Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung...

White Paper

Office der Zukunft

Warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen

und

wo die Herausforderungen liegen?

„Nichts ist so beständig wie der Wandel”

(Heraklit von Ephesos (etwa 520 - 460 v. Chr.)

Axel Oppermann

Senior Advisor

phone: +49 561 506975 - 24

mobile: +49 151 223 223 00

[email protected]

Januar 2011

© 2005-2011 Experton Group AG 2

Inhalt

1 HINTERGRUND UND EINLEITUNG 3

1.1 „Zukunft ist jetzt“ 6

1.2 Wer gewinnt, wer verliert? 9

2 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - GESTERN & HEUTE 10

3 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - HEUTE & MORGEN: OFFICE DER

ZUKUNFT 13

3.1 Herausforderungen für Unternehmen –

oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist 15

3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche 16

3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung 16

4 FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP 18

4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office 19


1 Hintergrund und Einleitung

Viele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das Thema

Automobil geht. Die durchschnittliche Nutzungsdauer von PKWs in Unternehmen liegt bei 36 bis

48 Monaten. Danach werden diese Fahrzeuge ausgetauscht. Es gibt ja schließlich neuere Modelle!

Anders sieht die Strategie der meisten Unternehmen bei Investitionen in Informationstechnologie

aus. Hier werden immer mehr

PCs, Drucker oder auch

Office-Software in nahezu

biblischen Dimensionen

genutzt: Aktuelle Studien1 der

Experton Group zeigen auf,

dass knapp 60 Prozent der

Unternehmen mit mehr als

100 PC-Arbeitsplätzen eine

Version einer Office-Software

fünf Jahre und länger im

Einsatz haben. 10 Prozent der

befragten Unternehmen

setzen diese Lösungen sogar

länger als sechs Jahre ein.

Dies bedeutet, dass ein bis

zwei Produktgenrationen

übersprungen werden. Bezogen auf die Medizin würde dieses Verhalten bedeuten, dass bei einer

einfachen Endoskopie heute noch ein wochenlanger Krankenhausaufenthalt notwendig wäre.

Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen regelmäßig in neue

Automobile, auch wenn die alten Modelle den Fahrer sicherlich noch eine ganze Zeit von A nach B

gebracht hätten, und tun dies nicht in gleicher Weise bei Office-Systemen?

1 Um den Ausführungen in diesem White Paper ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu bereiten, führte die Experton Group 150

telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen durch. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführt

und sekundäranalytische Quellen genutzt.


Jahrbuch 2010:

Ein Zahlenbeispiel: Die Lohnkosten je

Arbeitnehmer in Relation zur Produktivität

(je Erwerbstätigen) sind im Jahr 2009 um

5,2% gestiegen.

Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil

der Aufwand für Umstellung gescheut wird

o finanzieller Aufwand

o Aufwendungen für personelle Ressourcen

der erzielbare Nutzen ist den Entscheidern nicht bekannt – bzw. kann nicht bewertet

werden

o Nutzen für das gesamte Unternehmen

o Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter

„Gewohnheit“ eingekehrt ist

o Arbeitsabläufe sind etabliert

o Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen

der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung

oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge

Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im

Rahmen der Planung von falschen Größen aus.

o Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten -

sie wurde ja bereits erworben.

o Empfehlung: Prüfung der Verträge durch IT und/oder das zentrale

Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden.

Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme länger

als 3,5 bis 5 Jahren einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei noch

längerer Nutzung in „verkrusteten“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sind

gekennzeichnet durch

qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,

lange Durchlaufzyklen und

geringe Flexibilität.

Die entstehenden Nachteile gegenüber dem

Wettbewerb rauben die Grundlagen für den

wirtschaftlichen Erfolg. Insbesondere

steigende Lohnkosten bei gleichbleibender

Produktivität können zu einer schlechteren Wettbewerbsposition führen.

