Die integrierte Komplettlösung für kommunale Verwaltungen und

öffentliche Einrichtungen

Dokumenten Managementsystem

(DMS)

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Kommunales Rechnungswesen – Doppik

Kommunales Rechnungswesen – Erweiterte Kameralistik

Öffentliche Betriebe und Einrichtungen

Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Fachverfahren – Ausländerwesen / Einbürgerungsverfahren

Dokumenten Managementsystem (DMS)

Analyse- und Steuerungssystem (BI)

Kommunale Beratung

Schulungen und Workshops

Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. E-Mail bitte an info@infoma.de

Broschüren rund um das Lösungs- und Beratungsportfolio von INFOMA®

Seite Thema

04 Die Ausgangssituation

06 Die Lösung für das Dokumenten Management

07 Integrierte Workflow- und Service-Architektur

08 Das Dokumenten Managementsystem (DMS)

09 DMS:scan – der Scan-Service

10 DMS:import – der universelle Import- und Migrations-Service

11 DMS:kontierung – der Kontierungs-Workflow

13 DMS:sign – die Digitale Signatur

14 DMS:basis – die Standard DMS-Funktionalitäten PosteingangundRouting Rechercheportal IntegrierteRechercheimnewsystem®kommunalFinanzwesen Umlaufmappen Rechnungseingangsbuch Vorlagenmanagement

19 DMS:akte – der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service Aktenplan Vorgang

20 DMS:archiv – der Archivierungs-Service

21 Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung

22 Technik

Kommunales Rechnungswesen – Doppik

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Öffentliche Betriebe und Einrichtungen

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Die Ausgangssituation

Partner der KommuneSeitINFOMA®dieersteVersionvonnewsystem®kommunalpräsentierte,hatsichdieintegrierteKomplettlösungzueinerumfassendenProduktfamilieentwickelt,indieüber20JahreBranchenerfahrungeingeflossensind.NebendemFinanzwesenentstandenweitereintegrierteVerfahren,dieneueProzesseinderVerwaltungunterstützenundbeidenendie Integration indasFinanzwesenfunktionaldurchaussinnvoll ist,wiez.B.WorkflowundDokumen-tenmanagement.DerErfolgvon INFOMA®undnewsystem®kommunal istErgebniseinervonAnfanganklarenzukunfts-undvorallemanwenderorientiertenUnternehmens-undProduktstrategie.DerenwesentlicheGrundlagenlauten:sichfrühzeitigdurchexzellentesWissenbeiweiterführendenThemenzupositionierenundausdemDialogmitdenKommunenneueLösungenzuentwickelnundumzusetzen.

Konsequentwirddabeiberücksichtigt,dass imZugederVerwaltungsmodernisierungnichtnurderWechseldesRechnungsstilsansteht.VielmehrkommtderZusammenführungunddemTransportvon InformationenunddenzugehörigenProzessenverstärkteineausschlaggebendeBedeutungzu.

DieAuswahleinerDMS-LösungistimmeraucheinelangfristigeInfrastrukturentscheidung.Einstarker,leistungs-fähiger, konstanter und langfristiger Partner spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle wie funktionale Kriterien.INFOMA®erfülltallePunkteund istso inderLage,dieunterschiedlichen funktionalenAnforderungensowieor-ganisatorischen und technischen Rahmenbedingungen perfekt für jeden Kunden zu realisieren. Das INFOMA®-Finanzwesen übernimmt dabei zunehmend eine zentrale Rolle in der Verwaltungs-IT, wird zur Drehscheibe vonInformationenundProzessen.

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Informationen und Prozesse im BlickpunktKommunensehensichheute immermehrzusätzlichenAufgabengegenüber,diesiemeistohnepersonelleVer-stärkungerledigenmüssen.Hiergiltes,ProzesseundWegevonInformationen,aberauchBelegenzuoptimierenundzuautomatisieren.DabeimWechseldesBuchungsstilshäufigauchdieOrganisationderBuchungserfassungumgestelltwird, z.B. vonder zentralen zurdezentralenBuchungoderumgekehrt, ist esnotwendig,UnterlagenundBelegeschnellundautomatisiertandierichtigenStellenzubringen.StichwortewieAktenzusammenführung,Rechnungsworkflowetc.benötigendabeigenausoüberzeugendeAntwortenwiez.B.dieFragen„Werscanntwaswoein?“oder„Istggf.aucheineeinfachefortgeschritteneoderqualifizierteSignaturerforderlich?“.SindineinerVerwaltungbereitsunterschiedlicheArchivevorhanden,könnendiesezusammengeführtwerden.

