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Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Elektronische Archivierung in der öffentlichen VerwaltungDr. Ulrich Kampffmeyer
Bonn, 27-28.08.2002
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, Geschäftsführer
PROJECT CONSULT International Ltd., London, Managing Partner
© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
AIIM Association for Image and Information Management InternationalAIIM International, Silver Springs, Member of the Board of DirectorsAIIM Europe, Datchet, Vice-Chair and Executive Director
DLM-Forum der Europäischen Kommission, BrüsselVorsitzender des DLM/ICT CommitteeMitglied des DLM-Monitoring Committee
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Agenda
• Vom IT-gestützten Büro zum elektronischen Archiv
• Organisatorische Aspekte
• Einsatz- und Nutzenaspekte
• Ausblick
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Vom IT-gestützten Büro zum elektronischen Archiv
Strategische Fragestellungen für die Einführung elektronischer Archive Strategische Aspekte
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Wechsel in Verwaltungsstrukturen notwendig?
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Das hehre Ziel von eGovernmentEinbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch
Die vernetzteVerwaltung
Bürger
Unter-nehmen
Liefe-ranten
NGOsVerbände
Politik
Justiz
öffentl.Betriebe
Auftrags-Dienstl.
Medien
Bund Land Kommune
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Durchgängige Prozesse intern und unter Einbindung des Bürgers
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MedienbrücheKommunikation & Interaktion mit Dritten
Verwaltung
Justiz
öffentl.Betriebe
Unter-nehmen
Liefe-ranten
PolitikBürger
Auftrags-Dienstl.
NGOsVerbände
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MedienbrücheOrganisatorisch innerhalb der Verwaltung
Dezernat
Behörde
Verwaltung
AbteilungBehörde
DezernatAbteilung
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Einsatz von Dokumenten-Management ist noch nicht gleich eGovernment
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Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung
eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien
G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung
G2C & C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger
G2B & B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft
G2N & N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versa - das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen
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Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Neue Technologien im Außenverhältnis
laufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen
im Innenverhältnisins Leere
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Organisatorische Aspekte
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Vorbereitung der Einführung von Dokumenten-Management und elektronischer Archivierung
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Ist-Analyse
Personal für das Archivsystem Schu-
lungen
Abnahme-verfahren
Verfahrens-beschreibungDatenschutz/
Datensicherheit
Migration
Test-verfahren
Stufenplan
Elemente der Einführungsstrategie
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Informationsorganisation und elektronische Aktenpläne
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Strukturplan und AblageBeispiel: Schweiz
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Produktauswahl mit und jenseits von DOMEA
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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs
• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren (KBSt)
• 1. Version vom Dezember 1997• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund
(aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)
• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)
• Zertifizierung
Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea)
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Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea)
Quelle: www.bund.de
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• MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records
• Veröffentlicht von der Europäischen Kommission• MoReq ist weniger ein Standard und gleicht eher
einer oberflächlichen Guideline• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-
Management- und Archivsystemen• Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung
elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen
Model RequirementsMoReq
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SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen
• Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.
• SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.
• Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind:
• Government to Citizens• Government to Business• Government to Government
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Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Betriebsvoraussetzungen
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Sicherheit!
Sieben unterschiedliche Aspekte von Sicherheit bei der elektronischen Archivierung:
1. Sicherheit der Verfügbarkeit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
2. Sicherheit der Unveränderbarkeit
3. Sicherheit der Vollständigkeit
4. Sicherheit der Zugriffs und Datenschutzes
5. Sicherheit der einfachen und verlustfreien Migration
6. Sicherheit vor unberechtigter Nutzung
7. Sicherheit der Investition
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Datenschutz und Datensicherheit
Benutzer-profile
Benutzer-profile
datenschutz-rechtliche
Vorschriften
datenschutz-rechtliche
VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorischePlanungen
Software-komponenten
Software-komponenten
Hardware-komponenten
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Restart und Recovery
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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