Aktuell verpassen Unternehmen, die auf Systeme aus den Jahren 2003 bis 2007/2008 setzen, somit

Entwicklungen wie die organische Verankerung wissensbasierte Arbeitsmodelle oder den Einzug

moderner Instrumente und Methoden für Kollaboration, Reporting oder Analysen, die bereits im


Dieses Research Paper richtet sich

besonders an Geschäftsführer und HR-

Verantwortliche in mittelständischen und

größeren Unternehmen.

Behandelt werden aktuelle

Entwicklungen in den IT-basierten

Arbeitswelten der „Büroarbeiter“

Ergebnisse aktueller Befragungen

werden im Kontext mit Erkenntnissen

aus der Praxis kombiniert. Tipps und

Anregungen runden die Ausführungen

ab.

Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oder

Lohnkosten2 (bezogen auf die Produktivität) sind solche Verhaltensmuster fahrlässig.

Insbesondere Branchen, wo steigende Arbeitskosten zu einer verschlechterten Relation der

Lohnkosten zur Arbeitsproduktivität führen, sind hier benachteiligt. Es handelt sich besonders um

Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen und Finanzwesen. Aber auch

viele Öffentliche Verwaltungen können sich von dem Vorwurf nicht befreien, mit den für

Informationstechnologie bereitgestellten Haushaltsmitteln nicht verantwortungsvoll umzugehen.

Sie verstehen oftmals nicht, dass Wirtschaftlichkeit

nicht nur aus Sparen und Verzichten entsteht,

sondern auch durch gezielte Investitionen zur

Steigerung der Produktivität erreicht wird. Der IT-

Markt bietet, mit den aktuell verfügbaren

Software-Produktgenerationen und Endgeräten,

neue Lösungen und Ansätze zur Umsetzung

unternehmensinterner und auch

unternehmensübergreifender Planungs- und

Steuerungsaufgaben an. Diese erlauben es, die

wachsenden Mitarbeiter- und

Kundenanforderungen zu befriedigen. Dies

geschieht auf Basis einer gesteigerten

persönlichen Produktivität des einzelnen

Mitarbeiters und insbesondere durch:

• die agile Interaktion zwischen Kollegen, mit Kunden und Lieferanten über

standardisierte Kanäle, mit dem Ziel eines raschen Informationsaustausches.

• das unmittelbare Auffinden und Verwerten von Daten, Kompetenzträgern und

Experten, Antworten und Lösungen.

• das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb der Wertschöpfungskette.

• die stärkere Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen.

o Mittels verbesserter Projektkommunikation,

o gemeinsamer Ideengenerierung – auch über Standorte hinweg – und

o zentralem Dokumenten-/ Projektmanagement.

2 Vergleiche: Statistisches Bundesamt 2011/Statistisches Jahrbuch 2010


1.1 „Zukunft ist jetzt“

Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einem

Investment in IT-Infrastrukturlösungen im Allgemeinen und Office Systemen im Besonderen haben,

und warum jetzt ein Umstieg notwendig ist. Hier können wir mit einer kurzen Antwort nur in den

seltensten Situationen dienen. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basis

unterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen.

Grundsätzlich gilt allerdings, dass

bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen

insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer

verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung

des Unternehmens. Das bedeutet

o Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit

o Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte

o Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe

o Flexibilisierung der Organisation

eine Kosten- Nutzenbetrachtung nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen

Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es die Position gegenüber dem

Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen

Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen

bzw. ihn zu übertreffen?

Viele quantitative Analysen belegen einen stark ausgeprägten Zusammenhang zwischen dem

zunehmenden Einsatz von Computern bzw. von computerbasierten Technologien.

Wettbewerbsfähigkeit

80% der befragten Unternehmen geben an3, dass die Investitionen in Unified

Communication und Collaboration (UCC-) und (neue) Office-Systeme zu einer

verbesserten Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beitragen.

