Applikations- und Mailarchivierung für IBM® Lotus Notes® & Domino®
EASY NOTES
Christof Wegener EASY NOTES
Häufig auftretende Schmerzen
» Wachsende Datenbanken
» Index vergrößert sich kontinuierlich
» Zunehmende Server-Infrastruktur
» Überlastung der Server
» Schrumpfende Wartungsfenster
» Ängste der Benutzer vor Veränderungen
» Absehbare Lotus-Migration
» Unerfahrenheit mit ECM-Lösungen
ADMINISTRATOREN » Quota auf Mailboxen (Limitierung)
» Suche, Aufbau von Ansichten und Ordnern zu langsam
» Keine Zeit für Veränderungen
» Eventuelle Schulungen werden als störend empfunden
» Archiv-Lösungen gelten meist als zusammengeschustert
BENUTZER
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Der Schmerzstiller
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Christof Wegener EASY NOTES
Die Lösung
» Reduktion der Datenbankengröße bis zu 90%
» Datenbanken beinhalten lediglich Byte-große Referenzen
» Senkung der Hardwarekosten
» Verbesserte Server Performance
» Wartungsfenster werden erweitert
» Transparente Integration
» Erleichtert Migrationsprozesse
» Einsatz kostengünstiger Speichermedien
» Vollständig integrierte ECM-Lösung
ADMINISTRATOREN » Nahezu unlimitierte Mailbox
» Bessere Performance
» Nahtlose Integration
» Verbesserte Suchmöglichkeiten
» Eine Lösung für die unternehmensweite Transparenz
» Minimale Veränderungen der Benutzeroberfläche
» Keine Client-Installation notwendig
BENUTZER
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Suchen, Finden und Bearbeiten » Dokumente samt Anlagen werden inhaltlich erfasst und stehen den
Anwendern über die EASY NOTES-Suchmechanismen zur Verfügung » Gleichzeitige Recherche in aktiven und archivierten Inhalten » Recherche, Bearbeitung und Neuanlage von Dokumenten im Archiv für
Anwender direkt aus der IBM® Lotus Notes®-Oberfläche » Über den EASY NOTES Workspace können Dokumente zusammen
mit Informationen aus Notes-fremden Quellen (z. B. Dokumente aus SAP-Systemen) bequem in Kunden- und Vorgangsakten verwaltet werden
» Such-PlugIn und Toolbar ab IBM® Lotus Notes® 8.5
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Mobilität mit EASY NOTES » Der Offline-Store gestattet jedem Anwender archivierte E-Mails zyklisch
und nach bestimmten Kriterien mit dem EASY ENTERPRISE-Server lokal zu synchronisieren
» Direkter Zugriff auf archivierte Dokumente auch mittels IBM® Lotus® iNotes™ im Full-, Lite- und Ultralite-Modus (z. B. Apple iPhone)
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Archivierung » Revisionssichere Ablage im Archivsystem » Auslagerung auf kostengünstigere Speichermedien » Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben » Die Archivierung kann wahlweise regelbasiert durch den Server
und/oder manuell erfolgen » Optionale Konvertierung in Langezeitformate möglich
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Komprimierung » Platzsparende Komprimierung im Archiv-BackEnd » Dokumente samt Anlagen werden komprimiert abgelegt » Zusätzlich sorgt der „Single Instance“-Mode für weitere Platzersparnis
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Referenzierung » Der Zugriff erfolgt über eine Byte-große Referenz auf dem IBM® Lotus
Domino®-Server » Gewährleistet höchstmögliche Transparenz für die Anwender » Automatisches oder manuelles Wiederherstellen des gesamten
Dokuments möglich » Reduziert BackUp- und Restore-Zeiten
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Individuelle Lösung » Das enthaltene Software Development Kit (SDK) sorgt für noch mehr
Freiheiten bei der Integration von Archivierungsfunktionalitäten in projektspezifischen Applikationen
» Anforderungen, die über den umfangreichen Standard von EASY NOTES hinausgehen, können mit Hilfe des dokumentierten SDK realisiert werden
» Objektorientierte IBM LotusScript™ Bibliothek » Benutzung von Standard Notes Objekten für Daten
(z.B. NotesStream, NotesDateTime, etc.) » Integration in bestehende eigene oder Applikationen von
Drittanbietern
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Suche in der persönlichen Maildatenbank Authentifizierung über das Notes-Adressbuch (names.nsf)
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Archiv_08
Archiv_07
Persönliche Mail-DB
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Andere Mail-DB
Archiv_09
Archiv_08
Archiv_07
Persönliche Mail-DB
Suche in anderen Maildatenbanken Zugriffsrechte via Mail-Einstellungen (Zugriff & Delegierung)/ACL
Authentifizierung über Benutzername und Besitzer der Mail-DB
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Christof Wegener EASY NOTES
Archiv_09
Archiv_08
Archiv_07
Suche über einen NON-Lotus Notes Client Zugriffsrechte via Domino Verzeichnis/EASY ENTERPRISE.x Domino Delegate
Login über den Lotus Notes-Benutzernamen
Mindestens ein gültiger Benutzername des angemeldeten Benutzers muss im ENTERPRISE.x –Dokument (notes.acl) vorhanden sein
Domino Verzeichnis
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Zugriff
A r c h i v i e r u n g K o m p r i m i e r u n g R e f e r e n z i e r u n g
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EASY NOTES Komponenten
Mail Workspace PlugIn
BENUTZER OBERFLÄCHE
Domino Gateway
BUSINESS LOGIK UND KONFIGURATION
Business Gateway MultiRenderer
VERARBEITUNG
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LOTUS DOMINO SERVER
EASY NOTES Gateways
Domino Gateway als JAVA Server Addin
JAVA APPLIKATIONS SERVER
Business Gateway
EASY ENTERPRISE
ECM SERVER
R M I
J A V A
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» Archivierung Ihrer Applikationen
» Berücksichtigt Notes-Sicherheitsmodel
» 90% Reduzierung der Datenbankgröße
» Unterstützt lokale Archive (Replikation)
» Vollständig transparente Integration
» Audit Trail/Zugriffsprotokollierung
» Bietet die technische Grundlage für Compliance Standards
» Einfache Integrationsmöglichkeiten (SDK & API)
» Keine Client-Installation notwendig
FEATURES » Archiviert unternehmenskritischen Daten
und Applikationen (neben E-Mail)
» Alle Informationen bleiben geschützt (gemäß dem Notes-Sicherheitsmodel)
» Schnellere Antwortzeiten
» Gewährleistet Benutzer-Mobilität
» Kein Einfluss auf die gewohnte Arbeitsweise der Benutzer
» Sehr einfache Integration in weitere Applikationen
» Einfache serverbasierte Administration
BENEFITS
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Applikations- und Mailarchivierung für IBM® Lotus Notes® & Domino®
VIELEN DANK