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Paralleler Einsatz von herkömmlichen Medien, Übergangsbetrieb und Umstellung auf das elektronische Arbeiten
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Einführung
Beg
inn
Bes
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sun
gÜ
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gan
gsb
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eb
Beg
inn
Pro
du
ktio
nsb
etri
eb
Scannen Altbestand on Demand
Rückwärtsdoku-mentation (Scannen)
AltbestandPapier
NeubestandElektronisches Archiv
Schulung Produktionsbetrieb
Sti
chta
gN
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esta
nd
serf
assu
ng
Übergangsbetrieb
Aktuelles Material
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Einsatz- und Nutzenaspekte
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Überwindung organisatorischer und hierarchischer Widerstände
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DRT Projekt-Strategie
StrategieZiele und Rahmenbedingungen
OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen
TechnikEinzusetzende (technische) Mittel
vorvor
vor
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„Elektrifizierung der Ineffizienz?“
Homo Buerocraticus
Der Homo Buerocraticus ist eine spezielle Spezies Mensch, genaugenommen die bisher höchste Entwicklungsstufe des Homo Sapiens. Er zeichnet sich durch eine reglementierte Lebensweise in einem besonderen, durch Verordnungen geschütztem Biotop aus – der Verwaltung
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Wege zur Ausschöpfung von Effizienzpotentialen
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Archiv- und Dokumentenmanagement als Infrastrukturkomponente moderner Verwaltungen
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© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)
ViewerFAX E-Mail SAPRecher-
cheScan-nen
Benutzer-verwal-
tung
FAXDienst
E-MailDienst
SAP
Ablage-Ebene
dynami-schesDMS
ZugriffschutzSicherheit
Single Login
ZugriffschutzSicherheit
Web-Service
Applet
Index-DB
Office-Integration
Anwen-dungs-
Enabling
Work-flow
Work-flow-
Engine
Archiv-Ebene
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Architektur von ArchivsystemenPortal / eBusiness
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Hardwareplattformen Netzwerke Softwaresysteme Operational Support
Technologische Basis
ColloborativeTools
ContentManagement
Capture & ImageManagement
Data Mining& Warehousing
KnowledgeManagement
Workflow/Process
Management
Technologien, die eBusiness antreiben
HR/Personal
Output Verteil.Publishing
Supply ChainManagement
Archivierung CRM ERPAbrechungs-anwendungen
eBusiness Anwendungen
Portale
Browser
Mitarbeite
r
(Intra
net)B2E
Partner(Extranet)
B2B
Endverbraucher
(Internet)
B2C
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Ausblick
Europa auf dem Weg zum öffentlichen Archiv: Überblick über Initiativen, Herausforderungen und Lösungen
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eGovernment – Initiativen in Deutschland
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BundOnline 2005eGovernment-Initiative in Deutschland
• Initiative der Bundesregierung• Vorhaben 376 Dienstleistungen der gesamten
Bundesverwaltung bis Ende 2005 online im Internet bereitzustellen
• Seit dem 14.11.2001 existiert einen konkreten Umsetzungsplan als Rahmenvorgabe
• Betroffen sind von der Umsetzung 107 Einzelbehörden und Behördenbereiche der Bundesverwaltung
• SAGA - definiert Standards und Architekturen für die eGovernment Anwendungen
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BundOnline 2005Elektronische Signatur
• Elektronische Kommunikation ist erfolgreich, wenn Vertrauen in die – Sicherheit besteht
• Kabinettsbeschluss vom 16.01.02 der Bundesregierung zur Sicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr mit der Bundesverwaltung
• Elektronische Signatur soll eingeführt werden und verfolgt drei Ziele:
• E-Mail-Sicherheit durch elektronische Signatur (bis 2003)• Qualifizierte elektronische Signatur wird bei ca. 25% der
eGovernment-Dienstleistungen eingesetzt• Technische Standards sollen Wildwuchs verhindern
• S/MIME für sicheren E-Mail-Verkehr• X.509v3 für die Zertifikate• ISIS-MTT zur flexibeln Einführung auf einer Basis
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eGovernment – Initiativen in Europa
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Was tut die Europäische Kommission ?
Zahlreiche konkurrierende Verfahren und Projekte im Umfeld eGovernment, eCommerce und elektronische Archivierung
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DLM-Forum der Europäischen Kommission
DLM Document Lifecycle ManagementZusammenschluss der öffentlichen Archive der Europäischen Union
• DLM-Leitlinien• E-Term• MoReq• 6 DLM/AIIM Whitepapers zum Thema• DLM-Forum Konferenz• Seminare• DLM-Network of Excellence
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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (1)
1. Arbeitsvermittlungsdienste (81%)
2. Einkommenssteuer (74%)
3. Mehrwertsteuer (68%)
4. Körperschaftssteuer (62%)
5. Neueintrag eines Unternehmens (58%)
6. Zolldeklarationen (57%)
7. Einreichen statistischer Daten an Behörden (56%)
8. Sozialbeiträge für Mitarbeiter (50%)
9. Öffentliche Beschaffung (44%)
10.Sozialleistungen (43%)
(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)
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Was tun die Mitgliedsstaaten der EU? Entwicklungsüberblick (2)
11.Meldung des Wohnortwechsels (40%)
12.Persönliche Dokumente (40%)
13.Öffentliche Bibliotheken (38%)
14. Immatrikulation (37%)
15.KFZ-Zulassung (33%)
16.Geburts- und Heimatsurkunden (31%)
17.Umweltzertifikate (29%)
18.Erklärungen gegenüber der Polizei (29%)
19.Beantragung vom Baugenehmigungen (27%)
20.Leistungen im Gesundheitswesen (7%)
(Quelle: Cap Gemini Ernst & Young, 2001)
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„Electronic archives are the memory of the information society“
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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