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Dr. Wolfram Viefhues Deutscher EDV-Gerichtstag …+file++... · Dr. Wolfram Viefhues Deutscher...

Date post: 18-Sep-2018
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Dr. Wolfram Viefhues Deutscher EDV-Gerichtstag Gemeinsame Kommission elektronischer Rechtsverkehr Kontaktadresse [email protected]
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Dr. Wolfram Viefhues

Deutscher EDV-Gerichtstag Gemeinsame Kommission elektronischer Rechtsverkehr

Kontaktadresse [email protected]

Dr. Wolfram Viefhues Aufsicht führender Richter

am Amtsgericht a.D.

Familienrichter seit 1980

Mitglied des geschäftsführenden Vorstand des Deutschen EDV-Gerichtstages

Vorsitzender der Gemeinsamen Kommission elektronischer Rechtsverkehr

Langjährig in der Justizverwaltung mit Fragen des elektronischen Rechtsverkehrs befasst

Welche gesetzlichen Regelungen enthält das Gesetz über den elektronischen Rechtsverkehr und wann treten sie in Kraft?

Was genau ist das besondere elektronische Anwaltspostfach?

Welche Auswirkungen hat das auf die konkrete Arbeit in den Anwaltskanzleien?

Wie muss man sich den Ablauf der elektronischen Kommunikation zwischen Anwaltskanzleien und Gerichten vorstellen?

Wie steht es mit der elektronischen Akte?

Wie sieht es in der Justiz aus? ◦ Elektronische Kommunikation

◦ elektronische Akte

Speziell: Datenübertragung per xJustiz

1.1.2016: Alle Anwälte müssen elektronisch erreichbar sein

1.1.2018: Bundesweit ist die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs möglich bei freiwilliger Nutzung

1.1.2020: Länder können elektronischen Rechtsverkehr verpflichtend anordnen

1.1.2022: Bundesweite Verpflichtung der "professionellen Einreicher" zum elektronischen Rechtsverkehr in der ordentlichen Gerichtsbarkeit (mit Ausnahme des Strafverfahrens) und bei den Fachgerichten

Opt-in und opt-out-Lösungen können den Zeitpunkt verschieben!

Das besondere elektronische Anwaltspostfach („beA“)

Entwickelt und betrieben durch die Bundesrechtsanwaltskammer als gesetzliche Aufgabe

Entwicklung und Tests laufen

Gewohntes Outfit wie z.B. Outlook (siehe unten)

Immer aktuelle Informationen unter http://bea.brak.de/

◦ http://bea.brak.de/fragen-und-antworten/

Die stufenweise Einführung (aus Sicht der Anwaltskanzlei erst Eingangskanal – später der Ausgangskanal) macht es möglich, sich langsam an die neuen Abläufe zu gewöhnen!

Technisch EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)

◦ Bereits seit Jahren im Einsatz z.B. im

Handelsregister (Kommunikation Notare-Gericht)

◦ Sicherer elektronischer Transportweg

◦ Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch OSCI-

Standard

◦ Anders als DE-Mail

◦ Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht

gewährleistet

Zulassung und Betrieb durch BRAK

◦ Anwaltliche Zulassung ist Voraussetzung für ein beA-Postfach

◦ Identifizierung über die örtliche Kammer

◦ Damit ist sichergestellt, dass „Anwalt drin ist, wo Anwalt drauf steht“

◦ Das beA ist das persönliche Postfach des Anwalts

◦ Besonders gesicherter Zugang durch Besitz und Wissen Besitz: z.B. durch Chipkarte (Sicherheitskarte)

Wissen: z.B. durch Passwort

Jeder zugelassene Rechtsanwalt wird ein eigenes beA erhalten

beA ist das persönliches Postfach des Anwalts

Auch der angestellte Anwalt erhält ein eigenes beA, für das er verantwortlich ist

Es gibt kein Kanzlei-beA,

auch nicht für Kanzleien, die als Rechtsanwaltsgesellschaft organisiert sind

Auch der Anwalt, der in mehreren Kanzleien tätig ist, bekommt nur ein beA

Erste Stufe ab 1.1.2016

◦ Ist das beA freigeschaltet, muss mit elektronischen Eingängen gerechnet werden.

◦ Die Gerichte werden diesen Zugangsweg zur Anwaltschaft nutzen.

◦ Speziell in Hessen Gerichtskostenrechnungen

◦ Also muss das beA technisch bedient werden können

Vom Anwalt selbst

Ersteinrichtung mit der Verteilung der Berechtigungen

Im laufenden Alltagsbetrieb

Von den Mitarbeiterinnen im laufenden Alltagsbetrieb

Organisatorische Konsequenzen Eingehende elektronische Dokumente nebst Anlagen müssen zur

Kenntnis genommen werden

Werden eingegangene Dokumente entdeckt?

Benachrichtigungsfunktion in das „normale“ e-mail-Postfach

Aber auch das „normale“ e-mail-Postfach muss durchgesehen werden!

