Fachseminar «ELEKTRONISCHE DOSSIERVERWALTUNG & KREDITOREN-WORKFLOW»

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AXEPT FACHSEMINAR

«ELEKTRONISCHE DOSSIERVERWALTUNG & KREDITOREN-WORKFLOW»

Leitung Fachseminar

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FABIO TRUFFERBusiness Software Beraterfabio.truffer@axept.chTelefon 058 871 94 76

Spezialgebiete

Abacus Finanz- und Rechnungswesen

Abacus Lohnbuchhaltung

Telefonischer Abacus Support

Branchenlösung AXcare

Erfahrungen

Abacus seit 2012 als Anwender

Ausbildungen

Kaufmännische Grundausbildung

Berufsmatura

Bachelor of Science (BSc) in Business Administration

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Vorstellung und Erwartungen

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1 Begrüssung, Vorstellung, Einleitung und Agenda, Voraussetzung und Wissenswertes 15 Min.

2 Elektronische Dossierverwaltung (Scanning / Ablage) Scannen von Originaldokumenten mit AbaScan

Ablage und Verwaltung aller Abacus Auswertungen

Integration von Fremdformaten und E-Mail

AbaScan Job Manager / Automatische Verarbeitung

Dokumentenmanagement für einen lückenlosen Belegnachweis

Abacus EasySignature

Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV)

Einfache und schnelle Suche mit Stichworten mit AbaSearch

Digitale Portale mit Personal- und Kundendossier im MyAbacus

75 Min.

3 Pause 30 Min.

4 Kreditoren-Workflow (Visumsprozess) Digitaler Visierungsprozess

Übersicht AXview – Business Intelligence für Abacus

45 Min.

5 Fragen und Antworten 15 Min.

Agenda

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AbaScan

Grundversion beinhaltet 10 Mandanten

Archivierung ist ohne AbaScan einsetzbar. AbaScan setzt jedoch das Modul Archivierung voraus.

Netzwerkfähiger Scanner mit Dokumenteneinzug.

Es muss genügend Speicherkapazität auf dem Server vorhanden sein.

Nur Scans in schwarz / weiss oder Graustufe, da farbige Scans ~10 x mehr Platz und für die Verarbeitung / Vorschau wesentlich mehr Zeit benötigen.

Voraussetzung und Wissenswertes

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Digitale Archivierung

Grundversion beinhaltet 10 Mandanten

Abacus Tools

AbaSearch wird für die Volltextsuche über die ganze Datenbank benötigt

Kreditoren: Visumskontrolle

Einfache Visumskontrolle (eine Visumsstruktur, Visums-Pool, Rechnungsprüfer)

Erweiterte Visumskontrolle (Visumsstrukturen, Visums-Pool, Rechnungsprüfer)

Visumsbenutzer (Beleg & Kontierung mutierbar)

Visumsbenutzer erweitert (Beleg, Kontierung, Betrag etc. auf dem Beleg/Position mutierbar)05.02.2020 7

Voraussetzung und Wissenswertes

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ARCHIVIERUNG

Ein Archiv ist eine Institution oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung). Mit dem Begriff können auch Gebäude oder Räumlichkeiten gemeint sein, in denen ein Archiv oder Archivgut untergebracht ist (Magazin).

Geschichte

Die älteste Art der «Archivierung des Menschen» dürfte wohl die Höhlenmalerei sein.

Herausforderungen

Besondere Probleme wirft die Langzeitarchivierung von digitalen Informationen auf, da die Haltbarkeit der derzeit üblichen Datenträger sehr begrenzt ist. Beispielsweise sind bereits heute Daten nicht mehr lesbar, weil die Computer, Betriebssysteme und Programme von damals nicht mehr verfügbar sind oder die Daten nicht auf neuere Systeme übernommen wurden.

Ein weiteres Problem ist die Archivierung von Papierdokumenten, die nicht holzfrei sind oder schädliche Zusatzstoffe wie Leim und Pigmente enthalten. Während Dokumente auf altem Hanfpapier sehr dauerhaft über Jahrhunderte lagerfähig sind, zerfallen europäische Dokumente aus dem 19. Jahrhundert oft durch Säurefrass.

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Archivierung

Die Archivierung im Wandel der Zeit ~ 2000 v. Chr. Papier

pro:

leicht in der Handhabung

günstig

braucht nicht viel Platz

contra:

anfällig gegen Umwelteinflüsse

Suche gestaltet sich je nach Ablagesystem aufwändig

kein dezentraler Zugriff möglich

Papierzerfall / Brand

Warum archivieren?

