eCommerce Innovation Centre (Wales)

Waterford Institute of Technology (Irland)

Antur Teifi (Wales)

ISCOM (Niederlande)

MFG Baden-Württemberg (Deutschland)

Elektronische Beschaffung nachhaltig fördern

Erfolgreiches eProcurement mit öffentlichen AuftraggebernTipps und Tricks für kleine und mittlere Unternehmen

Was ist EPROC? EPROC ist eine europäische Initiative mit Partnern aus Wales, den Niederlanden, Irland und Deutschland. EPROC untersucht, wie öffentliche Verwaltungen eProcurement unter der Berücksichtigung einer nachhaltigen Entwicklung implementieren können. Darüber hinaus unterstützt das Projekt kleine und mittelständische Lieferanten bei den Heraus-forderungen der neuen elektronischen Geschäftsprozesse.

Danksagungen Der vorliegende Leitfaden ist ein Ergebnis des EPROC-Projekts, das vom Europäischen Fonds für regionale Entwicklungen im Rahmen der Europäischen Gemeinschaftsinitiative INTERREG IIIB zur Förderung territorialer Entwicklungen in Nordwesteuropa unterstützt wird.

EPROC Projekt Partner

• Antur Teifi Cyf (Projektleitung) www.anturteifi.org.uk• eCommerce Innovation Centre Cardiff University www.ecommerce.ac.uk• ISCOM, Institute for Sustainable Commodities www.iscom.nl• South East Information Society Strategy Waterford Institute of Technology www.seiss.ie• Telecommunications Software & Systems Group Waterford Institute of Technology www.tssg.org• MFG Baden-Württemberg mbH Innovationsagentur des Landes für Informationstechnologie und Medien www.mfg-innovation.de

Mehr Innovationmit IT und Medien

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Einführung

Hohe Budgets, langfristige Rahmenverträge und garantierte Zahlungen – Öffentliche Verwaltungen sind attraktive Kun-den für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Vor allem in ländlichen Regionen zählen Kommunen und öffentliche Einrichtungen zu den wichtigsten Auftraggebern für den ortsansässigen Mittelstand.

Im Rahmen der Effizienzoptimierung wickeln immer mehr Verwaltungen ihre Einkaufsprozesse über das Internet ab und erschließen sich bei Ausschreibungen und Vergabe einen weiten Markt. Diese neue Methode der Beschaffung wird eProcurement genannt.

Bestehende Lieferanten stehen dabei vor vielfältigen Heraus-forderungen: Spezielle Kenntnisse sowie eine grundlegende technische Infrastruktur sind notwendig, um an elektro- nischen Beschaffungsprozessen teilzunehmen. Der vorlie- gende Leitfaden, der im Rahmen der EU-Initiative EPROC (Public Sector eProcurement Project) entstanden ist, gibt kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Einfüh-rung in die öffentliche elektronische Beschaffung und kon-krete Tipps zur erfolgreichen Teilnahme.

Weitere Informationen – zusammen mit detaillierten Fallstu-dien und weiteren Ergebnissen des EPROC-Projekts – finden Sie unter www.eproc.org.

Was ist eProcurement?

Zunächst muss betont werden, dass es für eProcurement bzw. elektronische Beschaffung nicht die eine Lösung, das Modell oder den Lieferanten gibt. Es handelt sich vielmehr um eine Kombination verschiedener Werkzeuge, Techniken und Lösungen. Nur wenige Unternehmen decken mit ih-ren Aktivitäten die komplette Welt der öffentlichen elekt-ronischen Beschaffung ab. Auch gibt es keine feste Re-gel, nach der potenzielle Lie-feranten öffentlicher Auftrag-geber mit der elektronischen Angebotsbearbeitung beginnen, dann zum elektronischen Einkauf übergehen und schließlich mit elektronischen Zah-lungssystemen konfrontiert werden.