Wird das beA regelmäßig durchgesehen?

Wie werden die elektronischen Dokumente der konkreten Sache zugeordnet?

Wie werden die elektronischen Anlagen zugeordnet?

Gibt es eine klare Verantwortlichkeit dafür?

Die Weiterbearbeitung muss beherrscht werden

o von allen Beteiligten

o Nicht nur von einem „Spezialisten“

o Vorsorge treffen für Urlaubs- und Krankheitsfälle !!

Risiken vermeiden: Dokumente und Anlagen werden nicht entdeckt, bleiben liegen, vergessen oder sogar gelöscht!

Aber: zwischen Zugang und Zustellung unterscheiden

o Rechtswirksame Zustellung weiterhin nur gegen EB, also nur bei erfolgter Reaktion des Anwalts

o Für Zugang reicht Eingang im beA

Durchschrift zur Kenntnis

Formlose Terminsverlegung

Gerichtskostenrechnung usw.

Behandlung für die kanzleiinterne Verwendung

◦ Ausdrucken und herkömmlich weiterbearbeiten

Ausdruck direkt an einer zentralen Stelle

(das beA als Fax-Ersatz) oder

Elektronisch weiterleiten an einen bestimmten Arbeitsplatz und erst

dort ausdrucken

Abhängig von Größe und Zuschnitt der Kanzlei

◦ Das elektronische Dokument (ggf. zusätzlich)

speichern? (das beA als Einstieg in die elektronische

Akte)

Bei elektronischer Anwaltsakte können die vom Gericht eingehenden elektronischen Dokumente sofort in die elektronische Akte des Anwalts überführt werden

Weitergabe an die Mandantschaft

o Ausdruck und Postversand

o Übermittlung elektronisch?

Geschützter Transportweg oder E-Mail?

Verschlüsselung?

Verschwiegenheitspflicht?

o Übermittlung per Fax?

beA kann als normaler Ausgangskanal zu allen

Anwälten genutzt werden

Schafft Arbeitsentlastung, wenn automatisch möglich

Schafft Kostenentlastung (Porto)

Macht also Sinn!

Aber: sind die notwendigen Vorbereitungen

getroffen?

Voraussetzung:

◦ beA muss vom Justiz-Fachsystem als normaler Postausgang

angesprochen werden können

◦ Technisch kein Problem:

JUDICA/TSJ (NRW) z.B. kann EGVP ansprechen

◦ Organisatorisch:

◦ beA-Postfach muss im Fachsystem fehlerfrei erfasst werden

Zum jeweiligen Verfahren

Welcher Anwalt? ( beA ist das persönliche Postfach eines Anwalts!)

Sind wir darauf vorbereitet?

Sogar Zustellungen sind möglich

EB kann zusammen mit dem zuzustellenden Dokument

übermittelt werden

Rücklauf als normales (gedrucktes) EB-Dokument

Aber:

◦ Formalien des zuzustellenden Dokumentes beachten

(qualifizierte elektronische Signatur)

◦ Signatureinheit an jeder Serviceeinheit?

◦ Eine zentrale Signaturstelle im Gericht wäre zulässig!

◦ Sind wir darauf vorbereitet?

Elektronischer Zugang zu den Gerichten ist die Zukunft!

Zeitplan beachten

Anwalt kann elektronisch einreichen

◦ Schon gegenwärtig, soweit konkret der eRV eröffnet worden ist (durch Rechtsverordnung)

◦ ab 1.1.2018 generell,

soweit Bundesland nicht herausoptiert hat (möglich bis Ende 2019). Dann kein elektronischer Zugang möglich !!

Anwalt muss elektronisch einreichen

◦ ab 1.1.2019, soweit ERV im Bundesland verpflichtend angeordnet worden ist (vorgezogener Zeitpunkt)

◦ ab 1.1.2022 bundesweit Pflicht

Dieser „Flickenteppich“ muss von der Kanzlei beherrscht werden!!!

Wenn der elektronische Weg zu den Gerichten eröffnet ist

Übertragung der elektronischen Dokumente über das beA

Nutzung des Transportwegs beA genügt der Schriftform!

Keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich!

◦ Einzelheiten siehe unten

Arbeitsabläufe in der Kanzlei müssen auch auf die Übersendung elektronischer Dokumente an die Gerichte eingestellt sein

o Im richtigen Dateiformat (wird über Rechtsverordnung festgelegt!)

o In der richtigen Form (Unterschriftserfordernis ??)

o An das richtige Gericht

o Mit den richtigen Anlagen

Das ist kein Ding der Unmöglichkeit, muss aber geplant, geübt und auch im Alltagsstress beherrscht werden!

Organisationsfrage: wer macht was wann? Kontrolle?

ERV ist zulässig, soweit Land nicht von der opt-out-Lösung Gebrauch macht

(Schlagwort „looser-Länder“)

beA wird von den Anwaltskanzleien als normaler Ausgangskanal von den

Anwälten genutzt werden

◦ Schafft Arbeitsentlastung

◦ Schafft Kostenentlastung (Porto)

◦ Macht also Sinn!

Wir müssen mit elektronischen Eingängen rechnen

◦ Dokument selbst

◦ Anlagen zu Dokumenten

Wir müssen mit Massen von elektronischen Eingängen rechnen

Aber: sind die notwendigen Vorbereitungen getroffen?

Erster Ansatz der Betrachtung beim „Arbeitsverursacher“

(gesehen hier aus Sicht der Justiz!)

◦ Immer in gesamten Arbeitsabläufen denken!

◦ Also beim Anfang der „Produktionskette“ ansetzen

◦ Immer auch über die einzelnen Organisationseinheiten (Gericht

– Anwaltskanzlei – Staatsanwaltschaft – Behörde) hinweg

nur so lassen sich auch übergreifende

Rationalisierungspotentiale erreichen

Gemeinsames Denken und Strukturieren der Abläufe ist

zwingend erforderlich

◦ Kaum durch „einseitige Anordnung“ möglich

◦ Partizipative Entwicklungsprozesse sinnvoll

elektronischer Weg zu den Gerichten kann eröffnet sein

Auch Papier und Fax sind noch zulässig

Risiko: Elektronischer Antrag wird an das Gericht geschickt, obwohl der ERV noch nicht eröffnet ist

◦ Fall: OLG Düsseldorf v. 24.07.2013, U (Kart) 48/12, AnwBl 2014, 91 = BRAK-Mitt 2014, 107 mit Anmerkung Sandkühler; siehe auch Radke, jM 2014, 58)

◦ Antrag unzulässig! Streitwert für das Berufungsverfahren 30 Mio., Beschwer der Klägerin fast 70 Mio €.

◦ Übersehen wurde, dass der eRV nur für Verfahren nach § 101 Abs. 9 UrhG sowie für Registersachen, aber nicht für Berufungssachen zulässig ist

Es bleibt ein Flickenteppich!

Elektronischer Schriftsatz wird erzeugt

Anlagen werden eingescannt

Schriftsatz und Anlagen werden zusammengefügt

Schriftsatz und dazugehörige Anlagen werden über

das beA an das Gericht übermittelt

Ganz einfach – oder doch nicht?

Bei erfolgreicher Übertragung erfolgt sofort eine Eingangsbestätigung des Gerichts, die als Nachweis für die Fristwahrung gilt

Also nicht nur - wie beim Fax- eine wenig beweiskräftige Sendebestätigung des eigenen Faxgerätes

Damit herrscht sofort Klarheit, dass der Zugang nicht erfolgt ist, wenn die übliche Eingangsmeldung der Justiz nicht in der Rechtsanwaltskanzlei eingeht.

„Reparaturversuch“ kann sofort eingeleitet werden

Lästige Streitigkeiten über Wiedereinsetzung werden vermieden.

technisch kein Problem:

oDie meisten Bürodrucker verfügen über Scan-Funktion

organisatorisch anders als Kopieren und Fax

o Kopie: Papier zu Papier

o Fax: Papier direkt an Empfänger

o Scan: Zuordnung zu einem Schreiben (elektronisches

Dokument) erforderlich!!

Dateiname muss vergeben werden

Speicherort / Zuführung zum beA-Ausgang

Verknüpfung mit dem ausgehenden Schriftsatz

Schriftformerfordernis beachten (Unterschrift) ◦ Formale Bedeutung des Unterschriftserfordernisses

Abschlussfunktion - „mehr kommt nicht“

Abgrenzung vom Entwurf – „jetzt gilt es“

Zurechnung des Erklärungsinhaltes zu dem Aussteller – „das ist meine Erklärung“

◦ Praktische Bedeutung des Unterschriftserfordernisses im gerichtlichen Verfahren

Keine (ausreichende) Unterschrift

Rechtsmittelfrist ist abgelaufen

Rechtsmittel ist unzulässig, auch wenn der Rechtsmittelführer den nicht unterschriebenen Antrag gerade gelten lassen will

Ergebnis: Unterschrifterfordernis wirkt nicht zum Schutz, sondern zum Nachteil des Antragstellers!!

ERV muss eröffnet sein !!! (Fall OLG Düsseldorf)

Schriftsätze müssen in elektronischer Form erstellt sein

In Papier vorhandene Unterlagen müssen eingescannt werden

Soweit Schriftform (Unterschrift) erforderlich ist, muss das Schriftformerfordernis korrekt umgesetzt werden!

Konkret bedeutet dies:

◦ qualifizierte elektronische Signatur des Dokumentes (bis 31.12.2017)

◦ Und Transport über das beA zum Gericht

◦ Übermittlung eines unsignierten Dokumentes an das Gericht über das beA erfüllt erst ab 1.1.2018 das verfahrensrechtliche Schriftformerfordernis!

Praktisch ankommen werden sowohl Eingänge ◦ in Papier,

◦ als Fax und

◦ als elektronisches Dokument

Bearbeitung abhängig von Aktenführung im Gericht ◦ Papierakte: Ausdrucken

◦ Elektronische Akte: Einscannen

Zulässigkeitsprüfung ◦ Ist der ERV nicht eröffnet: generell unzulässig

◦ Ist der ERV eröffnet: Schriftformerfordernis kann relevant sein

Immer konkret bezogen auf das einzelne Dokument

Nicht alle Dokumente erfordern die Schriftform

Welche elektronische Form genügt (qeS, beA usw.) ?

Bearbeitung abhängig von Aktenführung im Gericht

◦ Papierakte: Ausdrucken

◦ Elektronische Akte: Einscannen

◦ Organisatorische Anforderungen für die Eingangsbehandlung:

Wer macht das?

Wo wird das gemacht?

Was geschieht mit den eingegangen „Originalen“ (Papier, elektr.. Dokument)?

Ist das eindeutig geregelt?

Wissen das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Ist das ausreichend geübt (Massenbetrieb!!!!)

•Viefhues 2015 •38

Bisher: ◦ Eingang des Schriftsatzes in der Poststelle

(Wachtmeisterei)

Eingangsstempel

Sortierung nach Abteilungen

◦ Weitertransport zur Serviceeinheit

Aufwand / Arbeit

Verzögerung

◦ manuelle Zuordnung zur Akte

Aufwand / Arbeit

Verzögerung

•Viefhues 2015 •39

Keine Bearbeitung in der Poststelle automatische Weiterleitung an die

zuständige Serviceeinheit (keine Verzögerung !)

automatische Zuordnung zu elektronischen Akte (keine Verzögerung !)

bei herkömmlicher Aktenführung automatischer Ausdruck für die Akte in der SE

automatische Weiterleitung an den Gegner ◦ elektronisch an Anwälte über das beA ◦ zentraler Ausdruck für andere Beteiligte

Elektronische Dokumente müssen wir für

die Beteiligte, die nicht am elektronischen

Rechtsverkehr teilnehmen, selbst

ausdrucken

wir werden zur „Druckstrasse der

Anwaltschaft“

Das macht viel zusätzliche Arbeit

Das kostet viel Geld

•Viefhues 2015 •40

•Viefhues 2015 •41

Gedruckt wird nicht am Arbeitsplatz der

Servicekraft, gedruckt wird an zentraler Stelle

Voraussetzung: keine Unterschrift auf dem

Ausdruck erforderlich

Zentraldruck schon jetzt möglich durch

Wegfall der Ausfertigung (§ 317 ZPO n.F. ab

1.1.2014)

nur noch für die (eigene) Papierakte Ausdruck

am Arbeitsplatz

Ausdruck entfällt bei elektronischer

Aktenführung !!

•Viefhues 2015 •42

Keine Postbearbeitung in der Serviceeinheit mehr erforderlich!

keine Weitergabe zur Wachtmeisterei nötig!

automatische Steuerung

Elektronische Weiterleitung zur Druckstraße

Kostenersparnis bei Zentraldruck ◦ Druckkosten

◦ Portokosten

Für alle gerichtlichen Dokumente schon seit 1.7.2014 möglich durch Ersatz der Ausfertigung durch die automatische Beglaubigung

Zulässigkeitsprüfung

◦ Ist der ERV nicht eröffnet: generell unzulässig

◦ Ist der ERV eröffnet: Schriftformerfordernis kann relevant sein

Organisatorische Anforderungen an die Zulässigkeitsprüfung

◦ Wer macht das?

◦ Wann wird das gemacht?

◦ Wie wird das dokumentiert?

◦ Welche Reaktion erfolgt gegenüber dem Einreicher?

◦ Muss das wiederholt werden können?

◦ Ist das eindeutig geregelt?

◦ Wissen das die Beteiligten Personen?

◦ Ist das ausreichend geübt (Massenbetrieb!!!!)

Zugestellt wird ein elektronisches Dokument

über das beA

Ursprüngliche Vorstellung des Gesetzgebers:

◦ Zwangszustellung auch an Anwälte

◦ kein willensgesteuertes EB mehr

◦ Grund: Automatisierte Erfassung der

Zustellungsergebnisse bei den Gerichten möglich

Entschiedener Widerstand der Anwaltschaft:

o „nehmt uns nicht unser EB“

o „Wir gehen auf die Barrikaden“

Argument der Anwaltschaft:

o EB als verfassungsrechtlich geschütztes Gut

o Furcht vor Fristversäumung bei Abwesenheit

Argument der Justiz:

o EB wurde geschaffen zur Vereinfachung für den Absender

o Kein Privileg des Empfängers, damit über den Zustellungszeitpunkt selbst entscheiden zu können.

o Ziel: Automatisierte Erfassung der Zustellungsergebnisse

Suche nach dem Kompromiss: oAnwaltschaft will willensgesteuertes EB

o Justiz will automatisierte Erfassung der Zustellungsergebnisse

Lösung: oDas zukünftige EB besteht aus einem Datensatz, der

die üblichen Informationen eines EB enthält

oDieser Datensatz wird vom Anwalt willensgesteuert zurückgeschickt

ound dabei vom Programm um das Zustellungsdatum und den Namen des Anwalts ergänzt

oDer Datensatz kann bei der Justiz automatisch ausgewertet werden

Technische und rechtliche Umsetzung ab 1.1.2018

o Justiz erzeugt den EB-Datensatz

o Wird zusammen mit dem Dokument übermittelt an das beA des Anwalts

o beA (oder die Anwaltssoftware) zeigt an, dass Zustellung eingegangen ist – besondere Kennzeichnung!

o Anwalt bestätigt den Empfang im beA (bzw. der Anwaltssoftware)

o beA (oder die Anwaltssoftware) setzen Datum und Namen in den Datensatz und versenden ihn an das Absendergericht

o Zustellung wird dort automatisch im Computersystem des Gerichts vermerkt

elektronischer Weg zu den Gerichten kann verpflichtend sein

Papier und Fax sind nicht zulässig

Umgekehrtes Risiko des Anwalts:

◦ Antrag wird in Papierform oder Fax an das Gericht geschickt, obwohl der ERV bereits eröffnet ist

◦ Antrag unzulässig

Es bleibt ein Flickenteppich!

elektronischer Weg zu den Gerichten ist überall verpflichtend

Papier und Fax sind nicht zulässig

Risiko des Anwalts:

◦ Antrag wird in Papierform oder Fax an das Gericht geschickt, obwohl der ERV bereits eröffnet ist

◦ Antrag unzulässig

Jedenfalls kein Flickenteppich mehr!

Einführung des ERV global im Land oder „Flickenteppich“?

◦ Sind die „Flicken“ korrekt zugeschnitten?

◦ Sind die betroffenen Gerichte vorbereitet?

Reaktion auf den vorhandenen Flickenteppich

◦ Die Probleme des Anwalts schlagen auch auf die Gerichte

durch

Zulässigkeitsprüfungen,

Bescheidung des Einreichers,

Widereinsetzungsanträge

Phase 1: - der Einstieg

nur elektronische Ausgänge

Phase 2: - das Zwischenstadium

auch elektronische Eingänge, keine

elektronische Akte

Phase 3: - das Endziel

die elektronische Akte

•Viefhues 2015 •53

nur elektronische Ausgänge

Wird vom Fachsystem gesteuert

Keine Zusatzarbeit

Erleichterung, weil die manuelle

Postbearbeitung wegfällt

•Viefhues 2015 •54

elektronische Eingänge

Müssen bearbeitet werden

Für die eigene Papierakte

Für den Verfahrensgegner

•Viefhues 2015 •55

•Viefhues 2015 •56

•Viefhues 2015 •57

Bisher: ◦ Eingang des Schriftsatzes in der Poststelle

(Wachtmeisterei)

Eingangsstempel

Sortierung nach Abteilungen

◦ Weitertransport zur Serviceeinheit

Aufwand / Arbeit

Verzögerung

◦ manuelle Zuordnung zur Akte

Aufwand / Arbeit

Verzögerung

•Viefhues 2015 •58

Keine Bearbeitung in der Poststelle automatische Weiterleitung an die

zuständige Serviceeinheit (keine Verzögerung !)

automatische Zuordnung zu elektronischen Akte (keine Verzögerung !)

bei herkömmlicher Aktenführung automatischer Ausdruck für die Akte in der SE

automatische Weiterleitung an den Gegner ◦ elektronisch an Anwälte über das beA ◦ zentraler Ausdruck für andere Beteiligte

Elektronische Dokumente müssen wir für

die Beteiligte, die nicht am elektronischen

Rechtsverkehr teilnehmen, selbst

ausdrucken

wir werden zur „Druckstrasse der

Anwaltschaft“

Das macht viel zusätzliche Arbeit

Das kostet viel Geld

•Viefhues 2015 •59

•Viefhues 2015 •60

Gedruckt wird nicht am Arbeitsplatz der

Servicekraft, gedruckt wird an zentraler Stelle

Voraussetzung: keine Unterschrift auf dem

Ausdruck erforderlich

Zentraldruck schon jetzt möglich durch

Wegfall der Ausfertigung (§ 317 ZPO n.F. ab

1.1.2014)

nur noch für die (eigene) Papierakte Ausdruck

am Arbeitsplatz

Ausdruck entfällt bei elektronischer

Aktenführung !!

