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Grammatik für alleJan Westerbarkey produziert flexible Rohre und will kleine und mittlere Unternehmen davon überzeugen, eine einheitliche elektronische Lösung für Bestellwesen und Auftragsabwicklung einzuführen. Durch Anwendung des EDI-Systems könnten Unternehmen weltweit pro Jahr so viel Geld sparen, wie die Fi-nanzkrise an Schaden anrichtet.

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GDI Impuls . Nummer 4 . 2008

Es gab eine Zeit, da wollten wir unsere

Endkunden gar nicht kennen. Zumin-

dest die meisten nicht. Westaflex stellt

flexible Rohre her, die in den verschie-

densten Branchen vom Klimaanlagen-

bau bis zur Automobilindus trie einge-

setzt werden. Die Kunden in der

Automobilindustrie kennen wir natür-

lich: wenig an der Zahl, doch mit sehr

hohen Umsätzen. Aber ein Drittel un-

seres Umsatzes entfällt auf den Bereich

Sanitär, Heizung, Klima (SHK) – das

sind Handwerker, viele Handwerker,

von denen jeder immer nur das bestellt,

was er für den aktuellen Auftrag gerade

braucht. Und wenn jedes Mal, wenn

ein Handwerker zwanzig Meter Rohr

braucht, bei uns ein Bestell- und Liefer-

vorgang ausgelöst wird, fressen die Be-

arbeitungskosten uns die Gewinnmarge

weg. Deshalb waren wir früher froh,

dass die Handwerker ihre Rohre beim

Grosshandel bestellt haben – und der

dann in grösserer Menge bei uns.

In den letzten Jahren hat sich diese

Situation für uns rasant geändert. Zum

einen, weil auch der Grosshandel heute

weit geringere Mengen pro Bestellung

abnimmt als früher. Von der Bezeich-

nung «lagerführender Grosshandel»

kann man eigentlich das Lager strei-

chen; es sind nur noch diejenigen Ar-

tikel am Lager vorrätig, die absolute

Renner sind. Der Grössenvorteil des

Grosshandels ist dadurch wesentlich

geringer geworden, und auch hier stellt

sich verstärkt die Frage der Bearbei-

tungskosten für den einzelnen Auftrag:

Wer 200 Kilometer Rohr auf einmal be-

stellt, darf das gerne per Fax und auf

Chinesisch machen – bei 200 Metern

wäre es sehr ratsam, wenn er sich der

kostengünstigsten Technik bedient.

Denn, zum Zweiten, die Möglich-

keiten, die die elektronische Auftrags-

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EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey

abwicklung bietet, können auch we-

sentlich kleinere Bestellmengen als

früher lukrativ machen. Und zwar nicht

nur für uns, sondern auch für den Kun-

den, denn natürlich werden eingesparte

Transaktionskosten an den Kunden

weitergereicht oder in zusätzlichen

Kundenservice investiert.

Solche Einsparungen und Erleich-

terungen können in beide Richtungen

der Lieferkette funktionieren. Die un-

ternehmensübergreifende elektroni-

sche Verknüpfung der EDV-Sys teme

bezieht die Vorgänger und die Nachfol-

ger in der Kette ein. Wir erfahren, wel-

cher Bedarf im Handel besteht, und

unsere Lieferanten erfahren, welcher

Bedarf bei uns besteht. Bestel lungen

werden dann keine Bringschuld mehr

von uns, sondern eine Holschuld der

Lieferanten. Das könnte etwa so funkti-

onieren: Sobald in unserem Lager ein

von uns vorgegebener Schwellenwert

für Aluminiumdraht unterschritten

wird, wird das allen potenziellen Liefe-

ranten von Aluminiumdraht signali-

siert, inklusive aller Produktspezifika-

tionen sowie Bandbreiten für

Liefermenge und Lieferzeitpunkt. Mit

diesen Informationen haben alle Wett-

bewerber alle notwendigen Informatio-

nen, um uns ein Angebot zu machen,

und wir wählen das beste aus.

