Digitale, automatisierte Entscheidprozesse

Digitale,

automatisierte

Entscheidprozesse

am Beispiel des Projekts eESA

Konferenz zur Lancierung des

Programms Digitale Transformation

und Innovation EDI

Adelheid Bürgi-Schmelz, 23. Januar 2020

Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Generalsekretariat GS-EDI

Wirtschaftsberatung



Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA

Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020

A. Bürgi-Schmelz, Wirtschaftsberaterin EDI

2

Auftrag der ESA

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht ESA hat dafür zu sorgen, dass das

Stiftungsvermögen seinen Zwecken gemäss verwendet wird (Art. 84 Abs. 2

ZGB).

Um diese Aufgabe zu erfüllen,

A. prüft die ESA jährlich die von den Stiftungen einzureichende jährliche

Berichterstattung

B. betreut bzw. genehmigt die ESA verschiedene formale Geschäftsfälle

im Lebenszyklus einer Stiftung, wie Änderungen von Stiftungsurkunde

oder von Reglementen oder Vermögensübertragungen sowie

Aufhebungen von Stiftungen.

C. wird die ESA aktiv auf Grund von Informationen, die in der jährlichen

Berichterstattung einer Stiftung oder bei formalen Geschäftsfällen

anfallen, oder durch Beschwerden etc., um das Stiftungsvermögen bzw.

den Stiftungszweck und die Organisation der Stiftung zu schützen.

D. führt die ESA ein Stiftungsverzeichnis der ihrer Aufsicht unterstellten

Stiftungen.






3

Ausgangslage 1/2

Eidgenössische

Stiftungsaufsicht

ESA

Stiftung

Stiftung






4

Ausgangslage 2/2

Eidgenössische

Stiftungs-

aufsicht ESA






5

Morgen so? Wirklich???

pdf

Digitalisierung heisst nicht, einfach alles einzuscannen,

und dann zu versuchen, irgendwie weiterzumachen!






6

Oder besser so?

Handels-

register

(zefix)

UID-

Register






7

Oder «ganz einfach» so?

Handels-

register

(zefix)

UID-

Register






8

Zielsetzung des Projekts eESA

Ziel des Projekts ist es,

die gesetzlichen Aufsichtsarbeiten der Stiftungsaufsicht

künftig soweit möglich auf elektronischem Weg und

automatisiert abwickeln zu können;

die risikoorientierte Aufsicht zu systematisieren und

die formalen Geschäfte sowie die Aufsichtsmassnahmen

elektronisch abzuwickeln.

Dabei sollen soweit möglich Standardlösungen verwendet

und das Prinzip «once only» (Mehrfachnutzung von Daten)

berücksichtigt werden






9

Einordnung des Projekts eESA

22.05.2019/zea, 12/2019 crr






10

Prüfung der jährlichen Berichterstattung






11

Stiftung, Revisionsstelle: Einsenden der

Bericht-erstattung

ESA:

Triage+/- Rückfragen

ESA: Inhaltliche

Prüfung+/- Rückfragen

ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung

an

Stiftung

Stark vereinfachter Ablauf der Prüfung

der Jährlichen Berichterstattung






12

Portal: Gesuch, Bericht-

erstattung, Antrag

etc.

Triage / Rule

Engine

Geschäfts-prozess

Entscheid, Verfügung

mit/ohne Rechnung

Portal:

Antwort, Rück-

meldung

Verallgemeinerter Ablauf von

Vollzugsaufgaben






13


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung

an

Stiftung

Stark vereinfachter Ablauf der Prüfung







14

Stiftung 1/4 – Einstieg EasyGov

Interaktion mit der Eidg.

Stiftungsaufsicht

Jährliche Berichterstattung

Statutenänderung

...

Showcase Stiftung A

Showcase Stiftung B

Eine Stiftung hinzufügen

Organisationen

https://www.easygov.swiss/easygov/#/de






15

Stiftung 2/4 - Cockpit

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung

Jährlich Berichterstattung 2018


Statutenänderung

Verfügbare Prozesse

Fusion/Vermögensübertragung

Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde

Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung

Einstellungen

Benutzerverwaltung/Logbuch

Showcase Stiftung A

Vollständig31.03.2019


Versandt31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2019 Neu 12.01.2020Termin 31.05.2020!

