VOQUZ etabliert fachliche Prozesse bei UniCredit Bank Austria AG in Wien Die UniCredit Bank Austria AG ist eins der größten Finanzinstitute Europas und gehört zu den kapitalstärksten Großbanken Österreichs. Der Standort Wien hat VOQUZ beauftragt, für den Bereich des Gebäude- und Immobilien-Managements ein Change-Order-Management (COM) sowie ein Issue-Management (IM) auf Basis von Microsoft SharePoint zu entwickeln. Damit werden die komplexen fachlichen Entscheidungsprozesse nachvollziehbar dokumentiert und stets transparent gehalten. REFERENZ BREITES EIN
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VOQUZ etabliert fachliche Prozesse bei UniCredit Bank Austria AG in Wien
Die UniCredit Bank Austria AG ist eins der größten Finanzinstitute Europas und gehört zu den kapitalstärksten Großbanken Österreichs. Der Standort Wien hat VOQUZ beauftragt, für den Bereich des Gebäude- und Immobilien-Managements ein Change-Order-Management (COM) sowie ein Issue-Management (IM) auf Basis von Microsoft SharePoint zu entwickeln. Damit werden die komplexen fachlichen Entscheidungsprozesse nachvollziehbar dokumentiert und stets transparent gehalten.
REFERENZ
BrEItESEIn
„Bisher hatten wir die gesamten Prozesse des Immobilien- und Gebäudemanagements im Projekt ohne eine spezielle IT-Lösung durch geführt“, berichtet Mag. Clemens Faustenhammer, zuständig für Business Partner & Project Management bei UniCredit. Mithilfe von gängigen Microsoft-Programmen wie Word, Excel oder Outlook setzten die Mitarbeiter den Entscheidungsprozess um. Ohne systemgestützte Workflows und einheitliche Formulare hing alles vom Wissen der Mitarbeiter ab. Auch der fachliche Prozess war bislang wenig konkretisiert und im Zweifel Interpretationssache der Beteiligten.
„Für uns war es wichtig, von Anfang an klare, nachvollziehbare Abläufe zu definieren, die technisch unterstützt werden. Durch den eigens entwickelten Workflow sollte nicht nur dieses Ziel erreicht, sondern auch die geforderte Revisionssicherheit geschaffen wer-den“, erklärt Martin Fricke, Business Analyst bei UniCredit. In Zusammenarbeit mit VOQUZ entstand aufgrund dieser Anforderungen ein Change-Order-Management (COM) sowie ein Issue-Management (IM). Als technische Basis diente die bewährte Collaboration-Plattform Microsoft SharePoint 2013. Damit entsprach VOQUZ der Vorgabe, ausschließlich in SharePoint zu arbeiten – ohne, dass separate Lizenzen oder Werkzeuge zur Umsetzung der Prozesse notwendig sind.
AUSGAnGSLAGE UnD ZIELSEtZUnG
Der Planungsprozess von Gebäuden und Immobilien ist vielschichtig und birgt etliche risiken. Gerade hier geht es meist um beachtliche Investitionssummen. Umso wichtiger: eine geeignete Dokumentation aller Prozesse, die zur Entscheidung führen: „Ja, wir errichten das Gebäude“ oder „nein, wir lassen die Finger davon“. Um hier mehr trans-parenz und Prozesssicherheit zu erreichen, suchte die UniCredit Bank Austria AG nach einem It-Partner, der ein prozess-abbildendes und dokumentierendes System entwickelt. Am Standort München hatte die UniCredit Bank Austria AG bereits positive Erfahrungen mit ihrem Projektpartner VOQUZ ge sammelt. So setzte auch der Standort Wien auf die It-Spezialisten aus Ismaning.
Erfassungsformular
Bei der Realisierung setzte VOQUZ auf eine agile Vorgehensweise. „Das gab uns den notwendigen Spielraum, die fachlichen Prozesse im Dialog mit den Beteiligten sauber zu analysieren und zu definieren“, meint Fritz Greitsch, Leiter Microsoft Business Solutions bei VOQUZ. Dabei kristallisierte sich ein Vier-Phasen-Prozess heraus: Idee, Machbarkeitsstudie, Vorentwurf, Entwurf. „Diese Mehrstufigkeit hat den Vorteil, dass in regelmäßigen Review-Runden die Wirtschaftlichkeit des Projekts anhand aktueller Kostenprognosen überprüft werden kann“, so Greitsch. Das für die jeweilige Stufe zuständige Gremium kann auf dieser soliden Basis eine Entscheidung darüber fällen, ob das Projekt weiterverfolgt oder gestoppt wird.
Dieser Prozess wird durch elektronische Formulare unterstützt. Dabei ist jeder Schritt transparent und übersichtlich. Auch die fachlichen Rollen sind eindeutig definiert und konkreten Mitarbeitern zugeordnet. Wenn eine Aufgabe ansteht, generiert das Sys-tem automatisch eine Erinnerungs-Mail, damit der Mitarbeiter sofort erkennt, welchen Arbeitsschritt er zu erledigen hat. Dadurch wird gewährleistet, dass der Gesamtprozess nicht aufgehalten wird. Dokumente wie Baubeschreibungen werden automatisch in das entsprechende Formular integriert. Dank der SharePoint-Plattform ist der gesamte Prozess für jeden nachvollziehbar. Das Aus- und Einchecken der Dokumente stellt sauber dar, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat. Berechtigungen die festlegen, welche Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen dürfen, können komfortabel vergeben werden, ohne dass dazu die IT-Abteilung involviert werden muss.
Die intensive Vorarbeit zum Projektstart und zahlreiche Review-Runden waren die Grundlage einer erfolgreichen und reibungslosen Einführung von COM und IM: Nachdem die Definition der Prozesse festgelegt worden war, wurden Änderungen frühzeitig auf einer VOQUZ-Test-Farm zur Verfügung gestellt, auf die auch das Kunden-Team jederzeit Zugriff hatte.
Im zweiten Schritt wurde die Collaboration-Lösung auf der Test- und Produktiv-Farm der UniCredit skriptautomatisiert zur je-weiligen Abnahme bereitgestellt. Die technische Umsetzung hat das Microsoft Team der VOQUZ mit den neuesten Werk zeugen – Visual Studio und Team Foundation Server – in Time, in Budget und mit allen gewünschten Features vorgenommen.„Unsere Mitarbeiter nahmen die neue Collaboration-Lösung gut auf und erkannten schnell ihre Vorteile in der täglichen Arbeit“, berichtet Faustenhammer. Insbesondere schätzen sie, dass der Prozess durchgängig über automatische E-Mail-Benachrichti-gungen gesteuert wird, die auch alle notwendigen Links enthalten. So entfällt die zeitraubende Suche nach den einschlägigen Dokumenten. Über Zwischenschritte und deren aktuellen Status werden alle am Prozess Beteiligten ebenfalls per Mail informiert. Auch die Möglichkeit, die E-Mail-Benachrichtigungen individuell anpassen zu können, überzeugte die Anwender. Die browserbasier-ten Formulare sorgen bei den Mitarbeitern für mehr Übersicht und Transparenz.
In Zukunft sollen weitere Projekte der UniCredit mit VOQUZ durchgeführt werden. „Die Arbeit mit VOQUZ war sehr angenehm. Es ist gelungen ein gutes Zusammenspiel beider Seiten zu etablieren – mit flachen Hierarchien und einem direkten Austausch“, so Fricke. So hat die UniCredit Wien eine Lösung für ihr Gebäude- und Immobilien-Management gefunden, mit der in Zukunft zeitsparend, transparent und benutzerfreundlich gearbeitet werden kann.