Welche Schritte genau unternommen werden müssen, wird Ihnen in der Regel von der Verwaltung oder Behörde vorge-schrieben, zu der Sie gerade eine Geschäftsbeziehung unter-halten oder aufbauen möchten.

Allgemein kann man die öffentliche elektronische Beschaf-fung in die drei Hauptkomponenten „elektronische Ver-gabe“, „elektronischer Einkauf“ und „elektronisches Zah-lungsverfahren“ unterteilen. Diese Einteilung finden Sie in den nachfolgenden Modellen wieder.

eProcurement ist nichts weiter als die Bezeichnung für das elektronische Management von Angebotsabgabe, Einkauf und Zahlungsverfahren.

HaftungsausschlussDas Projekt EPROC, die damit verbundenen Unternehmen sowie im Namen von EPROC tätige Personen übernehmen keine Haftung für die Verwendung der nachfolgenden Informationen. Zum Ausdruck gebrachte Ansichten spiegeln die Ansichten der Autoren und nicht notwendigerweise die des Projekts EPROC oder der verbundenen Unternehmen wider. Für alle getroffenen Aussagen wird keinerlei Gewährleistung übernommen.

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eProcurement: Aktivitäten der Lieferanten

Ein identisches Grundmodell ist auch auf die Perspektive der Lieferanten übertragbar. Hier kann man die einzelnen Aktivi-täten im Verlauf der unterschiedlichen Komponenten folgen-dermaßen darstellen.

eProcurement: Prozesse in der Verwaltung

Es ist gerade für kleine und mittelständische Lieferanten hilf-reich, über verwaltungsinterne Beschaffungsprozesse infor-miert zu sein. Dieser Prozess ist in Abbildung 1 veranschau-licht. Hier sind die einzelnen Schritte innerhalb der Kom- ponenten „elektronische Vergabe“, „elektronischer Einkauf“ und „elektronisches Zahlungsverfahren“ aufgeführt.

Bedarfsanalyse BestellvorgangRechnungseingang/

Zahlung

Spezifikation Kontrolle After Sales Service

Auftragsvergabe

Vertragsabschluss

Elektronische Vergabe

Elektronischer Einkauf

Elektronisches Zahlungs- verfahren

Strategische

BeschaffungOperative Beschaffung

Elektronische Vergabe

Elektronischer Einkauf

Elektronisches Zahlungs- verfahren

Elektronische Vergabe- prozesse verstehen

Entwicklung/Aktual. der Produktinformationen

Fakturierung

Passende Aus- schreibungen finden

Bearbeiten von Bestellungen

Zahlung

Vergabeunterlageneinreichen

Vertragliche Angelegenheiten

Neue Aufträge

akquirieren

Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und

Zahlungen abwickeln

Abbildung 1 – eProcurement aus der Perspektive der Verwaltung Abbildung 2 – eProcurement aus der Perspektive kleiner/mittlerer Unternehmen

02 www.eproc.org Erfolgreiches eProcurement mit öffentlichen Auftraggebern 03

eProcurement: Technische Aspekte

Es gibt verschiedene Technologien und Lösungen, die den einzelnen Komponenten zugeordnet werden können:

Mehr Informationen zu den genannten Technologien bietet der ausführliche Leitfaden unter www.eproc.org.

Elektronische Ausschreibungen

Elektronische Marktplätze

Elektronische Rechnungslegung

Elektronische Angebotsabgabe

Elektronische Katalogsysteme

Automatisierte Zahlungsabwicklung

Abbildung 3 – Die technischen Aspekte

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Elektronische Vergabe

Elektronischer Einkauf

Elektronisches Zahlungs- verfahren

Inverse elektronische Auktionen

Neue Aufträge

akquirieren

Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und

Zahlungen abwickeln

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Einbeziehung kleiner und mittlerer Unternehmen hin. Der Mittelstand hat in allen europäischen Regionen eine hohe politische und wirtschaftliche Bedeutung. Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung öffentlicher Beschaffungspro-zesse besteht die Sorge, dass dadurch Nachteile für KMU entstehen könnten. Da lokale Lieferanten möglicherweise die an sie gestellten Anforderungen hinsichtlich IT-Know-How und technischer Infrastruktur nicht erfüllen können, wird befürchtet, dass viele der früher lokal gekauften Waren und Dienstleistungen nun aus weiter entfernt gelegenen Re-gionen beschafft werden.

