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Einführung in die Doppelte Buchführung - TEXTBUCH

Date post:14-Feb-2017
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  • Doppelte Buchfhrung - www.textbuch.de

    Einfhrung in die Doppelte BuchfhrungDipl.- Kfm. Dr. oec. publ. Martin Vieregg, achte berarbeitung Juli 2016

    7. berarbeitung Januar 2009: Ergnzung Skontobuchungen im Kapitel Offene Rechnungen8. berarbeitung Juni 2016: neues Kapitel Zu erstellende Unterlagen bei einer deutschenGmbH, neues Kapitel Spezielle Buchungsflle - Lohnbuchungen, Ergnzung Kapitel Kosten-rechnung um Beispielsbuchungen, kleinere Aktualisierungen

    Diese Einfhrung ist fr die Personen gedacht, die noch keine nennenswerten Vorkenntnissebzgl. Doppelter Buchfhrung haben und sich einen Schnellkursuszutrauen. Alte Buchhalter-hasen mchten mir die etwas saloppe Art des Erklrungsstils verzeihen, aber ich hatte es langenicht verstanden! Beim Schreiben der Einfhrung hatte ich speziell kleine GmbHs vor Augen,insbesondere beim Kapitel Spezielle Buchungsflle. Ich setze mit dieser Einfhrung kein Vor-wissen voraus. Viele Begriffe, die Sie schon gehrt haben, sind Bestandteil der Doppelten Buch-fhrung, und werden in dieser Einfhrung natrlich ebenfalls erklrt.

    Inhaltsverzeichnis

    1. Was ist Doppelte Buchfhrung? 21.1 Wo wird Doppelte Buchfhrung verwendet? 21.2 Vor- und Nachteile der Doppelten Buchfhrung 31.3 Mit Doppelter Buchfhrung beginnen 42. Grundlagen 52.1 Konto 52.2 Buchungsfall 62.3 Buchungssatz 72.4 Korrekturbuchung 82.5 Kontenplan 82.6 Arten von Konten 92.7 Bilanz, GuV 103. Spezielle Buchungsflle 123.1 Umsatzsteuer 123.2 Offene Rechnungen, Rechnungsabgrenzung 133.3 Erstattungen 163.4 Lohnbuchungen 173.5 Afa-Abschreibungen 203.6 Abschreibung von / Wertberichtigung auf Forderungen 223.7 Schlubuchungen 234. Zu erstellende Unterlagen bei einer deutschen GmbH oder UG 255. Einnahmenberschurechnung versus Doppelte Buchfhrung 266. Kostenrechnung versus Finanzbuchhaltung 287. Schlubemerkung 348. TEXTBUCH Buchhaltungsprogramm 34

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    Die Doppelte Buchfhrung wurde brigens erstmals vom italienischen Mathematiker undMnch Luca Pacioli in seinem Buch Trattato di partita doppia (Venedig 1494) dargestellt. Erbezog sich hierbei auf die kaufmnnische Praxis, die sich in den 100 Jahren davor langsam in Ita-lien entwickelte. Der eigentliche Erfinder der Doppelten Buchfhrung ist somit unbekannt.

    1. Was ist Doppelte Buchfhrung?

    Doppelte Buchfhrung bedeutet, da ausnahmslos jeder Geschftsvorfall in zwei Konten erfatwird - einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite des jeweiligen Kontos. Wenn Siebeispielsweise bei einem Schreibwarenhndler Broutensilien einkaufen, erfassen Sie dies alsAusgabebzw. als Aufwand. Bei der Kameralistischen Buchfhrung begngt man sich mitdieser Erfassung. Bei der Doppelten Buchfhrung wird dagegen fr jede derartige Bewegungauch ein Gegenstck betrachtet - in diesem Fall die Kasse (ggfs. ein normaler Geldbeutel), ausder Sie das Geld nehmen - und darber ebenfalls Buch gefhrt. Heben Sie von Ihrem Girokon-to Geld ab und legen es in Ihren Geldbeutel, so wrde bei einer reinen Ausgaben/Einnahmen-Betrachtung gar nichts erfat werden. Bei der Doppelten Buchfhrung findet eine Buchungzwischen der Kasse und dem Girokonto statt.

    1.1 Wo wird Doppelte Buchfhrung verwendet?

    Private Krperschaften (insbesondere die Rechtsform GmbH) mssen in Deutschland Doppel-te Buchfhrung betreiben, Einzelpersonen und ffentliche Krperschaften dagegen nicht. FrPersonengesellschaften ab einer bestimmten Gre ist ebenfalls die Doppelte Buchfhrungverbindlich. Vereine mssen zwar nach Handelsrecht keine Doppelte Buchfhrung betreiben,aufgrund des Vermgensnachweises nach Brgerlichem Gesetzbuch (Rechenschaftspflicht)wird die Doppelte Buchfhrung bei Vereinen trotzdem hufig angewendet.

    Die Alternative zur Doppelten Buchfhrung ist die kameralistische Buchfhrung oder Einnah-menberschurechnung (ER). Hier werden nur die laufenden Ausgaben und Einnahmennotiert und es gibt keine Bestandskonten. Es gibt jedoch selbst bei kameralistischer Buchfh-rung Teilbereiche der Buchfhrung, die ber eine reine Einnahmenberschurechnung hinaus-geht, z.B. die Abschreibungen (Afa Absetzung fr Abnutzung). Statt eine Anschaffung ber 410EUR netto direkt in der Ausgabenliste aufzufhren, werden stattdessen jhrliche Abschrei-bungsraten gebucht und das angeschaffte Gert in einem eigenen Konto gelistet.

    Kurioserweise betreibt der Gesetzgeber, die ffentliche Hand, selbst meist keine DoppelteBuchfhrung, schreibt es jedoch fr private Betriebe vor, weil die Besteuerung sich in Deutsch-land und in den meisten Industrienationen am Erfolg orientiert. Und um den Erfolg korrekt undvor allem periodengerecht zu ermitteln sowie das produktive Vermgen vom privaten Verm-gen zu unterscheiden, ist die Doppelte Buchfhrung erforderlich. Allerdings beginnt in letzterZeit auch die ffentliche Hand angesichts der knappen Kassen zgerlich mit Doppelter Buch-fhrung.

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    Seit der rot-grnen Steuerreform vom Sommer 2000 werden Krperschaften geringerbesteuert als natrliche Personen. Es ist nun fr manche Personengesellschaften ratsam, zurKapitalgesellschaft sprich GmbH zu wechseln, denn nur so kommt man in den Genu der nied-rigeren Steuern insbesondere fr einbehaltene Gewinne. Was auf den ersten Blick ungerechterscheint, birgt jedoch schon eine gewisse Logik: nur wenn Vermgensgegenstnde einer Fir-ma genau buchungstechnisch erfat werden und somit das Eigentum der Firma vom Eigentumdes Firmeninhabers abgegrenzt ist, kann berhaupt von einbehaltenen Gewinnen gesprochenwerden. Die Doppelte Buchfhrung mit seinen Bestandskonten und der Erfassung von Gegen-stnden ist somit Voraussetzung fr die Steuervergnstigungen. Um eine juristisch klare Trenn-linie zu ziehen, hat sich der Gesetzgeber wohl fr die Unterscheidung zwischen Personenge-sellschaften und Kapitalgesellschaften entschieden, und nicht als Kriterium die Anwendungbzw. Nicht-Anwendung einer vollstndigen doppelten Buchfhrung gewhlt, was wohl kaumpraktikabel wre!

    1.2 Vor- und Nachteile der Doppelten Buchfhrung

    Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in Form der GmbH grnden wollen, so nehmen Sie dreiUnannehmlichkeiten in Kauf: die Aufbringung von 25.000 EUR Eigenkapital (in Form von Bar-geld, aber auch von Sachwerten wie Computer, Auto usw.), die Verpflichtung zur Abfhrungder Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung sowie die Verpflichtung zur Doppelten Buch-fhrung. Aber die Doppelte Buchfhrung ist nicht nur eine Last, sie hat auch ihre Vorteile.Deshalb gibt es auch sehr kleine Personengesellschaften und insbesondere Vereine, die freiwil-lig die Doppelte Buchfhrung anwenden:

    Da jeder Vorfall zweimal gebucht wird - in zwei verschiedenen Konten - knnen Unstim-migkeiten schnell aufgesprt werden. Die aktuellen Endbestnde von Bestandskonten(Kasse, Girokonto) knnen mit den tatschlichen Bestnden (Geld in der Kasse, Bankaus-zug) verglichen werden.