Natürlich muss es heissen: Wir

würden das beste auswählen. Denn die

kleinen und mittleren Unternehmen,

zu denen auch Westaflex gehört, plagen

sich eher mit den Nachteilen moderner

Technik ab. Wir sind immerhin in der

glücklichen Lage, keine End kunden zu

haben, sodass wir sagen können: Bestel-

lungen per E-Mail akzeptieren wir

nicht. Denn vom Bearbeitungs ablauf

her landet man damit wieder in der

EDV-Steinzeit. Alle Daten müssen ma-

nuell ins unternehmens eigene System

übertragen werden, der eine Kunde

hängt eine Word-, der andere eine Ex-

cel-Datei oder ein PDF an, das muss

man dann wieder alles ausdrucken und

abheften. Die Prozesskette vom Bauxit-

Abbau über die Aluminiumhütte, die

Drahtproduktion, die Rohrfertigung

bis zum Einbau des fertigen Lüftungs-

rohrs ist wie ein langes Seil, an dem alle

hängen. Mit einem Fax oder einer E-

Mail schneide ich dieses Seil durch und

muss es anschliessend wieder neu ver-

knoten.

In der Welt der Grosskonzerne gibt

es seit vielen Jahren ausgefeilte Bestell-

und Abwicklungssysteme. Benetton et-

wa hält in der Fabrik die Pullover nur in

Pareto-Prinzip versus Long Tail

Klassische Rationalisierungsverfahren in Be-

schaffung und Vertrieb stützten sich oft auf

das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des ge-

samten Aufwands werden 80 Prozent des

gesamten Ergebnisses erzielt. Die 80:20-Re-

gel wurde vom italienischen Ökonomen Vilfre-

do Pareto (1848 – 1923) erstmals bei einer

Untersuchung der Vermögensverteilung in

Italien entdeckt, sie ist aber in vielen Wirt-

schafts- und Lebensbereichen anzutreffen.

Mit einer Konzentration auf die besten Kunden

bzw. Lieferanten lässt sich also das Kosten-

Nutzen-Verhältnis und damit die Profitabilität

verbessern. Die ABC-Analyse in der Einkaufs-

logistik ist ein typisches Beispiel für diese

Arbeitsweise.

Durch die Digitalisierung aller Lebens-

und Wirtschaftsbereiche gibt es inzwischen

auch Unternehmen, die ein genau entgegen-

gesetztes Modell verfolgen: Wenn die Kosten

für eine einzelne Transaktion gegen Null ge-

hen, kann es profitabel werden, auch Klein-

und Kleinstkunden mit extremen Nischenpro-

dukten zu bedienen. Für diese Vorgehens weise

wurde 2004 von Wired-Chefredakteur Chris

Anderson der Begriff «Long Tail» geprägt. Bild

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«Mit einer Bestellung per E-Mail landet man vom Bearbeitungsablauf her wieder in der EDV-Steinzeit.»

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GDI Impuls . Nummer 4 . 2008

einer Farbe vorrätig, nämlich weiss.

Der Abverkauf in den Läden wird über

die Scannerkassen täglich übermittelt,

der hierdurch errechnete Bedarf an den

einzelnen Färbungen bestimmt für je-

des Modell und jede Farbe, welche

Stückzahlen gefärbt und geliefert wer-

den. Auch im Lebensmitteleinzelhan-

del gibt es sehr ausgefeilte Systeme, die

automatisch signalisieren, welche Arti-

kel wann in welchem Umfang wieder

aufgefüllt werden müssen.

Für solche automatisierten Vorgän-

ge braucht man standardisierte Kom-

munikation. Auch unsere Grosskun-

den, etwa aus der Automobilindustrie,

kennen und haben das längst: Wenn sie

nicht ISO-zertifiziert sind oder nicht

am internen Datenaustausch teilneh-

men wollen, kommen sie gar nicht erst

rein. Allerdings hatte lange Zeit jeder

sein eigenes, handgestricktes System –

bei VW ging das sogar so weit, dass es

unterschiedliche Normen für jedes ein-

zelne Werk gab. Da Unternehmen wie

Westaflex eine Vielzahl von Konzernen

aus ganz unterschiedlichen Branchen

beliefern, entstand dadurch bei uns ein

hoher Aufwand, um allen diesen Stan-

dards gerecht zu werden.

Inzwischen geht der Trend dahin,

die Grund-Kommunikation auf den

kleinsten gemeinsamen Nenner zu re-

duzieren. Das sind bei jedem Bestell-

vorgang drei Informationen: Artikel-

nummer, Stückzahl und Liefertermin.