3 150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen


Wirtschaftlichkeit

Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch

moderne Office-Systeme deutlich effizienter erstellen. Dabei geht es nicht nur um die

persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters – also Zeiteinsparungen von 10 bis

15 % bei strukturierten Arbeitsabläufen. Vielmehr geht es auch um eine schnellere

und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten

Wertschöpfungskette.

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Die Mitarbeiterzufriedenheit hängt auch eng mit dem Grad der technischen

Ausstattung zusammen. Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität

zu CE- und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag nutzen.

Zu den Funktionalitäten zählen:

schneller und konsolidierter Zugriff auf Daten und Informationen

Klassische- und (social) Netzwerk-Suchsysteme

Suche nach Schlagworten (Yahoo, Google, Bing) oder

vernetzten Informationen aus dem eigenen (sozialen) Netzwerk

(Facebook)

Zugriff über unterschiedliche Geräte auf die gleichen Daten

Privat exemplarisch auf Fotos, in der Arbeitswelt auf Berichte

oder Kalkulationen

pragmatische Kommunikation

Ad-hoc Kontaktaufnahme

Schnelle Ansprache durch Messenger- bzw. Chat-Funktionen

Mehrkanalkommunikation

direkte und indirekte Kommunikation über unterschiedliche

Kanäle wie Telefon, Messenger, Videokonferenz, Wiki oder

Blog.

Vor dem oben skizzierten Hintergrund muss ein Vergleich zwischen den bestehenden Altsystemen

(dies sind bei Office-Lösungen zu ca. 87% noch immer Microsoft Office 2003 und 2007) und den am

Markt erhältlichen Produkten durchgeführt werden. Dieser Vergleich sollte sich auf den Nutzen (=

eine Nutzenanalyse) beziehen und in einem ersten Schritt ohne eine Bewertung der absoluten

Kosten erfolgen.


Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesse

einer neuen (Office)-Lösung

im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?

in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?

in einer Wettbewerbssituation? (wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?)

Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:

Produktivität

Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?

Kosten

Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?

Mehrwert

Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation

erzielt werden?

Abbildung 1:Mögliche Kriterien zur Nutzenermittlung

Die Untersuchungen der Experton Group zeigen auf, dass eine kombinierte Betrachtung des

Nutzens durch die „interne Brille“ sowie mit einem Blick auf den Wettbewerb nur selten erfolgt (siehe

hierzu auch Kapitel 4).


1.2 Wer gewinnt, wer verliert?

Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese Frage

hat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasst

sind, und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nicht

Unternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten.

Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangen

veränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung.

Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere:

die Globalisierung

o Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen

bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden –

weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems.

die „Consumerization of IT“ und die damit verbundenen Anforderungen der

Mitarbeiter

o Viele Mitarbeiter (insbesondere Wissensarbeiter) möchten die im privaten Umfeld

eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets in die Arbeitswelt mitbringen.

Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen

die Gewohnheiten aus der „privaten Web 2.0-Welt“ in die Unternehmen.

der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle

o Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen

sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten

zugreifen zu können.

Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen,

sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten

von dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen. Dabei spielen

Trends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Und natürlich die zentrale Frage,

wie das „Büro der Zukunft“ aussehen wird!


2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute

„Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genügt ein einziger

Schreibkopf“. Mit dieser Aussage machte IBM im Jahr 1965 für sein bahnbrechendes

Schreibkopfsystem Werbung, und ebnete in zahlreichen Unternehmen den Weg für ein effizienteres

Arbeiten. Aber auch dieses „revolutionäre System“ war schnell überholt und konnte der weiteren

Automatisierung der Büros der 60er und 70er Jahre des letzten Jahrhunderts nicht standhalten. So

wurden (mehr oder weniger schnell) Großcomputer in den Unternehmen eingesetzt, bevor diese in

der 80er Jahren durch den Einsatz von Mikrocomputern ergänzt und ersetzt wurden. Die Evolution

dieser Systeme zu Netzwerken von Workstations (und Servern) veränderte die Arbeitswelt

abermals. Durch diese, seinerzeit revolutionäre Technik, und durch neue Management- und

Organisationskonzepte entstanden integrierte und vernetzte Informationskonzepte, welche sich

auch über die Grenzen einzelner Unternehmen hinweg ausbreiteten. Die Verbreitung der

Internettechnologie in den 90er Jahren und der Megatrend „Globalisierung“4 führten zur nächsten

wesentlichen Entwicklungsstufe.

