Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen. So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die ComplianceRichtlinien gesetzeskonformer Archivierung. ► Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten? ► Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz? ► Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken? [ aus der Reihe: webinar [at] id-netsolutions ]
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Willkommen zum Webinar: E-Mail-Management Wichtiger Hinweis vorab: Die Informationen stellen eine persönliche Meinung dar und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen. E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko? Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen. So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die Compliance- Richtlinien gesetzeskonformer Archivierung. ► Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten? ► Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz? ► Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken?
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Willkommen zum Webinar: E-Mail-Management
Wichtiger Hinweis vorab:
Die Informationen stellen eine persönliche Meinung dar
und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen.
E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko?
Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt
wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen.
So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die Compliance-
Richtlinien gesetzeskonformer Archivierung.
► Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten?
► Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz?
► Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken?
Ulrich Schmidt
Senior Consultant
Produktmanager
Aufgabenbereiche: Meine Spuren im Netz:
Produktmanagement docufied
Organisationsberatung
Training
Webinar: E-Mail-Management – Ihr Referent
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Zitat eines Referenten:
"Ich muss mich ja sicherlich nicht bei Ihnen vorstellen,
Bild- bzw. Textzitat genehmigt durch: http://www.heise.de/newsticker/meldung/In-eigener-Sache-Der-Heise-Zeitschriften-Verlag-und-
das-Leistungsschutzrecht-1815715.html
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Kennen Sie das auch?
Webinar: E-Mail-Management – Risiken II
Zitat eines lieben Kollegen
hierzu:
"In Ämtern und Behörden
kommt das einer
Aufforderung zur Straftat
gleich." Wird hier doch
quasi zur Löschung von
"Geschäftspost"
aufgefordert.
[Sinngemäß wiedergegeben.]
Bildnachweis: privates Foto
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Haftung ist drin, wo Geschäftsführer drauf steht!
"Was kann ich dafür, wenn mein Mitarbeiter
mal vergisst seine E-Mail zu speichern?"
"Woher soll ich denn wissen, was mein
Mitarbeiter so versendet?"
(z.B. rassistische, pornographische Inhalte)
Webinar: E-Mail-Management – Risiken III
Sollten Sie "private E-Mails"
am Arbeitsplatz erlauben – d.h.
nicht ausdrücklich verbieten,
dann sollten Sie Ihre Entscheidung
unbedingt noch einmal überprüfen.
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Das gilt auch für Sie: E-Mail ist Geschäftspost.
Kundenkontakte sind heute ohne E-Mail kaum denkbar
Vertragsanbahnung
Auftragsannahme
Ständige Erreichbarkeit (z.B. im Rahmen von SLA's)
E-Mail ist oft eine unternehmenskritische Anwendung
Praktische und rechtliche Gleichstellung mit
postalischem, papiergebundenem Schriftverkehr
Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben I
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Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben II
Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische
Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
Unternehmensregister (EHUG) 01.01.2007
Rechtsform des Unternehmens
Sitz des Unternehmens
Angaben zur Geschäftsführung
Registereintrag und –gericht
ggf. weitere je nach Rechtsform des Unternehmens
§37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen
bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr.
1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in
das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.
vgl. auch §35a GmbHG oder §80 AktG
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Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine.
• Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu.
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
• der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.;
• Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine.
• Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu.
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
• der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.;
• Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Whitepaper: E-Mail-Management in Unternehmen; VOI e.V. März 2011 http://voi.de/publikationen/leitfaeden-whitepaper/download_form/12-whitepaper-e-mail-management-2
Artikel des ULD Schleswig-Holstein, 01.04.2014: "Private sowie
dienstliche Internet- und E-Mail-Nutzung" https://www.datenschutzzentrum.de/internet/private-und-dienstliche-internetnutzung.pdf