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






16

Stiftung 3/4 – Finalisierung Berichterstattung

1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)

2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)

3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)

Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung

Bilanzsumme

120'000

Total Eigenkapital*

Total Fremdkapital*

100'000

Die Stiftung hat Darlehen vergeben

Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt

Finalisierung jährliche Berichterstattung

Ja

Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr

2019

Finanzdaten

20'000

Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden

Ertrag

20'000

Spendeneingänge

20'000

Erhaltene Subventionen

Total Ertrag

40'000

Aufwand

20'000

Förderleistungen

2'000

Aufwand für Fundraising

Total Aufwand

32'000

10'000

Honorare Sitfungsrat

Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung

20.12.2019

Tätigkeitsbericht

Tätigkeitsbericht hochladen


Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






17

Absenden im Portal löst automatische

Verarbeitung aus

1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)

2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)

3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)

Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung

Bilanzsumme

120'000

Total Eigenkapital*

Total Fremdkapital*

100'000

Die Stiftung hat Darlehen vergeben

Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt

Finalisierung jährliche Berichterstattung

Ja

Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr

2019

Finanzdaten

20'000


Ertrag

20'000

Spendeneingänge

20'000

Erhaltene Subventionen

Total Ertrag

40'000

Aufwand

20'000

Förderleistungen

2'000

Aufwand für Fundraising

Total Aufwand

32'000

10'000

Honorare Sitfungsrat

Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung

20.12.2019

Tätigkeitsbericht

Tätigkeitsbericht hochladen


Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






18

Stiftung 4/4 – Cockpit aktualisiert

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung



Statutenänderung



Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde


Einstellungen


Showcase Stiftung A



Versandt31.01.2020

Laufende Prozesse

Jährlich Berichterstattung 2019 Versandt31.01.2020

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






19


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung an

Stiftung

Vereinfachter Ablauf der Prüfung







20

Prüfung der jährlichen Berichterstattung

Ziel: Risikoorientierte Aufsicht






21

Business-Rule-Engine:

Parametrisierbare Software

Eine Business-Rule-Engine (BRE) ist eine technische

Softwarekomponente, die eine effiziente, möglichst automatisierte

Ausführung von Geschäftsregeln ermöglicht.

Das primäre Ziel der BRE ist es, die Geschäftslogik (Geschäftsprozess)

von der Programmierlogik zu trennen, was grundlegende Änderungen an

der fachlichen Geschäftslogik ermöglicht ohne Änderungen am

Programm-Code vornehmen zu müssen.

Angelehnt an https://de.wikipedia.org/wiki/Business-Rule-Engine

Ablaufregeln: Einstiegsregel, die die Prüfung der Stiftungsdaten steuert

Live Demo / Screenshots

Regeln werden entworfen, indem Regelelemente per Drag & Drop positioniert werden

Regelelemente werden mit Freitext beschrieben

Notizen können an Regelelemente geheftet werden

22

ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019

Ablaufregeln: Zuständigkeit der Stiftungsaufsicht prüfen

Live Demo / Screenshots

Hier werden erst einmal nur die Beschreibungstexte angezeigt

Regelausdrücke werden für jedes Regelelement eingegeben

Modellierungsassistent, Syntax Highlighting und Fehler-Marker unterstützen

Die Kontextpalette zeigt alle relevanten Datenelemente einer Regel

23

ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019






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Merkmale des Objekts Stiftung

• UID

• Sitz

• Zweck

UID / Handelsregister

• Geschäftspartnernummer

• RechnungsadresseEFD: SAP FI-CO

• Formelle Massnahmen (Sachwalter etc.)