Als zentrale Komponente der täglichen Arbeit haben sich im Laufe der organisatorischen

Weiterentwicklung insbesondere auch standardisierte und softwarebasierende Office-Lösungen

etabliert. Bei diesen Lösungen handelt es sich heute jedoch nicht mehr nur um „plumpe“

Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Moderne Systeme beinhalten vielmehr auch

Kommunikations- und Kollaborationselemente und ermöglichen ein integriertes und nahtloses

Arbeiten. Insbesondere seit Mitte der 90er Jahre ist eine enorme Zunahme an Funktionalitäten und

unterstützten Aktivitäten zu erkennen. Während bis ca. 1995 die nahtlose Kombination von

Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation im Fokus standen, rückten ab 1996 erste

Nachrichten und Mail-Dienste in den Mittelpunkt. Dies war seinerzeit eine enorme Aufwertung der

Kommunikationsmöglichkeiten und steigerte oftmals die Geschwindigkeit der Prozesse. Hierbei

handelte es sich insbesondere um Prozesse, die auf eine Interaktion zwischen Menschen beruhten

oder ausgelegt waren.

Die nächste große evolutionäre Weiterentwicklung wurde in den Jahren 2004 bis 2006 in die Office-

Systeme integriert. Teamarbeit, die Organisation von Inhalten (Content-Management) und die

ganzheitliche Abbildung der Geschäftsprozesse waren hier die zentralen Themen. Seit 2009 wurden

4 Dabei bezieht sich „Globalisierung“ nicht nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen. Es steht vielmehr die

Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems im Fokus.


insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert.

Hierdurch werden in sich stimmige und integrierte Arbeitsabläufe ermöglicht.

Schwerpunkte der Office-Systeme

bis ca. 1995 ab 1995/1996 seit 2004/2005 2009 bis 2013

Textverarbeitung Nachrichten und Mail-

Dienste

Content-Management Kommunikation

Tabellenkalkulation Textverarbeitung nahtlose

Geschäftsprozesse

Kollaboration

Präsentation Tabellenkalkulation

(inkl. Datenbanken)

Teamarbeit Inhalte

Suchen

Finden

Ablegen

Präsentation ganzheitliche

Geschäftsprozesse

Der Einsatz von Office-Systemen hat sich somit von einer unterstützenden Komponente zum

zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt. Vor diesem Hintergrund treten die

eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für

hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass „manuelle“ Routineaufgaben, wie zum Beispiel

ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche

Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und

die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten

beruhen,

durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichen

Kontext können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie

die organisatorische und personelle Führung,

die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden

oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die

Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung

schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.

Während ältere Produktgenerationen von Office-Systemen oder einzelne auf den Client zentrierte

Lösungen diese bereits seit Jahren geweckten Bedürfnisse nicht (oder nur teilweise) erfüllen


können, ermöglichen aktuelle Produktgenerationen, wie exemplarisch das Office-System von

Microsoft,

die nahtlose Integration unterschiedlicher Daten – z.B. aus ERP-Systemen,

die Vernetzung der Mitarbeiter und Dokumente und kollaborative Arbeitsprozesse

sowie die

ortsunabhängige Nutzung von Daten und Kommunikation und die

Suchfunktionalitäten über unterschiedliche Systeme hinweg.