DasDokumentenManagementsystemvonINFOMA®passtsichflexibelandieAnforderungenjederöffentlichenVerwaltunganundermöglichtdievollständigeAbbildungund lückenloseKommunikationzwischenAbteilungen,BehördenundBürger.NahezualledokumentenbasiertenInformationsprozessewerdenabgedeckt.

e-Procurement

Office-Anwen-dungen

weitereFachverfahren

Ordnungs-widrigkeiten

Personal- wesen

XML-Daten-austausch

SQL-Datenbanken

Einwohner-meldewesen

Analyse- und Steuerungs-

system

Veranlagung

Liegenschafts- und

Gebäude-management

Kosten- und

Leistungs-rechnung

Vollstreckung

Variable Buchungs-

schnittstelle

KommunaleBetriebe

Anlagen-buchhaltung

Doppik

Portal-Lösungen

DokumentenManagement-

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GeografischesInformations-

system

Abb.:newsystem® kommunalalsDrehscheibevonInformationenundProzessen

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Abb.:Workflow-undService-ArchitekturdesINFOMA®DokumentenManagementsystems(DMS)

Die Lösung für das Dokumenten Management

ImFinanzwesenundanderenFachverfahrenstehen Informationenbereits vorwiegendsehr strukturiertundgutorganisiertzurVerfügung,allerdingsmeistinInselnabgekapselt.GemessenamVolumenallervorhandenenInforma-tionenundDokumenteliegtaberderGroßteilnochimmerinunstrukturierterund/odernichtorganisierterFormvor.Dasbedeutet,Dokumentewerdennichtdefiniertabgelegt,befindensichaufunterschiedlichenSystemen(lokalenFestplatten,zentralenFileservern,Mailsystemenetc.)ohneVersionshistorieundlassensichoftmalsnurmitgroßemAufwandwiederfinden.EineeffizienteArbeitsweiseistvonvornhereinnichtmöglich,wennwichtigeDokumentefehlen,aufwändiggesuchtwerdenmüssen,inmehrerenFassungenvorliegenoderinderWarteschleifestecken.DamitgewinntdaswirksameManagementvonDokumentenunterWorkflow-AspektenzunehmendanBedeutung.UnproduktiveZeitenfürdasSuchen,Kopieren,WeiterleitenoderAblegenvonDokumentenreduzierensichdamit,KommunikationundVorgängewerdenbeschleunigt,InformationenstehenstetskorrektzurVerfügung.DieBearbei-tungvonFällenundVorgängenkannschnellerundsicherererfolgen.

Verwaltungen,dieSchrittfürSchritteineffizientesInformations-undProzessmanagementimplementierenwollen,unterstütztdasDokumentenManagementsystemvonINFOMA®.Obvonnewsystem®kommunalerzeugte,bereitsbestehende,ausFachverfahrengenerierteoderneueDokumenteausFile-oderanderenArchivierungs-undDMS-Systemen–alledieseDokumentelassensichautomatisiertindasDokumentenManagementsystemvonINFOMA®integrieren,inAktenoderVorgängeneffizientverwaltenbzw.aufgabenorientiertbearbeiten.Vonder integriertenScanning-Funktionbishinzurgezielten revisionssicherenArchivierungwerdenalleAnforde-rungenaneinmodernesDokumentenManagementsystemerfüllt.DennerstdieVerwaltungallerInformationenindigitalerFormermöglichteinevollständigelektronischeKommunikationohneMedienbrüche.

Der konkrete Nutzen zeigt sich auf einen Blick:Kürzere,fehlerfreieundpapierarmeDurchlauf-undBearbeitungszeiten,aufwandreduzierteundtransparenteVorgän-ge,sichereundeinfachereEinhaltungvonGesetzen,RichtlinienundFristen,höhereQualitätundProzesssicherheitergebeneinenöffentlichkeitswirksamenAbbauderBürokratie,SenkungderKostenundeineschnelleAuskunftsfä-higkeitgegenüberdemBürger.GleichzeitigwerdendieSachbearbeiterindenVerwaltungenentlastet.

RECHNUNGSEINGANGS-WORKFLOW

BESCHEID- UND BELEGARCHIVIERUNGS-WORKFLOW

Heterogene Datenquellen und Dokumente konsolidieren

Dokumente verwalten, bearbeiten, prüfen, veröffentlichen und suchen

Unterschiedliche Speicher- und Archivierungssysteme integrieren

Dokumente scannen, ordnen und speichern

DMS

AKTAKTENEN- UN UNDDVVORGORGANGANGS-S-BEARBEITUNGS-SERVICE

REVREVISIISIONSONSSICSICHERHERERERARCARCHIVHIVIERIERUNGUNGS-S-SERVICE

IMPIMPORTORT U- UNDNDMIGMIGRATRATIONIONS-S-SERVICE

SCASCAN-SN SERVERVICEICE

Service- und Workflow-Architektur des Dokumenten Managementsystems

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Integrierte Workflow- und Service-ArchitekturKernstückdesDokumentenManagementsystemsistdieintegrierteWorkflow-undService-Architektur.Wesentli-cheServicesbildenhierdasRückgrat:

· Der Scan-Service ermöglicht das Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten

· Der Import- und Migrations-Service sorgt für die automatisierte Konsolidierung heterogener Datenquellen und Dokumente in einer Plattform

· Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service ermöglicht die Verwaltung, Bearbeitung, Prüfung, Veröffentlichung und das Suchen von Dokumenten

· Der revisionssichere Archivierungs-Service schafft die Basis für die Integration unterschiedlichster Speicher- und Archivsysteme.

DieintegrierteWorkflow-KomponentenutztdabeigezieltdiesevierServices.IhreLeistungsfähigkeitzeigtsichandenschlüsselfertigausgeliefertenWorkflows,wie z.B.dem„Kontierungs-Workflow“.Dereinzigartige,hochau-tomatisierte Kontierungs-Workflow zeigt deutlich die vorgangsorientierte Vorgehensweise über Abteilungs- undVerfahrensgrenzenauf.AlleSchritteerfolgenmedienbruchfreiundarbeitsplatzübergreifend.SowerdenEingangs-rechnungenmitMetadaten-ErmittlunggescanntunddaraufaufbauendrelevanteBerechtigungen(z.B.fürBenut-zer)undBasisdaten(biszudeneinzelnenBestellpositionen)direktausdemFinanzwesenbereitgestellt.AuchbeiderOnline-Mittelprüfungund-reservierungsowieRechnungsprüfungund-kontierungistderdirekteZugriffaufdiebereitgestelltenInformationenausdemFinanzwesengegeben.DieRechnungsfreigabeerfolgtmitautomatischerVerbuchungderEingangsrechnungimFinanzwesen.DieseVorgängewerdendurchdiegescanntenDatenundvor-handenenElementegesteuert,wiez.B.dieBerechtigungenausdemFinanzwesen.DerBescheid-undBelegarchi-vierungs-WorkflowdagegengreiftautomatisiertaufallegewünschtenSteuer-,Gebühren-oderAbgabenbescheidesowieKassenbelegeinklusivederjeweiligenVerschlagwortungzuundlegtsieindenzugehörigenAktenoderVor-gängenab.DieDokumentewerdenandieangeschlossenenSpeichersystemezurrevisionssicherenArchivierungeinschließlichallernotwendigenKonformitätsrichtlinien,wiez.B.Aufbewahrungsfristen,übergeben.

ZENTRALE POSTSTELLEScan der Eingangsrech-nung mit automatischer oder manueller Metadatenvergabe

1 2 3ANORDNUNGSBEFUGTERFreizeichnung der Anordnung

VORGANGS-/KOSTENSTELLEN- BZW. PRODUKTVERANTWORTLICHERPrüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Kontierung der Rechnungspositionen

Das Finanzwesen stellt die Berechtigungen (z.B. für Benutzer) und Basisdaten (von Lieferantendaten bis hin zu einzelnen Bestellpositionen bei Rechnungseingang mit Bestellbezug) bereit

Klassifizierung der Eingangsrechnung Bereitstellung der Buchungssätze

Verbuchung der Eingangsrechnung

DOKUMENTEN MANAGEMENTSYSTEM

FINANZWESEN

Schematische Darstellung des Rechnungseingangs-WorkflowAbb.:SchematischeDarstellungdesRechnungseingangs-Workflow

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Das Dokumenten Managementsystem (DMS)

UmheutepraxisgerechteMöglichkeitenzurVerbesserungeiner leistungsstarkenVerwaltungzuschaffen,bietetdasINFOMA®DokumentenManagementsystemeineLösung,diemehrkannalsnurdigitalisierteInformationenineinemelektronischenArchivabzulegen.VielmehrwerdenAustauschundZugriffgeregelt,sodassjederzeitnach-vollziehbarist,werwaswannandenDokumentengeänderthat.DenndieDokumenteoderFormularewerdenvonunterschiedlichenSachbearbeiternerstellt,bearbeitet,genehmigt,wiederüberarbeitetundsollendabei inunter-schiedlichenPräsentationsformenzurVerfügungstehen.

ImINFOMA®DokumentenManagementsystemkönnenDatenundDokumentebeliebiggefiltert,neuzusammenge-stelltundmitanderenInformationenangereichertwerden.AlleInformationsartenlassensichverwalten,VersionenunddieBearbeitungshistoriedarstellensowieVolltextrecherchendurchführen.EineWiedervorlageundelektroni-scheSignaturstehenebensozurVerfügungwievielfältigeIm-undExportmöglichkeitensowieumfangreicheBenut-zer-undZugriffsrechte.

Abb.:newsystem® kommunal DokumentenManagementsystem

newsystem® kommunal Dokumenten Managementsystem

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Variable Belegschnittstelle

Archivierungsintegration Universal

Kontierungsworkflow

Dokumentenablage

DMS-Basisfunktionalitäten

Signatur

Archiv Adapter

Scan Client (Kofax)

INFOMA®-/Fremd-Archiv

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DMS:scan – der Scan-ServiceAls„erstes“ModulderVerarbeitungsketteermöglichtderScan-ServiceeineinfachesundbequemesScannen,Ord-nenundSpeichernvonDokumenten.DiehoheGeschwindigkeitsorgtfürdieVerarbeitunggroßerwiekleinerStapelimHandumdrehen.DamehrereScan-undBildverarbeitungsfunktionengleichzeitigablaufen,werdenpräziseundschnelleErgebnisseerzielt–Auffinden,Ersetzen,Zusammenstellen,Zoomen,Teilen,Drehen,Austauschen,OrdnenundPlatzierenvonDokumentenabbildernerfolgenäußerstkomfortabel.