Ortsansässige Lieferanten müssen auf diese neuen Entwick-lungen reagieren und ihre positive Bereitschaft signalisie- ren, genauso wie ihre Wettbewerber an der elektronischen Beschaffung teilzunehmen. Haben lokale Lieferanten einmal lukrative Rahmenverträge verloren, ist es für sie umso schwie-riger sie zurückzugewinnen.

Die meisten Verwaltungen, vor allem auf kommunaler Ebene, vergeben gerne Auf-träge an ortsansässige Unter-nehmen. Im Rahmen des gültigen Vergaberechts und weiterer gesetzlicher Rah-menbedingungen ist dies bei entsprechender Gestaltung der Ausschreibung häufig möglich.

Eine der ersten Aktivitäten des EPROC-Projekts bestand in der Durchführung einer qualitativen und quantitativen Untersuchung des Einsatzes von eProcurement in Kommu- nalverwaltungen in verschiedenen europäischen Ländern. Ungefähr die Hälfte aller befragten Verwaltungen verfügten

Europäische, nationale und lokale Beschaffungsstrategien weisen insbesondere auf die Einbeziehung des ortsansässi-gen Mittelstands hin. Lokale Lieferanten müssen ihre Bereit-schaft signalisieren, positiv auf neue Herausforderungen des eProcurements zu reagieren.

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eProcurement: Was muss man wissen?

Wenn Sie bereits Verwaltungen beliefern oder sich gerade um öffentliche Aufträge bewerben, wissen Sie: Das bereits komplexe öffentliche Auftragswesen ist durch die Einführung von eProcurement noch verwirrender geworden. Lieferan-ten, die Rechnungen auf Papier versendet haben, werden gebeten, diese auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die herkömmliche Bearbeitung von Angeboten wird durch IT-gestützte Systeme ersetzt.

eProcurement in der öffentlichen Verwaltung befindet sich derzeit noch in einem relativ frühen Entwicklungsstadium. Nur wenige Länder in Europa sind bereits weiter fortgeschrit-ten. In Privatunternehmen werden hingegen seit vielen Jahren eProcurement-Systeme genutzt. Trotz einiger Referenzpro-

jekte werden elektronische Beschaffungssysteme im öf-fentlichen Sektor noch nicht flächendeckend eingesetzt.

Inzwischen hat der auf euro-päischer und nationaler Ebe-ne herrschende Druck zur Effizienzsteigerung der Ver-waltung jedoch dazu ge-führt, dass Behörden und öf-

fentliche Einrichtungen zahlreiche eProcurement-Projekte starten oder zumindest planen. Beschleunigte interne Pro-zesse und verbesserte Einkaufspreise für Waren und Dienst-leistungen sollen dabei für signifikante Einsparungen sorgen. Zudem ermöglichen elektronische Vergabesysteme eine stär-kere Kontrolle zur rechtssicheren Abwicklung von Vergaben.

Europäische, nationale und viele lokale Beschaffungsstrate-gien öffentlicher Auftraggeber weisen insbesondere auf die

Öffentliche Einrichtungen wollen bei der Implementie-rung von eProcurement vor allem verwaltungsinterne Prozesse optimieren und Einkaufspreise von Waren und Dienstleistungen reduzieren.

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ber 2005 wurden von verschiedenen Ministern der EU ambi-tionierte Ziele für eProcurement in öffentlichen Verwaltungen entwickelt: Bis zum Jahr 2010 soll die elektronische Ver- gabe öffentlicher Aufträge zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich durchge-führt werden.