Ermöglicht und getrieben wird diese Entwicklung auch dadurch, dass Daten und einzelne

Anwendungen nicht mehr (ausschließlich) auf einzelnen Geräten vorliegen, sondern „im Netz(werk)“

– der sogenannten „Cloud“. Das dahinterliegende Konzept (Cloud Computing), verknüpft

Technologien und Managementkonzepte, die sich seit über 10 Jahren entwickelt haben und ständig

verbessert werden. Cloud Computing besitzt das Potenzial, die derzeitigen IT-Landschaften und ihre

Nutzung in weiten Teilen abermals zu verändern, zumindest aber deutlich zu beeinflussen. Das

betrifft sowohl das „Was“ (z.B. welche Systeme werden genutzt) als auch das „Wie“ (u.a. IT-

Organisation). Technik darf hierbei allerdings nicht als „Selbstzweck“ verstanden werden. Vielmehr

geht es darum, die sich wandelnden Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden (mindestens) zu

erfüllen. Hierzu zählt auch die bedarfsgerechte Ausstattung der Mitarbeiter mit Informations- und

Kommunikationstechnologien.


Unternehmensleitung und HR-

Verantwortliche müssen frühzeitig die sich

ändernden Arbeitsparadigmen in ihrer

strategischen Planung berücksichtigen.

Hierzu zählt auch die Gestaltung der

Übergangsprozesse von der „klassischen“

Arbeitswelt in flexible und fraktale

Strukturen.

Nach Analysen der Experton Group haben

diese Transformationsprozesse eine

Laufzeit von 3 bis 4 Jahren.Statistisches

3 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - heute & morgen: Office der

Zukunft

Das „Office der Zukunft“ ist von einer Vielzahl von nachhaltigen Trends aber auch kurzfristigen

Hypes geprägt. Zu den nachhaltigen Trends zählen unter anderem:

Mobilität der Mitarbeiter und ortsungebundene Erstellung der Leistung

digitale-/soziale Vernetzung innerhalb der Unternehmen, zum Kunden und in der

Lieferkette

Diversifikation der Client-Infrastruktur. Immer mehr und immer unterschiedlichere

Endgeräte werden durch den Mitarbeiter genutzt.

Die Untersuchungen der Experton Group zeigen deutlich auf, dass die Anwenderlandschaft

zukünftig nicht (bzw. nicht mehr) so homogen

wie in den letzten zehn Jahren sein wird. In

einer Vielzahl von Unternehmen werden

mindestens vier Anwendertypen (Rollen)

anzutreffen sein:

„mobile“ Mitarbeiter (Smart Worker)

Standortgebundene „Standard“-

Mitarbeiter

Mitarbeiter mit besonderen

Anforderungen

Heimarbeiter/Heimarbeitsplätze

Diese „Typen“ zeichnen sich durch unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung mit

IT und an eine Unternehmensorganisation aus. Neben den organisatorischen Herausforderungen

diese zu managen, entstehen für Unternehmen in einer solchen Diversifikation insbesondere

folgende Vorteile:

flexible Gestaltung der Arbeitsprozesse auf Ebene der Typen/Rollen.

Hierdurch wird eine flexible Steuerung- und Auslastung der Arbeitnehmer ermöglicht.

Gewinnung und Bindung von operativ und strategisch wichtigen Mitarbeiten.


Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen

wirklich wichtige Mitarbeiter motiviert werden, Stichworte sind hier Work-Life-Balance

und selbstbestimmtes Arbeiten. Hierzu zählen sowohl langjährige und etablierte

Kompetenzträger (die oft zitierten „alten Hasen“), aber auch Neueinsteiger und

„Perspektivkräfte“; die zu Wissensträgern und zukünftigen Führungskräften entwickelt

werden.

Reduktion der Gesamtkosten für IT durch bedarfsgerechte (arbeitsplatzspezifische)

Ausstattung.

Verbesserte Mittelverwendung – Mitarbeiter die „viel“ IT benötigen bekommen diese,

Kollegen die nur rudimentäre Anforderungen haben werden reduziert, aber

bedarfsgerecht, ausgestattet.