DarüberhinauserlaubtderScan-ServicedasautomatischeTrennenvonDokumenten-GruppenundvermeidetdamitProduktivitätsverluste,diebeimfortlaufendenScannenderDokumenteauftreten.DabeiwirdderautomatischeDo-kumenteneinzugbiszurKapazitätsgrenzegefüllt;anhandvonPatchcodes,StrichcodesodereingefügtenLeerseitenteiltderScan-ServicedannautomatischineinzelneGruppenvonDokumentenauf.

Abb.:ScannenvonRechnungsdokumenten

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Produktmerkmale Scan-Service

· ÜbersichtlicheMenü-AnzeigeanalogderMicrosoft-Office-Anwendungen

· Nahezujederheutegebräuchliche1D-und2D-Strichcode,aberauchStrichcodes, diedurchStempel,handschriftlicheNotizenoderVerschmutzungenteilweise überdecktsind,sindlesbar

· KomfortableKorrekturmöglichkeitenbeiArbeitsfehlern

· AutomatischeAufteilungvonDokumenten-Gruppen

· SpäterePrüfungundKorrekturvonDokumentenmitschlechterQualität

· DiegesamteAbfolgederBearbeitungsschritteistaneinemDokumentenabbildsichtbar undlässtsichggf.rückgängigmachen

· VielfältigeSpeicherformate,z.B.JPEG,TIFF,PDFbeiEinseitenformatundTIFF,PDF beiderMehrseitenformat-Option

· NahtloseÜbergabedergespeichertenDokumenteandasINFOMA® DokumentenManagementsystem

DMS:import – der universelle Import- und Migrations-ServiceMitdemuniversellenImport-undMigrations-ServicewerdenDatenbeständeausheterogenenQuellen,z.B.vonei-nemMail-oderFile-Server,anderenArchiv-oderDMS-Systemen,eingescanntenDokumentenoderlokalenFestplat-ten,intelligentmitMetadatenbzw.Meta-EigenschaftenversehenundautomatisiertindasDokumentenManage-mentsystemvonINFOMA®integriert.Sokönnenz.B.DokumenteausdemEinwohnerwesen,fürdiealsSchlagwortdasOrdnungsmerkmaldesEinwohnerwesenszurVerfügungsteht,aberauchEntgeltabrechnungenoderSteuer-messbescheideimDokumentenManagementsystemverwaltetundarchiviertwerden.DieVerschlagwortungundZuordnungzurBürgerakteerfolgtindiesemFallüberdiejeweiligeSteuernummerdesSteuerpflichtigen.

Produktmerkmale Universeller Import- und Migrations-Service

· AutomatischeMetadaten-ErmittlungundautomatisierteAblage imDokumentenManagementsystem

· FlexibelkonfigurierbareKlassifizierungderDokumentemitMetadatenbzw.Meta-Eigenschaften

· Zeit-undereignisgesteuerteImport-undMigrationsjobs

· VariableSteuerungderqualifiziertenAblageinderjeweiligenBibliothekbzw.inden vorgesehenenVorgängenundAktendurcheinhinterlegtesRegelwerk

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DMS:kontierung – der Kontierungs-WorkflowAlszentralerBestandteildesINFOMA®DokumentenManagementsystemsvereinfacht,beschleunigtundsichertderKontierungs-undRechnungs-WorkflowkomplexeRechnungsbearbeitungsprozesse.DieAbbildungdesrealenProzessesgewährleisteteineflexibleWorkflow-Konfiguration.SolassensichdieeinzelnenStufenundWeiterlei-tungsregelndesWorkflowsvölligfreidefinieren.Das integrierteBerechtigungskonzeptermöglichtdieAbbildungderjeweiligenOrganisationseinheiten,diedenBearbeitungsschrittenindenverschiedenenWorkflow-Stufenzuge-ordnetsind.DadurchsindgesetzlicheBestimmungenwiedasVier-Augen-PrinzipsowieorganisationsspezifischeBesonderheitenproblemlosumzusetzen.DerKontierungs-Workflow,dereinegleichzeitigeDarstellungvonKontie-rungsmaskeundOriginalbelegerlaubt,decktallewesentlichenBelegartenab,wiez.B.EinkaufsrechnungenmitoderohneBezugzueinerEinkaufsbestellung,EinkaufsgutschriftensowieVerkaufsrechnungenundVerkaufsgutschriften.

DienahtloseIntegrationindasFinanzwesenunterstütztdieBearbeitungdieserBelegarteninnerhalbdesWorkflows.SokönnenallerelevantenStammdaten,wiez.B.Kreditoren,DebitorenoderSachkonten,imWorkflowuntervollerBerücksichtigungdesBerechtigungskonzeptsonlineausdemFinanzwesenabgerufenundübernommenwerden.D.h.,esentstehenkeineZeitverzögerungenoderSynchronisationsproblememitredundantenDatenbeständen.Ne-bendemdirektenZugriffauftopaktuelleStammdatenistdieunmittelbareAusführungvonwichtigenFunktionendesFinanzwesensebenfallsmöglich.MitderOnline-MittelprüfungkönnendarüberhinausunmittelbarwährendderKontierungeinerEinkaufsrechnungimWorkflowdieverfügbarenMittelausdemnewsystem® kommunalFinanz-wesenfestgestelltundsofortreserviertwerden.DiesefrühzeitigeBindungderMittelschafftmehrPlanungssicher-heitunddenzeitlichenVorsprung,umetwaigeLiquiditätsengpässefrühzeitigzuerkennenundrechtzeitigreagierenzukönnen.DaserhöhtsowohldieTransparenzbeiderBelegkontierungalsauchdieQualitätdesZahlungsprozesses.

Abb.:Kontierungs-BildschirmimdoppischenRechnungseingang

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DiedauerhafteundlückenloseDokumentationderdurchlaufenenWorkflow-StufenunddurchgeführtenBenutzerak-tionengewährleisteteindetailliertesWorkflow-Protokoll,dasjederzeitmitdemarchiviertenOriginalbelegabgerufen

werdenkann.

Produktmerkmale Kontierungs-Workflow

· Komplette,papierloseBearbeitungvonEinkaufsrechnungen,Einkaufsbestellung, Einkaufsgutschriften,VerkaufsrechnungenundVerkaufsgutschriften

· Metadaten-ErmittlungaufBasisdergescanntenEingangsrechnunginderzentralenbzw.

virtuellenPoststelle

· AbrufvonrelevantenBerechtigungen(z.B.fürBenutzer)ausdemFinanzwesenauf

BasisderermitteltenMetadaten,z.B.benutzerbezogeneSachkonten-,Kostenstellen-, ProduktberechtigungenodermaximalerFreigabebetrag

· AbrufnotwendigerBasisdaten,wieLieferantendaten,einzelneBestellpositionenetc.

· ZuordnungzumVorgangs-,Kostenstellen-oderProduktverantwortlichen

· Rechnungsprüfungund-kontierungmitdirektemZugriffaufdieabgerufenenundbereitgestellten InformationenausdemFinanzwesen

· Online-Mittelprüfungund-reservierungzuvorhandenenBudgets

· ZuordnungzumAnordnungsbefugten

Abb.:Budget-Informationimnewsystem® kommunal Finanzwesen

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· RechnungsfreigabemitautomatischerVerbuchungderEingangsrechnungimFinanzwesen übereinenstandardisiertenXML-DatenstromundqualifizierteAblageimDokumenten Managementsystem,ggf.mitrevisionssichererArchivierung

· FlexibleDefinitionderLaufwegeundFristen

· Lückenlose,verwaltungsübergreifendeNachverfolgbarkeit,TransparenzundRecherchemöglichkeit

· WorkflowgestützterRechnungsbearbeitungsprozessfürkameraleKundengleichwertig zumdoppischenWorkflow

DMS:sign – die Digitale SignaturDieDigitaleSignaturisteineidealeErgänzung,umdieNachvollziehbarkeiteindeutigundsicherzugewährleisten.DamitbestehtunteranderemdieMöglichkeit,anbestimmtenStellendesKontierungs-Workflowsbzw.derRech-nungsbearbeitungdigitaleSignaturenaufeinervorliegendenKontierungdurchzuführen.

Zur Realisierung der digitalen Signaturenkommen entsprechende Zertifikate in Ver-bindung mit kryptografischen Verfahrenzum Einsatz. Hierbei können sowohl reineSoftwarezertifikate als auch verschiedeneHardwaretechnologien mit Terminal undPIN-EingabezurDurchführungvondigitalenSignaturengenutztwerden.

In beiden Fällen erfolgt zum Zeitpunkt derSignaturdiedauerhafteSpeicherungsowohlderaktuellenKontierunginFormeinerdigi-talenBildschirm-MomentaufnahmealsauchderAuthentifizierungsinformationendessi-gnierendenBenutzers.

Produktmerkmale Digitale Signatur

· FortgeschrittenedigitaleSignatur mitreinenSoftwarezertifikaten alternativüberdenEinsatz verschiedenerHardwaretechnologien, z.B.mitTerminalundPIN-Eingabe

· DauerhafteSpeicherungderaktuellen Kontierung,derAuthentifizierungsinfor- mationensowiederBenutzerinformation

· AuthentifizierungvonVerfassernund Entscheidungen

· EinbindungderSignaturinGeschäftsprozesse

· IntegrierteAnzeigederSignatur

Abb.:SignaturimdoppischenRechnungseingang

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DMS:basis – die Standard DMS-FunktionalitätenModernesDokumentenManagementwirdheutealseineKomponentedesübergreifendenEnterpriseContentMa-nagements(ECM)verstanden.EnterpriseContentManagementistdiezukunftsweisendeDrehscheibefürInforma-tionsaustausch,KommunikationundZusammenarbeit.

DurchdiestrategischeEntscheidungvonINFOMA®fürMicrosoftSharePoint2010alsBasistechnologiestehtdemAnwendervoneineLösungzurVerfügung,dieerhöhteBenutzerfreundlichkeit,mehrFunktionalitätundeinenweit-reichendenInvestitionsschutzbietet.SokanndieLösungnichtnurDatenundDokumenteausverschiedenenQuel-leninFormeinerelektronischenAktezusammenführen.Vielmehr lassensichdieseInformationenauchübereinleistungsfähigesRecherche-Portalgezieltundeinfachwiederfinden.DarüberhinausistdiegezielteSteuerungvonBerechtigungen,StatusmerkmalenunddieAuswertungvonAttributenebensomöglichwieeinemodifizierbare,individuelleSichtweiseaufeinunddasselbeDokument.ÜberdieStandardfunktionalitätenstehenleistungsfähigeFunktionalitätenzurVerfügung.

Posteingang und RoutingFürdieVorgangsbearbeitungstehengrundlegendePosteingangs-undRoutingfunktionalitätenzurVerfügung.HierzuzähltunteranderemdieMöglichkeit,eingegangeneDokumenteinnerhalbderVerwaltunggezieltzuverteilen,z.B.durcheinestrukturierteVerteilungnachFachbereichen.Dokumentekönnensomitbereichsinternundbereichsüber-greifendweitergeleitetundbearbeitetwerden.FürdenEmpfangvonDokumentenlassensichallenotwendigenMechanismennutzen:manuellesHochladen,E-MailandiePostbox,vonanderenPostboxengesendeteDokumente,HochladenüberJobsausdemFilesystemindiePostbox,WiederherstellenvongelöschtenDokumentenausdemPapierkorb.ZudemkannderPosteingangs-bearbeiterauchohneFachwissenbereitsvieleMetadatennurdurch„Betrachten“desDokumentserfassen,z.B.Absenderinformationen,DokumentinformationendirektmiteinerBasis-Verschlagwortungversehen.FürdieweitereVerarbeitungkönnendieDokumentemiteinemWeiterleitungskommentarversehenundanandereStellenweiter-geleitetwerden.

Abb.:StartseiteimINFOMA®DokumentenManagementsystem

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Abb.:RechnungseingangimDokumentenManagementsystem

RechercheportalDas Rechercheportal dient als zentraler Einstiegspunkt für alle Rechercheaktivitäten im INFOMA® DokumentenManagementsystem.UmfangreicheRecherchemöglichkeitenfürDokumente,VorgängeundAktensindgegeben.AllevorhandenenMetadatensowieNotizen,DatumsangabenundDokumententyp-Attributekönnenrecherchiertwerden.ZusätzlichkommteineleistungsfähigeVolltextsuchezumEinsatz.HäufigverwendeteSuchanfragenlassensichfürspätereSuchaktivitätenabspeichern.AusderSuchergebnislisteherausistdiedirekteBearbeitungdesDo-kumentsmöglich,z.B.mitMicrosoftOffice-Anwendungen.

Alsbesondershilfreicherweistsich,dassmitjedemDokumententreffergleichderAkten-bzw.Vorgangsordner,indemdasjeweiligeDokumentabgelegtist,angezeigtwird.DamitstehtfürdieBearbeitungdiekompletteAktemitallennotwendigenInformationensofortzurVerfügung.

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EinzigartigistdieSuchergebnisdarstellungbeiRechnungen–hierwirddirektangezeigt,wiehochderoffeneRestbe-tragzueinerRechnungistbzw.obdieRechnungimnewsystem® kommunalFinanzwesenbereitsbeglichenwurde.

Integrierte Recherche im newsystem® kommunal FinanzwesenBeiEinsatzdesnewsystem® kommunalFinanzwesensstehthierdieunmittelbareIntegrationderINFOMA®Doku-mentenManagementsystemRecherchefunktionalitätenimFinanzwesenzurVerfügungundermöglichtdendirektenZugriffaufdiearchiviertenDokumente.Sokannz.B.voneinembestimmtenKreditorenpostendiezugehörigeOri-ginalrechnungaufgerufenwerden.EntsprechendeExplorer-FunktionalitätenerleichterndieSucheunddasschnelleEingrenzenmehrererDokumente.Dadurchlassensichz.B.alleRechnungeneinesBürgersimHandumdrehenaus-findigmachen.

Umlaufmappen ElektronischeUmlaufmappenunterstützendietäglicheArbeit indendokumentgestütztenProzessenderöffentli-chenVerwaltungundsorgenfürdieVerkürzungvonProzesszeiten.SokannderSachbearbeiterUmlaufmappenfürDokumenteanlegen,mitBemerkungenversehenundweitereAufgabenfürdieEmpfängerderMappedefinieren.

Abb.:DokumentenrechercheimDokumentenManagementsystem

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RechnungseingangsbuchDasRechnungseingangsbuchliefertdetaillierteInformationenüberalleinBearbeitungbefindlichenEingangsrech-nungen,wiez.B.dieaktuelleBearbeitungsstufeimWorkflow,denRechnungsbetragoderdasletzteBearbeitungs-datum.DamitisteinÜberblicküberalleRechnungen,diesichaktuellimUmlaufbefinden,inKürzeinderFinanz-buchhaltungeingehenoderüberfälligsind,gewährleistet.DerZugriff aufdasRechnungseingangsbuchkannaufbestimmteAnwenderoderAnwendergruppenbeschränktwerden.