• Spendeneingänge

• Honorare der Stiftungsräte

ESA-Intern






25


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung

an

Stiftung








26

Dossier

Jerry van Mook, Atos

Roger Flury, BK






27

Sub(sub)dossier anlegen


Roger Flury, BK






28

Basisdaten zu Sub(sub)dossier


Roger Flury, BK






29

Automatisch erzeugte Dokumente


Roger Flury, BK






30

Jahresbericht Fachdaten


Roger Flury, BK






31

Registerkarte Prozess


Roger Flury, BK






32


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung

an

Stiftung








33

SAP SEDEXGEVER

Acta Nova

Vereinfachter Datenfluss von GEVER zu SAP

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

GS-EDI, PoC im Projekt eESA 22.11.2019

Philippe Fasano, Pascal Mutti

34

SAP ERP x07 SAP PI x24

Kundenspezifischer Teil

Generische Schnittstelle

GEVERIntegration

Directory

sFTP-Server SEDEX

Server

GEVER

SEDEX

Client

SEDEX

Client

Acta Nova

Lo

gis

ch

er

Ad

ap

ter

../inbox

../outbox

../inbox

../outbox

• Zwei Teilnehmernummer für

SAP (Test und Produktion)

• Ein logischer Adapter

• Zwei Teilnehmernummer für

SAP (Test und Produktion)

• Ein logischer Adapter

soap sFTP soap soap

In dieser Präsentation wird der Datenfluss zwischen SAP und Acta Nova (GEVER) aufgezeigt. Der einfachheitshalber

wurde auf Komponenten welche nicht am Prozess direkt beteiligten sind verzichtet oder vereinfacht dargestellt.

Abstrakter Datenfluss SAP/GEVER






35

Workflow eESA:






36


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung an

Stiftung








37

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung



Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde


Einstellungen


Showcase Stiftung A

Laufende Prozesse

Jährlich Berichterstattung 2019 Vollständig31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2018 Vollständig31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2017 Versandt31.01.2020

Statutenänderung Versandt31.01.2020

Abgeschlossene Prozesse

Stiftung Feedback – Cockpit aktualisiert

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






38


Bericht-erstattung

ESA:


ESA: Inhaltliche


ESA:

Prüf-ergebnis

mit Rechnung

ESA:

Rück-meldung

an

Stiftung

Tools für den Ablauf der Prüfung der

Jährlichen Berichterstattung

Strukturierte Daten

DMSStrukturierte

DatenDMS






39

Portal: Gesuch, Bericht-

erstattung, Antrag

etc.

RuleEngine

Geschäfts-prozess

Entscheid, Verfügung

mit/ohne Rechnung

Portal:

Antwort, Rück-

meldung

Übersicht: Tools für den Ablauf einer

Vollzugsaufgabe (Beispiel eESA)

Strukturierte Daten

DMSStrukturierte

DatenDMS






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Weiterer Fahrplan

Mit Quick Wins Voraussetzungen schaffen

Initialisierung eESA

Konzept eESA

Technische u. organi-satorische Konzepte

Prototyp

Filterkonzept für die Prüfung der Jährlichen Berichterstattung

Sicherstellung der notwendigen Rechtsgrundlagen

Kommunikationskonzept

Migrations-, Einführungs-und Betriebskonzepte

RealisierungRealisierung eESA (bezogen auf die jährliche Berichterstattung)

Einführungsplanung

EinführungEinführung eESA(bezogen auf die jährliche Berichterstattung)

Realisierung eESA(bezogen auf formale Geschäftsfälle und allenfalls Spezialfälle)

Je nach Nachfrage: Öffnung für Stiftungsaufsichten weiterer Staatsebenen

2017-2018 2018-2019 2020 ca. 2021 ab 2022

https://www.edi.admin.ch/edi/de/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/eesa.html






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Lessons Learned

Kulturwandel

Unstrukturierte Inputs -> Strukturierte Eingaben

Soll-Prozesse intensiv analysieren und standardisieren

Rückfragen reduzieren

Automatisierung

«Technologieneutral» vs. Digitalisierung: Beispiel

Gebührenberechnung

Organisatorische Voraussetzungen bzw.

Konsequenzen

Standardsoftware vs. Eigenentwicklung

Ohne konsolidierte Metadaten sowie verlässliche

Schnittstellen kein «Once Only» (Mehrfachnutzung)!

Hoher Nutzen von sedex






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Smart Government Day, St. Gallen, 24.9.2019






43

Die «tapfere» Lösung: Wir bauen digitalisierte

Lösungen mit heutigen Standardprodukten

Date post:	04-Dec-2021
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