    Bei der Doppelten Buchfhrung wird zwischen Ausgabe/Einnahme (wenn Geld fliet) undAufwand/Ertrag (Moment des Erfolgs, der den Gewinn bzw. Verlust beeinflut) unter-schieden. Hierzu einige Beispiele:- Wird ber 2 Jahre ein groer Auftrag abgearbeitet, die Rechnung jedoch erst nach

    Abschlu des Auftrages im zweiten Jahr erstellt, so kann man mit einem Bestandskon-to begonnene Auftrge einen Teil des Erfolges schon in das erste Jahr transferieren.Die Lage des Unternehmens kann so besser eingeschtzt werden.

    - Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, so fllt schon der erfolgsrelevante Ertrag an,obwohl das Geld erst einen Monat spter auf das Konto gebucht wird (Einnahme). DieRechnung hat dabei denselben Status wie ein Kontoauszug: Der Kunde schuldet derFirma Geld, wie eine Bank.

    - Zinsen fr Dezember werden am 2. Januar auf dem Girokonto gutgeschrieben, derErtrag gehrt jedoch zum Vorjahr. Das Konto sonstige Vermgensgegenstnde dientdann fr einige Tage als Puffer.

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    Die Doppelte Buchfhrung bedeutet einen gewissen Mehraufwand gegenber der Einnahmen-berschurechnung. Wenn auf eine weitgehend fehlerfreie Durchfhrung Wert gelegt wird (z.B. groe Geldbetrge oder Rechenschaft bei Verbnden oder Vereinen), es auf die richtigenZeitpunkte fr den Erfolg ankommt und die finanziellen Zahlen als Orientierung fr Entschei-dungen herangezogen werden sollen, dann ist die Doppelte Buchfhrung auch dann gefragt,wenn sie der Gesetzgeber nicht vorschreibt. Andernfalls reicht die Einnahmenberschurech-nung aus. Im Zweifelsfall sollte jedoch immer der Doppelten Buchfhrung der Vorzug gegebenwerden.

    1.3 Mit Doppelter Buchfhrung beginnen

    Um mit der Doppelten Buchfhrung beginnen zu knnen, sollten Sie, mglichst am Anfangeines Jahres,

    bei einer Bank ein eigenes Girokonto einrichten, bei dem knftig jede Kontobewegung inIhrer Buchhaltung erfat wird

    eine Barkasse einrichten (bei sehr kleinen Firmen ein gewhnlicher Geldbeutel), bei demknftig ebenfalls jede Geldbewegung in der Buchhaltung erfat wird, wobei jeder Kaufbe-leg sorgfltig gesammelt wird

    ein Startkapital auf das Konto gezeichnetes Kapital (das ist der entsprechende Begriff beieiner GmbH) oder Stammkapitalbuchen. Dies erreichen Sie, indem Sie auf Ihr Girokontoeinen Startbetrag berweisen und dies als Girokonto an gezeichnetes Kapital buchen.Genauso knnen Sie mit Ihrer Barkasse sowie mit Wertgegenstnden verfahren, die Sie alsTeil Ihres Gewerbes ansehen (z.B. Broeinrichtung an gezeichnetes Kapital).

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    2. Grundlagen

    2.1 Konto

    SOLL HABEN

    Ein Konto hat immer zwei Seiten. Die linke Seite heit Soll,die rechte Haben.Auf einer derbeiden Seiten werden die Positionen aufgezhlt, durch die von dem Konto etwas weggenom-men wird, auf der jeweils anderen Seite stehen die Positionen, durch die etwas hinzugefgtwird. Ob Solloder Habendie Wegnehme- und Hinzufge-Seite ist, ergibt sich aus den Artenvon Konten, die spter noch in ein

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