Es wäre eine enorme Erleichterung,

wenn alle Bestellungen in dieser Art

mit einem gemeinsamen Standard be-

arbeitet werden könnten. Alle über den

kleinsten gemeinsamen Nenner hinaus

gehenden Informationen könnten dann

auf anderen Wegen ausgetauscht wer-

den. Rechnungsdaten zum Beispiel

gehören nicht zwingend dazu: VW bei-

spielsweise will gar keine Rechnung

von uns. Wenn eine Lieferung von der

Qualität her in Ordnung ist, bekom-

men wir eine Gutschrift, fertig. So weit

sind wir mit dem Handel noch nicht –

hier müssen auch noch Rechnungsda-

ten ausgetauscht werden.

In einer Konzentration auf den

kleinsten gemeinsamen Nenner liegt

auch die Chance für die ganz gros sen

Einsparpotenziale – die nämlich erge-

ben sich, wenn die elektronische Auf-

tragsabwicklung für alle Betriebe ein-

setzbar wäre. Besser gesagt: von allen

Betrieben eingesetzt würde. Einsetzbar

ist sie bereits heute. Denn diesen ge-

meinsamen Standard gibt es schon. Er

heisst EDI, Electronic Data Interchange,

und ist in den Achtzigerjahren von der

Welthandelsorganisation entwickelt

worden. EDI ist eine Vereinbarung für

die elektronische Übermittlung von

Geschäftsvorgängen, bei der formali-

sierte Daten zwischen Geschäftspart-

nern ausgetauscht werden.

Formalisierte Daten sind Daten, bei

denen genau festgelegt ist, in welcher

Reihenfolge und welchem Format be-

stimmte Informationen erscheinen. Als

EDI-Nachricht kann demnach prinzi-

piell alles versandt werden, was Formu-

larcharakter aufweist, also beispiels-

weise Rechnungen, Bestellungen,

Angebote, Lieferabrufe oder Spediti-

onsaufträge.

EDI ist keine Nachricht, sondern ei-

ne Nachrichten-Grammatik. EDI-An-

wendungen gibt es im Prinzip in jeder

Branche. Wenn Banken heute grenz-

überschreitend mit SWIFT kommuni-

zieren, steckt EDI dahinter. Bei vielem,

was heute fast wie von Geisterhand

geht, steckt nicht Excel dahinter, son-

dern eine strukturierte Nachricht,

nämlich EDI. Die Sprache ist in jeder

Branche eine andere, für die Auto-

mobilindustrie anders als für den Ak-

tienhandel oder die Sanitärbranche.

Aber die zugrunde liegende Gramma-

tik, der kleinste gemeinsame Nenner,

ist immer die gleiche.

Man kann sich das vorstellen wie

beim Bargeld-Abheben. Früher war

diese Transaktion nur am Schalter der-

jenigen Bank möglich, bei der man sein

Konto hatte – da war es schon gut, wenn

man unterwegs ein Postsparbuch da-

beihatte, weil dieses Sparbuch mit den

Postbanken anderer Länder kompati-

bel war. Heute gehen Sie an jeden belie-

bigen Geldautomaten jeder beliebigen

Bank. Übrige Bankgeschäfte, etwa

Überweisungen oder Ak tienverkäufe,

können Sie weiterhin nur an den Auto-

maten, über die Website oder an den

Schaltern Ihrer Bank vornehmen, aber

für den Bargeldverkehr, für den kleins-

ten gemeinsamen Nenner, haben sich

die Banken auf eine gemeinsame Spra-

che geeinigt.

Die unterschiedlichen Sprachen für

unterschiedliche Branchen sind bislang

«Hinter vielem, was heute fast wie von Geisterhand funktioniert, steckt eine strukturierte Nachricht.»

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EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey

ein Problem für die allgemeine Verbrei-

tung des EDI-Standards. Insbesondere

für Zulieferer, die ja oft die Sprachen

verschiedener Branchen verstehen und

anwenden müssen. Der Lösung dieses

Problems hatte sich ein Forschungspro-

jekt der Technischen Hochschule Aa-

chen verschrieben, so zusagen als eine

Standardisierung des Standards. Die

Ergebnisse waren so überzeugend, dass

sich Ende 2006, vor Auslaufen des Pro-

jekts, die Genossenschaft myopenfac-

tory gründete, um die Umsetzung in

den Unternehmen voranzutreiben.