Ob Ihre Kunden aus dem öf-fentlichen Sektor gerade eine eProcurement-Lösung imp-lementieren oder diese erst planen – für KMU führt kein Weg daran vorbei, sich mit der elektronischen Geschäfts-abwicklung mit öffentlichen Auftraggebern auseinander-zusetzen.

Bis zum Jahr 2010 sollen alle öffentlichen Aufträge elektro-nisch vergeben werden können.

KMU sollten ein generelles Verständnis von eProcurement haben sowie dessen Aus-wirkungen auf bestehende Geschäftsbeziehungen verstehen.

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über eine ausgearbeitete eProcurement-Strategie unter be-sonderer Berücksichtigung ortsansässiger Unternehmen. Viele Verwaltungen wickeln Teile ihrer Beschaffung bereits auf elektronischem Weg ab und versuchen – soweit mög- lich – manuelle Bestellungen zu vermeiden. Erfreulicher- weise bieten bereits viele kleinere Lieferanten die Möglichkeit an, Bestellvorgänge elektronisch abzuwickeln.

Aktuell gibt es in Europa über 22 Millionen KMU – in den meisten Mitgliedsländern der EU stellen sie über 99 % aller Unternehmen dar. Aus Sicht dieser kleinen und mittleren Unternehmen sind Organisa-tionen aus dem öffentlichen

Sektor gute Kunden: Sie vergeben Rahmenverträge mit hohem Wert und langen Laufzeiten, sind bei der Vergabe von Aufträgen an gesetzliche Richtlinien hinsichtlich Transpa-renz und Gleichbehandlung gebunden und sind meist lang- fristige und verlässliche Kunden. Nicht zuletzt werden Rech-nungen vergleichsweise pünktlich beglichen.

Für KMU ist ein generelles Verständnis für eProcurement, dessen Auswirkung auf tägliche Arbeitsabläufe sowie die daraus resultierenden Einflüsse auf die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern wichtig. Aufgrund der Vielzahl

der eProcurement-Systeme für öffentliche Verwaltungen ist es leider nicht möglich, nur ein System eines Anbie-ters zu implementieren. Die eingesetzten Softwarelösun-gen sind so vielfältig wie die Anzahl der Auftraggeber. Ten-denz steigend: Im Novem-

Zur Förderung der lokalen Wirtschaft vergeben öffentliche Verwaltungen gerne Aufträge an ortsansässige Unternehmen.

Viele öffentliche Einrichtungen wickeln bereits Teile ihres Beschaffungsprozesses auf elek-tronischem Wege mit Lieferan-ten ab. Manuelle Bestellungen sollen sukzessive entfallen.

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Seien Sie also aufgeschlossen gegenüber Ihren Auftrag- gebern aus dem öffentlichen Sektor und versuchen Sie, den neuen Herausforderun-gen positiv gegenüberzuste-hen. Ihr Kunde wird es Ihnen danken!

Ignorieren Sie keine derartige Anfrage – dies kann gravierende Auswirkungen haben!

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eProcurement bei bestehenden Kunden – was nun?

Öffentliche Verwaltungen gehen im Rahmen der Implemen-tierung von eProcurement zumeist auf bestehende Lieferan-ten zu und informieren diese über die geplante Einführung sowie die daraus entstehenden Anforderungen und Kon- sequenzen. Zeigen Sie hier Ihre Flexibilität und Ihre Kun- denorientierung. Man muss jedoch anmerken, dass nicht alle Verwaltungen das offene Gespräch mit ihren Lieferanten suchen.

Geraten Sie nicht in Panik!

Falls Sie z.B. mit der Anfrage konfrontiert werden, bestehen-de Bestellvorgänge von nun an elektronisch abzuwickeln, ist Ihre Reaktion entscheidend. Zunächst ist es wichtig, nicht

in Panik zu verfallen. Sie sind nicht der einzige Lieferant, der vor dieser Herausforde-rung steht.

