Projektgruppe »Faktura Base«, Gerhard Schmidt, COMPARIO

Elektronischer Rechnungsaustausch

BITKOM-Initiative für einen nationalen Rechnungsdatenstandard

Stuttgart, 23.10.2012

Überblick

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1. BITKOM-Initiative „Faktura Base“

2. Standardisierungsprozess

3. Aktueller Stand ZUGFeRD-Standard

4. Nächste Schritte

1. BITKOM-Initiative „Faktura Base“

Impuls CeBIT 2012

Etabliert Juli 2012

Mitglieder der BITKOM-Arbeitskreise

ECM-Compliance

ECM-Standards

Management Summary „Faktura Base“

Offen für Mitstreiter (insbesondere aus dem ERP-Bereich)

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BITKOM-Initiative „Faktura Base“

Wo und wie werden Rechnungsdaten genutzt?

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Beim Buchen

Beim Zahlen

Beim Prüfen

Quelle: FeRD / Datev

Motivation: Kosteneinsparung (insbesondere bei KMU)

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Quelle: Uni Frankfurt

Ziel: Systemischer Austausch strukturierter Rechnungsdaten

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Papier

Bild-

Datei

(PDF)

! ? EDI

Keine Motivation zur Implementierung

Fakturasysteme liefern erst dann Daten, wenn Buchführungssysteme diese auch verarbeiten können

Buchführungssysteme verarbeiten Daten erst dann, wenn Fakturasysteme diese auch liefern

Kein Konzept, wie Mindestvolumen von Rechnungen erreicht werden kann

Keine Governance

Keine Vorgabe durch öffentliche Verwaltung

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Bisherige Hindernisse für Rechnungsdatenstandard

Schnelle Etablierung, kurzfristig breite Akzeptanz

Empfänger: Einfache manuell Weiterverarbeitung, wenn automatisiert nicht möglich

Versender: Unabhängig von Art der Weiterverarbeitung durch Empfänger

Beschränkung auf branchenunabhängige Kerndaten

Aufsetzen auf bereits bestehende Standards

Internationale Kompatibilität

Einfache Implementierung in Systemen zur Rechnungserstellung und -verarbeitung

Adaptierbarkeit für weitere Dokumente im Geschäftsprozess

Kooperation mit Organisationen, die sich mit elektronischem Rechnungsaustausch beschäftigen

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Erfolgsfaktoren für Rechnungsdatenstandard

2. Standardisierungsprozess

Federführung: Forum elektronische Rechnung Deutschland

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Nationales Forum für elektronische Rechnungen nach EU-Empfehlung

Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung

Nationale Konsensbildung insbesondere b-to-b und b-to-g

Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen

Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten

Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen

FeRD: Kooperationspartner ZUGFeRD-Standard

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Quelle: FeRD

Einbindung aller Beteiligten und Betroffenen

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Bund

Kommunen

Service Provider

SW- Hersteller

Länder

Bürger/

Verbraucher

Großunter-nehmen

KMU

Sozialbereich Gesundheits-

sektor

Quelle: FeRD

Korporativ

Evolutionär

Unstrukturierte Daten (Bild) strukturierte Daten

Manuelle Verarbeitung automatisierte Verarbeitung

Kerndaten (muss) differenziertere Daten (kann)

National international

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Prinzipien

3. Aktueller Stand ZUGFeRD-Standard

Nur Rechnung: keine weiteren Dokumente im Geschäftsprozess

Komplette Rechnung: ggf. freie Textfelder für (noch) nicht strukturierte Daten

Taxonomie: basierend auf Core Invoice (EU) und Cross Industry Invoice (UN)

Ca. 50 Rechnungsinformationen (Käufer, Verkäufer, Artikel, Belegnummer, ...)

Verfeinert in ca. 150 – 200 Datenelementen

XML-Repräsentation: UN/CEFACT XML CCTS 3

XML-Datensatz eingebettet in PDF/A-3 Datei

Versand per E- Mail

Nicht: De-Mail, E-Postbrief, …

Governance: DIN-Norm

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Grundzüge ZUGFeRD-Standard

Cross Idustry

Invoice

Internationale Kompatibilität

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ZUGFeRD-

KANN-Felder

ZUGFeRD

MUSS-

Felder

PDF/A-3

ISO-zertifiziertes Format für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten

Erlaubt die Einbettung von XML-Daten

Entweder: XML-Daten werden elektronisch extrahiert und automatisch weiterverarbeitet

Oder: Der Empfänger behandelt die Rechnungsdatei wie eine ganz normales PDF, das er am Bildschirm visualisiert oder ausdruckt

UN/CEFACT XML CCTS 3

Als Core Component Technical Standard (CCTS) bei ISO standardisiert

Geringeres Datenvolumen als Vorgänger CCTS 2

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Formate: Warum UN/CEFACT XML CCTS 3 in PDF/A-3?

4. Nächste Schritte

November 2012: Verabschiedung des ZUGFeRD-Standards im Plenum des FeRD

Bis Januar/Februar 2013: Validierung in den einzelnen Branchen/Bereichen

März 2013: Vorstellung erster Pilotierungen auf der CeBIT 2013

Vereinbarung mit dem DIN für die dauerhafte Pflege des ZUGFeRD-Standards

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Der Weg zur DIN-Norm

Implementierung durch die Hersteller von Systemen zur Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung

Konsequenter Versand elektronsicher Rechnungen durch Unternehmen

Ab sofort: Rechnungen elektronisch als PDF

Immer neueste Version der Faktura-Software benutzen

Dann irgendwann: Rechnungsdatensatz wird unmerklich mitgeschickt

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Der Weg in die Wirtschaft

www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Gerhard Schmidt Geschäftsführer

COMPARIO Media-Edition-Consult 030 / 893 45 42 gerhard.schmidt@compario.de

www.rechnungsaustausch.org

http://ecm-navigator.de/termine/elektronischer-rechnungsaustausch-bitkom-initiative-fuer-einen-nationalen-rechnungsdatenstandard

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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:

Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 23. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr