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Einsparungspotentiale im Facility Management

Date post: 28-Nov-2014
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Vortrag im Rahmen der Veranstaltung "Facility Management - von der Hausverwaltung zum strategischen Managementansatz" der Industriellenvereinigung Salzburg bei Schenker & Co AG in Bergheim. Die Vortragenden Andreas Dankl und Sigurd Reder sind ausgewiesene Experten im Bereich Facility Management. Für Rückfragen/Kontakt: [email protected]
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1 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh FM-Veranstaltung der Industriellenvereinigung 2012 Mögliche Einsparungspotentiale im Facility Management Industrie und Gewerbe DI Dr. Andreas Dankl Mag. Sigurd Reder Salzburg, Linz, Kempen, Ludwigshafen, München www.instandhaltung.at www.mcpeurope.de www.dankl.at
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Page 1: Einsparungspotentiale im Facility Management

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copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh

FM-Veranstaltung der Industriellenvereinigung 2012

Mögliche Einsparungspotentiale

im Facility Management – Industrie und Gewerbe

DI Dr. Andreas Dankl Mag. Sigurd Reder

Salzburg, Linz, Kempen, Ludwigshafen, München

www.instandhaltung.at

www.mcpeurope.de

www.dankl.at

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Inhaltsverzeichnis

Inhalte Seite

Definitionen und Leistungsinhalte des Facility Managements 8

Typische Einsparungspotentiale im Facility Management 16

Fallbeispiel „FM-Optimierung in einem Industriebetrieb“ 23

Zusammenfassende Erkenntnisse 31

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Einleitung

Angaben zu den Referenten

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Die MFA ist ein gemeinnütziger Verein

und vereint Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen:

Produktionsunternehmen und Betreiber von Immobilien

Betriebe aus Energiewirtschaft, Gesundheitswesen und F&E

Dienstleister für Instandhaltung und Facility Management

Softwareanbieter und Forschungseinrichtungen

Institutionen und Verbände

Österreichische Repräsentanz im europäischen

Netzwerk EFNMS – European Federation of

National Maintenance Societies (www.efnms.org)

Infos/Kontakt: www.mf-austria.at

www.facebook.com/MFAVerein

MFA – Verein für Instandhaltung und Facility Management

MFA … Maintenance and Facility Management Society of Austria

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itk facility management

Dienstleistungsunternehmen mit Kerngeschäft „Facility Management“ (technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches FM)

Planung

Beratung

operative Umsetzung

ganzheitliche FM-Konzepte

Österreichweite Betreuung von FM-Projekten

Betreute Kundensegmente sind z.B. Einkaufszentren, Hotels, Gewerbeparks,

produzierende Gewerbebetriebe, Logistikzentren, Büro-/ Verwaltungsgebäude

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MCP International

MCP UK

AMIS Inc. (USA)

MCP Australia

MCP China

MCP Deutschland

MCP Malaysia

Tochterunternehmen von MCP UK

Joint Venture / Beteiligung von MCP UK

Kooperationspartner von MCP UK MCP Indonesia

dankl+partner (MCP Austria)

g3p (MCP Portugal, MCP Spain)

dankl+partner consulting gmbh (Partner von MCP International)

MCP Singapur / UAE

InPAC (MCP France)

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Herkunft der Benchmarks und Best Practice-Ansätze

Instandhaltungs-

management

Training

Inhouse-Schulung IT-Lösungen

Facility

Management

Anlagen-

Management

Consulting

Implementierung

Informations-

dienste

MCP International*

Mitarbeiter

Spezialisten

dankl+partner

MCP Deutschland

MCP International* l Gegründet 1976 in UK l Prinzip: Internationales Wissensnetzwerk l Internationale Präsenz l weltweit ca. 100 Berater

AMIS-Datenbank IH-Best Practice

IH-Benchmarks ca. 3.500 Unternehmen mit Daten-Clusterung

Uni Aachen / Trovarit AG Marktinformationen

FAMIS-Datenbank FM-Best Practice

FM-Benchmarks ca.400 Unternehmen mit Daten-Clusterung

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Kapitel 1

Definition und

Leistungsinhalte

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Asset Management: Investitionsgüter über den gesamten Lebenszyklus (planen,

errichten, betreiben, instandhalten, optimieren, sanieren, abreißen)

optimal steuern

Facility Management: Integration aller Supportfunktionen und Nebenprozesse zur Sicherstellung des Kerngeschäftes des Unternehmens

Praxisbewährte FM-Definitionen und FM-Leistungsgliederung

Dispositive

FM-Leistungen

Integriertes

FM

Dispositive Leistungen

Beratung, Controlling

Planung, Steuerung

Analyse, Optimierung

Betriebsführung

Dokumentation

Projektmanagement

Mietmanagement

Liegenschaftsverwaltung

Kaufmännisches FM

Management & Engineering für

Infrastrukturelles / Technisches FM

Ausführende

FM-Leistungen

Ausführende Leistungen

Wartung, Inspektion

Reinigung

Call Center Service

Objektschutz

Fuhrparkservice

Botendienste

...

Bündelung von operativen Leistungen für

Infrastrukturelles / Technisches FM

Infrastrukturelle

FM-Leistungen

Technische

FM-Leistungen

Kompetenz

Leistungsumfang

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Kaufmännisches

Facility Management

Liegenschaftsmanagement, Objektbuchhaltung, Betriebskostenabrechnung

Reporting, Kostenplanung und Controlling

Flächen und Umzugsmanagement, Mietmanagement, Mietverträge,

Beschaffungs- und Materialmanagement

....

Technisches

Facility Management

Betriebsführung

Instandhaltung

Projektmanagement

Gewährleistungsmanagement

Energiemanagement

Betriebsbrandschutz

....

Infrastrukturelles

Facility Management

Reinigungsservice, Außenanlagenpflege und Winterdienste

Empfangs- und Portierdienste

Catering und Veranstaltungsservice

Abfallbewirtschaftungsservice

Sicherheitsdienste, Objektschutz

Stockwerkbetreuung, Botendienst, Postverteilung, Aushilfsdienste

Fuhrparkservice, Parkraumbewirtschaftung

Kopier- und Druckerservice, Archivierungs- und Dokumentationsdienste

Waren- und Logistikdienste; Büromaterial und Drucksorten

...

Leistungsinhalte des Facility Managements (Beispiele)

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„Abgrenzung“ von Instandhaltung und Facility Management

Dienstleistungs-/

Handelsstandort

Produktionsanlage

Prozessanlagen

Produktionsnahe

Equipments Infrastruktur,

Gebäude, TGA

Industrie-/Gewerbe-

Standort

Infrastruktur,

Gebäude, TGA

FACILITY MANAGEMENT INSTANDHALTUNG

IH-Benchmarks & IH-Potenziale

Aussagekräftige / differenzierte Datenbasis

Vergleichbarkeit über Clusterung

(z.B. Anlagentechnologien) möglich

Mittels Studien / Erfahrungen bestätigte

Berechnungsalgorithmen für Potenziale

FM-Benchmarks & FM-Potenziale

Tw. vorhandene/verwertbare Datenbasis

Eingeschränkte Vergleichbarkeit (z.B. Inhalte

der FM-Leistungen, FM-Struktur, Gebäudetyp, SL)

Berechnungsalgorithmen für Potenziale im

„Aufbau“ (viele Ansätze)

Page 12: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Beispiele für IH-Benchmarks Ihr

Betrieb

Branchen-

Durchschnitt

Best Practice

IH-Kosten in % der Fertigungskosten 6,5 % 7,2 %

IH-Kosten in % des Umsatzes 4,3 % 3,7 %

IH-Kosten in % des Anlagen-WBW‘s 5,5 % 3,9 %

Überstundenanteil 13,8 % 7,0 %

Verhältnis Personal- zu Materialkosten 0,9 : 1 1,3 : 1

Anteil der geplanten Aufträge 39,3 % 88,6 %

Erfüllung vorbeugender IH-Maßnahmen 45,7 % 78,1 %

Verhältnis Produktions- zu IH-Mitarbeiter 5,9 : 1 6,7 : 1

Anzahl der Aufträge je Mitarbeiter / Tag 14,0 22,9

Quelle: MCP International, AMIS-Datenbank 2009

Wir

tsch

aft

lich

e

Ind

ikato

ren

O

rgan

isati

on

s-

Ind

ikato

ren

AMIS-Datenbank

Instandhaltungs-Benchmarks als Orientierungsgrößen (II)

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m² Leistung Preis/m²/Monat

3.1. Büroräume RP/1 RP/2 RP/3 RP/1 RP/2 RP/3

Büroraum 450 280 180 0,63 1,01 1,56

Besprechungsraum 500 270 220 0,56 1,04 1,28

Bürotechnikraum 380 280 200 0,74 1,01 1,41

3.2. Sozialräume

Sanitärräume 100 85 70 2,81 3,31 4,02

Garderoben 310 220 160 0,91 1,28 1,76

Speiseräume 500 270 180 0,56 1,04 1,56

3.3. Allgemeine Räume

Gänge 600 400 250 0,47 0,70 1,13

Stiegenhäuser 350 260 180 0,80 1,08 1,56

Eingangshallen 420 260 170 0,67 1,08 1,66

3.4. Fertigungsräume

Produktionsräume 280 200 170 1,01 1,41 1,66

Prüfräume 380 270 200 0,74 1,04 1,41

Werkstättenräume 320 220 180 0,88 1,28 1,56

3.5.Lagerräume

Archive 1100 800 450 0,26 0,35 0,63

Magazin 900 750 400 0,31 0,38 0,70

Garagenflächen 24000 4500 850 0,01 0,07 0,37

RP/1-3 =Reinigungsprofil

IFM-Benchmarks als Orientierungsgrößen (Beispiel „Reinigung“)

Quelle: ZFM, Konzern-Benchmarks

Page 14: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Verfügbarkeit und Richtigkeit der Bezugsgrößen (z.B. Datenquellen, Flächen)

Leistungsinhalte/-abgrenzungen (z.B. eindeutige Definition, Zuordnung zu internen / extertnen Leistungserbringern)

Aufwand für Datenerfassung und Transparenz/Eignung der Kostenrechnung (z.B. Kostenartengliederung, Struktur der Kostenstellen, Erfassungs-/Verrechnungsprinzipien, Abgrenzung von FM-Kosten und Nicht-FM-Kosten)

Leistungsausführende und organisatorische Schnittstellen (z.B. Aufgabenzuordnung)

Einfluss von Servicelevels (z.B. Definitionen, Ausprägungen)

Definition der Systemgrenzen (z.B. Prozesskosten für Strom-, Kälte-, Drucklufterzeugung)

Betriebs-/Gebäude-/Technikspezifische Besonderheiten (z.B. Klimatisierungsgrad, Gebäudeart, eingesetzte Technologien)

Zeitliche Entwicklung von Leistungen, SL und Betriebscharakteristik (z.B. Nutzungsintensität, Menge, Qualitätsanforderungen)

„Erschwerende“ Rahmenbedingungen bei der Ermittlung von

FM-Benchmarks und FM-Potenzialen

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Kapitel 2

Einsparungspotenziale

im Facility Management

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Wichtige Schlüsselfragen zur Identifikation der FM-Potenziale

Welche Zielsetzungen hat das Facility Management zu erfüllen? („Grundsatzthemen“)

1. Langfristige Werterhaltung Crash-Szenario für betreute Objekte

2. Minimale Investitionskosten minimale Betriebs-/Lebenszykluskosten

3. minimale Leistungsstandards größtmögliche Qualität für Nutzer

4. Maximale Performance von FM-Leistungen / Objekten minimale FM-Kosten

5. Eigene Management- und Ausführungskompetenz Outsourcing

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Prioritäten für das Identifizieren der FM-Potenziale festlegen

Konzentrieren auf „wichtigste“ und Leistungs- und Kostenbereiche:

Leistungsvolumen/-ströme der FM-Leistungen analysieren

Operative Zeiten (für Durchführung der IH-Leistungen)

Administrative Zeiten (z.B. für Planung, Koordination, Abstimmung)

Neben-/Verlustzeiten (z.B. Geh- und Wartezeiten, Doppelarbeiten, Provisorien)

FM-Kosten analysieren (Kostentreiber, Kostenprofile)

Direkte FM-Kosten (Personal, Fremdleistungen, Material)

Anlagen- und Objektbetriebskosten, Servicekosten

Ausfallkosten (z.B. entgangene Deckungsbeiträge, ungenutzter Ressourcenverbrauch für Personal oder Energie, Zusatzkosten)

Betrieblichen Stellenwert der FM-Leistungen bzw. Anlagen bestimmen

Verfügbarkeit und Sicherheit / Risiko

Qualitätsanforderungen

Einfluss auf den Betriebsablauf (z.B. Engpässe, Redundanzen)

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Einsparungspotenziale im Technischen FM (I)

Potenzialbereiche Potenzial* Hinweise, Beispiele für Optimierungen

Optimierung von IH-Strategien und Ersatzteilmanagement

-25% (Rep.-Kosten)

Abstimmung von Reparatur, Wartung, Inspektion und Anlagenverbesserung – entsprechend SGU- und Verfügbarkeitsanforderungen

Optimierung der Bereitschaftsdienste Festlegung optimaler Versorgungsstrategien für

Ersatzteile und Equipments (z.B. Lagerorganisation, Lieferservice)

Vermeidung von Fehlbedienungen bei Geräten

Anforderungsgerechte Reduktion des Betreuungsumfanges und der Servicelevels für W&I-Maßnahmen

-15% (W&I-Kosten)

Streckung der W&I-Intervalle (Bedarfsgerechte) Reduktion der Inhalte von

W&I-Maßnahmen Anwendung von Condition Monitoring-Techniken

zur Zustandsüberwachung Abgestimmtes Management der technischen

Leistungen (Instandhaltung, Verbesserung, Umbau, Modernisierung, Erweiterung)

Steigerung der Produktivität von Eigenpersonal und Leasingkräften

-30% (op. Personal-

kosten)

Kostenorientierte Abstimmung von Eigen- und Fremdpersonal

Erweiterung/Flexibilisierung der Mitarbeiter-qualifikationen und Aufgaben

Leistungsdokumentation/-monitoring und aktive Leistungssteuerung

Wochenplanung für effiziente Personalauslastung

*…. Quelle: MCP International, FAMIS-Datenbank

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Einsparungspotenziale im technischen FM (II)

Potenzialbereiche Potenzial* Hinweise, Beispiele für Optimierungen

Verbesserung der Beschaffungs-konditionen für externe Leistungen

-20% (Fremdleist.-

kosten)

Pooling von Leistungen („Leistungen aus einer Hand“) Anpassen der Servicelevels und Leistungspreise

gem. IH-Strategie Leistungsspezifikation & Anwendung von

Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende IH-Maßnahmen

Leistungscontrolling und Gewährleistungs-/Garantiemanagement

Optimierung der Betriebs- und Energiekosten

-15% (++) (Betriebs-/

Energiekosten)

Anpassung und Standardisierung der Betriebs-parameter von techn. Einrichtungen gemäß Anforderungen

„Richtiger“ Anlagenbetrieb Standardisierung von Anlagen / Geräten Verbrauchsoptimiertes Energiemanagement Energieeinkauf (z.B. Pooling, Contracting)

++ … Technische, betriebskosten-optimierende

Maßnahmen bei /Anlagen)Komponenten (z.B. Beleuchtung, HKL-Geräte, Wärmeauskopplung, Kälteanlagen)

*…. Quelle: MCP International, FAMIS-Datenbank

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Einsparungspotenziale im infrastrukturellen FM

Potenzialbereiche Potenzial Hinweise, Beispiele für Optimierungen

Steigerung der Wertschöpfung des Eigenpersonals und kontinuierlich beschäftigten Leasingkräften

Wert-/Kostenorientierte Ausrichtung der Leistungen des Eigenpersonals

Erweiterung / Flexibilisierung der Mitarbeiterqualifi-kationen und Aufgaben

Straffung der Aufbauorganisation, Prozesse, Vertretungs- und Bereitschaftsregelung

Leistungsdokumentation/-monitoring und aktive Leistungssteuerung

Leistungsstandardisierung Steigerung der Planbarkeit von Leistungen Anpassen von Betreuungsumfang und Servicelevels

Verbesserung der Beschaffungs-konditionen für externe Leistungen

Pooling von Leistungen („Leistungen aus einer Hand“) Anpassen der Servicelevels und Leistungspreise

gemäß den (Kunden)Anforderungen Leistungsspezifikation und Nutzung von Leistungs-

verzeichnissen Leistungs-, Qualitäts und Kostencontrolling (inkl.

Zielvereinbarungen und Bonus-Malus-Regelungen)

Ganzheitliches Management der infrastrukturellen Leistungen

Vermeidung von Parallelorganisationen (intern & extern) Pooling- und Flexibilitätseffekte durch gebündeltes

Management und operative Ausführung von infra-strukturellen Leistungen (Empfangs- & Portierdienste, Objektschutz & Sicherheitsdienste, Stockwerkbetreuung, & Post- & Hausdienst, Waren- & Logistikdienste, Zutrittssyteme & Parkraumservice, Reinigungsdienste, Kopier- & Druckservice, Telefonvermittlung, Catering & Veranstaltungsservice)

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„Eingeschränkt“ realisierbare Einsparungspotenziale

Potenzialbereiche Potenzial Hinweise, Beispiele für Optimierungen

Verbesserung der Konstruktions-perfomance von Gebäuden

Flächenökonomie - Relation von Hauptnutzfläche,

Mietfläche, Nebennutzfläche, Verkehrsfläche

Unterteilbarkeit in selbständig nutzbare Einheiten Unterteilbarkeit von Gebäuden / Räumen

(z.B. durch Trennwände, Decken, Böden)

Verbesserung der Konstruktions-perfomance von Technischen Einrichtungen / Geräten

Belastungs-/Verbrauchsgerechte Anpassung der Versorgungseinrichtungen und Medienversorgung

Raum-/Bereichsindividuelle Regelung (z.B. Temperatur, Beleuchtung)

Verbesserung der Kostenperfor-mance von Gebäuden / Räumen

Miet- und Mietnebenkosten Betriebskosten Umbaukosten, Umzugskosten, Rückbaukosten Vermietungsintensität (Leerstandsrate)

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Kapitel 3

Fallbeispiel zu

FM-Optimierung

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Vorgehenssystematik zur FM-Optimierung (FM-SPEED®)

Schritt Inhalte

1. Zielfestlegung Festlegung der Optimierungs- und Projektziele

Festlegung von Projektorganisation und Projektplan

2. Analyse der

Ausgangssituation

Analyse der Leistungsströme, Kostenstruktur und Kostentreiber

Analyse der Ausfall-/Störungscharakteristik der TGA

Ermittlung der Kundenzufriedenheit mit FM-Leistungen

3. Organisationsanalyse Ermittlung der Stärken und Schwächen der Aufbau- und

Ablauforganisation und Dokumentationsanalyse

4. Performance-Prüfung Prüfung von Produktivität und Wirtschaftlichkeit

Bewertung von Verbesserungsansätzen

5. Organisationsoptimierung

/ Aktionsplan

Identifikation von Optimierungsansätzen

Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen

Erstellung des Umsetzungsplans

6. Umsetzungscontrolling Laufende Umsetzungsbegleitung

Page 24: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Ausgangssituation zum Fallbeispiel

Basisdaten Inhalt

FM-Leistungen Technisch, Kaufmännisch, Infrastrukturell

Gebäudebereiche

Anlagenbereiche Verwaltung, Lager und Versand, Servicecenter, Küche Energie-/Medienversorgungs-/Kommunikations-Anlagen Technische Gebäudeausstattung / Gebäudesubstanz

FM-relevante Personen (Fulltime-Equivalents)

Führungskräfte 3,0 Techn. Fachpersonal 5,5 Sachbearbeiter / IFM 10,0 Summe 18,5

FM-Kosten Personalkosten 960.000 € Material-/Fremdleistung 7.200.000 € Summe 8.160.000 €

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Bewertung von FM-Organisation (Anwendung von FM-Scan®)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

FM-Strategie & FM-

Aufbauorganisation

FM-Mitarbeiter & FM-

Kompetenz

FM-Auftragswesen &

EDV-Einsatz

Betriebsmittelstruktur

FM-Controlling

Unternehmen XY d+p / MCP Mindest-Anforderung Zielwerte 2010

Verbesserungen bei „Ziele, Strategie, Organisation, Personal“ (Beispiele)

Definition von FM-Strategie für die Nutzung von Anlagen, Gebäude und Infrastruktur

Anwendung eines integrierten FM-Ansatzes (d.h. stärkere Konzentration auf relevante FM-Aufgaben hinsichtlich Kostensenkung und auf Zufriedenheit interner und externer Kunden)

Schriftliche Festlegung der Prozesse für alle relevanten FM-Leistungen (inkl. Verantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen, Informationspflichten)

Systematische Aus-/Weiterbildung des FM-Personals gemäß ihren Kernaufgaben (z.B. Haustechnik, Veranstaltungsservice, Fremdfirmenmanagement)

Systematisierter Informationsaustausch zw. Führungskräften und Mitarbeitern

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Bewertung des Infrastrukturellen FM (Anwendung von FM-Scan®)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Reinigungsmanagement &

Aussenanlagendienst

Abfallbewirtschaftungsservice

Betriebsbrandschutz

Empfangs- & Portierdienste

Objektschutz &

Sicherheitsdienste

Telefonvermittlung / (Call

Center)

Stockwerk-, & Post- &

Hausdienst

Kopier- & (Druckservice)

Fuhrparkservice/management

Zutrittssysteme &

Parkraumservice

Catering &

Veranstaltungsservice

Unternehmen XY d+p / MCP Mindest-Anforderung Zielwerte

Verbesserungen bei „Reinigung“

Prüfung des Personalübergangs der 3 eigenen Reinigungskräfte zu externer Reinigungsfirma (ermöglicht Pooling und Flexibilität bei Vertretung und Leistungsbedarf)

Abstimmung der Ausführungszeit von Reinigungsleistungen an die betrieblichen Anforderungen (Öffnungszeiten, Kundenverkehr)

Spezifikation der Reinigungs-leistungen differenziert nach Flächen-/Nutzungskategorien (Servicelevels, Häufigkeiten, organisatorische und Leistungsbezogene Anforderungen)

Ausschreibung der Reinigungs-leistungen auf Basis der Leistungs-spezifikationen

Durchführung von systematisierten Qualitätsbeurteilungen der Reinigungsleistungen

Page 27: Einsparungspotentiale im Facility Management

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SWOT-Analyse zur FM-Organisation (TOP 3)

Stärken

Engagement und Qualifikation der FM-Mitarbeiter

Gebäude, Büroausstattung und Einrichtungen sind auf dem neuesten Stand

Reaktionsvermögen der FM-Mitarbeiter

Schwächen (= Verbesserungsansätze)

Aufgabenabgrenzung und Vertre-tungsregelung der FM-Mitarbeiter

Fehlende Datenbasis für systema-tische Optimierungen und geringe integrierte EDV-Unterstützung

Effizienz der FM-Leistungen

Chancen

Etablierung des FM-Bereichs als kompetenten Service- und Wertschöpfungsbereich

Aufbau eines gesamtheitlichen FM-Controllings und einer strategischen FM-Kompetenz

Höhere FM-Wirtschaftlichkeit steigert den Ertrag des Standortes

Risiken

Widerstand bei Umstellung auf Best Practice FM-Ansätze durch langjährig eingespielte Abläufe / Gewohnheiten

Abteilungsdenken verhindert gesamt-heitliche Optimierungsansätze

Unzureichende Unterstützung durch andere Abteilungen bei Umsetzung der FM-Optimierungen

Page 28: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Festgelegte Maßnahmenschwerpunkte zur FM-Optimierung

Definierte Verbesserungsschwerpunkte der FM-Organisation:

1. Selektives In- und Outsourcing von FM-Leistungen und Verbesserung des Fremdfirmenmanagements (insbes. Leistungsspezifikationen, Beauftragungsstrategie, Überwachung, Gewährleistungsmanagement)

2. Anpassung der Aufbauorganisation und bereichsübergreifende Optimierung der FM-Aufgaben (Personalressourcen und -qualifikation, Aufgabenzuordnung, Vertretungsregelungen)

3. Bestimmung der bedarfsgerechten (Mindest)Anforderungen für FM-Leistungen (Servicelevels)

4. Gestaltung von durchgängigen effizienten Prozessen für alle „kritischen“ FM-Leistungen mit IT-Unterstützung (kritisch bzgl. Kosten und/oder Qualität)

5. Aufbau einer auswertbaren FM-Datenbasis und Aufbau eines FM-Controllings (Steuerungskennzahlen)

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Ausschreibung von „integrierten“ FM-Leistungen (Leistungsbündel)

1 2 3 4 5 6 7

Portierdienste

Monatspauschale für 24-Stunden Schichtdienst für Werk Nord 13.201,10 17.413,00 14.103,60 11.043,00 14.690,00 15.795,25 11.147,10

Monatspauschale für Zusätzlichen Tagdienst für Werk Nord 1.808,05 2.488,00 1.978,80 1.689,00 2.077,00 2.219,50 1.588,08

Monatspauschale für 8-Stunden Schichtdienst für Werk Süd 6.216,71 8.292,00 7.047,70 5.208,00 6.925,00 6.895,40 5.293,65

Monatspauschale für Samstags-Dienst für Werk Süd 606,81 829,00 704,80 727,26 693,00 673,90 529,36

Stundensatz für Tagdienst 13,53 24,00 20,33 15,92 19,50 20,24 15,27

Stundensatz für Nachtdienst 14,19 24,00 17,30 16,45 21,50 20,24 15,27

Streifendienste

Monatspauschale für Streifendienst 6.179,56 9.150,00 7.765,40 5.471,30 7.470,00 7.324,40 6.680,33

Empfangsdienste

Monatspauschale für Empfangsdienst 3.599,07 5.008,00 4.912,70 3.503,70 4.402,00 4.197,50 2.806,90

Stundensatz für Normalarbeitszeit 13,53 25,00 25,07 17,05 22,50 21,30 13,93

Stundensatz für Samstag 13,53 25,00 33,34 17,05 28,10 21,30 18,11

Stundensatz für Sonn- und Feiertag 16,50 25,00 41,87 30,41 35,00 31,90 22,29

Bewertung

1 2 3 4 5 6 7

Einheitspreis je m2 Raumfläche/-kategorie

Büros, Portierlogen, Teeküchen

- Teppich 0,79 0,79 0,91 0,60 1,19 1,45 0,12

- Parkett 0,79 1,31 1,43 0,60 1,19 1,45 0,12

- Kunststoff 0,79 1,45 1,47 0,60 1,19 1,45 0,12

- Stein / Fliesen 0,79 0,89 0,94 0,60 1,19 1,45 0,12

Bewertung

Kostenpositionen für Modul 01:

Kostenpositionen für Modul 02a:

Unterhaltsreinigung

Page 30: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Ausschreibung von „integrierten“ FM-Leistungen (Leistungsbündel)

1 2 3 4 5 6 7

Stundensätze für Fachkräfte 36,40 28,00 64,40 27,70 23,90 32,20 21,40

Stundensätze für Hilfskräfte 30,80 20,00 34,85 15,00 20,70 20,70 16,92

Stundensätze für eingesetzte Betriebsmittel 1 62,70 57,00 65,00 0,20 62,50 26,45 37,50

Stundensätze für eingesetzte Betriebsmittel 2 104,50 52,00 58,50 0,30 56,30 50,90

Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: 0-50 m2 5,50 7,40 8,70 3,40 fehlt fehlt 5,10

Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: 51-200 m2 5,50 7,40 5,50 3,40 fehlt fehlt 4,90

Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: > 200 m2 5,50 7,40 2,80 3,40 fehlt fehlt 4,60

Bewertung

1 2 3 4 5 6 7

Saaldienst

Stundensatz für Saaldienstkräfte 16,60 19,50 29,40 14,63 22,60 20,70 15,59

Postdienst

Stundensatz für Postdienstkräfte 16,64 25,70 28,30 14,63 20,60 26,45 13,98

Kopierdienst

Stundensatz für Fachkräfte - Kenntnisse in FABASOFT / SQL 16,60 25,70 51,00 19,50 23,50 29,90 16,47

Stundensatz für Fachkräfte - Allg. EDV-Anwenderkenntnisse 16,60 25,70 31,70 18,80 22,50 32,20 18,56

Bürodienstleistungen

Stundensatz für Fachkräfte - SAP-Anwenderkenntnisse 17,98 25,70 37,60 19,50 26,80 38,00 18,56

Stundensatz für Fachkräfte - Allg. EDV-Anwenderkenntnisse 17,98 25,70 34,10 18,80 26,00 35,00 22,39

Bewertung

Kostenpositionen für Module 08 - 11:

Saal, Post-, Kpoier- und Bürodienste

Kostenpositionen für Modul 07:

Umzugsdienste

Page 31: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Verteilung der FM-Einsparungspotenziale

8.160

6.770

Übersicht der FM-Einsparpotenziale

4.500

5.000

5.500

6.000

6.500

7.000

7.500

8.000

8.500

9.000

Kostenarten

TEURO

Einsparung

Kosten

Ausgangs-

basis

Material-

kosten

davon

Energie

gekaufte

Leistungen

davon

IH+ IFM

davon

Sach-/DL

Personal-

kosten

Kapital-

kosten

übriger

Aufwand

neue

Kosten-

basis

Höchste Potenziale: Energie, IH,IFM-Dienste, Personal

Page 32: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Kapitel 4

Zusammenfassende

Erkenntnisse

Page 33: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Grundsätze des „Best Performance - Facility Managements“

1. Die FM-Organisation orientiert sich an Leistungs- und Kostenzielen (berücksichtigen bedarfskonforme Leistungsspezifikationen)

2. Entwicklung der FM-Organisation von „kostenverursachender Nebenfunktion“ zu einer „wertschöpfungsorientierten Einheit“ (gleiches „Verständnis“ für die Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen)

3. Abstimmung von Eigen- und Fremdressourcen und Anwendung „intelligenter“ Beauftragungsformen (In-/Outsourcing, Leistungspooling, Singlesourcing)

4. Abteilungsübergreifende, kostenoptimale Zuordnung der FM-Aufgaben

5. Anwendung von verbindlichen Regelungen bei der Abwicklung der FM-Leistungen (z.B. Terminvereinbarungen, Prioritätensetzungen)

6. Anwendung von differenzierten IH-Strategien und Servicelevels

7. Leistungs- und Kostentransparenz und Anwendung von Controlling-Tools

8. Forcieren eines permanenten Verbesserungsprozesses auf Basis von Leistungs- und Anlagen-Standards

9. Aktive Einbeziehung aller an FM-Prozessen beteiligten Mitarbeiter, internen Kunden und Fremdfirmen

10. Sensibilisierung / Befähigung aller FM-relevanten Mitarbeiter zu hoher Eigenverantwortlichkeit

Page 34: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Steigender betrieblicher Stellenwert des Facility Managements => Entwicklung vom Kostenverursacher zum wertschöpfenden Dienstleistungscenter

„Wirtschaftlichkeitszwang“ führt zum Aufbrechen von „historischen“ FM-Prinzipien (z.B. Autonomiestrategie) und „verkrusteten“ FM-Strukturen

Fokus auf Kernaktivitäten => Rückzug aus operativen FM-Diensten

Trend zu differenzierten Outsourcing-Modellen (gemäß FM-Leistungen)

Generell steigender Anteil für FM-Fremdleistung; aber unterschiedliche Marktendenzen bei der Beschaffung von Fremdleistungen

Stark preisorientierter Zukauf von Low Tech-Leistungen (z.B. Infrastrukturelles FM, operative IH-Leistungen für TGA)

Kompetenz- und flexibilitätsorientierter Zukauf von High Tech-Leistungen und/oder abgestimmten FM-Leistungspaketen

Aufbau von Singlesourcing-Partnerschaften und Gestaltung von langfristigen Geschäftsbeziehungen durch Outsourcing-Modelle

Trends im Facility Management

Page 35: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Generelle Erfolgsfaktoren für FM-Optimierungen

„FM-Optimierung“ nicht als „Alibi-“Aktion missbrauchen

Fokus auf relevante Aspekte (Prioritäten)

Objektivierte / nachvollziehbare Bewertungen

Berücksichtigung des Faktors „Zeit“ (=> keine „Schnellschüsse“)

Berücksichtigung der Betriebsrelevanten Einflussgrößen

Auslöser des Projektes

FM-Ziele und Optimierungsziele

Verfügbare Datenbasis über Leistungen und Kosten

Stärken / Schwächen der bestehenden FM-Organisation

Strategisch „richtige“ Optimierungsansätze

Einbindung der beteiligten Personen(-Gruppen)

Page 36: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Kontaktadressen für Instandhaltung und Facility Management

Kontakt:

Informationsportal für Instandhaltung und Facility Management

www.instandhaltung.at / www.myifis.info

dankl+partner consulting gmbh

Röhrenweg 14, 5071 Wals

Tel.: +43 662 853204-0 | [email protected]

www.dankl.com

itk facility management & elektrotechnik gmbh

Niederbuchstrasse 3 | A-4063 Hörsching

Tel.: 07229/80884 | email: [email protected]

Verein für Instandhaltung und Facility Management | Mitglied EFNMS

MFA – Maintenance and Facility Society of Austria Tel.: +43 / 662 / 857123 | [email protected]

www.mf-austria.at

Page 37: Einsparungspotentiale im Facility Management

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Kontaktadressen für Instandhaltung und Facility Management

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