Häufig sind für kleine und mittelständische Unterneh-men bereits die Implementie-

rung und der Betrieb eigener IT-Anwendungen herausfor-dernd genug. Nun müssen noch externe Anforderungen großer öffentlicher Auftraggeber z.B. bezüglich der Anbin-dung an Einkaufssysteme erfüllt werden.

Stecken Sie auf keinen Fall den Kopf in den Sand und igno-rieren Sie eine solche Anfrage nicht! Eine negative Reaktion kann gravierende Folgen für die zukünftige Geschäftsbezie-hung sowie die Akquise von neuen Aufträgen haben.

Seien Sie gegenüber Anfragen zur elektronischen Abwicklung des Geschäftsverkehrs aufge-schlossen!

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Finden Sie heraus, was andere Kunden aus dem öffentlichen Sektor unternehmen

Nicht selten beliefern kleine oder mittelständische Unterneh-men gleich mehrere öffentliche Verwaltungen. Prozessopti-mierung und Einkaufsmodernisierung durch eProcurement sind für sehr viele Verwaltungen aktuelle und wichtige The-men zur Effizienzsteigerung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle öffentlichen Einrich-tungen ähnlich agieren und mit der gleichen Lösung ar-beiten. Finden Sie heraus, wo Ihre Kunden bei der Ein-führung von eProcurement stehen. Sind bereits Pläne vorhanden? Falls ja, kann es für Sie einen beachtlichen Wettbewerbsvorteil bedeu-ten, wenn Sie bereits Erfah-rungen mit eProcurement in der öffentlichen Verwaltung haben. Identifizieren Sie einen Ansprechpartner aus der Ver-waltung und informieren Sie sich. Mögliche Fragen sind: • Planen Sie bei Ihren zukünftigen eProcurement-Aktivitäten die Einbeziehung kleiner Lieferunternehmen?• Was sind Ihre einzelnen eProcurement-Aktivitäten (elektro- nische Vergabe, elektronischer Einkauf oder elektronische Zahlungsabwicklung)? • Gibt es eine konkrete Zeitplanung? Falls ja, wie sind die Zeitfenster? • Welche Anbieter von eProcurement-Lösungen präferieren Sie? Dadurch erhalten Sie einen Überblick, auf welchen elektronischen Ausschreibungsplattformen in Zukunft Auf- träge publiziert werden oder welche elektronischen Zah- lungsverfahren geplant sind.• Gibt es Hilfe und/oder Unterstützung?

Finden Sie heraus, wo Ihre Kunden bei der Einführung von eProcurement stehen. Falls Sie bereits Erfahrungen mit elektro-nischer Beschaffung haben, ist dies ein klarer Wettbewerbs-vorteil!

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Reagieren Sie auf alle Anfragen positiv!

Reagieren und antworten Sie positiv, wenn öffentliche Auf-traggeber mit der Forderung nach elektronischer Abwick-lung des Geschäftsverkehrs auf Sie zukommen. Natürlich bedeutet dies nicht, dass Sie sofort starten müssen. Eine typi-sche Reaktion könnte folgendermaßen aussehen:

• Bestätigen Sie den Erhalt der Anfrage.• Erkundigen Sie sich, ob das vorgeschlagene Vorgehen die einzige Option für kleinere Unternehmen darstellt. Ein Beispiel: Es wird über die elektronische Übermittlung von Bestellungen gesprochen – vielleicht besteht aber dennoch die Möglichkeit, Bestellungen bei kleineren Unternehmen per Fax oder E-Mail zu senden. Erfahrungsgemäß infor- mieren öffentliche Auftraggeber nicht immer über sämt- liche Einzelheiten bestehender Alternativen. Sie ziehen es vor, dass alle Lieferanten in einem System eingebunden werden, da dies für sie den größten Mehrwert verspricht.• Erkundigen Sie sich nach Beratungsmöglichkeiten. Nicht selten wurde bereits im Vorfeld eine Einführungsstrategie mit lokalen Kammern und Verbänden diskutiert. Idealer- weise gibt es geschulte Ansprechpartner in der Verwal- tung. Manchmal bieten auch die Anbieter der eProcure- ment-Software Hilfestellungen.• Fragen Sie gezielt nach Informationsveranstaltungen oder Schulungen und nehmen Sie daran teil!• Erkundigen Sie sich nach Zeitplänen für die Implemen- tierung. Häufig existieren gestaffelte Zeitpläne mit festge- setzten Terminen.

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Nachhaltiges Beschaffungswesen in der Öffentlichen Verwaltung

Öffentliche Auftraggeber sind in Europa wichtige Verbrau-cher, die etwa 16 % des Bruttoinlandsprodukts der EU inves-tieren. Wenn sie ihre Kaufkraft für umweltgerechte Waren und Dienstleistungen einsetzen, kann ein erheblicher Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung der Umwelt geleistet werden. Nachhaltiges Beschaffungswesen umfasst Bereiche wie den Erwerb energieeffizienter Computer und Gebäude, Büroaus-stattung aus nachhaltiger Forstwirtschaft, Recyclingpapier, Biokost in Kantinen oder z.B. Klimaanlagen, die in Bezug auf ihre Umweltfreundlichkeit dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Nicht zuletzt durch verschiedene Aktivitäten auf EU-Ebene hält das Nachhaltigkeitsprinzip Einzug in im-mer mehr Behörden. Öffentliche Organisationen demons-trieren durch die Beschaffung von nachhaltigen Produk- ten und Dienstleistungen ihr Bewusstsein gegenüber Um-welt und Zukunft unserer Gesellschaft.

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Im nachhaltigen Beschaffungs-wesen werden Produkte und Dienstleistungen nach sozialen, ökologischen und ökonomi-schen Faktoren ausgewählt.

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• Welche Konzepte bestehen, um KMU die Teilnahme zu erleichtern?• Welcher Mehrwert entsteht dadurch für Lieferanten? Hier wäre z.B. eine schnelle Zahlungsabwicklung denkbar.

Der obige Fragenkatalog ist sicherlich nicht erschöpfend, aber er kann Lieferanten ein klareres Bild von den bevor- stehenden Herausforderungen verschaffen.

Profitieren Sie von lokalen Kammern und Verbänden!

In vielen europäischen Ländern gibt es spezielle Organisatio-nen, die kleine und mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von eBusiness unterstützen. Dazu gehören etwa Einrichtungen der Handelskammern, Initiativen oder Branchenverbände. Beispiele sind:

• Netzwerk elektronischer Geschäftsverkehr: www.ec-net.de • ebigo.de – E-Business. IT. Antworten für den Mittelstand: www.ebigo.de

Des Weiteren existiert in Deutschland ein Netzwerk von Auf-tragsberatungsstellen, die kleine und mittelständische Unter-nehmen im öffentlichen Auftragswesen unterstützen:

• Auftragsberatungsstellen der IHKs: www.abst.de

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Nachhaltigkeit: Was sind mögliche Faktoren?

In einem bestimmten Rahmen verlangen öffentliche Auftrag-geber nach besonderen Kennzeichnungen oder Qualitätssie-geln für umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen. Häufig müssen diese produktspezifisch beantragt werden. Mögliche Richtlinien zur Vergabe dieser Qualitätssiegel sind: • Energie: Umsichtiger und effizienter Einsatz von Energie. Verwendung nicht-fossiler Brennstoffe aus regenerier- baren Quellen. • Wasser: Sparsamer Wasserverbrauch. Keine Wasserver- schmutzung. • Abfall: Produktion geringer Abfallmengen sowie Wieder- verwendung und Recycling. Maßnahmen zur Verringe- rung der Verschmutzungsquellen.• Ressourcen: Umsichtige Verwendung natürlicher und synthetischer Ressourcen.• Transport: Maßnahmen zur Senkung des eigenen Bei- trags zur Klimaveränderung, zu Verschmutzung und Lärm.• Luft: Sämtliche Emissionen (Treibhausgase und Schad- stoffe) sollten auf ein Minimum reduziert werden.• Naturnahes Architektur- und Immobilienmanage- ment: Errichtung von Gebäuden im Einklang mit Umwelt und Umgebung sowie nachhaltige Konstruktion und Wartung.

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Innovative Verwaltungen sind sich der Relevanz nachhaltiger Beschaffung sowie ihrer Verant-wortung gegenüber zukünftiger Generationen bewusst.

Wie verfahren öffentliche Verwaltungen bei nachhaltiger Beschaffung? Auf strategischer Ebene werden häufig zuerst entsprechende Richtlinien formuliert: Mehr als die Hälfte aller im Rahmen des EPROC-Projekts befragten Verwaltun-

gen verfolgten eine nachhal-tige Beschaffungsstrategie. Darüber hinaus beschaffen die Verwaltungen nach dem Prinzip des „wirtschaftlichs-ten Angebots“ (Best Value). Hier geht es nicht um den niedrigsten Preis, sondern vielmehr um die optimale

Kombination zwischen Laufzeitgesamtkosten (d.h. Anschaf-fungspreis zzgl. Betriebs- und Entsorgungskosten) sowie die optimale Erfüllung der spezifischen Anforderungen an das Produkt.

Zusätzlich geben neue Be-schaffungsrichtlinien der EU öffentlichen Auftraggebern bessere Möglichkeiten, sozia-le und ökologische Aspekte in ihrem Beschaffungsprozess zu berücksichtigen.

Bei den EPROC-Untersuchungen stellte sich heraus, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen nur ein sehr geringes Verständnis von Nachhaltigkeit haben und nur sehr wenige Unternehmen nachhaltige Faktoren in ihren Aktivitä-ten berücksichtigen. Da öffentliche Auftraggeber zunehmend nachhaltige Produkten und Dienstleistungen verlangen, sollte dies auch bei Lieferanten Beachtung finden.

Neue EU-Beschaffungsrichtlinien ermöglichen es öffentlichen Verwaltungen, unter der Berück-sichtigung ökologischer und sozialer Aspekte zu beschaffen.

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Erfüllung nachhaltiger Beschaffungskriterien: Einige grundsätzliche Ratschläge

• Kleine und mittlere Unternehmen können sich durch nachhaltige Produkte und Dienstleistungen ein Alleinstel- lungsmerkmal gegenüber ihrer Konkurrenz schaffen. Da- durch sichern sie sich vor allem im Geschäft mit öffent- lichen Auftraggebern einen klaren Wettbewerbsvorteil.• Die Entwicklung nachhaltiger Produkte und Dienstleistun- gen wird häufig von öffentlichen Einrichtungen – mitunter auch finanziell – unterstützt. • Öffentliche Verwaltungen – vor allem auf kommunaler Ebene – versuchen zunehmend lokale Lieferanten zur Ent- wicklung nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen zu

bewegen. Dies führt natür-lich auch zur Verbesserung der Lebensqualität der Ge-meinde und stärkt darüber hinaus die lokale Wirtschaft.

KMU müssen ihre nachhaltige Entwicklung proaktiv betreiben, wenn sie gewinnen und ihre Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung lang-fristig sichern wollen.

