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Ein County Clerk hatte die Vision einer besseren ... file©2010 Xerox Corporation und ACS, ein...

Date post: 03-May-2019
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Unser System zur Datenverwaltung scannt, indexiert, speichert und stellt Kopien des Mikrofilmarchivs bereit, das mehr als 1,2 Millionen Datensätze enthält. Denton County, Texas Fallstudie Ein County Clerk hatte die Vision einer besseren Verwaltung von Aufzeichnungen. Wir stellten eine 20/20-Lösung bereit.
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Unser System zur Datenverwaltung scannt, indexiert, speichert und stellt Kopien des Mikrofilmarchivs bereit, das mehr als 1,2 Millionen Datensätze enthält.

Denton County, TexasFallstudie

Ein County Clerk hatte die Vision einer besseren Verwaltung von Aufzeichnungen.Wir stellten eine 20/20-Lösung bereit.

©2010 Xerox Corporation und ACS, ein Xerox-Unternehmen. Alle Rechte vorbehalten. ACS® und das ACS-Design sind Marken der ACS Marketing LP in den USA und/oder anderen Ländern. Xerox® und Xerox und Design® sind Marken der Xerox Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.

Das Resultat In Denton County (Texas) sind viele wichtige Statistiken und Aufzeichnungen mehrere Jahrhunderte alt. Daher versteht es sich von selbst, dass die Erhaltung dieser Aufzeichnung enorm wichtig ist. Denton benötigte einen vertrauenswürdigen Partner, der ein Verwaltungssystem für Aufzeichnungen zum Scannen, Indexieren, Speichern und zur Bereitstellung einer Mikrofilm-Sicherungskopie von mehr als 1,2 Millionen Aufzeichnungen zur Verfügung stellte.

Der County Clerk beauftragte unser Unternehmen damit, ein komplettes Verwaltungssystem für Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen, das der Verwendung durch Mitarbeiter des Countys und der Öffentlichkeit dienen sollte. Das System ermöglicht das Speichern von Dokumenten, wie etwa Urkunden und Geburtsurkunden, sodass diese gesucht und sofort eingesehen werden können – die gespeicherten Dokumente werden Tagen und nicht nach Wochen zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis: es ist ein enorm effizientes System, das der Öffentlichkeit einen hervorragenden Service bietet und stellt zudem eine einfache, zeit- und kostensparende Lösung dar.

Mit unserem System 20/20 Perfect Vision zur Datenverwaltung können die Dokumente von Denton gespeichert werden und sind anschließend sofort verfügbar. Das System umfasst Gebührenerhebungen und Kassabewegungen, absolut akkurate und benutzerdefinierte Indexierungspraktiken, elektronische Speicherung und ein webbasiertes Portal für den einfachen Zugriff auf Grundstücksdaten seitens der Öffentlichkeit, auch wenn diese bereits zu Gründungszeiten des Countys erstellt wurden.

Sämtliche wichtige Daten wurden eingescannt, anschließend konvertiert und stehen nun im internen System des Countys zur Verfügung. Zudem stellen wir Denton einen kompletten Landkartendatensatz, Druckdienste sowie Supportdienstleistungen zur Verfügung, die Hardware, Software und den Betrieb umfassen. Ein interaktives System mit Sprachsteuerung bearbeitet Öffentlichkeitsanfragen.

Die ErgebnisseDurch das neue von Effizienz geprägte System und die dazugehörigen Abläufe konnte der County Clerk von County Denton den Mitarbeitern neue Aufgaben zuteilen und durch die Eröffnung einer neuen Niederlassung den Tätigkeitsbereich ausweiten.

Das Ergebnis der Zusammenarbeit mit dem Büro des County Clerks war, dass Denton der Öffentlichkeit nun einen besseren Service bietet und dies zu geringeren Kosten. Die Ergebnisse

liegen auf der Hand:

Kosteneinsparungen in der Höhe von einer •Million US-Dollar bei der Speicherung von Datenn

200.000 bearbeitete Transaktionen pro Jahr•

Mehr als 1,2 Millionen eingescannte und •gespeicherte Bilder

Rund um die Uhr sicherer Webzugriff auf •zeitgemäße, akkurate Daten

„Aufgrund der Zusammenarbeit mit Xerox konnte ich alle festgelegten Ziele erreichen.“

Cynthia Mitchell, Counter Clerk, Denton County, Texas

Weitere Informationen finden Sie unter www.acs-inc.com.

Die Herausforderung1998 wurde im Büro des County Clerks festgestellt, dass ein effizienteres System für die Dokumentenaufzeichnung und -verwaltung benötigt wird. Dies sollte den Bürgern einen besseren Service bieten, Wartezeiten verringern und den Ablauf des Datenzugriffs vereinfachen. Der Clerk wollte dazu beitragen, dass die Mitarbeiter des Countys ihre Arbeit besser verrichten und Änderungen aufgrund gesetzlicher Auflagen schneller vornehmen konnten.

Höchste Priorität des County Clerks war es, dass das neue System rund um die Uhr verfügbar und die Indexierung der Daten absolut akkurat ist.

Die LösungUm diesen Anforderungen gerecht zu werden haben wir ein komplettes System zur Datenverwaltung implementiert. Das System ermöglicht es dem County, Grundstücksdaten zu digitalisieren und Immobiliendokumente aufzuzeichnen. Zudem können wichtige statistische Daten wie Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden werden.

Sämtliche streng vertrauliche Daten werden durch eine Sicherheitsinfrastruktur auf Benutzerebene geschützt, und der Sicherungsmikrofilm wird in einer absolut sicheren Einrichtung mit separatem Sicherheitsmechanismus für den kontrollierten Zugriff, Temperaturkontrolle und Feuerschutz aufbewahrt. Alle Systeme verfügen über Vorkehrungen zur Wiederherstellung im Katastrophenfall.

Unser System zur Dokumentenaufzeichnung und -verwaltung hat es dem County ermöglicht, Grundstückdaten und wichtige Statistikdaten zu digitalisieren.

Sektor: Gemeindeverwaltung

Lösung: Aufzeichnungsverwaltung für Gemeinde

Kunde: County Clerk, Denton County, Texas

Herausforderung: Bereitstellung eines akkuraten und effizienten Aufzeichnungssystems für die Verwaltung wichtiger Grundstück- und Statistikaufzeichnungen

Ergebnisse: Ein hochmodernes System, das sich an Änderungen anpasst und den Service verbessert


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