Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement mit Saperion · Dokument im Archiv gespeichert...

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DRK Blutspendedienst

Baden-Württemberg – Hessen gGmbH

IT DMS & digitale ArchivierungM. Schindler

SaperionDMS & Digitale Archivierung

Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

mit SaperionBlutspendedienst Baden-Württemberg - Hessen gGmbH

Architektur, Archivierung und DMS

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Inhalt

• Rückblick

• Systemarchitektur: Cluster-System

• Vorstellung der Archivszenarien

• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)

• Ausblick

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Rückblick

Pilotprojekt: Blutspenderfragebögen

• Projektstart: 2002

• Going-Live: 05/2002

• Einstellung der Mikroverfilmung: 10/2003

• Aufgetretene Probleme– Datenbankfehler

– Fehlerhaft archivierte Dokumente

– Fehlerhafte Konfiguration der Recherche- und Indexmasken

– Fehlende Vollständigkeitsprüfung

– Mangelnde Performance (Zugriffszeiten)

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Rückblick

Folgeprojekte:

• Archivierung Knochenmarkspenderbögen: 2004

• Archivierung von Labordokumenten: 2004

• Medienmigration von 5 auf 30 GB: 2005

• Archivierung FiBu Eingangsbelege: 2005

• Archivierung FiBu Ausgangsbelege : 2005

• Umstellung auf Cluster Betrieb: 2008

• Erweiterung um eine Mandantentrennung 2008

• Schnittstellenanpassung AS400 auf Inlog 2009

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Inhalt

• Rückblick




• Ausblick

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Systemarchitektur - Cluster

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Systemarchitektur - Benutzerverwaltung

• Eigene (Sub-)Domäne pro Gesellschaft in der Active Directory

• Fachliche Mandantentrennung

• Gruppen- und Rollenaufteilung für die einzelnen Archiv- und DMS-Szenarien

• LDAP Import 1x pro Nacht– Gruppen

– Benutzer

• Zuweisung von Benutzerprofilen zu den Gruppen

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Systemarchitektur - Benutzerverwaltung

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Inhalt

• Rückblick




• Ausblick

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Archivszenarien

• Archivierung von Blutspenderfragebögen

• Archivierung von Entnahmeprotokollen

• Archivierung von Spenderumbuchungen

• Archivierung von Knochenmarkspenderbögen

• Archivierung von Labordokumenten

• Archivierung von FiBu Eingangsbelegen

• Archivierung von FiBu Ausgangsbelegen

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Archivszenarien: Spenderbögen

• Archivierung von 861.621 Spenderbögen 2008

• Barcode-Scanning mit Datenabgleich in Inlog

• Abfrage der Spender- und Spendetermindaten in Inlog

Blu

tspe

nder

-bo

gen

Indexdatenbank Archivstorage mit

gespiegelter SAN

Inlog

Spenderdatenbank

Barcode:Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Präparatenummer) und als Index mit dem TIFF-Dokument im Archiv gespeichert

Datensatz-Abgleich und Index-Ergänzung über eindeutige Präparatenummer

Scanner-Stationen Baden-Baden:Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode-Nummer

Baden-Baden

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Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege

• Archivierung von 60.925 Eingangsbelegen 2008

• Barcodescanning mit Verlinkung zu SAP R/3 FI über R/Link (spätes Erfassen)

Ein

gang

s-re

chnu

n

g

IndexdatenbankArchivstorage mit

gespiegelter SANBarcode:Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Nummer, die in SAP Barcode-Popup eingegeben wurde) und als Index mit dem TIFF-Dokument im Archiv gespeichert.

Die archivierten Rechnungen werden über die Barcodenummer mit der SAP-Datenbank verknüpft, indem an jede BC-Nummer die DOK-ID von SAPERION in einer SAP-Tabelle gespeichert wird. Damit ist eine Anzeige per Knopfdruck aus der SAP-Maske heraus möglich.

Scanner-Stationen Baden-Baden:Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode-Nummer

Baden-Baden

SAP R/3 FI

LINK (DOK-ID)

Die Rechnung kommt ins Haus, wird geprüft und gebucht. Ein Barcode-Aufkleber identifiziert das Dokument, ein Barcode-Popup in SAP verlangt

die Eingabe dieser Nummer pro Buchung.

