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WIR BITTEN DIE WELT ZU TISCH E-Procurement mit System wie BHS tabletop mit GISA und Mercateo den Einkauf optimiert hat
WIR BITTEN DIE WELT ZU TISCH
E-Procurement mit System
wie BHS tabletop mit GISA und Mercateo den Einkauf optimiert hat
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
BHS tabletop – Wir bitten die Welt zu Tisch
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 30
Quelle: Magazin Wirtschaftswoche, Ausgabe 48/2018
• Weltmarktführer für Außer-Haus-Verpflegung (Gastronomie-Porzellan)
• Konzernumsatz 2018 (IFRS): 119 Mio. Euro
• 1.165 Mitarbeiter
• Über 30 Millionen verkaufte Porzellanteile p.a. in mehr als 120 Länder
• Exportquote ca. 57 %
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
An den besten Adressen der Welt Zuhause - Referenzen
©Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 31
Atlantis The Palm, Dubai AIDA-Flotte Lufthansa
Caesar‘s Palace, Las Vegas Mercedes-Benz Bank, Stuttgart The Brando
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Drei-Marken Strategie
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Tochtergesellschaften
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
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Standorte
• Produktionsstandort Schönwald / Oberfranken:gegründet 1879, Fertigung eines hochkomplexen Sortimentes von weit über1.000 Artikeln
• Produktionsstandort Weiden / Oberpfalz:gegründet 1881, heute größte Porzellanfertigung Europas, Produktion von bis zu 120.000 Stück Porzellan pro Tag
• Standort Selb:Dekorations- und Logistikzentrum (DLZ): Porzellanveredelung undpunktgenaue Auftragsabwicklung, Lagerung, Transport und Auslieferung
Verwaltungsstandort Ludwigsmühle: Zentralverwaltung BHS tabletop
Prozess
Mercateo
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Organisatorische Einordnung Zentraleinkauf
• Standort: Selb Ludwigsmühle
• 4 Mitarbeiter/innen incl. Abteilungsleitung
• Vorstandsressort Produktion/Logistik – Bereich Logistik/Einkauf
• Organisatorische Besonderheit:
• Werksbeschaffungen an den Produktionsstandorten (Schönwald und Weiden)
• Dezentrale Bestellabwicklung von typischen Werksbedarfen (Dienstleistungen, Ersatzteile,
Reparaturmaterial etc.) durch Werksbeschaffungen
• Disziplinarische Zugehörigkeit zur Betriebsleitung, nicht zum Zentraleinkauf
Zentraleinkauf 08.05.2019 Mercateo Business Breakfast 34
25 Jahre Erfahrung - 360° IT mit Zukunft
GISA ist…IT-Fullservice-Dienstleister mit Kunden aus der Energiewirtschaft, öffentlichen Auftraggebern als auch Produktions- und Industrieunternehmen
Jahresumsatz 2017 98,6 Mio. EUR
Mitarbeiter ~ 800
Gründung 1993
Standorte & BürosHalle (Saale) | Berlin, Leipzig, Dortmund, Chemnitz, Cottbus & Nutzung der deutschlandweiten itelligence-Standorte
Zertifizierungen
BSI-zertifizierter
Hochleistungsrechenzentrumsverbund sowie
mehrfach zertifizierter SAP- und Microsoft-Partner
GISA - Philosophie -
Partnernetzwerk
Beratung Betreuung Betrieb
Auswahl unserer Managed Services/ Outsourcing –Kunden
Vollständiges IT- Outsourcing mit der Übernahme der Applikationen der
BHS tabletop AG in den Betrieb und Bereitstellung der
Kernanwendungen, sowie Betreuung der Endgeräte wie PCs, Notebooks,
Scanner etc.
Neuaufbau des SAP HCM-Systems mit anschließendem Betrieb und Anwendungsbetreuung
CarveOut mit Übernahme des SAP ERP und HCM Systems; Betrieb und
Betreuung des SAP HCM-Systems
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Ist-Zustand vor Mercateo
• Aufwendiger, zeitintensiver Beschaffungsprozess im Bereich der C-Teile
• Zu hohe Prozesskosten
• Kaum Transparenz
• Zu hohe Lieferantenanzahl im Bereich der C-Teile
Daraus abgeleitet entstand der Projektauftrag zur Einführung einer zeitgemäßen, elektronischen Beschaffungslösung.
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Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Warum ausgerechnet Mercateo?
