Im Info erfahren Sie, wie Sie das Meldeverfahren zur Erstellung des digitalen Lohnnachweises an dieBerufsgenossenschaft in Agenda LOHN einrichten und durchführen.
Voraussetzungen2.
Allgemein
Mit dem Meldejahr 2018 wird der digitale Lohnnachweis ausschließlich im elektronischen Meldever-fahren an die gesetzliche Unfallversicherung übermittelt. Datenannahmestelle ist die Deutsche Ge-setzliche Unfallversicherung (DGUV).
Die Abgabe eines Lohnnachweises in Papierform entfällt.
Das Meldeverfahren läuft in drei Schritten ab:
1. Abfrage der Stammdaten.
2. Elektronische Rückübermittlung der Stammdaten und Verarbeitung in LOHN.
3. Erstellung und Übermittlung des digitalen Lohnnachweises.
Meldefristen
Der digitale Lohnnachweis für das aktuelle Meldejahr muss bis zum 16. Februar des Folgejahresübermittelt werden.
Stammdatendienst der DGUV
Bevor ein Unternehmen die Lohnnachweise für ein Meldejahr elektronisch übermitteln kann, mussein automatisierter Abgleich der Stammdaten mit der zentralen Stammdatendatei der DGUV erfol-gen.
Der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat für den Abgleicheinen Stammdatendienst eingerichtet. Die Berufsgenossenschaften müssen die dafür notwendigenDaten an die DGUV melden (Mitgliedsnummer, Gefahrtarifstellen usw.).
Die Arbeitgeber erhalten von der DGUV für den automatischen Stammdatenabgleich folgende Zu-gangsdaten:
§ Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
§ Mitgliedsnummer des Arbeitgebers
§ PIN
HinweisWird die Lohnabrechnung bei einem externen Dienstleister wie z. B. Steuerkanzlei oder Lohn-buchhaltungsbüro erstellt, müssen die Zugangsdaten an den Dienstleister weitergegeben werden.
Die Stammdaten können Sie in LOHN frühestens ab dem ersten Dezember eines Jahres für das Fol-gejahr abfragen.
Wenn die Lohnabrechnung in der Abrechnungsperiode Dezember steht und das aktuelle Tagesdatumden Monat Dezember erreicht hat, erstellt LOHN die Stammdatenabfrage für das kommende Jahr au-tomatisch.
Automatische Erstellung im Dezember
Beim Öffnen eines Mandanten erscheint folgende Meldung:
Gehen Sie wie folgt vor:
1. »Möchten Sie mit diesen Daten die Stammdatenabfrage für JJJJ erstellen?« mit <Ja> und <Wei-ter>.
2. Es erscheint folgender Hinweis:
3. <OK> und Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum versenden.
4. Die Protokolle der gemeldeten Daten finden Sie unter: »Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | Jahresordner | Lohnnachweis«.
Status Lohnnachweisverfahren
Nach erfolgreichem Versand der Abfrage sehen Sie den aktuellen Status: »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: BG«
Berufsgenossenschaften mit einmaliger Stammdatenabfrage
Für Berufsgenossenschaften mit folgenden Beitragsmaßstäben erfolgt einmalig eine Abfrage derStammdaten:
§ Einwohnerzahlen
§ Privathaushalte
§ Sonstige Unternehmen
Wenn die BG einen der vorgenannten Beitragsmaßstäbe zurückmeldet, erstellt LOHN keinen digita-len Lohnnachweis. Die Beiträge werden unabhängig von der Berechnung in LOHN ermittelt.
Für die Erstellung des Lohnnachweises dürfen nur Gefahrentarife verwendet werden, die von der Be-rufsgenossenschaft rückübermittelt wurden. LOHN führt einen automatischen Abgleich durch.
Je nach Anzahl der rückübermittelten Gefahrentarife erfolgt die Übernahme in die Personaldaten inLOHN.
Wenn Berufsgenossenschaften bei anderen Berufsgenossenschaften einen Gefahrentarif »entlei-hen«, müssen sie für die betreffenden Arbeitnehmer einen abweichenden Gefahrentarif erfassen.Das betrifft folgende Berufsgenossenschaften:
§ Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU)
§ Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN)
§ Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI)
Aktivieren Sie die Option <Abweichender Gefahrentarif> und erfassen den abweichenden Gefahren-tarif.
HinweisDurch Importieren der UV-Stammdaten wird eine bereits durchgeführte Monatsberechnung zu-rückgesetzt. Wenn Sie die UV-Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt importieren, erfolgt derImport beim Monatsabschluss automatisch.
LOHN erzeugt den jährlichen Lohnnachweis mit Meldegrund »UV01 Umlagelohnnachweis« automa-tisch mit der Monatsberechnung Januar für das vorherige Meldejahr.
Das Protokoll der »Beitragsabrechnung Lohnnachweis« finden Sie unter: »Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | Jahresordner | Lohnnachweis«.
Beitragsabrechnung Lohnnachweis
§ Der Wert in der Spalte »BG-Brutto tatsächlich« enthält den ungekürzten Wert. Er entsprichtder Berufsgenossenschaftsliste und dem Jahreslohnkonto.
Nach dem Versand wird der Status automatisch auf »Lohnnachweis versendet« gesetzt.
DEÜV-Protokoll
»Transfer | DEÜV-Protokoll«
Im DEÜV-Protokoll ist der digitale Lohnnachweis mit dem Betrag 0,00 dargestellt. Die übermitteltenWerte finden Sie unter: »Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | Jahresordner | Lohnnach-weis«.