Erfolgreiches eProcurement mit öffentlichen Auftraggebern

eProcurement ist die Zukunft – Ignorieren Sie sie nicht! eProcurement in öffentlichen Einrichtungen wird in den kommenden drei bis fünf Jahren gravierend an Bedeutung gewinnen – sie zu ignorieren, würde Ihnen schaden! Bis zum Jahr 2010 soll die elektronische Vergabe öffentlicher Auf- träge zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich durch-geführt werden.

eProcurement bietet auch Potenziale für den Mittelstand!Meist stehen Lieferanten eProcurement skeptisch gegen-über. Tatsächlich bringt eProcurement zunächst für öffent- liche Verwaltungen den größeren Nutzen. Langfristig ge- sehen bietet eProcurement auch große Chancen für kleine und mittelständische Lieferanten. Durch die elektronische Annahme von Bestellungen sparen Sie Zeit und Kosten.

Ausschreibungen online suchen!Für die meisten Unternehmen ist die Online-Recherche von öffentlichen Ausschreibungen der erste Kontakt mit eProcurement. Durch die Publikation in Ausschreibungs-plattformen haben Sie die Möglichkeit, auch neue Aufträge zu akquirieren.

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Starten Sie mit geringem Risiko! Machen Sie sich zunächst mit einfachen eProcurement- Anwendungen vertraut. Dazu gehört z.B. die Registrie- rung in öffentlichen Ausschreibungsplattformen (z.B. www.ausschreibungs-abc.de, www.subreport.de). Viele Plattformen bieten die Möglichkeit, Sie bei passenden Aufträgen per E-Mail zu benachrichtigen.

Öffentliches Auftragswesen als Mittel der regionalen Wirtschaftsförderung!

Das öffentliche Auftragswesen kann im Rahmen gesetzlicher Rahmenbedingungen zur regionalen Wirtschaftsförderung genutzt werden. Darüber hinaus haben manche Lieferanten durch öffentliche Auftraggeber den ersten Kontakt mit elek-tronischem Geschäftsverkehr. Diese Erfahrungen können auch bei anderen Kunden und für die zukünftige Geschäfts-tätigkeit sehr hilfreich sein.

Einer ihrer öffentlichen Auftraggeber plant die Implemen-tierung von eProcurement? Nehmen Sie die Herausforde-rung an!

Sie sind nicht der einzige Lieferant, der mit dieser Heraus-forderung konfrontiert wird. Reagieren Sie grundsätzlich auf jede Anfrage positiv und treten Sie in Dialog mit Ihren Kun-den. Erfahrungsgemäß ist eProcurement für proaktive Liefe-ranten deutlich leichter.

Nutzen Sie die Unterstützung, die Ihnen angeboten wird! Die meisten öffentlichen Verwaltungen sind sich bei der Ein-führung einer eProcurement-Lösung den Herausforderungen bewusst, die sich für ihre Lieferanten stellen. Idealerweise informieren öffentliche Einrichtungen ihre Lieferanten z.B. in Veranstaltungen oder mit Schulungsmaterialien und unter-stützen diese bei der Einführung. Nehmen Sie daher jede erhältliche Hilfe in Anspruch.

Öffentliche Verwaltungen nutzen unterschiedliche Systeme!

Bundes- oder landesweit standardisierte eProcurement- Lösungen oder -Strategien gibt es nicht. Die meisten Verwal-tungen wählen ihre eigene Herangehensweise und nutzen unterschiedliche Lösungen. Beliefern Sie mehrere Organisa-tionen, so ist es möglich, die Anforderungen verschiedener eProcurement-Systeme zu erfüllen. Idealerweise nutzen eProcurement-Systeme gängige Datenstandards.

Nachhaltigkeit wird ein zunehmend wichtiger Faktor im öffentlichen Beschaffungswesen!

Die Beschaffung von nachhaltigen Produkten und Dienstleis-tungen wird für öffentliche Verwaltungen zunehmend wich-tiger. In Zukunft werden ökologische und soziale Faktoren im öffentlichen Einkauf eine immer größere Rolle spielen. Dies bietet gerade für kleine und mittelständische Lieferanten eine gute Möglichkeit, Alleinstellungsmerkmale zu bilden.

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