e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der WirtschaftPraxisbericht swb Abrechnungsservice GmbH

Gislinde Koppswb Abrechnungsservice GmbH18.05.2015

e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Agenda

> Kurzvorstellung der swb Gruppe> Treiber der Digitalisierung> Ausgangsrechnung online> Bearbeitung der Eingangsrechnungen> Umstellungsprozess> Chancen der elektronischen Rechnung> Lessons Learned

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e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Basis für ein modernes Leben

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swb steht in den Städten Bremen und Bremerhaven und der Region Norddeutschland für vieles, was unseren Kunden täglich nahe kommt. Sie steht für Energie, Trinkwasser und Telekommunikation.

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Konzernvision

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„Klimafreundliche Energie und Lebens- qualität mit den Menschen von hier.“

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swb im Überblick

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Energie- und Trinkwasser

swb Vertrieb Bremen GmbH

swb Vertrieb Bremerhaven GmbH & Co. KG

swb Vertrieb GmbH

swb Erzeugung AG & Co. KG

swb CREA GmbH

wesernetz Bremen GmbH

wesernetz Bremerhaven GmbH

Techn. Dienstleistungen

swb ServicesAG & Co. KG

swb Abrechnungsservice GmbH

swb Beleuchtung GmbH

swb EntsorgungGmbH & Co. KG

Entsorgung

Assoziierte Unternehmen*

Hansewasser Ver- und Entsorgungs GmbH

Gemeinschaftskraftwerk Bremen GmbH & Co. KGWeserkraftwerk Bremen

GmbH & Co. KG

Stadtwerke Soltau GmbH & Co. KG

Weitere Beteiligungen

Stromversorgung Greifswald GmbH

Osterholzer Stadtwerke GmbH & Co. KG

Hundertprozentige Beteiligung im swb-Konzern. Beteiligung *Auf assoziierte Unternehmen wird kein beherrschender Ein-fluss ausgeübt.

AG

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swb Abrechnungsservice

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Die swb Abrechnungsservice GmbH ist die Gesellschaft für Abrechnungs-dienstleistungen und IT-Service in der swb-Gruppe. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst die Energieabrechnung für Strom, Gas, Wasser und Wärme, die Abrechnung von Netznutzungsentgelten und Einspeise-vergütungen, das zugehörige Debitoren-management sowie das Mahn- und Inkassowesen. Darüber hinaus betreut die Gesellschaft die IT-Systeme für Abrechnung, Messstellenbetrieb und Messdienstleistungen.

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swb Abrechnungsservice in Zahlen

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Leistungsdaten 2014Mitarbeiter: 120Umsatz: ca. 25 Mio. €Abgerechnete Verträge: ca. 1.765.000 StückQualitätsmanagement: ISO 9001:2008

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Treiber der Digitalisierung

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Big Data

Mobile Infra-struktur

Kunden

Die Daten aus unterschiedlichsten Quellen nehmen exponentiell zu und können zur Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden.

Die Transparenz und das Angebot im Internet lassen die Kundenansprüche steigen und erfordern die stärkere Ausrichtung der Unternehmen am Kunden.

Die Verfügbarkeit mobiler Endgeräte und des schnellen Internets machen neue Geschäftsmodelle möglich.

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Technische VorgehensweiseDie visualisierte Darstellung der Rechnung wird in PDF Format als E-Mail Anhang der E-Mail beigefügt. Die PDF-Rechnung kann optional aus dem Archiv nachgelesen werden, aus einem definierten Austauschverzeichnis hochgeladen werden oder auch direkt mit einem definierten Formular generiert in PDF konvertiert werden.

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Erstellen von elektronischen Rechnungen

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Hohe Automatisierung in Massenprozessen

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> IT Unterstützung bei der Rechnungserstellung ist zwingend > Im Massenprozess sind definierte gleichartige Abläufe

erforderlich> Vermeidung von manuellen Eingriffen > Arbeit im automatisiertem Workflow mit geeigneten Quality

Gates > Datenqualität der Inputdaten entscheidet über späteren

Mehraufwand für Nachbearbeitung> Hohe Qualität der Stammdaten ist Voraussetzung für fehlerfreien

Ablauf> Software zur Unterstützung der Zuordnung und Verbuchung der

Zahlungseingänge

Bearbeiten von Eingangsrechnungen

Folie 11 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Zentraler Posteingang swb

Interne Rechnung

Geschäftspost

Rechnung

Einscannen (Texterkennung) Buchhaltung Abgleich mit

BestellungWareneingang

buchenFreigabe

Fachbereich Zahlung Archivierung

Gesellschaft 1 Gesellschaft 2Buchhaltung

Gesellschaft 3

Abgleich mit Bestellung

Wareneingang buchen

Freigabe Fachbereich

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Umstellungsprozess gestalten

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> Projektziel klar festlegen > Abgrenzen, was nicht betrachtet wird> Projektplan mit Budget, Ablauf, Meilensteinen und

Produktivsetzungstermin erstellen> Nutzung von bereits etablierten standardisierten Formaten

ermöglicht einen breiten Einsatz (z.B. EDIFACT, xml)> Entscheidung für die einzusetzenden Software ist wesentlich für

den Erfolg > Herausforderung Datenschutz und Datensicherheit> Rechnungsausgang: Festlegen des Datenformats> Rechnungseingang: Wesentliche Entscheidung war die

Einrichtung einer zentralen Posteingangsstelle

Chancen und Vorteile der e-Rechnung

Folie 13 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Durchgängiger Bearbeitungsprozess

Reduzieren von Kosten

Schonen der Umwelt

Beitrag zum KlimaschutzCO2

> Verbesserung der Kundenbetreuung> Schlanker, durchgängiger

Bearbeitungsprozess möglich> Zeitnahe Erfassung der

Rechnungsdaten> Workflowgestützte

Rechnungsprüfung und Freigabe > Korrekte Rechnungsdaten> Schnellere Zahlung möglich

A B C

€

Chancen und Vorteile der e-Rechnung

Folie 14 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Durchgängiger Bearbeitungsprozess

Reduzieren von Kosten

Schonen der Umwelt

Beitrag zum KlimaschutzCO2

A B C

€> Kurze Durchlaufzeiten> Keine Kosten für Rechnungsdruck

und Papier> Keine Verteilung der internen Post> Kosten für „Papierarchiv“ entfallen> Ersparnis von Porto

Chancen und Vorteile der e-Rechnung

Folie 15 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Durchgängiger Bearbeitungsprozess

Reduzieren von Kosten

Schonen der Umwelt

Beitrag zum KlimaschutzCO2

A B C

€> Verzicht auf Papierausdrucke

erspart Papierverbrauch> Reduzierung von Druckfarben und

Toner

Chancen und Vorteile der e-Rechnung

Folie 16 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

Durchgängiger Bearbeitungsprozess

Reduzieren von Kosten

Schonen der Umwelt

Beitrag zum KlimaschutzCO2

A B C

€

> Keine Transporte von Papierrechnungen

> Einsparung von Treibstoff

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Fazit und Lessons Learned

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> Einführung als Projekt gestalten> In der Projektinitialisierungsphase Projektauftrag und Projektteam

festlegen > Prozessablauf bestimmt die IT-Umsetzung> Rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bereits in der

Projektphase erleichtert das Abbauen von Widerständen> Begleitung der Mitarbeiter bei organisatorischem Changeprozess> Qualifizierung der Mitarbeiter für die neuen Abläufe und

Aufgaben> Nach Einführungsphase aktive Überprüfung der Wirksamkeit und

Einhaltung des neuen Prozesses

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Fragen ?

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Herzlichen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!

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