•Viefhues 2015 •61

Keine Postbearbeitung in der Serviceeinheit mehr erforderlich!

keine Weitergabe zur Wachtmeisterei nötig!

automatische Steuerung

Elektronische Weiterleitung zur Druckstraße

Kostenersparnis bei Zentraldruck ◦ Druckkosten

◦ Portokosten

Für alle gerichtlichen Dokumente schon seit 1.7.2014 möglich durch Wegfall der Ausfertigung und automatische Beglaubigung

Elektronischer Rechtsverkehr zwingt weder die Gerichte

noch den Anwalt zur Einführung der elektronischen Akte

Aber: ohne elektronische Akte

o treten häufig Medienbrüche ein

Elektronische Dokumente müssen ausgedruckt werden

Papierdokumente müssen eingescannt werden

owird der Nutzeffekt der Arbeit mit elektronischen

Dokumenten kaum ausgeschöpft

Wie soll denn das gehen?

Das funktioniert doch nicht!

Das ist viel zu teuer!

Das ist alles zu unsicher!

Da kommen die Akten doch leicht weg!

Da kann man über das Internet in meine Akten sehen!

Das lerne ich nie!

Dazu bin ich zu alt!

Ich doch nicht!

Dazu lasse ich mich nicht zwingen!

Und viele viele Gründe mehr!

Wir kaufen im Internet!

Wir buchen Reisen im Internet!

Wir kaufen Tickets im Internet!

Wir ziehen uns Fahrkarten auf das Handy!

Wir machen Online-Banking!

Wir suchen im google!

Wir kommunizieren über Facebook!

Und warum?

Ist doch so bequem!

Das kann ich alles von meinem Sofa aus machen!

Sicherheit? Das wird schon klappen?

Datenschutz: Ist doch egal, wenn im Internet die Bilder der letzten Party jahrelang herumgeistern!

Wir machen Vieles elektronische, weil es Vorteile bietet

Eingehender Schriftsatz

telefonische Nachfrage

Wo ist die Akte? Nicht greifbar!

die Akte ist irgendwo im Haus unterwegs

◦ Auch eine gut geführte Aktenkontrolle erspart

nicht das Herbeiholen der Akte

◦ In der Praxis oft mühsame Suche in mehreren

Dienstzimmern

◦ „Die Akte ist im Geschäftsgang!“

•Viefhues 2015 •66

die Akte ist außer Haus

◦ Beim Richter

◦ bei der Akteneinsicht

◦ beim Sachverständigen

◦ in der nächsten Instanz (Beiakte, Vorstück)

Ohne Akte sind Informationen nicht

verfügbar!

Anfrage kann nicht bearbeitet werden!

•Viefhues 2015 •67

Grundsatz: es kann nur eine geben!

Nur wer die Akte hat, kann damit arbeiten!

Umkehrschluss: ◦ Wer die Akte nicht hat, kann nicht arbeiten!

◦ Wer die Akte hat, verhindert die Arbeit Anderer!

Erhebliche Zeitverluste sind die Folge

Hilfsmittel Kopie der Akte: ◦ hoher Arbeitsaufwand / erhebliche Kosten

◦ unterschiedliche Inhalte entwickeln sich

◦ Kopie ist nicht die offizielle Akte

•Viefhues 2015 •68

Die Akte ist nie weg!

◦ Die Akte wird nicht physikalisch weitergegeben oder verschickt

◦ Es wird anderen Personen Einblick in den Datenbestand der Akte gegeben

nur mit Leserecht

auch mit Bearbeitungsrecht

Die Akte bleibt immer verfügbar!

Parallele Aktenbearbeitung möglich!

Kein Zeitverlust!

•Viefhues 2015 •69

Betrifft Richter, Rechtspfleger, Serviceeinheit,

Kostenbeamten

Informationen sind nur in der Papierakte

verfügbar

◦ sind die Zeugen geladen?

◦ Wo ist das Vernehmungsprotokoll?

◦ Wo ist die Kopie des Kaufvertrages?

◦ Wo ist der Sachvortrag zum Unfallhergang?

Mühsame Suche nach einer bestimmten

Information in einer dicken Akte oder gar in

vielen Beiakten

•Viefhues 2015 •70

sekundenschnelle Suche

über den gesamten Aktenbestand – auch der Beiakten

Zugang wird erleichtert über sog. Meta-Daten ◦ Informationen aus dem Dokument (Volltextsuche)

◦ zusätzlich in Datenform gespeichert

◦ Individuelle Strukturierung

z.B. Art des Dokumentes „Beschluss“, „Haftbefehl“

z.B. Absender des Dokumentes „Kläger“, „Verteidiger“

Z.B. Datum des Dokumentes (Suche nach Zeiträumen möglich)

•Viefhues 2015 •71

Leicht „transportierbar“

von überall zugänglich (häuslicher Arbeitsplatz)

automatisierbarer Blick auf relevante

Teilbereiche (Ausfilterung von „Füllstoff“)

◦ ist die Zustellung erfolgt?