Soziologen und Arbeitswissenschaftler gehen davon aus, dass sich in naher Zukunft offene

Arbeitsplatzmodelle ohne Bindung an einen physikalischen Ort durchsetzen werden. Auch wenn

diese Entwicklung nicht zwingend das Ende des Schreibtischs bedeutet, ergibt sich eine geänderte

Anforderung an die Arbeitsinfrastruktur. So haben Nutzer von Smartphones, Notebooks oder Tablet-

PCs, andere Anforderungen an die Arbeitskonzepte, als Nutzer von Schreibmaschine, TippEx und

Karteikarten. Bezogen auf die benötigte Informationstechnologie stellen solche flexiblen Modelle

keine Herausforderung dar. Im Gegenteil - der Markt bietet zahlreiche Optionen zur

bedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeiter mit IT. Hierzu zählen beispielshalber:

Anbindung mobiler Mitarbeiter über Online-Services (exemplarisch über das

Breitstellungsmodell Cloud Computing).

Zugriff auf Daten, losgelöst vom Endgerät auf Basis interoperabler Systeme.

Bereitstellung von Präsenzinformationen (Statusmeldungen) einzelner Personen und

in Anwendungen integrierte Kommunikationslösungen.

Gehemmt wird die Umsetzung jedoch durch Unternehmensleitung oder HR-Verantwortliche, weil sie

den Wert und die Auswirkungen der technischen Umstrukturierungen häufig nicht einschätzen

können. Dabei ist es gerade Aufgabe des Managements, Arbeit im Allgemeinen und Wissensarbeit

im Besonderen produktiv(er) zu gestalten. Dies ist insbesondere bei Unternehmen in Deutschland

von zentraler Bedeutung, deren vorrangiges Alleinstellungsmerkmal der wissensbasierte Output ist.

Dies trifft sowohl auf Anlagenbauer zu, die ihre nationale und internationale Position nur noch mit

Spezialanfertigungen verteidigen können, wie auf Ingenieure, Autobauer oder Pharmaunternehmen.


3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt

erforderlich ist

Die in Kapitel 1 skizzierten Rahmenparameter machen Änderungen und Anpassungen innerhalb der

Unternehmensorganisation unausweichlich. Sie betreffen nahezu alle Fachbereiche und

Managementaufgaben. Die elementaren Herausforderungen sind

die Ablösung starrer oder linearer Organisationssysteme durch dynamische und

projektbezogene Modelle.

Die Zusammenarbeit und die Steuerung auf Unternehmensebene und in

Wertschöpfungsnetzwerken muss neu organisiert werden. Verlagerte

Wertschöpfungstiefen (Stichwort: Teilfertigung) und wachsende Segmentierung

erfordern hier rasches Handeln. Die Abwicklung von dynamischen Arbeitsprozessen

setzen zeitgemäße Werkzeuge für die Mitarbeiter voraus. Office-Software, die sechs

oder mehr Jahre alt ist, kann diesen Zweck nicht erfüllen.

die Organisation von unterschiedlichen und parallelen Arbeitsstilen.

Ältere Arbeitnehmer bringen Erfahrungen in das Unternehmen ein. Junge Kollegen

neue Konzepte und Modelle oder neue Arbeitsinstrumente, die sie aus der privaten

Welt kennen. Gleichzeitig wollen strategische Mitarbeiter die Form und den Ort der

Leistungserbringung selbstständig wählen. Die Integration kann nur erfolgen, wenn

die unterschiedlichen Arbeitsmethoden zentral orchestriert werden, und die

Mitarbeiter an gleiche Kollaborations- und Kommunikationsinfrastrukturen

angebunden sind. Diese können in moderne Office-Lösungen abgebildet werden.


3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche

Die veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter führen, wie in den ersten

beiden Kapiteln beschrieben, auch zu neuen Aufgaben und Herausforderungen für

Personalentscheider. Ziel ist es, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens an

die Ressource „Arbeit“ zu decken. Hilfsmittel sind moderne IT-Infrastrukturen, Office-Systeme und

Kollaborations- und Kommunikationslösungen (UCC). Die durch die Experton Group identifizierten

Herausforderungen liegen insbesondere in der

.

Analyse der benötigten (bzw. nicht mehr benötigten) Fähigkeiten, der

Personalentwicklung auf Basis der identifizierten Bedarfe und der

Definition neuer Jobprofile und Aufgabenfelder sowie die

Integration IT-ferner Mitarbeiter in die Workflows der Unternehmens-IT.

Aus Sicht der Experton Group sind HR-Verantwortliche in der Pflicht, den Einsatz von

Informationstechnologie zu forcieren und nachdrücklich zu fordern. Nur so werden sie in der Lage

sein, den Herausforderungen zu begegnen.

3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung

Einführen, experimentieren und im Unternehmen verbreiten. Dies sollte das Credo von

Geschäftsführung hinsichtlich Geschäftsanwendungen wie Office-Lösungen sein. Nur durch

Weitblick und Innovationsbereitschaft kann ökonomisch profitiert werden. Die tatsächliche

Einschätzung ist allerdings vielerorts konträr. Egal ob Geschäftsführer oder CEO: Viele Entscheider

in Unternehmen verkennen noch immer den Zusammenhang zwischen Informationstechnologie und

Wettbewerbsfähigkeit. Dabei hängt die Zukunft vieler Unternehmen von Größen wie Qualität oder

Geschwindigkeit ab. Entscheidungen werden vertagt, Weichen nicht frühzeitig gestellt und oftmals

Geld zum Fenster hinaus geworfen. So zeigen unsere Untersuchungen, dass eine Vielzahl von

Unternehmen, aus allen Branchen, bereits erworbene Software nicht im Unternehmen ausrollt.

Gründe hierfür sind unter anderem Versäumnisse bei der organisatorischen Weiterentwicklung des

Unternehmens und fehlende Strukturen.

Es ist klar, dass es jedem Geschäftsführer oder Konzernchef mehr als schwer fallen dürfte, „Haus

und Hof“ für ein großes IT-Projekt zu riskieren, das (evtl. auf den ersten Blick) keinen klaren


geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den

„Brot- und Butteranwendungen“ – nämlich Geschäftsanwendungen im Allgemeinen und Office-

Systemen im Besonderen – unabdingbar.

Die Unternehmensleitung steht vor der Aufgabe,

die Komplexität des technischen Wandels mit den vorhandenen finanziellen und

personellen Ressourcen zu managen,

die neuen Werte, Normen und Erfahrungen in das Unternehmen zu transformieren und

die Verantwortungen zu delegieren.

Dabei lautet die zentrale Frage die sich die Geschäftsführung stellen muss, „was müssen wir heute

entscheiden und beginnen, damit wir mittel- und langfristig erfolgreich sind (bzw. bleiben)?“


4 Fazit & Empfehlung der Experton Group

Wenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitlichen Strategie

organisiert sein wird, fallen grundsätzlich zwei zentrale Komponenten: Mobilität und Flexibilität. Egal

ob unterwegs, im heimischen Wohnzimmer oder im Büro: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (und

wird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen hochwertig leisten. Sie

entscheiden nahezu frei, welche Geräte sie hierfür nutzen und wie bzw. wo die eigentliche

Leistungserstellung erfolgen wird. Es wird allerdings auch weiterhin eine Vielzahl von Mitarbeitern

geben, die ihre Leistungen ortsgebunden in definierten Arbeitsumgebungen leisten. Ferner werden

immer mehr Mitarbeiter an Kollaborations- und Kommunikationssysteme angebunden. Hierdurch

werden bei erhöhter Qualität die Verwaltungskosten reduziert.