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Die Archivierung im Wandel der Zeit ~ heute PDF

pro:

Verkürzen Sie Ihre Geschäftsprozesse – leicht in der Handhabung

Schaffen Sie Platz – Aktenordner und Papierstapel werden durch Dateien ersetzt

Sparen Sie Zeit – schnelle und einfache Suche dank integrierter Texterkennung

Unempfindlich gegenüber Umwelteinflüssen

Dezentraler Zugriff

Schützen Sie Ihre Dokumente – durch revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung

contra:

???

Warum archivieren?

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Abacus AbaScan bietet viele Funktionen, die es erlauben, den Digitalisierungs-prozess von Originaldokumenten flexibel an die verschiedenen Arbeitsabläufe in den Unternehmen anzupassen.

Durch die Hardwareunabhängigkeit und Internettauglichkeit von AbaScan wird auch die dezentrale Verarbeitung von Belegen und deren zentrale Weiterverarbeitung, sei es am Hauptsitz eines Unternehmens oder beim Treuhänder (AbaWeb) möglich.

Scannen von Originaldokumenten mit AbaScan

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Im Programm «AbaScan Upload» werden Dokumente (nach dem Scannen) zur weiteren Verarbeitung auf den zentralen Server gespeichert. Dies dürfte speziell im Treuhand-Umfeld oder in grösseren Firmen zum Einsatz kommen, wo dezentral gescannt wird.

Sind die Dateien auf dem Server abgelegt, lassen sie sich auch unverzüglich oder automatisch zur Verarbeitung starten (scan to folder).

Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges

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Nach der Verarbeitung können die Dokumente im «AbaScan Control» getrennt nach Lieferant in einer Vorschau überprüft werden und bei Bedarf manuell zugeordnet, getrennt oder gelöscht werden. Ebenfalls ist der OCR-Text jeden Dokumentes ersichtlich.

Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges

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Nach der Verarbeitung sind die eingescannten Kreditorenbelege in einer Inbox ersichtlich und können als Kreditorenbeleg erfasst werden.

Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges

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Aufgrund des erkannten Textes und der ESR-Referenznummer ist die Lieferantenrechnung, in der Fakturenerfassung von Abacus, bereits vollständig ausgefüllt ersichtlich und mit dem entsprechenden Originaldokument im Dossier verknüpft.

Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges

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Eine Lohnabrechnung wird beim Ausdruck automatisch ins richtige Dossier (pro Mitarbeiter/in) abgelegt, wo sie jederzeit wieder aufgerufen werden kann (Zugriff für den Mitarbeitenden bspw. via MyAbacus).

Ablage Beispiel - Lohnabrechnung

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Weitere Dokumente können auch direkt in ein entsprechendes Dossier-verzeichnis von den Mitarbeitenden abgelegt bzw. gescannt werden.

Neu kann nun auch ein Unterordner erstellt werden.

Ablage Beispiel - Mitarbeiterdossiers

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Die abgelegten Dokumente des Mitarbeiters können auf dem MyAbacusPortal abgerufen werden.

Ansicht Dossier via MyAbacus

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Eine Rechnung ist direkt auf dem Debitorenbeleg hinterlegt und kann direkt eingesehen werden (keine ABEA-Rechte erforderlich).

Ablage Beispiel – ABEA (Fakturierung)

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Auf der Kreditoren-OP-Liste können die gescannten Belege direkt(ohne Umweg via Beleg) zur Ansicht aufgerufen werden.

Ablage Beispiel – Kreditoren-OP-Liste

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Finanzbuchhaltung

Kontoauszug/Kostenstellenauszug/Journal

MwSt.-Abrechnung/Verprobung

Debitorenbuchhaltung

Kontoauszug

Belegjournal

Mahnungen

OP-Liste

Kreditorenbuchhaltung

Kontoauszug

Beleg-/Fakturenjournal

Zahlungslauf/Überweisungsliste

OP-Liste

Ablage und Verwaltung – vielfach verfügbar

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Mittels «Drag und Drop» oder Import-Funktion können beliebige Daten-formate in die einzelnen Dossiers gezogen werden.

Integration von Fremdformaten

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Der Job Manager ist das zentrale Hauptprogramm von AbaScan. In diesem Programm lässt sich der gesamte Prozess für das Verarbeiten von Originalbelegen mit wenigen Parametern komplett automatisieren.

Die Scan-Prozesse können auch unter Anwendung vom AbaNotifyautomatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt gestartet werden.

AbaScan Job Manager / Autom. Verarbeitung

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Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. den Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.

Des weiteren ist es möglich, im Abacus elektronische Signaturen zu hinterlegen. Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer elektro-nischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantiert. Abacus unterstützt die SuisseID oder Abacus EasySignature.