◦ inhaltliche Gesichtspunkte des Falles

◦ Blickwinkel des Kostenbeamten

•Viefhues 2015 •72

Aufgabe: die inhaltliche Auswertung der Akte

◦ Zusammenstellung des Sachverhaltes

◦ Aufbereitung der rechtlichen Fragen

◦ Formulierung der Entscheidung

Das ist Arbeit mit dem Kopf!

Nicht automatisierbar!

◦ kein „Entscheidungsautomat“ !!

Aber: Unterstützung durch IT-Technik möglich

•Viefhues 2015 •73

Sachverhaltsaufbereitung nach bestimmten

Strukturen

◦ Nach Zeitablauf (chronologisch)

◦ Differenzierung nach Beteiligtenrolle

(Klägervortrag, Beklagtenvortrag, Zivilprozess)

◦ Differenzierung nach beteiligten Personen

(Täter, Zeugen)

◦ Differenzierung nach Sachverhaltskomplexen

•Viefhues 2015 •74

Beispiel Verkehrsunfall: Unfallhergang,

Haftungsquote, Schadenspositionen

Beispiel Bauprozess: einzelne Mängelpositionen

Beispiel Zugewinn: Vermögenspositionen

Beispiel Strafverfahren: einzelne Tatkomplexe

•Viefhues 2015 •75

Unterstützung bei der

Sachverhaltsaufbereitung

◦ Kopieren aus der Akte in das Votum

durch Markierung des Kurztexts

◦ Verlinkung auf den Originalschriftsatz

- ein Klick zeigt sofort den Originaltext an

◦ Verbindung mit Stellungnahme des Gegners

Stichworte und Kurztext im Votum

Ein Klick führt zum Originaltext

•Viefhues 2015

•76

Unterstützung bei der rechtlichen

Aufarbeitung

◦ Strukturierung z.B. nach

Zulässigkeit des Antrags

Anspruchsgrundlage - z.B. Vertrag

Zustandekommen des Vertrages

Mängelrüge

Erklärung wirksam

Erklärung zugegangen usw. usw.

•Viefhues 2015

•77

Die Akte ist immer verfügbar und nie „im Geschäftsgang“

Die Akte kann von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden

oWer in einer Papierakte arbeitet, verhindert die gleichzeitige Arbeit anderer Personen!

o Verzögerungen, wenn Akte beim Sachverständigen, Rechtsmittelgericht, Kostenbeamten usw. usw.

Die Akte kann an verschiedenen Orten bearbeitet werden

o Transport auf dem Laptop, Tablet, iPad, e-reader

o Geschützter Online-Zugriff von jedem Ort aus

Umfangreiche Akten lassen sich nur noch elektronisch bearbeiten (z.B. Umfangsverfahren in Strafsachen)

Unterstützungsleistungen von e-Akten z.B.

oDurchsuchen nach Stichworten

oOrdnung nach Dokumententypen

o Strukturierung des Sachverhaltes

In elektronischen Akten sind auch andere Medien möglich (Videos, Tondateien, Berechnungsmodule wie Excel-Tabellen mit Berechnungsfunktionen, sonstige tabellarische Auswertungen, CAD-Zeichnungen usw.)

•Am Beispiel e2A (NRW)

•Viefhues 2015 •84

•Viefhues 2015 •85

•Viefhues 2015 •86

•Viefhues 2015 •87

•Viefhues 2015 •88

•Viefhues 2015 •89

•Viefhues 2015 •90

•Viefhues 2015 •91

was ist eigentlich "die Akte"?

was gehört dort hinein, was muss darin blieben und was kann daraus entfernt werden?

wie kann eine gerichtliche Akte an eine andere Stelle abgegeben werden, z.B. an das Rechtsmittelgericht, bei einer Verweisung oder bei einer Vernehmung durch ein Rechtshilfegericht?

Wie werden Beiakten genutzt? o Anderer Gerichte

o Von Behörden

Polizei, Zoll, Steuerfahndung zur StA und weiter zum Gericht

Verwaltungsakten bei Verwaltungsgerichten, Finanzgerichten usw.

o Frage von Datenformaten / Austauschformaten

welche Teile stehen zur Akteneinsicht zur Verfügung und welche Teile gehören zur nur internen Bearbeitungsebene des Gerichts oder der StA?

wie muss ggf. eine Akteneinsicht des Anwaltes in die gerichtliche Akte technisch-organisatorisch bewerkstelligt werden? o Durch Einsicht am Bildschirm der Serviceeinheit

o Durch Online-Einsicht in die (kopierte) Gerichtsakte

o Durch Download von Dateien

o Durch Ausdrucken

wie sieht eine Akteneinsicht aus

o Einer anwaltlich nicht vertretenen „Naturalpartei“?

o Eines in der JVA einsitzenden Straftäters?