Myopenfactory ist so einfach, einfa-

cher gehts nicht. Niemand muss dafür

eine neue EDV oder ein neues System

einführen. Man sollte lediglich Einig-

keit bei den Artikel-Stamm daten erzie-

len, damit ein und dieselbe Artikel-

Nummer auch immer den gleichen

Artikel meint. Wenn das gewährleistet

ist, braucht man dafür nicht einmal

EDV-Experte zu sein: Browser an, ein-

loggen, fertig.

Deshalb ist dieses System natürlich

denkbar ungeeignet, um von einem

Unternehmen propagiert und im Markt

durchgesetzt zu werden: Man kann

nämlich kaum Geld damit verdienen.

Keine teure Software, die aufwendig in-

stalliert werden muss, keine Wartungs-

verträge, keine kostenpflichtigen Up-

dates. Lediglich Unternehmen (meist

größere Mittelständler), die bereits ein

ERP-System nutzen, müssen einmalig

eine Schnittstelle von diesem System zu

myopenoperation installieren.

Für die potenziellen Kunden eigent-

lich hervorragende Argumente, aber

wenn kein Geld damit verdient wird,

rührt auch kein Aussendienstler die

Werbetrommel. Deshalb sind die Grün-

der auch auf die Unternehmensform

der Genossenschaft verfallen. Die meis-

ten Mitglieder der Genossenschaft sind

Softwarehäuser, die sich im Markt

durchaus an anderer Stelle als Wettbe-

werber gegenüberstehen, aber hier ein

gemeinsames Interesse an der Einfüh-

rung des Myopenfactory-Systems haben

– um bestehende Kunden zu pflegen

oder neue Kunden für die Dienstleis-

tungen des Hauses zu akquirieren.

Im laufenden Betrieb ist myopen-

factory so günstig, günstiger gehts

nicht. Die bislang üblichen Datenver-

bindungen zwischen Herstellern und

Grosskunden schlagen mit Belastungen

von einigen tausend Euro pro Monat zu

Buche. Jedes Einwählen ins System

wird extra berechnet, und obendrauf

kommen Kosten je nach Volumen des

Am Anfang war die Geheimschrift

Militär: die Enigma, eine Art Schreibmaschine

mit einem Verschlüsselungs-Set aus Walzen,

Ringen, aus deren unterschiedlichen Stellun-

gen sich eine schier unendliche Zahl von Kom-

binationen ergab. Das sollte es dem Gegner

unmöglich machten, das System zu knacken.

Um die Nachrichten für die deutschen Funker

entzifferbar zu machen, gab es für jeden Tag

einen zentralen Tagesschlüssel. Jede einzelne

Meldung wurde vom Sender noch mit einem

indiviudellen Schlüssel versehen, den nur ent-

ziffern konnte, wer eine Enigma-Maschine

hatte und den Tagesschlüssel kannte.

Bis zum Ende des 2. Weltkriegs waren die

Deutschen sicher, dass niemand ihre Enigma

Die Geschichte der strukturierten Nachricht

reicht bis in die Anfänge der schriftlichen

Kommunikation zurück. Allerdings ging es

damals nicht um kostengünstige Abwicklung

von Geschäften, sondern um die sichere Über-

mittlung geheimer Nachrichten durch Ver-

schlüsselung. Nur wenn dem Empfänger die

Struktur des Textes, also der Schlüssel, be-

kannt war, konnte er die Nachricht entziffern.

Eine scheinbar perfekte Verschlüsse-

lungsmaschine nutzte ab 1930 das deutsche

knacken könnte – dabei war es schon Anfang

1940 einem Team von englischen und polni-

schen Mathematikern unter der Leitung von

Alan Turing und Marian Rejewski gelungen,

hinter die Struktur der Maschine und ihrer

Nachrichten zu kommen.

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: © E

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«EDI ist so einfach und günstig, dass kein Aussendienstler dafür werben würde. Er verdient schlicht zu wenig daran.»