Lückenloser Belegnachweis

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Das Speichern von elektronischen Dokumenten auf veränderbaren Datenträgern wird

hier als zulässig erachtet, falls auch technische Verfahren zur Anwendung gelangen,

welche die Integrität der Dokumente garantiert (z.B. digitale Signaturverfahren) und der

Zeitpunkt der Speicherung der Information fälschungssicher nachweisbar ist

(Zeitstempel).

Genau hier setzt Abacus EasySignature an. Ist die Option EasySignature auf einem

Dossier oder Archiv eingeschaltet, wird jedes PDF-Dokument, welches in diesem

Dossier abgelegt wird, automatisch vom System im Hintergrund signiert. Die Swisscom

Time Stamping Authority bürgt dabei für den integrierten Zeitstempel.

Der Signaturdienst erfüllt alle Vorgaben der Schweizer Gesetzgebung (ZertES, GeBüV,

ElDI-V) und ist KPMG-auditiert.

Abacus EasySignature

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Preisliste Abacus EasySignature

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Am 27. September 2016 hat die ESTV auf ihrer Internetseite eine Präzisierung zu den Themen

«Elektronischer Geschäftsverkehr EGV» und «Beweismittelfreiheit» publiziert. Die Präzisierung betrifft

die Beweiskraft elektronischer Daten ohne elektronische Signatur.

Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass eine digitale Signatur den besten Schutz vor nicht

feststellbaren Veränderungen bietet. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der

Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit aber auch dann als erbracht gelten, wenn die

Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind.

Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV):

https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-

geschaeftsverkehr.html

Beweismittelfreiheit:

https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/beweismittelfreiheit.html

Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV)

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Dokumente können mit der Funktion AbaSearch in Dossiers und Archiven gesucht werden.

Die Volltextsuchprogramme sind im Abacus Menü ebenfalls unter Dossier / Archiv

angeordnet. Es wird unterschieden zwischen Dossiersuche und Archivsuche, damit die

Zugriffsrechte zwischen aktiven und archivierten Dokumenten unterschiedlich gehandhabt

werden kann.

Einfache und schnelle Suche mit AbaSearch

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DIGITALER VISIERUNGSPROZESS

Schneller Visierungsprozess (iPad-Integration)

Automatisierte Prozesse und Vermeidung von Medienbrüchen

Jederzeit Überblick, bei wem sich der Beleg befindet

Rechnungen können dank Originalbild im Belegdossier direkt im System eingesehen werden

Belege gehen nicht mehr «verloren»

Mehrstufiger Visumsprozess kann automatisiert abgebildet werden

Verschiedene Visumstrukturen können abgebildet werden

Inbox pro Verantwortlichen mit den zugewiesenen Belegen

Nachvollziehbarkeit der Visierungsprozesse

Verhindern unerlaubter Freigaben von Belegen

Kein Zugriff auf die Applikation Kreditorenbuchhaltung notwendig

Visumskontrolle

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Soll jeweils nur Beleg, nur Position oder beides visiert werden?

Anpassungen Visumsverlauf möglich?

Mehrfachvisum / Anzahl Minimumvisa?

E-Mail-Versandeinstellungen

Firmendefinition

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Der Ablauf wird in einer Baumstruktur definiert und so können beliebig viele

Stufen erstellt werden.

Visumsstruktur

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Pro Visumsverantwortlichen kann eine Visumslimite festgelegt werden.

Das Arbeiten mit einer Limite macht nur bei einer mehrstufigen Visumsstruktur Sinn.

Wird z.B. eine Limite von CHF 1’000.-- definiert, kann der Verantwortliche einen Beleg über <CHF 1’000.-- alleine visieren, egal auf welcher Stufe er sich befindet. Bei höheren Beträgen folgt der Beleg der normalen Visumsstruktur.

Visumslimite

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Prozesse

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Mehrfachvisum

Visums-Pool

Rechnungsprüfer

Mehrere Visumsstrukturen

Abacus hat ab Version 2014 die Visumskontrolle mit folgenden Optionen ergänzt:

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Eine Option der Visumskontrolle ist das Mehrfachvisum. Diese bietet folgende Möglichkeiten:

Anzahl Minimum Visum kann pro Struktur definiert werden

Ist die Anzahl Visum erreicht, aber die Visumsstruktur noch nicht beendet, kann definiert werden, dass der Beleg vollständig visiert ist oder die Visumsstruktur normal weiter folgen soll.

Ist die Anzahl Visum nicht erreicht, aber die Visumsstruktur zu Ende, d.h. der Beleg von der obersten Stelle visiert, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste ist, dass der Beleg zu einem fix definierten Visumsverantwortlichen in die Inbox wandert oder zweitens einem Visumspool zugewiesen wird.