Abb.:RechnungseingangsbuchimDokumentenManagementsystem

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VorlagenmanagementUmdieKommunikationzumBürgerzuvereinfachen,könnenVorlagenfürGeschäftsdokumentezentralhinterlegtundabgerufenwerden.Hierbeisindfachbereichsspezifische,aberauchbereichsübergreifendeDokumentvorlagenmöglich,z.B.fürdenSchriftverkehr.DarüberhinausstehenKontierungsvorlagenauchinnerhalbdesKontierungs-WorkflowsfürhäufigeidentischeoderähnlichewiederkehrendeKontierungenzurVerfügung.DabeigewährleistetdiezentraleundsichereHinterlegungderVorlagen,dassalleMitarbeiterstetsdiegleiche,aktuelleVersioneinerVorlageverwenden,diezujederZeitvonjedemArbeitsplatzabrufbarist.Routinefällelassensichsomitwesentlichschnellerundkomfortablerbearbeiten.

Produktmerkmale DMS:basis

· ZentraleundkomfortableRechercheüberVolltext-,Metadaten-undPersonen- SuchfunktionenunterBerücksichtigungvonBereichseinschränkungen

· RechteverwaltungaufDokumenten-undBenutzerebene

· FreikonfigurierbareSuchfunktionmitnahezuunbegrenztemSpektrum vonzudurchsuchendenDokumenten,FormatenundRepositories

· Dokumentenvorlagen-Management

· VolleBrowserunterstützung,z.B.InternetExplorer,Firefox,Safari

· BarrierefreiheitnachWCAG2.0

· HöchsteBenutzerfreundlichkeitundnahtloseIntegrationdurchvertrauteMicrosoft-Umgebung

· OfficeOnlineApplications(Word,Exceletc.),damitsindkeinelokalenClient-Anwendungenmehrnotwendig

· FlexibleAuthentifizierungsmöglichkeitenfürverwaltungsübergreifendeAnwendungsszenarien

· IntegriertePortallösung

Abb.:DokumentengenerierungüberVorlagenmanagement

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DMS:akte – der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-ServiceDerAkten-undVorgangsbearbeitungs-ServicearbeitetnahtlosmitdenPosteingangs-undRoutingfunktionalitätenzusammen.EingegangeneDokumentelassensichz.B.direkteinerAktezuordnenundmitKommentarenfürdenZuordnungsgrundversehen.HierbeiwerdenzweiZuordnungsmodiunterschieden:DasDokumentkanndirekt indieselbeAkteverschobenwerdenund„erbt“dabeiautomatischallewesentlichenMetadatenderAkteodereswirdnureinelogischeVerknüpfungdesDokumentsmitderAkteerstellt.

AktenplanZumbesserenWiederauffindenarchivierterDokumentekanneinAktenplanhinterlegtwerden,dereinemelektroni-schenAktenschrankentspricht.HierfürwirdeinallgemeinerAktenplanbereitgestellt,dersichindividuellundflexibelandiejeweiligenAnforderungenanpassenunderweiternlässt.AlleFunktionenfürdieAktenbearbeitungstehenzurVerfügung:Aktenerstellung,PflegeallerrelevantenMetadatenderAkte,Aktenzuordnung,Aktennotizen,Aktenwei-terleitung,Wiedervorlage,VerschiebenderDokumenteinAktenetc.DieVisualisierungderAblagestruktur desAktenplanserfolgt hierbei in einerBaum-DarstellungunterBeachtungderdefiniertenBenutzerberechtigungen.AufdieseWeiselassensichDokumenteübereinAktenzeicheneinerbe-stimmtenStufeimAktenplanzuordnenunddurchweitreichendeSuchfunktionenjederzeitschnellwiederfinden.VerschiedeneSichtweisenaufdenAktenplanermöglicheneineverwaltungsweite,abteilungsweite,benutzerbezo-geneodertemporäreNutzung.ImFalleeinerVertretungsregelungwerdendieSichtendeszuvertretendenMitarbei-tersunterdentemporärenSichtenangezeigt.

VorgangÜberdieVorgängelassensichdurchgängigalleDokumenteüberihrengesamtenLebenszyklusverwaltenundbe-arbeiten.DabeiwirddieDokumentenhistorisierungebensoautomatischerzeugtwiedieProtokollierungunddieVersionierung.ÜberfreidefinierbareVorgängeistz.B.auchdieAbbildungvonÜberprüfungs-undFreigabeprozessenmöglich.

Produktmerkmale Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service

· Schlanke,aufgabenorientierteVerwaltungundBearbeitungvonVorgängenundAkten

· FreieGestaltungderAblagestruktur

· ZentraleKonfigurationderGeschäfts-undAktenzeichenzusammensetzung

· AutomatischeAnlageneuer„Akten“

· AutomatisierteAblagevonDokumenten

· IndividuelleSichtweisenüberStatusmerkmaleundAttribute

· AblagevonInformationen,DokumentenallerArt,wahlweisemitundohneArchivierung

· FlexibleRichtlinienzurBeibehaltung,zumSchutzundzurÜberwachungvonDokumenten, AktenundVorgängen

· DokumentenänderungmitVersionierung

· IntegrationderE-Mail-Ablage

· Terminüberwachung,Wiedervorlage,AufgabenundChecklisten

· AutomatisierteWeiterleitung

· OptionaleNutzungvonWorkflows

· MöglichkeitderAblagedurchDrag&Drop

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DMS:archiv – der Archivierungs-ServiceDer Archivierungs-Service gewährleistet eine dauerhaft revisionssichere, elektronische Archivierung. Bescheide-und Belege, bereitgestellte Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege können z.B. durchhinterlegteKlassifizierungenmitMetadatenarchiviertsowiemitdennotwendigenKonformitätsrichtlinienzurArchi-vierung,wieAufbewahrungsfristenetc.,versehenwerden.