UV05 »Lohnnachweis bei Ein-stellung Unterneh-men/Wechsel UV-Trä-ger/Änderung der Mit-gliedsnummer«
§ Einstellung oder Beendigung des Betriebes§ Wechsel des UV-Trägers§ Änderung der Mitgliedsnummer
UV06 »Lohnnachweis bei Been-digung einer meldendenStelle/Beendigung allersv-pflichtigen Beschäfti-gungsverhältnisse«
Unterjähriger Lohnnachweis bei Änderung der formellen Zuständig-keit wegen z. B. Systemwechsel im jeweiligen Abrechnungsmonatoder Austritt des letzten sv-pflichtigen Beschäftigten.
UV08 »Lohnnachweis bei Insol-venzverfahren«
Meldung wird im Monat des Insolvenzereignisses erstellt.
Wenn die BG-Betriebsnummer gleich bleibt, aber eine falsche BG-Mitgliedsnummer bzw. PIN erfasstwurde, werden die Stammdaten mit einem Fehler rückgemeldet oder durchlaufen die Online-Prüfungbei Neuanlage des Mandanten mit Fehler.
AchtungDurch Stornierung einer bereits versendeten Stammdatenabfrage melden Sie sich bei der Berufs-genossenschaft von der Teilnahme am elektronischen Lohnnachweisverfahren ab.
LOHN storniert automatisch den versendeten Lohnnachweis, wenn sich Nachberechnungen des UV-pflichtigen Entgelts oder Änderungen bezüglich der Berufsgenossenschaft ergeben.
Wenn Sie die Anzahl der Arbeitsstunden ändern, wird eine Stornierung nur bei Verwendung des Bei-tragsmaßstabs »Arbeitsstunden« erstellt.
BG-Mitgliedsnummer wird über mehrere Mandantennummern abgerechnet4.7.
Beim elektronischen Lohnnachweisverfahren ist es nicht vorgesehen, Meldungen von mehreren Man-danten bzw. Betrieben zusammenzufassen. Der digitale Lohnnachweis kann in LOHN nicht konsoli-diert werden.
Wenn Sie einen Mandanten/Betrieb über mehrere Mandantennummern in LOHN abrechnen, werdenTeillohnnachweise je Mandant erstellt. Die Berufsgenossenschaften erkennen den Sachverhalt auto-matisch und führen die Daten zusammen.
Sie erstellen einen unterjährigen Lohnnachweis ab Zeitpunkt der Mandatsübernahme. Die Werte biszur Mandatsübernahme wurden bereits mit einem unterjährigen Lohnnachweis vom Vorberater ge-meldet. Bisherige Werte werden im digitalen Lohnnachweis für das restliche Jahr nicht berücksichtigt,aber für die Beitragsberechnung benötigt. Ansonsten kann LOHN keine korrekte Kürzung auf dasHöchst-Jahresarbeitsentgelt (Höchst-JAE) vornehmen.
Erfassung von BG-Vorträgen als Berechnungsgrundlage
Erfassen Sie bei allen Arbeitnehmern die BG-Vortragswerte.
HinweisBei einem Systemwechsel zum 01.01. müssen Sie die Vortragswerte für die Berufsgenossenschaftfür das abgelaufene Jahr erfassen, um die UV-Jahresmeldungen mit Grund 92 erstellen zu können.
Nr. 1635 Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft.
Erstellung Stammdatenabfrage/Lohnnachweis ohne SV-pflichtigeArbeitnehmer
4.9.
Wenn für den Meldezeitraum ausschließlich SV-freie Arbeitnehmer im Personalstamm des Mandantenangelegt und abgerechnet wurden, muss weder eine Stammdatenabfrage versendet, noch ein Lohn-nachweis zur Berufsgenossenschaft erstellt werden.
Erstellung Lohnnachweis ohne aktive Arbeitnehmer4.10.
Wenn im Meldezeitraum alle SV-pflichtigen Beschäftigten ausgetreten sind, wird automatisch imAbrechnungszeitraum mit Abmeldung des letzten SV-pflichtig Beschäftigten ein unterjähriger Teillohn-nachweis mit Meldegrund UV06 erstellt.
Stammdatenabfrage bei Neuanlage eines Mandanten4.11.
Bei Neuanlage eines Mandanten wird die Stammdatenabfrage zur Berufsgenossenschaft erst erstellt,wenn ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer angelegt ist.
LOHN prüft, ob SV-pflichtige Arbeitnehmer angelegt sind und erstellt die Stammdatenabfrage automa-tisch:
§ Bei erneutem Öffnen des Mandanten.
§ Bei erneutem Abspeichern des BG-Satzes.
Versenden Sie die Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum.
Vorläufiger Gefahrentarif4.12.
Bei der Neuanlage von Personaldaten kann ein vorläufiger Gefahrentarif erfasst werden. Der hinterleg-te Gefahrentarif wird in den Personaldaten in die »Gefahrentarifstelle 1« übernommen.
Allgemeiner Hinweis zur Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften4.13.
Bei Unklarheiten im Lohnnachweisverfahren (wie z. B. der Gültigkeit der Mitgliedsnummer, der rück-übermittelten Gefahrentarife oder Ähnlichem) wenden Sie sich direkt an die Berufsgenossenschaft. Eswurde dazu von der DGUV ein Online-Kontaktformular eingeführt. Der Aufruf des Kontaktformulars istin LOHN integriert:
