Essen, November 2014 · Umsetzung in SAP EDM bewertet SAP Forum ... Stammdatenänderungsprozess ins...

Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung

– SAP Energy Data Management

Essen, November 2014

Agenda

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2

4

Begrüßung und Vorstellung

Ausgangssituation

Projekt-Darstellung

Zielsetzung 3

5 Lessons Learned

SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 2

Kennzahlen zur Mainova


2013

Umsatz (Tsd. €)

1.237.364

Absatz (Mio. kWh)

11.024

Stromversorgung Gasversorgung Wärmeversorgung Wasserversorgung

2013

Umsatz (Tsd. €)

786.271

Absatz (Mio. kWh)

15.169

2013

Umsatz (Tsd. €)

129.432

Absatz (Mio. kWh)

2.027

2013

Umsatz (Tsd. €)

74.734

Absatz (Mio. m3)

45,2

Leitungsnetz (NRM) km

Strom 7.485

Gas 4.407

Wärme 269

Wasser 2.033

EBT (Mio. €) 136,6

Mitarbeiter Konzern 2.810

Agenda

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Ausgangssituation

Projekt-Darstellung

Zielsetzung 3

5 Lessons Learned


Ausgangssituation

SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung

• Größere Probleme in der

Energiemengenbilanzierung

• Dauerhafte Unterallokation in der

Mehrmindermengenabrechnung Strom

• Hohe Kosten der eingesetzten Software im

Vergleich zu Alternativen

• Abnehmende Qualität der Beratungsleistung der

Mitarbeiter des Herstellers

• Massiver Programmierfehler mit hohem

Schaden

Verschiedene Gründe haben zu der Managemententscheidung geführt, das derzeitige

Bilanzierungssystem abzulösen

5

Datenqualität ist ein Kernproblem im Vertrieb

6 SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung

Stammdatenqualität im Vertriebsmandaten stellt eine Herausforderung dar und führte

zu Problemen, eine belastbare Hochrechnung durchzuführen

• Getrennte Systeme Robotron / SAP for Utilities mit redundanter Datenhaltung und

aufwändigen Schnittstellen

• Stammdaten werden häufig vom Vertrieb nur im Robotron korrigiert, ein Prozess zur

Verbesserung der Stammdaten im Abrechnungssystem ist nicht vorhanden

• Monatsreporting setzt auf Daten im SAP for Utilities auf (z. B. Jahresverbräuche). Dies

führt zu schlechten Prognosen und Folgeproblemen in der Beschaffung

Agenda

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Ausgangssituation

Projekt-Darstellung

Zielsetzung 3

5 Lessons Learned


Rahmenbedingungen und Zielsetzung


Die Ablösung des bisherigen Bilanzierungssystems wurde mit verschiedenen

Rahmenbedingungen versehen

• Verankerung der zukünftigen Software in der definierten IT-Strategie im Sommer 2013

(Harmonisierung der IT-Landschaft)

• Klare Governance-Entscheidung: Austausch des Bilanzierungssystems für Netz und

Vertrieb bei gemeinsamer Betrachtung der Wirtschaftlichkeit

• Beschluss zur Durchführung eines Projekts zur Erstellung einer Machbarkeitsstudie für

das EDM Netz

• Change Request im Rahmen des Netz-Projekts zur Erweiterung der Machbarkeitsstudie

auf EDM Vertrieb

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Entscheidungskriterien IT-Strategie


1. Umfassende Konsolidierung der Anwendungslandschaft und Infrastruktur, um die Zukunfts- und

Handlungsfähigkeit der IT wiederherzustellen.

2. Standardisierung auf wenige, führende Plattformen wie z.B. SAP, um ein Optimum an Prozess- und

Systemintegration zu erreichen.

3. Massive Reduktion der Softwareprodukte, da ein integrierter Energieversorger nicht mehr als 500

Softwareprodukte benötigt.

4. Dauerhafte Kostensenkung, um die Ergebnissicherung zu unterstützen und einen nachhaltigen Beitrag

zum Unternehmenserfolg zu leisten.

5. Erhöhung der IT-Sicherheit, um sich gegen externe und interne Gefährdungs-potenziale abzusichern und

die Datenhoheit der Mainova zu gewährleisten.

6. Professionalisierung der IT-Prozesse, um durch ein umfassendes Redesign der Prozesse auf Basis von

ITIL-Benchmarks IT-Prozesse für unsere Kunden zu optimieren und gemäß der IT-Governance auszurichten.

7. Schaffung von IT-Innovationen, um am Arbeitsplatz und in wichtigen Geschäftsprozessen neue IT-Services

und Lösungen zur Unterstützung unserer Kunden anzubieten und einzuführen.

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Agenda

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2

4


Ausgangssituation

Projekt-Darstellung

Zielsetzung 3

5 Lessons Learned


Zeitplan


2013 2014 2015 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Tätigkeit

Einführung SAP EDM Vertrieb

Machbarkeitsstudie Netz

Machbarkeitsstudie Vertrieb

Archivsystem Robotron ecount

Ausschreibung SAP EDM Vertrieb

Entscheidung IT Board

Einführung SAP EDM Netz mit Coregas

Ausschreibung SAP EDM Netz

Aufbau des Projekts


Das Projekt wurde in acht Arbeitspakete gegliedert, die inhaltlich zusammen hängen

und sequentiell bearbeitet wurden

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Prozesserhebung und Bewertung

Die Anforderungen der Fachbereiche an ein EDM-System wurden in mehreren Workshops

aufgenommen…

…und mit definierten

Kriterien hinsichtlich

Umsetzung in SAP EDM

bewertet


Nr. Prozess Prozessschritt Monitoring? Beschreibung zugeordnete Funktionen Informationsobjekte

1 Übertragung der Verbrauchswerte

ins EDM

Die Verbrauchsscheiben werden über die

Verbrauchsschnittstelle (IDEX-GE) mit der

Automatischer Job im IS-U Abgerechnete

Verbrauchswerte

2 Berechnung der Kundenwerte/JVP

je Zählpunkt

Auf Basis der Zeitscheiben werden nach den

Vorgaben der G 685 die Kundenwerte berechnet.

Automatischer Job im ecount Verbrauchwerte,

Kundenwerte, JVP

3 Re-Import der Kundenwerte/JVP ins

Abrechnungssystem

Werden im ecount Kundenwerte/JVP geändert,

müssen diese zwecks

Stammdatenänderungsprozess ins SAP-ISU (IDEX-

GE) übertragen werden. Hierzu wird die

Automatischer Job im

ecount, PI triggert

aktualisierte Kundenwerte, JVP

4 Monitoring der reimportierten

Kundenwerte/JVP

M Prozess wird aufgebaut

5 Stammdatenänderungsprozess Die geänderten Kundenwerte/JVP werden als

UTILMD (Änderungsmitteilung) an die

Automatischer Job im IS-U UTILMD

6 Monitoring der Kundenwerte M Gesamtsumme der Kundenwerte je Bilanzkreis,

pro Zählpunkt (mit Ausgabe BK)

Kilowatt je Profiltyp je Marktgebiet

Vergleich mit Vorwoche

Abo aus ecount, manueller

Abgleich in Excel

Excel-Tool

Aktualisierung Kundenwerte

(wird derzeit als

automatisierter, monatlicher

Prozess aufgebaut)

Beurteilungskriterien Scorewert

Durch Integration obsolet 0

Im SAP Standard verfügbar 1

Im SAP Standard über Customizing verfügbar 2

Über ein SAP AddOn verfügbar 3

Über kundenspezifische Entwicklung / Ausprägung umsetzbar 7

Prozess nicht mehr erforderlich 0

Prozess in SAP EDM identisch mit Status Quo 1

Prozessanpassung in einzelnen Prozessschritten notwendig 2

Vollständige Prozessanpassung notwendig 7

Beurteilung der notwendigen Anpassung bei Prozessen, Funktionen und Informationsobjekten im Vergleich zum Status Quo:

Beurteilung des technischen Umsetzungsrahmens für Prozesse, Funktionen und Informationsobjekte:

Auszug

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Die Umsetzbarkeit und der Umsetzungsaufwand wurde dabei für jede einzelne

Prozessfamilie und die dazugehörigen Prozesse ermittelt und bewertet

Gesamtübersicht der Prozesse


Bewertung der Bilanzierungsfähigkeit

Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit ist die Bewertung der Bilanzierungsfähigkeit der

vorliegenden Daten unabdingbar

Die notwendigen Aufwände für die Herstellung der

Bilanzierungsfähigkeit bilden einen wesentlichen

Kostenblock im Business Case.


Zielarchitektur

Basierend auf den Informationen aus der Prozessaufnahme wurden möglichen

Systemarchitekturen und die hierfür erforderlichen Schnittstellen diskutiert. Als Ergebnis

entstand nachfolgend dargestellte IT-Infrastruktur (Fokus: energiewirtschaftliche Prozesse).


Berücksichtigte Kostenbestandteile


Neben dem einmaligen Kosten, die bei der Implementierung von SAP EDM anfallen, wurden die

jährlichen Kosten des Betriebs bei der Kalkulation des Business Cases berücksichtigt.

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Amortisationsrechnung


Erst die gemeinsame Betrachtung der Machbarkeitsstudien führt zu einer guten Amortisation der

Einführung von SAP EDM

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Netz Vertrieb

Das Projekt ist aktuell im Budget- und

Terminplan


Agenda

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2

4


Ausgangssituation

Projekt-Darstellung

Zielsetzung 3

5 Lessons Learned


Lessons Learned


Für die erfolgreiche Einführung der EDM-Lösungen für Netz und Vertrieb waren vor allem

folgende Faktoren maßgeblich:

• Verankerung der zukünftigen Stoßrichtung für Applikationen in der verabschiedeten

IT-Strategie

• Definierte IT-Governance mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten

• Integration der beiden Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen von Netz und Vertrieb in eine übergreifende

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

• Klare Argumentation in Richtung der Fachbereiche auch gegen anfängliche Abwehrhaltungen

• Die Datenqualität und die damit verbundene Güte der Bilanzierung wird in einem integrierten

System steigen

• Die Anwendungsberatung und die Fachbereiche erlangen durch die integrierte Lösung eine höhere

Gesamtübersicht über die Prozesse

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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