Entscheider in Unternehmen müssen diese Tendenzen, die durch die wirtschaftlichen, sozialen und

technischen Entwicklungen entstehen, in ihren Unternehmen frühzeitig abbilden. Unsere Analysen

zeigen, dass die Themen „Arbeitswelten“ und „Produktivitätsinfrastruktur“ ganz oben auf der Agenda

der Unternehmen stehen müssen.

Je nach Organisationsform sind unterschiedliche Fachbereiche in diesen Prozess einzubeziehen.

Neben der IT-Abteilung zählt hierzu insbesondere der Personalbereich. Aber auch eine frühe

Einbindung von Anwendern Ist unabdingbar. Die Praxis zeigt, dass die Teambildung mit

unterschiedlichen Kompetenzträgern und Rollen den größten Erfolg verspricht. Dies bezieht sich

sowohl auf die Aufgaben -Planung und -Validierung, als auch für das Testen und die Einführung.

Die Unternehmensleitung muss auf ein Reporting drängen und auf die Einhaltung von Meilensteinen

achten.

Aus Sicht der Experton Group gilt es die Vorteile, die aus der Einführung von neuen und

zeitgemäßen Prozess- und Arbeitsmodellen resultieren, zu heben. Dies sind, wie im

vorliegenden Dokument beschrieben, insbesondere

flexible(re) Gestaltung der Arbeitsabläufe

schnellere Reaktionszeiten, bzw. verkürzte Durchlaufzeiten

verbesserte Qualität im Rahmen der Leistungserstellung

Hierzu sind nachhaltige organisatorische Änderungen notwendig. Neben einer Erweiterung

und Anpassung der Unternehmenskultur, ist insbesondere die Einführung von modernen IT-

Systemen von Nutzen. Hierzu zählen auch Office-Systeme, die vollständig und kompatibel in

die Kollaborations- und Kommunikationsprozesse integrierbar sind.


4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office

Das Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-Standard in den Büros

in aller Welt beschrieben werden. Über 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf eine

Office-Lösung von Microsoft. Zu einem „Office-System“ gehört heutzutage wesentlich mehr als ein

Bündel einzelner Office-Applikationen, welche auf einem Client (Desktop, Notebook, etc.) installiert

werden. Ein Produktivitätssprung entsteht erst durch die nahtlose Verbindung von Client-

Anwendung mit Serverlösungen.

Microsoft hat es mit der Einführung der letzten und aktuellen Produktgeneration seiner Office-

Lösung geschafft, weitere Werkzeuge in die bestehenden und etablierten Client- und

Serverprodukte einzubinden. Durch die Integration von Kommunikations- und

Kollaborationslösungen in das

Office-System werden bisher

voneinander losgelöste Arbeits-

und Kommunikationsformen in

einer umfassenden Lösung

abgebildet. Hierzu zählen z.B.

Telefonie oder Audio- und

Webkonferenzen.

Mit der Einführung der Microsoft

Online Services und der

Produktsuite BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) liefert Microsoft eine weitere

Option um die im Unternehmen vorhandenen (und sich entwickelnden) Anforderungen abzudecken.

Unternehmen haben nun die Möglichkeit eine Funktionalstrategie hinsichtlich der Ausstattung der

Mitarbeiter mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Hierbei können den Mitarbeitern

die einzelnen, für ihr Aufgabenfeld wichtigen (und erfolgskritischen) Funktionalitäten bereitgestellt

werden.


Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und

Produkteigenschaften können Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge für das

eigene Unternehmen ermitteln und variieren.

Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Portfolio stetig weiter aufzuwerten und

ist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht nahtlose Office-Systeme über Server; Client oder

Services in dieser Form bereitzustellen. Hierdurch wird dem Entscheidern die Wahlfreiheit

hinsichtlich der IT-Strategie gegeben. Hierdurch können die verschiedenen Anforderungen der

unterschiedlichen Anwendertypen/Rollen sowie Jobprofile effizient und flexibel umgesetzt werden.

Date post:	05-Dec-2014
Category:	Business
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