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Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege

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Archivszenarien: SD-Rechnungen

• Archivierung von 142.172 Ausgangsbelegen 2008

• Druckdatenarchivierung aus SAP R/3 SD

• PDF-Ablage in SAPERION über R/Link bei Druckauftrag

IndexdatenbankArchivstorage mit

gespiegelter SAN

Customizing in SAP R/3 SD für die automatische Archivierung beim Druck von SD-Rechnungen über die Archive Link – Standard-Schnittstellel von SAP R/3. (Customizing für den jeweils betroffenen Buchungskreis/Mandanten)Übertragung des Ausgangsbeleges als PDF-Dokument nach SAPERION.

Baden-Baden

SAP R/3

Nach dem Archiv-Vorgang überträgt SAPERION die ID des archivierten Dokuments zurück an die SAP R/3-Datenbank. Damit wird aus SAP R/3 eine Anzeige per Knopfdruck ermöglicht

LINK (DOK-ID)

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Archivszenarien: SD-Rechnungen

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Inhalt

• Historie




• Ausblick

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DMS: PHARDRK - Pharao

Projekt: PHARDRK – Verwaltung von SOPs

• Ergänzung des bestehenden Saperion DMS-Systems durch eine Mandantenlösung– PHARAO (SOP)

– QM (Hämoviglianz, Lookback, Arzneimittelzulassungen, etc...)

– AMG (Blutspenderfragebögen, etc...)

– Verwaltung (SAP, Verwaltung, etc.)

• Unterstützung und Verwaltung der GMP-relevanten Prozesse

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DMS-Funktionalitäten:

• Revisionssichere Archivierung

• Dokumentation aller Änderungen an Dokumenten und den zugehörigen Indexwerten

• Workflow zur Bearbeitung von Dokumenten mit folgenden Rollen (SOP):– Ersteller (Signatur Stufe 2)

– Prüfer/Genehmiger (Signatur Stufe 3)

– Leser

– QM-Operator (Signatur Stufe 2)

– QM-Büro (Signatur Stufe 2)

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Qualifizierte Signatur (Ziele):

• Integrität: Feststellen, ob ein Dokument oder eine Nachricht manipuliert wurde.

• Authentizität: Feststellen, ob die Nachricht wirklich vom angegebenen Absender stammt.

• (Rechts-) Verbindlichkeit: Sicherstellen, dass das abgesendete Dokument oder die Nachricht rechtsverbindlich sind.

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Qualifizierte Signatur (Merkmale und Charakter):

• Merkmale:1. qualifizierte gültige Zertifikate

2. Erzeugung mit sicherer Signaturerstellungseinheit

3. Dokumentation gemäß §10SigG

• Wie eine handschriftliche Unterschrift1. Sichere Identifikation des Inhabers

2. Erzeugung der Identität (=Zertifikat)

3. Speicherung auf sicherem Medium (Smartcard)

4. Bereitstellung der Schlüssel

5. Bereitstellung der Infrastruktur

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Qualifizierte Signatur (Erzeugung):

DatenHashwert der Daten

Hash-Funktion

Signatur-Funktion

Signatur

geheimer Schlüssel

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Qualifizierte Signatur (Prüfung - Verifikation): Prüfung der Unterschrift/Signatur wird mit dem öffentlichen Schlüssel durchgeführt, d.h. dies kann JEDER.

DatenHashwert der Daten

Hash-Funktion Ergebnis

der Prüfung:

JA / NEIN (*)

(*) „JA“ bedeutet: Die Daten wurden nicht verändert und stammen vom Besitzer des geheimen Schlüssels.

Signatur

Prüffunktion Gehören Signatur

und Daten zusammen

öffentlicher Schlüssel

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Technische Voraussetzungen:

• Signaturlesegerät

• Signaturkarte

• Treiber- und Anwendungssoftware

+ +

TreibersoftwareAnwendungs-software

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Inhalt

• Rückblick




• Ausblick

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Ausblick

Laufende und zukünftige Projekte:

• Tagesaktuelle Archivierung von Spenderbögen 2009/2010

• Archivierung von Validierungsunterlagen2009/2010

• Verwaltung von SOPs mittels Workflow2007-2010

• Ablösung der Jukeboxen durch eine NetApp Storage Lösung2009/2010

• Verwaltung von Arzneimittelzulassungen mittels Workflow2010

• Release der Saperion Software auf die aktuelle Version 6.02010

• Erstellung eines unternehmensweit einheitlichen Konzepts zur Archivierung sämtlicher kaufmännischer und medizinischer Dokumente

2010

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Vielen Dank

für Ihre

Aufmerksamkeit

Date post:	22-Oct-2019
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