Gesetzentwurf zur Einführung der

elektronischen Akte im Strafverfahren

Elektronische Akten im Notariat

E-Akten in der Justiz

o Programmentwicklungen (Bayern, NRW, Baden-W.)

o Pilotprojekte (LG Landshut, LG Bonn, LG Mannheim)

Auswirkungen auf den Anwalt: z.B.

Akteneinsicht (Akteneinsichtsportal)

•Viefhues 2015 •95

•Viefhues 2015 •96

•Viefhues 2015 •97

Daten statt Text ◦ Vorteile und Nutzen

◦ Einsatzbereiche

◦ Umsetzungsmöglichkeiten

Was ist xJustiz?

Wo wird das schon konkret eingesetzt?

Wie wirkt sich das auf die Arbeitsabläufe aus?

•Viefhues 2015 •99

•Viefhues 2015 •100

•Viefhues 2015 •101

•Viefhues 2015 •102

•Viefhues 2015 •103

•Viefhues 2015 •104

•Viefhues 2015 •105

•Viefhues 2015 •106

•Viefhues 2015 •107

Handelsregister (Notare, Gerichte)

Zentrales Vorsorgeregister (Notare, Bundesnotarkammer)

Zentrales Testamentsregister (Notare, Bundesnotarkammer)

Versorgungsausgleich (Familiengerichte, Deutsche Rentenversicherung DRV)

Weitere Einsätze: siehe Fachdatensätze!

www.xjustiz.de

•Viefhues 2015 •108

Datenaustausch zwischen Familiengerichten

und Versorgungsträgern

Bundesweites Projekt

◦ EGVP als sicherer Transportkanal (OSCI)

◦ Zentral über DSRV Würzburg für alle Regionalträger

der Deutschen Rentenversicherung

◦ xjustiz als Datenformat

◦ Daten statt Texte übertragen

◦ Automatische Weiterverarbeitung ermöglichen

(„Dunkelverarbeitung“)

•Viefhues 2015 •109

Seit 2012 flächendeckend in NRW im Einsatz

2012 ca. 150.000 Nachrichten elektronisch

ausgetauscht

Nutzen auf Seiten des Gerichts

◦ Zeitgewinn

◦ Keine Probleme mehr bei der Zuordnung der DRV-

Regionalträger

◦ Übergabe der empfangenen Daten an Rechenprogramm zum

VA

◦ Übergabe der Rechenwerte an den Entscheidungsvorschlag

◦ Übertragung der Werte aus Entscheidung in einen Datensatz

•Viefhues 2015 •110

In den Gerichten, Behörden und Anwaltskanzleien

stehen gewaltige Veränderungen an

o Entwicklungsaufwand für Programme

o Technik in den Gerichten und Kanzleien

oOrganisation / Neugestaltung von Arbeitsabläufen

o Bei den beteiligten Menschen

Veränderung beginnt in den Köpfen

nicht nur Schulungen, sondern die Beteiligten

„mitnehmen“ und überzeugen

Der eine wartet, dass die Zeit sich wandelt, der andere packt sie an und handelt.“

Große Aufgaben mit Veränderungen und Umwälzungen

bieten auch eine Chance, unsere Geschäftsabläufe und

Arbeitsprozesse den geänderten technischen

Möglichkeiten anzupassen

(Dante Alighieri, Dichter und Philosoph * 1265 † 1321)

In der Diskussion über ERV und eAkte wird oft argumentiert, was alles nicht funktionieren wird:

o „Da muss doch etwas schief gehen können.“

Und dann wird mit viel Energie überlegt, was denn tatsächlich schiefgehen könnte.

Das stellt man dann unkritisch der jetzigen Realität gegenüber und unterstellt, dass jetzt alles sicher, alles schön und alles problemlos ist.

Ich wünsche mir für unsere weitere Arbeit,

◦ dass wir nicht auf so einen negativen Ansatz verfallen,

◦ dass wir statt dessen unsere Kreativität aktiv einsetzen, um praktische Lösungen zu finden,

◦ und mit Augenmaß herangehen und nicht bei der Elektronik willkürlich viel schärfere Maßstäbe anlegen, als wir das bei gewohnter Arbeitsweise tun

◦ und mit Gelassenheit hinnehmen, dass immer auch einmal etwas schiefgehen kann.

BRAK-Internetseite http://bea.brak.de

Kostenlose e-Broschüren des Anwaltsverlages

◦ http://www.anwaltverlag.de/

◦ Nr. 1: Der elektronische Rechtsverkehr kommt!

◦ Nr. 2: Stand des besonderen elektronischen

Anwaltspostfachs, zukünftige Zustellungen und

Gesetzentwurf elektronische Akte in Strafsachen

◦ Nr. 3: Der Countdown läuft

Cosack Anwaltsberatung https://bea-abc.de/

RA Michgehl

http://www.elektronischer-rechtsverkehr.net/index.htm

•Viefhues 2015 •116

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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