• Bietet mit über 23 Mio. Artikeln bereits ein sehr breites Warensortiment
• Aufnahme eigener Lieferanten möglich
• Hohe Preis- und Markttransparenz durch die direkte Vergleichbarkeit auf einer Plattform
es ergibt sich ein indirekter Preiskampf
• Weniger kostenintensiv als reine Softwareanbieter
• Reduzierung der Kreditorenanzahl
• Nutzerfreundliche, intuitiv bedienbare Oberfläche und optimierte Suchfunktion
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Prozess
Mercateo
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Umsetzung
• Bildung eines Projektteams mit Verantwortlichen aus allen relevanten Bereichen entlang der Supply Chain
• Start mit Pilotprojekt im Bereich Elektromaterial mit zwei Exklusivlieferanten
• Rechnungsabwicklung und Kostenrechnung zwingend in SAP erforderlich bei standardisierter OCI-Anbindung wäre für jeden Bedarfsträger eine SAP-Lizenz erforderlich gewesen Budgetthema
• Einstieg auf Mercateo-Plattform, NICHT im SAP!
• Programmierung einer individuellen Schnittstelle durch GISA
©Zentraleinkauf 08.05.2019 40Mercateo Business Breakfast
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Anlage der Bestellung in speziell reserviertem Nummernkreis
Wareneingangsbuchung nach Wareneingang
Rechnungsbuchung
Bedarfsidentifikation Erstellung eines Warenkorbes
„Zur Kasse gehen“
Kontierung des Warenkorbes
Genehmigungs-workflow nach Absenden des Warenkorbes
Freigabe der Bestellung
…nach Mercateo-Einführung
©Zentraleinkauf 08.05.2019 41
Mercateo
Bedarfsträger GenehmigerBedarfsträger Bedarfsträger Bedarfsträger
Bestellung an Lieferant
SAP
Schnitts
telle
automatisiertWareneingangsbucherBuchhaltung
Mercateo Business Breakfast
© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 42
Einkäufer Webshop SAP PI SAP System
Online Zugriff
manuelle Erfassung
Webservice Aufruf
via HTTPS
IDOC
Übertragung
BHS Mercateo GISA
Schnittstelle Mercateo SAP PI: XML PORDCR1 (kundeneigen)
Schnittstelle SAP PI SAP ERP: IDOC Nachrichtentyp PORDCR1 (SAP Standard)
Nachrichtentyp PORDCR1 (eingehende Bestellung) ist im SAP Standard nicht für externe Kommunikation
vorgesehen und musste eingerichtet werden
Prozessablauf – technische Sicht
© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 43
Notwendige Informationen für die Bestellanlage sind:
Bestellart
Buchungskreis
Einkäufergruppe
Einkaufsorganisation
Werk
Warengruppe
Lieferant
Datenmapping und notwendige Anpassungen
© GISA GmbH | Anbindung Mercateo bei BHS | 44
Weitere Informationen für die Bestellanlage sind:
Kontierungskennzeichen
Ableitung des Kennzeichens und Befüllung der korrekten SAP-internen Felder anhand des Formates
Mercateo Sachkonto SAP Kontierung
XXXXXX Auftragskontierung
XX-XXXXX Kostenstellenkontierung
Zusätzliche Anpassungen notwendig:
Länge des dargestellten Materialkurztexts
im SAP kürzer als im Mercateo System
Nutzung des Materialbestelltexts
Einheitenumwandlung notwendig
SAP Standard Schnittstelle beinhaltet kein
Einheitenmapping
Datenmapping und notwendige Anpassungen
Prozess
Mercateo
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Probleme im Zuge der Umsetzung
• Hoher manueller Zuordnungsaufwand bei der Anlage von Usern, Kostenstellen, Kostenarten und Anlieferadressen
• Nur hierarchischer Genehmigungsworkflow auf Mercateo möglich
• Vertreterregelung schwierig kann beispielsweise über Admin nicht eingestellt werden
• Keine Abwicklung von bestandsgeführten Artikeln über die Plattform möglich
• Nur 90% der Plattformartikel haben Warengruppe mitgegeben
©Zentraleinkauf 08.05.2019 45Mercateo Business Breakfast
Prozess
Mercateo
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Entwicklung seit Einführung im März 2018
• Ø 12.000 € Umsatz pro Monat
• Ø 80 Einkaufsbelege pro Monat
• Ø 2 Positionen pro Bestellung
• Von 10 Usern/Genehmigern zu Beginn des Pilotprojekts hin zu 30 Usern/Genehmigern aus den Bereichen Elektrowerkstatt, Schlosserei, Beschaffung, IT und Personalwesen
• Eingesparte Arbeitsstunden seit der Einführung rund
1.000 Stunden• Rechnerische Einsparung von Prozesskosten in Höhe von rund
30.000 €
©Zentraleinkauf 08.05.2019 46Mercateo Business Breakfast
Prozess
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Stimmen aus der Belegschaft
©Zentraleinkauf 08.05.2019 47Mercateo Business Breakfast
Prozess
Mercateo
BHS tabletop
Ausblick – nächste Schritte
• Implementierung des Bereiches Arbeitsschutz über die Anbindung eines Exklusivkataloges
• Anlage zahlreicher zusätzlicher User durch die Abwicklung von Büromaterialien über die Plattform Mercateo
• Elektronische Archivierung von Einkaufsbelegen
©Zentraleinkauf 08.05.2019 48Mercateo Business Breakfast