DerArchivierungs-ServiceerfülltselbstverständlichdiegesetzlichenundsteuerrechtlichenAnforderungenaneinekorrekteBuchführung.DieErgebnissederoffiziellenTestatekönnengerneangefordertwerden.

Produktmerkmale Archivierungs-Service

· RevisionssichereArchivierungbeliebigerDokumenteinklusiveallernotwendigen InformationenübervorhandeneStandard-AdaptermitunterschiedlichstenSoftware- oderHardware-Archivlösungen

· OptionalerevisionssichereundüberausleistungsfähigeINFOMA®-Standard-Archivlösung aufNetApp-Basis

· IntegrierteVerwaltungderKonformitätsrichtlinien,z.B.fürAufbewahrungsfristen

· QualifizierteAblageüberhinterlegtesRegelwerkinderdefiniertenAkten-bzw.

VorgangsstrukturimDokumentenManagementsystem

· Lückenlose,verwaltungsübergreifendeNachverfolgbarkeit,TransparenzundRecherchemöglichkeit

· BerücksichtigungderBenutzerrechte

· Archivierungallerausnewsystem®kommunalerzeugtenDokumente

»Doppisch:z.B.Rechnungen,Gutschriften,Journale,Bestellungen,MahnungenausdemFinanzwesen

»Kameral:AnordnungenundIntegrationslisten

»Steuerbescheide

»Steuermessbescheide

»Vollstreckungsbescheide

· ArchivierungvonDokumentenausweiterenFachverfahren,z.B.EinwohnerwesenoderPersonalwesen

· RevisionssicheredigitaleArchivierung

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Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung

UmdensteigendenAnforderungenhinsichtlichdesInformationsmanagementsgerechtzuwerden,bieteteinspezi-alisiertesINFOMA®Consulting-TeamumfassendeundsinnvolleUnterstützungbeiderImplementierungeinerfürdiejeweiligeKundenorganisationambestengeeignetenLösung.DabeistehenfolgendeBereichebesondersimFokus:

· GanzheitlicheundindividuelleBeratung–nichtnurdieTechnologie,sondernauchStrategie, WirtschaftlichkeitundinsbesonderederFaktorMenschstehenimMittelpunkt

· IndividuelleAnalyseundDokumentationderGeschäftsprozesse

· EmpfehlungenzuProzessoptimierungen

· ReviewvorhandenerSystemeundLösungen,AufzeigenvonVerbesserungspotenzialen

· Einführungsplanungund-begleitung

· Projektleitung

· ErstellungvonDokumentenManagementsystemVerfahrensdokumentation

· CoachingvonFührungskräftenbeiderAbleitungvonMaßnahmenimProzessoptimierungsfall

· SchulungderMitarbeiter

Daneben bietet das INFOMA® Consulting-Team zusätzlich:

· AnbindunganFremdsysteme(z.B.Einwohnermeldewesen,KFZ-Zulassungswesen)

· AnalysederHardware-Anforderungen

· LieferungderHardware-LösungsowiedernotwendigenInfrastruktur

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Technik

newsystem® kommunal DokumentenManagementsystemisteinemandantenfähigeAnwendung,diesichnebenGemeinden,StädtenundLandkreisenjederGrößenordnungauchfürVerwaltungsgemeinschaften,Samt-,Amts-undVerbandsgemeindensowiealleanderenInstitutionenmitkameraleroderdoppischerBuchhaltungbestenseignet.

Vonnewsystem® kommunalwirdfolgendeSystemsoftwareunterstützt:

Portal·MicrosoftSharePoint2010

Client Betriebssystem·MicrosoftWindowsXPSP3·MicrosoftWindowsVistaSP1oderhöher·MicrosoftWindows7

Server Betriebssystem·MicrosoftWindowsServer2003·MicrosoftWindowsServer2008·MicrosoftWindowsServer2008R2

Datenbanken·MicrosoftDynamicsNAV2009·MicrosoftSQLServer2005·MicrosoftSQLServer2008·MicrosoftSQLServer2008R2

Zusatzsoftware·MicrosoftInternetExplorer7·MicrosoftInternetExplorer8·MicrosoftOffice2003SP3·MicrosoftOffice2007SP1oderhöher·MicrosoftDynamicsMobile2008·ExpandITUtilities

SämtlicheindiesemDokumentverwendeteneingetragenenWarenzeichenundMarkennamensindauchohne

entsprechendenVermerkimTextalsWarenzeichenbzw.MarkennamenderjeweiligenEigentümerzuverstehen.

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