfache Aushilfskräfte, die im Vorbeigehen gebrieft worden sind . Sie erhalten eine umfassende Dokumentation . Auf Wunsch in Bild und Ton . Mit den Ergebnissen lassen wir Sie selbstverständlich nicht allein – gerne empfehlen wir Ihnen geeignete Maßnahmen . Und setzen diese für Sie um .

Eines unserer Sonderprojekte

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FIRST SOLUTIONS ZUTATENIhre persönliche Zeitsparer-Rezeptur

Das Multi-Multi-Talent

in der Organisation

Anfragen

Angebote

Aufgaben

Belegungen

Budgets

Deadlines

Ereignisse

Flächen

Jobs

Kontakte

Meilensteine

Mitarbeiter

Organisationen

Planungen

Projekte

Räume

Rechnungen

Reports

Ressourcen

Statistik

Team

Termine

Das Profi-Tool für das

Gäste- und Teilneh mer-

management

Abstract-Handling

An- und Abreisen

Begleitungen

Check-In

E-Mails

Gäste

Hotels

Korrespondenz

Micro-Website

Namensschilder

Online-Buchung

Parkplätze

Platzierung

Post-Event-Website

Programm-to-Web

Rahmenprogramme

Rechnungen

Referenten

Seminare

Teilnehmer

Teilnehmer-Cockpit

Workshops

Welche Themen und Funktionen benötigen Sie in Ihrer First Solution?Diese Checkliste gibt Ihnen eine Orientierung welche Funktionen und Themen Sie in unseren fünf Lösungsfamilien finden . Unser Credo Bedarfsermittlung vor Angebot, steht hier Pate .

Funktionen & Themen

die sich in allen

Lösungsfamilien finden

Benutzerrechte

Online-Formulare

Ausgabe ins Web

Newscockpit

Dokumente

Standard-E-Mails

Statistik

Import / Export

Ihre Notizen

Um die Rezeptur für Ihre Zeitsparer-Lösung zu fi nden, gilt es den roten Faden zu suchen und in die Hand zu nehmen, an welchem sich


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Projektbezogene

Personaldisposition

Adressen

Dokumente

Einsatzberichte

Kontakthistorien

Korrespondenz

Kunden

Lohnkonto

Mitarbeiter

Objektdaten

Objekte

Personaldaten

Preisvereinbarungen

Projekte

Qualifikationen

Rechnungen

Das Werkzeug

für alle Adressen

Adressen

Änderungsprotokoll

Checklisten

Geburtstage

Kontakte

Merkmale

Newsletter

Serienbriefe

Serien-E-Mails

Team-Organisation

To-Do‘s

Wiedervorlagen

Zuordnungen

Projekte, Zeiten und

Mitarbeiter verbinden

Auswertungen

Belegverwaltung

Budgets

Dokumentation

Erinnerungen

Fehlzeiten

Ist-Stunden

Kommentare

Kunden

Mitarbeiter

Pausenzeiten

Projekte

Soll-Stunden

Spesen

Urlaub

Zeiterfassung

alle S

chrit

te, d

ie Sie in Ihrem Projekt oder in Ihrer O

rgan

isatio

n mit und in Ihren Aufgaben durchschreiten, chronologisch entdecken lassen .

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Wussten Sie, dass der Miet-Buchungs-prozess für einen Veranstaltungsraum mittels einer Outlook–Excel Kombination über 15 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen kann?

Berechnet auf Basis von fünf bis zehn Buchungen pro Woche . Wow, das sind im Durchschnitt 112,5 Minuten pro Woche oder 97,5 Stunden pro Jahr .

Wussten Sie, dass 50 Tastendrucke und 50 Mausklicks, 42 Sekunden Ihrer Zeit kosten?

Das entspricht 4,25 Std . pro Jahr . Wenn Sie sich jetzt vorstellen, dass Sie täglich im Schnitt über 500 Mausklicks und Tasten-drucke tätigen, entspricht dies pro Jahr 42,5 Stunden oder 5,3 Arbeitstage .

Wahre Geschichten oder einfach 1x anders gedacht

Wussten Sie, dass bei einer mittelstän-dischen Event-Agentur mit durchschnittlich fünf Eventprojekten pro Quartal das Ver-senden von Regieplänen, Informations-übersichten, Statusberichten, an projekt - beteiligte Partner, Lieferanten und Dienst -leister pro Woche mit einem Aufwand von über vier Stunden zu Buche schlägt?

Manchmal reicht es schon, einfach den Blickwinkel einmal zu ändernJa! Wir von FIRST SOLUTIONS stehen dazu . Wir sind notorische Mausklick- und Tastendruckzähler, kennen dazu viele wahre Geschichten und erzählen diese jetzt hier nicht . Wir möchten Ihnen jedoch ein paar ausgesuchte Sichtweisen zu lesen geben .

Ein Beispiel ohne eine First Solution


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Wussten Sie, dass die konventionelle Bearbeitung (z .B . Antwortkarte und mittels einfacher Excel-Listen) von über 100 Gäste-Rückmeldungen im Durchschnitt in der Protokollabteilung eines Großkonzerns pro Gast mehr als zwei Minuten aufgewendet werden müssen?

Wir haben einmal ausgerechnet, dass nach Einführung eines elektronischen Verfah-rens und einer Akzeptanz-Quote von 73 bis 100% bei den Gästen, die Rückmeldung webbasiert durchzuführen anstatt mittels Fax-Antwort oder einer Einladungskarte, die Bearbeitung pro Gast im Durchschnitt bei 100 Einladungen, unter zwei Minuten absinken kann .

Wussten Sie, dass bei einem mittelstän-dischen Personal-Dienstleister mit einem hohen Anteil an Minijobbern, im Tages-durchschnitt zehn Bewerber eingestellt werden? Deren Basisdaten dort manuell erfasst werden, z .B . in Excel-Listen? Dieses Erfassen durchschnittlich drei Minuten Arbeitszeit in Anspruch nimmt? Und wuss-ten Sie, dass dies exakt 3,71 Arbeits wochen einer Vollzeitkraft bei 35 Wochenstunden entspricht?

Wussten Sie, dass in einem Office Betrieb mit mehr als fünf Mitarbeitern und dem Einsatz von Adresslisten, die als Dateninsel jeweils nur für einen Mitarbeiter zur Bearbei-tung bereitstehen, Arbeitszeitanteile bis zu acht Prozent für erklärungsbedingte Nach-fragen und Korrekturen pro Jahr aufgewen-det werden?


First Solutions Consulting & Systemlösungen GmbH

Alt-Württemberg-Allee 8971638 Ludwigsburg

T +49 (7141) 299 22 - [email protected]

www.fisolb.de

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Date post:	30-Mar-2016
Category:	Documents
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