GDI Impuls . Nummer 4 . 2008

Ein grosser internationaler Anbieter von Soft-

ware-Lösungen erwähnte kürzlich, dass er

sich weniger um OpenSource basierte Konkur-

renzlösungen Gedanken macht, als um Ange-

bote, welche auf dem Transaktionskostenmo-

dell basieren – neudeutsch auch als ‚Software

as a Service’ (SaaS) bezeichnet. Myopenfac-

tory ist ein solcher Anbieter, welcher sich das

neue Geschäftsmodell zu Grunde gelegt hat

und damit auch offensichtlich Erfolg hat. Die

Gefahren und Risiken die üblicherweise mit

dem SaaS-Ansatz verbunden sind, wie Be-

triebsunterbruch, Verlust von geschäftskriti-

schen Daten oder auch Abhängigkeit sind in

diesem Fall jedoch nicht zutreffend, da es sich

dabei um einen reinen Umwandlungs- und

Meldungsdienst handelt, welcher über zuver-

lässige Statusmeldungen verfügt.

Nicht immer sieht der Sachverhalt so

einfach und klar aus, vor allem weil gerade

die Integration einer SaaS-Lösung in die be-

stehende IT-Landschaft oftmals grössere

Herausforderungen stellt als vermutet.

Einer seits bedarf es der Entwicklung von

Schnit tstellen zu bestehenden Systemen

und andererseits müssen die lokalen und

gesetzlich verankerten Compliance-Anfor-

derungen eingehalten werden können ohne

Anzeige

«Software as a Service» – aber mit Service

Datenverkehrs. Bei Myopenfactory

werden die Datensätze über das Inter-

net verschickt, verschlüsselt und sind

praktisch kostenlos. Das Volumen der

einzelnen Bestellung spielt genauso we-

nig eine Rolle wie das Datenvolumen,

auch die Frequenz des Abrufs nicht

mehr – wer nichts anderes zu tun hat,

kann jede Minute ohne Mehrkosten

nachschauen, ob eine neue Bestellung

angekommen ist.

Besonders attraktiv werden solche

System für alle, die besonders hohen

Geschäftsverkehr mit dem Ausland ha-

ben. So wie beim Handy-Roaming fal-

len auch bei der Kommunikation zwi-

schen Kunde und Lieferant im

grenzüberschreitenden Verkehr we-

sentlich höhere Kosten an. Mit EDI

kommt also das Versprechen, das für

die Unternehmen mit dem Internet

verbunden war, tatsächlich auch in de-

ren Kostenrechnung an. Und zwar gesi-

chert und standardisiert.

Wenn Kommunikationskosten bei

der Auftragsabwicklung keine Rolle

mehr spielen und die Unternehmen

auch keine Spezialisten mehr für die

Wartung des Systems verfügbar haben

müssen, lassen sich enorme Einsparun-

gen erzielen – an Geld und an Zeit.

Nach meiner Schätzung könnte man

bei einer völligen Umstellung aller Be-

stellsysteme auf EDI etwa 240 Mil-

liarden Euro einsparen. Pro Jahr. Nur

in Deutschland. Und wenn ich das auf

die ganze Welt hochrechne, lande ich in

jedem Fall im Billionen-Bereich. In et-

wa der Betrag, den die Finanzkrise ge-

rade weltweit an Schaden verursacht,

könnte also im Bestellwesen jährlich

eingespart werden.

Oder klüger investiert werden.

Denn wenn ein Handwerker seine Roh-

re direkt bei uns bestellen will, kann

das sogar Spass machen, wenn er über

Myopenfactory bestellt. Dann sparen

wir vielleicht weniger oder gar kein

Geld – aber dafür lernen wir am Ende

doch noch auch unsere Endkunden di-

rekt kennen. <

Link zum Themawww.myopenfactory.org

neue, unnötige Abhängigkeiten zu schaffen.

Werden zudem auch noch neue Kundenseg-

mente zugänglich gemacht, ruft dies nach

Kompetenzen in den Bereichen Business

Intelligence und Customer Relation ship Ma-

nagement. Der Kreis der in all diesen Berei-

chen kompetenten IT-Dienstleister wird

somit immer kleiner. ELCA Informatik AG

gehört zu diesen wenigen Schweizer IT-

Dienstleistern, welche mit ihrem breiten

Dienstleistungsangebot hier helfen können.

www.elca.ch