Mehrfachvisum

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Mehrfachvisum

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In einem Visums-Pool können verschiedene Visumsverantwortliche enthalten sein und den Beleg visieren. Auch innerhalb des Pools kann eine Anzahl Visum definiert werden. Zusätzlich kann der Pool noch in Gruppen aufgeteilt werden.

Der Visums-Pool wird wie ein Visumsverantwortlicher abgebildet und kann normal in der Struktur integriert werden.

Visums-Pool

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Visums-Pool

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Der Rechnungsprüfer kommt jeweils am Schluss des Visierungsprozesses um jeweils den vollständig visierten Kreditorenbeleg nochmals zu prüfen (Kontierung, KST, MwSt., Betrag etc.).

Es kann eine Person oder Personengruppe als Rechnungsprüfer definiert werden.

Die Freigabe für die Zahlung erfolgt, sobald der Beleg von dieser Person geprüft wurde.

Rechnungsprüfer (gilt nicht als Visum)

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Rechnungsprüfer

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Mit der Option «Visumskontrolle erweitert» können verschiedene Visumsstrukturen abgebildet werden. Diese können unterschiedliche Visumsbenutzer, Visum-Pools oder Rechnungsprüfer enthalten. So kann bspw. pro Unternehmensbereich bzw. Themengebiet ein anderer Standard-visumsverlauf festgelegt werden.

In der Regel wird bei der Belegerfassung die Visumsstruktur und der 1. Visumsverantwortliche manuell erfasst.

Die Struktur sowie der erste Visumsverantwortliche kann als Vorschlag im Lieferantenstamm oder auf dem Fibu-Konto hinterlegt werden.

Mehrere Visumsstrukturen

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In der Inbox werden dem Visumsverantwortlichen die zu visierenden Belege angezeigt. Diese können visiert oder abgelehnt werden.

Visums-Standardverlauf kann individuell übersteuert werden.

Beleg kann je nach Berechtigungen bearbeitet werden (Kontierung, Betrag, KST, MwSt., etc.).

Visums-Inbox

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Auf dem Beleg ist jeweils ersichtlich, wann der Beleg zugewiesen und von wem bereits visiert wurde.

Über das Programm K123 kann ein Umlaufprotokoll ausgegeben werden.

Nachvollziehbarkeit der Visierung

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Eine Stellvertretung kann über die Inbox vom Visumsberechtigten selber definiert werden. Somit ist es möglich den administrativen Aufwand bei Abwesenheit relativ gering zu halten.

Stellvertretung

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SOFTWARE–PRÄSENTATIONAXview – BUSINESS INTELLIGENCE FÜR Abacus

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grafische und aktuelle Analysen von Geschäftsdaten

einfache und intuitive Bedienung

Standardlösung mit 200 Views

updatefähig

mehrere Quellen anschliessbar

sehr kurze Einführungszeit

datenbankübergreifende Auswertungsmöglichkeiten

standardisierte Anbindung an Abacus

mobile Lösungen für Tablets und Smartphones

Standardlösung AXview

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Was ist AXview?

Sammeln von Daten(overnight)

Analysieren der Daten

Aufbereiten von Informationen

Input aus DB’s von verschiedenen Geschäftsbereichen

Visualisieren der Informationen

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Zentrale BI-Plattform

Datenbanken

Finanzapplikationen

CRM

Anlagenbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

AbaProject

Auftragsbearbeitung

Dossier / Archive

MicrosoftLösungen

Branchenlösungen

Weitere Formate

Planungslösung

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Traditionelle BI

Begrenzte Sicht und Zugriffe auf Daten

Vorgegebene lineare Suchpfade

Begrenzte what-if und on-the-fly Analyse

Traditionelle Suchwege vs. neue Flexibilität

QlikView

Freie Sicht auf alle Daten von jedem Punkt

Analyse in interaktiver Oberfläche

Fragen und Antworten on-the-fly

IT-ORIENTIERT ANWENDERORIENTIERT

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Nächste Fachseminare & Webinare

Februar 2020 58

Fachseminar Warenbewirtschaftung und Produktion

St.Gallen (06.05.2020) Zürich (20.05.2020)

Bern (13.05.2020) Basel (27.05.2020)

Neuerungskurse Abacus Version 2020

St.Gallen (03.06.2020) Bern (10.06.2020)

Zürich (04.06.2020) Basel (11.06.2020)

Axept Webinare

EB-Shop (19.03.2020) QR-Rechnung (23.04.2020)

EB-Rechnungen (25.03.2020)

VIELEN DANK!